Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

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1 Unsere Studie zeigt auf, wie der Prozess zur Beantwortung von Aktionärs fragen auf einer Haupt versammlung in deutschen Aktiengesellschaften abläuft und welche Optimierungsmöglichkeiten sich daraus ergeben. Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

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3 Unsere Studie zeigt auf, wie der Prozess zur Beantwortung von Aktionärs fragen auf einer Haupt versammlung in deutschen Aktiengesellschaften abläuft und welche Optimierungsmöglichkeiten sich daraus ergeben. Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

4 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial Herausgegeben von der PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Von Dr. Rüdiger Loitz, Sebastian Stindl und Alexander Stein Dezember 2012, 36 Seiten, 31 Abbildungen, Softcover Vervielfältigungen, Mikroverfilmung, die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Medien sind ohne Zustimmung der Herausgeber nicht gestattet. Die Inhalte dieser Publikation sind zur Information unserer Mandanten bestimmt. Sie entsprechen dem Kenntnisstand der Autoren zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Für die Lösung einschlägiger Probleme greifen Sie bitte auf die in der Publikation angegebenen Quellen zurück oder wenden sich an die genannten Ansprechpartner. Meinungsbeiträge geben die Auffassung der einzelnen Autoren wieder. Diese Studie dient ausschließlich der Information und ist nicht zur Weitergabe an Dritte bestimmt. Dezember 2012 PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. PwC bezeichnet in diesem Dokument die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der PwCIL ist eine rechtlich selbstständige Gesellschaft.

5 Vorwort Vorwort Im Herbst 2012 befragte PwC börsennotierte Unternehmen zum eingerichteten Prozess der Beantwortung von Aktionärsfragen auf einer Hauptversammlung. Der Fokus lag dabei auf bestehende eingerichtete Prozesse als auch auf Optimierungsmöglichkeiten. Als Kapitalmarkt- und Accounting-Berater stellten wir uns in den vergangenen Jahren oftmals die Frage, ob die Überleitung von der Erstellung des Jahresabschlusses bis zur Beantwortung der Fragen auf den Hauptversammlungen optimal abläuft. Viele Unternehmen haben uns auf unseren Beratungsprojekten berichtet, dass die Vorbereitung des Jahresabschlusses und die Vorbereitung auf die Hauptversammlung getrennt von statten gehen. Der Abschluss wird erstellt und zeitversetzt beginnt die Vorbereitung auf die Hauptversammlung. Zudem sehen wir immer wieder, dass sich die Fach abteilungen von Unternehmen punktuell und unter Zeitdruck mit einzelnen Fragen beschäftigen müssen, die sie meist während des Abschlussprozesses analysiert haben. Für die Hauptversammlung werden Sprachregelungen zu Themen vorbereitet, die zeitversetzt bei oder vor der Abschlusserstellung diskutiert wurden. Und zu guter Letzt werden die vielen Ordner mit den vorbereiteten Antworten der Sprach regelung und eine Vielzahl von Fachmitarbeitern im Back Office benötigt, um den Fragen der Sharebzw. Stakeholder gerecht zu werden. Diese zahlreichen Hinweise haben uns veranlasst, den Prozess zur Vorbereitung von Haupt versammlungen näher unter die Lupe zu nehmen. In der nachfolgenden Analyse sehen Sie deutlich, dass Unternehmen und Berater in der Thematik noch einen weiteren Beitrag zur optimalen und integrierten Berichterstattung liefern können. An dieser Stelle gilt unser herzlicher Dank den 70 Umfrageteilnehmern, deren wertvolle Unterstützung diese Broschüre erst ermöglicht hat. Auch unseren Mitarbeitern, die fachlich die vorliegende Studie bearbeitet haben, insbesondere Herrn Sebastian Stindl und Herrn Alexander Stein, gilt unser Dank. Armin Slotta Capital Markets & Accounting Advisory Services Frankfurt am Main Dr. Rüdiger Loitz Capital Markets & Accounting Advisory Services Düsseldorf Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 5

6 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...7 Zusammenfassung...9 A B Einleitung und Aufbau der Studie...10 Vorbereitungsprozess auf die Hauptversammlung...11 C Ablauf der Hauptversammlung Organisation Back Office Back-Office-System Ausblick Bisherige Hauptversammlungen Kosten der Hauptversammlung...28 D E Nachbereitung der Hauptversammlung...30 Datenbasis...31 Ihre Ansprechpartner Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

