Ultimo Fleet Management

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1 Ultimo Fleet

2 Einleitung Seit 1988 helfen wir Unternehmen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit unserer modularen Software bieten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung. Nicht nur für heute, auch für die Zukunft. Denn dank der Flexibilität kann die Standardsoftware auch auf Ihre individuelle Situation zugeschnitten werden. Und wenn sich Ihre Situation verändert, ändert sich die Software einfach mit. Dank dieser Flexibilität und des modularen Aufbaus ist es ebenfalls möglich, zusätzliche Synergien zu erzielen, indem alle anderen unterstützenden Prozesse in Ihrem Unternehmen mit demselben System automatisiert werden. Durch die hohe Priorität der Benutzerfreundlichkeit bei der Entwicklung der Software, ist diese unseren Kunden zufolge einfach zu bedienen. Beispiele hierfür sind die Verwendung von ansprechenden Piktogrammen, praktischen Übersichten, intelligenten Suchfunktionen und der eindeutige Bildschirmaufbau mit praktischen Registerkarten und Zusatzinformationen in Pop-Ups, sodass ihre Informationen immer schnell verfügbar sind. Für jede Organisation und jeden Unterstützungsbedarf bieten wir eine passende Lösung. So können Sie sich beispielsweise entscheiden, mittels iphone eines stufenweisen 5Wachstumsmodells die Unterstützung nach Wunsch zu erweitern, wodurch Investitionen und Implementierung überschaubar bleiben. Neben der umfangreichen Software bieten wir Ihnen ein umfassendes Serviceangebot, um Sie mithilfe von Schulungen und unseres sachkundigen Helpdesks bei der Implementierung zu begleiten und bei der täglichen Anwendung zu unterstützen. Nokia Lumia Mit unserer Software und unserem Service Ihre Prozesse optimal ausstatten Samsung Tab Kennzeichnend für Ultimo Samsung Galaxy Ihr benutzerfreundlicher Standard nach Maß Sie verfügen über eine bewährte und benutzerfreundliche Standardsoftware gemäß den Marktanforderungen. Aber Ihre Situation bleibt durch bestimmte Aspekte einmalig. Die Software ist daher einfach anzupassen, um zusätzlichen Ertrag und Benutzerkomfort zu erzielen. Dafür erhalten Sie ein standardmäßig mitgeliefertes Customization Tool. Alle unterstützenden Prozesse unter einem Dach Die Ultimo Software kann hervorragend für ein einfaches Problem eingesetzt werden, nach Wunsch ist sie aber auch ausgezeichnet als ganzheitliche Lösung für IT Service, Facility, Maintenance, Fleet & Human Resource einsetzbar. Alles einfach unter einem Dach, unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße oder Branche. Eine nachhaltige Investition mit geringem Verwaltungsaufwand Mit einer Investition in Ultimo profitieren Sie langfristig von einem technisch fortschrittlichen Produkt, welches konsequent von unserem eigenen Team von Software- Entwicklern weiterentwickelt wird. Da Sie in der Software auch eigene Anpassungen durchführen können, halten Sie durch die Einsparungen von Beratungskosten Ihre Verwaltungskosten niedrig. Seit 1988 verantwortungsbewusst und zuverlässig Unser Verantwortungsbewusstsein ist das Ergebnis jahrelang aufgebauter Expertise und der Überzeugung, dass eine praktisch anwendbare Software den größten Nutzen hat. Bei der Weiterentwicklung der Software stehen Marktentwicklungen und die Meinungen unserer Kunden, die durch Kundenforen aktiv teilnehmen, im Mittelpunkt. Die Organisation hat seit der Gründung eine solide (finanzielle) Unternehmensführung und ist gegenwärtig ein zuverlässiger Partner für diverse Stakeholder, auch im sozialen Bereich. Ultimo Flexibilität mit Ultimo Customization Tool Surface Unserer Philosophie nach muss sich die Software an die Arbeitsweise der Organisation anpassen, nicht die Organisation an das System. Natürlich ist die Implementierung von Ultimo oft Anlass für Prozessoptimierungen, die mithilfe der Anwendung möglich sind. Dank der Flexibilität können wir die Software weitgehend an Ihre spezifische Situation anpassen. Dies nennen wir jedoch nicht Maßarbeit sondern Konfigurationen im Standard mithilfe des Ultimo Customization Tools. Ziel ist es, die Software möglichst optimal auf Ihre Arbeitsprozesse abzustimmen und somit die Leistungen weiter zu verbessern. Dank des Ultimo Customization Tools ist es unter anderem möglich, Autorisierungen einzustellen, Bildschirmansichten, Menüs, Felder und Feldlabel anzupassen und neue Menüs und Bildschirme zu erstellen. Sie können auch zusätzliche Felder und Tabellen hinzufügen und zusätzliche Beziehungen im System festlegen. Die Anpassungen können durch Sie (oder Ihren Anwendungsverwalter) oder uns durchgeführt werden. Laptop 2 3

