AAcount. Aareal Account Kautionen Der systemunabhängige, elektronische Kautionsservice der Aareal Bank

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1 AAcount Aareal Account Kautionen Der systemunabhängige, elektronische Kautionsservice der Aareal Bank Viele unserer Spezialisten sind selbst Mieter. Wir wissen also, was Mieter glücklich macht.

2 2 Aareal Account Kautionen Der systemunabhängige, elektronische Kautionsservice der Aareal Bank Herausforderungen für eine gute Kautionsverwaltung Das Verwalten von Kautionen ist jener Arbeitsbereich eines Wohnungsunternehmens, der sich am schwersten in Einklang mit den anderen Abläufen bringen lässt. Mehr ein notwendiges Übel als eine wertschöpfende Arbeit soll die Kautionsverwaltung am besten geräuschlos vonstatten gehen. Idealerweise gliedert sie sich nahtlos in andere Prozesse ein, so dass keine abweichenden Tätigkeiten und Prozessschritte eingeübt und durchgeführt werden müssen. In der Praxis ist sie jedoch häufig ein separater Tätigkeitsbereich mit eigenen An forderungen. Zudem ist die gewünschte schnelle Verfügbarkeit der Gelder durch eventuell nötige Kommunikation mit dritten Banken gestört, es sei denn die Kaution wird bar hinterlegt daraus resultieren immerhin die größten Vorteile für beide Seiten: der Vermieter kann die Gelder leicht in Anspruch nehmen, der Mieter hat keine bleibenden Kosten wie zum Beispiel die Gebühren für eine Bürgschaft. elektronische Bearbeitung der Kautionen nicht möglich ist und daher tagesaktuelle Stände fehlen, fällt auch das genaue und spontane Saldieren einer Kaution schwer. Aareal Account Kautionen nimmt diese Anforderungen auf und minimiert die arbeitsintensiven Prozessschritte der Kautionsverwaltung. Es ist eine Kombination aus Kautionsbuchhaltung und Kautionskontoführung, gebündelt in einer einzigen Ober fläche und mit Electronic Banking-Prozessen, die traditionell händisch durchzuführende Arbeitsschritte ersetzen. Modern und effizient Aareal Account Kautionen ist ein komplett elektronisches Verfahren, das Ihnen jegliche Dokumentenverwahrung erspart. Da das Gesamt system als Rechenzentrumslösung konzipiert ist, läuft die Software auf einem Bankserver, auf dem sämtliche Informationen zu den Kautionsgebern und den Kautionen vorgehalten werden. Verwaltungstechnisch vor allem zu beachten, und zugleich gesetz lich geboten ist, dass die Einzelkautionen deutlich erkennbar und getrennt vom Eigenvermögen des Vermieters bzw. Ver walters aufbewahrt werden. Sparurkunden oder vergleichbare Dokumente sowie Einzelkonten lösen diese Voraussetzung zwar prinzipiell ein, erfordern aber einen hohen Verwaltungsaufwand, weil sie den Überblick erschweren und wiederholt die gleichen Tätigkeiten notwendig machen. Wo die Auf den Aareal Account Kautionen-Server greifen Sie genau so schnell und einfach zu, als befände sich die Anwendung auf Ihrem eigenen System. Von jedem internetfähigen PC können Sie sich über eine gesicherte Verbindung anmelden. Sie sparen jedoch Rechnerkapazitäten und haben keinerlei Aufwand im Falle von Wartungen oder Updates durch die Aareal Bank. Selbst die Datensicherung wird Ihnen vollständig abgenommen. Zudem umfasst die Rechen