7 Abbildungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Wie viele Monate vor einer Hauptversammlung beschäftigen Sie sich mit den möglichen Fragen? Mit welchen Gruppen finden Treffen vor der Hauptversammlung statt, um mögliche Fragen zu klären? Werden innerhalb Ihres Unternehmens Arbeitsgruppen zur vorbereitenden Ausarbeitung und Beantwortung von Fragen eingerichtet? Abb. 4 Wie setzen sich diese Arbeitsgruppen zusammen? Abb. 5 Abb. 6 Abb. 7 Abb. 8 Abb. 9 Werden unterjährig aufkommende Fragen kontinuierlich in einem Q&A Katalog erfasst? Welche Fachabteilung ist für die unterjährige Pflege verantwortlich? Für welche Aufgabengebiete haben Sie externe Dienstleister eingebunden? Welche Personengruppen sind für die Aufnahme der Fragen verantwortlich? Wie werden die gestellten Fragen zur Beantwortung an das Back Office weitergeleitet? Abb. 10 Aus wie vielen Mitarbeitern setzt sich das Back Office auf Ihrer Hauptversammlung zusammen? Abb. 11 Wie ist das Back Office in Ihrem Unternehmen besetzt? Abb. 12 Erfolgt eine Zuteilung der Fragen im Back Office an Spezialisten? Abb. 13 Welche Informationen/Informationsquellen befinden sich im Back Office? Abb. 14 Wie erfolgt die Weitergabe der Antworten an den Vorstand oder Aufsichtsrat? Abb. 15 Existiert eine direkte Kommunikationsmöglichkeit zwischen dem Back Office und dem Vorstand/Aufsichtsrat? Abb. 16 Gibt es ein weiteres Back Office in der Unternehmenszentrale, um auch detailliertere Fragen zeitnah zu beantworten? Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 7

8 Abbildungsverzeichnis Abb. 17 Wie lange dauert die durchschnittliche Beantwortung einer Frage durch das Back Office? Abb. 18 Verwenden Sie für den Prozess der Fragenbeantwortung eine Softwarelösung? Abb. 19 Welches sind die Gründe dafür, dass Sie keine Softwarelösung verwenden? Abb. 20 Handelt es sich bei der Softwarelösung um eine Standardoder eine Individualsoftware? Abb. 21 Über welche Schnittstellen zu den folgenden Systemen verfügt Ihre Softwarelösung? Abb. 22 Planen Sie auf Ihrer Hauptversammlung die Möglichkeit des Internets zu nutzen? Abb. 23 Ist eine Umsetzung im Internet in den nächsten Jahren geplant? Abb. 24 Wie hoch schätzen Sie die Kosten des gesamten Bearbeitungsprozesses in Bezug auf alle gestellten Fragen (Kosten für externe Dritte und interne Kostenverrechnung)? Abb. 25 Wird in Ihrem Unternehmen im Nachgang der Hauptversammlung eine Arbeitsgruppe über den Ablauf des Frage-/Antwortprozesses einberufen (insbesondere, um Verbesserungspotenziale festzustellen)? Abb. 26 Werden die gestellten Fragen für die nächste Hauptversammlung gesammelt und aufbereitet? Abb. 27 Wie hoch ist Ihr Jahresumsatz? Abb. 28 Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie? Abb. 29 Welchem Marktsegment wird das Unternehmen zugeordnet? Abb. 30 Wie viele Aktionäre sind durchschnittlich auf Ihrer Hauptversammlung vertreten? Abb. 31 In welchen Branchen sind Sie tätig? Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

