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1 DIGITAL PUBLISHING IN PRINT, MEDIEN, OFFICE UND WEB DRUCKMARKT Die Assets moderner Unternehmen sind ihr jeweiliges Know-how und die individuelle Beziehung zu ihren Kunden. Diese Vermögenswerte müssen sich in einer Welt der überschäumenden Informationsflut bemerkbar machen, sie müssen Profil zeigen, um Profit generieren zu können. Deswegen müssen die Mitarbeiter in den Unternehmen Kommunikations-Profis werden. Informations-Transfer und Kommunikations-Technologien gehören längst zur Kernkompetenz am einzelnen Arbeitsplatz. Publishing-, Präsentations-, Dokumentations- und Visualisierungstechnologien in den Büros und die vielfältigen Möglichkeiten der Druckdienstleister und Webprovider fließen immer mehr auf der Basis gemeinsamer Werkzeuge und Technologie zusammen. Druckmarkt»documents«will sich diesen Möglichkeiten als neues Supplement intensiv widmen. Dabei werden Überschneidungen zur klassischen Druckindustrie nicht ausbleiben sie sind im Gegenteil sogar erwünscht, um deutlich zu machen, welches Potenzial in den jeweiligen Möglichkeiten steckt. Leere Schreibtische, Ablagekörbe und Regale sieht so die Zukunft im Büro aus? So bald sicher noch nicht, aber sinnvoll eingesetzte Dokumentenscanner sowie Software zum Dokumentenmanagement sind erste Schritte zum durchgehend digitalen Prozess. Nach einer Studie von Xerox gehen immer mehr Betriebe dazu über, Dokumente nur noch als»pflichtübung«in Form von Papier zu archivieren. Immerhin zwei Drittel aller deutschen Betriebe wandeln nach der Studie ihre Dokumente in elektronische Form. Druckmarkt 40 Februar

2 Wie viel Multimedia muss sein? W Bislang wurde der Begriff Multimedia trotz seiner Vielfalt in der Namensbedeutung sehr eng gedeutet: als Kombination von Text, Grafik, Stand- und Bewegtbild sowie Ton in einer auf Rechnern lauffähigen Präsentation, die allenfalls per Beamer in»cinema-feeling«überhöht wurde. Über die notwendige Integration von Office Publishing, Print und»multiple media«wurde viel zu wenig gesprochen. Von Dipl.-Ing. Hans-Georg Wenke Doch allmählich wird klar: Multimedia ist auf der Silbe»media«, gleich Übertragungsplattform, zu übersetzen. Denn die Aufgabe, die»alle Welt«, sprich jedes Unternehmen und jede aktive Einzelperson heute haben, ist, auf vielen medialen Ebenen gleichzeitig zu kommunizieren und sich zu präsentieren. Auf Gedrucktem ebenso wie im Internet, per SMS genauso wie auf einer CD- ROM, im Fernsehformat parallel zur Business-Präsentation nach Power- Point-Manier. Alles parallel, möglichst aus der gleichen Quelle mit identischen Inhalten und vor allem stets up to date. Offset und Office Printing Das schafft völlig neue Anforderungen und setzt eine andere Arbeitsweise voraus als bisher. Dabei ist einer der wichtigsten Faktoren, dass sich die bislang gerne noch aus so genannten Qualitätsgründen gezogenen Grenzen zwischen»richtigem Drucken«(das, was die grafische Industrie mit Schwerpunkt Bildreproduktion und Offsetdruck anbietet) und»office Printing«immer mehr verschwimmen. Konnte man vor wenigen Jahren durchaus noch eine Grenze erkennen zwischen der visuellen Qualität von»gedrucktem«und»kopierten«(wozu auch Bürodrucker, sei es Laser oder Tintenstrahl gehörten) ziehen, so nimmt»otto Normalleser«diese Unterschiede heute faktisch nicht mehr wahr. Und zwar, weil es sie nur noch in der esoterischen Selbstbetrachtung einer auf sich bezogenen grafischen Branche gibt, nicht mehr im öffentlichen Bewusstsein. Wer im Berufsleben steht und aktiv am öffentlichen Leben teilnimmt, hat heute täglich mindestens so viel Selbstgedrucktes oder Kopiertes in der Hand wie Offsetdrucke, schaut fast mehr auf Displays von Mobiltelefonen oder PDAs/Organizern sowie Computerbildschirme als auf Papierseiten. Und der hört fast schon mehr, in Telefonaten, im Radio, im Fernsehen, als er liest. Und immer mehr geraten»brainworker«, also diejenigen, die beruflich in irgendeiner Art und Weise Informationen aufbereiten, ver- und bearbeiten müssen, in die Klemme: sie sind nicht nur Rezipienten, also Leser, Hörer, Aufnehmende, Empfänger von Botschaften und Informationen; sie müssen diese auch quasi als Redakteur, als