AGILIA CONTACT. Ordertaking. Benutzer- Dokumentation

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1 AGILIA Benutzer- Dokumentation CONTACT

2 Vorwort Vielen Dank für das Vertrauen, das Sie uns mit dem Erwerb von AGILIA entgegengebracht haben. Dieses Benutzerhandbuch ermöglicht Ihnen, die wichtigsten Funktionen von AGILIA schnell und effektiv zu erlernen. Dieser Teil des Benutzerhandbuches beschreibt den genauen Umgang mit dem Modul:. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit AGILIA. Bitte lesen Sie sich die folgende Anleitung gründlich durch. Sollten Sie trotzdem einmal Fragen haben, so kontaktieren Sie bitte unseren Support: Bezogen auf unsere Produkte bieten wir auch Trainings an. Eine detaillierte Beschreibung der Trainings senden wir Ihnen gerne zu. Haben Sie noch Fragen? Schicken Sie uns eine an: oder rufen Sie uns an unter: Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH Schillerstr. 1 * 4020 Linz * Austria call * fax * surf Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung durch ebit e business & IT EntwicklungsGmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben in dieser Dokumentation trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung ausgeschlossen ist. agilia, ebit und das ebit Logo sind Marken der ebit e business & IT EntwicklungsGmbH. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 2 / 19

3 Inhalte 1 ALLGEMEINES... 4 Wo finde ich den Menüpunkt? ARTIKEL ANLEGEN UND VERWALTEN Neue Artikel anlegen Variante anlegen Artikel und Varianten bearbeiten und verwalten ARTIKELGRUPPE Neue Artikelgruppe erstellen Artikelgruppe bearbeiten und verwalten BESTELLERFASSUNG Profil Daten Adress Daten Zahlung Produkte Sonstiges Profilsuche BESTELLUNG SPEICHERN Auswählbare Tickettypen und Zahlungsarten BESTELLUNG BEARBEITEN REPORTS Verkaufsstatistik STAMMDATEN Bestellerfassung Steuersatz ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 3 / 19

4 1 Allgemeines ist ein Teil des Moduls Contact von AGILIA. Sie können damit einfach und schnell Artikel und Artikelgruppen anlegen, Bestellungen erfassen und Reports über den Verkaufserfolg durchführen. In diesem Teil der Benutzerdokumentation finden Sie die Beschreibung der Bereiche, die sich mit der Bestellerfassung, Artikelverwaltung und dem dazugehörigen Report in AGILIA beschäftigen. Wo finde ich den Menüpunkt? In AGILIA finden Sie das Menü ORDERTAKING. Hier haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Menüpunkten: ARTIKEL, ARTIKELGRUPPE, REPORTS und BESTELLERFASSUNG. Abbildung 1: Menu ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 4 / 19

5 2 Artikel anlegen und verwalten Hier erfahren Sie, wie Sie neue Artikel anlegen und diese später auch verwalten bzw. bearbeiten können. 2.1 Neue Artikel anlegen Klicken Sie im Menü ORDERTAKING auf den Menüpunkt ARTIKEL, NEUER ARTIKEL. Abbildung 2: Neuen Artikel anlegen 1 Die Systemnummer für den Artikel wird automatisch vom System vergeben. 2 Geben Sie eine beliebige Artikelnummer ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 3 Falls Sie Varianten eines Artikels erstellen, wird diese Nummer automatisch erstellt. 4 Geben Sie einen Artikelnamen ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 5 Sie können eine Beschreibung des Artikels eingeben. 6 Legen Sie fest, in welcher Einheit (Stk., kg, cm, ) der Artikel verkauft wird. 7 Sie können bei Bedarf den Artikel einer oder mehreren Artikelgruppen zuordnen. Dazu klicken Sie auf den Dot-Button des Feldes "Artikelgruppen" und markieren im neuen Auswahlfenster die gewünschte Artikelgruppe. Hinweis: Bevor Sie einen Artikel einer Artikelgruppe zuordnen können, müssen Sie im Menü ORDERTAKING, Menüpunkt ARTIKELGRUPPE, NEUE ARTIKELGRUPPE eine solche erstellt haben. 8 Definieren Sie den Netto- und Brutto-Verkaufspreis. Diese Felder sind Pflichtfelder. 9 Legen Sie die Steuerklasse fest. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Hinweis: Die Verwaltung des Planumsatzes erfolgt im Menü SYSTEM unter dem Menüpunkt STAMMDATEN. 10 Das Feld "Grundpreis" beschreibt den Grundpreis des Artikels je Grundmenge (z.b. 1 je 100g). ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 5 / 19

