Mehr Funktionalität für mehr Effektivität

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1 >> ECM Funktionalität für Microsoft Office SharePoint Mehr Funktionalität für mehr Effektivität durch ELO ECM-Power für den Microsoft Office SharePoint Server Die ELO Enterprise-Content-Managementsysteme (ECM) bieten alle benötigten Funktionselemente zur effektiven Verwaltung und Kontrolle von Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus. Sie können mit ELO ihre kompletten Unternehmensprozesse automatisieren, Compliance sicherstellen, standortübergreifend Informationen bereitstellen und für transparente Geschäftsabläufe sorgen. Die nahtlose Integration des Microsoft Office SharePoint Server 2010 (MOSS) auf die skalierbare ELO ECM-Plattform bietet Ihnen volle ECM- und Collaboration- Management-Power beider Systemwelten. Durch die Verbindung des Informationsportals MOSS mit der ELO-ECM Plattform können Sie Ihre Datenablage verbessern, Prozesse optimieren, Transparenz erhöhen und dadurch echte Geschäftsvorteile generieren. Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workfl ow I

2 Die Lösung ein praktischer Mehrwert >> Mehr Funktionalität für mehr Effektivität Nutzen Sie Ihr gesamtes Potenzial Gesamtheitliches Informationsmanagement ist ein maßgebender Faktor um optimale wirtschaftliche Ergebnisse zu erzielen. Informationen sind das tragende Element beim Aufbau von Kundenbeziehungen, beim Generieren von Innovationen und grundlegend bei der Teamarbeit. Umso wichtiger ist es also, dass Ihre IT-Investitionen im Informationsmanagement die bestmöglichen Ergebnisse erzielen. Hierbei gilt es vor allem Geschäftsapplikationen nahtlos miteinander zu verbinden, ohne dass es zu Schnittstellenproblemen oder Medienbrüchen kommt. Die leistungsstarke Informationsund Dokumentenplattform Gerade im Bereich Collaboration-Management und Teamwork stellt Microsoft mit dem Office SharePoint 2010 Server eine hervorragende Systemplattform bereit, um individuelle Geschäftslösungen zu erstellen. Die MOSS-Plattform ist hierzu allerdings nur ein Element einer vollständigen Systemlösung. Erst in Verbindung mit den ELO ECM-Funktionselementen erhalten Sie die voll-ständige Lösung für geschäftsprozessorientierte IT-Umgebung. ELO ECM System MOSS Abb.: Integration des Microsoft Office SharePoint Servers ins ELO ECM-System Enterprise Content Management eine umfassend

