Handbuch für Medienverantwortliche im Sport

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1 Handbuch für Medienverantwortliche im Sport Ein praktischer Ratgeber für die Medienarbeit von Verbänden, Vereinen und Veranstaltern Swiss Olympic Haus des Sports, Talgutzentrum 27, Postfach 606, CH Bern 22 Telefon +41 (0) , Fax 041 (0)

2 Übersicht Inhaltsverzeichnis Einleitung Zur Nutzung dieses Handbuchs Kommunikation Sport und Medien Die Medien Die Aufgaben eines Medienchefs Ständige Arbeiten während des Jahres Die Medienkonferenz Zusammenarbeit mit Fernsehveranstaltern Aufgaben als Medienverantwortlicher eines Anlasses Medieninfrastruktur eines Anlasses Verhalten in Krisen Service Weiterführende Literatur Adressen Impressum Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 7 Zur Nutzung dieses Handbuchs Kommunikation Stellenwert der Kommunikation Kommunikation im Sport Auf sich aufmerksam machen «Tue Gutes und sprich darüber» Information ist Motivation Sport und Medien Die Medien im Sport Sport als Teil der Unterhaltungsindustrie Überdurchschnittliches interessiert Elektronische Medien setzen Trends Wirtschaftliche und redaktionelle Überlegungen Was erscheint in den Medien? Der Kampf um Medienpräsenz Die Chance der Nähe Der Medienverantwortliche Die Medien Die Medienlandschaft Kommerzielle Unternehmen Einflüsse aus dem Ausland Printmedienweltmeister Trends in der Medienlandschaft Internet Aktualitätsdruck Mediennutzung Schweiz Die vier Mediengattungen Printmedien Elektronische Medien Agenturen Online-Dienste Medienverzeichnis Die Aufgaben eines Medienchefs Die Erwartungen im Umfeld Die Grundaufgaben Verbindungsperson Berater Sensibilisierer Dienstleister für Medien Informationsarbeit ist eine «Bringschuld» Die Ansprüche der Medien Aktualität Ehrlichkeit Vollständigkeit Seite 3

4 4.3.4 Neutralität Ständige Arbeiten während des Jahres Führungsfunktion Medienkonzept Grundgerüst eines Medienkonzepts Kontaktnetz Kontaktnetz zu den Medien Medienliste Medienverzeichnis Informationen für die Medien Newsletter Medienmitteilung Medienanfragen Medienkonferenzen Online-Medienarbeit Online ein Muss Mediencorner auf Website Podcasts und Blogs RSS-Feed Terminkalender Terminliste Basis-Dokumentation/Factsheet Mediendokumentation Bilder und Logos Dateien in Digitalform Auflösung Aktualität Archiv Medienrelevante Daten im Archiv Clippings Verbands-/ Vereinsorgan Die Medienkonferenz Der Grundsatzentscheid Die Vorbereitung Erster Schritt: Interne Information sicherstellen Zweiter Schritt: Die Einladung Dritter Schritt: Zusammenstellung der Einladungsliste Vierter Schritt: «Nachfassen» Fünfter Schritt: Mediendokumentation zusammenstellen Die Durchführung Raum Ablauf Die Nachbearbeitung Zusammenarbeit mit Fernsehveranstaltern Das Fernsehen und die Sportverbände Früh informieren Lokale TV-Anstalten Rechte-Situation abklären TV-Rechte Rechteformen Seite 4

5 7.1.6 Verwertungskette Mögliche Partner Produktion und Ausstrahlung Produktion Host Broadcaster Ausstrahlung Die Formen der TV-Berichterstattung Programmwert Bedeutung des Anlasses Vorgehen des Medienchefs Einstufung Anlass Der erste Kontakt mit dem Fernsehen Grundinformation Unterstützung Aufgaben als Medienverantwortlicher eines Anlasses Allgemeine Bemerkungen Organisationsstruktur Anforderungen und Pflichtenheft Das Akkreditierungsverfahren Einladung der Medienschaffenden Unterkunft Bestätigung Die Akkreditierung vor Ort Medienservice für einen Anlass Fachjournalisten fragen Medienpartnerschaften Auswertung des Anlasses Medieninfrastruktur eines Anlasses Die technische Ausrüstung des Medienverantwortlichen Medienzentrum Allgemeine Bemerkungen Die Lage Das Service-Angebot Das Personal im Medienzentrum Die Öffnungszeiten Arbeitsplätze am Wettkampf/im Stadion TV-Kommentatoren, Radio-Reporter, Journalisten Fotografen Mixed Zone Verhalten in Krisen Fettnäpfchen der Krisenkommunikation Vorbereitung auf Krisen Krisenkommunikationskonzept Krisen bewältigen Verhaltensregeln Krisenmanager Kommunikationskanäle Aus Krisen lernen «Tue Gutes und sprich darüber» Service Seite 5