9 Zusammenfassung Zusammenfassung Unsere Studie ergab, dass sich die Unternehmen in sehr unterschiedlicher Weise, zeitlich und fachlich, auf die Hauptversammlung vorbereiten. Wesentliche Maßnahmen zur sachgerechten Vorbereitung sind das Einbeziehen von Share- und Stakeholdern vor der Hauptversammlung, die Einrichtung von Arbeitsgruppen unter Einbindung der Fachabteilungen und das kontinuierliche Verfolgen von Fragen. Fachlich wird in der Regel der Leiter Rechnungswesen und der Leiter Investor Relations/Public Relations (IR/PR) in die Vorbereitung einbezogen, was zeigt, dass ein Schwerpunkt der Fragen finanz- und rechnungslegungs orientiert ist. Dies gibt einmal mehr Anlass, über die Integration von Jahres abschluss erstellungsprozessen und Vorbereitung der Haupt versammlung nachzudenken. Rein technisch gibt es in einigen Fällen schon eine Verknüpfung zu den Buchungssystemen. Wir sind davon überzeugt, dass die Integration von der Quelle der Daten, die in eine Information im Geschäftsbericht mündet, bis zur Frage/Antwort auf der Hauptversammlung weiter geschlossen werden kann. Hinsichtlich der Kosten einer Hauptversammlung haben unseres Erachtens viele Unternehmen bei ihren Angaben möglicherweise nur die externen Kosten im Auge gehabt. Würde man eine Analyse aller verdeckten Kosten bei der Verarbeitung vornehmen (einschließlich Vorbereitung der Fachabteilungen, IT, usw.), wäre man sicher bei nahezu jeder Hauptversammlung mindestens im 6-stelligen Bereich. Die Studie zeigt auf, wie facettenreich die Vorbereitung einer Hauptversammlung ist. Deshalb ist diese Vorbereitung mehr als ein Zusammenfügen einzelner Informationen. Sie ist vielmehr als ein geschlossener Prozess mit verschiedenen ineinandergreifenden Bestandteilen zu sehen. Demnach ist Optimierungspotenzial vorhanden. Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 9

10 Einleitung und Aufbau der Studie A Einleitung und Aufbau der Studie Die Hauptversammlung ist für die gesetzlichen Vertreter einer Aktiengesellschaft eine der wichtigsten Schnittstellen zu den Aktionären und der interessierten Öffentlichkeit. Als Instrument der Investor Relations ermöglicht sie die direkte Kommunikation der Unternehmensführung mit den entsprechenden Share- und Stakeholdern. Für die Aktionäre stellt die Hauptversammlung die Möglichkeit dar, Frage- und Stimmrechte auszuüben. Insbesondere für Klein- und Privatinvestoren ist die Haupt versammlung häufig die einzige Möglichkeit, Informationen über die Unternehmens entwicklung und künftige Ausrichtung des Unternehmens zu erhalten. Neben Aktionären sind meist Interessen- und Pressevertreter auf einer Hauptversammlung anwesend. Für den Aufsichtsratsvorsitzenden als Versammlungsleiter als auch für den Vorstand können sich aus diesem breit gefächerten Teilnehmerkreis komplizierte Fragestellungen ergeben, deren Beantwortung wohlbedacht sein sollte. Um eine Hauptversammlung effizient zu gestalten, bereiten sich Unternehmen auf unterschiedlichste Weise vor. Ziel dieser Studie ist es, den Prozess und den Ablauf der Vorbereitungen zu analysieren und herauszuarbeiten, welche Verfahren sich in der Vergangenheit bewährt haben und an welcher Stelle des Unternehmensprozesses Optimierungsbedarf besteht. Der Aufbau der Studie orientiert sich am zeitlichen Ablauf einer Hauptversammlung und beginnt mit der Vorbereitung in Kapitel B Vorbereitungsprozess auf die Haupt versammlung. In Kapitel C Ablauf der Hauptversammlung wird analysiert, welchen Prozess die Unternehmen für die Beantwortung von Fragen bereits eingerichtet haben. Wesentliche Aspekte sind das Verfahren der Fragenaufnahme, die Weiterleitung an das Back Office, die Beantwortung durch dieses und die Zurverfügung stellung der Informationen. Analysiert werden in diesem Bereich auch aktuelle Entwicklungen. Durch das Gesetz zur Umsetzung der Aktionärsrechterichtlinie sollen Aktionäre grenzüberschreitend besser informiert werden und zustehende Rechte einfacher ausüben können. Es wird aufgezeigt, inwieweit die Unternehmen sich mit diesen Entwicklungen bereits beschäftigt haben. Am Ende wird in Kapitel D Nachbereitung der Hauptversammlung untersucht, ob Unternehmen aus gemachten Erfahrungen Nutzen für die Zukunft ziehen. 10 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

