aaaaaa Dialog-Manager Erfolg durch Dialog: Kundendaten pflegen und Potenziale ausschöpfen. Version: 5.1,

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1 a aaaaaa Dialog-Manager Erfolg durch Dialog: Kundendaten pflegen und Potenziale ausschöpfen. Version: 5.1,

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Willkommen 8 2. Hauptfenster Leisten Menüleiste Symbolleisten Navigationsleiste Statusleisten Fenster Verbundfenster Ansprechpartnerfenster Karteikartenfenster Adressinfofenster Historienfenster Beziehungenfenster Handhabung Umpositionieren Vergrößern/Verkleinern Spaltenaufbau Sortieren Auto-Filter Kopfzeile anzeigen Fußzeile anzeigen Desktop speichern Funktionen über die rechte Maustaste Adressverwaltung Import Importoptionen Automatische Analyse Importieren von mehreren Dateien Outlook-Import Export Ausgabedatei festlegen Format festlegen Export starten Adressen Adresse anlegen Adresse bearbeiten Weiteren Ansprechpartner anlegen Adresse löschen Adresse drucken Mehrfachänderung Adressänderung Adressen zusammenführen Suchen und Ersetzen Schnellsuche Auswahl Anschriftenblock kopieren

3 Inhaltsverzeichnis Kontaktblock kopieren Verbunde Verbunde bearbeiten Verbunde auswählen Filtern Filter anlegen Filter bearbeiten Filter speichern Filterverwaltung Gruppieren Gruppenzuordnung Gruppe filtern Gruppenverwaltung Beziehungen Beziehungen anzeigen Beziehungen hinzufügen Beziehungen löschen Beziehungsverwaltung Anschriftenüberprüfung Optionen Statistik Postalisch nicht korrekte Adressen Just in Time -Prüfung Anredenüberprüfung Optionen Statistik Nicht korrekte Anreden Vornamensliste Just in Time -Prüfung Dublettensuche Optionen Ergebnis der Dublettensuche Just in Time -Suche PLZ-Suche CTI Hot Keys Terminverwaltung Ansichten und Navigation Darstellungsarten Navigation Raster Termin-Infos Termine Termine anlegen Termine bearbeiten Termine duplizieren Termine löschen Termine suchen Termine filtern Termine drucken Terminassistent Einstellungen Ergebnis Kalenderkonfiguration Darstellung

4 Inhaltsverzeichnis Verhalten Zusatzinformationen Gruppenkalender Alarm Gruppen- und Ressourcenkalender Hot Keys Aufgabenverwaltung Aufgabe anlegen Aufgabe bearbeiten Aufgabe löschen Aufgabe drucken Navigation Ansicht konfigurieren Hot Keys Response-Verwaltung Response definieren Response erfassen Response auswerten Response weiterverarbeiten Aktionen Adresse drucken Schnelldruck Liste drucken Karteikarte drucken Vorgang anlegen Aufgabe anlegen Termin anlegen s abrufen (Eingang) s abrufen (Gesendet) Vorlagenverwaltung Vorlage neu erstellen Vorlage bearbeiten Allgemein Microsoft Word Dokument Microsoft Word Seriendruck Serien Dialog-Manager Dokument Infopost-Manager Mailing Vorgänge Vorgang anlegen Vorgang bearbeiten Vorgang löschen Vorgang drucken Allgemein Microsoft Word Dokument Microsoft Word Seriendruck Serien Dialog-Manager Dokument Infopost-Manager Mailing

