Compliance-Erklärung von Vorstand und Aufsichtsrat der SWARCO Traffic Holding AG zum Deutschen Corporate Governance Kodex nach 161 AktG

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1 Compliance-Erklärung von Vorstand und Aufsichtsrat der SWARCO Traffic Holding AG zum Deutschen Corporate Governance Kodex nach 161 AktG 1. Compliance-Erklärung (3. März 2011) Nach 161 AktG haben Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Aktiengesellschaft jährlich zu erklären, dass den vom Bundesministerium der Justiz im amtlichen Teil des elektronischen Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden. Die Erklärung ist den Aktionären dauerhaft zugänglich zu machen. Der Deutsche Corporate Governance Kodex ( Kodex ) enthält - neben Darstellungen des geltenden Aktienrechts - Empfehlungen, von denen die Gesellschaften abweichen können; sie sind dann aber verpflichtet, Abweichungen jährlich offen zu legen und zu begründen. Die nachfolgende Erklärung bezieht sich auf die Kodex-Fassung vom 26. Mai 2010, die am 2. Juli 2010 im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht wurde. Vorstand und Aufsichtsrat der SWARCO Traffic Holding AG erklären, dass den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex grundsätzlich entsprochen wurde und zum Zeitpunkt dieser Erklärung entsprochen wird. Vorstand und Aufsichtsrat der SWARCO Traffic Holding AG beabsichtigen, die Empfehlungen auch in Zukunft zu beachten. Lediglich den folgenden Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex wurde im Zeitraum vom bis zum Zeitpunkt dieser Erklärung (Erklärungszeitraum) nur zeitweise bzw. nicht entsprochen: Seite 1 von 8

2 2. Abweichungen von den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex Ziffer 3.8 Absatz 3 Ziffer 3.8 Absatz 2 und 3 des Kodex lauten wie folgt: Schließt die Gesellschaft für den Vorstand eine D&O- Versicherung ab, ist ein Selbstbehalt von mindestens 10% des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Vorstandsmitglieds zu vereinbaren. In einer D&O-Versicherung für den Aufsichtsrat soll ein entsprechender Selbstbehalt vereinbart werden. Der Swarco Traffic Holding AG hat in ihren D&O-Versicherungsverträgen einen der gesetzlichen Regelung in 93 Abs. 2 Satz 2 AktG entsprechenden Selbstbehalt für Vorstandsmitglieder vereinbart. Eine Einführung eines entsprechenden Selbstbehalts für Aufsichtsratsmitglieder ist nicht erfolgt. Die SWARCO Traffic Holding AG ist grundsätzlich aber nicht der Ansicht, dass Motivation und Verantwortung, mit der die Mitglieder des Aufsichtsrats der SWARCO Traffic Holding AG ihre Aufgabe wahrnehmen, durch einen solchen Selbstbehalt verbessert werden könnten. Die SWARCO Traffic Holding AG plant deshalb insoweit keine Änderung ihrer aktuellen D&O - Versicherungsverträge. 2.2 Ziffer Die SWARCO Traffic Holding AG weicht derzeit von der Empfehlung in Ziffer des Kodex, die wie folgt lautet: Die Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder umfasst die monetären Vergütungsteile, die Versorgungszusagen, die sonstigen Zusagen, insbesondere für den Fall der Beendigung der Tätigkeit, Nebenleistungen jeder Art und Leistungen von Dritten, die im Hinblick auf die Vorstandstätigkeit zugesagt oder im Geschäftsjahr gewährt wurden. Seite 2 von 8

