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1 softwareentwicklung :: netzwerk :: internet ECM Alfresco* in der Praxis Einleitung... 2 Was ist ein ECM?... 2 ECM Alfresco... 3 Was bringt Alfresco ihrem Unternehmen?... 3 Das Content Repository... 3 JSR Die 4 grossen Bereiche des Enterprise Content Management... 4 Image Management (Bilddateierfassung)... 4 Document Management (Dokumenten Management)... 5 Records Management (Aktenführung)... 5 Web Content Management... 5 Das Konzept der Spaces... 6 Anwendungsbeispiele... 7 Login / Ansicht der Webanwendung / Netzwerkordner... 7 Dokumentenmanagement / Einfacher Workflow... 8 Ein-/Auschecken per Drag`n Drop... 9 Ein-/Auschecken per Weboberfläche mit Versionierung Records Management Revisionssichere Archivierung Zukunftssichere Dateispeicherung per ODF Virtual File System Unser Angebot Kontakt Tobias Maslak BeDynamic e.k. Ver. 1.1 #1

2 Einleitung Was ist ein ECM? Enterprise Content Management ist der zur Zeit am schnellsten wachsende Bereich in der Unternehmens-IT. Der Branchenverband AIIM International beschreibt ECM wie folgt: Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM umfasst die folgenden Aufgabenbereiche: Input-Management Dokumentenmanagement Collaboration Web-Content-Management Workflow Business Process Management Output-Management Storage / elektronische Archivierung ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. #2

3 ECM Alfresco* Das Enterprise Content Management System Alfresco* ist der modernste Vertreter seiner Klasse und basiert auf state-of-the-art Open Source Technologien und unterstützt bewährte Industriestandards. Gleichzeitig ist Alfresco* das am einfachsten zu bedienende System. Alfresco* wurde von Anfang an auf Sicherheit, Stabilität, Performance und Skalierbarkeit getrimmt, und ist sowohl in Kleinstunternehmen als auch in Großkonzernen und Regierungseinrichtungen erfolgreich im Einsatz. Was bringt Alfresco ihrem Unternehmen? Alfresco*... ordnet, kategorisiert, versioniert, archiviert, transformiert Dokumente und Informationen kontrolliert den Zugriff auf die Dokumente und speichert Änderungen anhand der Benutzerdaten extrahiert und indiziert automatisch Metadaten und ermöglich unternehmensweite Freitextsuche ermöglicht den Zugriff per CIFS/SMB Microsoft File Share Protocol (Netzwerkordner, Windows Explorer), WebDAV, FTP, Weboberfläche, Web Services, REST, JSR-170 konforme API und verschieden Scriptsprachen wie PHP ist intuitiv zu bedienen und benötigt keinerlei Installationen auf dem Client Rechner bietet Workflow Unterstützung und Business Rules passt sich Ihrem Unternehmen an, und nicht umgekehrt unterstützt die Projektarbeit von Arbeitsgruppen/Teams mit Projektseiten, Diskussionsforen auf Projekt- oder Dokumentenebene, Collaboration Tools,... ist performant, stabil, sicher und skalierbar ist Open Source, und kann somit lizenzkostenfrei eingesetzt werden unterstützt die gängigen Standards ist auf dem Weg zum führenden Enterprise Content Management System ist erweiterbar erhöht die Effizienz innerhalb des Unternehmens und verringert die Redundanz und Vieles mehr... Das Content Repository Integraler Bestandteil von Alfresco* ist das Content Repository ( Datencontainer ). Bei einem Content Repository handelt es sich allgemein um einen Server oder eine Anwendung, welche die unternehmensweite Speicherung von, den Zugriff auf, die Sicherheit/Kontrolle über und eine Suchfunktion für Datenbestände (Content) bereitstellt. JSR-170 Der Standard JSR-170 beschreibt einen Standard, der die Funktionalität und die Interaktion mit einem Content Repository beschreibt. Er definiert eine einheitliche Schnittstelle. Es existieren mehrere JSR-170 konforme Content Repositorys am Markt, sowohl kommerziell als auch Open Source. Das zur Zeit modernste, und von Anfang an auf Performance und Skalierbarkeit getrimmte Content Repository ist in Alfresco* integriert. #3

