Das Digitale Archiv des Bundesarchivs Aktueller Stand

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1 Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Informationsforum Bundesarchiv Berlin 14. Januar Gliederung - Allgemeiner Überblick - Digitale Objekttypen - Aussonderungsbeispiel - PreIngest Toolset (Pit) - Bestandserhaltungstool (BET) Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

2 Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Erste Erfahrungen Sonderfälle für Spezialisten Daten aus 180 Fachverfahren von Stellen des Bundes und der DDR, ca Dateien Inhalte: Verwaltung von personenbezogenen Daten (z. B. Kaderdatenspeicher, Häftlingsdaten) statistische Auswertungen (v. a. Staatliche Zentralverwaltung für Statistik, Bundesanstalt für Arbeit) Planung und Lenkung (z. B. Studienbewerber, Eingabenprojekte) Laufzeit: Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

3 Das Kerngeschäft wird digital Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Ausgangssituation Bundesverwaltung Verschiedene DMS/VBS- Projekte DOMEA Documentum SER VISkompakt Fabasoft Favorit [...] Keine Schnittstellen, heterogene Metadaten? Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

4 Digitales Archiv Seit 2008 DMS/VBS-Systeme Aussonderungs- module Mapping XBARCH Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Digitales Archiv Seit 2008 DMS/VBS-Systeme Aussonderungs- module Mapping XBARCH File-Systeme PreIngest-Toolset PIT (Mapping XBARCH) Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

5 Digitales Archiv Seit 2008 DMS/VBS-Systeme Aussonderungs- module Mapping XBARCH File-Systeme PreIngest-Toolset PIT (Mapping XBARCH) Seit 2011 Datenbanken PreIngest-Toolset PIT (Mapping XBARCH) SIARD BET Bestandserhaltungstool (Preservation Planning) Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Digitales Archiv Seit 2008 DMS/VBS-Systeme Aussonderungs- module Mapping XBARCH TR-ESOR File-Systeme PreIngest-Toolset PIT (Mapping XBARCH) Zugangssystem BASYS 2 INVENIO Seit 2011 Datenbanken PreIngest-Toolset PIT (Mapping XBARCH) SIARD VS- Geheimarchiv BET Bestandserhaltungstool (Preservation Planning) Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

6 - Daten aus File-Systemen Archivfähige Digitale Objekttypen - Klassische Office-Ablage - Mediendateien (Filme, Bilder, Töne) T - Daten aus E-Akten - Dokumentenmanagement-Systeme - Vorgangsbearbeitungs-Systeme - Produktbeispiele: Domea,, Favorit, Fabasoft - Daten aus Datenbanken - Relationale Datenbanken Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Digitale Objekttypen: Archivierung Quelle: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit E-Akte, S innovativ.de/cln_339/nn_ /shareddocs/publikationen/organisation/e akte.html? nnn=true Aussonderung Anbietung der elektronischen Unterlagen an das zuständige Archiv Bewertung der Unterlagen durch das Archiv Vernichtung nicht archivwürdiger Unterlagen Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

7 Digitale Objekttypen: File-Systeme Daten aus File-Systemen Unstrukturierte Daten Teilweise Hybridakten Vielzahl an Formaten Teilweise nicht mehr verkehrsfähig hig Wichtig! Sind dem zuständigen Archiv anzubieten soweit sie aktenrelevante Inhalte enthalten! Vorerst Abgabe auf Datenträgern Unstrukturierte Dateiablage jpg tiff zip mpg mov wmv tiff db... Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Definition Digitale Objekttypen: E-Akten E-Akten sind aus DMS oder VBS hervorgegangene elektronische Unterlagen, die zunehmend an die Stelle der herkömmlichen Papierakte treten. In der Regel weisen auch E-Akten die Struktur Akte Vorgang Dokument auf (Produktbeispiele: Domea, Fabasoft). Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) Teilstrukturierte Prozesse häufig Sachakten Vorgangsbearbeitungs-Systeme (VBS) Strukturierte Prozesse häufig Fallakten Neu! Gesetz zur Förderung F der elektronischen Verwaltung (25. Juli 2013) Wichtig! Bei der Einführung der E-Akte in RückspracheR mit dem Bundesarchiv Schnittstelle für f r die spätere Aussonderung einplanen Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

