Kurzanleitung für neue Benutzer

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1 Kurzanleitung für neue Benutzer ACT! by Sage 2008 (10.0) für die Verwendung mit ACT! und ACT! Premium

2 ACT! by Sage und ACT! by Sage Premium 2008 (10.0) Kurzanleitung für neue Benutzer Copyright 2007 Sage Software SB, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Das Sage Software-Logo und ACT! sind eingetragene Marken oder Marken von Sage Software SB, Inc., oder seinen verbundenen Unternehmen. Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer entsprechenden Inhaber. Veröffentlicht von ACT! by Sage 8800 N Gainey Center Drive, Suite 200 Scottsdale, AZ (480) Ausgabe 09/2007 für ACT! by Sage & ACT! by Sage Premium 2008 (10.0) Version: UA214 Dieses Handbuch darf weder ganz noch auszugsweise kopiert, abgelichtet, reproduziert, übersetzt oder auf ein elektronisches Medium oder in maschinenlesbare Form reduziert werden, wenn keine vorherige schriftliche Genehmigung vorliegt von: Sage Software SB, Inc., 1715 North Brown Road, Lawrenceville, GA ATTN: Legal Department. ALLE BEISPIELE MIT NAMEN, FIRMENNAMEN ODER FIRMEN IN DIESEM HANDBUCH SIND FREI ERFUNDEN UND BEZIEHEN SICH WEDER NAMENTLICH NOCH INHALTLICH IN IRGENDEINER WEISE AUF TATSÄCHLICHE NAMEN, FIRMEN, UNTERNEHMEN ODER EINRICHTUNGEN. JEGLICHE ÄHNLICHKEIT MIT ECHTEN PERSONEN, FIRMEN, UNTERNEHMEN ODER EINRICHTUNGEN WÄRE REIN ZUFÄLLIG. Es wurde jeder Versuch unternommen, die Genauigkeit dieses Handbuchs sicherzustellen. Sage Software übernimmt jedoch keinerlei Gewährleistung in Bezug auf diese Dokumentation und schließt sämtliche impliziten Gewährleistungen in Bezug auf die Marktfähigkeit und Eignung für einen bestimmten Zweck aus. Sage Software ist nicht haftbar für Fehler, indirekte Schäden oder Folgeschäden im Zusammenhang mit der Bereitstellung, Leistung oder Verwendung dieses Handbuchs oder der darin enthaltenen Beispiele. Die Informationen in diesem Handbuch können ohne vorherige Benachrichtigung geändert werden.

3 Endbenutzer-Lizenzvertrag ACT! by Sage & ACT! by Sage Premium 2008 (10.0) sind durch einen Endbenutzer-Lizenzvertrag geschützt. Sie können diesen Vertrag anzeigen, indem Sie im Hilfemenü des Produkts auf Info über ACT! klicken und dann den Link Endbenutzer-Lizenzvertrag anzeigen wählen. Gedruckt in Deutschland

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5 Inhalt Einführung Einführung...iii ACT! Produktdokumentation... iii Installationshandbuch... iii Hilfe...iv Benutzerhandbuch...iv Funktionen-Touren... v Kurzanleitung... v Tipps... v Andere Möglichkeiten, sich mit der Software vertraut zu machen...vi Mit der Software experimentieren...vi Knowledge Base...vi Demodatenbank verwenden...vi Erste Schritte mit ACT!... vii ACT! einrichten Kapitel 1. Datenbanken erstellen...3 Der Datenbankadministrator und "Persönlicher Datensatz"... 4 Die Funktion "Neue Datenbank" verwenden... 4 Kapitel 2. Daten importieren...7 Felder zuordnen... 8 Daten importieren... 8 Importassistent... 8 Daten aus anderen Programmen importieren... 9

6 Kapitel 3. Einstellungen festlegen...13 Auf das Dialogfeld "Einstellungen" zugreifen Datensätze erstellen Kapitel 4. Kontaktdatensätze...17 Kontaktdetailansicht Kontaktinformationen eingeben Kontakte zur Datenbank hinzufügen Die Kontaktliste Kapitel 5. Notizen und Historien...25 Informationen zu Notizen Notizen einfügen Informationen zu Historien Historien aufzeichnen Tätigkeiten und Aufgaben planen Kapitel 6. Tätigkeiten und Kalender...31 Tätigkeiten mit Kontakten planen Wiederkehrende Tätigkeiten planen Kalender anzeigen und drucken Einladungen beantworten Abgeschlossene Tätigkeiten aufzeichnen Kapitel 7. Aufgabenliste...43 Tätigkeiten anzeigen und erledigen Die Aufgabenlistenanzeige ändern (Filtern) Kapitel 8. Integration von ACT! und Outlook-Kalendern...47 Kalenderintegration ACT! und Outlook-Kalender aktualisieren... 51

7 Tätigkeiten aus Ihrem ACT! und Outlook-Kalender entfernen Verkaufschancen verfolgen Kapitel 9. Verkaufschancen öffnen und verwalten...55 Die Phasen eines Prozesses Verkaufschancen öffnen Informationen suchen Kapitel 10. Cockpits...61 Übersicht über Cockpitkomponenten Mit Komponenten arbeiten Cockpitkomponenten filtern Cockpits auswählen Kapitel 11. Datensätze sortieren und die Datenbank durchsuchen...67 Datensätze in Listen- oder Detailansichten sortieren Methoden zur Informationssuche Datensätze mithilfe von Suchen finden Markierte Kontakte suchen Kapitel 12. Berichte ausführen...73 Berichte für Kontakte, Gruppen oder Firmen ausführen Mit Kontakten kommunizieren Kapitel 13. Die ACT! Textverarbeitung...79 Die ACT! Textverarbeitung auswählen Dokumente öffnen Dokumente bearbeiten und formatieren Bearbeitung von Dokumenten abschließen... 82

8 Kapitel 14. mit ACT! verwenden...83 ACT! verwenden Microsoft Outlook verwenden Outlook-Integration einrichten ACT! Microsoft Outlook ACT! Historienoptionen in Outlook festlegen Nachrichten senden ACT! verwalten Kapitel 15. Datenbanken pflegen...95 Datenbanken sichern Appendix A. Glossar...99 Index

9 Einführung Einführung

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11 Einführung Willkommen bei ACT! by Sage 2008 (10.0), der optimalen Anwendung für die Verwaltung von Kunden und Kontakten. Diese Kurzanleitung für neue Benutzer soll Sie beim Einrichten und beginnen der Nutzung von ACT! unterstützen. In dieser Einführung wird: Informationen zur Produktdokumentation Möglichkeiten, sich mit der Software vertraut zu machen Angaben darüber, wie Sie die Demodatenbank verwenden Erste Schritte mit ACT! Weitere Informationen zu den in der Kurzanleitung für neue Benutzer beschriebenen Funktionen finden Sie in der Hilfe (klicken Sie im Menü Hilfe auf Hilfethemen, oder drücken Sie in den meisten Dialogfeldern die Taste F1). Einführung ACT! Produktdokumentation Mithilfe der in den folgenden Abschnitten beschriebenen Informationsquellen können Sie sich mit der Software vertraut machen. Installationshandbuch Im Installationshandbuch wird das Installieren, Registrieren, Aktivieren und Schützen der Software erläutert. Sie sollten dieses Dokument vor der Installation des Produkts lesen. Im Produktumfang enthalten ist eine gedruckte Version des Installationshandbuchs, das Sie auch auf der Produkt-CD finden (im Ordner Product Documentation in der Verzeichnisstruktur auf der CD). Kurzanleitung für neue Benutzer iii

12 Einführung Hilfe Die Hilfe ist die beste Quelle für Informationen zur Nutzung der Software. Sie finden die gewünschten Informationen mithilfe der Registerkarten Inhalt, Index und Suchen. So greifen Sie auf die Hilfe zu Klicken Sie im Menü Hilfe auf Hilfethemen. - oder - In den meisten Fenstern und Dialogfeldern können Sie auch einfach die Taste F1 drücken. Wenn Sie die Hilfe öffnen, wird im Hilfefenster das Übersichtsthema für die aktuelle Ansicht angezeigt. Wenn Sie zu einer der Ansichten wechseln, die in der Navigationsleiste zur Auswahl stehen (Kontakte, Gruppen, Liste der Verkaufschancen usw.), wird automatisch das Hilfethema für die entsprechende Ansicht angezeigt. Benutzerhandbuch Im Benutzerhandbuch wird die Nutzung der Anwendungsfunktionen erläutert. Es enthält einen Überblick über die grundlegenden Aufgaben und Schritte für deren Ausführung. Das Benutzerhandbuch steht als PDF-Datei im Verzeichnis der Installations-CD, über die Windows-Schaltfläche Start (Programmgruppe ACT!) und das ACT! Menü Hilfe zur Verfügung. So greifen Sie über das Menü "Hilfe" auf das Benutzerhandbuch zu 1. Zeigen Sie im ACT! Menü Hilfe auf Online- Handbücher. 2. Klicken Sie auf ACT! Server-Benutzerhandbuch. iv ACT! by Sage 2008 (10.0)

