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2 i worxs begleitet Ihre Dokumente in jedem Lebensabschnitt. i worxs ist die ganzheitliche Lösung von Aufgaben im Umfeld von Enterprise Content Management (ECM). ECM umfasst Technologien, Methoden und Module zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Speicherung, Archivierung und Bereitstellung von Informationen (Content/Dokumente) zur Unterstützung und Optimierung der Geschäftsprozesse im Unternehmen. Die i worxs ECM-Suite ist branchenneutral und spricht alle Unternehmen an, die strukturierte, schwach strukturierte oder unstrukturierte Daten professionell elektronisch archivieren und bearbeiten wollen. Die somit erfassten Daten (wie z.b. formatierte Datensätze aus einer Datenbank, , Bilddaten, Video, Sprache und GDPdU relevante Daten) werden als Content (Inhalt und zugehörigen Meta-Informationen) von i worxs effizient verwaltet und gemäß der Wertigkeit ihres Inhalts aufbewahrt. Neben den Funktionen eines Dokumenten-Managements- und elektronischen Archivierungssystems, stellt die i worxs ECM- Suite auch Funktionen für einen dokumentenorientierten Workflow und ein separates Modul zum Business Process Management zur Verfügung. Die durchgängig auf Standards basierte Software stellt sich als offenes System dar, welches sich Dank seiner Schnittstellen optimal in vorhandene IT- Infrastrukturen integrieren lässt. Mit Hilfe der i worxs ECM-Suite stehen Ihnen alle unternehmensrelevanten Dokumente unabhängig von Ort und Zeit jederzeit einfach und schnell zur Verfügung. Neben der Reduzierung von Kosten und der Steigerung der Effizienz erfüllen Sie dabei auch Ihre regulativen und gesetzlichen Vorgaben. Erfassung (Capture) ScanClient: Nach wie vor fallen im Unternehmen täglich Papierbelege wie z.b. Rechnungen und Lieferscheine an, die an die jeweiligen Sachbearbeiter aufwendig und zeitintensiv verteilt werden müssen. Mit i worxsscan wandeln Sie Ihre papiergestützten Dokumente elektronisch um und beschleunigen dadurch den Bearbeitungsdurchlauf. Mit i worxsscan wird zunächst das Papierdokument digitalisiert, dann manuell oder automatisch (z.b. via Barcode) indexiert und anschließend archiviert. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie zentral oder dezentral die Papierdokumente digitalisieren. Ihre digitalen Dokumente wandern sofort automatisch anhand eines Regelwerks oder manuell in vorbestimmte i worxs Posteingangskörbe. Von dort aus stehen die digitalen Dokumente entweder einem bestimmten Anwender oder einer bestimmten Gruppe von Anwendern sofort zur Verfügung. Durch den Einsatz der ausgetüftelten Indexierungsvorlagetechniken reduziert iworxs die Eingabe von Indexkriterien auf ein Minimum. Ist eine vollständige Indexierung nicht erforderlich oder praktisch nicht umsetzbar, hilft eine Dokumenten-Kategorisierung oder eine OCR-Analyse mit anschließender Volltextindexierung, um dennoch Ordnung in Ihren Dokumenten zu schaffen. Das i worxssan Modul ist optional und setzt den i worxsxplorer und i worxsserver voraus. COLDtxt: Mit COLDtxt werden ASCII-Text-Spooldaten (Belege, Drucklisten, Datenbank-Exports) automatisch indexiert, in elektronischer Form aufbereitet und für die Archivierung vorbereitet. Alles findet vollautomatisch statt. Damit wird z.b. die konventionelle Archivierung hinfällig. Eine Forderung, die gemäß neuer Abgabenordnung ( 146; 147) für alle steuerrelevanten und originär digitalen Dokumente gilt. Die von COLDtxt bearbeiteten Spooldaten werden auf Indexdaten untersucht und in logisch zusammengehörige Einzeldokumente zerlegt. Je nach Einstellung werden die Einzeldokumente als PDF-Dokumente mit einem dem Dokumententyp zugeordneten Hintergrund oder als Text-Dateien erzeugt. Die Bestimmung der Indexfelder und des Dokumentenwechsels, sprich die Beschreibung der notwendigen Strukturen und Anweisungen, erfolgt mittels einer leistungsfähigen Beschreibungssprache.

