Informationen zur Lastschrift mit Einzugsermächtigung

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1 Informationen zur Lastschrift mit Einzugsermächtigung In den letzten S PA-News haben wir über die Neuerungen bei Überweisungen berichtet. Dieses Mal möchten wir Sie über die Änderungen im Lastschriftverkehr informieren. In dieser Ausgabe gehen wir speziell auf die Lastschrift mit einer Einzugsermächtigung ein. Die SEPA-Lastschrift wurde bereits 2009 eingeführt und kann für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen genutzt werden. Zum wird die SEPA-Lastschrift dann das bisherige Verfahren ersetzen. Bitte beachten Sie, dass ab diesem Zeitpunkt die altbekannten Verfahren nicht mehr verwendet werden können und Sie Ihr Unternehmen bereits heute auf den neuen SEPA- Standard vorbereiten müssen. Was ist eine Lastschrift mit Einzugsermächtigung? Die Lastschrift mit Einzugsermächtigung ist in Deutschland neben der Überweisung ein sehr beliebtes Zahlungsmittel. Die meisten Versicherungen, Telefonanbieter oder auch Sportvereine ziehen Ihre Rechnungen und Beiträge mithilfe von Einzugsermächtigungen ein. Bei der Lastschrift mit Einzugermächtigung erteilt der Zahlungspflichtige dem Zahlungsempfänger schriftlich seine Zustimmung zur Kontobelastung. Der Zahlungspflichtige hat innerhalb von 8 Wochen die Möglichkeit der Belastung zu widersprechen. Die Lastschrift mit Einzugsermächtigung eignet sich gerade für wiederkehrende Zahlungen, unabhängig von der Höhe des Betrages. Wenn Sie selbst per Lastschrift mit Einzugsermächtigung bei Ihren Kunden Beträge einziehen, dann ist diese Ausgabe der S PA-News sehr wichtig für die Anpassung Ihres Zahlungsverkehrs. Wenn wiederum nur andere Firmen bei Ihnen Lastschriften einziehen, ändert sich das bewährte System für Sie nur in Teilbereichen. Bitte betrachten Sie dann dieses Schreiben als Informationsmaterial.

2 Vergleich der Einzugsermächtigung und der SEPA-Basis-Lastschrift Die Neuerungen bei der SEPA-Basis-Lastschrift bauen auf dem altbewähten System auf. Die Abwicklung der Lastschrift mit Einzugsermächtigung ändert sich mit der Einführung der SEPA-Basis-Lastschrift in einigen wesentlichen Punkten. Wenn Sie diese Änderungen als Einreicher der Lastschrift nicht beachten, könnte dies für Ihren Zahlungsverkehr erhebliche Einschränkungen mit sich bringen. Einzugsermächtigung Anwendungsbereich Deutschland Betragsgrenze Keine Keine Basisdaten - Kontonummer / Bankleitzahl des Zahlungsempfängers - Name des Kreditinstitutes des Zahlungsempfängers - Zahlungsbetrag in EUR SEPA-Basis-Lastschrift 27 EU-Länder sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und die Schweiz - IBAN / BIC des Zahlungsempfängers - Zahlungsbetrag in EUR Mandat Einzugsermächtigung SEPA-Lastschriftmandat Fälligkeit Fälligkeit bei Vorlage ( Sicht ) Vereinbarung eines festen Fälligkeitsdatums ( D ) mit dem Zahlungspflichtigen Einreichungsfristen Keine Einreichungsfrist - Bei erst- und einmaligen Lastschriften: D-5 Tage - Bei wiederkehrenden Lastschriften: D-2 Tage Ident-Nummer Keine Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers Widerspruchsrecht Ohne Angabe von Gründen innerhalb von 8 Wochen - Ohne Angabe von Gründen innerhalb von 8 Wochen - für Lastschriften ohne vorhandenes Mandat innerhalb von 13 Monaten Auf die einzelnen Punkte in der oben abgebildeten Übersicht werden wir in dieser Ausgabe noch genauer eingehen. Bis zum können Sie beide Lastschrift-Verfahren nutzen.

3 Was ist ein SEPA-Lastschriftmandat? Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisherige Einzugsermächtigung und ist die rechtliche Voraussetzung für den Einzug einer Forderung mittels Lastschrift. Das Lastschriftmandat bildet die Vertragsgrundlage zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigen. Der Zahlungspflichtige erteilt mit seiner Unterschrift auf dem Mandat dem Zahlungsempfänger eine Ermächtigung zum Einzug der Forderung. Das Mandat wird im Original beim Zahlungsempfänger aufbewahrt und muss der Bank nicht vorgelegt werden. Für das Mandat gibt es bestimmte gesetzliche Vorschriften: Schriftform: Der Zahlungspflichtige erteilt dem Zahlungsempfänger ein schriftliches und eigenhändig unterschriebenes Mandat in Papierform. Mandatstext: Der Mandatstext ist zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig zu verfassen. Bei grenzüberschreitenden Mandaten empfehlen wir, das Mandat zusätzlich in Englisch zu verfassen. Den offiziellen Mandatstext in verschiedenen Sprachen haben wir für Sie auf unserer Internetseite zum kostenlosen Download hinterlegt.