3 Fleet Software Modulübersicht Haben Sie als Fuhrparkbetreiber eine genaue Einsicht in die gesamten Kosten Ihrer Fahrzeuge? Die Praxis zeigt, dass dies nicht so leicht zu erreichen ist. Mit Hilfe des Software-Tools Ultimo Fleet ist es möglich, Ihren Fuhrpark administrativ und technisch zu verwalten und einen besseren Überblick über die Gesamtbetriebskosten Ihrer Fahrzeuge zu erhalten. Das Ergebnis + Übersicht über alle Elemente Ihres Fuhrparks oder Ihrer Flotten. + Weniger unerwünschte Ausfallzeiten, weil Reparaturen, periodische Wartung und die Beseitigung von Mängeln und Schäden sorgfältig aufeinander abgestimmt sind. + Praktische Unterstützung bei allen Arbeiten Ihres eigenen Wartungsdienstes. + Bessere Einsicht in Versicherungen und Verträge von Fahrzeugen oder anderen Objekten. + Optimale Ersatzbeschaffungsplanung für Ihre Fahrzeuge oder Objekte durch eine Übersicht von Abschreibungsund Ersatzkosten. Ultimo Fleet eignet sich für Fuhrparkbesitzer, die die Wartung von Fahrzeugen in einer eigenen Werkstatt ausführen und die administrative Verwaltung selbst durchführen. Auch Organisationen, die den Fuhrpark selbst verwalten und die dazugehörige Wartung in Auftrag geben, können mit Ultimo ausgezeichnet arbeiten. Dadurch, dass die Ultimo Software auch in anderen Branchen und Sektoren genutzt wird, können wir Ihrer Organisation auch in anderen unterstützenden Prozessen assistieren, zum Beispiel beim Immobilienmanagement, Facility und/ oder IT Service. Fragen Sie uns nach den Möglichkeiten. ULTIMO FLEET MANAGEMENT ZUSAMMEN MIT ANDEREN SYSTEMEN NUTZEN Ultimo IT Service verfügt standardmäßig über eine große Anzahl von Funktionen. Das Basispaket ist auf Wunsch mit optionalen Modulen erweiterbar. Alle Softwaremodule werden auf den folgenden Seiten kurz beschrieben. In der nachstehenden Abbildung können Sie sehen, welche Module Sie mit dem Basispaket erhalten und welche Module eingefügt werden können. VERTRAGS- VERSICHERUNGS- SCHADENS- KOSTEN- REGISTRIERUNG ARBEITSAUFTRAGS- MÄNGEL- PERIODISCHE WARTUNG ULTIMO GO Fleet DASHBOARDS BERICHTE STANDARDBENACH- RICHTIGUNGEN VERSENDEN VON S FUHRPARK- IMMOBILIEN- ULTIMO CUSTOMIZATION TOOL AUTORISIERUNGS- WORKFLOW SCHEDULER+ -IMPORT WAREHOUSE SOFTWARE ROUTENPLANUNG GEHALTSADMINISTRATION BUCHHALTUNG FINANZEN WORKFLOW KOMMUNIKATION STUNDEN- PROJEKT- STAMMDATEN- VERSCHIEDENE SCHNITTSTELLEN BORDCOMPUTER NAVIGATIONSSYSTEM TRANSPORTSYSTEM TRANSPORTMANAGEMENTSYSTEM KUNDE OBJEKTE FLEXIBILITÄT & TECHNOLOGIE TANKFÜLLUNGEN LAGERHALTUNG UND EINKAUF PERSONEN- REISEPLANUNG FLEET MANAGEMENT SOFTWARE ADMINISTRATION TECHNIK STANDARD Fleet OPTIONAL Maintenance RECHNUNGS- KONTROLLE ABSCHREIBUNGEN SELF SERVICE IT Service SERVICE LEVEL AGREEMENTS Auch kombinierbar mit unseren Lösungen für: Infra Asset MEHRJAHRES PLANUNG WARTUNG Facility Fleet Fleet Fleet LANGFRISTIGE ASSETPLANUNG Maintenance Maintenance Maintenance IT IT Service Service IT Service Infra Infra Asset Asset Infra Asset Facility Facility Facility 4 5

