Handbuch ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation Aufgaben annehmen und zuweisen

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3 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation - Aufgaben annehmen und zuweisen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG AUFGABEN ANNEHMEN AUFGABEN ZUWEISEN ZUSAMMENFASSUNG... 15

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5 Aufgaben annehmen und zuweisen 1 Einleitung In dieser Lerneinheit beschäftigen Sie sich damit, wie Sie Ihnen in Outlook zugeordnete Aufgaben akzeptieren bzw. weiter delegieren können. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 2 Aufgaben annehmen Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, nicht nur s zu verschicken, sondern auch Aufgaben. Das ist eine komfortable Angelegenheit, wenn Sie zum Beispiel in einer Firma an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Hinweis: Beachten Sie, dass Sie Aufgaben nur dann verschicken können, wenn auch der Empfänger das Programm Microsoft Outlook verwendet. Wenn dieser ein anderes Programm benutzt, funktioniert es nicht mehr. Das Versenden von Aufgaben findet häufig in Firmen-Netzwerken statt, da dort in der Regel ein einheitliches Programm verwendet wird. Ihnen wurde eine Aufgabenanfrage per geschickt. Die Nachricht liegt an oberster Stelle in Ihrem Posteingang und ist noch nicht geöffnet. 2

7 Aufgaben annehmen und zuweisen > Um sich die in der Vorschau anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte einfach auf den entsprechenden Eintrag in Ihrem Posteingang. Im Vorschaufenster sehen Sie, dass Sie für die Aufgabenerledigung noch drei Tage Zeit haben. Darüber hinaus ist zu erkennen, wann und von wem Sie die Aufgabe übertragen bekommen haben. Da die Vorbereitung der Messe in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt, übernehmen Sie bitte im ersten Bearbeitungsschritt die Aufgabe. Hinweis: Sie können generell Aufgaben zusagen oder ablehnen. Die entsprechenden Schaltflächen stehen Ihnen an oberster Stelle des Vorschaufensters zur Verfügung. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Aufgabe anzunehmen. Beim Übernehmen von Aufgaben verschiebt Outlook die Aufgabe automatisch in den Ordner Aufgaben und fragt Sie, ob Sie die entsprechende Benachrichtigung sofort senden möchten. Um beispielsweise noch einen Hinweis hinzuzufügen steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung die Nachricht vor dem Senden noch zu bearbeiten. Hinweis: Wenn Sie die Antwort vor dem Senden noch bearbeiten möchten, wählen Sie das entsprechende Optionsfeld aus. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Abfrage zu bestätigen. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Die Vorbereitungen für die Messe sind allerdings schon abgeschlossen, so dass Sie die e- ben übernommene Aufgabe auch gleich als erledigt markieren können. > Um in die Aufgaben-Ansicht zu wechseln, klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche. 4

9 Aufgaben annehmen und zuweisen Die akzeptierte Aufgabe wurde tatsächlich in Ihre Liste der Aufgaben verschoben. Alle Ergänzungen oder Veränderungen können Sie im Aufgabenformular vornehmen. > Die Aufgabe wurde in den Aufgabenplaner verschoben. Führen Sie einen Doppelklick auf aus. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Schon wird das Aufgabenformular eingeblendet. Hier werden Ihnen die Details zum zeitlichen Rahmen und zur systematischen Verwaltung der Aufgabe angezeigt. Laut Formular wurde die Aufgabe noch nicht begonnen. > Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld für die prozentuale Angabe der Erledigung, um diese in 25%-Schritten zu erhöhen. Sobald Sie eine Prozentangabe festlegen, wechselt der Status der Aufgabe zu In Bearbeitung. > Um die Aufgabe als vollständig erledigt zu markieren klicken sie noch 3 Mal auf die Schaltfläche. 6

11 Aufgaben annehmen und zuweisen > Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Automatisch erscheint der Betreff ausgegraut und durchgestrichen. Auch das Häkchen im Kontrollkästchen weist darauf hin, dass die Aufgabe für die Vorbereitungen zur Buchmesse erledigt ist. 8

