Handbuch Verschiedenes Professional Edition

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1 Handbuch Verschiedenes Professional Edition

2 Delphi ist ein Warenzeichen von Borland. MSDOS, Windows-NT, Windows 2000, Windows XP und Microsoft Word sind Warenzeichen der Microsoft Corporation. Oracle ist ein Warenzeichen von der Oracle Corporation. Crystal Report Writer ist ein Warenzeichen der Crystal Decisions. Copyright MICROS-FIDELIO GmbH, Neuss 2009 Alle Rechte vorbehalten. Ohne vorherige schriftliche Zustimmung von MICROS-FIDELIO GmbH darf kein Teil dieser Unterlagen übersetzt, kopiert oder in irgendeiner Form und Weise vervielfältigt werden. Die in diesen Unterlagen enthaltenen Informationen können ohne Vorankündigung geändert werden. MICROS-FIDELIO GmbH übernimmt keine Haftung für Fehler, die eventuell in diesen Unterlagen auftreten. Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Hersteller und unterliegen den gesetzlichen Bestimmungen.

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...3 Einführung...5 Starten des Suite 8 Modul - Verschiedenes...5 Anmelden... 5 Symbolleisten - Verschiedenes...6 Steuerungstasten...8 Tastenkombinationen... 8 Steuerungstasten... 8 Die Funktionstasten...9 Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten Das Datumsfeld...10 Änderung des Datums Abmelden von Suite Suite 8 beenden...12 Verschiedenes...13 Today s Activities...14 Benutzerprotokoll...17 Allgemein Tagesabschluss Export...19 Telefonkabine...23 Berichte...25 Berichte - Baumstruktur Berichte Suchoption Bericht-Setup Einen Bericht am Bildschirm anzeigen Tagesabschluss...43 Kalenderanlässe...45 Passwort ändern...47 Benutzereinstellungen...47 Interface-Funktionen...51 Fehlerprotokoll...52 Externe Applikationen...54 Budget...54 Register...61 Seite 3

4 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Seite 4

5 1 Einführung Das Suite 8 Menü Verschiedenes ermöglicht Ihnen, auf eine Reihe von Optionen zuzugreifen, die Today s Activities, Benutzerprotokoll, Interface- und Telefonfunktionen, Veranstaltungen und Berichte inkludieren. Zusätzlich wird es noch dazu verwendet, den Tagesabschluss durchzuführen, auf das Export-Setup für das Back-Office-Interface zuzugreifen, auf externe Applikationen zuzugreifen, die Datei Fehlerprotokoll anzusehen und Budgetzahlen für den Manager-Bericht einzugeben. Benutzer können ebenso Ihr Passwort ändern und spezielle Benutzereinstellungen festlegen Starten des Suite 8 Modul - Verschiedenes Anmelden Um mit dem Suite 8 Modul Verschiedenes zu arbeiten, müssen Sie sich zuerst im System anmelden. Sie benötigen einen gültigen Benutzernamen und das Passwort. Anmelden bei Suite 8: 1. Über den Arbeitsplatz (Desktop), klicken Sie auf das Symbol Fidelio Version 8. Die Maske Anmelden erscheint: 2. Tippen Sie Ihre Anwenderidentifikation (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Benutzer. 3. Gehen Sie mit dem Tabulator auf das Feld Passwort. 4. Tippen Sie Ihr geheimes Passwort (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Passwort. Seite 5

6 Suite 8 Handbuch Verschiedenes 5. Klicken Sie auf ANMELDEN. Das Suite 8 Hauptmenü erscheint. Sie sind nun im System angemeldet. Symbolleisten - Verschiedenes Das Suite 8 Hauptmenü hat acht farbige Felder, die sich auf der linken Seite des Bildschirms befinden. Jedes farbige Feld stellt eines der Hauptanwendungsmodule dar. Um die Symbolleiste Verschiedenes zu öffnen: 1. Klicken Sie auf VERSCHIEDENES in der farbigen Symbolleiste. Die Suite 8 Symbolleiste für Verschiedenes öffnet sich: Seite 6

7 Einführung 2. Alternativ können Sie VERSCHIEDENES auf der Menüleiste anklicken. Das Suite 8 Menü für Verschiedenes erscheint. Anmerkung: Das Auswahlmenü Verschiedenes inkludiert zusätzliche Optionen, die nicht über die Symbolleiste Verschiedenes verfügbar sind. Seite 7