6 11 Das Feld "Grundmenge" stellt die Grundmenge dar, für die der jeweilige Grundpreis gilt (z.b. 1 je 100g). 12 Mit der Checkbox "Nicht in Reports" können Sie festlegen, dass dieser Artikel nicht in der Verkaufsstatistik ausgewiesen wird. 13 Mit der Checkbox "Nur in Upselling-Liste" können Sie festlegen, dass dieser Artikel nur als Upselling-Artikel im Bestelldialog erscheinen soll. Hinweis: Um einen Artikel als Upselling- oder Hauptartikel zu definieren, müssen Sie den Artikel speichern und danach haben Sie diese Felder zur Verfügung 14 Mit der Checkbox "aktiv" können Sie festlegen, ob dieser Artikel im Moment aktiv oder inaktiv erscheinen soll. Klicken Sie auf um die Einstellung wirksam zu machen. 2.2 Variante anlegen Sie haben erfolgreich einen neuen Artikel angelegt. Klicken Sie im Menü ORDERTAKING auf den Menüpunkt ARTIKEL und Sie erhalten die Liste der verfügbaren Artikel. Abbildung 3: Neue Variante anlegen Suchen Sie den entsprechenden Artikel, für den Sie eine neue Variante anlegen wollen. Klicken Sie auf und es wird automatisch eine neue Variante des Artikels angelegt. Um die Einstellungen der Variante zu ändern, öffnen Sie die Variante, indem Sie auf klicken. Es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen eines neuen Artikels, jedoch bereits vorausgefüllt. Sie können hier Ihre gewünschten Änderungen und Einstellungen vornehmen. Mit der Schaltfläche "Variantenzuordnung" können Sie manuell die Variante einem anderen Artikel zuordnen. Speichern Sie die Variante und alle Änderungen werden übernommen. 2.3 Artikel und Varianten bearbeiten und verwalten Im Menü ORDERTAKING unter dem Menüpunkt ARTIKEL können Sie Artikel suchen und bearbeiten. Klicken Sie auf um die Details der jeweiligen Artikel bzw. Varianten zu sehen und um diese bearbeiten zu können. Sie können im Feld "Hauptartikel" und im Feld "Upselling Artikel" nun einstellen, welche Artikel für den jeweiligen Artikel bzw. für die jeweilige Variante als Hauptartikel oder Upselling-Artikel festgelegt wird. Um eine Variante oder einen Artikel aus Ihrem Sortiment zu löschen, klicken Sie auf. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 6 / 19

7 3 Artikelgruppe Hier erfahren Sie, wie Sie neue Artikelgruppen anlegen und diese später auch verwalten bzw. bearbeiten können. 3.1 Neue Artikelgruppe erstellen Klicken Sie im Menü ORDERTAKING auf den Menüpunkt ARTIKELGRUPPE, NEUE ARTIKELGRUPPE. Abbildung 4: Neue Artikelgruppe erstellen 1 Geben Sie einen Namen für die neue Artikelgruppe ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Sie können eine Beschreibung der Artikelgruppe eingeben. 3 Das Feld "Anzeige Priorität" beschreibt die Reihenfolge der Anzeige der verschiedenen Artikelgruppen. Hinweis: Derzeit ist das Feld "Anzeige Priorität" ohne Funktion. 4 Sie können im Feld "übergeordnete Artikelgruppe" eine Hierarchie erstellen. Klicken Sie auf den Dot-Button, um zur Auswahl der Artikelgruppen zu gelangen. 5 Mit der Checkbox "aktiv" können Sie festlegen, ob diese Artikelgruppe im Moment aktiv oder inaktiv erscheinen soll. Klicken Sie auf um die Einstellung wirksam zu machen. Sie haben erfolgreich eine neue Artikelgruppe angelegt. 3.2 Artikelgruppe bearbeiten und verwalten Im Menü ORDERTAKING unter dem Menüpunkt ARTIKELGRUPPE können Sie Artikel suchen und bearbeiten. Klicken Sie auf um die Details der jeweiligen Artikelgruppe zu sehen und um diese bearbeiten zu können. Um eine Artikelgruppe aus Ihrem Sortiment zu löschen, klicken Sie auf. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 7 / 19

