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1 Wettbewerbsvorteile durch IT: Work-Anywhere-Solutions Leitfaden zur Steigerung der Unternehmensproduktivität durch den Einsatz von Unified Communication und mobilen Arbeitsplätzen binary

2 Work Anywhere für Entscheider: Mehr produktive Zeit von Ihren Mitarbeitern Wie viel Zeit verliert Ihr Unternehmen pro Jahr durch Reisezeiten, Berufsverkehr, unproduktive Phasen, durch Krankheit und weil die richtigen Leute nicht greifbar sind? Beispiel Reisezeiten: Der geschätzte volkswirtschaftliche Schaden durch Staus beträgt bereits 95 Mrd. EUR pro Jahr. Nie berechnet wurde der volkswirtschaftliche Schaden, dass Menschen überhaupt täglich im Auto sitzen anstelle ihrer Arbeit aus dem Home Office nachzugehen, was bei den meisten Büroarbeitsplätzen an vielen Tagen denkbar wäre. Entscheidend dabei ist, dass sich der Arbeitnehmer frei im Unternehmen bewegen kann, also Zugriff auf alle relevanten Daten und Systeme hat. Über Präsenzinformationen steuert der Mitarbeiter die Zeiten, zu denen er von seinen Kollegen erreicht werden will, und wann Arbeit in Ruhe stattfinden soll. Beispiel Krankheit: In Deutschland werden pro Jahr ca Personenjahre an Arbeitszeit durch Krankheitsausfälle vernichtet. Dabei sind die Menschen meistens nicht todkrank, sondern kommen aufgrund von Rückenschmerzen, Schnupfen oder Durchfallerkrankungen nicht zur Arbeit. Wir haben im eigenen Haus die Erfahrung gemacht, dass an mehr als 60% der Krankheitstage gearbeitet wurde, sobald eine Möglichkeit geschaffen wurde, die Arbeit von zu Hause aus zu erledigen. Auf diese Weise senken Sie nicht nur den Krankenstand, Sie können auch die Fahrtkosten und Reisezeiten Ihrer Mitarbeiter drastisch reduzieren. Arbeitet ein Mitarbeiter mit 50km Anfahrtsweg 2x pro Woche im Home Office, so haben Sie am Ende des Jahres knapp km Fahrleistung und knapp 200 Stunden Fahrzeit eingespart. Von der gesparten Umweltbelastung ganz zu schweigen! Natürlich gilt das nicht für alle Berufe, aber gerade die Stars des Unternehmens, die gepflegt werden wollen, sind Mitarbeiter, die durch flexiblere Arbeitsmodelle profitieren und sogar produktiver arbeiten können. Nach einer Gartner - Studie arbeitet ein Mitarbeiter, der auch von zu Hause auf die Firmenressourcen zugreifen kann, im Durchschnitt fast 2 Stunden mehr pro Woche als sein Kollege, der diese Möglichkeiten nicht hat. Rechnen Sie selber, wie schnell sich diese Investition amortisiert. Nicht zuletzt erhöhen Sie Mitarbeitern, die nicht täglich Benzin für den Weg zur Arbeit verbrauchen, indirekt das Gehalt.

3 Work Anywhere für den Außendienst: Steigern Sie die Produktivität Ihrer besten Mitarbeiter Unified Communication ist die Basis für jede Work- Anywhere - Strategie. Unified Communications bringt bislang getrennte Kommunikationsmittel wie Telefon, Fax, , Web-, Audio- und Videokonferenzen sowie Instant Messaging erstmals auf einer Plattform zusammen. Der Nutzer kann mit einem einzigen Zugang alle Kommunikationsformen nutzen - unternehmensweit und unabhängig von Ort und Zeit. Sie sind in die täglichen Prozesse und Anwendungen wie Microsoft Office System oder Applikationen anderer Anbieter integriert und ermöglichen allen Anwendern eine leichtere Kommunikation und effizientere Arbeit. Effiziente Kommunikationsprozesse spielen zunächst vor allem beim Kundenkontakt eine zentrale Rolle. Im Wettbewerb mit größeren Konkurrenten differenzieren sich gerade Mittelständler häufig durch ihre Kundennähe und hohe Beratungsqualität. Unified Communications unterstützt diesen Anspruch, indem die Erreichbarkeit der Mitarbeiter verbessert und Kommunikationshürden verringert werden. So können beispielsweise durch Präsenzanzeige vergebliche Kontaktversuche vermieden und Kunden schneller und effizienter an einen kompetenten Berater weitergeleitet werden. Mitarbeiter haben auch im Home Office ihre bekannte Durchwahl und bekommen entgangene Sprachnachrichten direkt per Mail zugestellt. Zusätzlich zu Telefonaten haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kunden in virtuellen Verkaufsräumen Ihre Leistungen interaktiv vorzustellen. Vom einfachen Webcast bis zum Online Meeting bietet Unified Communication eine Vielzahl von sehr intuitiv nutzbaren Möglichkeiten, die bei Ihrem Kunden weder Infrastruktur noch Fachwissen voraussetzen. Aber gerade Ihre Vertriebs-Stars sind in der Regel im Büro am wenigsten produktiv. Schaffen Sie ihnen die Freiräume, genau dort zu arbeiten, wo sie Mehrwert für das Unternehmen generieren: Beim Kunden. Dabei sparen Sie sogar Geld, denn ein Vertriebsmitarbeiter vor Ort mit optimalem Zugang zur Unternehmensinformation benötigt deutlich weniger Back-Office Mitarbeiter, die für ihn Aufgaben erledigen.

