Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter: Der Leitfaden zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und -leistung

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1 Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter: Der Leitfaden zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und -leistung

2 Einführung Warum sich der Status quo als kontraproduktiv erweist und was Sie dagegen tun können Viele Experten und Studien bestätigen: Das herkömmliche Leistungsmanagement ist defekt. Es weist nicht nur kleinere Fehler auf es ist schwer beschädigt. Tatsächlich führt es zu Demotivation und Abwanderung, also genau zum Gegenteil von dem, was Unternehmen sich davon erhoffen. In einem Artikel von Deloitte aus dem Jahr 2014 heißt es, dass nur 8 % der Unternehmen den Leistungsmanagementprozess als hochgradig effektiven Beitrag zur Steigerung des Mehrwerts einstufen, während 58 % ihn für reine Zeitverschwendung halten. 1 Andere Statistiken zeigen ein hohes Maß an Unzufriedenheit unter Mitarbeitern insbesondere im Hinblick auf Aufstiegschancen, Gehalt und Anerkennung. Genau diese Aspekte sollten im Rahmen des Leistungsprozesses aufgegriffen werden. In einer Studie von Harris Interactive/Nielsen vom Dezember nannten mit 47 % nahezu die Hälfte aller Arbeitnehmer, die einen Stellenwechsel anstrebten, den Wunsch nach Entwicklungschancen als wichtigen Faktor. Mehr als zwei Fünftel (43 %) äußerten ihre Unzufriedenheit mit ihrem derzeitigen Gehalt. Rund 20 % fühlten sich derzeit für ihre Leistungen oder ihr Engagement im Unternehmen nicht ausreichend anerkannt. In diesem ebook wird beschrieben, warum der herkömmliche Leistungsmanagementprozess nicht mehr funktioniert, und gezeigt, was Unternehmen zu seiner Verbesserung unternehmen können. Es werden fünf Probleme des derzeitigen Prozesses herausgestellt und anschließend vier Schritte hin zu einem besseren Leistungsmanagementverfahren vorgestellt. Alles mit dem Ziel, die Bindung, das Engagement und die Leistung der Mitarbeiter in Unternehmen von heute zu steigern. Unternehmen sollten ein leichteres, dynamischeres und transparenteres Leistungsmanagementsystem anstreben.

3 Inhalt Teil 1. Der herkömmliche Leistungsbeurteilungsprozess weist (schwerwiegende) Mängel auf... 1 Was stimmt mit der aktuellen Methode nicht?... 3 Problem 1: Jahreszielsetzung berücksichtigt nicht das wahre Tempo der Geschäftsentwicklung... 4 Problem 2: Leistungsfeedback erfolgt zu selten... 5 Problem 3: Herkömmliche Beurteilungen tragen nicht zur Entwicklung der Mitarbeiter bei... 6 Problem 4: Einstufungen reduzieren das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter...7 Problem 5: Herkömmliche Beurteilungen und Belohnungen beziehen sich auf Messgrößen, nicht auf Menschen... 8 Kleine Fallstudie: Adobe wandelt Unternehmenskultur mit neuem Eincheckvorgang um... 9 Teil 2. Endlich eine bessere Methode Vier Schritte hin zu einem besseren Leistungsmanagementverfahren Schritt: Dynamische Zielfestsetzung und dynamisches Management Schritt: Transparente (und regelmäßige) Leistungsbesprechungen Schritt: Motivierende Belohnungen und Anerkennung plus intelligentere Vergütung Schritt: Relevante (und personalisierte) Karriereentwicklung Teil 3. Nächste Schritte... 22

4 Der herkömmliche Leistungsbeurteilungsprozess weist (schwerwiegende) Mängel auf Die Situation ist nichts Neues. Ein Unternehmen zahlt jedes Jahr Spitzenlöhne und bietet großartige Vergütungen, und dennoch wandern wichtige Mitarbeiter ab, in der Regel direkt nach Leistungsbeurteilungen und der gefürchteten Einstufung. Dieser Zyklus aus Demotivation, Frust und freiwilliger Fluktuation ist so vorhersehbar und regelmäßig wie die wiederkehrenden Jahreszeiten. Doch woran liegt es? Grund ist das jahrzehntealte Problem des Leistungsmanagements und die Art und Weise der Durchführung. Dabei war die ursprüngliche Absicht wirklich gut: Die kontinuierlichen Fortschritte der Mitarbeiter sollten erfasst und gefördert werden. Mitarbeiter sollten auf Grundlage ihres individuellen Engagements einbezogen, motiviert und belohnt werden. Doch irgendwann ist der Prozess gescheitert, und der ursprüngliche Gedanke ging verloren. Das herkömmliche Leistungsmanagement ist defekt, und viele Experten und Studien bestätigen dies. Es weist nicht nur kleinere Fehler auf es ist schwer beschädigt. Tatsächlich führt es zu Demotivation und Abwanderung, also genau zum Gegenteil von dem, was Unternehmen sich davon erhoffen. 91 % der Befragten gaben an, dass es in ihrem Unternehmen ein formelles Leistungsmanagementprogramm gibt Mehr als die Hälfte (58%) gab diesen Leistungsmanagementsystemen die Note befriedigend oder schlechter. WorldatWork 1

5 Natürlich kann Ihr Unternehmen die Leistungsmessung und die Zuteilung der Vergütungsbudgets nicht vernachlässigen. Aber Sie können den Prozess verbessern und zwar sofort. Dazu ist ein Umdenken erforderlich, ein vollkommen neuer Ansatz. Unternehmen, die die Motivation und Bindung ihrer Mitarbeiter fördern möchten, müssen zuerst einen Blick auf ihre Standardprozesse werfen, ihre Bindungsstrategien überdenken. Sie müssen neue Paradigmen akzeptieren, die die Mitarbeiter motivieren, die Zufriedenheit steigern und die Leistung gezielter an den Unternehmenszielen ausrichten. Womit sollten Sie beginnen? Erfassen Sie das Problem. 2

