Die Kommunikation der Zukunft

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1 IT-STRAtegien Unified Communications Die Kommunikation der Zukunft Seit Jahren ist vom Zusammenwachsen von IT und TK die Rede. Der neue Lync Server 2010 von Microsoft ermöglicht diese Integration tatsächlich und könnte somit die Kommunikation in Unternehmen revolutionieren sofern diese das auch wirklich wollen. Johann Deutinger 28 Business&IT

2 Der neue Name ist zugleich ein Symbol für tiefgreifende Veränderungen. War die Entwicklung der Vorgänger vom Live Communications Server über den Office Communications Server 2007 zum R2-Release vor allem durch schrittweise Erweiterungen und Verbesserungen gekennzeichnet, ist nun mit Microsoft Lync Server 2010 ein Produkt erschienen, das von Grund auf erneuert wurde. Der Name selbst ist ein Kunstwort aus Link und Sync. Er löst die bisherige lange Produktbezeichnung ab, da sich Microsoft mit der gebräuchlichen Abkürzung OCS selbst nicht anfreunden konnte. Microsoft hat in den letzten Jahren schneller als die VoIP-Pioniere agiert und vor allem frei von allem Ballast, den Bestandsprodukte manchmal mit sich herumschleppen. Das Entwicklungs-Team um Gurdeep Singh Pall, Corporate Vice President der Microsoft Office Communications Group, hat grundsätzlich neu über Kommunikation nachgedacht und sich dabei zu Recht nicht an klassischen Telefonanlagen orientiert. Office Communications Server 2007 R2 war mehr als ein Achtungserfolg für Microsoft. Doch die Vision, ein neues Kommunikationssystem zu erfinden, das sogar klassische Telefonanlagen ersetzen kann, verwirklicht Microsoft jetzt mit dem Lync Server Gleichzeitig wird es dem Microsoft-Team nicht gerecht, mit veralteten Maßstäben gemessen zu werden, während es neue setzt. Die Innovation liegt in der raffinierten Verknüpfung von Sprachfunktionen mit anderen Technologien wie SharePoint, Active Directory, Exchange und Live Meeting. Es vereinheitlicht Kommunikation und Zusammenarbeit im Sinne des Schlagworts UCC (Unified Communications & Collaboration). Einheitlicher Client Office Communicator, der PC-Client des Vorgängerprodukts, war schon etwas in die Jahre gekommen und wurde von manchen Konkurrenten zumindest in Sachen Look and Feel überholt. Es ist eben doch ganz hilfreich, wenn bei einem ankommenden Ruf das Foto des Gegenübers mit angezeigt wird. Die mit Office Communications Server 2007 R2 eingeführte Möglichkeit des Desktop Sharing war eine willkommene Erweiterung. Trotzdem musste für weitergehende Funktionen, wie beispielsweise Präsentationen oder die Freigabe einzelner Anwendungen, ein Live Meeting einberufen werden und dafür war wieder ein separater Client nötig, der hinsichtlich der Bedienung mit dem Communicator nichts gemeinsam hatte. Eine dritte Variante der Arbeitsplatz-Software wurde wiederum gebraucht, wenn jemand Anrufe für andere Personen verwalten wollte (in der Telefonie gerne als Chef/ Sek.-Funktion bezeichnet). In all diesen Punkten hat Microsoft deutlich nachgebessert. Der aktuelle 29