8 4 Bestellerfassung Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Bestellung in AGILIA zu erfassen: 1 In der Icon-Box links oben Bestellung : 2 Im jeweiligen Profil im Menü DYNABASE, Menüpunkt PROFILE - jeweils das Bestell- Icon : Hinweis: Die entsprechenden Profildaten werden automatisch in die Bestellung übernommen, können jedoch bei Bedarf überschrieben werden. 3 Im Menü ORDERTAKING auf den Menüpunkt BESTELLERFASSUNG: 4 Im Menü CONTACT, Menüpunkt CONTACTDESK im jeweiligen Projekt-Fragebogen das Bestell-Icon : Hinweis: Die Verwaltung der (Sicht)Rechte der dargestellten Icons erfolgt im Menü SYSTEM unter dem Menüpunkt GRUPPE MENÜRECHTE BEARBEITEN. Unabhängig davon, auf welche Art Sie den Bestelldialog aufrufen, es öffnet sich immer derselbe Dialog in einem neuen Dialogfenster. Die einzelnen Abschnitte des Bestelldialogs werden in Folge im Detail erklärt. Wie Sie den Bestellvorgang abschließen und speichern, lesen Sie im Kapitel 5 Bestellung speichern. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 8 / 19

9 4.1 Profil Daten Abbildung 5: Bestellung Profil Daten 1 Geben Sie bei Bedarf eine Kundennummer ein. 2 Geben Sie die entsprechenden Profildaten ein. Die Felder "Anrede" und "Nachname" sind Pflichtfelder. Hinweis: Profildaten können bereits erscheinen, wenn Sie die Bestellung direkt vom jeweiligen Profil aufrufen. 3 Bei Bedarf können Sie Firmendetails eingeben. Hinweis: Firmendaten können bereits erscheinen, wenn Sie die Bestellung direkt vom jeweiligen Profil aufrufen. 4 Sie können neue Telefon-, Mobiltelefon- und Faxnummern sowie eine neue - Adresse eingeben bzw. bestehende Daten ändern, wenn Sie die Bestellung direkt aus dem Profil aufrufen. Hinweis: Telefon-, Mobiltelefon- und Faxnummern sowie -Adressen können bereits erscheinen, wenn Sie die Bestellung direkt vom jeweiligen Profil aufrufen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 9 / 19

10 4.2 Adress Daten Abbildung 6: Bestellung Adress Daten 1 Wählen Sie falls bereits vorhanden eine vorhandene Lieferadresse für dieses Profil aus der Liste aus. Hinweis: Eine Lieferadresse erscheint zur Auswahl, wenn Sie die Bestellung direkt vom jeweiligen Profil aufrufen bzw. dieses vorher im Dialog PROFILSUCHE gesucht haben. 2 Geben Sie die Adress-Details ein. Die Felder "Strasse", "PLZ" und "Ort" sind Pflichtfelder. 3 Falls notwendig, können Sie eine andere Rechnungsadresse auswählen (die nicht gleich der Lieferadresse ist). Es öffnet sich darunter ein Dialog, der aus denselben Feldern, wie bereits oben beschrieben, besteht. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 10 / 19

