Inhalt 1 ALLGEMEINES BEGRIFFE TASTENKOMBINATIONEN STEUERUNG BENUTZERVERWALTUNG KASSEN STEUERN

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1 Anwenderhandbuch Backoffice Version August 2008

2 Inhalt 1 ALLGEMEINES BEGRIFFE TASTENKOMBINATIONEN STEUERUNG BENUTZERVERWALTUNG KASSEN STEUERN DATEIPFLEGE INTERNETUPDATE VERKAUFSARTIKEL ARTIKEL Standard Definition Erweiterte Definition Design Zuordnung Verkaufstellen Zusätze Bestand Verbundartikel ARTIKELGRUPPEN Obergruppen Artikelgruppen EAN - Codes ARTIKELZUORDNUNGEN TARALISTEN STEUERSÄTZE GUTSCHEINE Bedienung Vorbereitende Maßnahmen ZEITSTEUERUNGEN Handhabung SAISONKARTEN BESTAND Bestellung laut Meldebestand Warenzugang erfassen Inventurbestand erfassen Inventur abgleichen EINSTELLUNGEN KASSENSYSTEM Grundeinstellungen Verkaufstellen Tischplan Admin Kassen SERVICE Service Schlüssel Rechte DRUCKER Drucker

3 4.3.2 Drucklayouts Roaminglisten ZAHLUNGSARTEN ERWEITERUNGEN OBERFLÄCHE MENÜSTRUKTUR Wechseltasten Strukturen KASSENOBERFLÄCHE Kassenoberfläche Gruppennamen Artikel Quick Bearbeiten der Elemente CONTROLLING AUSWERTUNGEN Auswertungen Auswertungen Kompakt JOURNALE Aktuell Archiv ARCHIV DER Z- ABSCHLÄGE RECHNUNGSARCHIV UMSATZDATEN Umsätze einlesen Daten in das Umsatzmuseum auslagern Daten aus dem Umsatzmuseum einlesen Eingelesene Daten entfernen ANSICHT 74 8 HILFE INHALTSVERZEICHNIS INDEX SUCHE INTERNETSUPPORT INFO ENDBENUTZER LIZENZVERTRAG INDEX 80 3

4 1 Allgemeines Mit diesem Programm können je nach Benutzerrecht Einstellungen, Auswertungen sowie Pflege der Stammdaten für das SIHOT.POS Kassenmodul vorgenommen werden. Dies ist unter anderem grundsätzliche Einstellungen des Systems und der Kassen die Pflege und Neueingabe von Verkaufsartikeln die Anlage oder Änderung von Artikelgruppen und Sparten die Anlage oder Änderung von Zahlarten, Mehrwertsteuersätzen u. weitere die Anlage und Steuerung des Servicepersonals mit individuellen Rechten. Auswertungen in Form von Berichten, Journalen und Daten aus Rechnungsarchiven WICHTIGER HINWEIS! Das SIHOT.POS Backoffice dient nicht nur der Verwaltung Ihrer Stammdaten und Auswertungen, vielmehr ist es Schaltzentrale von SIHOT.POS für Anwender und Techniker! Bitte beachten Sie, dass einige Stammdaten wie Grundeinstellungen, Kostenstellen und Druckerkonfigurationen, Kassen und Drucklayouts nur durch entsprechend geschultes Personal verändert werden sollten! Einige der im Backoffice enthaltenen Menüpunkte werden in einem separaten Handbuch für Installer behandelt oder Sie werden auf die betreffenden Verzeichnispunkte gesondert hingewiesen! Kennzeichnung: Diese Daten sollten nur durch geschulte Techniker verändert werden! Diese Menüpunkte betreffen Anwender Einstellungen! HINWEIS: Unterpunkte haben keine eigene Kennzeichnung! 1.1 Begriffe Dialogfenster Fenster des Bildschirmes, in dem Programmanzeigen dargestellt und Eingaben vorzunehmen sind. Über Mausklick oder Tastatur kann zu einem anderen Bedienelement gewechselt werden. Mittels 4

5 Schließsymbol Button, Taste Doppelklick Eingabefeld Kombinationsfeld Navigator Tabelle Auswahlbox Check-Box Drag&Drop Tastatur ist es über Tab- oder Shift- Tab Taste möglich den Cursor weiter zu setzten. Die ENTER Taste führt meist zum Schließen des Fensters. Das Schließen des Fensters mit OK Button bewirkt die Speicherung der im Fenster durchgeführten Änderungen. Bei über Schließsymbol, Abbrechen Taste oder ESC Taste geschlossenem Fenster werden meist die letzten Änderungen verworfen und nicht gespeichert. Rechte obere Ecke des Dialogfensters schließt das Fenster ohne zu speichern. Bedienelement des Programms / Dialogfensters mit dem eine Aktion gestartet oder ein Vorgang bestätigt bzw. abgebrochen werden kann. Das Bedienelement wird durch Berühren mit dem Mauszeiger und Drücken der linken Maustaste oder betätigen der ALT Taste in Verbindung mit dem unterstrichenen Buchstaben aktiviert. Zweimaliges Klicken mit der linken Maustaste auf ein Element. Dient der Eingabe von Text oder Zahlenwerten mittels Tastatur. In diesem Feld kann kein Text eingegeben werden. Es dient der Festlegung von Eingaben, die aus einer vordefinierten Menge von Werten auszuwählen sind. Die möglichen Werte werden in einer Liste angezeigt, sobald das Feld angeklickt wird. Hilfsmittel um in einer Datentabelle zu navigieren. Es kann mit den einzelnen Elementen des Navigators innerhalb der Tabelle zu erstem, nächstem, vorherigem oder letztem Datensatz gesprungen werden oder aber Sätze gelöscht bzw. neue erstellt werden. Anzeigeform für mehrere Datensätze in einer Liste. Dient der besseren Orientierung innerhalb der Datenmenge. Der rechts neben der Tabelle befindliche Rollbalken dient, ebenso wie der Navigator, der Weiterbewegung innerhalb der Tabelle. Anklicken in den Rollbalken oberhalb des Schiebers führt den Zeilencursor nach oben unterhalb des Schiebers nach unten. Eine Single-Choice-Box. Die gewünschte Auswahl mit der Maus anklicken. Es kann nur ein Punkt gewählt sein. Eine Box mit einem oder mehreren Auswahlfeldern. Jede Auswahl kann unabhängig von den anderen selektiert oder nicht selektiert sein. Methode: Ziehen und Fallen lassen Tab Tabulatortaste auf der Tastatur. (links neben Q) Umschalt-Tab entspricht Tab mit vorher gedrückter und festgehaltener Umschalt-Taste. 5

6 ESC ENTER Shift-, Taste Umschalt- ESC-Taste auf der Tastatur Enter-Taste auf der Tastatur Umschalt-Taste für Großbuchstaben auf der Tastatur. 1.2 Tastenkombinationen Datensatz löschen Neuer Datensatz Nächstes Feld Vorheriges Feld 2 Steuerung - Strg + Entf - Strg + Einfg - Tab - Shift + Tab 2.1 Benutzerverwaltung Für die Nutzung von Zugangsbeschränkungen im Backoffice müssen Benutzer angelegt werden. Die Benutzer müssen sich beim Start des Programms mit Name und Passwort identifizieren. Für jeden Benutzer können gezielt bestimmte Programmteile für den Zugang gesperrt werden. Die Verwendung der Benutzerverwaltung und -anmeldung ist bei der Installation einzurichten. Sie kann jedoch auch nachträglich aktiviert / deaktiviert werden. Die Anlage der Benutzer und die Sperrung vom Programmteilen erfolgt in der Benutzerverwaltung. Nach Anlage des Benutzers mit Name und Passwort kann jeder einzelne Menüpunkt des Backoffice Programms durch Markierung aktiviert bzw. zurückgesetzte Markierung deaktiviert werden. Die deaktivierten Menüpunkte sind für diesen Benutzer als nicht wählbar (grau) dargestellt. 6

7 Durch Aktivierung der Benutzerverwaltung wird die Menüfunktion Benutzer abmelden des Steuerung Menüs verfügbar. Damit ist die Ummeldung zu einem anderen Benutzer ohne Neustart des Programms möglich. Der Benutzername wird in der Statusleiste des Stammdatenprogramms angezeigt. 2.2 Kassen Steuern Dieses Tool ermöglicht es, die im Kassenkreis vorhandenen Kassen fernzusteuern. Alle im System laufenden Kassen werden angezeigt und somit fernsteuerbar. Die gerade ausgewählte Kasse ist blau hinterlegt und gibt dadurch die Steuerbuttons frei. Eine Mehrfachauswahl ist durch das Halten der Strg -Taste möglich. Die Liste aktualisiert sich im Takt von einigen Sekunden selbsttätig. 2.3 Dateipflege Im Falle eines Systemausfalles in Folge von beschädigten Datenbanken kann mit diesem Programm der Index dieser Datenbanken neu aufgebaut werden. Zeitgleich werden gelöschte Datensätze entfernt. Sollten während der Nutzung der Datenpflege aktuell Kassen angemeldet sein, müssen diese für die Zeit der Dateipflege angehalten werden! 7

8 Es empfiehlt sich, die Dateipflege für alle Dateien laufen zu lassen. Welche Dateien in der Liste der zu bearbeitenden Dateien angezeigt werden, ist von der jeweiligen Programmversion abhängig. Bei Zeitdruck besteht die Möglichkeit nur die TAG.DBF und TISCHE.DBF für die Dateipflege auszuwählen, da mit fortlaufender Nutzungsdauer des Kassensystems die Zeit für eine komplette Dateipflege länger als eine Stunde dauern kann. Durch Anklicken des alle Buttons werden alle Dateien markiert und mit STRG + Auswahl können einzelne Tabellen ausgewählt werden. Mit Klick auf den Button beginnt der Prozess. Während die Dateipflege läuft, ist es nicht möglich die Kasse oder das Stammdatenprogramm zu starten, das es die Dateien exklusiv öffnet. Für einen unbeaufsichtigten Lauf der Dateipflege empfiehlt sich das Aktivieren der Checkbox für das automatische Schließen des Dialogfensters. Dadurch werden die Kassen nach Beenden des Vorganges automatisch wieder freigegeben. Die Dateipflege ist beendet, wenn in der Statusanzeige des Dialoges fertig erscheint bzw. der Dialog geschlossen wurde. Für das Reindizieren der Datenbanken im Batchmodus (automatische Dateipflege) ist das Programm re_mdx.exe einzusetzen. HINWEIS: Vor Einsatz der Datenpflege wird eine Sicherung der aktuellen Tabellen empfohlen! 8