4 Surface Laptop Vertragsverwaltung Verwalten Sie Ihre Verträge und Versicherungen digital und verbessern Sie so die Übersicht und Struktur. Gestalten Sie auch Laufzeiten und Kündigungsfristen transparent, sodass Sie Ihre Verträge fristgerecht anpassen oder kündigen können. Es können Verknüpfungen zu Arbeitsaufträgen, periodischer Wartung, Lagerverwaltung und Einkauf erstellt werden. Die Software ermöglicht außerdem eine übersichtliche Verwaltung verschiedener Vignetten und Fahrerlaubnisse. Dies gilt sowohl für herausgegebene Papiere als auch für eine digitale Version. Versicherungsverwaltung Dieses Modul gibt Ihnen die Möglichkeit, die abgeschlossenen Versicherungen Ihrer Flotten, Fahrzeuge und Ausrüstungen zu erfassen und zu verwalten. Sie können diese Versicherungen dann mit allen gewünschten Objekten oder Schadensfällen verknüpfen. Dazu kommen allgemeine Informationen zu der Versicherungspolice. So geben Sie hier etwa die Art und Form der Versicherung an. Auch die vereinbarten Zahlungsbedingungen und Ihre Selbstbeteiligung können erfasst werden. Zu Versicherungen werden Kosteninformationen, Rechnungen und der Versicherungswert angezeigt und Sie können angeben, auf welche Kostenstelle sich die Versicherungskosten beziehen. Eine Übersicht der Schadensfälle, die von den jeweiligen Versicherungen reguliert wurden, kann problemlos abgerufen werden. Nokia Lum ipad ipad mini iphone 5 Schadensverwaltung Eine gute Schadensverwaltung sorgt dafür, dass Sie (mithilfe verschiedener Berichte) den Überblick behalten, etwa über Schäden pro Objekt/Fahrzeug, Fahrer, Versicherung oder Zeitraum. Mithilfe dieser Informationen können Sie Schadensursachen und auftretende Schadensmuster nachverfolgen und Probleme eventuell von Grund auf vermeiden. Kostenregistrierung Optimieren Sie Ihr Fleet mit Hilfe verschiedener Kostenübersichten. Durch eine sorgfältige Kostenregistrierung behalten Sie die Kontrolle über die Erschöpfung Ihres Budgets. Stundenverwaltung Erfassen Sie die produktiven und nicht-produktiven Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, sodass Sie jederzeit wissen, wofür die meiste Zeit aufgewendet wird. Als optionale Ergänzung zum Modul Stundenverwaltung ist es mit dem Modul Start- Stopp -Stundenerfassung möglich, die Zeiten für die Arbeiten an verschiedenen Aufträgen so benutzerfreundlich wie möglich, zu erfassen. Diese Funktion kann beispielsweise ausgezeichnet in Ihrer eigenen Werkstatt angewendet werden. Mit Ultimo Go ist darüber hinaus eine mobile Zeiterfassung möglich. Tankfüllungen Mit diesem Modul können Sie Tankdaten einlesen. Diese werden mit Tankkarten, Mitarbeitern und Fahrzeugen verknüpft. Außerdem können Abweichungen ausgewertet werden. Optional können Sie den letzten Kilometerstand der Fahrzeuge erfassen, beispielsweise für die Planung der periodischen Wartung. Zusätzlich können Sie Eingangsrechnungen für getankte Kraftstoffe oder weitere Einkäufe (z.b. Motoröl oder Frostschutzmittel) kostenmäßig erfassen, sodass diese je Kostenart und Fahrzeug erkennbar sind und gegebenenfalls weiterbelastet werden können. Rechnungskontrolle Mit diesem Modul können Daten über Eingangsrechnungen verwaltet werden. Im Rahmen des Fleet s geht es dabei um Rechnungen, die sich auf die Verwaltung des Fuhrparks beziehen. Hierzu zählen Rechnungen von Wartungsarbeiten, Versicherungskosten, Reinigungsarbeiten und Verbrauchsmaterialien wie Öl und Reifen. Die anfallenden Kosten können leicht auf verschiedene Kostenstellen gebucht werden. Abschreibungen Verwalten Sie die Abschreibungen Ihrer Objekte auf Basis verschiedener verfügbarer Abschreibungsmethoden. In Kombination mit der technischen und wirtschaftlichen Lebensdauer können Sie mit dem optionalen Modul Grafischer Ersatzplaner auf übersichtliche Weise den Ersatz oder Austausch von Objekten festlegen. Service Level Agreements Das Modul Service Level Agreements nutzen Sie, um Ihre Servicequalität gegenüber Ihren (internen) Kunden zu sichern, einschließlich einer möglichen Verbindung zu externen und internen Leistungsvereinbarungen. Nutzen Sie die Software, um Ihre Kosten transparent zu machen und Investitionen zu untermauern Ihre Vorteile + Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Verträge und Versicherungen, wodurch Sie Einsparungen realisieren können. + Erfassen Sie auf korrekte Weise die Arbeitsstunden und belasten Sie diese an die richtigen Kostenträger. + Verknüpfen Sie die Daten Ihrer Tankkarten, um Transparenz zu schaffen und Ihre Daten auf dem neuesten Stand zu halten. 6 7