4 Mandatsreferenz: Jedes Lastschriftmandat muss von Ihnen mit einer eindeutigen Mandatsreferenz versehen werden, die bei allen folgenden Lastschrifteinzügen anzugeben ist. Die Referenznummer ist bis zu 35 Zeichen lang und kann von Ihnen individuell vergeben werden, um den Zahlungsvorgang eindeutig zuordnen zu können. Zum Beispiel durch die Angabe der Kundenummer, der Vertragsnummer oder dem Grund der Zahlung. Aufbewahrungspflicht des Mandates: Als Zahlungsempfänger sind Sie verpflichtet, das Mandat mindestens bis 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug aufzubewahren. Hintergrund dieser Frist ist, dass der Zahlungspflichtige bei Zweifeln an dem Mandat 13 Monate nach dem Einzug eine Kopie des Mandates anfordern kann. Gültigkeit des Mandats: Das Mandat ist ab dem Datum der Unterschrift des Zahlungspflichtigen gültig und gilt bis zum Widerruf. Das Mandat verfällt automatisch, wenn 36 Monate nach Unterzeichnung keine Lastschrift eingezogen wurde. Nach jedem Einzug beginnt diese Frist wieder von neuem. Weitere Angaben auf dem Mandat: - Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers - Kennzeichnung, ob das Mandat für eine einmalige oder für wiederkehrende Zahlungen erteilt wird - Die Daten des Zahlungspflichtigen werden bei der Unterschrift ergänzt Umdeutungsmöglichkeit für bestehende Einzugesermächtigungen Ziel der Umdeutungsmöglichkeit ist, dass vorhandene Einzugsermächtigungen zukünftig als SEPA-Lastschriftmandat genutzt werden können. Sie brauchen als Lastschrifteinreicher für bestehende Einzugsermächtigungen keine SEPA- Lastschriftmandate einholen. Es besteht nur die Pflicht, den Zahlungspflichtigen über die Umdeutung der bestehenden Einzugsermächtigung schriftlich zu benachrichtigen. Ein Musterschreiben, mit dem Sie Ihren Geschäftspartner über die Umstellung auf die SEPA- Basis-Lastschrift informieren können, haben wir für Sie zum Download auf unserer Internetseite hinterlegt. Für neue Einzugsermächtigungen empfehlen wir, direkt ein sogenanntes Kombi-Mandat von Ihrem Geschäftspartner unterschreiben zu lassen. In dem Kombi-Mandat können Sie in einem Formular eine Einzugsermächtigung und ein SEPA-Lastschriftmandat einholen. Ein Muster für ein Kombimandat finden Sie als Download auf unserer Internetseite.

5 Festes Fälligkeitsdatum ( Due Date ) Bei SEPA-Lastschriften ist ein festes Fälligkeitsdatum ( Due Date = D ) vorgeschrieben. An diesem Tag finden alle Buchungen statt, sowohl beim Einreicher der Lastschrift als auch beim Zahlungspflichtigen. Mit dem vorgegebenen Fälligkeitsdatum wird dem Zahlungspflichtigen eine bessere Disposition seines Kontos ermöglicht und Sie erhalten am Fälligkeitstag die Kontogutschrift. Einreichungsfristen: Bei der Einreichung von SEPA-Lastschriften muss eine Einreichungsfrist eingehalten werden. Wenn Sie bei einem Zahlungspflichtigen zum ersten Mal oder nur einmalig eine Laschrift abbuchen, dann beträgt die Vorlauffrist mindestens 5 Tage vor Fälligkeit (D-5). Wenn Sie bei einem Zahlungspflichtigen weitere Lastschriften bzw. Folgelastschriften einziehen, dann beträgt die Vorlauffrist mindestens 2 Tage vor Fälligkeit (D-2). Vorabinformation über den Einzug ( Pre-Notification ) Sie müssen als Einreicher einer Lastschrift den Zahlungspflichtigen künftig über den bevorstehenden Lastschrifteinzug informieren. Von den Grundzügen her, wird die Vorabinformation in den meisten Fällen bereits heute praktiziert. Sofern nichts anderes vereinbart ist, müssen Sie den Zahlungspflichtigen spätestens 14 Kalendertage vor jedem Einzug informieren. Der Kommunikationsweg für die Vorabinformation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Möglich sind z. B. Brief, Rechnung, Vertrag, oder auch Fax. Folgende Angaben müssen in der Vorabinformation enthalten sein: Der Betrag und das Fälligkeitsdatum des Lastschrifteinzugs Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Mandatsreferenz Bei wiederkehrenden Zahlungen mit gleichen Beträgen genügt es, dem Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug die einzelnen Fälligkeitstermine mitzuteilen. Sie können diese direkt im Lastschriftmandat nennen und so Ihren Vertragspartner über die Einzugstermine informieren.

