Möglichkeiten der Softwarebewertung für Content Management Systeme

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1 Möglichkeiten der Softwarebewertung für Content Management Systeme Thomas Frank, Sandra Atanasovski Fachhochschule Augsburg Studiengang Wirtschaftsinformatik 7. Juli 2005 Kurzfassung: Das Thema "Möglichkeiten der Softwarebewertung für Content Management Systeme" beschreibt ein allgemeines, unternehmensübergreifendes Modell, um Content Management Systeme zu evaluieren. Die dafür erforderlichen Kriterien stehen im Mittelpunkt der Softwareauswahl. Durch die Nutzung des Tailoring-Prinzips kann dieses Modell allgemein eingesetzt werden und ist nicht nur für spezielle Evaluationen gültig. Neben funktionalen Aspekten werden auch integrative, applikationstechnische, strategische und finanzielle Aspekte der Softwarenauswahl von Content Management Systemen betrachtet. Kategorien: Allgemein Schlüsselwörter: Content Management, Softwarebewertung, Kriterien, Tailoring

2 1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit Mit dem Thema Möglichkeiten der Softwarebewertung für Content Management Systeme soll gezielt auf die Probleme eingegangen werden, die sich dem Entscheidungsträger bei der Auswahl des richtigen Content Management Systems stellen. Dabei soll ein Ansatz verfolgt werden, der nicht nur Alternativen vergleichen, sondern auch für die Neuanschaffung von Content Management Systemen (im Folgenden auch kurz CMS genannt) in der betrieblichen Praxis herangezogen werden kann. Die in der Literatur zu findenden Ansätze zur Softwareauswahl sind aufgrund der hohen Spezialisierung von CMS nur bedingt einsetzbar, da an den Auswahlprozess andere Forderungen gestellt werden, als dies bei gängiger Standardsoftware der Fall ist. Bedenkt man, dass neben finanzieller Mittel für die Softwarebeschaffung auch alle für das Unternehmen geltenden IT-spezifischen Rahmenbedingungen eingehalten werden müssen und ein entsprechender Roll-Out der Software mit Zeit und Kosten verbunden ist, sollte bereits im Vorfeld sichergestellt werden, dass die gewählte Content Management Software die geforderten Funktionalitäts- und Qualitätsstandards unter vernünftigen, wirtschaftlichen Gesichtspunkten erfüllt. Die Berücksichtigung entsprechender Anforderungen sowie die Erarbeitung der für eine Auswahlentscheidung wichtigsten Kriterien sind Gegenstand dieser Arbeit. 2 Softwareauswahlmodelle in der Literatur Die Möglichkeiten einen Softwareauswahlprozess zu gestalten sind stark von den Ansprüchen des Auswahlproblems abhängig. So beziehen sich manche der dargestellten Ansätze gezielt auf eine bestimmte Softwareart (wie beispielsweise PPS-Systeme), während andere Autoren allgemeine Lösungsansätze bieten. Neben dieser Domänenbezogenheit können die Ansätze der Softwareauswahl nach [Oli02a, Seite 133] beispielsweise auch nach allgemeinen oder detaillierten Prozessbeschreibungen klassifiziert werden. Als Grundlage dieser Arbeit wird die folgende Möglichkeit des Softwareauswahlprozesses in sieben Phasen dargestellt, wie sie auch in der betrieblichen Praxis häufig angewendet wird [Sch91, Seite 287] : Aufgabenanalyse und Entwicklung eines Informationsverarbeitungskonzeptes Formulierung eines detaillierten Anforderungskataloges in Form eines Pflichtenheftes Analyse des Softwaremarktes in Hinblick auf Software, die für den Einsatz als geeignet erscheint Aufstellung eines detaillierten Pflichtenheftes für den Softwarelieferanten bzw. zur Auswahl der am besten geeigneten Software Analyse und Bewertung der angebotenen Software und Entscheidung Prüfung der gewählten Standardsoftware anhand echter betrieblicher Daten und unter Berücksichtigung von Sonderfällen Korrekturen und Anpassungen sind möglich Endgültige Einführung Im Mittelpunkt dieser Prozesse steht dabei das Pflichtenheft, in dem alle relevanten Anforderungen an die Software beschrieben werden. Das Pflichtenheft ist auch Grundlage für die spätere Vertragsgestaltung. 3 Auswahlprozess und Tailoring Von besonderer Bedeutung ist in dieser Arbeit eine Kriterienerstellung, die unternehmensübergreifend alle zur Entscheidungsfindung wichtigen Bereiche abdeckt. Die Kriterien bilden damit

