Real Estate Management in kirchlichen und sozialen Nonprofit- Organisationen

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1 Real Estate Management in kirchlichen und sozialen Nonprofit- Organisationen Ergebnisse und Handlungsableitungen einer wissenschaftlichen Studie München, September 2010 Abu Dhabi Berlin Milano München Paris Wien Zürich

2 Index Lösungsansätze für einen zielgerichteten Immobilienumgang in kirchlichen und sozialen Organisationen: 1. Transparenzschaffung durch Einführung eines Immobilieninformationssystems 2. Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung in der Immobilienbewirtschaftung 3. Neupositionierung der Immobilieneinheit(en) 1

3 Einführung eines Immobilieninformationssystems (IIS) Ein Immobilieninformationssystem für kirchliche und soziale Organisationen hat deren immobilienbezogene Eigenarten zu berücksichtigen Teilbereiche des Portfoliomanagements Praxisstatements 1 Immobilienbestands-/ Datenerfassung Wir wissen gar nicht, wie viele Immobilien überhaupt draußen in den Gemeinden vorhanden sind, wie der Zustand der Immobilie ist und so weiter. Es ist wichtig, dass man keine Datenfriedhöfe anlegt. Bei Gebäuden muss man jemanden haben, der die Daten pflegt. 2 IT-System / -Tools Es sind ganz viele Prozesse völlig überzogen in diesen übergeordneten Softwareangeboten 3 Flächenanalyse / -planung Wenn auch in manchen Gemeinden der Umfang der Gemeindearbeit etwas zurückgegangen sein mag, so waren viele der Gebäude aber schon immer überdimensioniert. Es wurde so gebaut, wie man es sich in dem Moment leisten konnte und man hat nicht bedacht, dass die Investitionskosten nur ein kleiner Teil der Lebenszykluskosten einer Immobilie sind. 4 Immobilienportfolioanalyse Man ist einzelfallbezogen vorgegangen ohne Blick auf das ganze Portfolio der Kirchengemeinde. [ ] Da wurden Gebäude angeguckt, die man schnell verkaufen kann. Und dann hat man anschließend das Gemeindeprofil gemacht und dann hätte man genau diese Gebäude wieder gebraucht. 2

4 Datenbeschaffung Eine systematische und stringente Datenaufnahme dient der Vorbereitung weiterführender Analysen Methodik der Aufnahme Datenerfassung Eine zeitnahe und qualitativ-hochwertige Datenaufnahme bedingt eine eindeutige und erprobte Aufnahmemethodik Eine Datenaufnahme beinhaltet neben immobilienbezogenen Daten auch organisations- und standortspezifische Daten, wie pastorale Daten (bspw. Kirchenaustritte, Kirchensteuerentwicklung), demografische Daten (Alter, Sterberate, Zuzüge etc.) soziale Daten (Gehaltsentwicklung, Sozialhilfeempfänger) Infrastruktur (geografische Grenzen der Organisationseinheiten, konkurrierende Organisationen) 3

5 Index Lösungsansätze für einen zielgerichteten Immobilienumgang in kirchlichen und sozialen Organisationen: 1. Transparenzschaffung durch Einführung eines Immobilieninformationssystems 2. Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung in der Immobilienbewirtschaftung 3. Neupositionierung der Immobilieneinheit(en) 4

6 Effiziente Immobilienbewirtschaftung Identifikation und Erschließung von Kostensenkungspotentialen durch Kennzahlensysteme und Vergleichsanalysen Betriebskosten-Kennzahlensystem Vergleichsanalysen 1 Aufnahme IST-Daten Branchen-Benchmarks Bsp. FM Kosten 3 Externer Abgleich Bestandaufnahme Datensätze Werte Gebäude/Grundstücke, FA Anlagen/ Maschinen, imm. VGG Daten Instandhaltung/ Instandsetzung Investitionen Maschinen, Gebäude Datenquellen Geschäftsberichte/ FiCo IT-Systeme Fachbereiche (PMS, CAFM, SAP, ERB...) 2 Interne Analysen Soll/Ist-Abgleich Abgleich Vorgaben vs. gelebte Praxis, z.b.: - FM-Standards (Reinigungszyklen, Dienstleisterauswahl, Abrechung) - Steuerung (Standards, Instrumente) - Investitions-/ Instandhaltungszyklen Analyse Schwankungsbandbreite/ Standardisierungspotential... Branchen-übergreifende Benchmarks 4 Potentialschätzung Interne Benchmarks Abweichung gegenüber Best Practice Bsp. FM-Kosten Bsp. FM Kosten Bsp. FM-Kosten Bereich A Bereich A realisiert vereinbart Bereich B realisiert Benchmark korrigiert Benchmark Kennzahlensystemen strukturierte Zusammenfassung von Kennzahlen Identifizierung von Optimierungspotentialen in der Bewirtschaftung Ableitung geeigneter Maßnahmen zur Verbesserung der Kosteneffizienz der Immobiliennutzung Immobilienportfolien sollten regelmäßig verglichen werden: Soll-Ist-Vergleiche Zeitvergleiche Objektvergleiche (interne / externe Vergleiche) umfassende Abstimmungen in Bezug auf Kennzahlenermittlung bei Vergleichen unabdingbar (Vergleichbarkeit der Daten) Für externe Benchmarkanalysen kann bspw. auf externe Datenquellen (Bspw. BulwienGesa, CREIS) zurückgegriffen werden 5