13 ACT! Produktdokumentation Funktionen-Touren Touren erläutern eine Vielzahl von Funktionen, z. B. das Planen von Tätigkeiten, das Arbeiten mit Verkaufschancen, das Verwenden von Gruppen und Firmen, das Installieren von Handheld Links usw. Einführung So öffnen Sie die Funktionen-Touren 1. Zeigen Sie im Menü Hilfe auf Funktionen-Touren. 2. Klicken Sie auf den Tournamen. Wenn Sie auf den Namen einer Tour klicken, wird die Tour auf der ACT! Website geöffnet. Daraufhin wird eine Meldung für den Dateidownload angezeigt. Klicken Sie zweimal auf Ausführen, um die Tour herunterzuladen und zu starten. Kurzanleitung Tipps Die Kurzanleitung enthält Tipps zum Navigieren durch die Anwendung, zum Erstellen Ihrer Datenbank, zum Planen von Tätigkeiten und Aufgaben, zum Arbeiten mit s sowie zum Anpassen der Anwendung. Im Produktumfang enthalten ist eine gedruckte Version der Kurzanleitung, die auch über das Menü Hilfe (Befehl Online- Handbücher) zur Verfügung steht. In den Tipps finden Sie Informationen zu bestimmen ACT! Funktionen, z. B. zum Drucken von Kalendern und Beschriftungen, Anhängen von Dateien an - Nachrichten usw. Tipps finden Sie auf der ACT! Website (www.act.com/resources). Kurzanleitung für neue Benutzer v

14 Einführung Andere Möglichkeiten, sich mit der Software vertraut zu machen Mit der Software experimentieren Es kann neben den in der Kurzanleitung für neue Benutzer, dem Benutzerhandbuch und der Hilfe aufgeführten Möglichkeiten noch weitere Möglichkeiten geben, eine Aufgabe durchzuführen. In der Dokumentation können Sie beispielsweise aufgefordert werden, mit der rechten Maustaste zu klicken und einen Befehl im Kontextmenü auszuwählen oder auf eine Schaltfläche auf einer Symbolleiste zu klicken. Suchen Sie die für Sie beste Methode. Knowledge Base Knowledge Base-Artikel finden Sie auf der Knowledge Base- Seite der ACT! Website (http://www.sage.de/smb/ anwendungen/kundenmanagement.asp). Die Knowledge Base enthält Artikel, in denen die Ursachen verschiedener Probleme oder für ein unerwartetes Verhalten usw. beschrieben werden. So greifen Sie auf Knowledge Base-Artikel zu Zeigen Sie im Menü Hilfe auf Technischer Support, und klicken Sie dann auf Artikel der Knowledge Base. Demodatenbank verwenden Mithilfe der Demodatenbank ACT10Demo können Sie die Eingabe von Daten in eine Datenbank üben. Die Demodatenbank wird mit der Anwendung installiert. Diese Datenbank enthält sowohl Beispieldatensätze für Benutzer, Kontakte, Firmen, Gruppen und Verkaufschancen als auch Beispiele für geplante Tätigkeiten. vi ACT! by Sage 2008 (10.0)

15 Erste Schritte mit ACT! So greifen Sie auf die Demodatenbank zu 1. Öffnen Sie die Anwendung. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Datenbank öffnen. 3. Doppelklicken Sie auf ACT10Demo.pad. Einführung Hinweis: Melden Sie sich bei Aufforderung als Chris Huffman. Es ist kein Kennwort erforderlich. Erste Schritte mit ACT! Die erste Aufgabe nach Installation von ACT! ist das Erstellen einer Datenbank, der anschließend Kontaktdatensätze hinzugefügt werden. Sie können dazu Datensätze aus anderen Anwendungen oder Dateien importieren, aber auch Datensätze manuell hinzufügen.sie können anschließend Ihre Kontakte in Gruppen organisieren und diese mit Firmen verknüpfen. (Für Gruppen und Firmen gibt es spezielle Funktionalität, die im Benutzerhandbuch und in der Hilfe erläutert wird.) Wenn Sie die Datenbank mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen möchten (die über eine lizenzierte Kopie von ACT! verfügen), können Sie diese als Benutzer in der Datenbank einrichten. Nach dem Hinzufügen von Kontakten zur Datenbank können Sie mit dem Planen von Tätigkeiten wie Besprechungen, Anrufen und Erledigungen beginnen. Erledigte Tätigkeiten können Sie in so genannten Historien aufzeichnen. Sie können auch Notizen für Aufgaben zum Kontaktdatensatz hinzufügen, die Sie sich merken müssen. Verkaufsfortschritte können Sie mit der ACT! Verkaufschancenfunktion nachverfolgen. Weitere Informationen zu ACT! Funktionen finden Sie weiter unten in dieser Kurzanleitung für neue Benutzer, im Benutzerhandbuch und in der Hilfe. Kurzanleitung für neue Benutzer vii

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17 ACT! einrichten ACT! einrichten

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19 Kapitel 1 Datenbanken erstellen Um ACT! verwenden zu können, müssen Sie eine Datenbank erstellen, in der die Kontaktinformationen wie Namen, Adressen und Telefonnummern gespeichert werden. Sie können auch andere Informationen in Ihren Kontaktdatensätzen wie Termine, -Nachrichten, Schriftverkehr und Geburtstage verfolgen. Sie können diese Informationen zur Datenbank hinzufügen. Es gibt die folgenden Möglichkeiten, eine Datenbank zu erstellen: Die Funktion Neue Datenbank Den Befehl Neu im Menü Datei Den Einrichtungsassistenten Nachdem Sie eine Datenbank erstellt haben, können Sie sie für andere Benutzer freigeben. ACT! einrichten Hinweis: Der Zugriff auf Informationen in der Datenbank wird von Sicherheitsfunktionen bestimmt. Dazu zählen fünf Benutzerrollen, die festlegen, was Benutzer in ACT! ausführen und anzeigen können, die Feldsicherheit, die den Zugriff auf bestimmte Felder steuert, usw. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe. In diesem Kapitel wird Folgendes beschrieben: Informationen zum Datenbankadministrator Verwendung von "Persönlicher Datensatz" durch die Software Erstellen einer Datenbank Kurzanleitung für neue Benutzer 3

20 ACT! einrichten Der Datenbankadministrator und "Persönlicher Datensatz" Wenn Sie eine Datenbank erstellen, wird der von Ihnen eingegebene Benutzername als erster Kontaktdatensatz verwendet. Dieser Kontaktdatensatz wird Eigentümer der Datenbank und erhält die Sicherheitsrolle Administrator. Der Administrator kann alle Aufgaben durchführen und auf alle Bereiche der Anwendung sowie sämtliche Daten in der Datenbank zugreifen. Sie können in den meisten Fällen Ihre Adresse, Telefonnummer und weitere Informationen in diesen Kontaktdatensatz eingeben. Dieser Datensatz wird zu Ihrem (persönlichen Datensatz). ACT! verwendet die Informationen im persönlichen Datensatz, wenn Sie -Nachrichten oder Briefe mit der Serienbrieffunktion senden und Tätigkeiten oder Aufgaben planen. Hinweis: Wenn mehrere Benutzer eine Datenbank gemeinsam nutzen, verfügt jeder Benutzer über einen persönlichen Datensatz. Die Funktion "Neue Datenbank" verwenden So erstellen Sie eine Datenbank mit der Funktion "Neue Datenbank" 1. Öffnen Sie die Anwendung. 2. Klicken Sie im Menü Datei auf Neue Datenbank. 3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Datenbank so vor: a. Lesen Sie die Anweisungen zum Benennen der Datenbank. 4 ACT! by Sage 2008 (10.0)

21 Die Funktion "Neue Datenbank" verwenden b. Geben Sie einen Namen und Pfad für die neue Datenbank ein. Oder klicken Sie auf die Schaltfläche zum Durchsuchen (...), um zum gewünschten Verzeichnis zu wechseln. c. Wenn Sie die Datenbank für andere Benutzern freigeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datenbank für andere Benutzer freigeben. Hinweis: Informationen zum Hinzufügen von Benutzern zur Datenbank finden Sie im Hilfethema "Benutzer erstellen". Informationen zum Freigeben von Datenbanken finden Sie im Thema "Datenbanken freigeben". ACT! einrichten d. Geben Sie Ihren Namen als Benutzernamen für die Datenbank ein. Dadurch wird der persönliche Datensatz erstellt. Hinweis: Wenn Sie die Datenbank öffnen, wird Ihr Kontaktdatensatz angezeigt. Sie können weitere Informationen hinzufügen, z. B. Ihre Adresse, Telefonnummer, -Adresse usw. e. (Optional) Geben Sie ein Kennwort für die Datenbank ein. Geben Sie zur Bestätigung das Kennwort nochmals ein. 4. Klicken Sie auf OK. Kurzanleitung für neue Benutzer 5

