Erläuterungen zum TeilnehmerInnen-Monitoring der Initiative Erwachsenenbildung

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1 Adressaten: Verantwortliche für die Durchführung des Länder-Bund-Förderprogramms an den Einrichtungen der Erwachsenenbildung Wien, im Juli 2015 Erläuterungen zum TeilnehmerInnen-Monitoring der Initiative Erwachsenenbildung Sehr geehrte Damen und Herren! Das TeilnehmerInnen-Monitoring ist ein wichtiger Bestandteil des Länder-Bund-Förderprogramms Initiative Erwachsenenbildung, denn nur, wenn eine solide Datenlage besteht und die Erfolge ebenso wie allfällige Schwachstellen klar benannt werden können, ist die Basis für eine laufende qualitative Weiterentwicklung und entsprechende Verlängerung des Programms nach 2017 gegeben. Damit Ihre Einrichtung alle erforderlichen Voraussetzungen im Sinne des österreichischen Datenschutzgesetzes sowie des Europäischen Sozialfonds erfüllt und Sie so wenig Aufwand wie möglich bei der Vorbereitung des TeilnehmerInnen-Monitorings haben, wurden diese Erläuterungen samt den entsprechenden Dokumenten und Formularvorlagen für Sie zusammengestellt. Allgemeine Informationen zur Online-Meldung beim Datenverarbeitungsregister finden Sie unter Folgende Dokumente und ihre Funktion werden im Folgenden kurz erläutert: 1. Angaben zum Auftraggeber 2. Meldung einer Datenanwendung 3. Allgemeine Angaben zu ergriffenen Datensicherungsmaßnahmen Initiative Erwachsenenbildung Tel.: office@initiative-erwachsenenbildung.at 1010 Wien, Universitätsstraße 5/1 Fax: Eine Kooperation des Bundesministeriums für Bildung und Frauen und der Länder gemäß Art. 15a B-VG

2 4. Zustimmungserklärung des Bildungsträgers zur Verwendung von personenbezogenen Daten 5. Zustimmungserklärung der TeilnehmerInnen zur Verwendung von personenbezogenen Daten 6. Vereinbarung betreffend die Überlassung von Daten zum Zweck der Verarbeitung als Dienstleistung (Dienstleistervertrag) 7. Stammdatenblatt für Teilnehmende Am Ende der Erläuterungen finden Sie eine grafische Darstellung des Monitoringprozesses und seiner datenschutzrechtlichen Implikationen, in der die beschriebenen Zusammenhänge zusätzlich schematisch veranschaulicht werden. 1. Angaben zum Auftraggeber Art: Meldung des Bildungsträgers an die Datenschutzbehörde Medium: Online-Eingabe auf Erläuterung: Diese Angaben müssen von all jenen Bildungsträgern gemacht werden, die bislang noch nie eine Meldung an die Datenschutzbehörde geschickt haben. Dies wird eher selten vorkommen, da die meisten Erwachsenenbildungseinrichtungen über Verwaltungsprogramme verfügen, in denen die TeilnehmerInnen erfasst und verwaltet werden, wofür eine gesetzliche Meldepflicht besteht. Ist noch nie eine Meldung erfolgt, d.h. wurde noch nie eine DVR-Nummer an Ihre Institution vergeben, muss sie nun nachgeholt werden. In diesem Fall ist auch die Rechtsgrundlage für das Tätigwerden des Auftraggebers (z.b. Vereinsstatuten) zu übermitteln. 2. Meldung einer Datenanwendung Art: Meldung des Bildungsträgers an die Datenschutzbehörde Medium: Online-Eingabe auf Erläuterung: Diese Meldung muss von Ihrer Seite auf jeden Fall erfolgen, auch wenn bereits eine oder mehrere Meldungen über Datenanwendungen (z.b. TeilnehmerInnen-Verwaltungsprogramm) durch Ihre Einrichtung erfolgt sind. Da die für das TeilnehmerInnen-Monitoring erforderlichen Daten in dieser Form bislang jedenfalls nicht an Ihrer Einrichtung erhoben und weiterverarbeitet worden sind, ist grundsätzlich eine Neuanmeldung einer Datenanwendung erforderlich