3 Die Vergütungsstruktur ist auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung auszurichten. Die monetären Vergütungsteile sollen fixe und variable Bestandteile umfassen. Der Aufsichtsrat hat dafür zu sorgen, dass variable Vergütungsteile grundsätzlich eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben. Sowohl positiven als auch negativen Entwicklungen soll bei der Ausgestaltung der variablen Vergütungsteile Rechnung getragen werden. Sämtliche Vergütungsteile müssen für sich und insgesamt angemessen sein und dürfen insbesondere nicht zum Eingehen unangemessener Risiken verleiten. Als variable Vergütungsteile kommen z.b. auf das Unternehmen bezogene aktien- oder kennzahlenbasierte Vergütungselemente in Betracht. Sie sollen auf anspruchsvolle, relevante Vergleichsparameter bezogen sein. Eine nachträgliche Änderung der Erfolgsziele oder der Vergleichsparameter soll ausgeschlossen sein. Für außerordentliche Entwicklungen hat der Aufsichtsrat grundsätzlich eine Begrenzungsmöglichkeit (Cap) zu vereinbaren. Bei Abschluss von Vorstandsverträgen soll darauf geachtet werden, dass Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit ohne wichtigen Grund einschließlich Nebenleistungen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungs- Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrages vergüten. Für die Berechnung des Abfindungs- Caps soll auf die Gesamtvergütung des abgelaufenen Geschäftsjahres und gegebenenfalls auch auf die voraussichtliche Gesamtvergütung für das laufende Geschäftsjahr abgestellt werden. ab. Das Vorstandsmitglied Andreas Wecht erhielt bis zu seinem Ausscheiden am 9. August 2010 keine Vorstandsvergütung von der SWARCO Traffic Holding AG. Vielmehr wurden seine Tätigkeiten und Aufwendungen im Wege einer Konzernumlage von der Swarco AG mit Sitz in Wattens, Österreich, berechnet. Auch der neue Finanzvorstand Andreas Rösslhuber erhält keine Vorstandsvergütung von der SWARCO Traffic Holding AG. Seine Tätigkeiten und Aufwendungen werden im Wege einer Konzernumlage von der Swarco AG mit Sitz in Wattens, Österreich, berechnet. Seite 3 von 8

4 Weiter soll bei der Ausgestaltung von variablen Vergütungsbestandteilen sowohl der positiven als auch der negativen Entwicklungen des Unternehmens Rechnung getragen werden. Bei der Ausgestaltung der variablen Vergütungsbestandteile der Vorstandsvergütung wird der negativen Entwicklung des Unternehmens insofern Rechnung getragen, dass der Anspruch auf einen Bonus nur bei Erreichen positiven Ergebnisses entsteht. Bleibt das Ergebnis unter der vereinbarten Größenordnung, so entsteht kein Anspruch auf die Bonuszahlung. Vorstand und Aufsichtsrat halten diese Regelung in Anbetracht der konservativen Vorstandsvergütungspolitik in der SWARCO Traffic Holding AG für ausreichend. Zudem sind Vorstand und Aufsichtsrats der SWARCO Traffic Holding AG der Ansicht, dass es nicht praktikabel ist, bereits bei Abschluss eines Vorstandsvertrags eine Regelung über die Abfindungszahlung bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit ohne wichtigen Grund aufzunehmen. Eine solche im Voraus getroffene Vereinbarung widerspräche der Natur des regelmäßig auf die Dauer der Bestellungsperiode abgeschlossenen und im Grundsatz nicht ordentlich kündbaren Vorstandsvertrags. Zudem ließe sich die im Vorstandsvertrag enthaltene Begrenzung der Abfindungshöhe in den entscheidenden Fällen jedenfalls faktisch nicht ohne Weiteres einseitig von der Gesellschaft durchsetzen. Darüber hinaus könnte eine solche vorab getroffene Vereinbarung den konkreten Umständen, die später zu einer vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit führen, und der übrigen Situation des Einzelfalls zum Zeitpunkt der Beendigung nicht hinreichend Rechnung tragen. Den Grundgedanken der Empfehlung berücksichtigt die SWARCO Traffic Holding AG aber insoweit, als sie an ihrer bisherigen Praxis festhält, im Falle der vorzeitigen einvernehmlichen Aufhebung eines Vorstandsvertrags eine Abfindungsregelung mit dem betroffenen Vorstandsmitglied zu vereinbaren, die dem Gebot der Angemessenheit entspricht. Die SWARCO Traffic Holding AG plant, das Vergütungssystem des Vorstands weiter den Empfehlungen des Kodex anzupassen, allerdings ohne den Empfehlungen in Ziffer des Kodex in jedem Einzelfall zu befolgen. 2.4 Ziffer Die SWARCO Traffic Holding AG weicht derzeit von der Empfehlung in Ziffer des Kodex, die wie folgt lautet: Der Aufsichtsrat bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstands. Bei der Zusammensetzung des Vorstands soll der Aufsichtsrat auch auf Vielfalt (Diversity) achten und Seite 4 von 8