6 1 Was stimmt mit der aktuellen Methode nicht? Kurz gesagt: eine ganze Menge. Die Klagen über jährliche Leistungsbeurteilungen und über die Matrix für leistungsbezogene Gehaltserhöhungen häufen sich seit Jahren. Es wurde schon viel über die Ineffektivität dieser Tools geschrieben. Es gibt ein paar Punkte in Bezug auf den herkömmlichen Leistungsmanagementprozess, bei dem sich fast alle einig sind: Viele verabscheuen den Prozess (Mitarbeiter und Vorgesetzte gleichermaßen). Die wenigsten sind gut in der Umsetzung (trotz wiederholter Schulungsmaßnahmen). Der Prozess funktioniert nicht (da die Leistung nicht steigt). Trotz des allgemeinen Konsenses, dass ein Problem vorliegt, haben doch nur wenige Unternehmen die Fehlerstellen erkannt. Bis jetzt. HÄTTEN SIE S GEWUSST? Kennen Sie den Ursprung von Leistungsbeurteilungen? 1911 veröffentlichte Frederick Winslow Taylor, Pionier im Bereich der Leistungsbeurteilung, zwei Bücher: The Principles of Scientific Management (Die Grundsätze wissenschaftlicher Betriebsführung) und Shop Management. 3 Diese Bücher dokumentieren seine Pionierarbeit bei der Identifizierung, Verbesserung und Änderung des Ablaufs von Mitarbeiteraufgaben und Erwartungen. Taylor war davon überzeugt, dass es für das Unternehmen oftmals besser wäre, einem Mitarbeiter, der mit einer Aufgabe kämpfte, eine neue Aufgabe zuzuteilen, als ihn zu entlassen. Diese Vorstellung half dabei, das Konzept der Arbeitseffizienz im frühen 20. Jahrhundert, das weltweit von der Industrialisierung der Fabriken geprägt war, zu festigen. Daraus entstand schließlich die Idee der Leistungsbeurteilungen. 3

7 PROBLEM #1 Jahreszielsetzung berücksichtigt nicht das wahre Tempo der Geschäftsentwicklung. Viele Unternehmen legen zu Beginn jedes Jahres Ziele fest und überprüfen sie dann am Ende des Jahres. Darauf basierend findet eine Beurteilung der Mitarbeiterleistung statt. Wir wissen jedoch alle, dass sich Situationen aufgrund der Marktdynamik der heutigen Welt relativ schnell ändern können. Ein neuer Mitbewerber, die Änderung von Vorgaben, ein veraltetes Produkt oder eine neue Marktnachfrage sind alles Faktoren, die sich auf Ziele und Prioritäten eines Unternehmens auswirken können. Angenommen, ein Unternehmen verfügt über mehrere definierte Ziele, die höchstwahrscheinlich am Jahresanfang festgelegt wurden und sich vielleicht schon drei bis sechs Monate später als strategisch ineffektiv herausstellen. Wenn sich die strategischen Ziele eines Unternehmens ändern, müssen auch die Ziele der einzelnen Mitarbeiter angepasst werden. Die Softwarebranche ist ein hervorragendes Beispiel. Diese Branche ist so schnelllebig, dass einmal im Jahr festgelegte Ziele schnell veraltet sind, wenn sie nicht regelmäßig überprüft werden. Mit Zielen, die nicht häufig genug überarbeitet werden, riskieren Unternehmen, Chancen zu verpassen und sich auf irrelevante Dinge zu konzentrieren. Dieses Problem wird immer größer, je mehr sich die Veränderungen im Geschäftsumfeld beschleunigen. Das bedeutet: Statische Prozesse, bei denen Zielsetzungen nur alle zwölf Monate untersucht werden, sind im heutigen Geschäftsumfeld untragbar. Wenn Ihr Unternehmen sich davon nicht lösen kann, geschieht vermutlich Folgendes: Ihre Zielfestsetzungsmethode wird eventuell entweder ignoriert oder als irrelevant betrachtet. Die einzelnen Mitarbeiter priorisieren ihre Ziele selbst neu. Ihr Unternehmen verpasst womöglich wertvolle Chancen, sich an die Marktänderungen anzupassen und Geschäftsziele entsprechend zu überarbeiten. 4

8 0 Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter: Der Leitfaden zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und -leistung PROBLEM #2 Leistungsfeedback erfolgt zu selten. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Bei seiner jährlichen Leistungsbewertung erfährt ein Mitarbeiter, dass sein Vorgesetzter mit etwas unzufrieden war, das vor elf Monaten passierte. Anstatt die Situation zum jeweiligen Zeitpunkt zu besprechen, erfährt der Mitarbeiter zu spät davon, sodass er sein Verhalten nicht mehr korrigieren oder Anpassungen im Verlauf des Jahres vornehmen kann. Der Vorgesetzte ist enttäuscht. Der Mitarbeiter füllt sich nicht informiert. Das führt zu Misstrauen und Unmut. PROBLEM 2 Mitarbeiter müssen regelmäßig erfahren, wie ihre Leistungen bewertet werden. Wenn Vorgesetzte bis zum Ende des Jahres warten, bevor sie Feedback geben, können Mitarbeiter ihr Verhalten nicht entsprechend anpassen. Jährliches oder halbjährliches Feedback ist für einen Großteil der Mitarbeiter im heutigen Arbeitsumfeld nicht ausreichend. Daher sind ein kontinuierliches Feedback und leistungsbasierte, kennzahlorientierte Beurteilungen notwendig. Das bedeutet: Mitarbeiter sollten nicht nur einmal im Jahr Feedback zu ihren Leistungen erhalten. Dies mindert nicht nur die Leistung des Teams und die Produktivität, sondern kann auch zu einer Demotivation des Mitarbeiters beitragen. Damit erhöht sich die Gefahr, dass ein unzufriedener Mitarbeiter abwandert. Bei einmal im Jahr vergebenem Feedback bestehen folgende Risiken: Die leistungsschwachen Mitarbeiter gehen davon aus, dass ihre Leistungen gut sind. Sie versuchen nicht, sich zu verbessern. Die leistungsstarken Mitarbeiter fühlen sich zu wenig geschätzt. Das kann in einer Demotivation und geringerem Engagement resultieren. Die Umfrage zeigt, dass 95% der Vorgesetzten mit ihren Leistungsmanagementsystemen unzufrieden sind. Dabei glauben 90% der HR-Abteilungsleiter dass sie damit keine präzisen Informationen erhalten. Corporate Executive Board 5