Verleger, als»sender- Intendant«selbst produzieren. Internet Publishing Phone Massage Computer Presentations Was kann und was muss die Druckund Medienindustrie in Sachen Multimedia leisten können, um ihrem eigenen Anspruch gerecht werden zu können und ihren Kunden künftig wirkliche Mediendienstleistungen bieten zu können? Bisher wird üblicherweise gerade einmal ein Auf getrenntem Wege klappte dies noch recht gut. Man ging zur Druckerei, um etwas drucken zu lassen. Ins Studio, um Ton oder Film aufzunehmen. Zu einer Agentur, um etwas gestalten zu lassen, zu neuen Internet-Dienstleistern, um die Homepage erstellen zu lassen. Und was»im Büro«erledigt werden konnte, machte man oft mehr schlecht als recht eben selbst. Aus Daten, die summa summarum längst zu einem Chaos geführt haben, das zu ordnen Storage Media, Archiv Multimedia High-Quality und High-Volume Printing Broadcasting, TV, Video Office Documents Ad-hocund On-Demand- Printing Achtel, vielleicht auch noch zwei Achtel, der medialen Leistungen erbracht. Doch Kunden erwarten mehr und werden diese Aufgaben entweder selbst erledigen oder quereinsteigende Dienstleister finden, die es tun. wohl nie mehr möglich ist. Vor allem auch deshalb, weil es kaum jemanden gibt, der dieses Multi-Mediale ganzheitlich (als Dienstleister) betreut, aufbereitet, unterstützt, standardisiert. Da ist die Tatsache, dass es inzwischen Media Asset Management Lösungen gibt, fast schon wie ein Hohn: Ja, ja, es gibt sie und wer soll sie einrichten, pflegen und up to date halten? 40 Druckmarkt 40 Februar 2006

3 Apple machts möglich Wenn dies kein Dienstleister tut, wer sonst? Letzten Endes einmal mehr jeder selbst. Ein Vorstoß kommt neuerdings nicht unvermutet, dennoch in dieser Form selten so interpretiert von Apple. Denn was bedeutet es, wenn die neuen Maschinen plötzlich trotz normaler»jedermann-kann-sie-kaufen-preise«die Leistungsstärke haben, die dedizierte Workstations noch vor zehn, 15 Jahren selbst zum Investment von einer Millionen Mark nicht im Ansatz bieten konnten? Ironisch ausgdrückt heißt das: Apple ist jetzt da angekommen, wo es vor 20 Jahren schon behauptet hat, zu sein, ohne dies damals und zwischenzeitlich je wirklich gewesen zu sein. Heute aber eben doch. Ad hoc und on Demand Und das bedeutet: die multimediale Produktion wird sich»in die Breite der Anwender«verlagern. Spezialisten aus Agenturen und Druckereien geraten zunehmend in die Gefahr der Isolierung. Weil sie für»normales Publishing«viel zu hohe Ansprüche stellen und mit Verlaub um Dimensionen zu teuer sind. Und obendrein umständlich sowie nervig, weil nie mit der Qualität zufrieden. Das spricht nicht dagegen, dass diese Leistungen auch in Zukunft benötigt werden aber immer mehr im Spezialfall, nicht mehr im Allgemeinen.»Normal«wird immer mehr die adhoc- und On-demand-Multimedia- Produktion sein. Das ist das Erstellen einer Information, Dokumentation, Präsentation oder Animation, die mal eben sofort, schnell, einfach und unaufwändig gedruckt wird. Sie kann aber auch per Computer versendet werden, über das Handy oder den PDA zumindest in Teilen zugänglich sein, und dessen Elemente eignen sich vielleicht auch noch für die Charts vom Seminar oder Kongress oder für die Pressemitteilung und gelangen damit in den Druck und den Hochglanzprospekt. Wer hat die Medienkompetenz? Wer aber ist hierfür Helfer, Dienstleister, Berater, Coach, Partner, Entwickler, Unterstützer kurzum, wen kann man mit dieser Aufgabe betrauen, wenn nicht nur sich selbst?»medienkompetenz«ist folglich gefragter denn je. Und das ist ein weites Feld an zukünftigen Aufgaben, denen sich sowohl Werbeagenturen als auch Druckereien jeglicher Couleur bisher erst in nur wenigen Ausnahmefällen genähert haben. Denn wo gibt es wirklich die Werbeagentur, die in der Lage ist, Wordund Excel-Templates zu Preisen anzubieten, damit Kunden diese ohne Budgetprobleme mal schnell in Anspruch nehmen kann? Die Agentur, die PowerPoints erstellt, ohne Murren auch mit Arial als Standardschrift, und wenn es denn sein muss, auch 12 Punkt Mittelachse? Wo ist die Druckerei, die mal eben innerhalb von zwei, drei Stunden, ein Dutzend oder wenige hundert Handouts liefert (außer den darauf spezialisierten Copyshops