Evaluation von Content Management Systemen

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1 Evaluation von Content Management Systemen Erfolgsfaktoren und besondere Vorgehensweise bei der Systemauswahl Joachim Frech Oliver Brehm

2 Steinbeis - Stiftung 2 Beratung Oder: Das gute Gefühl, sich auf Spezialisten verlassen zu können Forschung und Entwicklung Oder: Die Sicherheit, mit Erfolgserlebnissen rechnen zu dürfen Gutachten und Expertisen Oder: Die Gewissheit, die richtigen Schritte in die Zukunft zu unternehmen Haus der Wirtschaft in Stuttgart Sitz der Zentrale der Steinbeis-Stiftung Aus- und Weiterbildung Oder: Die Möglichkeit, sich professionelles Fachwissen aus erster Hand zu sichern Netzwerk aus Erfahrungen von weltweit über 500 Transferzentren mit ca Mitarbeitern und vielfältigsten Kernkompetenzen

3 STZ, Eislingen 3 Prof. Dr.-Ing. Joachim Frech Gründer und Leiter des STZio Beratung Projektmanagement Planung Coaching von Dipl.-Ing. (FH) Oliver Brehm Stv. Leiter am Stuttgarter Büro des STZio Auswahlprojekten im CAD- und E-CAE- und PLM-Umfeld System-Einführungen PLM-Kopplungen CAx-Integrationen Softwarelösungen zur Produktivitätssteigerung

4 Web Content Management System? 4 Was ist ein Web Content Management System (WCMS)? Komplexe Software, die der Erstellung, Überwachung, Freigabe, Veröffentlichung und Archivierung von interaktiven Inhalten für Websites dient. Die Einführung eines WCMS ist eine Infrastrukturmaßnahme für modernes Webpublishing in verteilten Umgebungen. Die Verwaltung und Strukturierung des Inhalts (Content) ist die Hauptaufgabe dieser Systeme. Sie unterstützen die Anwender mit automatisierten Workflows bei vielen alltäglichen Aufgaben der Inhaltspflege.

5 Grundsatz und Vorteile 5 Grundsatz bei WCMS Trennung von Inhalten (Content), der in verschiedenen Bausteinen und Formaten (Assets) vorliegt und Formatierung durch Formatvorlagen (Templates). Vorteile Inhaltserstellung wird von Webseitenerstellung unabhängig (verschiedene Qualifikationsprofile der Anwender) Hohe Standardisierung der Seiten mit großer Flexibilität bei Änderungen Kürzere Seitenentwicklung, aktuelle Webinhalte Mehrfache Verwendung des Inhalts denkbar (Multi-Chanel-Publishing) Automatisierbarkeit, Integration in IT-Strukturen Dezentrale Bearbeitung und Pflege möglich Workflows sichern auch komplexe Abläufe Pflegbarkeit der Website (z.b. Link-Kontrolle)

6 Erfolgsfaktoren 6 Erfolgsfaktoren einer Website 1. Planung und Konzeption der Pflege 2. Qualität der Inhalte und des Gesamtsystems 3. Integration mit anderen Systemen Erfolgsfaktoren eines WCMS-Projektes 1. Klare Zieldefinition Inhalte und Zweck (Notwendigkeiten / Wünsche) 2. Angemessenes WCMS 3. Qualifizierte Partner (Projektteam, Software und Agentur) 4. Ausreichende Ressourcen für Aufbau und Pflege 5. Konsequentes Projektmanagment

7 Marktüberblick? 8 Problem: Es gibt einen nur schwer überschaubaren Markt von WCMS-Produkten unterschiedlichster Herkunft und Ausrichtung. Enterprise Content Management 294 Open-Source-Lösungen 57 Agenturlösungen 72 Groupware Lösungen 59 Redaktionssysteme 532 Intranetlösungen 183 ASP-Lösungen 112 Lösung: Detaillierte Bedarfsanalyse und Zieldefinition im Vorfeld, komplexe, mächtige Lösung einfache, günstige noch bevor über Systemdetails und einzelne Funktionen gesprochen wird. Nur so kann eine sinnvolle Grobauswahl durchgeführt werden.