11 4.3 Zahlung Abbildung 7: Bestellung Zahlung Wählen Sie die passende Zahlungsart aus und geben Sie bei Bedarf Kreditkarten- oder Bankverbindungsdetails in die jeweilige Maske ein (siehe Abschnitt 5.1 Auswählbare Tickettypen und Zahlungsarten). Hinweis: Die Verwaltung der Zahlungsarten erfolgt im Menü SYSTEM unter dem Menüpunkt STAMMDATEN BESTELLERFASSUNG. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 11 / 19

12 4.4 Produkte Abbildung 8: Bestellung Produkte 1 Sie können sich Produkte nach alphabetischer Segmentierung bzw. auch alle anzeigen lassen. 2 Klicken Sie auf das Bestell-Icon, um ein Produkt zum Warenkorb hinzuzufügen. 3 Mit einem Klick auf können Sie sich die Varianten des Produktes anzeigen lassen. 4 Im Warenkorb sehen Sie die Artikel (samt Einzel- und Gesamtpreis), die Sie bereits hinzugefügt haben. Mit den Buttons können Sie die Anzahl des Produktes erhöhen bzw. reduzieren. 5 Sind für ein Produkt Upselling-Artikel definiert, so erscheinen diese beim Hinzufügen dieses Produktes automatisch im Bestelldialog. Hinweis: Ob Sie ein Produkt als Upselling-Artikel definieren, können Sie jederzeit im Menü ORDERTAKING unter dem Menüpunkt ARTIKEL für Ihre Artikel einstellen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 12 / 19

13 4.5 Sonstiges Abbildung 9: Bestellung Sonstiges 1 Sie können hier bei Bedarf Änderungen beim Bestell- und Lieferdatum vornehmen und Bemerkungen zu dieser Bestellung hinzufügen. 2 Sie können ein Helpdesk-Ticket erstellen. Hinweis: Bei Bedarf können Sie sich auch andere Ticket-Flows für den Bestellvorgang erstellen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 13 / 19

14 4.6 Profilsuche Abbildung 10: Bestellung Profilsuche 1 Sie können mit Hilfe der Platzhalter (n, v, ) nach Profilen suchen. Hinweis: Beachten Sie, dass in diesem Dialog das reine Suchen mit dem Platzhalter % nicht erlaubt ist. Bitte geben Sie einen genauen Suchbegriff ein oder einen Suchbegriff mit Platzhalter %. 2 Klicken Sie auf, um Profile zu suchen. Hinweis: Wenn Sie die Suche mit "Enter" bestätigen wollen, wird nicht gesucht sondern die Bestellung gespeichert. 3 Klicken Sie auf das gewünschte Profil und die Daten werden automatisch in den gesamten Bestelldialog übernommen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 14 / 19

15 5 Bestellung speichern Wenn Sie eine Bestellung speichern, können Sie auswählen, welchen Tickettyp Sie für den Bestellvorgang verwenden wollen. Wählen Sie dazu aus der Liste den gewünschten Tickettyp aus. Hinweis: Die Verwaltung der auswählbaren Tickettypen erfolgt im Menü SYSTEM unter dem Menüpunkt STAMMDATEN BESTELLERFASSUNG. Hinweis: Ticketflows können Sie im Menü CONTACT PROJEKTVERWALTUNG unter dem Menüpunkt TICKETFLOW erstellen und bearbeiten. Abbildung 11: Tickettyp auswählen Im Dialogfenster "Sonstiges" geben Sie Betreff und Beschreibung im Helpdeskticket ein sofern nicht bereits voreingestellt (siehe Abschnitt 5.1 Auswählbare Tickettypen). Speichern Sie die Bestellung, indem Sie auf klicken. Je nach Einstellung des Tickettyps wird nun ein Helpdesk- und/oder Bestellticket erstellt und der Ticketflow läuft gemäß den vorher definierten Einstellungen. Hinweis: Eine solche Anwendung kann beispielsweise Sinn machen, wenn die Bestellung im Moment nicht aufgenommen werden kann und daher erst durch einen Rückruf komplettiert werden kann. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 15 / 19