3 den Kern der Softwareevaluation. Um einen Auswahlprozess möglichst flexibel auf eine möglichst große Anzahl an CMS-Auswahlentscheidungen anwenden zu können, wird das Prinzip des Tailorings (im Sinne von zurecht schneidern) kurz dargestellt, wie es im Rahmen eines Softwareauswahlprozess für CAE-Systeme (spezielle Systeme zur Simulation in der Fahrzeugentwicklung) für die BMW Group entwickelt wurde. Die flexible Gestaltung des Auswahlprozesses liegt in der Möglichkeit, aus einer Menge an grundsätzlich für eine Evaluation relevanten Kriterien diejenigen auszuwählen, die für das jeweilige Auswahlprojekt zutreffend sind. Die Liste der Kriterien wird damit für jede Softwareevaluation individuell zurecht geschneidert. Zwar ist das Pflichtenheft und die damit verbundene Anforderungserstellung an die Software weiterhin von großer Bedeutung, die eigentliche Auswahlentscheidung ist aber von den gewählten Kriterien abhängig. Die Kriterien können dabei auch innerhalb anderer Kriterienbereiche (auch mehrfach) angewendet werden. Dies ist situativ von den Anforderungen an die Software abhängig. Da in dieser Arbeit eher die schematische Darstellung dieser Evaluationsmethode im Fordergrund steht, wird kein Anspruch auf Vollständigkeit für den erstellten Kriterienkatalog gestellt. Vielmehr soll hierbei aufgezeigt werden, wie ein Evaluationsprozess in Verbindung mit dem Tailoring durchgeführt werden kann. 4 Kritik an den bestehenden Auswahlprozessen Die in der Literatur zu findenden Ansätze zum Thema Softwareauswahl berücksichtigen meist nur den funktionalen Aspekt der Softwareauswahl. Da Content Management Systeme jedoch meist von größeren Institutionen benötigt werden, müssen bei der Auswahl auch andere relevante Geschäftsfelder mit beachtet werden. Da dies in der Literatur oft vernachlässigt wird, soll bei dieser Arbeit auch auf andere Bereiche neben den funktionalen eingegangen werden. Die Erarbeitung der Kriterien für diese Arbeit kann grundsätzlich entweder über Literaturrecherche oder über eine Datenerhebung erfolgen. Befragt man Nutzer nach den für eine Evaluation geeigneten Anforderungen, erhält man meist mangels Vorstellungskraft, Wissen oder Motivation nur Anforderungen, die bereits existierende Produkte aufweisen und einen eher willkürlich zusammengestellten Katalog an mehr oder weniger brauchbaren Kriterien. Da die Qualität einer solchen Datenerhebung in erster Linie von der individuellen Sicht der befragten Teilnehmer abhängig ist, ist eine sinnvolle Kriterienermittlung aus unserer Sicht in diesem Kontext nur über eine Literaturrecherche möglich. Dabei werden bereits von anderen Autoren durchgeführte Datenerhebungen miteinbezogen. 5 Allgemeine Kriterienstruktur Wie bereits beschrieben sind für eine Softwareauswahl mehrere Bereiche nötig, für die Kriterien zu erarbeiten sind. Die einer Bewertung und Auswahl von Content Management Systemen zugrunde liegende Kriterienliste wird daher von uns in die folgenden fünf Bereiche gegliedert: Funktionale Anforderungen an die Software Integrative Aspekte im IT-Umfeld des Anwenders Applikationsspezifische Aspekte im IT-Umfeld des Anwenders Strategische Aspekte Finanzielle Aspekte beim Erwerb der Software

4 6 K.O.-Kriterien Im Rahmen des Evaluationsprozesses nach diesem Modell ist es unerlässlich, für alle zur Verfügung stehenden Alternativen eine Vorauswahl mittels sogenannter Knock-Out (kurz : K.O.)-Kriterien durchzuführen [Sta02, Seite 305f.]. Damit wird die Liste der weiter zu evaluierenden Softwarealternativen auf eine Menge reduziert, die alle unbedingt notwendigen Anforderungen erfüllen. Gerade im Hinblick auf eine Unternehmensgesamtsicht, die mit diesem Auswahlmodell erreicht werden soll, müssen nicht nur für den funktionalen Teil K.O.-Kriterien aufgestellt werden. Auch in den verbleibenden Bereichen müssen unserer Ansicht nach diese Muss-Kriterien zur Vorauswahl angesetzt werden. Verstößt eine Softwarealternative in einem der K.O.-Kriterien gegen das Anforderungskonzept (unabhängig davon, um welchen Kriterienbereich es sich handelt), ist sie bedingungslos von der weiteren Evaluation ausgeschlossen. Die Definition der K.O.-Kriterien richtet sich stark an die Rahmenbedingungen des Entscheidungsträgers und an die Anforderungen, die an die Software gestellt werden. 