8 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Steuerungstasten Tastenkombinationen Suite 8 hat Tastenkombinationen, die einen raschen Zugriff auf Feld- oder Dialogboxen einer Maske ermöglichen. Wenn ein Buchstabe unterstrichen ist, kann man die Alt + Buchstabe Tasten drücken und der Kursor bewegt sich in dieses Feld oder führt einen Befehl aus. Zum Beispiel in der Karteikartensuchmaske ist der Buchstabe S für die Suche unterstrichen. Durch drücken von Alt + S werden die Auswahlkriterien gesucht. Verwendung der Tastenkombinationen: Eingabe von der Maske oder dem Dialogfeld: Alt + Buchstabe Der Kursor bewegt sich in das Feld oder führt den Befehl aus. Steuerungstasten Suite 8 hat Steuerungstasten, die Prozesse direkt von der Tastatur aus ermöglichen, ohne die Maus zu verwenden. Diese Tasten zu verwenden spart Zeit. Suite 8 Steuerungstasten siehe Tabelle 1. Tabelle 1: Suite 8 Steuerungstasten Steuerungstasten Beschreibung F1 Zeigt das Hilfe-Fenster. Alt + F4 F10 F12 Alt + Pfeil hinunter Tab Schließt das aktive Fenster. Schließt alle aktiven Fenster. Bewegt den Kursor vom Datenfeld zum Raster. Anzeige Auswahlfenster Bewegt sich vorwärts durch die Felder und Optionen. Bewegt sich zum nächsten Feld und bestätigt die Eingabe. Umschalttaste + Tab Bewegt sich rückwärts durch die Felder und Optionen. Strg + Tab Bewegt sich vorwärts durch Tabulatoren. Strg + Umschalttaste + Tab Bewegt sich rückwärts durch Tabulatoren. Escape Bricht die laufende Aktion ab. Entfernt Auswahlfenster bevor eine Auswahl getroffen wurde. Pos 1 Bewegt den Kursor zum Beginn eines Feldes. Ende Bewegt den Kursor zum Ende eines Feldes. Seite 8

9 Einführung Die Funktionstasten In Suite 8 hat man die Möglichkeit, in jeder Maske das Funktionstasten Hauptmenü aufzurufen. Die Funktionstasten sind Kürzel für Masken, Suchfunktionen und Arbeitsplatzwerkzeuge. Die Verwendung dieser Tasten ermöglicht einen raschen Zugriff auf Informationen, ohne das Fenster, in welchem man gerade arbeitet, schliessen zu müssen. Zum Beispiel: Sie legen gerade eine neue Reservierung für einen Gast an, während er gleichzeitig Fragen über Restaurants in der Umgebung stellt. Man kann die Funktionstaste Telefonbuch für Restaurantinformationen verwenden anstatt die Reservierungsmaske zu verlassen, um die Restaurantinformation abzurufen, das Telefonbuch wieder zu schliessen und erneut eine neue Reservierungsmaske zu öffnen. Suite 8 Funktionstasten - siehe Tabelle 2. Tabelle 2: Suite 8 Funktionstasten Funktionstasten F3 F4 Strg + A Strg + B Strg + D Strg + E Strg + G Strg + H Strg + I Strg + L Strg + M Strg + N Strg + P Strg + Q Strg + R Strg + S Strg + T Strg + U Umschalttaste + Alt + R Menüposten Veranstaltungsbuch Kalender Anreisen Rechnungen Verfügbarkeit Buchungen Gruppenreservierung Hausstatus Gäste im Haus Zimmerplan Nachrichten Neue Reservierung Karteien Systeminformation Preisabfrage Zimmersuche Telefonbuch Reservierung bearbeiten Devisenrechner Seite 9

10 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten Um das Hauptmenü der Funktionstasten zu öffnen: In der Funktionsleiste klickt man auf Funktionstasten. Das Hauptmenü der Funktionstasten erscheint. Das Datumsfeld Das Format des Datums wird in der Windows Systemkonfiguration festgelegt. Das Datumsformat und die verwendeten Trennzeichen können so von Hotel zu Hotel variieren. Typische Datumsformate: MM/tt/jj MM/tt/jjjj jj/mm/tt jjjj-mm-tt tt-mmm-jj Man kann das Datum direkt in das Feld tippen; aber es muss exakt im vordefinierten Format eingetippt werden. Seite 10