9 2.4 Internetupdate Unter Zuhilfenahme dieser Menüpunkte kann das Programm auf neuere Versionen geprüft und gegebenenfalls ein Update durchgeführt werden. Das Update kann aus dem Kassenverzeichnis gestartet werden, wenn das Update Tool dort hinterlegt ist. Ansonsten muss das Update Tool aus dem Internet geladen werden. Nach dem Start des Tools wird der Anwender durch die Installation geführt. Dieses kann nur durchgeführt werden, wenn alle Kassen außer Betrieb sind. Bedingung ist natürlich eine funktionierende Internetverbindung auf dem Backoffice PC. Es erfolgt eine online Überprüfung auf das Bestehen eines Wartungsvertrages. 3 Verkaufsartikel 3.1 Artikel Standard Definition In diesem Programmabschnitt werden alle Verkaufsartikel des Kassensystems angelegt und deren grundlegende Eigenschaften definiert. Detaillierte Eigenschaften werden auf den weiteren Karteireitern zugewiesen. 9

10 Buttons OK Mit dem Button wird das Artikelmenü geschlossen. Abbrechen Die Änderungen am aktuell bearbeiteten Artikel werden verworfen und der Artikeldialog wird geschlossen. Kopie Es wird eine Identische Kopie des gerade ausgewählten Artikels erzeugt. Dieses Erleichtert die Arbeit bei der Erstellung von gleichnamigen Artikeln mit unterschiedlichen Abmaßen. Bei dem so erzeugten Artikel muss nur noch das Abmaß und der Preis entsprechend korrigiert werden. Als Artikelnummer wird die nächste freie Nummer, ausgehend vom aktuellen Artikel, vorgeschlagen. Nummer Bei bereits gespeicherten Artikeln kann die Nummer nicht einfach geändert werden, da anhand der Artikelnummer Verknüpfungen im System bestehen. Der folgende Dialog erlaubt die Änderung der Artikelnummer. 10

11 Alle Änderungen werden automatisch durchgeführt. Kalkulieren Kalkuliert den Gesamtpreis eines erstellten Kombi- oder Containerartikels. Bar-Codes Ermöglicht die Zuordnung von Bar-Codes zum aktuellen Artikel. Rezeptinfo Hier kann eine Rezeptinfo zum Artikel hinterlegt werden welcher bei entsprechen der Konfiguration an der Kasse abgerufen werden kann. Standard Mit diesem Button werden die Artikeldaten des aktuellen Artikels als Vorgabe für einen neu anzulegenden Artikel gesetzt. Hilfe Ruft die Hilfe zum entsprechenden Programmpunkt auf, gleiches erfolgt auch bei Betätigung der F1-Taste Neuer Artikel Die Anlage eines neuen Artikels erfordert zwei Schritte. 1. Anlage des Artikels 2. sichtbar machen auf der Kassenoberfläche oder im Menü Artikel typ Mit dem Setzen des entsprechenden Radiobuttons wird festgelegt um welchen Artikeltyp es sich handelt. Ein normaler Artikel wird als Standard deklariert. Bei der Zuweisung als Kombi- oder Containerartikel erscheint jeweils ein neuer Karteireiter für die erweiterten Konfigurationsmöglichkeiten ( Kombi oder Container ). Artikel nummer Nach dem Anklicken des Symbols aus dem Navigator der Artikelliste wird ein neuer Artikel angelegt. Ausgehend von der Artikelnummer des momentan angezeigten Artikels, wird die nächste freie Nummer automatisch zugewiesen. Möchte man einen Artikel einer bestimmten Artikelgruppe hinzufügen, so empfiehlt es sich, unter dem Karteireiter Filter, die entsprechende Artikelgruppe auszuwählen. Dadurch wird automatisch die nächste freie Nummer aus diesem Bereich vergeben und die Artikelgruppe dieser Filteroption wird übernommen. Die Nummer kann auch manuell vergeben werden. Dabei hat es sich als sinnvoll erwiesen, eine 4- oder 5-stellige Nummer zu 11

12 wählen, die den ersten 2 oder 3 Ziffern der Nummerierung der zuzuordnenden Artikelgruppe entspricht. Z.B. für eine Artikelgruppe 100 vergibt man Nummern ab Die Gültigkeit der Artikelnummer wird vom System überprüft. HINWEIS: Doppelte Artikelnummern werden abgewiesen. Nummer Extern Im rechten Nummernfeld wird bei bestehender Anbindung einer Schankanlage die Schankartikelnummer eingetragen. Zu beachten ist, dass je nach Anzahl der Schankboxen noch entsprechende Ziffern vorangestellt werden müssen. So zum Beispiel bei einem Artikel welcher mit der Schankanlagen-Artikelnummer 085 auf der Schankanlage eingerichtet ist und über die Schankbox 1 und deren Port 5 an das Kassensystem übergeben wird, lautet seine Externnummer demzufolge Die erste Stelle: Nummer der Schankbox, zweite Stelle: Nummer des Ports an der Schankbox, dritte bis fünfte Stelle Artikelnummer des Artikels an der Schankbox. Diese Nummern haben nichts mit der Artikelnummer des Artikels im Kassensystem zu tun, sie werden aber mit dem Eintrag in dieses Feld dem äquivalenten Artikel im Kassensystem zugewiesen. Artikel bezeichnung Die Artikelbezeichnung kann beliebig gewählt werden. Sie sollte jedoch möglichst eindeutig sein um die Auswahl an der Kasse zu erleichtern. Die Artikelbezeichnung 2 kann eingetragen werden, wird jedoch nicht an der Kasse angezeigt. Der darin enthaltene Text kann auf der Rechnung gedruckt werden. Nach Eingabe der Artikelbezeichnung und setzen des Cursors in ein anderes Feld, wird der Text automatisch in das Feld Bontext übernommen. Der Bontext kann vom Artikelnamen abweichen, er erscheint beim Ausdruck des Bons. Artikelbezeichnung und Bontext müssen eingetragen werden, damit an der Kasse der Artikel richtig ausgewählt werden kann. Das Feld Bontext wird ebenfalls verwendet, um bei der Definition von Festtasten einen kürzeren Text anzuzeigen. Dabei kann mit Hilfe einer # oder zusätzlichem Leerzeichen, ein Zeilenumbruch der Textanzeige auf dem Button erzwungen werden. Dieser Wortrenner wird beim Bondruck nicht mit gedruckt. Obergruppe / Artikelgruppe Obergruppe und Artikelgruppe werden mit Hilfe entsprechender Kombinationsfelder auswählt. Sollte keine passende Gruppe verfügbar sein, muss diese noch angelegt werden (siehe dazu im Programmteil Verkaufsartikel / Artikelgruppen). Eine sinnvolle Artikelgruppenzuordnung erleichtert die Umsatzauswertungen erheblich. Die Zuordnung zur Oberwarengruppe ist für die korrekte Übertragung der Umsätze (Leistungen) zu Ihrem Hotelprogramm Voraussetzung! In Hotelumgebungen sollte die Anlage von zusätzlichen Obergruppen nur in Absprache mit dem Support erfolgen. Mehrwertsteuer 12

13 Die Mehrwertsteuer muss ebenfalls mittels Auswahlfeld zugeordnet werden Bonsteuerung Bondrucker Mit Hilfe des Auswahlfeldes der verfügbaren Drucker ist der für diesen Artikel zu benutzende Bondrucker einzustellen (Thekenbon, Küchenbon,...). Hier werden alle Drucker angezeigt, deren Layout als Bonlayout angelegt ist. Bontyp Für die Bonsteuerung ist über die Auswahlgruppe festzulegen, welche Art von Bon ausgedruckt werden soll: Kein Der Bondruck wird unterdrückt. Sammelbon Der Artikel erscheint zusammen mit anderen Artikeln der Bestellung, welche den gleichen Bondrucker und Bontyp haben Einzelbon Dieser Artikel erscheint auf einem eigenen Bon. Doppelbon Dieser Artikel hat einen eigenen Bon. Er wird zwei mal gedruckt, mit dem Hinweis Bon A bzw. Bon B. Single Jeder einzelne Artikel hat einen eigenen Bon. D.h. Menge 5 führt zum Druck von 5 Bons mit je einem Artikel Talon Einzel Ausdruck mit anderen Artikeln, die demselben Drucker zugeordnet und auch Talon Einzel eingestellt haben. Es werden ein Sammelbon und zusätzlich ein Einzelbon für jeden Artikel gedruckt. Talon Sammel Wie Talon Einzel jedoch kein Einzelbon sondern ein zweiter Sammeltalon gedruckt. Artikelgruppe Der Artikel erscheint auf einem Sammelbon zusammen mit anderen derselben Artikelgruppe, die ebenfalls diesem Bontyp und demselben Bondrucker zugeordnet sind. Obergruppe Der Artikel erscheint auf einem Sammelbon zusammen mit anderen derselben Obergruppe, die ebenfalls diesem Bontyp und demselben Bondrucker zugeordnet sind Preise definieren Die Preise werden immer als Standardpreise mit Gültigkeit für alle Verkaufstellen eingegeben. Die Preise pro Artikel können in bis zu 19 Preisebenen angelegt werden. Zur besseren Übersicht und in aller Regel ausreichend sind 3 Standardpreisfelder. Weitere Preisfelder werden auf Kundenwunsch durch unsere Servicetechniker eingerichtet. Werden abweichende Kostenstellenpreise benötigt, können diese über eine separate Preisdefinition pro Kostenstelle eingestellt werden. 13

14 HINWEIS: Das linke Preisfeld ist das Standardpreisfeld! (Preis1) Artikel Suchhilfen und Filterung Artikel Sortierung Mit dieser Check-Box wird die Sortierung der Artikel innerhalb der Artikelliste bestimmt. Beim Umschalten der Sortierung bleibt der aktuell angezeigte Artikel erhalten. Artikel suchen Durch Eingabe von Zeichen in dieses Eingabefeld wird sofort zum nächsten Artikel gesprungen, der dem eingegebenen Text am ehesten entspricht. Groß- und Kleinschreibung werden dabei gleich behandelt. Bei numerischer Sortierung kann mit Zifferneingabe zur gesuchten Artikelnummer gewechselt werden. Der gefundene Artikel wird sofort im rechten Bereich des Dialoges zu Bearbeitung angezeigt. Bei Benutzung der grün / roten Schaltfläche neben dem Suchbegriff kann auf Suche nach Namensbestandteilen im Artikelnamen umgeschaltet werden. Dabei werden all jene Artikel in der Liste angezeigt, die den eingegebenen Suchbegriff an beliebiger Stelle enthalten. Filter Mit Hilfe des Artikelfilters ist es möglich, die Anzeige der Artikelliste so zu reduzieren, dass zum Beispiel nur eine Artikeloder Obergruppe angezeigt wird. Dadurch reduziert man die Anzeige der Artikel in der Artikelliste auf einen definierten Umfang. Die Möglichkeiten der Sortierung und des Suchens bleiben dabei erhalten. Das Vorhandensein des Filters wird unterhalb der Artikelliste gezeigt. 14