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23 Kapitel 2 Daten importieren Sie können Daten aus einer ACT! Datenbank oder bestimmten Programmen in eine geöffnete ACT! Datenbank importieren. Sie können beispielsweise Datensätze aus Ihrer persönlichen ACT! Datenbank und Microsoft Outlook in Ihre ACT! Firmendatenbank importieren. Mit dem Importassistenten bestimmen Sie die Datei, aus der die Datensätze stammen, den Typ der zu importierenden Datensätze sowie die Zusammenführungsoptionen für die importierten Daten. Sie können auch Anlagen oder öffentliche Tätigkeiten anderer Benutzer importieren. ACT! einrichten Tipp: Wir empfehlen, vor dem Im-/Exportieren von Daten in eine ACT! Datenbank die folgenden Themen in der Hilfe zu lesen: Tipps für erfolgreiche Datenimporte und -exporte Zusammenfassung der importierten Datensatzund Datentypen Sie können die Funktionen-Tour Kontakte importieren anzeigen, die zeigt, wie Kontakte aus Outlook oder anderen Dateien in ACT! importiert werden. Zeigen Sie im Menü Hilfe auf Funktionen-Tour, und klicken Sie anschließend auf Kontakte importieren, um die Tour zu öffnen. Wenn Sie auf den Namen einer Tour klicken, wird die Tour auf der ACT! Website geöffnet. Daraufhin wird eine Meldung für den Dateidownload angezeigt. Klicken Sie zweimal auf Ausführen, um die Tour herunterzuladen und zu starten. In diesem Kapitel wird Folgendes beschrieben: Felder zuordnen Daten mit dem Importassistenten importieren Kurzanleitung für neue Benutzer 7

24 ACT! einrichten Felder zuordnen ACT! bietet eine Standardzuordnung von Feldern für Kontakte, Firmen, Gruppen und Verkaufschancen. Diese Zuordnungen ermöglichen einen einfachen Import von Daten aus bestimmten Programmen. Wenn keine Standardzuordnung für das Programm vorhanden ist, aus dem bzw. in das der Datenimport erfolgen soll, oder die Felder anders zugeordnet werden müssen, können Sie eine spezielle Zuordnung erstellen. Sie können beispielsweise die Zuordnung für das Outlook- Programm so verändern, dass der Name eines Kontakts einem benutzerdefinierten Feld namens "Aktionär" in ACT! zugeordnet wird. Sie können benutzerdefinierte Zuordnungen speichern und erneut verwenden. Sie können Daten auch mehreren Feldern zuordnen. Sie können den Vornamen eines Kontakts beispielsweise den beiden Feldern "Vorname" und "Anrede" zuordnen. Anweisungen zum manuellen Zuordnen von Feldern finden Sie in der Hilfe. Daten importieren Mit dem Importassistenten können Sie Daten aus den meisten Versionen von ACT! oder aus anderen Programmen wie Microsoft Outlook importieren. Importassistent Im Importassistenten können Sie: die Datenbank oder das Programm angeben, aus der/dem Datensätze importiert werden die zu importierenden Datensatztypen auswählen (z. B. Kontakte, Gruppen und Firmen) Zusammenführungsoptionen für die importierten Daten festlegen 8 ACT! by Sage 2008 (10.0)

25 Daten importieren Beim Datenimport schlägt der Importassistent eine Standardzuordnung vor. Sie können die vom Importassistenten vorgeschlagene Feldzuordnung übernehmen oder die Feldzuordnung ändern. Hinweis: Dieses Handbuch richtet sich an neue Benutzer ohne vorhandene ACT! Datenbank. Informationen zum Konvertieren oder Aktualisieren einer vorhandenen ACT! Datenbank finden Sie in der Hilfe. Daten aus anderen Programmen importieren Daten müssen in dieser Reihenfolge importiert werden: Erstens die Kontaktdatensätze Zweitens die Gruppendatensätze Drittens die Firmendatensätze Bei einigen Programmen ist auch der Import von Terminen, Notizen, Journaleinträgen oder Aufgaben als ACT! Notizen oder Tätigkeiten möglich. Weitere Informationen zu den importierbaren Programmen und Dateitypen finden Sie unter "Zusammenfassung der Programme und Dateien, aus denen Daten importiert werden können". Sie können Kontaktdaten auch aus Programmen importieren, die nicht aufgeführt sind. Öffnen Sie die Datendatei zunächst mit dem Originalprogramm, und speichern Sie sie anschließend in einem von ACT! unterstützten Dateiformat (beispielsweise einer Textdatei mit Trennzeichen). (Eine Textdatei mit Trennzeichen enthält ein Zeichen wie beispielsweise einen Tabulator oder ein Komma zum Trennen von Daten.) Schließlich können Sie die Daten in eine ACT! Datenbank importieren. ACT! einrichten So importieren Sie Daten aus anderen Programmen 1. Öffnen Sie die ACT! Datenbank, in die die Daten importiert werden sollen. Kurzanleitung für neue Benutzer 9

26 ACT! einrichten 2. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren. Der Importassistent wird angezeigt. Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen. 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie auf der Seite Quelle angeben das Programm oder den Dateityp aus, aus dem Daten importiert werden sollen. Geben Sie den Dateinamen und den Pfad der Quelldatei an, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei zu suchen und auszuwählen. Hinweis: Bei einigen Programmen (beispielsweise Microsoft Outlook) muss möglicherweise kein Ablageort angegeben zu werden. Die einzelnen Seiten des Importassistenten unterscheiden sich je nach Art der Programme oder Dateien, aus denen Sie Daten importieren. 10 ACT! by Sage 2008 (10.0)

27 5. Befolgen Sie die Anweisungen auf den Seiten. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Klicken Sie auf Fertig stellen, wenn Sie fertig sind. Die Verlaufsanzeige für den Datenimport wird angezeigt. Der Importvorgang kann mehrere Minuten dauern. ACT! einrichten Kurzanleitung für neue Benutzer 11

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29 Kapitel 3 Einstellungen festlegen Sie können Einstellungen festlegen, um ACT! an Ihre Arbeitsweise anzupassen. Sie können beispielsweise Namens- und Anredeeinstellungen anpassen. Wenn Sie sich von einem anderen Computer aus bei der ACT! Datenbank anmelden, sind die meisten Ihrer persönlichen Einstellungen weiterhin gültig. Greifen Sie über das Menü Extras auf das Dialogfeld Einstellungen zu. Das Dialogfeld Einstellungen enthält folgende Registerkarten: Allgemein Farben und Schriftarten Kalender und Tätigkeitsplanung Kommunikation Starteinstellungen Im Benutzerhandbuch und in der Hilfe finden Sie weitere Informationen zu diesen Registerkarten und zum Festlegen von Einstellungen. ACT! einrichten Auf das Dialogfeld "Einstellungen" zugreifen So legen Sie die Einstellungen fest 1. Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf eine Registerkarte. 3. Wählen Sie Optionen aus. Drücken Sie F1, um Hilfe zu den Optionen auf den einzelnen Registerkarten anzuzeigen. Kurzanleitung für neue Benutzer 13

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31 Datensätze erstellen Datensätze erstellen

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33 Kapitel 4 Kontaktdatensätze Unter Kontakten werden Kunden, Geschäftspartner, Bekannte oder andere Personen verstanden, die Sie mit ACT! verwalten. Alle Informationen über einen Kontakt, d. h. Name, Adresse, Telefonnummer, Arbeitgeber usw., bilden gemeinsam den Kontaktdatensatz, der in der Datenbank gespeichert wird. Sämtliche Aufgaben, die Sie in der Anwendung durchführen, beziehen sich auf Kontakte. Zusätzlich zu Namen, Adressen und Telefonnummern können Kontaktinformationen auch Notizen, Umsatzdaten, Details zu Besprechungen und Gesprächen, Dateien usw. umfassen. Sie können Kontaktinformationen in der Kontaktdetailansicht und in der Kontaktliste anzeigen. Hinweis: Sie können Kontakte in Gruppen organisieren und diese außerdem mit Firmen verknüpfen. Sie öffnen die Gruppen- und Firmendetailansicht über die Navigationsleiste. In diesen Ansichten können Sie die entsprechende Listenansicht öffnen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe oder im Benutzerhandbuch. Datensätze erstellen Inhalt dieses Kapitels: die Kontaktdetailansicht (zum Eingeben von Informationen) und die Kontaktlistenansicht. Kurzanleitung für neue Benutzer 17

