DOKUMENTEN WORKFLOW. Whitepaper. Highlights Funktionen Sicherheit Erweiterungen

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1 DOKUMENTEN WORKFLOW Whitepaper Highlights Funktionen Sicherheit Erweiterungen

2 Inhalt roxtra Highlights Funktionen Sicherheit Erweiterungen Kontakt Version 04/2015 2

3 Highlights Mit roxtra erleben Sie eine neue Leichtigkeit in der Dokumentenlenkung. Sie sparen Zeit und Kosten. Die Dokumentation, Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten wird für jeden Mitarbeiter benutzerfreundlich und einfach durchführbar, ohne aufwendige Schulungen. roxtra schafft Potenziale über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg. Mit roxtra sind relevante Informationen zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort verfügbar. Die Entscheidung, wem Dokumente in welchem Umfang zugänglich gemacht werden, liegt bei Ihnen. Sie und Ihre Mitarbeiter können standortunabhängig an Dokumenten arbeiten, miteinander kommunizieren, Daten prüfen und freigeben. ren. Für Anwendungsfälle wie die Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement und Vertragsmanagement stehen zusätzlich spezielle Funktionalitäten zur Verfügung. Unser Ziel: Sie und Ihre Mitarbeiter begeistern. Wir liefern Ihnen kein komplexes Softwaresystem, sondern eine effiziente Lösung, die schnell einsatzbereit ist und Ihnen vom ersten Tag an wirklichen Nutzen bringt. roxtra ist Vielseiter - und Spezialist. Entdecken Sie, welche Möglichkeiten das System für Sie bereithält. Die umfangreichen Kernfunktionen bieten Ihnen alle Möglichkeiten, ein lebendiges und intuitives Dokumentenmanagement zu realisie- 3

4 Highlights Design trifft auf Benutzerfreundlichkeit Der Einstieg in die Arbeit mit roxtra ist dabei im Gegensatz zu vielen Dokumentenmanagementsystemen schnell und einfach vollzogen - weil Sie in einer gewohnten, benutzerfreundlichen Umgebung arbeiten. Ihre Wahl: Intranet oder Internet? roxtra kann entweder auf Ihren eigenen Servern installiert werden oder steht alternativ als ASP-Plattform zur Verfügung. Sie können auf Dokumente in roxtra von jedem beliebigen Rechner mit roxtra-anschluss zugreifen. Schnittstellen roxtra bietet Ihnen vielfältige Schnittstellen für Ihr Intranet oder beliebige andere Anwendungen. roxtra ist damit flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbar. Über eine umfangreiche API ist ein einfacher Datenaustausch möglich. Geringer Installations- und Schulungsaufwand roxtra ist in kürzester Zeit einsatzbereit, eine Clientinstallation ist nicht notwendig. Durch eine einfache und intuitive Bedienung und die gewohnte Bearbeitung in Microsoft-Office-Programmen sparen Sie mit roxtra Zeit und Kosten für aufwendige Schulungen. 4

5 Funktionen Sie möchten sich als Benutzer eines Dokumentationssystems mit Ihrer Arbeit beschäftigen - und nicht mit der Bedienung einer Softwarelösung. Alle Funktionalitäten in roxtra werden nach diesem Anspruch fortlaufend weiterentwickelt. Skalierbar für Anwender Egal ob Sie roxtra nur für wenige Mitarbeiter oder als Großunternehmen für ganze Abteilungen und Standorte einsetzen wollen: Die Anzahl der Nutzerlizenzen können Sie frei an Ihre Bedürfnisse anpassen. Ihre Komplettlösung für die Dokumentenlenkung roxtra unterstützt den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus, von der Erstellung über die Revisionierung und Freigabe bis hin zur Archivierung. Übersicht der Kernfunktionen von roxtra: Benutzereinladung und webbasierter Zugriff Nutzerlizenzenmanagement Benutzerrechtemanagement Workflowmanagement Aufgabenmanagement Verteilung und Lesebestätigung Archivierung und Revisionierung Schnellansichten HTML/PDF Sammeldruck und Auswertungen Feld- und Volltextsuche Verlinkungen Grafische Übersichtsseiten Kommunikation via Nachrichten Übernahme bestehender Dokumentation Corporate Design 5

