BACK OFFICE Software zum Staunen

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1 BACK OFFICE Software zum Staunen Die ASP INTOS ist eine Software-Generation, die auf einer relationalen Datenbank basiert und mit verschiedenen Betriebssystemen, auf vielen Computern und auch in Netzwerken eingesetzt werden kann (siehe separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts). Die ASP MAGIC Lösung für das Back Office wurde im 1995 durch die ASP Software-Ingenieure entwickelt und 2004 durch ASP INTOS abgelöst und erfüllt sämtliche in der Schweiz üblichen Anforderungen von Personal- und Arbeitsvermittlungsbetrieben an eine integrierte Branchenlösung. Jedes Temporärunternehmen hat bezüglich Fakturierung eigene Bedürfnisse, eigene Probleme. Diese Tatsache wurde bei der Entwicklung der Lösung berücksichtigt. Die grosse Flexibilität dieses Programmpakets erlaubt eine Anpassung an die bestehende Organisation des Unternehmens. ASP Informatik AG, Sonneggweg 10, 3066 Stettlen,

2 HAUPTMERKMALE - Verknüpfung mit den ASP INTOS Paketen LOHN, DEBI und FIBU möglich, jedoch nicht Bedingung. - Frei wählbare Kundenstammaufnahme mit Kundennummer (7-stellig alphanumerisch oder 7-stellig numerisch vom Programm automatisch vergeben) oder mit Kundennamen. - Das Stornieren von Rechnungen ist jederzeit möglich und wird aus revisionstechnischen Gründen mit automatischen Gutschriften erledigt. - Alle Dienstleistungen und Spesen können mit FIBU-Konten versehen werden. In der Fakturierungsverbuchung werden dann FIBU-Buchungen erzeugt, die direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können, sofern die ASP INTOS FIBU ebenfalls installiert ist. - Die Kundenaufträge können jederzeit abgefragt und mutiert werden. Die Darstellung der Aufträge kann mit der Funktion "Seitenansicht" am Bildschirm überprüft werden. - Die wichtigsten Statistiken sind: Statistik nach Kunde/Mitarbeiter, Statistik nach Kunde/Tarif, Statistik nach Mitarbeiter/Kunde, Statistik je Code (Verkäufer, Kundenkategorie usw.), Margenstatistik - Standardtexte ab "Textkonserven" verfügbar für Unsere Referenz, Kopfzeilen, Schlusszeilen, Zahlungskonditionen usw. - Frei wählbare Tarifstammaufnahme pro Mitarbeiter/Kunde - Das Programmpaket eignet sich auch sehr gut für Dienstleistungsbetriebe: - Erfassen und Fakturieren von Arbeitsstunden und übrigen Dienstleistungen ab Rapportblättern - Kostenstellenabrechnung - Nachkalkulation - In der Rapporterfassung können bis zu dreizehn Rapportpositionen angezeigt werden. - Eingeben von Kostenstellen möglich (Kostenstellenrechnungen als Option erhältlich). - Schutz vor vertraulichen Daten vor unberechtigtem Zugriff durch Passwort- Kontrolle. - Einmalige Datenerfassung im Dialog am Bildschirm ab Arbeitsrapport (wöchentlich) - Automatische Fakturierung (wahlweise wöchentlich, vierzehntäglich oder monatlich) mit oder ohne VESR. - Umfassendes Personalstammblatt für jeden Mitarbeiter mit allen wichtigen Personal- und Lohnstammdaten.

3 - Aussagefähige, übersichtliche Lohnabrechnungen pro Mitarbeiter, Sprachen frei wählbar, gleichzeitiges Nachführen und Ausweisen zusätzlicher Informationen pro Mitarbeiter wie Ferienkonto, Darlehenskonto usw. - Gleichzeitige Verarbeitung von mehreren Firmen mit getrennter Abrechnung - Bereitstellung der erforderlichen Daten für die Finanzbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Lohn und Gehalt, z.b. automatische Lohnabrechnung, automatische Verbuchung der Faktura in die OP-Datei. KONZEPT P E R S O N A L L O E S U N G RAPPORTERFASSUNG FAKTURIERUNG (mit / ohne VESR) LOHNABRECHNUNG (mit / ohne Check) DEBITORENBUCHHALTUNG Mahnungen Zahlungserfassung VESR-Diskette einlesen Kontoblätter Ausstandsliste LOHN Bankvergütungsauftrag/DTA Lohnausweis SUVA, AHV, ALV usw. Quellensteuer Lohnblätter FINANZBUCHHALTUNG Verbuchung der Hilfsbuchhaltungen Erfolgsrechnungen Bilanzen Kontoblätter Journale