5 Inhaltsverzeichnis 9. Seriendruck Dokument Ersetzen Speichern Format bearbeiten Hintergrund Drucken Aktuelle Adresse drucken Als PDF-Dokument ausgeben Beenden Bearbeiten Rückgängig Ausschneiden Kopieren Einfügen Bearbeiten Eigenschaften Löschen Anordnen Ausrichten Außerhalb liegende Rahmen repositionieren Gehe zu Ansicht Objektinspektor Feldbezeichner anzeigen Ränder anzeigen Bereiche visualisieren Abgeschnittenen Text visualisieren Ansicht aktualisieren Symbolleisten Einfügen Anschriftenblock Text Rotierter Text Bild Rahmen Unterschrift Barcode D-Barcode Neue Seite nach aktueller Seite Neue Seite vor aktueller Seite Extras Maschinenlesbare Schriften Rechtschreibprüfung Textlängenprüfung Hot Keys Outlook-Datensynchronisation Synchronisation starten Dubletten Konflikte Synchronisationsvorlage anlegen Synchronisationsvorlage bearbeiten Synchronisationsvorlage löschen Historie 248 5

6 Inhaltsverzeichnis Historie anzeigen Tabelle Optionen Extras PLZ-Suche Kennwort ändern Benutzer/Mandant wechseln Anschriftenüberprüfung Anredenüberprüfung Dublettensuche Administrator Benutzerverwaltung Angemeldete Benutzer Gruppenverwaltung Ressourcenverwaltung Mandantenverwaltung Beziehungsverwaltung Tabellenstruktur Maskeneditor Datenbank leeren Adress-Konsistenz überprüfen Protokoll anzeigen Private Einträge anzeigen Globale Optionen Outlook-Datensynchronisation SEPA-Validierung SEPA-Konvertierung Optionen Ansicht Internet Eingang Ausgang CTI Hilfe Hilfe Hotline Internet Info über Backup Datenbank-Server Datenverzeichnis Wiederherstellung Versionshistorie 311 A. Anhang 315 A.1. Textdatei mit fester Feldbreite A.2. Textdatei mit variabler Feldbreite A.3. MS Access-Datenbank A.4. XML-Datei A.5. Druckoptionen, Vorschau und Export A.6. Eigenschaften

7 Inhaltsverzeichnis B. Index 319 7

8 1 Willkommen 1. Willkommen Erfolg durch Dialog: Kundendaten pflegen und Potenziale ausschöpfen. Der Dialog-Manager ist eine komfortable CRM-Software zur effektiven Kundenbindung und -gewinnung. Durch zielgenauen Dialog gelangen Sie zu mehr Erfolg. Diese Software ist netzwerk- und multiuserfähig und ermöglicht somit allen Anwendern sofortigen Zugriff auf die aktuellen Adressdaten. Sie beinhaltet neben einer effektiven Anschriftenprüfung und Dublettensuche auch die einfache Erfassung und Auswertung der Reaktionen auf ein Mailing (die sog. Responses). Weitere Module des Dialog-Managers sind die intelligente Adress-, die Termin- und die Aufgabenverwaltung sowie die Anbindung des Infopost-Managers als Instrument zur Durchführung von Mailing-Aktionen. Diese Online-Hilfe steht Ihnen auch als druckbares Handbuch in Form einer PDF-Datei zur Verfügung. Die Seiten sind mit Seitenzahlen versehen, ein Inhaltsverzeichnis und ein Index sind enthalten und die Grafiken werden mit ausgedruckt. Sie finden das Handbuch im Hauptverzeichnis der Installations-CD des Dialog-Managers unter dem Dateinamen DMHilfe.pdf. Bitte beachten Sie, dass diese Demoversion eine zeitlich limitierte Nutzung von 30 Tagen ab Installation hat. Nach dem 100. Programmstart erscheint außerdem ein Wartefenster. Inhaltsverzeichnis Hauptfenster (auf der nächsten Seite) Adressverwaltung (auf Seite 30) Terminverwaltung (auf Seite 102) Aufgabenverwaltung (auf Seite 131) Response-Verwaltung (auf Seite 137) Aktionen (auf Seite 146) Vorgänge (auf Seite 172) Seriendruck (auf Seite 190) Outlook-Datensynchronisation (auf Seite 239) Historie (auf Seite 248) Extras (auf Seite 251) Backup (auf Seite 308) Versionshistorie (auf Seite 311) 8

