Neue Wege und Ideen für das Enterprise Content Management

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1 März 2009 Ausgabe #1-09 Deutschlad Euro 9,60 ISSN: Die Zukuft des Dokumets Vom Artefakt zum lebede Orgaismus Evolutio statt Revolutio: Dokumete-Hadlig bei der NATO Ei Drehbuch für die DMS-Auswahl Maaged Services E-Billig KM Posteigag SharePoit Scae Collaboratio Eterprise 2.0 EIM SaaS Mashups SOA Cloud File- Sharig DMS ECM Text Miig Retrieval Busiess Itelligece ILM CMS Klassifikatio Storage Wikis Blogs Neue Wege ud Idee für das Eterprise Cotet Maagemet Special: CeBIT Lagzeitarchivierug Outsourcig Rechtsaspekte i der -Kommuikatio D für sichere Idustrialisierug i der Software-Produktio Hadlugsbedarf bei prozessorietierter Orgaisatiosetwicklug elektroische Sigatur i der betriebliche Praxis SharePoit, Wikis, Kowledgemaagemet Vom Dokumete-Maagemet zum Wissesmaagemet

2 Betriebliche Praxis Die Freiheit zu lere. SharePoit, Wikis, Kowledge Maagemet. SharePoit, Wikis, Kowledge Maagemet, MediaWiki, Wissesdatebake, Dokumetatio Uterehme mit viele Stadorte, großem Dokumetatiosaufwad ud hohem Iovatiosdruck setze ihre Hoffug auf eie Revolutio vo Wissesmaagemet ud Dokumetatio. Die Dyamik i de Uterehme macht es selbst gut iformierte Mitarbeiter umöglich, wesetliche Etwickluge zu verfolge. Zahllose Frage sid zu kläre: Wie sieht user Produkt-Portfolio aus? Welche Zeitarbeitsfirme stehe zur Verfügug? Welche Projekte hat user Uterehme scho gemacht? Welche Weiterbildugsmaßahme gibt es? Am Ede eier lagwierige Recherche hat ma icht selte Iformatio-Jukfood gefude. Die techische Möglichkeit, wertvolle Iformatioe für sich ud adere zu otiere oder Rechercheergebisse zu kommetiere, besteht i der Regel icht. Zu de Effiziezverluste kommt zusätzlich der fehlede Zugag zu de dokumetierte Erfahruge der Mitarbeiter. Richard Heigl ist Geschäftsführer der Hallo Welt! - Mediewerkstatt GmbH i Regesburg. Der IT-Diestleister für Wissesvermittlug ud Wissesmaagemet berät beim Eisatz vo Web- 2.0-Techologie, Video ud Social Software. Die Hallo Welt! - Mediewerkstatt beschäftigt isgesamt rud 10 Mitarbeiter. Die techische Atwort vo Microsoft ist der Microsoft Office SharePoit Server 2007 (MOSS). Er präsetiert sich als eie allumfassede Software-Suite, der die Neueruge des Web 2.0 mit de Aforderuge der Busiesswelt kombiiert: Busiess Itelligece, Geschäftsprozesse ud Formulare, Portale, ECM, uterehmesweite Suche ud Collaboratio. Tatsächlich ist der SharePoit ei leistugsstarkes Werkzeug. Gerade IT-Abteiluge köe sich für de SharePoit erwärme, weil sich die Chace bietet, uterehmesweit ei eiheitliches, itegriertes System zur Verfügug zu stelle. Doch viele SharePoit-Nutzer klage über Probleme. Die Suche i SharePoit weist Greze auf. Sie liefert oft ur weige oder weig aussagekräftige Iformatioe. Ud gerade Collaboratio-Kompoete wie das Wiki sid vom Fuktiosumfag her icht ausreiched. Jeder Versuch, mit dem MOSS-Wiki ei Wissesportal im Stil der Wikipedia aufzubaue, wäre zum Scheiter verurteilt. Hier bestehe gaz simpel techische Schrake. Doch muss dazugesagt werde, dass die Kofiguratiosmöglichkeite des SharePoit oft icht ausgeutzt werde