3 COLDpdf: Mit COLDpdf werden PDF-Spooldaten (Belege, Drucklisten) automatisch indexiert, in elektronischer Form aufbereitet und für die Archivierung vorbereitet. Die Bestimmung der Indexfelder und die sinnvolle Zerlegung des Gesamtdokuments in archivierbare Einzeldokumente erfolgt mit Hilfe eines grafischen COLD-Editors. Er unterstützt bei der einmaligen Analyse der PDF-Spooldaten. Index-Import Datei Der dateisystemgestützte Index-Importprozess observiert ein Verzeichnis periodisch. Der Datei-Index-Import observiert ein Verzeichnis auf Datenneuzugänge auf Basis einer Indexdatei (Datei die Meta- Informationen von Dokumenten enthält) Diese Erfassungsmöglichkeit bietet somit z.b. eine schnelle und einfache Integration von vorgelagerten Scan- Stationen, die Papierdokumente in Stapelverarbeitung digitalisieren und indexieren. Der Importprozess unterstützt dabei Indexdateien mit dem Datensatzaufbau CSV oder XML. Die Zuordnung der Indexkriterien (Metadaten) zur i worxs Ablagestruktur findet auf Basis von wieder verwendbaren Ablagezuordnungsvorlagen statt (indexing templates). Der Importprozess ermöglicht auch, Dokumente zu trennen (split) und sie zusammenzuführen (merge). Die Skalierbarkeitsfunktion von i worxs erlaubt sowohl die Definition von mehreren Importprozessen auf einem Server, als auch die Verteilung auf mehreren Servern (static load balancing). Volltext Modul Das Modul Volltext teilt sich in zwei Komponenten: Der Volltextimport observiert ein Verzeichnis periodisch auf Basis eines definierbaren Zeitplans auf Datenneuzugang, führt eine Volltextanalyse durch und importiert die ermittelten Dokumente in i worxs. Der Volltext-Importprozess unterstützt kodierte Dokumente (CI-Dokumente) der Dateiformate DOC, PDF, XLS, PPT, XML, HTML und TXT direkt ohne eine OCR-Verarbeitung. Für die zweite Komponente kommt eine aktive OCR-Analyse zum Einsatz. Diese OCR Software ist in der Lage, 136 Landessprachen und verschiedenste unstrukturierte Dateitypen wie TIF, JPG oder andere zu indizieren. Die ermittelten Indexinformationen werden dem i worxsxplorer (Client) zur Verfügung gestellt, um auch in Dokumenten Textteile hervorzuheben. Index-Import Datenbank Die Index-Import Datenbank observiert eine Datenbankquelle periodisch, auf Basis eines Regelwerks (Prozesssteuerungsdefinition - Bestandteil des i worxsbpm) und eines definierten Zeitplans, auf Datenneuzugang und importiert somit die Dokumente in i worxs. Die Prozesssteuerung gibt Ihnen die Möglichkeit einen Workflow zu definieren, der auf einer beliebigen Auftragstabelle, in einer beliebigen Datenbankquelle aufsetzt. Dabei ist der Aufbau der Datenquelle nicht vorgegeben. Mit Hilfe dieser Technik ist es möglich, sehr allgemeine Arbeitsabläufe zu modellieren. Die notwendigen Prozesse zur Steuerung der einzelnen Arbeitsschritte des Workflows werden anhand von frei definierbaren SQL-Anweisungen für die Aktionen Ermittlung, Bearbeitung, Abschluss, Erfolg/Fehler und der Notifikation beschrieben. Mit Hilfe eines datenbankgestützten Imports lassen sich z.b. aus einem operativen System (z.b. Warenwirtschaftssystem), die entsprechenden archivierungsrelevanten Dokumente abgreifen und in i worxs übernehmen. Ein weiteres Praxisbeispiel ist die transaktionsorientierte Integration von Scan-Stationen, die ihre Indexkriterien (Metadaten) in ein Datenbanksystem ablegen. Hierdurch wird ein kontrollierter Scanprozess realisiert. Archivdrucker Die Funktion des Archivdruckers von i worxs ermöglicht Ihnen über die Druckfunktion einer beliebigen