Anwenderhandbuch Urlaubsmanager V3.22 Hilfe

Transkript

1 Anwenderhandbuch

2 2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Teil I Willkommen 1 Teil II Was ist neu? 2 Teil III Lizenzbestimmungen 18 Teil IV Programmteile 19 1 Antrag stellen Einträge Abwesenheitsverwaltung Auswertung Nachrichten Abwesenheits-Assistent Kalender Stellvertretungen Teil V Administration 1 Globale Einstellungen Vorgaben... Erweitert... Terminleisten... Updates... Benutzerfelder... Qualifikationen... Überwachen Datenbank-Wartung An-/Abwesenheiten Benutzerverwaltung Abteilungen Zuständigkeiten Einschränkungen MS Exchange Informationen Mitarbeiter Information Benutzerfelder Abhängigkeiten Berechtigungen Urlaubsdaten Memo Projekte Überstundenverwaltung Mitarbeiter

3 Inhalt 3 Überstundenverfall... Einstellungen... Auswertung Länder /... Feiertage Lizenzen Optionen Kalender... Benachrichtigungssystem... Sonstiges... Anmeldung... Teil VI Installation Erstinstallation... & Erstellung einer neuen Datenbank Netzwerk-Installation... (Client) Installationsmethode... vorkonfigurieren (Silent-Installation) Der Addware... Database Connector (CreateADB) 146 Teil VII Tipps & Tricks Qualifikationen... überwachen Benutzerfelder... erstellen Mehrfachgenehmigungen Betrieb... in Terminalserverumgebungen (Citrix) Unterschied... Abteilungsleiter / Teamassistent Abwesenheitsverwaltung... / Auto Refresh Commandline... Parameter Allgemeine... Tipps zur Abwesenheitsverwaltung Erweiterte... Suche Umwandlung... Demo- in Lizenzversion Silent Installation Teil VIII Datensicherung & Wiederherstellung Datensicherung Datenwiederherstellung Teil IX Kontakt & Support 174 Teil X Hotkey Menü (ctrl-alt-f12) 175

4 Vorwort Der AddWare UrlaubsManager 3.0 unterstützt die unternehmensweite Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Er optimiert den Prozess der Urlaubsplanung von der Antragstellung über die Bearbeitung bis hin zur automatischen Erfassung in den Urlaubskonten der Mitarbeiter. Dabei ist der AddWare UrlaubsManager 3.0 nicht nur eine einfache Überarbeitung der Vorgängerversion. Vielmehr wurden zahlreiche neue Funktionen integriert bzw. vorhandene weiterentwickelt, um die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung noch schneller, flexibler und komfortabler zu gestalten.

5 Willkommen 1 Willkommen UrlaubsManager 3.22 Stand: Januar 2010 Onlinehilfe 1

6 2 2 Was ist neu?

7 Was ist neu? Release 22 Rev 19 - Neu: Verfallsdatum kann für jedes Jahr separat gespeichert werden - Neu: Neues Feld: Ausgezahlter Resturlaub in Jahresdaten - Neu: Tooltips im Kalender für Stellvertretungen - Neu: Neue Eintragsklasse: Flexibler Anzeigename Bei dieser Eintragsklasse können Sie über das Notiz(bzw. Info)-Feld eine Beschriftung für die Kalenderbezeichnung eintragen. Nützlich z.b. für Speditionsunternehmen (Fahrzeuge / Faherer) oder Bauunternehmen (Baustelle). - Neu: Optimierung der Personalstärke (Tagesansicht, Tooltips von Tagen) - Neu: Eine Kalenderwoche kann nun gedruckt werden (Kalender drucken...) - Neu: Mehrfachgenehmigung: Möglichkeit, sofort einen Genehmigungsschritt einzuleiten (Antragsstellung) - Neu: UserBrowser für das Active Directory optimiert - Neu: Möglichkeit, nur zukünftige Serieneinträge zu stornieren (anstatt alle) - Neu: Bei Mehrfachgenehmigungen kann im Antragsschritt sofort eine Zustimmung erteilt werden - Neu: In der Tagesansicht können beantragte Einträge mitausgewertet werden - Fix: Probleme in der Lizenzanzeige der aktiven Benutzer behoben - Fix: Wenn eine Abwesenheit mit Überstunden gewählt war wurden falsche Überstundenwerte vorgeschlagen - Fix: Nicht genehmigungspflichtige Abwesenheiten können nun komplett von den Mitarbeitern bearbeitet werden. - Fix: Kollisionserkennung griff nicht bei beantragten Einträgen - Fix: ADB Erstellung erfordert nun UAC Zustimmung zur Konfiguration (Windows Benutzerkontensteuerung) - Fix: Wenn beantragte Urlaubseinträge von einem anderen Benutzer als dem Antragssteller (z.b. Abteilungsleiter) storniert wurde, wurde ein falscher Mitarbeiter informiert. - Fix: Fehlerhafter Nachrichtenverlauf bei neuen Anträgen (durch anderen Benutzer) - Fix: Fehlerhafter Nachrichtenverlauf bei stornierten Anträgen (durch anderen Benutzer) - Fix: CreateADB: Runtime Error 380 bei Programmstart behoben - Fix: Unterstützung von Outlook 2010 (x86) - Fix: Anmeldung per Command Line Paramter funktionierte nicht mehr Release 22 Rev 18 - Neu: In der Tagesansicht kann direkt die Kalenderansicht übernommen werden - Neu: Verbesserte Tagesansicht (Mehrere Auswertungsarten) - Neu: Unterstützung für MySQL 5.1 ODBC Treiber - Neu: Neuer UserBrowser für das Active Directory - Neu: Windows 7 kompatibel - Neu: In der Urlaubstabelle im Jahreskalenderausdruck werden jetzt auch die Krankheitstage aufgelistet - Neu: Im Detailreport werden nur vorhandene Einträge gedruckt (Summen in Tagen) - Neu: Wochenansicht im Kalender (Klick auf Kalenderwoche oder Wochentag) - Neu: Neue Ferientermine bis Neu: Personalnummern werden im Kalenderausdruck gedruckt (wenn im Kalender angezeigt) - Neu: Bei Serieneinträgen können Stellvertreteranfragen ausgelassen werden - Neu: Verbesserter Active Directory Browser - Neu: Vereinfachtere Datenbankkonfiguration - Neu: Outlook Redemption V Damit ist ein Fehler behoben der auftrat wenn neue Exchange Kalendereinträge erstellt wurden - Neu: Benutzer mit Passwort können Ihr Passwort ändern (Abwesenheitsverwaltung / Meine Aktionen)

8 4 - Fix: Fehler bei Benutzerwechsel (Objekt nicht gefunden) behoben - Fix: Die Reihenfolge der Urlaubstabellenfelder im Jahreskalenderausdruck hat nicht gestimmt - Fix: Benachrichtigungsregeln wurden in Mitarbeitereigenschaften als Abteilungsleiter-Zuweisung dargestellt. - Fix: Kompatibel mit SQL Server 2005 Datenbanken - Fix: Ausgeblendete Mitarbeiter konnten nicht manuell wieder eingeblendet werden - Fix: Erinnerungstermin von Kalendereinträgen wurde ein Tag zu früh gesetzt - Fix: Anzeigefehler in der Stellvertretungsübersicht behoben - Fix: Falsche Positionierung des Menus wenn die Taskleiste nicht unten plaziert ist - Fix: Beantragte Urlaubseinträge konnten genehmigt werden wenn noch kein neues Jahr angelegt war - Fix: In den Auswertungen wurde bei "Alle Anzeigen" falsche oder keine Daten ermittelt Release 22 Rev 17 - Neu: Kollisionsfeature Mit gehaltener Strg-Taste können Sie nun im Kalender direkt Kollisionen automatisch lösen. Dies ist vor allem von Nutzen wenn z.b. ein Mitarbeiter während des Urlaubes krank wird. Beispiel: Halten Sie Strg gedrückt und ziehen Sie den Eintrag direkt über den Urlaubseintrag. Wenn der Eintrag getätigt werden soll bekommen Sie eine Meldung dass der Eintrag mit dem Urlaub kollidiert. Falls Sie entsprechende Berechtigungen haben können Sie unten links im Meldungfenster die Option "Kollidierende Einträge automatisch anpassen" wählen. Dadurch werden beim Speichern alle kollidierenden Einträge angepasst (und auch gelöscht wenn komplett überschrieben) und ggf. auch geteilt. - Neu: Ausgeblendete Mitarbeiter werden "gemerkt" Hinweis: Zurücksetzen der ausgeblendeten Mitarbeiter ist nur über "Datei/Neu" möglich! - Neu: Jubiläumsliste (Auswertung) - Neu: In der Auswertung "Mitarbeiter: Detailreport (Selektiert)" wird der Stellvertreter mit ausgegeben - Neu: Stellvertretungen können im Kalender gedruckt werden - Neu: Korrekturfunktion für Kalkulation in den Datenbanktoos (Globale Einstellungen) - Neu: Arbeitszeiten "Halbtags" werden im Kalender speziell gekennzeichnet - Neu: Geplanter Urlaub kann ausgewertet werden (Selektion Einträge) - Neu: Zusatzmodul zur Anzeige der Personalstärke pro Abteilung und der gesamten Ansicht (Ansicht / Personalstärke anzeigen) Hinweis: Diese Option macht die Kalenderdarstellung etwas langsamer und sollte nur bei schnelleren Rechnern permanent eingesetzt werden. (Hinweis: Kostenpflichtiges Zusatzmodul) - Neu: Im Word-Detailreport wird der hinterlegte Kommentar gedruckt (wenn vorhanden) - Neu: Anzeige im Detail-Report und Eintragsübersicht optimiert (Modifikatoren, Überstunden) - Neu: Birthday-Tool (Import von Jubiläen) - Neu: Einige kleinere Anpassungen an Auswertungen - Neu: Bei Eingabe des Austrittsdatums wird automatisch geprüft ob noch Einträge danach existieren - Neu: Informationsmails werden bei Serieneinträgen bei deaktivierter Mailfunktion auch nicht mehr verschickt - Neu: Tagesmarkierung... der aktuell gewählte Tag (Spalte) wird nun in mit einer durchgezogenen Linie dargestellt - Fix: Probleme mit der Outlook 2007 Gruppenrichtlinie "Cached Mode" behoben (Forced Cached Mode) - Fix: Benutzerdefinierte Feldinformationen gingen beim Ändern/Verschieben verloren - Fix: Die Anzahl der Arbeitstage wurde in der Auswertung Statistik (Selektiert) nicht korrekt ausgegeben (Eintritts- und Austrittsdatum)

9 Was ist neu? 5 - Fix: Einige Auswertungen werteten den Resturlaub ohne Berücksichtigung des beantragten Urlaubes aus - Fix: Probleme bei Benutzerzuweisung aus mehreren Domänen behoben - Fix: Benutzername des Erstellers wurde bei den Eintragdetails nicht mehr angezeigt Release 22 Rev 16 - Fix: Stornierungsanträge konnte nicht mehr genehmigt werden wenn eine Mehrfachgenehmigung hinterlegt war - Fix: Urlaub konnte genehmigt werden auch wenn das Jahr noch nicht angelegt war - Fix: Bei Änderung des Vorgabewertes für Jahresurlaub bei einem Mitarbeiter werden nun auch Folgejahre automatisch auf den neuen Wert angepasst. - Fix: wurden nicht genehmigungspflichtige Abwesenheiten definiert so konnte in Kombination mit Mehrfachgenehmigung jeder Mitarbeiter diese Einträge für anderen Mitarbeiter im Kalender eintragen. - Fix: Stellvertreteranfragen und Zuweisungen wurde nicht immer korrekt versendet - Fix: Urlaubsanträge mit Mehrfachgenehmigungen erhalten keine sofortige erste Zustimmung mehr (falls die Berechtigung zur Genehmigung existiert) - Fix: Es wurden mehrfacheinträge für Serieneinträge erstellt wenn ein Alias-Mitarbeiter in der Serienliste vorhanden war - Neu: Import und Exportmodul für Datensicherung und Datenwiederherstellung - Neu: Optimierte Jahresübersicht (Drucken) - Jahrestabelle druckbar - Neu: Optimierte Resturlaubsanzeige (Verfallsdatum) - Neu: Erweiterte Druckmöglichkeiten im Kalender - Neu: Nachrichtensystem für Stellvertreter optimiert - Neu: Online-Update-Funktion für Ferientermine (Administration/Länder & Feiertage) - Neu: Detailreport für Mitarbeiter (MS Word) gibt nun auch korrekte Überstundenwerte aus (nicht Tage) - Neu: Auswertung Mitarbeiter: Detailreport (Selektiert nach Eintragsart) - Neu: Auswertung Statistik (Selektiert) - Neu: CSV Export bei verschiedenen Auswertungen - Neu: Im Kalender können direkt die Personalnummern mit angezeigt werden (Optionen / Kalender / Personalnummern anzeigen) Release 22 Rev 15 - Neu: Überstundeninfo in Antragsmail (Beantragte Stunden / ÜStd.-Kontenstand) - Fix: Am exakten Austrittsdatum wurde schon kein Urlaubseintrag mehr zugelassen Release 22 Rev 14 - Fix: In manchen Citrix-Sitzungen öffnete sich das Antragsmodul nicht (Fehlermeldung) - Fix: Titel im Auswertungsdiaramm in Excel war falsch - Fix: Globale Datenneuberechnung optimiert (Globale Einstellungen / Datenbank) - Fix: Als Abteilung eines Benutzers konnte das Stammverzeichnis zugeordnet werden Dadurch verschwand der Benutzer aus der Übersicht. - Fix: Anzeigefehler bei MSWord-Mitarbeiterdetailbericht behoben (Summen-Spalte) Es wurden für Modifikationseinträge ein falscher Wert angezeigt - Neu: Auf Vielfachen Wunsch wurde die Resturlaubsansicht im Mitarbeitereigenschaften nochmal erweitert (ebenfalls in der Eintragsliste) - Neu: Links könnnen direkt in den Mitarbeitereigenschaften geöffnet werden - Neu: Es wird bei Eintragung geprüft ob bereits eine Stellvertretung existiert - Neu: Einige Einstellungen können in einer Start-INI Datei festgelegt werden (Siehe supportordner)

10 Release 22 Rev 13 - Fix: Vom UM erstellte Halbtagseinträge in MS Exchange wurden in Outlook 2000 nicht angezeigt - Fix: Für Synchronisation von Schulferien und Feiertagen werden keine Erinnerungen mehr gesetzt - Neu: Aktualisierte Version von Outlook Redemption V Fix: Urlaubswerte wurden in der Mitarbeitereigenschaften nicht angezeit wenn "Payment" den Datenbankwert NULL hatte - Fix: Krankheitstage wurden nicht angezeigt wenn Mitarbeiteroption "Nur An- oder Abwesenheit einsehbar" aktiviert war. - Fix: Auswertung "Krankheitstage" (Excel Diagramm) Auswertung berücksichtigt nun Unterordner (wenn vorhanden) Auswertung beschleunigt Ausgeblendete Mitarbeiter werden nun nicht angezeigt Release 22 Rev 12 - Fix: Berechtigungsfehler behoben unter Vista/XP "Unerwarteter Fehler. Anwendung wird beendet." - Fix: Überstundeneinträge wurden nicht immer mit MS Exchange synchronisiert - Fix: An/Abwesenheiten mit dem Status "Aktiv - Für alle sichtbar" wurden in der Eintragsliste der Abwesenheitsverwaltung nicht angezeigt. - Fix: Krankheitstage wurden bei der Option "Einsehen bis zum Stammordner erlaub" noch angezeigt - Fix: Ausgabefehler in Report "Monatsweise Urlaub" (&nbsp) - Fix: Exchange-Synchronisationsfehler: "Überstunden genommen" wurden als "frei" synchronisiert - Neu: Aktualisierte Version von Outlook Redemption V Neu: Aktualisiertes Outlook-Addin (Angabe von Start-Kommando und Parameter) Release 22 Rev 11 - Fix: Die Tagesansicht ist wieder sortierbar - zusätzlich gibt es jetzt einen MS Excel export - Fix: Die Case-Sensitivity für SQL Abfragen sind nun einheitlich (Linux MySQL) - Fix: Fehler in Benutzerauswahl beseitigt (Mitarbeiter wurden nicht automatisch angezeigt) - Fix: Alias-Zuweisung von Stellvertretern funktionierte nicht - Fix: Programmstart auf Rechnern ohne Domänenanbindung beschleunigt - Fix: Kalenderdruck / Manchmal wurden Mitarbeiter nicht ausgedruckt (unterer Druckrand) - Fix: Auch wenn kein Geburtstag hinterlegt wurde kam dennoch eine Geburtstagsinfo bei Urlaubsanträgen (30.12.) - Neu: Umbenennen von Organisationseinheiten direkt aus der Benutzerverwaltung - Neu: Neue Ansicht für Resturlaubsberechnung Beantragte Urlaube werden auch in der Resturlaubsberechnung berücksichtigt Neue Option ist deaktivierbar in den Globalen Einstellungen / Erweitert / Berechnung - Neu: Neue Personalstammliste für MS Excel (Auswertungen) - Neu: Geburtstagsliste (Komplett) Alter und Geburtsjahr eingefügt - Neu: Option um den Urlaubsmanager komplet zu sperren (Globale Einstellungen / Updates) (Achtung! Diese Option funktioniert erst ab Clients mit der Version 3.22 Rev. 11) - Neu: Benutzerberechtigung um Abteilungen bis zum Stammordner einzusehen Abteilungen: Einsehen bis zum Stammordner erlaubt - Neu: Auswahl für Verfallsdatum optimiert# - Neu: Hilfs-Schaltflächen für Berechtigungen innerhalb der Mitarbeiterinformationen - Neu: MailTemplate wird nach folgenden Schlüsselwörtern durchsucht und ersetzt: {TEXTBODY} = Eigentliche Nachrichtentext (Ohne HTML-Tasgs) {HTMLBODY} = Eigentliche Nachrichtentext (Mit HTML-Tags) {LINKS} = Verweislinks auf Urlaubsmanager (wenn Eintrag betreffend) {APPVERSION} = Informationsvermerk über Urlaubsmanager Version Außerdem werden nun Grafiken im Template unterstützt

11 Was ist neu? Release 22 Rev 10 - Neu: Antragsfilter (Ansicht/Antragsfilter) - Neu: Komplett umgearbeitete Berechnungs-Routine für Urlaubseinträge. Daraus resultiert eine weit verbesserte Auswertungsmöglichkeit und eine beschleunigte Darstellung bei bestehenden Auswertungen. HINWEIS: DIE NEUE BERECHNUNGSROUTINE IST NICHT MIT DER ALTEN KOMPATIBEL UND ERFORDERT EIN UPDATE ALLER CLIENTS AUF DIE VERSION Neu: Etwas beschleunigte Antragsstellung - Neu: s werden jetzt primär an das Feld " " in den Personaldaten verschickt Sekundär an das MS Exchange Konto - Neu: Aktive Mitarbeiter können nun auch passiv verwaltet werden - Neu: Setup-Routine verbessert - Neu: Jahresurlaub nach Eintritts-/Austrittsdatum wird jetzt immer aufgerundet auf einen ganzen Tag - Neu: Option in den Globalen Einstellungen / Jahresurlaubswerte nach Eintrittsdatum auf Ganztage aufrunden - Neu: Kollisionserkennung bei Serieneinträgen / automatisches Auslassen des Eintrages (Wenn gesetzt) - Neu: Bearbeitungsmenü in Detailspalte wieder aufgenommen (Mitarbeiter) - Neu: Sortierungsparameter für die Mitarbeiter im Kalender (Name, PersonalNr, Position) - Neu: Aus dem Kalender werden Mitarbeiterverknüpfungen jetzt in der vererbten Farbe gedruckt - Neu: Aufgrund Kompatibilitätsproblemen wird nur noch MySQL in der Version 5.0 unterstützt - Neu: Eintritts- und Austittsdatum wird bei der Antragsstellung berücksichtig - Neu: Neue Abwesenheitseigenschaft zur Kollisionsreaktion (Kritisch, Warnen, Deaktiviert) - Neu: Tagesansicht optimiert - Fix: Im Zwei-Monitorbetrieb wurde beim Doppelklick auf einen Tag der falsche Tag übernommen - Fix: Bei Alias-Mitarbeitern wurden die Frei-Tage nicht korrekt angezeigt - Fix: Info-Mails wurden auch bei geplanten Anträgen verschickt - Fix: Geplante Anträge wurden in der Abwesenheitsverwaltung bei "Beantragt" aufsummiert - Fix: Abgelehnte Einträge wurden im Jahreskalender grafisch dargestellt - Fix: Sporadischer Absturz des Programms bei Beendigung behoben - Fix: Mailempfänger für Storno-Antrag wurde falsch ermittelt (Abteilungsleiter) - Fix: Fehlerhafte Spalte "Verfallen" in der Stichtagauswertung (Resturlaub) - Fix: Outlook hat den Start der Anwendung nicht erkannt Release 21 Rev 69 - Fix: Beim Start des Autoupdates erschien ein Fehler obwohl es erfolgreich ausgeführt wird. - Fix: Alias-Einträge in Diagramm-Auswertungen (MS Excel) wurden mitausgewertet - Neu: Verbesserte Versionskontrolle - Neu: Globale Einstellung "Resturlaubsunterschreitung nicht zulassen" - Neu: Benutzerberechtigung "Einträge: Alle Statusänderungen erlaubt" Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer FIRMENWEIT alle Einträge beantragen, genehmigen, stornieren Es ist KEINE Abteilungsberechtigung nötig - Neu: Halbe Urlaubstage werden im Kalender nicht mehr wie freie Tage dargestellt - Neu: Angelegte Jahre werden automatisch mit angelegt wenn ein neuer Mitarbeiter erfasst wird Release 21 Rev 68 - Fix: Stellvertretungen konnten nicht entfernt werden - Fix: Fehler bei der Domain-User-Auswahl beseitigt

12 8 - Fix: Überstundeneinträge sind im Kalender (wieder) anwählbar - Fix: Die Legende wurde bei Kalenderausdrucken in manchen Fällen über den Kalender gedruckt - Fix: In der Planstellenauswertung wurde immer nur das letzte benutzerdefinierte Feld gedruckt - Fix: Berechnungsfehler im der Planstellenauswertung entfernt - Fix: Die Verbindung zur Datenbank wird nun bei Inaktivität automatisch getrennt und bei Bedarf wieder geöffnet (Terminalserverumgebungen / Timeout) - Neu: Schnittstellen (API) für Import, Export, Reports und Addins - Neu: Projekte werden im Kalender auch ausgedruckt - Neu: Multidomain-Fähigkeit - Neu: Exchange Anbindung optimiert (Outlook ist nicht mehr zwingend nötig) - Neu: Report- und Mitarbeiterauswahl optimiert - Neu: Import-Modul für Outlook Kontakte (Zum Download auf - Neu: Komplett überarbeitete Benutzerfelderfunktion (Neuer Name: Personaldaten) - Neu: Addins können über die Online-Update-Funktion geladen werden (Globale Einstellungen) - Neu: Selektionsbereich wird in der Planstellenauswertung gespeichert - Neu: Erweiterte Debug-Optionen bei gedrückte Strg+Shift Taste beim Programmstart - Neu: Projektauswahl in Reports (Mitarbeiter / Ändern / Projekt) - Neu: Vollbildansicht in der Abwesenheitsverwaltung (F12) - Neu: Einige Sprachinformationen wurden geändert - Neu: Der zuletzt genutzte Abwesenheitsstatus wird jetzt für jede Abwesenheitsart gemerkt - Neu: Schnell-Übersicht der kalkulierten Urlaubstage in der Jahresdatenansicht - Neu: Verbesserte Ansicht der Resturlaubsdaten Release 21 Rev 63 - Fix: Doppelklick in Auswertungen bei Mitarbeiterliste verursachte Fehler - Fix: Mitarbeiter konnten eigenen Urlaubsanträgen bei Mehrfachgenehmigung aus der zustimmen - Fix: Überstundeneintrag war nicht sichtbar wenn ein Geburtstagseintrag im Kalender dargetellt war - Neu: Ist ein Mitarbeiter einer Abteilung als Alias eingetragen kann er diese ebenso einsehen wie die eigene Abteilung (Ausnahme: Berechtigung "Eigene Abteilung nicht einsehbar") - Fix: Bug in MSWord Template behoben wenn mehr als 1 Seite Urlaubseinträge bestanden (detailreport.dot) - Fix: Fehler #9 Button_Click() beim Löschen von Serieneinträgen in der Abwesenheitsverwaltung - Neu: Umfangreiche Auswerungsmöglichkeit für Planstellenberechnung Neu in diesem Zusammenhang: Planstelleneingabe in Abteilungen Wochenarbeitszeit für Mitarbeiter und Global (Vollzeitmitarbeiter) - Neu: Microsoft SQL Server 2005 kompatibel (Achtung! Kompatibilitätsmodus nötig) - Neu: Microsoft Windows Vista kompatibel - Neu: Microsoft Windows XP x64 kompatibel Release 21 Rev 60 - Fix: Nachrichtensystem bei Antragsstellung überarbeitet - Fix: Mehrfachgenehmigung aus s funktionierte manchmal nicht - Fix: Berücksichtigung von nicht genehmigungspflichtigen Einträgen funktioniert wieder - Fix: Vorder- und Hintergrundfarbe von Terminleisteneinträgen war vertauscht - Neu: Nachrichtenverlauf in den Eintragseigenschaften - Neu: Antragsmail kann nachträglich erneut verschickt werden (Eintragseigeschaften) - Neu: Neue Mitarbeiterberechtigung - Eigene Überstundeneinträge verwalten - Neu: Mit Hilfe der Strg-Taste können übereinanderliegende Einträge differenziert werden - Neu: Antragsteller können den Stellvertreter ändern - Neu: Automatisches Bildschirmupdate wenn Zugriffsberechtigungen geändert wurden - Neu: Anzeige von Kommentaren direkt im Kalender (bei Wochenansicht etc.) - Neu: Temporärer Debug-Modus mit gedrückter Shift-Taste