oder einigen Digitaldruckern, die diese Aufgabe bravourös meistern)? Wo ist die Branche, die sich selbst Druck- und Medien-Industrie nennt, die bei 72 dpi nicht verzweifelt, sondern eine Lösung zur Hand hat? Wo sind die Druckereien, die als Service aus Katalogen Präsentationen automatisch rückverwandeln? Und wo, um es auf die Spitze zu treiben, ist die Druckerei oder Agentur, die Mikrofon und Musik-Elemente bereithält, um ein PDF multimedial zu machen? Wo der Dienstleister, der Kataloge, aber auch 1 Million SMS versendet, Mailinglisten verwaltet und an Stelle von Prospekten genau so gerne s produziert? Wie gesagt: es gibt Ausnahmen, positive Ansätze, etliche kreative Firmen, die es tun. Aber man muss sie suchen wie die Nadel im Heuhaufen. Herausforderung Multimedia Das hängt auch damit zusammen, dass die Ausbildung diesen konsequenten Schritt kaum geht und»multimedia«im neu und wohl verstandenen Sinne anbietet und realisiert. Man bedenke die Realität: Welche Berufsschule hätte denn überhaupt die personellen Kapazitäten, dies zu lehren? Gibt es denn überhaupt die Fachleute, die eine Bodoni nachts im Schlaf geweckt von Hand zeichnen können und gleich danach an einem 48-Spur-Mischpult ein Sound-Composing bewerkstelligen? Wo sind diese Lehrer? Nun, wenn es sie nicht gibt, müssen die Schüler sich selbst unterrichten. Was bleibt ihnen anders übrig? Multimedia ist im neu verstandenen Sinne die eigentliche Herausforderung an die sich als Dienstleister verstehenden Unternehmen, nicht nur die High-Tech-, High- Volume-, High- Quality-, High-Price-Segmente beizubehalten, auszubauen und zu profilieren. Es ist die Kunst der Unternehmensführung, eine neue Art des High-Tech-Multi-Media-On-Demand zu entdecken: die Alltagsaufgabe berufsaktiver Menschen. Freund und Helfer Jahrhundertelang waren bei Kommunikationsaufgaben Druckereien»Freund und Helfer«, Dienstleister und Lieferanten. Seit Jahrzehnten sind es die Werbeagenturen. Seit einigen Jahren die Internet-Agenturen. Und heute ja, wo sind sie wirklich, die Multimedia-Provider für das Lowcost-Budget und die Normalansprüche? Logbuch Der Druckmarkt Internet-Service für die wesentlichen Branchen-Ereignisse. Druckmarkt 40 Februar

4 Akzeptanz elektronischer Dokumente wächst W Während in vielen Unternehmen der große Teil externer Prozesse unverändert papierbasiert abläuft, haben sich elektronische Dokumente unternehmensintern mittlerweile etabliert. Das zeigt eine von Xerox in Auftrag gegebene Studie zum Thema Dokumentenmanagement in der Kundenkommunikation. Der Studie zufolge archivieren 87% der befragten deutschen Unternehmen Papierdokumente. Interne Unterlagen wie Verwaltungsakten, Statistiken, Analysen oder Geschäftsberichte werden dagegen nur noch vereinzelt in Papierform vorgehalten. Definitionssache: Was ist eigentlich ein Dokument? Im Vergleich zu früheren Studien sieht der Großteil der Befragten neben Papier auch elektronische Dateien, s und Faxe als Dokumente an. Damit hat sich die Definition, was eigentlich ein Dokument ist, im Bewusstsein merklich verändert. Auffällig auch, dass sich der Anteil derjenigen, die Multimedia- Dateien einbeziehen, in den vergangenen zwei Jahren mit 77% fast verdoppelt hat. Lediglich neue Kommunikationsformen wie per SMS versendete Bilder sind mit 19% noch nicht als Dokumente akzeptiert. Die insgesamt größere Akzeptanz elektronischen Medien gegenüber lässt auf einen Sinneswandel in den Unternehmen schließen. Hier liegt eine Chance zu weiterer Integration der Welten von Papier und elektronischen Medien. Damit verbunden sind häufig Einsparungen und Effizienzgewinne. Scanning ist die am weitesten verbreitete Konvertierungsform 66% der befragten deutschen Unternehmen wandeln Papierdokumente in ein elektronisches Format um, um die diesbezüglichen Prozesse zu beschleunigen. Dabei ist der Scan mit 70% die bei Weitem meistgenutzte Möglichkeit. Weitere Optionen wie das Versehen der Dokumente mit Strichcodes sind den Befragten durchaus bekannt (78%) und werden ebenfalls eingesetzt, um die Prozessgeschwindigkeit zu steigern. Neue Methoden wie beispielsweise Data Glyphs sind jedoch nahezu unbekannt. Der Prozess von Vereinfachung und Beschleunigung ist allerdings