11 Vorbereitungsprozess auf die Hauptversammlung B Vorbereitungsprozess auf die Hauptversammlung Bei dem Vorbereitungsprozess auf die Hauptversammlung kommt es auf höchste Professionalität an. Alle Schritte müssen reibungslos ablaufen und präzise geplant werden. Eine frühzeitige Beschäftigung mit der anstehenden Hauptversammlung ist für deren Erfolg entscheidend. Die Ergebnisse unserer Studie haben gezeigt, dass börsennotierte Unternehmen frühzeitig mit der Vorbereitung auf die Hauptversammlung beginnen. Die Größe des Unternehmens und insbesondere die Zugehörigkeit zu einem Börsen-Index haben wesentlichen Einfluss auf die Vorbereitungsdauer. Die Ergebnisse zeigen, dass sich mit Beginn der jährlichen Haupt versammlungssaison bereits 90 % der Unternehmen mehr als einen Monat intensiv mit dem Vorbereitungs prozess beschäftigt haben. Nicht überraschend ist, dass ein direkter Zusammenhang zwischen der Aktionärszahl und der Vorbereitungszeit besteht. So sind bei fast allen Unternehmen, die sich länger als sechs Monate auf die Hauptversammlung vorbereiten, mehr als 300 Aktionäre vertreten. Abb. 1 Wie viele Monate vor einer Hauptversammlung beschäftigen Sie sich mit den möglichen Fragen? < 1 Monat 7 % 7 % 13 % 13 % 1 2 Monate 21 % 31 % 50 % 57 % 67 % 3 5 Monate 25 % 29 % 38 % 44 % 64 % > 5 Monate 7 % 8 % 13 % 7 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 11

12 Vorbereitungsprozess auf die Hauptversammlung Grundlage für den Erfolg einer Hauptversammlung ist die schnelle und richtige Beantwortung von aufkommenden Aktionärsfragen. Unsere Studie ergab, dass Unternehmen bereits in der Vorbereitungsphase verschiedene Interessengruppen mit einbeziehen, um möglichst auf ein breites Spektrum an Fragen vorbereitet zu sein. Die Mehrheit der befragten Unternehmen trifft sich unabhängig von einer Indexierung mit Aktionärsvertretern, um mögliche Fragen zu eruieren. Aktionärsvertreter wie Schutzgemeinschaften werden aufgrund kritischer Fragen frühzeitig in den Vorbereitungsprozess involviert. Großaktionäre als weitere genannte Gruppe werden vermehrt von kleineren und mittelgroßen börsennotierten Unternehmen einbezogen. Dieses Ergebnis lässt sich aber nicht alleine mit der Größe eines Unternehmens erklären, da Unternehmen aus dem SDAX nur selten Großaktionäre einbeziehen. Abb. 2 Mit welchen Gruppen finden Treffen vor der Hauptversammlung statt, um mögliche Fragen zu klären? Medien 4 % Analysten 13 % Großaktionäre 24 % Aktionärsvertreter 71 % Sonstige 5 % Neben dem Einbezug von verschiedenen Parteien ist die Bildung von Arbeitsgruppen ein weiterer wichtiger Bestandteil der Vorbereitung. Arbeitsgruppen werden insbesondere gebildet, wenn auf der vorangegangenen Hauptversammlung durchschnittlich mehr als 40 Fragen gestellt wurden. 12 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

13 Vorbereitungsprozess auf die Hauptversammlung Abb. 3 Werden innerhalb Ihres Unternehmens Arbeitsgruppen zur vorbereitenden Ausarbeitung und Beantwortung von Fragen eingerichtet? nein 18 % ja 82 % Für rund die Hälfte der befragten Unternehmen bestehen Arbeitsgruppen aus nicht mehr als fünf Mitgliedern. Nicht überraschend ist, dass rund drei Viertel der befragten DAX Unternehmen Arbeitsgruppen mit mehr als sechs und teilweise bis zu 30 Personen bilden. Auch die richtige Zusammensetzung der Arbeitsgruppen ist für die effiziente und strukturierte Vorbereitung der Hauptversammlung ausschlaggebend. So ergab unsere Studie, dass der Leiter der IR/PR Abteilung und der Leiter Rechnungswesen bei den befragten Unternehmen am häufigsten diesen Arbeitsgruppen angehören. Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 13

