INFO-Post 2/2014. Notfallvorsorge für das Unternehmen. Thüringen ist ein Land kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU).

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1 INFO-Post Gerhart-Hauptmann-Straße Erfurt Telefon: (0361) Telefax: (0361) /2014 Notfallvorsorge für das Unternehmen Thüringen ist ein Land kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU). Häufig handelt es sich dabei um Familienunternehmen, deren Schicksal oft an einzelnen Personen hängt. Solang das Unternehmen mit starker Hand erfolgreich geführt wird, wird gerne ausgeblendet, dass Krankheit, Unfall oder Tod des Unternehmers einem von ihm geführtem Betrieb bis in die Grundfesten erschüttern können. Schicksalsschläge können wir nicht vermeiden, aber wir können uns vorbereiten. Hierzu dient dieser Beitrag.

2 I. Notfallordner Wenn Ihnen etwas zustößt, stellen sich für Ihre Angehörigen folgende Fragen: - Wer führt das Unternehmen? - Wohin soll das Unternehmen geführt werden? - Wer soll Ihr Unternehmen beraten? - Welche Vollmachten bestehen und sind diese wirksam? - Welche Versicherungen bestehen? - Welche Bankverbindung bestehen? - Welche Dauerschuldverhältnisse bestehen, die möglicherweise gekündigt werden müssen? - Was ist erbrechtlich geregelt? Im schlimmsten Fall können Sie gerade nicht mehr bestimmen, was jetzt erforderlich ist, es sei denn, Sie haben rechtzeitig einen Notfallordner angelegt, den Sie einer Vertrauensperson überreicht haben. In einem Notfallordner muss festgehalten werden, was bei dauerhafter Handlungsunfähigkeit oder gar im Todesfall geschehen muss. Bestandteile des Notfallordners sind: - Welche Geschäftspartner sind zu verständigen? - Welche Berater sind zu verständigen? - Wo ist das Testament hinterlegt? - Welche Versicherungen wurden abgeschlossen und sind zu verständigen? - Welche Bankverbindungen bestehen? - Welche Vermögensanlagen bestehen? - Aufstellung der Vertragspartner bei Dauerschuldverhältnissen, wie Mietvertrag, Arbeitsvertrag etc., ggfls. Kündigungsfristen - Aufstellung der Vollmachten - Datenmaterial für den Betrieb, insbesondere für Sicherstellung des EDV-Zuganges (Passwörter) Die vorgenannte Aufstellung ist nicht abschließend. In den Notfallordner gehört alles, was dem Hinterbliebenen die Möglichkeit gibt schnell einen Überblick zu bekommen, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und die notwendigen Entscheidungen zu treffen. Der Notfallordner muss daher ständig aktualisiert werden, damit im Ernstfall darin die tatsächliche Situation des Unternehmens abgebildet wird. Versäumen Sie es nicht frühzeitig mindestens eine Vertrauensperson nicht nur über den Standort des Notfallordners, sondern auch dessen Inhalt und notwendige Maßnahmen zu informieren. 2