6 11.1 Checkliste für Medienkonferenz Pendenzenliste für Medienkonferenz Portraitblatt für Teamsportarten Portraitblatt für Athleten Der Aufbau eines Medientextes Muster einer Medienmitteilung Checklisten für Dokumentationen Muster für Resultatservice Muster Akkreditierungsformular Gigathlon Muster Akkreditierungsformular AFG ARENA Muster Akkreditierungskarte Muster für ein Informationskonzept Muster für ein Pflichtenheft...68 Weiterführende Literatur Adressen Impressum Seite 6

7 Einleitung So unterschiedlich die Aufgaben von Vereinen, Verbänden und Veranstaltern grösserer und kleinerer Sportanlässe auch sind: Ihnen allen gemeinsam ist die Tatsache, dass sie über kurz oder lang mit der sie umgebenden Medienlandschaft in Kontakt kommen. Bloss: Wie anpacken? Wo die Schwerpunkte setzen? Wie planen und realisieren? Wo lauern die Fallen, in die man tappen könnte? Auf diese und weitere Fragen möchte das vorliegende Handbuch für Medienverantwortliche praxisorientierte Antworten geben. Es soll Hinweise und Hilfsmittel liefern für die tägliche Arbeit der Medienchefs im Verein, im Verband oder im Organisationskomitee eines Sportanlasses. Darüber hinaus will das Handbuch Verständnis schaffen für die Anliegen der Medien und umgekehrt bei Medien für die Anliegen der Sportorganisationen. Diese Vermittlerrolle zwischen den Erwartungen und Bedürfnissen der Verbände auf der einen und den Medien auf der anderen Seite ist die eigentliche Kernaufgabe eines jeden Medienchefs. Dazu muss dieser seine eigene Organisation genauso gut kennen wie die Abläufe und Gesetzmässigkeiten der Medien. Gelingt es einem Medienchef, dank den Tipps und Anregungen in diesem Handbuch seine Sportart oder seine Veranstaltung da und dort zusätzlich in den Medien zu platzieren, ist ein wichtiges Ziel, das zur Erstellung dieses Handbuchs geführt hat, erfüllt. Auf der Basis verschiedener Vorgänger-Publikationen wurde den veränderten Rahmenbedingungen in der Welt des Sports, der Technik und der Sportmedien Rechnung getragen und das vorliegende Handbuch geschaffen. Die Medienstelle von Swiss Olympic wünscht Ihnen eine spannende Lektüre. Christof Kaufmann Leiter Medien und Information Swiss Olympic Tel: Seite 7

8 Zur Nutzung dieses Handbuchs Die Informationen und Hinweise in diesem Handbuch orientieren sich bewusst an der «Maximallösung». Dazu wurden Grossanlässe mit hohem Medieninteresse als Massstab genommen für die notwendigen Aktivitäten und Massnahmen in der Medienarbeit. Diesem Entscheid der Autoren lag die Überzeugung zu Grunde, dass eine auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Reduktion der Medienaktivitäten einfacher ist als eine Erweiterung ohne konkrete Anhaltspunkte. Im Zentrum stand die Absicht, den Medienverantwortlichen eine möglichst vollständige Arbeitshilfe zu bieten. Medienverantwortliche tun in jedem Fall gut daran, die Hinweise in diesem Handbuch mit gesundem Menschenverstand bezogen auf die eigene Aufgabenstellung zu überprüfen. Der Medienchef hat sehr oft auch weitere Aufgaben aus anderen Bereichen (Sponsoring, interne Kommunikation etc.) zu erfüllen. Aus Gründen des Umfangs beschränkt sich dieses Handbuch auf die eigentlichen Aufgaben im Umgang mit den Medien. Dies im Wissen darum, dass Synergien aus verschiedenen Bereichen sinnvoll genutzt werden können, ohne dass die eigentliche Aufgabe des Medienchefs darunter zu leiden hätte. Im Inhaltsverzeichnis können die einzelnen Kapitel mit einem Mausklick direkt angewählt werden. Zu Gunsten der Lesefreundlichkeit wurde bei Personenbezeichnungen auf die weibliche Form verzichtet. Seite 8