Anwendung, Dokumente in i worxs zu importieren. Der i worxsserver stellt sich dabei als (virtueller) Netzwerkdrucker dar. Der empfangene Datenstrom wird je nach Einstellung entsprechend konvertiert, indexiert und abgelegt. Gleichzeitig bietet der Archivdrucker die Möglichkeit, Dokumente dem Posteingang anderer Benutzer und Benutzergruppen zu zuordnen. Durch die Unterstützung mehrerer Druckerwarteschlangen besteht die Möglichkeit verschiedene nachgelagerte Verarbeitungen zu steuern und somit über die Warteschlangenzuordnung des Druckers eine Dokumentenklassifizierung zu erzielen. Posteingangskorb Der Posteingangskorb bietet dem Anwender eine intuitive Option an, um Dokumente in i worxs zu importieren. Der Anwender hat dabei die Möglichkeit über das Dateisystem komplette Verzeichnisse oder einzelne Dokumente per Drag&Drop oder über den Dateiauswahldialog in seinen Posteingang zu übernehmen. Des Weiteren können Dokumente mit Aufruf des integrierten ScanModuls importiert werden. Alle Dokumente im Posteingang werden sofort in ein spezielles Ablagesystem in i worxs überführt. Die Indexierung (Verschlagwortung) findet datenbankgestützt im i worxsclient statt, d.h. kein Indexierungsvorgang geht verloren. Ein Alleinstellungsmerkmal ist die Indexierungsvorlagentechnik

4 mit hierarchischen Ablagekriterien. Mit der Definition der Archivstruktur in i worxs wird eine intelligente Abhängigkeit der einzelnen Indexkriterien erzielt, die Fehleingaben reduziert und effektiv Zeit bei der Verschlagwortung einspart. Dieses Modul ist Bestandteil des i worxsxplorer. Posteingangsverteiler Der Posteingangsverteiler kann zentral erfasste Dokumente anhand eines Regelwerks an i worxs Benutzer- oder Gruppenpostfächer verteilen. Eingangsvoraussetzung hierfür ist, dass für jedes Dokument eine XML-Datei bereitgestellt wird, die XML-Elemente enthält, über die die Verteilung gesteuert werden kann. Zusätzlich erfasste Indexkriterien (Metadaten) werden ebenfalls übernommen und können später bei der Indexierung intelligent übergeben werden. Die angesprochene XML-Datei kann zum einen durch den i worxsscanclient oder durch am Markt erhältliche Netzwerkscanner generiert werden. Speicherung (Store/Preserve) virtuelles Medienkonzept Das Kernstück für die Speicherung von Informationen bildet das virtuelle Medienkonzept von i worxs. Durch die klare Trennung zwischen Indexinformationen (Metadaten) und Objekten (Dateien) ist ein leistungsfähiges, sicheres und skalierbares Speichersystem realisierbar. Die Indexkriterien (Metadaten) werden in einer relationalen Datenbank abgelegt. Aus dieser Datenbank heraus wird mit Verweisen auf die separat gespeicherten Objekte (Dateien) verwiesen (Referenz- Datenbank-Modell). Somit ist i worxs in der Lage, sehr große Daten- und Dokumentenmengen schnell und zuverlässig zu verwalten. Das virtuelle Medienkonzept unterstützt die Ablage der Objekte nach dem HSM-Prinzip (Hierarchisches Speicher Management). Die effiziente Aufbewahrung der Objekte wird ini worxs über den Objekttyp (z.b. Ein/Ausgangs-Rechnung, Vertrag, Personalakte etc.) und den Speichertyp geregelt (storage policy). In Abhängigkeit der Speicherregeln werden die Speicherstationen eines Objektes bestimmt. i worxs unterstützt die Haupthierarchien Fast-Cache, Primary-Storage und Secondary- Storage. Physikalisch können somit verschiedene Speichertypen mit ihren jeweiligen technischen Charakteristika berücksichtigt werden. Die Migration der Objekte von einer zur nächsten Hierarchie übernimmt i worxs vollständig, automatisch