9 PROBLEM #3 Herkömmliche Beurteilungen tragen nicht zur Entwicklung der Mitarbeiter bei. Wir wissen, dass der gängige Bewertungs- und Einstufungsprozess in der Regel allein als Grundlage für Vergütungsentscheidungen dient. Die Nachteile zeigen sich jedoch deutlich, sobald Sie erkennen, dass das Mitarbeiterengagement unter diesem Prozess leidet. Dies hat zur Folge, dass leistungsstarke Mitarbeiter abgeworben werden und Vorgesetzte wertvolle Zeit verlieren. Mit Hilfe von Leistungsbeurteilungen sollen Mitarbeiter gefördert werden, damit sie ihre Fertigkeiten verbessern können. Vorgesetzte und Mitarbeiter sollten regelmäßig über Karriereziele, die Entwicklung neuer Fähigkeiten und die Wege zu künftigen Erfolgen sprechen. Leider finden diese Gespräche oft nicht statt, oder verlieren an Priorität gegenüber der Diskussion um eine Gehaltserhöhung. Das bedeutet: Vorgesetzte wenden ihre Zeit weitaus sinnvoller auf, wenn sie gezielt die Entwicklung und das langfristige Engagement der Mitarbeiter fördern. Wenn Sie am herkömmlichen jährlichen Beurteilungsprozesses festhalten: haben Sie ein Jahr verloren, in dem Sie Korrekturen hätten vornehmen können. haben Sie die Zeit von Vorgesetzten nicht optimal genutzt. haben Sie Möglichkeiten verpasst, um Ihre Mitarbeiter zu inspirieren und zu motivieren. Auch wenn schon seit Jahrzehnten in Leistungsmanagementsysteme investiert wurde, wird die Möglichkeit der Talentförderung erst an 67. Stelle von 67 Kernkompetenzen für Vorgesetzte genannt. Korn Ferry Institute 6

10 PROBLEM #4 Einstufungen reduzieren das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter. Die allgemeine Abneigung gegenüber Leistungsbewertungen und -einstufungen beruht nicht allein auf persönlichen Ansichten. Sie hat vielmehr eine neurowissenschaftliche Grundlage. Laut einem Artikel von Strategy+Business können Skalen bei der Beurteilung der Mitarbeiterleistung negative Auswirkungen haben. Es kommt zu einem beunruhigenden Kampf oder Flucht -Reflex, der oftmals Diskussionen und Fortschritte verhindert. So steht im Artikel beispielsweise Folgendes: Das Hirn reagiert reflexartig wie auf eine unmittelbare Gefahr, zum Beispiel eine gefährliche Konfrontation mit einem Tier oder anderen Menschen. Der Körper wird auf schnelle Reaktionen und aggressive Bewegungen eingestellt. Das ist nicht hilfreich für eine Atmosphäre, in der ein wohlüberlegtes Gespräch geführt werden soll, bei dem wir die Leistungsbeurteilung konstruktiv verarbeiten. Wenn ein durchschnittlicher Mitarbeiter erfährt, dass er auf einer Skala von 1 3 mit 2 bewertet wird, kommt es unmittelbar zu einer Demotivation, weil er sich im Vergleich zu den höher bewerteten Mitarbeitern als Versager sieht. In dem Artikel heißt es weiter, dass diese Mitarbeiter dies nicht offen ansprechen; sie fühlen sich vielmehr übergangen und fehlverstanden. Daher tendieren sie leicht dazu, Feedback zu ignorieren, drängen enge Zielvorgaben zurück und lehnen das Beispiel eines positiven Vorbilds ab. Andere Studien zeigen, dass die Aktivität in gewissen Teilen des Gehirns abnimmt, wenn Menschen sich Gefahren ausgesetzt sehen. David Rock, Autor des Buchs Brain at Work: Intelligenter arbeiten, mehr erreichen, sagt, dass in solchen Situationen das Blickfeld von Menschen tatsächlich eingeschränkt wird, sodass sie nur einen schmalen Datenstrom aufnehmen können, wodurch die Kreativität eingeschränkt wird. Das bedeutet: Mitarbeiter achten oft nur auf Zahlen, nicht jedoch auf die eigentliche Leistungsbeurteilung oder Pläne für die persönliche Entwicklung. Dies birgt folgende Gefahren: Mitarbeiter verschließen sich gegenüber echtem Leistungsfeedback, da der Prozess angstbehaftet ist und Ungewissheit bedeutet. Mitarbeiter nehmen keine praktischen Tipps für eine persönliche Entwicklung mit. Vorgesetzte versuchen konstruktives Feedback zu geben, was eventuell nicht dementsprechend vom Mitarbeiter aufgenommen wird. 7