5 Surface Laptop Mehrjahresplanung Wartung Erstellen Sie auf Basis von verschiedenen Preis- und Produktlebenszyklusmethoden ein Budget für die langfristige Wartung von Immobilien und Gebäudetechnik. Es ist auch eine Handhabung mehrerer Szenarien und Indexierungen in Ihrer Jahresplanung möglich. Aus Ihrem Jahresplan erstellen Sie zum Schluss eine konkrete Aufgabenliste für die jeweils ausführenden Abteilungen (intern oder extern). Mit diesem Modul wissen Sie, wie viel Budget Sie jährlich für die Wartung Ihrer Immobilien reservieren müssen und Sie verfügen zudem über einen konkreten Aktionsplan, um die Wartung auszuführen oder ausführen zu lassen. Langfristige Assetplanung Das Modul Langfristige Assetplanung unterstützt Sie bei der Erstellung eines langfristigen Kostenplans für Wartungen, Sanierungen und Ersatz Ihrer Assets. Arbeitsauftragsverwaltung Für die Erstellung, Durchführung und Handhabung von Arbeitsaufträgen nutzen Sie das Modul Arbeitsauftragsverwaltung. Benutzerfreundliche Planungsmöglichkeiten vereinfachen die Planung der Arbeit und der Kapazitäten. Der Auftragsprozess kann durch anpassbare Fortschrittsstati in der Software vollständig an Ihre Prozesse angepasst werden. Die festgelegten Informationen (Kosten, Stunden, benutzte Materialien) werden verwendet, um Stundenzettel zu bearbeiten, Kostenumlagen auszuführen, Berichte und Dashboards zu füllen und Lagerbestände zu ändern. Nokia Lum Mängelverwaltung Mängel an Objekten können Sie gesondert melden und erledigen. Aber ein großer Vorteil bei der Integration von Funktionen ist, dass Sie ein oder mehrere Mängel an einen bereits bestehenden oder neuen Arbeitsauftrag koppeln können. So können Sie die ausführenden Mitarbeiter auffordern, während einer anderen Tätigkeit auch diese Mängel mit zu beseitigen oder abzustellen. Dadurch minimieren Sie den Leerlauf der jeweiligen Objekte und erhalten einen Einblick in die Mängelhistorie. Periodische Wartung Periodische Wartung wird mit Hilfe periodischer Wartungsmodelle angestrebt. Diese können Sie so einstellen, dass Arbeiten über Zeitintervalle (z.b. HU), Kilometer- und Zählerstände, die Kalenderwoche oder auf Basis von bestimmten Messungen generiert werden. Periodische Arbeiten werden in die Planung innerhalb der Arbeitsauftragsverwaltung aufgenommen und können jederzeit innerhalb der Planung verschoben werden, wenn bestimmte Tätigkeiten nicht erledigt werden können. Durch die Historisierung der Daten zur Wartung sind diese für Audits und Kontrollen einfach nachzuschlagen. ipad ipad mini iphone 5 Sparen Sie Zeit, indem Sie verschiedene Arbeiten an Ihren Fahrzeugen kombinieren Projektverwaltung Dieses Modul unterstützt Sie bei der Erstellung von (Teil-) Projekten, von der Planung und Vorbereitung bis zur Überwachung. Darüber hinaus haben Sie hervorragende Einsicht in alle finanziellen Schlussfolgerungen von Projekten. Lagerhaltung und Einkauf Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Vorräte und den Einkauf von Mitteln. Erfassen Sie den vollständigen Prozess von Angebotsanfrage, Bestellungen, Rechnungen/Gutschriften und Retouren. Optional ist eine Webshop-Integration in Kombination mit dem Modul Self Service möglich. Sie behalten damit mehr Kontrolle über den Anfrageprozess aus dem Self Service und können Ihre Produkte effizient liefern. Dashboards Die Standard-Dashboards sorgen für eine Steuerung auf Grundlage wichtiger Key Performance Indikatoren (KPIs). Die Dashboards geben Ihnen eine grafische Übersicht über die Planung, die Ausführung und den Fortschritt von Aktivitäten und die Sicherstellung der Service Level Agreements. Wenn Sie noch detailliertere Dashboards wünschen, können Sie das Berichte-Tool QlikView verwenden. Speziell für Ultimo wurden Vorlagen entwickelt, sodass Ihnen eine vollkommene dynamische und interaktive übersicht zur Verfügung steht. Berichte Neben der Überwachung von KPIs ist es wünschenswert, über Berichte einen Einblick in Ihre Leistungen zu erhalten. Standardmäßig sind eine große Anzahl von Berichten verfügbar, die beispielsweise einen Überblick über den