ELO Kundenreferenz. Mit ELO Geschäftsvorfälle zeitnah abwickeln. Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich. Rasche Informationsverfügbarkeit

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1 ELO Kundenreferenz Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich >> Rasche Informationsverfügbarkeit Mit ELO Geschäftsvorfälle zeitnah abwickeln Mit der Flexibilität und leistungsstarken Integrationsfähigkeit von ELOenterprise hat das Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich die Effizienz der Vertrags- und Formularbearbeitung massiv erhöht. Die ECM-Lösung dient jetzt als ideale Basis, um weitere Arbeitsprozesse zu optimieren und innovative Projekte beim Departement weiter voran zu treiben. Mit ELO haben wir die einzelnen Bausteine unserer Unternehmens-IT zu einem Ganzen zusammengefügt. Dadurch sind die Prozesse transparenter und durchgängiger geworden. Das Schul- und Sportdepartement (SSD) der Stadt Zürich setzt sich mit seiner Tätigkeit in den verschiedensten Bereichen für die Belange der Kinder und jungen Erwachsene in Zürich ein. Hierbei wird eine offene Volksschule mit großer Ausstrahlungskraft angestrebt, die eine hohe und ganzheitliche Bildungsqualität ermöglicht, wettbewerbsfähig ist und damit letztendlich auch einen wichtigen Beitrag zur Standortqualität der Stadt Zürich liefert. Im Schul- und Sportdepartement arbeiten rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Albert Malär, Leiter Datawarehouse und Informatik (ADI)

2 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Automatisierung für mehr Effizienz Shortcuts Land: Branche: Schweiz öffentliche Verwaltung Das Unternehmen Das Schul- und Sportdepartement (SSD) der Stadt Zürich setzt sich mit seiner Tätigkeit in den verschiedensten Bereichen für die Belange der Kinder und jungen Erwachsene in Zürich ein. Hierbei wird eine offene Volksschule mit großer Ausstrahlungskraft angestrebt, die eine hohe und ganzheitliche Bildungsqualität ermöglicht, wettbewerbsfähig ist und damit letztendlich auch einen wichtigen Beitrag zur Standortqualität der Stadt Zürich liefert. Die Herausforderung Neue Verordnung über die Finanzierung der Kinderbetreuung in Zürich soll fristgerecht umgesetzt werden. Prozesse sollen automatisiert, die Recherche nach Informationen beschleunigt werden. Zukunft mit Perspektiven Die Nachfrage nach einem Enterprise-Contentmanagement-System (ECM) stellte sich für das Schul- und Sportdepartement mit der Einführung der neuen Verordnung über die Finanzierung der Kinderbetreuung in Zürich. Ein Teil dieser neuen Bestimmung sieht vor, dass alle Haushalte, die in einem Betreuungsverhältnis mit der Stadt Zürich stehen (rund 8.000), Veränderungen der Haushalts- und Finanzverhältnisse jährlich mitteilen sollen. Die Anfrage wird den Haushalten in Form eines Formulars (Erhebungsformular) auf dem Postweg zugeschickt. Die Abwicklung der Anfrage zieht viele weitere Dokumente nach sich wie monatliche Rechnungen, Mahnungen, Anmeldeformulare für Horte/Ferienbetreuungen etc. Bisher wurden alle Dokumente (insgesamt ) in Hängeregistern (insgesamt ) als Papierakte verwaltet. Die Folge waren mangelnder Überblick, lange Suchzeiten und vor allem langwierige Arbeitsvorgänge. Die Verantwortlichen beschlossen daher, die seit sieben Jahren bestehende Applikation zur Verwaltung der Betreuungsverträge mit neuen Modulen sowie einer ECM-Lösung zu ergänzen. Lösung ELOenterprise und ELO DocXtractor Form. ELO wird an die Betreuungsverwaltungssoftware nahtlos angebunden. Die Formulare werden nach der Erstellung direkt in ELO archiviert. Eingehende Formulare werden automatisiert erfasst und ausgelesen, eine elektronische Akte wird in ELO geführt. Nutzen Abwicklung der Geschäftsfälle in der geforderten Zeit, rasche Verfügbarkeit der Informationen departementweit, Erhöhung des Automatisierungsgrads, Auflösung/ Minimierung des Papieraktenbestands, Basislegung für Anwendungen in weiteren Abteilungen des Departements. Auf Bewährtes vertrauen Bei der ECM-Lösung fiel die Entscheidung auf ELOenterprise. Die Software aus dem Hause ELO Digital Office hatte sich bereits in diversen Departementen der Stadt Zürich bewährt. Zudem vertraute das Schul- und Sportdepartement seinem wichtigsten IT-Partner. Als ELO Business-Partner verfügt dieser über das Know-how zur Konzeption, Realisierung und Einführung der Lösung und betreut die Departemente der Stadt. Im Februar 2008 fiel der Startschuss für das Projekt. In der ersten Phase wurde die Automatisierung der Haushalts- und Finanzdatenerhebung fokussiert.