3 Informationen Auf Basis von Webparts wird die ELO ECM-System- wie SAP, BaaN oder Microsoft Dynamics. Durch ELO for umgebung nahtlos in den Office SharePoint Server ein- SharePoint erhalten Sie eine zentrale und umfassende gebunden. Die Webparts sorgen dafür, dass Anwender Geschäftsprozessplattform. Informationen über den MOSS auf alle ELO ECM-Funktionen wie z.b. Archiv- oder Workflow-Bearbeitung zugreifen können. Das ELO Archiv fungiert als das zentrale Archivbackend, DocLibrary-Archivierung in der das gesamte Unternehmenswissen zusammen- Mit lassen sich ganz einfach und läuft. Als Webpart wird ELO einfach per Drag & Drop in rechtskonform die gewohnte MOSS Portalumgebung integriert. Die Document Libraries archivieren. In Abhängigkeit zum Konfiguration des Webparts kann jeder Anwender Dokumententyp wird regelbasiert konfiguriert, wie die individuell vornehmen, so dass nur die für ihn relevanten Dokumente aus MOSS archiviert werden sollen, Informationen angezeigt werden. Folgende Varianten entweder vollautomatisch oder manuell. Dabei werden stehen zur Verfügung: neue alle Dokumente Dokumentenarten und aus den MOSS Dokumentversionen berücksichtigt, je nach Konfiguration auch das Entfernen Zugriff und Navigation in der Archivstruktur Globale Dokumentenrecherche individueller Ablagemasken Auflisten von Dokumenten anhand Filterkriterien Auflisten aller Dokumente in Bearbeitung Monitoring der laufenden Workflow-Prozesse von Dokumenten aus dem MOSS-System. Transparenz und Kontrolle Ein Ende von gesetzlichen Regularien des Geschäftslebens ist noch lange nicht in Sicht. Diese werden mit der Globalisierung wohl eher noch weiter zunehmen. Trotz des Dschungels an Vorschriften und Paragraphen in Bezug auf den Umgang mit Informationen, Daten- Integration in heterogene IT-Landschaften sicherheit usw. geht es doch vor allem um Transparenz und Kontrolle. Compliance fordert den sicheren und durchgängigen Umgang mit Informationen von der Verfügt der MOSS bereits über eine optimale Integration Entstehung, in Microsoft Produkte, so ergänzt Auswertung und Speicherung bis hin zur möglichen diese um eine Vielzahl an zusätzlichen Applikations- und Löschung. Für Ihr Unternehmen bedeutet die Erfüllung Funktionserweiterungen. Dazu gehört die Anbindung an von Compliance, ganz unabhängig von gesetzlichen ein CAD- oder ERP-System, die für eine optimale Zwängen, mehr Transparenz und Verfahrenssicherheit im Abbildung einer prozessorientierten Lösung unerlässlich Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse. über die ist. ELO verfügt über leistungsfähige Standard-Schnittstellen zu nahezu allen wichtigen Businessapplikationen Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I Bearbeitung, Weitergabe,

4 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Schaffen Sie Transparenz und Kontrolle Mehr Funktionalität für mehr Effektivität Compliance sichern, Prozessqualität steigern Die ELO ECM-Suite stellt alle für eine gesetzeskonforme Langzeitarchivierung erforderlichen Funktionalitäten bereit. Im MOSS werden alle Dokumente in der SQL Datenbank gespeichert. Gerade bei einem großen Dokumentenvolumen und längeren Aufbewahrungsfristen ist dies alles andere als ideal. So steigt mit zunehmender Dokumentenanzahl der Verwaltungsaufwand der Datenbank und die Performance des SQL-Servers wird zunehmend beeinträchtigt. Abhilfe schafft die richtige Archivierungsstrategie bei der man den Offi ce SharePoint Server von Langzeitdokumenten entlastet. Je nach Unternehmensanforderung bietet zwei Archivierungsalternativen an: 1. Direkte Archivierung Bei der direkten Archivierung schreibt der MOSS direkt in das ELO Archiv. Die Dokumente werden hierbei nicht mehr im SQL-Server gespeichert sondern ausschließlich im ELO-System. Da sowohl Schreib- als auch Leseoptionen transparent aus der SharePoint-Oberfl äche erfolgen, arbeiten die Anwender wie gewohnt. Die SharePoint SQL Datenbank bleibt schlank und performant. Zudem wird eine höhere Sicherheit erzielt, da über das ELO-Archivsystem Dokumente zusätzlich in speziellen Langzeitspeichern verwaltet werden können. 2. Asynchrone Archivierung Bei der asynchronen Archivierung werden die Dokumente im Bearbeitungsprozess temporär in der SharePoint SQL Datenbank gespeichert. Mit Abschluss des Bearbeitungsprozesses können dann die Dokumente regelbasiert ins zentrale ELO Archiv übernommen werden. Auch danach ist der transparente Dokumentenzugriff wie gewohnt aus dem MOSS gegeben. Die automatische Konvertierung in Langzeitformate wird durch ELO ebenso ermöglicht wie das Anbringen einer digitalen Stapelsignatur. ELO kann hierbei auch gesamte Ordner und Dokumentenbibliotheken in das Archiv verlagern. Bei der Archivierung werden die Metadaten übernommen bzw. eine Zuordnung der SharePoint-Attribute auf das Archivschema vollzogen. Durch erhalten Sie ein Höchstmaß an rechtskonformer Archivierung. Enterprise Content Management

