Eine Erfolgsstory. HR-Software für KMUs. Sichere s. Wege aus dem Excel-Chaos. IT-Konzepte und Wissen für POWER-Systeme im Unternehmensnetzwerk

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1 IT-Konzepte und Wissen für POWER-Systeme im Unternehmensnetzwerk I98E ISSN B Ausgabe , CHF 25, Codename Apollo: das neue Solitas-Projekt Eine Erfolgsstory Kostengünstige Standardlösung HR-Software für KMUs Ungestörte Kommunikation Sichere s Für mehr Performance Wege aus dem Excel-Chaos Journalisierung Tipps und Tricks Teil 2 IBM DB2 Web Query Architektur und Grundlagen Aktuelle Messen Siegmar Deuring, Geschäftsführer Solitas Informatik AG, im Interview auf Seite 12

2 Robot/CONSOLE wacht über ihre ressourcen AutomAtische ÜberwAchung der ressourcen Robot/CONSOLE, die Mitteilungs-, Ressourcen-, und Logverwaltungssoftware von Help/Systems ist die ideale Ressourcenüberwachungslösung für Ihr Power Systems mit IBM i. Sie sagen Robot/CONSOLE nur, welche kritischen Systemressourcen überwacht werden sollen Leitungen, Subsysteme, Controller, Server, Drucker, Nachrichtenschlangen und welcher Zustand erwartet wird. Robot/CONSOLE überwacht rund um die Uhr und zeigt die Ergebnisse im Ressourcenmonitor-Statusfenster an. Es überwacht sogar Ihre QAUDJRN-, QHST- und FTP- Systemlogs zur Aufrechterhaltung der SOX- Compliance und der Serviceabkommen. rasches Lösen von ressourcenproblemen Wenn eine Ressource sich nicht im erwarteten Zustand befindet, reagiert Robot/CONSOLE entsprechend Ihren Vorgaben. Es kann zum Beispiel eine Nachricht schicken, um ein Programm zu starten, einen Prozess zu stoppen oder eine Vorrichtung abwechselnd ein- und ausschalten. Und wenn jemand benachrichtigt werden muss, verwendet Robot/CONSOLE die Systembenachrichtigungssoftware Robot/ ALERT, um einen Text, eine oder eine Pager-Nachricht an einen Experten oder eine Expertengruppe an einem beliebigen Ort zu schicken, damit das Problem rasch gelöst werden kann. Die aufgeführten Marken und eingetragenen Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. AutomAtisierung ihres ressourcenmanagements Mit Robot/CONSOLE und Robot/ALERT ist die Überwachung Ihrer Systemressourcen einfach. Um weitere Auskünfte zu erhalten, rufen Sie uns noch heute unter +41 (0) an und verlangen Sie die KOSTENLOSEN Robot/CONSOLEund Robot/ALERT-Informationskits. Oder besuchen Sie unsere Website unter um weitere Auskünfte zu erhalten oder die KOSTENLOSE 30-tägige Produktprobezeit anzufordern. Weltmarktführer für System i Software Lösungen The World Trade Centre Leutschenbachstrasse Zürich Switzerland Tel: +41 (0) Fax: +41 (0) info.ch@helpsystems.com Web:

3 EDITORIAL Thomas Seibold Redaktion MIDRANGE MAGAZIN midrange.de Foto: Beth Hommel, FOTOLIA Von hinten Laut aktueller Business Intelligence-Studie setzen knapp zwei Drittel der Top-Manager in DACH auf die elektronische Analyse von Geschäftsdaten. Tendenz: steigend. Kosten sollen kontrolliert, Ressourcen sinnvoller genutzt und elektronische BI-Werkzeuge nun auch in der Chefetage eingeführt werden. Ziel der Aktivitäten ist natürlich auch König Kunde, zu dem innigste Beziehungen aufgebaut werden sollen. Dieser Wunsch ist typisch Finanzkrise : In solchen Zeiten hat neben roten Lippenstiften auch das Kundenglück Hochkonjunktur. IDC geht davon aus, dass der weltweite Markt für Business Analytics-Software in diesem Jahr auf 25 Milliarden US-Dollar ansteigen wird. Auch IBM will sich an diesem mächtigen Kuchen laben und hat mit dem SPSS- Û Kopfgeld: Wer sein Personal clever einsetzt, spart Geld und Ressourcen. HR-Software steht also außer Frage? Mitnichten (Seite 10) Û Spezial(ität): DMS am Beispiel von EVU, KWO und Sparfüchsen (Seite 16 ff.) Û Press any key: Wenn Laptop & Co. auf Diebesreise gehen (Seite 26 ff.) Û Garbage in = Garbage out: Der CFO liebt Datenqualität (Seite 48) Übernahmewunsch quasi ein Tortenmesser bestellt. Die Argumente wären dann nämlich noch überzeugender: Data Mining und statistische Analysen sollen künftig verlässliche Glaskugeln sein, die heute schon zeigen, was der Kunde morgen wollen wird. Noch ist die Realität eine andere. Jede dritte Entscheidung wird von Managern getroffen, die nicht auf die richtigen Informationen zurückgreifen können, weiß IBM Spezialist Erich Leitner. 53 Prozent hätten nämlich nur theoretisch Zugang zu entscheidungsrelevanten Fakten; was nicht schnell und einfach zur Verfügung stehe, werde eben nicht genutzt. Sie finden unsere BI-Marktübersicht deshalb kompakt und fix am Ende dieses Heftes. Für alle, die uns mal so lesen möchten, wie ihre Tageszeitung. INNOVATION TRIFFT ERFAHRUNG Die bewährte ERP-Komplettlösung von oxaion: Hoch skalierbar Zukunftsoffene Architektur Alle klassischen ERP-Module Hohe Funktionalität Besuchen Sie uns: Oktober 2009 Neue Messe Stuttgart Halle 1, Stand 1D51 Herzlichst, Ihr Thomas Seibold info@oxaion.de I 09/2009 MIDRANGE MAGAZIN 3

4 inhalt MIDRANGE AKTUELL Siegmar Deuring, Geschäftsführer Solitas Informatik AG: Für unsere Kunden und Partner bedeutet Apollo enorme Kosten- und Zeiteinsparungen bei der Einführung oder Erweiterung von InfoStore sowie völlig neue Lösungsmöglichkeiten bei der optimalen Integration der Softwarelösungen eines Unternehmens. Û Seite 12 News & Ticker 6 Kommunikationsplattform PSC 7 IBM-Ansprechpartner vor Ort gesucht? Köpfe 8 Auf Insellösungen verzichten 10 Kommentar zur Frage des Monats Neues Kapitel einer Erfolgsstory 12 Codename Apollo: das Entwicklungsprojekt der Solitas MIDRANGE spezial Für die EVU-Zukunft gerüstet 14 Geographisch weit verteilte Dokumentenablagen eingebunden Weitsicht zahlt sich aus 16 Intelligente Output-Management-Systeme sparen bares Geld human Resources Human Resources Wie Umfragen belegen, halten viele Unternehmen im Personalwesen noch immer an Aktenschränken fest. Dabei können moderne und kosteneffiziente HR-Abteilungen schon lange nicht mehr auf IT-gestützte Lösungen verzichten. Û Seite 18 Produktiver und günstiger 18 Personalabbau löst Talentmanagement ab HR-Software für KMUs 20 Kostengünstiges Personalmanagement dank Standardlösung HR-Information-Processing 21 Der neue HR Mega-Trend Transparenz im Recruiting 22 Integrierte Prozesse und durchgehender Workflow Prozessvorteile dank SaaS 24 Verbesserte Reisekostenabrechnung bei i + o IT-Sicherheit IT-Sicherheit IBM hat mit der Objektsicherheit eines der besten Sicherheitskonzepte realisiert, die es gibt. Doch die iseries wird zum Selbstbedienungsladen, wenn dieses Konzept nicht vollständig umgesetzt wird. Û Seite 26 Vorsicht, nicht verschlüsselt! 26 Für umfassende Sicherheit bei Laptopdiebstahl und Co. System i-security 28 Warum es viel mehr ist als Native und Firewall Festplattenverschlüsselung 30 Im Unternehmen so wichtig wie ein funktionierendes Telefon Sichere s 31 Ungestörte Kommunikation für über Mitarbeiter TECHNIK & INTEGRATION Journalisierung 32 Tipps und Tricks Teil 2 Architektur und Grundlagen 34 IBM DB2 Web Query VMWare ESX für System i 38 Integration mit BladeCenter und System x 4 MIDRANGE MAGAZIN 09/2009