34 Datensätze erstellen Kontaktdetailansicht Beim Öffnen der Anwendung wird standardmäßig die Kontaktdetailansicht angezeigt, die Informationen zu einem Kontakt enthält. Tipp: Sie können eine Einstellung festlegen, damit die Kontaktliste oder das Cockpit zur Standardansicht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe. Die standardmäßige Kontaktdetailansicht enthält zwei Abschnitte: Der obere Teil enthält Felder für die Eingabe grundlegender Informationen zum Kontakt. Der untere Teil enthält Registerkarten für bestimmte Arten von Informationen (z. B. mögliche Umsätze oder Gesprächsnotizen). Wie bei allen Ansichten in ACT! können Sie die Symbolleiste, Menüs und Navigationsleiste der Anwendung verwenden (siehe Abbildung). Hinweis: Über die Schaltfläche Layout (in der folgenden Abbildung mit 5 gekennzeichnet) können Sie Layouts ändern. Die ACT! Standard- Layouts sind 800 x 600 und 1024 x 768. Wählen Sie das Layout, in dem Sie die meisten Informationen anzeigen können. Sie können auch benutzerdefinierte Layouts erstellen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. 18 ACT! by Sage 2008 (10.0)

35 Kontaktdetailansicht Inhalt des ACT! Fensters Element 1 Menüs und Symbolleiste Funktion Bietet Zugriff auf Funktionen, beispielsweise Hinzufügen eines Kontakts oder Planen einer Besprechung. Sie können die Menüs und die Symbolleiste anpassen. 2 Navigationsleiste Enthält Schaltflächen, die Sie zur Anzeige einer anderen Ansicht verwenden können, beispielsweise, um den Kalender anzuzeigen. Sie können die Navigationsleiste anpassen. 3 Oberer Teil der Kontaktdetailansicht 4 Registerkarten für Kontaktdetails Enthält die Felder mit grundlegenden Informationen über den Kontakt, beispielsweise Name, Adresse und Telefonnummern. Zeigt Informationen zum Kontakt, z. B. stattgefundene Besprechungen (Tätigkeiten), Gespräche über die geschäftlichen Anforderungen des Kontakts (Notizen), gesendete s und durchgeführte Aktionen (Historien), voraussichtliche und gewonnene Umsätze (Verkaufschancen) sowie andere Details. Datensätze erstellen Kurzanleitung für neue Benutzer 19

36 Datensätze erstellen Element Funktion 5 Schaltfläche "Layout" Ändert das angezeigte Layout, was sich auf die Hintergrundfarbe, Felder usw. auswirkt. Kontaktinformationen eingeben Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dieses Kontakte zur Datenbank hinzuzufügen, z. B.: Informationen manuell eingeben Informationen eines anderen Kontakts kopieren Daten aus anderen Datenbanken und Programmen oder einer Datei importieren Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 2, "Daten importieren", der Hilfe. In diesem Kapitel wird das manuelle Eingeben der Informationen beschrieben. Kontakte zur Datenbank hinzufügen Um einen Kontakt der Datenbank hinzuzufügen, geben Sie in der Kontaktdetailansicht in die gewünschten Felder Informationen ein. So fügen Sie einen Kontakt hinzu 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neuer Kontakt. Eine leere Kontaktdetailansicht wird angezeigt. Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen. Tipp: Ein Feld mit einem Dropdown-Pfeil enthält eine Liste. Klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus. Sie können in das Feld auch ein oder zwei Buchstaben eingeben. Das Feld wird daraufhin von ACT! automatisch mit einem passenden Eintrag in der Liste ausgefüllt. 20 ACT! by Sage 2008 (10.0)

37 Kontaktinformationen eingeben 2. Füllen Sie die Felder aus. Durch Drücken der Tabulatortaste können Sie von einem Feld zum nächsten gelangen. Hinweis: Achten Sie darauf, dass der Vor- und Nachname des Kontakts sowie eine ggf. verwendete Anrede ordnungsgemäß angegeben werden. Diese Daten werden in der Anrede verwendet, wenn Sie einen Brief an den Kontakt schreiben. Im Dialogfeld Einstellungen können Sie festlegen, wie die Anrede zusammengesetzt wird. 3. (Optional) Klicken Sie im Feld Kontakt auf die Schaltfläche Durchsuchen (...), um die Details des Kontaktnamens zu überprüfen. 4. (Optional) Klicken Sie in den Feldern Telefon, Handy und Fax auf die Schaltfläche Durchsuchen (...), um ein Dialogfeld anzuzeigen, in dem Sie Telefonnummern formatieren können. Neue Kontakte werden in der Datenbank gespeichert, sobald Sie zu einem anderen Datensatz wechseln oder eine andere Aufgabe durchführen. Datensätze erstellen Hinweis: Unten in der Kontaktdetailansicht können Sie auf den Registerkarten weitere Informationen hinzufügen. Auf der Registerkarte Kontaktinformationen können Sie beispielsweise den Datensatz als privat angeben, damit andere Benutzer von ACT! diesen anzeigen können. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe. Kurzanleitung für neue Benutzer 21

38 Datensätze erstellen Die Kontaktliste 1 Die Kontaktliste bietet eine Ansicht auf alle Kontakte, auf die der Benutzer zugreifen darf. Die Daten in den Feldern der Detailansicht der einzelnen Kontakte sind in Spalten enthalten, die verschoben und ausgeblendet werden können. Im Bearbeitungsmodus können Sie einen Kontakt hinzufügen oder Kontaktinformationen in der Kontaktliste ändern ACT! by Sage 2008 (10.0)

39 Datensätze erstellen Die Kontaktliste Inhalt der Kontaktliste Element Funktion 1 Feld "Suchen" Beginnen Sie mit der Eingabe in dieses Feld, um die Liste alphabetisch nach der ersten Spalte zu sortieren. 2 Privater Zugriff Dieses Symbol zeigt an, dass es sich bei dem Kontakt um einen privaten Kontakt handelt. 3 Benutzer Dieses Symbol zeigt an, dass der Kontakt auch ein Benutzer ist. Kurzanleitung für neue Benutzer 23

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41 Kapitel 5 Notizen und Historien Notizen und Historien beziehen sich auf einen Kontakt, eine Firma oder eine Gruppe In der Kontakt-, Firmen- und Gruppendetailansicht finden Sie die Registerkarten Notizen und Historie. Inhalt der Kontaktdetailansicht: Die Registerkarte Notizen enthält sämtliche Notizen zum Kontakt. Die Registerkarte Historie enthält sämtliche Historien zum Kontakt. Inhalt der Registerkarten Notizen und Historie in der Gruppen- und Firmendetailansicht: Alle mit der Gruppe oder Firma gemeinsam genutzten Notizen bzw. Historien Alle Notizen bzw. Historien zu Kontakten, die zu der Gruppe bzw. Firma gehören In diesem Kapitel werden Notizen und Historien, das Einfügen von Notizen und das Aufzeichnen von Historien für einen Kontakt, eine Firma oder Gruppe behandelt. Datensätze erstellen Informationen zu Notizen Eine Notiz kann beliebige Informationen enthalten, wie beispielsweise eine finanzielle Analyse oder Details einer Besprechung, die Sie bei der Verwaltung dieser Beziehung unterstützen. Sie können den Inhalt einer ausgewählten Notiz im Vorschaufenster der Registerkarte Notizen anzeigen. Sie können Text aus dem Vorschaufenster kopieren, aber darin keinen Text einfügen. Kurzanleitung für neue Benutzer 25

42 Datensätze erstellen Notizen einfügen So fügen Sie eine Notiz ein 1. Zeigen Sie die Ansicht Kontaktdetails, Gruppendetails oder Firmendetails an. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Notizen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Notiz einfügen. Das Dialogfeld Notiz einfügen wird angezeigt. Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen. 3. Geben Sie die Informationen in das Textfeld Betreff ein. Hinweis: Im Textfeld Betreff können Sie beliebig viele Informationen eingeben. 4. Klicken Sie auf OK. Informationen zu Historien Sie können eine Historie für einen Kontakt-, Gruppen- oder Firmendatensatz aufzeichnen. Eine Historie kann eine Aktion, wie beispielsweise das Senden einer - Nachricht an den Kontakt aufzeichnen. Historien enthalten chronologische Informationen zu Kontaktbeziehungen. ACTT generiert automatisch Historien, wenn Sie eine Tätigkeit in Ihrem Kalender erledigen, eine - Nachricht senden (wenn die Historienoption für Datensätze aktiviert ist), den Datensatzzugriff für einen Kontakt-, Firmen- oder Gruppendatensatz ändern usw. Darüber hinaus können Sie Historien manuell erstellen. 26 ACT! by Sage 2008 (10.0)

43 Historien aufzeichnen Historien aufzeichnen So zeichnen Sie eine Historie auf 1. Zeigen Sie die Ansicht Kontaktdetails, Gruppendetails oder Firmendetails an. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Historie. Klicken Sie auf die Schaltfläche Historie aufzeichnen. Das Dialogfeld Historie aufzeichnen wird angezeigt. Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen. 3. Wählen Sie einen Historientyp und ein Ergebnis in den Listen Typ und Ergebnis aus, die dem, was Sie aufzeichnen möchten, am ehesten entsprechen. 4. Wählen Sie in der Liste Betreff ein Element aus, oder geben Sie den Betreff für den Historieneintrag ein. 5. Geben Sie die Informationen in das Textfeld Details ein. Hinweis: Im Textfeld Details können Sie beliebig viele Informationen eingeben. Datensätze 6. Klicken Sie auf OK. Kurzanleitung für neue Benutzer 27