11 Einführung Es gibt viele Datumsfelder im System. Zum Beispiel: Anreisedatum oder Abreisedatum. Das Datum kann entweder spezifisch oder für ein Zeitraum sein. Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen kann, was an diesem Tag passiert. Zum Beispiel: wenn man sich anschauen möchte, welche Gäste am anreisen. oder Ein ungefähres Datum ist, wenn man eine Information beginnend mit einem bestimmten Datum herausfinden möchte. Zum Beispiel: man möchte die Anreisen vom bis 31/01/05 sehen oder alle ab Änderung des Datums Das Datum kann durch Eintippen des neuen Datums oder unter Verwendung des Kalenders geändert werden. Eingabe eines neuen Datums Um ein neues Datum zu tippen: 1. Platzieren Sie den Kursor in das Datumsfeld. 2. Tippen Sie das neue Datum in das Datumsfeld, im vordefinierten Format, inklusive der Trennungen. 3. Drücken Sie die Tabulator Taste. Das Datum ist geändert. Ändern des Datums unter Verwendung des Kalenders Um das Datum mit Hilfe des Kalenders zu ändern: 1. Klicken Sie auf das Pfeil-runter Feld, welcher sich gleich neben dem Datumsfeld befindet. Der Kalender erscheint. Seite 11

12 Suite 8 Handbuch Verschiedenes 2. Um einen früheren oder vergangenen Monat anzeigen zu lassen, klickt man auf die horizontalen Pfeile oberhalb des Kalenders oder indem man die Tasten Strg + Pfeil oben oder Strg + Pfeil unten drückt. 3. Gehen Sie mit dem Kursor auf das Datum und klicken auf die linke Maustaste oder betätigen Sie die Pfeile auf der Tastatur, um auf das entsprechende Datum zu gelangen und drücken Sie die Eingabetaste. Das Datum ist nun geändert. Abmelden von Suite 8 Um sich von Suite 8 abzumelden: 1. Klicken Sie auf der Menüleiste auf das FENSTER Menü und auf die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Oberflächen und Dialogfelder zu schließen. 2. Klicken Sie auf die Option ABMELDEN aus dem FENSTER Menü. Die Maske zum Anmelden erscheint. Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden. 3. Um die Anwendung vollständig zu schließen, klickt man auf BEENDEN. Suite 8 wird geschlossen und der Desktop erscheint. Suite 8 beenden Um Suite 8 zu beenden: 1. Klicken Sie auf das FENSTER Menü und die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schließen. 2. Klicken Sie auf die Option PROGRAMM BEENDEN aus dem FENSTER Menü oder geben Sie Strg + X ein. Suite 8 wird geschlossen und der Desktop erscheint. Seite 12

13 2 Verschiedenes Das Menü Verschiedenes offeriert eine Anzahl verschiedener Optionen wie zum Beispiel Tagesabschluss, Reporte, Benutzereinstellungen, Interface Funktionen, Benutzer- und Fehlerprotokolle. Klicken Sie auf die Menü- oder Symbolleiste VERSCHIEDENES, um sich die Optionen anzusehen. Diese werden in der Tabelle 1 beschrieben. Tabelle 1: Optionen Verschiedenes Option Definition Sektion Today s Activities Zeigt eine Übersicht des Hausstatus und der Aktivitäten des Tages. Benutzerprotokoll Erlaubt die Tagesabschlussprotokolle und die Allgemeinen Protokolle anzusehen. Export Mit dieser Option hat man Zugriff auf das Setup und den manuellen Programmstart der Back-Office- Funktion. Telefonkabine Mit dieser Option kann man Gespräche, die auf Telefondurchwahlen mit den Merkmalen Kabine (B) oder Haus (H) geführt wurden, aufbuchen oder ansehen. Berichte Mit dieser Option kann man Berichte ansehen, modifizieren, editieren und drucken. Today s Activities, Seite 14 Benutzerprotokoll, Seite 17 Export, Seite 19 Telefonkabine, Seite 23 Berichte, Seite 25 Seite 13

14 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Option Definition Sektion Tagesabschluss Kalenderanlässe Passwort ändern Benutzereinstellun gen Interface Funktionen Fehlerprotokoll Externe Applikationen Der Tagesabschluss beendet den Abrechnungstag des Betriebes. Während des Tagesabschluss werden alle automatischen Buchungen, die einer Reservierung oder einem Finanzkonto hinzugefügt wurden aufgebucht. Statistiken werden berechnet, alte Daten werden gelöscht und das Systemdatum wird geändert Werden dafür verwendet, einen speziellen Anlass, Feiertage oder Messen anzuzeigen Ermöglicht den Benutzern, das Passwort individuell zu ändern Diese Option erlaubt den Benutzern, Ihre Suite 8- Einstellungen individuell anzupassen Die verfügbaren Funktionen hängen von den installierten Telefon-, Video- oder Gebäudeverwaltungssystemen ab. Diese Datei beinhaltet alle Fehler, die in der Datenbank aufgezeichnet wurden. Diese Option bietet Zugriff auf externe Applikationen. Budget Um im Manager-Budgetbericht und im Umsatz-Budget die Budgetzahlen für die täglichen Statistiken einzugeben: Tagesabschluss, Seite 43 Kalenderanlässe, Seite 45 Passwort ändern, Seite 47 Benutzereinstellungen, Seite 47 Interface-Funktionen, Seite 51 Fehlerprotokoll, Seite 52 Externe Applikationen, Seite 54 Budget, Seite 54 Today s Activities Today s Activities befinden sich auf der Symbolleiste Verschiedenes. Die Today s Activities Maske wird geöffnet und zeigt den Hausstatus, inklusive der verfügbaren Zimmer, Veranstaltungsbuchungen, Anreisen und Abreisen. Seite 14