7 Funktionale Aspekte Gerade im funktionalen Bereich sind die anwendbaren Kriterien sehr vielfältig. Das bloße Zusammentragen brauchbarer Kriterien würde den Rahmen dieser Arbeit sprengen, und würde auch dem Tailoringprinzip nicht gerecht werden. Zwar müssen als Ausgangslage Kriterien für prinzipiell unterschiedlichste Evaluationen vorhanden sein, allerding müssen diese auch in diesem anfänglichen Schritt anhand konkreter Anforderungen erstellt werden. Ansonsten besteht die Gefahr, eine Vielzahl von unbrauchbaren Kriterien anstatt einiger wirklich wichtiger Kriterien als Ausgangslage zu Nutzen und damit keine brauchbaren Evaluationen durchführen zu können. Im Folgenden werden für den funktionalen Bereich Kriterien untersucht, die für eine CMS-Softwareevaluation prinzipiell von Bedeutung sind. Hinweise auf Möglichkeiten zur Bewertung sind in diesem Zusammenhang nur sehr allgemein möglich, da diese von der konkreten Bewertungsmethode abhängig sind, mit der aus den untersuchten Kriterien dann ein Entscheidungswert ermittelt wird (die Bewertung der Kriterien erfolgt beispielsweise bei der klassischen Nutzwertanalyse anders als bei einem rein ordinal vergleichenden Rangfolgeverfahren). Um der hohen Komplexität bei der Bewertung der funktionalen Kriterien gerecht zu werden, wird die Vielzahl an Kriterien in diesem Bereich auf drei Ebenen gegliedert. Dadurch wird eine Evaluation übersichtlicher und das Ergebnis genauer. Auf der ersten Ebene der Kriteriengliederung im Kriterienbereich Funktionalität befinden sich die allgemeinen funktionalen Kriterien. Sie sind nicht unbedingt zwingend nur auf die Bewertung von CMS anwendbar, sondern prinzipiell auch für andere Softwarebewertungen einsetzbar. Die zweite Ebene beinhaltet Kriterien, die speziell den Funktionsumfang von Content Management Systemen bewertbar machen. Diese Kriterien werden dem hohen Spezialisierungsgrad der Content Management Systeme gerecht. Die dritte Ebene differenziert die Kriterien nochmals nach der systemspezifischen Art der Content Management Systeme und geht dabei detailliert auf die verschiedenen Bewertungsaspekte der unterschiedlichen Systemtypen ein. Eine Liste von 133 Kriterien für die Auswahl von CMS wurde bereits von der Firma Step Two erarbeitet [Ste05]. Dabei wurden die Kriterien gegliedert nach: content creation content management publishing

5 presentation Da in diesem Kapitel wie bereits beschrieben nur exemplarisch auf die einzelnen Aspekte eingegangen werden soll um die Besonderheit dieser Systeme aufzuzeigen, werden die unserer Meinung nach wichtigsten Beurteilungseigenschaften hier aufgeführt. Diese können prinzipiell auch als Kriterien für eine CMS-Evaluation an der Fachhochschule Augsburg verstanden werden. 7.1 Allgemeine Funktionalitäten Zu den allgemeinen Funktionalitäten können beispielsweise die nach ISO 8402 [DIN95] dargestellten Kriterien genannt werden. Bei einer Datenerhebung von insgesamt 110 CMS-Anbietern wurde die Benutzerfreundlichkeit des CM-Systems als ein wichtiges allgemeines Kriterium genannt [Flo03, Seite 203]. Die allgemeinen Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit stehen oft im engen Zusammenhang mit der Anwenderakzeptanz. Je nach Unternehmensorganisation sind diese entsprechend zu berücksichtigen. Da der Fokus auf der Besonderheit von Content Management Systemen liegt, sollen hierbei keine weiteren allgemeine Funktionalitäten beschrieben werden. 7.2 CMS-Funktionalitäten Im Bereich der CMS-Funktionalitäten wird im Folgenden eine Auswahl der wichtigsten Merkmale von Content Management Systemen beschrieben und aufgezeigt, warum diese Merkmale von besonderer Bedeutung sind. Sicherheit Vor allem in der industriellen Anwendung spielt die Verwaltung von z.t. sensiblen Content eine wichtige Rolle. Unter dem Oberbegriff Sicherheit können im Folgenden alle Kriterien verstanden werden, die vor unbefugtem Zugriff schützen und die für die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit des Systems sorgen und die Datenintegrität sicherstellen. Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Rechteverwaltung Der Schutz von unbefugtem Zugriff richtet sich im Detail an die Sicherheitsanforderungen des Anwenders. Generell sollte ein Content Management System Authentizitätsmechanismen unterstützen. Zu untersuchen sind hierbei die Möglichkeiten der Anbindung an eine bereits bestehende Benutzerverwaltung (z.b. durch das Betriebssystem) oder die Möglichkeit, eine eigene, rollenbasierte Benutzerverwaltung aufzubauen. Die grundlegendsten Rechtefunktionen, die ein Anbieter zur Verfügung stellen kann, ist die Nutzung der Zugriffsrechte des Betriebssystems. Allerdings wird spätestens unter Windows die Nutzung dieser Rechte vollkommen unzureichend. Außerdem fehlen Möglichkeiten, den Zugriff auf einzelne Bereiche einer Datei zu beschränken [Jör02, Seite 43]. Um ausreichende Datensicherheit in Content Management Systemen zu erreichen, sollten die Anwendungen neben der Möglichkeit, Daten zu verschlüsseln (vor allem bei externen Datenbanken), Rollenkonzepte unterstützen. Die Verwendung von Benutzerrollen ermöglicht es, unterschiedliche Rechte auszuüben. So können unterschiedliche Abteilungen/Gruppen Content einpflegen, während das Zugriffsrecht für andere Benutzer individuell geregelt werden kann. Die definierten Rollen sollten auf möglichst unterschiedliche Objekte anwendbar sein. Grundsätzlich kann die Sicherheit des System unter diesem Gesichtspunkt um so stärker erhöht werden, je besser die Möglichkeit der objektspezifischen Rechtevergabe und der Grad der Anpassbarkeit im System ausgeprägt ist.

6 Um die Datenbasis selbst sicher gegen unbefugten Zugriff zu schützen, müssen Verschlüsselungsmechanismen zur Verfügung stehen. Zum einen muss die Möglichkeit gegeben sein, die Daten selbst zu Verschlüsseln, zum Anderen müssen die Datenübertragungswege sicher gehalten werden. Als Beispiel ist hierbei die Möglichkeit einer sicheren Verbindung über SSL zu nennen. Datenspeicherung Im Bereich der Datenspeicherung spielt die Performance neben der erforderlichen Kapazität eine wichtige Rolle. Die zu evaluierenden Systeme sind darauf zu prüfen, ob und in wie weit Kompressionsmethoden zur Verfügung stehen. Die durch Kompression eingesparte Kapazität und eine damit verbundene finanzielle Einsparung muss in einem wirtschaftlichen Verhältnis zu den damit in Kauf genommenen Performanceeinbußen stehen. Das Zusammenspiel von Performance und Kapazität durch Kompression ist neben den Gegebenheiten des evaluierten Systems auch stark von den Randbedingungen (Netzauslastung) abhängig. Abhängig von der Größe des zu etablierenden Systems kann nach [Jör02, Seite 45] unterschieden werden, ob es sich bei der Datenbank um proprietäre Flatfile -Systeme oder um größere Systeme mit professionellen Datenbanken handelt. Im ersten Fall werden die Daten einfach in das Dateisystem gespeichert und dabei so strukturiert, dass nur das jeweilige CMS auf die abgelegten Daten zurückgreifen kann. Größere Systeme verwenden meist Datenbanken wie beispielsweise Oracle oder Microsoft SQL- Server. Diese Systeme sind sehr gut skalierbar und speichern auch riesige Datenmengen zuverlässig und performant [Jör02, Seite 45]. Zudem ist die Sicherung bei diesen Datenbanksystemen nach [Flo03, Seite 45] sehr zuverlässig und erprobt. Generell sollte also bei der Evaluation eines CMS untersucht werden, ob das System eine eigene, möglicherweise nicht standardisierte Datenbank verwendet, deren Pflege, Weiterentwicklung und Erprobtheit nicht nachvollziehbar ist, oder ob professionelle Datenbanken eingesetzt werden, die einen gewissen Standard in diesen Punkten setzen. Suchmaschine / Suchfunktion Da das Wiederfinden des abgelegten Contents eine Kernaufgabe von Content Management Systemen ist, muss die Suchfunktion besonders genau untersucht werden. Grundfunktionalitäten wie Verknüpfung von mehreren Suchattributen durch boolesche Verknüpfungen müssen vorhanden sein. Weiterhin sollte die Möglichkeit gegeben sein, nach unterschiedlichen Contentarten zu suchen, also beispielsweise auch nach Bildern oder Videos. Erweitert werden kann diese Funktionalität (...) dahingehend, dass nicht nur Textdokumente sondern auch andere Formate wie PDF und Office-Dokumente volltextindiziert werden [Jör02, Seite 46]. Für große Datenbestände schlagen [Jör02, Seite 46] Funktionen zum Information Retrieval und Data Mining vor, um die Suche bei Bedarf auf phonetisch ähnliche Begriffe zu erweitern. Außerdem kann in diesem Zusammenhang die Suche auch nach sachlich verwandten Begriffen erweitert werden. So wird bei der Suche von Auto auch PKW, Kleinwagen und Limousine gefunden [Jör02, Seite 46]. Neben diesen Kriterien, die je nach Anforderungen an die Größe der Contentbestände relevant werden, sollten Suchmaschinen immer auf Performance und Zuverlässigkeit hin untersucht werden. Vor allem die Qualität, mit der eine Suchmaschine arbeitet, ist ein wichtiges Kriterium. 