9 1. Kommunikation 1.1 Stellenwert der Kommunikation «AIDA» umschreibt als Kurzformel sämtliche Werbemassnahmen. Die vier Buchstaben stehen für «Attention» (Aufmerksamkeit), «Interest» (Interesse), «Desire» (Wunsch) und «Action» (Aktion). Die eigenen Stärken und Vorzüge (Botschaft) sollen einem vorab definierten Kreis von Empfängern (Zielgruppe) mitgeteilt werden und bei ihm eine Handlung auslösen. Egal auf welcher Stufe: Auch Kommunikationsverantwortliche im Sport haben sich mit «AIDA» in ihrer täglichen Arbeit in irgendeiner Form zu beschäftigen. Als Medienverantwortliche sehen sie sich in erster Linie mit den zwei ersten Begriffen aus «AIDA» konfrontiert: «Interest» und «Desire». Ihr Engagement und ihr Fachwissen werden benötigt, um ihrem Anlass, ihrer Sportart oder ihrem Verband/Verein zur nötigen Aufmerksamkeit auf den Redaktionen und zu Interesse bei Publikum und Partnern, aber auch bei ihrem direkten und indirekten Umfeld zu verhelfen. Kommunikation ist auch im Sport längst ein tragender Pfeiler des gesamten Marketings geworden. Dementsprechend sollte diese Funktion in den Strukturen von Vereinen, Verbänden und Organisationen auch gewichtet werden. Kommunikation ist eines der zentralen Marketing-Instrumente im Sport, nach innen genauso wie nach aussen. 1.2 Kommunikation im Sport Die wenigsten Sportorganisationen verfolgen kommerzielle Ziele. Und dennoch verbindet sie mit Wirtschaftsunternehmen der Bedarf, Informationen gezielt und umfassend zu potenziellen Kunden und Empfängern zu bringen. In der modernen Informationsgesellschaft hat die bewusste, zielorientierte Vermittlung von Informationen an Stellenwert gewonnen Auf sich aufmerksam machen Wer nicht bewusst und aktiv auf sich aufmerksam macht, droht im heutigen Kampf um Zuschauergunst, Sponsorenfranken, Mitglieder und Funktionäre unterzugehen. Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations/PR) ist deshalb auf so mancher Prioritätenliste weit nach oben geklettert. Dabei gilt: (Mediale) Aufmerksamkeit kommt in den seltensten Fällen von alleine aber sie kann in begrenztem Ausmass erarbeitet werden «Tue Gutes und sprich darüber» «Tue Gutes und sprich darüber» ist ein anerkannter Kommunikations-Grundsatz. Und wo hat dies mehr Berechtigung als im Sport, wo mit einem grossen, überwiegend ehrenamtlichen Engagement Enormes geleistet wird? In einer Zeit der Reizüberflutung gilt: Erst wenn die Menschen eine Tätigkeit zur Kenntnis nehmen, schenken sie ihr auch Beachtung! Deshalb liegt es an Verbänden, Vereinen und Veranstaltern, in ihrem Umfeld über die eigenen Aktivitäten «zu reden» und sich Beachtung zu erarbeiten. Seite 9

10 Konkret: Auch eine noch so gewiefte Idee ist erst dann wirklich gut, wenn sie gegen aussen richtig «verkauft» worden ist. Auch der grösste sportliche Erfolg erhält seinen wahren Stellenwert erst dann, wenn er von einer breiteren Öffentlichkeit zur Kenntnis genommen wird. Deshalb kommt der Kommunikation im Sport eine entscheidende Bedeutung zu Information ist Motivation Dies gilt nicht nur nach aussen (Zuschauer, Neumitglieder, Sponsoren etc.), sondern in ebenso grossem Ausmass auch nach innen (eigene Funktionäre, Helfer und Mitglieder). Für die freiwillig mitarbeitenden Ehrenamtlichen gilt sehr ausgeprägt: Information ist Motivation. Ehrenamtliche wollen während des Jahres oder im Vorfeld eines Anlasses informiert sein, und «ihren» Anlass in der Folge in den Medien sehen. Über ihren Anteil am gelungenen Anlass oder am sportlichen Erfolg wächst der Stolz und damit die Bereitschaft, sich beim nächsten Mal wieder zu engagieren. Seite 10

