Enterprise Content Management: Von der Vision zur Realität

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1 Enterprise Content Management: Von der Vision zur Realität Erste empirische Untersuchung zum aktuellen Stand und zu den Investitionsprioritäten aus der Sicht von Business Managern und IT-Entscheidern im ECM-Umfeld in mittelgrossen und grossen deutschen Unternehmen. IXOS/Open Text, Sieber & Partners, Lehrstuhl für Electronic Business Universität Kiel 2004.

2 Herausgeber: Dr. Pascal Sieber & Partners AG Redaktion: Nicole Scheidegger, Pascal Sieber, Univ.-Prof. Dr. Tobias Kollmann, Heiner Grüter, Roger Gomol, Thomas Frey Wiedergabe von Beiträgen und Abbildungen, auch auszugsweise oder in Ausschnitten, nur mit Erlaubnis des Herausgebers und mit Quellenverweis. Cover: Jim Avignon am CNO-Panel No. 3, Bern Copyright Dr. Pascal Sieber & Partners AG Diese Publikation wurde möglich dank der Unterstützung von: Verkaufspreis: EURO inkl. MwSt. Lieferung: Im PDF-Format Bezug: Dr. Pascal Sieber & Partners AG +41 (0) Open Text IXOS

3 Inhalt Vorwort...4 Management Summary...5 Konzeptionelle Grundlagen...8 Empirische Ergebnisse...18 Strategie erarbeiten...18 Systemlandschaft beschreiben...24 Potentiale identifizieren...33 Investitionsprioritäten setzen...56 Integrationsgrad bestimmen...74 Projekte realisieren...87 ECM im Unternehmen einführen...94 Studiendesign Zweck und Vorgehen Beschreibung der Stichprobe Abbildungen Glossar Seite 3

4 Vorwort Mehr als die Hälfte der Erwerbstätigen in Deutschland ist täglich mit einer Flut von Informationen konfrontiert, die in irgendeiner Form be- und verarbeitet werden müssen. Der wichtigste Teil dieser Informationen liegt in unstrukturierter Form vor, wie beispielsweise in s, Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen oder HTML-Seiten. Die Kardinalfrage in einer zunehmend informations- und wissensbasierten Wirtschaft lautet deshalb: Wie schaffen wir es, dass die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort Zugriff auf die richtigen Daten und Informationen haben? Enterprise Content Management (ECM) bietet Antworten auf diese Frage und wirft gleichzeitig viele neue Fragen auf, denen wir im Rahmen der vorliegenden Studie auf den Grund gehen. Enterprise Content Management: Von der Vision zur Realität ist die erste empirische Untersuchung zum aktuellen Stand und zu den Investitionsprioritäten aus der Sicht von Business Managern und IT- Entscheidern im ECM-Umfeld in mittelgrossen und grossen deutschen Unternehmen. Wir danken an dieser Stelle den rund 400 Teilnehmern sehr herzlich für die Aufmerksamkeit beim Ausfüllen des Fragebogens. Allen Lesern wünschen wir viel Nützliches auf den folgenden 116 Seiten. Seite 4

5 Management Summary Die grösste Studie zum Umgang der Unternehmen mit der wachsenden Informationsmenge zeigt: Die Zeit zur Integration ist gekommen. Die Integration bisher getrennter IT-Systeme zur Verwaltung von Content wie Web Content Management, Dokumentenmanagement, Collaboration Systeme u.ä. steigert den Nutzen verfügbarer Informationen und senkt die Kosten zur Erstellung und Pflege erheblich. Im Zuge der Integration ist eine zielgerichtete Reorganisation der Workflows zur Herstellung und Nutzung von wissensrelevantem Content durchzuführen. Ist diese Herauforderung gemeistert, könnten die richtigen Systeme auf richtige Weise integriert werden. ECM ist bereits heute ein bedeutender Posten in den IT-Budgets. Mittelgrosse und grosse deutsche Unternehmen setzten dafür in den vergangenen 3 Jahren im Durchschnitt 12% des IT-Budgets ein. Dies entspricht einem Marktpotential von 20 Milliarden pro Jahr. In fast allen Branchen werden die ECM-Budgetanteile in den nächsten drei Jahren steigen. Geplant sind vor allem Projekte mit einem Fokus auf Dokumenten Management und Workflow Management. Die Web Content Management Systeme spielen als Nahtstelle zu den Nutzern weiterhin eine herausragende Rolle. Die Unternehmen sind sich der strategischen Herausforderung Enterprise Content Management bewusst. Über 80% der befragten Manager betrachten ECM als e- benso wichtig wie ERP. Bereits 31% der Unternehmen verfügen über eine ECM- Strategie, weitere 48% erarbeiten zur Zeit eine ECM-Strategie oder planen dies innerhalb von 12 Monaten zu tun. Ende 2005 werden damit knapp 80% der Unternehmen über eine ECM-Strategie verfügen. Die Sensibilität für die Thematik ECM wird daher in naher Zukunft massiv zunehmen. Seite 5