7.3 CMS-systemspezifische Aspekte In diesem Abschnitt soll kurz auf die systemspezifischen Eigenheiten von Content Management Systemen eingegangen werden. Eine genaue Betrachtung der unterschiedlichen Kriterien dieser

7 Systemtypen wurde bereits von [Flo03] vorgenommen und soll daher nicht Gegenstand dieser Arbeit sein. Vielmehr sollen hierbei die Hauptaspekte der unterschiedlichen Systemtypen genannt und damit Hinweise gegeben werden, welche Schwerpunkte unserer Meinung nach bei der funktionalen Betrachtung beachtet werden müssen. Diese wirken sich damit auch auf den Tailoringprozess aus. Zudem trägt diese Klassifizierung unabhängig von der späteren Bewertungsmethode dazu bei, die Kriterien je nach Art des Content Management Systemtyps stärker oder schwächer zu priorisieren. Online-Redaktionssysteme Zu den Kerneigenschaften von Online-Redaktionssystemen zählen nach [Flo03, Seite 213ff] die...unterstützung redaktioneller Prozesse bei der Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von Websites. Bei Redaktionssystemen steht zum einen der redaktionelle Workflow und der damit zusammenhängende Content Life-Cycle im Vordergrund. Zum anderen spielt die dezentrale Pflege von Inhalten, Navigation und Layout ohne technische (z.b. HTML) Kenntnisse mit Hilfe von Volltext-Editoren im Webbrowser eine wichtige Rolle. Besonders von Bedeutung sind dabei die Punkte Content Creation, Storing- and developing, Publishing and presentation und das Workflowmanagement. Web Content Management Systeme Web Content Management Systeme umfassen (...) die Funktionen und Fähigkeiten von Online-Redaktionssystemen, sind jedoch aus Sicht des Workflows und der Usability nicht so stark auf den Redaktionsprozess hin ausgerichtet. Darüber hinaus bieten Web Content Management Systemen die Möglichkeit, (...) E-Commerce mit Bezahlfunktionen zu integrieren [Flo03, Seite 269]. In diesem Bereich sind Aspekte wie das Einbinden von externem Webcontent (beispielsweise aktuelle Börsenkurse) und die Möglichkeiten zur Erstellung eines Onlineshops von Bedeutung [Flo03, Seite 270f. ]. Enterprise Content Management System Die Association for Information and Image Management beschreibt das Enterprise Content Management wie folgt : The technologies used to capture, manage, store, preserve and deliver information to support business processes [Ass05]. ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein [Net05]. Anhand dieser Definition wird deutlich, dass bei der Wahl des richtigen ECMS alle für das Unternehmen relevanten Geschäftsprozesse bedacht werden müssen. Die Evaluation ist hierbei stark von den genauen Anforderungen des Unternehmens abhängig. Erwähnt werden sollen daher in diesem Zusammenhang Anwendungsschwerpunkte von ECMS nach [Flo03, Seite 317f]: Portal- und Communitybuilding Browserbasierte Oberfläche zum Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen Bereichen und zur Ablösung von Host- oder Client-Benutzeroberflächen. Data- und Documentwarehousing Applets, Middleware und Metadatenbanken zur Zusammenführung und Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen im Unternehmen Enterprise Workflowmanagement prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung von Informationen