noch nicht abgeschlossen: 71% meinen, dass die Dokumentenprozesse ihrer Organisation vereinfacht werden müssen. Nachholbedarf bei Dokumentenmanagement Ein Drittel der befragten Unternehmen konvertiert keine Papierdokumente. Hier besteht Nachholbedarf: Die überwiegende Mehrheit (97%) sieht in einem effizienten Dokumentenmanagement einen signifikanten Wettbewerbsvorteil, da beschleunigte Prozesse gerade bei der Kundenkorrespondenz deutliche Zeitvorteile bringen. Zeit ist hier gleichzusetzen mit Kundenzufriedenheit und Kosteneinsparungen: 64% der Befragten sehen einen direkten Zusammenhang zwischen der benötigten Prozesszeit und der Zufriedenheit des Kunden. Allerdings können 72% nicht abschätzen, wie groß das durch schnellere Prozesse realisierbare Sparpotenzial ist. Analog dazu sind die Kosten für Dokumentenprozesse noch weitgehend unbekannt: 92% der Befragten können nicht einschätzen, wie viel ihr Unternehmen beispielsweise für Kundenkommunikation und -prozesse ausgibt. Dies bestätigt die Ergebnisse der IDC-Studie von 2003: dort waren 90% der befragten Manager nicht in der Lage, die Kosten für ihr Dokumentenmanagement abzuschätzen. Marika Ellermann, Marketing Manager von Xerox Global Services in Deutschland, deutet die Ergebnisse der Ovum-Studie wie folgt:»papier wird uns noch lange als Informationsträger begleiten, die überwiegende Mehrheit der Menschen hat eine viel engere emotionale Bindung zum Papier als zu anderen Medien. Allerdings kommen immer mehr neue, elektronische Dokumentenformen hinzu, die Vorteile wie Geschwindigkeit und Kosteneffizienz bieten. Umso wichtiger ist es für die Unternehmen, klare Prozesse zu schaffen, um den maximalen Nutzen aus ihrem individuellen Dokumentenmix zu ziehen. Andernfalls werden Einspar- und Effizienzpotenziale verschenkt.«v 42 Druckmarkt 40 Februar 2006

5 Druckermarkt Der Markt für Laserdrucker in Deutschland ist in den ersten neun Monaten des Jahres 2005 im Vergleich zum Vorjahreszeitraum um 26,1% gewachsen. In anderen europäischen Ländern lag die Rate ähnlich hoch. Nach den Analysen der Marktbeobachter von IDC war vor allem ein starker Zuwachs im Farbmarkt mit 59% der eindeutige Wachstumstreiber. Insgesamt wurden laut IDC in Deutschland in den ersten neun Monaten 2005 rund 1,04 Millionen Page- Printer abgesetzt (Vorjahr: 0,82 Millionen). Marktführer ist offensichtlich nach wie vor HP, OKI und Kyocera beanspruchen für sich jeweils zweite und dritte Plätze in verschiedenen Bereichen, die nach Farbe, Monochrom und Geschwindigkeit der Drucker definiert werden. Insgesamt zeigten die vergangenen Monate nach Einschätzung von Kyocera, dass von den Segmenten im Einstiegsbereich Schwarzweiß das Segment Seiten pro Minute an Bedeutung verliert. Die Segmente und S/min. machen inzwischen rund 84% des Schwarzweißmarktes aus und wachsen weiter. OKI Printing Solutions führt den guten Absatz an Farbseitendruckern auf den anhaltenden Trend für Inhouse Colour Printing zurück. Danach wollen Unternehmen Drucke für Marketing und Sales, Broschüren, Flyer oder Banner im eigenen Büro herstellen. V V ADOBE ACROBAT 3D-DATEN Ab sofort ist Adobe Acrobat 3D, eine Software für die Abstimmung von 3D-Inhalten in Dokumenten, verfügbar. Das neue Mitglied der Acrobat- Produktfamilie ermöglicht es, 3D-Daten schnell und sicher mit als PDF- Dokumente zu verteilen, zu nutzen und mit dem Adobe Reader abzustimmen. Anwender aus der technischen Dokumentation, dem Maschinenbau, der Automobil- und Luftfahrt-Industrie sowie Architekten und Bauingenieure konvertieren 3D- Modelle aus allen gängigen CAD- Formaten und integrieren sie in plattformübergreifend nutzbare PDF-Dateien. So können mit Hilfe von Acrobat 3D-Konstruktionen auch für nicht-technische Anwendungen genutzt werden, ohne dass auf die original CAD-Applikationen zugegriffen werden muss. V URHEBERRECHTSABGABE Um die geforderten Abgaben auf Computerdrucker abzuwenden, hat Epson zusammen mit Canon, HP, Kyocera und Xerox eine GfK-Studie (Gesellschaft für Konsumforschung) in Auftrag gegeben, die den Anspruch der Verwertungsgesellschaft zum Schutze des Urhebers entkräftet, in der eine Abgabe auf Drucker damit begründet wird, dass»drucker für die Erstellung von Vervielfältigungen