3 II. Was müssen Sie regeln? 1. Unternehmensnachfolge Erfahrungsgemäß gelingt eine Unternehmensnachfolge am besten, wenn sie bereits zu Lebzeiten durchgeführt oder zumindest eingeleitet wird. Auf diese Weise können Sie die Unternehmenskontinuität planen und sind keinen Pflichtteilsgefahren ausgesetzt. Darüber hinaus bietet die lebzeitige Unternehmensnachfolge auch steuerliche Vorteile und sichert möglicherweise Ihre Altersvorsorge. Informieren Sie sich daher frühzeitig bei Ihrem Rechtsanwalt und Steuerberater über die für Sie und Ihren Betrieb angesichts zur Verfügung stehender Unternehmensnachfolger über Möglichkeiten eines lebzeitigen Veräußerungsvertrages. An dieser Stelle geht es nicht um lebzeitige Verfügungen, sondern um die Vorbereitung des Notfalls und damit die erbrechtliche Unternehmensnachfolge. Ihr Ziel besteht darin, das Unternehmen zu erhalten. Hierzu ist es erforderlich den Unternehmensnachfolger klar zu bestimmen und unnötige Liquiditätsbelastungen zu vermeiden. Diese entstehen beispielsweise durch Pflichtteilsansprüche übergangener Abkömmlinge, Zugewinnausgleichsansprüche im Falle der Scheidung eines Ehepartners, Sozialhilfeträger und natürlich erbschaftssteuerliche Belastungen. Treffen Sie keine testamentarische Verfügung, so wird es Ihnen oftmals nicht gelingen den Betriebsnachfolger zu bestimmen, denn es gilt die gesetzliche Erbfolge, wonach der Ehepartner im Regelfall ½ und die Kinder an der verbleibenden Hälfte zu gleichen Anteilen beteiligt sind. 3

4 Die Aufsplitterung des Nachlasses ist zwangsläufige Folge, die Steuerung des Unternehmens wird schwierig. Inhalt eines Unternehmertestaments muss daher sein: - eine sinnvolle und den Interessen der Familie/Hinterbliebenen gerecht werdende erbrechtliche Regelung, - eine sinnvolle Fortführung des Betriebes, einerseits mit der gewünschten Verteilung, sowie des durch den Betrieb verkörperten Vermögens andererseits, - gesellschaftsrechtliche, pflichtteilsrechtliche, ehegüterrechtliche und schließlich steuerrechtliche Fragen müssen darin geklärt werden. - Das Testament muss den gesellschaftsvertraglichen Regelungen angepasst sein. - Der Nachlass muss sinnvoll wirtschaftlich verteilt werden. - Die erbschaftssteuerlichen Fragen sollten zuvor geprüft und gegebenenfalls optimiert werden. - Pflichtteilsansprüche müssen berücksichtigt und möglicherweise ausgeschlossen werden. Wer auf eine konkrete Nachfolgeregelung verzichtet und somit die Auseinandersetzung über den Nachlass seinen Erben überlässt schafft Streitpotential und gefährdet den Erhalt des Unternehmens über seinen Tod hinaus. In der Regel wird der Erblasser den Betriebsnachfolger im Wege der Alleinerbenstellung einsetzen und hinsichtlich der weiteren Erben Vermächtnisse regeln oder die Erben zu bestimmten Teilen einsetzen, die Details also die Zuordnung einzelner Nachlassgegenstände im Wege einer Teilungsanordnung regeln. Auf diese Weise können Gegenstände des Nachlasses, wie zum Beispiel der Familienbetrieb einzelnen Erben persönlich zugeordnet werden. Da der Betrieb regelmäßig den Großteil des Vermögens des Erblassers ausmacht, kann ein weiterer finanzieller Ausgleich vorgesehen werden, um eine gerechte Lösung herbeizuführen. Dieser finanzielle Ausgleich kann wiederum so geregelt werden, dass der den Betrieb übernehmende Erbe diesen auch erwirtschaften kann, ohne dass der Betrieb ausblutet. Verhindern Sie unnötige Liquiditätsbelastungen beispielsweise durch Pflichtteilsansprüche oder Pflichtteilsergänzungsansprüche mit dem rechtzeitigen Abschluss notarieller Pflichtteilsverzichtsvereinbarungen. 4

