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1 Informatikdienste Stampfenbachstrasse 69 CH-8092 Zürich Inhaltsverzeichnis zu «Wichtige Informationen zum Austritt» 1. ID Service Desk Ansprechpartner Departemente / Zentrale Organe Austrittsformalitäten Mitarbeitende - Personalabteilung Austritt Pensionierte - Personalabteilung Austritt/Exmatrikulation Studierende - Rektorat Login Applikation mystudies Verfügbarkeit der Services (Dienstleistungen) / meine Daten Auswirkungen Ablauf, Sperrung Services (Dienstleistungen) Löschung persönlicher Daten Persönliche Daten übernehmen Persönliche Gäste Verlängerungen von Services ETH-Materialien abgeben SBB-Abonnemente: ETH Halbtax / GA Software-Lizenzen ETH-Karte ASVZ ETH Bibliotheken upc cablecom Rabatt Mail-Abwesenheitsmeldungen Web-Applikation Adressen und Personalien Interne Mitteilung über den Austritt Telefonanschluss / Telefonbuch-Eintrag abmelden CMN - Corporate Mobile Network Guthaben (Prepay-Konto) / Credit VPP Gratis-Kopierseiten Doktorierende Alumni Pensionäre 30. Emeriti Titularprofessoren im Ruhestand ID-Informationen auf dem Web Feedback Impressum...9 Seite 1

2 Informatikdienste Stampfenbachstrasse 69 CH-8092 Zürich Wichtige Informationen zum Austritt Diese Publikation richtet sich an alle ETH-Angehörigen, die die ETH Zürich verlassen. Sie wird laufend aktualisiert und lebt von Ihren Feedbacks ( 33). Eine aktualisierte Webversion dieser Broschüre finden Sie auf bzw. in Englisch auf 1. ID Service Desk Falls Sie IT-betreffende Fragen zu Ihrem Austritt haben, wenden Sie sich bitte an den ID Service Desk. Er ist das Tor zu den Informatikdiensten. Gerne helfen wir Ihnen weiter! Fragen und Probleme können telefonisch, per , Web-Formular oder am Service Desk-Schalter eingereicht werden. Der Service Desk ist erreichbar unter Tel. +41 (0) Montag bis Donnerstag 8-18 Uhr Freitag 8-17 Uhr 2. Ansprechpartner Departemente / Zentrale Organe Ihre zuständige Informatiksupportgruppe (ISG) finden Sie unter Die Zentralen Organe werden von den Informatikdiensten betreut Anfragen über 3. Austrittsformalitäten Mitarbeitende - Personalabteilung Auf der Seite der Personalabteilung finden Sie wichtige Informationen unter Dienstleistungen > Austritt > Austrittsformalitäten, die Sie beachten müssen. 4. Austritt Pensionierte - Personalabteilung Auf der Seite der Personalabteilung finden Sie alle wichtigen Informationen unter Eine Liste der Leistungen, die Sie weiterhin an der ETH Zürich nutzen können, ist auf der Seite ma_ordentl_pensionierung/2180_ma_dl_pensionierte/anmeldung/leistungen. 5. Austritt/Exmatrikulation Studierende - Rektorat Diplomierte Studierende werden mit Datum der Erteilung des Bachelor-, Masterdiploms automatisch exmatrikuliert und müssen diesbezüglich nichts unternehmen. Studierende, welche vor Studienabschluss aus der ETH Zürich austreten möchten, müssen dies der Rektoratskanzlei schriftlich und unter Beilage der Legitimationskarte mitteilen. Das Austrittsformular finden Sie unter Seite 2