4 PAKETBESCHREIBUNG RAPPORTERFASSUNG Die Rapporterfassung ist unterteilt in drei Blöcke: Kopf, Tarifpositionen, Schlussblock. Im Kopfblock werden zuerst die Buchungsperiode, die Rapportwoche und der Betrieb gewählt. Anschliessend wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter durch Eingabe des Namens oder der Personalnummer aus. Das Vorhandensein des Mitarbeiters im Personalstamm wird sofort geprüft. Beim Nichtfinden kann der Mitarbeiter gesucht (Vorwärts- /Rückwartsblättern) oder, ohne die Rapporterfassung zu verlassen, sofort aufgenommen werden. Dasselbe gilt nach Eingabe der Kundennummer oder des Kundennamens. Anschliessend werden die Rapportpositionen eingegeben. Zuerst wird die Tarifnummer eingegeben. Das Vorhandensein des Tarifs im Stamm wird sofort überprüft. Beim Nichtfinden kann der Tarif gesucht (Vorwärts-/Rückwärtsblättern) oder, ohne die Rapporterfassung zu verlassen, sofort aufgenommen werden. Dann werden das Rapportdatum und die Anzahl eingegeben. Der interne und externe Ansatz werden ab Tarifstamm angezeigt und können überschrieben werden. Im Schlussblock können folgende Eingaben gemacht werden: Verkäufer, Status Mitarbeiter (neuer Einsatz, bestehender Einsatz, Ende des Einsatzes), Datum Einsatzbeginn, Datum Einsatzende, Arbeitsgattung, Zufriedenheitscode, Status Kunde (neuer Kunde, bestehender Kunde), Sammelrechnung, Texte für Rechnung. TARIFSTAMM Zur Unterstützung kann der Tarifstamm am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- /Rückwärtsblättern) und ein Tarif bequem als Prototyp für einen neuen Tarif genommen werden. Pro Person und Kunde kann ein Tarif mit folgenden Angaben definiert werden: Tarifbezeichnung, Berücksichtigung für den LOHN und/oder die FAKTURIERUNG, interner Ansatz, Fakturatexte, Erlöskonto, Kostenstelle. Der Tarifstamm kann auch jederzeit auf Bildschirm oder Papier ausgegeben werden, wobei gewählt werden kann, ob für den täglichen Bedarf nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammdaten ausgegeben werden sollen.

5 KUNDENSTAMM Zur Unterstützung kann der Kundenstamm am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- / Rückwärtsblättern) und ein Kunde bequem als Prototyp für einen neuen Kunden genommen werden. Bei der Installation der ASP INTOS PELO kann definiert werden, ob eine automatische Kundennummerierung erfolgen soll oder ob der Benutzer die Kundennummer selber vergeben will. Zusätzlich kann mit dem Kundennamen eingestiegen und geblättert werden. Nebst den üblichen Kundenangaben wie Adresse, Telefon, Zahlungskonditionen, MWST-Code, können auch Angaben wie Rabattsystem, Provisionierungssystem usw. eingegeben werden. Der Kundenstamm kann jederzeit gedruckt werden, wobei gewählt werden kann, ob für den täglichen Bedarf nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammangaben gedruckt werden sollen. AUSWERTUNGEN Für sämtliche Auswertungen stehen umfangreiche Sortier- und Selektionsmöglich-keiten zur Verfügung: Tarifnummer, Tarifbezeichnung, Tarifgruppe, Kundennummer, Kundenname, Auftragsnummer, usw. Die wichtigsten Auswertungen und Ausdrucke sind: Tariflisten, Kundenadressliste, Statistik Kunde/Person, Statistik Person/Kunde, Statistik je Code (Verkäufer, Kundenkategorie usw.), Margenstatistik, Fakturajournal, Kontierungsjournal, MWST-Journal. DATEN-EXPORT Mit dieser Funktion können Sie beliebige Daten aus Ihrer Datenbank extrahieren (exportieren) und diese Daten weiterverarbeiten (z.b. mit dbase, WORD für WINDOWS, EXCEL, Editor usw.). Sie erhalten hierfür alle notwendigen Datensatzeinteilungen. Die Eingabewerte können in einer Datei gespeichert werden. Pro Datenbank können beliebig viele Dateien ausgelagert werden. Anwendungsbeispiele: - Verkaufs- und Provisionsstatistik - Graphiken - Serienbriefe - usw.

6 DATEN-IMPORT Mit dieser neuen Option können Sie aus einer beliebigen Applikation (z.b. EXCEL, Editor, F & A usw.) Daten in Ihre Datenbank einlesen (importieren). Achtung: Diese Daten müssen die ASP INTOS Konventionen erfüllen! Anwendungsbeispiele: - Einlesen neuer Preise in den Tarifstamm - Uebernehmen Umsatzstatistiken der Vorjahre - usw. TECHNISCHE DATEN (siehe auch separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts) Kundennummer 7 Stellen numerisch (automatisch vom System vergeben) oder 7 Stellen alphanumerisch (vom Benutzer vergeben) Adressblock 6 Adresszeilen zu je 30 Stellen Personalnummer 7 Stellen alphanumerisch (Länge frei wählbar) Tarifnummer 3 Stellen alphanumerisch Tarifbezeichnung 27 Stellen Textkonserve 2 Zeilen zu je 50 Stellen Textabkürzung 3 Stellen alphanumerisch Auftragsnummer 10 Stellen numerisch (automatisch vom System vergeben) Kostenstelle 15 Stellen alphanumerisch Betrag 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma Umsatz 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma Menge 4 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma (auch negativ erlaubt) Interner Ansatz 5 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma Externer Ansatz 5 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma

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