Fortschritt von Aktivitäten und finanzielle Ergebnisse geben. Mit einem externen Berichte-Tool können Sie Berichte nach Belieben anpassen. Sie können auch Auswahllisten und gefilterte Informationen direkt in Excel exportieren, bearbeiten und präsentieren. Ihre Vorteile + Die benutzerfreundlichen Planer sorgen für eine übersichtliche Planung der Aufträge. Natürlich können Sie jederzeit schieben, so wie es Ihnen am besten auskommt. + Der Wartungsverlauf in dem System ist für Audits und Kontrollen einfach zu verwenden. + Nutzen Sie Ultimo Dashboards und Berichte, um das Tagesgeschäft zu überwachen und Strategie und Targets langfristig zu evaluieren. Profitieren Sie auch von den umfangreichen Möglichkeiten, mit Auswahllisten und Filtern Daten zu exportieren. 8 9

6 Surface Laptop Standardbenachrichtigungen Standardmäßig haben Sie Zugriff auf eine Reihe von voreingestellten Meldungen, die Sie über wichtige Ereignisse in Ihrer Ultimo-Umgebung auf dem Laufenden halten. So sorgen Sie für den nötigen Fortschritt von Aktivitäten und vermeiden Sie unnötige Kosten für Verträge, die nicht rechtzeitig gekündigt wurden. Versenden von s Dank des standardmäßig enthaltenden -Templates ist es aus Ihrer Ultimo-Anwendung möglich, s an Beteiligte zu senden. Auf Wunsch können mit dem Ultimo Customization Tool Standard-Templates angepasst oder neue Templates hinzugefügt werden. Stammdatenverwaltung Legen Sie verschiedene Stammdaten fest, die in unterschiedlichen Modulen genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise Lieferanten- und Objektdaten. Es können auch verschiedene Arten von Dokumenten festgelegt werden. Personenverwaltung Mithilfe dieses Moduls legen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter fest. Eine Schnittstelle mit Active Directory oder einem HRM-System ist möglich. Die Informationen werden von den anderen genutzten Modulen verwendet. Auch Informationen über Ersthelfer, Führerscheine und andere Zertifikate können festgelegt werden. Nokia Lum Eine gut organisierte Verwaltung Ihres Fuhrparks ist die Grundlage für eine effektive Organisation Self Service Beziehen Sie Ihre (internen) Kunden mit Hilfe von Self Service direkt in Ihre Prozesse ein. Sie sorgen für einen effizienten Prozess, entlasten Ihre Mitarbeiter im Front Office und die bidirektionale Kommunikation sorgt für bessere Einbindung Ihrer (internen) Kunden. Sie können den Self Service beispielsweise einsetzen, um Mitarbeiter auf eine benutzerfreundliche Weise Fahrzeugschäden oder Gebäudestörungen an die Betriebstechnik melden zu lassen. Fuhrparkverwaltung In diesem Modul können alle Daten zu Ihrem Fuhrpark und Ihren Flotten, Ausrüstungen, Transportmitteln und anderen Fahrzeugen festgelegt werden. Sie können verschiedene Fahrzeuge verwalten, aber auch eine Flotte aus mehreren vorhandenen Objekten zusammenstellen. Mit Hilfe von einmaligen Flottennummern legen Sie Zusammenhänge übersichtlich fest. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, die Ausrüstung pro Fahrzeug oder Flotte zu registrieren. Neben der gesamten Zusammenstellung Ihrer Mittel können Sie den Austausch im Laufe der Zeit weiter überwachen, wobei eventuelle Standortwechsel und ausgeliehene Mittel durchgeführt beziehungsweise hinterlegt werden. Außerdem legen Sie relevante weitere Daten von Objekten fest, beispielsweise Fotos, Kennzeichen, technische Daten, usw. Zudem können Sie ausgeführte Arbeiten, aufgetretene Mängel und entstandene Schäden je Objekt einsehen. ipad ipad mini iphone 5 Immobilienverwaltung Neben Ihren Fahrzeugen können Sie Ultimo auch für die Verwaltung Ihrer Immobilien einsetzen. Mit dem Modul Immobilienverwaltung verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Immobilien-Portfolio, dessen Struktur und der dazugehörigen Räume gemäß DIN 277. Neben dem Überblick über verfügbare Gebäude, Etagen und Räume legen Sie Immobilienwerte gemäß BewG fest und verfügen außerdem über einen CAD-Viewer. Ultimo Customization Tool Standardmäßig verfügen Sie über das einzigartige Ultimo Customization Tool. Damit sind Sie