11 PROBLEM #5 Herkömmliche Beurteilungen und Belohnungen beziehen sich auf Messgrößen, nicht auf Menschen. Leider sind die meisten Leistungsmanagementmethoden als Universalstrategien konzipiert, bei denen der wahre Beitrag der Mitarbeiter nicht erfasst wird. Dabei hat die Matrix für leistungsbezogene Gehaltserhöhungen laut dem unabhängigen Branchenexperten Bill Kutik so gut wie gar nichts mit Leistung zu tun. Er betrachtet die Matrix für leistungsbezogene Gehaltserhöhungen lediglich als Mittel zur Begrenzung von Gehaltserhöhungen, mit dem die Personalabteilung ihrer traditionellen Rolle nachkommen kann, alle Mitarbeiter gleich zu behandeln. 6 Sie kennen das Konzept: Alle Gehaltserhöhungen zusammen dürfen die unternehmensweite Vorgabe (in der Regel ein Anstieg von zwei bis drei Prozent) nicht überschreiten. Dabei sollte das Grundgehalt aller Mitarbeiter möglichst nahe am Mittelwert liegen. In der Praxis bedeutet das größere Gehaltserhöhungen für Mitarbeiter unter dem Mittelwert (oft ungeachtet des Leistungsniveaus) und geringere Gehaltserhöhungen für Mitarbeiter über dem Mittelwert (oft selbst bei hohem Leistungsniveau). Dieser Drang zur Mitte ist eventuell relevant für die Finanzabteilung. Leistungsstarke Mitarbeiter sind jedoch frustriert, da sie nicht für ihre Leistung entsprechend belohnt werden und damit eher einen Stellenwechsel anstreben. Dieser Ansatz war womöglich für Unternehmen vor Jahrzehnten hilfreich. Gegenwärtig weist dieser Prozess jedoch Lücken auf. Heutzutage empfehlen Talentexperten den Unternehmen, leistungsstarke Mitarbeiter zu identifizieren, sie mit Spitzenanreizen an das Unternehmen zu binden und sehr sorgfältig darauf zu achten, dass sie nicht von der Konkurrenz abgeworben werden. Das bedeutet: Ihre leistungsstarken Mitarbeiter verdienen es, besser als der Rest und nicht gleich behandelt zu werden. Wenn Ihr Unternehmen am herkömmlichen Leistungsbeurteilungsprozess festhält, kann es dazu kommen, dass Ihre besten Mitarbeiter abgeworben werden und das Unternehmen verlassen. Warum ist das so? Leistungsträger wollen nicht als Teil der Gruppe oder Durchschnitt behandelt werden. Gängige Leistungsmanagementpraktiken bieten nicht genügend Spielraum für Personalisierung. Ein Großteil Ihrer Mitarbeiter lässt sich davon demotivieren. 8

12 Kleine Fallstudie Adobe wandelt Unternehmenskultur mit neuem Eincheckvorgang um Führende Unternehmen weltweit erkennen langsam den Mehrwert eines überarbeiteten Leistungsmanagementprozesses. Eines dieser Unternehmen ist Adobe Systems, führender Anbieter von Kreativsoftware und Dokumentenmanagement mit Hauptsitz in San Jose, Kalifornien. Die Mitarbeiter waren zunehmend unzufrieden mit dem einstufungsbasierten Leistungsmanagementprozess, was Adobe dazu veranlasste, eine neue Methode zur Beurteilung der Mitarbeiterleistung zu implementieren. In einem vor Kurzem erschienenen Talentmanagement-Artikel 7 berichtete Donna Morris, Senior Vice President für Personalbelange und Standorte bei Adobe, von ihren Schwierigkeiten und dem damit verbundenen Frust. Wir hielten uns an die Vorgaben in diesem Prozess und trotz unserer Absicht, dem Einzelnen Informationen und Leistungsfeedback zu geben, bemerkten wir eine Zunahme an freiwilligen Abwanderungen. Oftmals waren es gerade jene Mitarbeiter, die ausschlaggebend für unseren Erfolg waren, so Donna Morris. Zu Beginn des Jahres 2012 entschied Morris, das alte Einstufungssystem zu beenden. Stattdessen wählte sie den sogenannten Eincheck-Ansatz, der häufigere, informelle Leistungsgespräche anregt, die vierteljährlich, monatlich oder sogar täglich durchgeführt werden. Der neue Ansatz bietet ein hohes Maß an Personalisierung, mit denen Vorgesetzte individuelle Entwicklungspläne aufstellen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Ziele festzulegen und eigenverantwortlich zu arbeiten. Das Unternehmen erzielte überzeugende Ergebnisse. Führungskräfte des Unternehmens sagen, dass der neue Prozess positive Auswirkungen auf das Arbeitsumfeld hat. Innerhalb der ersten beiden Jahre sank die Anzahl der freiwilligen Abwanderer um 25%. Der Aktienkurs von Adobe steigt stetig an. Hinzu kommt eine weitere positive Entwicklung: Dank der immer häufiger durchgeführten Leistungsbesprechungen wissen Mitarbeiter jederzeit ganz genau, wo sie innerhalb des Teams und Unternehmens stehen, was zur Folge hat, dass leistungsschwache Mitarbeiter das Unternehmen freiwillig verlassen. Der Übergang hin zum neuen Modell war nicht leicht. Die meisten Vorgesetzten waren vom neuen Prozess sehr angetan, doch bis es zur Gewohnheit wurde, kontinuierlich Leistungsfeedback zu geben, mussten einige Hindernisse überwunden werden. Adobe wandte sich an einen Führungsberater, der Vorgesetzte in den wichtigsten Aspekten beim Geben und auch Annehmen von Feedback schulte. Adobe ist weiterhin darum bemüht, die Umsetzung des Eincheckprozesses zu verbessern, und versucht, den Ansatz auch global einzusetzen. Eins ist jedoch gewiss: Adobe blickt optimistisch in die Zukunft, nicht zuletzt dank des neuen Leistungsmanagementsystems. 9