13 Aufgaben annehmen und zuweisen 3 Aufgaben zuweisen Im nächsten Bearbeitungsschritt sind Sie an der Reihe, eine Aufgabe anzulegen und zuzuweisen. Lernen Sie dabei auch gleich eine neue Ansicht kennen: die Liste mit Details. > Klicken Sie dazu auf den Auswahlknopf. In dieser Liste werden Ihnen zusätzlich die wichtigsten Felder angeboten, die Sie bereits aus der Formularansicht kennen. So wird neben dem Betreff nun auch der Status und die Fälligkeit angezeigt, sowie zu welchem Anteil die Aufgabe bereits erledigt wurde. Zum schnelleren Auffinden kann darüber hinaus eine Aufgabe auch einer oder mehrerer Kategorien zugeordnet sein. Beginnen Sie nun, einen Kollegen zu bitten, dass er Angebote von Messebauern einholt. Hinweis: Im Originalsystem kann alternativ auch mit einem einfachen Klick eine Aufgabe direkt in der Liste angelegt werden. Das heißt es wird kein separates Dialogfenster geöffnet, sondern alle gewünschten Eingaben in der Listenansicht eingegeben. > Führen Sie zum Erstellen einer Aufgabe einen Doppelklick auf aus. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Es öffnet sich das Aufgabenformular. Es bietet sich an, kurz und prägnant Ihr Anliegen in der Betreffzeile zusammenzufassen. > Geben Sie im Feld Betreff eine Überschrift für die Aufgabe ein. 10

15 Aufgaben annehmen und zuweisen > Aktivieren Sie das Feld Notizen: und geben Sie hier ggfs. weitere Informationen zu der Aufgabe ein. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Aufgabe zu delegieren. Nun müssen Sie nur noch die - Adresse des Empfängers einsetzen. Sie können diese natürlich per Hand eintippen. Schneller geht es jedoch über das Adressbuch. > Öffnen Sie das Adressbuch indem Sie auf die Schaltfläche klicken. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Wählen Sie den gewünschten Namen aus der Adressbuchliste als Aufgabenempfänger aus. > Übernehmen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche. 12

17 Aufgaben annehmen und zuweisen Sie haben die Aufgabe erstellt, einen Betreff eingegeben und könnten auch bestimmte Eigenschaften der Aufgabe definieren, wie die Fälligkeit oder die Priorität. Ferner können Sie festlegen, ob eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrem Aufgaben-Ordner gespeichert werden soll und ob ein Statusbericht an Sie gesendet wird, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist. > Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche, um die Aufgabenanfrage dem Empfänger zukommen zu lassen. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Schon erscheint die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste und die Aufgabe ist Herrn Schmidt als Anfrage zugegangen. Er hat nun wiederum die Möglichkeit die Aufgabe zu übernehmen oder sie abzulehnen. Als Ersteller der Aufgabe erhalten Sie dann in beiden Fällen eine entsprechende Nachricht. Sie haben das Ende der Lerneinheit erreicht. Vergegenwärtigen Sie sich die Inhalte noch einmal in der Zusammenfassung. 14

19 Aufgaben annehmen und zuweisen 4 Zusammenfassung Aufgaben übernehmen Wenn Sie eine erhalten, die Ihnen eine Aufgabe zuweist, können Sie entscheiden, ob Sie diese übernehmen wollen. Sie klicken dann auf die Schaltfläche. Lehnen Sie die Aufgabe ab, so aktivieren Sie die Schaltfläche. Wenn Sie die Aufgabe übernehmen, weist das gleichnamige Dialogfenster Sie daraufhin, dass die Aufgabe in den gleichnamigen Ordner verschoben wird. Sie können Ihre Antwort sofort versenden oder vor dem Senden noch bearbeiten. Um die Aufgabe als erledigt zu markieren, rufen Sie sie im Aufgabenplaner per Doppelklick auf und setzen die Prozentzahl auf 100. Anschließend speichern Sie diese Einstellung. In der einfachen Liste erscheint der Betreff ausgegraut und durchgestrichen. Auch das Häkchen im Kontrollkästchen weist darauf hin, dass die Aufgaben erledigt sind. Aufgaben zuweisen Wenn Sie eine Aufgabe delegieren wollen, erstellen Sie zunächst die Aufgabe. Sie können das Aufgabenformular per Doppelklick in das dafür vorgesehene Feld im Aufgabenplaner aufrufen. Füllen Sie das Aufgabenformular aus und ordnen Sie anschließend den entsprechenden Kollegen für die Aufgabe zu. Über das Adressbuch suchen Sie die -Adresse des Empfängers aus und senden die Nachricht. 15

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