und transparent. Das Migrationsverfahren wird durch eine Migrationsverzögerung und einer Verweildauer fein gesteuert. Es ist außerdem möglich, auf Objektebene die Aufbewahrungsfrist einer Information zu definieren, sowie diese GdPDU konform abzulegen. Das virtuelle Medienkonzept ermöglicht somit für die kurz-, mitteloder langfristige Aufbewahrung der Informationen die Anbindung an beliebige Speichersysteme. Die i worxs Speichermedien werden stets observiert und automatisch verifiziert. Jede Objekt-Migration wird durch Prüfsummen bzw. Signaturen (MD5, CRC32, usw.) auf Konsistenz mit dem originären Dokument überprüft. Die bewährte Speicherstruktur ermöglicht eine sinnvolle Partitionierung des Speichers, so dass konsistente und handhabbare Speichereinheiten entstehen, die auf einer DVD/CD oder auf einem Band gespeichert werden können. Das virtuelle Medienkonzept von i worxs ist sehr leistungsfähig und flexibel. Es werden keine zusätzlichen HSM- Produkte benötigt. Das Speichermanagement ist integraler Bestandteil des i worxsservers. Verwaltung (Manage) Suchmaschine (search engine). Die Suchmaschine ist für die Ausführung von Suchanfragen in i worxs verantwortlich. Die Suchmaschine unterstützt die Suche in strukturierten und unstrukturierten Dokumenten. Für die unterschiedlichsten Anforderungen werden drei Suchmöglichkeiten angeboten. Abhängig von dem jeweiligen Benutzerprofil kann zwischen einer Volltextsuche, einer Indexsuche und einer hierarchischen Suche gewählt werden. Alle Varianten sind in ihrem Aufbau und der Arbeitsweise individuell konfigurierbar. Die Suchfunktionen werden mit Hilfe eines Editors (Visual Query Builder) über einen vordefinierten Suchraum erstellt, in der Datenbank gespeichert und stehen sofort für die Ausführung als Eigene Suchanfragen oder Gemeinsame Suchanfragen zur Verfügung. Die Indexsuche ist die effizienteste Art nach Dokumenten zu suchen. Hier kann nach Indexinformationen (Metadaten) zum Dokument durch die Eingabe von ausgewählten Suchkriterien, zielsicher und schnell recherchiert werden. Aufgrund der strukturierten Ablage findet i worxs innerhalb von wenigen Sekunden, in Millionen von Dokumenten, das gewünschte Dokument. Die hierarchische Suche bietet wie die Indexsuche die Suchmöglichkeit nach Indexinformationen zum Dokument an, jedoch in der Regel ohne die Eingabe von Suchkriterien. Der Anwender navigiert somit entlang eines virtuellen Verzeichnisbaums und schränkt das Suchergebnis, durch die Navigation in eine tiefere Ebene, immer feiner ein. Dies ermöglicht eine Dokumentensuche über die Ablagestruktur ohne Kenntnis von besonderen Indexkriterien. Das Besondere an der i worxs Suchmaschine ist, dass beliebige hierarchische Suchen durch die Verkettungen von Indexsuchen gebildet werden können. Somit lassen sich beliebige virtuelle hierarchische Ansichten auf die Ablage definieren. Die Volltextsuche bietet die Möglichkeit nach Textteilen zu suchen, die Bestandteile des Dokumenteninhalts sind. Diese Suchvariante ist auf alle Dokumente anwendbar, die bei der Erfassung durch die Volltextindexierung erfasst wurden. Der i worxsclient bietet die Möglichkeit das Suchergebnis im Gesamtdokument hervorzuheben. Die Suchmaschine zeichnet sich zusätzlich durch die Möglichkeit aus, beliebige Datenbankquellen zu durchforsten. Entfernte Datenbankquellen werden über einen konfigurierbaren Datenbankverbindungspool aufgenommen und stehen somit der Suchmaschine sofort zur Verfügung. Die Suchmaschine ist integraler Bestandteil des i worxsservers.

