Projektmanagement Schneller!, Günstiger!, Besser! - Wie geht das? Strategische Ansatzpunkte am Beispiel IT Management

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1 Management Beratung Nachvollziehbar! Schnell! Ergebnisorientiert! Projektmanagement Schneller!, Günstiger!, Besser! - Wie geht das? Strategische Ansatzpunkte am Beispiel IT Management Bochum, 23. Mai 2013 GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v., Zeche Holland, Lyrenstr. 13, Seminarraum, Bochum Copyright 2012,2013 Michael Prinz

2 Vorbemerkungen Die nachfolgenden Folien sind als Diskussionsgrundlage konzipiert und ohne die mündlichen Erläuterungen der Präsentation unvollständig. Die Inhalte dieser Folien sind urheberrechtlich geschützt. Jede vom deutschen Urheberrecht nicht zugelassene Verwertung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung. Die unerlaubte Vervielfältigung oder Weitergabe einzelner Inhalte ist nicht gestattet. Die in diesem Vortrag gemachten Aussagen sind im Zweifel die des Autors und reflektieren nicht zwingend die Meinung genannter Unternehmen. Die gemachten quantitativen Aussagen basieren auf fiktiven Daten und sind nicht einem realen Unternehmen zuzuordnen. Bei quantitativen Aussagen auf Basis realer Daten müssen häufig unterschiedliche Datenquellen herangezogen werden, die zueinander nicht unbedingt konsistent sind. D.h. bei allen quantitativen Aussagen ist eine Fehlervarianz zu berücksichtigen. Weitere Verzerrungen sind durch unterschiedliche Datenqualität möglich. Die Gesamtaussagen sind in der Regel hiervon nicht beeinflusst. Seite 2

3 Abstract Projektmanagement - Schneller!, Günstiger!, Besser! - Wie geht das? Als Projektmanager kennen Sie verschiedenste Methoden, um Projekte effizient zu steuern. Trotzdem stellen Sie immer wieder fest, dass Projekte bzgl. Zeit, Kosten und Qualität aus der Bahn geraten. Was kann man also noch tun, um schneller!, günstiger!, besser! zu werden? Durch strukturierte Betrachtung von Effektivität können häufig erhebliche Verbesserungen erreicht werden. An Hand von Beispielen aus dem IT Management werden strategische Ansatzpunkte aufgezeigt, die Sie im täglichen "Doing" unterstützen können. Seite 3

4 Michael Prinz Diplom-Mathematiker, Management Berater Michael Prinz ist freier Management Berater für Nachvollziehbare IT Strategien mit kurzfristiger Umsetzung (Optimizing IT). Schwerpunkte seiner Beratungstätigkeit liegen in innovativen Ansätzen für das IT Management, insbesondere in den Bereichen IT Beschaffung und Leistungserbringung /-verrechnung. Stichworte wie IT Kostenoptimierung, IT Service Kataloge, Benchmarking, Sourcing Strategie, Vendor Management, Lizenzmanagement umreißen grob das Beratungsportfolio. Über 30 Jahre Erfahrung in unterschiedlichen IT Aufgabenfeldern und Führungspositionen bei RWE, der WestLB AG, Stinnes-data-Service, Mannesmann-Demag und der Berufsschule des Westfälischen Genossenschaftsverbandes bilden die Basis für seine Branchen- und Themenkompetenz. Michael Prinz studierte Mathematik und Physik an der Westfälischen Wilhelms- Universität in Münster mit dem Abschluss Diplom-Mathematiker. Seite 4

5 Agenda Was Sie nicht zu hören bekommen! Beispiele Real Life Warum sind Sie dann hier? Projekt-Strategie? Seite 5

6 Management Beratung Nachvollziehbar! Schnell! Ergebnisorientiert! Was Sie nicht zu hören bekommen Copyright 2012,2013 Michael Prinz

7 IT Management der 1990er Jahre ist geprägt vom Schwerpunkt Effizienz Lieferanten Deliver externer Markt Unternehmens - IT IT Management Make Plan Build Run interner Markt Kunden Source Schwerpunkt: Effizienz Seite 7

8 Das Dilemma vieler IT Organisationen Sind Prozesse das A und O*? * Erfolg braucht beides: Das strategische, unternehmerische Know What und das handwerkliche Know How Seite 8

9 Management Beratung Nachvollziehbar! Schnell! Ergebnisorientiert! Warum sind Sie dann hier? Copyright 2012,2013 Michael Prinz

10 Industrielle Revolution Optimierung in den Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität Um 1900 kostete ein Auto ca $ Dann kam Henry Ford und die Assembly Line Weniger als 10 Jahre später kostete ein Modell T 850 $ Weitere 5 Jahre später war der Preis unter 450 $ Eine ähnliche Revolution passiert gerade in der IT Seite 10

11 Nach Optimierung der IT Produktivität ist die Optimierung der IT Leistungstiefe zu betrachten IT Management 1970er Jahre Ad Hoc IT Management 1990er Jahre Prozesse IT Management heute Services Ziel: Wunscherfüllung Ziel: Effizienz Ziel: Effektivität Seite 11