4 Die 4 grossen Bereiche des Enterprise Content Management Zusätzlich zum Content Repository, sind in Alfresco* bereits die wichtigsten Anwendungen für Enterprise Content Management integriert. Quelle: Es gibt 4 grundlegende Themenbereiche im Bereich des Enterprise Content Managements: Image Management umfasst alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit eingescannten Dokumenten (Aufträge, Faxe, Rechnungen, Verträge, Lieferscheine,...) stehen. Document Management beschreibt alle Bereiche des täglichen Umgangs mit Dokumenten (Zugriff, Versionierung, Speicherung, Suche, Indizierung,...). Records Management lässt sich als Aktenführung oder Schriftgutverwaltung übersetzen, und beschreibt die fristgerechte, sichere und ordnungsgemäße Archivierung und Verwaltung von Geschäftsunterlagen (ISO 15489). Web Content Management befasst sich mit der Darstellung, Verwaltung und Transformation der gespeicherten Informationen für die Verwendung auf Webseiten. Alle Anwendungen greifen bei der Verwendung von Alfresco auf die gleiche Datenbasis (gemeinsames Content Repository) zurück. Dies erhöht die Effizient und verringert die Redundanz innerhalb des Datenbestands. Image Management (Bilddateierfassung) Elektronische Bilddatenerfassung ermöglicht Ihrem Unternehmen den Wechsel vom papier-basiertem manuellen Dokumentenmanagement hin zur effizienten, von innerbetrieblichen Prozessen und Regeln gesteuerten, digitalen Erfassung und Speicherung. Jede Art von Papierdokument, Fax oder Post sollte im Idealfall bereits im Zeitpunkt des Eingangs digitalisiert, kategorisiert und in Verhältnis zu anderen Informationen gestellt werden. Nur so kann eine komplette Übersicht über z.b. einen Kunden oder einen Fall erreicht werden. Management des eingehenden Briefverkehrs Management der eingehenden Rechnungen und Quittungen Management von Verträgen und Unterlagen Kundenmanagement Projektmanagement #4

5 Document Management (Dokumenten Management) Die Vorteile eines funktionierenden Dokumentenmanagement liegen klar auf der Hand. Innerhalb weniger Sekunden kann auf alle relevanten Informationen des Unternehmens zugegriffen werden. Alfresco* bietet das weltweit führende Open Source Dokumentenmanagementsystem mit folgenden Vorteilen: Intuitiv zu bedienen. Das Virtuelle Dateisystem macht den Umgang mit Alfresco* so einfach wie den Umgang mit einem Netzlaufwerk, eingeschlossen Aktenordner Synchronisation Einfach zu administrieren Anpassungsfähig und erweiterbar Records Management (Aktenführung) Die Anforderung, dass Unternehmen wichtige Unterlagen und geschäftlichen Schriftverkehr archivieren und verfügbar halten, besteht schon seit langer Zeit. Heutzutage kommt erschwerend hinzu, dass die Korrespondenz einen bestimmten Fall/Projekt/Kunden betreffend aus einem Mix aus elektronischen und physikalischen Dokumenten besteht. Man kann hier auch sehr gut erkennen, wie wichtig die Verzahnung zwischen Records Management, Dokumenten Management und Image Management ist. Eingescannte Dokumente aus dem Image Management System oder bestehende Dokumente aus dem Document Managment System können per Drag `n Drop in Aktenpläne mit definierten Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsregeln, entsprechend der Norm DOD , überführt werden. Einfache Verwaltung per Drag `n Drop Unterstützt DOD Norm Automatische Metadaten Extraktion Freitextsuche Sicherheit, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit Unterstützung von Workflow und Business Regeln Web Content Management Alfresco* bietet umfangreiche Möglichkeiten im Einsatz als Web Content Management System. Alfresco* wurde hierbei von Beginn an auf die Bedürfnisse des Web 2.0 zugeschnitten: Benutzerinteraktion Rich User Interfaces Dynamische Architektur #5

