Modernes Informationsmanagement. Heute im Focus: Das Management von Dokumentinformationen Vorstellung WebCast am

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1 Modernes Informationsmanagement Heute im Focus: Das Management von Dokumentinformationen Vorstellung WebCast am

2 AGENDA 01 Kurzvorstellung der PROFI AG 02 Anforderungen & Erwartungen an Enterprise Content Management 03 Der Wert der Information (über die Aufbewahrungszeit) 04 Quellen und Gewinnen von Informationen 05 Information Lifecycle Governance 06 Zusammenfassung und Diskussion

3 KURZVORSTELLUNG PROFI AG

4 Unsere Lösungen für Ihren Erfolg 1984 Gründung PROFI Engineering Systems

5 Immer in Ihrer Nähe 342 PROFIs in 14 Geschäftsstellen Berlin, Bochum, Bremen, Chemnitz, Darmstadt, Hamburg, Hannover, Karlsruhe, Köln, Mannheim, München, Nürnberg, Stuttgart, Villingen- Schwenningen, Weiden Das PROFI-Team 130 PROFI Systemingenieure 22 PROFI Consultants 11 PROFI SAP Consultants 127 PROFI Vertriebsmitarbeiter 22 PROFI Office 30 Auszubildende/Studenten

6 ANFORDERUNGEN UND ERWARTUNGEN

7 Warum über Archivierung und Content Management nachdenken?

8 Modular aufgebaute Geschäftslösung mit unterschiedlichen Eintrittspunkten Content at Rest = Cost,.. Content in Motion = Value

9 DER WERT DER INFORMATION

10 das Informationsproblem Der Wert der Information sinkt über die Zeit, Kosten und Risiken nicht Das Informationsvolumen verdoppelt sich in den meisten Firmen innerhalb von Monaten Die ediscovery Kosten von 1 GB belaufen sich auf etwa 15,000 1PB Datenspeicher für Applikationen kostet pro Jahr 2-8 Mill

11 Verwaltung und Wert der Information: Information Lifecycle Governance Herausforderung: Wirtschaftlichkeit der Informationsflut verbessern, um: Content effizient aufbewahren und archivieren Anforderungen für elektronische Beweissicherung (ediscovery) gezielt umsetzen Daten effizienter managen Datenqualität verbessern Gezieltes Vernichten von Informationen Kosten reduzieren Risiko reduzieren

12 QUELLEN UND GEWINNEN VON INFORMATIONEN

13 Vermeiden von Insellösungen, Anbinden der Quellen

14 Gewinnen der Objekte und Gewinnen der Meta-Information am Beispiel Scannen (Capturing) Schritte bei der (automatisierten) Papiereingangsbearbeitung Vorverarbeitung Scan- Erfassung Erkennung / Extraktion Freiform-, Festformerkennung, OCR, ICR, Barcodeerkennung Rollenscanner, Meist händische Arbeit MFP; der Vorsortierung; Werbung, Vorstandsinfo, Zeitungen, Klammern Wo? Posteingang; Fachbereich (FI, ); Klassifizierung Anreicherung Validierung /Qualitätskontrolle Formataufbereitungen Einordnung in Dokumentklassen (Rechnungen m/o Best., Reklamationen, Aufträge,..) Übergabe / Release

15 Gewinnen der Objekte und Gewinnen der Meta-Information am Beispiel Scannen (Capturing) Erkennungslevel, Ergänzung Schritte bei der der (automatisierten) Papiereingangsbearbeitung Übergabe der OCR-Mehrfach, Werte (metadaten) Korrekturen, aus Tabellen, Sichtprüfungen WebServices,.. Vorverarbeitung Scan- Erfassung Klassifizierung Erkennung / Extraktion Objekte und der Metadaten an das Archivbackend/und oder Fachanwendung Anreicherung Validierung /Qualitätskontrolle Formataufbereitungen Übergabe / Release Wandlungen des Ausgangsformates Bsp TIF nach PDF, Extrakte nach XML,

16 Screenshots einiger Lösungselemente (Bilder sagen mehr ) Kofax Capture 10 NEU: Browserbasierter Betrieb Verwenden Sie Kofax Capture-Komponenten und - Module über einen Webbrowser. Sprachpakete Fügen Sie eine andere Sprache zu Ihrer Basisinstallation hinzu. Sprachpakete sind nun von der eigentlichen Anwendung getrennt. Mehrere Sprachen auf demselben System Die auf dem Server installierten Sprachpakete stehen den Benutzern entsprechend ihrem jeweiligen Gebietsschema direkt zur Verfügung. Stapelfilter Stapel lassen sich während der Verarbeitung einfach und schnell durchsuchen und filtern. Kontrolle und Transparenz der einzelnen Erfassungsschritte werden dadurch verbessert. Verbesserter Workflow für Stapel Stapel können nach Klassifizierungsergebnissen geteilt werden. So können Dokumente spezifisch zu Prozessen, Benutzern oder Abläufen weitergeleitet werden