5 Freilich bedarf dies der Mitwirkung des Verzichtenden. Dieser wird den Verzicht nur aussprechen, wenn ihm ein ausreichender Erwerb im Erbfall gesichert erscheint oder ein solcher Erwerb durch lebzeitige Maßnahmen vorweggenommen wird. Sie sollten daher mit Blick auf die spätere Erbfolge bei jeder Schenkung überlegen, ob diese nicht mit einem Pflichtteilsverzicht des Beschenkten verbunden werden kann. Besteht die Gefahr, dass die Erben nach ihrem Ableben Schwierigkeiten machen, so kann der Erblasser Testamentsvollstreckung anordnen. Auf diese Weise kann ein mit dem familiären und betrieblichen Interessen Vertrauter als verlängerter Arm des Erblassers mit der Durchsetzung des Testaments betraut werden. Nachgedacht werden muss auch über ein Berliner Testament. Oftmals wird das Familienunternehmen durch die Eheleute geführt, sodass es sinnvoll erscheint, dass im Falle des Todes eines Ehepartners der andere Ehepartner Vorerbe wird und erst nach dessen Tod die Kinder zu Nacherben berufen sind. Auch im Rahmen dieser Regelung sind Modifikationen möglich, beispielsweise über das Ob und den Umfang der Befreiung des Vorerben von Verfügungen über den Nachlass. Bedenken Sie auch im Rahmen eines Berliner Testaments, dass die Nacherben zum Zeitpunkt des Vorerbfalles leer ausgehen und folglich einen Pflichtteilsanspruch haben. Dieser belastet den überlebenden Vorerben ungewollt. Sie können das nicht verhindern, verhindern können Sie allerdings, dass derjenige, der mit dem Vorerbfall seinen Pflichtteil fordert beim Nacherbfall nochmals voll berücksichtigt wird. Denken Sie daher an eine sogenannte Pflichtteilsstrafklausel. Danach bekommt, wer beim Vorerbfall den Pflichtteil verlangt auch ein Nacherbfall nur den Pflichtteil, wird also enterbt. Steigern können Sie die Unattraktivität der Geltendmachung des Pflichtteils noch dadurch, dass die Ehegatten für diesen Fall den anderen Kindern Vermächtnisse in Höhe der gesetzlichen Erbteile aussetzen, deren Fälligkeit auf den Tod des längst lebenden Ehegatten hinaus geschoben ist. Dies hat zur Folge, dass der Nachlass des Erstversterbenden in Höhe der Vermächtnisse nicht auf den länger Lebenden übergeht und bei der Pflichtteilsberechnung im zweiten Erbfall somit unberücksichtigt bleibt. 5

6 Führen Sie keinen Inhaberbetrieb, sondern steht hinter dem Unternehmen eine Gesellschaft, beispielsweise eine Kapitalgesellschaft oder eine Personengesellschaft, so gibt es regelmäßig einen Gesellschaftsvertrag, der nicht im Widerspruch zum Testament stehen darf. Der Tod des Gesellschafters einer Personenhandelsgesellschaft hat nach der gesetzlichen Regelung des 131 Abs. 3 HGB zur Folge, dass der Gesellschafter aus der Gesellschaft ausscheidet und sein Geschäftsanteil den verbleibenden und fortführenden Gesellschaftern anwächst. Dem ausscheidenden Gesellschafter steht gegenüber den fortführenden Gesellschaftern ein Abfindungsanspruch in Höhe des Verkehrswerts seines Anteils zu. Dieser Abfindungsanspruch fällt in den Nachlass und kann von den Erben geltend gemacht werden. Als Nachlassbestandteil ist er bei der Berechnung von Pflichtteilsansprüchen zu berücksichtigen. Aus diesem Grunde sollte im Gesellschaftsvertrag die Abfindung reduziert oder für den Todesfall sogar gänzlich ausgeschlossen werden, damit keine unnötige Belastung erfolgt. Nach 15 Abs. 1 GmbHG ist die Vererblichkeit des Geschäftsanteils an einer GmbH zwingendes Recht. Die Satzung kann aber die Abtretung oder Einziehung des übergegangenen Anteils vorsehen und damit dessen endgültigen Verbleib regeln. So kann beispielsweise auch die Ausübung der Gesellschafterrechte durch einen gemeinsamen Bevollmächtigten angeordnet werden ggfls. auch durch einen Testamentsvollstrecker. 2. Vollmachten Das Testament regelt, was im Todesfall geschieht, die Unternehmervorsorgevollmacht deckt den Zeitraum zwischen Eintritt Ihrer Handlungsunfähigkeit und dem Tode oder (postmortal) auch die Zeit danach ab. Der wichtigste Teil der Unternehmervorsorgevollmacht (UVV) ist eine Generalvollmacht, die notariell beurkundet werden sollte und auch gegenüber dem Handelsregister und dem Grundbuchamt einzusetzen ist, als notariell beglaubigte Vollmacht. Die Generalvollmacht, die jederzeit widerruflich ist, ermächtigt den Bevollmächtigten zu allen wesentlichen Rechtsgeschäften und Willenserklärungen in wirtschaftlichen Angelegenheiten. 6