5 September 2009 MARKTÜBERSICHT Wege aus dem Excel-Chaos 42 Für mehr Performance Anbieterübersicht 43 Mobil und informiert 44 Die Geschäftszahlen immer zur Hand Magie des Zahlenwürfels 46 Huhtamaki Ronsberg setzt auf Controlling mit IBM Cognos Garbage in = Garbage out 48 Schlechte Datenqualität als Kostentreiber SERVICE Autoren, Inserenten und Firmen dieser Ausgabe 49 Glosse, Vorschau, Impressum 50 BI- und Datawarehouse-Lösungen Daten von niedriger Güte sind allgegenwärtig in den Unternehmen. Falsche Artikelnummern, fehlende Werte, unterschiedliche Schreibweisen und Abkürzungen, fehlerhafte Kunden daten und vieles mehr mindern die Datenqualität und führen zu negativen wirtschaftlichen Folgen, denn das Garbage-in-Garbage-out-Prinzip greift. Û Seite 42 MIDRANGE ONLINE Midrange Jobbörse ist die Stellenbörse für Unternehmen und IT-Professionals, die personelle Verstärkung suchen. Û MidrangeEvent Auf MidrangeEvent finden Sie Schulungsangebote, Firmenveranstaltungen, Messen u. v. m. Û Frage des Monats In der Frage des Monats erfassen wir aktuelle Trends und Strömungen des IT-Marktes. Û ltra-thin Client Ihr Flatscreen als AS/400 & Windows TSE Client Virensicher / Kein lokales Betriebssystem Integrierter Multi-Port-Server Zentrale Administration VESA Montage-Kit im Lieferumfang Widescreen & Smartcard-Support Sehr geringer Stromverbrauch (6 Watt) Bestellen Sie eine kostenlose Teststellung unseres Thin Client. Kontaktieren Sie uns per Telefon, Fax oder . AXEL GmbH Tel: 0202/ Fax: 0202/ info-de@axel.com 09/2009 MIDRANGE MAGAZIN 5

6 MIDRANGE AKTUELL TICKER 6 DMS EXPO 2009 Û Die diesjährige DMS EXPO öffnet vom 15. bis 17. September 2009 in Köln ihre Tore. Die Messe hat sich kontinuierlich von einer Fachveranstaltung für Archivierungslösungen zur Leitmesse für das intelligente digitale Management von Unternehmens- und Produktinformationen entwickelt. Erstmals fand sie Zukunft Personal 2009 Û Kosten senken lautet derzeit die Devise in vielen Personalabteilungen. Dazu überprüfen die Unternehmen auch ihre IT-Infrastruktur. Personalentscheider, die einfach bedienbare Softwarelösungen mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis suchen, finden in der Halle HR Software & Hardware der Zukunft Personal einen optimalen Überblick: Rund 100 HR-Software-Anbieter sind auf Europas größter Fachmesse für Personalmanagement vom 22. bis 24. September vertreten. Personalentscheider bekommen auf der Zukunft Buchvorstellung Klaus-Peter Luttkus Rational Developer für IBM i (RDi) Das Fachbuch Rational Developer für IBM i (RDi) wendet sich an Entwickler, die mit RPG, Cobol, CL oder DDS umgehen und nun mit der modernen Umgebung den Schritt nach vorne machen wollen. Kenntnisse im RDi sind eine gute Basis für JAVA-, EGL- und Web-Entwicklungen mit dem IBM Werkzeug RDi SOA. Umfang ca. 500 Seiten, Preis 248, MIDRANGE MAGAZIN 09/2009 im Jahr 1995 in Stuttgart statt und zog 1998 nach Essen. Seit 2006 präsentiert sich das jährliche Branchen-Highlight auf dem Kölner Messegelände. Die DMS 2009 präsentiert in der Messehalle 7 auf rund Quadratmetern Fläche alle IT-gestützten Lösungen, die sich mit einem nahtlosen, elektronischen Informationsfluss innerhalb sowie außerhalb von Unternehmen beschäftigen. Personal jedoch nicht nur ein Update in Fragen der HR-IT. In insgesamt drei Hallen, die rund 500 Aussteller füllen, können sich die Besucher zu allen Themen des Personalmanagements Anregungen für die Berufspraxis abholen. Û Û Partner: SAS und b.telligent. SAS und b.telligent sind eine Partnerschaft eingegangen. Die Partner konzentrieren sich auf den gehobenen Mittelstand, hier wollen sie gemeinsam Kunden für Analytics- und CRM-Projekte gewinnen. Basis ist die SAS Mittelstandslösung edition m. Û UC4 ausgezeichnet. UC4 Software wurde von Forrester Research Inc. im Report The Forrester Wave: Complex Event Processing Platforms, Q in allen Kategorien als Strong Performer für seine Complex Event Processing Plattform eingestuft. Û Bilstein setzt auf itelligence. Die Ferdinand Bilstein GmbH + Co. KG (febi) setzt auf die SAP-Kenntnisse von itelligence und die dort entwickelte Branchenlösung it.trade. febi will ab 2010 insgesamt über 550 User mit dem neuen ERP-System arbeiten lassen, mit nachgelagerter Anbindung von Niederlassungen im Ausland. Û PSI gewinnt die Firmengruppe Simon als Neukunden. Der PSI-Konzern wurde von der Firmengruppe Simon mit der Lieferung und Einführung der ERP-Komplettlösung PSIpenta für alle vier Unternehmen der Gruppe beauftragt. PSIpenta wird als Komplettlösung für 140 User zum Einsatz kommen und den gesamten Geschäftsprozess vom Angebot bis zum Versand einschließlich Planung, Controlling und Fertigungssteuerung abdecken. Û Neues i-effect Release V1R6 sorgt für mehr Sicherheit. Die menten GmbH gibt die Herausgabe der neuen i- effect Version V1R6 bekannt. Inhalt des Releases sind gleich zwei neue Module: *OCSP, das eine Echtzeitprüfung von Zertifikaten durchführt, sowie das Modul *IASP, das erstmals eine Anbindung an die etablierte IBM Hochverfügbarkeitslösung iasp bietet.

7 IBM-Ansprechpartner vor Ort gesucht? Kommunikationsplattform PSC Im Januar dieses Jahres hat die IBM die Zusammenarbeit mit Business Partnern im Mittelstandsgeschäft neu strukturiert und aufgesetzt. Die Partnership Solution Center (PSC) in München, Stuttgart, Frankfurt, Düsseldorf, Hamburg und Berlin sollen damit noch mehr in den Fokus des Mittelstandsgeschäftes der IBM rücken. Sie dienen den Businesspartnern der IBM und den Mittelstandskunden als Anlaufstelle und Kommunikationsplattform. Die PSC befinden sich in den Räumlichkeiten der jeweiligen IBM-Niederlassung. Mit den PSC verringern wir unsere Reaktionszeit durch engere Ver- zahnung aller für den Mittelstand relevanten Bereiche, erklärt Andreas Britsche, Leiter des Münchner Partnership Solution Center, und fügt an: Mit mehr Business Partnern und einem lösungsorientierteren Portfolio wollen wir die Bedürfnisse der mittelständischen Kunden befriedigen. Das PSC ist jetzt besser, weil es schnell, einfach und unkompliziert ist, findet Martin Borowitz von der Systemworkx AG, einer der IBM Business Partner deutschlandweit. Wir haben jetzt einen Ansprechpartner in München und nicht in Stuttgart oder gar in den USA, nennt der Geschäfsstellenleiter aus Augsburg die Vorteile des neu strukturierten PSC. Die IBM in München ist hinter Stuttgart und Frankfurt die drittgrößte Vertriebsniederlassung in Deutschland. ó IBM Deutschland GmbH, Stuttgart Barcelona Budapest Genf Köln Moskau München Stuttgart Wien Zürich September 2009 Messe Köln Zukunft Personal Europas größte Fachmesse für Human 09/2009 Resource MIDRANGE Management MAGAZIN 7