15 Durch die Aktivierung der Option Zeige Artikel mit Verkaufstellenzuordnung werden in der Artikelliste nur noch Artikel, welche in der ausgewählten Verkaufstelle einen Datensatz angelegt haben, angezeigt. Dieses hilft beim Zuordnen der Artikeltasten, sofern verkaufsstellengenaue Preise und Belegung erforderlich ist. Optional kann auch nach Bestandsartikeln sowie Schankanlagenartikeln gefiltert werden Artikel ändern Ein in der Artikelliste ausgewählter Artikel kann in jeder seiner Einstellungen durch überschreiben des vorhandenen Eintrages geändert werden. Eine Änderung der Artikelnummer ist wie oben beschrieben nur über den Button Nummer möglich Erweiterte Definition Auf dieser Karteiseite können weitere Einstellungen für den Artikel definiert werden. 15

16 Lagerort Im Zusammenwirken mit optional angebundenen Warenwirtschaftssystemen kann dem Artikel ein Lagerort zugewiesen werden. EK-Preis Für spezielle Auswertungen kann hier der Einkaufspreis des Artikels hinterlegt werden. Trailer Ein als Trailer deklarierter Artikel kann nur im zusammen mit einem Standardartikel gebucht werden. Beispiel: Eine kostenpflichtige Beilage, welche nicht eigenständig zum Verkauf angeboten wird, kann zu einem andern Artikel hinzu gebucht werden und erscheint als zu diesem Artikel gehörig auf dem Bon und der Rechnung. Preis nicht änderbar Wenn die individuelle Konfiguration eine Preisänderung an der Kasse ermöglicht, so wird ein derart markierter Artikel davon ausgeschlossen. Artikel gesperrt Ein Artikel mit diesem Vermerk kann an der Kasse nicht gebucht werden, es erscheint eine Meldung Artikel gesperrt. Dieses kann sich als erforderlich erweisen, wenn ein Artikel zeitweilig nicht verfügbar ist. Nicht rabattierbar Sind für das Kassensystem Rabatte eingerichtet, so können Artikel mittels dieser Markierung davon ausgeschlossen werden. 16

17 Grafik An dieser Stelle kann dem Artikel eine Grafik zugewiesen werden welche dann auf der Artikeltaste der Kasse erscheint. Eine zugewiesene Grafik kann hier auch wieder entfernt werden. Waage Sofern es sich um einen Artikel handelt, dessen Verkaufspreispreis anhand des Gewichts durch eine angeschlossene Waage ermittelt werden soll, so kann diesem hier die Waage und die Liste der möglichen Verpackungsgewichte zugewiesen werden Design Zuordnung Damit die angelegten Artikel auf der Kassen Oberfläche verfügbar sind, muss eine Zuordnung auf einer Taste oder in einem Menü erfolgen Anordnen im Design der Tasten Benutze Struktur Hier sind alle unter dem Button Strukturen definierten Artikeltastengruppen auswählbar. Auf der Arbeitsfläche dargestellt sind die Miniaturen der zur ausgewählten Struktur gehörigen Artikeltasten. Die Artikel sind per Drag&Drop aus der Liste der Artikel, auf die jeweilige Taste zu ziehen. Das Verschieben der Artikel von einer zur anderen Taste ist ebenfalls mit linker Maustaste möglich. 17

18 Bei eingeschaltetem Artikelfilter können durch Doppelklick auf den Filternamen (unterhalb der Artikelliste) alle gefilterten Artikel auf die Wechseltasten zugeordnet werden. Dabei wird die jeweils eingestellte Artikelsortierung beachtet. Bereits belegte Tasten werden überschrieben. Bereits zugewiesene Artikel werden in der Liste blau dargestellt. Nicht zugewiesene Artikel hingegen sind schwarz. Durch Rechtsklick auf den Arbeitsbereich neben der Struktur ist es möglich alle Zuordnungen dieser Tastengruppe zu löschen, oder auch einen durch Filterung eingeschränkten Artikelumfang der Artikeltastengruppe zuzuordnen. Der Button mit roter Artikelnummer ist der aktuell in der Liste markierte Artikel. Artikel finden Mit diesem Button kann feststellt werden auf welchen Artikeltastengruppen der aktuelle Artikel bereits angeordnet ist. Es wird direkt zu der Artikeltastengruppe und Seite gewechselt. Er ist jeweils in roter Schriftfarbe hervorgehoben. Nirvana Das Entfernen einer Artikelzuordnung erfolgt durch ziehen auf den Bereich Nirvana oder mittels Kontextmenü direkt auf dem Button (Zuordnung aufheben). Gilt für Gruppe Hier wird eine Gruppengültigkeit eingetragen welche zuvor in den Kasseneinstellungen für die jeweiligen Kassen definiert wurde. So kann gesteuert werden, dass zum Beispiel die Kasse 1 und 3 jeweils mit den selben Artikeln in der gleichen Anordnung starten, die Kassen 2 und 4 jedoch mit einer anderen Artikelzuordnung. Design Strukturen In diesem Arbeitsbereich werden alle Tasten Strukturen erstellt. 18

19 Vorhandene Strukturen können, falls sie nicht mehr benötigt werden, einfach überschrieben werden. Freie Zeilen können für die Neuanlage von Strukturen verwendet werden. Wenn man sich auf den letzten Eintrag stellt, so kann mit der Pfeil nach unten Taste ein neuer Eintrag hinzufügen. Mittels der Auswahlbox in der Spalte Screen kann die erforderliche Tastendefinition zugeordnet werden Anordnen im Design der Menüs Für die Funktionalität des Orderman Handterminals ist es erforderlich die Artikel einem Menü zuzuordnen. Dieses erfolgt in dieser Karteiseite. 19

20 Die idealerweise durch einen Filter vorselektierten Artikel werden per Drag and Drop in das gewünschte Menü eingeordnet. An welcher Stelle sie im Menü eingefügt werden, ist durch die Auswahl der entsprechenden Option vorher festzulegen. Wurde in den Grundeinstellungen des Kassensystems eine Mehrfachmarkierung in der Artikelliste erlaubt, so kann man mittels gedrückter Strg- Taste mehrere Artikel auswählen und diese gleichzeitig dem gewünschten Menü zuordnen Verkaufstellen Sofern in den Grundeinstellungen des Kassensystems die Option Verkaufstellengenaue Preise möglich gesetzt wurde erscheint der Karteireiter Verkaufstellen, unter welchem spezifische Einstellungen ermöglicht werden. 20

21 Nach der Neuanlage eines Artikels ist das Verkaufstellenfeld leer. Wenn der Cursor in das linke freie Tabellenfeld gestellt wird, so kann die gewünschte Verkaufstellen Nummer eingetragen werden. Mittels eines Doppelklicks in die zweite Tabellenspalte öffnet sich ein Drop down Menü, in welchem die verfügbaren Verkaufstellen auswählbar sind. Weitere Verkaufstellen können nach Betätigung der Pfeil nach unten Taste zugeordnet werden. Beim Buchen eines Artikels an der Kasse wird zuerst das Vorhandensein eines Verkaufstellen Datensatzes geprüft, ist er vorhanden und enthält für eine oder mehrere Eigenschaften eine Definition, so wird diese verwendet. Ansonsten werden die Werte aus dem Artikelstammsatz angewendet Zusätze Hier können den Artikeln Zwangsabfragen, zum Beispiel für Beilagen oder auch Dressings zugeordnet werden, welche beim Buchen des Artikels an der Kasse abgefragt werden. Dazu ist zuvor unter dem Punkt Oberfläche/Menüstruktur der entsprechende Menüpunkt zu erstellen und mit den Möglichkeiten der Auswahl zu versehen. 21

22 Der gewünschte Zusatz wird per Drag and Drop in das Feld Ausgewählt gezogen. Ist eine Abfrage nicht mehr erforderlich, so wird sie aus diesem Feld auf Nirvana gezogen Bestand Bei lizenziertem Modul Bestandsverwaltung und der Aktivierung der Bestandsverwaltung in den Grundeinstellungen, erscheint der Karteireiter Bestand. 22

23 Mittels der Checkbox wird festgelegt, dass der ausgewählte Artikel (Liste) in die Bestandsverwaltung aufgenommen wird. Der Mengenfaktor bestimmt in welcher Menge der Verbrauch vom bezogenen Artikel subtrahiert wird, wenn die Anzahl 1 verkauft wird. Dabei kann der bezogene Artikel auch ein anderer als der Verkaufsartikel sein. Aktueller Bestand = Bestand laut Bestandsverwaltung. Inventurbestand = Zählbestand laut Inventurliste. Der Gebindefaktor kann eingesetzt werden um Bestellvorgänge zu vereinfachen. Mindest- und Maximalbestand können nur nach Erstellung mindestens einer Saisondefinition festgelegt werden Verbundartikel Kombiartikel Kombiartikel enthalten mehrere Einzelartikel, welche immer zusammen verkauft werden. Sie finden zum Beispiel bei der Erstellung von Menüs oder Tagungspauschalen als komplexen Verkaufsartikel Anwendung. 23

24 Sie bieten den Vorteil, dass der Gast auf seiner Rechnung den Kombiartikel angezeigt bekommt, jedoch die interne Aufsplittung und Kalkulation verborgen werden kann. Die innerbetriebliche Verarbeitung erfolgt anhand der enthaltenen Detailartikel. Kombiartikel müssen zwingend der Obergruppe Kombiartikel zugeordnet sein um ihre korrekte interne Verarbeitung zu sichern. Eine Ausnahme bilden Kombiartikel welche als Hilfskombiartikel für Container erstellt werden, da diesen kein eigener Preis zugewiesen wird. Nach Anlage des Hauptartikels und setzen als Kombiartikel können auf der Karteiseite Kombi die Elemente zugewiesen werden. Neben der Menge und einem vom Standardpreis abweichenden Preis kann auch noch eine abweichende Bezeichnung des Elements eingetragen werden. Durch die Option für Belege und Bon kann die Darstellung für interne und externe Dokumente beeinflusst werden. Die Zuordnung der einzelnen Elemente des Kombiartikels erfolgt durch die Auswahl des Artikels in dem man mittels eines Doppelklick im Feld Artikelbezeichnung eine Artikelauswahl öffnet, oder im Feld Nummer die Artikelnummer des gewünschten Artikels einträgt. 24

