Qualitätsmanagementhandbuch. LogSolution GmbH. Europaallee 27. D Frechen

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1 Qualitätsmanagementhandbuch LogSolution GmbH Europaallee 27 D Frechen Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) URL: Rev.-Stand: 6 Seite 1 von 14

2 Inhaltsverzeichnis 1. Die Vision Qualitätspolitik Gesellschaftliche Verantwortung und Mitarbeiterorientierung Orientierung und Einbringung neuer Technologien Firmenphilosophie Identität Kunden Leistungen Integrität Unternehmensziele Qualitätsziele Unternehmenssteuerung Strategische Planung Standortstrategie Kooperationsstrategie Integrationsstrategie Operative Planung Umsatzplanung Planung der Gemeinkosten Personalplanung...13 Rev.-Stand: 6 Seite 2 von 14

3 1. Die Vision Die Vision der LogSolution GmbH ergibt sich aus den nachfolgenden Produkten. Die Produktpalette ist eng mit der Firmenphilosophie verbunden, sie definiert die zukünftige Rolle unseres Unternehmens als integrativer Systempartner unserer Kunden im logistischen Umfeld. SOLUTIONS Transport Management System Behälter-/Palettenmanagement Elektronic Data Interchange Warehouse Management System LOGTMS LOGCASE LOGEDI LOGWMS SERVICES Anwendungsbetreuung Anwendungs-Hosting (ASP) Netzwerk (NSP) und Security LOGSERVICES Hochverfügbarkeit der Systeme Service-Center MANAGEMENT/CONSULTING Business Solution Management Business Integration Management Competence & Coaching LOGCONSULT Customer Relation Management Diese Vision bildet das grundlegende Instrument einer nachhaltigen sowie strategischen Führung und Umsetzung. Es geht darum, eine Vorstellung darüber zu entwickeln, wie das Unternehmen in Zukunft aussehen soll. Die Vision der LogSolution basiert auf drei elementaren Aussagen. Rev.-Stand: 6 Seite 3 von 14

4 1.1. Qualitätspolitik Unser Service ergänzt Produkte und Dienstleistungen zu einer Gesamtleistung für unsere Kunden nach dem Prinzip: Fachkundige Beratung und Lieferung der gewünschten Qualität zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Menge und an den richtigen Ort. Für unsere Kunden sind wir ein leistungsstarker und kompetenter Partner. Der Kunde ist der zentrale Orientierungspunkt für unser Denken und Handeln im Unternehmen. Unser Ziel sind zufriedene Kunden mit dauerhaftem Vertrauen in unsere Produkte und Dienstleistungen. Die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden sehen wir als unsere Mission. Zur Erreichung der geforderten Qualität bedienen wir uns der Instrumente des Qualitätsmanagements, d.h. der organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Schaffung und Erhaltung der Konzept- und Ausführungsqualität in allen Stufen des Unternehmens. Das Qualitätsmanagementsystem wird repräsentiert durch das Qualitätsmanagementhandbuch, welches die prozess- und kundenorientierte Umsetzung der Normenforderung der dokumentiert. DIN EN ISO 9001:2008 Das Qualitätsmanagementsystem hat Gültigkeit für alle Unternehmensbereiche der LogSolution GmbH Gesellschaftliche Verantwortung und Mitarbeiterorientierung Die Mitarbeiterorientierung stellt einen gewichtigen Visionsinhalt dar. Zu unserem Unternehmen gehören Wohlergehen und Entwicklung der Mitarbeiter zur Vision. Wir richten uns nach den anwendbaren Gesetzen und bekennen uns zu den Grundwerten und Persönlichkeitsrechten der internationalen Gemeinschaft, wir respektieren die Menschenrechte und verurteilen Diskriminierung. Wir gewährleisten Weltweit einen hohen Standard für die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz. Dieses ist die Grundlage, um einen hohen Identifikationsgrad der Mitarbeiter mit entsprechenden Motivationswirkungen zu erwirken. Maßnahmen zur Erreichung dieses Ziels sind: die Bereitstellung eines sicheren und gesunden Arbeitsumfeldes individuelle Mitarbeitergespräche Zielvereinbarungen leistungsorientierte Bezahlung regelmäßige Schulungsmaßnahmen die Bereitstellung von Produkthilfen die Einbeziehung der Mitarbeitereingaben (KVP) Rev.-Stand: 6 Seite 4 von 14

