Richtlinie für die Vergabe von Bauleistungen sowie Lieferungen und Leistungen durch die Stadt Langenhagen

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1 Richtlinie für die Vergabe von Bauleistungen sowie Lieferungen und Leistungen durch die Stadt Langenhagen vom in der Fassung vom (In Kraft seit 01. August 2014) Inhaltsverzeichnis Seite 1. Vergabegrundlagen Rechtsgrundlagen Vergabegrundsätze Umweltgerechte, ökologische und soziale Beschaffung Zentrale Vergabestelle Auftragsgegenstände Öffentliche Aufträge Bauaufträge Lieferaufträge Dienstleistungsaufträge Wertgrenzen Korruptionsbekämpfung 4 2. Ausschreibungsverfahren Grundsätze zur Einleitung des Vergabeverfahrens Arten der Vergabe Grundsatz der Öffentlichen Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung / Freihändige Vergabe Informationspflicht Ausschreibungen mit einem Auftragswert über Wettbewerbsrecht Entscheidungsbefugnis für die Zuschlagserteilung Berichtspflicht Aufhebung der Ausschreibung Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes 7 3. Inkrafttreten der Richtlinie 7 1

2 Richtlinie für die Vergabe von Bauleistungen sowie Lieferungen und Leistungen durch die Stadt Langenhagen Die Richtlinie über die Vergabe von Bauleistungen sowie von Lieferungen und Leistungen sind auf alle Vergaben von Lieferungen und Leistungen der Stadt Langenhagen anzuwenden. Inhaltlich soll diese Richtlinie durch eine Dienstanweisung der Bürger-meisterin bzw. des Bürgermeisters konkretisiert werden. 1. Vergabegrundlagen 1.1 Rechtsgrundlagen Der Vergaberichtlinie werden in ihrer jeweils gültigen Fassung zugrunde gelegt: Niedersächsisches Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) Gemeindehaushalts- und -kassenverordnung (GemHKVO) Für alle Bauleistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Teil A. Für alle anderen Lieferungen und Leistungen die Vergabeordnung für Leistungen (VOL) Teil A. Vergabeverordnung (VgV). EU-Vergaberichtlinien. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG). Niedersächsische Wertgrenzenverordnung (NWertVO). Besondere vergaberechtliche Bestimmungen in Gesetze, Verordnungen und Erlassen des Bundes und des Landes Niedersachsen für den kommunalen Bereich. Für nicht eindeutig und erschöpfend beschreibbare freiberufliche Leistungen, sofern diese den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreichen oder übersteigen, die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF). Bei der Abwicklung von Architekten- und Ingenieurverträgen die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI). Vergabehandbuch für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzverwaltung (VHB). Dienstanweisungen der Bürgermeisterin bzw. des Bürgermeisters. Weitergehende Rechtsvorschriften bleiben von dieser Richtlinie unberührt und sind weiterhin zu beachten. 1.2 Vergabegrundsätze Die Stadt Langenhagen ist als öffentliche Auftraggeberin verpflichtet, die Vergabegrundlagen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge anzuwenden. 1.3 Umweltgerechte, ökologische und soziale Beschaffung Bei allen Beschaffungen ist grundsätzlich darauf zu achten, umweltgerechte Produkte zu beschaffen und soziale Aspekte zu berücksichtigen. Für diese Fälle sind alle vorgesehenen Kriterien einschließlich deren Gewichtung bereits in der 2