11 2. Sport und Medien 2.1 Die Medien im Sport Sport und Medien könnten beide rein theoretisch ohne den anderen leben. Aber zusammen leben sie besser. Sport ist heute in seiner ganzen Vielfalt zu einem wesentlichen Bestandteil unserer Zeit und unseres Kulturverständnisses geworden. Damit ist er auch fester Bestandteil jener, die das Tagesgeschehen wiedergeben - nämlich der Medien. Der Sport hat in der Medienrealität in den vergangenen Jahren deshalb an Bedeutung gewonnen. 2.2 Sport als Teil der Unterhaltungsindustrie Die breite Abdeckung sportlicher Veranstaltungen durch die Medien hat entscheidend dazu beigetragen, dass der Sport seine gesellschaftliche Akzeptanz in den letzten Jahrzehnten deutlich steigern konnte. Andererseits hat der Unterhaltungsaspekt in den Medien in der gleichen Zeit wirtschaftlich stark an Bedeutung gewonnen. Der Spitzen- und Leistungssport wurde zum willkommenen Programminhalt, weil er längst Bestandteil dieser «Unterhaltungsindustrie» geworden ist. (Bildquelle: KEYSTONE) Seite 11

12 2.2.1 Überdurchschnittliches interessiert Eine Folge davon ist: Immer mehr Raum für den Sport in den Medien ist nicht gleichbedeutend mit immer mehr Publizitäts-Chancen für alle Sportarten. Die internationale Vernetzung und ökonomische Zwänge führen auf den Redaktionen zu einer Konzentration des Interesses auf quotenträchtige Massensportarten. Redaktionelle Entscheide über Inhalte werden oft von den «Erfolgsaussichten» geleitet. Ehrenvolle Niederlagen und normale Leistungen also Durchschnittliches - bringen weder Auflage noch Quote. Erfolge und überdurchschnittliche Leistungen hingegen sehr wohl Elektronische Medien setzen Trends Die vorhandene Sendezeit oder die zur Verfügung stehenden Seiten werden damit nicht linear auf den gesamten Sport verteilt. Vielmehr ziehen elektronische Medien als Trendsetter andere Medien hin zu einer Konzentration auf wenige Sportarten. Regional und lokal spielen andere Faktoren mit wie das angenommene Publikumsinteresse (nicht zu verwechseln mit dem Zuschauerinteresse) oder der Regional- und Lokalbezug Wirtschaftliche und redaktionelle Überlegungen Der Sport bewegt sich in einem «Markt», in dem nicht mehr er alleine das Sagen hat. Wirtschaftliche Überlegungen gehören zum Spiel wie der Anpfiff zur Fussballpartie. Es führt sogar so weit, dass sportliche «Modeerscheinungen» aus marktstrategischen Überlegungen zur «Sportart» (Trendsportart) werden und damit die Konkurrenzsituation im Kampf um Medienpräsenz zusätzlich verschärfen Was erscheint in den Medien? Die Medienforschung hat - unter rein inhaltlichen Gesichtspunkten - verschiedene Ansätze entwickelt, welche Faktoren als «Steigbügel» dienen könnten, um vermehrte Medienpräsenz zu erreichen. Hier zwei Ansätze dazu: Cornelsen: Prominenz, Fortschritt, Human interest, Konsequenz, Dramatik, Konflikt, Kuriosität, Sex/Liebe. Galtung/Ruge: Eindeutigkeit, Konsonanz (Erwartung, Wünschbarkeit), Überraschung (Unvorhersehbarkeit/Seltenheit), Personalisierung, Negativismus. 2.3 Der Kampf um Medienpräsenz Selbst mittelgrosse, traditionelle Sportarten klagen heute oft über mangelnde Abdeckung in den Medien - obschon die Zahl der Medienunternehmen insgesamt und damit auch die Grösse der «Plattform» für den Sport gewachsen ist. Die Problematik ist aber, dass immer mehr Medien immer öfter die gleichen Inhalte aufgreifen. Alle orientieren sich an ähnlichen Denkmustern und decken in erster Linie Spitzensport- und publikumsintensive Anlässe sowie allenfalls Trendsportevents ab. Seite 12