15 Verschiedenes Anmerkung: Today s Activities können beim Starten durch den Benutzer standardmässig angezeigt werden. Um dies zu ermöglichen, muss der Benutzer die Option ZEIGE TODAY S ACTIVITIES unter VERSCHIEDENES->BENUTZEREINSTELLUNGEN-> STARTUP markieren. Jedes Mal, wenn sich ein Benutzer mit dieser aktivierten Einstellung anmeldet, erscheint die Maske Today s Activities. Tabelle 2: Today s Activities Maske Hausstatus Feld Definition Zimmer zu verkaufen Die im Hotel für den Verkauf verfügbaren Zimmer: Alle gültigen Zimmer, die unter dem Zimmer-Setup eingegeben wurden. Abzüglich Out of Order und Out of Service (nur, wenn von Verfügbarkeit abziehen markiert ist ). Minimum Verfügbarkeit Die Minimum Anzahl Zimmer zu verkaufen. Zimmer zu verkaufen abzüglich - tentative und definitive Reservierungen. Maximum Verfügbarkeit Die Maximum Anzahl Zimmer zu verkaufen. Zimmer zu verkaufen abzüglich definitive Reservierungen. Seite 15

16 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Feld Anreise-/Abreise-Zimmer Gäste im Haus/belegte Zimmer Definition Anzahl der Anreise- und Abreise-Zimmer. Die Anzahl der Personen und der Zimmer im Haus. Tabelle 3: Today s Activites: Heutige Aktivitäten Feld Definition Heutige Aktivitäten Totale Zimmer Gesamtanzahl Zimmer zu verkaufen. Minimum Verfügbarkeit Zimmer zu verkaufen. - tentative Reservierungen für diesen Tag - definitive Reservierungen für diesen Tag Maximum Verfügbarkeit Zimmer zu verkaufen. - definitive Reservierungen für diesen Tag Minimum Belegung Alle Reservierungen für diesen Tag (definitive und tentative). Maximum Belegung Alle definitiven Reservierungen für diesen Tag. Out of Order Zimmer mit dem Zimmerstatus Out of Order an diesem Tag. Out of Service Zimmer mit dem Zimmerstatus Out of Service an diesem Tag. Anreisen Angereist Alle Reservierungen mit heutigem Anreisedatum, die bereits eingecheckt sind. Erwartet Alle Reservierungen mit heutigem Anreisedatum, die bisher noch nicht eingecheckt sind. Zimmer in Warteschleife (Q- Zimmer) Abreisen Abgereist Abreise erwartet Verlängerte Aufenthalte Veranstaltungsbuchung Start-/End-Zeit Buchungsname Alle Reservierungen mit heutigem Anreisedatum, die derzeit in einer Check-In-Warteschleife stehen. Dies ist für frühe Anreisen, die darauf warten, dass ein Zimmer verfügbar wird. Alle Reservierungen mit heutigem Abreisedatum, die bereits ausgecheckt sind. Alle Reservierungen mit heutigem Abreisedatum, die bisher noch nicht ausgecheckt sind. Alle Reservierungen mit heutigem Abreisedatum, die ihren Aufenthalt verlängert haben. Die Start- und Endzeit der Buchung. Der Name der Buchung. Seite 16

17 Verschiedenes Anlassname Firmenname Kontaktname Status Veranstaltungsraum Bestuhlung Der Name des Anlasses. Der Firmenname. Der Name des Kontakts. Der Status der Veranstaltung. Der verwendete Veranstaltungsraum. Die Bestuhlungsart. Benutzerprotokoll Von der Symbolmenüleisten klicken Sie auf BENUTZERPROTKOLL, um die Option allgemeines Benutzerprotokoll anzusehen. Anmerkung: Über die horizontale Menüleiste kann auf das allgemeine Benutzerprotokoll und das Tagesabschluss-Protokoll (N/A-Log) zugegeriffen werden. Allgemein Das allgemeine Benutzerprotokoll (Benutzerlog) zeigt alle Transaktionen an, die für das Speichern unter SETUP->KONFIGURATION->BENUTZER- >BENUTZERPROTOKOLL ausgewählt wurden. Die folgende Maske wird geöffnet: Die Maske wird in 2 Bereiche aufgeteilt: Der obere Bereich wird für die Eingabe von Suchkriterien verwendet Seite 17