8 MIDRANGE AKTUELL Köpfe Das Interesse junger Mädchen an Berufen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik geht weiter zurück. Danach waren im Jahr 2008 unter den Auszubildenden in IT-Berufen nur 9 Prozent Frauen lag der Anteil der Mädchen unter den IT Azubis noch bei 10,6 Prozent und 2001 sogar bei 14,2 Prozent. Robert Helgerth General Manager Mittelstandsgeschäft, Microsoft Deutschland GmbH Katrin Henniger Sales Account Manager, Bit- Defender GmbH Wolfgang hornung Leitung BS Consulting Services DACH, S&T AG Robert Helgerth wechselt zum 1. September in die Europäische Mittelstandsund Partnerorganisation von Microsoft. Als General Manager leitet der 52-jährige dort den Vertrieb an kleine und mittelständische Kunden in Westeuropa. Zugleich kümmert er sich um die Stärkung des internationalen Partnernetzwerks. Robert Helgerth war bislang Direktor Mittelstand & Partner sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Er gehört zu den wichtigsten Kompetenzträgern für Belange mittelständischer Firmen bei Microsoft. Katrin Henniger (38) übernimmt ab sofort den Posten des Sales Account Manager bei der BitDefender GmbH. Henniger blickt bereits auf eine 15-jährige Karriere in der IT-Branche zurück. Frühere Stationen waren Helmich EDV- Systeme GmbH, Maxdata GmbH, Ho & Jasper GmbH. In ihrer neuen Position zeichnet sie für die zielgruppenspezifische Ansprache des B2B-Marktes verantwortlich. Wolfgang Hornung (50) ist neuer Head of BS Consulting Services bei S&T DACH. In dieser Position ist er für alle Aktivitäten des Geschäftsbereichs zuständig. Hornung war seit 2007 als Business Line Manager für den Bereich Manufacturing innerhalb der S&T Business Solutions in denselben Ländern verantwortlich. Zuvor leitete er zehn Jahre lang beim Schweizer Beratungsunternehmen IMG internationale SAP-Projekte und betreute namhafte Kunden wie Bosch Rexroth und Andritz AG. Auf der diesjährigen Jahrestagung des Verbandes der IT- und Multimediaindustrie Sachsen-Anhalt e. V. (VITM) wurde GISA-Geschäftsführer Stephan Drescher in den Vorstand gewählt. Im Mittelpunkt der Aktivitäten des Verbandes stehen Leistungsbeiträge der ITK-Branche für die Modernisierung von Wirtschaft und Verwaltung, die Sicherung des Fachkräftenachwuchses und Weichenstellungen zur flächendeckenden Versorgung mit schnellen Internetanschlüssen im Bundesland. Stephan Drescher Vorstand, regionaler Branchenverband der IT- und Multimediawirtschaft Jörg Schmohl Vertriebsleiter, Ferrari electronic Nach dem Ausscheiden von Christoff Wiethoff stellt die Ferrari electronic AG das Management neu auf. Ab sofort zeichnen Jörg Schmohl und Annett Schilling für Vertrieb und Marketing verantwortlich. Jörg Schmohl, seit 1997 bei Ferrari, übernimmt die Verantwortung für den Sales-Bereich. Annett Schilling ist für Marketing und Unternehmenskommunikation verantwortlich. Annett Schilling Marketing und Unternehmenskommunikation, Ferrari electronic Ronald Voelzke verstärkt die Münchner Geschäftsstelle von Technogroup IT- Service GmbH. Der Diplom-Kaufmann ist Vertriebsbeauftragter für Bayern und für Akquise sowie die Bestandskundenbetreuung zuständig. Bevor Voelzke im April 2009 zu Technogroup wechselte, war er seit 2004 bei der Crossgate AG in verschiedenen Management-Funktionen für den Verkauf verantwortlich, zuletzt in der Position eines International Sales Operations Manager und für die europaweite Kundenbetreuung zuständig. Ronald Voelzke Vertriebsbeauftragter Bayern, Technogroup IT-Service GmbH 8 MIDRANGE MAGAZIN 09/2009

9 workshops kalender RPG Camp ist kein Urlaub obwohl die Fortbildung in der Nähe von Oberstdorf stattfindet. Vielmehr handelt es sich dabei um eine Art Power-Kurs für RPG- Programmierer, die jetzt den Schritt unternehmen möchten, um Ihre Kenntnisse den aktuellen Erwartungen anzupassen. Die Schulung gliedert sich in theoretische und praktische Teile. Die Praxis basiert auf der IBM Entwicklungsumgebung RDi ( WDSc). Wer hier nicht sattelfest ist, kann am Vortag (12.10.) den Workshop RDi vor dem Camp belegen. Das RPG Camp selbst beinhaltet zwei parallele Tracks. Je nach Vorkenntnissen und Ausbildungsziel können sich die Teilnehmer für einen der beiden Tracks entscheiden: Track 1 Von RPG/400 zu ILE RPG mit den Schwerpunkten Regelwerk des RPG IV, D-Bestimmungen, Aggregate, Wertzuweisungen, Built-in-Functions, Dateiverarbeitungen, Subroutinen und Prozeduren. Track 2 beschäftigt sich mit ILE RPG, embedded SQL und XML mit Fokus auf SQL in der Programmierung, Stored Procedures, User Defined Functions, RPG und XML. Das RPG Camp findet vom 13. bis 15. Oktober statt. Event Termin, Ort Veranstalter Basis-Seminar ERP-Auswahl 4. 9., Küssnacht am Rigi (CH) Power System unter i V6R Bremen SAP Mittelstandsfrühstück bei SOFT-CONSULT Souverän und sicher von RPG nach Java transtec geht für Virtualisierung auf die Straße Cubeware Infotag Business Intelligence hautnah Rational Developer for i für i-programmierer SOFT-CONSULT Düsseldorf Frankfurt Rosenheim online Der RPG Crash-Kurs Bremen FNT Expertenroadshow Hamburg Licht im Abrechnungs-Dunkel! Hamburg Steeb Mittelstandsforum Ulm, Hotel Maritim IBS:forum zur Lebensmittelsicherheit (HACCP) LiveDay auf der Online-Messe MIDRANGE WEBFAIR IBM Forum online Mehr Termine und Veranstaltungen unter CERPOS GmbH EPOS GmbH DV-Consult & Training SOFT-CONSULT Häge GmbH PKS Software GmbH transtec AG Cubeware GmbH MIDRANGE ACADEMY EPOS GmbH DV-Consult & Training REALTECH AG HRworks GmbH Steeb Anwendungssysteme GmbH IBS AG MIDRANGE WEBFAIR IBM Breakfast Briefings 2009 Sie erhalten beim IBM Breakfast Briefing die neuesten Informationen von IBM, serviert im Rahmen eines herzhaften Frühstücks. Power Systems (i) Die integrierte Lösung für mehr Vielseitigkeit und Flexibilität bietet alles in einem: Server, Speicher, Software und Sicherheit. Ein System, das Sie praktisch nur noch einzuschalten brauchen. Holen Sie sich einen frischen Überblick und erleben Sie innovative Lösungen für wirtschaftliche IT mit IBM Power Systems und IBM i 6.1. Integration, Leistung, Verfügbarkeit und Sicherheit vom Blade bis zum Großsystem. Power Systems (p) Die leistungsstarken Systeme für UNIX und Linux bieten viel Raum für Wachstum, hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit und soliden Investitionsschutz. Holen Sie sich einen frischen Überblick und erleben Sie die Möglichkeiten von AIX 6.1, aktuelle Neuigkeiten rund um POWER-Technologie vom Blade bis zum Großsystem, Virtualisierung und Energieeffizienz. Bern (CH), Düsseldorf, Bamberg, September - Power System unter i V6R1 - Das Cobol Update - SQL Tuning der Abfragen - Operating & Systemsteuerung Weitere Themen und Lernvideos auf unserer Homepage! 09/2009 MIDRANGE MAGAZIN 9

10 MIDRANGE AKTUELL FRAGE DES MONATS Personalkosten stellen einen entscheidenden Wettbewerbsfaktor dar.? DIE frage Setzen Sie zur Optimierung Ihrer Personalkosten bereits eine Lösung für eine effizientere Personal-Einsatzplanung ein? DAS ergebnis 43 % ja 794 Teilnehmer haben abgestimmt 57 % nein Auf Insellösungen verzichten Eine Mehrheit der Umfrage-Teilnehmer hat angegeben, bislang keine Software für die Personaleinsatzplanung zu verwenden. Sind ihnen die Personalkosten egal? Mit Sicherheit nicht! Doch speziell bei kleineren Betrieben mit relativ gleichbleibenden Anforderungen sind ausgefeilte Instrumente für die Personaleinsatzplanung nicht unbedingt notwendig. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass mit wachsender Unternehmensgröße und schwankenden Geschäftsanforderungen oder beim Mehrschicht-Betrieb sich entsprechende Lösungen rasch amortisieren können. Denn die Vorteile solcher Systeme gehen über die reine Einsatzplanung hinaus. Sind sie mit der Personal- Software verknüpft oder bereits in sie integriert, profitieren Verantwortliche in vielerlei Hinsicht: Sie verfügen über Werkzeuge für eine genaue Personalkostenhochrechnung und können verschiedene Szenarien einfach simulieren. Zudem lassen sich Dienstpläne mit entsprechender Software-Unterstützung schnell und zuverlässig erstellen. Darüber hinaus entlastet die automatische Übernahme der Einsatzdaten in die Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Personalabteilungen von zeitaufwändigen und fehleranfälligen administrativen Aufgaben. Vor diesem Hintergrund stellen wir eine steigende Nachfrage nach solchen Lösungen fest. Die momentan in vielen Branchen und Unternehmen kurzfristig stark schwankende Auftragslage wirkt hier als zusätzlicher Antrieb: Entscheider suchen vor diesem Hintergrund nach Mitteln und Wegen, die Personalplanung an diese komplexeren Anforderungen auszurichten. Erfahrungsgemäß wird dabei aus Kosten- und Effizienzgründen meist auf die Einführung separater Insellösungen für die Einsatzplanung verzichtet. Der Trend geht vielmehr dazu, beim Wechsel der Personalsoftware solche Planungswerkzeuge in den Kriterienkatalog mit aufzunehmen. Häufig setzen Unternehmen dabei auf das Application Service Providing der Software durch einen Dienstleister. So können sie bei Bedarf solche Funktionen einfach mit nutzen, ohne selbst zusätzliche Lizenzen erwerben und sich um die Administration kümmern zu müssen. Daher rechne ich damit, dass der Anteil der Unternehmen, die Lösungen für die Personaleinsatzplanung nutzen, in den nächsten Jahren insbesondere im Mittelstand kontinuierlich weiter steigen wird. ó 10 MIDRANGE MAGAZIN 09/2009