8 Digitale Objekttypen: Relationale Datenbanken Datenbanken sind die tragende Säule S der modernen Informationsgesellschaft und dienen der Verwaltung und Bereitstellung großer Datenmengen. Sie sind daher potentiell archivwürdig. rdig. Die SIARD Suite dient dazu, Datenbankinhalte langfristig zu archivieren und basiert auf dem offenen SIARD-Standard (Software-Independent Archival of Relational Databases) Konvertierung relationaler Datenbanken in ein SIARD-Format, das auf internationalen Standards basiert etwa den ISO-Normen Unicode,, XML, SQL1999 und dem Industriestandard ZIP Erfassung der Daten (Metadaten und Primärdaten), rdaten), die eine Relationale Datenbank umschreiben (u.a. Schema, Tabellen-, Felddefinitionen, PK, FK, Views) Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Formathäufigkeit in einem exemplarischen (File) F Name / Typ MB ppt Power Point File ( ) doc Microsoft Word ( ) mpg Videoformat pdf Textformat xls Microsoft Excel ( ) mdb Datenbankformat zip Containerformat jpg Bildformat 960 mov Videoformat 584 wmv Videoformat 283 F Name / Typ MB shs Shell scrap object 124 pptx Power Point (ab 2007) 101 rtf Rich Text Format 94 tmp Temporary file 82 xps XML Paper Specification 44 bmp Bitmap Graphik file 43 docx Microsoft Word (ab 2007) 36 z0+ Gesplittete Zip-Datei 28 xlk Microsoft Excel / Backup 20 ber Numbers-Dokument 10 Weitere Formate: pps, png, xlsm, pot, wbk, xlsx, gif, dat, tif, msg, ink, vers, docm,, txt, svg Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

9 Formathäufigkeit in einem exemplarischen (File) xls pdf mdb mpg zip jpg mov doc ppt ppt doc mpg pdf xls mdb zip jpg mov wmv shs pptx rtf tmp xps bmp docx z0+ xlk ber Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Formathäufigkeit in einem exemplarischen (File) Bearbeitungsschritte vor der Strukturierung der Daten im PIT Kopieren der Daten auf die Festplatte des Clients (möglichst in das Verzeichnis C) auf dem die spätere Bearbeitung mit dem PIT erfolgt Fehlerkontrolle des Kopiervorgangs Laden der Daten in den PIT Formatanalyse Strukturierung der Daten Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

10 PreIngest Toolset (PIT): Funktionen Tool des Bundesarchivs zur Strukturierung von Daten (PreIngest) vor dem Import in das Digitale Archiv des Bundesarchivs - Automatische Protokollierung aller Aktionen - Sortier- und Löschfunktionen - Erweiterte Eingabemöglichkeiten für Metadaten und Vererbungsfunktionen - Möglichkeiten zur Definition von Bildungsregeln - Formatprüfung und validierung Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal PreIngest Toolset (PIT): Formaterkennung Formaterkennung und Validierung: : Mit Unterstützung tzung der Tools Pronom und Jhove,, inklusive Dublettenprüfung Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

11 PreIngest Toolset (PIT): Strukturierung Strukturierung nach festen Regeln z.b.: - Ein Datenpaket pro Datei - Ein Datenpaket für f r alle Dateien eines Verzeichnisses - Ein Datenpaket für f r alle Bilddateien Bildung neuer Einheiten / Ordner Freies Umsortieren Protokolliertes Kassieren von Dateien möglichm Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Datenpakete der Lieferung zuweisen: - in Einzelpaketen - als Gesamtpaket PreIngest Toolset (PIT): Lieferung Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