3 Wiki als Lösug? Die Behauptug, mit eiem Wiki würde alles besser, greift zu kurz. Damit setzt ma ur eiem techikzetrierte Lösugsasatz eie adere techikzetrierte Asatz etgege. Die Erfahrug zeigt jedoch: Eie reife Wiki-Egie ka eie ideale Ergäzug zu SharePoit sei. MediaWiki ist oft für Dokumetatioszwecke weitaus besser geeiget als SharePoit. Das MediaWiki ist die Software vo Wikipedia, hochperformat ud skalierbar, mit viele Erweiterugsmöglichkeite. Zudem brigt MediaWiki viele Features mit, die sich über die Jahre i der Wikipedia bewährt habe. So erleichtert beispielsweise die Weiterleitugsfuktio de Umgag mit Syoyme. Mehrere Stichwörter mit gleicher Bedeutug leite auf eie eizige Artikel weiter. Damit sid uterschiedliche Ausdrücke über die Suche auffidbar ud es muss ur ei Artikel gepflegt werde. Oder es gibt ei beliebig verschachtelbares Kategoriesystem, mit dem sich eie Verschlagwortug ach beliebige Gesichtspukte hierarchisch darstelle lässt. Es sid viele, auf de erste Blick uscheibare Details, die für eie effiziete Dokumetatio ud Suche vo großer Bedeutug sid. Aus diese Grüde kommt MediaWiki i viele IT- oder Etwicklugsabteiluge als parallele Applikatio zum SharePoit zum Eisatz. Wie steht es mit der Kombiatio vo MediaWiki ud Share- Poit? Techisch ist die Verbidug zwische MediaWiki ud SharePoit machbar. Es gibt eie SharePoit Bridge, die HalloWiki Surise abidet, ei Eterprise-Wiki, das auf MediaWiki basiert. Der Nutzer hat sogar eie gewisse Auswahl: Auch Atlassia bietet eie SharePoit-Coector für das Cofluece- Wiki a. Beide Systeme sid dekbar. Aus dem us bekate Nutzer-Feedback schließe wir, dass MediaWiki die größere Fagemeide hat. Grudsätzlich ermögliche diese Koektore eie übergreifede Suche im Wiki ud im SharePoit, sodass es für de suchede Nutzer uerheblich ist, wo ei Dokumet oder ei Artikel liegt. Weiter lasse sich SharePoit-Ihalte im Wiki etweder azeige oder verlike. Umgekehrt köe Wiki-Ihalte im SharePoit agezeigt werde. Besoders iteressat ist die Überahme vo Wiki-Fuktioalitäte i de SharePoit. So lasse sich etwa die Letzte Äderuge des Wikis über Web- Parts abbilde ud die Portal-Fuktioalitäte des SharePoit areicher. Nicht zuletzt ist eie gemeisame Nutzerverwaltug selbstverstädlich. Auch bei der ihaltliche Kozeptio eier Wissesdatebak ist es icht sivoll, SharePoit ud MediaWiki gegeeiader zu diskutiere, vielmehr geht es darum, die beide Applikatioe is richtige Verhältis zu setze. Ud das erfordert eie grüdliche Kozeptio sowie gute Eiführug der Tools. Zuächst müsse Use Cases defiiert, Workflows ud Szearie durchgespielt werde. Ma beötigt eie geaue Fuktiosbestimmug der beide Aweduge SharePoit ud Wiki, damit die Nutzer am Ede wisse, welche Applikatio wie geutzt werde ka. Bei der Kozeptio müsse klare Zielsetzuge defiiert werde, de meist werde die Wissesdatebake mit Erwartuge überfrachtet. Eie gute Beratug sollte icht zuletzt die Aforderuge des Maagemets auf Widersprüche abklopfe. So schließt sich beispielsweise der Aufbau eier uterehmesweite Commuity ach dem Vorbild Wikipedia aus, we sich de Nutzer i der beabsichtigte Fuktio der Wissesdatebak keie Hadlugsspielräume ud Artikulatiosmöglichkeite biete. Naturgemäß uterscheide sich die Aufwäde für de Start eier SharePoit-Wiki-Architektur je ach Use Case erheblich. Ma ka beide Applikatioe so orchestriere, dass beispielsweise SharePoit das zetrale Publishig- ud Dokumetatiosmedium bleibt, der First-Level-User-Support jedoch eie agepasste Wiki-Kowledgebase erhält. I diesem Fall besteht der Aufwad i der Kozeptio ud Umsetzug des Support-