6 Funktionen Benutzereinladung und webbasierter Zugriff roxtra ist über den Browser zugänglich und damit standortunabhängig nutzbar. Neue Benutzer können Sie einfach per Mail in das System einladen und ihnen eine Nutzerlizenz sowie Benutzerrechte zuweisen. Nutzerlizenzen Für roxtra gibt es drei verschiedene Nutzer-Lizenzen. Die Bearbeiter-Lizenz und die Leser- Lizenz sind personenbezogen. Die Bearbeiter-Lizenz beinhaltet im Gegensatz zur reinen Leser-Lizenz die Möglichkeiten, Dokumente zu bearbeiten, zu prüfen und freizugeben. Die Public-Leser-Lizenz ist nicht personenbezogen und ist als Sammel-Zugang zu verstehen. Sie macht ebenfalls einen rein lesenden Zugriff auf roxtra möglich und eignet sich im Besonderen für den externen Zugriff durch Kunden oder Geschäftspartner. Benutzerrechtemanagement Für jeden Benutzer werden im System individuelle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigaberechte festgelegt. Um diesen Vorgang so einfach wie möglich zu halten, können Sie mehrere Benutzer zu Gruppen zusammenfassen und die Rechte für die einzelnen Gruppen gesammelt vergeben. Im Benutzermanagement können auch Stellvertreterregelungen und die Administratoren eingetragen werden. Zurück zu den Funktionen 6

7 Funktionen Frei definierbare Prüfungs- und Freigabeworkflows Für Ihre Dokumente legen Sie in roxtra individuelle Workflows fest. Dabei definieren Sie verschiedene Rollen, wie z.b. die des Dokumenten-Verantwortlichen, des Bearbeiters, des Prüfers und des oder der Empfänger. Alle Workflows werden auf Wunsch auch grafisch dargestellt. Über die grafische Darstellung kann die Lenkung und der aktuelle Stand des Dokuments eingesehen werden. -Anbindung mit Aufgaben- und Eskalationsmanagement An die Prüfungs- und Freigabeworkflows sind das Aufgaben- und Eskalationsmanagement angeschlossen. Aufgaben innerhalb der Workflows werden automatisch generiert. Der jeweilige Nutzer wird in roxtra und zusätzlich per benachrichtigt. Wird eine Aufgabe nicht fristgerecht erledigt, kommt es zur Eskalation. Der Dokumenten-Verantwortliche oder Vorgesetzte wird dabei automatisch benachrichtigt und kann eingreifen. Verteilung und Lesebestätigung Wird ein Dokument freigegeben oder neu eingestellt, wird es automatisch an die ausgewählten Empfänger verteilt. Diese bekommen eine neue Aufgabe in roxtra zugewiesen, zusätzlich werden alle Empfänger auch per informiert. Vor dem Verteilen eines Dokuments können Sie aus verschiedenen Varianten der Lesebestätigung wählen. So können bei kritischen Dokumenten Multiple-Choice-Tests hinterlegt werden. Zurück zu den Funktionen 7

8 Funktionen Automatische Archivierung und Revisionierung Wenn Sie Dokumente einstellen oder bearbeiten, werden diese automatisch revisioniert. Die Revisionsnummer wird entweder durch roxtra automatisch erzeugt oder manuell eingegeben. Wenn Sie Dokumente oder Aufzeichnungen löschen, werden diese in roxtra archiviert. Schnellansichten der Dokumente als HTML und PDF Ihr Zugriff auf Dokumente in roxtra verläuft schnell und übersichtlich. Sie können sich ein Dokument in den Schnellansichten sowohl im HTML als auch im PDF Format anzeigen lassen. Feld- und Volltextsuche Mit der integrierten Suche finden Sie schnell relevante Dokumente zu einem bestimmten Stichwort. Dabei wird zusätzlich zu den Metadaten (Feldern) des Dokuments auch der Inhalt durchsucht. Dokumente, die außerhalb der Zugriffsrechte liegen, werden in den Suchergebnissen nicht angezeigt. Sammeldruck und Auswertungen Mit der Funktion des Sammeldrucks haben Sie die Möglichkeit, ein Gesamt-PDF aus der Dokumentation oder einzelnen Ordnern in roxtra zu erzeugen. Verschiedene Auswertungen und Reports unterstützen Ihr Monitoring. Zurück zu den Funktionen 8