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45 Tätigkeiten und Aufgaben planen Planen

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47 Kapitel 6 Tätigkeiten und Kalender Tätigkeiten umfassen Telefonate, Besprechungen und Erledigungen. Sie haben folgende Möglichkeiten: Eine Tätigkeit mit mehreren Kontakten oder Benutzern planen. Eine Tätigkeit einer Gruppe oder Firma zuordnen, sodass sie auf der Registerkarte Tätigkeiten für die Gruppe bzw. Firma angezeigt wird. Benutzerdefinierte Tätigkeiten erstellen, z. B. eine Tätigkeit mit dem Namen "Geschäftsreise". Diese Tätigkeiten wurden ggf. in der Serveranwendung ACT! Premium for Web angelegt. Sie können eine Tätigkeit als privat kennzeichnen, damit andere ACT! Benutzer sie nicht sehen können. Sie können Tätigkeiten anzeigen: in Kalendern auf der Registerkarte Tätigkeiten in der Kontaktdetail-, Gruppendetail- und Firmendetailansicht. in der Aufgabenliste (siehe Kapitel 7, "Aufgabenliste") Kalender zeigen all Ihre Tätigkeiten und Erledigungen für einen Tag, eine Arbeitswoche, eine Kalenderwoche oder einen Monat an. Wenn Sie Tätigkeiten sowohl in ACT! als auch in Microsoft Outlook-Kalendern planen, können Sie diese Tätigkeiten in beiden Kalendern aktualisieren und anzeigen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe In diesem Kapitel wird Folgendes beschrieben: Tätigkeiten mit Kontakten planen Wiederkehrende Tätigkeiten planen Kalender anzeigen und drucken Einladungen beantworten Planen Kurzanleitung für neue Benutzer 31

48 Tätigkeiten und Aufgaben planen Abgeschlossene Tätigkeiten aufzeichnen Die Tour Tätigkeiten zeigt, wie Sie Tätigkeiten und Tätigkeitsabfolgen planen. Wenn Sie auf den Namen einer Tour klicken, wird die Tour auf der ACT! Website geöffnet. Daraufhin wird eine Meldung für den Dateidownload angezeigt. Klicken Sie zweimal auf Ausführen, um die Tour herunterzuladen und zu starten.zeigen Sie im Menü Hilfe auf Funktionen-Tour, und klicken Sie anschließend auf Tätigkeiten.Wenn Sie auf den Namen einer Tour klicken, wird die Tour auf der ACT! Website geöffnet. Daraufhin wird eine Meldung für den Dateidownload angezeigt. Klicken Sie zweimal auf Ausführen, um die Tour herunterzuladen und zu starten. Tätigkeiten mit Kontakten planen Sie können eine Tätigkeit an den folgenden Stellen planen: im derzeit angezeigten Kontakt-, Gruppen- oder Firmendatensatz in einem Kalender auf der Registerkarte Tätigkeiten in der Liste der Verkaufschancen in der Aufgabenliste Wenn eine Tätigkeit in regelmäßigen Abständen stattfindet (z. B. eine wöchentliche Besprechung), können Sie daraus eine wiederkehrende Tätigkeit machen. Weitere Informationen finden Sie unter "Wiederkehrende Tätigkeiten planen" auf Seite 36. Sie müssen bei der Planung von Tätigkeiten mindestens einen Kontakt wählen (z. B. sich selbst). Sie können eine Tätigkeit mit mehreren Kontakten planen und diese auf Kalendern als separate Tätigkeit für jeden Kontakt anzeigen. Sie können eine Tätigkeit mit anderen Benutzern anstatt mit Kontakten planen. 32 ACT! by Sage 2008 (10.0)

49 Tätigkeiten mit Kontakten planen Wenn Sie Ihre -Software eingerichtet haben, können Sie eine -Nachricht an einen Kontakt senden, um ihn über die Tätigkeit zu benachrichtigen. Wenn Sie ACT! Premium verwenden und eine Tätigkeit mit Benutzern planen, erhalten Sie anstelle einer - Nachricht eine Einladung. So planen Sie eine Tätigkeit 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Anruf planen, Besprechung planen oder Erledigung planen. Das Dialogfeld Tätigkeit planen wird angezeigt. Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen. Planen 2. Geben Sie die Tätigkeitsinformationen auf der Registerkarte Allgemein ein: - Wählen Sie mithilfe der Kalender und Listen ein Startdatum und ein Enddatum sowie eine Startzeit und eine Endzeit aus. Kurzanleitung für neue Benutzer 33

50 Tätigkeiten und Aufgaben planen Hinweis: Um eine Tätigkeit ohne eine bestimmte Zeit zu planen, klicken Sie in der Liste Startzeit auf Zeitlos. Zeitlose Tätigkeiten werden in der Checkliste im Kalender angezeigt, die sich rechts unter dem kleinen Monatskalender befindet (5 in der Abbildung auf Seite 39). - Um im Kalender für Tätigkeiten, die über einen oder mehrere Tage geplant sind, einen horizontalen Balken anzuzeigen, wählen Sie Banner verwenden. - Wählen Sie in der Liste Planen mit einen Kontakt aus, mit dem Sie die Tätigkeit planen möchten. Standardmäßig wird der aktuell ausgewählte Kontakt verwendet. Klicken Sie auf Kontakte, um den Kontakt zu ändern, und dann auf Kontakt auswählen. Hinweis: Klicken Sie auf Persönlicher Datensatz, um eine private Tätigkeit zu planen. - Klicken Sie neben dem Feld Verknüpfen mit auf die Schaltfläche Durchsuchen (...), um eine Gruppe oder Firma mit der Tätigkeit zu verknüpfen. Wählen Sie die Gruppe oder Firma aus. - Wählen Sie im Feld Betreff einen Eintrag in der Liste aus, oder geben Sie eine Beschreibung für die Tätigkeit ein. - Wählen Sie in der Liste Priorität eine Priorität aus. Die Standardeinstellung ist Niedrig. 34 ACT! by Sage 2008 (10.0)

51 Tätigkeiten mit Kontakten planen - Sie können Farben für den Text und für den Streifen angeben, der im Tageskalender und im Arbeitswochenkalender neben der Tätigkeit angezeigt wird. Um Farben zu bestimmen, klicken Sie im Feld Farbe auf die Schaltfläche Durchsuchen (...), und wählen Sie die Farbe aus. Tipp: Verwenden Sie unterschiedliche Farben für unterschiedliche Prioritäten, unterschiedliche Benutzer oder Arten von Tätigkeiten. - Wenn Sie an eine bevorstehende Tätigkeit erinnert werden möchten, wählen Sie in der Liste Hinweis eine Hinweisoption aus. Die Standardeinstellung ist Kein Hinweis. - Um die Tätigkeit für einen anderen Benutzer zu planen, klicken Sie auf die Schaltfläche Planen für. Wählen Sie im Dialogfeld Planen für aus der Liste Diese Tätigkeit planen für den Benutzer aus, und klicken Sie dann auf OK. 3. Um eine -Nachricht an die Kontakte zu senden, mit denen die Tätigkeit geplant ist, klicken Sie im Menü Optionen auf über Tätigkeit an Kontakte senden. (Das Menü Optionen befindet sich in der rechten oberen Ecke des Dialogfelds.) 4. Wenn Sie für jeden Kontakt, mit dem die Tätigkeit geplant wird, eine separate Tätigkeit erstellen möchten, klicken Sie im Menü Optionen auf Für jeden Kontakt eine Tätigkeit erstellen. 5. Wenn die Tätigkeit privat sein soll, wählen Sie Privat. 6. Um eine Ressource zu planen (beispielsweise einen Konferenzraum) oder andere Benutzer in die Planung aufzunehmen, klicken Sie auf die Registerkarte Verfügbarkeit.(Diese Funktion ist nur in der ACT! Premium verfügbar.) Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen. Planen Kurzanleitung für neue Benutzer 35

52 Tätigkeiten und Aufgaben planen 7. Um eine wiederkehrende Tätigkeit zu planen, klicken Sie auf die Registerkarte Wiederholung. Befolgen Sie die Anweisungen unter "Wiederkehrende Tätigkeiten planen." 8. Klicken Sie auf OK. 9. Wenn Sie das Senden einer -Nachricht mit Details über die Tätigkeit gewählt haben, wird die - Nachricht eingeblendet. Klicken Sie auf Senden, um sie zu senden. Wiederkehrende Tätigkeiten planen Möglicherweise verfügen Sie über Tätigkeiten, die regelmäßig wiederkehren, beispielsweise wöchentliche Besprechungen. Sie brauchen die Tätigkeit nur ein einziges Mal zu planen und können dann festlegen, wie häufig sie wiederholt wird. Das Symbol steht für eine wiederkehrende Tätigkeit. Das Symbol wird auf der Registerkarte Tätigkeiten und in der Aufgabenliste in der Spalte Wiederkehrend angezeigt. So planen Sie eine wiederkehrende Tätigkeit 1. Planen Sie die Tätigkeit, wie in den Schritten 1-6 unter "So planen Sie eine Tätigkeit" auf Seite 33 beschrieben. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Tätigkeit planen auf die Registerkarte Wiederholung. 3. Wählen Sie unter Häufigkeit die Häufigkeit der Tätigkeit aus. Die Standardeinstellung ist Einmal. Die Angaben im Feld für die Häufigkeit ändern sich je nach gewählter Häufigkeit. 4. Wählen Sie die Details für den Termin aus. Wenn Sie beispielsweise Wöchentlich gewählt haben, wählen Sie den Wochentag aus, an dem die Tätigkeit stattfindet. 36 ACT! by Sage 2008 (10.0)