6 Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID): Jeder Kontoinhaber, der Lastschriften bei seiner Bank zum Einzug einreicht benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Mit dieser Nummer kann der Lastschrifteinreicher eindeutig ermittelt werden. Der Aufbau der Gläubiger-ID ist europaweit einheitlich. Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird zentral durch die Deutsche Bundesbank vergeben und kann kostenlos im Internet unter beantragt werden. Die Geschäftsbereichskennung ist standardmäßig mit ZZZ belegt und kann für eigene Zwecke abgeändert werden. Sie können diese zum Beispiel zur Kennzeichnung einzelner Filialen oder Abteilungen mit Buchstaben und/oder Ziffern versehen. Die Beantragung der Gläubiger-ID dauert wenige Minuten. Eine Anleitung haben wir für Sie als Downlaod auf unserer Internetseite hinterlegt. Anschließend erhalten Sie per Mail eine Benachrichtigung der Deutschen Bundesbank mit Ihrer beantragten Gläubiger-ID. Wie läuft der Einzug einer SEPA-Basis-Lastschrift technisch ab?

7 Ab dem wird es keinen nationalen Zahlungsverkehr mehr geben! Das heißt, Sie müssen bis zu diesem Termin Ihren Zahlungsverkehr auf den neuen SEPA- Standard umgestellt haben. Wir werden Ihnen in jedem Anschreiben eine Checkliste zur Verfügung stellen, damit Sie Ihr Unternehmen schon jetzt auf SEPA vorbereiten können. In den nächsten S PA-News werden wir Sie über die Änderungen im Lastschriftverkehr informieren, insbesondere über die Lastschrift mit Abbuchungsauftrag, und Sie so Schritt für Schritt auf dem Weg Richtung SEPA begleiten. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Marina Walbrodt Sophia Schetter marina.walbrodt@vb-schermbeck.de sophia.schetter@vb-schermbeck.de Telefon: 02853/98-93 Telefon: 02853/98-19

8 Checkliste SEPA ª Benennen Sie einen Ansprechpartner für das Thema SEPA in Ihrem Unternehmen. ª Bestellen Sie unsere kostenlosen S PA-News. Schreiben Sie entweder eine kurze Mail mit dem Stichwort SEPA-News an sepa@vb-schermbeck.de oder nutzen Sie das Anmeldeformular auf unserer Internetseite unter ª Statten Sie Ihre ausgehenden Rechnungen und Ihre Briefbögen bereits heute mit Ihrer IBAN und BIC aus. ª Fordern Sie von Ihren Geschäftspartnern deren IBAN und BIC an, um Ihre Zahlungen SEPA-fähig zu machen oder nutzen Sie unseren kostenlosen IBAN-Konverter. Auf unserer Internetseite finden Sie Musteranschreiben in verschiedenen Sprachen zum kostenlosen Download. ª Schließen Sie mit uns eine (neue) Lastschriftinkassovereinbarung ab. Falls Sie bereits das Lastschriftverfahren nutzen, werden wir Ihnen zeitnah eine neue Vereinbarung per Post zukommen lassen. ª Beantragen Sie kostenlos Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer und reichen Sie anschließend eine Kopie der Benachrichtigung bei uns ein. ª Holen Sie bei Ihren neuen Vertragspartnern ein sog. Kombi-Mandat ein und nutzen Sie bei bestehenden Verträgen die Umdeutungsmöglichkeit. ª Legen Sie für Ihr Unternehmen eine eindeutige Regelung für den Aufbau der Mandatsreferenz fest. ª Informieren Sie Ihre Vertragspartner rechtzeitig über den bevorstehenden Lastschrifteinzug (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit) oder passen Sie rechtzeitig Ihre Vertragsbedingungen an. ª Überprüfen Sie, ob Ihr Zahlungsverkehrsprogramm und Ihre Finanzbuchhaltung bereit für SEPA sind. Bei Fragen und Anregungen rund um das Thema SEPA stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Marina Walbrodt Sophia Schetter Mail: sepa@vb-schermbeck.de Mail: sepa@vb-schermbeck.de Telefon: 02853/98-93 Telefon: 02853/98-19