8 WCMS-Markt 9 Problem: WCMS ist ein Kernprodukt der E-Business-Euphorie. Mit dem Platzen der E-Business-Blase steht eine heftige Marktbereinigung bevor, bzw. ist im Gange. Lösung: Kritische Betrachtung der Überlebensfähigkeit eines Systems am Markt Größe des Unternehmens und Gründungsjahr Anzahl Versionen Installationsanzahl und Referenzen Internationale oder nationale Ausrichtung Anwendung und Akzeptanz in Agenturen

9 Umfang der WCMS-Lösung? 10 Pflicht Effiziente Abbildung aktueller Web-Inhalte bei Steigerung der Administrierbarkeit Einfache Mehrsprachenverwaltung Zukunftssichere Systemlösung Kür Umsetzung automatischer Workflows bei der Generierung von Content Umsetzung automatisch generierten Contents (durch Benutzerinteraktion) E-Business Portallösung Chat, Diskussionsforen,... Intranetnutzung

10 Ausgangssituation 11 Systemauswahl wird in Betracht gezogen weil: Der aktuelle Web-Auftritt überarbeitet werden soll Hoher Änderungsaufwand, manuell nicht mehr tragbar Unterschiedliche Anforderungen der Abteilungen an Web-Auftritt gestellt werden. Befüllung durch unterschiedliche Personen durchgeführt werden soll. Content automatisch generiert werden soll. Contentpflege über externe Dienstleister nicht hinreichend reaktionsschnell ist. Lösung: Einsatz eines Content Management Systems mit geeignetem Fokus und ausreichenden Funktionalitäten, verbunden mit dem Wunsch nach Harmonisierung der Informations- und Systemlandschaft. Ziel: Von den Anwendern akzeptiertes System, welches bei hohem Automatisierungsgrad den Anforderungen gerecht wird.

11 Vorgehensweise 12 Systementscheidung und Go der GL Kommunikation Endgültige Systementscheidung Vertrieb, Marketing Zieldefinition Auswahl Vorbereitung Beschaffung Pilotphase Umsetzung und Integration in Systemlandschaft Roll-out Systemwechsel

12 Systempartner Standortkoordination H. M aier Standortkoordination H. Smith Standortkoordination H. Fredette Standortkoordination H. N.N. Standortkoordination H. N.N. Teilprojekt CAD H. M üller/ Stv. H. M aier Thema 1 H. M üller Thema 2 H. M aierl Thema 3 H. Som m mer Thema 4 H. Winter Thema 5 H. Schmied Thema 6 H. Snith Thema 7 H. M üller Ext. Coaching STZio Gesamtproj ektleitung H. M ayer Teilproj ekt PLM * H. N.N. Teilprojekt SAP * H. N.N. *Die Projektorg anisation ist in den Bereichen SAP und PLM derzei wird noch definiert und nach Bedarf su kzessi ve er weitert. t noch nicht bekannt. Sie Systempartner Projektteam 13 Projektleitung möglichst aus Anwenderschaft, ggf. IT Konzeptionell starke und akzeptierte Anwender aus den unterschiedlichen Bereichen Ggf. Vertreter anderer Standorte integrieren Externer Projektcoach Gremien- und Teamstruktur CAD-Projektstruktur Vorstand Bericht AK = Arbeitskreis DL = Dienstleister MET = Methodenentwicklungsteam PP = Pilotprojekt VP = Vorpilotprojekt CAD-Team Führungsgruppe Core-Team SAP-Team Gatewaygremium Projektführungs- Review Bericht Abstimmung gruppe Entscheidung Entscheidung Weitere Gremien, z.b. CC-Runde Projektstatustreffen CAD Abstimmung Projektstatustreffen PDM MET 3 MET 2 MET 1 MET 0 Abstim. Pilotprojektrunde Abstim.... PP 2 PP 1 VP 3 VP 2 DLDLDLDLDL VP 1 Abstim. Information Weitere Verantwortliche Pilotprojektrunde Nicht So! Abstimmung Abstimmung AK 5 AK 4 AK 3 AK 2 AK 1 So!