5 Informationen verwalten Globale SharePoint-Suche Die Standardsuche des MOSS wird um die globalen Suchmöglichkeiten des ELO ECM-Systems erweitert. Hierbei werden die Suchergebnisse mit der Ergebnisliste des MOSS verbunden. Die ELO Listeneinträge werden über einen Link angezeigt und können darüber direkt aufgerufen werden. Die Einbindung des Archivs als Content Source in die SharePoint-Suche wird ebenso angeboten wie die Anzeige der Archivstrukturen, in navigierbarer Form, in Webparts. Mit ELO steigern Sie die Performance der SharePoint-Umgebung und senken die Speicherkosten durch Entlastung des SharePoint- Servers. Individuelle und zielgerichtete Suche Bei der Suche können für die einzelnen Anwender individuelle Einstellungen gespeichert werden, um gezielt die für den aktuellen Anwender relevanten Informationen gefi ltert anzuzeigen. Über das Webpart lassen sich verschiedene Suchmodi auswählen, die eine gezielte Suche innerhalb des ELO Archivs ermöglichen. Hierdurch erschließen sich dem MOSS Anwender eine Vielzahl an zusätzlichen Informationen aus dem bestehenden Geschäftsprozessumfeld. Dabei können Suchanfragen nicht nur nach verschiedenen Dokumententypen (z.b. Rechnungen, s, CAD-Dokumenten usw.), sondern auch nach Stichwörtern im Volltext oder Thesaurus erfolgen. Mail Server Storage System Applikationen Scanner/MFP ELO ECM System ERP System SharePoint Portal Flexibler Datenaustausch über das Portal Abb.: Informationsbereitstellung und Datenaustausch zwischen dem ELO ECM-System, SharePoint und anderen Anwendungen Dokumentenmanagement I Archivierung I Workfl ow I

6 Die Lösung ein praktischer Mehrwert >> Ein starkes Team Mehr Funktionalität für mehr Effektivität Integriertes -Management Kosten senken und Ressourcen sparen Durch die Trennung von Microsoft Exchange und Microsoft Offi ce Share- Point besteht nach wie vor keine gemeinsame Datenhaltung. Mit dem ELO for SharePoint können Sie eine globale -Management-Strategie realisieren. Dies beinhaltet sowohl die serverbasierte als auch die clientbasierte -Archivierung. Für die Anwender ist es natürlich möglich, über den SharePoint auf alle s im ELO Archiv zuzugreifen. ELO steuert automatisch die Verknüpfung von -Inhalten mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen. Sie haben dadurch die sichere Einbettung des -Managements in den gesamten Unternehmensprozess. Die Single Instance Archivierung in ELO sorgt zudem dafür, dass die Datenspeicherung platzsparend und effi zient erfolgt. Hierbei werden Attachments im ELO Archiv nur einmal abgelegt. Darüber hinaus wird durch die ELO Archivfunktionen gewährleistet, dass s rechtskonform aufbewahrt werden. ELO-Workflow: Komplexe Abläufe abbilden und mit dem MOSS verzahnen Die ELO ECM-Suite bringt einen im Standard integrierten leistungsfähigen Workfl ow-server mit. Diese fertige Workfl ow-funktionalität lässt sich ohne aufwendigen Programmieraufwand zur Abbildung spezifi scher Unternehmensabläufe im Offi ce SharePoint nutzen. Über ein grafi sches Designer-Interface lassen sich einfach komplexe Unternehmensprozesse modellieren und im Produktivbetrieb mit dem MOSS verzahnen. Der ELO Workfl ow stellt die aktuelle Aufgabenliste eines Anwenders dar und ermöglicht die Annahme, Bearbeitung und Fortsetzung von Workfl ows bzw. Wieder-vorlagen. Das zum Workfl ow gehörige Dokument kann angezeigt und bearbeitet werden. Das grafi sche Workfl ow-monitoring sorgt zudem dafür, dass jeder Geschäftsprozess detailliert verfolgt werden kann. Transparenz und Kontrolle für Ihr Unternehmen sind somit sichergestellt. Enterprise Content Management