3 3. Allgemeine Angaben zu ergriffenen Datensicherungsmaßnahmen Art: Meldung des Bildungsträgers an die Datenschutzbehörde Medium: Online-Eingabe auf Erläuterung: Auch diese Angaben sind Teil der in jedem Fall erforderlichen Meldung an die Datenschutzbehörde. Sie betreffen die Bestimmungen zur Datensicherheit gemäß Art Abs. 2 des Datenschutzgesetzes. Ihre Institution bestätigt, diesen Bestimmungen in angemessener Form Rechnung zu tragen. 4. Zustimmungserklärung des Bildungsträgers zur Verwendung von personenbezogenen Daten Art: Meldung des Bildugnsträgers an den Fördergeber Medium: Teil des Fördervertrages Erläuterung: Mit dieser Erklärung erteilt Ihre Institution die Zustimmung, dass Ihr unmittelbarer Fördergeber die entsprechenden Daten speichern sowie zu Zwecken des Programmmonitorings, der Programmevaluierung sowie der Förderverrechnung weiterleiten darf. Da Erwachsenenbildungs-Einrichtungen juristische Personen sind, ist diese Zustimmung zur Übermittlung personenbezogener Daten nach dem österreichischen Datenschutzgesetz zur gesetzeskonformen Abwicklung erforderlich. Diese Zustimmungserklärung bildet einen Bestandteil des Fördervertrages. 5. Zustimmungserklärung der TeilnehmerInnen zur Verwendung von personenbezogenen Daten Art: Schriftliche Erklärung der TeilnehmerInnen an den Bildungsträger Medium: Papierform; gesonderte Formulare für die Programmbereiche Basisbildung und Pflichtschulabschluss Erläuterung: Personenbezogene Daten (auch wenn sie ohne namentliche Nennung der betreffenden Person, also indirekt personenbezogen verwendet werden) unterliegen einem besonderen gesetzlichen Schutz. Sie dürfen deshalb nicht ohne Zustimmung der betroffenen Person gespeichert, weitergeleitet oder verarbeitet werden. Um eine rechtskonforme Umsetzung des TeilnehmerInnen- Monitorings zu gewährleisten, ist es deshalb erforderlich, dass jede einzelne Kursteilnehmerin bzw. jeder einzelne Kursteilnehmer der Speicherung und Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten zustimmt. Dem muss eine verständliche Information über die datenschutzrechtlichen Belange vo

4 rausgehen. Die Einverständniserklärung wird auf in unterschiedlichen Sprachen zum Download bereitgestellt. Die Formulare können bearbeitet, also beispielsweise mit dem eigenen Logo ausgestattet werden. Sofern die Förderbestimmungen des jeweiligen Landes keine längere Frist vorsehen, sind die unterzeichneten Exemplare sind von der Institution 7 Jahre lang aufzubewahren. Gibt der/die Teilnehmende keine Zustimmung zur Datenverwendung ab, darf ihm/ihr daraus kein Nachteil erwachsen, d.h. er/sie darf nicht vom Kursbesuch ausgeschlossen werden. Die Teilnahme ist in diesem Fall anonym und unter Verwendung der Auswahlfelder keine Angabe in der Monitoringdatenbank einzutragen. 6. Vereinbarung betreffend die Überlassung von Daten zum Zweck der Verarbeitung als Dienstleistung (Dienstleistervertrag) Art: Vereinbarung zwischen dem Bildungsträger und Fa. dbconcepts Medium: Zustimmung online auf der Monitoringdatenbank Erläuterung: Der Dienstleistervertrag ist gemäß Datenschutzgesetz eine notwendige Voraussetzung dafür, dass eine andere Institution als die Ihre die erhobenen TeilnehmerInnendaten speichern und in verschlüsselter Form (d.h. ohne Namensnennung) zu Zwecken des Programm-Monitorings weiterverarbeiten bzw. an die Fördergeber Land und Bund weiterleiten darf. Der hier vorliegende Dienstleistervertrag im datenschutzrechtlichen Sinn muss von einem Dienstleistungsvertrag im zivilrechtlichen Sinn, mit dem eine Leistungserbringung gegen Entgelt geregelt wird, klar unterschieden werden. Mit dem hier gemäß DSG 2000 abgeschlossenen Dienstleistervertrag entstehen deshalb auch keine finanziellen Verpflichtungen für Ihre Institution, sondern alle anfallenden Kosten werden von Land und Bund getragen. Notwendig ist der Dienstleistervertrag im Sinne des DSG 2000 vereinfacht gesagt deshalb, weil nur Ihre Einrichtung über die vollen personenbezogenen Daten der TeilnehmerInnen (d.h. inklusive Namen) verfügt und deshalb nur Ihre Einrichtung eine Löschung der Daten veranlassen kann, wenn eine Teilnehmerin bzw. ein Teilnehmer die erteilte Zustimmung zur Speicherung und Verwendung der Daten widerruft. Damit Ihre Einrichtung die Gewähr hat, dass diese Löschung auch tatsächlich erfolgt, muss dies mit dem Dienstleister gemäß DSG 2000 vertraglich vereinbart werden. Darüber hinaus ist Ihre Einrichtung im Sinne des DSG 2000 mit dem Dienstleistervertrag auch rechtlich abgesichert, indem Sie den Dienstleister dazu verpflichten, alle notwendigen Maßnahmen zur Datensicherheit zu ergreifen. Sollte es in diesem Bereich zu einem Verstoß gegen das DSG 2000 kommen, so liegt die Verantwortung dafür auf Grund des Dienst

