Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle

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1 Excel Aufbaukurs 49 Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle Wie kann ich eine Abfrage aus einer Datenliste gestalten, so dass die Ergebnisse an einem eigenen Ort ausgegeben werden? Wie formuliere ich Filterbedingungen? Wie kann ich Logisch-Und bzw. Logisch-Oder filtern? Wie kann ich nach einem Bereich filtern? Was wird unter einem Teilergebnis verstanden? Wie kann ich mit geringem Aufwand Zwischensummen erstellen? Lassen sich Datenlisten so anlegen, dass mehrere Kollegen gleichzeitig darin arbeiten können? Was geschieht im Konfliktfall? Wie lassen sich Änderungen in Tabellen aufspüren? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Listen aus vorhandenen Daten erstellen Komplexes Filtern aus Datenlisten: Spezialfilter Aufstellen von Filterbedingungen Zwischensummen berechnen: Teilergebnisse Datenlisten zur Verfügung stellen: Freigabe Lernziel: Sie lernen mit komplexen Filtern Informationen aus Datenlisten zu erhalten und Zwischenergebnisse (z.b. für Subtotals) zu erstellen. Darüber hinaus erwerben Sie das nötige Wissen, um Datenlisten freizugeben und die Änderungen, die daraus resultieren, aufzuspüren. Voraussetzungen: Grundlagen der Tabellen- und Dateibehandlung, Grundlagen der Datenbank-Funktionen von MS Excel.

2 50 Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle Listen aus vorhandenen Daten erstellen Habe ich die Möglichkeit mehrere Bereiche in einer Datenliste mit Autofilter zu versehen? Liste mit AutoFilter innerhalb einer Datenliste In Excel 2003 haben Sie die Möglichkeit Listen in Ihren Tabellen zu erstellen, um zusammenhängende Daten zu gruppieren und gemeinsam zu bearbeiten. Diese Listen können aus vorhanden Daten oder auch aus leeren Zellen erstellt werden. Sie können diese Daten dann unabhängig von den Daten außerhalb der Liste verwalten. Eine Liste erstellen Sie, indem Sie die entsprechenden Zellen markieren und anschließend Menü Daten, Liste, Liste erstellen... aufrufen. Im Dialogfenster Liste erstellen können Sie mittels Kontrollkästchen entscheiden, ob die Liste eine Kopfzeile hat. Wenn nicht, werden die einzelnen Spalten mit Spalte1, Spalte2 usw. bezeichnet. Der Bereich, der als Liste angegeben wird, erhält eine veränderte Benutzeroberfläche. Ein dunkelblauer Listenrahmen kennzeichnet eindeutig den Zellbereich der Liste. Standardmäßig ist automatisch der AutoFilter aktiviert, wodurch Sie sofort die Möglichkeit haben, die Daten rasch zu filtern oder zu sortieren. Mit Menü Daten, Filter, AutoFilter kann der AutoFilter auch wieder ausgeschalten werden. Eine Zelle im Listenrahmen unten links enthält ein Sternchen, diese wird als Einfügezelle bezeichnet. Sie können dort neue Daten eingeben, die dann automatisch zur Liste hinzugefügt werden. Die Größe der Liste kann auch durch Ziehen mit der Maus am Vergrößerungspunkt im rechten unteren Eck am Listenrahmen durchgeführt werden. Dadurch wird der Bereich aus den bereits bestehenden Daten vergrößert. Mit Menü Daten, Liste, Ergebniszeile erhalten Sie eine neue letzte Zeile mit einer Berechnung. Durch Anklicken einer Zelle in dieser Ergebniszeile können Sie aus einer Dropdownliste andere Funktionen auswählen. Menü Daten, Liste, In Bereich umwandeln ermöglicht Ihnen die Liste wieder in einen normalen Bereich zu konvertieren. Vorteile Erstellen einer Liste Möglichkeiten Daten nachträglich zur Liste hinzufügen Ergebnisse erzielen In normalen Bereich umwandeln In einer Tabelle können immer auch mehrere Bereiche als Liste angegeben werden. Alle Befehle zum Erstellen bzw. zum Arbeiten mit Listen finden Sie im Kontextmenü.