13 2 Endlich eine bessere Methode Weg mit dem Alten. Herein mit dem Neuen. Eins ist gewiss: Es ist Zeit für ein Umdenken bei den Themen Leistungsmanagement und Mitarbeiterbindung und der Art und Weise, wie Sie damit ihre besten Talente daran hindern, Ihr Unternehmen zu verlassen. Die alten Methoden haben versagt. Eine funktionierende Lösung ist also lange überfällig. Personalabteilungen haben heute die Möglichkeit, sich an einen strategischen Partner für das Unternehmen zu werden. Dazu müssen jedoch herkömmliche Strukturen kritisch analysiert werden. Zunächst müssen Probleme identifiziert und Lösungen gefunden werden. Damit die Personalabteilung stärker zum Unternehmenserfolg beitragen kann, müssen Talentführungskräfte Technologien und Daten nutzen, um intelligentere, fundiertere Entscheidungen hinsichtlich ihrer Mitarbeiter zu treffen. Sie müssen die alten Prozesse überdenken und sich dem Aufbau eines überzeugenden Geschäftsszenarios widmen, um einen neuen, intelligenteren Ansatz für das Talent- und Leistungsmanagement zu schaffen. MEHR motivierte, Unternehmen sollten ein weniger komplexes, dafür ein dynamischeres und transparenteres System anstreben, das den Bedarf nach Leistungsmessung erfüllt und gleichzeitig die Motivation fördert. Im Idealfall sollte ein solcher Ansatz Folgendes erfüllen: Akzeptanz neuer Verfahren, die Mitarbeiter motivieren und die Leistung an den Unternehmenszielen ausrichten. Integration von kontinuierlichen Leistungsfeedbacks und Anerkennung während des gesamten Jahres. Personalisierung der Vergütung, Belohnung und Anerkennung für einzelne Mitarbeiter. Nutzung der Möglichkeiten von Big Data, um persönliche Aufstiegschancen zu planen. Wie könnte eine neue Bindungsstrategie aussehen? Sie umfasst verschiedene Aspekte, die gemeinsam für eine dynamischere Kommunikation, stärkere Geschäftsflexibilität und motiviertere, produktivere Mitarbeiter sorgen. dynamische Kommunikation Geschäftsflexibilität produktive Mitarbeiter 10

14 Vier Schritte für ein besseres Leistungsmanagementverfahren 1. SCHRITT: DYNAMISCHE ZIELFESTSETZUNG UND DYNAMISCHES MANAGEMENT Vorteile für Unternehmen: Wenn Unternehmen ihre Ziele jährlich festlegen und sie auch nur einmal im Jahr überprüfen, haben die Mitarbeiter im Verlauf eines Jahres den Zugang zu den sich ändernden Geschäftsprioritäten verloren. Im Laufe eines Jahres treten unweigerlich Veränderungen auf. Trotzdem halten viele Organisationen an den statischen Zielen fest. Hier sollten die Probleme rechtzeitig identifiziert und ein dynamisches Management angestrebt werden. Wenn Mitarbeiter bereits mit dem bestehenden einstufungsbasierten Leistungsbeurteilungsprozess unzufrieden sind, werden sie versuchen, das System zu überlisten, indem sie sich geringe, leicht zu erreichende Ziele setzen. Leider wirkt diese Mindestleistung dem Erbringen von guten Leistungen entgegen und hindert die Mitarbeiter daran, mehr zu leisten. Mit einem soliden Zielfestsetzungsplan und einem Prozess zur kontinuierlichen Zielüberprüfung im Verlauf des Jahres können Mitarbeiter und Vorgesetzte von Anfang an die richtigen Ziele festlegen und sicherstellen, dass diese an den Zielen des gesamten Unternehmens ausgerichtet sind. Sie erhalten auch einen besseren Überblick über die Geschehnisse im Markt, im Unternehmen und im eigenen Team. Damit passen sie sich schnell an dynamische Änderungen an und richten danach ihre Ziele neu aus. 11