3 6. Login Applikation mystudies Der Zugriff auf mystudies ist grundsätzlich so lange möglich, wie das übergreifende nethz-login gültig ist (in der Regel bis drei Monate nach Exmatrikulation). Zugriff auf alte Immatrikulationen (beispielsweise auf die Daten eines abgeschlossenen Bachelor- Studiengangs) ist bis sechs Monate nach der Exmatrikulation möglich, sofern eine andere aktive Immatrikulation existiert (z.b. Master-Studiengang). Wenden Sie sich bitte an das für den entsprechenden Studiengang zuständige Studiensekretariat, die Rektoratskanzlei Doktorierende an die Doktoratsadministration Mobilitätsstudierende an die Mobilitätsstelle sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt Zugriff auf beispielsweise Leistungsüberblick oder Studienüberblick/Testatbogen benötigen. 7. Verfügbarkeit der Services (Dienstleistungen) / meine Daten Im Admin-Tool haben Sie Einsicht in Ihre Daten, die Laufzeit Ihrer Services, Details der Anstellung, Ihre Adressdaten und in welchen Usergruppen Sie eingetragen sind. Jede Personengruppe an der ETH Zürich (Studierende, Mitarbeitende, Dozierende, Hörerinnen, Hörer, Fachstudierende, ETH-nahe und Pensionierte) hat andere nethz-services, die wiederum nach dem Austritt aus der ETH unterschied liche Sperr- und Löschtermine haben. Jeweils einem Monat vor Ablauf werden Sie mit einer Erinnerungsmail, Betreffzeile «Einige Ihrer nethz-services laufen ab», über jede Sperrung informiert. Alle übrigen Services bleiben weiterhin bestehen. Im Mail sind die Sperr- und Löschtermine (beides Daten nach Ihrem Austritt) sowie der Grund des Ablaufs aufgeführt. Durch unterschiedliche Services mit unterschiedlichen Sperrterminen wird es passieren, dass Sie mehrere Mails erhalten. 8. Auswirkungen Ablauf, Sperrung Services (Dienstleistungen) Wenige Wochen nach Austritt läuft Ihr Studierenden- bzw. Mitarbeitenden-IDES aus. Sie können danach keine Software mehr über IDES beziehen, müssen sämtliche Software-Lizenzen von privaten Rechnern deinstallieren und sich eine eigene Lizenz beschaffen, siehe dazu auch Punkt ( 15). Einige Wochen später läuft der VPN-Dienst ab. Ohne VPN-Service (www.vpn.ethz.ch) haben Sie von zu Hause aus keinen Zugang mehr auf Ihr NAS- Homeverzeichnis (www.id.ethz.ch/services/list/comp_raum_stud/homeverzeichnis) oder Ihre verbundenen Netzlaufwerke. Diesen Zugang haben Sie nur noch eine gewisse Zeit, wenn Sie sich im Netzwerkbereich der ETH Zürich befinden. Ohne VPN können Sie auch nicht mehr die gebührenfreien Hot Spots der Partner der ETH Zürich nutzen Als letzte Services sind noch nethz, Mailbox, Homeverzeichnis und Credit (Guthaben 25) aktiv (z.b. für Studierende bis fünf Monate (150 Tage) nach Austritt). Danach können Sie nicht mehr mit Ihrem ETH-Mail-Konto mailen und sollten bis dahin allen Personen, Ihre neue bzw. Alternativ- -Adresse mitgeteilt haben. Im Admin-Tool eingerichtete ETH- Mail-Weiterleitungen oder der Zugriff auf das Onlin -Archiv funktionieren danach nicht mehr. Auch zu Ihrem Homeverzeichnis und Ihrer persönlichen ETH-Homepage haben Sie danach keinen Zugriff mehr. Bei austretenden Mitarbeitenden kann das Home-Verzeichnis aber auch sofort nach Austritt gesperrt werden. In begründeten Situationen können Ihr Administrator ( 2) oder der ID Service Desk ( 1) gewisse Services verlängern. Seite 3