9 Funktionen Verlinkung und grafische Übersichtsseiten Dokumente, die miteinander in Zusammenhang stehen, können als Referenzen gekennzeichnet werden. Über Hyperlinks im Text werden Dokumente untereinander verlinkt. So gelangen die Leser mit nur einem Klick direkt zu weiterführenden Informationen und mitgeltenden Unterlagen. Dokumente, die Sie häufig nutzen, können Sie Ihren Favoriten zuordnen. Grafische Übersichtsseiten (z.b. in Microsoft Powerpoint) können Sie ebenfalls mit Verlinkungen versehen. Die Darstellung und Verknüpfung von verschiedenen Inhalten wird so besonders anschaulich und benutzerfreundlich. Einfache Übernahme bestehender Dokumentationen Ihre bisherige Dokumentation kann in roxtra importiert und integriert werden, auch aus bisher genutzten Systemen. So können Sie direkt mit der entsprechenden Struktur und den darin befindlichen Dokumenten inklusive Metadaten anfangen arbeiten. Ihr Corporate Design in roxtra Durch die Anpassung an Ihre Unternehmensfarben und Ihr Logo können Sie roxtra perfekt in Ihre Unternehmenskultur integrieren. Kommunikation via Nachrichten Zu jedem Dokument können in roxtra öffentliche oder private Nachrichten versendet werden. Dabei können Sie nur mit Benutzern kommunizieren, die ebenfalls Zugriffsrechte auf das entsprechende Dokument besitzen. Zurück zu den Funktionen 9

10 Sicherheit Die Sicherheit aller Ihrer Daten und Dokumente ist uns ein persönliches Anliegen. Datensicherheit bedeutet die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Ihrer Dokumente und Dateien in roxtra. Installation auf Ihren eigenen Servern oder sicheres Hosting am Standort Deutschland Sie können je nach Bedarf wählen, ob das System auf Ihren eigenen Servern installiert wird, oder auf Servern, die von uns am Standort Deutschland gehostet werden. Beide Möglichkeiten bieten Ihnen ein höchstes Maß an Sicherheit. Dabei ist vor allem für Unternehmen mit eingeschränkten internen IT-Ressourcen das Hosting durch die Server der Rossmanith GmbH eine optimale Lösung. Sicherer, verschlüsselter Datenaustausch mit HTTPS Ihre Daten werden durch eine mit Secure Sockets Layer (SSL) geschützte HTTPS Verbindung zwischen Client und Server übertragen. Wir verwenden hierfür ausschließlich Zertifikate von international anerkannten Zertifizierungsstellen. Doppelte Authentifizierung beim Login Die optionale Zwei-Stufen-Authentifizierung beim Login stellt sicher, dass sich nur der Benutzer persönlich in seinen roxtra-account einloggen kann. Bei dieser mehrstufigen Authentifizierung gibt der Benutzer zusätzlich zu seinem persönlichen Passwort einen weiteren PIN ein, den er bspw. per Mail zugesendet bekommt. Explizite Zugriffsrechte Über die Rechtevergabe in roxtra stellen Sie sicher, dass Benutzer nur auf Dokumente und Dateien zugreifen können, auf die Sie tatsächlich Zugriffsrechte haben. Dabei können Sie auch einstellen, ob Dokumente nur gelesen, oder auch heruntergeladen und bearbeitet werden können. Diese Rechte können bis auf Dokumentenebene vergeben werden. Statisches oder dynamisches Wasserzeichen Bei Dokumenten kann ein statisches oder dynamisches Wasserzeichen hinterlegt werden. Damit können Sie Dokumente beispielsweise als vertraulich kennzeichnen oder die Authentizität eines Dokuments nachweisen. 10