4 Betriebliche Praxis Wikis sowie i der Schulug der Supporter. Geht es jedoch darum, das Wiki als uterehmesweite Wissesdatebak zu etabliere, hat ma es mit eiem Prozess vo über zwölf Moate zu tu, bei dem eie Commuity aufgebaut werde muss. Das heißt, ma braucht Moderatore, iteres Marketig ud vieles adere mehr. Beispiel techische Dokumetatio Kozetriere wir us auf die Erweiterug eies SharePoit um MediaWiki als Wissesplattform. Eie klassische Fuktiosteilug wäre u, SharePoit als Dokumetatios- ud Publishig- Tool zu verwede, das Wiki als kollektive Notizzettel ud Wissesdatebak, i der iformelles Vor -Wisse gesammelt werde ka. Wikis liege geau auf der Nahtstelle zwische ustrukturiertem ud strukturiertem Wisse, sagt Lee Byrat (DOK ). Wie würde das kokret aussehe? Das Wiki ka etwa die Basis eies Betriebshadbuches sei. I diesem wird festgeschriebe, wie eie bestimmte techische Alage zu bediee ud zu warte ist. Das techische Persoal hat hier eie Plattform, auf der Erfahruge ausgetauscht werde köe, ud Raum für Iformatioe, die für das SharePoit-Portal zu speziell sid. Der Vorteil des Wikis gegeüber de Hadbücher i Word- oder PDF-Files liegt seier städige Aktualität. Das Betriebshadbuch hat zwar eie festgelegte Aufbau, doch köe ach ud ach Ergäzuge vorgeomme werde. Die Qualität der Ergäzuge lässt sich durch Redaktio mithilfe eies Workflow-Tools überwache. Ei Vorzug des MediaWikis ist hier vor allem die Revisiossicherheit. So lasse sich aders als im SharePoit-Wiki alle Äderuge a de Artikel geau achvollziehe. Dekbar ist auch, dass spezifische Dokumete des Betriebshadbuches icht im SharePoit, soder im Wiki hiterlegt werde. Eie kurze Zusammefassug der Dokumete wird da i eiem Wiki- Artikel beschriebe, die techische Details verbleibe i de agehägte PDF-Files. So wird der SharePoit icht mit zu spezielle Dokumete belas-tet ud die Suche ka sich auf de SharePoit ud die Wiki-Artikel beschräke, ohe auch och die Betriebshadbuch-Dokumete idiziere zu müsse. Dieses Beispiel zeigt, dass sich i eier MediaWiki-SharePoit-Architektur allgemeies Wisse ud Expertewisse sowie die Suchräume fuktioal aufteile lasse. Doch diese kokrete Aufteilug muss für jede Firma spezifisch erarbeitet werde. Wir sehe, wie wichtig die Fuktiosbestimmug i der Kozeptiosphase ist. Wo werde welche Dokumete hochgelade? Was gehört i das Experte-Wiki ud was i das allgemeie Wissesportal? Je klarer ud achvollziehbarer die Fuktiosteilug zwische de Aweduge, desto scheller werde sie geutzt ud akzeptiert. Wichtig sid die Workflows ud die Klarstellug, i welchem Verhältis Wiki-Artikel ud adere Dokumete stehe. Beispielsweise bei eiem Geschäftsprozess: Im Wiki gibt es die erste Liks, wo dieser Geschäftsprozess festgeschriebe wird. Im Wiki köe die Mitarbeiter die für sie täglich wichtige Pukte erfasse. Mit der Zeit komme Ergäzuge ud Kommetare dazu, also Wisse, das sost irgeds zu fide ist. We es darum geht, was letztlich gültig ist, so ist es das abgezeichete Papier im SharePoit. Bei diese zum Teil komplexe Abläufe darf ma die Nutzer ebe icht uterschätze: Alle Beteiligte ist schell klar, dass ei Wiki ur ei Wiki ist, dass vertrauliche Iformatioe icht dort hieigehöre ud festgelegte, verbidliche Iformatioe im SharePoit liege ud das Wiki darauf verlikt. Die Mitarbeiter verstehe diese Fuktiosteilug sehr schell, we die Software zielgerichtet als das beutzt wird, wofür sie kozipiert wurde. Ma möchte i Alehug a eie Ausdruck des Kommuikatioswisseschaftlers Marshall McLuha sage: Die Software ist die Botschaft. Berechtigugskozepte Spätestes a dieser Stelle werde wir mit der Frage des Berechtigugsmaagemets kofrotiert. Da die SharePoit-Koektore über eie gemeisame Nutzerverwaltug verfüge, wird auch das Berechtigugskozept überomme. Das bedeutet kokret, we ei Dokumet im