6 Das Konzept der Spaces Der Content wird in Alfresco* in sogenannten Spaces organisiert. Spaces werden auch als smarte Ordner bezeichnet. Das Konzept der Ordner, wie man es vom Windows Explorer her kennt, wird von Alfresco* im Rahmen des sogenannten Virtual File System um folgende Eigenschaften erweitert: Space Sicherheit: Der Zugriffsschutz, Schreib- und Leserechte werden auf Spaceebene definiert. Space Geschäftsprozesse: Innerhalb eines Spaces können vordefinierte und eigene Geschäftsprozesse angelegt werden, die je nach Dateioperation ausgeführt werden, z.b. Word-PDF Transformation, versand, Metadatenextraktion,... Space Workflows: Ein Space kann als Bestandteil (Stage) eines Workflows definiert werden, der aus mehreren Spaces besteht. Alfresco* organisiert den Ablauf der Workflows. Space Ereignisse: Je nach Dateioperation innerhalb eines Spaces (Datei hinzugefügt, Datei gelöscht, Datei modifiziert) werden Ereignisse ausgelöst. Diese Ereignisse können abgefragt und ausgewertet werden. Space Aspekte: Als Aspekt werden zusätzliche Eigenschaften und Verhalten eines Dokuments innerhalb eines Space bezeichnet. In dem Space Vertrieb könnte z.b. eine Geschäftsprozess angelegt werden, der bewirkt, dass jedes Dokument in diesem Space einem Kunden zugewiesen werden muss. Space Suche: Die Suche innerhalb Alfresco* kann vom Benutzer auf bestimmte Spaces und Kategorien reduziert werden. Ebenso wird die Suche von Alfresco* automatisch anhand der Rechte des Suchenden begrenzt. Space Syndizierung: Die Inhalte der Spaces können als RSS- oder News Feeds ausgegeben werden. Space Content: Die Inhalte des Space können versioniert, ein- oder ausgecheckt und gelockt werden Space Netzwerk Ordner: Jeder Space kann von jedem Rechner im Netzwerk als Netzlaufwerk angelegt und angesprochen werden. Zusätzlich kann auf die Spaces per FTP, Weboberfläche, WebDAV, REST und Web Service zugegriffen werden. Space Dashboard Ansicht: Jedem Space kann - ähnlich einem Portal - eine eigene Webansicht zugeordnet werden. Ebenso wie herkömmliche Ordner, sind auch die Spaces hierarchisch angeordnet. #6

7 Anwendungsbeispiele Die nachfolgenden Anwendungsbeispiele zeigen nur einen kleinen Ausschnitt des Leistungsumfangs von Alfresco*. Login / Ansicht der Webanwendung / Netzwerkordner Login der Webanwendung / Sprachauswahl Ansicht des Ordners Berichte mit den Unterordnern Draft, Published und Review (siehe nächstes Beispiel) in der Webanwendung Der Ordner Berichte (siehe nachfolgendes Beispiel) als Netzlaufwerk unter Windows #7

