Digitalisierung operativer Kernprozesse auf Basis von SAP.

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1 Digitalisierung operativer Kernprozesse auf Basis von SAP. Status und Ausblick bei der VBL.

2 VBL. Die Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst.

3 VBL. Die Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst beteiligte Arbeitgeber 1,2 Mio. Rentner 4,4 Mio. Versicherte

4 Einige relevante Kennzahlen der VBL RIMA-Meldungen Rentenanträge ab 2015: Versicherungsnachweise Page Impressions Neu-Verträge FV Stammdatenänderungen Posteingänge Ausgangsdokumente

5 Evolutionsstufen der Systemlandschaft bei der VBL. Bis Ab HOST-Systeme mit getrennten Daten für Pflichtund freiwillige Versicherung Physische Akte Migration auf integrierte SAPbasierte Lösung für operative Fachverfahren eakte & vorgelagertes Scannen SAP-basierte Lösung; HOST abgeschaltet Optimierung/ Automatisierung der Fachprozesse

6 Insiders Inputmanagement (SmartFix) INVARIS Outputmanagement Operative Kernsysteme der VBL komplett in SAP. CRM Internet Plattform/Portal ERP Abbildung der operativen Fachverfahren komplett in SAP Fachverfahren + CRM SAP PO SAP BI SER Archiv (DOXiS) Fachverfahren + BWL Geschäftspartner / Workflow / eakte Rund Anwender in der VBL plus ca. 120 Mitarbeiter im externen Call Center Non-SAP nur in Randsystemen Input/ Output Portal Archiv SAP Non-SAP-Komponente

7 Hybride SAP-Architektur der VBL Make & Buy. CRM ERP Für BWL: SAP-Standard Für VBL-Fachverfahren Fachverfahren + CRM Geschäftspartner / Workflow / eakte SAP Standard SAP PO SAP BI SAP Individualentwicklung/Hybrid Fachverfahren + BWL Nutzung von Standard-Modulen bzw. Funktionen soweit als möglich Integration von Standard-Funktionen über Eigenentwicklungen (bspw. brutto/netto-rechnung über HCM) Ergänzung spezifischer Funktionen über Eigenentwicklung (bspw. AG- Meldungen) Keine Modifikationen, dadurch maximale Release-Festigkeit

8 Versicherungslösungen der VBL auf Basis SAP (Beispiele). Vertragsverwaltung 6 Mio. verwaltete Verträge 3,5 Mio. Arbeitgebermeldungen p.a. 2,3 Mio. Versicherungsnachweise p.a. Verwaltung Versicherte Arbeitgeber 8,5 Mio. Geschäftspartner 4,4 Mio. Versicherte Arbeitgeber Leistung Kombination der Standardmodule FS-CM & HCM Knapp Rentenanträge p.a. Monatl. 2 4 Mio. Abrechnungsperioden Steuer 1,2 Mio. Steuermitteilungen p.a. Tausende Berichtigungsmeldungen für vergangene Jahre Zulage ( Riester ) Versicherte mit Anspruch 2,5 Mio. ZFA Meldungen pro Jahr Zahlstellen- Verfahren Bis zu Meldungen in Spitzenmonaten

9 Prozessautomatisierung am Beispiel Rentenantrag. Stammdaten Posteingang Scanning & Extraktion Prüfung Vollständigkeit Leistungsberechnung Postausgang & Zahlungen Nach Ablösung Host Scanning und Datenextraktion nur für Zuordnung Eingangspost zu Versicherten Weitgehend manuelle Prozesse Prozess seit 03/15 Weitergehende Datenextraktion (mit Aufwand für Verifikation) Automatisierte Anlage/ Pflege von Stamm- und Bankdaten Zielbild Ende 2015 Dunkelverarbeitung zentraler Prozessschritte bei bestimmten (Standard-) Fallkonstellationen Manueller Prozess Automatisierter Prozess