4 Work Anywhere für überregional tätige Firmen: Reisekosten minimieren Die morgendliche Stau-Schau im Radio ist wohl die beste Werbung für Unified Communication. Das Institut der deutschen Wirtschaft hat ermittelt, dass der volkswirtschaftliche Schaden rund 95 Milliarden Euro per anno beträgt: Durch Zeitverlust, durch zusätzlichen Verbrauch an Treibstoff von14 Milliarden Liter pro Jahr und natürlich auch durch die gewaltige ökologische Belastung, die in diese Bilanz hineinhagelt. Aber selbst bei freier Bahn sind Reisekosten eine enorme Belastung für Unternehmen. Ein großer Teil dieser Kosten ist durch intelligente Konferenzsysteme komplett einsparbar. Während diese Systeme bis vor Kurzem noch unbezahlbar schienen, ist die neueste Generation bereits nach wenigen Monaten allein durch Reisekosten-Ersparnis zu rechnen. In virtuellen Meeting-Räumen können neben Bild- und Ton-Kommunikation auch Präsentationen gehalten, Applikationen gemeinsam genutzt, Whiteboards bemalt und Abstimmungen durchgeführt werden. Dabei ist die Initialisierung eines solchen Meetings genau so einfach wie das Einstellen eines Termins im Outlook. Teilnehmen kann jeder Berechtigte, der über einen Computer mit Internetanschluss verfügt. Ach ja, sollten Sie doch einmal im Stau stehen, dann rufen Sie doch einfach Ihren Exchange Server an. Dank Unified Communication können Sie Ihren Mailserver komplett mit Sprache steuern und sich Ihre s vorlesen lassen, während Sie die Hände am Lenkrad und die Augen auf der Straße haben.

5 Work Anywhere für die EDV Abteilung: Senken Sie die Komplexität Ihrer IT Unified Communication Systeme benötigen zumindest eine Komponente nicht mehr: Ihre Telefonanlage. Dieser zumeist unbekannte Monolith wird von der IT- Truppe administriert, wobei diese im Normalfall weder ausreichend Berechtigungen noch Know-How dafür haben. So bleibt die Nutzung auf die Basisfunktionen beschränkt. Mit UC-Systemen beschäftigen sich IT-Mitarbeiter wieder mit Ihrer Kernkompetenz: Mit IT. UC-Systeme sind heute genau so wartungsarm wie klassische TK-Systeme und die Sprachqualität ist vom bekannten ISDN nicht zu unterscheiden. Der Mehraufwand entsteht wahrscheinlich durch die vielen neuen Ideen zur Unterstützung Ihres Geschäfts, die Sie haben werden, wenn Sie einmal auf den Geschmack gekommen sind. Weil UC - Systeme auf Standard Server - Architektur basiert, können Sie problemlos in Ihre Monitoring - und Überwachungssysteme integriert werden. Service Levels werden messbar und durchsetzbar, Fachpersonal für Telefonie wird überflüssig. Im Gegensatz zu klassischen Telefonanlagen basiert Sprachübertragung auf Basis von Voice over IP auf so offenen Standards, dass Sie bei den meisten Anbietern eine große Auswahl an Endgeräten haben. Das erhöht nicht nur die Flexibilität, sondern senkt auch die Preise. Noch eine wichtige Information für IT-Verantwortliche: Die Microsoft - Philosophie hinter Unified Communication lässt sich kurz so beschreiben: VoIP aus you are! Es sind also keine Umbauarbeiten in Ihrem Backend zu tätigen, UC integriert sich in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur ohne groß Lärm zu machen.