3 3 Das Sammelkonto-Verfahren Kaution 1 Zur jährlichen Abrechnung der Kautionen auf dem Sammelkonto errechnet die Aareal Bank zu einem vereinbarten Termin einen Gesamtzins auf die Einlagen des Kontos und verteilt diesen Zinsbetrag im zweiten Schritt automatisch auf die Kautionsgeber; selbstverständlich unter Berücksichtigung eventuell unterschiedlicher Anlage Zahlungsaufträge Kontoinformationen Treuhandsammelkonto Kaution 2 Kontonummer 1 Kaution 3 Kontonummer 2 Kontonummer 3 zentrumslösung auch den mehrfachen gleichzeitigen Zugriff durch unterschiedliche Anwender. Sämtliche betriebswirtschaftlich notwendigen Funktionen der Kautionsverwaltung sind gemäß gesetzlicher Anforderungen selbstverständlich in der Anwendung abgebildet, wo immer möglich als automatisierte Workflows, beispielsweise finden Sie ein integriertes Mahnwesen (inklusive der Fertigung von Standardschreiben) und vorbereitete Korrespondenzvorlagen. Über aktuelle Kautionsumsätze, etwa neu eingegangene Raten, können Sie sich jederzeit ein Bild machen. Außerdem können Sie sämtliche Daten über Exportmöglichkeiten leicht zusammenstellen und analysieren. Um mit der Bearbeitung aller Ihrer Kautionen ohne hohen Aufwand beginnen zu können, übernehmen Sie die notwendigen Bestandsdaten mittels einer Importschnittstelle einfach und schnell aus Ihren Stammdaten nach Aareal Account Kautionen. Auch unbare Kautionen, etwa Bürgschaften, können Sie mit Aareal Account Kautionen elektronisch verwalten, indem Sie ihre jeweiligen Kerndaten optional auch weitere Zusatzinformationen direkt beim zugehörigen Mietvertrag hinterlegen. Sammelkonto oder Einzelkonten: Ein entscheidender Unterschied Bei der Aareal Bank können Sie je nachdem, welche Abläufe Sie bevorzugen wählen, ob Sie die Kautionen auf einem Treuhandsammelkonto verwalten oder über treuhänderische Einzelkonten. In beiden Varianten ist die gesetzliche Anforderung der eindeutigen Trennung der Kautionen zweifelsfrei garantiert. Im Einzelkontoverfahren wird die Trennung über unterschiedliche reale Konten gewährleistet, im Sammelkontoverfahren übernehmen das in gleicher Qualität virtuelle Kontonummern. Diese sind jeder Einzelkaution beigegeben; sie identifizieren die einzelne hinterlegte Sicherheit eindeutig und ordnen sie automatisch dem richtigen Mieter zu, selbst wenn sie von einem abweichenden Kautionsgeber eingezahlt wurde. Auch auf eine virtuelle Kontonummer überweist der Treu geber direkt, die Kaution liegt dann mit allen anderen Kautionen auf dem Sammelkonto. Im Lebenszyklus einer Kaution unterscheiden sich diese beiden Verfahren treuhänderischer Verwahrung kaum. Eine Ausnahme bilden lediglich die Jahresendabrechnung und die Kenntnisgabe der angefallenen Zinsen:

4 4 Das Einzelkonten-Verfahren Kontoeröffnung Kaution 1 Kontonummer 1 Zahlungsaufträge Kaution 2 Kontonummer 2 Kontoinformationen Kaution 3 Kontonummer 3 zeiträume einzelner Kautionen. Basierend darauf erhalten Sie in Aareal Account Kautionen die Möglichkeit, mit entsprechenden Korrespondenzvorlagen individuelle Schriftstücke zu erstellen, um Ihren Mietern die angefallenen Zinsen selbst mitzuteilen. Auch die Kautionseinzelkonten werden im Bankkontosystem automatisch durch die Aareal Bank abgerechnet. Die fälligen Steuerbescheinigungen senden wir in diesem Fall bankseitig direkt an die Kautionsgeber. Klare und komfortable Prozesse Ganz gleich, welches der beiden Verfahren Sie nutzen, Sie schließen nur einen Kautionsvertrag mit uns ab, auch im Einzelkontoverfahren sind die differenzierten Unterkonten damit subsummiert. Beim Sammelkonto erübrigt sich das Eröffnen neuer Kautionskonten für neue Mieter (Sie geben dort nur eine virtuelle Kontonummer bekannt, auf die sofort gebucht werden kann). Im Gegensatz dazu eröffnet Aareal Account Kautionen im Einzelkontoverfahren, sobald Sie einen neuen Mieter anlegen, automatisch und elektronisch auch ein Kautionskonto für diesen. Dieses Konto ist dann spätestens im Laufe des folgenden Arbeitstages für Zahlungseingänge offen. Wollen Sie die Kaution schlussendlich in Anspruch nehmen oder nur teilauszahlen, benötigen Sie dank des direkten elektronischen Zugriffs über Aareal Account Kautionen keine Forderungsnachweise gegenüber Dritten und haben keinerlei Wartezeiten. Im Fall des Sammelkontos wird die Kaution samt angefallener Verzinsung zum von Ihnen angegebenen Stichtag hochgerechnet und ausgezahlt. Im Einzelkontoverfahren wird das entsprechende reale Konto dann automatisch abgerechnet und nach vollständiger Auszahlung geschlossen. Sollte die Auszahlung zurückkommen, etwa weil das hinterlegte Kundenkonto zwischenzeitlich aufgelöst wurde, wird der ursprüngliche Kautionsvertrag reaktiviert, und der Betrag wird wieder auf die bekannte virtuelle Kontonummer bzw. das reale Einzelkonto gebucht. Konditionen Bei der Aareal Bank werden alle Kautionen nach dem gesetzlichen Standardsatz verzinst. Nutzen Sie ein Sammelkonto, können Sie wählen, ob Sie die Kaution im Inland oder in der Bankfiliale in Dublin anlegen wollen. Sie können damit selbst entscheiden, wie Sie die Besteuerung der Einlagen regeln möchten. Aufgrund der unterschiedlichen steuerlichen Behandlung erreichen Sie im Fall der Anlage in Dublin eine stärkere Erhöhung der Sicherungsleistung, da durch die Bank keine Kapitalertragsteuer und kein Solidarzuschlag abgeführt werden. Sicherheit der Kautionen Die Sicherheit der Einlagen Ihrer Kunden ist in vollem Umfang gewährleistet. Wie bei allen anderen Banken greifen im hypothetischen Ernstfall die bekannten Einlagensicherungssysteme dies gilt ausdrücklich auch für Anlagen auf Sammelkonten, die für die Kautionsverwaltung der Einzelkontoführung juristisch gleichgestellt sind, und für Anlagekonten in Dublin.