8 Cross Media Lösungen Da in Cross Media Lösungen Content unterschiedlicher Art verwaltet wird, sind hierbei allgemeine Funktionalitäten wie z.b. das Verhalten der Suchmaschine oder die Datenhaltung genauer zu untersuchen und die Möglichkeiten zum Umgang unterschiedlicher Datenarten zu beurteilen. Zu bewerten sind hierbei vor allem... die medienneutrale Datenhaltung, die Trennung von Inhalt und Layout zur mehrfachen Verwendung der Daten, medienspezifische Datenhaltung von Multimediadaten und deren Verschlagwortung, sowie die Integration der Cross Media Datenbank in die vorhandene EDV-Landschaft [Flo03, Seite 337]. 8 Integrative Aspekte im IT-Umfeld des Anwenders Dieser Abschnitt der Auswahlprozessbeschreibung richtet sich gezielt auf die Problemstellung, ob die zu evaluierende Softwarealternative unter den gegebenen IT-Rahmenbedingungen in die IT-Bebauung integriert werden kann. In einer Unix-Umgebung kann beispielsweise auch das funktional beste CM-System nicht ablaufen, wenn es nur unter Windows verfügbar ist. Die Integrierbarkeit einer CM-Anwendung in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens kann unserer Ansicht nach durch folgende Kriterienstruktur bewertet werden: Entwickelbarkeit Die Entwickelbarkeit einer Anwendung ist ausschlaggebend für eine zukunftssichere Integration in das Unternehmen. Werden die Geschäftsprozesse verändert, muss die Software durch flexible Anpassungsmöglichkeiten ebenfalls mitveränderbar sein. Dies setzt neben der Fähigkeit, die gekaufte Software umfassend analysieren zu können auch die Eigenschaften voraus, Anpassbar und Testbar zu sein. Systemintegration Bei der Integrierbarkeit stehen vor allem das Backend und die Corporate Services im Fokus. Dies bedeutet, dass sich eine Anwendung in die bereits bestehenden IT-Konzepte einfügen muss. Nach [Ste05] sind automatische Tools zur Konvertierung des Contents und die Plattformunabhängigkeit wichtig. Die Möglichkeit zur Integration von bereits vorhandenen Content, einer bereits bestehenden Workflow Engine und von externen Systemen sind genau so zu beachten wie die Möglichkeit, Content von Drittanbietern zu integrieren [Ste05]. Sicherheit Unter dem Überbegriff Sicherheit wird sowohl die Möglichkeit der Authentifizierung, Vertraulichkeit und die Integrität der gespeicherten Daten verstanden. Dieser Punkt wurde bereits für den funktionalen Bereich beschrieben. Hier ist als Beispiel zu erkennen, dass einzelne Kriterien durchaus in mehreren, unterschiedlichen Bereichen betrachtet werden müssen. 9 Applikationsspezifische Aspekte im IT-Umfeld des Anwenders Unter dem applikationsspezifischen Aspekt sind alle relevanten Vorgänge zu verstehen, die sich mit der Pflege und Wartung einer Software in der betrieblichen Praxis ergeben. In größeren Unternehmen besteht meist eine personenbezogene Trennung zwischen Anwendern und Administratoren der CM-Systeme. Da hierbei für die Pflege der Software ein professioneller Betrieb aufgebaut werden muss, müssen in diesem Zusammenhang auch genauere Kriterien für die Softwareauswahl definiert werden. Die Vorgänge, die von der Seite Applikation-Betrieb durchgeführt werden, können an den nach ITIL [ITI05] standardisierten Vorgängen Incident Management

9 Problem Management Change Management Release Management beschrieben werden. Neben der Einspielung von Patches und Updates muss hierbei auch das Vorhandensein von Hotlines und Ansprechpartner bei Problemen vereinbart werden. [Ste05] definiert außerdem Kriterien, die für unsere Kriterienstruktur in diesem Abschnitt erwähnt werden sollen : Automatische Meldung von Systemfehlern und Problemen (z.b. bei broken links), E-Learning Support und die Verwendung zusätzlicher Module sind genau so zu berücksichtigen, wie das Vorhandensein von Tools, um Benutzerstatistiken zu erstellen, und das System zu monitoren. 9.1 Datenintegrität Neben der sicheren Verfügbarkeit des Content Management Systems muss in diesem Bereich vor allem die Datenintegrität besonders hervorgehoben werden. Genügt es bei Software aus anderen Bereichen, die Verfügbarkeit für den Anwender sicherzustellen, so müssen bei CMS zusätzlich zur Anwendung auch die gespeicherten Daten stets verfügbar und konsistent gehalten werden. Aus Sicht der Applikationsverantwortung sind Content Management Systeme daher nach den Kriterien Zuverlässigkeit Verwendbarkeit Betreibbarkeit Entwickelbarkeit Portierbarkeit hin zu untersuchen. Zur Messung werden Probeinstallationen mit hohen Lasttests unter im realen Einsatz vorhandenen Bedingungen (beispielsweise Userzahl und Netzverfügbarkeit) vorgeschlagen. 