Optische Archivierung der Kundenpost

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1 Optische Archivierung der Kundenpost GASAG Berliner Gaswerke Aktiengesellschaft Abt. Vertriebscontrolling Reichpietschufer Berlin

2 Agenda 1. Postweg von der Idee zum Projektplan 2. Optische Archivierung -Datenweg- 3. Postbuch im Portal - Status im Portal / Umhängen- 4. Postkontrollbuch 5. Absprung in Vorgang bzw. Geschäftspartner 6. CRM Kundenakte mit forcont factory 7. Weiterleitung von Dokumenten an andere Archive 8. Scanarbeitsplatz Referent: Fredy Rahles

3 Postweg Idee Posteingang GASAG Scandienstleister Systemdienstleister Mitarbeiter Back-Office Großkunden Zuständiges Team / Innendienst Großkunden Zuständiges Team / Innendienst Privatkunden

4 Projektplan (Auszug) Projektplan Projekt vom bis

5 Optische Archivierung -Datenweg- Scandienstleister VPN Übergabe- Verzeichnis IXOS-eCONserver GASAG - CRM IXOS-eCONserver NBB Scannen Barcodeerkennung SAP CRM Eingeplanter Archiv-Job Document Pipeline Barcoderückmeldung Ablage Document Pipeline SAP SD Ablage Anwender Vertrieb Bearbeiterfindung Eintrag in Postkontrollbuch Bereitstellung Posteingang SAP Portal Seite Post mit Liste Postbuch forcont factory SAP Portal Versorgungs auftrag weiterleiten forcont factory Bauakte Anlegen des SD Auftrages Übergabe Dokumente an NBB Postkontrollbuch Kundenakte Bauakte Senden GASAG Freigeben NBB Referent: Fredy Rahles

6 Eingangspostverlauf Poststelle GASAG Poststelle GASAG Fachbereich Fachbereich Fachbereich Fachbereich Information ins CRM zum Mitarbeiter ins Postbuch R/3 R/3 System System R/3 Scandienstleister Scandienstleister Scannen IXOS-ARCHIVE IXOS-ARCHIVE Archive Server Archive Server Dokumente verbleiben beim Scandienstleister Nicht kundenbezogene Schreiben Kundenbezogene Schreiben Kundenbezogene Schreiben mit Barcode Referent: Fredy Rahles

7 Status im Portal Symbol Tiptext Info Neu Das neu eingegangene Dokument ist noch nicht bearbeitet worden. Zurück an Backoffice In Bearbeitung Backoffice fertig Erledigt Der Verkäufer sieht noch Handlungsbedarf für das Backoffice und gibt den Vorgang zurück zur Bearbeitung. Das Dokument befindet sich in Bearbeitung durch das Backoffice oder das Vertriebsteam. Die Bearbeitung durch das Backoffice ist abgeschlossen. Der Verkäufer kennzeichnet, dass keine weiteren Aktivitäten zum Dokument erfolgen müssen.

8 IXOS-eCON Desktop Funktionen Seitenübersicht Kopie / Link als Mail versenden Drehen Anzeige vergrößern/verkleinern Notizen nicht änderbar mit Zeitstempel Annotationen eigene änderbar diverse Werkzeuge (Marker, Pfeile, Haken, Text, Audio, eingebettete Objekte,...)

9 CRM Kundenakte mit forcont factory -GP- XXXXXXXXX

10 CRM Kundenakte mit forcont factory -VO- XXXXXXXXX

11 CRM Kundenakte mit forcont factory -VO-

12 Weiterleitung von Dokumenten an andere Archive (NBB) SAP CRM 1. forcont factory SAP NBB Angebot / Auftrag Angebot / Auftrag SD-Auftrag Übertragungs- u. Protokolltabelle Dokument 1 Dokument 2 3b. Dokumentinfo 1 Dokumentinfo 2 R F C Dokument 3 Freigabe GASAG 2. R F C Log.Archiv Vertrieb 3a. Filesystem NBB 1. Der User setzt den Status "Auftrag an Bau" und ruft danach per Button die factory-kundenakte auf. Die Versorgungsauftrags-Nr. wird in die Selektionsmaske eingetragen. 2. Der Mitarbeiter markiert die an die NBB zu übertragenden Dokumente und bestätigt das Übertragen per Knopfdruck. Der Status "Bauakte übertragen" wird im CRM automatisch gesetzt. Es wird im CRM für jedes selektierte Dokument ein Sendeprotokollsatz angelegt. 3. Die Dokumente werden satzweise aus dem CRM-Archiv per RFC an das SAP-system der NBB übergeben (3a). Dort werden die Dokumente zum SD- Auftrag zugeordnet. (3b.) Nach Annahme der Bauakte bei der NBB wird der Status " Bauakte angenommen" im CRM gesetzt.

13 CRM Kundenakte mit forcont factory Übergabe NBB

14 CRM Kundenakte mit forcont factory -NBB-

15 Scanarbeitsplatz

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