9 2 Hauptfenster 2. Hauptfenster Inhalt 2.1. Leisten Menüleiste Symbolleisten Navigationsleiste Statusleisten Fenster Verbundfenster Ansprechpartnerfenster Karteikartenfenster Adressinfofenster Historienfenster Beziehungenfenster Handhabung Umpositionieren Vergrößern/Verkleinern Spaltenaufbau Sortieren Auto-Filter Kopfzeile anzeigen Fußzeile anzeigen Desktop speichern Funktionen über die rechte Maustaste Nachdem Sie den Dialog-Manager gestartet haben, müssen Sie sich zunächst anmelden: Sollten Sie mit Mandanten (auf Seite 265) arbeiten, ist der Anmeldebildschirm um die Auswahlmöglichkeit eines Mandanten erweitert: 9

10 2 Hauptfenster Wählen Sie hier ggf. einen Mandanten aus und geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein. Anschließend klicken Sie auf OK. Haben Sie noch keine Zugangsdaten oder haben Sie Ihr Kennwort vergessen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Nach der Anmeldung öffnet sich das Hauptfenster Leisten Vier unterschiedliche Leisten helfen Ihnen bei der Navigation und dem täglichen Umgang mit Ihren Adressen: Menüleiste Über die Menüleiste erreichen Sie die meisten Programmfunktionen des Dialog-Managers. Durch einen Mausklick auf einen Menünamen öffnen Sie das jeweilige Menü. Durch einen weiteren Mausklick auf einen Menüpunkt wird dieser aktiviert bzw. ausgeführt. Hat ein Menüpunkt eine kleine Pfeilspitze am rechten Rand, signalisiert dies, dass sich bei Auswahl dieses Menüpunkts ein Untermenü öffnet. Menüpunkte, die sich nicht anwählen lassen, werden hellgrau dargestellt Symbolleisten Symbolleiste Toolbar Unter der Menüleiste befindet sich diese Symbolleiste. Hier finden Sie die wichtigsten Befehle rund um das Anlegen und Bearbeiten von Adressen. Ferner können Sie die PLZ-Suche (auf Seite 96) aufrufen sowie via CTI eine Telefonnummer wählen (auf Seite 98). Wenn Sie mit der Maus auf eine Schaltfläche zeigen, wird Ihnen ein Quickinfo angezeigt. Symbolleiste Desktop 10

11 2 Hauptfenster Über das Dropdown-Menü haben Sie die Möglichkeit, schnell den Desktop (auf Seite 25) zu wechseln. Symbolleisten Navigation Diese Symbolleisten finden Sie im oberen Bereich des Verbundfensters (auf der nächsten Seite) und des Ansprechpartnerfensters (auf der nächsten Seite). Sie dient zum Blättern durch die angezeigten Adressdatensätze. Mit der Schaltflächen oder gehen Sie jeweils um einen Datensatz rückwärts oder vorwärts, mit oder springen Sie zur ersten oder letzten Adresse. Mit den Schaltflächen oder blättern Sie um eine Seite, d.h. um so viele Datensätze, wie in das Adressfenster passen, in die jeweilige Richtung. Klicken Sie entweder in der Symbolleiste Navigation auf die Schaltfläche oder betätigen Sie auf Ihrer Tastatur die F5-Taste, um die Ansicht zu aktualisieren wenn z.b. andere Benutzer im Netzwerk Änderungen vorgenommen haben, die bei Ihnen noch nicht angezeigt werden Navigationsleiste Am linken Rand des Hauptfensters finden Sie die Navigationsleiste mit den Quick Klicks. Hier haben Sie direkten Zugriff auf die wichtigsten Programmfunktionen. Wenn Sie die Navigationsleiste ein- oder ausblenden möchten, klicken Sie im Menü Ansicht auf den Menüpunkt Navigationsleiste anzeigen. Unter Aktionen finden Sie die am häufigsten verwendeten Befehle aus dem Menü Aktionen. So können Sie schnell und effektiv Aufgaben, Termine und Vorgänge zu einer markierten Adresse anlegen oder schnell den Druck starten oder s abfragen. Im Bereich Sonstiges haben Sie schnellen Zugriff auf die Programmmodule Terminverwaltung (auf Seite 102), Aufgabenverwaltung (auf Seite 131) und Gesamthistorie (auf Seite 248). Klicken Sie in die Titelleiste eines Bereichs, um ihn ein- oder auszuklappen Statusleisten Am unteren Rand des Hauptfensters befindet sich eine Statusleiste, der Sie im linken Bereich u.a. den aktuell angemeldeten Benutzer entnehmen können. 11