18 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Der untere Bereich zeigt die Suchergebnisse in Rasterformat an. Tabelle 4: Dialogbox Benutzerlog Feld Definition Zulässige Werte Kriterien Typ Die Art der Transaktion. Auswählen aus der Listenbox. Zeitraum Ankreuzbox Wählen Sie aus dem Kalender, Falls markiert, kann ein der in der Listenbox erscheint, Datumsbereich eingegeben gültige Daten aus. werden. Benutzer Wählen Sie einen bestimmten Wählen Sie aus der Multioder mehrere definierte Benutzer Auswahl-Listenbox. aus. Suchergebnisse Benutzer Der Zu- und Vorname des Benutzers, entsprechend der Benutzerdefinition. Datum Typ Name / Zimmer Text Arbeitsstation Datum und Uhrzeit, zu welchen die Änderung durchgeführt wurde (Suite 8 Datum). Gibt an, wo die Änderung im Modul durchgeführt wurde. Der Zuname, Vorname und die Zimmernummer des Gastes. Der Text der Änderung. Die Arbeitsstation, von welcher aus die Änderung gemacht wurde. Seite 18

19 Verschiedenes Tagesabschluss Diese Option zeigt das Protokoll des Nachtdienstes an. Es erteilt detaillierte Informationen über das Datum und die Uhrzeit, wann der letzte Tagesabschluss gestartet wurde, den Benutzer, der den Tagesabschluss gestartet hat und die Arbeitsstation, die für den Tagesabschluss verwendet wurde. Wenn Sie ein bestimmtes Datum auswählen, zeigt der untere Bereich all die Fragen, mit denen der Benutzer während des Tagesabschlusses konfrontiert wurde und dessen Eingaben. Export Diese Option gestattet den Zugriff auf das Setup und den manuellen Programmlauf der Back-Office-Funktion. Der Back-Office-Export kann ebenso im Tagesabschlussprogramm implementiert und dann automatisch gestartet werden. Die Datenaufbereitung ist mit SQl Views aufbereitet und die Exportfunktion liest diese Ansichten mit der Anweisung auswählen. Zusätzliche Informationen werden in einem Exportprotokoll gespeichert, die auf den selben Pfad, wie die Export- Datei, exportiert werden kann. Um in Ihrem Betrieb das Back-Office-System zu installieren und zu konfigurieren, kontaktieren Sie bitte Ihr lokales Support Office. Wenn Sie den manuellen Export entweder über die Symbolleiste Verschiedenes oder dem Auswahlmenü auswählen, wird die folgende Maske geöffnet: Seite 19

20 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass dies ein Maskenausschnitt zu Demonstrationszwecken ist. In einem aktiven Betrieb gibt es nur die Definition des installierten Back-Office-Systems. Die Maske ist in 2 Bereiche aufgeteilt: Der obere Maskenbereich ist die Definition der Export-Funktion Der untere Maskenbereich erteilt Informationen über den letzten Programmlauf des ausgewählten Back-Office-Exports. Tabelle 5: Dialogbox Export Definition Feld Definition Zulässige Werte Name Der Name des Back-Office- Bis zu 30 Buchstaben. Exports. Automatisch Wenn hier ein Haken gesetzt ist, wird der Export automatisch während des Tagesabschlusses gestartet. Markiert: Automatisch Leer: Manuell Seite 20

