HR-LOHN LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL

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1 A B A C U S D O K U M E N T A T I O N HR-LOHN LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Januar 2013 / emo / ekl Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Insbesondere das Recht, die Unterlagen mittels irgendeines Mediums (grafisch, technisch, elektronisch und/oder digital, einschliesslich Fotokopie und downloading) ganz oder teilweise zu vervielfältigen, vorzutragen, zu verbreiten, zu bearbeiten, zu übersetzen, zu übertragen oder zu speichern, liegt ausschliesslich bei ABACUS Research AG. Jede Verwertung in den genannten oder in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen, namentlich jede kommerzielle Nutzung, bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung von ABACUS Research AG. Die gewerbsmässige Verletzung der Urheberrechte kann gemäss Art. 67 Abs. 2 URG bestraft werden. Copyright 2012 by ABACUS Research AG, CH-9301 Wittenbach-St.Gallen

2 Inhaltsverzeichnis 1 Was ist IncaMail Welche ABACUS-Applikation unterstützt IncaMail Voraussetzungen für IncaMail Adressen bei IncaMail registrieren Einstellungen in ABACUS Allgemeine Einstellungen Einstellungen in der Lohnbuchhaltung Wie funktioniert IncaMail in der Lohnabrechnung Einstellungen im Programm Welchen Weg nimmt das IncaMail Checkliste...11 Lohnabrechnungen per IncaMail Seite I

3 Was ist IncaMail 1 1 Was ist IncaMail Auszug von IncaMail vertraulich und nachweisbar en. IncaMail ist die einfach anwendbare Dienstleistung der Schweizerischen Post für den sicheren und nachweisbaren Versand von vertraulichen s. Mit IncaMail en Sie kundenfreundlich, flexibel, kostengünstig und ebenso sicher und nachweisbar wie mit einem eingeschriebenen Brief. Ob sensitive Geschäftsinformationen, Abrechnungen, Auszüge, Kündigungen oder Behördenverkehr durch die patentierte SAFE-Technologie erreichen Sie Kommunikationspartner direkt und sofort. 1.1 Welche ABACUS-Applikation unterstützt IncaMail Im Moment ist IncaMail im Enterprise Lohn integriert und wird für den sicheren -Versand der Lohnabrechnung gebraucht. Versionen ab V2010 Servicepack LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 2

4 Voraussetzungen für IncaMail 2 2 Voraussetzungen für IncaMail 2.1 Adressen bei IncaMail registrieren Damit IncaMail im ABACUS verwendet werden kann, müssen alle -Adressen bei IncaMail registriert werden, die IncaMail versenden oder erhalten wollen. Das heisst auch, dass Ihre -Adresse sowohl LoginName als auch Notification Adresse bei IncaMail ist. LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 3

5 Einstellungen in ABACUS 3 3 Einstellungen in ABACUS 3.1 Allgemeine Einstellungen IncaMail Admin Konto Das IncaMail Admin Konto ist dasjenige IncaMail Konto, das sich direkt bei IncaMail anmeldet und die IncaMail versendet, wenn die Lohnabrechnungen versandt werden. Dieses Konto kann nur einmal pro ABACUS-Server erfasst werden. Die IncaMail Administration (Programm Q989) ist unter Administration zu finden IncaMail Admin Konto pro Mandant - ab V2012 Ab Version 2012 muss im Programm 6311 unter den Einstellungen der IncaMail Versand aktiviert werden. Nur ab dieser Version ist es möglich, pro Mandant ein separates IncaMail Konto zu verwenden Benutzerverwaltung Auf denjenigen Benutzern, die die Lohnabrechnung ausgeben, muss eine gültige - Adresse hinterlegt werden. LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 4

6 Einstellungen in ABACUS Feld für Mitarbeiter fixieren Im Lohnprogamm 443 muss definiert werden, welches Feld die -Adresse verwendet. Es ist möglich, hier ein anderes Feld (Lohn-Datei) zu verwenden, damit diese Adresse nicht in der Adressverwaltung erscheint und abgeändert werden kann Dummy-Drucker auf Server einrichten Gibt es auf dem Server keinen Drucker, muss ein Dummy-Drucker eingerichtet werden. LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 5

7 Einstellungen in ABACUS Einstellungen in der Lohnbuchhaltung und Versandeinstellungen im Personalstamm Die -Adresse wird wie gewohnt im Personalstamm erfasst, sofern dies so im L443 definiert ist. Unter der Lasche DIVERS, im Feld Versandart, kann definiert werden, wie die Lohnabrechnung versandt wird: via Papier, via , mit IncaMail - Vertraulich, mit IncaMail - Einschreiben LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 6