5 Anzeigen (Xplorer) Das Ergebnis einer Suche, welches die Indexinformationen der Dokumente enthält, wird in einer Trefferliste dargestellt. Das Suchergebnis wird aufbereitet und tabellarisch dargestellt. Die Trefferliste ist mit einer Reihe von zusätzlichen Hilfsfunktionen ausgestattet: so z.b. ermöglicht die Sortierfunktion die aufund absteigende Sortierung der Datensätze nach einer bestimmten Spalte oder die Gruppierfunktion das Zusammenfassen von Datensätzen nach bestimmten Kriterien. Ferner können Sie: zusätzliche Indexfelder ein- bzw. ausblenden die Schriftart anpassen Datensätze drucken per versenden ergonomisch durch die Trefferliste navigieren die Dokumente anzeigen lassen. Die hohe Benutzerergonomie im i worxsxplorer ist ein besonderes Merkmal, um das tägliche Arbeiten effizient und angenehm zu gestalten. So lassen sich viele Einstellungen, wie Spaltenbreite, Schriftart, Sortierung und Gruppierung zu jeder Suche in Benutzer- oder Gruppenprofile festhalten. Somit spielt es keine Rolle, an welchem Arbeitsplatz zuletzt gearbeitet wurde die Arbeitsoberfläche bleibt dank dieser Profile permanent erhalten. Für die Dokumentenanzeige steht Ihnen der i worxsviewer zur Verfügung. Sofern in der Suchabfrage die Nutzung des i worxsviewer definiert wurde, wird er für die Anzeige der Dateiformate TIFF, JPEG, PNG, GIF, PCX, BMP, TXT, HTML und XML herangezogen. PDF-Dokumente werden auf Windows-Systemen, mit Hilfe des Adobe Arcobat Reader, mittels OLE-Integration angezeigt. Dies führt zu kurzen Ladezeiten und zu einer geordneten Fensterdarstellung. Auf Windows-Systemen werden die Dateiformate XML, HTML, DOC, XLS und PPT ebenfalls durch eine OLE-Integration der MS-Office Programme zur Anzeige gebracht. Alle anderen Dateiformate werden mit der entsprechenden im System registrierten Anwendung angezeigt. Ferner verfügt der i worxsviewer über alle professionellen und notwendigen Betrachtungsfunktionen wie Zoomen, Drehen, Anpassen an die Seitenbreite oder -höhe, Navigation auf Seiten, Lupe und Miniaturansicht (Thumbnails). Der i worxsxplorer ist ein optionales Modul und setzt den Einsatz des i worxsservers voraus. Bearbeiten Das Dokument Management Modul von i worxs erweitert die ECM-Suite um zusätzliche Funktionen (wie zum Beispiel Versionskontrolle und Check-in/Check-out) für die Bearbeitung von Dokumenten. Dies ist insbesondere erforderlich, wenn Dokumente durch mehrere Anwender erstellt und bearbeitet werden. Check-in/Check-out Nachdem ein Dokument ausgecheckt worden ist, kann kein anderer Anwender das Dokument ändern. Sie sind somit die einzige Person, die das Dokument verändern darf. Alle anderen Anwender haben jedoch die Möglichkeit, lesend auf das ausgecheckte Dokument zuzugreifen oder eine ältere Version zu öffnen. Ein Dokument, das bereits revisionssicher abgelegt wurde, kann nicht mehr verändert werden. Versionskontrolle Über die integrierte Versionierung wird die Änderungshistorie eines Dokumentes erfasst und protokolliert. Anwender können somit auf eine vorherige Version zurückgreifen. Für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten unterstützt der i worxsxplorer anwendungsspezifische Schnittstellen, so dass eine nahtlose Integration in das DMS erziehlt wird. Das integrierte Vorlagenmanagement kann aus unterschiedlichen Datenquellen Informationen in einem neuen Dokument, auf Basis einer Unternehmensvorlage, darstellen. Das i worxsdms Modul ist optional und setzt den Einsatz des i worxsxplorer und i worxsserver