53 Kalender anzeigen und drucken 5. Wählen Sie in der Kalenderauswahl Anfang ein Startdatum aus. 6. Wählen Sie Kein Enddatum oder Endet und ein Enddatum aus. 7. Klicken Sie auf OK. Kalender anzeigen und drucken Sie können Ihre Tätigkeiten mit dem Tages-, Arbeitswochen-, Wochen- und Monatskalender einsehen und planen. Die Anzahl der Tätigkeiten für den Kalender wird in der Statusleiste am unteren Rand jedes Kalenders angezeigt. Beim Anzeigen eines Kalenders können Sie um einen Tag, eine Woche oder einen Monat rückwärts oder vorwärts blättern, indem Sie auf die Schaltfläche Bewegen Sie zurück oder vorwärts in der Symbolleiste klicken. So führen Sie einen Schnelldruck eines Kalenders aus 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste die Ansicht aus, die gedruckt werden soll: Täglich, Arbeitswoche, Wöchentlich oder Monatlich. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kalender drucken. 4. Klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf OK. Planen Kurzanleitung für neue Benutzer 37

54 Tätigkeiten und Aufgaben planen Elemente des Kalenders Element Funktion 1 Tageskalender Zeigt einen Tag an und ist in Zeitintervalle unterteilt. Vertikale Balken zeigen Tätigkeiten an, die mehr als ein Zeitintervall umfassen. 2 Arbeitswochenkalender Zeigt eine Arbeitswoche an, wie sie in den Einstellungen definiert wurde. Jeder Tag ist in Zeitintervalle unterteilt. Vertikale Balken zeigen Tätigkeiten an, die mehr als ein Zeitintervall umfassen. 3 Wochenkalender Zeigt sieben Tage mit geplanten Tätigkeiten in der jeweiligen Abfolge an. 4 Monatskalender Zeigt einen Monat an. Horizontale Balken, oder Markierungen, zeigen Tätigkeiten an, die über einen oder mehrere Tage geplant sind. Sie können die Mindestdauer der Anzeige einer Markierung festlegen. 5 Checkliste Zeigt die Aufgaben und Tätigkeiten am ausgewählten Tag an. 6 Mini-Kalender Zeigt einen Monat an. Tage, die fett markiert sind, geben an, dass eine Tätigkeit für diesen Tag geplant ist. 38 ACT! by Sage 2008 (10.0)

55 Kalender anzeigen und drucken Planen 5 Kurzanleitung für neue Benutzer 6 39

56 Tätigkeiten und Aufgaben planen So zeigen Sie grundlegende Tätigkeitsinformationen an Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf eine Tätigkeit in einem Kalender. Die Tätigkeitsdetails werden in einem Popup-Fenster angezeigt. Details enthalten den Tätigkeitstyp, den Planer der Tätigkeit, Datum und Uhrzeit, usw. Auslassungspunkte zeigen an, dass mehr Informationen vorhanden sind, als in diesem Popup-Fenster dargestellt werden können. Wenn Sie alle Details zu einer Tätigkeit anzeigen möchten, doppelklicken Sie auf die Tätigkeit. Hinweis: Sie können Tätigkeitsinformationen auch in der Aufgabenliste oder auf der Registerkarte Tätigkeiten anzeigen. Sie können einen Tages-, Wochen- oder Monatskalender drucken und dabei eines von mehreren Formaten wählen, beispielsweise Day Runner oder Day Timer, und Sie können die zu druckenden Informationen angeben, beispielsweise die einzuschließenden Daten und Tätigkeitstypen. Einladungen beantworten Hinweis: Dieser Abschnitt gilt nur für ACT! Premium. Wenn Sie eine Tätigkeit mit anderen Benutzern planen, erhalten diese eine Einladung. Die Benutzer können die Einladung annehmen, vorläufig annehmen oder ablehnen. Sie können den Status gesendeter Einladungen anzeigen. 40 ACT! by Sage 2008 (10.0)

57 Abgeschlossene Tätigkeiten aufzeichnen Wenn Sie sich anmelden, werden gesendete Einladungen in einem Popup-Fenster in der unteren rechten Ecke von ACT! angezeigt. Wenn Sie die Einladung beim Anmelden nicht öffnen, wird das Popup-Fenster wieder ausgeblendet. Das Einladungssymbol wird so lange in der Statusleiste in der unteren rechten Ecke angezeigt, bis Sie die Einladung beantworten. Sie können auf das Symbol klicken, um es zu öffnen, und anschließend die Einladung akzeptieren, ablehnen oder vorläufig ablehnen. Angenommene und vorläufig angenommene Tätigkeiten werden in Ihren Kalendern angezeigt. Sie können Ihre Antwort auf eine Tätigkeit ändern, indem Sie diese öffnen und eine andere Antwort senden. Sie können beispielsweise auf eine vorläufig akzeptierte Tätigkeit klicken und sie akzeptieren oder ablehnen. Abgeschlossene Tätigkeiten aufzeichnen Wenn Sie eine Tätigkeit abgeschlossen haben, haben Sie folgende Möglichkeiten: Tätigkeit aus dem Zeitplan löschen Ergebnis für die Tätigkeit aufzeichnen Nachfassungstätigkeit für die Tätigkeit planen Eine Historie deaktivierter Tätigkeiten wird auf der Registerkarte Historie des Kontakt-, Gruppen- oder Firmendatensatzes angezeigt. Je nach den gewählten Einstellungen werden die nicht erledigten Tätigkeiten in den nächsten Tag übernommen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe Planen Hinweis: Nach Erledigen einer Tätigkeit gehen die Informationen über die Tätigkeit nicht verloren. Stattdessen wird die Tätigkeit als erledigt markiert, und die Anzeige im Kalender und der Aufgabenliste wird entsprechend geändert. Kurzanleitung für neue Benutzer 41

58 Tätigkeiten und Aufgaben planen So können Sie eine Tätigkeit erledigen und eine Das Dialogfeld Tätigkeit erledigen wird angezeigt. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tätigkeit, und klicken Sie dann auf Tätigkeit erledigen. Hinweis: Sie können Tätigkeiten auch mithilfe der Aufgabenliste, der Registerkarte Tätigkeiten und der Checkliste erledigen. 2. Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen.geben Sie die Tätigkeitsdetails ein. 3. Wählen Sie eine Ergebnisoption aus. 4. Klicken Sie auf OK. 42 ACT! by Sage 2008 (10.0)

59 Kapitel 7 Aufgabenliste In der Aufgabenliste werden Tätigkeiten für einen bestimmten Zeitraum angezeigt, wie beispielsweise alle Tätigkeiten für einen Tag. Sie können die Liste filtern, d. h. die Anzeige begrenzen. Sie können beispielsweise ausschließlich Besprechungen in einer bestimmten Woche oder Anrufe am aktuellen Datum anzeigen. Die Liste kann auch sortiert werden, um die Tätigkeiten in einer bestimmten Reihenfolge anzuzeigen. Außerdem können Sie die Liste drucken. In der Statusleiste wird die Anzahl der Tätigkeiten in der Liste entsprechend den angewendeten Filtern und dem gewählten Zeitraum angezeigt. Sie können Tätigkeiten in der Aufgabenliste ändern oder erledigen. In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Tätigkeiten angezeigt und erledigt werden und die Aufgabenliste gefiltert wird. Tätigkeiten anzeigen und erledigen So zeigen Sie die Aufgabenliste und Details zu den Tätigkeiten an 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Aufgabenliste. Tipp: Um eine Tätigkeit zu ändern, doppelklicken Sie darauf. Planen 2. Doppelklicken Sie auf das Symbol Details (siehe 3 in der vorherigen Abbildung) neben einer Tätigkeit, um die Registerkarte Details des Dialogfelds Tätigkeit planen anzuzeigen. So erledigen Sie eine Tätigkeit 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Aufgabenliste. 2. Aktivieren Sie in der Spalte Erledigt das Kontrollkästchen. Kurzanleitung für neue Benutzer 43