4 9. Löschung persönlicher Daten Alle Daten werden 30 Tage nach Sperrung des Services/Dienstleistung ( 8) unwiderruflich gelöscht. Bitte übernehmen Sie alle wichtigen Daten vorher ( 10). 10. Persönliche Daten übernehmen Vergessen Sie vor Ihrem Austritt nicht, wichtige Daten Ihrer Abteilung zu übergeben, evtl. persönliche Daten und persönliche Mails, auch die im Mailarchiv, herunterzuladen, woanders zu speichern und Unwichtiges zu löschen. Mehr Informationen zum Mitnehmen von Mails unter Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre ISG ( 2) oder an den ID Service Desk( 1). Es ist sinnvoll, Daten und Mailbox schon während der ETH-Zeit immer wieder zu sichten, aufzuräumen und Daten und Mails zu löschen Mögliche externe Speicherplätze, die aber nichts mit der ETH Zürich zu tun haben, finden Sie u.a. bei Wuala oder Google. Wuala ist ein Netzwerk-Plattenplatz, um Dateien online zu speichern und Kollegen zugänglich zu machen Das gleiche gilt, falls sie sich eine persönliche Webseite mit ETH-URL oder einen ETH Blog eingerichtet haben. Sie haben danach keinen Zugriff mehr. Nach Ihrem ETH-Abschluss können Studierende aber als ETH Alumni-Mitglied mit Ihren Alumni-Zugangsdaten und -Adresse Ihren Weblog weiterführen. Mehr Informationen zum ETH Weblog Service unter Mitgliedschaften von Mailgruppen, Zugehörigkeiten von internen -Verteilern und Gruppen im Active Directory sind per Austrittsdatum zu löschen. 11. Persönliche Gäste Vorhandene Gasteinträge sind im Admin-Tool unter meine Services > Tagesgast zu überprüfen. Sind Gasteinträge vorhanden, sind diese evtl. auf andere ETH-Personen zu übertragen oder zu löschen. 12. Verlängerungen von Services Ist aus irgendwelchen Gründen trotz Ausscheiden aus der ETH Zürich eine Verlängerung eines Services nötig, so ist die Übernahme der Person als Gast ( 11) zwingend. Eine Verlängerung von Gästen erfolgt ausschliesslich durch den Gastgeber. Eine Verlängerung für Angehörige der Zentralen Organe erfolgt durch ID Service Delivery. Für Emeriti ist der ID Service Desk ( 1) zuständig 13. ETH-Materialien abgeben Bei Ihrem Austritt müssen Sie Ihre ETH-Materialien wie ETH-Schlüssel und, falls vorhanden, ETH- Halbtax-Abo, -Laptop (zu Händen des zuständigen Vorgesetzten), -Parkierkarte, -Garagenschlüssel etc. abgeben. Seite 4

5 14. SBB-Abonnemente: ETH Halbtax / GA Halbtaxabonnemente sind Eigentum der ETH Zürich und müssen beim Austritt aus der ETH der Abteilung Finanzdienstleistungen zugestellt werden Ausnahme Pensionierung: In den Ruhestand tretende Mitarbeitende können das Halbtaxabo für die Restlaufzeit behalten. Generalabonnemente sind Eigentum des jeweiligen Mitarbeitenden und können beim Austritt aus der ETH Zürich behalten werden. Mehr Informationen im PDF Reglement der ETH Zürich über berufliche Auslagen (nethz-login). 15. Software-Lizenzen Bei Beendigung der Anstellung oder falls die ETH Zürich die Lizenz nicht erneuert, sind die Benutzenden verpflichtet, sämtliche Software-Lizenzen vom privaten Rechner zu deinstallieren, die Kopien zu vernichten und nicht weiter zu nutzen. Die Software darf unter keinen Umständen an Dritte zur Nutzung weitergegeben werden. Die Lizenzen verbleiben zu jeder Zeit bei der ETH Zürich und werden nicht auf die Endbenutzer übertragen Alumni sind von der Heimnutzung generell ausgeschlossen. Studierende dürfen die meisten Lizenzen behalten und nur wenige müssen retourniert werden. Es gelten die Bestimmungen des jeweiligen Stud-IDES Produktes In den Lizenzverträgen wird genau unterschieden zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ETH Zürich, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Forschungsanstalten (FA) und Studentinnen und Studenten. Für jede dieser Benutzergruppen gelten eigene Bestimmungen. 