14 Vorbereitungsprozess auf die Hauptversammlung Abb. 4 Wie setzen sich diese Arbeitsgruppen zusammen? Finanzvorstand 14 % 25 % 33 % 44 % 86 % Vorstandsvorsitzender Fachvorstand 7 % 13 % 8 % 19 % 17 % 14 % 38 % 43 % Leiter IR/PR 57 % 63 % 71 % 81 % 83 % Leiter Rechnungs wesen 50 % 56 % 50 % 83 % 86 % Leiter Konsolidierung 29 % 25 % 33 % 14 % Leiter Steuern 13 % 29 % 36 % 42 % 56 % Leiter Recht 38 % 50 % 56 % 57 % 67 % Leiter Strategie 17 % 36 % 31 % 7 % Sonstige 19 % 25 % 36 % 43 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige 14 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

15 Vorbereitungsprozess auf die Hauptversammlung Aus Abbildung 4 ist erkennbar, dass der Schwerpunkt der Arbeitsgruppen durch die Einbindung des Leiter Rechnungswesens und des Leiter IR/PR stark finanz- und rechnungslegungsorientiert ist. Abb. 5 Werden unterjährig aufkommende Fragen kontinuierlich in einem Q&A Katalog erfasst? ja 30 % nein 70 % Die unterjährige Sammlung von Fragen ist eine simple Methode zur effektiven Vorbereitung. Überraschenderweise verzichten dennoch fast drei Viertel der Unternehmen auf diese Methode. Auch die Mehrzahl der Unternehmen aus dem DAX nehmen keine innerjährlichen Erfassungen vor. Abb. 6 Welche Fachabteilung ist für die unterjährige Pflege verantwortlich? HV-Team 6 % Rechtsbereich 7 % Kommunikation/ interne Revision 7 % IR/PR 73 % Controlling 7 % Bei der Frage, wie Unternehmen ihre eigene Vorbereitung bewerten, zeigte sich die überwiegende Anzahl als sehr zufrieden. Fast alle Unternehmen, die sich ein sehr gut ausgestellt haben, notieren in einem Index und bereiten sich länger als drei Monate auf die Hauptversammlung vor. Bei den Unternehmen, die ihre Vorbereitung nur als befriedigend eingestuft haben, ist die Vorbereitungszeit im Durchschnitt um die Hälfte kürzer. Trotz dieser insgesamt positiven Eigenbewertung sehen Unternehmen Optimierungs möglichkeiten. Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 15

16 Vorbereitungsprozess auf die Hauptversammlung So wird eine Verlängerung der Intensivvorbereitungsphase bei gleichzeitiger Verkürzung der gesamten Vorbereitungszeit als wünschenswert betrachtet. Auch bei der unterjährigen Erfassung der Fragen wird Verbesserungspotenzial gesehen. Insbesondere ein breiteres und konsequenteres Vorgehen beim vorzeitigen Erfassen und Bearbeiten der Fragen wurden genannt. Darüber hinaus sehen viele Unternehmen bei der Standardisierung ihrer Vorbereitungsprozesse Optimierungspotenzial, was zu einer kürzeren Vorbereitungsphase führen könnte. Um einen reibungslosen Verlauf der Hauptversammlung zu sichern, nehmen nahezu alle der befragten Unternehmen externe Dienstleister in Anspruch. Insbesondere werden Leistungen in Zusammenhang mit organisatorisch-rechtlichen Arbeiten wie Präsenzfeststellungen angefragt. Bei der fachlichen Einbindung im Zusammenhang mit finanz- und rechnungslegungsbezogenen Themen halten sich Unternehmen hingegen zurück. Abb. 7 Für welche Aufgabengebiete haben Sie externe Dienstleister eingebunden? fachliche Beratung im Accounting 1 % 2 % Coaching 6 % Eventorganisation 9 % Kommunikationsberatung Back-Office- Softwarelösungen Hauptversammlung im Internet 1 10 % 10 % Medientechnik 17 % Rechtsberatung 20 % Notar 22 % Einladungsservice 28 % Ein- und Auslasskontrolle Abstimmungsergebnisse 30 % 34 % Präsenzerfassung 36 % Sonstige 1 % 1 Übertragung und Stimmenabgabe im Internet 16 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