21 Verschiedenes Feld Definition Zulässige Werte Dateiname Hinzufügen Der Pfad und der Dateiname des Exports. Wenn der Export mit Hinzufügen markiert wurde, dann wird das von diesem Feld mit einem x angezeigt. Wann Definiert, wann der Export ausgeführt wird. Der Pfad und der Dateiname, zum Beispiel: J:\FILOSOF\TRANSFER\RV{H oteldatum}.001[yymmdd] Markiert: Hinzufügen Leer: NEIN Wählen Sie aus der verfügbaren Listenbox: Täglich Letzter Tag des Monats Tabelle 6: Dialogbox Export Informationen Arbeitsstation Feld Definition Zulässige Werte PC Zeit Das Datum und die Uhrzeit der Arbeitsstation, auf welcher der letzte Export lief. Datum / Uhrzeit Benutzer Der Benutzer, der das Exportprogramm startete. Arbeitsstation Automatisch Der Name der Arbeitsstation, auf welcher der letzte Export lief. Wenn der Export während des Tagesabschlusses gestartet wurde, wird dies mit eine x angegeben. Fidelio Datum Das Datum von Suite 8. Benutzername Um den Back-Office-Export manuell laufen zu lassen, wählen Sie den Exportnamen und klicken auf das Feld MARKIERTE AUSFÜHREN. Um einen neuen Export einzugeben, klicken Sie auf NEU. Um den Export zu bearbeiten, klicken Sie auf BEARBEITEN. Wenn Sie NEU oder BEARBEITEN auswählen, wird die folgende Maske geöffnet: Seite 21

22 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass das Aufsetzen von neuen oder das Ändern von bestehenden Export-Funktionen nur erfahrenen Benutzern empfohlen wird und Kenntnis über SQL und die Suite 8 Datenbank-Struktur erfordert. Tabelle 7: Dialogbox Backoffice Neu und Edit Feld Definition Zulässige Werte Beschreibung Der Name des Datenexports. Seite 22

23 Verschiedenes Feld Definition Zulässige Werte Dateiname Optionen Automatisch Hinzufügen Wann Kopfzeile SQL Daten SQL Fußzeile SQL Telefonkabine Der Pfad und der Dateiname für diese Datei. Definiert, ob der Export während des Tagesabschlusses automatisch gestartet werden sollte. Definiert, ob die Daten einer bestehenden Datei angehängt werden sollten. Definiert, wann der Datenexport laufen sollte. Definiert den Bereich Kopfzeile der zu exportierenden Datei. Definiert den Bereich Daten der zu exportierenden Datei. Definiert den Bereich Fußzeile der zu exportierenden Datei. Dies ist der Pfad von welchem das Back-Office die Dateien lesen wird. Markiert: Automatisch Leer: Manuell Markiert: JA Leer: NEIN Wählen Sie aus der Listenbox: Täglich Letzter Tag des Monats Frei formatierter Text. Frei formatierter Text. Frei formatierter Text. Mit dieser Option kann man Gespräche, die auf Telefondurchwahlen mit den Merkmalen Kabine (B) oder Haus (H) geführt wurden, aufbuchen oder ansehen. Man kann darauf sowohl über das Auswahlmenü Kasse zugreifen als auch über das Auswahlmenü Verschiedenes unter den Interface-Funktionen. Um diese Maske zu öffnen, benötigen Sie eine gültige Kassier-Nummer. Geben Sie Ihre Kassier- Nummer und das Passwort ein und ergänzen die Suchkriterien. Klicken Sie auf AKTUALISIEREN, um die Suche zu aktivieren. Die folgende Dialogmaske wird geöffnet: Seite 23

24 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Die Maske ist in 3 Bereiche aufgeteilt: Der Filter-Bereich um die Suchkriterien einzugeben. Der Raster-Bereich um die Suchergebnisse im Raster-Format anzuzeigen. Die Felder auf der rechten Seite für ZIMMERBUCHUNG des Gesprächs, dieses zu ZAHLEN oder die Maske mit den eingegebenen Suchkriterien zu AKTUALISIEREN. Tabelle 8: Feld Durchwahl Ankreuzbox Datum Datum Dialogmaske Telefonkabine (Filter) Definition Wenn die Durchwahl-Nummer bekannt ist, geben Sie sie in diesem Filter ein. Markieren Sie die Ankreuzbox Datum, um den Datumsfilter zu aktivieren. Wählen Sie aus dem Kalender jenes Datum aus, dessen Telefongespräche Sie gerne ansehen möchten. Seite 24