16. ETH-Karte Bei Studierenden, Doktorierenden, Austauschstudierenden und MAS-/MBA-Studierenden ist die ETH-Karte gültig bis zum Ende der 2. Woche des Semesters, das nach dem Semester der gültigen Einschreibung stattfindet. Mitarbeitende müssen die ETH-Karte am letzten Arbeitstag an den Vorgesetzten zurückgeben falls das Ablaufdatum nach dem Austritt noch Gültigkeit hätte Mit Ablauf der Anstellung hat die ETH-Karte keine Gültigkeit mehr. ETH-Pensionierte können Ihren bisherigen gültigen ETH-Ausweis behalten. Bitte validieren Sie diesen nach Ablauf an den Validierungs-Terminals Nach Ihrem Austritt können Sie mit diesem Ausweis weiterhin verschiedene Angebote aus den Dienstlei stungs bereichen der ETH Zürich zu den vergünstigten Konditionen für Angestellte beziehen. Seite 5

6 17. ASVZ Beim ASVZ dürfen alle Studierenden der ETH Zürich, Universität Zürich, der Zürcher Fachhochschule (ZFH), sowie deren Mitarbeitende mitmachen. Ebenfalls berechtigt sind Alumni (Hochschulabsolventen/-in), Ehe- / Konkubinatspartner/-in, Lernende und Pensionierte Eine gültige ASVZ Karte oder ETH-Karte mit ASVZ-Aufdruck berechtigt zum Besuch der Hochschulsportanlagen. Endet die Anstellung bei der ETH Zürich vor Ablauf der ASVZ Gültigkeit, dann kann die ETH Karte an einem ASVZ Schalter abgegeben werden. Es erfolgt in diesem Falle eine Rückerstattung durch den ASVZ von CHF 60.-, wenn die restliche ASVZ-Laufzeit noch mindestens 4 Monate beträgt (mit Bestätigung Austritt oder Kündigung). Die ETH Karte wird eingezogen. Wer möchte, kann jedoch bis zum Ende der ASVZ Laufzeit beim ASVZ Sport treiben, auch wenn die Anstellung vorher endet Pensionierte können auch weiterhin beim ASVZ Sport treiben. 18. ETH Bibliotheken Nach dem Austritt können Sie nur noch als Privatperson und nicht mehr als Mitglied der ETH Zürich in der Bibliothek Publikationen beziehen. Je nach Kundengruppe können andere Kosten und Gebühren anfallen. Bitte informieren Sie sich auf dem Wissensportal der ETH Bibliothek 19. upc cablecom Rabatt Rabattberechtigt sind nur eingetragene Studierende, Mitarbeitende und Dozierende der ETH Zürich: Laut Entscheid upc cablecom gibt es keine Rabattberechtigung für Emeritierte, Spin-offs, Gäste und SWITCH-Mitarbeitende. Falls Sie einen ETH Rabatt beantragt haben, verrechnet Ihnen upc cablecom nach Austritt von der ETH Zürich die Produkte zu den normalen Konditionen weiter. Ihre Rabattberechtigung erlischt. upc cablecom erhält von der ETH Zürich automatisch in periodischen Abständen die Austritte. Sie müssen nichts unternehmen, falls Sie nicht kündigen wollen. Reichen Sie Kündigungen von Produkten direkt bei upc cablecom ein. Die Informatikdienste bieten keinen Support zum upc cablecom-abo an. 20. Mail-Abwesenheitsmeldungen Bitte richten Sie eine Abwesenheitsmeldung ein, wenn Sie die ETH Zürich ganz verlassen z.b. unter Extras bzw. Optionen> Abwesenheits-Assistent. 21. Web-Applikation Adressen und Personalien Es ist ratsam, Adressänderungen (auch zukünftige) noch vor dem Austritt zum Beispiel mit «gültig ab» zu speichern In der Adressen-Applikation können Sie u.a. folgendes speichern: Wohn-/ Studienadresse, Ausweich-/Elternadresse, Fremde Büroadresse und Allgemeine Versandadresse. Personen, deren nethz-services wegen Austritts aus der ETH Zürich abgelaufen sind, können ihre Adress- und Kommunikationsdaten nicht mehr in der Applikation ändern. Falls Änderungen nach dem Austritt notwendig sind, muss sich die betroffene Person bei der für sie zuständigen Stelle (Personalabteilung oder Rektorat) melden. Seite 6