12 Management muss Effizienz und Effektivität betrachten und optimieren Lieferanten Sourc. Man. Deliver Source externer Markt Unternehmens - IT IT Management Make Plan Build Run Kunden Del. Man. Deliver Source interner Markt Schwerpunkt: Effektivität Schwerpunkt: Effizienz Schwerpunkt: Effektivität Quelle: generisches Modell vgl.: Zarnekow, Brenner, Pilgram Integriertes Informationsmanagement Springer 2006 Seite 12

13 Darum sind Sie hier! Beharrungsvermögen trifft auf Innovation Nimmt die Bedeutung der internen IT ab? Computerwoche 18. Februar 2013 Die Handwerker müssen zu Strategen werden Computerwoche 12. November 1999 Quelle: Computerwoche Seite 13

14 Management Beratung Nachvollziehbar! Schnell! Ergebnisorientiert! Projekt-Strategie? Copyright 2012,2013 Michael Prinz

15 Produktorientierung durch Industrialisierung der IT führt zu Managementnotwendigkeit der Effektivität Projektorientierung Einzelfertigung Projekt-/Produktorientierung Auftragsfertigung Produktorientierung industrielle Fertigung neue Prozesse neue Skills Kennzahlen Anzahl Töpferscheiben 1 produzierte Töpfe pro Tag 8 Anzahl Töpferscheiben 5 produzierte Töpfe pro Tag 80 Anzahl Töpferscheiben 0 produzierte Töpfe pro Tag >1000 Seite 15

16 Die traditionelle, projektorientierte Denkweise muss produktorientierte Dienstleistungen berücksichtigen Projekt-Orientierung Produkt-Orientierung Selbstverständnis Projektabwicklung Produzent von Dienstleistungen Zusammenarbeit Gemeinsame Projekte Lieferung IT Services Kundenverhältnis Nach Auftrag Marktorientiert Steuerung Projektmanagement Produktmanagement Verrechnung Kostenverrechnung Marktorientierte Preise/Kosten Sichtweise der IT Technikzentriert Kundenzentriert Verhalten der IT Reaktiv Proaktiv Objektsicht der IT Anwendungssysteme, Lösung IT Service Basismodell Plan-Build-Run Source-Make-Deliver Aufgabe Business Spezifikation Anforderungen Verhandlung Funktionalität Quelle: vgl. Zarnekow Produktionsmanagement von IT-Dienstleistungen Springer 2007 Seite 16

17 IT Produkte lassen sich an Hand von vier Parametern beschreiben und bewerten Produktfunktionen Produktqualität Unabhängig von der Art - businessorientierte IT Produkte oder technische IT Produkte müssen IT Produkte klar beschrieben sein. Hierzu gehört zwingend auch die Definition einer Metrik. IT Service Katalog Unterschiedliche Qualitäten sind klar zu definieren Verfügbarkeit der Funktion am Arbeitsplatz (businessorientiert) oder Verfügbarkeit der IT Funktion (technikorientiert). Legosteinprinzip Produktmenge Produktpreis Auf Basis einer Geschäftsprognose der Kunden unabhängig von zugesagten Abnahmemengen - muss die IT in der Lage sein, die benötigte Menge pro Monat bereitzustellen. Legosteinprinzip Der Produktpreis wird stückbezogen auf Basis der Funktionsmetrik definiert z.b. pro Abrechnung (businessorientiert) oder z.b. Account pro Monat (technikorientiert). Kooperatives IT Management Quelle: vgl. Zarnekow Produktionsmanagement von IT-Dienstleistungen Springer 2007 Seite 17

18 Marktorientierte Vorgehensweise hat viele Vorteile, erfordert aber auch erhebliches Umdenken unternehmens-spezifisch Zusammenstellung einer Arbeitsgruppe aus fünf Experten Initialer einstündiger Workshop mit anschließender Klärung offener Fragen Zweiter Workshop zur Finalisierung der Spezifikation marktorientiert Beauftragung eines Experten Besuch eines Lebensmittelgeschäfts Aufnahme und Dokumentation der Spezifikation Zeit > 10 Stunden 20 : 1 0,5 Stunden Kosten > (bei 100 pro Stunde) 10 : (bei 200 pro Stunde) Qualität Risiko der Unvollständigkeit bzgl. marktüblicher Kriterien? : + Vollständigkeit bzgl. marktüblicher Kriterien Seite 18

19 Auseinandersetzung mit dem Markt ist die Herausforderung: Klar definierte IT Services und Integration von Cloud Services Quelle: Salesforce.com, Gartner Seite 19

20 Werden die Unternehmen vom Markt abgehängt? Beispiel: Cloud-Computing gibt es min. 4 Jahre* * 2009 Definition von Cloud Computing durch National Institute of Standards and Technology (NIST) Quelle: E-3 (Information und Bildungsarbeit von und für die SAP-Community) Seite 20