60 Tätigkeiten und Aufgaben planen Füllen Sie die entsprechenden Felder aus, um die Tätigkeit zu erledigen. Klicken Sie auf OK. Die Abbildung zeigt alle Tätigkeitstypen für einen angegebenen Zeitraum, einschließlich erledigter Tätigkeiten. Erledigte Tätigkeiten werden durchgestrichen angezeigt. (Sie können eine Einstellung für die Anzeige erledigter Tätigkeiten festlegen). 44 ACT! by Sage 2008 (10.0)

61 Die Aufgabenlistenanzeige ändern (Filtern) Inhalt der Aufgabenliste Element Funktion 1 Filter Filtern Sie mithilfe der Dropdown-Listen Aufgaben nach Datum, Typ und Priorität. 2 Schaltfläche "Filter" ein-/ausblenden Blendet die Aufgabenlistenfilter ein oder aus. 3 Details Doppelklicken Sie auf dieses Symbol, um das Dialogfeld Tätigkeit planen zu öffnen und Tätigkeitsdetails anzuzeigen. 4 Privater Zugriff Gibt an, dass die Tätigkeit privat ist. 5 Wiederholung Gibt eine wiederkehrende Tätigkeit an. 6 Filter und sich ergebende Tätigkeitsanzahl Enthält "Benutzerdefiniert", falls Filter angewendet wurden, und zeigt die Gesamtanzahl der Tätigkeiten für jeden Typ an (Besprechung, Anruf usw.). Die Aufgabenlistenanzeige ändern (Filtern) Sie können die Aufgabenliste nach Datum, Tätigkeitstyp und Priorität filtern. Sie können auch nur private, zeitlose erledigte und Outlook- Tätigkeiten anzeigen. Tipp: Wenn die Filter nicht angezeigt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anzeigen (siehe 2 in der obigen Abbildung). Sie können auch die Tätigkeiten anderer Benutzer anzeigen. Planen So filtern Sie die Aufgabenliste 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Aufgabenliste. 2. Wählen Sie in den Listen Datum, Typen, Prioritäten und Optionen die gewünschten Optionen aus. Kurzanleitung für neue Benutzer 45

62

63 Kapitel 8 Integration von ACT! und Outlook- Kalendern Es kann vorkommen, dass Sie einige Termine und Aufgaben im ACT! Kalender und andere im Outlook-Kalender geplant haben. Sie können diese Tätigkeiten gemeinsam in beiden Kalendern verwalten. Wenn Sie eine Tätigkeit in einem der beiden Kalender entfernen, wird sie auch im anderen Kalender entfernt. Hinweis: Damit Sie die Informationen in den ACT! und Outlook-Kalendern gemeinsam nutzen können, müssen Sie mit Outlook 2002 (XP), 2003 oder 2007 arbeiten. Informationen in den Outlook- und ACT! Kalendern werden durch deren Aktualisierung gemeinsam genutzt. Die Outlook-Anwendung muss nicht geöffnet sein, um die Kalender zu aktualisieren. Hinweis: Zum Ausführen einer Aktualisierung benötigen Sie die entsprechende Sicherheitsrolle. Es werden die folgenden Arten von Kalenderaktualisierungen unterstützt: Einseitig - Von ACT! zu Outlook oder von Outlook zu ACT! Sie können nach Wahl die ACT! Tätigkeiten in den Outlook-Kalender oder Outlook-Termine und -Aufgaben in den ACT! Kalender kopieren. Planen Kurzanleitung für neue Benutzer 47

64 Tätigkeiten und Aufgaben planen Zweiseitig - Wenn eine Tätigkeit in beiden Anwendungen geändert wurde, Änderungen beibehalten von [Produktname] Hiermit werden Änderungen aus dem einen Kalender in den anderen kopiert. Wenn eine Tätigkeit in beiden Anwendungen geändert wurde, wählen Sie das Produkt aus, dessen Änderungen beibehalten werden sollen. Wenn Sie Kalender aktualisieren, können Sie einen Zeitraum für die Tätigkeiten auswählen: Alle Daten, Datumsbereich, Heute und zukünftig und Heute. Hinweis: Wenn Sie eine Datenbank mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen, werden nur Tätigkeiten in und aus dem Outlook-Kalender kopiert, die mit oder von Ihnen geplant wurden. Alle Benutzer müssen ihre eigenen Kalender aktualisieren. Sie können Outlook-Tätigkeiten in Kalendern, in der Aufgabenliste oder auf der Registerkarte Tätigkeiten anzeigen. Die Funktionen-Tour Outlook-Integration anzeigen. Zeigen Sie im Menü Hilfe auf Funktionen-Tour, und klicken Sie anschließend auf Outlook-Integration, um die Tour zu öffnen. Wenn Sie auf den Namen einer Tour klicken, wird die Tour auf der ACT! Website geöffnet. Daraufhin wird eine Meldung für den Dateidownload angezeigt. Klicken Sie zweimal auf Ausführen, um die Tour herunterzuladen und zu starten. In diesem Kapitel wird Folgendes beschrieben: Informationen zur Kalenderintegration Aktualisieren des ACT! und Outlook-Kalenders Entfernen von Tätigkeiten aus den Kalendern 48 ACT! by Sage 2008 (10.0)

65 Kalenderintegration Kalenderintegration In den folgenden Abschnitten wird erklärt, wie Tätigkeiten abhängig vom ursprünglichen Kalender, von der Richtung der Aktualisierung usw. aktualisiert und angezeigt werden. Sie können Tätigkeiten in beiden Kalendern bearbeiten, aber es empfiehlt sich, eine Tätigkeit im ursprünglichen Kalender zu bearbeiten und anschließend die Kalender zu aktualisieren. Wenn die Tätigkeit in beiden Anwendungen vorhanden ist, werden beim Aktualisieren von Daten von einer Anwendung in die andere die Informationen im Kalender überschrieben, der die Aktualisierung empfängt. Wenn Ihre ACT! Datenbank Tätigkeiten enthält, die aus Ihrem Outlook-Kalender importiert wurden, werden diese Tätigkeiten überschrieben, wenn Sie Ihren ACT! Kalender mit neueren Outlook-Daten aktualisieren. Outlook-Tätigkeiten und -Aufgaben werden in der Anwendung ACT! durch zwei spezielle Symbole dargestellt: Outlook-Tätigkeiten werden in ACT! als Besprechungen aktualisiert. Outlook-Aufgaben werden in ACT! als Erledigungen aktualisiert. Wenn Sie eine ACT! Tätigkeit in einem Outlook-Kalender ändern, wird die Änderung so lange ignoriert, bis Sie die Berechtigung zum Bearbeiten der Tätigkeit in ACT! erhalten. Beispiel: - Christ plant in ACT! eine Besprechung mit Robert. Sie kann (im Gegensatz zu Robert) die Tätigkeit in ACT! bearbeiten. - Der Outlook-Kalender wird mit der Tätigkeit aktualisiert. Planen Kurzanleitung für neue Benutzer 49

66 Tätigkeiten und Aufgaben planen - Robert ändert den Zeitpunkt der Besprechung im Outlook-Kalender. - Der ACT! Kalender wird mit der Tätigkeit aktualisiert. Da Robert in ACT! nicht zur Änderung der Besprechung berechtigt ist, werden die in Outlook vorgenommenen Änderungen ignoriert. Die Besprechungszeiten sind in ACT! und Outlook unterschiedlich. Die Anzeige der Namen von Outlook-Tätigkeiten in einem ACT! Kalender hängen davon ab, ob die Namen bereits in der ACT! Datenbank enthalten sind. Falls ACT! die Namen erkennt, werden diese im Feld Planen mit der Tätigkeit angezeigt. Falls ACT! die Namen nicht erkennt, werden diese im Feld Details der Tätigkeit angezeigt. Nachfolgend wird erklärt, wie Tätigkeiten ohne Datum und Uhrzeit bzw. vorläufige Tätigkeiten aktualisiert werden. Outlook-Aufgaben ohne Datumsangaben aktualisieren den ACT! Kalender nur, wenn der Datumsbereich auf Alle Daten festgelegt ist. Die Outlook-Aufgabenliste wird von ACT! aus nur mit Aufgaben aktualisiert, die ursprünglich in Outlook erstellt werden. Zeitlose ACT! Tätigkeiten aktualisieren den Outlook- Kalender als ganztägige Ereignisse. Die Zeit wird als frei angezeigt. Vorläufige Outlook-Tätigkeiten aktualisieren den ACT! Kalender. Vorläufige ACT! Tätigkeiten aktualisieren den Outlook-Kalender. 50 ACT! by Sage 2008 (10.0)