7 22. Interne Mitteilung über den Austritt Verlässt eine Mitarbeiterin oder Mitarbeiter die ETH Zürich, sollte eine Mitteilung des Abteilungsleiters oder einer beauftragten Person an alle Kolleginnen und Kollegen innerhalb der Abteilung über den Austritt und das Austrittsdatum erfolgen. 23. Telefonanschluss / Telefonbuch-Eintrag abmelden Nach dem Austritt muss von Ihrer zuständigen «Telefonie-Support-Gruppe» der Telefonanschluss abgemeldet, der Telefonbucheintrag und Rufnummer gelöscht und evtl. Voice Mail/Anrufbeantworter des Telefonanschlusses zurückgegeben werden Die zuständige Support-Gruppe für ihren Telefonanschluss finden sie unter ( 2). Die Mitarbeitenden der Zentralen Organe finden eine Liste der zuständigen IT-Bereichskoordinierenden Ihrer Einheit unter https://www.zo-support.id.ethz.ch/koordinatorenpre.do. 24. CMN - Corporate Mobile Network CMN Abonnements gelten ausschliesslich für Mitarbeitende der ETH Zürich. Mutationen sind direkt der ID NET von den Budgetverantwortlichen Personen mitzuteilen. Übergaben von Rufnummern bei Austritt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters sind grundsätzlich möglich. Dazu bedarf es der Angabe einer neuen Abonnements-Inhaber-Adresse. Abonnementsübergaben sind zu allen Swisscom Mobile Abonnements möglich 25. Guthaben (Prepay-Konto) / Credit Personen, die ihr Prepay-Konto zum Beispiel für den VPP-Dienst oder SMS-Versand aufgeladen haben, können nach Austritt aus der ETH ein allfälliges CHF-Restguthaben innert 5 Monaten (150 Tagen) zurückfordern, ansonsten verfällt es. Unter meine Services > Credit kann das verfügbare Guthaben eingesehen werden. 26. VPP Gratis-Kopierseiten Ende jedes Semesters und auch nach Ihrem Austritt verfällt die Differenz der nicht verbrauchten 800 Gratis-s/w-Kopierseiten. Die freien Seiten können über unter meine Services > Credit abgerufen werden. 27. Doktorierende Durchschnittlich nimmt eine Promotion ungefähr vier Jahre in Anspruch. Die Maximaldauer für ein Doktorat beträgt sechs Jahre. Wird diese Frist überschritten, erfolgt die Exmatrikulation Abbruch des Doktorats: Falls Sie Ihr Doktorat vorzeitig abbrechen, füllen Sie bitte das Formular Austrittserklärung für Doktorierende aus und senden dieses zusammen mit der Legitimationskarte an die Doktoratsadministration 28. Alumni Wer an der ETH Zürich studierte oder doktorierte gehört zum Netzwerk der ETH Alumni. Die Mitglieder der ETH Alumni Vereinigung profitieren von einem internationalen Netzwerk, von zahlreichen Dienstleistungen wie zum Beispiel Networking- und Career-Anlässe oder von einer lebenslangen gültigen Forwarding-Adresse. Aktuelle Informationen finden Sie unter Seite 7