17 Screenshots einiger Lösungselemente (Bilder sagen mehr ) IBM Datacap Taskmaster IBM Datacap Taskmaster Capture extrahiert Informationen aus Dokumentimages zur Nutzung im Rahmen von Enterprise Content Management-() und anderen Systemen. Diese Software fungiert als universelles Erfassungsportal. Anpassbare, erweiterbare und regelbasierte Erfassung Ihre Mitarbeiter brauchen nur minimales Knowhow/Training für eine hochwertige Dokumenterfassung. Erstklassige Erfassung Sie profitieren von Unterstützung für mehrere Erkennungsengines, die alle regelbasiert konfigurierbar sind. Steuer- und Messfunktionen Die Administratoren können mithilfe von Tools und Managementberichten sicherstellen, dass Systeme, Stationen und Bediener mit höchster Effizienz arbeiten. Scannen und Verifizieren über einen Browser Sie erhalten eine integrierte Lösung für das ferne Scannen oder die Verifizierung über das Internet mithilfe eines Browsers. Erfassung unstrukturierter Dokumente Die Software nutzt eine umfassende Strategie zum Auffinden von Daten in unstrukturierten Dokumenten

18 Screenshots einiger Lösungselemente (Bilder sagen mehr ) IBM Content Classification Das Classification Module automatisiert mithilfe einer Volltextanalyse von Dokumenten und s die Organisation unstrukturierter Inhalte Die hochwertige Inhaltsklassifikation beschleunigt die Amortisierung Ihrer Investitionen in das Enterprise-Content- Management, etwa durch Archivierung von Inhalten oder elektronisches Aktenmanagement. Vorteile Die Endbenutzer sind von manuellen Kategorisierungsaufgaben befreit Filtert s und Dokumente mit begrenztem geschäftlichem Nutzen aus Ihrem Archiv Organisiert Ihre Inhalte mittels einer konsistenten, zuverlässigen und überprüfbaren Logik Lernt rasch selbstständig anhand von Beispielen die Generierung von Richtlinien Berücksichtigt in Echtzeit die Rückmeldungen der Benutzer, um sich an Änderungen der Richtlinien und Kategorien anzupassen Automatisiert Klassifikationen mit hoher Präzision durch Kombination mehrerer Klassifikationsverfahren, von Schlüsselwortregeln über Musterextraktion bis zu äußerst präzisen kontextbasierten Ansätzen anhand von Beispielen

19 INFORMATION LIFECYCLE GOVERNANCE

20 Information Lifecycle Governance Um was geht es hier? Herausforderung: Wirtschaftlichkeit der Informationsflut verbessern, um: Content effizient aufbewahren und archivieren Anforderungen für elektronische Beweissicherung (ediscovery) gezielt umsetzen Daten effizienter managen Datenqualität verbessern Gezieltes Vernichten von Informationen Kosten reduzieren Risiko reduzieren

21 Information Lifecycle Governance Nicht nur das rechtzeitige Löschen von Informationen ist gemeint, wie es dieses Beispiel Deutsche Bank (FAZ , S. 23) zeigt : Discovery: Hohe Strafe, weil s nicht in vorgeschriebener Zeit gefunden werden konnten... die Deutsche Bank, die lange große Teile der von der Börsenaufsicht angeforderten Korrespondenz Ihrer Mitarbeiter nicht finden konnte und deshalb... 87,5 Millionen Dollar... zahlen muss

22 Information Lifecycle Governance Ein Produkt als Beispiel. IBM ediscovery Mailboxübergreifende Suche für Compliance Officer (speziell berechtigte Person) Normalerweise geringe Benutzeranzahl, umfangreiche Trefferlisten Spezialisierte, leicht zu bedienende Funktionen zum Aufspüren vom s Komplette Suche über Mails und Anhänge Hold auf Ergebnisliste Export in lokales Datenarchiv Analyse mit dem ediscovery Analyzer

23 Information Lifecycle Governance Ein Produkt als Beispiel. Hier der IBM ediscovery Analyzer Analyse der Mails Threaderkennung Häufigkeitsanalyse Kommunikationskreise Zoom-In / Slice&Dice Navigation Konzepterkennung Phrasen Personen Orte Firmen Subjekte Suche nach Domänen, etc

24 ZUSAMMENFASSUNG

25 Zusammenfassung Ziehen Sie den Nutzen aus den aufbewahrten Inhalten. Denken Sie bereits bei der Entstehung der Information über deren Verwaltung. Nutzen Sie automatische Prozesse zur Gewinnung von Dokumentinformationen. Hohes Risiko bei hohen Datenbeständen: Aufbewahren alleine reicht nicht. Wir haben die richtigen Tools im Portfolio, um Informationen auszuwerten. Und das geht alles mit IBM- (und Partner-) Softwarebausteinen und mit Dienstleistungen der PROFI AG!

26 VIELEN DANK! Robert Raß Leiter Software Beratung Tel.:

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