11 kommentar kommentator zum unternehmen ihre meinung, bitte! Emrah Turudu, istockphoto.com Thomas Eggert Geschäftsführer TDS HR Services & Solutions GmbH TDS AG Die TDS AG ist ein IT-Komplettdienstleister und SAP-Systemhaus für mittelständische und große Unternehmen. Zu den Angebotsschwerpunkten zählen SAP-Beratung und -Branchenlösungen sowie Application Hosting und Application Management und Outsourcing. Zudem bietet TDS Outsourcing, Dienstleistungen und Software für Personaler. Das Angebot für Personalabteilungen umfasst die Übernahme sämtlicher administrativer Prozesse aus dem Personalwesen. Beim Auslagern solcher Geschäftsabläufe (HR Business Process Outsourcing) ist TDS mit mehr als abgerechneten Personalstammsätzen im Monat Marktführer in Deutschland. Hinzu kommen eine Million Personalstammsätze, die Kunden mithilfe der Software TDS-Personal abrechnen. Diese umfasst alle Aspekte des Personalwesens: von der Lohn- und Gehalts- sowie der Reisekostenabrechnung über die Dienstplanerstellung bis hin zu umfassenden Controlling-Funktionen. Unsere aktuelle Frage des Monats: Ihr Geschäftserfolg hängt auch von der ständigen Verfügbarkeit Ihrer IT ab. Setzen Sie bereits eine entsprechende Hochverfügbarkeitslösung ein, um die Kontinuität Ihrer Geschäftsabläufe sicherzustellen? In der jeweiligen Frage des Monats erfassen wir aktuelle Trends und Strömungen des IT-Marktes und fragen zum einen die Leser des +++ Monday Morning Tickers +++ und zum anderen auf unserer Homepage nach Ihrer Meinung: Û Beteiligen Sie sich und stimmen Sie ab. Die Abstimmung geschieht anonym und ohne jede weitere Befragung o. ä. Wir freuen uns ebenfalls über Kommentare zur aktuellen Frage des Monats, die Sie direkt nach Ihrem Voting eingeben können. Für Ideen für kommende Fragen kontaktieren Sie uns einfach per Û MIDRANGE WEBFAIR WEBFAIR MIDRANGE MIDRANGE WEBFAIR ist die IT-Fachmesse, die zu Ihnen kommt. Ohne Verkehrsstau und Parkplatzsorgen. Machen Sie jetzt den Schritt in eine neue Zeit. Holen Sie sich Informationen, vergleichen Sie und gehen Sie interaktive Dialoge mit Ausstellern und Besuchern ein. Und falls Sie möchten, können Sie jederzeit wiederkommen. Die Veranstaltung ist an sieben Tagen der Woche jeweils 24 Stunden für Sie geöffnet. MIDRANGE Sie treten über das Portal Û ein. Im Gegensatz zu den traditionellen Messen ist bei der MIDRANGE WEBFAIR der Eintritt für Besucher völlig kostenfrei und ohne jegliche Verpflichtung. LiveDay jeweils am letzten Montag des Monats ITP VERLAG ı Kolpingstraße 26 ı Kaufering ı Telefon ı Fax service@midrange.de ı 09/2009 MIDRANGE MAGAZIN 11

12 MIDRANGE AKTUELL Codename Apollo: das Entwicklungsprojekt der Solitas Neues Kapitel einer Erfolgsstory Die Solitas Informatik AG ist seit vielen Jahren eine feste Größe im IBM Midrange-Markt. Im Interview mit Tanja Maršal spricht Geschäftsführer Siegmar Deuring unter anderem über das Archivierungs- und DMS-System InfoStore, das über Integrationen zu nahezu allen Business- Software-Lösungen, die im deutschsprachigen System i-markt eine Rolle spielen, verfügt. Tanja Maršal: Auf der CeBIT 2009 hat Solitas einen ersten Einblick in das Release InfoStore 10 gegeben, das unter dem Codenamen Apollo ein Projekt zur Entwicklung komplett neuer Client- Applikationen beinhaltet. Wie ist hier der aktuelle Stand? Siegmar Deuring: Apollo ist nicht nur wegen des gerade gefeierten 40. Jubiläums der Mondlandung hochaktuell. Wir haben im größten Entwicklungsprojekt, das Solitas seit dem ursprünglichen Design der Software unternommen hat daher der hohe Anspruch des Projektnamens ein komplett neues Framework für unsere Client-Applikationen konzipiert. Zusammen mit externen Ergonomie-Spezialisten haben wir ein neues Look and Feel entwickelt, das den Ansprüchen moderner Windows- und Der neue Apollo-Client für InfoStore bringt das komplette Spektrum modernster DMS/ECM-Funktionen in die System i- Welt. Siegmar Deuring Internet-User entspricht und höchsten Usability-Kriterien gerecht wird. Noch in diesem Jahr können Anwender auf diese neuen Clients Document Viewer, Windows-Retrieval, Scan-Client etc. umsteigen. Tanja Maršal: Worin besteht der Nutzen dieser neuen Applikationen? Siegmar Deuring: Zunächst einmal besteht ein grundlegender Vorteil darin, dass die bisher separaten Applikatio- nen auf einem gemeinsamen Framework basieren und umfassend miteinander integriert sind. Die Anwender profitieren in der täglichen Arbeit vor allem von der gleichzeitig eingeführten Plugin-Technologie des Clients. Funktionen aus anderen Softwareanwendungen wie zum Beispiel Zugriff auf das Kreditorenkonto in der Buchhaltungssoftware während der Eingangsrechnungsprüfung oder Workflow-Anwendungen können sehr einfach direkt in den Apollo-Client integriert werden. Das völlig neuentwickelte Design orientiert sich an den aktuellsten Microsoft Styleguides für Windows Vista bzw. Windows 7, welche den Anwender nicht mit überfrachteten Menüleisten überfordern. Durch die Möglichkeit der benutzer- und rollenbasierenden Konfiguration stellt das System genau die Funktionen bereit, die aktuell benötigt werden. Dadurch können Anwender schneller und konzentrierter arbeiten und das volle Potenzial der neuen Funktionen nutzen. Auf Server- und Middleware-Ebene wird mit der neuen Technologie unter anderem die Integration also das Entwickeln und Optimieren von Schnittstellen für ERP, PPS, CRM- und andere Lösungen an das DMS viel einfacher. Siegmar Deuring Geschäftsführer Solitas Informatik AG solitas.com Durch die neue PlugIn-Technologie im Apollo-Client können Funktionen von anderen Programmen wie zum Beispiel ERP-Software oder Workflow-Systemen sogar direkt in unseren Client integriert werden oder umgekehrt. Unsere Partner haben nunmehr die Möglichkeit, ihre eigenen Lösungen und DMS-Erweiterungen mit sehr geringem Aufwand in den neuen Client zu integrieren. Außerdem ist der neue Apollo-Client offen für verschiedene Repositories auf unterschiedlichen Plattformen. Das heißt, die neue Technologie ist nicht mehr nur auf das InfoStore-Archiv auf IBM AS/400 und System i beschränkt, sondern kann auch Windows- oder Linuxbasierte Repositories ansprechen. Für unsere Kunden und Partner bedeutet das enorme Kosten- und Zeiteinsparungen bei der Einführung oder Erweiterung von InfoStore sowie völlig neue Lösungsmöglichkeiten bei der optimalen Integration der Softwarelösungen eines Unternehmens. 12 MIDRANGE MAGAZIN 09/2009