13 Auswahlphase 14 Einmalige Chance zur Qualifizierung von Mitarbeitern Konsequente Beteiligung der Anwender Kennenlernen anderer Prozesse und Vorgehensweisen Zieldefinition für neues System Projektkultur Verbesserung Zusammenarbeit und abteilungsübergreifender Kommunikation Schaffung realistischer Erwartungshaltung bei Projektteam

14 Auswahlphase 2 15 Bedarfsanalyse (Erst Kommunikation, dann Marketing, Vertrieb und Service Zieldefinition Anpassung KritKat an Zieldefinition Marktrecherche, Kurzdemos Grobauswahl Max. 3 Systeme in die engere Auswahl Anwendungsszenario zur Vorbereitung der Systemlieferanten Benchmarkveranstaltung mit Fokus Vergleichbarkeit der Ergebnisse Entscheidungsvorlage

15 Ergebnis WCMS-Auswahlprojekt 16 Anerkannte Team-Entscheidung für ein System Management trägt Entscheidung mit Grundlagen zur Verfolgung des Projektforschritts und kosten sind gelegt Grobes Zukunftsszenario steht Realistische Erwartungshaltung der Anwender

16 Beschaffungsphase 17 Detaillierung Zieldefinition und Budget-Beschaffung Vertragliche Hürden mit Lieferanten klären Hart verhandeln, aber Motivationsgrenzen nicht überschreiten Gemeinsame Projektplanung mit Externen Beschaffung von Hard- und Software Referenzkundenbesuche

17 Pilotphase 18 Exemplarischer Aufbau von Templates und Strukturen Abwicklung eines pilothaften Anwendungsszenarios Regelmäßige Teamsitzungen Differenzieren zwischen Machbarem und Sinnvollem

18 Anwendungsprozesse 19 Entscheidung! Große oder kleine Lösung

19 Rollout Phase 20 Saubere Roll-out-Planung für Schulung, Bereitstellung von Hard- und Software, sowie Aufbau von Templates und Strukturen Kein Gießkannen- sondern Bereichsprinzip Gestaffelter Roll-out Weitere Standorte analog, leicht zeitversetzt

20 Beispiel: Projektumsetzungsgeschwindigkeit 21 Motivation und Umsetzungsgeschwindigkeit eines Projektteams im Spannungsfeld von Projektdauer und Problemaufkommen Umsetzungs- Geschw. Motivation Auswahl Beschaffung Schulung Roll-out Tal der Tränen nach ersten Problemen 100% Projektdauer

21 Erfolgsfaktoren des Projektes 22 Saubere Projektplanung Konsequente Beteiligung der Anwender und des Managements Offene Kommunikation über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg Motivierte und qualifizierte Projektmitarbeiter Konsequentes Projekt-Controlling

22 Fazit 23 Einführung eines WCSM ist eine große Herausforderung bei noch größerer Chance! Auch bei geringer Nutzung der Systemintelligenz erhebliche Vorteile durch die Benutzerfreundlichkeit der neuen Systeme Schnelle pragmatische Lösungen im Sinne der Arbeitsfähigkeit dürfen langfristige hochautomatisierte Lösungen mit all Ihren Vorteilen nicht in Frage stellen

23 Kontakt 24 Das unterstützt mittelständische Unternehmen bei Prozeß- und Organisations-Innovationen im Umfeld der Themen CAD, PLM und PPS und umfassen dort vor allem die systemneutrale Beratung im Rahmen von Auswahl- und Einführungsprojekten. Leitung: Prof. Dr.-Ing. Joachim Frech Heiligenwiesenweg Eislingen Tel / Fax / Büro Reutlingen: Leitung: Dipl.-Ing. (FH) Oliver Brehm Martin-Knapp-Str Reutlingen Tel / Fax /

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