8 Dokumentenmanagement / Einfacher Workflow Eine der grundlegendsten Aufgaben von Alfresco* ist das Management von Dokumenten. In einer fiktiven Firma werden Berichte, technische Artikel und Bedienungsanleitungen in der Abteilung Reporting verfasst. Die Abteilung Reporting besteht aus einem Abteilungsleiter und mehreren technischen Redakteuren. Der Abteilungsleiter gehört zur Gruppe der Reporting Coordinator die beiden Redakteure gehören der Gruppe Reporting Editor an. Reporting Berichte 2 3 Draft Review Published 1 4 Der Ordner (Space) Reporting hat mehrere Unterordner. Einer davon ist der Ordner Berichte. Alle Berichte werden von den technischen Redakteuren in Word geschrieben, und im Ordner Draft abgespeichert. Alle Mitglieder der Gruppe Reporting Editor haben Schreib- / Leserechte für die Ordner Draft und Review, jedoch nicht für den Ordner Published. Auf den Ordner Published haben nur Mitglieder der Gruppe Reporting Coordinator vollen Zugriff. (1) Wenn ein Bericht fertig ist, wird er von einem der Redakteure in den Ordner Review geschoben, entweder per Drag `n Drop im Explorer, oder per Weboberfläche (mit Hilfe des Kommandos send to Review ). Alfresco* erzeugt automatisch eine für alle Mitglieder der Gruppe Reporting Coordinator (hier nur der Abteilungsleiter), mit dem Inhalt, dass ein neuer Bericht verfasst wurde, und dem Link zur Datei. Der Abteilungsleiter hat nun 2 Möglichkeiten nachdem er sich die Berichte durchgelesen hat: Er befindet den Bericht als gut, und verschiebt ihn in den Published Ordner (3), oder er sendet ihn per Weboberfläche mit ein paar Anmerkungen zurück in den Draft Ordner (2). Wenn der Bericht in den Published Ordner verschoben wird, wird automatisch von Alfresco* zusätzlich zur Original Worddatei ein PDF des Berichts erzeugt. Zudem wird eine an die Marketingabteilung versandt, dass ein neuer Bericht verfügbar sei. Die Homepage der Firma synchronisiert automatisch die Berichte auf der Firmenwebseite, mit den Berichten in dem Ordner Published (4). Das Beispiel zeigt, obwohl es eigentlich einen sehr einfachen Vorgang beschreibt, bereits einige wichtige Eigenschaften von Alfresco*, wie Sicherheit, das Auslösen von Ereignissen, automatische Content Transformationen und die Verwendung einfacher Workflows/Business Rules. Ergänzend zu den oben beschriebenen Funktionen könnte man z.b. noch automatische Versionierung hinzufügen. Ebenso sollte man erwähnen, dass Alfresco* automatisch im Hintergrund bei jeder Dateiänderung Metadaten aus der Datei für die Suchfunktion extrahiert und die vorgenommenen Änderungen mitprotokolliert (Audittrail - Wer hat wann welche Änderungen vorgenommen...?) Anstatt oder zusätzlich zur Generierung von s bei Ereignissen, kann man Alfresco* auch spezielle Übersichtsseiten generieren lassen. Wenn sich z.b. der Abteilungsleiter dann bei Alfresco* einloggt, kann er sich unter Berichte eine Liste aller Dokumente anzeigen lassen, die er noch zu begutachten hat. #8

9 Ein-/Auschecken per Drag`n Drop 1. In dem Ordner Berichte/Draft befindet sich die Worddatei BeDynamic.doc 2. Das Auschecken erfolgt im Windows Explorer ohne Installation von Zusatzsoftware, indem man einfach die Datei BeDynamic.doc auf die Datei _CheckInOut.exe zieht (Drag`n Drop) 3. Alfresco* erstellt die Datei BeDynamic (Arbeitskopie).doc, die Originaldatei wird gesperrt (Locking). Änderungen werden an der Arbeitskopie vorgenommen. 4. Sollen die Änderungen übernommen werden, muss lediglich die Arbeitskopie per Drag`n Drop (analog zu 2.) auf die _CheckInOut.exe gezogen werden. Die gesperrte Originaldatei wird mit der Arbeitskopie überschrieben. #9