7 Informationen bereitstellen Mobil arbeiten Mobilität und vollständige Informationsverfügbarkeit ist heute geradezu geschäftsentscheidend. Die ELO Mobilkomponente repliziert daher alle wichtigen zentralen Daten auf das persönliche Laptop. Intelligente Replikationsmechanismen stellen dabei sicher, dass alle mobil erstellten oder modifi zierten Unterlagen umgehend auch allen anderen Teammitgliedern über das MOSS-Portal zur Verfügung stehen. Das Zusammenspiel von ELO mit dem MOSS-Portal erleichtert die Kombination einer zentralen Arbeitsweise mit der Flexibilität mobiler Einsätze an externen Standorten. Darüber hinaus kann mit ELO die Anbindung und Replikation mehrerer verteilter Unternehmensstandorte realisiert werden. Mehr Automatisierung im Prozess Mit erhalten Sie die Möglichkeit der automatischen Posteingangsklassifi zierung. Papierbelege werden direkt im Posteingang eingescannt und in elektronischer Form den relevanten Bearbeitungsschritten zugeführt. Dadurch entfallen Liegezeiten und eine unmittelbare automatisierte Bearbeitung der Dokumente wird möglich. Mit Hilfe des ELO Moduls ELO DocXtractor kann eine automatisierte Belegklassifi zierung und Datenextraktion erfolgen. Dabei werden im Rahmen einer intelligenten Freiformerkennung die sach- und bearbeitungsrelevanten Daten extrahiert und dem nachgelagerten Prozessschritt automatisiert zugeführt. Die Vorteile des Vorteile : Automatische und transparente Übernahme von Inhalten Unternehmensweite Kontrolle von Inhalten Erweiterung des Microsoft Offi ce SharePoint Servers um die rechtskonforme Archivierung Archivierung von Dokumenten im ELO Archiv, bei der Links im Offi ce SharePoint hinterlassen werden. Anwender erhalten dadurch einen transparenten Zugang und die organisatorische Kontrolle über den Content Das ELO Backup sorgt dafür, dass kritische Informationen für die geschäftliche Zusammenarbeit geschützt sind Automatisierung der Aufbewahrung und Löschung von Content im Einklang mit Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen Gleichzeitige Nutzung von Collaboration- und ECM-Funktionen Zentralisierte Datenhaltung Arbeiten mit ELO aus der gewohnten Portalumgebung heraus ECM, Archivierung und Workfl ow Indexierung von Dokumenten direkt beim Scannen möglich Paralleler Zugriff über Portal & Rich Clients Replikation diverser Standorte Serverbasierte -Archivierung Vollständig integrierte Suche SharePoint kann Ad-hoc Collaboration Webbasiert Dokumente ablegen und austauschen Offi ce Integration Live Kommunikation Was liefert die ELO ECM Plattform zusätzlich? Rechtskonformes, regelbasiertes, zentrales Archivieren Content auf unterschiedlichen Storage Units auslagern und verwalten Replikation von Archiven/Archivbereichen Mobile-/Offl ine Client Akten- und Organisationsstrukturen fl exibel abbilden Workfl ow (Designer, Monitoring, Processmanagement) Scannen und Klassifi zieren Integration in heterogene IT-Landschaften Zentrales Unternehmens-Repository Integrierte Signatur SharePoint und ELO bieten Ihnen Ad-hoc Kommunikation Verfügbarkeit von sämtlichen Dokumenten und Informationsobjekten aus sämtlichen Anwendungen Plattformunabhängigkeit Durchgängige ECM-Lösung für Ihr Unternehmen Dokumentenmanagement I Archivierung I Workfl ow I

8 >> ECM Funktionalität für Microsoft Office SharePoint ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Technische Änderungen vorbehalten. Artikel-Nr. A000-SHARP-DE ELO erhalten Sie bei: ELO Digital Office GmbH D - Stuttgart ELO Digital Office CH AG CH - Zürich ELO Digital Office AT GmbH A - Linz Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I

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