5 leistervertrages nicht bei Ihrer Institution. Die Abwicklung des Dienstleistervertrags erfolgt elektronisch. Wenn Sie bzw. die dazu autorisierte Vertretung Ihrer Institution sich das erste Mal auf der Monitoring-Website einloggen, wird der Dienstleistervertrag automatisch in einem eigenen Fenster geöffnet. Sie müssen dem Dienstleistervertrag dann zustimmen, bevor Sie entsprechende Daten eingeben bzw. die Online-Datenbank nutzen können. Sowie Sie dem Dienstleistervertrag zugestimmt haben, erhalten Sie eine automatische Bestätigungsmail an die Adresse, die Sie bei Ihrem Akkreditierungsansuchen als offizielle Mailadresse angegeben haben. 7. Stammdatenblatt für Teilnehmende Art: Angaben der TeilnehmerInnen gegenüber dem Bildungsträger Medium: Papierform; Formular durch Institution bearbeitbar Erläuterung: Das Stammdatenblatt für Teilnehmende zur Erfassung aller TeilnehmerInnendaten, die für das Monitoringsystem relevant sind, enthält alle Merkmale für die Ersterfassung der Personendaten, in deren Speicherung und Weiterverarbeitung die TeilnehmerInnen mit ihrer Zustimmungserklärung eingewilligt haben. Die Datenblätter dienen nur der Datenerfassung der TeilnehmerInnen und verbleiben an Ihrer Einrichtung. Bei Fragen steht Ihnen das Team der Geschäftsstelle gerne zur Verfügung. Mit bestem Dank für Ihren Beitrag zu einem aussagekräftigen TeilnehmerInnenmonitoring im Rahmen der Initiative Erwachsenenbildung Mag. Maria Groß Leiterin der Geschäftsstelle Initiative Erwachsenenbildung Universitätsstraße 5/ Wien Telefon: +43 (0) Fax: +43 (0)

6 TeilnehmerInnen-Monitoring Überblick über die datenschutzrechtlichen Implikationen und bereitgestellten Unterlagen Land + Bund beauftragen und finanzieren Datenbank Fördervertrag Land-Träger vertragliche Verpflichtung zur Mitwirkung am Monitoring --> Zustimmungserklärung Träger Bundesrechenzentrum (BRZ GmbH) hostet den Datenbank-Server Träger/Kursangebot --> Meldung einer Datenanwendung --> Angaben Datensicherheitsmaßnahmen --> evtl. Angaben zum Auftraggeber Dienstleistervertrag DBConcepts GesmbH wartet Datenbank und anonymisiert Daten (= Dienstleister i.s. des DSG) Datenerfassung und -eingabe --> Zustimmungserklärung der TeilnehmerInnen --> Muster für Erhebungsbogen Monitoringgruppe bereitet Daten auf und macht anonyme Auswertungen