13 Tanja Maršal: Wie begegnen Sie dem Trend, dass Unternehmen zu Microsoftbasierten Systemen wechseln? Siegmar Deuring: Die meisten unserer Kunden nutzen schon lange auch MS- Betriebssysteme auf ihren Clients oder Servern für unterstützende Anwendungen wie zum Beispiel MS Exchange Mailserver oder MS SharePoint- Services. InfoStore verbindet diese Anwendungen mit dem robustesten zuverlässigsten Serversystem iseries und System i. Die neue Middleware, die erstmals mit dem Apollo-Client zum Einsatz kommt, ermöglicht sogar die Anbindung von DMS-Repositories unter MS-Serverbetriebssystemen. Tanja Maršal: Solitas ist bisher stark fokussiert auf den System i-markt. Kann man hier noch Wachstum erzielen? Siegmar Deuring: Die IBM Plattform wurde von den Rivalen im Servermarkt seit ihrer Einführung im Jahre 1988 totgesagt, doch die iseries erweist sich als zählebig. Die Kunden wissen zu schätzen, dass IBM eine langfristige Plattform- Strategie verfolgt. Dies wird durch Ankündigungen unterstrichen, wie Anfang dieses Jahres die i-roadmap, in welcher die Neuerungen dargelegt wurden, die IBM i 6.2 und i und 2010 bringen werden. Dadurch ist System i ein stabiler Markt, auch mit Wachstumspotential für uns als DMS-Anbieter. So konnten wir in den vergangenen Jahren jeweils rund 30 Neukunden pro Jahr gewinnen. Tanja Maršal: Statt von Dokumentenmanagement (DMS) sprechen die Anbieter heute zunehmend von Enterprise Content Management (ECM). Ist das ein bloßer Namenswechsel oder stehen dahinter auch neue Inhalte? Siegmar Deuring: Mit ECM wird ein gewachsenes Aufgabenspektrum bezeichnet. Der Begriff DMS steht für das Archivieren und Dokumentverwalten. ECM-Systeme gehen darüber hinaus und führen Daten und Dokumente aus allen Anwendungen eines Unternehmens inklusive Daten und Dokumenten von Partnern und Lieferanten in einer Lösung zusammen. Vor allem bei der Verarbeitung von eingehenden Dokumenten wie Eingangspost, Fax, E Mails oder EDI lassen sich durch ECM-Systeme erhebliche System i ein stabiler Markt auch mit Wachstums potential für uns als DMS-Anbieter. So konnten wir in den vergangenen Jahren jeweils rund 30 Neukunden pro Jahr gewinnen. Siegmar Deuring Effizienzpotenziale erschließen. Denn der hohe manuelle Anteil, der durch Medienbrüche und die Verarbeitung des papierbasierten Beleggutes entsteht, führt zu hohen Erfassungskosten sowie Fehlerfrequenzen. Tanja Maršal: Zu welchen ERP-Systemen bietet InfoStore Schnittstellen? Siegmar Deuring: Wir haben mittlerweile Installationen mit allen gängigen ERP-Systemen realisiert. An vorderster Stelle stehen natürlich die Lösungen unserer Partner beispielsweise die Softwarelösungen unserer Konzernmutter SoftM sowie von Ametras, oxaion, Veda, um nur eine Auswahl zu nennen, aber ebenso haben wir InfoStore in Umgebungen mit SAP- und Infor-ERP-Lösungen eingeführt. Zusammen mit unseren mehr als 30 Partnern in Deutschland, Österreich, Frankreich und Italien sind wir in der Lage, auch individuelle Lösungen mit überschaubarem Kostenaufwand an InfoStore anzubinden, und die neue Apollo Plugin-Technologie macht das nochmal einfacher. Tanja Maršal: Wie ist der Status bei den Themen IT-Compliance und Elektronische Signatur welche Lösung bieten Sie Ihren Kunden? Siegmar Deuring: Aufgrund steigender Nachfrage seitens InfoStore-Kunden und auch unserer Partner bieten wir seit diesem Jahr auch Beratungsleistungen zu den rechtlichen Anforderungen an DMS- Systeme an. Bei mehr als Informations- und Dokumentationspflichten in deutschen Unternehmen kann man doch sehr schnell den Überblick verlieren. Zu diesem spannenden Thema haben wir im letzten Quartal eine erfolgreiche Veranstaltungsreihe an 14 Orten durchgeführt. Diese Veranstaltungen sind natürlich auch für uns als Hersteller sehr wichtig, denn hier findet ein reger Informationsaustausch mit unseren Anwendern statt und wir können Wünsche und Anregungen, zum Beispiel zur digitalen Signatur, sehr schnell umsetzten. Mit InfoStore besteht die Möglichkeit, eine Vielzahl von Trustcentern einzubinden, über welche sowohl archivierte Dokumente im Langzeitarchiv digital zertifiziert als auch via E Mail versandte Dokumente mit digitaler Signatur versehen werden können. Tanja Maršal: Über welche Vertriebswege bringen Sie InfoStore an den Markt? Siegmar Deuring: Wie schon erwähnt, gibt es für InfoStore ein ausgeprägtes Partnernetzwerk von mehr als 30 Partnern in Europa, die sich auf verschiedene Lösungen, wie zum Beispiel die Anbindung unterschiedlicher ERP-Systeme, spezialisiert haben. Dieses Partnernetzwerk bauen wir weiter aus und fördern besonders solche Partner, die sich ausschließlich auf InfoStore als DMS/ ECM-System konzentrieren. Kunden, die direkt bei uns anfragen, bringen wir mit dem passenden Partner in Verbindung. Strategische Projekte können in der Konzeptions- und Realisierungsphase auch direkt von unserer Vertriebs- und Consultingabteilung betreut werden. Sei es durch das Partnernetzwerk oder direkt durch uns wir realisieren die passende Lösung für den Kunden. Wir stehen für Kompetenz in Sachen DMS und ECM im System i-markt. So werden wir auch wahrgenommen: Geben Sie doch mal DMS iseries in Google ein Solitas Informatik AG, Buchs (CH) 09/2009 MIDRANGE MAGAZIN 13

14 midrange spezial DMS Geographisch weit verteilte Dokumentenablagen eingebunden Für die EVU-Zukunft gerüstet Neue Gesetze und Richtlinien erfordern heute von Energie-Versorgungsunternehmen (EVU) einen bisher nicht gekannten Dokumentationsumfang. Beweissicherungsfragen und eine immer auf dem neuesten Stand gehaltene Dokumentation veranlassten auch die KWO (Kraftwerke Oberhasli AG), mit dem System d3 ein modernes DMS-System einzuführen. Weitere Dokumentations-Anforderungen sind eine gerichtsfeste Organisation, Liberalisierung der Energiemärkte oder die Bestrebungen des sogenannten Unbundling, die informatorische und buchhalterische Trennung der Netzverteilstruktur von Erzeugung, Handel und Vertrieb der Energie. Die KWO sind eines der führenden Wasserkraftunternehmen der Schweiz. Das Gebiet an Grimsel und Susten ist ideal für die Stromproduktion aus Wasserkraft geeignet. Heute gehören zu den KWO neun Kraftwerke, acht Stau- seen, 120 km wasserführende Stollen und Druckschächte und 23 km wintersichere Zugangsstollen und befahrbare Tunnel. Mit 450 Mitarbeitern haben die KWO neben der Stromproduktion noch zwei weitere Standbeine: Der Kompetenzbereich Grimsel Hydro bietet das Know-how des Betriebs und Unterhalts der eigenen Kraftwerksanlagen auch externen Auftraggebern an und zweitens verfügt die KWO über ein umfangreiches touristisches Angebot rund um die Stromproduktion aus Wasserkraft. Moderne Dokumenten-Management- (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) -Lösungen bieten einen ganzheitlichen, unternehmensweiten Ansatz um Dokumente nicht nur revisionssicher zu archivieren, sondern auch die tägliche Arbeit mit ihnen zu vereinfachen und jederzeit arbeitsplatzunabhängig auf benötigte Informationen zugreifen zu können. Quelle: entana business solutions AG Versionskonflikte und lange Liegezeiten vermeiden Eingeführt und betreut wird d3 bei den KWO von der entana business solutions AG in Baar. Der ursprüngliche Auslöser für die Einführung eines Dokumentenmanagements waren die geographisch weit verteilten Ablagen der Anlagendokumente mit inkonsistenten Strukturen und Beständen. Denn eine Projektdokumentation, die dann nach Fertigstellung der Anlage in die Anlagendokumentation übergeht, wird zwar vom Zentralarchiv betreut. Jedes Kraftwerk hat aber zusätzlich vor Ort seine eigene Dokumentation der wichtigsten Unterlagen. Harald Zimmermann, Leiter des Bereiches Managementsysteme, Dokumentation und Archiv: Das musste auch so sein, denn in den Bergen bei den großen Entfernungen und witterungsbedingten Widrigkeiten konnte man bei technischen Problemen nicht einfach mal schnell ins Zentralarchiv gehen und die Zeichnung raussuchen. Das hatte aber zur Folge, dass die technischen Dokumente von verschiedenen Mitarbeitern an verschiedenen Orten abgelegt wurden, wobei oft nicht klar war, wer alles wo eine Kopie hatte. Wurden dann vor Ort an der Anlage Änderungen vorgenommen und im Papierdokument per Hand dokumentiert, entwickelten sich mehrere Kopien in unterschiedlichen Versionen. Mit einem ganzheitlichen Ansatz wurden unternehmensweit die Prozes- 14 MIDRANGE MAGAZIN 09/2009