13 Was ist neu? 9 - Fix: Probleme mit Windows 2000 beseitigt (Fehler 50003) - Neu: Erweiterte Terminleistenbearbeitung - Neu: Beantragte Überstundeneinträge sind jetzt auch sichtbar - Neu: Komplett überarbeitete Überstunden-Funktion Neue Klassen für Überschtundenplus und Üebrstundenminus Überstundensummierung über ganze Abteilungen Neue Auswertungen Überstundenbezogen - Neu: Antragsmodul überarbeitet Stellvertreterfunktion vereinfacht - Neu: Komplexe Suchfunktion im Kalender - Neu: Projekte Administrierbar -> Mitarbeiter zuweisbar - Neu: Zusatzfelder für Einträge können nun zu Pflichtfeldern gesetzt werden - Neu: Grafische Überarbeitung im Kalender und im gesamten Programm (Buttons / Listen) - Neu: Templates für s in Outlook definierbar (HTML) - Neu: Verbesserte Auswahl von Benutzern aus dem Active Directory - Neu: Info-Meldung bei Vergangenen Einträgen - Neu: Info-Meldung bei Projekt-Kollision - Neu: Neuer Programm-Parameter um Exchange Anbindung zu unterbinden (/NOEXCHANGE) - Neu: Mehrfachgenehmigung läßt sich separat für Urlaubseinträge deaktivieren ACHTUNG: Achten Sie darauf das Sie bei der Eintragsart "Mehrfachzustimmung" auf JA stehen haben - zuvor war die Eintragsart im Forced-Modus IMMER aktiviert. - Neu: Anzeige des Resturlaubs erweitert (Kalender) - Neu: Interne Funktion für kennwortgeschützte Datenbanken (Siehe Support-Ordner) - Neu: Verbesserte Update-Routine für die Datenbank - Neu: Grafische Anpassungen Globale Einstellungen und Mitarbeitereigeschaften (Berechtigungen) - Neu: Zusatzfunktion "Notizen": Zusatzinfo im Kalender für Mitarbeiter (als Einträge sichtbar) Neue Tabelle UM3_NOTES - Neu: Aktualisierte Ferientermine - Neu: Sortierung der Überstundenliste funktioniert nun korrekt - Neu: Solange Einträge beantragt sind können Benutzer ihre eigenen Einträge noch ändern - Neu: Neue Option pro Eintrag : Vollzugriff für Team-Assistenten Funktion: Team-Assistenten haben Administrative Zugriffe auf diese Einträge (Wie Abteilungsleiter) - Neu: Benutzerverwaltung: Berechtigungen setzen für ganze Abteilungen - Neu: Microsoft Exchange Server 2007 kompatibel - Neu: Online Update Modul (Globale Einstellungen) um für individuelle Updates die das Programm betreffen z.b. neue Feiertagslisten, Länderdaten, Übersetzungsdateien etc. - Fix: Es können separat die Notizen für Einträge bearbeitet werden (Kalender / Rechte Maustaste auf Eintrag) - Fix: Ausdruck Kalender: Korrekte Anzeige von Arbeits- und Feiertagen - Fix: Fehlerhafte Farbeinstellung im Kalender behoben (Die Farben waren vertauscht) - Fix: Bei Maximale Abwesenheiten wurden auch Anwesenheiten hinzugezählt - Fix: Kalendersynchronisation für alle Ordner funktionierte nicht korrekt (falsche Ordnerzuweisung) - Fix: Wenn in Terminleisten noch kein Eintrag vorhanden war konnten keine neuen Einträge im Kalender erstellt werden - Fix: Synchronisation vom Anwesenheiten werden im Outlook-Kalender immer als olfree gesetzt. - Fix: Probleme mit MySQL behoben - Fix: Sync-Probleme mit MS Exchange Cache Modus behoben - Fix: Mehrfachgenehmigung aus funktionierte manchmal nicht - Fix: Bug in der Abwesenheitsverwaltung entfernt (GDI-Crash) Release 20

14 10 Neu: Auswertungen können gespeichert und geladen werden Neu: Implementation einer Online-Hilfe (Hilfe Schalfläche oder F1). Neu: Qualifikationsprüfungen für Mitarbeiter (Skills). Neue Tabelle UM3_USERSKILLS, UM3_SKILLS Neu: Personalnummer wird in monatsweiser Auswertung mit ausgegeben (falls vorhanden) Neu: Manuelle Überstundeneinträge können geändert werden Neu: Sortierung der Überstundenliste Neu: Antragsfilter optimiert (in Bezug auf Berechtigungen) Fix: Geburtstage an freien Tagen (z.b. Feiertag, Sonntag) waren in der Abwesenheitsverwaltung nicht sichtbar Release 19 Neue Berechtigung: Mehrfachgenehmigung nachtragen Verbesserte Auto-Update-Funktion im Netzwerk Benutzerdefinierte Eigenschaften für Mitarbeiter Neuer Hotkey: Strg+Alt+F11 öffnet Options-Fenster Mitarbeitereigenschaften: Aktive Anmeldungen separiert Mitarbeiterbearbeitung/-auswahl rekursiv Mitarbeiterauswahl beschleunigt Wenn die Abwesenheit auf sichtbar geschaltet ist sollten ebenfalls die erweiterten Eigenschaften einsichtbar sein Maximale Abwesenheiten innerhalb einer Abteilung wird nun auch rekursiv geprüft Administratoranmeldung wird jetzt nicht mehr gespeichert sondern wirkt sich nur auf die aktuelle Sitzung aus. Urlaubssperren können rekursiv auf Unterordner erstellt und entfernt werden Ist die Berechtigung zum Einsehen aller Abteilungen nicht gesetzt werden nur noch die Abteilungen angezeigt, auf welche auch zugegriffen werden darf. Berechtigungskontrolle für Auswertungen abteilungsspezifisch erweitert Nachrichtenversand ( ) mit Lotus Notes Erweiterte An/Abwesenheitsübersicht Fix: Probleme mit Windows 2000 beseitigt Fix: Probleme bei Auswahl aller Mitarbeiter beseitigt (Mehrfacheinträge) Neuer Shell-Parameter "/FILEDSN" Damit können Sie dem AddWare Ulruabsmanager V 3.0 beliebige Datenbankverknüpfungen übergeben. Verbesserte Überprüfung der Mindestbesetzung von Abteilungen Verbesserte Überprüfung der Max. Abwesenheiten (Rekursiv) Plausibilitätsprüfung für Überstundeneinträge Neuer Report: Monatsweise Übersicht im HTML-Format Release 18b Neu: Automatische Anpassung der Resturlaubsanzeige bei Änderung in der Abwesenheitsplanung Neu: Administration/Globale Einstellungen Option für Rechteübernahme während Stellvertretungen (Berücksichtigung Server-Zeit) Fix: Feiertage wurden mit aktiviertem Cache-Modus (Outlook 2003) nicht korrekt in den privaten Kalender importiert Fix: Absturz wenn eine Benutzerumanmeldung mit der Tastatur bestätigt wurde Release 18 Neu: Probleme mit MS Outlook Cache-Modus beseitigt (Kalender)

15 Was ist neu? 11 Neu: Mindest-Antragsfrist für Urlaub (Globale Einstellung) Neu: Neuer Sichtbarkeitsmodus für An/Abwesenheiten Werden nur An-Abwesenheit für Mitarbeiter angezeigt können bei bestimmten Einträgen dennoch die Datails angezeigt werden. Neu: Drucken / Druckbreite für Mitarbeiter definierbar Neu: Export von Selektionen als CSV (Character Separated Values) Neu: 100% MAPI32 kompatibel. Nun ist eine Outlook-unabhängige Exchange Anbindung mö glich Neu: Abwesenheits-Assistent mit automatischer Erinnerungsfunktion Neu: Neue/Verbesserte Schnittstelle für COM Addin Neu: Letzer Zustand der An/Abwesenheitsverwaltung wird nun immer automatisch gespeichert Neu: Geburtstags-Tool in Outlook (Vorerst nur in Englisch) Neu: Jahresurlaubskorrektur bei Ein- und Austrittsdatum Neu: Mehrfacheinträge werden als Serieneinträge behandelt Neu: Serieneintrage können jetzt direkt im Kalender mit gedrückter Strg-Taste estellt werden Neu: Vereinfachte Antragsfilterung Neu: Verbesserte Auswertung (Arbeitstage/Wochentage) Fix: Fehler bei Mitarbeiterauswahl Fix: MS Exchange Einträge werden auch für Alias-Mitarbeiter durchgeführt. Fix: Vererbte Zuständigkeiten wurden in den Mitarbeitereigenschaften nicht angezeigt. Fix: Ein Doppelklick im Kalender ließ keine halben Tage zu Fix: Verbesserung der Rechtevererbung (z.b. Anzeige der Anträge) Fix: Administration ins Englische übersetzt Fix: Beschleunigung bei Mehrfacheinträgen Fix: Lokale Windows-Konten wurden VOR Domänen Konten identifiziert Release 17 Neu: Geänderte Ansicht/Eingabe der Berechnungsgrundlage Neu: Neues Feature: Ausgezahlter Urlaub Neu: Erweitertes Benachrichtigungssystem Neu: Jahresurlaubsmodifikator umgenannt in "Sonderurlaub" Neu: Feste Stellvertreter je Mitarbeiter definierbar Neu: Geänderte Abteilungs/Mitarbeiterauswahl in der Verwaltung Neu: Halbtags-Regelung (Arbeitszeitendefinition) z.b. für Teilzeit-Arbeitskräfte Neu: Lade-Balken für längere Ladevorgänge in der Abwesenheitsverwaltung Neu: Exchange Berechtigungsüberprüfung bei Kalenderzuweisung Neu: Leichte Änderung am Antrags-Formular Neu: Erweiterte Drag n Drop Operationen für Ab/Anwesenheiten Fix: Alias-Mitarbeiter wurden teilweise nicht angezeigt (Kalenderansicht) Fix: Das akt. Geschäftsjahr wurde falsch ermittelt Fix: Abteilungsverwaltung: Übergeordneter Ordner konnte in eigenen Unterordner verschoben werden Fix: Mehrfachgenehmigungen konnte nicht aus Outlook heraus genehmigt werden Release 16 Neu: Kalenderoption um Ausgeschiedene Mitarbeiter in der Ansicht zu verbergen Neu: Verbesserte MA-Jahresdatenkorrektur Fix: Das Datum im Report 'Stichtag' konnte nicht eingetragen werden (Anzeigefehler) Neu: Abwesende Mitarbeiter werden in Detailspalte angezeigt (Abteilungsabhängig) Neu: Einstelldatum und Austrittsdatum werden in der Kalenderansicht berücksichtigt Neu: Stellvertreterübersicht in Hauptmenü Neu: Status von Submenus wird gespeichert

16 12 Fix: Modifikatorenklasse funktionierte nicht mehr korrekt Fix: Der Jahreskalender bei Geschäftsjahresbeginn anders als Januar wurd nur mit den aktuellen Jahresdaten des akt. Geschäftsjahres gefüllt Fix: Monatsübergreifende Einträge wurden fehlerhaft gedruckt Fix: Mehrfachauswahl von Mitarbeitern funktionierte verkehrt herum (Z->A) Fix: Stellvertreteranfrage Fix: Der Jahresurlaub wird angepasst beim Festlegen eines Austrittdatums Release 15 Neu: Auswertung: Zusammenfassung innerhalb einer Abteilung (Selektion) möglich Neu: Der Jahreskalender wird vom Anfang des Geschäftsjahres angezeigt Fix: Die Eigenschaften von als Extern markierten Mitarbeitern wurden nicht korrekt angezeigt Fix: Vormittags-Einträge mit Mehrfachgenehmigung ließen sich nicht genehmigen Neu: Aus Gegenseitiger Urlaubsausschluss wird Gegenseitiger Abwesenheitsausschluß Neu: Alias-Mitarbeiter (Verknüpfungen) möglich, ideal für Mindestbesetzung von Abteilungen Neu: Stornierungsanfragen sind im Antragsfenster sichtbar Fix: Einträge bei Überprüfung der Minimalbesetzung wurde teils doppelt gewertet Fix: Einige Berechtigungsprobleme bei Mehrfachgenehmigung behoben Fix: Fehler bei Stellvertretungsangabe innerhalb Antragsformular (424) Neu: Auto-Refresh im Kalender (Fremdänderungen werden automatisch aktualisiert) Neu: Rechte-Vererbung (Deaktivierbar in den Globalen Einstellungen) Neu: Möglichkeit zur Resturlaubsüberprüfunng (Jahresabschluss) Neu: Möglichkeit die Jahresdaten zu entfernen sofern keine genehmigten Einträge existieren. Neu: Komplett überarbeiteter Kalender. Speziell optimiert für Termial Server Umgebungen. Neu: Komplexere Anzeige von Einträgen im neuen Kalender, Skalierung, Eintragsveränderung und beschleunigtere Zugriffe, 'unbegrenzte' Useranzahl auf einem Blick möglich. Neu: Datenbank Zugriff auch Global über DSN-Datei konfigurierbar Neu: Optimierter SQL Syntax um einen schnelleren Zugriff zu ermöglichen Neu: Diverse neue Anzeigefeatures im Kalender (Zoom) Neu: Veränderung von Elementen direkt im Kalender (Dauer, Verschieben) Neu: Im Falle einer Mehrfachgenehmigung wird vom Beantrager sofort eine Genehmigung erteilt Neu: Genehmigung/Ablehnung/Stornierung direkt aus Outlook heraus Neu: Anzeige des Eintrags-Infos Textes in weitergeleiteten Mails (MS Exchange) Neu: Auswertung: Resturlaube zu einem Stichtag (CSV-Export) Neu: Der Urlaubsausschluß berücksichtigt ebenfalls beantragten Urlaub Release 14 Fix: Performance Probleme bei der Abwesenheitsverwaltung beseitigt Fix: Stellvertretungseinträge wurden im Antragsmodus falsch betitelt Fix: Urlaubsauswertung wurde nicht immer korrekt summiert Fix: Command Line Parameter zur Anmeldung hinzugefügt (Siehe -?) Fix: Im Jahreskalender wurde immer die erste OE angezeigt Fix: Fehlerhafte Auswahlmöglichkeit von Kalenderausdrucken beseitigt Fix: Kopie von Mitarbeitern (inkl. Einträge optional) möglich Fix: Kopie von Organisationseinheiten (Ohne Mitarbeiter) möglich Fix: Verbesserte Auswahlmöglichkeit für Windows NT Userkonten Neu: Erweiterte Informationen zu Modifikatoren in den Jahresdetailreports Neu: Globale Einstellung: Überstunden deaktivieren Neu: Globale Einstellung: Alle Abteilungsleiter informieren Release 13

17 Was ist neu? 13 Fix: Ungelesene Nachrichten von gelöschten Mitarbeitern wurden nicht mehr angezeigt Fix: Es gab teilweise Synchronisationsprobleme mit Outlook Fix: Es traten nach dem Verschieben von Abteilungen Sortierungsprobleme auf Fix: Auf Windows SBS 2003 kam es teils zu Problemen beim Laden einer OCX Fix: Windows Authentifizierung wurde auf MS SQL Datenbanken nicht korrekt ausgelesen Fix: Krankheitstage werden nicht gedruckt wenn keine Berechtigung besteht Fix: Probleme mit der Explorer-Emulation bei einer Farbitiefe von 8 Bit beseitig Fix: Im Einzelplatzmodus wurden nicht alle fälligen Anträge angezeigt Neu: Keine Eintrags-Kollsion mit Urlaubssperren wenn Klasse kein Urlaubseintrag Neu: In der Mitarbeiterauswahl kann nun ein Mitarbeiter gesucht werden Neu: Bei Tagegenauer Ansicht werden jetzt auch alle Feiertage korrekt angezeigt (separat) Neu: Anzeige der Region im Detailfenster Neu: Benutzerrecht "Nur An- oder Abwesenheit darstellen" Neu: Benutzerrecht "Auswertungen deaktivieren" Neu: Benutzerrecht "Eingeschränkter Optionszugriff" Neu: Benutzerrecht "Kein Zugriff auf eigene Abteilung" Neu: Farben im Kalender einstellbar (Frei-Tage/Werktage) Neu: Mailkopie auch an User ohne Outlook Anbindung möglich Fügen Sie den Mitarbeiternamen der Liste hinzu und setzen Sie Link in eckige Klammern z.b. "[Max Mustermann]" Release 12 Fix: Akt. Jahresurlaub kann nicht mehr manuell geändert werden Fix: Probleme bei der Neuanlage von Benutzern unter MSDE 2000 Fix: Eigenschaften neu erstellter Abteilungen ließen sich nicht mehr berarbeiten Fix: Abteilungseigenschaften im Detailfenster wurden nicht korrekt angezeigt Neu: Jahresabschluß - Warnung, wenn unbearbeitete Urlaubseinträge existieren Neu: Jahresabschluß - Report für MA-Übersicht aktualisiert Neu: Zusatzfelder von Abwesenheiten werden mit Exchange synchronisiert Neu: Mehrfachzustimmungen / Zuständige Mitarbeiter werden im Detailfenster angezeigt Update: Englische Sprachdatei aktualisiert Release 11 Neu: Mindestbesetzung einer Abteilung zuweisbar (Beachtet auch nur tatsächliche Abwesenheiten) Neu: Ab/Anwesenheitsklasse Urlaubsmodifikator für automatisierte Urlaubsdatenänderung z.b. Wochenenddienst mit Urlaubsgutschrift Neu: Zuletzt ausgewählte Reporteinstellungen (Auswertung) wird gespeichert Neu: Planphase für Abwesenheitsklassen - d.h. Anträge können als geplant markiert werden und sind somit in der Schwebe bis zur Terminfixierung Neu: Separate Anzeige der Anträge in der Eintragsübersicht Neu: Farbdifferenzanzeige/Warnung (Detailansicht) wenn Jahresabzug anders als errechnete Arbeitstage. Neu: Neuer Anmeldetyp möglich: Windows Authentifizierung (Hinweis: Datenbankupdate nötig!) Neu: Refresh aktualisiert nun ebenfalls die Mitarbeitereigenschaften und Terminleisten (Abwesenheitsverwaltung) Neu: Feiertagsberechnung "Turnus" erweitert Neu: Übernehmen-Button in den Globalen Einstellungen Neu: Terminleisten können in der Kalenderansicht gedruckt werden Neu: Kalenderwochenansicht im Kalender sowie zugehörige Druckfunktionen

18 14 Neu: Überstunden können jetzt je Mitarbeiter hinterlegt werden (Vorgabewerte) Neu: Mehrfachgenehmigungen sind nun auch für andere Abwesenheitsklassen als Urlaub mö glich Neu: Verbesserte Mitarbeiterauswahl (Auswertungen) Neu: Die zuletzt ausgewählte Abteilung wird gemerkt (Benutzerverwaltung) Neu: Excel Auswertung Urlaub erweitert um Felder "Genehmigt, Verstrichen, Verbleibend" Neu: Kalenderanzeigeoption um abgelehnte Einträge darzustellen Neu: Abbrechen-Taste in Auswertungen Neu: Blanko-Druck des Kalenders möglich Update: RDO Fix: Bei einem Benutzerwechsel wird die Abwesenheitsverwaltung automatisch geschlossen Fix: Grafische Anzeigeprobleme des Kalenders in Windows NT 4.0 behoben Fix: Deaktivierung einer Abwesenheitbeantragung (Globale Einstellungen) verursachte einen Fehler Fix: Bei Auswertungen in Excel wurde der Urlaubs-Modifikator nicht berücksichtig Fix: Unklare Meldung über fehlgeschlagene Genehmigung entfernt (bei Mehrfachgenehmigungen) Fix: Die Terminleisten wurden im Im Vorgabeprojekt manchmal nicht korrekt gespeichert / fehlten Fix: Abteilungen die hinzugefügt wurden ohne dass eine Zugriffsberechtigung bestand wurden dennoch im Projekt mitgespeichert (und somit kam es zu Zugriffsfehlern) Fix: Es erschien eine Fehlermeldung wenn der zugew. Exchange-Kalender einer Abteilung nicht auflösbar war Fix: Importmodul von Urlaubsmanager Version 2.0 aktualisiert Fix: Wurde es einem Abteilungsleiter erlaubt eigene Anträge zu genehmigen so konnte er keine gleich genehmigten Einträge erstellen. Fix: Berechtigung "Benutzer und Abteilungen" wurde nicht korrekt freigegeben Fix: Kalenderausdruck brachte bei bestimmten Einstellungen einen Fehler Release 10 Neu: Im Administrationsmodus der Benutzer und Abteilungen kann jetzt per DragNDrop verschoben werden (Abteilungen untereinander und Benutzer in Abteilungen) Neu: Überstundentabelle kann an Excel übergeben werden Neu: Manuelles Anlegen eines neuen Jahres für alle Mitarbeiter (Globale Einstellungen) Neu: Mail System temporär komplett deaktivierbar (Optionen) - ideal für Testzwecke. Bei aktiviertem Debug Modus wird im Log der Mailverlauf gespeichert Neu: Echte Windows XP Theme Unterstützung Neu: Geschwindigkeitsoptimierung Kalenderanzeige (Aufbau) mit Fortschrittsanzeige Fix: Beim Anlegen von Jahresdaten bei einem nicht gespeicherten Benutzer kam es zu einem Fehler Fix: Fehlermeldung bei Öffnen des Antragsmoduls während geöffneter Benutzerverwaltung Fix: Kein Hinweis bei Speicherproblemen der Globaleneinstellungen Fix: Es trat ein Fehler bei Änderung der Kalenderansicht (Monate) auf während sie geöffnet war Fix: Datumsauswahl war nur 3-Monatig blätterbar Fix: Fehler bei Gesamtauswertung in Excel wenn mehr als 16 Abwesenheiten definiert waren Fix: Einige kleine Übersetzungsfehler korrigiert (Englisch) Fix: Importmodul von Urlaubsmanager Version 2.0 aktualisiert Release 9 Fix: Probleme beseitigt mit verschiedenen Länder/Spracheinstellungen von Windows Neu: Einstellungen in Registry unter HKLM oder HKCU speicherbar Neu: Tagesmarkierung zur besseren Übersicht der aktuellen Auswahl