25 Verschiedenes Falls keine Filter eingegeben wurden und auf das Feld AKTUALISIEREN geklickt wurde, werden alle vergangenen Gespräche angezeigt. Die Gespräche werden im System für die Anzahl an Tagen gespeichert, die in der Konfiguration des Interface-Programms definiert wurde. Tabelle 9: Raster-Anzeige Telefonkabine Feld Definition Durchwahl Datum gewählte Nummer Dauer Betrag Einheit Die Durchwahlnummer des Haus- oder Kabinentelefons. Dies entspricht der Zimmernummer. Falls dieser Durchwahl keine Zimmernummer zugeteilt wurde, wird die Durchwahlnummer angezeigt. Das Datum, an welchem das Telefongespräch geführt wurde. Die von dieser Durchwahl gewählte Nummer. Die Dauer des Gesprächs. Format ist HH:MM:SS. Die Gesamtgebühr dieses Gesprächs. (Anzahl der Einheiten multipliziert mit dem konfigurierten Einheitspreis oder die Gesamtgebühr, wie sie vom PBX-System empfangen wurde - abhängig vom PBX-Systems.). Die Anzahl der verwendeten Einheiten - abhängig vom PBX-Systems. Um das Gespräch aus einer Telefonkabine aufzubuchen Wenn ein Gast ein Gespräch aus einer Telefonkabine führte und dieses auf ein Zimmer oder Finanzkonto buchen möchte, wählen Sie die entsprechende Durchwahl aus und klicken auf das Feld ZIMMERBUCHUNG. Dies öffnet die Maske Rechnungssuche, in welcher Sie nach der Reservierung oder dem Finanzkonto suchen können. Wählen Sie die Reservierung oder das Finanzkonto aus, um das Telefongespräch zu verrechnen. Dem Interface wird eine Benachrichtigung gesandt, die Gebühren auf das Zimmer oder Konto zu leiten. Wenn ein Gast, der nicht im Hotel nächtigt ein Gespräch führte, wählen Sie die Durchwahl aus und klicken auf das Feld ZAHLEN, woraufhin die Maske Karteisuche geöffnet wird. Sie müssen zuerst eine Kartei auswählen. Im Hintergrund wird ein Finanzkonto eingecheckt, um die Gebühren aufzubuchen. Dem Interface wird eine Benachrichtigung gesandt. Berichte Mit dieser Option kann man Berichte ansehen, modifizieren, bearbeiten und drucken. Suite 8-Berichte wurden mit Crystal Reports geschrieben. Zahlreiche Standardberichte sind in der Suite 8-Installation inkludiert. Dennoch ist es mit der Kenntis über Crystal Reports und der Suite 8-Tabellenstruktur möglich, bestehende Berichte entsprechend der Bedürfnisse des Betriebes zu bearbeiten oder/und neue Berichte zu implementieren. Die Maske Berichtauswahl ist in 2 verschiedene Bereiche aufgeteilt: Seite 25

26 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Die Baumstruktur Benutzerdefinierbare Sektionen und Gruppierung der Berichte Die Suchoption Abfragen eines Berichtnamens innerhalb der Sektion. Berichte - Baumstruktur Um das Auffinden von verschiedenen Berichten leichter zu gestalten, bedient man sich einer Baumstruktur, um die Berichte in Sektionen und Untersektionen zu gruppieren. Die Baumstruktur der Sektionen und Untersektionen, ebenso die Auswahl des Berichts in diesen Sektionen, ist benutzerdefinierbar. Die folgende Maske dient nur als Beispiel, wie eine Baumstruktur mit verschiedenen Sektionen aussehen könnte: Wählen Sie eine Sektion oder Untersektion aus und klicken auf die rechte Maustaste, um die ausgewählte Sektion oder Untersektion hinzuzufzügen, zu bearbeiten oder zu löschen. Die Optionen Hinzufügen und Bearbeiten eröffnen die folgende Maske: Seite 26

27 Verschiedenes Tabelle 10: Dialogbox Sektionen / Untersektionen Feld Definition Gültige Werte Code Die Kurzbeschreibung der Sektion. Beschreibung Die Beschreibung der Sektion oder Untersektion. Bis zu 3 alphanumerische Werte. Bis zu 30 alphanumerische Werte. Seite 27

28 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Feld Definition Gültige Werte Sektion Rolle Source Typ Druckauftrag Die Rolle der Sektion definiert, wo der Ausdruck im Modul möglich ist. Folgende Auswahlmöglichkeiten sind verfügbar: Berichte Bestätigungsbrief Rechnungs-Layout Nachrichtendruck Stapelbericht Veranstaltungsbestätigung Meldeschein Währungswechsel AR-Aufstellungen und Mahnungen Auslagen Aktivitäten Erhalt von Anzahlungen Gruppenbestätigungsbriefe Spezielle Berichte Der Typ - folgende Auswahlmöglichkeiten sind verfügbar Crystal Reports Text-Formatvorlage Definiert den Druckauftrag und die konfigurierten Drucker für den Bereich: Gastrechnungen Listen und Berichte Tagesabschluss Mailings Meldescheine Bestätigungsbriefe Kassenberichte Passantenabrechnungen Wählen Sie aus der Listenbox. Mehrere Berichte werden in einem Stapel gedruckt. Wählen Sie aus der Listenbox. Wählen Sie aus der Listenbox. Klicken Sie auf das Feld SPEICHERN, um die Änderungen zu speichern. Seite 28