17 Ablauf der Hauptversammlung C Ablauf der Hauptversammlung 1 Organisation Insbesondere am Tag der Hauptversammlung müssen rechtliche Vorschriften eingehalten werden, so ist z. B. das Teilnehmerverzeichnis fortlaufend zu aktualisieren. Neben den rechtlichen Gesichtspunkten ist auch die vollständige Erfassung und Beantwortung der gestellten Aktionärsfragen notwendig. Die Anzahl der gestellten Fragen auf einer Hauptversammlung variiert zwischen den Unternehmen deutlich. Im Durchschnitt wurden auf der letzten Hauptversammlung 71 Fragen gestellt. Im Rahmen der Organisation einer Hauptversammlung gilt es sicher zu stellen, dass die Fragen richtig aufgenommen und zur Beantwortung an das Back Office weitergegeben werden. Abb. 8 Welche Personengruppen sind für die Aufnahme der Fragen verantwortlich? Stenografen 38 % 75 % 83 % 75 % 93 % Mitarbeiter IR/PR 7 % 17 % 15 % 33 % 44 % Sekretäre/innen 7 % 13 % 8 % Assistenten/innen 13 % 8 % 8 % 25 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 17

18 Ablauf der Hauptversammlung Eine Überprüfung der erfassten Fragen nach dem Vier-Augen-Prinzip erfolgt in rund zwei Drittel der Unternehmen und wird in der Regel vom Leiter IR/ PR vorgenommen. Die Implementierung dieser Kontrolle in den Prozess ist gerechtfertigt, da einige Unternehmen den Umstand beklagten, dass nicht alle Fragen verständlich formuliert wurden und es daher zu erheblichen Verzögerungen bei der Beantwortung kam. 2 Back Office Die Ergebnisse unserer Befragung ergaben, dass die Übermittlung an das Back Office größtenteils elektronisch erfolgt. Insbesondere Unternehmen mit einer Index zugehörigkeit nutzen diese Art der Übermittlung, was aufgrund der hohen Anzahl an Fragen auch notwendig erscheint. Abb. 9 Wie werden die gestellten Fragen zur Beantwortung an das Back Office weitergeleitet? Sonstige 14 % Boten bzw. Mitarbeiter 27 % elektronisch, zum Beispiel per Mail 59 % Ein umfangreich personell ausreichend besetztes Back Office gewährleistet häufig eine zügige Beantwortung der gestellten Fragen. Bestand im Rahmen der Vorbereitungs phase die Arbeitsgruppe noch aus weniger als fünf Mitarbeitern, so stellen Unternehmen durchschnittlich um die zehn Mitarbeiter für das Back Office ab. 18 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

19 Ablauf der Hauptversammlung Abb. 10 Aus wie vielen Mitarbeitern setzt sich das Back Office auf Ihrer Hauptversammlung zusammen? > 30 7 % 20 % 25 % 79 % % 20 % 7 % % 20 % 29 % 33 % 36 % % 33 % 29 % 43 % < 5 8 % 20 % 21 % 29 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 19

20 Ablauf der Hauptversammlung Die Studie ergab, dass das Back Office nicht nur mengenmäßig, sondern mit Mitarbeitern verschiedenster Bereiche auch fachlich gut besetzt ist. Abb. 11 Wie ist das Back Office in Ihrem Unternehmen besetzt? Steuerberater 13 % 17 % 29 % Stenografen 31 % 38 % 43 % 58 % 86 % Wirtschaftsprüfer 21 % 44 % 58 % 63 % 71 % Rechtsanwälte 75 % 75 % 86 % 88 % 93 % fachliche Mitarbeiter 88 % 100 % 100 % 100 % 100 % sonstige Spezialisten 25 % 43 % 38 % 42 % 36 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige Die Ansammlung dieser Fachkenntnisse innerhalb des Back Office wird von den Unternehmen genutzt, um Fragen sachgerecht durch Spezialisten beantworten zu lassen. 20 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

21 Ablauf der Hauptversammlung Abb. 12 Erfolgt eine Zuteilung der Fragen im Back Office an Spezialisten? nur bei den Themengebieten Recht und Steuern 5 % nein 8 % ja 87 % Die Zuteilung an zuständige Personen innerhalb des Back Office erfolgt im Wesentlichen manuell. Nur bei sehr wenigen Unternehmen erfolgt eine elektronische Zuteilung direkt an den Bearbeiter. Neben einer schnellen Weiterleitung der gestellten Fragen und der richtigen Zuteilung ist auch der Rückgriff auf das richtige Informations material entscheidend für die Beantwortung. Wie Abbildung 13 zeigt, sind die im Back Office vorhandenen Unterlagen vielfältig. Unsere Studie ergab, dass beinahe jedes Unternehmen das Wissen, das es bei der Erstellung des vorangegangenen Abschlusses erhoben hat, für die Beantwortung von Fragen auf einer Hauptversammlung nutzt. So haben sich Unternehmen mit vielen Fragestellungen bereits während der Anhangerstellung beschäftigt. Als Beispiele sind Fragen zum Prüfungsausschuss, zu Investor Relations, zur Zusammensetzung des Aufsichtsrates aber auch Fragen zu Darlehenskonditionen zu nennen. Die genannten Informationen müssen erneut gelesen und ausgewertet werden. Liegen diese in einem anderen Aggregierungsgrad vor, müssen sie für die Beantwortung der Aktionärsfragen wieder heruntergebrochen und eventuell in einzelne Sachverhalte zerlegt werden. Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 21