9.2 Hosting durch Drittanbieter Alle Aufgaben der Applikation-Betriebsseite können auch durch externe Drittanbieter durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang ist bei der Evaluation unbedingt mit zu prüfen, ob, und in welchem Ausmaß, ein Support durch einen Drittanbieter oder durch den Hersteller selbst vorgenommen werden kann. Auf der einen Seite ermöglicht dies eine Möglichkeit zur exakten Berechung der Applikationspflegekosten und eine Einsparung von internem Personal im Bereich Schulungen für den Applikationsbetrieb. Auf der anderen Seite ist dabei zu prüfen, in wie weit der durchgeführte Support zuverlässig durchgeführt wird, und in wie weit ein Drittanbieter mit den eventuell sensiblen Daten in Kontakt kommen kann und darf. 10 Strategische Aspekte Im Bereich der strategischen Aspekte sollen alle Überlegungen für die Zukunftssicherheit des einzusetzenden CM-Systems vorgenommen werden. Unter Zukunftssicherheit sind dabei aufgrund der schnellen und unsicheren Technologieentwicklungen die IT-Unternehmenszielsetzung und eine kontinuierliche Herstellerqualität zu verstehen. Aus dieser Sicht kann der strategische Bereich auch mit taktischen Überlegungen bezeichnet werden. Der Begriff Strategie soll aber in diesem Zusammenhang die Tragweite dieses Bereichs deutlich zum Ausdruck bringen. Von Bedeutung

10 ist hierbei die Qualifikation des Anbieters der Software. Um diese messbar zu machen, schlagen wir objektive und subjektive Kriterien vor. Unter subjektiven Kriterien kann das Verhalten eines potentiellen Anbieters während der Evaluation verstanden werden, d.h. der professionelle Umgang mit dem Kunden. Objektive Kriterien über die Eignung des Anbieters lassen sich anhand von folgenden Eigenschaften messen: Firmensitz, Rechtsform Anzahl Mitarbeiter Bekanntheitsgrad Image, Kundenanzahl Persönliche Präferenzen Referenzkunden Beteiligung an Messen usw. Die Produktpalette gibt außerdem Aufschluss über die fachliche Qualität des Anbieters. Hierzu zählen vor allem das Auswahlangebot und der Grad der individuelle Entwicklung der Software. Außerdem kann die Qualität eines Anbieters über eventuelle Referenzkundenbesuche [Cas03, Seite 29] eingeschätzt werden. Weiterhin sind im strategischen Bereich unternehmenspolitische Aspekte zu beachten, d.h. Eigenschaften, die für eine zukunfts- und zielorientierte Umsetzung der Unternehmens-IT-Richtlinien von Bedeutung sind. Die zu evaluierenden Alternativen müssen zudem auf technisch aktuellen, zukunftsträchtigen Standards wie XML basieren. Speziell für die Evaluierung des strategischen Aspekts bei CM-Systemen, sind nach [Ste05] folgende Kriterien zu prüfen: Unterstützung von zusätzlichen Arbeitsumgebungen zusätzliche redaktionelle Systeme und Tools (z.b. MS Office Anwendungen) müssen wie XML-basierte Autorensysteme und andere im Unternehmen vorhandene Anwendungen durch geeignete Schnittstellen unterstützen. Keine Voraussetzung von technische Kenntnissen bei der redaktionellen Gestaltung Bei der Erstellung der Seiten müssen weder HTML-Kenntnisse erforderlich sein, noch darf der Anwender auf bestimmte Editoren zur Erzeugung der Seiten angewiesen sein. Offene Standards Die Software sollte sich an offenen Standards orientieren, und keine herstellerabhängigen Komponenten benötigen. In diesem Zusammenhang sind vor allem die Datenspeicherung (Datenbank), das zugrundelegende Betriebssystem, Kommunikationsprotokolle und Import-/Exportfunktionen für andere Datenformate zu nennen. Unterstützung aller gängigen Browser Gängige Browser sollen unterstützt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass Technologien wie Java, JavaScript, VBScript, Flash und andere plug-ins möglichst nicht zum Einsatz kommen, dafür aber gültiges HTML. 11 Finanzielle Aspekte beim Erwerb der Software Die bereits beschriebenen funktionalen, integrativen, applikationstechnischen und strategischen Aspekte können in ihrer Gesamtheit als Produktnutzen für den Anwender verstanden werden. Die finanziellen Aspekte bilden dafür das Gegenstück, um im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen zu können. Bei der Kostenbetrachtung müssen neben den Anschaffungskosten auch alle bisher betrachteten Unternehmensfelder beachtet werden. [Cas03, Seite 33] nennen als typische Kostenpositionen