15 Vorteile für die Personalabteilung: Wenn falsch kaskadierte Ziele festgelegt oder wenn sie im Verlauf des Jahres nicht angepasst werden, bedeutet dies nicht nur einen großen Zeitverlust, sondern verhindert auch, dass die Mitarbeiter an den richtigen Aufgaben arbeiten. Dies kann sich negativ auf das HR-Team auswirken, das für die Umsetzung des Zielfestlegungsprozesses verantwortlich ist. Wenn die Personalabteilung es schafft, einen kontinuierlichen Zielfestsetzungs- und Zielüberprüfungsprozess zu ermöglichen, der das Unternehmen tatsächlich unterstützt, könnte ihr Ansehen innerhalb des Unternehmens enorm steigen. Sie würde als proaktive Verfechterin von intelligenteren und schnelleren Prozessen wahrgenommen werden, die die Effizienz steigern und so dem gesamten Unternehmen zugutekommen. Zunächst einmal müssen jedoch die Ziele des Unternehmens klar und deutlich sein. Es gilt zu ermitteln, inwiefern jede Abteilung zu den Zielen beitragen kann, um das richtige Überprüfungsintervall festzulegen. In Ermangelung eines guten Zielsetzungs- und Zielüberprüfungsprozesses konzipieren einzelne Vorgesetzte womöglich eigene Prozesse, wodurch die Funktion der Personalabteilung untergraben und die Einheitlichkeit des Prozesses innerhalb des Unternehmens geschwächt wird. Die Entwicklung eines solchen Prozesses durch einzelne Vorgesetzte ist nicht nur höchst ineffizient. Die Methoden der einzelnen Vorgesetzten lassen sich auch nicht an Prozessen in anderen Abteilungen oder an anderen Standorten ausrichten, was eine noch stärkere Zergliederung zur Folge hat. Nachvollziehbarkeit Personalisierung Transparenz Erfolg durch Technologie: Die heutige Technologie kann dabei helfen, Zielfestsetzungsund Zielüberprüfungsprozesse zu vereinfachen, sodass sie besser nachvollziehbar, personalisierbar und transparenter sind. Dadurch kann man, wenn es gwünscht ist, die Ziele der anderen sehen und seine eigenen besser an den Zielen des Unternehmens ausrichten. Eine derartige Strategie verhindert, dass Mitarbeiter Ziele festlegen, die zu konservativ sind. Diese Strategie fördert einen gesunden Erfolgswillen. Softwarefunktionen sollten es Mitarbeitern ermöglichen, jederzeit und überall eigene Fernund Nahziele festzulegen und zu aktualisieren, zum Beispiel über ihr eigenes mobiles Gerät. Sie sollten zudem ihren Fortschritt im Hinblick auf ihre eigenen Ziele sowie die Ziele des Teams oder des Unternehmens messen und nachverfolgen können. Auch Vorgesetzte profitieren davon, wenn die Transparenz dieser Ziele erhöht wird und sie erkennen, wie die Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens daran ausgerichtet sind. 12

16 Ausgereifte Technologien umfassen Algorithmen des maschinellen Lernens, um angepasste Vorschläge zu liefern, welchem Mitarbeiter bestimmte Kurse und Inhalte helfen, die Ziele zu erfüllen. Wenn das Ziel eines Mitarbeiters darin besteht, mehr Produkte in Lateinamerika zu verkaufen, bieten ausgereifte Softwarefunktionen Empfehlungen basierend auf bestimmten Kenntnissen oder Sprachfähigkeiten. So erfährt er, mit wem er Kontakt aufnehmen sollte, um ihm bei der Kommunikation und bei Ausschreibungen zu helfen. Es werden Inhalte, Kurse und Kollegen (Beziehungen) ermittelt, die sich speziell auf das vorliegende Ziel beziehen. Mithilfe von ausgereiften Technologien trägt die kontinuierliche Zielüberprüfung auch zu einer höheren Produktivität und größeren Flexibilität bei. Diese Funktionen erleichtern Vorgesetzten maßgeblich die Aufgabe, die Ziele der einzelnen Mitarbeiter im Auge zu behalten. Sie vereinfachen auch die regelmäßige Überprüfung, ob die Ziele des letzten Monats weiterhin sinnvoll sind, um bei Bedarf neue Ziele aufstellen zu können. Im Hinblick auf die Zielsetzung können sich die Dinge schnell ändern. Intelligente Unternehmen geben sich selbst die Möglichkeit, gute Ziele festzulegen, auf dem aktuellsten Stand zu bleiben und unmittelbar auf Marktänderungen zu reagieren. HÄTTEN SIE ES GEWUSST? Was ist maschinelles Lernen? Maschinelles Lernen ist eine Form der künstlichen Intelligenz oder Programmierung, die Computern die Möglichkeit gibt, etwas zu lernen, ohne dass es explizit einprogrammiert wird, so WhatIs.com. Es findet zwar eine Programmierung statt, aber der Programmierer erstellt Algorithmen bzw. Formeln, anhand derer Daten und Benutzereingaben in das Programm eingespeist werden, um daraus Vorhersagen oder Empfehlungen für den Endanwender zu erstellen. Erinnern Sie sich noch an Watson, den Supercomputer von IBM und Jeopardy-Champion? Im Grunde wurden diesem Computer unzählige Informationen eingespeist, darunter auch Beispiele in Form von Fragen aus vorhergehenden Folgen der Quizsendung. Darauf basierend wurden Modelle erstellt, die fortwährend besser wurden, je nach den im Verlauf erkannten Datenkorrelationen, -mustern und -voreinstellungen. 8 Software, die maschinelles Lernen verwendet, ist intelligenter als Software mit regelbasierten Programmen, da sie nicht von Administratoren oder Programmierern abhängig ist, die die Regeln aktualisieren. Vielmehr werden Daten aus verschiedenen Quellen analysiert. Es werden Muster in den Daten ermittelt und das Programm wird aktualisiert, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Auch wenn Sie sich so schnell nicht mit Watson werden messen können, so kennen Sie doch einige Beispiele für maschinelles Lernen aus Ihrem Alltag: Empfehlungen auf der Amazon-Website zu Produkten (basierend auf Ihren bisherigen Einkäufen oder Seitenaufrufen im Vergleich zu Käufen von Millionen anderer Benutzer) oder die benutzerdefinierten Radiosender von Pandora, die Songs spielen, die den von Ihnen ausgewählten Künstlern und Liedern ähneln (wobei Sie mit Optionen wie Gefällt mir oder Gefällt mir nicht die Empfehlungen weiter präzisieren können). Beim Talentmanagement nutzen die ausgereiftesten Technologien maschinelles Lernen, um Empfehlungen im Hinblick auf Einstellung, Bindung, Entwicklung und Motivation der Mitarbeiter auszugeben. 13