5 dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen anstreben. Er soll gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung sorgen. Der Aufsichtsrat kann die Vorbereitung der Bestellung von Vorstandsmitgliedern sowie der Behandlung der Bedingungen des Anstellungsvertrages einschließlich der Vergütung Ausschüssen übertragen. Bei Erstbestellungen sollte die maximal mögliche Bestelldauer von fünf Jahren nicht die Regel sein. Eine Wiederbestellung vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende der Bestelldauer bei gleichzeitiger Aufhebung der laufenden Bestellung soll nur bei Vorliegen besonderer Umstände erfolgen. Eine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder soll festgelegt werden. ab. Aufgrund des Lebensalters der derzeitigen Vorstände sehen Vorstand und Aufsichtsrat der SWARCO Traffic Holding AG zurzeit weder eine Notwendigkeit für die Ausarbeitung einer langfristigen Nachfolgeplanung noch für die Festlegung einer Altersgrenze. Daher ist eine Einhaltung der Empfehlungen in Ziffer des Kodex zu langfristigen Nachfolgeplanung und zur Altersgrenze derzeit nicht geplant. 2.5 Ziffern 5.3.1, und Die SWARCO Traffic Holding AG weicht derzeit von den Empfehlungen in Ziffer 5.3.1, und des Kodex ab. Ziffer des Kodex lautet: Der Aufsichtsrat soll abhängig von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl seiner Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden. Diese dienen der Steigerung der Effizienz der Aufsichtsratsarbeit und der Behandlung komplexer Sachverhalte. Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden berichten regelmäßig an den Aufsichtsrat über die Arbeit der Ausschüsse. Ziffer des Kodex lautet: Seite 5 von 8

6 Der Aufsichtsrat soll einen Prüfungsausschuss (Audit Committee) einrichten, der sich insbesondere mit Fragen der Rechnungslegung, des Risikomanagements und der Compliance, der erforderlichen Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung befasst. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses soll über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen. Er sollte unabhängig und kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft sein, dessen Bestellung vor weniger als zwei Jahren endete. Ziffer des Kodex lautet: Der Aufsichtsrat soll einen Nominierungsausschuss bilden, der ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist und dem Aufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten vorschlägt. Bereits im Dezember 2009 hatte der Aufsichtsrat - insbesondere im Hinblick auf Kompetenzverschiebungen hinsichtlich der Entscheidung über die Vorstandsvergütung durch das Gesetz zur Angemessenheit der Vorstandsvergütung - beschlossen, den Präsidialausschuss, der bisher auch die Aufgaben eines Vergütungsausschusses im Sinne von Ziffer des Kodex und eines Nominierungssauschusses im Sinne von Ziffer des Kodex wahrnahm, aufzulösen und dessen Aufgaben selbst wahrzunehmen. Nachdem die Hauptversammlung am 9. August 2010 die Reduzierung des Aufsichtsrats auf drei Mitglieder beschlossen hatte, löste der Aufsichtsrat am 23. September 2010 auch den bestehenden Prüfungs- und Finanzausschuss auf, da dem Aufsichtsrat die Bildung eines mit dem Aufsichtsratsplenum personenidentischen Ausschusses nicht nützlich erschien. Nunmehr nimmt der Aufsichtsrat die Aufgaben eines Prüfungsausschuss im Sinne von Ziffer des Kodex selbst wahr. Der Aufsichtsrat der SWARCO Traffic Holding AG bildet aufgrund seiner Größe von drei Mitgliedern derzeit keine fachlich qualifizierten Ausschüsse und beabsichtigt auch nicht, die Empfehlungen des Kodex in den Ziffer 5.3.1, und in Zukunft einzuhalten. Seite 6 von 8