3 Bekanntmachung bzw. in den Vergabeunterlagen transparent darzulegen. Aus den geeignet eingestuften Angeboten sind im Rahmen der Wertung entsprechende Kriterien zur Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebots heranzuziehen. Bei Beschaffungen und Ausschreibungen ist zudem darauf hinzuwirken, dass nur Produkte/Produktgruppen beschafft bzw. verwendet werden, die unter Einhaltung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO), insbesondere der Einhaltung der ILO 138 (Mindestalter für Beschäftigung) und 182 (schlimmste Formen der Kinderarbeit) hergestellt wurden. Ökologische Standards und Standards des fairen Handelns sind in geeigneter Weise zu berücksichtigen. 1.4 Zentrale Vergabestelle Bei der Stadt Langenhagen ist eine Zentrale Vergabestelle eingerichtet. Sie ist grundsätzlich für alle Vergaben im Rahmen der VOB, VOL und der VOF zuständig. Verträge nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure werden im Fachdienst Bauverwaltung bearbeitet. Honoraraufträge können ohne die Einholung von Vergleichsangeboten direkt vergeben werden unter der Voraussetzung, dass die dazu erforderlichen Verträge auf der Grundlage der von den kommunalen Spitzenverbänden hilfsweises dem Bund oder hilfsweise dem Land Niedersachsen entwickelten Musterverträgen geschlossen werden und keine Gebührenvereinbarungen getroffen werden, die über die vorgeschriebenen Sätze hinausgehen. Vergaben, die den Neubau des Sport- und Freizeitbades Langenhagen betreffen, werden vom Eigenbetrieb Bad bearbeitet. 1.5 Auftragsgegenstände Hinsichtlich der anzuwendenden Vergabegrundlagen wird bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen zwischen Aufträgen über Bauleistungen, Aufträgen über Lieferungen und Leistungen und Aufträgen über Dienstleistungen unterschieden Öffentliche Aufträge Öffentliche Aufträge sind entgeltliche Verträge von öffentlichen Aufträgen mit Unternehmen über die Beschaffung von Leistungen, die Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen zum Gegenstand haben, Baukonzessionen und Auslobungsverfahren, die zu Dienstleistungsaufträgen führen sollen ( 99 Abs. 1 GWB) Bauaufträge Bauaufträge sind Verträge über die Ausführung oder die gleichzeitige Planung und Ausführung eines Bauvorhabens oder eines Bauwerkes für den öffentlichen Auftraggeber, das Ergebnis von Tief- oder Hochbauarbeiten ist und eine wirtschaftliche oder technische Funktion erfüllen soll, oder einer dem Auftraggeber unmittelbar 3

4 wirtschaftlich zugutekommende Bauleistung durch Dritte gemäß den vom Auftraggeber genannten Erfordernissen ( 99 Abs. 3 GWB) Lieferaufträge Lieferaufträge sind Verträge zur Beschaffung von Waren, die insbesondere Kauf oder Ratenkauf oder Leasing, Miet- oder Pachtverhältnisse mit oder ohne Kaufoption betreffen. Die Verträge können auch Nebenleistungen umfassen ( 99 Abs. 2 GWB) Dienstleistungsaufträge Als Dienstleistungsaufträge gelten die Verträge über die Erbringung von Leistungen, die nicht unter die Absätze 2 oder 3 des 99 GWB fallen. 1.6 Wertgrenzen Die Wertgrenzen richten sich nach den Vorschriften der Niedersächsischen Wertgrenzenverordnung (NWertVO) in der jeweils geltenden Fassung. Der Rat wird über Änderungen der NWertVO informiert. 1.7 Korruptionsbekämpfung Wirken private Unternehmen (z. B. Architekten- oder Ingenieurbüros, ggf. auch andere Fachleute) bei Aufgaben im Zusammenhang mit der Ausschreibung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Baumaßnahmen mit, sind die Personen dieser Unternehmen vor Auftragserteilung durch die zuständige Organisationseinheit nach dem Verpflichtungsgesetz auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten aus dem Auftrag zu verpflichten. Dieses gilt sowohl für eigenfinanzierte als auch für ggf. bezuschusste Maßnahmen. Die verpflichteten Personen sind strafrechtlich Amtsträgern gleichgestellt. Die Verpflichtung ist durch die zuständige Organisationseinheit zu dokumentieren. Soweit der Mitwirkung eine Ausschreibung vorausgeht, ist bereits in diesem Verfahren darauf hinzuweisen, dass vor Auftragserteilung die Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz verlangt wird. Die zu verwendende Niederschrift kann bereits den Ausschreibungsunterlagen beigefügt werden; dieses ersetzt jedoch nicht die persönliche Verpflichtung durch die für die Baumaßnahme intern Verantwortlichen. Die Niederschrift verbleibt im Original in den Auftragsunterlagen. Eine Kopie ist der Antikorruptionsbeauftragten bzw. den Antikorruptionsbeauftragten zeitnah zuzuleiten. Bei der Vergabe von Aufträgen an Ratsmitglieder, an sonstige Mitglieder von Ausschüssen und von Ortsräten oder an die Bürgermeisterin bzw. den Bürgermeister sind die Bestimmungen des NKomVG zwingend zu beachten. 4