3 Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle 51 Komplexes Filtern aus Datenlisten: Spezialfilter Wie kann ich eine Abfrage aus einer Datenliste gestalten, so dass die Ergebnisse an einem eigenen Ort ausgegeben werden? Das Dialogfenster Spezialfilter ermöglicht die Angabe, wo welcher Bereich liegt Bestehende Datenlisten können mit Menü Daten, Filter, Spezialfilter... nach frei zu vergebenden Suchkriterien gefiltert werden. Im Gegensatz zu der Funktion AutoFilter lassen sich mit Spezialfiltern auch Logisch-Oder-Filterkriterien aufstellen. Die herausgefilterten Datensätze werden auf Wunsch in einen sog. Ausgabebereich kopiert. Um den Spezialfilter zu verwenden, wird folgende Vorgangsweise empfohlen: 1. Es müssen die Suchkriterien in einem eigenen Kriterienbereich eingegeben werden. Dieser besteht aus Feldbezeichnungen der Datenliste, die an eine freie Stelle des Tabellenblattes kopiert werden. 2. Anschließend wird eine Zelle der Datenliste markiert und Menü Daten, Filter, Spezialfilter... aufgerufen. In dem folgenden Dialogfenster ist zu entscheiden, ob die gefilterten Datensätze an einen neuen Ort kopiert (An eine andere Stelle kopieren) oder ob die nicht den Suchkriterien entsprechenden Datensätze innerhalb der Datenliste ausgeblendet werden sollen (Liste an gleicher Stelle filtern). Sollen gefilterte Datensätze an eine andere Stelle kopiert werden, ist der Cursor in das Feld Kopieren nach zu stellen, um in der Folge die obere linke Zelle zu markieren, in die das Ergebnis des Filtervorganges kopiert werden soll. 3. In jedem Fall ist der Kriterienbereich festzulegen: Dazu ist der Cursor in das entsprechende Feld des Dialogfensters zu setzen und die vorher für diesen Zweck erstellte Feldnamenszeile sowie die Zeile(n) darunter mit den Filterkriterien zu markieren. Vorteile des Spezialfilters Vorgangsweise Nun wird durch Betätigen von OK nach den eingegebenen Bedingungen gefiltert. Die Vorbereitung für das Spezialfiltern erscheint im ersten Moment aufwändig. Andererseits ist diese nur einmal pro Datenliste durchzuführen. In der Folge steht ein sehr flexibles Abfrageinstrument zur Verfügung. Kriterienbereich und Ausgabebereich können mit dem Namensfeld (links von der Bearbeitungszeile) überprüft werden. Verwenden Sie die Schaltflächen Dialog reduzieren, um die Bereiche leichter markieren zu können.

4 52 Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle Aufstellen von Filterbedingungen Wie formuliere ich Filterbedingungen? Wie kann ich Logisch-Und bzw. Logisch-Oder filtern? Wie kann ich nach einem Bereich filtern? Beispiel für ein kombiniertes Logisch-Und und Oder-Filterkriterium Je nach Aufstellung und Festlegung des Kriterienbereiches können unterschiedliche Filter gesetzt werden. Logisch-Und-Filter werden in einer Zeile formuliert; z.b.: Umsatz Funktion >= Geschäftsführer Diese Suchkriterien filtern alle Datensätze aus der Datenliste, deren Funktion Geschäftsführer und deren Umsatz größer oder gleich ist. Logisch-Oder-Filter werden in zwei oder mehreren Zeilen formuliert. Hierbei ist unbedingt der Suchkriterienbereich im Dialogfenster Spezialfilter entsprechend neu festzulegen; z.b.: Umsatz Funktion Geschäftsführer Diese Kriterien filtern alle Datensätze aus der Datenliste, deren Funktion Geschäftsführer oder deren Umsatz gleich ist. Ein Bereich wird wie im folgenden Beispiel gefiltert: PLZ PLZ >=70000 <80000 Logisch-Und Logisch-Oder Bereich filtert alle Datensätze, deren PLZ größer oder gleich und kleiner als ist. Es ist somit ein zusätzliches Feld für die obere Schranke nötig geworden. Die Suchkriterien sind um diesen Bereich zu erweitern. Der Kriterienbereich darf stets nur die aktuell von den Suchkriterien beanspruchten Zellen umfassen (kein vorbeugendes Anlegen eines eventuell benötigten größeren Kriterienbereiches!). Beachten Sie bitte, dass gefilterte Datensätze nicht dynamisch auf Änderungen in der Datenliste reagieren. Sind Änderungen erfolgt, ist das Filtern erneut durchzuführen.

5 Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle 53 Zwischensummen berechnen: Teilergebnisse Was wird unter einem Teilergebnis verstanden? Wie kann ich mit geringem Aufwand Zwischensummen erstellen? Ermittle die Summe des Umsatzes pro Region! Große Datenlisten können leichter interpretiert werden, wenn für gleiche Eintragungen Zwischensummen ausgewiesen werden. Beispiel: Aus einer Firmendatenbank soll die Summe des Umsatzes pro Branche errechnet werden. Dies ist, 1. nachdem die Datenliste nach jener Spalte sortiert wurde, für die z.b. Zwischensummen errechnet werden sollen, und 2. die aktive Zelle in die Datenliste gesetzt wurde, mit Menü Daten, Teilergebnisse... möglich. Das Dialogfenster Teilergebnisse enthält folgende Einstellungsmöglichkeiten: Gruppieren nach: erlaubt die Wahl der vorher sortierten Feldbezeichnung, bei deren Wechsel z.b. eine Zwischensumme errechnet werden soll. Unter Verwendung von: ermöglicht die Wahl der Art der Berechnung des Teilergebnisses (z. B. Summe oder Anzahl). Teilergebnis addieren zu: erlaubt die Wahl der Spalten, unter denen ein Teilergebnis erscheinen soll. Das Resultat erscheint als Gliederung. Mit den Schaltflächen 1, 2, 3 (Gliederungsleiste) können die benötigten Informationen dargestellt werden. Um nach der Bildung von Teilergebnissen wieder die Originaltabelle zu erhalten, ist Menü Daten, Teilergebnisse... und dort die Schaltfläche Alle entfernen zu verwenden. Zweck Vorgangsweise Einstellungsmöglichkeiten Gliederung Teilergebnisse entfernen Die Spalten, für die Teilergebnisse errechnet werden, sollten vorher unbedingt sortiert worden sein, da Excel sonst bei jedem Wechsel in dieser Spalte ein neues Teilergebnis einfügt.

