Einführung eines toolunterstützten Lizenzmanagements bei der FIDUCIA IT AG

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1 Einführung eines toolunterstützten Lizenzmanagements bei der FIDUCIA IT AG Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Zulfikar Salehmohamed, SYTFM AGENDA!! ÜBER DIE FIDUCIA IT AG!! AUSGANGSSITUATION FIDUCIA!! VORGEHEN & UMSETZUNG!! LESSONS LEARNED Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 2

2 Die FIDUCIA IT AG ist führender IT-Dienstleister für Banken in Deutschland Unternehmensprofil Die FIDUCIA IT AG!! gehört den Volksbanken und Raiffeisenbanken!! ist größter IT-Partner im genossenschaftlichen Bankensektor!! verfügt über mehr als 45 Jahre Erfahrung im IT-Bereich von Banken!! beschäftigt Mitarbeiter!! hat ihre Zentrale in Karlsruhe und eine Niederlassung in München!! erwirtschaftete 2007 einen Umsatz von 648 Millionen Euro Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 3 Die FIDUCIA IT AG zählt zu den größten IT-Dienstleistern in Deutschland Die TOP 10 IT-Dienstleister Deutschlands Marktanteile vom Umsatz in Deutschland [%] T-Systems Siemens IT Solutions & Services IBM HP Siemens Comm. Accenture SAP EDS Capgemini Quelle: Gartner 2007 Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 4

3 Die FIDUCIA IT AG verfügt über mehr als 45 Jahre Erfahrung im IT-Bereich von Banken FIDUCIA Revisions- & Treuhand- FIDUCIA Institut Datenverarbeitung Aktiengesellschaft FIDUCIA Informationszentrale Aktiengesellschaft Karlsruhe FIDUCIA AG Karlsruhe/Stuttgart FIDUCIA IT AG Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 5 Die FIDUCIA IT AG betreut mehr als Arbeitsplätze bei ihren Kunden Endgeräte bei Kunden!! Bankstellen!! ca PC-Arbeitsplätze in den Banken!! Server 7 x 24 Stunden im Online-Betrieb!! SB-Geräte, davon! Geldautomaten! Kontoauszugsdrucker! SB-Terminals Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 6

4 AGENDA!! ÜBER DIE FIDUCIA IT AG!! AUSGANGSSITUATION FIDUCIA!! VORGEHEN & UMSETZUNG!! LESSONS LEARNED Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 7 AUSGANGSSITUATION AUSGANGSSITUATION:!! Komplexe IT-Infrastrukturen und Systemlandschaften zur Erbringung von IT- Dienstleistungen im Finanzdienstleistungsbereich.!! Teilweise inkonsistente oder redundante Datenbestände wurden bereinigt, aber die Aussagefähigkeit bezüglich Compliant/Compliance konnte nur manuell erstellt werden.!! Überblick über Zusammenhänge und Wirkung von Services, Geschäftsprozessen und unterstützenden Applikationen sowie Auswertungen waren bezogen auf den Katastrophenfall aber nicht für SAM / ITAM!! Ganzheitliche Toolunterstützung in folgenden Bereichen war notwendig: IT-Planung und Controlling IT-Procurement Vertragsmanagement IT-Lifecycle Management Lizenzmanagement Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 8

5 ZIELE DES GESAMTPROJEKTS ITAM Toolunterstützte betriebswirtschaftliche Planung und Steuerung etablieren!! Übersicht der Kostenzuordnungen!! Budget-Simulation / Forecasting Toolunterstütztes IT-Procurement etablieren!! Strategischer wie auch operativer Einkauf von RZ-Hardware/Software!! Prozess von der Bedarfdefinition über die Budgetprüfung hin zum Einkauf (Angebotseinholung, Verhandlungen), zur Genehmigung der Bestellung, Wareneingang und Zahlung. Überwachung und Bewertung der Lieferantenbeziehung. Toolunterstütztes Vertragsmanagement einführen!! Erstellung von Vertragsbilanzen!! Optimierung der Vertragsausschöpfung!! Informationen über Mengengerüste für Vertragsverhandlungen Toolunterstütztes IT-Lifecycle Management einführen!! Betriebswirtschaftliche, organisatorische und technische Abbildung des kompletten IT-Lifecycles Toolunterstütztes Lizenzmanagement einführen!! Identifikation von Optimierungen der Lizenzbedingungen durch Wechsel der Lizenzierungsart (Lizenzrückgabe, Unternehmenslizenz)!! Identifikation illegaler Installationen!! Automatisierte Lizenzbilanzerstellung mit Identifikation der Lizenznutzer Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 9 SOLL-ZUSTAND DER FIDUCIA INFRASTRUKTUR Business, Kunden, Anwender Incidents, Anfragen Incidents Incident Management Incidents Changes Service Desk Problem Management Changes IT Asset Management Reports Change Management Service Level Mgmt. Reports Trendanalyse Reviews Diagnose Changekalender CAB-Protok. Reports Reviews Release Management Releaseplan Reports Reviews Test- Standards Config. Management CMDB- Reports Policy Standards SLA-Reports SIP Reviews Procurement Contract Licence Finance Asset-Lifesycle Incidents Problems, KE-DB Changes Releases Config. Items, Beziehungen CMDB Servicekatalog, SLAs, OLAs Assets, Supportverträge Definitive Software Library Phase1 Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 10