7 2.6 Ziffer Abs. 2 und 3 Die SWARCO Traffic Holding AG weicht derzeit von den Empfehlungen in Ziffer Abs. 2 und 3 des Kodex, die wie folgt lauten: Der Aufsichtsrat soll für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennen, die unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und Vielfalt (Diversity) berücksichtigen. Diese konkreten Ziele sollen insbesondere eine angemessene Beteiligung von Frauen vorsehen. ab. Vorschläge des Aufsichtsrats an die zuständigen Wahlgremien sollen diese Ziele berücksichtigen. Die Zielsetzung des Aufsichtsrats und der Stand der Umsetzung sollen im Corporate Governance Bericht veröffentlicht werden. Der Aufsichtsrat der SWARCO Traffic Holding AG hat für seine Zusammensetzung bislang keine konkreten Ziele benannt, weshalb auch keine Veröffentlichung im Corporate Governance-Bericht erfolgen wird. Der Aufsichtsrat hat sich bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung in der Vergangenheit an den gesetzlichen Vorgaben orientiert und hierbei die fachliche und persönliche Qualifikation der Kandidaten in den Vordergrund gestellt. Dabei ist es selbstverständlich, dass auch die internationale Tätigkeit des Unternehmens sowie potentielle Interessenkonflikte und Vielfalt (Diversity) und insbesondere auch die angemessene Berücksichtigung von Frauen berücksichtigt werden. Der Aufsichtsrat der Swarco Traffic Holding AG plant aber, noch im Geschäftsjahr 2011 die Empfehlungen in Ziffer Abs. 2 und 3 des Kodex einzuhalten. 2.7 Ziffer Satz 4 Die SWARCO Traffic Holding AG weicht derzeit von der Empfehlung in Ziffer Satz 4 des Kodex, die wie folgt lautet: Der Konzernabschluss soll binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, die Zwischenberichte sollen binnen 45 Seite 7 von 8

8 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sein. insoweit ab, dass der Halbjahresbericht 2010 nicht innerhalb von 45 Tagen, sondern erst innerhalb der gesetzlichen Frist von 60 Tagen öffentlich zugänglich war und dass der Konzernabschluss 2009 nicht innerhalb von 90 Tagen, sondern innerhalb der gesetzlichen Frist von 4 Monaten veröffentlicht werden konnte. Die SWARCO Traffic Holding AG ist aufgrund ihrer Börsennotierung ohnehin verpflichtet, diese Unterlagen innerhalb der verkürzten gesetzlichen Fristen zu erstellen und der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen (zwei Monate für den Halbjahresbericht und die Zwischenmitteilungen, vier Monate für Abschlüsse). Vorstand und Aufsichtsrat vertreten die Auffassung, dass dadurch eine hinreichend zeitnahe Unterrichtung der Öffentlichkeit gewährleistet ist. Dennoch bemüht sich die SWARCO Traffic Holding AG weiterhin, die in Ziffer empfohlenen Zeitvorgaben einzuhalten, aufgrund der erforderlichen zeitlichen Abläufe für eine sorgfältige Erstellung von Abschlüssen und Unternehmensberichten und operativer Gründe (insbesondere umsatzstarkes Schlussquartal) werden frühzeitigere Veröffentlichungstermine aber schwer zu erreichen sein. München, den 3. März 2011 gez. Hartmut Fromm Vorsitzender des Aufsichtsrats gez. Dr.-Ing. Ferdinand von Alvensleben Vorsitzender des Vorstands gez. Andreas Rösslhuber Vorstand Seite 8 von 8