12 PreIngest Toolset (PIT): Praxisbeispiele & Ausblick Daten der Gesundheitsministerkonferenz Wechselnder Vorsitz, Daten in Ordnerstrukturen abgelegt (File) und können mit dem PIT in strukturierter Form übernommen werden Daten der Bundeswehr (teilweise im Einsatz entstanden, File- Ablage) Kontinuierliche Weiterentwicklung des Tools mit Kooperationspartnern Zukünftig weitere Funktionen möglich z.b. Bereitstellung des PITs zur Nutzung in Behörden Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Digital Preservation Management (DPM): Ziele Steuerung von Wissens- und Prozessmanagement als Bausteine der Digitalen Bestandserhaltung Bestandserhalterische Maßnahmen sind angesichts der vielfältigen ltigen Gefährdungen durch innere und äußere Faktoren zur dauerhaften Erhaltung von analogem und digitalem Archivgut unerlässlich Während die traditionelle Bestandserhaltung auf einen großen Erfahrungsschatz und bewährte Methoden zurückgreifen kann, ist die Bestandserhaltung digitaler Daten aufgrund des geringeren Erfahrungsschatzes, aber vor allem aufgrund der sich regelmäß äßig wandelnden technischen Grundlagen in beständiger Anpassung begriffen Vor diesem Hintergrund steigt die Bedeutung der Pflege relevanter Informationen sowie der systematischen Überwachung aller Prozesse im Digitalen Archiv. Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

13 Digital Preservation Management (DPM): Maßnahmen Kontinuierliche Bestandserhaltung - Zusammenführung dezentral vorgehaltener Informationen zur Datenerhaltung - Nachhaltige Überwachung aller wesentlichen Aspekte der digitalen Bestandserhaltung - Erhaltung definierter Eigenschaften bzw. Charakteristika der originalen Objekte in ihrer ursprünglichen Form - z.b. archivwürdige rdige Inhalte, Lesbarkeit, Formatierung, Strukturierung Effizientes Informations- / Bestandserhaltungsmanagement Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Digital Preservation Management (DPM): Technik In Entwicklung seit Ende 2011 Browser basiertes Tool Client: Java-Runtime Runtime-Environment (JRE) Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

14 Digital Preservation Management (DPM): Überblick Bestandserhaltungskreislauf i 2 Status Quo Besta ndserha ltung i 1 i n Update, Log Themen Eigenschaften Umsetzung Monitoring Plan Alarm Planung Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Digital Preservation Management (DPM): HauptTabs Status Quo: Festlegung der grundlegenden Erhaltungsstrategien und Standards Monitoring: : Prüfung, ob die getroffenen Festlegungen weiterhin Bestand haben, Nutzung unterschiedlicher Informationsquellen (i1, i2...), laufen (im Status quo festgelegte) Fristen ab, wird ein Alarm ausgelöst st (z.b. neue Formatversionen) Planung: Analyse und Bewertung der Alarme, Erstellung eines Plans Umsetzung Historie Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

15 Digital Preservation Management (DPM): Ausblick Kontinuierliche Weiterentwicklung des Tools mit Kooperationspartnern Zukünftig weitere Funktionen z.b. Steuerung der Migration Quellen im Monitoring, ggf. Verlinkung mit google alerts, Pronom usw. Dashboard Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal Zusammenfassung Sowohl das PreIngest Toolset als auch das Digital Preservation Management werden zwar bereits in der täglichen Arbeit des Digitalen Archivs eingesetzt, sind aber zugleich noch in der Entwicklung begriffen Wir befinden uns damit in einem Stadium, in dem wir ganz besonders von Anregungen und kritischen Fragen profitieren Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie noch Fragen? Kontakt: Dr. Andrea Hänger Dr. Sina Westphal

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