voraus. Management Mit der -archivierung von i worxs können Anwender eine effiziente, gesetzeskonforme aber insbesondere praktikable -archivierungslösung nutzen. Aus diesem Grund bietet i worxs mehrere -archivierungsoptionen an: Die einfachste Option ist der i worxsimap Agent. Dieser Agent durchforstet periodisch anhand von Filterkriterien ausgewählte Postfächer und archiviert s. Eine weitere Option bietet der i worxssmtp Agent. Dieses Modul stellt sich als virtueller Posteingangsserver im Netzwerk dar und archiviert alle gesendeten s. Über konfigurierbare Inklusions- und Exlusionsfilterkriterien können dediziert s gefiltert werden. Die optimale Lösung bietet i worxs für die Produkte von Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes/Domino an. Dabei werden die Mail-Systeme über ihre Applikationsschnittstelle in i worxs soweit integriert, dass ankommende s entweder synchron, asynchron oder zeitgesteuert und regelbasiert archiviert werden. Das Regelwerk kann so eingestellt werden, dass die s im Ursprungsordner gelöscht oder im Original belassen werden. Es besteht aber auch die Option, statt des Originals eine Referenz (Stub) zu hinterlassen und somit das -system erheblich zu entlasten. Bei allen Archivierungsoptionen werden die s, falls gewünscht, in ein Langzeitformat konvertiert, per Volltextanalyse indexiert und in i worxs abgelegt. Die Volltextindexierung umfasst nicht nur den text (body) sondern auch alle Anhänge. Je nach Einstellung können Bild-Anhänge (z.b. TIFF, JPEG u.a.) auch über einen OCR-Prozess verarbeitet werden. Die Volltextsuche nach s findet entweder über die - Clients (Outlook / Lotus Notes) oder über den i worxsxplorer statt. Auch an dieser Stelle greift das durchgängige Ablagekonzept des i worxs.

6 Alle -archivierungsmodule sind optional und setzen einen i worxsserver voraus. Benutzer- und Rechteverwaltung i worxs stellt ein mandantenfähiges System zur Verfügung, in welchem flexible Rechtestrukturen definiert werden können. i worxs ist multimandantenfähig und bietet somit die Möglichkeit des ASP-Betriebes. Neben der Multimandantenfähigkeit verwaltet i worxs Rollen, Benutzer und Gruppen. Die Benutzer- und Rechteverwaltung von i worxs berücksichtigt sowohl Rechte über Funktionen, wie z.b. Gruppe X darf Dokumente bearbeiten, als auch Rechte über Objekte und Indexinformationen (Metadaten), wie z.b. Anwender Y darf Indexinformation Gehalt einsehen. Die Benutzer- und Rechteverwaltung ist integraler Bestandteil des i worxsservers. Ereignisprotokollierung Die i worxs ECM-Suite sammelt Informationen über verschiedenste Ereignisse der einzelnen Prozesse und Komponenten. Durch die Protokollierung entsteht eine detaillierte Auswertung, die es dem Systembetreuer ermöglicht, aktiv die ECM-Suite zu überwachen. Auditing & Reporting Das Auditing (audit trail) übernimmt die Observierung und Sammlung von Bewegungsdaten, während das Reporting die eigentliche Erstellung des Berichts abbildet. Es bedient sich dabei aus den gesammelten Auditing-Daten und nach Bedarf auch aus Informationen von anderen Datenbankquellen. Das Auditing in i worxs kann für importierte, exportierte und gelöschte Akten, Dokumente und Dateien sehr feingranular aktiviert werden. Des Weiteren kann das Auditing auch Bewegungsdaten zu Anwendern und/oder administrative Aktionen speichern. Die zeitlich gesteuerte Berichterstellung und deren Archivierung erfolgt automatisch. Das Auditing- und Reporting ist integraler Bestandteil des i worxsservers. Ausgabe (Deliver) Die Ausgabe bzw. Bereitstellung von Dokumenten und Indexinformationen (Metadaten) ist in i worxs durch verschiedene Funktionen sichergestellt. Neben der dialogorientierten Ausgabe über den i worxsxplorer, der je nach Einstellung das Speichern und Versenden von Dokumenten einschließlich der Indexinformationen (Metadaten) unterstützt, steht somit dem Anwender auch eine parametrierbare Exportfunktion zur Verfügung. i worxsexport Der i worxs Exportprozess basiert primär auf den Kernfunktionen der i worxs Suchmaschine. Vordefinierte Suchabfragen ermitteln auf Basis eines Zeitplans oder eines Ereignisses das Suchergebnis. Das Ergebnis kann je nach Einstellungen in ein Verzeichnis oder via FTP exportiert werden. Weitere Möglichkeiten wie z.b. Mailing, Web Service und IDEA sind ebenfalls möglich. Der Export speichert die Objekte (Dokumente) und die Indexinformationen (Metadaten) in einer parametrierbaren Ablagestruktur. Indexinformationen können in CSV- oder XML-Format exportiert werden. Über die Möglichkeit eine XSLT-Transformation einzubinden, sind nahezu beliebige XML-Exportformate denkbar. Per Einstellung werden die Dokumente mittels einem asymmetrischen Verschlüsselungsverfahrens (geheimer/öffentlichen Schlüssel) exportiert. Somit eignet sich das i worxsexport Modul, neben der Bereitstellung von Dokumenten für nachgelagerte Prozesse, auch für die Auslieferung von digitalen Katalogen (Publishing) und für Revisionsprüfungen wie z.b. mittels der Software IDEA. i worxsmobilemedia - das selbsttragende Archiv Das selbsttragende Archiv von i worxs ermöglicht mit nur wenig Bedienungsaufwand komplette Archive, wie Jahresarchive oder selektierte Archivbestände, auf ein mobiles Medium wie z. B. CD/DVD zu brennen. Die Übertragung der vorbereiteten Archivdaten auf das Medium erfolgt in der Regel mit einer handelsüblichen CD/DVD-Brennersoftware. Das Modul kopiert die Indexinformationen (Metadaten) für die Suche, die Dokumente (optional auch verschlüsselt), die Suchdefinitionen, die Benutzer und Gruppen und die gesamte Recherche-Software mit auf das Medium. Es entsteht somit ein selbsttragendes Archiv, in dem plattformunabhängig recherchiert werden kann. Dabei ist keine weitere Softwareinstallation notwendig. Mit Hilfe der integrierten Verifikationsfunktion kann der Anwender seine Daten auf dem Medium auch mit dem Original im i worxsserver überprüfen und somit die genaue Übereinstimmung beweisen. Der Anwender kann dabei entweder nach Volltext oder per Index recherchieren. Die Treffer werden in einer detaillierten Trefferliste angezeigt. Zur Dokumentenanzeige kommt entweder der integrierte i worxsviewer oder ein Viewer ihrer Wahl zum Einsatz. Das selbsttragende Archiv bietet eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten wie z.b.:

7 Zur Erfüllung des Zugriffs nach GdPDU (Datenträgerüberlassung, Z3-Zugriff), können z.b. Unternehmen nur die steuerrelevanten Daten auf CD/DVDs brennen und diese dem Finanzprüfer überlassen. Dienstleister können ihren Kunden die Erfassung von Dokumenten abnehmen oder Vertragsarchive zur Recherche auf CD/DVD ausliefern (Publishing) Das i worxsmobilemedia-modul ist eine Option und setzt den Einsatz des i worxsservers voraus. Cluster - Höchste Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit Mit Hilfe der i worxscluster Option können Sie einen i worxsserver über mehrere Rechner hinweg betreiben. Im Cluster-Verbund ist der Zugriff auf die gesamte i worxs ECM- Suite möglich. Die