7 Grundsätzlich sind dies: - alle Rechtshandlungen/ Rechtsgeschäfte - Verfügungsrechte über alle persönlichen Vermögensrechte, darunter auch Domains, Marken, Patente, Lizenzen - die Abgabe von Erklärungen aller Art - die Annahme von Zahlungen und Wertgegenständen - die Eingehung von Verbindlichkeiten und Geltendmachung von Forderungen - die Vornahme und Entgegennahme von Schenkungen und Schenkungsversprechen - die Abgabe von Bürgschaftserklärungen - die Vertretung vor Behörden, Finanzämtern, Krankenkassen etc. - die Veräußerung oder der Erwerb von Grundbesitz oder Grundpfandrechten - geschäftsähnliche Handlungen wie Mahnungen oder Fristsetzungen - der Abschluss oder die Kündigung von Darlehensverträgen - die Verfügung über Bankkonten und Depots oder Schließfächer - die Vollmacht gegenüber Gerichten Prozesshandlungen vorzunehmen - förmliche Zustellungen entgegen zu nehmen - Dauerschuldverhältnisse zu begründen, abzuändern oder zu kündigen - Erbschaften auszuschlagen - Testamentsvollstrecker zu überwachen und dessen Rechnungslegung zu verlangen - Verzichtsverträge abzuschließen und aufzuheben - in Gesellschafterversammlungen Erklärungen abzugeben - Unternehmensverträge abzuschließen - Umwandlungen, Verschmelzungen, Spaltungen oder Ausgliederungen durchzuführen. Achten Sie bitte auch darauf, dass der Bevollmächtigte ggfls. zum Zwecke der Wirksamkeit einer Willenserklärung das Original der Vollmacht den Erklärungsempfänger vorlegen muss, sodass es sich empfiehlt eine unternehmensspezifische Kündigungsvollmacht zu formulieren, die gesondert als Ausfertigung dem Bevollmächtigten vorliegt. Achten Sie bitte darauf, dass bei der Unternehmensvorsorgevollmacht der Vollmachtgeber den Bevollmächtigten auf 34 AO hinweist, wonach der gesetzliche Vertreter die steuerlichen Pflichten des Vertretenen zu erfüllen hat und insbesondere dafür sorgen muss, dass die Steuern aus den Mitteln entrichtet werden, die er verwaltet. Des Weiteren sollten Sie im Rahmen der UVV Handlungsanweisungen für Sofortmaßnahmen im Sinne einer Notfallplanung erteilen. In jedem Fall sollte klargestellt werden, dass die Vollmacht über den Tod hinaus, also postmortal gilt, da hierdurch vermieden wird, dass wertvolle Zeit durch ein Erbscheinserteilungsverfahren oder ein Verfahren über die Erteilung eines Testamentsvollstreckerzeugnisses verloren geht. 7