5 2. Ausschreibungsverfahren 2.1 Grundsätze zur Einleitung des Vergabeverfahrens Vergabeverfahren sind erst dann einzuleiten, wenn die Ausschreibungsunterlagen fertig gestellt sind und innerhalb der vorgesehenen Fristen Lieferungen und Leistungen ausgeführt und Bauleistungen begonnen werden können. Die erforderlichen Finanzmittel müssen bereit stehen. Für Ausnahmen gilt 117 NKomVG. In allen Vergabeangelegenheiten ist jederzeit ein hohes Maß an Vertraulichkeit sicherzustellen. Insbesondere mit Unterlagen (z. B. Bieterlisten, Angeboten), Informationen und Erkenntnisse von bzw. über Firmen ist vertraulich umzugehen. Es ist alles zu unterlassen, was den ordnungsgemäßen Wettbewerb beeinträchtigen könnte. 2.2 Arten der Vergabe Die Voraussetzungen der Vergabearten richten sich nach 3 VOL/A, 3 EG VOL/A bzw. dem 3 VOB/A, 3 EG VOB/A. 2.3 Grundsatz der Öffentlichen Ausschreibungen Öffentliche Ausschreibungen müssen stattfinden, soweit nicht die Vorschriften der NWertVO in der jeweils geltenden Fassung eine andere Ausschreibungsart vorsehen oder soweit nicht die Eigenart der Leistung oder besondere Umstände eine Abweichung rechtfertigen. Von einer Öffentlichen Ausschreibung darf nur abgewichen werden, wenn die Vorschriften der NWertVO in der jeweils geltenden Fassung oder die Vergabevorschriften dieses zulassen. Zuständig für die Entscheidung über die Abweichung ist die fachlich zuständige Organisationseinheit. Sofern die Abweichung von einer öffentlichen Ausschreibung nicht aufgrund der Vorschriften der NWertVO in der jeweils geltenden Fassung erfolgt, muss die Entscheidung im Einvernehmen mit der Zentralen Vergabestelle und dem Rechnungsprüfungsamt erfolgen. Das Einvernehmen des Rechnungsprüfungsamtes holt die Zentrale Vergabestelle ein. Sollte es kein Einvernehmen geben, entscheidet die Bürgermeisterin bzw. der Bürgermeister. Die Gründe für ein solches Abweichen sind für Jedermann nachvollziehbar aktenkundig zu machen. Eine von der Stadt Langenhagen (einschließlich ihrer Eigenbetriebe) zu verantwortende besondere Dringlichkeit der beabsichtigten Vergabe ist grundsätzlich kein Ausnahmetatbestand, der ein Abweichen von der öffentlichen Ausschreibung rechtfertigt. Der Verwaltungsausschuss ist quartalsweise über Abweichungen von öffentlichen Ausschreibungen, die nicht aufgrund der Vorschriften der NWertVO in der jeweils geltenden Fassung erfolgen, zu informieren. Die Information erfolgt über die Zentrale Vergabestelle. Der Eigenbetrieb Stadtentwässerung informiert in diesen Fällen den 5