5 1.3. Orientierung und Einbringung neuer Technologien Unsere umfangreichen und fortwährend steigenden Kenntnisse der System- und Prozesslandschaft, sowie neue Software- und Hardwaretechnologien optimal in unsere Geschäftsaktivitäten einbinden. Die Bereitstellung innovativer Produkte und Leistungen, die unsere gesamten Erfahrungen und Kenntnisse der logistischen Abläufe und den einzusetzenden IT- Strukturen widerspiegeln: Qualität Flexibilität Nahtlose Integration und einfache Bedienung Prozessorientierung und Prozessoptimierung Erweiterungsfähigkeit Wertschöpfung 2. Firmenphilosophie 2.1. Identität Jedes Unternehmen hat eine eigene Philosophie, die sich unmittelbar auf Identität und Teamgeist der Firma auswirken. Insbesondere im IT-Dienstleistungsbereich stellt das Team und somit der Mensch das wesentliche Kapital und Entwicklungspotential eines Unternehmens dar. Diese Grundhaltung ist der essentielle Bestandteil unserer Firmenphilosophie: die gesamten Erfahrungen und die Leistungsbereitschaft jedes Einzelnen stellen den Mehrwert für unsere Geschäftspartner, unsere Kunden und nicht zuletzt für unsere Gesellschaft dar Kunden Es ist unser Ziel, dass unsere Kunden sich auf das für sie Wesentliche konzentrieren können: das Kerngeschäft ihres Unternehmens. Die Identifikation mit unseren Kunden steht im Mittelpunkt unserer Aktivitäten. Seine Ziele und Anforderungen sind der Maßstab unserer Tätigkeiten Leistungen Wir erzeugen durch innovative Lösungen den Mehrwert für unsere Geschäftspartner und gestalten neue Ansätze und nachhaltige Lösungen zum Nutzen unserer Kunden Integrität Unser Grundgedanke ist von Fairness und Gleichberechtigung aller Partner geprägt: das Prinzip der "gleichen Augenhöhe" ist eine bestimmende Voraussetzung unseres Handels und somit unseres Unternehmens. Rev.-Stand: 6 Seite 5 von 14

6 3. Unternehmensziele Mit unseren Unternehmenszielen stellen wir einerseits sicher: immer den Anforderungen des Marktes bzw. des Kunden zu entsprechen gegenüber den Mitbewerbern einen klaren Wettbewerbsvorteil zu erzielen einen hervorragenden Qualitäts- und Sicherheitsstandard zu halten oder zu erhöhen und damit einen Beitrag zur Zukunftssicherung des Unternehmens zu leisten Leistungen immer effizienter und wirtschaftlicher hergestellt bzw. erbracht werden können Leistungen möglichst störungsfrei und wirtschaftlich erbracht werden können Leistungen ohne indirekte Kosten (z.b. Sachschäden, administrativer Aufwand, Zeitverluste, etc.) entstehen und andererseits stellen wir sicher, dass unsere Mitarbeiter an der langfristigen Unternehmensentwicklung mitwirken einen Ansporn für überdurchschnittliche Leistungen erhalten besser beurteilt und belohnt werden können Langfristige Unternehmensziele (bis 2013) der LogSolution sind: betriebswirtschaftlich orientiert und im detail dem Geschäftsplan zu entnehmen. Rev.-Stand: 6 Seite 6 von 14

7 4. Qualitätsziele Beste Qualifizierung unserer Mitarbeiter garantiert beste Qualität für unsere Kunden! Aus unserer Unternehmensstrategie leiten wir strategische, quantifizierte Qualitätsziele ab. Das LogSolution Qualitätsmanagement dient als Richtlinie für das Unternehmen zur Weiterentwicklung und kontinuierlichen Verbesserung des Qualitätsmanagements. Es gilt für alle Unternehmensbereiche. Zur Information unserer Kunden, Lieferanten und Interessenten, die wissen möchten, wie die LogSolution das Qualitätsmanagement gestaltet, veröffentlichen wir Unternehmens und Qualitätsstrategie im Qualitätshandbuch. Ein übergreifendes Qualitätsziel der LogSolution GmbH ist die 100%ige Sicherstellung der Kundenzufriedenheit. Um die Qualitätsziele sicherzustellen, werden Informationsveranstaltungen / Messen über neue Technologien / Produkte besucht Mitarbeiter bei Einsatz neuer Technologien / Produkte geschult Überwachung von externen KPI (Kundenvereinbarung) Überwachung von internen KPI (Prozessüberwachungen) diesen Jahresumsatz mit 25 Mitarbeitern zu erwirtschaften Rev.-Stand: 6 Seite 7 von 14