15 se auf einen möglichen Bedarf an Unterstützung durch ein ECM-System untersucht. Dabei ergab sich, dass neben dem technischen Bereich mit Projekt, Anlagen- und Instandhaltungs-Dokumentation auch im kaufmännischen Bereich mit z. B. dem Beschaffungsprozess inklusive Eingangsrechnungsworkflow, dem Vertragsmanagement oder dem Controlling wichtige Dokumentenworkflows einrichtbar sind. Zimmermann: Für uns war wichtig, dass d3 einerseits aufgrund seines Funktionsumfangs und seiner Struktur im Anlagenbau zuhause ist und deshalb unsere Erfordernisse mit der Standardfunktionalität weitestgehend abdecken konnte. Zum anderen kann die entana AG umfangreiche Projekte in Energiewirtschaft und Anlagenbau vorweisen. Beides spart vor allem Zeit, aber auch Geld und Nerven. Zur Zeit greifen ca. 50 User täglich auf das System zu, wovon Concurrent-User sind. Die User der Touristiklokalitäten greifen über ADSL-Verbindung zu, während die anderen Standorte wie Kraftwerke oder Betriebsleiterbüros an den Staumauern über die gut ausgebauten Netze kommunizieren. Die Grimselwelt ist ein Touristikengagement der KWO. Die technische Dokumentenablage baut auf dem KKS auf Im Vordergrund einer DMS-Lösung steht aber nicht die IT-Seite, sondern die Prozessoptimierung. Das pdf als langzeitstabiles Format ist per Viewer überall einzusehen und jederzeit im Originalmaßstab als Papierdokument ausdruckbar. Nach Erstellung der Zeichnung, überwiegend in Autocad, wird, genau wie bei den Officedokumenten auch, direkt aus dem Autorensystem heraus das pdf in d3 abgelegt und versioniert. Aufgerufen werden die Dokumente über den d3-explorer. Für das Wiederauffinden der Dokumente sind gute Such- und Browsingfunktionen unerlässlich. Aber entscheidend ist auch die unternehmensspezifische Ablagestruktur. Das ist bei KWO ANZEIGE Output Management Solution Compleo 4: Komplette Output Management Software für ISeries, SAP Spoolfiles download unter - Verteilen per , Webservice - Archivieren in PDF, Excel... - Vollständig automatisiert Freecall 0800 / jmoll@symtrax.de eine Kombination aus Prozess- und Objektorientierung, wobei letztere auf dem Kraftwerk-Kennzeichnungssystem KKS aufbaut. Das heißt, jedes Dokument wird mit einem Satz an Attributen versehen, die eine Aufrufung der Prozessakte oder der Projekt- bzw. Anlagenakte per Mausklick ermöglichen, obwohl jedes Dokument nur einmal im Archiv vorhanden ist. Die Workflows werden mittlerweile von KWO weitgehend selbstständig eingerichtet, zum Beispiel die Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses in d3, inklusive des Eingangsrechnungsworkflows. Da bei KWO kein ERP-System vor Ort installiert ist, wurde dieser Prozess mit typischen ERP- Funktionen in d3 abgebildet, was zur vollen Zufriedenheit gelang. Eduard Rüsing ó entana business solutions AG, Baar (CH) Enterprise Reporting Solutions Compleo Suite 2008 GE_Midrange_CPL.indd 1 12/03/ :51:35 Neu in DocuWare 5.1: Klick und weg Mit der aktuellsten Version des Docu Ware Web Client können Dokumente direkt aus der Browseranwendung heraus per E Mail verschickt werden. Vor allem der Versand im PDF-Format erleichtert die tägliche Arbeit. Revisionssicher archivierte Dokumente lassen sich im Dokumenten- Pool suchen und in einer Ergebnisliste anzeigen. Daraus kann ein gewünschtes Dokument über den Menüpunkt In E Mail senden zum Versand angewählt werden. Der Anwender entscheidet, ob er das Dokument als Anhang einer E Mail oder als Hyperlink versenden möchte. Besonders nützlich ist dabei die Option, das ausgewählte Dokument in das PDF-Format umzuwandeln. Der lokale Mail-Client, etwa Microsoft Outlook oder Thunderbird, öffnet sich automatisch und die E Mail befindet sich nach dem Versand im eingesetzten Mail-Programm unter Gesendete Elemente. Die Möglichkeit, aus dem Internet Explorer oder Firefox Browser heraus den lokalen Mail-Client unter Berücksichtigung aller Sicherheitsmechanismen anzusprechen, ist für DMS-Systeme neu und bisher einzigartig. Webbasiertes Dokumenten-Management via DocuWare Web Client erfordert keinerlei Softwareinstallation auf dem Client; ein Internetzugang mit handelsüblichem Browser ist ausreichend. Vorstand Jürgen Biffar unterstreicht die einfache Handhabung: Die neue Funktionalität haben wir wie gewohnt auf Basis neuester Technologien, beispielsweise dem Microsoft Click-Once-Modell, entwickelt. Die intuitive Bedienung ermöglicht ein sofortiges Arbeiten. DocuWare AG, München 09/2009 MIDRANGE MAGAZIN 15

16 midrange spezial DMS Intelligente Output-Management-Systeme sparen bares Geld Weitsicht zahlt sich aus Die Welt der digitalen Dokumentenverarbeitung hat ihre natürlichen Grenzen. Spätestens dort, wo die digitale Information auf Papier gedruckt wird, um als Brief der Kommunikation mit dem Geschäftspartner eine besondere Note zu verleihen, endet die digitale Unternehmenswelt. Output-Management-Systeme schließen die Lücke zwischen digitaler Informationsverarbeitung und dem Ausdruck. Sie sammeln und bündeln Druckdatenströme aus unterschiedlichen Anwendungen, sortieren und veredeln Briefe und sorgen auch dafür, dass Steuercodes für die nachgelagerte Verarbeitung, etwa in Kuvertiermaschinen oder für Rücksendinformationen, dort aufgebracht werden, wo sie später problemlos bearbeitet werden können. Clever ist, wenn Output-Management-Systeme nicht nur die IT-Belange berücksichtigen, indem sie etwa Informationen aus dezentralen Einheiten an zentraler Stelle zusammenführen, sondern auch die unternehmensweite Informationsverarbeitung unter postalischen Gesichtspunkten optimieren. Denn da zahlt sich Weitsicht aus. Eine genügend große Postausgangsmenge vorausgesetzt, lassen sich bei der Deutschen Post AG bis zu 26 Prozent Porto einsparen, wenn etwa durch Sortieren nach Postleitzahlenregionen, Bündelungen oder Nummerierungen Teilleistungen übernommen werden, die sonst der gelbe Carrier zu erbringen hat. Aber auch das Zusammenfassen mehrerer Dokumente an einen Empfänger spart bares Geld, wenn dadurch Portokosten gänzlich entfallen. Die unbestrittenen Vorteile von Output-Management-Systemen bei der digitalen Weiterverarbeitung von Unternehmensinformationen zu nutzen, ist im Midrange-Markt aufgrund der limitierten Anbieterzahl an sich schon herausfordernd. Eine ganz besondere Herausforderung ist es aber, Output- Management-Systeme zu finden, die bei Intelligente Output-Management-Systeme führen unternehmensweite Informationen nicht nur an zentraler Stelle zusammen, sondern optimieren diese auch unter postalischen Gesichtspunkten. ihren Optimierungsroutinen frühzeitig auch die Belange der Postbearbeitung berücksichtigen. Deren Anforderungen beziehen sich neuerdings auch auf die Gestaltung von Dokumenten. Das Aufbringen von Werbebotschaften auf die Transaktionspost, also Rechnungen oder Bestellbestätigungen, spielt hierbei eine große Rolle. Aber auch die Produktion von Barcodes oder 2D-Matrix- Kodierungen für die Rückverfolgung und Zuordnung von Antwortschreiben etwa zu Kampagnen. Die Postverantwortlichen im Unternehmen werden in 16 MIDRANGE MAGAZIN 09/2009