19 Was ist neu? 15 (Abwesenheitsverwaltung) Neu: Darstellung von Freien Tagen hinter Abwesenheitseinträgen (Gitternetz) Neu: Gobale Einstellung - Einzelplatz für alle ermöglichen. Warnung: Berechtigungsstruktur wird bei gesetzter Option deakviert! Neu: Farbdifferenzierung in der Jahresübersicht (Hintergrundfarbe) Neu: Ausdruck des Kalenders jetzt auch Arbeitstagspezifisch je Mitarbeiter möglich Neu: Berechtigung: Antrag als anderer Mitarbeiter ausstellen Neu: Berechtigung deaktivierte Abwesenheiten dennoch einzutragen Neu: Blanko-Antragsformulare in der Auswertung druckbar Neu: Antragsformulare für Mitarbeiter druckbar (Blanko) Neu: Wartefenster bei Outlook-Konnektivität deaktivierbar (Optionen) Neu: Umfangreiche Eintragsselektion als neue Auswertungspunkt Release 8 Fix: Bei Datenbank- und Exchangeanbindungsproblemen gehen nicht sofort die Anmeldedaten verloren Fix: Objekterstellung im Posteingang (Outlook) geändert von IPM.Mail auf IPM.Note. IPM.Mail verursachte auf einigen Systemen einen Fehler Fix: Es traten Probleme bei Auflistungen auf wenn ein Mitarbeiter als TA und AL gesetzt war Fix: Beantragte Urlaubseinträge wurde nicht aus Öffentlichen Kalendern entfernt wenn sie abgelehnt wurden. Fix: DragNDrop für Stammverzeichnis funktioniert nun (=alle Mitarbeiter) Fix: Eintragsselektion im Kalender arbeitete horizontal etwas ungenau Neu: Extraspalte mit akt. Resturlaub kann in Kalenderansicht gedruckt werden Neu: Arbeitstage je Mitarbeiter sichtbar (ideal wenn unterschiedliche Arbeitszeiten existieren) Neu: Mit MS Exchange werden Nachrichten jetzt sofort bei Eintragung übermittelt, nicht erst bei dem Programmstart Neu: Anträge können direkt aus der Benachrichtigungsmail genehmigt oder abgelehnt werden Neu: Mailbenachrichtigung bei Statusänderung Urlaubseintrag (CC-Empfänger) - nur mit MS Exchange Neu: Neue Anmeldeoption "Einzelplatz" - Stark vereinfachter Modus ohne Beachtung von Benutzerrechten. Diese Option ist nur in der Demoversion oder bei der Einzelplatzlizenz (Economy) verfügbar Neu: Tray Menu wird auf die auswählbaren (Userabhängigen) Einstellungen reduziert Neu: Benutzeradministration jetzt auch über Buttons möglich Neu: Neue AWSecure.dll ( ) Neu: Starke Geschwindigkeitsoptimierung vor allem bei langsamer Datenanbindung (VPN/ISDN) (Teilweise bis zu 10 mal schneller als zuvor!) Neu: In der Abwesenheitsverwaltung können fällige (bis 3 Tage vor eintreten) Anträge aufgelistet werden. Neu: Beschriftungsfarbe für Outlook Kalendereinträge möglich (sichtbar erst ab Outlook 2002/XP) Neu: Wichtige Hinweise werden jetzt als Baloontips angezeigt Neu: Aktueller Resturlaub wird in Listenansicht angezeigt und gedruckt Neu: Menü über Hotkey (Strg+Alt+F12) aufrufbar Neu: Anzeige der zu bearbeitenden/fälligen Anträge mit Warnungsfunktion bei Nichtbearbeitung Release 7 Fix: CDO Objekterstellung verursachte Fehler beim Start von Outlook Fix: Ungerade Monatszahlen je Seite im Kalenderdruck verursachten einen Fehler Fix: Abteilungsleiter können jetzt eigenen Urlaub nicht mehr genehmigen wenn Sie in der eigenen Abteilung Abteilungsleiter sind

20 16 Fix: Urlaubseinträge mit Mehrfachgenehmigungspflicht können nicht mehr durch einen einzelnen Abteilungsleiter als Genehmigt gesetzt werden. Fix: Benennungen im Menu standardisiert (z.b. Jahreskalender hieß Kalender...) Fix: Die Seitenränder des Druckers werden korrekt beachtet Fix: Druckfunktionen optimiert (Kalender und Jahresdruck) Fix: Terminleisten ohne Einträge verursachten Absturz Fix: Eingabe eines Doppelpunktes bei den Stunden als Überstundeneintrag verursachte Absturz Fix: Eintragssummen im Excel Export wurden bei Übergabe mehrerer Mitarbeiter falsch summiert. Fix: Vergeben leerer Kennwörter wird nicht mehr akzeptiert Fix: Administration: Terminleisten wurden nicht korrekt als Vorgabe importiert (MS SQL) Fix: Programmstart beschleunigt Fix: Kalendersynchronisation wie im Urlaubsmanager 2.0 wählbar (Global) Fix: Vertikale Texte wurden auf Druckern mit einer DPI anders als 600 falsch gedruckt Neu: Tagesansicht (Rechte Maustaste auf Tag im Abwesenheitskalender -> Tagesansicht) Neu: Ausdrucke-Jahresübersicht für mehrere Mitarbeiter auf einen Blick Monate wählbar: 1, 3, 6 oder 12 Neu: Mitarbeiterliste kann geleert werden (Reports) Neu: Globale Einstellungen: Abteilungsleiter dürfen eigene Einträge genehmigen (Option) Neu: Reporting kann jetzt vom Hauptmenü aus aufgerufen werden Neu: Es können nun alle Mitarbeiter in der Mitarbeitrauswahl ausgewählt werden Neu: Urlaubssperren (Abteilungen) werden gedruckt Neu: Ist der Debugmodus aktiviert wird im Applikationsordner eine debug.log erzeugt. Neu: Synchronisation der Kalendereinträge beschleunigt (Programmstart) Neu: Antragssteller können jetzt Ihren Vorgesetzten einen Stornierungsantrag senden Release 6 Fix: Fehler in Serieneintragsgenerierung (Wöchentlich) behoben Fix: Jahresneuberechnung wird auch ohne Verfallsdatum berücksichtig Fix: Sporadischer Fehler beim manuellen synchronisieren (Outlook) behoben Fix: Nachrichten an eigenen Benutzer werden nicht mehr gesendet Neu: Datumseingabe optimiert (vereinfacht) Neu: Splash screen kann deaktiviert werden Neu: Outlook-Konnektivitäts-Fenster kann ausgeblendet werden Neu: Profilunterstützung für MS Outlook (Outlook Connector) Neu: Grafische Anpassungen am Kalender (Abwesenheitsverwaltung) Neu: Farben können ausgeblendet werden (Benutzer) Neu: Abteilungen werden jetzt direkt im Kalender angezeigt Neu: Datumsauswahl bei den automatischen Updates Neu: Importfunktion für Urlaubsmanager 2.0 Einzelplatz Release 5 Neu: Rastereinstellung (Größe) für den Kalender Neu: Verbesserte Resturlaubsanzeige (Verfalldatum) Neu: Autoupdate Funktion für Netzwerke (Globale Einstellungen) Neu: Größenanpassung der Tagesüberschrift bei Kalenderüberschrift Neu: Terminleisten können ersetzt werden (Terminaktualisierung) Neu: Tool zur Datenbankaktualisierung Neu: Datenbankerstellung MySQL optimiert Fix: Resturlaub Vorjahr wird beim Datenimport aus 2.0 berücksichtigt Fix: MS Exchange SetKalendereintrag() funktioniert nicht richtig

21 Was ist neu? 17 Fix: Bugfix bei Neuberechnung (Automatisierungsfehler) Fix: Eingabe von Negativwerten im Resturlaub des Vorjahres sind nicht mehr erlaubt. Neu: Korrektur von Jahresdaten (je MA) ist nun möglich Neu: Erweiterte Berechtigungen für Abteilungsleiter (Globale Einstellungen) Neu: XP Themes werden jetzt unterstützt Release 4 Neu: Neue Menüführung. Tray-Icon ist nicht mehr zwingend notwendig Neu: Zusatzfenster in der Planung (Ansicht/Detail-Fenster) Neu: Zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten Neu: Zusatzoptionen beim Programmstart (Optionen/Sonstiges) Fix: Berechtigungsproblem, Einträge und Jahreskalender konnten von allen Mitarbeitern eingesehen werden Neu: Zusatzinfo wird direkt im Tooltip mitangezeigt Fix: Zusatzinfo fehlte in der Detailansicht Neu: Synchronisation des privaten Kalenders wird zusammen mit dem Postfach durchgeführt (Nur mit MS Exchange) Neu: Urlaubssperren der Abteilungen werden im Kalender angezeigt Neu: Abmeldefunktion für Terminalbetrieb Release 3 Neu: Nähere Informationen zum MS SQL Server in der Datenbankadministration. Userzuweisung möglich. Anzeigen der UM-Datenbank und deren Informationen Neu: Zusatzfunktionen beim Programmstart Neu: Online/Offline Modus (ideal für Laptops) Neu: Synchronisation des privaten Kalenders automatisiert Fix: Fehler 434 bei Datenimport Urlaubsmanager 2.0 behoben (Datenbankadministration) Release 2 Fix: Fehlermeldung im Admin-Assistent Neu: Excel-Detailexport nach Jahr (Auswertungen) Release 1 Neu: Terminleisten werden importiert (Datenbankerstellung) Neu: Excel-Diagrammerstellung (Auswertungen) Neu: Excel-Exportfunktionen (Auswertungen) Neu: Assistent für die Datenbankadministration Neu: Assistent für die Anmeldung am Urlaubsmanager Neu: Neue Berechtigung für Team-Assistent "Vollzugriff" Neu: Berechtigung "Web-Zugriff" für Web-Client Neu: Prüfung auf Neues Update (Menüpunkt) Neu: Erstinstallation und Datenbankeinrichtung vereinfacht Fix: Diverse kleine Setup-Änderungen Neu: Outlook Connector (COM Addin) (in den Optionen von Outlook 2000/XP/2003) Neu: Kleine Programmschnittstelle für Third-Party-Anbieter Fix: Das Tray-Menu wurde manchmal nicht ausgeblendet Fix: Berechtigungen wurde nicht richtig ausgelesen wenn die Benutzeradministration eines Mitarbeiters gesetzt war. Fix: Datenimport aus Version 2.0 funktionierte mit manchen Datenbanken nicht Fix: Outlook wurde nicht korrekt beendet wenn Verbindung zum Urlaubsmanager noch bestand

22 18 und das letzte Fenster geschlossen werden sollte. Fix: Out-Of-Range-Datumssprung hat jetzt einen Force-Modus (Abwesenheitsplanung) Fix: Probleme mit anderem Geschäftsjahresbeginn als Januar behoben Fix: Probleme mit Outlook-Posteingang-Synchronisation behoben (SyncInBox) Diverse kleine Änderungen Release 1 First public Release 3 Lizenzbestimmungen VEREINBARUNG ÜBER EINE ENDBENUTZER-Installation FÜR DEN AddWare Urlaubsmanager 3.0 WICHTIG - BITTE AUFMERKSAM LESEN. HAFTUNGSBESCHRÄNKUNGEN. IM GESETZLICH ZULÄSSIGEN MASSE SCHLIESSEN EDV SUPPORT Hartlaub GmbH UND DESSEN ZULIEFERER IN JEDEM FALL DIE HAFTUNG FÜR JEGLICHE DIREKT ODER INDIREKT VERURSACHTE ODER BEILÄUFIG ENTSTANDENE SCHÄDEN ODER VERLUSTE ODER FOLGESCHÄDEN JEGLICHER ART AUS. DIESER AUSSCHLUSS GILT AUCH FÜR, IST JEDOCH NICHT BESCHRÄNKT AUF SCHÄDEN AUS GEWINNVERLUST, BETRIEBSUNTERBRECHUNG, VERLUST VON GESCHÄFTSINFORMATIONEN ODER ANDEREM FINANZIELLEN VERLUST, DIE AUS DER VERWENDUNG ODER DER UNFÄHIGKEIT DER VERWENDUNG DES SOFTWAREPRODUKTS ODER AUS SUPPORT-LEISTUNGEN ODER EINES AUSBLEIBENS DERSELBEN ENTSTEHEN, SELBST WENN EDV SUPPORT Hartlaub GmbH VON DER MÖGLICHKEIT SOLCHER SCHÄDEN UNTERRICHTET WURDE. IN JEDEM FALL IST DIE GESAMTHAFTUNG VON EDV SUPPORT Hartlaub GmbH FÜR ALLE ANSPRÜCHE, DIE AUS DIESER ENDBENUTZER-LIZENZVEREINBARUNG ENTSTEHEN, AUF DEN BETRAG BESCHRÄNKT, DEN SIE ALS LIZENZNEHMER FÜR DAS SOFTWAREPRODUKT BEZAHLT HABEN. FÜR DEN FALL, DASS SIE MIT EDV SUPPORT Hartlaub GmbH EINE VEREINBARUNG ÜBER SUPPORT-LEISTUNGEN ABGESCHLOSSEN HABEN, WIRD DIE GESAMTHAFTUNG VON EDV SUPPORT Hartlaub GmbH FÜR SUPPORT-LEISTUNGEN DURCH DIE BESTIMMUNGEN DIESER VEREINBARUNG GEREGELT. DA MANCHE STAATEN UND GERICHTSBARKEITEN EINEN AUSSCHLUSS ODER EINE BESCHRÄNKUNG DER GEWÄHRLEISTUNG NICHT ZULASSEN, FINDET DIE OBENGENANNTE BESCHRÄNKUNG MÖGLICHERWEISE IN IHREM FALL KEINE ANWENDUNG Produktname: AddWare Urlaubsmanager 3.0 "This product includes software developed by vbaccelerator ( By: Steve McMahon vbaccelerator Software License

23 Lizenzbestimmungen 19 Version 1.0 Copyright (c) 2002 vbaccelerator.com Redistribution and use in source and binary forms, with or without modification, are permitted provided that the following conditions are met: 1. Redistributions of source code must retain the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer. 2. Redistributions in binary form must reproduce the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer in the documentation and/or other materials provided with the distribution. 3. The end-user documentation included with the redistribution, if any, must include the following acknowledgment: "This product includes software developed by vbaccelerator ( Alternately, this acknowledgment may appear in the software itself, if and wherever such third-party acknowledgments normally appear. 4. The name "vbaccelerator" must not be used to endorse or promote products derived from this software without prior written permission. For written permission, please contact vbaccelerator through 5. Products derived from this software may not be called "vbaccelerator", nor may "vbaccelerator" appear in their name, without prior written permission of vbaccelerator. THIS SOFTWARE IS PROVIDED "AS IS" AND ANY EXPRESSED OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL VBACCELERATOR OR ITS CONTRIBUTORS BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE This software consists of voluntary contributions made by many individuals on behalf of the vbaccelerator. For more information, please see < The vbaccelerator licence is based on the Apache Software Foundation Software Licence, Copyright (c) 2000 The Apache Software Foundation. All rights reserved. 4 Programmteile

24 Antrag stellen Anträge können Sie auf unterschiedliche Weise stellen (siehe ebenso Tipp unten), z.b. innerhalb der Abwesenheitsverwaltung über den Punkt Neuer Eintrag. Hier erstellen Sie neue Einträge für den derzeit markierten Mitarbeiter. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) nach Auswahl eines Mitarbeiters innerhalb der Abwesenheitsverwaltung.

25 Programmteile Es erscheint das folgende Fenster, es ist in drei Bereiche eingeteilt: Eintragsinformationen Wer Hier können Sie die entsprechenden Mitarbeiter für die An- oder Abwesenheit eintragen. Drücken Sie auf die Schaltfläche Wer, um Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen. Was Hier definieren Sie die Art der An- oder Abwesenheit, z.b. Sonderurlaub, Bereitschaft etc. Status Haben Sie ausreichende Berechtigungen, so können Sie beim Eintragen von An- oder Abwesenheiten diese direkt auf 21

26 22 genehmigt stellen. Ansonsten ist nur eine Beantragung möglich. Zeitraum Hier stellen Sie ein, ob es sich um einen Ganzen Tag, einen Vormittag oder einen Nachmittag handelt. Vormittage und Nachmittage werden als halbe Tage gezählt und entsprechend in der Abwesenheitsverwaltung dargestellt. Beginn Anfangsdatum für die An- oder Abwesenheit. Ende Enddatum für die An- oder Abwesenheit. Info Diese Informationen sind (falls Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen) in der Benutzerinformation in der Abwesenheitsverwaltung zu sehen (Bereich 7). Resturlaub Hier sehen Sie eine Übersicht über den noch verbleibenden Resturlaub des angewählten Mitarbeiters. Mit Details erhalten Sie eine Aufschlüsselung der Tage. Serie Hier können Sie Serien für An- oder Abwesenheiten definieren, z.b. einer Ihrer Auszubildenden hat jeden Mittwoch Berufsschule. Dies lässt sich durch einen Serieneintrag sehr leicht darstellen. Einträge Zeigt Ihnen die bisherigen An-/Abwesenheiten des gewählten Mitarbeiters an. Siehe auch den nachfolgenden Punkt Einträge für weitere Informationen. Stellvertretungen (Für weitere Informationen klicken Sie bitte Stellvertretungen) Ist bei dem gewählten Mitarbeiter im Register Informationen der Punkt Stellvertreter bei Antragstellung erforderlich auf Ja gesetzt, so werden Sie bei Antragsstellung aufgefordert einen Stellvertreter zu wählen. Dies ist durch einfachen Doppelklick auf (nicht zugewiesen) möglich. Meldungen Hier erscheinen die Prüfungsmeldungen (Hinweise, Warnungen oder Fehler). Weitere Möglichkeiten "Anträge" zu erstellen.

27 Programmteile 23 Wahl eines Mitarbeiters (Bereich 5 Abwesenheitsverwaltung) anschließend rechte Maustaste und Wahl des Punktes "Neuer Eintrag" aus dem Kontextmenü. Per Drag and Drop einer Abwesenheit (Bereich 3 Abwesenheitsverwaltung) in den Kalenderbereich (Bereich 6 Abwesenheitsverwaltung). Auswahl eines Mitarbeiters (Bereich 5 Abwesenheitsverwaltung) und anschließend linke Maustaste gedrückt halten und markieren eines Zeitraumes im Kalender. Ebenso ist es möglich für sämtliche Abteilungen Einträge vorzunehmen. Hierzu wählen Sie im oberen Kalenderbereich (Abwesenheitsverwaltung) mit gedrückter linken Maustaste den Zeitraum aus. Möchten Sie Einträge für mehere Mitarbeiter vornehmen, so ist dies mit gedrückter linker Maustaste+Shift und markieren eines Zeitraumes möglich. 4.2 Einträge Die An- und Abwesenheitseinträge eines Mitarbeiters können Sie wie folgt aufrufen: Über das Hotkey Menü (CTRL+ALT+F12)

28 24 Auswahl in der Hauptmenüleiste des Punktes Kalender und dann Mitarbeiter/Einträge:

29 Programmteile 25 Oder im Informationsbereich des Mitarbeiters (siehe Abwesenheitsverwaltung Bereich 7) und wählen des Menüpunktes Einträge. Sie erhalten die folgende Übersicht:

30 26 Diese Liste kann auch durch Betätigen von nach Microsoft Word exportiert werden. Weitere Details erhalten Sie nach Anwahl der entsprechenden Karteikarte (Aktuelle Einträge, Einträge, Summen, Resturlaub, Überstunden).

31 Programmteile Abwesenheitsverwaltung Die Abwesenheitsverwaltung ist 7 Bereiche unterteilt: Bereich 1 (Abteilungen) In diesem Bereich sehen sie alle vorhanden Abteilungen einschließlich Unterabteilungen. Ist eine Abteilung nicht aktiviert, erscheinen auch die dazugehörigen Mitarbeiter nicht im Bereich 5 (Abteilungen / Mitarbeiter). Bereich 2 (Anträge und Mitarbeiter) In diesem Fenster sehen Sie entweder die Mitarbeiter des ausgewählten Bereichs oder die entsprechenden Einträge. Ein Export der Liste nach Excel ist über das entsprechende Symbol möglich. Haben Sie das Autofiltersymbol deaktiviert, werden nur Einträge des gewählten Bereichs angezeigt, z.b. nur die Einträge eines ausgewählten Mitarbeiters. Bereich 3 (An- und Abwesenheiten) Hier sehen Sie die vorhandenen An- und Abwesenheiten. Mit dem Auswahlfeld darüber bestimmen Sie, wieviele Tage beim Ziehen einer Abwesenheit in den Kalenderbereich eingetragen werden sollen. Dies geschieht über einfaches Drag and Drop in den Kalenderbereich (6). Bereich 4 (Kalenderzeitraum) Hier können Sie bestimmen, welcher Monat angezeigt werden soll. Durch Scrollen im Kalender

32 28 wird dieser Bereich immer auf den aktuell ausgewählen Monat gestellt. Hier können Sie auch in andere Kalenderjahre springen. Bereich 5 (Abteilungen / Mitarbeiter) Hier sehen Sie alle im AddWare Urlaubsmanager V 3.0 angelegten Mitarbeiter. Ist vor dem Name des Mitarbeiters / Abteilung ein Schloss, so bedeutet dies, dass Sie keinen Zugriff auf diesen Mitarbeiter haben. Bereich 6 (Kalender) In diesem Bereich sind alle Abwesenheiten eingetragen. Eintragungen können auf verschiedene Arten vorgenommen werden: 1. Wahl eines Mitarbeiters (Bereich 5) anschließend rechte Maustaste und Wahl des Punktes Neuer Eintrag aus dem Kontextmenü. 2. Per Drag and Drop einer Abwesenheit (Bereich 3) in den Kalenderbereich (Bereich 6). 3. Auswahl eines Mitarbeiters (Bereich 5) und anschließend linke Maustaste gedrückt halten und markieren eines Zeitraumes im Kalender. Es ist ebenso möglich für sämtliche Abteilungen Einträge vorzunehmen. Hierzu wählen Sie im oberen Kalenderbereich mit gedrückter linken Maustaste den Zeitraum aus. Möchten Sie Einträge für mehere Mitarbeiter vornehmen, so ist dies mit gedrückter linken Maustaste+Shift und markieren eines Zeitraumes möglich. Siehe Screenshots Tipps und Tricks. Bereich 7 (Mitarbeiterinformationen) In diesem Bereich werden Mitarbeiterinformationen angezeigt. Lupenmodus Durch Aktivieren der Lupe können Sie innerhalb des Kalenders die Ansicht vergrößern / verkleinern. Markieren Sie dazu mit gedrückter linker Maustaste einen Bereich. Sie können diesen Vorgang mehrmals wiederholen, bis die Darstellung Ihren Wünschen entspricht. Die Vergrößerung kann durch Klicks mit der rechten Maustaste wieder auf Normalgröße zurückgesetzt werden. Mitarbeiternotizen Innerhalb der Abwesenheitsverwaltung (Bereich 5) können Sie mit einem rechten Mausklick Notizen für einen Mitarbeiter erstellen.

33 Programmteile Sie erhalten das folgende Fenster: Hier können Sie neue Mitarbeiternotizen hinzufügen, ändern oder entfernen. Bezeichnung Text der im Kalender erscheint (nicht zwingend erforderlich). 29

34 30 Typ Transparent Der Eintrag wird nicht farblich gekennzeichnet, es erscheint jedoch ein kleines Fähnchen links unten um z.b. eine Tagesnotiz darzustellen. Normal Der Eintrag wird normal mit Vorder- und Hintergrundfarbe dargestellt. Invertiert Der Eintrag wird mit der Hintergrundfarbe invertiert. Diagonale Linien Der Eintrag wird mit diagonalen Linien hinterlegt. Rahmen Der Eintrag bleibt transparent, es wird nur ein grafischer Rahmen gezeichnet Punktrahmen Der Eintrag wird mit einer gepunkteten Linie umrahmt und bleibt selbst transparent. 3D Der Eintrag wird mit einem Farbverlauf gezeichnet. Beginn und Ende Zeitraum in dem der Eintrag erscheinen soll. Textfarbe und Hintergrundfarbe Farben mit denen der Eintrag dargestellt wird. Bei manchen Eintragstypen (z.b. Transparent) wird kein Hintergrund verwendet. Fixiert Der Eintrag kann nicht direkt im Kalender verändert werden (rechte Maustaste, verschieben etc.) sondern bleibt fixiert bestehen. Sie können den Eintrag dann nur noch über das Fenster Mitarbeiternotizen ändern. Grafik Definiert, ob der Eintrag mit einer Grafik (kleine Informationsgrafik) gekennzeichnet wird. Haben Sie Ihre Daten für die Notiz eingetragen, so erscheint diese in der Kalenderansicht (Bereich 6) der Abwesenheitsverwaltung.