bestimmt und geeignet sind«. Die VG Wort stützt sich auf die Bestimmung und Eignung von Druckern ganz pauschal. Geeignet sind die Drucker, aber ob sie dazu auch genutzt werden, das wollten die Druckerhersteller herausfinden. Befragt wurden im letzten Herbst über Personen von denen ca Seiten gedruckt wurden. Die Studie untersuchte das Druckverhalten am Arbeitsplatz sowie zu Hause. Die nach anerkannten empirischen Methoden erfolgte Umfrage der GfK hat dabei ergeben, dass weniger als 5% der ausgedruckten Seiten in schutzwürdige Urheberrechte Dritter eingreifen können. Die Umfrage macht also deutlich, dass auch im digitalen Zeitalter nur eine unwesentliche Anzahl aller gedruckten Seiten überhaupt Urheberrechtsrelevanz besitzt.»dieser geringe Anteil ist nicht geeignet, um eine Geräteabgabe auf alle Drucker und sämtliche damit erstellten Ausdrucke zu rechtfertigen,«so Henning Ohlsson, Leiter der Geschäftsführung der Epson Deutschland.»Wir wünschen uns nun verantwortungsvolles Handeln des Gesetzgebers und der Verwertungsgesellschaft. Denn eine Entscheidung für die Abgabe ist eine Entscheidung gegen die Kunden, die Hersteller und den Standort Deutschland«, kommentiert Ohlsson. V DOKUMENTENSUCHE Ziel der Toshiba Software e-bridge Viewer ist die beschleunigte Dokumentensuche auf dem PC und im Netzwerk. Anwender können in bis zu gefundenen, chronologisch aufgelisteten Dokumenten blättern. Der e-bridge Viewer ergänzt die Toshiba Lösung e-filing, eine Dokumenten Management-Anwendung. V SCANNER FÜRS BÜRO Xerox bietet mit der DocuMate-Serie nun auch Scanner für das Büroumfeld an. Über eine 50 Blatt fassende Dokumentenzufuhr können je nach Modell bis zu 66 Seiten pro Minute im Duplexmodus gescannt werden. Per Knopfdruck kann ein Scan beispielsweise auf Fax, , CD, Drucker, Netzlaufwerke oder eine Computeranwendung erfolgen. Die Scanner bieten eine Auflösung von 600 x dpi. Neben Dokumenten, Bildern und Fotos können die Einzugsscanner auch scheckkartenähnliche Dokumente verarbeiten. V PAPIER-PC VERBINDET Der französische Papierhersteller Clairefontaine hat mit PaperPC ein Papier mit digitalem Stift vorgestellt, das eine direkte Verbindung von Papier und Bildschirm herstellen soll. Damit werde das Versenden von handschriftlichen Texten als , Fax, SMS über Handy und PC möglich, so das Unternehmen. Wichtigster Baustein des PaperPC ist das spezielle Anoto-Papier. Dieses Papier ist mit sehr kleinen Rasterpunkten versehen: auf einer Fläche von 1,8 mal 1,8 mm sind 36 Rasterpunkte zur Unterstützung des Lesevorganges aufgebracht. Der digitale Stift»filmt«die Schreibbewegungen und liest Skizzen sowie Texte ein. Die dazu gehörige Software MyNotes konvertiert die Handschrift in ein Wordfile oder als Jpeg-Datei. Zurzeit werden Französisch, Englisch und Deutsch unterstützt. Die Übertragung des Geschriebenen erfolgt beim PaperPC via Bluetooth an das Handy oder den PC. Der spezielle Notizblock sieht aus wie ein handelsübliches Schreibheft. Auf dem Umschlag befindet sich eine Art Tastatur, mit der Befehle ausgeführt und handgeschriebene Texte versendet werden können. Die Kosten für den Block werden je nach Ausführung mit acht bis 20 beziffert. Der digitale Stift sei ab 180 zu erhalten. V Druckmarkt 40 Februar

6 Gescannt für alle Zeiten? W Das papierlose Büro ist trotz immenser Digitalisierungsbemühungen noch längst nicht Wirklichkeit. Im Gegenteil produziert die Wirtschaft heute wesentlich mehr Papier-Output als noch vor zwanzig Jahren. Gesetze, Verordnungen und Nachweispflichten erfordern das Vorhalten sämtlicher Informationen und zwar lückenlos. Digital ist jedoch erlaubt, zum Teil sogar erwünscht. Milliarden von Dokumenten in Form von Angeboten und Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Belegen aller Art verstauben in kaum noch messbaren Regalkilometern in ebenso wenig zählbaren Ordnern. Eine Tatsache, die Unternehmen weder lieben, noch beeinflussen können. Wachsender Speicherbedarf durch Finanzvorschriften Die weiter wachsenden Kilometer an Regalen und Papiertonnen sind den immer umfangreicher werdenden Dokumentationspflichten und Vorschriften zu verdanken, nach denen Geschäftsprozesse haarklein nachvollziehbar sein müssen. Nicht