67 ACT! und Outlook-Kalender aktualisieren ACT! und Outlook-Kalender aktualisieren Wenn Sie Ihre Kalender von ACT! und Outlook aktualisieren, können Sie einen Zeitraum für die Tätigkeiten auswählen. Hinweis: Wenn Sie Ihren ACT! Kalender mit Outlook-Tätigkeiten aktualisieren und eine wiederkehrende Outlook-Tätigkeit auf das ausgewählte Datum fällt oder im ausgewählten Datumsbereich liegt, werden sämtliche Termine der Outlook-Tätigkeit im ACT! Kalender als individuelle Tätigkeiten übernommen. Sie können Sie Ihre ACT! und Outlook-Kalender aktualisieren. Wenn Sie mit ACT! Premium arbeiten, können Sie mit dem ACT! Scheduler eine Aufgabe für automatische Aktualisierungen einrichten. So aktualisieren Sie ACT! und Outlook-Kalender 1. Öffnen Sie die zu aktualisierende ACT! Datenbank. 2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Outlook-Tätigkeiten, und klicken Sie dann auf Tätigkeiten aktualisieren. 3. Wählen Sie im Feld Outlook-Tätigkeiten aktualisieren die Art der durchzuführenden Aktualisierung aus. Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen. a. Wählen Sie bei Wahl von Einseitig in der Dropdown- Liste die Richtung der Synchronisation aus. b. Wählen Sie bei Wahl von Zweiseitig die gewünschten zu verwendenden Kalender-änderungen aus, wenn eine Tätigkeit in beiden Kalendern geändert wurde. 4. Wählen Sie im Feld Für diese Daten eine Datumsoption aus. Falls Sie Datumsbereich ausgewählt haben, wählen Sie ein Startdatum (Von) und ein Enddatum (Bis) aus. 5. Klicken Sie auf Aktualisieren. Planen Kurzanleitung für neue Benutzer 51

68 Tätigkeiten und Aufgaben planen Tätigkeiten aus Ihrem ACT! und Outlook- Kalender entfernen Sie können ACT! Tätigkeiten aus Ihrem Outlook-Kalender und Outlook-Tätigkeiten aus Ihrem ACT! Kalender entfernen. So entfernen Sie Tätigkeiten aus dem ACT! und Outlook- Kalender 1. Öffnen Sie die ACT! Datenbank. 2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Outlook-Tätigkeiten, und klicken Sie dann auf Tätigkeiten entfernen. Das Dialogfeld Tätigkeiten entfernen wird angezeigt. Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen. 3. Wählen Sie im Feld Alle entfernen die gewünschten Optionen aus. Klicken Sie auf OK. Hinweis: Erledigte Outlook-Tätigkeiten werden durch diese Aktion nicht aus Ihrem ACT! Kalender entfernt. Informationen zum Entfernen erledigter Aufgaben finden Sie in der Hilfe. 52 ACT! by Sage 2008 (10.0)

69 Verkaufschancen verfolgen Umsatz verfolgen

70

71 Kapitel 9 Verkaufschancen öffnen und verwalten Eine Verkaufschance ist ein möglicher Umsatz. Über einen Verkaufsprozess können Sie Verkaufschancen durch die einzelnen Phasen verfolgen, von der ersten Kontaktaufnahmen bis zum Abschluss. In jeder Prozessphase können Sie die Wahrscheinlichkeit bestimmen, dass es zu einem Verkaufsabschluss kommt. Diese Informationen können Sie für die Prognose der Verkaufschancenpipeline verwenden. Die Informationen zu Verkaufschancen können die Produkte und Dienstleistungen umfassen, an denen der Käufer interessiert ist. Wenn Sie Produkte und Dienstleistungen für Verkaufschancen auswählen, können Sie spezielle Rabatte gewähren. Sie können auch ein neues Produkt erstellen, wie beispielsweise Spezial, und einen Rabatt für den gesamten potenziellen Auftrag gewähren. Die Produktkosten und Preise pro Einheit sind in der Produktliste enthalten. Diese können beim Öffnen einer Verkaufschance geändert werden. Anhand dieser Informationen können Sie ein Angebot für den Kunden erstellen. Der ACT! Vertriebszyklusprozess ist Bestandteil der Anwendung. Die Funktionen-Tour Verfolgung von Verkaufschancen zeigt, wie Verkaufschancen erstellt und verwaltet werden. Wenn Sie auf den Namen einer Tour klicken, wird die Tour auf der ACT! Website geöffnet. Daraufhin wird eine Meldung für den Dateidownload angezeigt. Klicken Sie zweimal auf Ausführen, um die Tour herunterzuladen und zu starten. Umsatz verfolgen Kurzanleitung für neue Benutzer 55

72 Verkaufschancen verfolgen In diesem Kapitel werden Phasen und das Öffnen von Verkaufschancen behandelt. Die Phasen eines Prozesses Die Phasen in einem Prozess zeigen den Status der Verkaufschance im Vertriebszyklus an. Beispiele für Phasen lauten unter anderem Erstgespräch oder Verhandlung. Die den einzelnen Phasen zugeordneten Prozentwerte sind Angaben der Wahrscheinlichkeit des Auftragabschlusses. Wenn Sie eine neue Verkaufschance für einen Kontakt öffnen, können Sie die Phase Erstgespräch (10%-ige Chance eines erfolgreichen Auftragsabschlusses) zuweisen. Wenn Sie eine Besprechung zwecks einer Präsentation für den Kontakt planen, können Sie den Status der Phase in Präsentation (40%-ige Chance eines erfolgreichen Auftragsabschlusses) ändern. Die Wahrscheinlichkeit bzw. Prozentangabe wird automatisch bei Auswahl einer Phase aufgeführt. Sie können ggf. jedoch die Wahrscheinlichkeit ändern. 56 ACT! by Sage 2008 (10.0)

73 Verkaufschancen öffnen Verkaufschancen öffnen Wenn Sie eine Verkaufschance öffnen, haben Sie folgende Möglichkeiten: Den zum Nachverfolgen der Verkaufschance zu verwendenden Prozess auswählen Eine Phase im Prozess, z. B. Verhandlung, auswählen Einen Status auswählen, z. B. Offen oder Inaktiv Produkte oder Dienstleistungen auswählen, an denen der Kunde interessiert ist Details hinzufügen Angebot erstellen Sie können eine Verkaufschance einem anderen Benutzer zuweisen oder als privat kennzeichnen, so dass sie von anderen Benutzern nicht angezeigt werden kann. So öffnen Sie eine Verkaufschance 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Verkaufschance. Das Dialogfeld Verkaufschance wird angezeigt. Drücken Sie F1, um Informationen anzuzeigen. 2. Geben Sie Informationen über die Verkaufschance ein, z. B.: - Name der Verkaufschance - Die der Verkaufschance zugewiesenen Kontakte - Mit der Verkaufschance verknüpfte Gruppen oder Firmen - Status, Prozess und Phase für die Verkaufschance - Geschätztes Abschlussdatum Hinweis: Bei Auswahl einer Phase wird im Feld Wahrscheinlichkeit ein Prozentwert für die Phase angezeigt. Überschreiben Sie den Standardwert, wenn Sie ihn ändern möchten. Umsatz verfolgen Kurzanleitung für neue Benutzer 57

74 Verkaufschancen verfolgen 3. Auf der Registerkarte Produkte/Dienstleistungen haben Sie folgende Möglichkeiten: - Produkte hinzufügen oder löschen - Einen angepassten Preis für ein Produkt oder einen Preisnachlass eingeben - Angebot erstellen 4. (Optional) Geben Sie auf der Registerkarte Details Verkaufschancendetails ein (optional). 58 ACT! by Sage 2008 (10.0)

75 Informationen suchen Informationen suchen

76

77 Kapitel 10 Cockpits In ACT! Cockpits können Sie wichtige Information an einer zentralen Stelle anzeigen und bearbeiten, z. B. Tagespläne, Tätigkeitslisten, Top-Verkaufschancen und Vertriebszahlen. Jedes Cockpit enthält Komponenten für folgende Zwecke: Verschiedenartige Daten aus der ACT! Datenbank anzeigen Die Anzeige der Daten bestimmen Verschiedene Aktionen zulassen Klicken Sie zum Öffnen des ACT! Cockpits in der Navigationsleiste auf Cockpit. Sie können das Standardcockpit verwenden oder ein anderes verfügbares Cockpit auswählen. Sie können eine Einstellung so festlegen, dass das Cockpit Ihre standardmäßige Startansicht darstellt, und Sie können Cockpits kopieren und drucken. In diesem Kapitel wird Folgendes beschrieben: Informationen zu den Cockpitkomponenten und ihrer Verwendung Die Daten in den einzelnen Cockpitkomponenten filtern Das zu verwendende Cockpit auswählen In der Cockpit-Tour wird das Verwenden der Cockpit- Komponenten erklärt. Zeigen Sie im Menü Hilfe auf Funktionen-Tour, und klicken Sie anschließend auf Cockpit, um die Tour zu öffnen. Wenn Sie auf den Namen einer Tour klicken, wird die Tour auf der ACT! Website geöffnet. Daraufhin wird eine Meldung für den Dateidownload angezeigt. Klicken Sie zweimal auf Ausführen, um die Tour herunterzuladen und zu starten. Informationen suchen Kurzanleitung für neue Benutzer 61

78 Cockpits Übersicht über Cockpitkomponenten Jedes Cockpit enthält mindestens eine der in der Tabelle beschriebenen Komponenten ACT! by Sage 2008 (10.0)

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