6 54 Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle Datenlisten zur Verfügung stellen: Freigabe Lassen sich Datenlisten so anlegen, dass mehrere Kollegen gleichzeitig darin arbeiten können? Was geschieht im Konfliktfall? Wie lassen sich Änderungen in Tabellen aufspüren? Das Register Weitere aus dem Dialogfenster Arbeitsmappe freigeben Prinzipiell können mehrere Anwender ein und dasselbe Dokument zur gleichen Zeit offen halten. Es hat jedoch nur der erste Anwender die Möglichkeit, dieses Dokument auch unter dem ursprünglichen Namen zu speichern. Excel bietet die Möglichkeit, ein Dokument mehreren Anwendern gleichzeitig zur Verfügung zu stellen einschließlich der Möglichkeit, Änderungen zu speichern. Der Besitzer eines zur Verfügung zu stellenden Dokumentes hat dieses zunächst zu öffnen. Nun erfolgt die Freigabe mit Menü Extras, Arbeitsmappe freigeben und dem entsprechenden Kontrollkästchen im Register Status. Anwender, die Zugriffsrechte auf dieses Dokument haben, können es nun öffnen und Änderungen vornehmen. Eine Berücksichtigung aller Änderungen von Kollegen erfolgt beim Speichern. Wird eine Zelle von zwei Kollegen gleichzeitig geändert, kann der, der zuletzt speichert, entscheiden, wessen Änderungen erhalten bleiben sollen. Zu diesem Zweck erscheint automatisch das Fenster Konflikte lösen. Mit Menü Extras, Arbeitsmappe freigeben, Register Status lässt sich jederzeit feststellen, wer gerade diese Arbeitsmappe offenhält. Im Register Weitere kann mit diversen Optionsfeldern eingestellt werden, welcher Anwender sich im Konfliktfall durchsetzt, ob ein Konfliktprotokoll geführt werden und wie die Auflösung von Konflikten stattfinden soll. Das Überprüfen auf Änderungen erfolgt mit Menü Extras, Änderungen nachverfolgen, Änderungen hervorheben... bzw. Änderungen annehmen oder ablehnen... Mit dem ersten Befehl kann u.a. ein Protokolltabellenblatt eingerichtet werden mit dem zweiten Befehl lassen sich bequem die geänderten Zellen erreichen, um zu entscheiden, ob diese Änderungen akzeptiert oder verworfen werden sollen. Zweck Der Besitzer und andere Anwender Register Status Änderungen verfolgen Damit Ihre Kollegen auf Ihr Dokument zugreifen können, muss dieses auf einem Server gespeichert sein oder der zum Speichern genutzte Ordner auf einer lokalen Festplatte muss freigegeben werden. Dies erfolgt z.b. über das Kontextmenü (rechte Maustaste) dieses Ordners und dem Befehl Freigabe und Sicherheit Ein Zugriff auf freigegebene Ressourcen gelingt mit dem Symbol Netzwerkumgebung (auf dem Desktop).

7 Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle 55 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle Verwenden Sie Listen, damit Sie Daten unabhängig von Daten außerhalb der Liste verwalten und analysieren können. Wenn Sie eine Datenliste mit aufwändigeren Kriterien filtern wollen, sollten Sie die Funktion Spezialfilter verwenden. Hiermit können Sie Logisch-Oder- Filterkriterien definieren bzw. die Liste auch an einer anderen Stelle filtern. Beachten Sie bitte, dass Logisch-Und-Filterkriterien im Kriterienbereich in eine Zeile geschrieben werden. Logisch-Oder-Kriterien müssen in unterschiedliche Zeilen geschrieben werden. Wenn Sie in einer Datenliste z.b. die Anzahl Ihrer Kunden pro Land oder die Umsätze pro Branche etc. berechnen wollen, verwenden Sie die Funktion Teilergebnisse. Die Teilergebnisse werden in Form einer Gliederung angezeigt. Sie können Datenlisten für mehrere Mitarbeiter über das Netzwerk zur Verfügung stellen. Andere Anwender können nun, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte, diese Arbeitsmappe öffnen, Eintragungen vornehmen, Änderungen durchführen, etc. Listen siehe Seite 50 Komplexes Filtern siehe Seite 51 Logisch-Und/Oder-Kriterien siehe Seite 52 Teilergebnisse berechnen siehe Seite 53 Arbeitsmappe freigeben siehe Seite 54