nur, dass auf nationaler Ebene die Steuergesetzgebung Vorgaben hat, die peinlich genau Steuern, Reisekostenabrechnungen oder Fahrtenbücher kontrollieren und Jahre zurück verfolgen will. Hinzu kommen international gültige Dokumentationspflichten wie etwa Basel-II. Die Regeln treten in der Europäischen Union offiziell zwar erst Ende 2006 in Kraft, finden aber bereits heute praktische Anwendung. Dabei unterwerfen sich die Banken härteren Offenlegungspflichten der eigenen Kapitaldecke sowie umfangreichen Dokumentationen bei der Vergabe von Krediten. Für Unternehmen hat das ebenfalls die Konsequenz penibler Dokumentation aller Fakten, um von den Banken überhaupt einen Kredit oder aber zu günstigen Konditionen zu erhalten. In der Folge entsteht generell mehr Dokumentationsbedarf es müssen immer mehr Informationen gespeichert werden. Auch wenn Finanzämter digitale Dokumente inzwischen akzeptieren, liegen die Hürden für die komplette elektronische Buchhaltung dennoch sehr hoch. Vorteil Digitalisierung Theoretisch könnte ein Büro so aussehen: leere Ablagekörbe und Regale. Voraussetzung sind Dokumentenscanner, die alle Belege digitalisieren, und entsprechende Software, die das Dokumentenmanagement übernimmt. Papier altert, lässt sich nicht wieder herstellen und benötigt Platz. Dokumentenscanner sind deshalb bei dieser Flut an Informationen die erste Stufe eines systematischen Dokumentenmanagements. Scanner erfassen gedruckte Information jeglicher Art. Dokumentenscanner dienen dabei speziell der raschen Erfassung großer Mengen an Belegen in möglichst kurzer Zeit. Sie werden schon länger bei Banken und Versicherungen eingesetzt, um etwa Zahlungsbelege rasch zu erfassen und dauerhaft zu speichern. Auch Bibliotheken und öffentliche Einrichtungen nutzen die speziellen Dokumentenscanner, um Informationen platzsparend und effizient archivieren zu können. Waren bisher Unternehmen der Finanzwelt die klassische Klientel für Scanner dieser Art, setzen heute Unternehmen aller Branchen Scanner ein, um ihre Prozesse zu digitalisieren. Dokumentenscanner: Fünf Leistungsklassen Dokumentenscanner unterscheiden sich von herkömmlichen Flachbettscannern aufgrund ihrer Konstruktion. Flachbettscanner sind für das Scannen einzelner Vorlagen bei hoher Auflösung geeignet. Dokumentenscanner sind üblicherweise als Durchzugscanner konstruiert: Vorlagen werden eingezogen, unter dem Sensor durchgeführt, erfasst und im Papierauffang ausgelegt. Die meisten Scanner können dabei dank zweier CCD-Sensoren Vorder- und Rückseite gleichzeitig einlesen. Einige Modelle sind zudem eine Kombinationen aus Durchzugs- und Flachbettscanner, um etwa gebundene Dokumente erfassen zu können. Die Qualität der Scans ist angesichts der Aufgabenstellung nicht vorrangig Durchsatz und Effizienz stehen im Vordergrund, ebenso wie die Fähigkeit, auch schlechte Vorlagen verarbeiten zu können. Zudem sind Dokumentenscanner formatvariabel, um Dokumente von der Visitenkarte bis zum Format DIN A3 erfassen zu können. 44 Druckmarkt 40 Februar 2006

7 Dabei verfügen Dokumentenscanner über einen Dokumenteneinzug, den Feeder, der einen Blatteinzug mit einer Geschwindigkeit ab 10 Seiten pro Minute ermöglicht. Tagesdurchsätze von bis Seiten (bei 80 S/min) werden so erreicht. Dabei lassen sich die Modelle nach ihrer Scangeschwindigkeit in fünf Klassen unterteilen: Workgroup 5-20 S/min. Department S/min. Low Level 50 S/min. Medium Level S/min. High Level über 80 S/min. Dokumentenscanner der genannten Leistungsklassen werden von Herstellern wie Fujitsu, HP, Kodak oder Canon angeboten. Markteinsteiger ist seit diesem Jahr Xerox mit entsprechenden Systemen. Aufgrund der hohen Geschwindigkeit arbeiten die Systeme mit Bildoptimierungswerkzeugen, um bei einer durchschnittlichen Auflösung von 200 dpi bis 300 dpi eine optimale Qualität zu gewährleisten. Schnittstellen für die Datenübertragung an Computersysteme sind SCSI oder USB 2.0. Zu den typischen Merkmalen professioneller Dokumentenscanner zählen beispielsweise die automatische Bildausrichtung, automatische Textkorrektur und das Erstellen von PDF- Dateien. Diese werden beim Scannen direkt durch ein OCR-Werkzeug bearbeitet. Für das korrekte Einziehen der