13 2.3.1 Die Chance der Nähe Der Breitensport bleibt in diesem Streben nach Aussergewöhnlichem, Aktuellem, Kritischem und Besonderem in den meisten Fällen auf der Strecke. Das gilt aber nur auf nationaler Ebene. Der Breitensport hat gerade im regionalen und lokalen Bereich, der durch gedruckte und elektronische Medien bestens abgedeckt ist, seine Chance Der Medienverantwortliche Aus dieser Optik ist verständlich, dass die Bedeutung der Rolle des Medienchefs nicht hoch genug eingestuft werden kann. An ihm liegt es, durch hartnäckige, fachlich kompetente Arbeit mit viel Hintergrundwissen über die Medienszene seine Botschaften so zu streuen, dass die angestrebte Medienpräsenz erreicht werden kann. Seite 13

14 3. Die Medien 3.1 Die Medienlandschaft Die Schweizer Medienlandschaft befindet sich im Wandel. Nicht allein die Titel und die Personen dahinter ändern sich - auch die Art der Medien und deren Bedeutung Kommerzielle Unternehmen Grundsätzlich sind Medien Unternehmen mit kommerziellem Hintergrund. Ihre «Ware» sind Informationen, Kommentare und Unterhaltungsbeiträge. Dieser Aspekt prägt denn auch (fast) jede Veränderung. Wo sich kein Markt mehr für ein Produkt findet, wird ein oft schmerzlicher Schnitt unumgänglich Einflüsse aus dem Ausland In diesem Lichte sind viele Veränderungen des Schweizer Medienmarktes in den letzten Jahren leicht nachvollziehbar. Nicht zu unterschätzen sind zudem die Einflüsse aus den umliegenden Ländern. Durch seine sprachregionale Aufteilung wird der ohnehin schon kleine «Medienmarkt Schweiz» noch kleiner, was ihn für Einflüsse jeglicher Art aus dem jeweiligen ausländischen Sprachraum noch anfälliger macht Printmedienweltmeister Umso erstaunlicher ist es, dass die Schweiz mit über Print-Titel zu den Ländern mit der höchsten Zeitungsdichte der Welt gehört. Allerdings verändert die fortschreitende Konzentration die Medienlandschaft wesentlich Trends in der Medienlandschaft Multimedia: Koordination von Print und Online Konzentration: wenige grosse Medienkonzerne Gratiszeitungen: bedrängen bezahlte Zeitungen Konkurrenz aus dem Ausland: z.b. Axel Springer (u.a. Besitzer von Handelszeitung, Bilanz, Beobachter) Kopfblattsysteme: z.b. Thuner Tagblatt oder Berner Oberländer (beide von Berner Zeitung) Regionalausgaben: z.b. verschiedene Ausgaben der Berner Zeitung (Stadt, Emmental, Oberaargau, etc.) Mobile Kommunikation: via Handy und Smart Phones Seite 14