8 Einstellungen in ABACUS Einstellungen auf der Druckersteuerung Folgende Einstellungen müssen auf der Druckersteuerung eingestellt werden: Maileinstellungen wählen. Mindestens SMTP Server und Port, sowie -Adresse ausfüllen (die anderen bei Bedarf). Die Einstellungen in der Druckersteuerung werden eigentlich ausschliesslich für normale verwendet. Da aber ein -Versand gemacht wird, sind diese Einstellungen nötig. LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 7

9 Einstellungen in ABACUS Betreff Im Programm 52 (ab V2012 Programm 521) unter den Definitionen der Lohnabrechnung kann der Betreff angepasst werden. LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 8

10 Wie funktioniert IncaMail in der Lohnabrechnung 4 4 Wie funktioniert IncaMail in der Lohnabrechnung 4.1 Einstellungen im Programm 14 In der Lohnabrechnung muss der Switch "Versand nach Einstellungen vom Personalstamm" aktiv sein (Defaulteinstellung). Somit werden die Abrechnungen gem. dem Mitarbeiter ausgegeben. Natürlich sind auch Mischformen möglich (gem. Personalstamm-Einstellungen): ein Teil der Mitarbeiter kann ein ausgedrucktes Dokument erhalten ein anderer Teil bekommt ein normales und diejenigen, die ein IncaMail Konto haben, bekommen ein IncaMail Mit dem Ausführen Button könne alle Möglichkeiten miteinander gestartet werden. Natürlich kann dies auch einzeln vorgenommen werden. LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 9

11 Wie funktioniert IncaMail in der Lohnabrechnung Welchen Weg nimmt das IncaMail Wenn die Lohnabrechnungen mit IncaMail versendet werden wird folgender Ablauf ausgelöst: 1. Der ABACUS Printspooler bereitet die Lohnabrechnungen auf (vereinfacht erklärt). 2. Die Lohnabrechnungen werden über eine verschlüsselte Verbindung an den IncaMail Administrator versandt. 3. IncaMail sendet an jeden Mitarbeiter eine "Notification". Der Empfänger kann sich nun mit angehängtem Link bei IncaMail anmelden und dann seine Lohnabrechnung anschauen, weiterleiten, ausdrucken, speichern Versandart falsch eingestellt (IncaMail vs. Mail) Wenn die Versandart auf IncaMail eingestellt ist und der Empfänger ist nicht bei IncaMail registriert, wird trotzdem eine Benachrichtigung von IncaMail versandt. Der Empfänger kann sich dann im Nachhinein bei IncaMail anmelden und das lesen, sofern er dies möchte Interne IT, Mail und Firewall Der ABACUS-Server sendet s an den internen Mailserver (siehe oben). IncaMails werden direkt versandt. Der ABACUS-Server baut eine SMTP Verbindung zum IncaMail Server auf (im.post.ch (SMTP und TLS)) - am besten den ABACUS-Server im Firewall loggen und die nötigen Verbindungen und Ports (inkl. Port 25) öffnen Wenn es mal klemmt Bei unseren Tests ist es passiert, dass der Printspooler nicht mehr ausdruckte, weil ein Druckertreiber nicht richtig funktionierte. Durch das Löschen des Druckertreibers und Neustart der ABACUS-Dienste wurden die zurückbehaltenen Mails und Druckjobs anschliessend ausgeführt. Daher Log des Druckers sowie der Druck-Queue kontrollieren (je nach Installationsart - TechSupport kann weiterhelfen). Falls im Verzeichnis abac\tmp_server\.print Dokumente hängen bleiben, sollten diese gelöscht und die ABACUS-Dienste neu gestartet werde. LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 10

12 Wie funktioniert IncaMail in der Lohnabrechnung Checkliste Checkliste IncaMail Vertrag abschliessen Einstellungen in ABACUS IncaMail Administrator hinterlegen Programm IncaMail Versand aktivieren (erst ab Version 2012) Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegen Hinweis Muss nur auf jenen Benutzern gemacht werden, welche Lohnabrechnungen versenden. Programm Feld festlegen Dummy-Drucker auf Server einrichten (falls es noch keinen Drucker gibt) Programm 31 Adresse und Versandeinstellungen auf sämtlichen Mitarbeitern hinterlegen Einstellungen auf der Druckersteuerung hinterlegen Programm 52 (ab V2012 Programm 521) Betreff hinterlegen Lohnabrechnungsempfänger IncaMail Konto eröffnen Hinweis Wurden alle Einstellungen gemacht, empfehlen wir einen Neustart der ABACUS-Dienste. LOHNABRECHNUNGEN PER INCAMAIL Seite 11

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