16 5.1 Auswählbare Tickettypen und Zahlungsarten Im Menü SYSTEM unter dem Menüpunkt STAMMDATEN BESTELLERFASSUNG können Sie die auswählbaren Tickettypen aktivieren und Einstellungen vornehmen. Sie legen hier fest, welche Ticketflows im Bestell-Dialog angezeigt werden. Abbildung 12: Auswählbare Tickettypen und Zahlungsarten 1 Aktivieren Sie den Tickettyp, um diesen im Bestell-Dialog auswählen zu können. 2 Mit der Einstellung "Ticket abschließen" wird das erstellte Helpdesk-Ticket in Ihrem Posteingang abgeschlossen, sobald der Ticketstatus bei erneuter Bearbeitung des Bestell-Tickets von "Vorläufig Offen" auf "Offen" umgestellt wird. 3 Sie können einen "Default Ticket-Betreff" bzw. eine "Default Ticket-Beschreibung" eingeben. Diese Standardwerte können bei der tatsächlichen Aufgabe eines Tickets jedoch überschrieben werden. 4 Wählen Sie den Ticketstatus ("Offen", "Vorläufig Offen"). 5 Sie können die im Bestell-Dialog verfügbaren Zahlungsarten/Kreditkarten auswählen.. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 16 / 19

17 6 Bestellung bearbeiten Für jede gespeicherte Bestellung wird automatisch ein Bestellticket in der History des Profils erzeugt. Suchen Sie in Dynabase das gewünschte Profil und klicken Sie auf die History Pofiles. Sie sehen eine Übersicht der verschiedenen Tickets je Profil. Öffnen Sie das gewünschte Bestellticket. des Abbildung 13: Bestellticket Sie sehen nun die Details (Erzeuger, Status, Kunde, ) und die bestellten Artikel des Bestelltickets. Klicken Sie auf, um den Bestellvorgang erneut zu öffnen. Es öffnet sich das Dialogfenster "Bestellung" (siehe Kapitel 4 Bestellerfassung). Sie haben die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen (z.b. Artikel reduzieren/hinzufügen, Adresse ändern, ) und diese zu speichern bzw. können Sie die gesamte Bestellung stornieren, indem Sie auf klicken. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 17 / 19

18 7 Reports 7.1 Verkaufsstatistik Abbildung 14: Verkaufsstatistik Report starten Geben Sie die passenden Daten für das Datum an und wählen Sie die Ersteller (Verkäufer) aus, indem Sie auf den Dot-Button klicken. Wenn Sie auf klicken, wird der Report gestartet. Abbildung 15: Verkaufsstatistik Report 1 Sie können eine neue Abfrage durchführen bzw. diesen Report wiederholen. 2 Sie sehen die Details für den Report. 3 Im Verkaufsstatistik-Report sehen Sie nun die Verkäufe aufgeschlüsselt nach User (Ersteller bzw. Verkäufer), Artikelname, Preis, Menge und Sie sehen auch die entsprechenden Summen. 4 Sie können den Report in die Zwischenablage kopieren, diesen drucken bzw. das Fenster schließen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 18 / 19

19 8 Stammdaten 8.1 Bestellerfassung 8.2 Steuersatz Siehe 5.1 Auswählbare Tickettypen und Zahlungsarten. Abbildung 16: Steuersätze Übersicht In AGILIA können Sie Steuersätze nach Ihren Wünschen generieren. Sie können in der Übersicht sehen, welche Steuersätze bereits in AGILIA erstellt wurden. Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %). Um die Details der Steuersätze zu sehen, klicken Sie auf hier können Sie gegebenenfalls Einstellungen ändern. Um bei Bedarf einen neuen Steuersatz ins System einzugeben, wählen Sie im Menü SYSTEM, Menüpunkt STAMMDATEN den Befehl STEUERSATZ NEUER STEUERSATZ. Abbildung 17: Neuer Steuersatz Sie müssen eine Bezeichnung für den neuen Steuersatz eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Sie müssen den Prozentwert in der Form "0,x" eingeben z.b. 0,2 für 20%. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 19 / 19

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