clusterfähige Architektur von i worxs gewährleistet im Vergleich zu Einzelsystemen eine höhere Verfügbarkeit. Bei einer ausfallsicheren redundanten Ausführung bleibt die Anwendung im Falle einer Wartung oder eines Ausfalls eines Servers auf einem weiteren Server weiter lauffähig. Die Umschaltung von einem ausgefallenen primären Server auf einen sekundären Server erfolgt dabei automatisch durch die Mechanismen des zugrunde liegenden Betriebssystems innerhalb von Sekunden, so dass die Anwendungs- und Datenverfügbarkeit unberührt bleibt. Dank der Multitier-Architektur von i worxs lassen sich somit Web-, Applikations- und Datenbankserver auf getrennte Systeme betreiben und somit höchste Performance bei effizienter Nutzung vorhandener Systemressourcen erzielen. Die i worxscluster Option ist somit sowohl zur Steigerung der Rechenleistung, als auch zur Sicherung der Verfügbarkeit des Systems geeignet (High-Availability). EAI/SOA/Workflow i worxs ermöglicht auf der Basis standardbasierender Technologien wie z. B. SOAP, BPEL4WS, WSBPEL 2.0 und XML eine einfache Anbindung in bestehende Infrastrukturen. Architektur i worxs basiert auf einer Multitier Client/Server-Architektur, modernsten und etablierten Techniken (J2EE, XML, SOAP, Java) und Erkenntnissen unserer langjährigen Erfahrung. Das Back-End bildet eine relationale Datenbank und stellt somit ein sicheres und stabiles Fundament dar. Diese Technologien bieten die optimale Integration in bereits vorhandene Systeme. i worxs ist nahezu für alle professionellen Betriebssysteme (Windows, Linux, Solaris, HP-UX) und relationale Datenbanken (Oracle, SQL-Server, DB2, MySQL, Postgres) verfügbar, da alle Kernkomponenten zu 100% in Java programmiert sind. Die i worxs Hauptmerkmale sind Performance und die Fähigkeit Millionen von Dokumenten zu verwalten und in wenigen Sekunden bereitzustellen. Dies ist auf das optimierte Datenbankmodell und die Multithreading Architektur zurückzuführen. Der vollständig in Java entwickelte Client (Java Rich Client) bietet eine benutzerfreundliche und ergonomische Arbeitsoberfläche. Er wird, wenn notwendig, automatisch durch Ihren Browser heruntergeladen und auf dem Betriebssystem Ihrer Wahl installiert oder aktualisiert (Java Web Start Technologie). i worxs GmbH & Co. KG steht für innovative Konzepte im Enterprise Content Management. Die Erfahrung der Mitarbeiter in der Planung und Implementierung passgenauer ECM-Lösungen macht i worxs zum ersten Ansprechpartner bei der individuellen Anpassung von Medienlösungen in großen, mittleren und kleinen Unternehmen. Die Spezialisten bei i worxs verfügen über langjährige Erfahrung und umfangreiche technische Kenntnisse auf den Gebieten elektronischer Archivierung und Dokumenten-Management-Systeme / Enterprise Content Management. i worxs ECM-Suite wird erfolgreich in Klein-, Mittel- und Großunternehmen eingesetzt, wie z. B. in den Branchen Industrie, Handel, Versicherungen und Speditionen. Referenzen: König und Kreft - kanzlei für steuern und recht, LBS Bausparkasse Hamburg Aktiengesellschaft, LBS Ostdeutsche Landesbausparkasse AG, Markant Handels- und Service GmbH, SCI Systems GmbH - Systemconcepte für die Informationstechnologie. Um die Unternehmens-Software weiterzuentwickeln, wurde die i worxs GmbH & Co. KG mit dem Fokus gegründet, eine umfassende und ganzheitliche ECM-Lösung zu entwickeln. Die i worxs ECM-Suite wird bundesweit durch i worxs Partner realisiert.

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