5 5 < Verfahrensunterschiede > Kautionssammelkonto Kautionseinzelkonten nur ein Kontovertrag notwendig automatisierte Zuordnung von Kautionseingängen tagesaktuelle Transparenz über alle Umsätze Exportmöglichkeiten zur umfangreichen Datenauswertung integriertes Mahnverfahren Ratenzahlung und abweichende Kautionsgeber elektronische Eröffnung neuer Kontonummer, sofort offen für Zahlungseingänge elektronische Eröffnung eines neuen Kontos, innerhalb eines Arbeitstages offen für Zahlungseingänge automatische Zinsberechnung zum Sammelkonto vorbelegte Zinsbescheinigungen zur Information der Kautionsgeber automatische Zinsberechnung zum Einzelkonto Steuerbescheinigung an die Kautionsgeber durch die Aareal Bank Möglichkeit der Anlage in Dublin mit irischer Steuergesetzgebung Die Produktfamilie Aareal Account ist Teil der Aareal Account-Produktfamilie. Aareal Account ist das branchenneutrale, systemunabhängige und modi fikationsfrei einsetzbare Electronic Banking-Paket der Aareal Bank. Es vereinigt ein modernes Kontoführungssystem, eine sicherheitstechno logisch hochwertige Kommunikationslösung sowie virtuelle Kontonummern, die eine optimale Zuordnung von Zahlungs bewegungen zu Posten der Buchhaltung ermöglichen unabhängig von der Interpretation beispielsweise von Verwendungszweckangaben.

6 Aareal Bank Geschäftsbereich Wohnungswirtschaft Wohnungswirtschaft Filiale Berlin SpreePalais Anna-Louisa-Karsch-Straße Berlin Telefon: Fax: fkb-berlin@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale Essen Alfredstraße Essen Telefon: Fax: fkb-essen@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale Hamburg Neuer Dovenhof Brandstwiete Hamburg Telefon: Fax: fkb-hamburg@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale Leipzig Neumarkt Leipzig Telefon: Fax: fkb-leipzig@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale München Prinzregentenstraße München Telefon: Fax: fkb-muenchen@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale Rhein-Main Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: fkb-rheinmain@aareal-bank.com Wohnungswirtschaft Filiale Stuttgart Büchsenstraße Stuttgart Telefon: Fax: fkb-stuttgart@aareal-bank.com Integrated Payment Solutions Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: ips@aareal-bank.com Aareal Account ist eine eingetragene Marke der Aareal Bank AG. Änderungen von Leistungsmerkmalen vorbehalten. Aufgrund der Kürze der Darstellung finden Sie in dieser Broschüre nicht alle Merkmale des Aareal Account Verfahrens beschrieben. Es kann daher aufgrund technischer Einzelheiten zu Abweichungen kommen. Die Broschüre dient lediglich Informationszwecken; sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt somit keine Beschaffenheitsgarantie dar. 10/2014