11 Softwarelizenzen Wartungskosten Schulungen Hardware Implementierungskosten Projektleitung und Administration Vor allem die Betreibung und Wartung einer Content Management Software verursacht weiter laufende Kosten. Neben Kosten für Installation und Roll-out müssen Schulungen für Anwender und eventuelle Datenmigrationen bei der Wahl des richtigen Content Management Systems mit bedacht werden. Gerade die Kosten für Consulting werden zumeist unterschätzt [Oli02b, Seite 279]. Im Bereich Applikation-Betrieb muss für die laufenden Kosten zusätzlich der für den Content erforderliche Speicherbedarf und für Datenbackups kalkuliert werden. Die eigentlichen Lizenzkosten werden meist an unterschiedliche Kriterien geknüpft. Diese sind beispielsweise nach [Oli02b, Seite 279] die Anzahl von CPUs oder Server oder die Anzahl bzw. Nutzung der Websites. Beachtet werden sollte bei einer Evaluation auch die Möglichkeit, alternative Modelle wie Mietoder Leasingsoftware oder auch kostenlose Software aus dem Open Source Bereich zu nutzen. Allerdings muss dabei bedacht werden, in wie weit Betreuung, Weiterentwicklung und Integration in die Unternehmens-IT möglich sind. Vor allem bei Produkten aus dem Open Source Bereich erscheint der finanzielle Aspekt im ersten Augenblick als sehr vorteilhaft. Allerdings verursachen Betreuung, Weiterentwicklung und Integration dabei mehr Kosten, da kein Hersteller mit entsprechender Beratung eingesetzt werden kann und somit externe Partner beteiligt werden müssen. Diese Lösung ist also eher für kleinere Unternehmen mit geringerer Komplexität zu empfehlen. 12 Zusammenfassung Diese Arbeit beschreibt einen allgemeinen, unternehmensübergreifenden Ansatz, um Content Management Systeme im Rahmen eines Tailoring-Prozesses zu evaluieren. Die Kriterien stehen dabei im Mittelpunkt der Evaluation, welche dabei konkret zum Einsatz kommen, ist von den jeweiligen Anforderungen abhängig. Der Nutzen einer Software wird dabei neben funktionalen Aspekten durch integrative, applikationstechnische und strategische Merkmale beschrieben und integriert somit alle für eine Softwareevaluation relevanten Geschäftsfelder. Dem so beschriebenen Gesamtnutzen können die Kosten als separater Teil gegenübergestellt werden. Für alle Kriterienbereiche wurden wichtige Kriterien hervorgehoben und beschrieben. Es wird hierbei nochmals betont, dass bei dieser Kriterienvorstellung kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben wird.

12 Literatur [Ass05] Association for Information and Image Management. The ECM Association. 1. Jul [Cas03] Casten Bange/Patrick Keller. Softwareauswahl - Schnelle und sichere Identifikation anforderungsgerechter Standardsoftware. BusinessVillage, Göttingen, [DIN95] DIN EN ISO Qualitätsmanagement. Beuth Verlag, Berlin, [Flo03] Florian Stahl und Wolfgang Maas (Hrsg.). Content Management Handbuch - Strategien, Theorien und Systeme für erfolgreiches Content Management. NetAcademy Press Verlag, Universität St.Gallen, [ITI05] ITIL survival team. ITIL - The IT Infrastructure Libary. [Jör02] 1. Jul Jörg Dennis Krüger/Matthias Kopp. Web Content Managen - Professioneller Einsatz von Content-Management-Systemen. Markt+Technik Verlag, [Net05] Netzwelt.de - H2 media factory GmbH. Enterprise Content Management. 1. Jul [Oli02a] Oliver Vering. Methodische Softwareauswahl im Handel : Ein Referenz-Vorgehensmodell zur Auswahl standardisierter Warenwirtschaftssysteme. Logos Verlag, Berlin, erste edition, Januar [Oli02b] Oliver Zschau/Dennis Traub/Rik Zahradka. Web Content Management - Websites professionell planen und betreiben. galileo Press GmbH, Bonn, zweite edition, [Sch91] [Sta02] Jochen Schwarze. Einführung in die Wirtschaftsinformatik. Neue Wirtschafts-Briefe, Herne/Berlin, zweite edition, Stahlknecht, Peter/Hasenkamp, Ulrich. Einführung in die Wirtschaftsinformatik. Springer Verlag, Berlin, zehnte edition, [Ste05] Step Two Designs Pty Ltd. Content Management Requirements Toolkit. 2. Jul

13 Erklärung Hiermit erklären wir, dass wir die vorgelegte Arbeit selbstständig verfasst, noch nicht anderweitig für Prüfungszwecke vorgelegt, keine anderen als die angegebenen Quellen oder Hilfsmittel benützt sowie wörtliche und sinngemäße Zitate als solche gekennzeichnet haben. Augsburg, den 7. Juli 2005 Thomas Frank Sandra Atanasovski

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