3 IT-STRAtegien Unified Communications Der Microsoft Lync Server lässt sich zusammen mit einer Telefonanlage benutzen, er kann sie aber auch vollständig ersetzen. Lync-Client bringt eine Vielzahl von Neuerungen mit sich. Die wichtigsten sind: eine moderne und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche auf Basis der Silverlight-Technologie, die Möglichkeit, Kontakte mit Fotos zu versehen, die einheitliche Speicherung von Kontakten in Lync, Exchange 2010 und Outlook 2010 Details werden in allen Umgebungen identisch angezeigt. Funktionen, die bisher dem Live Meeting-Client vorbehalten waren, sind direkt in Lync verfügbar, darunter die Freigabe einzelner Anwendungen (App lication Sharing), ohne den ganzen Desktop zu übertragen. Für die delegierte Telefonbedienung ist kein separates Programm mehr erforderlich. Zudem kann man gleich für mehrere Personen die Anrufverwaltung übernehmen. Im Exchange Server abgelegte Voice- Mails zeigt Lync direkt an und gibt sie per Knopfdruck wieder. Microsoft Lync Server 2010 lässt sich parallel und integriert mit einer Telefonanlage benutzen, kann sie aber auch vollständig ersetzen. Die Benutzerfreundlichkeit etwa beim Aufsetzen von Telefonkonferenzen ist ungleich höher als bei herkömmlichen Anlagen. Zwar bietet auch die klassische Telefonie viele Features. Aber kaum jemand nutzt mehr als zwei oder drei davon, etwa die Wahlwiederholung oder die Rufweiterleitung. Schon das Makeln oder Parken eines Telefonats meiden viele Anwender. Hier bietet die grafische Benutzerführung von Lync 2010 sehr viel bessere Wege, die Funktionen zu finden, die dem Anwender nutzen. Telefonie ist jetzt Software und bietet Administratoren wie Anwendern zahlreiche Optionen, Einstellungen und Konfigurationen, die in herkömmlichen Telefonanlagen nur mit Mühe zu realisieren, umständlich zu nutzen und schon gar nicht über Niederlassungen hinweg administrierbar waren. Vielfältige Zusatzprodukte Typisch für Microsoft: Die Produktphilosophie hört nicht mit der Software-Lösung auf, sondern es wurde von vornherein ein Ökosystem an Zusatzprodukten gefördert. Ein Beispiel: Mit herkömmlichen Technologien benötigt jede Niederlassung eine eigene Telefonanlage. Wer Lync als solche einsetzt, hat den Vorteil, dass er mit einer zentralen Installation auskommt und alle Niederlassungen von einem Ort aus bedienen kann. Der Nachteil ist, dass die Telefonie in der Niederlassung stillsteht, sobald Probleme in der Zentrale auftreten oder die Verbindung dorthin abbricht. Hier hat sich Microsoft etwas Besonderes einfallen lassen: Die Survivable Branch Appliance (SBA) ist eine Lösungskategorie, die sich dieses Problems annimmt. Sobald die Verbindung zur Zentrale ausfällt, arbeitet sie autonom weiter und hält wichtige Funktionen aufrecht allen voran die Telefonie über ein integriertes Gateway-Modul. Das Gerät wird zentral verwaltet, für die einfache und schnelle Inbetriebnahme sorgt eine ausgefeilte Web-Oberfläche. 30 Business&IT