10 Ein-/Auschecken per Weboberfläche mit Versionierung Im Gegensatz zu dem vorherigen Beispiel, wird der Ordner Draft als Versionierbar deklariert. Dies bedeutet, dass alle Dokumente im Ordner Draft automatisch von Alfresco* versioniert werden. Der Ordner Draft mit der Datei BeDynamic.doc in der Browseransicht. Das Auschecken erfolgt über Schaltfläche Auschecken. Analog zum vorherigen Beispiel wird die Arbeitskopie erstellt. Das Symbol verrät, dass die Originaldatei gesperrt ist. Das Einchecken der Arbeitskopie nachdem Änderungen vorgenommen wurden. In der Weboberfläche bietet Alfresco* die Möglichkeit Versionsnotizen gemeinsam mit der Datei abzuspeichern. Mit dem Setzen des Häkchens Kleine Änderung wird festgelegt, ob ein Minor Change (z.b ) oder ein Major Change (z.b ) durchgeführt wurde. #10

11 Anlog zum vorherigen Beispiel wird die Originaldatei mit der Arbeitskopie überschrieben, das Locking der Originaldatei wird aufgehoben. Ausführen der Detailansicht Detailansicht der Datei BeDynamic.doc Unter Eigenschaften kann man erkennen wer die Datei wann erstellt hat, und wann sie zuletzt, von wem, geändert wurde. Unter Versionsverlauf wird die Versionshistorie ausführlich dargestellt #11

12 Records Management Revisionssichere Archivierung Der Begriff Records Management kann am besten mit den Begriffen Aktenführung oder Schriftgutverwaltung übersetzt werden. Es bezeichnet die systematische Aufzeichnung von Geschäftsprozessen und ergebnissen. Betroffen sind davon sowohl die physischen als auch die elektronischen Geschäftsunterlagen. Physikalische Dokumente z.b. Rechnung, Auftrag,... mittels Alfresco kompatiblen Scannerlösung (Kofax, ecopy,...) Alfresco Aktenplan Ordner 1 Ordner 2 Elektronische Dokumente... z.b. , Collaboration Tool, Wiki, Forum,... Die Norm DoD des US-Verteidigungsministeriums nimmt im Bereich des Records Management die Stellung eines De-facto Standards ein. Alfresco* unterstützt bereits die Anforderungen dieses Standards. Records Management Systeme müssen unter anderem folgende Anforderungen erfüllen: Aktenpläne Mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung für das Bilden und Kennzeichnen von Akten und das Zuordnen von Schriftstücken. Graphische Visualisierung der Ordnerstrukturen Audit-Trail Änderungen an den Records müssen entweder ausgeschlossen, kontrolliert oder nachvollziehbar gestaltet werden. Aufbewahrungsfristen Vernichtungsregeln Sicherheit Volltextsuche Zukunftssichere Dateispeicherung per ODF Virtual File System Das Dokumenten Format ODF (Open Document Format) bezeichnet ein XML-basiertes Austauschformat für Dateien aus Office Programmen, wie z.b. Text, Tabellen, Charts und Grafikdateien. ODF wurde von der unabhängigen Organisation OASIS spezifiziert, und wird bereits von den meisten Office Programmen unterstützt. Es eignet sich daher sehr gut als herstellerunabhängiges Langzeit- Archivierungsformat für Office Dateien. Mit Hilfe des ODF Virtual File System kann erreicht werden, dass die proprietären Dateien automatisch zusätzlich zur Originaldatei zu Archivierungszwecken in das ODF Format umgewandelt werden. #12

13 Unser Angebot Wir bieten folgende Services rund um Alfresco* an: Beratung Konzeption Installation Anpassung Erweiterung Schulung Kontakt Wenn Sie Fragen haben, scheuen Sie sich nicht mit uns Kontakt aufzunehmen. BeDynamic e.k. Dipl.-Ing. (FH) Tobias Maslak Grasslbau Frauenau web: phon: 09926/ mobil: 0171/ fax: 09926/ #13

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