8 5. Unternehmenssteuerung Die Unternehmenssteuerung ergibt sich aus den vier Kernelementen der Prozesslandschaft: Management Prozesse Geschäftsprozesse Unterstützende Prozesse Messung, Analyse und Verbesserung Analysen, Vorschläge und Strategieentwürfe werden in regelmäßige Strategietreffen einzugebracht. Diese Strategietreffen sind: Geschäftführerversammlungen (wöchentlich) Monatsabschlusstreffen (monatlich) Quartalsbericht der Geschäftsführung (vierteljährlich) Gesellschafterversammlung (jährlich) Qualitätsmanagementtreffen (monatlich) Rev.-Stand: 6 Seite 8 von 14

9 Im Rahmen der Strategierealisierung wegfallende oder neu hinzukommende Maßnahmen werden im Maßnahmen-/Aktionsplan festgehalten. Hier werden ebenfalls Start- und Endtermin für die vereinbarten Maßnahmen niedergelegt. Eine aktive Unternehmenssteuerung bedeutet für die LogSolution, dass die Ziele und Strategien sowie die finanziellen Auswirkungen daraus schriftlich und nachvollziehbar in einem Geschäftsplan niedergelegt und regelmäßig überprüft werden. Im Rahmen des Controlling werden Ziele und Strategien und ihre finanziellen Auswirkungen anhand des Soll- / Ist-Vergleiches aus GuV, Kosten-, Umsatz und Investitionsbudget regelmäßig auf Abweichungen zur Planung und deren Ursachen untersucht. So können negative Entwicklungen frühzeitig erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Über die finanzielle Situation des Unternehmens, gibt der Liquiditätsplan (monatlich) Auskunft über den aktuellen Finanzstatus des Unternehmens. Durch diese aktive Steuerung wird auf die Geschicke und Entwicklungen des Unternehmens positiv Einfluss genommen. Die Verzahnung zwischen strategischer und operativer Planung wird realisiert, indem Strategien in operative Maßnahmen und überführt werden Kosten/Umsatz Budgets bzw. Investitions-Budgets Diese Budgets werden jeweils für ein bzw. drei Geschäftsjahre erstellt. Diese Werkzeuge zum effizienten Controlling werden mit einem standardisierten EDV-System, dem Rechnungswesen abgebildet und dem Controller zur Verfügung gestellt. Um eine klare und eindeutige Zuordnung der geplanten und erzielten Umsätze und Kosten zu erhalten werden Erlöse und Aufwende in der hier hinterlegten zugeordnet. Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung Rev.-Stand: 6 Seite 9 von 14

10 6. Strategische Planung Die strategische Planung hat die Aufgaben: Chancen zu erkennen und zu nutzen Risiken möglichst zu vermeiden Stärken zu erhalten und auszubauen Schwächen zu mindern und zu beseitigen. Die Unternehmensstrategie der LogSolution basiert auf drei ineinander greifende Strategieformen: der Standortstrategie der Kooperationsstrategie der Integrationsstrategie 6.1. Standortstrategie Unser oberstes Ziel ist es, die Anforderungen unserer Kunden mit unseren Leistungen hundertprozentig zu betreuen und dadurch ihren Erfolg abzusichern. Zur Unterstützung dieses Ziels wird die LogSolution mit der Erweiterung bestehender Standorte und durch die Aufschaltung neuer Standorte innovative Produktentwicklungen und Dienstleistungen, Mitarbeiter- Know-how nah bei ihren Systemkunden etablieren um somit zeit- und anforderungsgerecht die Zufriedenheit der Kunden zu unterstützen. Gleichzeitig bietet die LogSolution innovative Dienstleistungen zur Sicherstellung von System- und Hochverfügbarkeit an. Durch unser Backup-Rechenzentrum in Duisburg garantieren wir eine Hochverfügbarkeit von 99,9 %. Software gesteuerte HA-Lösung durch ORION- Professional, einem Produkt von Vision Solutions Redundante Vollklimatisierung Eigene Stromerzeugung USV-Anlage Brandschutzanlagen Inergen Löschgasanlage Zutrittskontrolle Videoüberwachung Servicetechniker vor Ort Auslagerung der Datensicherungsbänder Administration Rev.-Stand: 6 Seite 10 von 14