4 PRO 9400 und GO 6400 heißen die für den Lync Server optimierten Headset-Serien von Jabra mit integriertem Touchscreen. Der Betrieb in den jeweiligen Standorten erfordert ebenfalls keine Administration vor Ort. Die Appliance kann sehr kostengünstig gestaltet werden, da sie selbst nicht ausfallsicher ausgelegt sein muss. Sollte sie einmal den Dienst quittieren, melden sich die lokalen Clients und Telefone automatisch an den zentralen Servern an und die Benutzer können ohne Einschränkungen weiterarbeiten. Ferrari electronic hat mit Microsoft an diesem zentralen Punkt der Anbindung und Hochverfügbarkeit von Filialen zusammengearbeitet und bietet als bisher einziger europäischer Hersteller eine Survivable Branch Appliance an. Bislang haben viele Unternehmen IT- und Telekommunikationssysteme voneinander getrennt, damit Netzwerk-Ausfälle die Telefonie nicht beeinträchtigen. Dies ist nun nicht mehr notwendig, da Office Master SBA bei Bedarf automatisch auf lokales ISDN umschaltet. Hohe Sprachqualität Auch auf die Qualität der Sprachkommunikation hat Microsoft großen Wert gelegt. Hersteller von Media-Gateways müssen eine Reihe zusätzlicher Anforderungen erfüllen, um die begehrte Zertifizierung zu erlangen. Strenge Vorgaben für die Sprachqualität, wie beispielsweise kurze Durchlaufzeiten, um die Latenz gering zu halten, gut funktionierende Echo-Unterdrückung, der Umgang mit IP-Paketverlusten und viele andere Qualitätsmerkmale sind strikt einzuhalten und werden ausgiebig getestet. Zusätzliche Funktionen wie DNS Load Balancing erhöhen die Ausfallsicherheit. Ein besonders wichtiger Fortschritt ist die Funktion Media Bypass, die dazu führt, dass in den meisten Fällen die Sprachdaten direkt zwischen den Gateways und Clients bzw. Telefonapparaten ausgetauscht werden. Der bisherige Umweg über den sogenannten Mediation Server entfällt dabei, so dass dieser nun als Zusatzfunktion auf vorhandenen Servern mit betrieben werden kann und neuerdings auch in der Lage ist, mehrere Gateways zu steuern. Bisher musste pro Gateway ein separater Mediation Server als eigenständige Maschine installiert werden. Der direkte Sprachpfad verkürzt zudem die Paketlaufzeit und verringert die Gefahr von Paketverlusten beides kommt der Sprachqualität zugute. Schon reif für den Markt? Dem Produkt lässt sich uneingeschränkt Marktreife bescheinigen, aber das heißt noch nicht automatisch, dass dem technischen Durchbruch auch ein Durchbruch im Markt beschieden ist. Das Problem von Lync Server 2010 ist, dass die Welt noch nicht bereit für die Lösung ist. Es beginnt bei der oben beschriebenen Client-Software. Lync ist ein todschickes Tool, basierend auf Microsofts agiler Silverlight-Technologie. Doch was bei den Demos der Microsoft-Partner toll aussieht, fordert auch entsprechende Rechenleistung und wird möglicherweise Kunden und Dienstleister noch vor Herausforderungen stellen. Ein weiterer Schwachpunkt ist die Unterstützung analoger Teilnehmeranschlüsse. Auch in Zeiten der IP-Telefonie 31 _05GL2_abas_BIT_04_11.pdf;S: 1;Format:(55.00 x mm);21. Feb :32:46 Halle 17, Stand B 62 ERP &ebusiness ERP-Software für den Mittelstand Für viele Branchen aus Fertigung, Handel, Dienstleistung International Mehr als 30 Jahre Zuverlässigkeit, Know-how und Innovation ABAS Software AG Südendstraße Karlsruhe Tel. 0721/ Fax 0721/

5 IT-STRAtegien Unified Communications Zum Produktstart der Kommunikationsplattform Lync hat Aastra darauf abgestimmte Telefone entwickelt. gibt es noch vereinzelt Geräte, die nicht leicht zu ersetzen sind. Notruf-Apparate in Aufzügen, die Fernbedienung von Schranken, Türfreisprech-Einrichtungen sowie Frankiermaschinen, die per Modem regelmäßig mit Guthaben aufgeladen werden, gehören zum Beispiel in diese Kategorie. Bei der Implementierung von Lync sollten Anwender daher darauf achten, dass ihre Gateway-Hersteller analoge Schnittstellen zumindest als Option anbieten. Anders als in den USA ist zudem für fast jedes Unternehmen in Deutschland das gute, alte Fax unverzichtbar. Microsoft hat schon mit dem Office Communications Server 2007 R2 nur noch das SIP-Protokoll unterstützt. Dies macht es anspruchsvoll, die Faxkommunikation bei hoher Dienstqualität abzudecken. Ein Nebeneffekt der engen Zusammenarbeit zwischen Microsoft und Ferrari electronic ist eine voll ausgereifte Zusatzlösung für Fax, die diese Herausforderung meistert. Schwachpunkt Telefonapparate Ein weiteres leidiges Thema ist die Verfügbarkeit passender Telefonapparate. Gerade hierzulande ist der eigene Telefonapparat eine Art Statussymbol, das sich der Anwender nicht wegnehmen lassen will. Jüngere Mitarbeiter können in der Regel mit einem Headset telefonieren sie freuen sich sogar über den zusätzlichen Komfort der PC-unterstützten Kommunikation. Viele wollen aber unbedingt weiterhin einen Telefonapparat nutzen. Das ursprünglich von Microsoft entwickelte Tanjay-Telefon traf dabei oft nicht den Geschmack der Kunden, ganz abgesehen vom relativ hohen Anschaffungspreis. Als Alternative wurden oft IP-Telefone der Berliner snom AG eingesetzt, die für die Microsoft-Umge- Lync verknüpft Sprachfunktionen mit Technologien wie SharePoint, Active Directory, Exchange und Live Meeting. 32 Business&IT