17 dieser Hinsicht derzeit sehr agil, denn sie verstehen ihre Aufgabe immer mehr als Dienstleister für die Informationslogistik. Sie stellen als solcher neue Anforderungen an die IT, die sich mit modernen Output-Management-Systemen lösen lassen. Integrationsanforderungen meistern Für das reibungslose Zusammenspiel zwischen IT und Postbearbeitung ist ein durchgängiger Datenfluss das A und O. Damit Midrange-Infrastrukturen mit plattformfremden Output-Management-Systemen nahtlos zusammenspielen, ist in Einführungsprojekten die professionelle Datenintegration von besonderer Bedeutung. Neopost hat in dem Bereich Mail Solutions eigene Output-Management-Spezialisten, die auch in diesem Umfeld über eine langjährige Praxiserfahrung verfügen. Die Output-Management-Profis setzen in ihrer Arbeit auf eine praxiserprobte Vorgehensweise, wenn sie die Systemwelt der mittleren Datentechnik mit dem Output-Management-System in der Windows-Welt verbinden. Dabei unterscheiden sie formatierte und unformatierte Dokumentendaten auf der iseries. Formatiert bedeutet, dass die zu verarbeitenden Dokumente mit vollständigem Layout druckfertig im Format ASCII, AFP, PCL5e, PDF oder Mehrwert Output-Management-System ANZEIGE Gestalten Sie Ihre Formulare immer noch wie im Paläolithikum? Machen Sie Schluss mit verstaubter i5/iseries Formulargestaltung. Mit dem neuen VFL.net Modul für SpoolMaster 5.1 gestalten Sie Ihre AS/400 Formulare direkt am PC im WYSIWYG-Modus. Alles über die verbesserte Visual Forms Language (VFL.net) im SpoolMaster 5.1 finden Sie unter Postscript an die Windows-Umgebung übergeben werden. Unformatierte Dokumente werden dagegen in strukturierten Daten übermittelt, aber ohne druckfertiges Layout. Dieses wird erst im Output-Management-System vor In verschiedenen Kundenprojekten bei Midrange-Anwendern hat Neopost durch den Einsatz des Windows-basierenden Output-Management- Systems PrintMachine den Ablauf des Postversandes nachhaltig optimiert. Folgende Vorteile machen dabei den wirtschaftlichen Erfolg aus: ó Reduzierung der Anzahl der Sendungen und damit der Portokosten durch Zusammenführung gleicher Adressen ó Reduzierung der Anzahl der Sendungen und damit der Portokosten durch Nutzung des beidseitigen Drucks ó Reduzierung manueller Tätigkeit, weil die verschiedenen Dokumente automatisch zu einer Sendung zusammengeführt werden. ó Absicherung durch Sequenzzählung der Druckseiten und durch Kontrolle der Sendungen nach der Verpackung ó Absicherung der Kuvertierung durch die Steuerung der Kuvertier- maschine mit entsprechenden Steuerzeichen. dem Drucken erstellt. Bei dieser Vorgehensweise wird in den meisten Fällen das XML-Format verwendet. Die technische Übertragung der Daten von Midrange-Systemen an das Windows-System erfolgt über das Standard-Protokoll TCP/IP. Dabei sorgen die beiden Dienste FTP oder LPR für den gesicherten Datentransfer. Mit LPR wird das Output-Management- System in der Midrange-Umgebung wie ein Drucker behandelt. Anwender arbeiten dabei in den ihnen bekannten Applikationen, um die Dokumente zu erzeugen. Business-Dokumente lassen sich so für eine unternehmensweite Output-Optimierung unter besonderer Berücksichtigung der Belange in der Postbearbeitung mit einfachen Mitteln zur Verfügung stellen. Mehr als nur digitalisieren Intelligente Output-Management-Systeme erfüllen heute weit mehr als die klassische Funktion der Digitalisierung von Informationsströmen. Wie die Synergien mit der Postbearbeitung zeigen, ist die IT in der Lage, ganzheitliche Lösungsansätze aktiv zu unterstützen und ihren wertschöpfenden Beitrag damit deutlich zu erhöhen. Dies ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl dieser Systeme. Für die sachgemäße Integration in der Midrange-Welt sorgen markterfahrene Partner. Sie nutzen ihre Expertise, um zusammen mit IT- Verantwortlichen in Unternehmen intelligente Lösungsansätze zu erarbeiten und diese professionell umzusetzen. Hans-Peter Vogel ó Neopost GmbH & Co. KG, München 09/2009 MIDRANGE MAGAZIN 17

18 SCHWERPUNKT human resources Foto: Varial Software AG SUMMARY Eine moderne HR-Software muss nicht nur höchste Funktionalität bieten, sondern auch plattformunabhängig, skalierbar und parametrierbar sein. Personalabbau löst Talentmanagement ab Produktiver und günstiger Papierberge, die sich bis zur Decke türmen, unauffindbare Personalakten, ausgeblichene, unleserliche Gehaltsbelege aus dieser Sackgasse führt ausgefeilte HR-Software heraus. Das Human Resources (HR)-Management befindet sich in einem steten Wandel: Während sich Personalverantwortliche bis vor wenigen Monaten noch intensiv mit den Themen Mitarbeiterrekrutierung und Talentmanagement beschäftigt haben, stehen heute bedingt durch den konjunkturellen Abwärtstrend Kostensenkung, Kurzarbeit und Personalabbau ganz oben auf der Agenda. Damit Personalverantwortliche den immer schneller verlaufenden Änderungen gerecht werden können, setzen mehr und mehr HR-Abteilungen auf Personalmanagementsysteme, die schnelle und aussagekräftige Informationen liefern. Wie Umfragen belegen, halten viele Unternehmen im Personalwesen noch immer an Aktenschränken fest. Dabei können moderne und kosteneffiziente HR-Abteilungen schon lange nicht mehr auf IT-gestützte Lösungen verzichten. Um Unternehmen vom Einsatz einer Personal-Software zu überzeugen, ist es von zentraler Bedeutung, die Kommunikation von einer techniklastigen und featuregesteuerten Ausrichtung in eine Richtung zu verlagern, die sich primär mit den Geschäftsvorteilen dieser Lösungen auseinandersetzt, erläutert Gerhard Knoch, Vice President EMEA bei Infor. Themen wie Reduzierung der Gesamtbetriebskosten und flexible, transparente Geschäftsprozesse sind die Faktoren, die Unternehmen überzeugen, neue Investments auch im HR-Bereich zu tätigen. Die größte Akzeptanz finden nach wie vor Lösungen für die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung. Derartige Systeme entlasten Personalab- 18 MIDRANGE MAGAZIN 09/2009

