CSV-Import von Kontakten. Leicht gemacht

Transkript

1 CSV-Import von Kontakten Leicht gemacht

2 Importieren Sie Ihre Kontakte in Scopevisio... 3 Schritt 1: Öffnen Sie das Importformular... 3 Übersicht über das Formular...4 Schritt 2: Teilen Sie Ihre Kontakte auf Schritt 3: csv-liste importieren... 5 Stolpersteine Die Umlaute werden nicht korrekt dargestellt...6 Schritt 4: Spaltenbeschriftungen ändern:... 7 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 7

3 Importieren Sie Ihre Kontakte in Scopevisio Importieren Sie Ihre Kontakte mit allen hinterlegten Informationen aus Ihrem Vorgängerprogramm einfach in Scopevisio. Sie können die Daten direkt aus Outlook, als V-Card, LDIF oder CSV Datei zu importieren. Welches Dateiformat Sie wählen können, hängt von dem Programm ab, aus dem Sie Ihre Kontakte importieren möchten. In den meisten Programmen werden die Export-Dateien im CSV-Format ausgegeben. Dieses Format ist vor allem für Kontakte geeignet, für die viele Informationen hinterlegt wurden. Schritt 1: Öffnen Sie das Importformular Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie csv-dateien inklusiver aller Kontaktinformationen aus einem anderen Programm in Scopevisio importieren. Wählen Sie im Menü Global > Import/Export > Importe verwalten > Kontakte importieren, um das Kontakte Import/Export Fenster zu öffnen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 7

4 Übersicht über das Formular (1) Quelle: Wählen Sie, in welchem Format Sie die Kontakte importieren möchten. (2) Importbutton: Laden Sie die Liste über diesen Button in die Anwendung (3) Spaltenüberschriften: Zeigen an, in welche Datenfelder die Informationen im Scopevisio Kontaktmanagement übernommen werden. (4) Auswahlliste: Ändern Sie die Spaltenüberschriften, damit die Angaben in das richtige Datenfeld übernommen wird. Schritt 2: Teilen Sie Ihre Kontakte auf. In Scopevisio werden Personen- und Gesellschaftskontakte unterschieden. Aufgrund dieser Unterteilung können Sie genau die Informationen zu dem Kontakt eingeben, die Sie auch wirklich benötigen. So können bei einem Personenkontakt Daten wie Geburtsdatum oder Arbeitgeber eintragen, bei einem Gesellschaftskontakt hingegen Personenkontakte als Angestellte verknüpfen oder Daten wie Branche oder Gesellschafter. Wenn Sie daher beide Arten von Kontakten importieren möchten, empfehlen wir Ihnen Ihre vorhandene csv-datei zu kopieren und aus einer Datei alle Gesellschafts- aus der anderen Datei alle Personenkontakte heraus zu löschen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 7

5 Nun können Sie in zwei Importläufen Personen- und Gesellschaftskontakte getrennt voneinander importieren. Schritt 3: csv-liste importieren 1. Wählen Sie im Bereich Quelle aus der Auswahlliste, CSV (1). 2. Bestimmen Sie die Importdatei über den Importbutton (2). 3. Die importierten Daten werden in der Tabelle angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 7

6 Stolpersteine Die Umlaute werden nicht korrekt dargestellt Werden alle Ihre Daten korrekt angezeigt, fahren Sie mit Schritt 4 fort. Es kann jedoch vorkommen, dass die Listen mit einer nicht kompatiblen Codierung in das System geladen werden. Dies führt dazu, dass Umlaute nicht richtig dargestellt werden: Um die Codierung des Dokuments zu ändern, klicken Sie auf den Link Importeinstellungen. Im Menü Codierung können Sie die Codierung ändern, bis die Umlaute richtig dargestellt werden. Tipp: Eine gebräuchliche Codierung ist ISO WICHTIG: Speichern Sie die Änderungen und laden Sie die Liste erneut über den Importbutton hoch. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 7

7 Schritt 4: Spaltenbeschriftungen ändern: Die Spaltenüberschriften zeigen an, in welche Datenfelder die Informationen im Scopevisio Kontaktmanagement übernommen werden. So werden die Daten mit der Überschrift Vorname auch in das Datenfeld Vorname im Scopevisio Kontaktmanagement importiert. Entspricht die Reihenfolge der Spalten in der csv-datei muss nicht der vorgegebenen, wenn bspw. die Telefonnummer in der Spalte steht, kann die entsprechende Angabe einfach anhand der Auswahlliste gemacht werden. 1. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben der zu ändernden Bezeichnung um die Auswahlliste (4) zu öffnen und wählen Sie die passende Spaltenbeschriftung aus. 2. Alle Spalten in der Tabelle können Sie außerdem bearbeiten und Änderungen wie bspw. Namenszusätze etc. zu jedem Kontakt hinzufügen. 3. Über den Link Importeinstellungen können Sie ggf. weitere Einstellungen anpassen. 4. Klicken Sie auf [Start]. Die Daten werden importiert. 5. Im Menü unter Kontakte > Personenkontakte finden Sie nun die importierten Personenkontakte. 6. Verfahren Sie genauso mit Ihren Gesellschaftskontakten. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 7