15 3.1.5 Internet Neue Medien wie das Internet so neu ist Internet inzwischen auch nicht mehr, aber der Begriff Neue Medien hat sich etabliert bieten Informationen mehrheitlich zum Nulltarif an und zwingen alle anderen Medien zu einer Anpassung an die veränderten Rahmenbedingungen. Das Internet bietet auch Sportorganisationen neue Möglichkeiten an, indem sie selber zu Informationsanbietern werden und einen News-Bereich auf ihren Websites abdecken Aktualitätsdruck Mit der zunehmenden Kurzlebigkeit unseres Alltags und dem verbreiterten Medienangebot wächst der Aktualitätsdruck. Elektronische Medien wie Radio, TV und Online-Dieste sind fast bei allen Grossanlässen präsent und zwingen durch ihre grosse Verbreitung die Printmedien zu neuen Formen der Berichterstattung, um den Nachteil des zeitlichen Rückstandes mit den reinen anlassbezogenen Fakten wettzumachen Mediennutzung Schweiz Die allgemeine Mediennutzung ist weiterhin am Steigen und erreichte 2010 folgende Werte (Quelle Mediapulse): TV: 3h/Tag Radio: 100 Minuten/Tag Printmedien: 20 Minuten/Tag Internet: 20 Minuten/Tag Bücher: 10 Minuten/Tag Daraus wird ersichtlich, dass unsere Gesellschaft zunehmend zu einer Medien-und Informationsgesellschaft geworden ist. Medien nehmen einen wichtigen Platz ein und sind kaum mehr wegzudenken. Für die Medienarbeit ist das Chance und Risiko zugleich: Der erhöhten Wahrscheinlichkeit einer Publizität steht die Informationsüberflutung gegenüber. 3.2 Die vier Mediengattungen Grundsätzlich lassen sich vier Mediengattungen mit jeweils speziellen Rahmenbedingungen unterscheiden: Printmedien, elektronische Medien (Radio, TV), Agenturen und Online- Dienste Printmedien Gedruckte Medien wie Tages- und Wochenzeitungen sowie Illustrierte und Magazine: müssen entweder abonniert oder am Kiosk gekauft werden oder sind gratis erhältlich Gratiszeitungen (auch Pendlerzeitungen genannt) wie 20 Minuten oder Blick am Abend haben sich in jüngster Zeit zu den auflagenstärksten Titel entwickelt Finanzierung über Inserate, Abonnemente und Einzelverkauf (die Gratiszeitung lebt zu 100% aus dem Anzeigenverkauf) Seite 15

16 3.2.2 Elektronische Medien Fernsehen TV national: Die SRG SSR idée suisse ist das grösste Unternehmen für elektronische Medien in der Schweiz. Finanziert wird es primär durch Empfangsgebühren. Ihr Angebot ist national, multimedial und mehrsprachig. Es umfasst sieben Fernsehprogramme in den vier Landessprachen sowie Teletext in Deutsch, Französisch und Italienisch. Darüber hinaus beteiligt sich die SRG SSR idée suisse an der Produktion der Programme des deutschsprachigen Senders «3sat» sowie am frankophonen «TV5». Im deutschsprachigen Raum behaupten sich «Star TV» und «3+». Für Sportinteressierte von Bedeutung ist die Gründung des «Schweizer Sportfernsehen» im Herbst Der Free-TV-Sender versteht sich als Ergänzung zum Schweizer Fernsehen SF und hat zum Ziel, auch Rand- und Breitensportarten eine visuelle Plattform im Deutschschweizer TV-Markt zu bieten. Auf dem Pay-TV-Markt bauen «Swisscom TV» und «Teleclub» ihr Sport-Angebot laufend aus. Sie konzentrieren sich dabei vor allem auf Live-Übertragungen von Fussball- und Eishockeypartien. TV Regional: Folgende Veranstalter verfügen über eine Konzession für Lokalfernsehen: Canal 9, Canal Alpha, la télé, Léman bleu, Tele 1, Tele M1, Tele Ostschweiz, Tele Top, TeleBärn, TeleBasel, TeleBielingue, TeleSüdostschweiz und TeleTicino. Teletext: Bei praktisch allen Fernsehanstalten existiert mit entsprechendem Kabel- Anschluss ein Bildschirmtext-Dienst (z.b. Teletext SF1/SF2). Sport gehört dabei zu den beliebtesten Rubriken. Radios Radio National: Auch hier deckt die SRG SSR idée suisse mit 17 sprachregionalen Programmen in den vier Landessprachen die ganze Schweiz ab. Lokalradios: Rund 50 Lokal-Radiostationen verfügen über eine Sendekonzession. Die Lokalradios sind lokal stark verankert und werden primär über Werbespots finanziert Agenturen In der Schweiz sind verschiedene schweizerische und ausländische Agenturen tätig, welche die verschiedenen Medienunternehmen im Auftragsverhältnis mit Bild- und Textmaterial zum Weltgeschehen beliefern. Die Agenturen nehmen als Verteiler von Informationen eine zentrale Rolle für die Redaktionen ein und sind eine wichtige Quelle bei der inhaltlichen Gestaltung. Textagenturen Die Schweiz verfügt über eine nationale Textagentur, die SDA (Schweizerische Depeschenagentur). Verschiedene ausländische Agenturen (Associated Press AP oder Reuters) sind mit eigenen Redaktionen vertreten. Zudem verfügen nationale Agenturen anderer Länder wie Frankreich (AFP), Deutschland (DPA), Russland (ITAR-TASS), Italien (ANSA) oder Japan (KYOTO) über eigene Redaktionsbüros in der Schweiz. Seite 16