35 Programmteile Auswertung Die integrierten Auswertungsfunktionen bieten die Möglichkeit zahlreiche Übersichten zu erstellen, auszudrucken, zu exportieren und in anderen Programmen (MS Word, MS Excel) weiter zu bearbeiten. Innerhalb der Abwesenheitsverwaltung können Sie die Auswertungen wir folgt aufrufen: Wählen Sie dazu den Eintrag "Datei" Sie können ebenso in der oberen Menüleiste das Icon Oder Sie gehen über das Hotkey Menü (CTRL-ALT-F12): wählen.

36 32 Folgende Auswertungsfunktionen stehen zur Verfügung: Mitarbeiter: Detailreport in MS Word Auflistung aller genehmigten und beantragten Einträge, Resturlaub, sowie Tagessummen der verschiedenen Abwesenheiten für den/die ausgewählten Mitarbeiter. Mitarbeiter: Detailreport in MS Excel Auflistung mit Filterfunktion für Abteilung(en), Mitarbeitername(n), Zeiträume, Tage,

37 Programmteile 33 Abwesenheiten sowie Status der Einträge für den/die ausgewählten Mitarbeiter. Mitarbeiter: Stammdaten Stammdatenblatt zur schnellen Übersicht über die Mitarbeiterdaten. Mitarbeiter: Urlaubsübersicht in Excel Auswertung für genommenen Urlaub in einem ausgewählten Zeitraum (Monat(e), Quartal, etc.). Mitarbeiter: Resturlaub / Stichtag Auswertung für genommenen Urlaub in einem ausgewählten Jahr, wahlweise mit Details. Mitarbeiter: Überstunden in Excel Auswertung für Überstunden in einem bestimmten Jahr. Mitarbeiter: Jahresübersicht in Excel Auswertung für genommenen Urlaub in einem ausgewählten Zeitraum (Jahr). Mitarbeiter: Gesamtübersicht selektiert in Excel Auswertung aller An- und Abwesenheiten für ausgewählte Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum. Mitarbeiter: Kalender Ausdruck eines Kalenders für einen bestimmten Zeitraum mit allen Abwesenheitseinträgen für den/die ausgewählten Mitarbeiter Mitarbeiter: Jahresübersicht Ausdruck eines separaten Jahreskalenders für den /die ausgewählten Mitarbeiter mit Urlaubsund Abwesenheitseinträgen, inklusive Ferienterminen und Feiertagen. Selektion: Einträge Auswertung mit Auswahlmöglichkeiten für Abteilungen / Mitarbeiter, Zeitraum, An- und Abwesenheiten sowie Status. Selektion: Monatsweise in HTML Monatliche Abwesenheitenübersicht der gewählten Mitarbeiter, für einen bestimmten Zeitraum einschl. Resturlaub. Blanko-Antrag Ausdrucken von Blanko-Antragsformularen. Auswertung: Geburtstagsliste Erstellt einen Geburtstagskalender für die ausgewählten Mitarbeiter. Auswertung: Geburtstagliste (Komplett) Erstellt einen Geburtstagskalender für alle Mitarbeiter. Regional: Ferientermine Ausdruck eines Ferienkalender für die gewählte Region inklusive der Feiertage. Diagramm: Krankheitstage in MS Excel Grafische Darstellung der Krankheitstage in einem ausgewählten Zeitraum (Monat(e), Quartal, etc.) unternehmensweit oder abteilungsbezogen. Diagramm: Urlaubstage in MS Excel Grafische Darstellung der Urlaubstage in einem ausgewählten Zeitraum (Monat(e), Quartal, etc.) unternehmensweit oder abteilungsbezogen. Diagramm: Nach Abwesenheit in MS Excel Grafische Darstellung der ausgewählten Abwesenheitstage in einem ausgewählten Zeitraum (Monat(e), Quartal, etc.) unternehmensweit oder abteilungsbezogen.

38 Nachrichten Der AddWare UrlaubsManager 3.0 verfügt über ein eigenständiges Nachrichtensystem, das von allen aktiven Mitarbeitern genutzt werden kann. Hinweis: Zusätzlich lässt sich das Nachrichtensystem mit MS Outlook kombinieren, so dass z.b. die Benachrichtigungsmails bei Antragstellung direkt an den Posteingang von MS Outlook weitergeleitet und dort bearbeitet werden können. Geht eine neue Mail ein, z.b. bei Antragstellung oder Statusänderung eines Eintrags, blinkt ein Ausrufezeichen über dem AddWare Urlaubsmanager V 3.0 Symbol im Infobereich der Taskleiste (Ausnahme: Mitarbeiter mit Outlook / MS Exchange, bei denen die Option Nachrichtensystem an Posteingang weiterleiten aktiviert ist). Anträge können direkt in der entsprechenden über das Nachrichtensystem genehmigt oder abgelehnt werden. Die Antragseigenschaften können ebenfalls angezeigt werden. Zum Aufrufen des Nachrichtensystems stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Im Hotkeymenü (CTRL-ALT-F12): 1. Rufen Sie das AddWare Urlaubsmanager V 3.0 Menü auf. 2. Klicken Sie im Untermenü des Mitarbeiters auf den Eintrag Nachrichten. Über Infobereich der Taskleiste: 1. Rechter Mausklick auf das Symbol im Infobereich der Taskleiste. 2. Klicken Sie auf den Menüeintrag Nachrichten In der Abwesenheitsverwaltung über die Menüleiste: In der Abwesenheitsverwaltung klicken Sie in der Menüleiste auf Meine Aktionen und anschließend auf den EintragNachrichten Direkt in MS Outlook In MS Outlook klicken Sie in der Menüleiste auf UrlaubsManager 3 und anschließend auf den Eintrag Nachrichten. Das Nachrichtensystem bietet Ihnen folgende Funktionen: o Urlaubsanträge direkt in der Benachrichtigungsmail bearbeiten o Neue Nachrichten schreiben o Nachrichten beantworten oder weiterleiten o Aktive Mitarbeiter erhalten bei Genehmigung / Ablehnung eines Antrags oder bei Eintrags änderungen eine Benachrichtigungsmail o Stellvertreteranfragen / -zuweisungen werden über das Nachrichtensystem an den aktiven Mitarbeiter gesendet und können direkt bearbeitet werden.

39 Programmteile 4.6 Abwesenheits-Assistent Diese Funktion ist nur möglich, wenn MS Outlook / Exchange benutzt wird. Erreichen können Sie diese Funktion über das Hotkey Menü (CTRL-ALT-F12). Sie erhalten das folgende Fenster: 35

40 36 Hier können Sie Ihre An-/Abwesenheit mit einem Benachrichtigungstext einstellen. 4.7 Kalender Die kalendarische Gesamtübersicht der An-/Abwesenheiten eines gewählten Mitarbeiters sieht wie folgt aus: Diese Funktion können Sie auf drei Wegen aufrufen. 1. Auswahl eines Mitarbeiters in der Abwesenheitsverwaltung und anschließendes Öffnen des Kontextmenüs (rechte Maustaste) und Wahl des Menüpunktes Jahreskalender. 2. Auswahl in der Hauptmenüleiste des Punktes Kalender und dann Mitarbeiter/ Jahreskalender.

41 Programmteile Im Informationsbereich des Mitarbeiters (siehe Abwesenheitsverwaltung Bereich 7) und Auswahl des Eintrages Jahreskalender. 4.8 Stellvertretungen Sofern bei der Anlage eines Mitarbeiters im Register Informationen der Punkt Stellvertreter bei Antragstellung erforderlich auf Ja gesetzt ist, wird der Mitarbeiter bei Antragstellung

42 38 aufgefordert, einen Stellvertreter zu benennen. Falls erforderlich, kann der Antragsteller den Antrag jedoch auch ohne die Auswahl eines Stellvertreters senden. 1. Nachdem im Antragsformular auf Prüfen oder Speichern geklickt wurde, erscheint die Meldung, dass kein Stellvertreter hinterlegt wurde. 2. Wechseln Sie ins Register Stellvertretungen des Antragsformulars und klicken Sie doppelt auf den Eintrag [nicht zugewiesen]. Wählen Sie nun den gewünschten Stellvertreter aus und klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf Speichern, um den Antrag zu senden. Nach dem Speichern des Antrags wird der benannte Stellvertreter über die Stellvertreteranfrage benachrichtigt. Nach der Zustimmung des Stellvertreters wird der zuständige Abteilungsleiter über den Antrag per informiert und kann diesen bearbeiten. Lehnt der angefragte Stellvertreter ab, erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung und kann eine neue Stellvertreteranfrage absenden. Stellvertretungsanfrage bearbeiten Der angefragte Stellvertreter (nur aktive Mitarbeiter) erhält eine Stellvertretungsanfrage über das interne Nachrichtensystem

43 Programmteile 39 oder über MS Exchange / Outlook, sofern er über ein entsprechendes Konto verfügt. Die Outlook Meldung sieht wie folgt aus: Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen. Nach Auswahl einer Stellvertreteranfrage aus dem Dialogfeld können Sie auch hier bestimmen, ob die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wird.

44 40 Der Absender der Anfrage erhält eine entsprechende Benachrichtigung. Liste der Stellvertretungen Wann ein Mitarbeiter für eine Stellvertretung eingeteilt ist bzw. durch einen anderen Mitarbeiter vertreten wird, kann jederzeit festgestellt und ausgedruckt werden. Um die Liste der Stellvertretungen anzeigen zu lassen, haben aktive Mitarbeiter folgende Möglichkeiten: In der Abwesenheitsverwaltung über die Menüleiste, hier sehen Sie die Stellvertretungen des derzeit angemeldeten Benutzers. In der Abwesenheitsverwaltung über den Mitarbeiternamen im Kalenderbereich: Führen Sie in der Kalenderansicht einen rechten Mausklick auf den Mitarbeiternamen aus und klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Stellvertretungen Im Dialogfenster Stellvertretungen von können über das Register Stellvertretung für die Stellvertretungen angezeigt werden, die der Mitarbeiter für andere übernimmt bzw. über das Register Vertreten von die Einträge, wann er selbst durch andere Mitarbeiter vertreten wird.

45 Programmteile Über das Hotkey Menü (CTRL-ALT-F12). 41

46 42 5 Administration Die Administration können Sie auf drei Wegen erreichen: 1. Über die Hauptmenüleiste (siehe Bild unten).

47 Administration 2. Über das Hotkey-Menü. Sollte der Punkt Administration bei Ihnen nicht sichtbar sein, so verfügen Sie nicht über die entsprechenden Rechte. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihren Systemadministrator. 3. Per Rechtsklick auf das TrayIcon (neben Ihrer Systemuhr) in der Taskleiste. 43

48 Globale Einstellungen Vorgaben

49 Administration 45 Die folgenden Einstellmöglichkeiten können entweder durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geändert werden, oder über den Button Ändern auf der rechten Seite. Die StandardEinstellungen werden mit dem Button Standard wiederhergestellt. Global: Administratorpasswort Hier wird das globale Administratorpasswort gesetzt. Das Administratorpasswort benötigen Sie lediglich, wenn Sie sich innerhalb des AddWare Urlaubsmanager V 3.0s als Administrator anmelden. Vorgabe: "demoadmin" Global: Beginn Geschäftsjahr Hier bestimmen Sie den Beginn des Geschäftsjahres, im Regelfall Januar. Arbeiten Sie mit einem abweichenden Wirtschaftsjahr, tragen Sie bitte den entsprechenden Monat ein. Ist das Geschäftsjahr abweichend zum Januar eingestellt, hat dies auch Auswirkungen auf die Anzeige des Jahreskalenders sowie des Kalenders in der Abwesenheitsverwaltung. Vorgabe: Januar Global: Anträge für "halbe Tage" zulassen Wenn Sie diese Option aktivieren, können auch Halbtagseinträge vorgenommen werden. Diese Option stellt die Vorgabe dar. Hinweis: Sie können jedem Mitarbeiter einzeln noch die Berechtigung entziehen Halbtagseinträge durchzuführen. Global: Stornierte Einträge ganz löschen Wird ein Antrag oder ein Eintrag storniert, dann erscheint er nicht mehr im Kalender. Um eine Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten oder wenn Sie bei Auswertungen ebenfalls die stornierten Einträge einsehen möchten, sollten Sie diese Option deaktiviert lassen. Ist diese Option aktiviert, so werden bei Antragsstornierung die Einträge komplett aus der Datenbank entfernt (gelöscht). Global: Datenpfad für benutzerspezifische Daten Normalerweise werden die benutzerspezifischen Daten (Kalenderanzeige, Konfigurationen, Auswertungen) im Applikationsordner unter "{App.Path}\data\userdata" gespeichert. (z.b. C:\Programme\Urlaubsmanager3\data \userdata). Durch diese Einstellung können Sie einen anderen Pfad (z.b. auf dem Server) definieren. Achten Sie darauf, dass alle Benutzer Zugriffs- und Schreibrechte auf den Ordner haben. Global: Zeitserver Um Missbrauch mit der Systemzeit der Clients vorzubeugen, kann ein Zeitserver definiert werden. Vorgabe ist, dass die Systemzeit per SQL-Query am Datenbankserver ermittelt wird (MS Access, MS SQL, MySQL). Sie können aber auch einen Servernamen oder eine Server IP hinterlegen, um von einem MS Windows Server die Systemzeit zu übertragen. Eine globale Rolle spielt diese Option für die Rechtevererbung bei Stellvertretungen. Es soll damit gewährleistet werden, dass der Mitarbeiter wirklich nur im stellvertretenden Zeitraum die vererbten Zugriffsrechte hat. Vorgabe: [SQL] Global: Anzahl Stunden Überstundenausgleich ganztags Wird ein Überstundeneintrag ganztags (oder tagesübergreifend) definiert, können Sie hier

50 46 festlegen, wieviele Stunden am Tag gutgeschrieben werden sollen. Vorgabe: 8 Global: Anzahl Stunden Überstundenausgleich halbtags Wird ein Überstundeneintrag halbtags definiert, können Sie hier festlegen, wieviele Stunden im Eintrag gutgeschrieben werden sollen. Vorgabe: 4 Vorgabe Mitarbeiter Region (Land) Hinterlegen Sie hier, in welchem Land bzw. Region/Bundesland sich der Firmensitz befindet. Neu angelegte Mitarbeiter bekommen automatisch dieses Land zugewiesen. Vorgabe: Deutschland / Bayern Vorgabe Mitarbeiter: Verfallsdatum Das Datum für den Verfall des Resturlaubes kann hier eingestellt werden. Verfällt der Resturlaub nie, so stellen Sie hier das Verfallsdatum auf Deaktiviert. Hierbei handelt es sich um die firmenweite Voreinstellung. Sie können einzelnen Mitarbeitern dennoch verschiedene Verfallsdaten hinterlegen. Vorgabewert: 1. April Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub Anzahl der Urlaubstage eines Mitarbeiters pro Jahr in Tagen. Wird ein neues Jahr angelegt, so erhält der Mitarbeiter (sofern nicht beim Mitarbeiter anders hinterlegt) diese Anzahl an Jahresurlaubstagen. Hinweis: Dabei wird das Eintritts- und Austrittsdatum berücksichtig und ggf. angepasst. Vorgabe: 30 Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag Montag Die Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja" Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden. Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag Dienstag Die Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja" Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden. Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag Mittwoch Die Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja" Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden. Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag Donnerstag Die Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja" Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden. Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag Freitag Die Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja" Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden. Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag Samstag Die Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja" Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden. Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag Sonntag Die Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja" Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden. Vorgabe Abteilung: MS Exchange Kalender

51 Administration 47 Mindestfrist-Antragsfrist (nur Urlaub) in Tagen Hier kann, falls gewünscht, die Antragsfrist für Urlaub aktiviert/deaktiviert werden. Sie können hier festlegen, wieviele Tage der Urlaub im voraus geplant werden soll. Beispiel: Ist Antragsfrist ist auf 7 Tage gestellt, so muss der Urlaubsbeginn im Antrag des Mitarbeiters mindestens 7 Tage hinter dem aktuellen Systemtag sein. Vorgabe: 0 (deaktiviert) Erweitert Auf der linken Seite im oberen Bild sehen Sie die Genehmigungspflichtigen Abwesenheiten. Diese müssen, wenn aktiviert, durch den Abteilungsleiter/Teamassistent genehmigt werden. Ist das Feld nicht aktiviert, so können Mitarbeiter diese Art von Abwesenheit direkt eintragen. Ein Beispiel dafür sind z.b. Dienstreisen, Schulungen etc. Eine Benachrichtigungs-Mail erhält der entsprechende Abteilungsleiter/Teamassistent dennoch, jedoch müssen diese Abwesenheiten nicht mehr bestätigt werden.

52 48 Mit der Listbox Abwesenheitseintrag für Überstundenausgleich bestimmen Sie die Zuordnung der Abwesenheit für Überstunden. Direkt darunter sehen Sie die Optionen für den Jahreswechsel: Neues Jahr anlegen Hier können Sie ein neues Jahr anlegen, der aktuelle Resturlaub der Mitarbeiter wird dabei auf das neue Jahr vorgetragen. Wichtig: Sollten Sie noch Änderungen im alten Jahr vornehmen, die den Resturlaub beeinträchtigen, so werden diese Werte automatisch für das neue Jahr angepasst. Jahresabschluss Den Jahresabschluss können sie hier vornehmen, dabei wird das entsprechende Jahr gesperrt. Änderungen sind somit erst wieder möglich, wenn die Sperre aufgehoben wurde. Dieses geschieht ebenfalls unter dem Punkt Jahresabschluss. Die Versendung der Bestätigungs-Mail etc. kann entweder via MS Exchange oder Lotus Notes erfolgen, je nachdem, welches System Sie einsetzen. ANMELDUNG Bei Programmstart immer nach dem Kennwort fragen (wenn belegt!) Haben Sie ein Kennwort hinterlegt und diese Option gewählt, wird beim Programmstart immer das Kennwort abgefragt. Benutzeranmeldung als Einzelplatz zulassen (!!) Das Aktivieren dieser Option macht es allen Clients möglich, sich am AddWare Urlaubsmanager V 3.0 mit dem Anmeldetyp "Einzelplatz" (d.h. volle Rechte innerhalb des AddWare Urlaubsmanager V 3.0s) ohne Berücksichtigung der gesetzten Berechtigungen anzumelden.

53 Administration 49 Warnung: Diese Option sollte in Mehrplatzsystemen dringend deaktiviert bleiben. Nur manuelle Benutzeranmeldung erlauben (Abmeldung erzwingen) Diese Option deaktiviert global die MS-Exchange/Windows Anmeldung, somit ist nur noch eine manuelle Anmeldung (mit Benutzername und zugehörigen Passwort) möglich. Diese Option sollte deaktiviert bleiben und nur in Sonderfällen genutzt werden. ANSICHT Sondertage im Kalender nicht anzeigen (z.b. Geburtstag) Hier können Sie die Anzeige für Sondertage (Eintrittsdatum, Geburtstag) aktivieren oder deaktivieren. Diese werden dann in der Abwesenheitsanzeige nicht mehr angezeigt. Die Sondertage sind in der Abwesenheitsverwaltung durch ein farbiges Dreieck ( ) markiert. Berechtigung Abteilungsleiter darf eigene Eigenschaften ändern Falls aktiviert, kann der Abteilungsleiter seine eigenen Eigenschaften ändern. Abteilungsleiter darf sich selbst Einträge genehmigen Falls aktiviert, kann der Abteilungsleiter seine eigenen Einträge genehmigen. Abteilungsleiter dürfen Abteilungseigenschaften bearbeiten Ist diese Funktion aktiviert, kann der Abteilungsleiter die Eigenschaften seiner Abteilung ändern. Ist diese deaktiviert, ist eine Änderung nur durch einen Administrator möglich. Abteilungsleiter dürfen Mitarbeitereigenschaften bearbeiten Durch diese Funktion bestimmen Sie, ob der Abteilungsleiter die Mitarbeitereigenschaften bearbeiten soll oder nicht. Ist dies deaktiviert, können die Mitarbeitereigenschaften nur durch einen Administrator geändert werden. Rechtevererbung bei Stellvertretungen Bestimmen Sie als Abteilungsleiter einen Stellvertreter, erbt dieser, wenn die Funktion aktiviert ist Ihre Rechte. Aber nur für den Zeitraum in dem dieser Ihre Vertretung übernimmt. Anschließend hat der gewählte Benutzer wieder seine vorherigen Rechte. Rechtevererbung deaktivieren Die Rechtevererbung ist zu vergleichen mit der MS Windows Rechtevererbung. Besteht eine Abteilung aus mehreren Unterabteilungen (z.b. Hauptabteilung ist Produktion mit der Unterabteilung Qualitätssicherung) und sie legen die Zuständigkeiten für die Hauptabteilung fest, so werden diese Rechte auch an die zugehörigen Unterabteilungen vererbt, in diesem Falle "Qualitätssicherung". Ist dies aktiviert, findet keine Rechtevererbung statt. Überstundenfunktionen deaktivieren Hierdurch wird die Überstundenfunktionalität deaktivert und innerhalb des AddWare Urlaubsmanager V 3.0s ausgeblendet. Synchronisation und Benachrichtigung Alle Abteilungsleiter über Anträge informieren Sollen alle Abteilungsleiter der entsprechenden Abteilung zu der der Mitarbeiter gehört per

54 50 Mail informiert werden, wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, so muss diese Funktion aktiviert werden. Ansonsten bekommt nur der erste zu erreichende Abteilungsleiter die Anfrage. Keine Stellvertreteranfragen (Mitarbeiter kann Stellvertreter definieren) Bestimmt ein Mitarbeiter einen Stellvertreter, wird dieser (wenn diese Funktion deaktiviert ist) darüber informiert und kann diese Stellvertretung annehmen oder ablehnen. Bei Aktivierung wird der vom Mitarbeiter bestimmte Stellvertreter auch informiert, hat aber nicht die Möglichkeit diese Stellvertretung abzulehnen. MS Exchange: Kalendereinträge wie im Urlaubsmanager 2.0 synchronisieren Wünschen Sie die Synchronisation wie im Urlaubsmanager 2.0, so müssen Sie diese Funktion aktivieren. MS Exchange: Kalendereinträge nur als Anwesend/Abwesend synchronisieren Ist diese Funktion aktiviert, erscheint im Kalender nur anwesend oder abwesend. Ist sie deaktiviert, erscheint im Kalender auch der Grund dafür (z.b. Urlaub, krank etc.). Serverseitige Kalendersynchronisation Durch Aktivieren wird die Synchronisation auf dem Server durchgeführt und nicht durch die Clients. Dies ist nur mit einem speziellen Addon möglich.

55 Administration Terminleisten Hier können Sie Ihre Termine eintragen. Dies können z.b. Ferien, Messe- oder Projekttermine sein. Auf der linken Seite in der Kategorienliste sehen sie bereits einige erstellte Einträge. Diese können mit dem Zeichen erstellt werden. Eine Bearbeitung erfolgt mittels wird nach Auswahl der Kategorie mit. Gelöscht. Haben Sie eine Kategorie ausgewählt, öffnet sich auf der rechten Seite ein weiteres Fenster.

56 52 Hier können Sie ebenfalls durch betätigen von folgende Eingabemaske: neue Termine erstellen. Es erscheint die

57 Administration 53 Nach Eingabe des Zeitraums und betätigen der Speichern-Schaltfläche ist der Termin in Ihrer Liste gespeichert. Änderungen können sie wie im Kategoriebereich über und vornehmen. Diese Terminlisten können Sie sich nun innerhalb der Abwesenheitsverwaltung anzeigen lassen. Nach Betätigen der oben markierten Schaltfläche erscheint das untere Fenster. Hier können Sie bestimmen, welche Terminleisten / Ferientermine angezeigt werden.