oder Ihr Anwendungsverwalter in der Lage, ohne Programmierung verschiedene Anpassungen in der Ultimo Software durchzuführen. Zudem stehen Ihnen unsere Berater zur Verfügung. Um Ihnen einen guten und effizienten Start zu ermöglichen, bieten wir eine Reihe spezifischer Schulungen zur Applikationsverwaltung für die Nutzung des Ultimo Customization Tools an. Autorisierungsverwaltung Standardmäßig verfügt die Software über viele Autorisierungsmöglichkeiten, beispielsweise für die Zugangsverwaltung der einzelnen Benutzergruppen. Optional ist es möglich, Einstellungen individueller zu regeln. Mit Standortlizenzen schließen Sie andere Niederlassungen Ihrer Organisation einfach in Ihre Ultimo-Datenbank ein und haben dort die Möglichkeit für eigene Einstellungen. Workflow Scheduler+ Für benutzerdefinierte Workflows kann mit dem Workflow Scheduler+ eingerichtet werden, ob, wann und wie oft diese ausgeführt werden sollen. Denken Sie hierbei an das Versenden von s nach bestimmten Tätigkeiten, Ereignissen oder das Erstellen und Versenden von Berichten an einen Benutzer. -Import Mit dem Modul -Import können Sie -Nachrichten in Ultimo importieren und diese in eine Meldung umwandeln. Bei Nutzung eines Social Media Monitoring Tools können auch Berichte in Ultimo eingelesen werden. Verschiedene Schnittstellen Eine Integration mit anderen Systemen wirkt sich förderlich auf die Effizienz aus und verhindert in den meisten Fällen doppelte Arbeit. Mit den Ultimo Business Integration Packs hat Ultimo eine Lösung erarbeitet, um moderne und gut zu unterhaltende Schnittstellen zu realisieren. Es sind beispielsweise Integrationen mit MS Office, Transport Systemen, Board- Computer-Systemen, ERP-Systemen, Finanz-Systemen, Beschaffungslogistik-Systemen, Barcode-Terminals, Gebäudeverwaltungssystemen und HRM-Systemen möglich. Fragen Sie uns nach weiteren Möglichkeiten. Ihre Vorteile + Nutzen Sie die Software auch, um Ihre Immobilien zu verwalten und anderweitig damit zusammenhängende Wartungen durchzuführen. + Erhöhen Sie die Effizienz und senken Sie den administrativen Aufwand durch den Einsatz der vielen Integrationsmöglichkeiten mit anderer Unternehmenssoftware

7 Optimieren Sie auch andere Betriebsprozesse Mit Ultimo Fleet verfügen Sie über eine professionelle Software, um die administrative und technische Verwaltung Ihres Fuhrparks zu unterstützen. Ultimo bietet Ihrer Organisation dazu noch mehr. So besteht die Möglichkeit, auf Wunsch weitere Module oder eine Kombination aus unseren anderen Lösungen einzusetzen, beispielsweise für ein effizientes und effektives Maintenance, Infra Asset, IT Service und/oder Facility. Leisten Sie einen Großteil Ihrer Arbeit mobil mit den Apps Ultimo Go & Ultimo Go+. Sie sind nicht mehr an Ihren Computer am Arbeitsplatz gebunden. Nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet, um direkt an Ort und Stelle Arbeiten durchzuführen. Sie können auch neue Aktivitäten erstellen und Informationen zu Rate ziehen. Und das alles über eine einfache Touch-Bedienung. Infra Mobil arbeiten mit den Apps Ultimo Go & Ultimo Go+ Maintenance + Strukturieren Sie Ihre Wartungsaktivitäten und schaffen Sie Einblicke und Übersichten. + Realisieren Sie Kosteneinsparungen, Effizienzgewinne und Leistungssteigerungen. + Erfüllen Sie Gesetze, Vorschriften und Richtlinien (z. B. ISO 55000). + Erhalten Sie eine skalierbare, aber vollständige Lösung für das Asset. Infra Asset + Managen von Arealen und infrastrukturellen Objekten. + Leitung und Ausführung von Inspektionen und Wartungen. + Erhöhte Effizienz und Sicherheit Ihrer Assets (Anlagegüter). + Vollständiges Asset System für den Infrastrukturbereich. IT Service + Unterstützung Ihres Helpdesks für mehr Struktur und Effizienz. + Proaktive Verwaltung von IT-Assets und der CMDB (Configuration Database). + Verwaltung und Bearbeitung von Problemen, bekannten Fehlern und Änderungen. + Basierend auf den häufigsten ITIL-Services (IT Infrastructure Library). Facility + Unterstützen Sie Ihr Servicedesk durch einen optimalen