Erste Schritte. Start: Auf die Datei Belegerfassung doppelklicken. Hinweis: Sicherheitswarnung ist ok, auf Öffnen klicken.

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1 Erste Schritte Die Dateien Belegerfassung.mdb und Belegerfassung_daten.mdb herunterladen und auf C:\Belegerfassung (Verzeichnis vorher anlegen) speichern. ACHTUNG! Der Ordner muss so heißen, sonst funktioniert das Programm nicht. Wenn Sie das Programm MS Access nicht haben, muss AccessRuntime aus dem Internet heruntergeladen (link: in das Verzeichnis C:\Belegerfassung kopiert und dort installiert werden (Doppelklick auf AccessRuntime). Start: Auf die Datei Belegerfassung doppelklicken. Hinweis: Sicherheitswarnung ist ok, auf Öffnen klicken. Die Testversion (ohne Lizenzierung) ermöglicht das Erfassen von 30 Belegen. Lizenz-Code anfordern Reiter Firma, Lizenz Button Lizenzcode anfordern klicken im Feld links daneben erscheint ein Code diesen bitte per an senden Sie erhalten einen Lizenzcode den Sie ins Feld Lizenzcode einfügen und anschließend den Button Check Lizenz klicken dadurch verschwindet der Hinweis Testversion in der Titelleiste, im Kästchen rechts neben Lizenz ok erscheint ein Häkchen. Durch die Angabe des Geschäftsjahres können nur Belege für diese Periode erfasst werden, in der Belegerfassung ist dann die Eingabe des Jahres nicht erforderlich (zb: Eingabe 3/2 im Datumsfeld wird automatisch zu ). Sollte das Programm automatisch (ev. mit Fehlermeldung) oder irrtümlich geschlossen werden, einfach neu öffnen und weiterbuchen. Die erfassten Daten gehen nicht verloren. Belegerfassung / Verbuchung zurücksetzen Der Button Belegerfassung zurücksetzen löscht die erfassten Belege und die Verbuchung (nur am Anfang eines neuen Jahres machen!) Der Button Verbuchung zurücksetzen löscht nur die Verbuchung (diese ist Voraussetzung für Auswertungen Journal, Konten ansehen, Saldenliste, USt-Voranmeldung), nicht die erfassten Belege (sollte nur in Notfällen verwendet werden, z.b. wenn bereits verbuchte Rechnungen ausgetauscht werden müssen). Danach müssen alle Belegkreise nochmals verbucht werden! Seite 1

2 Kontenplan ändern/erweitern Im Hauptmenü befindet sich der Reiter Kontenplan, Belegkreise er beinhaltet links das Unterformular Kontenplan und rechts das Unterformular Belegkreise. Die KtoNr ist 4-stellig zu erfassen, für die KtoBezeichnung stehen 50 Zeichen zur Verfügung Der Kontenplan kann erweitert werden, indem die zusätzlichen Konten am Ende angefügt werden. Beim nächten Öffnen der Datenbank sind sie dann in der richtigen Reihenfolge (sortiert nach KtoNr). Keine Konten löschen (könnte zu falschen Auswertungen führen)! mit der Gliederungszahl wird die Summierung/Gruppierung in der Saldenliste gesteuert B = Bestandskonten, B0 = Anlagevermögen, B2 = Umlaufvermögen, B3 = Fremdkapital E =Erfolgskonten, E4 = Erträge, E5 =Waren/Fremdleistungen, E6 = Personal, E7 = Sonstiger Aufwand, E8 = Finanzaufwand/-erträge In der Spalte USTSatz kann ein USt-%Satz vorgeschlagen werden, bei abweichenden Eingaben während der Erfassung wird ein Hinweis angezeigt Das Feld USt-Art steuert die vorgeschlagene USt-Art (am häufigsten: V = Vorsteuer oder U = Umsatzsteuer) mit Steucode wird bei der Erfassung der Sprung zu Einnahmen (E-Brutto) oder Ausgaben (A-Brutto) gesteuert Belegkreise / Anfangsbestände Jeder Belegkreis hat eine Bezeichnung, ein Gegen-Kto (das im Kontenplan vorhanden sein muss), ein Belegkürzel und ev. einen Anfangsbestand. Nach Erfassung der Anfangsbestände (AB) muss der Button EB aus Belegkreisen in BH übernehmen geklickt werden. Sollte der AB falsch erfasst worden sein muss der Button Belegerfassung zurücksetzen im Reiter Firma, Lizenz geklickt werden, anschließend können neue AB erfasst und verbucht werden. Seite 2