17 Sportagentur Im Sportbereich ist in der Schweiz die Sportinformation AG mit Sitz in Zürich und Genf die einzige nationale Nachrichtenagentur. Sie beliefert ihre Kunden (ein Grossteil der Schweizer Medienunternehmen) mit Informationen und Resultaten aus dem nationalen und internationalen Sportgeschehen und stützt sich für den internationalen Teil ihrerseits auf Sportagenturen der umliegenden Länder Deutschland, Frankreich, Italien und Österreich. Bildagenturen Verschiedene auf Bilder spezialisierte Unternehmen beliefern die Medienunternehmen mit Fotomaterial - unter anderem auch von Sportanlässen. Die Schweiz verfügt über mehrere grössere und kleinere Bildagenturen. Branchenleader sind KEYSTONE, eq sowie Reuters. Daneben bieten verschiedene freischaffende Fotografen ihre Dienste und Archive für die Medienarbeit an Online-Dienste Internet Immer bedeutender werden die Online-Dienste auf Basis des Internets. Zum einen ist das Internet als Quelle für die Informationsbeschaffung (Recherche) für Medienschaffende und Informationsverantwortliche innert kürzester Zeit zum wichtigsten Instrument geworden. Zum anderen finden sich im Internet auch immer mehr Plattformen, die sich auf die Sportinformation konzentrieren (z.b. Medien online Praktisch alle traditionellen Medien haben ihre Online-Präsenz stark ausgebaut und verfügen heute grösstenteils über eigene Redaktionen für die Online-Berichterstattung. Die Sportberichterstattung nimmt auch hier einen wichtigen Platz ein. (z.b Medienverzeichnis Aus Aktualitätsgründen wird an dieser Stelle auf ein umfassendes Medienverzeichnis verzichtet. Die jeweils aktuellen Adressen stehen den Mitgliedverbänden von Swiss Olympic und deren Vereinen im Internet unter in der Rubrik «Mediencorner» kostenlos zur Verfügung. Die Zugangsdaten können durch die Mitgliedverbände via angefordert werden. Seite 17

18 4. Die Aufgaben eines Medienchefs 4.1 Die Erwartungen im Umfeld Die vielseitigen Aufgaben des Medienverantwortlichen definieren sich im Wesentlichen nach dem Standpunkt des Betrachters. Je nach Optik werden die Schwergewichte in den Erwartungen anders gelegt. Sportler: «Der Medienverantwortliche sorgt dafür, dass meine sportliche Leistung möglichst breiten Kreisen zugänglich gemacht wird. Dies passiert über die Einladung der Medien zum Wettkampf, über die Arbeitsbedingungen vor Ort bis hin zu Artikeln für Medien, die am Anlass nicht dabei waren.» Verband/Verein: «Der Medienverantwortliche sorgt dafür, dass unsere Aktivitäten in den Medien gebührend dargestellt werden. Er sorgt in erster Linie dafür, dass unsere Aktivitäten 'endlich einmal' in den Medien erscheinen.» Veranstalter: «Der Medienverantwortliche sorgt via Medien dafür, dass das Publikum rechtzeitig erfährt, wann und wo unser Wettkampf stattfindet und wie man rechtzeitig ins Stadion oder aufs Gelände kommt. Zudem sorgt er dafür, dass unsere Region in den Medien genügend erwähnt wird und damit den Anliegen der Tourismusförderung und des Standort-Marketings Rechnung getragen wird.» Medien: «Der Medienverantwortliche sorgt dafür, dass wir von Aussergewöhnlichem rechtzeitig erfahren. Er sorgt dafür, dass wir vor, während und nach einer Aktivität rechtzeitig alle nötigen Informationen haben. Können wir selber am Anlass nicht dabei sein, versorgt er uns mit den nötigen Fakten, die wir zur uns sinnvoll erscheinenden Berichterstattung weiterverarbeiten bzw. einsetzen können.» 4.2 Die Grundaufgaben Abgesehen von der Frage der Optik lassen sich die Grundaufgaben des Medienverantwortlichen ganz allgemein wie folgt definieren: Verbindungsperson Der Medienverantwortliche ist Verbindungsperson zwischen seiner Sportorganisation und den Medien. Er schafft und hält den Kontakt zu den Medien und baut auf diesem Weg ein Vertrauensverhältnis auf - ohne dadurch die notwendige kritische Distanz zu den Medien zu verlieren. Seite 18