Workflow. + Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Betriebsmittel, Verträge und Facility Dienste. + Erhöhen Sie mit dem Self Service Ihre Kundenorientierung. + Mehr Kontrolle über Ihre Immobilien und die damit verbundene Auftragsabwicklung. Weitere Informationen Für weitere Informationen über unsere anderen Lösungen ist ein separates Dokument verfügbar. Oder fordern Sie bei uns ein gezieltes Angebot an, wenn Sie das Fleet in Kombination mit vorangegangenen Prozessen professionalisieren möchten. Aufträge vor Ort ausführen Durchführung von Inspektionen Neue Aufträge eingeben und Prioritäten setzen Informationen über Objekte, Gebäude, Verträge abrufen Daten von bevorstehenden Reservierungen einsehen Daten über Lieferanten und Personal einsehen Mit dem Gerät direkten Kontakt mit Ansprechpartnern aufnehmen ( /Anruf) Verträge (zum Beispiel mit Lieferanten) abrufen Benutzerfreundliches Suchen Offline verfügbar: Auch ohne Internetverbindung arbeiten Kamera-Integration (direkt Fotos verknüpfen) Scannen (QR-Code, Barcode) GPS-Integration Fuhrpark FM Service IT HAUPTMENÜ TD Gebäude Infra Fordern Sie bei uns weitere Informationen über benötigte Hard- und Software und den Voraussetzungen an 12 13

8 Referenzen Die Ultimo Fleet Software wird in den verschiedensten Branchen genutzt. Auch für international orientierte Kunden bieten wir passende Unterstützung, denn die Software ist in den folgenden Sprachen verfügbar: Deutsch, Englisch, Französisch und Niederländisch. Feuerwehren Rettungsdienste Fuhrparkverwaltungen Logistiker Umweltdienste Terminals Zehntausende von Benutzern setzen Ultimo täglich ein Besuchen Sie unsere Website oder YouTube-Seite für Praxisfälle und Filme von führenden Organisationen und deren Erfahrungen mit Ultimo. Oder fragen Sie uns nach entsprechenden Referenzen für Ihre Organisation. Wir sind gerne für Sie da. YouTube Logo for Adobe Illustrator Kommunalverwaltungen Straßenmeistereien

9 Erfahrungen unserer Kunden Mittlerweile nutzen viele Organisationen Ultimo Fleet und sind hiermit sehr zufrieden. Die Software bietet in vielen Fällen passende Unterstützung bei der Verwaltung des Fuhrparks und die Ausführung von Wartungsarbeiten. Gleichzeitig wird Ultimo eingesetzt, um andere Prozesse in der Organisation zu unterstützen. Lesen Sie nachstehend die Erfahrungen von einigen Kunden. Umfangreiche Erfahrungsberichte finden Sie auf unserer Website, Menü Kundenberichte ( Dienstleistungen Wenn Sie sich entschieden haben, von den Vorteilen der professionellen IT Service Software zu profitieren, unterstützen wir Sie natürlich bei der Inbetriebnahme und der täglichen Nutzung der Software. Unser Service kennzeichnet sich durch eine verantwortliche Haltung und einen pragmatischen Ansatz. Unser Ziel ist es, mit minimalen administrativen Maßnahmen viele Informationen zu sammeln, um verantwortungsvolle Entscheidungen zu treffen und angemessene Instandhaltung durchzuführen. Die Transparenz bei der Wartung unseres Fuhrparks hat sich deutlich verbessert. Auch die Bearbeitungszeit von offenen Tickets in der IT-Abteilung ist erheblich gesunken. In Zukunft möchten wir auch Facility einsetzen. Das Ziel bei der Nutzung von Ultimo ist, richtige Entscheidungen zu treffen, sodass die Nutzungsdauer des Betriebsvermögens verlängert wird und die Lebenszykluskosten so optimal wie möglich gehalten werden. Der kombinierte Einsatz der Software sowohl für die administrative als auch für die technische Verwaltung der Flotten und Fahrzeuge ist für uns sehr gut. Wir verwalten inzwischen bald Fahrzeuge, bestehend aus Stadtdiensten, Polizei und Feuerwehr. Durch die Berichte können Pläne erstellt werden, womit wir die Effizienz und Nachhaltigkeit stetig verbessern können. Implementierungen Um die passende Lösung für Ihre Organisation zu finden, verwenden wir in Zusammenarbeit mit Ihnen eine erprobte Implementierungsmethode. Diese Methode beruht auf unseren Erfahrungen, die wir seit 1988 auf dem Gebiet der Implementierung gesammelt haben, sowie auf der Methode für das Projektmanagement PRINCE2. Grundsätzlich durchlaufen