3 Die Formulare dazu sollten erzeugt, verschickt und über die Klassifizierungslösung ELO DocXtractor- Form automatisiert verarbeitet werden. Ziel war es, den aus den Angaben resultierenden Faktor für die Subventionen zu berechnen, festzulegen und anschließend an die Haushalte zu kommunizieren. Vor der Einführung von ELO wurden die Daten aus den Formularen manuell in die Vertragsverwaltungssoftware übernommen, was einen erhöhten zeitlichen Aufwand darstellte. Zudem gab es durch die Anwendung selbst kaum eine Prozessunterstützung. Maximale Produktivität Die nahtlose Verbindung zwischen ELO und der neuen Verwaltungssoftware des Schul- und Sportdepartements ermöglicht jetzt eine optimale Prozessunterstützung. Subventionsanträge werden in der Verwaltungssoftware erstellt und ausgedruckt, mit einem Barcode versehen und anschließend an die entsprechenden Haushalte verschickt. Alle Dokumente, die aus der neuen Applikation erzeugt werden, gelangen über den Index Server (Web- Service) oder den XML-Import direkt ins ELO Archiv und werden dort automatisch in die dafür vorgesehene elektronische Akte archiviert und indexiert. Kommen die Anträge ausgefüllt zum Departement zurück, werden sie direkt beim Posteingang eingescannt. Der ELO DocXtractor-Form liest alle relevanten Daten automatisch aus, und übergibt sie an die Verwaltungssoftware. Die Anträge werden daraufhin mit Hilfe der ausgelesenen Barcodes in die entsprechende elektronische Akte in ELO überführt. Die Daten werden in der Verwaltungssoftware auf Richtigkeit und Konsistenz geprüft. Werden die gemachten Angaben als korrekt erkannt, wird die Subvention automatisch festgesetzt, die Bestätigung erzeugt und in ELO abgelegt. Im anderen Fall wird in der Verwaltungssoftware eine Aufgabe für den Benutzer erstellt. So haben die Bearbeiter jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstand und den Verbleib der versandten Formulare. Das Formular können die Mitarbeiter in ELO und in der Verwaltungssoftware aufrufen und einsehen. Dies gilt ebenso für alle anderen Dokumente (Bestätigungen, Ferienanmeldungen, Rechnungen, Mahnungen, etc.), welche von der Verwaltungssoftware erzeugt werden.

4 Hohe Nutzerakzeptanz Die ECM-Lösung findet im Schul- und Sportdepartement einen sehr großen Zuspruch bei den Mitarbeitern, die von Projektbeginn an immer mit einbezogen worden sind, wie auch Anita Rudolf, Leiterin Abteilung Lebensraum Schule (ALS), berichtete. Aufgrund des intuitiven Aufbaus der ELO Benutzeroberfläche war die Schulung der Mitarbeiter nach 2-3 Tagen abgeschlossen. Fristgerechtes Arbeiten Die zeitliche Umsetzung der neuen Verordnung über die Finanzierung der Kinderbetreuung in Zürich wurde von der Stadt vorgegeben. Dazu Albert Malär, Leiter Abteilung Datawarehouse und Informatik (ADI): Durch den außerordentlichen Einsatz aller Projektbeteiligten waren wir in der Lage, den festgelegten Zeitplan zur Einführung der neuen Verordnung der Kinderbetreuung der Stadt Zürich fristgerecht umzusetzen. Insbesondere die kompetente, zielgerichtete und lösungsorientierte Arbeitsweise des ELO Business-Partners hat maßgebend zum Erfolg beigetragen. Dabei konnte der ELO Business- Partner auf die volle Unterstützung der ELO Schweiz GmbH zurückgreifen. Die Akzeptanz der Lösung ist bei den Benutzern außerordentlich hoch. Insbesondere dadurch, dass sie von Anfang an bei der Gestaltung der Lösung beteiligt waren und ihre Anforderungen praxisnah abgebildet werden konnten. Anita Rudolf, Leiterin Abteilung Lebensraum Schule Die gesamte Eingangspost (Briefe und s) wird jetzt ebenfalls in ELO abgelegt und gepflegt. Mittelfristig soll die Führung der Papierakten auf ein Minimum beschränkt werden. Ein weiterer möglicher Ausbauschritt ist die Überführung der bestehenden Papierakten (ca ) in das ECM.

5 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Flexible Integration Der direkte Zugriff per Mausklick auf die Dokumente aus der Vertragsverwaltung heraus erleichtert das Arbeiten sehr und erhöht die Auskunftsbereitschaft enorm. Anita Rudolf, Leiterin Abteilung Lebensraum Schule Innovative Projekte vorprogrammiert Mit ELOenterprise stehen dem Schul- und Sportdepartement alle Informationen schnell und departementweit zur Verfügung. Die Automatisierung der Prozesse verschafft den Mitarbeitern mehr Zeit für ihre Kernaufgaben und ermöglicht ein sicheres und effektives Arbeiten. Der Papieraktenbestand ist auf ein Minimum reduziert worden, was Archivräume spart. Zudem sieht das Schul- und Sportdepartement ELO als Plattform für Anwendungen in weiteren Abteilungen des Departements, wie auch Albert Malär bestätigt: Die ELO Lösung zeichnet sich durch ihre Flexibilität und hohe Integrationsfähigkeit aus. Die Verwendung von ELO als DMS in Ergänzung zu der Fachapplikation zur Verwaltung der Kinderbetreuung stellt eine perfekte Kombination dar, welche die Effizienz der Bearbeitung der Verträge massiv erhöht. Zudem stellt die Lösung eine ideale Basis für weitere, ähnlich innovative Projekte im SSD dar.

6 >> Zentrale Informationsverfügbarkeit Durch den außerordentlichen Einsatz aller Projektbeteiligten waren wir in der Lage, den festgelegten Zeitplan zur Einführung der neuen Verordnung der Kinderbetreuung der Stadt Zürich fristgerecht umzusetzen. Ausblick In diesem Sinne plant die SSD weitere Formularverarbeitungen über das ECM abzuwickeln. Zudem wird ELOenterprise an die Geschäftsfallverwaltung auf Basis von Microsoft Office Sharepoint Server 2007 und OXBA (Geschäftsverwaltung) angebunden. Albert Malär, Leiter Datawarehouse und Informatik (ADI)

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