58 54 Nach Aktivierung der gewünschten Terminleisten/Ferientermine erscheinen diese innerhalb der Abwesenheitsverwaltung. Ebenso ist es möglich, hier durch Markieren eines Bereiches mit der linken Maustaste neue Terminleisten anzulegen. Ändern können Sie die Terminleisteneinträge über einen Rechtsklick mit der Maus. Es erscheint

59 Administration 55 das folgende Menü. Hinweis: Die Bearbeitung der Terminleisten in der Abwesenheitsverwaltung ist nur mit der gesetzten Berechtigung Terminleisten (Kalender) verwalten möglich. Hier können Sie die gewählte Terminleiste ausblenden, bearbeiten oder löschen Updates Hier können Sie eine Netzwerkverteilung der Updates definieren. Prüfung auf Updates bei Programmstart durchführen Ist diese Option aktiviert, so werden die Clients beim Programmstart automatisch auf eine neue Version im angegebenen Update-Pfad überprüft. Updates ohne Meldungen durchführen (Silent Modus)

60 56 Ist diese Option aktiviert, so startet das Update ohne weitere Benutzereingaben (Silent-Modus). Update-Pfad Tragen Sie hier den Update-Pfad ein, in dem sich die Aktualisierungsdaten befinden. Der Client MUSS auf den Pfad zugreifen (lesen) können. Überprüfen Sie die Berechtigungen des Pfades und geben Sie möglichst keinen festen Laufwerksbuchstaben an sondern einen UNC-Pfad (z.b. "\\SERVER\UPDATE"). Als folgender Benutzer ausführen (Achtung, nur WindowsNT oder höher!) Oft ist es den Benutzern nicht gestattet Programme lokal zu installieren, oder sie befinden Sich in einer eingeschränkten Benutzerumgebung. Hier können Sie einen Benutzer eintragen unter dem die Ausführung des Updates gestartet wird (z.b. Administrator). Dieser Benutzer muss genügend lokale Rechte auf dem Client besitzen. Mit der Schaltfläche Test prüfen Sie hier die Richtigkeit der Benutzerübergabe. Sind die Eingaben korrekt, so sollte sich einfach das lokale Windows Notepad öffnen (es wird mit den angegebenen Benutzerdaten gestartet). Release Date zur Versionsüberprüfung hier steht eine Zahl, welche die aktuellste auf dem Server verfügbare Version beschreibt. Das Release-Date erfahren Sie im Download-Bereich auf unserer Internetseite oder im Info-Fenster der lokalen Installation. Update-Ordner vorbereiten Es wird automatisch die aktuellste Version aus dem Internet geladen und das Release-Date angepasst. Bitte beachten Sie die lokalen Firewall-Einstellungen. Ein Internetzugang wird benötigt. Update testen Das Update wird auf dem lokalen Rechner ausgeführt. Die Schaltfläche Versionskontrolle dient der Überwachung auf welchen Clients welche Version installiert ist.

61 Administration Benutzerfelder Über den Button Hinzufügen gelangen Sie in die folgende Eingabemaske. Hier können Sie die Bezeichnung des Feldes bestimmen, sowie welchen Datentyp das Benutzerfeld haben soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: Text = normales Textfeld wie z.b. Mobiltelefon etc. Numerisch = Zahlenfeld. Nur Listenwerte = Es werden für dieses Feld nur Werte zugelassen die in der nebenstehenden

62 58 Liste definiert sind, z.b. Ja/Nein-Felder. Siehe Beispiel unten. Internet-Link = Hier können Sie einen Internet/Intranet-Link hinterlegen. Der Start erfolgt über den Standardbrowser. Datei-Link = Hier wird ein externes Programm gestartet, dies kann sowohl lokal als auch im Netzwerk liegen. Ebenso können Sie bestimmen, ob dieses neue Feld bereits aktiviert sein soll oder nicht. Eine Aktivierung ist ebenso in der Hauptmaske möglich (siehe oberes Bild). Haben Sie Nur Listenwerte zulassen ausgewählt, können Sie mit Hilfe des "+" Zeichens neue Elemente erstellen. Gelöscht werden diese durch das "-" Zeichen. Durch Betätigen des Speichern-Buttons werden die Einstellungen gespeichert. Verworfen werden diese durch den Abbruch-Button. Das Bearbeiten der Elemente erfolgt analog zum Erstellen. Das Löschen erfolgt über den Button Entfernen. Nach Bestätigen der Sicherheitsabfrage wird das Benutzerelement gelöscht. Soll das Benutzerfeld für alle sichtbar sein, so wählen Sie dieses bitte über das Feld Beschreibung aus. Alternativ kann dieser Wert auf AL/TA für Abteilungsleiter und Teamassistent gesetzt werden (d.h. Mitarbeiter ohne spezielle Berechtigung können den Feldinhalt nicht einsehen). Hier gelangen Sie zu einer detailierten Bescheibung der Funktion Qualifikationen überwachen. Beispiel: Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes

63 Administration Nach dem Speichern des Feldes erscheint dieses nun in der Übersicht der Benutzerfelder: Nachdem Sie das Benutzerfeld erstellt haben, können Sie dieses bei dem entsprechenden Mitarbeiter (in der Abwesenheitsverwaltung) über einen Doppelklick auf den Mitarbeiternamen oder mit einem Rechtsklick (Eigenschaften auswählen) ändern. 59

64 60 Die Benutzerdefinierten Felder werden bei den Mitarbeiterinfos (rechte Seite in der Abwesenheitsverwaltung) angezeigt. So haben Sie die Möglichkeit individuelle Felder nach Ihren Wünschen zu erstellen.

65 Administration Qualifikationen Überwachen Qualifikationen überwachen Hier können Sie globale Qualifikationen (Skills) der Mitarbeiter hinterlegen. Diese sind in verschiedene Kategorien unterteilt. Mit den Schaltflächen Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen können Sie die Einträge vornehmen oder modifizieren. Sie definieren die Qualifikationen in verschiedene Kategorien (z.b. Microsoft Office / MS Word) und hinterlegen eine gegebene Mindestverfügbarkeit. Wird ein Antrag eingereicht oder eine Eintragung vorgenommen, welche die gegebene Qualifikation betrifft, dann prüft das Programm automatisch, ob die Mindestverfügbarkeit unterschritten wird und gibt eine Warnung aus. Die einzelnen Qualifikationen werden in den

66 62 Eigenschaften des Mitarbeiters hinterlegt. Hierbei kann noch ein Qualifikationswert in Prozent hinterlegt werden (z.b. Mitarbeiter Mustermann hat Kenntnisse in MS Word mit 50%). Tipp: Klicken Sie eine definierte Qualifikation an, um die Mitarbeiter in der Liste anzuzeigen, welche über die Qualifikationen verfügen. Der Mindestqualifikationswert sollte die Summe der Mitarbeiter-Qualifikationen nicht unterschreiten! Hinweis: Für diese Funktion ist das Zusatzmodul (#1) nötig. Beispielanwendung für Qualifikationen Überwachen Im unteren Fensterbereich können Sie durch Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen eine neue Qualifikation (z.b. Betriebssysteme, siehe Bild oben) erstellen. Sie erhalten das folgende Fenster: Bezeichnung: Hier hier geben Sie die gewünschte Bezeichnung der Qualifikation ein, z.b. Betriebssysteme. Kategorie: Name der Kategorie. z.b. Linux/Windows Mindest-Verfügbarkeit: Hier können Sie die Mindestverfügbarkeit dieser in % angeben. Aktiviert: Ist das Häkchen gesetzt, ist diese Qualifikation/Kategorie aktiviert. Bei Nichtaktivierung wird der entsprechende Eintrag grau angezeigt. Ebenso wird die Überprüfung für diesen Eintrag bei

67 Administration 63 Antragsstellung übersprungen. Nachdem Sie eine Qualifikation/Kategorie erstellt haben, können Sie nun Mitarbeiter hinzufügen. Dies geschieht durch Anwählen der Schaltfläche Hinzufügen. Es erscheint das Fenster für die Mitarbeiterauswahl: Nach der Auswahl eines Mitarbeiters können Sie nun die Qualifikationen bestimmen. Dies geschieht durch einfaches Setzen des Häkchens in der entsprechenden Rubrik. Den Grad der Qualifikation bestimmen Sie durch den Schieberegler im unteren Fensterbereich.

68 64 Anschließend ist dieser Eintrag nun in der Gesamteinstellung zu sehen:

69 Administration 65 Die erste Zahl in Klammern nach der Kategorie Beschreibung gibt die Mindestverfügbarkeit in % für diese Qualifikation an. Beispiel hier "Linux/Unix (100 von 100%). Ist die festgesetzte prozentuale Mindestqualifikation für einen Bereich unterschritten, so wird diese rot dargestellt (s. Bild) z.b. Windows XP(100 von 0%), da keine Mitarbeitereinträge hinterlegt wurden. Die zweite Zahl ist die Summe aller Mitarbeiterqualifikationen für diesen Bereich. Eine Änderung der Qualifikationen ist ebenso in der Benutzerverwaltung möglich oder durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Mitarbeiter in der Abwesenheitsverwaltung. Wenn Sie nun in der Abwesenheitsverwaltung eine Abwesenheit eintragen, wird geprüft ob die Mindestverfügbarkeit für diese Qualifikation unterschritten wird. Ist dies der Fall, wie in unserem Beispiel, so bekommt der Antragsgenehmiger die folgende Fehlermeldung:

70 66 Im unteren Fensterbereich sehen Sie die genauen Details der Qualifikationsprüfung. Sie können nun bestimmen, ob Sie diesen Abwesenheitsantrag trotzdem genehmigen möchten (Schaltfläche Hinweise gelesen, trotzdem fortfahren?) oder nicht (Abbrechen).

71 Administration Datenbank-Wartung Auf dieser Seite stehen Ihnen verschiedene Tools zur Datenbankpflege zur Verfügung. Stornierte Einträge löschen Hier können Sie z.b. Testeinträge aus der Datenbank entfernen, welche den Status Storniert haben. Voraussetzung ist, dass Sie in den Vorgaben die Option Stornierte Einträge ganz löschen nicht aktiviert haben, denn dann sind generell keine stornierten Einträge mehr in der Datenbank vorhanden. Nachrichtensystem leeren Hier können Sie entweder für bestimmte Mitarbeiter, eine ganze Abteilung oder sämtliche Mitarbeiter das interne Nachrichtensystem (Posteingang, Postausgang) zurücksetzen. Hinweis: Diese Option hat nichts mit MS Exchange zu tun, es werden wirklich nur die internen Nachrichten innerhalb des AddWare Urlaubsmanager V 3.0s entfernt. Einträge löschen Hier können Sie entweder für bestimmte Mitarbeiter, eine ganze Abteilung oder sämtliche Mitarbeiter die Einträge löschen (sämtliche Einträge). Warnung! Die Einträge werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt! Diese Option sollten Sie nur verwenden um Testdaten zu entfernen! Recalc. modifications Hier können Sie Modifikations-Einträge neu berechnen lassen.

72 68 Sync. Exchange Sämtliche zugewiesene Öffentliche Ordner werden mit allen Einträge neu in MS Exchange eingetragen. Hinweis: Diese Option kann je nach Eintragsmenge und Mitarbeiteranzahl einige Minuten dauern. Jahresdaten neu berechnen... Eine neue Jahresberechnung ist mittels dieses Punktes möglich. Beispiel: Sie haben im nachhinein einen Jahrestag als Feiertag eingetragen, mit Hilfe dieser Option werden die kompletten Jahresdaten neu berechnet. Hinweis: Die Berechnung beginnt immer mit dem neuesten nicht abgeschlossenen Jahr. Jahr löschen (ohne Einträge) Hier können Sie die Zuodnung eines bestimmten Jahres löschen. Wichtig: Hier wird nur die Zuordnung gelöscht. Wenn Sie diese wiederherstellen möchten, müssen Sie das gelöschte Jahr unter Neues Jahr anlegen erneut anlegen. Anschließend sind alle relevanten Daten wieder vorhanden. 5.2 An-/Abwesenheiten Diese Funktion erreichen Sie über den Punkt Administration im Hauptmenü. Anschliessend "An-/Abwesenheiten" auswählen.

73 Administration 69 Hier sind alle Eintragsarten aufgelistet, welche Sie vornehmen können, z.b. Urlaub, Schulung, Dienstreise. Die Einträge sind in verschiedene Klassen eingeteilt: Klasse Zeigt die definierte Klasse der Eintragsart. Bezeichnung Zeigt den Namen der Eintragsart. In Klammern dahinter steht der Kurzname. Status Ist der Eintrag Aktiviert oder Deaktiviert. Wenn der Eintrag ein Ausrufezeichen vor dem Aktiviert hat (!Aktiviert), dann bedeutet dies, dass alle Mitarbeiter die Informationen des Eintrages sehen dürfen (z.b. für Dienstreisen und Schulungen). MS Exchange Soll der Eintrag mit MS Exchange synchronisiert werden?

74 70 Out Of Office Handelt es sich um eine Anwesenheit oder um eine Abwesenheit? Abwesenheit hinzufügen Klasse Benutzerdefinierte An-/Abwesenheit = Normale Eintragsart. Der Jahresurlaub wird nicht berücksichtigt. Abwesenheit mit Urlaubsabzug Bei diesen Einträgen wird im Genehmigungsfall Jahresurlaub abgezogen. Krankheitseintrag Handelt es sich um einen Krankheitseintrag oder nicht? Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann es sein, dass bestimmte Mitarbeiter diese Eintragsart nicht sehen dürfen. Urlaubssperre Es handelt sich um eine Urlaubssperre, d.h. Einträge dürfen damit kollidieren - es erscheint eine Warnung, wenn innerhalb dieses Eintrages ein Urlaubsantrag vorliegt. An/Abwesenheit mit Urlaubsmodifikator Dies ist eine spezielle Eintragsart mit der Möglichkeit Jahresurlaubswerte von Mitarbeitern zu

75 Administration 71 modifizieren. Sie können eine Regel definieren, auf welche Art und Weise dies geschehen soll, z.b. an jedem freien Tag während des Eintrages wird ein Urlaubstag gutgeschrieben. Überstundengutschrift Hier können Sie eine An-/Abwesenheit für Überstundengutschriften definieren. Diese kann wie jede An/Abwesenheit im Kalender eingetragen werden. (Siehe Tipps und Tricks) Hinweis: Der Eintrag wird nur dann dem Überstundenkonto gutgeschrieben, wenn dieser genehmigt wurde. Überstundenabzug Hier können Sie eine An-/Abwesenheitf für Überstundenabzug definieren. Durch einen Eintrag im Kalender können hierdurch die vorhandenen Überstunden genommen werden. Diese kann wie jede An-/Abwesenheit im Kalender eingetragen werden. (Siehe Tipps und Tricks) Hinweis: Der Eintrag wird nur dann dem Überstundenkonto abgezogen, wenn dieser genehmigt wurde. Farben Text = Vordergrundfarbe (Textfarbe) Hintergrund = Hintergrundfarbe MS Exchange Soll ein MS Exchange Kalendereintrag vorgenommen werden (Ja/Nein)? Bezeichnung Name/Bezeichnung der Abwesenheit Zusatzoptionen Handelt es sich um eine Anwesenheit oder um eine Abwesenheit? Dabei wird der Wert Out Of Office auf Ja oder Nein gesetzt. Aktiviert Ist der Eintrag aktiviert, erscheint er in der Abwesenheitsverwaltung auf der rechten Seite und auch im Antragsformular. Planphase im Antragsmodus Wenn der Mitarbeiter nur einen Antragstermin vorschlagen möchte, den eigentlichen Termin aber noch nicht sicher festlegen kann, besteht die Möglichkeit im Antrag zu hinterlegen, dass der Termin sich noch verändern kann. Der Abteilungsleiter bekommt erst dann die Information über den Antrag, wenn die Planphase vom Mitarbeiter abgeschlossen wurde. Der Antrag wird in der Abwesenheitsverwaltung mit einem Ampelsymbol dargestellt, solange er sich noch in der Planphase befindet. Mehrfachzustimmungen Der Eintrag soll, genau wie Urlaub mit Mehrfachgenehmigungen, genehmigt werden, wenn beim Mitarbeiter mehr als eine Zustimmung hinterlegt ist. Vollzugriff für Team-Assistenten Ist dieses Feld aktiviert. Hat der Team-Assistent Vollzugriff auf diese Art von Einträge. Ändern, stornieren, genehmigen oder ablehnen ist nun möglich. Z.B. für Dienstreisen.

76 72 Eintrag ändern (Schaltfläche Eigenschaften auf der rechten Seite) Dieser Bereich ist unterteilt in Informationen und Benutzerdefinierte Felder. Bereich Information: Durch Anwählen des entsprechenden Eintrages und Wählen der Schaltfläche Ändern können Sie die Eigenschaften dieses Eintrages bestimmen. Bezeichnung Name/Bezeichnung der Abwesenheit Kürzel Kurzname des Eintrages. Wenn der Platz in der Kalenderanzeige oder im Ausdruck für die Bezeichnung nicht ausreicht, wird stattdessen das Kürzel dargestellt. Textfarbe und Hintergrundfarbe Hier können Sie Vorder- und Hintergrundfarben definieren. Relevant für den Ausdruck und die Kalenderanzeige. MS Exchange Kalendereintrag Soll ein MS Exchange Kalendereintrag vorgenommen werden? Benachrichtigung per Sollen diesen Eintrag betreffende s versendet werden? MS Exchange Beschriftungsfarbe Farbe des Kalendereintrages. Ab Outlook XP ist es möglich, verschiedene Kalenderfarben zu definieren (10 Stück). Legen Sie hier fest, ob eine Farbe hinterlegt werden soll.

77 Administration 73 An-/Abwesenheitsklasse Um welche Klasse handelt es sich? Hinweis: Diese Eigenschaft kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden! Planphase im Antragsmodus Wenn der Mitarbeiter nur einen Antragstermin vorschlagen möchte, den eigentlichen Termin aber noch nicht sicher festlegen kann, besteht die Möglichkeit im Antrag zu hinterlegen, dass der Termin sich noch verändern kann. Der Abteilungsleiter bekommt erst dann die Information über den Antrag, wenn die Planphase vom Mitarbeiter abgeschlossen wurde. Der Antrag wird in der Abwesenheitsverwaltung mit einem Ampelsymbol dargestellt, solange er sich noch in der Planphase befindet. Status Ist der Eintrag aktiviert, erscheint er in der Abwesenheitverwaltung auf der rechten Seite und auch im Antragsformular. Out Of Office Handelt es sich um eine Anwesenheit oder um eine Abwesenheit? [Mehrfachzustimmungen] Der Eintrag soll, genau wie Urlaub mit Mehrfachgenehmigungen, genehmigt werden, falls beim Mitarbeiter mehr als eine Zustimmung hinterlegt ist. Bereich Benutzerdefinierte Felder Hier können Sie eigene Zusatzfelder für diese Eintragsart definieren, z.b. bei Schulungen Zusatzinformationen wie Schulungsort, Transportmethode, Teilnehmer etc. Es stehen Ihnen 3 verschiedene Feldtypen zur Verfügung:

78 74 Text Einfaches Textfeld - alphanumerisch. Numerisch Es werden nur Zahlenwerte angenommen. Nur Listenfelder zulassen Es können nur Werte aus der Tabelle Vorgaben Listenwerte ausgewählt werden. Vorgaben Listenwerte Die angegebenen Werte, welche in dieser Liste eingetragen sind, können später bei dem Eintrag als Vorgabe ausgewählt werden. Im Falle der Syntaxüberprüfung Nur Listenwerte zulassen muss exakt einer der Werte in der Liste ausgewählt werden. Bezeichnung Anzeigename des Feldes Beschreibung Ausführliche Beschreibung des Feldes Beispielanwendung eines benutzerdefinierten Feldes Nach der Auswahl eines Feldes innerhalb der An-/Abwesenheitenübersicht, können Sie durch Betätigen der Schaltfläche Eigenschaften Ihre Benutzerfelder erstellen:

79 Administration 75 Hier wurde als Beispiel Dienstreise gewählt. Nach Betätigen der Schaltfläche Eigenschaften und wählen von Benutzerdefinierte Felder werden Ihnen die bereits erstellten benutzerdefinierten Felder angezeigt. In diesem Beispiel Abfahrtsort, Reiseziel, Anzahl Mitfahrer, Beförderungsmittel etc. Hier können Sie nun neue Benutzerdefinierte Felder hinzufügen, ändern oder löschen.

80 76 Ein benutzerdefiniertes Feld für die Kategorie Dienstreise könnte z.b. folgendes Aussehen haben: 5.3 Benutzerverwaltung Diese Funktion erreichen Sie über den Punkt Administration im Hauptmenü. Anschließend Benutzerverwaltung auswählen. Es erscheint das folgende Fenster der Benutzerverwaltung:

81 Administration 77 Durch Betätigen der rechten Maustaste können Sie das Contextmenü aufrufen und Berechtigungen für Mitarbeiter der Abteilung setzen oder entfernen. Mitarbeiter Durch Betätigen der Schaltfläche Berechtigungen können Sie für die ausgewählten Mitarbeiter die gewünschten Berechtigungen setzen (siehe Screenshot).

82 78 Hier wurde die Abteilung "Entwicklung" gewählt, Sie sehen die dazugehörigen Mitarbeiter. Neu Löscht die Auswahlliste Abteilung Hier können Sie weitere Abteilungen hinzufügen.

83 Administration Mitarbeiter Hier können Sie einzelne Mitarbeiter zur Auswahlliste hinzufügen. Berechtigungen 79

84 80 Hier können Sie die Berechtigungen wählen, die für die selektierten Mitarbeiter entweder gesetzt oder entfernt werden sollen. Hinweis: Die nicht ausgewählten Berechtigungen werden nicht geändert.

85 Administration Abteilungen Durch Betätigen von oder durch Drücken der rechten Maustaste im Bereich unter Stammverzeichnis können Sie eine neue Organisationseinheit erstellen. Diese kann durch einen Doppelklick, rechte Maustaste Eigenschaften oder durch Anwählen von geändert werden. Es erscheint das folgende Fenster:

86 82 Dieses besteht aus 4 Karteikarten (Informationen, Zuständigkeiten, Einschränkungen und MS Exchange).

87 Administration Zuständigkeiten Unterteilt ist dieses Fenster in 3 Bereiche: Zuständigkeiten nach Benachrichtigungspriorität, Team-Assistenten und Erweiterte Benachrichtigungs-Regeln. Zuständigkeiten Zuständigkeiten nach Benachrichtigungspriorität Hier werden die Mitarbeiter hinterlegt welche für die aktuelle Abteilung (und deren Unterabteilungen) zuständig sind (z.b. Abteilungsleiter), d.h. alle Mitarbeiter in dieser Liste haben VOLLEN ZUGRIFF auf die abhängigen Mitarbeitereinträge und Anträge. Sie können Anträge genehmigen, ablehnen, stornieren und eigene Einträge vornehmen. Ebenso werden die Mitarbeiter in dieser Liste per informiert (sofern ein Anbindung genutzt wird) sobald ein Antrag eines Mitarbeiters eingeht. Einzige Ausnahme ist der Abteilungsleiter selbst, sofern er sich in der eigenen Abteilung (oder Unterabteilung) befindet. Soll er ebenso volle Rechte auf seine eigenen Einträge erhalten, muss dies in den Globalen Einstellungen (Administration) hinterlegt werden. Die Benachrichtigung erfolgt immer in Folge der Priorität beginnend bei 1. Ist der Mitarbeiter mit Benachrichtigungspriorität 1 selbst nicht im Hause (krank, Urlaub etc.), dann erhält er eine Kopie und der nächste in der Liste wird informiert. Der Antragssteller wird sofort darüber informiert wer bzw. welche Abteilungsleiter benachrichtigt wurden.

88 84 Team-Assistenten Diese Mitarbeiter sollen den/die Abteilungsleiter unterstützen. Wird ein Mitarbeiter in diese Liste eingetragen erhält er als Vorgabe zunächst nur die Berechtigung die Einträge der Mitarbeiter innerhalb der Abteilung (und Unterabteilungen) einzusehen. Sobald der Team-Assistent ebenso Einträge genehmigen soll, muss ihm dies in den Mitarbeiterberechtigungen hinterlegt werden. Nähere Informationen finden Sie unter Administration / Mitarbeiter bearbeiten. Hinweis: Der Team-Assistent (TA) erhält KEINE Nachricht über einen Antrag. Beispielsweise könnte der TA nur Krankheitseinträge vornehmen. Erweiterte Benachrichtigungsregel Hier können Sie genau definieren in welchen Fällen (bzw. bei welchen Ereignissen) die hier hinterlegten Mitarbeiter über eine Änderung informiert werden sollen, z.b. Informations-Mail bei Urlaubsgenehmigung und -stornierung. Hinweis zur Benachrichtigung an externe Adressen: Es können nur Mitarbeiter informiert werden, welche sich innerhalb der Urlaubsmanager-Datenbank befinden. Um externe Mitarbeiter zu informieren, legen Sie einen manuellen Mitarbeiter an und hinterlegen Sie dort im Benutzerfeld " " die externe Adresse. Die hier hinterlegten Mitarbeiter haben KEINERLEI Zusatzberechtigung innerhalb der Abteilung oder der Unterabteilungen. Diese Option dient lediglich zur Information per .