12 2 Hauptfenster In der Mitte befindet sich die Schaltfläche zum Filtern (auf Seite 72) und direkt daneben ein Feld zur Anzeige des aktuell ausgewählten Filters. Über die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten öffnen Sie ein Dropdown-Menü, über das Sie die drei zuletzt verwendeten abgespeicherten Filter aufrufen können oder mit <Kein Filter> die Filterung aufheben. Das Aufheben eines Filters kann auch über die -Schaltfläche erfolgen. Rechts an den Filter-Bereich anschließend befindet sich die Schnellsuche (auf Seite 68), über die Sie komfortabel und effektiv den gesuchten Kontakt innerhalb der gefilterten Adressen weiter einkreisen können. Das Verbundfenster (auf dieser Seite), das Ansprechpartnerfenster (auf dieser Seite) und das Historienfenster (auf Seite 17) besitzen eine eigene Statusleiste, in der die Anzahl der dargestellten Datensätze (Verbunde, Ansprechpartner oder Historieneinträge), ggf. die Gesamtanzahl sowie die Anzahl der ausgewählten Einträge dargestellt werden. Sollten die Anzahl der angezeigten Datensätze eingeschränkt sein (u.a. an der roten Schrift zu erkennen), können Sie die Einschränkung einmalig durch Klicken der -Schaltfläche aufheben Fenster Alle Adressen werden mit ihren Zusatzinformationen übersichtlich in vier eigenen Fenstern dargestellt, die standardmäßig innerhalb des Hauptfensters arrangiert sind. Zusätzlich gibt es auch noch das Karteikartenfenster, das auf verschiedenen Registerkarten alle Informationen zu der Adresse zusammenstellt Verbundfenster Mit dem Dialog-Manager haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Adressverbunde festzulegen, z.b. eigene Verbunde für heterogene Konzerne. Das Verbundfenster stellt die von Ihnen definierten Adressverbunde dar. Alle Ansprechpartner der ausgewählten Verbunde werden im Ansprechpartnerfenster (auf dieser Seite) angezeigt. Alle Historieneinträge zu den ausgewählten Verbunden werden als Sammelhistorie im Historienfenster (auf Seite 17) aufgelistet Ansprechpartnerfenster Ansprechpartner basieren auf Adressverbunden. Als Ansprechpartner angezeigt werden daher immer die Adressen, bei denen die Verbundkriterien identisch sind (und die natürlich den Filterkriterien entsprechen, sollte ein Filter gesetzt sein). Das Ansprechpartnerfenster stellt genau die Kontakte der 12

