Rotary International Distrikt 1842 DICO-Newsletter Februar 2015

Transkript

1 Rotary International Distrikt 1842 DICO-Newsletter Februar 2015 Verehrte rotarische Freundinnen und Freunde, liebe Sekretarias und Sekretäre, liebe Internetbeauftrage, nach einer längeren Pause melden sich Ihre DICOs im Distrikt 1842 mit dem DICO-Newsletter und einer Vielzahl von Neuigkeiten wieder zurück. Im Mittelpunkt des heutigen Newsletter stehen: Einführung der neuen Clubwebseite (RO.Web 2.0) Veränderungen in RO.CAS Wichtige Termine und notwendige Aufgaben Einführung der neuen Clubwebseite (RO.Web 2.0) Seit dem Juli 2014 führen die DICOs der deutschen rotarischen Distrikte in Abstimmung mit dem Deutschen Governorrat und dem Rotary Verlag eine neue Clubwebseite für alle deutschen Rotary Club ein, die auch unter dem Namen RO.Web 2.0 firmiert. Diese neue Clubwebseite haben die DICOs aus verschiedenen Gründen eingeführt, die wichtigsten Gründe hierbei sind die folgenden: Der Datenschutz nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wird umgesetzt und eingehalten! Es gibt eine strikte und erkennbare Trennung zwischen dem öffentlichen und dem nichtöffentlichen Inhalt Individueller Zugang zum Intranet der Clubwebseite Die Webseite ist nach dem modernsten Webdesign gestaltet und entspricht den Vorgaben von Rotary International (Corporate Identity) Das Redaktionssystem ist signifikant vereinfacht und in RO.CAS integriert. Die Webseite passt sich in Ihrer Darstellung den verschiedenen Endgeräten (PC, Tablet oder Smartphone) an.

2 Aktuell haben 35 von 55 Clubs in unserem Distrikt 1842 diese neue Clubwebseite bestellt und schon aktiv im Einsatz. Die DICOs werden mit den restlichen 20 Rotary Clubs in den nächsten Wochen und Monaten nochmals intensiv in den Dialog treten, um auch diese Clubs für die neue Webseite zu gewinnen. Die alte Clubwebseite unter rotary1842.de/clubname wird Ende 2015 abgeschaltet. Veränderungen in RO.CAS In letzter Zeit sind neue Funktionalitäten in RO.CAS eingefügt worden, die wir kurz beschreiben möchten. 1. Produkte Unter dem ersten Menüpunkt Administration finden Sie ein neues Untermenü Produkte.

3 Dort kann einerseits unter dem ersten Reiter [Produkte] die neue Clubwebseite RO.WEeb 2.0 bestellt werden. Andererseits kann hier unter dem zweiten Reiter [Speicherplatzbelegung] ein Einblick gewonnen werden, wieviel Speicherplatz der einzelne Club im RO.CAS-System belegt. Bei der Speicherplatzbelegung liegt die Spannbreite aktuell zwischen 3 und 120 MB für den einzelnen Club. 2. Anlagen im Wochenbericht Im Modul für die Erstellung der Wochenbericht ist ein neuer Reiter Anlagen ganz rechts eingeführt worden. Hier können Sie alle Anlagen an den Wochenbericht in ein sogenanntes Club-Archiv hochladen, das unter der neuen Clubwebseite zur Verfügung gestellt wird. Die Anlagen, die 5 MB nicht überschreiten dürfen, werden automatisch mit einem Link in den Wochenbericht eingefügt und stehen dann zeitlich unbegrenzt auf der neuen Clubwebseite zur Verfügung. Mit diesem Modul soll der Versand von großen Anhängen an die mit dem Wochenbericht reduziert werden. Aktuell werden aus RO.CAS ca. 2, 7 Millionen Mails pro Jahr an die deutschen Rotarier versandt. 3. Viele kleine Verbesserungen in RO.CAS Stellvertretend möchte ich nur einige hier nennen: Besucherzähler für die RO.WEB 2.0 Clubwebseite In RO.CAS können Sie im Menüpunkt RO.WEB Bühne am unteren Ende einen Zähler für die Anzahl der Besucher auf Ihrer Webseite finden:

4 an Clubmitglieder ohne An- oder Abmeldung Falls Sie die An- oder Abmeldefunktion von RO.CAS für Clubmeetings oder Sonderveranstaltungen nutzen, stellt sich immer wieder die Frage, warum hat sich das Clubmitglied noch nicht an- oder abgemeldet? In RO.CAS können Sie jetzt unter dem Menüpunkt /Briefe unter dem Reiter [ ] eine gezielte Mail an alle Clubmitglieder verfassen, von denen Sie noch keine Rückmeldung bekommen haben. Unter dem Reiter [Empfänger Termin ] wählen Sie dann bitte die Veranstaltung aus, zu der Sie ein An- oder Abmeldung wünschen. Jetzt können Sie abschließen mit einem Mausklick alle Mitglieder auswählen, von denen Sie noch keine Rückmeldung zu einer Veranstaltung bekommen haben und denen die zuvor erstellte senden.

5 Weiterleitung vom Rotary Verlag auf Ihre Clubwebseite Der Rotary Verlag hat für alle deutschen Rotary Clubs einen Service eingerichtet, um schnell und einfach auf die richtige Clubwebseite zu kommen. Wenn Sie in Ihrem Browser die URL eintragen, dann landen Sie auf der Clubwebseite Ihres Clubs. Bei der Weiterleitung liest der Rotary Verlag das Feld Clubwebseite im RO.CAS-Menüpunkt Administration Clubdaten [1. Reiter] Allgemein und in der linken Spalte das zweite Feld Clubwebseite aus und führt eine Weiterleitung auf genau diese Webseite durch. Bitte korrigieren Sie hier den Eintrag, falls hier eine nicht mehr genutzte Webseite aufgeführt wird. Vereinfachung des Service Desk und Online Handbuch In RO.CAS ist am unteren Ende der Menüleiste der Punkt Service Desk aufgeführt. Beim Klick auf diesen Menüpunkt erscheint auf einer neuen Webseite der Service Desk mit den aktuellen RO.CAS/RO.WEB News und mit dem Formular um ein Supportticket im RO.CAS/RO.WEB Support aufzumachen. Hinweisen möchte ich heute auf das Online-Handbuch für RO.CAS, das im Service Desk im oberen Abschnitt Hilfreiche Links zur Verfügung steht. Neben dem Online-Handbuch zur RO.CAS gibt es das Handbuch natürlich noch als PDF zum Download, was ich derzeit noch nicht empfehle, da wir durch die vielen wöchentlichen Veränderungen in RO.CAS auch viele Veränderungen im Handbuch haben.

6 Wichtige Termine und notwendige Aufgaben 1. Bestellung des Mitgliederverzeichnis Bitte bestellen Sie in RO.CAS unter dem Menüpunkt Administration Daten MGV/RDG/RI [4. Reiter]Bestellformular MGV u.a. bis zum 15. März 2015 das neue Mitgliederverzeichnis für das rotarische Jahr Pflege der Daten für das Mitgliederverzeichnis Bitte pflegen Sie alle relevanten Daten für das Mitgliederverzeichnis bis zum 13. März 2015 ein. Die Daten eines jeden einzelnen Rotariers sind Kontaktdaten und kein Lebenslauf. Mehr als sechs Zeilen sollten pro Rotarier nicht verwendet werden. Alle Doppelungen bitte löschen und soviel kürzen wie möglich. 3. Nennung der Clubamtsträger an Rotary International Rotary International fordert jeden Rotary Club auf, die wichtigsten Clubamtsträger (Präsident, Sekretär, Schatzmeister, Foundation-Beauftragter und Clubamt Clubdienst) für das nächste rotarische Jahr unter My Rotary bei RI zu melden. Diese Meldung muss derzeit noch manuell durchgeführt werden und wird noch nicht automatisch aus RO.CAS veranlasst! Falls die Clubamtsträger noch nicht an RI gemeldet wurden und Sie Hilfe benötigen, dürfen Sie sich gerne an die DICOs wenden

7 Wichtige Links Dieser Newsletter ist wie auch alle anderen Newsletter auf der DICO-Webseite innerhalb der Webseiten unseres Distrikts 1842 in der rechten Spalte unter Links und Downloads zu finden. Dort finden Sie auch weitere wichtige Information für den Clubsekretär. Für Fragen oder mögliche Unterstützung zu RO.CAS und RO.WEB dürfen Sie jederzeit Ihre DICOs ansprechen. Herzliche rotarische Grüße Ulrich Kersting Wolfram Benesch RC München Flughafen RC München-Ost DICO Distrikt 1842 DICO Distrikt 1842