8 3. Sonstiges a)versicherungsschutz Achten Sie auf ausreichenden Versicherungsschutz zu Gunsten Ihrer Hinterbliebenen. - Besteht ausreichender Unfallversicherungsschutz? - Besteht eine Krankentagegeldversicherung? - Besteht eine Ertragsausfall-/Mehrkostenversicherung? - Besteht eine Lebensversicherung, entweder als Kapitallebensversicherung, die das Todesfallrisiko absichert und nach Ende der vereinbarten Versicherungslaufzeit mit einer Auszahlung der Versicherungssumme plus Gewinnanteile verbunden ist. Ist diese möglicherweise mit einer Berufsunfähigkeitsrente kombiniert? - Besteht eine Risikolebensversicherung, in der ausschließlich das Todesfallrisiko abgesichert ist? b)sicherung von unternehmensspezifischen Wissen und Vereinbarungen Haben Sie sichergestellt, dass wichtiges Know how auf Ihre Nachfolger übergeht, beispielsweise - Kundenliste - Liste der Lieferanten - Preise, Rabatte, Sondervereinbarungen - Sind die einzelnen Projekte nachvollziehbar jeweils in einer Akte dokumentiert, bei Baubetrieben beispielsweise Angebots-LV, Verhandlungsprotokoll, Zuschlag, Nachträge, Abnahmeprotokoll, Rechnungen, Mahnungen, Aktennotizen, schriftliche Bedenkanmeldungen etc. - technisches Know how, Fertigungsverfahren, etc. c)bewertung des Unternehmens Jede Nachfolgeregelung, sei es unter Lebenden, beispielsweise im Wege der vorweggenommenen Erbfolge oder für den Todesfall setzt immer auch die Auseinandersetzung mit dem Unternehmenswert voraus. Ohne diese Bewertung kann der Kaufpreis nicht bestimmt werden und ebenso wenig die steuerlichen Folgen. Ohne Bewertung kann der Wert des Nachlasses nicht bestimmt werden, sodass die erbrechtlichen Folgen einer Alleinerbensetzung im Hinblick auf die Höhe der Pflichtteile nicht bestimmt werden kann. 8

9 Es sollte daher vorausschauend bereits jetzt eine zumindest annährungsweise Bewertung des Unternehmens vorgenommen werden, die in regelmäßigen Abständen zu erneuern ist. Der Unternehmenswert wird regelmäßig nach der Ertragswertberechnung ermittelt. Danach bestimmt er sich nach dem nachhaltig erzielbaren Zukunftsgewinn. Der zukünftige Erfolg für das betriebsnotwendige Vermögen (Ertragswert) ist daher zu ermitteln aus dem Durchschnittsertrag der letzten fünf Jahre zzgl. einmalige und außerordentliche Aufwendungen abzgl. einmalige und außerordentliche Erträge, abzgl. Risikoabschlag und den Kapitalisierungszinsfuß. Befragen Sie hierzu Ihren Steuerberater. III. Fazit Denken Sie frühzeitig daran Ihre Unternehmensnachfolge zu Lebzeiten zu regeln, einzuleiten und ggfls. auch durchzuführen. Solange Sie Einfluss auf das Geschehen haben, werden Sie den besten Weg für sich und die Nachfolger finden und gehen. Weil niemand weiß, wann es zu der geplanten Unternehmensnachfolge unter Lebenden kommt, weil niemand die plötzliche Handlungsunfähigkeit oder den Tod ausschließen kann, müssen Sie ebenfalls bereits jetzt vorbereitet sein. Lassen Sie sich bei Ihrem Rechtsanwalt/ Steuerberater über die für Sie richtige testamentarische/ erbvertragliche Gestaltung informieren, errichten Sie eine Ihren und den Bedürfnissen Ihres Betriebes entsprechende Unternehmervorsorgevollmacht (UVV), kümmern Sie sich um ausreichende versicherungsrechtliche Vorsorgen, stellen Sie den Übergang des Unternehmens- Know how sicher und sorgen Sie für eine ständig aktualisierte Bewertung Ihres Unternehmens. Dokumentieren Sie all dies und stellen Sie darüber einen Notfallordner zusammen. Auf diese Weise haben Sie viel getan, um zu sichern, was Sie geschaffen haben. Manfred Raber Rechtsanwalt Fachanwalt für Arbeitsrecht Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht 9

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