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1 BARC-Tagung Enterprise Content Management Enterprise Content Management Wesen, Einsatz, Erfolgsfaktoren Würzburg, 08. Mai 2007 Martin Böhn Business Application Research Center Wiesenweg 31 D Würzburg Es funktioniert, aber wie genau.? Wo liegen meine Dokumente? Wie komme ich an die Informationen? War die Information in einer Datei, in einem (Papier-)Brief oder in einer ????????? Welche Informationen zu einem bestimmten Kunden, Lieferanten, Projekt gibt es eigentlich in meinem Unternehmen? Wie kann ich eine Prozessbearbeitung unter Einhaltung der verabschiedeten Entscheidungswege und Regeln sichern? 2 1

2 Business Application Research Center Mission Historie BARC unterstützt Unternehmen bei strategischen IT-Entscheidungen und Softwareauswahlprozessen hochgradig kompetent und vollständig neutral Untersuchung von Business-Intelligence-Software am Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg (Prof. Dr. Thome) seit 1994 Spin-Off als eigenständiges Forschungs- und Beratungsunternehmen (BARC GmbH) 1999, erste Dokumentenmanagementstudie Business Application Research Center BARC hilft Ihnen, bessere IT-Entscheidungen zu treffen BARC-Studien: Detaillierter Produktvergleich im Test-Labor BARC-Tagungen: Anbieter im Vergleich BARC-Beratung: IT-Strategieberatung & Softwareauswahl Vollständige Neutralität: keine Implementierung kein Anbietersponsoring in Evaluationen 4 2

3 Enterprise Content Management? Ich möchte meine Dokumente lieber auf Papier... 5 ECM geht auch auf Papier? Nein! Datensicherheit DLZ Suchzeiten Nachweisbarkeit Datenschutz (Zugriffsrechte) Dokumentenverteilung Ausdrucken, Lochen, Abheften, Einordnen Zugriffszeiten 6 3

4 Enterprise Content Management? Wozu? Wir haben schon einen Fileserver 7 Ein Fileserver reicht zur Ablage? Verfügbarkeit / Zugriff Erweiterte Suchfunktionalitäten Nein! Inhaltliche Klassifikation Fehlerhafte Ablage Datenvolumen/ -sicherheit Versionsmanagement verschiedene Sichten/ Ordnerstruktur Datenschutz/ Zugriffsrechte 8 4

5 Wesen von ECM Würzburg, 08. Mai Martin Böhn 20. BARC-Tagung Enterprise Content Management Business Application Research Center Enterprise Wiesenweg 31 Content Management D Würzburg Wesen, Einsatz, Erfolgsfaktoren Martin Böhn und Dominik Hartmann Worüber reden wir? Dokumentenmanagement Business Process Management Collaboration Records Management Invoicing Compliance Workflow Information Lifecycle Management Enterprise Content Management Output Management Enterprise Information Presentation Langzeitarchivierung 10 5

6 Enterprise Content Management Leitgedanke! Der Wert eines Dokuments wird durch seine Verwendung in Geschäftsprozessen bestimmt 11 Einsatz von ECM-Lösungen Würzburg, 08. Mai Martin Böhn 20. BARC-Tagung Enterprise Content Management Business Application Research Center Enterprise Wiesenweg 31 Content Management D Würzburg Wesen, Einsatz, Erfolgsfaktoren Martin Böhn und Dominik Hartmann 6

7 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Lebensmittel Benzin Hotel Dokumentenlebenszyklus Dokumentenerstellung oder -import Überführung in das System Klassifikation Dokumentenverwendung Recherche Bearbeitung (Versionierung, Notizen etc.) Verknüpfung mit anderen Dokumenten Dokumentenverteilung Versand Einbinden in Workflows Gemeinsame Bearbeitung Freigabe, Publikation, Präsentation Dokumentenablage Zusammenführung der betrieblichen Informationen Entsprechung rechtlicher Anforderungen Dokumentenzerstörung Unterstützung des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments 13 Enterprise Content Management Gescannte Papierdokumente Office- Dokumente s Dokumentenablage ERP- Daten Weitere Dokumente Erfassung unterschiedlicher Dokumentenquellen und -formate Einheitliche Indexierung; Zentraler Informationsspeicher operativ analytisch Zentraler Informationsspeicher Prozessschritt A Manuelle Abfrage durch Anwender Prozessschritt B Metadatendatenbank Dokumentenspeicher Geschäftsprozessdatenbank Prozessschritt C Prozessschritt D Dokumente + Prozesse Geschäftsprozesssteuerung und -überwachung Analyse & Reporting Automatische Zuordnung Dokumente zu Prozessen auf Basis der Prozessdefinitionen Protokollierung 14 7