25 In den weiteren Feldern wird festgelegt in welcher Anzahl der zugeordnete Artikel gebucht werden soll, in welcher Reihenfolge die Bonierung erfolgt, ob die Elemente einer Gangfolge unterliegen und wenn ja welcher Gang, es kann eine alternative Bezeichnung eingetragen werden und welchen Preis der Artikel als Kombiinhalt beinhaltet. Mittels der festgelegten Preise der einzelnen Elemente wird abschließend, unter Verwendung des Kalkulieren Button der Gesamtpreis des Kombiartikels generiert Containerartikel Container Artikel sind eine spezielle Form von Kombiartikeln welche dem Anwender noch weiterführende Möglichkeiten bieten. Container bieten sich für die Realisierung von speziellen Artikelanforderungen an: Mehrgangartikel mit variabler Auswahl von Artikeln ja Gang Tagungspauschalen mit Erfassung des tatsächlichen Verbrauchs Mehrgangartikel Es soll ein drei Gänge Menü erstellt werden in welchem jeder Gang die Wahlfreiheit zwischen mehreren Artikeln enthält. Dazu wird für jeden Gang einen Kombiartikel erstellt, welcher alle Artikel enthält, die in diesem Gang auswählbar sein sollen. Anschließend wird ein Containerartikel erstellt, dessen Elemente die zuvor angelegten drei Hilfskombiartikel darstellen. Jeder dieser Hilfskombiartikel erhält in dem Container eine andere Bezeichnung so zum Beispiel Vorspeise, Hauptspeise, Dessert, und den entsprechenden Preis. Anschließend wird mit den Werten min und max festgelegt, ob der Artikel gebucht werden muss. Bei der Vorspeise und dem Dessert kann min=0 sein da ja ein Gast möglicherweise keine Vorspeise oder auch kein Dessert mag. Die Option max sollte jeweils auf 1 eingestellt sein. Durch die Optionen für Beleg und Bon kann die Darstellung auf internen und externen Dokumenten beeinflusst werden. 25

26 Beim Buchen an der Kasse öffnet sich das Containerfenster in dem die Bedienung den bzw. die Artikel in jeder Gangebene auswählen kann. 26

27 3.2 Artikelgruppen Obergruppen Obergruppen sollten zu Beginn der Installation des Systems festgelegt werden und später am besten nicht mehr geändert werden, da diese bei der Nutzung einer Hotelschnittstelle gegenseitig abgeglichen werden müssen um eine korrekte Übergabe der Umsatzdaten zu gewährleisten. Obergruppen sind im Nummernbereich von 1 bis 99 anzulegen. Durch zuordnen als Auslage bzw. Kombiartikel werden spezielle Eigenschaften der dieser Gruppe zugeordneten Artikel bewirkt. Einer Auslagen Artikelgruppe zugeordnete Artikel führen dazu, dass deren Wert beim Z-Abschlag des Kellners vom Bargeld abgezogen wird. Bei freigeschaltetem Ticketmodul (Gutscheinverwaltung) können Artikelgruppen als Gutscheinartikelgruppe gekennzeichnet werden. Damit erhalten Gutscheinartikel an der Kasse spezielle Funktionalität. Durch das Setzen von Artikelvorgaben kann fest eingestellt werden, welchen Drucker bzw. Steuersatz ein Artikel bei Zuordnung zu dieser Obergruppe automatisch gesetzt bekommen soll. Das Umschalten zwischen Artikelgruppen und Obergruppen erfolgt mittels der Radiobox im unteren Teil Artikelgruppen Artikelgruppen sind im Nummernbereich von 100 bis 999 anzulegen. 27

28 Wie bei den Obergruppen können den Artikelgruppen bestimmte Vorgaben zugewiesen werden. Hier getroffene Festlegungen gelten für alle Artikel welche später dieser Artikelgruppe zugewiesen werden. Zu beachten ist die besondere Funktionalität von als Auslage gekennzeichneten Artikelgruppen EAN - Codes In Kassensystemen, welche mit Barcode Scanner arbeiten kommt diesem Menüpunkt eine entscheidende Bedeutung zu. Hier kann den Artikeln mittels angeschlossenen Barcodeleser oder auch von Hand der entsprechenden Barcode zugeordnet werden. Jeder Artikel kann eine beliebige Anzahl EAN- Codes zugeordnet bekommen Gleiches ist auch im Artikelmenü mit der Taste Bar-Codes möglich. 28

29 Durch Angabe eines Mengenfaktors verschieden von 1 wird es möglich EAN- Codes von Gebinden zu scannen. 3.3 Artikelzuordnungen Dies ist das Werkzeug um die Eigenschaften der Artikel für eine Menge von Artikeln komfortabel und effizient zu verändern. Dabei können Preise, Drucker, Bontyp und Mehrwertsteuer bearbeitet werden. Die Eigenschaften können festgelegt oder aus einer anderen Definition übernommen werden. Die Festlegung kann für die Standardwerte der Artikeldefinition aber auch verkaufstellengenau erfolgen. Bei Anlage von verkaufstellengenauen Eigenschaften, kann es sein, dass bisher kein solcher Datensatz existiert. In diesem Fall wird kein Wert festgelegt oder übernommen. Wahlweise kann die Auswahlbox für das zwangsweise Anlegen des entsprechenden Datensatzes aktiviert werden. Die zu übernehmenden Eigenschaften können sowohl aus Standardwerten als auch Verkaufsstellen bezogenen Eintragungen stammen. Die Festlegungen erfolgt immer für bestimmte Artikelgruppen oder Obergruppengruppen. Mehrfachmarkierungen im Filter können durch festhalten der Strg- Taste benutzt werden. 29

30 Bei der Bearbeitung der Preise kann neben der Zuordnung und Übernahme von Preisen auch eine prozentuale Änderung durchgeführt werden. Basis für die prozentuale Änderung ist der aktuell als zu ändern gewählte Preis. BEISPIEL: Preis um 10 % erhöhen: Wert =10 Preis um 10 % reduzieren: Wert =-10 Mit Hilfe der Karteiseite Verkaufstellendefinition löschen können die nicht benötigten Datensätze der Verkaufstellen bezogenen Eigenschaften gelöscht werden. Dies ist immer sinnvoll, wenn keine abweichenden Einstellungen in Verkaufstellen erforderlich sind. 3.4 Taralisten Die Taralisten werden benötigt wenn im Kassensystem Waagen installiert sind und beim Artikelverkauf automatisch das Tellergewicht oder ähnliches bei Wiegeartikeln abgezogen werden muss. 30

31 Die Namen der Taralisten sind frei wählbar, so kann zum Beispiel eine Liste Salate erstellt werden, in welcher dann alle Gewichte von Gefäßen und Behältern erfasst sind in welchen Salat verkauft wird. Enthält eine Taraliste mehrere Einträge, so wird der Bediener an der Kasse zur Auswahl aufgefordert bevor der Artikel gewogen wird. 3.5 Steuersätze In dieser Tabelle sind alle Steuersätze angelegt welche im Kassensystem zur Anwendung kommen. Eventuell erforderliche Änderungen können hier durch überschreiben eines vorhandenen Datensatzes vorgenommen werden. 3.6 Gutscheine Eine Freigeschaltete Lizenz für die Gutscheinverwaltung ist erforderlich. Die Gutscheinverwaltung (das Ticketmodul) macht die Arbeit mit Gutscheinen einfach und sicher. 31

32 Es können personalisierte Gutscheine verwaltet werden. Hier kann zu jeder Zeit der Status eines Gutscheines kontrolliert werden Bedienung Nach Auswahl des gewünschten Gutscheintyps zeigt die Liste die Gutscheine aus diesem Bereich. In der Tabelle einfach den Letzten anklicken und mit der Cursortaste nach unten einen neuen Datensatz anhängen, oder mit + aus dem Datenbanknavigator einen neuen Datensatz hinzufügen. Die Gutscheinnummer wird in der Tabelle eingegeben. Der Wert und die Zusatzinfo in den Feldern auf der rechten Seite Vorbereitende Maßnahmen Obergruppe Gutscheine muss angelegt werden Artikelgruppen für Gutscheinausgabe und Gutscheinrückgabe müssen angelegt werden Es muss jeweils ein Artikel für Gutscheinausgabe und Gutscheinrücknahme mit den jeweiligen Zuordnungen (Artikelgruppe, Obergruppe) angelegt werden. In der std_var.txt im Kassenverzeichnis muss die Variable &ticket_type_x=guts * angelegt werden *Erläuterung: Das x in der Variablen steht für die Nummer der angelegten Obergruppe Gutscheine Um einen Einzelausweis der ausgegebenen und zurückgenommen Gutscheine auf dem Tagesabschluss zu erhalten, ist es weiterhin erforderlich in der std_var.txt die Variable &einzelnachweis_artikel=y,z" * anzulegen, 32

33 *Erläuterung: Das y,z steht für die Nummer der angelegten Artikel für Gutscheinausgabe und Gutscheinrücknahme. Die angelegten Gutscheinartikel dürfen keinen Preiseintrag haben. Das Preisfeld muss leer sein! Die hier erstellten Gutscheine können anschließend an der Kasse ausgegeben und zurück genommen werden. Bei Gutscheinen ohne eingetragenen Wert wird der Bediener an der Kasse zur Eingabe des Gutscheinwertes beim Verkauf aufgefordert. 3.7 Zeitsteuerungen In dieser Maske lassen sich beliebige automatische Preisebenen und Druckerumleitungen gestalten, welche dann unter -- Einstellungen/ Kassensystem/ Kassen/ Happy Hour -- den einzelnen Kassen zugeordnet werden können. Somit wird ermöglicht, dass zu bestimmten Zeiten an bestimmten Kassen für definierte Artikel- oder Artikelgruppen vom Standard abweichende Preise verwendet oder Drucker zugewiesen werden können. Die Auswahl, wofür eine Zeitsteuerung erstellt werden soll, erfolgt durch das Markieren des entsprechenden Radiobutton Handhabung Durch Rechtsklick in eine vorhandene Linie öffnet sich dieses Fenster. Über die Funktion neuer Zeitabschnitt wird eine neuer Zeitabschnitt zur weiteren Bearbeitung erstellt. Dieser neue Zeitabschnitt wird am rechten Rand mit gedrückter linker Maustaste gefasst und auf einen beim Ziehen angezeigten beliebigen Zeitraum ausgedehnt. Per Drag & Drop kann er auf eine gewünschte Uhrzeit platziert werden. 33

34 Die Funktion Linie erstellen generiert eine neue Linie, auf welcher wiederum eine beliebige Anzahl gewünschter Zeitabschnitte erstellt werden können. Mit der Funktion Linie kopieren wird ein Duplikat einer vorhandenen Linie, mit allen Einstellungen erzeugt. Durch Rechtsklick auf einen vorhandenen Zeitabschnitt öffnet sich ein Kontextmenü, wodurch sich weitere Konfigurationsmöglichkeiten für diesen Zeitabschnitt ergeben. Die einzelnen Punkte erlauben es die gewünschte Gültigkeit zu konfigurieren. 3.8 Saisonkarten Soll eine Saisonkarte zum Bearbeiten im Backoffice aktiviert werden, so wird diese in der Liste ausgewählt und der Aktivieren Button betätigt. Wird beabsichtigt, wieder die auf der Kasse aktuelle Saison zu bearbeiten, so wird in der Liste die Saison default angeklickt und der Aktivieren Button betätigt. Mit Hilfe der Saisonkarten-Funktion können voneinander abweichende Zuordnungen auf der Kassenoberfläche gestalten werden, welche datums- oder auch manuell gesteuert. für die Kasse aktiviert werden. Dieses ermöglicht es dem Anwender voneinander völlig unabhängige Kassenbelegungen zu erstellen. Beispielhaft wäre die Gestaltung einer Sommerkarte, in welcher überwiegend Sommerartikel angeboten werden und als Gegenstück dazu eine Winterkarte mit den entsprechenden Artikeln. Möglich ist es auch eine komplette Sortimentsumstellung vorzubereiten, welche ab einem bestimmten Datum wirksam wird. Dadurch ist eine 34