11 24x7 Zutrittsmöglichkeit 24x7 Reboots 24x7 Sicherheitspersonal 24x7 Betriebsüberwachung 6.2. Kooperationsstrategie Eine zunehmende Intensität und die Dauer der Beziehung zu unseren Kooperationspartner sollen sich positiv auf die Produkt- und Prozessqualität, die Integration von Innovationen sowie Kostenentwicklung auswirken: Gemeinsame Entwicklung von Lösungen der tatsächlichen Probleme unserer Kunden Bereitstellung von innovativen und kundenorientierten Produkten Wenige Lieferanten pro (System-)Lösung Langfristige Verträge Verschmelzung von Werteketten der Partner und Kunden Verbesserte Dienstleistungs- und Produktqualität Kürzere Auftragsabwicklungszeiten und Realisierungsphasen Langfristige Kostenreduktionen Partnerschaftliche Lieferanten-Kunden-Beziehung 6.3. Integrationsstrategie Heutige Systemlandschaften zeichnen sich durch Heterogenität aus: verschiedene Hardwareplattformen, verschiedene Betriebsysteme und Datenhaltungssysteme. Neben zahlreichen selbst entwickelten Applikationen sind zunehmend Standardsoftwarepakete im Einsatz. Nicht zuletzt tragen die wachsende Zahl von Internetanwendungen zur Steigerung der Komplexität der IT-Systeme bei. Die Logsolution erkennt ihren systemübergreifenden Ansatz in der Integration von: IT- Systemen in eine bestehende technische Infrastruktur operativen Prozessen in eine vorgegebene Prozesslandschaft externen Komponenten in das Gesamtsystem Business-Systemen der Geschäftspartner Rev.-Stand: 6 Seite 11 von 14

12 7. Operative Planung Die Werkzeuge der operativen Planung dienen zur Umsetzung der strategischen Planung in den einzelnen Bereichen, Erarbeitung von Vorgaben für die Ausführungsbereiche und der Ressourcenoptimierung. Der Bestand an Ressourcen ist vorgegebenen und durch die operative Planung nicht veränderbar. Die LogSolution setzt im Wesentlichen folgende Elemente zur operativen Planung ein: Umsatzplanung Planung der Gemeinkosten Personalplanung 7.1. Umsatzplanung Die Jahresumsatzplanung wird pro Kunde auf die geplanten Monatsumsätze umverteilt. Die Aufgliederung der Umsätze besteht aus drei Komponenten: den vertraglich zugesicherten Umsätze den Umsätzen aus Kundenanforderungen oder Kundenprojekten den avisierten Neukundenumsätzen Der Abgleich zwischen den Jahresvorgaben wird kontinuierlich in den Monatsabschlusstreffen Key-Accounts abgeglichen. Negative Abweichungen werden hier analysiert und es werden Gegenmaßnahmen wie: Erhöhung der Marketingaktivitäten Verstärkung der Bestandskundenanbindung Einbeziehung externer Vertriebsberatung beschlossen und eingeleitet. Rev.-Stand: 6 Seite 12 von 14

13 7.2. Planung der Gemeinkosten Gemeinkosten entstehen durch die Differenzierung der Kostenarten nach der Zurechenbarkeit der Kosten auf die Kostenträger. Die Gemeinkosten werden durch eine Kostenschlüsselung auf die einzelnen Kostenstellen verteilt und über Gemeinkostenzuschläge den Kostenträgern zugerechnet. In den monatlichen Geschäftführergremien werden die Gemeinkosten auf so genannte Preistreiber durch den Abgleich mit den Planzahlen aus dem Jahreskostenbudget analysiert, bewertet und kurzfristige Gegenmaßnahmen vereinbart und eingeführt. Im Wesentlichen sind die bei der LogSolution folgenden Gemeinkosten zu planen: Personalkosten Betriebsstoffkosten Energiekosten Mietkosten Verwaltungskosten Abschreibungen 7.3. Personalplanung Die Personalplanung organisiert die nahe, mittlere und ferne Zukunft vorausschauend und berücksichtigt alle Maßnahmen, die erforderlich sind, damit der LogSolution zur Erreichung ihrer Ziele die dazu erforderlichen Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Teilbereiche der Personalplanung bestehen aus der: Personalbedarfsplanung Personaleinsatzplanung Personalentwicklung Personalbeschaffung Der Personalbedarfsplanung liegen die aus den Kennzahlen der Ressourcenanalyse ermittelten Werte der durchschnittlichen Nettoarbeitszeit pro Mitarbeiter in Manntagen zugrunde. Hier werden in den Strategiegremien (GF- Versammlung/GS-Versammlung) Maßnahmen zum Neu-, Ersatz-, Zusatz- oder Reservebedarf von Mitarbeitern getroffen und mit den Budget- und Ressourcen- Planzahlen abgeglichen bzw. angepasst. Rev.-Stand: 6 Seite 13 von 14

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