8 29. Pensionäre Pensionierte können eine ETH -Adresse erhalten, wobei die Adresse nicht automatisch erstellt wird. Der neue -Account (Mailbox) mit neuer - Adresse muss auf Wunsch und eigener Initiative bei der Personalabteilung mittels beantragt werden. Der Antrag auf eine Adresse kann schon vor der Pensionierung eingereicht werden. Nach dem Austritt (Pensionierung) wird die automatisch als Hauptadresse gesetzt. Es handelt sich hierbei um eine wirkliche Adresse. Die bestehenden -Adressen (Aliase) werden nicht gelöscht, aber die Benutzenden werden darauf aufmerksam gemacht, die bestehenden Aliase zu löschen. Alle Funktionalitäten der bisherigen Mailbox wie Spam Filter, Forwarding und Mail-Archiv bleiben erhalten. Bei der Quota gibt es keine Einschränkung. In der Applikation > Mailbox kann die Adresse nach der Aktiv-Schaltung bei Bedarf geändert werden (Regeln Die Ablaufdaten der Services «nethz» und «Mailbox» werden auf 31-DEC-9999 gesetzt und laufen nie ab. Auf eigenen Antrag oder wenn ein Pensionierter verstirbt wird das Konto gelöscht. Alle anderen Services laufen wie bei den anderen Personenkategorien regulär ab ( 8). Bei Fragen kann sich der Pensionierte an den ID Service Desk ( 1) wenden. Das -Konto der Pensionierten ist weiterhin in der Globalen Adressliste von Outlook sichtbar, allerdings ohne weitere Informationen des ehemaligen Instituts, der alten Büroadresse oder der bisherigen Telefonnummer (diese werden zum Zeitpunkt der Pensionierung gelöscht). Eine ETH-Organisationseinheit kann jederzeit einen Pensionär als Gast übernehmen. Das Konto wird vom jeweiligen Gastgeber administriert und muss als Gast wie üblich regelmässig bestätigt werden. Fällt die Bestätigung aus, so werden alle Services (ausser nethz und Mailbox) wieder gelöscht (mit den normalen Ablaufdaten und Mailwarnungen). Weitere Informationen für Pensionierte unter Punkt ( 14 «SBB-Abonnemente: ETH Halbtax / GA»), ( 16 «ETH-Karte») und ( 17 «ASVZ»). 30. Emeriti Emeritierte Professoren behalten ihre Rechte im Bereich folgender ICT-Dienste wie Nutzung der , Zugang zum internen Datennetz der ETH Zürich und Gültigkeit des nethz-accounts und Zugang zu den ETH-weiten Softwarelizenzen der ID. Laut Entscheid upc cablecom ( 19) gibt es keine ETH upc cablecom Rabattberechtigung für Emeritierte. Die Nutzung untersteht der Benutzerordnung für Telematik an der ETH Zürich (BOT) Seite 8

9 31. Titularprofessoren im Ruhestand Als Titularprofessoren werden Personen bezeichnet, die offiziell die Bezeichnung «Professor» bekommen haben, aber keinen Lehrstuhl / Professur innehaben. Pensionierte Titularprofessoren behalten wie Emeriti ihre Rechte im Bereich folgender ICT-Dienste wie Nutzung der , Zugang zum internen Datennetz der ETH Zürich und Gültigkeit des nethz- Accounts und Zugang zu den ETH-weiten Softwarelizenzen der ID. Laut Entscheid upc cablecom ( 19) gibt es keine ETH upc cablecom Rabattberechtigung für Titularprofessoren. Die Nutzung untersteht der Benutzerordnung für Telematik an der ETH Zürich (BOT) 32. ID-Informationen auf dem Web Homepage der Informatikdienste (ID) Austritt von ETH-Angehörigen ID-Publikationen ID-Dienstleistungen nach Rubriken ID-Dienstleistungen A-Z Wichtige Applikationen + Links ID-Blog 33. Feedback Haben Sie persönliche Fragen oder Wünsche zu unseren ID-Dienstleistungen oder zu diesen zusammengestellten Informationen zum Austritt, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Diese Zusammenstellung wird laufend aktualisiert und lebt von Ihren Feedbacks. Es gibt sie nur auf dem Web und nicht in gedruckter Form. 34. Impressum Redaktion: Sabine Hoffmann, ID Direktion, Marketing & Kommunikation Web-Version: 5.0/ Mai 2012 Letzte Aktualisierung: Seite 9

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