35 längere Vorbereitungszeit möglich und der Zeitdruck durch eine Umstellung entfällt. Mit der Aktivierung der default Saison wird die momentan auf der Kasse aktive Saison bearbeitet. Wenn eine Saisonkarte erstellt und aktiviert wird, sollte auch eine Saisonkarte Standard erstellen werden, welche wieder aktiviert wird wenn die andere Saisonkarte nicht mehr benötigt wird. Wenn die Saisonkarte auf der Kasse aktiviert wurde, so ist Ihr Eintrag in der Tabelle nicht mehr vorhanden. Sollen die gleichen Einstellungen im nächsten Jahr wieder genutzt werden, so muss während ihrer Gültigkeit auf der Kasse eine neue Saison Definition erstellt werden 3.9 Bestand Das Lizenzfeature Bestand muss freigeschaltet sein. Unter Einstellungen/ Kassensystem/ Grundeinstellungen/ Interface muss die Checkbox Lagerbestand verwalten aktiviert sein. In dieser kleinen Warenwirtschaft werden keine Lager verwaltet und keine Rezeptkalkulation unterstützt. Die Möglichkeiten beschränken sich auf das Erfassen der Warenzugänge, dem Drucken der Inventurliste, Eingeben des Endbestandes und Drucken der Inventurauswertung. Zum Abschluss wird noch der gezählte Bestand als neuer Artikelbestand eingetragen. HINWEIS: In den Listen zur Erfassung von Warenzugang und Inventurbestand erscheinen nur die Artikel, welche im Artikeldialog für die Einbeziehung in die Bestandsverwaltung gekennzeichnet sind Bestellung laut Meldebestand Ist eine Bestellhilfe basierend auf dem aktuellen Bestand, sowie mindest und maximal Bestand Warenzugang erfassen 35

36 Mittels Doppelklick in die anfänglich leere Tabelle öffnet man einen Dialog zur Artikelauswahl. Der gewünschte Artikel wird in die Tabelle übernommen. Nach dem Eintragen der Zugangsmenge für diesen Artikel, wird durch Betätigung der Pfeil nach unten Taste auf der Tastatur erneut die Artikelauswahl geöffnet. Nachdem alle Warenzugänge erfasst sind übernimmt man die Daten durch Klick auf den Verbuchen Button Inventurbestand erfassen Nach dem Ermitteln des Inventurbestandes kann dieser hier artikelgenau eingetragen werden und erscheint somit in der Artikel- Bestandsverwaltung als Inventurbestand Inventur abgleichen Nach der Auswertung der Inventur kann der zuletzt eingetragene gezählte Inventurbestand als neuer Bestand festgelegt werden. Dieser Vorgang erfolgt ohne Bedienerdialog. 36

37 4 Einstellungen 4.1 Kassensystem Grundeinstellungen Lizenz Auf dieser Seite werden die Lizenzdaten angezeigt. Durch sie wird die Nutzung des Kassensystems autorisiert Backoffice Auf dieser Seite wird festgelegt ob die Benutzeranmeldung am Backoffice automatisch durch eine Umgebungsvariable erfolgen soll. 37

38 Allgemein Auf dieser Seite werden allgemeine Grundeinstellungen des Kassensystems hinterlegt Magnetkarte/Barcode Hier werden grundlegende technische Parameter zur Konfiguration von angeschlossenen Magnetkarten und Barcode Lesegeräten hinterlegt Texte In diesem Abschnitt können Textvorgaben getroffen werden, welche an anderen Stellen zum Einsatz kommen. Dieses sind die Anreden für Kellner und Saisondefinitionen der Bestandsverwaltung. 38

39 Interface Diese Einstellungen geben vor, wie und mit welchem Hotelsystem bzw. Warenwirtschaftssystem Daten ausgetauscht werden Journal Mit dem Aktivieren einzelner Optionen wird festgelegt welche Aktionen an der Kasse im Kassenjournal protokolliert werden. Die Kassenjournale ermöglichen es, eventuelle Buchungsfehler und ähnliches minutiös nachzuvollziehen und Bedienfehler zu erkennen. 39

40 Artikelvorgaben Hier werden bei der Installation allgemeingültige Artikelvorgaben festgelegt, wodurch eine optimale und komfortable Arbeitsweise mit dem Kassensystem ermöglicht wird Verkaufstellen In dieser Tabelle sind die an der Kasse eingerichteten Verkaufstellen (auch als Kostenstellen bezeichnet) aufgelistet. Zur Anlage einer weiteren Verkaufstelle ist auf dem letzten Datensatz die Pfeil- Taste nach unten zu drücken. Neben dem Verkaufstellennamen ist eine bislang nicht verwendete Verkaufstellennummer zu vergeben. Bei einer aktiven Hotelschnittstelle ist jedoch zu beachten, dass die Verkaufstellen mit den Konten im Hotelsystem abgestimmt sein müssen. 40

41 4.1.3 Tischplan Admin Einsatz Der Tischplan wird über die Kassenoberfläche geöffnet und dient zur grafischen Darstellung der Bestuhlung jeder Verkaufstelle in Draufsicht Features Belegungsanzeige im grafischen Tischplan Direkte Tischbelegung über grafischen Tischplan Einbindung eines Grundrisses oder eines Fotos in Form einer.jpg Datei Zoom Administrations-Oberfläche Die Bedienung der Administrations- Oberfläche erfolgt im Backoffice der Kasse unter dem Menüpunkt Einstellungen/ Kassensystem/ Tischplan- Admin Tischplan mit Grundriss anlegen Menüpunkt anlegen/ändern auswählen. Im folgenden Fenster die gewünschte Kasse markieren und auf weiter klicken. 41

42 Grundriss Um einen Grundriss einzubinden wird dieser in Form einer *.jpg Datei benötigt. Mit dem Durchsuchen Button wird der Verzeichnispfad geöffnet in welchem die Grafikdatei mit dem Grundriss gespeichert wurde. Mit einem Doppelklick auf den Dateinamen wird dieser in das Formular eingetragen und mit dem weiter Button für die Verwendung im Kassensystem gespeichert. Position der Tische In diesem Schritt werden die Tische auf dem Grundriss mit einem Button belegt. Mit dem Mauszeiger auf den grünen runden Tisch, mit der linken Maustaste auf diesen klicken und die linke Maustaste gedrückt halten. 42

43 Nun kann der Punkt auf den Grundrissplan gezogen und auf einem Tisch positioniert werden. Diesen Schritt wird so oft wiederholt, bis alle Tische mit einem grünen Punkt belegt sind. Sollte versehentlich einen Punkt zuviel auf den Plan gezogen worden sein, kann dieser in den rot umrandeten Bereich Nirvana gezogen werden und wird somit von der Oberfläche gelöscht. Anschließend die Taste weiter drücken. Tische mit Nummern versehen Mit der linken Maustaste auf einen Tisch klicken. Es öffnet sich ein Fenster in dem die nächste freie Tischnummer vorgeschlagen wird. Es kann auch eine beliebige, andere Tischnummer aus der Liste auswählt werden. Nun in dem Fenster auf speichern klicken, somit wird dem Tisch die gewählte Nummer zugewiesen. Dieser Vorgang wird so lange wiederholt bis alle Tische mit einer Nummer belegt sind. Der Tischplan ist nun fertig und der Administrationsbereich kann durch klicken des Buttons schließen verlassen werden Tischplan ohne Grundriss anlegen Menüpunkt anlegen/ändern auswählen. Im folgenden Fenster die gewünschte Kasse markieren und auf weiter klicken. Im folgenden Fenster den Link hier weiter verwenden. Tischanzahl Es stehen verschiedene vordefinierte Tischformen zur Verfügung. Zu jeder Form, welche im Tischplan Verwendung finden soll, die gewünschte Anzahl in dem nebenstehenden Feld eingeben. Wenn dieses erledigt ist, mit weiter bestätigen. 43

44 Position der Tische Mit dem Mauszeiger auf ein Tischsymbol stellen und mittels betätigen und halten der linken Maustaste den Tisch auf die gewünschte Position ziehen. Diesen Schritt so oft wiederholen, bis alle Tische angeordnet sind. Das Beenden der Anordnung wird mit weiter quittiert. Tische mit Nummern versehen Die Nummerierung der Tische erfolgt wie im vorhergehenden Abschnitt bei der Verwendung einer grafischen Vorlage Nebenzimmer anlegen Menüpunkt anlegen/ändern auswählen. Im folgenden Fenster die gewünschte Kasse markieren, welche in roter Schrift angezeigt wird und auf mit weiter bestätigen. Nun in der Menüleiste auf Anschlussplan anlegen auswählen. In dem weißen Textfeld den gewünschten Namen für das Nebenzimmer eingeben und mit anlegen bestätigen. Die weitere Vorgehensweise ist die Gleiche wie unter den Punkten Tischplan mit Grundriss oder Tischplan ohne Grundriss beschrieben Tischplan ändern Im Menüpunkt anlegen/ändern können bereits angelegte Tischpläne (die Verkaufstelle wird in roter Schrift dargestellt) modifiziert werden. Bestehende Tische können in ihrer Position beliebig verschoben und der Vorgang abschließend mit Tischplan speichern beendet werden. HINWEIS: Der Punkt Tischmenge ändern hat eine komplette Löschung der bisherigen Zuordnungen dieser Verkaufstelle zur Folge und erfordert eine Neuanordnung aller Tische und deren Nummerierung. 44

45 4.1.4 Kassen Kassen Hier werden Name und die Zugehörigkeit der Kasse zu einer Verkaufsstelle definiert. Im Feld Belegtexte können aktuelle Werbemitteilungen hinterlegt werden. Diese Werbetexte werden je nach angelegtem Drucklayout auf der Rechnung gedruckt. Änderungen und Eintragungen betreffen jeweils die aktuelle Kasse. Mittels Installation Button wird zur Konfigurationsansicht gewechselt Allgemein HINWEIS: Die Eigenschaften auf den Seiten im Installationsbereich sollten mit Vorsicht geändert werden! Viele der hier zur Konfiguration der einzelnen Kassen getroffenen Einstellungen erfordern weitere detaillierte Einstellungen im Kassensetup und setzen fundierte Kenntnisse interner Abläufe voraus. 45

46 Vor Änderungen in diesem Bereich sollte der Support des Kassensystems kontaktiert werden Drucker Für jeden Belegdruck muss ein- oder mehrere Drucker je Kasse zugewiesen werden. In der sich jeweils öffnenden Zuordnungstabelle sind links die verfügbaren Drucker gelistet und können ausgewählt werden. Die im rechten Fenster zugewiesenen Drucker werden an der Kasse als Auswahl für den Druckauftrages angeboten. Ist kein Drucker zugeordnet, kann kein Druck des entsprechenden Beleges erfolgen. 46