89 Administration Einschränkungen Einschränkungen Legen Sie hier die für die Abteilung gesetzten Urlaubssperren fest. Existieren noch Unterabteilungen, so werden Sie bei der Erstellung gefragt, ob die Urlaubssperre ebenfalls für die Unterabteilungen hinterlegt werden soll. Will ein Mitarbeiter innerhalb einer gesetzten Urlaubssperre einen Urlaubsantrag stellen, erhält er eine Warnung. Durch betätigen der Schaltfläche "Berechtigungen" können Sie Berechtigungen für Mitarbeiter der Abteilung setzen oder entfernen. siehe hier

90 MS Exchange MS Exchange Hier können Sie nochmals den MS Exchange Kalender auswählen, in welchen die Einträge synchronisiert werden sollen (öffentlicher Kalender). Ebenfalls stehen Ihnen hier Optionen zur Verfügung, um die kompletten betreffenden Einträge mit MS Exchange zu synchronisieren. Hinweis: Die Synchronisation erfolgt immer nur in EINE RICHTUNG, d.h. vom AddWare Urlaubsmanager V 3.0 nach MS Exchange. Das Löschen oder Ändern der Einträge innerhalb MS Exchange hat keinerlei Auswirkungen auf die Einträge im Urlaubsmanger.

91 Administration Informationen Informationen Bezeichnung Hier legen Sie den Namen der Abteilung fest. Textfarbe Vordergrundfarbe bei Ausdrucken und innerhalb der Kalenderansicht Hintergrundfarbe Vordergrundfarbe bei Ausdrucken und innerhalb der Kalenderansicht Zugewiesener MS Exchange Kalender Legen Sie hier den Kalender fest, in den eine Synchronisation der Einträge erfolgen soll. Maximale gleichzeitige Abwesenheiten Legen Sie hier die Anzahl der gleichzeitigen Abwesenheiten innerhalb der Abteilung fest. Wird der hinterlegte Wert überschritten, erscheint eine Warnmeldung bei Antrags- bzw. Eintragserstellung. Hinweis: Sind unter der aktuellen Abteilung noch weitere Unterabteilungen hinterlegt, so gilt der Ausschluss für die Summe der untergeordneten Mitarbeiter INKLUSIVE der aktiven Abteilung (sofern die Vererbungsfunktion nicht deaktiviert ist).

92 88 Vorgabe: 0 (deaktiviert) Mindestbesetzung Legen Sie hier die Minimalbesetzung innerhalb der Abteilung fest. Wird der hinterlegte Wert unterschritten, erscheint eine Warnmeldung bei Antrags- bzw. Eintragserstellung. Hinweis: Sind unter der aktuellen Abteilung noch weitere Unterabteilungen hinterlegt, so gilt der Ausschluss für die Summe der untergeordneten Mitarbeiter INKLUSIVE der aktiven Abteilung (sofern die Vererbungsfunktion nicht deaktiviert ist). Vorgabe: 0 (deaktiviert) Zusatzinformationen Generelle Informationen (Text) welche die Abteilung betreffen Mitarbeiter Neue Benutzer können Sie auf 4 Arten erstellen: 1. Betätigen von

93 Administration Durch Auswahl eines MS-Exchange Benutzers mittels der Schaltfläche 3. Durch Auswahl eines Windows-Benutzers. 4. Durch Drücken der rechten Maustaste im rechten Fensterbereich und Auswahl des entsprechenden Punktes aus dem Kontextmenü. Änderungen können durch Doppelklick, rechte Maustaste / Eigenschaften oder durch Betätigen des Symbols vorgenommen werden. Gelöscht wird ein Benutzer durch mittels des Kontextmenüs. Haben Sie einen neuen Mitarbeiter erstellt, erscheint das folgende Fenster: oder

94 Information Informationen Mitarbeitername Vollständiger Name des Mitarbeiters Abteilung Abteilungszugehörigkeit des Mitarbeiters Region (Land) Definiert die Feiertagsliste, die bei der Berechnung der Urlaubstage zu berücksichtigen ist. Eine Änderung ist nur erforderlich, wenn für den Mitarbeiter eine andere Feiertagsliste als in den Globalen Einstellungen im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Vorgabe Mitarbeiter: Region (Land) berücksichtigt werden soll. Geburtstag Wenn hinterlegt, wird der Geburtstag in der Abwesenheitsverwaltung angezeigt. Zusätzlich lassen sich Geburtstagslisten ausdrucken. Hinweis: Der AddWare UrlaubsManager V 3.0 führt keine automatische Berechnung der Jahresurlaubsansprüche auf Basis des Geburtsdatums durch. Eintrittsdatum Der Resturlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Eintrittsjahr wird automatisch berechnet. Ebenfalls dient dieses Feld der automatischen Kalenderanzeige.

95 Administration 91 Austrittsdatum Der Resturlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Austrittsjahr wird automatisch berechnet. Ebenfalls dient dieses Feld für die automatische Kalenderanzeige. Abweichendes Verfallsdatum Datum an dem der Resturlaub des Vorjahres verfällt. Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von der Einstellung unter Globale Einstellungen, Dialogfenster Grundeinstellungen im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Vorgabe Mitarbeiter: Verfallsdatum. Soll der Urlaub standardmäßig nicht verfallen, klicken Sie die Schaltfläche Kein Datum an. Stellvertretung Voreinstellung für einen Stellvertreter des Mitarbeiters. Bei Antragsstellung wird dieser hier automatisch hinzugefügt, kann aber noch geändert werden. Stellvertreter bei Antragstellung erforderlich Nur erforderlich, wenn der Mitarbeiter bei der Antragstellung einen Stellvertreter hinterlegen muss. Jahresurlaub (Basis) Anzahl der Tage für den Jahresurlaubsanspruch. Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von der Einstellung unter Globale Einstellungen, Dialogfenster Grundeinstellungen im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub. Achtung! Dieser Wert dient der Vorgabe, d.h. er wird übertragen, wenn ein neues Jahr angelegt wird. Dieser Wert gilt NICHT für das aktuell laufende Jahr. Welcher Wert für das aktuelle Jahr bereits eingetragen ist, sehen Sie auf der Karteikarte Urlaubsdaten. Arbeitstag Montag bis Sonntag Definiert die Arbeitstage, die für die korrekte Berechnung der Urlaubstage zu berücksichtigen sind. Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von den Einstellungen unter Globale Einstellungen, Dialogfenster Grundeinstellungen im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag Montag bis Arbeitstag Sonntag. Sind für einen Mitarbeiter z. B. nur die Arbeitstage Montag, Mittwoch und Donnerstag hinterlegt, so werden bei einem Urlaubseintrag, der von Montag bis Freitag (5 Tage) vorgenommen wird, 3 Urlaubstage vom hinterlegten Jahresurlaubsanspruch abgezogen. Hinweis: Die Option "Halbtags" zieht in jedem Fall immer nur einen halben Urlaubstag pro Eintrag ab. Nutzen Sie diese Funktion für Halbtagskräfte. Überstunden ganztags Definiert die Anzahl der Überstunden, die für einen ganztägigen Überstundenausgleich zu berü cksichtigen sind. Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von den Einstellungen unter Globale Einstellungen, Dialogfenster Grundeinstellungen im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Global: Anzahl Stunden Überstundenausgleich ganztags. Überstunden halbtags Definiert die Anzahl der Überstunden, die für einen ganztägigen Überstundenausgleich zu berü cksichtigen sind. Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von den Einstellungen unter Globale Einstellungen, Dialogfenster Grundeinstellungen im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Global: Anzahl Stunden Überstundenausgleich halbtags.

96 92 Authentifizierungsmethoden Passwort Haben Sie hier ein Passwort hinterlegt, so wird dieses beim Anmelden dieses Mitarbeiters abgefragt. MS-Exchange Durch setzen dieser Authentifizierungsmethode wird ein MS-Exchange Konto zur Authentifizierung genutzt. Windows-Benutzer Hier können Sie dem Mitarbeiter ein Windowsbenutzer Account zuweisen Benutzerfelder Tragen Sie hier die erweiterten Informationen bezüglich des Mitarbeiters ein. Es gibt 8 vordefinierte Felder, weitere können Sie unter Administration / Globale Einstellungen definieren. Die Benutzerfelder sind in verschiedenen Auswertungen und in der Abwesenheitsverwaltung von Mitarbeitern zu sehen. Benutzerfelder

97 Administration 93 Die Vordefinierten Felder: Personalnummer Nur zu Infozwecken. Wird in der Mitarbeiteransicht und verschiedenen Auswertungen angezeigt. Position Nur zu Infozwecken. Werden die Bezeichnungen Abteilungsleiter und Team-Assistent eingetragen, so bedeutet dies keine Zuweisung für die Zuständigkeiten und Berechtigungen im Zusammenhang mit dem AddWare UrlaubsManager V 3.0. Telefonnummer Nur zu Infozwecken. Wird in der Mitarbeiteransicht angezeigt. -Adresse Empfängeradresse des Mitarbeiters. Kinder Wenn hinterlegt, wird der Abteilungsleiter bei der Bearbeitung des Antrags darauf hingewiesen, dass der Mitarbeiter Kinder hat. Dies kann z.b. entscheidungsfördernd sein, wenn der beantragte Zeitraum innerhalb von Schulferien liegt. Verheiratet Nur zu Infozwecken. Vollzeitmitarbeiter Nur zu Infozwecken. Externer Mitarbeiter Nur zu Infozwecken.

98 Abhängigkeiten Abhängigkeiten Genehmigungspflichtige Abwesenheiten Vorgabe ist die Einstellung aus den Globalen Einstellungen. Sie können aber auch je nach Benutzer selbstdefiniert erlauben, welche Eintragsarten direkt ohne Antragspflicht vom Mitarbeiter vorgenommen werden dürfen. Der Abteilung hinterlegte Zuständigkeiten Diese Tabelle dient nur der Übersicht und zeigt an, welche Mitarbeiter dieser Abteilung (oder ü bergeordneten Abteilung) zugeordnet sind. Anzahl der zustimmungspflichtigen Personen Normalerweise kann ein einzelner zuständiger Mitarbeiter einen Eintrag genehmigen. Setzen Sie diese Einstellung höher als "1", müssen mindestens 2 oder mehr Mitarbeiter dem Antrag zustimmen, bevor er genehmigt werden kann. Normalerweise regelt diese Einstellung nur die Zustimmungpflicht für Urlaubsanträge. In der Administration unter An-/Abwesenheiten können Sie aber auch andere Eintragsarten mehrfachgenehmigungspflichtig machen. Gleichzeitige Abwesenheitsausschlüsse Hier können Sie definieren, welche Mitarbeiter nicht gleichzeitig abwesend sein dürfen. Wird eine Abwesenheitsregel verletzt, erhält der Antragssteller eine Warnung.

99 Administration Berechtigungen Berechtigungen Administration: An-/Abwesenheiten Der Mitarbeiter darf sämtliche Abwesenheitsklassen bearbeiten. Administration: Benutzer Der Mitarbeiter darf alle Abteilungs- und Mitarbeitereigenschaften erstellen und bearbeiten. Administration: Feiertage und Ferien Der Mitarbeiter darf die Landes- und Regionseinstellungen sowie die Feiertage und Ferientermine bearbeiten Administration: Globale Einstellungen Der Mitarbeiter darf die Globalen Einstellungen bearbeiten. Administration: Lizenzen Der Mitarbeiter darf die Lizenzen verwalten. Administration: Überstundenverwaltung Der Mitarbeiter darf die Überstundenverwaltung verwalten. 95

100 96 Einsehen aller fremden Abteilungen erlaubt Der Mitarbeiter kann alle Abteilungen und damit alle Mitarbeitereinträge innerhalb der Abwesenheitsverwaltung einsehen. Diese Berechtigung kann man koppeln mit Einträge: Nur An- oder Abwesenheiten einsehbar. Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträge einsehen. Einsehen untergeordneter Abteilungen erlaubt Der Mitarbeiter darf nur seine eigene sowie seine untergeordneten Abteilungen einsehen. Diese Berechtigung kann man koppeln mit Einträge: Nur An- oder Abwesenheiten einsehbar. Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträge einsehen. Einträge: Darf auch deaktivierte Abwesenheiten bearbeiten Der Mitarbeiter darf auch die als Deaktiviert definierten Einträge noch einsehen und ändern. Normalerweise sind diese Einträge für andere Mitarbeiter nicht mehr änderbar. Einträge: Darf im Antragsmodul den Antragssteller ändern Ein Mitarbeiter kann normalerweise nur für sich selbst einen Antrag stellen. Ist diese Berechtigung gesetzt, kann er mittels der Schaltfläche Wer im Antragsmodul den Antragssteller ändern und somit für andere Mitarbeiter Anträge erfassen. Einträge: Darf Mehrfachgenehmigungen nachtragen Im Regelfall müssen im Falle von Mehrfachgenehmigungen mindestens 2 zuständige Mitarbeiter einem Antrag zustimmen. Hat der Mitarbeiter diese Berechtigung gesetzt, kann er nachträglich dennoch genehmigte Einträge trotz Mehrfachgenehmigung erfassen. Dies gilt jedoch ausschließ lich für nachgetragene Einträge (d.h. vergangene Einträge). Einträge: Eigene Abteilung nicht einsehbar Im Regelfall darf jeder Mitarbeiter seine eigene Abteilung und deren Mitarbeiter einsehen (ohne untergeordnete Abteilungen). Aktivieren Sie diese Option, um dies dem Mitarbeiter zu unterbinden. Nun kann er nur noch seine eigenen Mitarbeiterdaten einsehen. Hinweis: Ist die Berechtigung Einträge: Nur An- oder Abwesenheit einsehbar aktiviert, so wird diese Berechtigung außer Kraft gesetzt. Einträge: Nur An- oder Abwesenheit einsehbar Der Mitarbeiter kann nicht mehr die Details der Einträge anderer Mitarbeiter einsehen. Nur noch, ob es sich um eine An- oder Abwesenheit handelt. Ausnahme bilden dabei seine eigenen Einträ ge. Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträge vollstä ndig einsehen. Jahresurlaubswerte bearbeiten Der Mitarbeiter darf sämtliche Jahresurlaubstabellen bearbeiten und damit die Resturlaubs- oder Jahresurlaubsdaten modifizieren. Keine halben Tage Der Mitarbeiter darf im Antragsmodul keine halben Tage auswählen. Krankheitseinträge anzeigen Der Mitarbeiter kann normalerweise aus datenschutzrechtlichen Gründen keine fremden Krankheitseinträge einsehen. Mit dieser Option wird es ihm dennoch möglich die Krankheitseintr

101 Administration 97 äge einzusehen. Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträge vollständig einsehen. Optionen eingeschränkt Der Mitarbeiter hat nicht mehr die Möglichkeit den Anmeldetyp oder die Datenbankanbindung zu ändern. Sonderauswertungen Der Mitarbeiter kann firmenübergreifende Auswertungen erstellen, auch wenn er nicht einer Abteilung als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist. Sonderauswertungen deaktiviert Der Mitarbeiter kann keine Auswertungen erstellen. Team-Assistent: Darf beantragte Einträge erstellen Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für diese Mitarbeiter vornehmen. Diese darf er aber nur mit dem Status Beantragt speichern. Team-Assistent: Darf beantragte und genehmigte Einträge erstellen Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für diese Mitarbeiter vornehmen. Diese dürfen beantragt oder auch genehmigt gespeichert werden. Jahresurlaubsspezifische Einträge darf er jedoch nicht vornehmen. Hinweis: Ist der Mitarbeiter als Team-Assistent zugeordnet, kann er auch die Anträge einsehen (Abwesenheitsverwaltung Bereich 2). Team-Assistent: Darf Einträge stornieren Der Mitarbeiter darf Einträge innerhalb der Abwesenheitsverwaltung stornieren, die er zuvor selbst eingetragen hat. Team-Assistent: Darf Krankheitseinträge erstellen Der Mitarbeiter darf Einträge mit der Klassifizierung Krankheitseintrag mit jedem Status erstellen. Team-Assistent: Vollzugriff Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für diese Mitarbeiter vornehmen. Alle Statuseintragsarten und -änderungen sind erlaubt. Hinweis: Ist der Mitarbeiter als Team-Assistent zugeordnet, kann er auch die Anträge einsehen (Abwesenheitsverwaltung Bereich 2). Teminleisten (Kalender) verwalten Der Mitarbieter kann die Inhalte von Terminleisten bearbeiten und erfassen. Zugriff über Web-Access (Intranet) Diese Option gilt nur, wenn Sie auch die Web-Basierte Lösung des Urlaubsmanagers einsetzen. Jeder Mitarbeiter muss diese Berechtigung gesetzt haben, um auf das WebModul des Urlaubsmanagers zugreifen zu können. Zugewiesene Abteilungsberechtigungen Diese Tabelle dient nur der Information, welchen Abteilungen der Mitarbeiter als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist. AL = Abteilungsleiter, TA = Team-Assistent Sichtbarkeit

102 98 Hier können Sie definieren, ob der Mitarbeiter in den Ansichten (Auswertungen, Abwesenheitsverwaltung) erscheint. Sichtbar: Der Mitarbeiter erscheint in allen Ansichten Ausgeblendet: Der Mitarbeiter erscheint nicht mehr in den Ansichten (nur noch in der Benutzerverwaltung). Nur AL/TA: Der Mitarbeiter erscheint nur dann, wenn der angemeldete Mitarbeiter der entsprechenden Abteilung entweder als Abteilungsleiter oder als Team-Assistent zugewiesen ist. Vorgabe: Sichtbar Urlaubsdaten Durch betätigen der Schaltfläche Neu erscheint das folgende Dialogfenster:

103 Administration 99 Nach Eingabe des Jahres und bestätigen mit OK wird ein neuer Eintrag vorgenommen (siehe Bild oben). Dabei werden aus den Globalen Einstellungen die Daten des Jahresurlaubs übernommen. Mit der Schaltfläche Detailberechnung (siehe erstes Bild oben) wird die Anzeige aktualisiert. Nach betätigen der Schaltfläche Ändern oder durch Doppelklick, erscheint das folgende Fenster:

104 100 Hier können Sie durch anklicken von Resturlaub, Jahresurlaub, Sonderurlaub, ausgezahlter Urlaub die entsprechenden Einträge ändern. Jahreskalender Kalendarische Gesamtübersicht der An-/Abwesenheiten. Eintragsübersicht Dies ist eine Übersicht der einzelnen An-/Abwesenheiten. Diese Liste kann auch durch

105 Administration betätigen von 101 nach Microsoft Word exportiert werden. Im folgenden Fenster können Sie die Überstunden des entsprechenden Mitarbeiters manuell hinzufügen, entfernen oder ändern. Ein Export nach Microsoft Excel ist mittels des Symbols möglich.

106 102 Die in der Abwesenheitsverwaltung eingetragenen Überstunden werden in dieser Ansicht rot dargestellt. Eine Änderung dieser automatisch erstellen Einträge ist nur in der Abwesenheitsverwaltung möglich. Jahresdaten neu berechnen Hierbei werden alle den Jahresurlaub betreffende Abzüge gelöscht und anschließend neu berechnet. Die Berechnung beginnt im ersten nicht gesperrten Jahr. Jahresdaten zurücksetzen Hier werden die Urlaubsabzüge gelöscht (jedoch nicht Kalendereinträge!). Anschließend können Sie Korrekturen vornehmen und die Liste neu berechnen. Beispiel: Es wurden bereits Urlaubseinträge genehmigt, obwohl der Resturlaub des Vorjahres einen inkorrekten Wert hatte (6 Tage Resturlaub statt 2 Tage). Dadurch kann es bei Restjahresurlaub zu falschen Werten kommen. Nach dem Zurücksetzen können Sie den Wert für das Vorjahr anpassen von 6 auf 2 Tage und anschliessend neu berechnen.

107 Administration Memo Hier können Sie Informationen eingeben, die alle Benutzer sehen können. Durch Betätigen der Schaltfläche Beispiel einfügen erhalten sie das folgende Fenster. Hier können Sie die entsprechenden Texte Ihren Bedürfnissen anpassen.

108 104 Die von Ihnen erstellten Informationen werden dann in der Abwesenheitsverwaltung auf der rechten Seite angezeigt.

109 Administration Durch wählen der Schaltfläche erhalten Sie eine Druckvorschau über die von Ihnen gemachten Einstellungen für den Benutzer. 5.4 Projekte Diese Funktion erreichen Sie über den Punkt Administration im Hauptmenü. Anschließend Projekte auswählen. 105

110 106 Es erscheint das folgende Fenster: Durch Anwählen der Schaltfläche Neu können Sie neue Projekte erstellen und hinzufügen.

111 Administration 107 Hier bestimmen Sie die Projektbezeichnung, Beginn und Ende sowie die Farben mit denen das Projekt in der Abwesenheitsverwaltung dargestellt wird. Über den Tab Mitglieder können Sie die Mitarbeiter verwalten, die an diesem Projekt beteiligt sind (siehe Screenshot).

112 108 Haben Sie Ihre Eingaben gespeichert, ist das neue Projekt innerhalb der Abwesenheitsverwaltung zu sehen.

113 Administration Wird nun während des Projekt-Zeitraumes von einem Mitarbeiter eine An-/Abwesenheit eingetragen, erhalten Sie eine Meldung (siehe Screenshot). 109

114 Überstundenverwaltung Diese Funktion erreichen Sie über den Punkt Administration im Hauptmenü. Anschließend Überstundenverwaltung auswählen. Sie erhalten das folgende Fenster:

115 Administration 111

116 Mitarbeiter Hier wählen sie die Mitarbeiter (einzeln oder abteilungsweise) aus, für die Sie die Überstunden angezeigt bekommen möchten: Neu Durch Betätigen dieser Schaltfläche wird die aktuelle Liste/Auswahl gelöscht und Sie können eine neue Auswahl erstellen. Abteilung Hier können Sie eine Abteilung selektieren.

117 Administration 113 Mitarbeiter Hier können Sie bestimmen, für welche Mitarbeiter selektiert werden sollen. Dies ist z.b. der Fall, wenn Sie nur für bestimmte Mitarbeiter einer Abteilung eine Auswahl erstellen möchten und nicht für die gesamte Abteilung. Tipp: Wollen Sie sich alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens anzeigen lassen, klicken Sie auf Stammverzeichnis.

118 114 Aktualisieren Aktualisiert die aktuelle Ansicht und Daten. Details Nachdem Sie einen Mitarbeiter in der Übersicht ausgewählt haben, können Sie durch Betätigen dieser Schaltfläche Detailinformationen abrufen. Es erscheint das folgende Fenster.

119 Administration Überstundenverfall Hier lesen Sie die Überstundendaten ein, entscheiden wer über seinen Überstundenstand informiert wird und welche Überstunden verfallen. Hier sehen Sie die Mitarbeiter, die Sie unter dem Tab Mitarbeiter ausgewählt haben. Sie haben nun die Möglichkeit für diese Mitarbeiter die Prüfung des Überstundenkontos durch Betätigen der Schaltfläche Einlesen & Prüfen zu starten. Haben Sie die Daten eingelesen, sieht das Fenster wie folgendes Beispiel aus:

120 116 Wird der eingestellte maximale Wert der Überstunden nicht erreicht, können Sie keine Warnungen generieren.

121 Administration 117 Warnen Bei einer Überschreitung des maximalen Überstundenwertes werden die Stunden des Mitarbeiters rot dargestellt und automatisch ein Haken im Kontrollkästchen vor dem Namen gesetz (siehe Bild). Voreingestellter Wert ist hier 15 Stunden. Über die Schaltfläche Warnen erzeugen Sie die unter dem Tab Einstellungen definierten s, um den Mitarbeiter über den Stand seines Überstundenkontos zu informieren und ihm die Möglichkeit zu geben noch Überstunden abzubauen, bevor diese verfallen. Hinweis: Die Warnmeldung wird nur an Mitarbeiter versendet bei denen vor dem Namen das Kontrollhäckchen gesetzt ist. Tritt kein Überstundenverfall ein und das Häckchen ist gesetzt wird dieser Mitarbeiter auch nicht benachrichtigt. Siehe Screenshot oben, es werden nur die 3 Mitarbeiter informiert bei denen Überstundenverfall vorhanden ist (rote Markierungen). Starten Hier starten Sie die Verbuchung des Überstundenverfalls für alle selektieren Mitarbeiter. Der Überstundenverfall wird in der Überstundenliste des Mitarbeiters (Kontektmenü Überstunden) unter Manuelle Buchungen angezeigt. Der Mitarbeiter erhält automatisch eine entsprechende Benachrichtigung. Sollen nicht alle verfallenden Überstunden abgezogen werden, können Sie durch Anklicken des

122 118 roten Feldes die Zahl der Stunden ändern Einstellungen Überstundenverfall Bestimmen Sie die maximale Anzahl von Überstunden, die ein Mitarbeiterkonto erreichen darf. Ist die Anzahl der Überstunden eines Mitarbeiters größer als dieser Grenzwert, wird er bei einer Prüfung (siehe Text) informiert. Durch Aktivieren des Selektionsbereiches bestimmen Sie den Zeitraum. Grundeinstellung ist der aktuelle Monat. Nachrichten ( ) Handelt es sich bei dem Mitarbeiter um einen passiven Mitarbeiter, so können Sie hier bestimmen, ob der Abteilungsleiter beim Überschreiten der definierten Grenze informiert wird. Benachrichtigungstext für Informationen Hier bestimmen Sie den Informationstext, der an die Mitarbeiter gesendet wird. Benachrichtigungstext für Überstundenverfall Hier bestimmen Sie den Text, der an einen Mitarbeiter bei Überstundenverfall gesendet wird.