19 4.2.2 Berater Der Medienverantwortliche berät seine Sportorganisation in allen medienrelevanten Fragen. Er nimmt eine vermittelnde Rolle ein zwischen den journalistischen und organisatorischen Anliegen der Medien und jenen des eigenen Verbandes (Beispiel: Die Festsetzung des Beginns einer Veranstaltung kann über die Medienpräsenz entscheiden) Sensibilisierer Der Medienverantwortliche sensibilisiert sein direktes Umfeld (z.b. Vorstand) für die speziellen Anliegen der Medien. Er relativiert übertriebene Erwartungen bezüglich Medienpräsenz Dienstleister für Medien Der Medienverantwortliche ist der «Informations-Dienstleister» des Sports. Er beschafft sich Informationen, bereitet diese mediengerecht auf und beliefert die Redaktionen in geeigneter Form und zum richtigen (abgesprochenen) Zeitpunkt. Bei Anlässen ist er für die Betreuung der Medienvertreter zuständig Informationsarbeit ist eine «Bringschuld» Informationen zu liefern ist im Sport immer eine «Bringschuld». Nur in Ausnahmefällen kann man davon ausgehen, dass sich die Medien Informationen und Fakten selbst beschaffen. Wer regelmässig Informationen liefert, kann damit rechnen, dass seine Botschaft auch im entsprechenden Rahmen weitergegeben wird. Vorausgesetzt, sie wird den journalistischen Ansprüchen nach Aktualität und Newswert gerecht. Kapitel Service: Muster für ein Pflichtenheft (S. 68) 4.3 Die Ansprüche der Medien Der Medienchef hat bei seiner Arbeit die Grundanforderungen an die Medienarbeit zu erfüllen. Diese lassen sich wie folgt zusammenfassen: aktuell ehrlich vollständig neutral Seite 19

20 4.3.1 Aktualität «Es gibt nichts Älteres als die Zeitung von gestern.» Grundsätzlich hat sich die Arbeit des Medienchefs am obersten Gebot des Journalismus zu orientieren: der Aktualität. Informationen müssen rechtzeitig bei den Medien sein, um diesem Anspruch gerecht zu werden. Der aktuelle Anlass ist immer ein zentraler «Aufhänger», ein Auslöser für Medienpräsenz. Dieser Grundsatz ist ein eisernes Gebot, auch wenn die Medien - aus Sicht vieler Funktionäre - mit etwas Abstand vielleicht viel fundierter über einen Anlass berichten könnten. Der Zwang zu Aktualität ist unter dem Druck der Ausbreitung elektronischer Medien und des Internets in den meisten Bereichen zusätzlich verschärft worden. In der Regel empfiehlt sich eine direkte Absprache mit der Redaktion Ehrlichkeit Informationen von Sportorganisationen müssen in erster Linie ehrlich sein. Ehrlichkeit zahlt sich langfristig aus. Eines ist sicher: Die Wahrheit kommt in jedem Fall ans Tageslicht! Vollständigkeit Medien legen immer grossen Wert auf vollständige Informationen. Dazu gehören auch nähere Informationen zur Organisation bzw. zu den involvierten Personen wie Funktionäre und Spielern. Diese Angaben werden mit Vorteil in einer Datenbank verwaltet und sollten laufend aktualisiert werden. Sportartenspezifische Erklärungen und Abkürzungen sind sinnvoll und nützlich. Kapitel Service: Muster für Resultatservice (S. 62), Portraitblatt für Teamsportarten (S. 55), Muster einer Medienmitteilung (S. 59) Neutralität Medieninformationen sollten sich nie nur an die eigenen Mitglieder richten. Der Text ist so zu formulieren, dass er für ein breites Publikum lesbar, verständlich und lesenswert ist. Zu vermeiden sind deshalb in jedem Fall zu viele Fachausdrücke und alle Abkürzungen, die nicht im normalen Alltags-Sprachgebrauch verwendet werden. Seite 20

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