47 Die Einrichtung und Konfiguration der im Kassensystem erforderlichen Drucker erfolgt im Menüpunkt Einstellungen/ Drucker Happy Hour Dieses Eingabefeld dient der Zuordnung einer Definition abweichender Preise für bestimmte Zeiträume und Artikelgruppen, sowie zum zeitgesteuerten Umleiten von Druckaufträgen, welche unter dem Menüpunkt Zeitsteuerung angelegt wurden. Unter benutze Preisschema beziehungsweise Steuerung Drucker nach Zeit können die zuvor angelegten Zeitabschnitte namentlich ausgewählt werden. Die aktuelle Preisebene legt die Standard-Preisebene für die Kasse fest Gestaltung Auf dieser Einstellungsseite werden weitere Konfigurationen je Kasse vorgenommen. Es wird zum Beispiel festgelegt mit welchen Artikeltastengruppen die Kasse startet, welches Artikelfunktionsmenü zugeordnet ist, in welcher Form der Abschlag erfolgt, oder welche gemeinsame Wechseltastengruppe verwendet wird. 47

48 Schlüssel Hier ist der Kellnerschlüsseltyp und dessen Konfiguration, welcher an der Kasse verwendet wird, festgelegt Erweitert Erweiterte Einstellungen der Kassenkonfiguration, welche durch den Bediener im Regelfall nicht verändert werden sollten, da sie durch den Kassentechniker optimal eingestellt sind. 48

49 Terminal Hier werden weitere wichtige Grundeinstellungen für die Kasse vorgenommen. Änderungen an dieser Stelle sollten nur nach Rücksprache mit dem Kassensupport vorgenommen werden. Durch die Arbeitstationsnummer (die MAC- Adresse der Netzwerkkarte) wird die Kasse im System identifiziert. Bei den Orderman Handterminals erfolgt das durch die Gerätenummer Variable In diesem Feld erfolgt der Verweis auf die Datei in welcher die Standardvariablen für diese Kasse hinterlegt sind. 49

50 4.2 Service Service In diesem Arbeitsbereich werden alle Einstellungen für Servicekräfte festgelegt, neue Kellner können erstellt und vorhandene bearbeitet werden. Die Servicekräfte können namentlich benannt werden, es können aber auch allgemeine Begriffe verwendet werden. Der Namenseintrag erscheint auf der Rechnung. 50

51 Die Anrede und Spracheinstellungen sind auswählbar, gleichfalls das zugeordnete Rechteprofil und die Nummer des verwendeten Schlüssels. Für die mögliche manuelle Anmeldung ist ein numerisches Passwort zu vergeben. Arbeitet ein Kellner nur mit manueller Anmeldung, oder nur am Orderman, so wird die Schlüsselnummer 0 verwendet. In der Auswahl der Schlüssel erscheinen nur die, welche zuvor am System angemeldet wurden. Ein als Trainingskellner gekennzeichneter Service kann zu Schulungszwecken angelegt werden. Dieser so gekennzeichnete Servicemitarbeiter arbeitet mit voller Funktionalität im Kassensystem. Es kann ein X und Z-Abschlag gezogen werden. Der Umsatz und die Zahlungen erscheinen jedoch nicht auf den Abschlägen der Kasse und des Systems. Die Buchungen werden beim Tagesende nicht in die Statistikdatei übernommen. Rechnungsabschluss von Rechnungen der Trainingskellner rufen keine Rechnungsnummer ab! Buchungen anderer Kellner auf Rechnungen der Trainingskellner erfolgen im Namen des Trainingskellners. Tischübergabe vom Trainingskellner zu einem Livekellner macht diesen zu einer scharfen Rechnung. Tischübernahme eines Tisches, der bereits eine Rechnungsnummer hat (wieder eingesetzt), nur von Kellnern, welche nicht im Trainingsmodus arbeiten. Zimmerbuchungen sind nicht vom Trainingskellner durchzuführen. Online Kartenzahlungen sind nicht vom Trainingskellner durchzuführen. Weitere Vorgaben für die Kellner können getroffen werden. So kann eine Vorgabekasse festgelegt werden. Egal an welcher Kasse sich der Kellner anmeldet, es wird automatisch seine Vorgabekasse geladen. Es ist optional einstellbar wie oft am Tag ein Z Abschlag durchgeführt werden darf und ob die Umsatzausweisung auf dem Abschlag artikelgruppenoder obergruppengenau erfolgt. 51

52 Die Zuordnungen von individuellen Rechten erfolgt in Addition zu den, sich aus dem zugeordneten Rechteprofil ergebenden Rechten. Individuelle Rechte sollten nur in Ausnahmefällen zugeordnet werden. Weiterhin werden die erlaubten Zahlarten, die Berechtigung für Verkaufstellen, sowie die Zugriffserlaubnis für Schankanlagen eingerichtet Schlüssel Auf dieser Seite werden die im Kassensystem berechtigten Kellnerschlüssel eingelesen und gespeichert. Voraussetzung dafür ist das entsprechende lokal angeschlossene Lesegerät (Magnetkartenleser, Addimatschloss). Zum Anmelden neuer Schlüssels muss das Backoffice Programm lokal von einer Kasse mit angeschlossenem Kellnerschloss gestartet werden. Alternativ kann ein neuer Schlüssel an einer Kasse angesteckt werden und mit Hilfe des erscheinenden Dialogs angemeldet werden. Neue 52

53 Schlüssel werden nach Betätigung des Speichern Buttons im System hinterlegt und können somit einem Kellner zugewiesen werden. Bereits im System angemeldete Schlüssel werden mit ihrem Code, der Schlüsselnummer und dem Namen des Kellners welchem sie zugewiesen sind angezeigt. Über die Funktion Import besteht die Möglichkeit vorhandene Schlüssellisten im dbf Datenbankformat zu importieren, wenn bei der Lieferung die Schlüsseldaten im Importformat mitgeliefert wurden Rechteprofile Mit Hilfe der Rechteprofile können die Rechte für bestimmte Personalgruppen festgelegt werden. Dieses Profil ist je Kellner zuzuordnen. Dadurch muss bei der Anlage eines Kellners nicht jedes Recht einzeln zugeordnet werden. In dieser Tabelle sind die vorhandenen Rechteprofile aufgelistet. Soll ein neues eigenes Profil erstellen werden, wird der Cursor in die unterste Zeile der Tabelle gestellt und die Pfeil nach unten Taste auf der Tastatur betätigt. In der sich neu öffnenden Zeile werden die fortlaufende Nummer und der gewünschte Name des Profils eingetragen. Die Bearbeitung der einzelnen Profile erfolgt über den Zuordnen Button. Unter Zuhilfenahme der Pfeilbutton oder per Drag & Drop können Einzelrechte zum Profil hinzugefügt oder auch entfernt werden. 53

54 4.2.3 Rechte Dieser Programmteil erlaubt die Bearbeitung der Kellnerrechte. Die Rechte im Nummernbereich kleiner 100 können nicht verändert werden. Um eigene Kellnerrechte zu benutzen, müssen diese angelegt werden. Es sind die Nummern im Bereich 100 bis 199 für Anwenderrechte reserviert. Anschließend sind sie im Dialog der Rechteprofile und Kellnerbearbeitung als Recht verfügbar und können zugeordnet werden. Auch bei der Definition der Menüs und Buttons für Artikel, Funktionen und Zahlarten kann das neu angelegte Recht jetzt als Bedingung zugeordnet werden. 4.3 Drucker Drucker Für jede Art des Druckens im System ist ein eigener Drucker anzulegen. Dies gilt auch, wenn der Drucker physisch schon von einem anderen angesprochen wird. Die Artikelbestellungen eines Tisches werden entsprechend dem jeweils zugeordneten Drucker zusammen ausgedruckt. 54

55 Neben der Druckernummer, welche unter anderem bei der Definition von manuellen Umleitungen durch eine Vorgabe genutzt wird, muss der System Druckername und der durch ihn verwendete Windows Druckername eingetragen werden. Ist der Windows Druckername auf null gesetzt, so erfolgt kein Ausdruck. Der Druckjob Name ist eine Verkettung von Platzhaltern, aus denen der Name des Druckjobs gebildet wird. Anhand des Namens kann der Auftrag im Druckspooler identifiziert werden. Es muss ein, dem Drucker entsprechendes Drucklayout zugewiesen werden. Fehlerhaft zugewiesene Drucklayouts haben eine Verschiebung des Druckbildes zur Folge und können zu Fehlern führen, welche die Funktion der Kasse erheblich beeinträchtigen. Weiterhin kann ein Layout für Abruf-Bons (erforderlich für Küchendrucker bei der Verwendung von Gangfolgen) als auch die Zuweisung eines Druckers für Storno-Bons erfolgen Drucklayouts Bei der Definition der Drucklayouts sind Detailkenntnisse von Reportgeneratoren Voraussetzung. 55

56 Alle zur Verfügung stehenden Drucklayouts sind hier aufgelistet. Neben dem Layoutnamen, der zu verwendenden Fonts sowie weiterer Vorgaben wird hier festgelegt für welchen Druckjob das Layout gültig ist und welche Daten bei der Abarbeitung des Druckjobs verwendet werden. HIWEIS: Unsachgemäße Änderungen an einem Drücklayout können ein Nichtfunktionieren desselben zur Folge haben. Gewünschte Änderungen den Inhaltes betreffend sollten beim Support beantragt werden Roaminglisten Durch Einrichten von Roaminglisten ist es möglich, das Druckziel für Bondruck sowie Rechnungen dynamisch in Abhängigkeit von der Tischnummer umzuleiten. Diese Funktion kann verwendet werden, um bei großen Verkaufstellen mit mehreren Theken den Bon und / oder die Rechnung an dem, dem Tisch am nächsten liegenden Drucker, automatisch zu drucken. Dies betrifft besonders Bestellungen mit dem mobilen Terminal Orderman DON. Dabei wird anhand der Tischnummer, des original Druckziels und der Roaminglistennummer versucht, eine vom Standard abweichende Definition zu finden. Beim Auffinden eines übereinstimmenden Eintrages in der Roamingliste geht der Druck zu dem gefundenen Drucker. 56

57 Hier wird gewählt für welchen Bereich die Roamingliste zu erstellen ist. Mit der Option löschen kann hier aber auch definiert werden, welche Tische aus einer Roamingliste entfernt werden. So ist es zum Beispiel möglich eine Roamingliste für die Tische 1-20 zu erstellen und anschließend die Tische 12 und 13 aus dieser Liste zu löschen. Mit Klick auf den Button Ausführen werden die zuvor eingestellten Konfigurationen in das Kassensystem übernommen. Um die Roamingliste für eine Kasse zu aktivieren, ist es erforderlich unter Einstellungen/ Kassensystem/ Kassen/ Erweitert die Nummer der Roamingliste einzutragen. 4.4 Zahlungsarten Diese Seite dient der Einrichtung aller Zahlungsarten welche im Kassensystem verfügbar sein sollen. Bei einer Hotelanbindung ist zu beachten, dass alle Zahlarten mit denen des Hotels abgestimmt sein müssen. 57