Blätter sorgen bei Canon- Scannern Ultraschallsensoren, die den gleichzeitigen Einzug mehrerer Der Arbeitsplatzscanner Kodak i40 wird ab sofort mit einem neuen Spezialeinzug angeboten. Damit können Formulare, Ausweise, Versicherungs- und Kreditkarten, Führerscheine und ähnliche Dokumente digitalisiert werden. Für die steigende Nachfrage nach Scans im mittleren Leistungssegment hat Canon den DR-5010C entwickelt. Er kann Vorlagen bis zum Format DIN A3 auch doppelseitig einlesen. Die Software CapturePerfect 3.0 bietet Funktionen wie PDF- Verschlüsselung und Scan-to Seiten pro Minute im Format DIN A4 bei 200 dpi bewältigt der DR 5010C im Schwarzweißmodus als auch in Farbe. Die maximale Auflösung liegt bei 600 dpi und bietet auch bei der Farbwiedergabe optimale Qualität. Blätter verhindern. Die Feeder fassen zwischen 50 und Blatt für die serielle Verarbeitung. s drucken und ablegen? Mit dem Scan alleine ist es jedoch nicht getan. Um die daraus entstehenden Datensätze zu verwalten, empfiehlt sich eine spezielle Software. Die wiederum löst nicht die Frage der Speicherung. CDs und andere Medien unterliegen genauso wie Papier der Alterung. Dies betrifft die Medien und die mechanischen Komponenten der Lesegeräte. Zudem stellt sich die Frage, welche Dateiformate wann überhaupt noch lesbar sind. Die Aufbewahrungspflichten etwa bei Versicherungen und Behörden erstrecken sich über Jahrzehnte, oft genug Jahrhunderte. Hier steht noch immer die Mikroverfilmung am Ende der Dokumentationskette. Die Brücke vom Mikrofilm in die digitale Welt schlagen dann wiederum Mikrofilmscanner. Nun wird sicherlich nicht jeder seine Daten per Mikrofilm archivieren, doch Dokumentenmanagement- Systeme sind überall in Betracht zu ziehen. Schließlich wird ohnehin bereits ein erheblicher Teil der Korrespondenz elektronisch abgewickelt. s auszudrucken und in Ordnern abzulegen, kann nicht Sinn der Übung sein. Eher wird man die zu archivierenden Belege digitalisieren und speichern. V Digitale Archive W Das Volumen digital gespeicherter Daten nimmt permanent zu. Jetzt wurde die erste Testphase für die Langzeitarchivierung digitaler Informationen abgeschlossen. Das langfristige Archivieren von digitalen Informationen birgt immer größere Herausforderungen. Mit der steigenden Zahl an elektronischen Veröffentlichungen wächst auch die Notwendigkeit der zuverlässigen Aufbewahrung. Aber immer neue digitale Dateiformate, Rechnertypen und Betriebssysteme machen ältere Daten schnell nicht mehr nutzbar. Und vielfach gibt es noch keine gesicherten Erkenntnisse, wie lange Datenträger wirklich halten (siehe Tabelle). Ein in Deutschland neues, vom Bundesministerium für Bildung und Forschung unterstütztes, Projekt versucht jetzt, das Problem der digitalen Langzeitarchivierung in den Griff zu bekommen. Das in den letzten Jahren registrierte Aufkommen digitaler Publikationen stellt gerade Bibliotheken (wie die Deutsche Bibliothek), die zur Archivierung gesetzlich verpflichtet sind, vor erhebliche Probleme. Neben den Bibliotheken sind aber auch generell alle Archive (auch in der freien Wirtschaft) und Museen betroffen. Durch die Retrodigitalisierung die Digitalisierung analoger Publikationen und Dokumente entstehen immer größere Datenbestände, die auf physikalischen Speichermedien aufbewahrt und verwaltet werden müssen. Lebensdauer einiger Datenträger Medium Lebensdauer Bücher auf säurefreiem Papier mit säurefreier Tinte mehrere hundert Jahre Bücher auf säurehaltigem Papier (Bücher des 19. und 20. Jh.) Jahre Herkömmliche Bücher Jahre Zeitungspapier Jahre Mikrofilm bis 500 Jahre Optische Speichermedien Jahre Disketten 5 10 Jahre Magnetbänder bis 30 Jahre Mit dem so genannten»kopal-system«, das auf der CeBIT 2006 erstmals der breiten Öffentlichkeit präsentiert wird, sollen digitale Daten nicht nur langfristig aufbewahrt werden können, es soll darüber hinaus auch die zukünftige Verfügbarkeit gesichert werden. Die technische Lösung wird in einer Kooperation von Bibliotheken, der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung Göttingen und IBM Deutschland erarbeitet. Das System soll künftig mit standardisierten Schnittstellen betrieben werden. Die Software für die Einspeisung in das System und die Abfrage von archivierten Objekten soll zudem als Open Source-Lizenz veröffentlicht werden. V V Druckmarkt 40 Februar