6 Mit der Produktfamilie CX bietet Polycom für den Lync Server optimierte UC-Endgeräte mit Touchscreen. bung eine speziell angepasste Firm ware entwickelt hatte. Dieser mangelte es bis vor Kurzem am offiziellen Segen von Microsoft; diese Hürde ist jedoch inzwischen genommen. Ganz speziell für Lync ausgelegte neue Telefone werden heute unter anderem von Polycom und Aastra angeboten Aastra setzt dabei auf sein besonders in Europa erfolgreiches Geräte-Design. Diese Apparate gibt es in verschiedenen Ausführungen; die teurere Version kann auf Wunsch auch per USB mit dem PC gekoppelt werden, um zusätzliche Funktionen zur Verfügung zu stellen. Im Vergleich zum Tanjay sind diese Telefone kostengünstiger, ähneln im Design eher einem gewohnten Apparat und bieten eine Reihe von Komfortfunktionen. So kann zum Beispiel direkt aus einem angezeigten Konferenztermin die Besprechung angewählt werden. Mit den beschriebenen Geräten ist ein gewisser Fortschritt erzielt; dennoch warten viele Kunden auf eine Erweiterung des Angebots und vor allem auch auf die Integration von weit verbreiteten Smartphones verschiedener Hersteller und Plattformen. Wer sich in der Vergangenheit als Kunde über die Vorteile einer rein IP-basierenden Telefonie informieren wollte, stellte fast immer die Fragen nach Zukunftssicherheit, Standardisierung und Hochverfügbarkeit und entschied sich dann für ISDN statt IP. Mit der Veröffentlichung des neuen Lync Server 2010 müssen sich Unternehmen keine Sorgen mehr über Inkompatibilitäten und Zukunftssicherheit machen. Microsoft hat einen Standard gesetzt und ein wachsendes Ökosystem von Drittanbietern aufgebaut. Beides wird über viele Jahre Bestand haben. Die Lösung ermöglicht es außerdem, Server und sogar ganze Rechenzentren redundant und ausfallsicher auszulegen. Kunden können zudem die Telefonie vom gleichen Dienstleister erhalten, der auch ihren Exchange Server und das Active Directory betreut. Einstieg, nicht Umstieg Wenn es Microsoft gelingt, die Vorteile des Lync Server 2010 in die Unternehmen zu tragen, müssen sich die heutigen TK-Marktführer vielleicht bald die Frage nach der Marktreife ihrer Produkte stellen lassen. Und die Redmonder haben den Vorteil, mit ihren Produkten bei zahllosen Firmen bereits einen Fuß in der Tür zu haben. Spannend bleibt die Frage, ob es die Tür der richtigen Leute ist oder ob es in größeren Unternehmen bei getrennten Zuständigkeiten für TK und IT bleibt. Steht nun bei jedem Unternehmen der Umstieg auf VoIP an? Wer nicht ohnehin gerade dabei ist, seine Telefonanlage zu ersetzen, sollte Bewährtes nicht einfach rausschmeißen. Bei Voice pur ist der Lync Server nach wie vor schwächer als klassische TK-Anlagen. Aber Unternehmen ab einer Größe von etwa einhundert Information Workers sollten sich den schrittweisen Umstieg überlegen. Dabei ist es sowohl möglich, mittels spezieller Gateways einen Teil der Mitarbeiter zu migrieren als auch vorläufig nur einzelne Features von Lync Server 2010 zu nutzen oder die alte und neue Technologie zu verknüpfen. Wenn jemand anruft, klingeln dann gleichzeitig das Telefon und der Lync-Client und man hebt ab, wo man möchte. Es geht vor allem um einen Einstieg, nicht um einen Umstieg. [ rm ] Der autor Johann Deutinger Vorstand der Ferrari electronic AG. Im Zuge der Entwicklung der OfficeMaster Survivable Branch Appliance arbeitet er seit zwei Jahren eng mit dem Lync-Entwicklungs-Team bei Microsoft in Redmond zusammen. 33

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