11 Erweiterungen Sie können roxtra durch verschiedene Module und Funktionen aus unserem Portfolio ergänzen. Mit roxtra steht Ihnen ein System zur Verfügung, das sich nach Ihren individuellen Ansprüchen und Wünschen ausbauen lässt. Sprachmodule roxtra Vertragsmanagement roxtra App und Mobile-Connector Importscanner Einbindung externer Datenbanken CD Builder Active Directory/LDAP Connector Individuelle Erweiterungen Anwendungsfälle: Gehen Sie mit roxtra einen Schritt weiter. Lassen Sie sich von uns beraten, wie roxtra Ihre Prozesse im Bereich des Dokumentenmanagements optimieren kann. Spezielle Anwendungsfälle von roxtra mit spezifischen zusätzlichen Funktionalitäten: Qualitätsmanagement Vertragsmanagement Darüber hinaus ist roxtra bei unseren Kunden in verschiedensten Bereichen im Einsatz, bspw. im Umweltmanagement, Hygienemanagement, Wissensmanagement, im Bereich Arbeitsicherheit, im Formularwesen oder auch als Intranet. 11

12 Erweiterungen Sprachmodule Bei internationalem Einsatz kann die Sprache für jeden Nutzer individuell eingestellt werden. Die bereits verfügbaren Standardsprachen sind einfach implementierbar. Jede weitere Sprache kann ohne großen Aufwand realisiert werden. In diesen Sprachen wird roxtra derzeit bereits international eingesetzt: Chinesisch Englisch Italienisch Niederländisch Portugiesisch Serbisch Tschechisch Ungarisch Deutsch Französisch Kroatisch Polnisch Russisch Spanisch Türkisch roxtra Vertragsmanagement roxtra stellt die Verwaltung Ihrer Verträge auf eine ganz neue Basis. Sie haben immer alle Fristen im Blick, können flexibel reagieren und haben schnellen Zugriff auf jeglichen Vertrag inklusive Anlagen - und das immer in der aktuellsten Version. Mit der Erweiterungen erhalten Sie spezifische Funktionalitäten wie die Vertragsakte, spezielle Dokumententypen und Metadaten sowie Auswertungen und Reports. Detaillierte Informationen Zurück zu Erweiterungen 12

13 Erweiterungen roxtra App und Mobile-Connector Mit aktiviertem Mobile-Connector haben Sie über die roxtra App mit Ihrem Smartphone oder Tablet direkten Zugriff auf Ihre Dokumente, Aufzeichnungen, Favoriten und Aufgaben. So sind Sie immer auf dem aktuellsten Stand und haben auch von unterwegs den schnellstmöglichen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Daten. Importscanner Mit dem Importscanner können Sie Papierdokumente in roxtra erfassen, wahlweise können beim Scannen auch direkt Metainformationen zu den Dokumenten mit angegeben werden. Einbindung externer Quellen und Datenbanken Über Verlinkungen, spezifische Schnittstellen und die roxtra API kann auf Dokumente in anderen Systemen zugegriffen werden. Genauso können Sie einen Zugriff aus anderen Anwendungen auf roxtra einrichten. CD Builder Mit dem CD-Builder können Sie Daten und Dokumente für eine serverunabhängige Nutzung exportieren. Active Directory / LDAP Connector Sie erhalten eine direkte Anbindung an Ihre Windows Domäne zur Benutzer-, Gruppen- und Kennwortsynchronisation. Individuelle Erweiterungen Der modulare Systemaufbau von roxtra verfügt über zahlreiche Schnittstellen und eine umfassende API-Funktionalität. Im Rahmen des Customizings können problemlos auch ganz individuelle Lösungen umgesetzt werden. Sonderentwicklungen werden dabei nach Erstellung eines Pflichtenhefts auf Wunsch zum Festpreis angeboten. So können Sie bereits vorab den Nutzen kalkulieren. Zurück zu Erweiterungen 13

14 roxtra live erleben! Erleben Sie roxtra und alle Funktionalitäten live bei einer Online-Präsentation: Wir schalten Sie dabei per Internet auf unser System auf und zeigen Ihnen die gesamte Arbeitsweise, während am Telefon alle Fragen ausführlich beantwortet werden können. Rufen Sie uns an unter +49 (0) oder senden SIe uns eine an Wir freuen uns auf Sie! Mit roxtra befinden Sie sich in guter Gesellschaft: Rossmanith GmbH Poststraße 41 D Göppingen Tel. +49 (0) Fax +49 (0)

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