3 Belege je Belegkreis erfassen Zunächst Belegkreis auswählen, mit Enter bestätigen - danach springt der Cursor in die oberste Zeile der Belegerfassung ins Datumsfeld. (Wenn bereits gebucht wurde wird zunächst immer der erste Datensatz angezeigt.) Das Datum (wenn das Jahr hinterlegt wurde, nur Tag und Monat) wird am besten im Ziffernblock, getrennt durch Schrägstriche, eingegeben (zb: Eingabe 3/2 im Datumsfeld, oder 3/2/11, siehe auch Seite 1). Die Eingabe in jedem Feld wird mit der Enter-Taste bestätigt. Wird im Feld KtoNr kein Wert eingeben, wird die Konto-Nr aus der letzten Buchung übernommen. Nach der Erfassung des Buchungstextes springt der Cursor automatisch zum Feld E-Brutto oder A- Brutto (gesteuert über das Feld SteuCode im Kontenplan; wenn dieses Feld im Kontenplan leer ist springt der Cursor zuerst zu E-Brutto, bei Bedarf mit Enter zu A-Brutto weitergehen) Wenn ein UST-%Satz im Kontenplan hinterlegt ist, wird dieser im Feld USt-Satz vorgeschlagen. Wird er mit einem anderen Satz überschrieben erfolgt ein Hinweis. Wenn eine UST-Art im Kontenplan hinterlegt ist wird diese vorgeschlagen. Wenn bei einem Aufwands-Kto. kein USt-%Satz hinterlegt ist, es soll aber VSt abgezogen werden, muss unbedingt die USt-Art V angegeben werden, sonst stimmt die UVA nicht! Nach Bestätigung des Button mit dem Symbol >* (durch Enter oder klicken) wird der Datensatz gespeichert und erscheint in der darunter liegenden Tabelle. Die Datensätze sind aufsteigend sortiert. Durch Doppelklick auf den Datensatzmarkierer > am linken Rand der Erfassungstabelle kann der jeweilige Datensatz neuerlich in die Eingabemaske geholt, dort bearbeitet und abermals gespeichert werden. Seite 3

4 Verbuchen / Datenexport Erst wenn die erfassten Belege verbucht sind (Button Verbuchen ) können Auswertungen (Konto ansehen, Saldenliste, UST-Voranmeldung) gemacht werden. Die Checkbox verb. In der äußerst rechten Spalte zeigt ob ein Beleg bereits verbucht ist. Wenn ein bereits verbuchter Beleg zur Bearbeitung neuerlich aufgerufen wird (s.o.), wird automatisch die Verbuchung gelöscht, und es muss erneut der Button Verbuchen geklickt werden, um den Datensatz in die Auswertungen einzubeziehen. Datenexport Zur Übermittlung an fair-steuern können im Hauptmenü über den Button Datenexport BMD die Daten in die Datei BMD.xls exportiert und anschließend per gesendet werden. Hauptmenü Journal Über den Button Journal kann eine Datenblattansicht des Buchungsjournals aufgerufen werden. Über den Button mit dem Excel-Symbol wird ein Datenexport nach Excel ausgeführt und die Applikation aufgerufen. Mit Datei Schließen oder dem kleinen schwarzen x rechts in der 2. Zeile (ACHTUNG! Das x in der obersten Zeile beendet das Programm!) kommt man wieder ins Hauptmenü zurück. Seite 4

5 Konten ansehen Aufruf im Hauptmenü über Button Konto ansehen danach KontoNr im Kombinationsfeld auswählen (für Vereine bei Bedarf Zuordnung, Sektion oder Kst zusätzlich auswählen) Das Formular zeigt alle Bewegungen entsprechend der getätigten Auswahl und ermittelt den Saldo Seite 5

6 Saldenliste Die Berichtsvorschau wird über den Button Saldenliste aus dem Hauptmenü aufgerufen. Entsprechend der im Kontenplan erfassten Gliederung wird die Summierung durchgeführt. Es werden zunächst die Bestandskonten (Vermögen und Schulden) und danach die Erfolgskonten (Erträge und Aufwände) dargestellt. Über den Schließen Button (wie bei Journal) (oder über Druckvorschau schließen abhängig von den individuellen PC-Einstellungen) kann der Bericht geschlossen werden. Über den Button mit dem Excel-Symbol (neben Saldenliste ) wird ein Datenexport nach Excel ausgeführt. Seite 6

7 Umsatzsteuer Aufruf über Button UST-Voranmeldung es wird je Monat eine Formularseite angezeigt. Über die Navigationstasten im Fuß des Formulars kann von Monat zu Monat navigiert werden. Über den Menüpunkt Datei / Drucken kann das Formular ausgedruckt werden. Wenn bereits mehr als 1 Monat erfasst wurde: den auszudruckenden Monat auf dem Schirm anzeigen und nur markierten Datensatz drucken (sonst werden immer alle erfassten Monate ausgedruckt). Seite 7

8 Zusatz für Vereine Über den Reiter Vereinszusatzdaten können grundlegende Einstellungen vorgenommen werden Zusätzlich zu der normalen Saldenliste gibt es noch Auswertungen je Zuordnung, Sektion und Kostenstellen. Damit diese Auswertungen möglich sind müssen in der Belegerfassung die entsprechenden Felder befüllt werden. Diese sind (wenn in Vereinszusatzdaten erfasst) aktiviert und zwingend zu befüllen. Seite 8

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