17 2. SCHRITT: TRANSPARENTE (UND REGELMÄSSIGE) LEISTUNGSBESPRECHUNGEN Vorteile für Sie: Für eine tatsächliche Verbesserung der Leistung müssen Unternehmen ungeachtet des Fehlschlagens herkömmlicher jährlicher Überprüfungen ermitteln, welche Mitarbeiter Leistung erbringen und zu den Unternehmenszielen beitragen, und wie Vergütungen zugewiesen werden sollen. Sie brauchen weiterhin eine Methode, um die Leistung zu messen und die Produktivität zu steigern. Daher können sie die jährliche Überprüfung nicht sofort aufgeben. Viele führende Unternehmen überarbeiten vielmehr ihren jährlichen Beurteilungszyklus, indem sie ihn durch kontinuierliche Rückmeldungen und Coaching ergänzen, um eine kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung zu fördern. Die Idee besteht darin, dass ein Prozess geschaffen wird, der regelmäßige Gespräche zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten begünstigt, wobei kontinuierliche Rückmeldung und Coaching inbegriffen sind. Diese zusätzlichen Komponenten ändern das Wesen der Leistungsbeurteilung, sodass Mitarbeiter der Bewertung gegenüber positiver eingestellt sind. Das Coaching Ihrer Mitarbeiter ist nicht teuer oder zeitaufwendig, sondern im Grunde ganz einfach. Durch häufige Besprechungen während des Jahres werden Mitarbeiter seltener von negativem Feedback überrascht. Positives Feedback wird sie eher motivierieren, ihren Erfolg und ihre Karriere weiter voranzutreiben. Stellen Sie sich diese beiden unterschiedlichen Szenarien vor: Die althergebrachte Methode: Ein Mitarbeiter trifft sich regelmäßig mit seinem Chef, um Projekte zu besprechen, erfährt jedoch nichts über seine Leistung. Während des jährlichen Gesprächs zur Leistungsbeurteilung erfährt er nun, dass der Vorgesetzte von seinem Verhalten während des vergangenen Jahres enttäuscht war. Der Mitarbeiter ist vollkommen überrascht und auch enttäuscht, dass er erst jetzt davon erfährt. Die bessere Methode: Ein Mitarbeiter hat ebenfalls regelmäßige Projektbesprechungen mit seinem Chef. Bei jeder Besprechung wird kurz auf die Überprüfung der Ziele und die Beurteilung der Einzelleistung eingegangen. Hinzu kommen kleinere persönliche Coaching- und Entwicklungsaufgaben. Zum Zeitpunkt der Jahresüberprüfung gibt es keine großen Überraschungen. Vielmehr handelt es sich um ein Gespräch zwischen Vertrauten, da nur noch die während des gesamten Jahres geführten Gespräche zusammengefasst werden. 14

18 UNSER TIPP Während der Einzelgespräche mit den Mitarbeitern müssen Vorgesetzte vier Aspekte berücksichtigen: Welche taktischen Aufgaben stehen diese Woche (oder diesen Monat) an? Überprüfen der Ziele, um sicherzustellen, dass an den richtigen Aufgaben gearbeitet wird. Überprüfen des Arbeitsstils: Ist er effektiv, effizient und gemeinschaftlich? Inwiefern findet eine berufliche Weiterentwicklung statt, und wie kann dieser Prozess noch unterstützt werden? Vorteile für die Personalabteilung: Da nahezu jeder mit dem alten Leistungsbeurteilungsprozess unzufrieden ist, birgt ein neuer Prozess viele Vorteile, vor allem für die Mitarbeiter der Personalabteilung, die weitgehend für den Prozess verantwortlich gemacht werden. Durch die Einführung und Unterstützung eines sinnvolleren Leistungsbeurteilungsprozesses, der tatsächlich funktioniert, helfen HR-Teams den Mitarbeitern dabei, effektiver, effizienter, motivierter und zufriedener zu sein. All dies hilft letztendlich auch dem Unternehmen bei der Umsetzung seiner Aufgaben und Ziele. Zudem wird die Rolle der Personalabteilung als wertvoll wahrgenommen, da sie den Vorgesetzten hilft, sich an einen neuen und besseren Prozess anzupassen. Ein besserer Plan zur Leistungsmessung bedeutet auch eine Entlastung für die Arbeitsabläufe der Personalabteilung. Wenn Mitarbeiter über das gesamte Jahr verteilt beurteilt und gecoacht werden, tritt eine von zwei Situationen ein: Entweder kommt es zu einer Verbesserung (was für jeden gut wäre), oder sie verbessern sich nicht, sind sich dessen bewusst und verlassen das Unternehmen. (Dadurch entfallen die Notwendigkeit einer Kündigung und die ggf. damit einhergehenden rechtlichen Konsequenzen.) Auch zeitliche Aspekte müssen berücksichtigt werden. Wenn Mitarbeiter über das Jahr verteilt Kündigungen einreichen (anstatt zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr, nämlich nach den Jahresbeurteilungen), werden Personalabteilungen weiter entlastet, da die Mitarbeiter ihre Rekrutierungsarbeit über einen größeren Zeitraum verteilen können. Anstatt einer Massenflucht wandern die Mitarbeiter langsam einzeln ab, was den Aufwand für die Personalabteilung verringert und weniger negative Auswirkungen wie finanzielle Einbußen oder verlorene Zeit, Arbeitsmoral und Produktivität für das Unternehmen bedeutet. 39% der Unternehmen haben ihre Leistungsmanagementprozesse vor Kurzem entweder überarbeitet oder aktualisiert, und weitere 47 % überprüfen derzeit die Prozesse bzw. planen eine Überprüfung in den nächsten 18 Monaten. Deloitte Human Capital Trends