8 Weltenbummler über s Meer W Mit vier Clubschiffen und Passagieren im Jahr 2004 ist AIDA Cruises die Nummer 1 im deutschen Markt für Seereisen. Auf den Clubschiffen sorgen Hochleistungs-Multifunktionssysteme von Ricoh für die Produktion der täglichen Bordzeitung und den Dokumentendruck in der Verwaltung. Die Organisation einer solchen»schwimmenden Stadt«erfordert eine Unmenge an Dokumenten»und bringt eine permanent hohe Belastung der Geräte mit sich«, so Herwig Pauger, AIDA Purchasing Manager und zuständig für den Einkauf und die Ausrüstung im Hotelbereich der Schiffe. Jedes der vier AIDA Clubschiffe ist mit zwei leistungsfähigen, vernetzten Ricoh Aficio-Multifunktionssystemen (MFPs) mit Finisher und Print- Scan-Option ausgestattet. Hinzu kommen pro Schiff zusätzlich fünf Aficio-Tischkopierer als Arbeitsplatzgeräte. Eine Ausnahme macht nur die AIDAblu, das größte Schiff der Flotte, mit gleich zehn Ricoh Systemen und einer eigenen Druckerei.»Auf einem System läuft die gesamte Verwaltungsarbeit einschließlich der Rechnungen für die Gäste, auf dem anderen die Produktion unserer AIDA Tageszeitung«, erläutert Herwig Pauger. Diese Aufgaben lasten jedes der beiden Systeme monatlich mit zwischen und Druckseiten aus. So muss tagtäglich die Zeitung mit Berichten über Persönlichkeiten an Bord, das Unterhaltungsprogramm und den wichtigsten Nachrichten aus dem Ticker der Rund 35% Marktanteil machen die Rostocker AIDA Cruises zum deutschen Spitzenanbieter von Seereisen. Aufmerksam beäugt von den etablierten Kreuzfahrt-Anbietern, setzt AIDA seit 1996 auf ein neues Konzept und bietet Kreuzfahrten mit modernem Programm und Ambiente ohne steife Traditionen, Schlips und Kragen. Hinter den Kulissen erfordert die Erfolgsstory jedoch ein enormes Engagement, um die Passagiere zufrieden zu stellen. Immerhin können bis zu Gäste auf den vier Clubschiffen gleichzeitig unterwegs sein. Deutschen Presseagentur (dpa) produziert werden, damit die Gäste die Lektüre pünktlich vor ihrer Kabinentüre finden. Internationale Betreuung Zur Entscheidung für die Aficio-Systeme hat neben der technischen Qualität und Zuverlässigkeit auch die Betreuung durch den Ricoh- Partner M&U Bürokommunikation in Rostock sowie die Ricoh-Zentrale beigetragen. Bernd Röwer, M&U- Geschäftsführer kennt die Anforderungen einer Anwendung auf See.»Die Systeme müssen der Belastung standhalten. Im Fall der Fälle muss eines der Systeme die Kapazität des anderen mit übernehmen können, denn weitab von jeder Infrastruktur hat die Verfügbarkeit der Druckproduktion einen besonderen Stellenwert.«Da Offiziere zur See gewohnt sind, Wartungsarbeiten möglichst selbst durchzuführen, hat M&U die Zuständigen an Bord mit allen technischen Unterlagen versorgt.»sollten die Kommunikationsoffiziere die Wartung oder kleinere Störungen nicht allein oder mit Hilfe der Ricoh- Ferndiagnose erledigen können, koordinieren wir gemeinsam kurzfristig einen Technikereinsatz.«Ob Barcelona, Istanbul, Kreta oder Gran Canaria M&U-Techniker fliegen ein, wenn sie gebraucht werden. Zweimal im Jahr (meist solange die Schiffe in europäischen Gewässern liegen) führt der M&U-Service die große Wartung durch.»aber auch die Lieferung eines Aficio-Systems nach Singapur für ein AIDA- Schiff haben wir mit Ricoh schon koordiniert«, sagt Röwer über die internationale Zusammenarbeit. Herwig Pauger bestätigt die gute Zusammenarbeit mit der Frankfurter Ricoh-Zentrale.»Die technische Lösung mit hochvolumigen Geräten hat sich als sehr wirtschaftlich erwiesen«, bilanziert er. Die Zufriedenheit mit den MFPs Aficio 1060/1075 war auch der Grund, dass erste Systeme auf der AIDAvita im April 2005 in einem italienischen Hafen gegen neue Aficio 2075 Systeme vereinbart wurden. Und auch an Land bewähren sich Ricoh-Systeme bei AIDA Cruises: Detlef Albrecht, Manager Administration, schwört auf die Hybridsysteme Aficio 1232C für Schwarzweiß und Farbe, die am Rostocker Unternehmenssitz und im Marketing in Neu-Isenburg eingesetzt werden. V 46 Druckmarkt 40 Februar 2006

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