die Implementierungen folgende Projektphasen: Projektvorbereitungen, Projektstart, Realisierung und Projektabschluss. Diese Einteilung ist nicht starr, sondern je nach Komplexität der Implementierung flexibel anzuwenden. Ihre Organisation kann einen Projektleiter zuweisen, aber auch wir können diese Rolle auf Wunsch übernehmen. Bei der Umsetzung bieten Ihnen unsere Consultants eine kompetente Beratung. Auch in der Praxis arbeiten wir regelmäßig mit Unternehmensberatungen zusammen. Schulungen Die Tatsache, dass die Ultimo Software einen benutzerfreundlichen Charakter hat und aus der täglichen Praxis entwickelt wird, stellt sicher, dass die Akzeptanz des Systems in der Regel reibungslos verläuft. Dennoch ist es in vielen Fällen sinnvoll, Key-User in der Bedienung der Software zu schulen. Sie lernen die Möglichkeiten der Software kennen und können diese Kenntnisse in der täglichen Nutzung anwenden. Es ist ein großes Angebot an Schulungen sowohl für die täglichen Benutzer als auch für Anwendungsverwalter verfügbar. Sehen Sie in unsere Schulungsbroschüre, um mehr über unser Angebot und die Möglichkeiten von Schulungen zu erfahren. Unterstützung und Customer Support Wenn Sie nach der Inbetriebnahme Fragen haben oder Unterstützung wünschen, wenden Sie sich einfach an unseren Customer Support. Das Team steht Ihnen mit Beratung und Unterstützung zur Seite. Abhängig vom Miet- oder Kaufkonstrukt, welches Sie mit uns eingegangen sind, stellen wir mit Ihnen einen Wartungsvertrag auf, in dem unter anderem Absprachen über Updates und Nutzung des Customer Supports festgehalten werden. Ultimo wurde eingeführt, um zwei andere Anwendungen und verschiedene Excel-Anwendungen zu ersetzen. Die wichtigsten Daten für das und die Wartung der Flotte sind jetzt zentral in Ultimo. Eine beträchtliche Steigerung der Effizienz für unsere Organisation. Wir begannen mit der Unterstützung des Fuhrparks und des Arbeitsplatzes. Schon kurz danach beschlossen wir, Ultimo in unserem Betrieb als Kernanwendung einzusetzen. Auf innovative Weise setzten wir nun die App Ultimo Go für die Verwaltung des öffentlichen Raums ein und haben intelligente Schnittstellen mit anderen Systemen eingerichtet, beispielsweise im Bereich Grünflächenverwaltung

10 Unternehmen Ultimo Software Solutions ist eine unabhängige, ursprünglich niederländische Organisation, die seit 1988 auf dem Gebiet der Softwareentwicklung für die gezielte Verwaltung von Betriebsmitteln und Prozessen tätig ist. Mit unseren Softwareprodukten für Maintenance, Fleet, Facility, IT Service und Infra Asset sind wir Marktführer in verschiedenen Marktsegmenten. Ultimo hat Niederlassungen in den Niederlanden, Belgien und Deutschland. Neben der Entwicklung, dem Verkauf und der Unterstützung der Unternehmenssoftware, mit der Benutzer in der Lage sind, die Nachhaltigkeit zu verbessern, übernehmen auch wir als Unternehmen die Verantwortung für die Auswirkungen der eigenen Geschäftstätigkeiten auf Mensch und Umwelt. Dafür haben wir eine konkrete Umweltrichtlinie eingeführt. Den Erfolg unseres Unternehmens verdanken wir dem Engagement gegenüber unseren Kunden und dem Markt, der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Software und der gesamten Qualität der Organisation. Alle Lösungen sind vollständig aus der Praxis entwickelt und sind deshalb entsprechend der heutigen Anforderungen und Wünschen der Benutzer angepasst. Die Produkte werden durch mehr als Organisationen in mehreren Ländern und vielen verschiedenen Branchen genutzt. Ultimo Software Solutions bv Waterweg RR Nunspeet Niederlande T +31(0) Ultimo Belgium bvba Schaliënhoevedreef 20 A 2800 Mechelen Belgien T +32(0) Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße Dinslaken Deutschland T +49(0) Allgemein E sales@ultimo.com I

11 2015. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechte vorbehalten. Ultimo ist eine eingetragene Marke von Ultimo Software Solutions bv. Andere verwendete Marken sind (nicht) eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Druck- und Satzfehler vorbehalten.