6 AGENDA!! ÜBER DIE FIDUCIA IT AG!! AUSGANGSSITUATION FIDUCIA!! VORGEHEN & UMSETZUNG!! LESSONS LEARNED Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 11 INITIALPHASE ENTSCHEIDUNG & INITIALPHASE Durchführung einer detaillierten internen Anforderungsevaluation, begleitet durch MATERNA Komplexes Auswahlverfahren im Rahmen detaillierter Kriterienkataloge Reduzierung von vier auf zwei Anbieter Durchführung eines Proof of Concepts mit IBM und USU Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 12

7 ERGEBNISSE PROOF OF CONCEPT 15 Workshops / 171 Kriterien / 14 Arbeitstage Entscheidung pro USU und Projektstart Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 13 HERAUSFORDERUNGEN HERAUSFORDERUNG & ANFORDERUNGEN!! Eigenentwickelte Inventory-Tools (SMK)!! Vielfältige Interdependenzen im Gesamtprojekt ITAM / CMDB!! Erweiterungen/Erneuerungen des Valuemation Lizenzmanagement-Standards waren notwendig!! Ca. 800 Mandanten mit Unterscheidung Inhaber und/oder Nutzer einer Lizenz Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 14

8 ERWEITERUNGEN IN VALUEMATION (1)!! Erfassung Lizenzdaten!! Erfassung Lizenzinformationen und -metriken inkl. Klassifikationen!! Erfassung lizenzvertragskonforme Verträge!! Lizenzpflegeprozesse!! Bestandsprozesse!! Compliance und Compare!! Lizenz-Pooling!! Aktivitäten zur Bereinigung der Lizenzsituation (Über- und Unterlizenzierung)!! Pflege der Whitelist!! Interpretation der Scan-Rohdaten anhand Fingerprints - initial für 578 Produkte der FIDUCIA!! Verknüpfung der technischen Daten mit kaufmännischen Daten aus SAP-MM!! Erweiterung um ein zweistufiges Mandantenkonzept!! Erweiterung um die Unterscheidung zwischen Eigentümer und Nutzer!! Konfigurierbarkeit über Berechtigungskonzept!! Mandantenabhängige Reports, Kataloge und Ansichten Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 15 ERWEITERUNGEN IN VALUEMATION (2)!! Reporting 8 kaufmännische und lizenztechnische Reports 6 Hilfsreports zur Unterstützung aller involvierten Rollen im Lizenzmanagement!! Erweiterungen des Inventory (Technischer IST-Bestand) Technische Informationen Informationen aus Active Directory Verbrauchsinformationen zur Messung der Lizenznutzung!! Eskalationen & entsprechende Aktionen Auslaufende Lizenz-Keys Änderung an Lizenzvertragsinformationen Auslaufende Lizenzverträge Gekündigte Lizenzverträge Anlage Lizenzverträge Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 16

9 ERWEITERUNGEN IN VALUEMATION (3)!! Erweiterungen der Reconciliation Engine Automatische Prüfung der Lizenzausnutzung entsprechend Lizenzbestimmungen Berechnung der Unter-/Überlizenzierungszustände Berücksichtigung von initial 11 Lizenzmetriken, z.b. Maschinengebundene Modelle Pro Device, Standortgebundene Lizenzen, Personengebundene Modelle pro User, Dedicated Hosting Licence, Leistungsgebundene Modelle MIPS / MSUs etc.!! Erweiterungen der Lizenzmanagement-Rollen Konzernlizenzmanager Lizenzmanager Software-Inventarisierer Lizenzverwalter Produktverantwortlicher Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 17 Lizenzmanagement-Konzept in Valuemation Produktliste Whitelist / Katalog Lizenzmetrik Technische Daten (IST) Reconciliation Lizenzbilanz Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 18 Lizenzvertrag

10 FIDUCIA-Ansatz zum Lizenzpooling Warenkorb intern 16 Digits 36 Digits 3 Digits 22 Digits 8 Digits Monatliche Berechnung auf der Kostenstelle, solange die Software genutzt wird. Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 19 FIDUCIA-Ansatz zum Lizenzpooling Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 20

11 AGENDA!! ÜBER DIE FIDUCIA IT AG!! AUSGANGSSITUATION FIDUCIA!! VORGEHEN & UMSETZUNG!! LESSONS LEARNED Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 21 LESSONS LEARNED!! Die Etablierung eines strategischen SAM-Tools ist ein elementarer Grundstein für ein erfolgreiches Lizenzmanagement.!! Ein Tool muss sich in die entsprechenden kaufmännischen (z. B. Einkauf) und technischen Prozesse (z. B. Asset & Configuration Management) nahtlos integrieren.!! Die Etablierung eines strategischen Software Asset Managements bringt viel prozessuale und organisatorische Arbeit mit sich eine Software-Lösung ist nur die halbe Miete.!! Zentrale Erfolgskriterien sind die Bündelung der Zusammenarbeit zwischen vielen Unternehmensbereichen (IT-Betrieb, IT-Leitung, Vertragsmanagement, Einkauf, ) sowie eine entsprechende Unterstützung durch das Top-Management. Softwarelizenzmanagement mit USU-Technologie Seite 22

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