21 Definitionsversuch: Was ist eigentlich Strategie? Projektstrategie kann dem jeweiligen Projektverlauf vorangehen Strategie ist die aktuelle Beschreibung (mit Datum & Uhrzeit!) von Erkenntnis IST SOLL Aktivität Parallel starten! Ergebnisse erzielen! Transparenz schaffen! Positionierung festlegen! Seite 21

22 Eine gute Strategie erzielt Effektivität durch Kenntnis und Nutzung vorhandener Marktoptionen 5 km 50 km 500 km Seite 22

23 Ein gutes Controlling hat Preise/Kosten im Vorhinein für sämtliche Optionen verfügbar bzw. kalkulierbar Phase 1 Phase 2 Phase 3 Regelbetrieb EndOfLifebetrieb Anwendungs-Entwicklung, -Wartung Cloud Service SaaS Eigene? Eigene Eigene Offshore IT IT IT Nearshore? Call Center / Service Desk Betrieb Arbeitsplatzsysteme RZ und Anwendungsbetrieb Netzbetrieb Managed Service Cloud Service PaaS Cloud Service IaaS Eigene IT??????? Seite 23

24 Modernes IT Management birgt erhebliches Potenzial. Sind Sie auf dem richtigen Weg? Seite 24

25 Management Beratung Nachvollziehbar! Schnell! Ergebnisorientiert! Beispiele Real Life Copyright 2012,2013 Michael Prinz

26 Modernes IT Management startet mit Strategie und Effektivitätsüberlegungen und betrachtet danach erst die Effizienz Die Handwerker müssen zu Strategen werden Computerwoche 12. November 1999 Lieferanten Deliver externer Markt externer Markt (SOURCE) Sourc. Man. Source Unternehmens - IT IT Management Make Plan Build Run interner Markt (DELIVER) Del. Man. Deliver interner Markt Kunden Source Quelle: generisches Modell vgl.: Zarnekow, Brenner, Pilgram Integriertes Informationsmanagement Springer 2006 Seite 26

27 Beispiel: Zeitgewinn von 9 Wochen durch SaaS Nutzung bei Projektstart SAP Anwendung Modernes IT Management Klassisches IT Management Woche 1-2 Planung Rechnerbedarf und -umgebung Woche 3-4 Technische Architektur, Integrationsplanung Modernes IT Management Woche 1 Nutzung SaaS Cloud, Start Projektarb., Test Funktionalität Woche 2-3 Planung Rechnerbedarf und -umgebung Woche 5-8 Beschaffung und Installation System Woche 4-5 Technische Architektur, Integrationsplanung Woche 9 Installation SAP Anwendung Woche 6-9 Beschaffung und Installation System Woche 10 Start Projektarbeit, Test der Funktionalität Woche 10 Installation SAP Anwendung, evtl. Migration Testdat. Seite 27

28 Beispiel: Sofortige Kostenvorteile ohne Sicherheitsbedenken bei Nutzung von Testservern als Cloud IaaS Annahmen: Das betrachtete Unternehmen hat eine 3 Tier Architektur Vor Nutzung von Cloud IaaS muss die Security geprüft sein Produktions- und Qualitätssicherungs-Rechner sind hochverfügbar, d.h. als Cluster ausgelegt Es werden 100 Anwendungen betrieben Die Testserver von 50 Anwendungen enthalten rein fiktive Daten Der Betrieb eines Windows Servers kostet ca. 400 pro Monat Der Betrieb eines Windows Servers als Cloud IaaS kostet ca. 100 pro Monat Es werden 500 Server betrieben Gesamtkosten 2,40 Mio. pro Jahr (500*400*12) Einsparpotenzial durch Nutzung von Cloud IaaS 7,5% bzw. 0,18 Mio. pro Jahr (50*( )*12) Seite 28

29 Beispiel: Verlust von Einsparungen beim Outsourcing durch zu starke Konzentration auf Prozesse Annahmen: Das betrachtete Unternehmen plant ein Outsourcing der IT Infrastruktur Services (RZ und Anwendungsbetrieb, Netzbetrieb, TCV 150 Mio. bei 5 Jahren) Einer Empfehlung folgend sollen vor dem Outsourcing alle Prozesse optimiert werden CIO 15 Mio. gespart durch erfolgreiches Infrastruktur Outsourcing Es wird ein Projekt gestartet, welches alle Infrastruktur Prozesse überprüft und gemäß ITIL überarbeitet und dokumentiert (Dauer 6 Monate) Danach wird das Outsourcing Projekt gestartet und nach ca. 1 Jahr abgeschlossen Outsourcing erfolgreich mit kalkulierten Einsparungen von ca. 3 Mio. pro Jahr Der Service Provider hat nach ca. 1 Jahr alle Prozesse an seine eigenen angepasst und die Transition-Phase damit beendet Die Zahl der Nachberechnungen wegen nicht geplanter Sonderanforderungen steigt erheblich, Einsparungen im 2. Jahr lediglich 0,5 Mio. Seite 29

30 Management Beratung Nachvollziehbar! Schnell! Ergebnisorientiert! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen? Jederzeit gerne Copyright 2012,2013 Michael Prinz Seite 30

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