6 Management Summary Der Umgang mit unstrukturiertem Content ( , Office-Dokumente, HTML- Seiten u.a.) hat für die meisten Mitarbeiter eine viel grössere Bedeutung als beispielsweise die Nutzung von strukturierten Daten aus ERP- oder CRM-Systemen. Die wichtigsten Arbeitsinstrumente für die Mitarbeiter sind Collaboration, Document Management und Web Content Management Systeme. In der Vergangenheit haben die IT-Entscheider jedoch vor allem in Web Content Management Systeme und Archivierungssysteme investiert. Die Bedürfnisse nach technischer Unterstützung sind nicht in allen Abteilungen eines Unternehmens dieselben. Die IT- Entscheider haben dies erkannt und in der Vergangenheit dementsprechend investiert: In den informationsintensiven Dienstleistungsstellen Marketing, Kommunikation, Personal und Informatik sind vor allem Web Content Management im Einsatz. Die ERP-nahen Bereiche Produktion, Beschaffung und Finanzen verfügen demgegenüber am meisten über Archivierungssysteme. Die F&E-Abteilungen sind sehr kooperationsintensiv, es erscheint daher als plausibel, dass bei ihnen Collaboration Systeme dominierend sind. Während die Zufriedenheit mit dem aktuellen Einsatz von Archivierungs- und Imaging & Scanning Systemen relativ hoch ist, muss diese vor allem in den Bereichen Document Management und Workflow Management verbessert werden. Tatsächlich verlieren die Mitarbeiter aufgrund der suboptimalen Unterstützung des Managements von Content viel Zeit im Durchschnitt 1,35 Stunden pro Mitarbeiter und Tag. Es zeigt sich, dass insbesondere die Mitarbeiter in Unternehmen der Branchen Professional Corporate Services und Pharmaceuticals & Chemicals überdurchschnittlich viel Zeit beim Management von Enterprise Content verlieren. Den grössten Zeitverlust beklagen generell die Beschaffungsabteilungen und die Kommunikationsabteilungen. Durch den Einsatz von ECM lässt sich die Arbeitszeit der Mitarbeiter produktiver nutzen: Das durch optimales Enterprise Content Management freigesetzte Produktivitätspotential beträgt im Durchschnitt pro Mitarbeiter und Jahr. Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern also knapp 0,7 Millionen, für gesamt Deutschland zwischen knapp 160 Milliarden und 254 Milliarden. IT-Entscheider und Business Manager sind sich über den Nutzen von ECM einig, setzen jedoch unterschiedliche Akzente. Neben der Qualität des Contents, der Einhaltung der Corporate Identity / Corporate Design (CI/CD-) Vorgaben steht die Verbesserung der Compliance für die IT-Entscheider im Vordergrund. Zeit- und Seite 6

7 Management Summary Kostenersparnis vor dem Hintergrund der Informationsflut, Qualitätssteigerung und Risikominimierung sind die wichtigsten Gründe für Investitionen in ECM. Die Business Manager betonen die positive Wirkung von ECM auf die Mitarbeitermotivation, die Verfügbarkeit von aktuellen Dokumenten und die Innovationskraft eines Unternehmens. Dabei spielt die Bestimmung des optimalen Integrationsgrades unterschiedlicher Kernsysteme eine zentrale Rolle. Die technische Integration wird in den nächsten drei Jahren deutlich zunehmen. Während heute erst ca. 20% der Unternehmen über vollintegrierte Systeme verfügen, wird dieser Anteil auf knapp einen Drittel der Unternehmen steigen. Auch der organisatorische Integrationsgrad wird zunehmen, d.h. es kommt zu einer Konsolidierung der eingesetzten Systeme über Abteilungsgrenzen hinweg. Deutlich äussert sich das Bedürfnis nach Integration auch bei der Beurteilung von Softwareprodukten und Dienstleistern. Zwei Drittel der befragten Manager bevorzugen integrierte Software und Dienstleister mit einem integrierten Dienstleistungsportfolio. ECM darf jedoch also nicht nur als technologische Herausforderung betrachtet werden. ECM muss als Differenzierungspotential in einer zunehmend wissensbasierten Wirtschaft erkannt und auf strategischer Ebene adressiert werden. Darüber hinaus muss jede ECM-Strategie von entsprechenden organisatorischprozessualen Massnahmen getragen werden, die auf ein adäquates Verhalten der Nutzer im Umgang mit den ECM-Systemen zielen. Dieses Verhalten ist es letztlich, welches die grössten Potentiale von ECM birgt. Seite 7

8 IXOS/Open Text, Sieber & Partners, Lehrstuhl für Electronic Business Universität Kiel 2004.

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