22 Ablauf der Hauptversammlung Abb. 13 Welche Informationen/Informationsquellen befinden sich im Back Office? Verträge WP-Berichte vergangener Geschäftsjahre Ad-hoc- Meldungen Pressemitteilungen Hintergrundinformationen Zwischenberichte Jahres- und Konzern abschlüsse vergangener Geschäftsjahre sonstige Unterlagen 8 % 36 % 31 % 67 % 64 % 29 % 56 % 23 % 64 % 43 % 63 % 23 % 57 % 57 % 23 % 57 % 56 % 54 % 64 % 46 % 54 % 57 % 44 % 25 % 23 % 14 % 75 % 75 % 69 % 83 % 86 % 92 % 93 % 75 % 100 % 79 % 86 % 88 % 100 % 100 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige Nach Beantwortung der gestellten Fragen müssen die Antworten in sachlicher und zeitlicher Reihenfolge an den Versammlungsleiter bzw. Vorstand zurück übermittelt werden. Dies geschieht im überwiegenden Fall elektronisch. Zudem erfolgt bei einigen Unternehmen ein Ausdruck der Antworten. 22 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

23 Ablauf der Hauptversammlung Abb. 14 Wie erfolgt die Weitergabe der Antworten an den Vorstand oder Aufsichtsrat? Sonstige 7 % elektronisch, zum Beispiel per Mail 23 % Boten bzw. Mitarbeiter 70 % Neben der Übermittlung der Antworten in den Versammlungsraum ist eine direkte Kommunikation mit dem Back Office wichtig. Eine direkte Kommunikation zwischen Podium und Back Office ist bei mehr als der Hälfte der Unternehmen möglich. Genannt wurden vielfältige Möglichkeiten der direkten Kommunikation, wie z. B. die direkte Zuschaltung via Telefon oder der Austausch über einen Livestream oder Instant Messaging. Abb. 15 Existiert eine direkte Kommunikationsmöglichkeit zwischen dem Back Office und dem Vorstand/Aufsichtsrat? ja 43 % 63 % 67 % 57 % 86 % nein 14 % 38 % 33 % 43 % 57 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige Auf ein weiteres Back Office in der Unternehmenszentrale verzichten vor allem Unternehmen mit einem ersten Back Office mit weniger als fünf Mitarbeitern. Wohingegen Unternehmen, die während der Hauptversammlung ein Back Office mit einer Mitarbeiteranzahl von mehr als 30 Mitarbeitern unterhalten, uneingeschränkten Gebrauch von einem weiteren machen. Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 23

24 Ablauf der Hauptversammlung Abb. 16 Gibt es ein weiteres Back Office in der Unternehmenszentrale, um auch detailliertere Fragen zeitnah zu beantworten? ja 29 % 36 % 50 % 50 % 58 % nein 42 % 50 % 50 % 64 % 71 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige Im Gegensatz zum Back Office am Ort der Hauptversammlung setzt sich das Back Office in der Unternehmenszentrale fast ausschließlich aus internen Spezialisten zusammen. Das Back Office dient in der Regel der Bearbeitung komplexer Sach verhalte, bei denen zur Beantwortung auf umfangreiches Datenmaterial zurückgegriffen werden muss, welches nur in der Zentrale vorhanden ist. Einen signifikanten Unterschied betreffend der Zeitdauer bei der Beantwortung von Fragen zwischen einem und zwei Back Offices lassen die Ergebnisse unserer Studie nicht erkennen. Allerdings ist festzustellen, dass insbesondere größere Unternehmen mit einer höheren Anzahl an Aktionärsfragen über ein weiteres Back Office verfügen. Eine gezielte Aufteilung der Fragen auf Spezialisten ist so möglich. Abb. 17 Wie lange dauert die durchschnittliche Beantwortung einer Frage durch das Back Office? > 15 Minuten 8 % 8 % Minuten 9 % 6 10 Minuten 13 % 23 % 36 % 38 % 36 % 5 Minuten 55 % 62 % 63 % 64 % 88 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige 24 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