19 Erfolg durch Technologie: Ausgereifte Software kann eine Arbeitsumgebung mit dynamischerem, flexiblerem und häufigerem Feedback begünstigen, Das bedeutet eine Entlastung für Vorgesetzte und Mitarbeiter gleichermaßen und nimmt den Druck eines herkömmlichen jährlichen Beurteilungszyklus. Durch die Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Plattform, die alle (Vorgesetzte, unterstellte Mitarbeiter, Kollegen und HR-Partner) miteinander verbindet, beschleunigt innovative Software nicht nur die Akzeptanz, sie ermöglicht Vorgesetzten auch einen transparenteren Einblick in Ziele, Fortschritte und Leistung einzelner Mitarbeiter in Echtzeit oder in der gewünschten Häufigkeit. Sie bietet einen Mechanismus für häufigere und personalisiertere Feedbackgespräche, fördert damit den offenen Umgang miteinander und vermeidet Überraschungen am Jahresende. Software, die täglich besser wird Wie verbessert maschinelles Lernen das Talentmanagement? Integrierte Algorithmen erfassen Daten zu allen Mitarbeitern und erfahren somit immer mehr über sie, ohne dass eine zentrale Verwaltung erforderlich ist. Als Ausgangspunkt dient ein eindeutiges Mitarbeiterprofil, das neben Informationen zu Fähigkeiten, Ausbildung und Hintergrund auch Beiträge, Arbeitsbeziehungen, Unterhaltungen und Mitgliedschaften enthält. Sobald sich ein Mitarbeiter anmeldet, kommen die intelligenten Algorithmen ins Spiel. Sie erfassen, mit wem der Mitarbeiter Kontakt aufnimmt, welche Dokumente er herunterlädt, wie oft und zu welchen Themen er Beiträge verfasst und welche Schulungen er besucht. Anhand dieser Informationen personalisiert die Software Empfehlungen für Kurse, Inhalte und Expertenkontakte, damit der Mitarbeiter sich verbessern, beruflich entwickeln und seine Karriere vorantreiben kann. Die gleiche Intelligenz, die in das Talentmanagementsystem integriert ist, hilft Unternehmen auch dabei, das Beste aus den Leistungsbeurteilungen herauszuholen, Vergütungen zu empfehlen, die der Leistung des Mitarbeiters für das Unternehmen entsprechen, intern Kandidaten für offene Stellen zu finden und ein besseres Verständnis der Mitarbeiter zu entwickeln, um eventuelle Nachfolger zu ermitteln und neue Initiativen zu planen. Mithilfe von intuitiven Dashboards können Vorgesetzte auch Teambesprechungen ermöglichen, eine transparentere Gesprächsumgebung schaffen und die soziale Anerkennung in Form von Leistungsabzeichen ( Badges ), Ranglisten und anderen Social- Media-Mitteln fördern. Am Jahresende können Vorgesetzte mithilfe von Drag-und-Drop- Funktionen schnell und einfach die kumulativen Daten zu den einzelnen Mitarbeitern in die Unterlagen für die jährliche Beurteilung kopieren, was sehr viel Zeit spart. Zum Abschluss einer Leistungsbeurteilung kann die Software weiterführende Schritte vorschlagen, die als Gesprächsgrundlage dienen. Dank dieser Empfehlungen haben Vorgesetzte und Mitarbeiter mehr Zeit für offene und konstruktive Gespräche, da die Suche nach Schulungen und Inhalten entfällt, mit denen Leistungslücken geschlossen werden sollen. 16

20 3. SCHRITT: MOTIVIERENDE BELOHNUNGEN UND ANERKENNUNG PLUS INTELLIGENTERE VERGÜTUNG Vorteile für Sie: Schon ein Sprichwort besagt, dass Geld allein nicht alles ist. Dies gilt insbesondere bei der Motivation von Mitarbeitern. Zu diesem Thema wurden schon zahlreiche Bücher, Artikel und Studien geschrieben. Hier nur einige der wichtigsten Punkte: Geld kann vorübergehend motivieren, aber nicht dauerhaft. Zwei Tage nach einer Gehaltserhöhung sind Mitarbeiter vielleicht noch hoch motiviert, aber schon zwei Wochen später fragen sie sich bereits, wann sie die nächste Gehaltserhöhung bekommen. Sobald Sie eine bestimmte Gehaltsgrenze überschritten haben, spielt Geld keine Rolle mehr, und die Motivation lässt sich auf andere Dinge zurückführen. 9 Die zwei wichtigsten Gründe für die Suche nach einem neuen Job sind ein besseres Gehalt und Karriereentwicklung. 10 Laut einer Studie 11 sind Unternehmen, die die Leistung ihrer Mitarbeiter angemessen anerkennen, 14 Mal erfolgreicher als Unternehmen, die dies nicht tun. Vergütung oder Entlohnung bedeuten für jeden etwas anderes. Ein Mitarbeiter wird durch eine Gehaltserhöhung motiviert, wohingegen ein anderer mehr an Aktienanteilen, Freizeit oder Sonderurlaub interessiert ist. Intelligente Unternehmen ziehen diese Präferenzen ihrer Mitarbeiter bei Vergütungsgesprächen in Betracht. Doch wie können Unternehmen heute ihre Mitarbeiter über finanzielle Anreize hinaus besser motivieren? Viele ziehen dabei drei Dinge in Betracht: UNSER TIPP Der Schlüssel zur Motivation von Mitarbeitern heute: Starkes, engagiertes Management Identifizieren des Sinns der Arbeit Angemessene, zeitnahe Anerkennung Fordernde, motivierende, interessante Arbeit Integrieren moderner Technologien Personalisierte soziale Anerkennung Angepasste Aufstiegschancen/Entwicklungspläne Intelligentere und personalisiertere Vergütung 17

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