7 Effiziente Immobilienbewirtschaftung Identifikation und Erschließung von Kostensenkungspotentialen durch Aufdeckung von Kostentreibern, Lebenszykluskostenbetrachtung und Instandhaltungsstrategien Übersicht Kostentreiber Instandhaltungsplanung Verläufe Abnutzungsvorrat in Abhängigkeit von Instandhaltungseingriffen Mit Hilfe bestimmter Hebel können die Treiber beeinflusst werden, so dass Kosteneinsparungen möglich werden kostenorientierte Lebenszyklusbetrachtung zur Minimierung der Gesamt-Immobilienkosten (Investitionsund Bewirtschaftungskosten) Wahl der Strategie abhängig von Typ und Bedeutung der Anlagen/ Bauteile Kostenminimale Erhaltung / Wiederherstellung der Leistungsfähigkeit des Immobilienbestands infolge bauteilbezogener Definition von Instandhaltungsstrategien Üblich in kirchlichen Organisationen: budgetierter Bauunterhalt. Ablösung durch objektbezogene Instandhaltungsrücklagen 6

8 Index Lösungsansätze für einen zielgerichteten Immobilienumgang in kirchlichen und sozialen Organisationen: 1. Transparenzschaffung durch Einführung eines Immobilieninformationssystems 2. Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung in der Immobilienbewirtschaftung 3. Neupositionierung der Immobilieneinheit(en) 7

9 Stringente Immobiliensteuerung Unterstützungsleistungen und Anreizsystem steigern die Effizienz der Immobilienorganisation 1 Ausgangssituation Vielfältige und dezentrale Eigentümerstrukturen stehen einer unmittelbar zentralen Steuerung der Immobilien kirchlicher und sozialer Organisationen entgegen 2 Unterstützungs- und Serviceleistungen Unterstützungsleistungen für untere Organisationsebenen Bereitstellung eines organisationsweiten Immobilieninformationssystem Durchführung von Objektvergleichen und Bereitstellung regelmäßiger Objektsteckbriefe Definition bauteilbezogener Instandhaltungsstrategien Know-how-Center für immobilienbezogene Fragestellungen Schulungen zur Vermittlung von Immobilienwissen 3 Einrichtung Anreizsystem Entfaltung von Anreizwirkungen zum wirtschaftlichen Immobilienumgang durch Änderungen in der Finanzmittelzuweisung Abstellung der laufenden Zuweisung für die Gebäudebewirtschaftung auf gebäudebestandsunabhängige Kriterien (bspw. Anzahl Gemeindemitglieder), um Anreize zu schaffen, Flächenüberhänge abzubauen Investitionszuschüsse nach Gebäuderanking / priorisierter Baumaßnahmenliste 8

10 Neupositionierung der Immobilieneinheit(en) Oberste Immobilieneinheit als Know-how-Center Neupositionierung Immobilieneinheit Vorteile der Neupositionierung Anreizstiftende Finanzmittelzuweisung Obere Organisationseinheit (Bistum, Landeskirche) vertreten durch: Zentrales Immobilienreferat Beratung in allen Fragen rund um die Immobilie Schaffung einer organisationsweiten Immobilientransparenz Immobilieninformationssystem Instandhaltungsstrategien Objektvergleiche/ - steckbriefe Schulungen Know-how- Center Aufbau Competence Center mit starkem strategischem und operativem Know-How und umfangreicher Benchmark, Richtlinien und Beratungskompetenz Wertorientierte Steuerung der Immobilien Nachhaltige Optimierung von Kosten/ Flächen; Steigerung von Werten Kostenvorteile durch übergreifende Benchmarks, marktkonforme Standards und Anpassung der Mieten Vermeidung von Instandhaltungsrückstaus durch proaktive Planungen und Portfolio-/ Objektstrategien Untere Organisationseinheit 1 (Kirchengemeinde 1) Untere Organisationseinheit n (Kirchengemeinde n) Definierte Ansprechpartner/ Berater für Nutzer sowohl für strategische als auch operative Fragen 9

11 Effizientere Immobilienorganisation Wichtige Prämissen/Aspekte zur Steigerung der Effizienz der Immobilienorganisation 1 Strategische Entscheidung Herbeiführung einer strategischen Entscheidung von Seiten der obersten Organisationseinheit bezüglich Umsetzungszeitpunkt und Prioritäten Kommunikation und Abstimmung Stringente, aktive Kommunikation und Abstimmung der strategischen Vorgehensweise mit allen Organisationsebenen/ -einheiten Pfründe / Pfarrpfründe Prüfung einer zentralen Verwaltung von Pfarrpfründen / Auflösung der örtlichen Stiftungen in eine Zentralstiftung Immobilien-Verrechnungspreissystem Outsourcing Einführung eines Immobilien-Verrechnungspreissystems zur optimalen Allokation und Nutzung immobiliarer Ressourcen Prüfung von Auslagerungsmöglichkeiten immobilienbezogener Aufgaben 6 Konkretisierung der Schnittstelle zwischen Immobilienreferat und Organisationseinheiten Konkretisierung und Ausgestaltung der künftigen Schnittstelle zwischen Immobilienreferat und Organisationseinheiten 10

12 ICME Ihr Partner für Real Estate Management Excellence by Experience Abu Dhabi Berlin Milano München Paris Wien Zürich ICME-Büro München: Ihre Ansprechpartner: Possartstraße 13 D München phone: fax: Christoph Zimmer, Partner