25 Ablauf der Hauptversammlung 3 Back-Office-System Bei mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen wird zur Fragenbeantwortung eine Softwarelösung verwendet. Berücksichtigt man die Größe der Aktionärsversammlung, so verwenden alle Unternehmen mit mehr als anwesenden Aktionären eine Softwarelösung. Die Mehrzahl der Softwarelösungen vereinfachen lediglich den Frage-/Antwortprozess, d. h. die Übermittlung der Fragen vom Back Office an das Podium. Daneben besteht häufig die Möglichkeit, einen Q&A 1 Katalog mit bereits formulierten Antworten in die Softwarelösung zu integrieren. Diese Fragen und Antworten müssen aber in der Regel manuell eingegeben werden. Die Ergebnisse unserer Studie zeigen, dass keine Schnittstellen zum Prozess der Abschlusserstellung insbesondere zum Anhang bestehen und somit notwendige Information erneut generiert und ausgewertet werden müssen, was mit einem hohen Mehraufwand verbunden ist. Abb. 18 Verwenden Sie für den Prozess der Fragenbeantwortung eine Softwarelösung? ja, zusätzlich zur Eingangs- und Ausgangskoordination 13 % 23 % 29 % 56 % 80 % ja, nur für die Arbeit im Back Office 13 % 19 % 14 % 13 % 23 % nein 7 % 25% 54 % 57 % 73 % DAX MDAX SDAX TecDAX Sonstige Bei Unternehmen, die auf die Verwendung von Back-Office-Systemen verzichten, gab rund ein Drittel an, dies aus Kostengründen zu tun. In der Regel hatten diese Unternehmen nicht mehr als 200 anwesende Aktionäre. 1 Questions/Answers Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 25

26 Ablauf der Hauptversammlung Abb. 19 Welches sind die Gründe dafür, dass Sie keine Softwarelösung verwenden? in der Vergangenheit bewährtes Vorgehen 44 % Hauptversammlung ist von der Anzahl an Aktionären zu klein 34 % zu teuer 22 % Die Unternehmen, die eine HV-Software benutzten, setzten dabei zum größten Teil auf Standardsoftware oder auf Software, welche speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurde. Abb. 20 Handelt es sich bei der Softwarelösung um eine Standard- oder eine Individualsoftware? Individualsoftware 11 % Standardsoftware 89 % Aus Abbildung 21 ist ersichtlich, dass vorhandene Softwarelösungen über umfassende Schnittstellen verfügen. Kein Unternehmen nutzt dabei bereits vorhandenes Wissen aus der Erstellung des Anhangs. Abb. 21 Über welche Schnittstellen zu den folgenden Systemen verfügt Ihre Softwarelösung? ERP-System 31 % Konsolidierungstool 15 % Anhangtool sonstige Software 54 % 26 Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial

27 Ablauf der Hauptversammlung 4 Ausblick Der Gesetzgeber hat mit dem Gesetz zur Umsetzung der Aktionärsrichtlinie für Aktionäre die Möglichkeit geschaffen, ohne weite Anreise an einer Hauptversammlung über das Internet teilzunehmen. Dem aktuellen Trend, dass die Präsenz von Privat- und Kleinanlegern rückläufig ist, könnte damit entgegengewirkt werden. Rund ein Fünftel der befragten Unternehmen beabsichtigen, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Abb. 22 Planen Sie auf Ihrer Hauptversammlung die Möglichkeit des Internets zu nutzen? ja 22 % nein 78 % Insbesondere Großunternehmen mit einer Notierung in einem international bekannten Index wie dem DAX beabsichtigen eine zeitnahe Umsetzung. Abb. 23 Ist eine Umsetzung im Internet in den nächsten Jahren geplant? in späteren Jahren 50 % 50 % 75 % 100% im nächsten Jahr 25 % 50 % 50 % DAX MDAX SDAX TecDAX Hauptversammlung: Status quo und Optimierungs potenzial 27

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