10 Erste Ergebnisse: Dunkelverarbeitung Stamm- und Bankdaten. 3 Monate Projektlaufzeit maschinell unterstützte Prozesse im 1. Monat Go-Live 60% Wertvorbelegung und bewusste Wegfall bzw. Aussteuerung in die manuelle Verarbeitung für Kontrollzwecke Ausweitung des Dunkelprozesses auf weitere Fallarten zeitnah vorgesehen 32% Komplette Dunkelverarbeitung vollständige Automatisierung einzelner Bearbeitungsschritte

11 Ausblick: Vollmaschinelle Prüfung der Vollständigkeit. Vollmaschinelle Funktionen: Plausibilisierung Nachforderung fehlender Unterlagen Erledigung offener Aufgaben bei Posteingang Ziel: Die Sachbearbeitung startet erst nach der vollmaschinellen Prüfung der Vollständigkeit

12 Fazit. SAP ist für die VBL die richtige Plattform zur Abbildung von Fachprozessen bei spezifischen Prozessen via Make & Buy Die konsolidierte SAP-Plattform ermöglicht die effektive Prozessoptimierung mit überschaubarem Aufwand Die ppp4its GmbH und die VBL verfügen über umfassendes Know-How in der Gestaltung und Implementierung optimierter Prozesse Die ppp4its GmbH ist Ihr kompetenter Partner für Konzeption, Architektur, Entwicklung, Migration und Projektmanagement

13 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

14 Die Referenten. Dr. Tim Habermann Geschäftsführer ppp4its GmbH Tim Habermann hat an der TU Darmstadt Wirtschaftsingenieurwesen mit Elektrotechnik studiert und an der Handelshochschule in Leipzig promoviert. Nach seinem Studium hat er ab 1999 als Berater bei Booz & Company in der IT Gruppe für große Unternehmen und Konzerne gearbeitet. Schwerpunkte seiner Beratertätigkeit waren neben der IT Strategie die Ausgestaltung der Schnittstelle zwischen Fachbereichen und IT, Systemarchitekturen im ERP/SAP- Umfeld sowie das Management von großen Implementierungsprojekten. Seit Ende 2012 ist er als Geschäftsführer der PPP4ITS GmbH, einer 100%- Tochter der VBL, tätig. Die PPP4ITS GmbH agiert als Inhouse-Beratung für die VBL, unterstützt aber auch weitere Klienten im Bereich Versicherungen bzw. öffentliche Hand mit tiefgehender Expertise im Prozess- und Organisationsdesign, im Großprojektmanagement und in der Spezifikation sowie Implementierung von SAP- Lösungen... Jens Sattler SAP Gesamtarchitekt ITAS GmbH Jens Sattler hat an der FH Darmstadt Informatik studiert und bringt neben dem technischen Wissen mit seiner zusätzlich abgeschlossenen Ausbildung im Bereich Finanzwirtschaft das fachliche Know-How für den Versicherungsbereich mit. Nach seinem Studium hat er ab 2002 als Berater bei der SAP Deutschland GmbH & Co. KG in unterschiedlichen Beratungsprojekten gearbeitet. Schwerpunkte seiner Beratertätigkeit waren neben der Prozessausgestaltung auf Basis der SAP Insurance Lösungen das Projektmanagement sowie die Koordination zwischen Fachbereich und IT im SAP-Umfeld. Seit Mitte 2014 ist er als SAP Gesamtarchitekt der ITAS GmbH, einer 100%-Tochter der VBL, tätig. Die ITAS GmbH agiert als Inhouse-Beratung für die VBL, unterstützt über die ppp4its GmbH auch weitere Klienten im Bereich Versicherungen bzw. öffentliche Hand mit tiefgehender Expertise in technischen Prozess- und Organisationsdesign und in der Spezifikation sowie Implementierung von SAP-Lösungen.

15 Ausblick: Fokusthemen der VBL. Prozesse User Interface Technik Prozess Monitoring vs. Prozess Management Zentralisierung und Harmonisierung mit dem SAP NW Business Client Technische Neuerungen der kommenden Jahre SAP Business Warehouse SAP Business Prozess Management SAP GUI Java Abap SAP UI5 Web Dynpro Web UI Sonstige Datenschutz HANA DB Berechtigungen Threat Detection

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