6 Work Anywhere für die Umwelt: Endlich mal echte Green IT Es klingt paradox, aber es ist wahr: Wenn Sie mit Ihrer EDV zum Schutz des Klimas beitragen wollen, dann tun Sie dies am besten mit mehr EDV. Nur eine einfache Rechung: Ein Server hat ungefähr 350 Watt Energieaufnahme. Dazu kommen noch einmal etwa 200 Watt Klimatisierungsleistung. Ein Kraftfahrzeug hat ca Watt Energieverbrauch. Für eine einzige gesparte Autofahrt von Essen nach Frankfurt und zurück können Sie Ihren Unified Communication-Server ca. 6 Wochen nonstop laufen lassen. Mitarbeiter, die zukünftig von zu Hause arbeiten oder Dienstreisen vermeiden können, sparen so viel Energie, wie sie es wahrscheinlich mit Ihrer gesamten IT nicht erreichen könnten, selbst, wenn Sie diese vollständig ausschalten würden. Das ist echte green - IT! Sorgen Sie also nicht dafür, dass Ihre Server 15% weniger Strom verbrauchen um am Ende des Jahres 0,2t CO2 gespart zu haben, sondern sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht so oft ins Auto steigen müssen und sparen Sie die vielfache Menge. Noch klarer wird es, wenn man anstelle der unterschiedlichen Energieträger den CO2 - Ausstoß betrachtet: Während ein Server inkl. Klimatisierung pro Stunde ca. 350g Kohlendioxid produziert, schafft es ein fahrendes Auto in der gleichen Zeit im Durchschnitt auf 19kg des Klimakillers. Nebenbei spart Ihnen das erheblich mehr Geld, als Sie jemals mit gespartem IT-Strom erreichen könnten. Darüber hinaus bleiben Ihnen in der IT natürlich noch die Möglichkeiten der Virtualisierung, der Konsolidierung und der Abschaltung von Altsystemen, um dann doch noch Strom in der IT zu sparen. Die Gartner - Group hat ermittelt, dass ein komplettes Atomkraftwerk abgeschaltet werden könnte, wenn alle Firmen unproduktive Altsysteme abschalten würden.

7 Work Anywhere und Ihre Vorbehalte: Wir hatten auch einige... Eine neue Technologie, dazu eine noch so einschneidende, birgt auch Risiken. Binary arbeitet seit Mitte 2008 komplett mit UC-Technik, wir möchten Ihnen deshalb unsere anfänglichen Bedenken und die Antworten liefern: Wie soll ich denn meine Mitarbeiter kontrollieren, wenn sie morgens nicht ins Büro kommen? Eine der größten Sorgen hat sich ins Gegenteil verkehrt. Gerade in Deutschland ist es Usus, den Mitarbeiter nach Anwesenheit und erst in zweiter Linie nach Leistung zu bezahlen. Diese Altlast schleppen wir aus der Vergangenheit mit, aber schon damals war sie wertlos. Ein Mitarbeiter, der nicht arbeiten will, tut dies auch im Büro nicht. Ein Mitarbeiter, dem Sie die Verantwortung für sein Handeln stärker übertragen, ist produktiver und arbeitet länger für das gleiche Geld. Probieren Sie es zunächst mit einer kleinen Gruppe aus, Sie werden erstaunt sein, wie schnell die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigt. Das klingt alles fürchterlich kompliziert, ich habe ja nicht nur IT-Experten im Unternehmen Wer UC voll ausreizen will, der muss in der Tat ein bisschen mehr können. Das war übrigens bei Ihrer Telefonanlage auch schon so. Wer das nicht will, der bekommt ein klassisches Telefon auf den Tisch und arbeitet so wie immer. Durch die tiefe Office-Integration ist die Nutzung von UC-Medien aber kinderleicht geworden. Ihre Mitarbeiter, die es gewohnt sind, mit Microsoft Office zu arbeiten, werden die neuen Techniken intuitiv richtig bedienen. Die Sprachqualität und die Ausfallsicherheit von die- sen Systemen sind zu schlecht Jede Technologie fängt mal klein an. Auch UC hat vor einigen Jahren mit Voice Over IP begonnen. Die ersten Systeme waren schlecht. Heute ist nur noch der Ruf und nicht mehr der Anruf schlecht. In Bezug auf die Sprachqualität werden Sie heute keinen Unterschied mehr feststellen und die Verfügbarkeit ist über redundante Systeme beliebig nah an 100% zu bringen. Das ist doch viel zu teuer Zugegeben: Ein UC System ist etwas teurer als eine klassische Telefonanlage. Bei binary macht sich die Anlage alleine durch die gesparten Krankheitstage bezahlt. Nicht berechnen können wir die höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter und die geringeren Forderungen nach Gehaltserhöhungen durch gesparte Benzinkosten. Fragen Sie jeden Kollegen aus unserem Haus: Kaum ein IT Projekt hat so positive Auswirkungen auf die Arbeitsqualität gehabt wie Work-Anywhere.

8 binary binary GmbH & Co.KG Paul-Klinger-Straße Essen Germany Tel Fax

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