SharePoit ur für die Nutzergruppe Marketig freigeschaltet ist, ka zwar im Wiki darauf verlikt sei, aber ur berechtigte Persoe köe dieses Dokumet öffe. Ich möchte a dieser Stelle zwei Pukte festhalte: Erstes sid die Awedugsgebiete eier SharePoit- MediaWiki-Kombiatio grudsätzlich ubegrezt. Nehme wir ur eie IT-Dokumetatio: Beispielsweise we etwa eie Beraterfirma eie eue Zeiterfassugssoftware eiführt ud das Wiki zur Uterstützug im User-Support eisetzt. Sollte die Software erweitert oder verädert werde, bleibe die Nutzer auf dem laufede Stad. Außerdem köe die Nutzer Tipps ud Tricks aus ihrer Sicht ergäze. Währed die IT ur de Fuktiosumfag beschreibt, ergäze die Mitarbeiter, wa was eigetrage werde muss. Aber auch Qualitätshadbücher, Abteilugswikis, Teamwikis sid kei Thema. Zweites stellt die Kombiatio SharePoit-MediaWiki für jede Nutzergruppe Alterative bereit, die de fachliche Aforderuge, aber auch de spezifische Arbeitsweise etspricht. Es köe sowohl die Aforderuge ach offiziellem Wisse ud Berechtigugssysteme wie das Bedürfis freier Dokumetatio befriedigt werde. Im Verhältis SharePoit-MediaWiki ist das Grudmodell eier sterförmige Architektur die üblichste: Der SharePoit ist das zetrale Portal ud bleibt der Sigle-Poit-of- Etry. Um ih herum gruppiere sich die verschiedee Experte- ud Abteilugswikis

5 Raum für Neues Brauche Sie och weitere Argumete für die hier beschriebee Lösug? Die wesetliche Pukte sid bereits agerisse worde: Eie MediaWiki-SharePoit-Architektur bedeutet, dass die Schwäche des SharePoit ausgegliche werde. Die Wissesplattform gewit durch seie erweiterte Nutzugsweise ud die Akzeptaz bei de Nutzer. Die Aufteilug i ei allgemeies ud offizielles Portal sowie freie themeorietierte Wissesdatebake sorgt für Klarheit bei de Nutzer hisichtlich der Fuktiosbestimmug der Aweduge. Dazu komme zwei weitere: Das MediaWiki öffet de Raum für de ugefilterte Austausch vo Wisse, auf de jedes Uterehme agewiese ist. Währed im SharePoit tedeziell das offizielle Wisse dokumetiert wird, so ist im Wiki auch viel Raum für Tacit kowledge, also Wisse, das bislag icht ausgesproche, schriftlich oder aderweitig dokumetiert vorliegt. Dazu gehört das implizite Wisse, zum Beispiel bestimmte Hadgriffe oder Techike im Umgag mit Istrumete oder Erfahruge aus Kudeprojekte. Dazu gehört das iformelle Wisse, zum Beispiel das Wisse über die Itera eies Uterehmes. Ud icht zuletzt das Wisse, das icht mehr auffidbar ist, weil sich iemad mehr a de Projektame oder de damals Veratwortliche erier ka ud somit keie passede Suchstrategie etwickelt werde ka. Nicht zuletzt öffet das MediaWiki die gesamte Wissesdatebak für die Etwicklug euer Asätze. Der Reiz a Wikis besteht dari, Sachverhalte überhaupt erst eimal zu formuliere oder für sich sortiere zu köe. Das ist ei beiharter Busiess Case, de damit ist i de Wikis Raum für eues Wisse. So lässt sich beispielsweise ei Wiki für Lessos Leared eirichte, idem Projekterfahruge dokumetiert ud gemeisam eu aufgearbeitet werde. Firme-Wikis dokumetiere oft gerade icht das bekate Wisse, soder zeige aus der Sicht der Mitarbeiter, was weig bekat ud i Dokumete erfasst ist ud trotzdem icht vergesse werde soll. Wissesmaagemet ud Qualitätssicherug brauche Raum für gemeisames Lere. Eie kluge SharePoit-MediaWiki- Kombiatio schafft die Bediguge für die Etwicklug des Uterehmeswisses vo morge. Es wäre da das Medium eies Uterehmes, das sich ersthaft als lerede Orgaisatio versteht.

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