6 Betriebsausschuss Stadtentwässerung. Der Eigenbetrieb Bad in diesen Fällen den Betriebsausschuss "Eigenbetrieb Bad". 2.4 Beschränkte Ausschreibung / Freihändige Vergabe Bei beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe soll unter den in Betracht kommenden Bietern regelmäßig gewechselt werden. Für freihändige Vergaben bis (ohne Umsatzsteuer) ist ausschließlich die zuständige Organisationseinheit zuständig. Die Zentrale Vergabestelle kann beratend hinzugezogen werden. 2.5 Informationspflicht Bei Vergaben nach der VOL ab 500 (ohne Umsatzsteuer) und bei Vergaben nach der VOB ab (ohne Umsatzsteuer) hat die fachlich zuständige Organisationeinheit gegenüber der Zentralen Vergabestelle eine Informations-pflicht. Dieser kommt sie dadurch nach, indem sie nach Erteilung des Auftrages der Zentralen Vergabestelle unverzüglich eine Kopie der Auftragserteilung übersendet. 2.6 Ausschreibungen mit einem Auftragswert von über Ausschreibungen mit einem geschätzten Auftragswert von (ohne Umsatzsteuer) und mehr sind mit deren Eckpunkten (Maßnahmen, Kosten, Zeitrahmen, Art der Vergabe im Sinne der Nr. 2.2 dieser Richtlinie, Beachtung der umweltgerechten, ökologischen und sozialen Beschaffung) im Verwaltungsausschuss bzw. im Betriebsausschuss einzubringen. Der Verwaltungsausschuss bzw. der Betriebsausschuss beschließt die Einleitung des Vergabeverfahrens. Die Erteilung des Zuschlages erfolgt dann durch die Bürgermeisterin bzw. dem Bürgermeister. Ausschreibungen mit einem tatsächlichen Auftragswert über (ohne Umsatzsteuer), aber einem bei Einleitung des Vergabeverfahrens geschätzten Auftragswert unter (ohne Umsatzsteuer) sind von der sachlich zuständigen Organisationseinheit im Verwaltungsausschuss bzw. Betriebsausschuss einzubringen. Der Verwaltungsausschuss bzw. Betriebsausschuss erteilt den Zuschlag. 2.7 Wettbewerbsrecht Bei allen Vergabearten sind die Grundsätze des Wettbewerbsrechts aus dem EU-Vertrag, vor allem der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Transparenz zu beachten. 2.8 Entscheidungsbefugnis über die Zuschlagserteilung Den Zuschlag erteilen bei Beträgen (ohne Umsatzsteuer) bis 500 Sachbearbeiter/innen der fachlich zuständigen Organisationseinheit bis die Leitung der Kindertagesstätten bis die Leitung der Schulen 6

7 bis bis bis bis bis ohne Begrenzung Personen, die durch eine besondere Verfügung des zuständigen Dezernenten hierzu ermächtigt wurden. Fachdienst-, Stabstellenleitung der fachlich zuständigen Organisationseinheit, Leitung des Rechnungsprüfungsamtes Fachbereichsbereichsleitung der fachlich zuständigen Organisationseinheit Betriebsleitung der Eigenbetriebe Dezernent/in der fachlich zuständigen Organisation Bürgermeister/in Ausnahmen einzelner Mitarbeiter/innen sind von dieser Regelung unberührt. Im Verhinderungsfall sind die entsprechenden Vertreter/innen der zuschlagberechtigten Personen für die Erteilung des Zuschlages zuständig. 2.9 Berichtspflicht Der Verwaltungsausschuss ist quartalsweise über alle Vergaben über (ohne Umsatzsteuer) zu unterrichten. Dieses erfolgt durch eine Informationsdrucksache Aufhebung der Ausschreibung Die Ausschreibung kann aus den in der VOL, VOB, VOF oder den europa-rechtlichen Vorschriften genannten Gründen aufgehoben werden Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes Vor der Auftragsvergabe sind entsprechend der Rechnungsprüfungsordnung und den von dort erlassenen Verfügungen alle beabsichtigten Auftragsvergaben ab der dort festgelegten Höhe dem Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung und Zustimmung vorzulegen. 3. Inkrafttreten der Richtlinie Diese Richtlinie tritt gemäß Ratsbeschluss vom am in Kraft. Für Vergabeverfahren, die bereits vor Inkrafttreten dieser Richtlinie begonnen haben, gelten die Bestimmungen dieser Richtlinie nicht. 7