58 Entsprechend der erforderlichen Funktionalität einer Zahlungsart sind optionale Einstellungen erforderlich. Zahlarttyp: Über die Typ Auswahlbox wird der Zahlungsart das Verhalten beim Buchen aber auch die Gruppe der Zahlungsarten zugewiesen. Online Autorisierung: Diese Checkbox ist relevant bei Kartenzahlungen. Mit setzen dieser Option wird zugelassen, dass für diese Karte eine Online Autorisierung erfolgt. Summierung in: Hier wird festgelegt, in welcher Zahlartgruppe die angelegte Zahlart auf dem Abschlag summiert wird. So zum Beispiel Visa, Master, Diners unter der Zahlart Kartenzahlung. Es kann bis zu 8 Zahlartgruppen geben. Ausweisen in: Es können mehrere Zahlungsarten auf dem Abschlag zu einem Eintrag zusammengefasst werden, so zum Beispiel wird Rückgeld in Bargeld aufsummiert. Währungskennzeichen: Das Währungskennzeichen dieser Zahlart und dessen Umrechnungsfaktor zur Systemwährung. 58

59 Konstanter Preis: Diese Markierung ist nur zu setzen, wenn eine Gutscheinzahlart oder Wertbonzahlart vorliegt, bei der immer gleichpreisliche Anteile zur Zahlung genutzt werden. Setzen der Checkbox aktiviert das Feld, in welchem der konstante Preis eingetragen wird. Für diese Zahlungen empfiehlt es sich eine Überzahlung zuzulassen welche als Rückgeld oder Überzahlungsartikel eingetragen wird. Überzahlung erlaubt / Artikel: Falls Überzahlung erlaubt ist, muss eine Artikelnummer eingetragen werden, auf die der überzahlte Betrag (automatisch) gebucht werden kann. Die Artikelnummer kann auch eine Zahlungsart sein. Kann verwendet werden für bspw. Zahlungsart Rückgeld. Dabei ist als Artikelnummer die interne Nummer der Zahlungsart mit negativem Vorzeichen zu verwenden. Für Fremdwährungen empfiehlt sich die Freigabe der Überbuchung mit Gegenbuchung der Zahlungsart Rückgeld. Dadurch kann die Rechnung mit Geldscheinen dieser Währung beglichen werden, das Wechselgeld wird jedoch in Systemwährung ausgewiesen. Überbuchung kann ebenfalls bspw. für Kreditkarten oder Zimmerbuchungen verwendet werden. Dabei sollte jedoch an Stelle des Rückgeldes der Auslagenartikel TIP zugeordnet werden. Anzahl Rechnungskopien: Hier wird festgelegt wie viele Rechnungskopien beim Rechnungsdruck auszufertigen sind. Zum Beispiel bei Hotelbuchungen an der Kasse, werden ein Beleg für den Kunden und ein Unterschriftsbeleg für das Haus ausgedruckt. Startet externes Programm: Bei Zimmerzahlungen wird an dieser Stelle die zu startende Interface Datei eingetragen. MWST Ausweis: Durch setzen dieser Checkbox wird der Mehrwertsteuerausweis auf der Rechnung unterdrückt. Das ist erforderlich bei Zimmerzahlarten, damit der Beleg nicht parallel zur Hotelrechnung (auf der der gleiche Umsatz ja auch ausgewiesen ist) beim Finanzamt vorgelegt werden kann. Auf Abschlag einzeln ausweisen: Mit Aktivierung dieser Checkbox wird jeder Zahlvorgang in dieser Zahlart einzeln auf dem Tagesabschlag ausgewiesen. Dies ist zweckmäßig bei Zimmerbuchungen oder auch Kartenzahlungen. Nicht rückbuchbar/ stornierbar: Es wird festgelegt ob diese Zahlart storniert oder zurückgebucht werden darf. Anderer Belegdrucker: Optional wird festgelegt ob der Beleg auf einem anderen Drucker ausgedruckt wird. 59

60 4.5 Erweiterungen Unter diesem Punkt können kundenspezifische Stammdatentabellen für spezielle Auswertungen eingebunden werden. 5 Oberfläche 5.1 Menüstruktur Dieser Dialog erlaubt die Erstellung von Artikel- und Funktionsmenüs.. Hier werden auch die Menüs für Artikelzusätze erstellt (Zwangsabfragen beim Buchen eines Artikels). Das Auswahlmenü ist in einer Baumstruktur erstellt, einem Hauptmenü sind mehrere Untermenüs zuordenbar und diesen wiederum weitere Untermenüs oder Funktionen, Artikel oder auch Zahlarten. Über das Kontextmenü (erreichbar mit rechter Maustaste auf einem Menüeintrag) kann man das Menü beliebig erweitern und neue Elemente hinzufügen. Bei der Festlegung einer Menüfunktion muss beachtet werden, dass nicht jede Funktion bei jedem beliebigen Kassenstatus einen sinnvollen Zusammenhang ergibt. So führen Funktionen, die sich auf einen geöffneten Tisch beziehen, jedoch bei nicht geöffnetem Tisch aufgerufen werden, unter Umständen zu Fehlern mit undefinierten Status an der Kasse. 60

61 Aus diesem Grund sollten Änderungen der Funktionsmenüs nur von Fachleuten des Kassensupports durchgeführt werden! Beim Festlegen von Artikel- und, oder Belegrabatten als Text ist es möglich den Rabattwert in die jeweilige Konfigurationsdatei einzutragen. Dieses erfolgt unter Zuhilfenahme des Kontextmenüs durch Auswahl des Punktes Rabattwert. Nach der Wahl der Konfigurationsdatei öffnet sich das Eingabefeld für die Definition des Rabattwertes. Menüauswahl: Hier kann die Anzeige auf einen gewünschten Umfang reduziert werden. Elementtyp: Mit dieser Auswahl wird die Funktionalität des Menüpunktes definiert. Jeder Menüpunkt welcher Unterpunkte enthält wird in der Zuordnung als Menü klassifiziert. Es ist auch ein Artikel, eine Zahlart oder eine Funktion zuweisungsfähig. Farbe des Menüs: Mit der Funktionalität Menü kann dem Selben eine Farbe zugewiesen werden in welcher es auf der Kasse dargestellt wird. Grafik: Jedem Menüpunk kann wahlweise eine Grafik zugeordnet werden, welche dann an der Kasse auf diesem Menü sichtbar ist. Gilt für Kellnerrecht: Die Nutzung einzelner Menüpunkte kann durch eine definierte Rechte Zuweisung für bestimmte Nutzer eingeschränkt werden. Event: Einige Funktionalitäten sind auf Steuerung Events vor oder nach ihrer Ausführung angewiesen. Diese werden hier eingetragen. Eventsteuerungen werden nur von entsprechenden Fachkräften eingerichtet. Vorgaben für Artikelzusätze: Wenn ein Menü für Artikelzusätze erstellt wird, so kann man hier festlegen wie viele Menüpunkte mindestens ausgewählt werden müssen und höchstens ausgewählt werden dürfen. 61

62 5.1.1 Wechseltasten Damit Artikel auf der Kassenoberfläche erscheinen, werden sie im Menü Artikel Design Zuordnung auf Artikeltastengruppen angeordnet. Alle zuordnungsfähigen Artikeltastengruppen müssen unter dem Button Strukturen erstellt sein und werden hier einer Wechseltastengruppe zugewiesen. Wechseltastengruppen sind vorab gleichfalls im Bereich Strukturen zu erstellen und als solche zu konfigurieren. Auf den Wechseltasten wird nur die Gruppennummer angezeigt, soll angezeigt werden, was sich darunter verbirgt, so kann der Mauszeiger darüber gehalten werden und ein Popup Info zeigt kurzzeitig die Belegung an. Nach einem Rechtsklick auf den Button, welcher belegt werden soll, öffnet sich das oben sichtbare Kontextmenü. In diesem kann die erwünschte Funktionalität auswählt werden. Ein weiteres Popup-Menü öffnet sich, aus welchem die benötigte Gruppe oder auch Funktion gewählt wird. Durch den Bediener sollten in der Regel nur Wechseltasten und Folgeartikel zugewiesen werden. Mit der Option Zuordnung aufheben kann die Zuordnung, der Wechseltaste entfernt werden. 62

63 Die Textoption dient dazu, den Text der Wechseltaste, welcher auf der Kassenoberfläche sichtbar ist, anzupassen. Da Standardmäßig der Name der Artikel- oder Wechseltastengruppe aus der Wechseltastendefinition auf der Taste erscheint und dieser vielfach zu lang ist, besteht die Möglichkeit mittels Zwangsumbrüchen der Zeile, hervorgerufen durch das Einsetzen des # Zeichens, die Darstellung auf dem Tastenfeld zu verbessern. Optional kann auch ein völlig anderer Text eingetragen werden. Um eine Belegung in mehreren Ebenen zu realisieren kann eine Taste eine Wechseltastengruppe laden, welche die Belegung auf den eigenen Tasten ändert. Hier wurde dieses bei der Umschaltung der Vorauswahltasten realisiert. (Taste unten mittig- Speisen/ Getränke). Damit nach dem Wechsel zur anderen Vorauswahlgruppe auch die Belegung der Artikelfesttasten wechselt, ist es erforderlich, dass eine Folgegruppe aus dem Bereich der Artikelwechseltasten zugewiesen wird. So wird in der Regel der Wechseltastengruppe Gruppenwahl Speisen, wo man mit dieser Taste zur Gruppenwahl Getränke wechselt die Folgegruppe AFG zugewiesen. In das Feld Gilt für Gruppe wird die Wechseltastengruppe, welche in der Konfiguration der Kassen festgelegt wurde, eingetragen. Dadurch wird ermöglicht, dass Kassen mit unterschiedlichster Belegung, was Wechseltasten und auch Artikeltasten betrifft, gestaltet werden können Strukturen In diesem Fenster sind alle Wechseltastengruppen der Vorauswahl und Artikelauswahl gelistet. Die Artikeltastengruppen sind die, auf welche die angelegten Artikel angeordnet werden können, um auf der Kassenoberfläche dargestellt zu werden. Sollte die benötigte Gruppe noch nicht vorhanden sein, kann eine neue definiert werden: Überprüfung ob eine Gruppennummer noch nicht vergeben ist. Cursor auf die nachfolgende Gruppennummer setzen. mit Str+Einfg eine neue Gruppe hinzufügen der Gruppe einen frei wählbaren Namen geben abschließend mit OK bestätigen Sollte keine Gruppennummer in der durchgehenden Nummerierung mehr vorhanden sein, stellt den Cursor auf den letzten Eintrag in der Tabelle und fügt mit der Pfeil nach unten Taste eine neue Zeile hinzu. um die angelegte neue Gruppe im Verkaufsartikeldialog angezeigt zu bekommen, muss dieser beendet und neu gestartet werden. 63