29 Verschiedenes Klicken Sie auf ABBRUCH, um abzubrechen und zur Maske Berichtauswahl zurückzukehren. Berichte Suchoption Mit Hilfe der Suchoption können die Benutzer einen bestimmten Bericht innerhalb der Sektion finden. Geben Sie den Namen oder Namensteil des Berichts ein und klicken auf das Feld SUCHE, um die Suche innerhalb der ausgewählten Sektion zu aktivieren. Bericht-Setup Neu Klicken Sie auf das Feld Neu, um einer Sektion einen neuen Bericht hinzuzufügen. Die folgende Maske wird geöffnet: Die Maske besteht aus 2 Seiten, jede einzelne durch eine Kartei dargestellt: Seite 29

30 Suite 8 Handbuch Verschiedenes Bericht allgemeine Berichtinformationen Berichtdatei Informationen über den Parameter und die Speicherstelle der Crystal Report-Datei. Als Vorgabe öffnet sich die Kartei Berichte mit den Berichtinformationen: Tabelle 11: Dialogmaske Bericht Edit und Neu Kartei Berichte Feld Definition Berichtinformationen Beschreibung Die Beschreibung des Berichts. Dieser Name wird in der Maske Berichtsuche erscheinen. Berichtname Der Name der Berichtdatei. Dies ist der Crystal Report-Dateiname, wie er im Suite 8- Datenbankverzeichnis gespeichert wurde. Geben Sie einen Namen ein und klicken auf das Feld SUCHE, um die Suche zu aktivieren. Anzahl Kopien Definiert die Anzahl der Kopien, die im ersten Druckerfach gedruckt werden sollten. Anzahl Kopien auf 2. Drucker Definiert die Anzahl der Kopien, die im zweiten Druckerfach gedruckt werden sollten. Export beim N/A Definiert, ob der Bericht während des Tagesabschlusses zu dem unter SETUP- >KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN- >TAGESABSCHLUSS->BERICHTEPFAD spezifizierten Pfad exportiert werden sollte. Sprachauswahl Sprache Berichtinformationen Parameter Parametername Definiert, ob die Sprache beim Aktivieren des Berichts ausgewählt werden kann. Wenn die Sprachauswahl deaktiviert wurde, muss für den Bericht eine Sprache definiert werden. Sie kann aus der Listenbox ausgewählt werden. Die Sprachen können unter SETUP->KONFIGURATION- >KUNDENVERWALTUNG->SPRACHEN definiert werden. Parameterfelder sind spezielle Felder, die den Benutzer auffordern, einen bestimmten Wert einzugeben. Diese Parameter werden von Crystal Reports ausgewertet. Parameter-Wert Der Parameter-Wert ist der Wert aus einem speziellen Datenbank-(Verzeichnis)Feld, das verwendet werden sollte. Seite 30

31 Verschiedenes Feld Standard-Wert Unsichtbar Definition Standardwerte können gesetzt werden, um ein Parameter-Feld mit einem vorgegebenen Wert auszufüllen. Zum Beispiel: der Parameter Sysdat sollte ein bestimmtes Datum des Suite 8-Systems erwidern, wenn der Standardwert auf Heute gesetzt wurde. Der Bericht wird das heutige Datum verwenden, um Informationen für den Bericht zurückzuholen. Gibt an, ob der Standardwert - wenn der Bericht ausgeführt wird - angezeigt werden sollte oder nicht. Wählen Sie die Kartei Berichtdatei aus, um das Setup der Berichtdatei anzusehen. Die folgende Maske wird geöffnet: Tabelle 12: Feld Beschreibung Dateiname Relativer Pfad (Unterverzeichnis) Berichtparameter-Name Datenbankfeld Dialogmaske Bericht Edit und Neu Kartei Berichtdatei Definition Der Dateiname von Crystal Report, wie er in der Kartei Bericht unter Berichtname erscheinen wird. Der Dateiname von Crystal Report, wie er in dem Verzeichnis gespeichert wird. Das Unterverzeichnis, in welchem die Berichtdatei im Netzwerk oder auf einem lokalen Pfad gespeichert wird. Das Hauptverzeichnis für die Berichte wird unter der Option Berichtdateien definiert. Der Name des Berichtparameters, wie er in Crystal Report definiert wurde. Die Reihenfolge kann mit Hilfe der roten Aufwärts- und Abwärts-Pfeile individuell angepasst werden. Der Name des Feldes im Verzeichnis. Seite 31

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