19 teilungen bei administrativen Routinearbeiten, unterstützen bei der Erstellung von exakten Abrechnungen und liefern dem Management schnell die gewünschten Mitarbeiterinformationen. Wie sich eine Personalabrechnungssoftware in der Praxis bewährt, zeigt ein Stuttgarter Unternehmen aus der industriellen Fertigung: Mit einer HR-Lösung des Software-Anbieters Varial konnte es den Zeitaufwand für Abrechnungen von circa 900 Mitarbeitern drastisch reduzieren. Wurden früher bei jedem Gehaltslauf an einem Tag zwei Mitarbeiter mit der gesamten Bearbeitung gebunden, so ist die monatliche Zusammenstellung der Abrechnungen nun innerhalb von weniger als fünf Stunden komplett erledigt. Damit konnte die Personalabteilung jeden Monat einen kompletten Manntag an Kapazität zurückgewinnen. Bessere Planung möglich Trotz der zunehmenden Komplexität bei der Personaleinsatzplanung werden Nachfrageschwankungen immer noch traditionell mit Überstunden, Sonderschichten, dem Einsatz von Zeitarbeitern oder einer Erhöhung der Arbeitszeit ausgeglichen. Diese lohnintensiven Maßnahmen können ein Unternehmen teuer zu stehen kommen. Ausgeklügelte Systeme für die strategische und operative Personaleinsatzplanung (PEP) unterstützen Unternehmen dabei Kosten zu sparen, indem sie das optimale Verhältnis zwischen Personalbedarf und Auftragslage finden und Überstunden, Leerlaufzeiten sowie Zuschläge für Sonderschichten reduzieren. Die strategische Berechnung des Personalbedarfs geschieht anhand von statistischen Methoden zur Ermittlung von Trends und Saisonalitäten oder durch Muster ursprünglicher Umsatzzahlen. Im Gegensatz dazu ist die operative Personaleinsatzplanung auf einen kurzfristigen Zeitraum, wie einen Tag oder eine Woche, fokussiert. Integrierte Lösungen arbeiten abteilungsübergreifend, das heißt sie berücksichtigen bei der Einsatzplanung die Mitarbeiterkapazitäten aus allen Bereichen. Stellt die Software etwa fest, dass sich im Montagebereich ein Engpass anbahnt, prüft sie parallel, ob Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen aus anderen Bereichen einspringen können. Alternativ lassen sich bei einem zu hohen Personaleinsatz Lösungsvorschläge zur Abwesenheitsplanung generieren. Dabei berücksichtigen PEP-Lösungen auch, dass Mitarbeiter ihren Urlaub bis zum Jahresende abbauen. Abschied von Aktenbergen Um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein, kommen Unternehmen früher oder später nicht an einer digitalen Personalakte vorbei. Neben der Entlastung der Personalabteilung durch reduzierten Archivierungsaufwand, verspricht die elektronische Akte vor allem mehr Produktivität der HR-Abteilung. Laut dem Marktforschungsinstitut Gartner fallen bei der Arbeit mit Dokumenten rund 50 bis 80 Prozent der Zeit auf die Suche von Unterlagen. Viele Personalmanager scheuen sich aber noch vor dem vermeintlichen Aufwand der Digitalisierung. Um Mitarbeiter nicht zusätzlich zu belasten, empfehlen Experten daher diese Arbeit an einen Dienstleister abzugeben. Sind einmal alle Dokumente eingescannt, verarbeitet, geprüft und archiviert, können die Papierakten nach spätestens drei bis sechs Monaten datenschutzkonform vernichtet werden. Das Scannen der Tagesbelege lässt sich schnell und unkompliziert mit einem Arbeitsplatzscanner erledigen. In Unternehmen ab 500 Mitarbeitern lohnt es sich, einen Scan-Dienstleister zu beauftragen. Dabei werden Belege über mehrere Tage gesammelt und anschließend gebündelt weitergeleitet. Damit beim Scannen keine Fehler anfallen, muss im Vorfeld jedes Dokument eindeutig dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Zu den Bestandteilen der digitalen Personalakte gehören dieselben Dokumente wie bei der Papierakte, also Bewerbungsunterlagen eines Mitarbeiters, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Mitarbeiterfoto, Korrespondenz, Beförderungen oder Bescheinigungen. Ein großes Plus der digitalen Personalakte: Liegen sämtliche Dokumente in elektronischer Form vor, können mehrere Bearbeiter gleichzeitig darauf zugreifen. Das meist webbasierte System erlaubt ausschließlich definierten Anwendern Zugriff auf die vertraulichen Daten, die verschlüsselt und damit sicher übermittelt werden. Zeitaufwändiges Hinund Hertragen von Akten, etwa von der Personalabteilung zur Rechtsabteilung in die Geschäftsleitung und zurück, gehört damit der Vergangenheit an. Stattdessen verbleiben die Informationen an Ort und Stelle und stehen trotzdem allen Berechtigten in kurzer oder sogar in Echtzeit zur Verfügung. Zugleich läuft die Integration in die üblichen Buchhaltungs, Verwaltungs- und Archivsysteme denkbar einfach ab. Katrin Zwingmann ó CLICK to Den vollständigen Artikel finden Sie in unserer aktuellen Online-Ausgabe. zum unternehmen Die Varial Software AG ist ein unabhängiger Softwarehersteller mit über 30-jähriger Erfahrung in der Entwicklung von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Lösungen für das Finanzwesen, Controlling und die Personalwirtschaft. Varial wurde 1991 nach einem Management Buy-out aus der Philips Kommunikations Industrie AG als GmbH mit rund einem Dutzend Mitarbeiter gegründet. Seit September 1999 firmiert das Unternehmen als Aktiengesellschaft. Bundesweit zählt die Varial Software AG mehr als 60 Beschäftigte. Der Großteil der Belegschaft arbeitet in der Produktentwicklung. 09/2009 MIDRANGE MAGAZIN 19

20 SCHWERPUNKT human resources Kostengünstiges Personalmanagement dank Standardlösung HR-Software für KMUs Eine HR-Lösung gewinnt bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) zunehmend an Bedeutung gerade in Krisenzeiten. Denn: Personaler benötigen häufig aus Zeit- und Personalmangel nicht nur eine administrative Arbeitsentlastung, sondern auch zusätzlich Analysemöglichkeiten, um die vorhandenen Ressourcen besser planen zu können. Bei der Auswahl einer Personalsoftware stehen Unternehmen vor einer Fülle an Angeboten mit unterschiedlichem Funktionsumfang von einzelnen Softwaremodulen bis hin zu komplexen HR-Lösungen. Dieser Beitrag erläutert, warum ein Standardpaket gerade für kleine und mittlere Unternehmen interessant ist. Kleine und mittlere Firmen scheuen oft die Einführung einer Software lösung für ihr Personalmanagement: Aufwand und Kosten für die Implementierung wirken abschreckend. Mit einem Standardpaket haben KMUs jedoch ihr komplettes Personalmanagement einfach und kostengünstig im Griff. Durch die Standardisierung entfallen zeit- und kostenintensive Anpassungen. Weiterer Vorteil: Eine Standardlösung enthält alle wichtigen HR-Funktionen und -Prozesse: elektronische Personalakte, Kompetenz- und Bewerbermanagement sowie digitale Antrags- und Genehmigungsverfahren, beispielsweise zur Urlaubsverwaltung. Das Wichtigste im Überblick 1. Elektronische Personalakte: In einer elektronischen Personalakte sind die kompletten Stammdaten der Mitarbeiter zentral in einem integrierten Dokumentenmanagement hinterlegt: Kontaktinformationen, wichtige Dokumente und Verträge, der jeweilige Vorgesetzte sowie Sicherheitsstufen. Personalverantwortliche und Manager können über die elektronische Personalakte nicht nur Mitarbeiter- und Vertragsdaten jederzeit digital abrufen, sondern auch wichtige Auswertungen wie Kostenanalyse, Abwesenheitslisten sowie Auswertungen zur Altersstruktur vornehmen. 2. Kompetenzmanagement: Ein Kompetenzmanagement hilft Personalverantwortlichen und Vorgesetzten über definierte Kompetenzgruppen und Kompetenzen die Potenziale der Mitarbeiter zu erkennen und weiterzuentwickeln. Sowohl Ist-Profile als auch die Kompetenzbeurteilung lassen sich über die elektronische Personalakte der Mitarbeiter hinterlegen und auswerten. 3. Bewerbermanagement: Ein standardisiertes Bewerbermanagement bildet den kompletten Rekrutierungsprozess ab: von der Definition des Stellenprofils, der Veröffentlichung auf der Webseite und dem Online-Bewerberformular über die automatisierte Bewerberkommunikation bis hin zur Besetzung der offenen Position. 4. Online-Portal: Über ein Online- Portal können Mitarbeiter standardmäßig in die wichtigsten HR-Prozesse eingebunden werden: Urlaubsanträge, Krankmeldung, Abwesenheitsmeldung, Termine und Aufgaben stellt der Mitarbeiter so über ein integriertes Workflow-Management online ein und der Personalverantwortliche oder Vorgesetzte genehmigt es direkt im System. Wichtig: Ausbaufähiges Softwarepaket Bei der Auswahl des Standardpakets sollten Unternehmen darauf achten, dass die Lösung ausbaufähig ist. Entscheidet sich eine Firma beispielsweise nach einem Jahr, zusätzlich noch ein Seminarmanagement oder eine Mitarbeiterselbstverwaltung einzusetzen, dann sollte die Standardlösung mit den entsprechenden Modulen erweiterbar sein. Nur so lassen sich Schnittstellenprobleme oder Medienbrüche vermeiden. Eine HR-Standardlösung bringt auch KMUs einen Mehrwert: Dabei können Personalverantwortliche nicht nur die administrativen Aufgaben innerhalb der Personalabteilung verringern, sondern auch HR-Prozesse digitalisieren. Die Vorteile: Alle Aufgaben und Prozesse lassen sich effizienter und transparenter abbilden und Auswertungen schneller abrufen. Kosten und Aufwand der Implementierung bleiben dank der Standardisierung überschaubar. Stefan Kozole ó Exact Software Deutschland GmbH, München 20 MIDRANGE MAGAZIN 09/2009