64 Diese neue Gruppe ist nun verwendbar, ihr können jetzt Artikel zugeordnet werden. 5.2 Kassenoberfläche Kassenoberfläche HINWEIS: Dieser Bereich des Kassensetups ist sehr sensibel, Veränderungen ohne Detailkenntnis der Funktionsweise können die Funktion des gesamten Kassensystems beeinträchtigen. Sie sollten nur durch den Support vorgenommen werden. 64

65 Das Popup Menü zum Bearbeiten des Elemente wird mit Doppelklick oder rechter Maustaste angezeigt. Mehrere Buttons können durch einzelnes Anklicken mit linker Maustaste oder aber durch Ziehen mit der Maus, links oben beginnend, über die betreffenden Buttons bei gleichzeitig gedrückter linker Maustaste markiert werden. VORSICHT! Markierte Elemente können sehr leicht verschoben werden. Ein Rechtsklick auf das oder die markierten Elemente öffnet das Kontextmenü mit Optionen für eine weitere Bearbeitung. Der erste Absatz des Kontextmenüs bis Artikel entfernen hat Gültigkeit für eine ausgewählte Taste. Gruppeneigenschaften 65

66 Der Menüpunkt ab Gruppe wird erst durch Markierung von mehreren Elementen aktiviert. Er erlaubt die Bearbeitung von Tasteneigenschaften für mehrere Tasten. Ermöglicht die Änderung von Eigenschaften der Elemente nach Farbe, Schrift, Screenzuordnung und Radius der Ecken. Ermöglicht die Änderung der Schriftmerkmale aller markierten Tasten. Gruppenausrichtung Basis (Bezugselement) für die Ausrichtung der Tastengruppe ist die Taste auf welcher das Kontextmenü geöffnet wurde. Ermöglicht die Gruppenausrichtung der markierten Tasten nach Lage und Größe. Ausrichten gleiche Elemente beinhaltet die Übernahme aller Elementeigenschaften des Bezugselementes. Für die Ausrichtung oben oder unten darf jeweils nur eine einzeilige, horizontale Gruppe benutzt werden. Für die Anordnung links oder rechts sollte nur eine einzeilige vertikale Gruppe verwendet werden. Gleiches gilt für entsprechende Anordnungen am Raster, wobei die Buttonabstände der ausgewählten Zeile oder auch Spalte gemittelt werden. Eine Ausrichtung der Größe kann nach Höhe und Breite erfolgen. Es werden die Werte des Bezugselements angewendet. 66

67 5.2.2 Gruppennamen Über den Button Gruppennamen gelangt man zur Tabelle der vorhandenen Oberflächen Screens aus welchen sich das Gesamtbild der Kasse zusammensetzt. Nummern und Namen der vorhandenen Screendefinitionen. Die Bezeichnungen sind frei wählbar. Nummern ab 900 sind reserviert. Die Nummer des Tischlistepanels muss kleiner als die der Tischliste sein. Neue Screendefinitionen können mit der Pfeil nach unten -Taste hinzugefügt werden. Dazu muss der Cursor auf der letzten Zeile stehen. Der neu erstellte Screenname kann anschließend einer neu angelegten Elementgruppe zugewiesen werden Artikel Quick Aus der Artikelauswahlliste können Artikel per Drag & Drop auf die gewünschte Artikelfesttaste zugewiesen werden. Voraussetzung ist das vorherige Erstellen entsprechender Artikelelemente auf dem Button. In erster Linie findet dies Anwendung bei der Zuweisung der Artikelfesttasten auf dem Orderman DON. 67

68 5.2.4 Bearbeiten der Elemente In diesem Programmteil wird die Funktionalität jeder Taste und Anzeigeelements der Kassenoberfläche definiert. Alle hier gesetzten Funktionen und Einstellungen müssen miteinander abgestimmt sein um eine sinnvolle Funktionalität des einzelnen Elementes zu erzielen. 6 Controlling 6.1 Auswertungen Auswertungen Mit diesem Dialog können Auswertungen aus den vorliegenden Daten erstellt werden. Die verfügbaren Berichte sind in Gruppen zusammengefasst (Umsätze, Zahlungen und Stammdaten,...). Alle Parameter sind zwingend einzutragen, da es sonst zu Fehlermeldungen kommt. Mit Hilfe der Parameter wird der Wertebereich eingegrenzt. Je nach Bericht sind unterschiedliche Anzahl und Typ der Parameter möglich. Bei einigen Parameterfeldern ist es möglich, eine Auswahl-Box zu nutzen. 68

69 Die Auswertungen können sowohl am Bildschirm als auch auf einen Drucker ausgegeben werden. Bei Auswertungen an der Kasse sollte ein, wenn auch nicht physisch vorhandener, A4 -Drucker installiert sein, da sonst das Papierformat (Bondrucker 80mm) als Anzeigeformat genutzt wird. Zu empfehlen ist die Installation eines HP Laserjet 4 auf LPT1 um eine korrekte Anzeige der Druckvorschau am Kassenrechner zu erhalten. Bei Bedarf können nach Anwenderwunsch Berichte mit anderen Anforderungen individuell erstellt werden, was jedoch unter Umständen kostenpflichtig ist Auswertungen Kompakt Dieser Punkt ist nicht in jedem Kassensystem vorhanden. Dort können kundenspezifische Übersichten und Auswertungen hinterlegt werden, die nicht auf der Basis des Reporttools Crystal Reports erstellt sind. 6.2 Journale Aktuell Jede Kasse speichert ihre eigene Journaldatei, dabei wird kalendertäglich im Monat eine neue Datei angelegt. Es stehen dadurch die Journaldateien jeweils einen Monat rückwirkend zur Verfügung, bevor sie überschrieben werden. Nach einem Monat sollten die Journaldateien mit Hilfe eines ZIP -Packers komprimiert und Archiviert werden. Der Vorgang ist zu automatisieren. 69

70 Nach Auswahl der Kasse und des gewünschten Tags kann per Ansehen Button oder Doppelklick das Journal geöffnet werden. Das Journal zeigt alle Aktionen an, deren Typ aktuell ausgewählt wurde Archiv Alle zuvor als Zip-Datei gespeicherten Journale aus Vormonaten können mit dieser Funktion gelesen und wie im vorhergehenden Punkt ausgewertet werden. 70

71 6.3 Archiv der Z- Abschläge Jeder Z-Abschlag (Kellner, Outlet, System) wird beim Erstellen an der Kasse zusätzlich in einer Textdatei gespeichert. Diese Abschläge können beliebig rückwirkend eingesehen und gedruckt werden. 71

72 6.4 Rechnungsarchiv Bei eingeschalteter Archivierung der Rechnungen sind diese sofort nach dem Druck im Archiv gespeichert. Die archivierten Rechnungen liegen als ANSI Textdatei in einem separaten Verzeichnis. Damit wird die Finanzamtforderung nach Archivierung der Rechnungen in einem softwareunabhängigem Format erfüllt. Die Anzeige der Rechnungen erfolgt standardmäßig nach Datum in chronologischer Reihenfolge. Mit dem Kalender Button links oben kann zwischen der Rechnungssuche nach Datum zur Rechnungssuche nach Rechnungsnummer umgeschaltet werden. Alle Buttons im oberen Bereich haben einen Hoovereffekt, das heißt beim Überqueren derselben mit dem Mauszeiger wird ihre Funktion angezeigt. 72

73 6.5 Umsatzdaten Umsätze einlesen Wenn unter dem Punkt Einstellungen/ Kassensystem/ Grundeinstellungen/ Allgemein das Häkchen für Verzeichnis History Tabellen gesetzt ist, wird täglich eine neue History Datei geschrieben. In diesem Fenster können die gewünschten kalendertäglichen Umsätze gelesen werden Daten in das Umsatzmuseum auslagern Bei großem Datenaufkommen bzw. nach längerer Zeit wird die Datentabelle mit den Artikelbonierungen schnell sehr groß. So lange das Museum keinen Datensatz enthält, kann die Art der Komprimierung sowie der Informationsinhalt festgelegt werden. Da in der Regel nach längerem Zeitraum die Detailinformation zu jedem Boniervorgang nicht mehr benötigt wird, können die Daten ohne Informationsverlust, der den Umsatz betrifft, komprimiert werden. Dabei werden die Daten (bspw. alles älter als 6 12 Monate) komprimiert im Museum gespeichert und aus der Umsatzstatistik entfernt Daten aus dem Umsatzmuseum einlesen Um für Umsatzauswertungen auf ausgelagerte Daten zugreifen zu können, müssen die Daten aus dem Museum in die Umsatzdatei gelesen 73

74 werden. Dabei nehmen sie weit weniger Speicherplatz im Anspruch als vor der Komprimierung. Trotz des Einlesens bleiben die Daten im Museum gespeichert. Ein doppeltes Einlesen ist nicht möglich Eingelesene Daten entfernen Nachdem die gewünschte Auswertung erfolgte, können die Museumsdaten mit diesem Menüpunkt wieder aus der Umsatzdatei entfernt werden. 7 Ansicht In diesem Programmpunkt besteht die Möglichkeit die Werkzeugleiste sowie die Statusleiste des Backoffice Programms ein oder auch auszublenden. 74

75 8 Hilfe Grundsätzliche Informationen über die Verwendung von Windows Hilfesystemen kann der Hilfe von Windows entnommen werden. 8.1 Inhaltsverzeichnis Angezeigt wird das Inhaltsverzeichnis der Online Hilfe. 8.2 Index Angezeigt wird der Index der Online Hilfe. 75

76 8.3 Suche Angezeigt wird die Suche Funktion der Online Hilfe. 8.4 Internetsupport Das Internetsupportprogramm bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, den Mitarbeitern des Supports, Zugriff auf den Computer zu ermöglichen. Dabei ist auf dem Rechner nur ein funktionierender Internetzugang erforderlich. Ist eine Firewall zwischengeschaltet, kann es gegebenenfalls erforderlich sein den Port 5500 ausgehend freizuschalten. Der Support erhält dadurch die Möglichkeit dem Anwender direkte Hilfestellung zu leisten oder Fehleranalyse durchzuführen. Die Verbindung wird durch den Anwender gestartet und er kann die Verbindung auch trennen. Desktop: Dieser Menüpunkt ist aktiv wenn auf dem Desktop des Computers das Internetsupportprogramm gespeichert ist. In diesem Falle wird es von dort gestartet. Kassenverzeichnis: Dieser Menüpunkt ist aktiv wenn das Internetsupportprogramm im Ordner Tools des Kasseverzeichnisses gespeichert ist. Download vom Internet: Über diesen Button wird der aktuelle Internetbrowser geöffnet, die Verbindung zu den ADDIPOS Seiten hergestellt und das Internet- 76