123 Administration Durch die Taste 119 können Sie im Text die definierten Standardfelder hinzufügen. Der Überstundenstand in Selektion bezieht sich auf einen ausgewählten Zeitraum den sie vorher mit Setzen des Häkchens bei Überstundenverfall/Selektionsbereich definiert haben. Beispiel: Sie wollen sehen, wieviele Überstunden bei Ihrem Mitarbeiter im Monat Dezember angefallen sind Auswertung

124 120 Auswahl drucken Gibt die unter Überstundenverfall angezeigte Liste als HTML aus. Auswahl drucken (Details) Gibt die unter Überstundenverfall angezeigte Liste als HTML aus, einschließlich der Details der Überstundengutschriften/Überstundenabzüge. Summierung Abteilung Erstellt eine Auswertung der ausgewählten Abteilung. Die Überstunden werden für jede Unterabteilung angezeigt. 5.6 Länder / Feiertage Diese Funktion erreichen Sie über den Punkt Administration im Hauptmenü. Anschließend Länder / Feiertage auswählen. Es erscheint die folgende Eingabemaske:

125 Administration 121 Hier können Sie durch Anwählen eines Antrages mit einem rechten Mausklick Länder/Regionen hinzufügen, umbenennen oder löschen. Oder einen Import/Export von Länderdaten vornehmen: Wählen Sie in der Hauptmaske ein Land/Region und betätigen die Schaltfläche Feiertage und Ferientermine, dann erscheint die folgende Maske:

126 122 Das Fenster ist in 3 Bereiche unterteilt: Land (linker Fensterbereich), Region (rechter oberer Fensterbereich) und Ferientermine (rechter unterer Fensterbereich). Land (linker Fensterbereich) Hier erscheinen alle definierten Jahrestage/Feiertage. Ebenso ist es möglich neue Jahrestage/ Feiertage anzulegen, zu ändern oder zu löschen (Rechtsklick im Fensterbereich). Nach Auswahl von Feiertag hinzufügen oder Eigenschaften erscheint das folgende Fenster. Hier bestimmen Sie den Namen, die Klasse und den Bezug des Jahrestages/Feiertages.

127 Administration 123 Region (rechter oberer Fensterbereich) Hier können Sie durch Aktivieren festlegen, ob der Jahrestag/Feiertag, der im linken Fenster ausgewählt wurde, auch in der Region/Bundesland aktiv sein soll oder nicht. Ferientermine (rechter unterer Fensterbereich) Die Ferientermine der entsprechenden Region/Bundesland werden hier angezeigt. Mit einem Rechtsklick erscheint das Kontextmenü, mit dem Sie die Einträge ändern, hinzufügen oder löschen können. Ebenso ist ein Import oder Export möglich. Nach der Auswahl von Ferientermin hinzufügen oder Eigenschaften erscheint das folgende Fenster. Hier können Sie Ihre Änderungen vornehmen und speichern.

128 Lizenzen Diese Funktion erreichen Sie über den Punkt Administration im Hauptmenü. Anschließend Lizenzen auswählen. Hier können Sie die verschiedenen Lizenzen des AddWare Urlaubsmanager V 3.0s verwalten, z.b. Basismodul, Zusatzlizenzen für User oder Zusatzmodule (Webmodul). Mit der Schaltfläche Hinzufügen fügen Sie eine neue Linzenz hinzu. Bitte beachten Sie bei der Eingabe auf die genaue Schreibweise (Groß- und Kleinschreibung). In der unteren Lizenzübersicht sehen Sie die Anzahl der Lizenzen, welche noch zur Verfügung stehen und welche bereits verwendet werden.

129 Administration 125 Mit der Schaltfläche Entfernen können Sie eine Lizenz aus der Datenbank entfernen. Dies kann n ötig sein, wenn z.b. Jahreslizenzen verwendet werden welche bereits abgelaufen sind. Unter Tipps & Tricks finden Sie noch Informationen zur Umwandlung einer Demoversion in eine Lizenzversion. 5.8 Optionen Diesen Punkt können Sie auf drei Wegen erreichen: 1. Über die Menüleiste / Ansicht

130 Über das Hotkey Menü..

131 Administration 3. Über das Urlaubsmanager-Icon in der Taskleiste und Klick mit der rechten Maustaste: 127

132 128 Der Bereich Optionen besteht aus vier Kategorie: Anmeldung Kalender Benachrichtigungssystem Sonstiges

133 Administration Kalender Layout Spezialeffekte (empfohlen) Wird diese Funktion aktiviert, werden einige Bereiche der Abwesenheitsverwaltung farblich/3d dargestellt. Ebenso sind besondere Tage innerhalb das Kalenders durch kleine Grafiksymbole zu erkennen, z.b. Eintritt / Austritt oder Geburtstag eines Mitarbeiters. Ansicht Stellvertretungen anzeigen Haben Sie diese Funktion aktiviert, werden Stellvertretungen innerhalb der Abwesenheitsverwaltung angezeigt (siehe Bild).

134 130 Abgelehnte Einträge anzeigen Möchten Sie die abgelehnten Einträge innerhalb der Abwesenheitsverwaltung angezeigt bekommen, dann ist diese Funktion zu aktivieren. Abgelehnte Einträge werden durch dargestellt. Eintritts- und Austrittsdatum beachten Dies bedeutet, dass innerhalb der Abwesenheitsverwaltung geprüft wird, ob ein Eintrag (Eintritt- oder Austrittdatum) eines Mitarbeiters außerhalb des angezeigten Kalenderzeitraumes liegt. Beispiel: Ein Mitarbeiter ist im Mai 2005 ausgeschieden und sie schauen sich innerhalb der Abwesenheitsverwaltung den den Monat Juni 2005 an, dann wird dieser Mitarbeiter in der Liste nicht mehr angezeigt. Erweite Tooltips anzeigen Ist diese Funktion aktiviert. Erhalten Sie weitere Informationen über den gewählten Eintrag. Sonstiges Tipps beim Starten anzeigen Möchten Sie beim Starten des AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 nützliche Tipps angezeigt bekommen, so können Sie dies hier aktivieren. Automatische Antragsfilterung Haben Sie diese Funktion aktiviert, werden die Anträge gefiltert, d.h. Sie bekommen nur die Einträge der entsprechenden Abteilung / Mitarbeiter angezeigt. Ist die Funktion deaktivert, so werden alle Anträge angezeigt. Anzeige Kalenderbeginn Der Beginn der Kalenderansichtanzeige kann entweder auf Beginn des Geschäftsjahres, aktueller Monat oder Januar festgelegt werden. Anzahl sichtbare Monate(12) Stellt die Anzahl der sichtbaren Monate im Kalender ein

135 Administration 131 Farben Die entsprechenden Farben innerhalb des Kalenders für Arbeitstage, freie Tage und Linienfarbe lassen sich hier einstellen. Standardeinstellungen können durch Reset wieder hergestellt werden. Gitternetz-Abstand Die Anzeige der Gitternetz-Abstände innerhalb des Kalenders der Abwesenheitsverwaltung kann hier geändert werden. Mausradunterstützung Mausradunterstützung Die Unterstützung für das Scrollen mit dem Mausrad können Sie hier bestimmen. Entweder horizontal, vertikal oder ganz deaktiviert. Dies bezieht sich auf das Scrollen innerhalb der Abwesenheitsverwaltung. Datenbank Anbindung Hier wird die Datenbankanbindung konfiguriert, siehe auch Tipps und Tricks ( Datenbankverbindung herstellen).

136 Benachrichtigungssystem Automatisch auf neue Nachrichten prüfen Beim Programmstart Hier können Sie festlegen, ob beim Start des Urlaubsmanagers auf neue Nachrichten geprüft werden soll. Den Abfrageintervall können Sie mit dem Schieberegler einstellen. Outlook / MS Exchange Outlook Menüleiste einblenden Ist diese Funktion aktiviert, wird in Outlook das folgende Menü eingeblendet:

137 Administration 133 Outlook Kalender beim Programmstart synchronisieren Bei Aktivierung werden bei jedem Start des Urlaubsmangers die Outlook Einträge mit dem Urlaubsmanager synchronisiert. Öffentliche MS Exchange Kalendereinträge automatisch synchronisieren Automatische Synchronisierung der öffentlichen MS Exchange Kalender bei neuen Einträgen oder Eintragsänderungen. Nachrichtensystem an Posteingang weiterleiten Leitet interne ungelesene Nachrichten an den Posteingang weiter und markiert diese anschließend als gelesen. Outlook Connector (COM Addin) Ist diese Funktion deaktiviert, wird die Registrierung des COM Addins des Urlaubsmanagers entfernt. Der Menüeintrag Urlaubsmagers ist nun in Outlook nicht mehr vorhanden. Mailversand deaktivieren (z.b. Testzwecke) Diese Funktion sollte nur zu Testzwecken aktiviert werden, da hierdurch der gesamte Mailversand gestoppt wird. Datenbank Anbindung Hier wird die Datenbankanbindung konfiguriert, siehe auch Tipps und Tricks ( Datenbankverbindung herstellen).

138 Sonstiges Debug Modus Hier können Sie den Debug-Modus aktivieren. Nach Aktivierung erhalten Sie bei Benachrichtigungen etc. mehr Informationen. Wird zur Fehleranalyse genutzt. Defaultwert ist aus. Sprache Zur Zeit stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Deutsch oder Englisch. Programmstart Hier können Sie die einzelnen Optionen für den Start des AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 einstellen. Zusammen mit Outlook starten Haben Sie diesen Punkt aktiviert, wird der AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 erst beim Starten von MS Outlook geladen. Benutzermenü nicht automatisch öffnen Bei Aktivierung wird beim Starten des AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 das Hotkey Menü (CTRL-ALT-F12) nicht automatisch angezeigt. Immer im Offline Modus starten

139 Administration 135 Beim Starten des AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 befindet sich dieser nun im OfflineModus. In den Online-Modus gelangen Sie durch Rechtsklick auf das Urlaubsmanagersymbol in der Taskleiste und Auswählen des Online-Modus. Bei inaktivem Netzwerk im Offline Modus starten Kann beim Starten keine Netzwerkverbindung hergestellt werden, z.b. Notebooks getrennt vom Netz etc., startet der Urlaubsmanager im Offline-Modus. In den Online-Modus gelangen Sie durch Rechtsklick auf das Urlaubsmanagersymbol in der Taskleiste und Auswahl des Online-Modus. Program in Trayleiste erhalten. Hierdurch wird der Urlaubsmanager beim Schließen komplett geschlossen. Ist die Funktion aktiviert, wird nur die Abwesenheitsverwaltung geschlossen. Der Urlaubsmanager bleibt in der Trayleiste erhalten. Zeige Ladebildschirm Ist diese Funktion aktiviert, erscheint beim Starten des AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 der Ladebildschirm. Auf verfügbare Updates prüfen Möchten Sie, dass beim Starten der AddWare Urlaubsmanager V 3.0 auf Updates geprüft wird, dann ist dieser Punkt zu aktivieren. Datenbank Anbindung Hier wird die Datenbankanbindung konfiguriert, siehe auch Tipps und Tricks ( Datenbankverbindung herstellen).

140 Anmeldung Diesen Rechner anmelden als... Outlook / MS Exchange (Netzwerkbetrieb) Hier wird Ihr Outlook / MS Exchange Konto zur Anmeldung genutzt. Mitarbeiter (Netzwerkbetrieb) Diese Option ist für Mitarbeiter mit Passwortanmeldung. Windows Authentifizierung (Name) Ist diese Anmeldung aktiviert, wird Ihr Windows-Account zur Authentifizierung genutzt. Einzelplatz Bitte nutzen Sie diese Option, wenn es sich um eine Einzelplatzlösung handelt und nur auf einem PC installiert ist. Dies ist z.b. sinnvoll, wenn Anträge nur an einen PC bearbeitet werden. Administrator (Netzwerkbetrieb) Habe Sie diese Art der Anmeldung gewählt und verfügen über die entsprechenden Rechte, können Sie sämtliche Einstellungen innerhalb des AddWare Urlaubsmanager V 3.0 vornehmen.

141 Administration 137 Assistent starten Datenbank Anbindung Hier wird die Datenbankanbindung konfiguriert, siehe auch Tipps und Tricks ( Datenbankverbindung herstellen). 6 Installation Vorwort Vom Urlaubsplaner bis hin zur Personalverwaltung - der Addware UrlaubsManager 3.22 ist sehr vielseitig einsetzbar. Daher ist es oft anfangs unklar wie die Installation vorgenommen werden soll. Diese Installationshilfe soll Sie dabei unterstützen. Hinweis: Bevor Sie eine Netzwerkinstallation vornehmen können muss bereits ein Client mit der Erstinstallation installiert worden sein da Sie eine bestehende Datenbank benötigen. Folgende Punkte stehen zur Verfügung: 1. Erstinstallation & Erstellung einer neuen Datenbank 2. Netzwerk-Installation (Client) 3. Installationsmethode vorkonfigurieren (Silent-Installation) 4. Der Addware Database Connector (CreateADB)

142 Erstinstallation & Erstellung einer neuen Datenbank 1. Erstinstallation & Erstellung einer neuen Datenbank 1.1 Starten Sie die Installationsdatei (Urlaubsmanager3_Setup.exe) 1.2 Wählen Sie Standardinstallation (Alternativ: Experten-Installation) aus 1.3 Wenn Sie den Lizenzbestimmungen zugestimmt haben und den Installationspfad gewählt haben (Vorgabe: C:\Programme\Addware\Urlaubsmanager3) Wählen Sie anschließend die Komponenten die installiert werden sollen:

143 Installation 139 Datenbankadministration installieren Installiert das Administrationstool. Hiermit können Sie neue Datenbanken anlegen (MS Access, Microsoft SQL Server 2000 / 2005 / MySQL 5.0) Programmgruppe im Startmenü erstellen Wenn Sie diese Option aktivieren wird automatisch im Windows-Startmenü eine neue Programmgruppe (Vorgabe: Addware/Urlaubsmanager3) erstellt. Beispieldatenbank installieren Wenn Sie diese Option aktivieren wird automatisch eine Datenbank installiert welche schon einige Abteilungen und Mitarbeiter enthalt. Diese Option ist zum Experimentieren in der Trial-Phase geeignet. Um eine Datenbank für den produktiven Einsatz Outlook Addin für alle Benutzer installieren Wenn auf dem Rechner MS Outlook 2000 oder höher installiert ist kann automatisch für alle Benutzer die den Computer nutzen ein Addin Installiert werden. Dadurch wird ein Menüeintrag in MS Outlook hinzugefügt um z.b. aus MS Outlook heraus Urlaubsanträge zu stellen. 1.4 Klicken Sie auf installieren um die Installation zu beginnen. Nach der Installation können Sie den Urlaubsmanager starten. Falls der Urlaubsmanager 3 nur auf diesem einen Arbeitsplatz gestartet wird ist die Installation hiermit abgeschlossen. Hinweis: Die Standard-Datenbank wird im Installationsverzeichnis (z.b. C:\Programme\Addware\data\um3data.mdb) im MS Access 2000 Format erzeugt. Um eine neue eigene Datenbank zu verwenden Starten Sie das Administrations-Tool unter

144 140 Start->Programme->Addware->Urlaubsmanager3->Datenbankadministration. Abb.1) Die Datenbankadministration Abb. 2) Hier wählen Sie den Typ der Datenbank Nähere Informationen zur Datenbankadministration und zur Verbindung von Datenbanken finden Sie im Punkt 3 dieser Beschreibung Netzwerk-Installation (Client) Hinweis: Es muss mit dem Administrationstool bereits eine Datenbank erstellt worden sein um eine Client-Installation vorzunehmen. 2.1 Starten Sie die Installationsdatei (Urlaubsmanager3_Setup.exe) 2.2 Wählen Sie Client Installation aus und klicken Sie auf die Schaltfläche > Weiter

145 Installation 141 Wenn Sie den Lizenzbestimmungen zugestimmt haben und den Installationspfad gewählt haben wählen Sie anschließend die Komponenten die installiert werden sollen.

146 142 Abb. 3) In der Normalen Client-Installation wird normalerweise nur die Programmgruppe installiert. 2.3 Klicken Sie auf Installieren um die Installation zu beginnen. Nach der Installation muss noch die Datenbank konfiguriert werden. Sollte sich nach der Installation nicht automatisch der Datenbankwizard öffnen können Sie diesen auch über das Startmenü aufrufen: Start->Programme->Addware->Urlaubsmanager3->Datenbank konfigurieren Wenn der Datenbankwizard sich öffnet werden Sie nach der Konfigurationsmethode gefragt. Seit der Version 3.22 gibt es den Addware Connector. Dieser wird für die Datenbankverbindung empfohlen(hinweis: in Punkt 4 dieser Anleitung wird auf dieses Tool

147 Installation 143 nochmals näher eingegangen) Abb. 4) Auswahl der Verbindungsmethode Wählen Sie Ihre Datenbankmethode aus auf der bereits eine Datenbank angelegt wurde und geben Sie die Serverinformationen an. (Hinweis: Bei MS Access 2000 wird die Datenbank mit dem Vorgabenamen um3data.mdb verlangt) Klicken Sie nach Konfiguration des Wizards auf die Schaltfläche Abschließen Installationsmethode vorkonfigurieren (Silent-Installation) Um nicht auf jedem Client so viel Aufwand betreiben zu müssen kann die Installationsmethode direkt vorgegeben werden. Dazu muss für die Installationsdatei (z.b. Urlaubsmanager3_Setup.exe) eine INI-Datei mit dem gleichen Namen angelegt werden. (z.b. Urlaubsmanager3_Setup.ini) Diese INI-Datei hat folgenden Aufbau: [MAIN] Language=Deutsch InstallMode=3 ADBFile=UrlaubsManager3_Setup.adb Abb.5) Urlaubsmanager3_Setup.ini 3.1 Der Abschnitt [MAIN] und seine Optionen

148 144 Language Bestimmt die zu Installierende Sprachdatei Beispiel: Language=Deutsch InstallMode Wählt die Vorgabe der Installationsmethode (0 = Standard Installation; 1 = Experten Installation; 3 = Client Installation) ADBFile Übergabe eine ADB-Datei die mit im Installationsordner existieren muss. Seit der Version 3.22 kennt der Addware Urlaubsmanager 3 einen neuen Verbindungstyp (Addware Database Connector). Hier können Sie dem Client sofort die Information mitgeben welche Verbindungsdaten der Datenbank übernommen werden sollen. Die Datei wird automatisch mit in den Installationsordner als Urlaubsmanager3.adb installiert. Hinweis: Nähere Informationen zu diesem Tool (CreateADB) finden Sie in Punkt 4 dieser Anleitung 3.2 Aufruf über Batch (z.b. Urlaubsmanager3_Setup.bat) Folgende Parameter können Sie im Installationsmodus als verwenden: /SILENT = (es werden die meisten Meldungen unterdrückt) /VERYSILENT (es werden alle Meldungen unterdrückt) /SUPPRESSMSGBOXES (eventuelle Versionskonflikte werden nicht dem User gefragt, sondern mit dem Default-Wert übernommen) Hinweis: unter Umständen kann es durch die VERYSILENT-Option in Verbindung mit / SUPPRESSMSGBOXES zu einem Neustart des Clients führen (z.b. wenn eine DLL nicht ersetzt werden konnte und einen Neustart erfordert, also am besten darauf achten das keine anderen Anwendungen laufen oder den /NORESTART Parameter verwenden) /LOG Erzeugt eine Log-Datei im TEMP-Ordner des Benutzers mit den Installationsvorgängen /NOCANCEL Der Benutzer darf die Installation nicht unterbrechen /NORESTART Neustart verhindern, auch wenn er nötig wäre - Siehe oberen Hinweis) /MERGETASKS="[GEWÜNSCHTE TASKS GETRENNT MIT KOMMA]" Hier definieren Sie die Komponenten die installiert werden sollen, oder nicht... Hinweis: Wenn Sie hier keine Tasks angeben wird der Default-Wert installiert. Sie können hier auch Tasks abschalten indem Sie ein Ausrufezeichen vorsetzen (z.b. Kein SQLDMO installieren = /MERGETASKS=!SQLDMO_DE Mögliche Tasks (Schlüsselwörter) (kann etwas Abweichen von Version 3.20): ToolsAdminDE (Administration installieren) RegisterOLLM_DE (Outlook Addin für alle Benutzer installieren) prggruppede (Programmgrupe / Startmenü erzeugen) Muster_Datenbank_erzeugen (Installiert die Muster-Datenbank als MS Access-Datei im Installationsordner unter /data) Beispiel: Silent-Installation

149 Installation Urlaubsmanager3_Setup.exe /VERYSILENT /SUPPRESSMSGBOXES /NOCANCEL /NORESTART /LOG /MERGETASKS=!SQLDMO_DE,!Muster_Datenbank_erzeugen Nach der Installation sollte dann die DSN-Datei in den Installationsordner kopiert werden. Folgende Registry-Schlüssel spielen dabei auch noch eine wichtige Rolle: Authentifizierungsmethode: HKEY_CURRENT_USER/Software/Addware/Urlaubsmanager3/AuthMode (1 = MS Exchange, 2 = Manuell, 3 = Admin, 4 = Einzelplatz, 5 = Windows) 145

150 146 Datenbanktyp: HKEY_CURRENT_USER/Software/Addware/Urlaubsmanager3/Database/Mode (0 = MS Access, 1 = MS SQL, 2 = MySQL) Der Addware Database Connector (CreateADB) Seit der Version 3.22 können die Datenbankverbindungsinformationen in eine Datei verschlüsselt werden, sogenannte ADB-Dateien. Eine ADB Datei können Sie mit dem mitgelieferten Tool CreateADB.exe und liegt im Pfad {Installationsverzeichnis}/support/CreateADB.exe Optional können Sie das Tool auch folgend ausführen: a) Im Startmenü unter [Addware/Urlaubsmanager3/Tools/Datenbankverbindung erstellen] b) In der Datenbankadministration [Database Tools / Addware Database Connector] Abb.6) Konfigurationsfenster von CreateADB Gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie für die gewünschten Verbindungsinformationen ein Testen Sie die Verbindung mit der Schaltfläche Verbindung testen Wenn die Verbindung erfolgreich war werden die Schaltflächen Speichern als und Als Standard freigegeben. Speichern als Hier öffnet sich ein Speichern Dialog und Sie können den Pfad und Dateinamen selbst bestimmen. Als Standard Die aktuellen Verbindungsinformationen werden im Installationsordner des Urlaubsmanagers mit dem Dateinamen Urlaubsmanager3.adb abgelegt. z.b. C:\Programme\Addware\Urlaubsmanager3\Urlaubsmanager3.adb

151 Installation 147 Wenn Sie den Urlaubsmanager anschließend starten werden die Verbindungsinformationen automatisch aus dieser Datei geladen. Hinweis: Sie können diese erzeugte Datei mit dem Namen Urlaubsmanager3.adb auch direkt auf andere Clients verteilen. Diese werden Sich automatisch mit der Datenbank verbinden. Bitte beachten Sie bei der Erstellung der ADB Datei das die Verbindungsinformationen auch für die Clients gültig sein muss. z.b. sollte eine MDB Datei über den UNC-Pfad gewählt werden oder beim SQL Server die Datenbankzugriffsrechte für andere Benutzer existieren. 7 Tipps & Tricks 7.1 Qualifikationen überwachen Beispiel: Qualifikationen Erstellen / Überwachen Bitte wählen Sie die Globalen Einstellungen und dann Benutzerfelder aus. Eine Beschreibung wie Sie dort hingelangen erhalten Sie hier.