8 Nutzung von ECM Fachabteilung Top-Management Qualitätsmanagement IT extern intern extern Posteingang (Rechnungen, Aufträge, Korrespondenz) Papierarchiv Fax Fileserver S C A N I M P O R T KLASSIFIKATION Desktop Web Bearbeitung Explorer Portal P R O Z E S S Ablage Fachanwendung Weiterleitung Archivierung Fachanwendung Metadatendatenbank Dokumentenablage Workflowengine Webseite Portal Druck Portal 15 Markt für ECM Würzburg, 08. Mai Martin Böhn 20. BARC-Tagung Enterprise Content Management Business Application Research Center Enterprise Wiesenweg 31 Content Management D Würzburg Wesen, Einsatz, Erfolgsfaktoren Martin Böhn und Dominik Hartmann 8

9 Entwicklungen auf Anbieterseite Aber: Open Source wird erwachsen: Alfresco, Nuxeo, Typo3 Konsolidierung (Kooperationen und Übernahmen) Aber: neue Anbieter aus anderen Märkten: Decos, OnBase Aber: Ausweitung des Angebots an DMS- Funktionen bei großen Systemhäusern: SAP, Microsoft 17 Gestiegene Kundenanforderungen Interaktion Compliance Prozessmanagement Lösungen Integration in Systemumgebungen Alles aus einer Hand, Unterstützung der Geschäftsprozesse 18 9

10 Weiterentwicklung der Produkte Angebot klarer Lösungspakete Partnervertrieb; auch funktional / technische Kooperationen Einbindung verschiedener Dokumentenquellen und Anbindung unterschiedlicher Systeme Breite technische Basis und hohe Integrationsfähigkeit Abschied von proprietären Technologien Vereinfachung der Anpassbarkeit (Customizing > Scripting > Ergänzungsprogrammierung) Erweiterung des Einsatzspektrums Erhöhung der langfristigen Sicherheit Verringerung des Administrationsaufwands 19 Erfolgsfaktoren für ECM-Projekte Würzburg, 08. Mai Martin Böhn 20. BARC-Tagung Enterprise Content Management Business Application Research Center Enterprise Wiesenweg 31 Content Management D Würzburg Wesen, Einsatz, Erfolgsfaktoren Martin Böhn und Dominik Hartmann 10

11 Potenziale und Projekttreiber (Direkte) Kostenaspekte Lagerraummiete, Papier, Druck, Porto Software-Lizenzen Zeitaspekte Durchlaufzeitverkürzung, (Teil-)Automation, schnellerer Zugriff auf Informationen Enterprise Content Management Qualitätsaspekte Informationsbündelung (digitale Akte), erhöhte Transparenz, Prüfroutinen (Vollständigkeit etc.) Sicherheitsaspekte Spiegelung Datenbestände; Rollenkonzepte, Zugriffsverrechtung Gesetzliche Vorschriften Archivierung, Nachweisbarkeit 21 Stolpersteine im Projekt Mangelnde Vergleichbarkeit der Anbieter und Lösungen (Begriffe und Funktionsumfang) Fehlende Spezifikation der Anforderungen und kein klares Vorgehen (keine Prozessdefinition, Anforderungen nicht spezifiziert oder nur grob umrissen (> 60%)) Teilweise fehlende Unterstützung durch Top Management und Fachabteilungen (Kommunikationsprobleme) Quelle: Anwenderbefragung BARC-Kräftemessen DMS 22 11

12 Entscheidend: Wahl des Systems Welches System ist das passende für die unternehmensindividuellen Anforderungen und Gegebenheiten? Eine Entscheidung von enormer Tragweite! 23 F A Z I T Würzburg, 08. Mai Martin Böhn 20. BARC-Tagung Enterprise Content Management Business Application Research Center Enterprise Wiesenweg 31 Content Management D Würzburg Wesen, Einsatz, Erfolgsfaktoren Martin Böhn und Dominik Hartmann 12

13 FAZIT ECM nicht notwendiges Übel, sondern Chance! Basis für bessere Prozesse Mehr Informationen im Zugriff Bessere Prozesssteuerung Klare Einsatzfelder sichern Erfolg Definition und Gewichtung der Anforderungen Planung der Umsetzungsschritte Wissen im Unternehmen muss von allen berechtigten Mitarbeitern nutzbar sein und darf nicht verloren gehen! 25 FAZIT aber: weiterhin Marketing über Schlagworte Business Process Management Compliance Collaboration Information Lifecycle Management Enterprise Content Management Dokumentenmanagement 26 13

14 FAZIT aber: weiterhin Marketing über Schlagworte Business Process Management Compliance Collaboration Information Lifecycle Management Enterprise Content Management Dokumentenmanagement Kaufen Sie Lösungen keine Schlagworte! 27 Weitere Informationen unter Nehmen Sie Teil an der großen deutschen Anwenderzufriedenheitsstudie Martin Böhn Wiesenweg 31, Würzburg Tel.: 0931 / Web: Dominik Hartmann Wiesenweg 31, Würzburg Tel.: 0931 / Web: Dr. Dietmar Weiß Römerstr. 5, Steinenbronn Tel.: / Web:

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