152 148 Im unteren Fenster Bereich können Sie durch Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen eine neue Qualifikation (z.b. Betriebssysteme, siehe Bild oben) erstellen. Sie erhalten das folgende Fenster: Bezeichnung: Hier geben Sie die gewünschte Bezeichnung der Qualifikation ein, z.b. Betriebssysteme. Kategorie: Name der Kategorie. z.b. Linux/Windows Mindest-Verfügbarkeit: Hier können Sie die Mindestverfügbarkeit dieser in % angeben.

153 Tipps & Tricks 149 Aktiviert: Ist das Häkchen gesetzt, ist diese Qualifikation/Kategorie aktiviert. Bei Nichtaktivierung wird der entsprechende Eintrag grau angezeigt. Ebenso wird die Überprüfung für diesen Eintrag bei Antragsstellung übersprungen. Nachdem Sie eine Qualifikation/Kategorie erstellt haben, können Sie nun Mitarbeiter hinzufügen. Dieses geschieht durch Anwählen der Schaltfläche Hinzufügen. Es erscheint das Fenster für die Mitarbeiterauswahl. Nach der Auswahl eines Mitarbeiters können Sie nun dessen Qualifikationen bestimmen. Dies geschieht durch einfaches Setzen des Häkchens in der entsprechenden Rubrik. Den Grad der Qualifikation bestimmen Sie durch den Schieberegler im unteren Fensterbereich.

154 150 Anschließend ist dieser Eintrag nun in der Gesamteinstellung zu sehen:

155 Tipps & Tricks 151 Die erste Zahl in Klammern nach der Kategorie Beschreibung gibt die Mindestverfügbarkeit in % für diese Qualifikation an. Beispiel hier: Linux/Unix (100 von 100%). Ist die festgesetzte prozentuale Mindestqualifikation für einen Bereich unterschritten, so wird dies rot dargestellt (siehe Bild) z.b. Windows XP (100 von 0%), da keine Mitarbeitereinträge hinterlegt wurden. Die zweite Zahl ist die Summe aller Mitarbeiterqualifikationen für diesen Bereich. Eine Änderung der Qualifikationen ist ebenso in der Benutzerverwaltung oder durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Mitarbeiter in der Abwesenheitsverwaltung möglich. Wenn Sie nun in der Abwesenheitsverwaltung eine Abwesenheit eintragen, wird geprüft ob die Mindestverfügbarkeit für diese Qualifikation unterschritten wird. Ist dies der Fall, wie in unserem Beispiel, so bekommt der Antragsgenehmiger die folgende Fehlermeldung:

156 152 Im unteren Fensterbereich sehen Sie genaue Details der Qualifikationsprüfung. Sie können nun bestimmen, ob Sie diesen Abwesenheitsantrag trotzdem genehmigen möchten (Schaltfläche Hinweise gelesen, trotzdem fortfahren?) oder nicht (Abbrechen). 7.2 Benutzerfelder erstellen Beispiel: Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes Bitte wählen Sie die Globalen Einstellungen und dann Benutzerfelder aus. Eine Beschreibung wie Sie dort hingelangen erhalten Sie hier.

157 Tipps & Tricks 153 Im oberen Fensterbereich können Sie durch Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen ein neues Benutzerfeld erstellen, z.b. Führerschein. Sie erhalten das folgende Fenster: Nach Speichern des Feldes erscheint dieses nun in der Übersicht der Benutzerfelder:

158 154 Nachdem Sie das Benutzerfeld erstellt haben, können Sie dieses bei dem entsprechenden Mitarbeiter (in der Abwesenheitsverwaltung) über einen Doppelklick auf den Mitarbeiternamen oder mit einem Rechtsklick (Eigenschaften auswählen) ändern.

159 Tipps & Tricks 155 Die benutzerdefinierten Felder werden bei den Mitarbeiterinfos (rechte Seite in der Abwesenheitsverwaltung) angezeigt. Sie haben damit die Möglichkeit individuelle Felder nach Ihren Wünschen zu erstellen.

160 Mehrfachgenehmigungen Bei Mehrfachgenehmigungen geht es darum, dass einem Antrag mehrere Personen zustimmen müssen. Diese können Sie pro Mitarbeiter festlegen. Berechtigt einen Antrag zu genehmigen sind nur die Abteilungsleiter (AL) nicht jedoch die Teamassistenten (TA). Im oberen Fenster sehen Sie, dass hier für die Genehmigung 5 Abteilungsleiter in Frage kommen würden. Wurde nun für einen Mitarbeiter eine An- oder Abwesenheit eingetragen, so können Sie im Informationsbereich (Abwesenheitsverwaltung Bereich 7) des Mitarbeiters sehen, ob hier eine Mehrfachgenehmigung nötig ist oder nicht.

161 Tipps & Tricks 157 Benachrichtigt wird in diesem Falle (siehe Liste Abteilungsleiter oben) zuerst der erste in der Liste genannte Abteilungsleiter. Hat dieser den Antrag bearbeitet, erhält anschließend der nächstfolgende eine Benachrichtigung. Ebenso ist es möglich, dass die Abteilungsleiter einen Antrag im Kalender direkt genehmigen (sowohl die ersten zwei in der Liste, wie auch die übrigen drei). Eine Benachrichtigung erhalten allerdings nur die ersten zwei, da die Genehmigungspflicht entsprechend eingestellt wurde. Im rot markierten Bereich sehen Sie, dass zwei Personen für die Genehmigung diese Antrages nötig sind. Die Person unter 01 hat diesem Antrag bereits zugestimmt, erst wenn beide Personen dem Antrag zugestimmt haben, wird dieser im Kalender als genehmigt eingetragen. Vorher ist der Eintrag im Antragsstatus. 7.4 Betrieb in Terminalserverumgebungen (Citrix) Betrieb des Urlaubsmanagers in Terminal-Server-Umgebungen Grundsätzlich ist der Einsatz des Urlaubsmanagers selbstverständlich auch in Terminal-Server-Umgebungen möglich. Dabei sollten Sie allerdings ein paar Punkte beachten und evtl. anpassen: Sollen alle Benutzer den Urlaubsmanager verwenden? Wenn dies zutrifft, sollten Sie die Einstellungen in der Registry unter HKLM (HKEY_LOCAL_MACHINE) speichern lassen.

162 158 Hierzu sollten Sie folgenden Registry-Schlüssel setzen: Schlüssel: Key: Wert: [HKEY_LOCAL_MACHINE]\Software\Addware\Urlaubsmanager3 AllUserSettings 1 (0 = HKCU/1 = HKLM) Dies hat zur Folge, dass alle folgenden Einstellungen im HKEY_LOCAL_MACHINE gespeichert werden, und nicht in HKEY_CURRENT_USER - also profilabhängig. Beachten Sie bitte, dass zuvor alle Einstellungen mit ausreichenden Berechtigungen durchgefü hrt wurden, da der Standard-Benutzer regulär nicht in die HKLM speichern kann. Soll das Outlook-Addin verwendet werden (Menüeintrag in Outlook)? Wenn dies zutrifft, sollte für alle Profile das Outlook-Addin registriert werden. Dies erreichen Sie mit folgendem Befehl: regsvr32 "{Programmverzeichnis}\components\UM3Connector.dll" Alternativ können Sie auch den Haken "Outlook Connector (COM Addin)" innerhalb der Optionen im Urlaubsmanager setzen. Schreibrechte auf dem Programm-Ordner (Program files) Auf Terminal-Servern hat der normale Domänen-Benutzer normalerweise keine Schreibrechte auf den Programm-Ordner (program files). Innerhalb des Urlaubsmanagers sollten Sie den Benutzern Schreibrechte zuweisen, zumindest für den Unterordner data, da dort die lokalen Einstellungen der Benutzers gespeichert werden. 7.5 Unterschied Abteilungsleiter / Teamassistent Abteilungsleiter Abteilungsleiter haben generell Vollzugriff auf die Mitarbeitereinträge der Abteilung und Unterabteilungen für die sie zuständig sind. Alle Statusänderungen sind erlaubt (planen, beantragen, genehmigen, ändern, stornieren und ablehnen). Einzige Ausnahme sind die eigenen Einträge des Abteilungsleiters, diese können nur durch einen anderen Abteilungsleiter genehmigt werden. In den globalen Einstellungen befindet sich jedoch eine Option, um diese Einstellung zu deaktivieren, d.h. Abteilungsleiter haben dann auch auf die eigenen Einträge vollen Zugriff. Teamassisten Teamassistenten haben eingeschränkten Zugriff auf die Mitarbeitereinträge ihrer Abteilung. Weitergehende Berechtigungen können Sie in den Eigenschaften des Teamassistenten hinterlegen (siehe Berechtigungen). Voreinstellung für Teamassistenten ist nur beantragen und einsehen, d.h. sie können keine

163 Tipps & Tricks 159 Einträge genehmigen, stornieren etc. 7.6 Abwesenheitsverwaltung / Auto Refresh Die Anzeige des Kalenders innerhalb der Abwesenheitsverwaltung kann durch Betätigen der Taste F5, des Symbols in der Menüleiste oder mit der Funktion Auto Refresh (Menüpunkt Ansicht) aktualisiert werden. Ist diese Funktion aktiviert, wird der Kalender automatisch aktualisiert. 7.7 Commandline Parameter /A Authentication mode (1-5) 1 = Exchange auth., 2 = manuell (Passwort), 3 = Administrator, 4 = Einzelplatz, 5 = Windows auth. /U [User ID (nur wenn Parameter "/a" auf manuell (2) gesetzt ist] /P [Password (nur wenn authmode = 2 / manuell] /NOEXCHANGE

164 160 Deaktiviert die MS Exchange funktionalität /FILEADB "(Path to ADB Connector-File)" Startet den Urlaubsmanager mit einer ADB Anbindung. Parameter ist der Pfad wo sich die ADB-Datei befindet. /FILEDSN "(Path to DSN)" Startet den Urlaubsmanager mit einer DSN Anbindung. Parameter ist der Pfad wo sich die DSN-Datei befindet. /TRAY - Force in Tray Der Urlaubsmanager startet im Tray modus /DBWIZARD - Force Database Wizard Beim Starten des Urlaubsmanagers wird der Datenbankwizard aufgerufen /DOMSG=[MSGID] - send Command to Application Für Interne Kommunikationszwecke /REGISTER - Self register Components (Shared-Instal) Registriert die Urlaubsmanager Komponenten. /? This Help Kurze Info der einzelnen Parameter (nur wenn Urlaubsmanager noch nicht gestartet ist) Beispiele: Urlaubsmanager3.exe /a 1 startet den Urlaubsmanager mit Exchange Authentifizierung (1) Urlaubsmanager3.exe /a 5 startet den Urlaubsmanager mit Windows Authentifizierung Urlaubsmanager3.exe /a 2 /u 1 /p demoadmin startet den Urlaubsmanager mit der User ID 1 und dem Kennwort "demoadmin"

165 Tipps & Tricks Allgemeine Tipps zur Abwesenheitsverwaltung Beispiel: Erstellung einer An-/Abwesenheit für alle Abteilungen Sie möchten in der KW 20 für alle Abteilungen eine Abwesenheit eintragen (siehe rote Markierung). Dies erreichen Sie durch Klicken mit der linken Maustaste im oberen Kalenderbereich (hier ab ) und ziehen bis einschließlich Einträge dieser Art sind z.b. sehr nützlich, wenn es um firmenweite An-/Abwesenheiten geht (z.b. Betriebsferien etc). Hinweis: Es werden immer nur die im Kalender sichtbaren Mitarbeiter berücksichtigt. Haben Sie eine Abteilung ausgeblendet, wird diese nicht berücksichtigt. Setzen Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen vor dem Stammverzeichnis, werden alle Mitarbeiter und Abteilungen eingeblendet.

166 162 Beispiel: Erstellung von An-/Abwesenheiten für einzelne Mitarbeiter / Abteilungen

167 Tipps & Tricks 163 Markieren Sie dazu bitte den Bereich mit gedrückter linker Maustaste + Shift. Hier im Beispiel für die 3 Mitarbeiter der Abteilung Buchhaltung (siehe rote Markierung). Beispiel: Hinzufügen einzelner Mitarbeiter zur Kalenderansicht

168 164 Wählen Sie hierzu bitte im oberen Bereich die Abteilung aus, rechts daneben sehen sie dazugehörigen Mitarbeiter. Durch Markieren der Mitarbeiter (linke Maustaste gedrückt halten) können Sie diese per Drag and Drop in den Kalenderbereich ziehen. So ist es möglich, nur einzelne Mitarbeiter einer Abteilung im Kalender darzustellen.

169 Tipps & Tricks 165 Beispiel: Änderung der Sortierung der Abteilungen Sie möchten die Reihenfolge der Anzeige der Abteilungen innerhalb der Abwesenheitsverwaltung ändern. Durch Anklicken von neu erstellen Sie eine neue Ansicht. Wählen Sie nun die Abteilungen in der Reihenfolge aus, in der sie im Kalender dargestellt werden sollen.

170 166 Setzen Sie ein Häkchen in der Checkbox des Stammverzeichnises, werden alle Abteilungen einschließlich der Unterabteilungen eingeblendet. Neu hinzugefügte Abteilungen werden in der Kalenderansicht immer ganz unten eingefügt. 7.9 Erweiterte Suche Die Erweiterte Suche können Sie über den Menüpunkt Suche aufrufen: Für diese Option benötigen Sie die Berechtigung Sonderauswertungen, siehe Berechtigungen (Ausnahme Einzelplatzversion). Bestimmen Sie das Suchkriterium (Mitarbeiter, Abteilung oder Eintrag). Im rechten Bereich des Fensters können Sie noch weitere Details der Suche bestimmen. Die Ergebnisse der Suche werden im Fenster Ergebnis dargestellt.

171 Tipps & Tricks 167 Durch einen Doppelklick auf den Eintrag in der Ergebnisliste wird dieser in der Kalenderansicht direkt angezeigt Umwandlung Demo- in Lizenzversion Nach Eingabe des Lizenzkeys wird die Demoversion zur Vollversion. Hierbei ist zu beachten, dass sie anschließend in der Benutzerverwaltung bei mindestens einem Mitarbeiter den Status auf aktiv setzen müssen ( Zuweisen einer Authentifizierungsmethode). Dies geschieht durch einfaches Anwählen der Schaltfläche auswählen oder ein Passwort festlegen.. Hier können Sie nun ein Konto Hinweis: Dies ist ist nur nötig in einer Mehrplatzumgebung, zur Umwandlung der Demoversion in eine Einzelplatzversion benötigen Sie keinen aktiven Mitarbeiter. Wichtig: Bei der Umwandlung der Demoversion in eine Vollversion bleibt die Datenbank erhalten und es gehen Ihnen keine Daten verloren. Beispiel: Passiver Mitarbeiter ohne Authentifizierung

172 168 Beispiel: Aktiver Mitarbeiter mit Passwort-Authentifizierung

173 Tipps & Tricks 169 Anschließend müssen Sie für diesen Mitarbeiter die Berechtigungen setzen. Siehe Screenshot Benutzerverwaltung Silent Installation Folgende Parameter können Sie im Installationsmodus als verwenden: /SILENT = (es werden die meisten Meldungen unterdrückt) /VERYSILENT (es werden alle Meldungen unterdrückt) /SUPPRESSMSGBOXES (eventuelle Versionskonflikte werden nicht dem User gefragt, sondern mit dem Default-Wert übernommen) Hinweis: unter Umständen kann es durch die VERYSILENT-Option in Verbindung mit / SUPPRESSMSGBOXES zu einem Neustart des Clients führen (z.b. wenn eine DLL nicht ersetzt werden konnte und einen Neustart erfordert, also am besten darauf achten das keine anderen Anwendungen laufen oder den /NORESTART Parameter verwenden) /LOG (erzeugt eine Log-Datei im TEMP-Ordner des Benutzers mit den Installationsvorgä ngen)

174 170 /NOCANCEL (Der Benutzer darf die Installation nicht unterbrechen) /NORESTART (Neustart verhindern, auch wenn er nötig wäre - Siehe oberen Hinweis) /MERGETASKS="[GEWÜNSCHTE TASKS GETRENNT MIT KOMMA]" - hier definieren Sie die Komponenten die installiert werden sollen, oder nicht... Hinweis: Wenn Sie hier keine Tasks angeben wird der Default-Wert installiert. Sie können hier auch Tasks abschalten indem Sie ein Ausrufezeichen vorsetzen (z.b. Kein SQLDMO installieren = /MERGETASKS=!SQLDMO_DE Mögliche Tasks (Schlüsselwörter) (kann etwas Abweichen von Version 3.20): ToolsAdminDE (Administration installieren) RegisterOLLM_DE (Outlook Addin für alle Benutzer installieren) prggruppede (Programmgrupe / Startmenü erzeugen) SQLDMO_DE (SQLDMO installieren SQL Zugriffskomponenten auf MS SQL Server 2000) Muster_Datenbank_erzeugen (Installiert die Muster-Datenbank als MS Access-Datei im Installationsordner unter /data) Beispiel: Silent-Installation Setup.exe /VERYSILENT /SUPPRESSMSGBOXES /NOCANCEL /NORESTART /LOG /MERGETASKS=!SQLDMO_DE,!Muster_Datenbank_erzeugen Nach der Installation sollte dann die DSN-Datei in den Installationsordner kopiert werden. Folgende Registry-Keys spielen dabei auch noch eine wichtige Rolle: Authentifizierungsmethode: HKEY_CURRENT_USER/Software/Addware/Urlaubsmanager3/AuthMode (1 = MS Exchange, 2 = Manuell, 3 = Admin, 4 = Einzelplatz, 5 = Windows) Datenbanktyp: HKEY_CURRENT_USER/Software/Addware/Urlaubsmanager3/Database/Mode (0 = MS Access, 1 = MS SQL, 2 = MySQL)

175 Datensicherung & Wiederherstellung 8 Datensicherung & Wiederherstellung 8.1 Datensicherung 171 Hinweis: Diese Option ist erst seit der Version 3.22 Revision 16 verfügbar. Mit diesem Programmpunkt können Sie eine Sicherheitskopie Ihres aktuellen Datenbestandes des Addware Urlaubsmanagers erstellen. Sicherungsdatei Hier legen Sie den Ausgabedateinamen der Datensicherung fest. Klicken Sie auf "Durchsuchen" um den Namen festzulegen. Hinweis: Wir empfehlen eine Sicherung auf dem Server und/oder auf einem Wecheldatenträger (CD, USB-Stick) damit die Daten bei einem evtl. Hardwareschaden dennoch zur Verfügung stehen Optionen Format Hier legen Sie das Format der Datensicherung fest. Es stehen Ihnen die Formate "Binär" und "XML" zur Verfügung. Hinweis: Wir empfehlen dringend das Format "Binär" da bei der XML-Variante evtl. Zeichenkonvertierungsprobleme bei der Rücksicherung entstehen können! Daten anonymisieren Mit dieser Option werden automatisch bei der Sicherung die Mitarbeiternamen und informationen sowie Abteilungsnamen zurückgesetzt und durch Dummy-Werte ersetzt. Diese Option sollten Sie keinesfalls für eine produktive Datensicherung verwenden sondern nur zur Weitergabe an z.b. Addware Support oder einen Händler um evtl. Fehler in den Datenbeständen zu überprüfen. Passwort setzen Mit dieser Option können Sie die Datensicherung mit einem Passwort schützen. Bei der Rücksicherung muss das Passwort eingegeben werden um sie zu öffnen. Backup starten... Wenn Sie alle Optionen eingetragen haben klicken Sie auf diesen Schalter um die Datensicherung zu starten.

176 172 Beenden Diese Schalftläche schließt das Fenster. 8.2 Datenwiederherstellung Hinweis: Diese Option ist erst seit der Version 3.22 Revision 16 verfügbar. Den Programmteil erreichen Sie über die Abwesenheitsverwaltung -> Import -> Datenwiederherstellung Mit diesem Programmteil können Sie einen alten Datenbestand wiederherstellen. Zudem können Sie die Datenbank wechseln von z.b. MS Access auf MySQL oder Microsoft SQL Dies funktioniert in allen Varianten: MySQL <-> MSSQL MS Access <-> MySQL MySQL <-> MS Access MS SQL <-> MS Access

177 Datensicherung & Wiederherstellung 173 Wichtiger Hinweis: Sollten Sie in die Aktuelle Datenbank zurücksichern sollten Sie nach der Rücksicherung das Programm beenden. Sie können auch einfach alte Daten auslagern (z.b. von älteren Jahren) um den Datenbankzugriff zu beschleunigen. Witere Informationen finden Sie weiter unten bei den "Optionen" Backupdatei Hier legen Sie fest aus welcher Datensicherung die Rücksicherung durchgeführt werden soll Ziel Datenbank Aktuelle Datenbank Wenn diese Option aktiviert ist wird die aktuelle Datenbank des angemeldeten Urlausbmanagers verwendet Manuelle ADB-Datei Wenn diese Option aktiviert ist wird die in der ADB-Datei konfigurierte Datenbank verwendet. Über die Schaltfläche "Durchsuchen" können Sie eine ADB Datei auswählen. Hinweis: Mit dem Tool "CreateADB" im Installationsordner unter "Support" können Sie eigene ADB-Konfigurationen erzeugen. Informationsfenster "Quelldatenbank" Hier finden sich die Informationen der Quelldatenbank (Backupdatei) Die Informationen werden erst dargestellt wenn die Schaltfläche "1. Daten prüfen" erfolgreich ausgeführt wurde. Unter den Informationen finden Sie die Anzahl der Mitarbeiter, Abteilungen und Einträge in der Backupdatei. Der "Stand" ist der aktuellste Eintrag in den Einträgen. Informationsfenster "Zieldatenbank" Hier finden sich die Informationen der Zieldatenbank Die Informationen werden erst dargestellt wenn die Schaltfläche "1. Daten prüfen" erfolgreich ausgeführt wurde. Unter den Informationen finden Sie die Anzahl der Mitarbeiter, Abteilungen und Einträge in der Backupdatei. Der "Stand" ist der aktuellste Eintrag in den Einträgen. Schaltfläche "1. Daten prüfen" Wenn Sie die Einstellungen der Backupdatei und der Zieldatenbank durchgeführt haben muss die Backupdatei eingelesen werden. Dies erfolgt über diese Schaltlfäche. Hinweis: Evtl. werden Sie nach einem Kennwort gefragt falls in der Backupdatei eines erzeugt wurde. Schaltfläche "2. Rücksicherung starten" Diese Schaltlfäche wird erst freigeschaltet wenn die Datenprüfung erfolgreich war (vorige Schaltfläche) Hier können Sie die Datenwiederherstellung starten. Evtl. werden Sie noch nach dem Administration-Kennwort der Zieldatenbank gefragt. (Gilt nur für Netzwerk- und nicht für Einzelplatzversionen) Optionen Dieser Bereich wird erst sichtbar wenn die Datenprüfung erfolgreich war:

178 174 Importieren ab dem Jahr: Alle Jahre (Alle Daten werden importiert) Keine (Keine Kalendereinträge und Jahresdaten werden importiert) Definiertes Jahr (falls in der Sicherungsdatei vorhanden) Alle Daten einschließlich dieses Jahres werden übernommen, ältere Daten werden nicht importiert Ausgeschiedene und deaktivierte Mitarbeiter löschen Ist diese Option aktiviert so werden die Mitarbeiter nicht übernommen deren Austrittsdatum vor dem Import-Jahr liegen und/oder Ausgeblendet sind (Mitarbeitereigenschaften) Keine Einträge importieren Ist diese Option aktiviert so werden keinerlei Kalendereinträge importiert Erweitere Importoptionen Diese Schaltlfäche hat bisher keine Funktion und ist für spätere Updates gedacht. Beenden Schliesst das Fenster 9 Kontakt & Support Support Technische Hilfe erhalten Sie sowohl in unserem Forum, als auch per Telefon / . Unser Support Forum erreichen Sie hier. Dort können Sie uns auch Ihre Wünsche und Anregungen für zukünftige Versionen mitteilen. Kontakt AddWare EDV SUPPORT Hartlaub GmbH Hansaring 8 D Niedernberg Geschäftsführer: Klaus Hartlaub Tel:. (06028) Fax: (06028)

179 Kontakt & Support Hotkey Menü (ctrl-alt-f12) Das Hotkey Menü erreichen Sie durch die Tastenkombination (CTRL - ALT - F12). Sie erhalten das folgende Fenster:

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