13 2 Hauptfenster Verbunde dar, die im Verbundfenster (auf der vorherigen Seite) ausgewählt wurden. Ist in diesem Fenster ein einzelner Datensatz ausgewählt, werden die Adressinfos dazu im Adressinfofenster (auf Seite 16) sowie im Karteikartenfenster (auf dieser Seite) angezeigt. Die Sammelhistorie im Historienfenster (auf Seite 17) wird dann zur Einzelhistorie Karteikartenfenster Dieses Fenster enthält im Falle einer Einzelauswahl im Ansprechpartnerfenster (auf der vorherigen Seite) alle Informationen thematisch gegliedert auf verschiedenen Registerkarten. Dieses Fenster erscheint auch, wenn man eine Adresse bearbeitet (auf Seite 60). Es bietet einen vollständigen Überblick über die Datenfelder eines Adressdatensatzes und die mit ihm verknüpften Vorgänge. Alle Angaben sind auf verschiedenen Registerkarten verteilt. In dieser Ansichtsart lassen sich die Adressangaben komfortabel bearbeiten. Mit Hilfe des Maskeneditors (auf Seite 274) können Sie die Ansicht bzw. Aufteilung Ihren Wünschen anpassen. Auf den diversen Registerkarten des Karteikartenfensters werden Pflichtfelder und eindeutige Felder durch fett hervorgehobene Feldbezeichner gekennzeichnet. Berechnete Felder (z.b. Bundesland) oder nicht änderbare, systeminterne Felder (z.b. Angelegt am/von) werden mit einem grauen Rahmen versehen. Registerkarten Firma Auf der Registerkarte Firma können Sie die Adressangaben der jeweiligen Firmen einsehen, verändern oder ergänzen. Die Daten der Registerkarte Ansprechpartner beziehen sich auf den Ansprechpartner und dessen Kontaktdaten wie oder Telefon. Im Feld Kontaktaufnahme geben Sie die bevorzugte Kontaktaufnahme (Telefon, Telefon mobil, etc.) an. 13

14 2 Hauptfenster Wählen Sie die Vorbelegung für das Feld Kontaktaufnahme in der Tabellenstuktur (auf Seite 273) über das Menü Extras - Administrator aus. Für diese Einstellung benötigen Sie Administratorrechte. Privat Handelt es sich bei einer Adresse um eine Privatperson, haben die ersten beiden Registerkarten die Bezeichnungen Person und Sonstiges. Die Felder auf den Registerkarten sind jetzt anders angeordnet als bei einer Firmenadresse, damit Sie einen besseren Überblick über die für Privatpersonen relevanten Adressfelder haben. Im Menü Extras unter Optionen (auf Seite 295) finden Sie auf der Registerkarte Ansicht Konfigurationsmöglichkeiten für die Anzeige von Firmen- (B2B) und Privatadressen (B2C). Details Die Registerkarte Details steht für Angaben zur Bankverbindung, Eintragungsdaten wie USt.-ID-Nr. und Angaben zur Kundenbeziehung zur Verfügung. Notizen Die Registerkarte Notizen bietet Platz für weitere Angaben. Zusatz Wenn Sie der Tabellenstruktur (auf Seite 267) Felder hinzufügen, werden diese Ihnen auf zusätzlichen Registerkarten angezeigt. Eigenschaften Status Hier finden Sie die Angaben, wann und von wem eine Adresse angelegt, geändert bzw. abgeglichen (auf Seite 46) wurde. Im Feld ID vergibt der Dialog-Manager eine fortlaufende Nummer für jeden Adressdatensatz, mit der er eine Adresse eindeutig identifiziert. Ist das Feld Importquelle leer, so wurde die Adresse im Dialog-Manager angelegt und nicht importiert. Im Feld Outlook-Sync. ersehen Sie, wann und von wem die Adresse das letzte Mal mit wurde. Im Feld Gruppen sehen sie die Gruppenzugehörigkeit (auf Seite 80) dieser Adresse. Mit der Schaltfläche öffnen Sie das Fenster für die Gruppenzuordnung (auf Seite 80), in dem Sie die Adresse einer (anderen oder weiteren) Gruppe zuweisen können. Sie können zu Korrekturzwecken o.ä. Ihre Adressdaten auch nach der Importquelle (Feldname Adresse.Importquelle) filtern. Optionen Aktivieren Sie Kontrollkästchen Gesperrt, falls Sie die Adresse für alle zukünftigen Aktionen (Vorgänge, Aufgaben, Termine) sperren wollen, weil der Empfänger z.b. dubios ist (Insolvenzverfahren o.ä.). Im Adressinfofenster (auf Seite 16) steht dann der Hinweis (Gesperrt) und das Fenster ist rot hervorgehoben. Wenn Sie eine Adresse sperren, sollten Sie als Top-Hinweis (auf der nächsten Seite) den Grund für die Sperre angeben. Sie erhalten eine Meldung beim Speichern der Sperre, wenn Sie keinen Top- 14

15 2 Hauptfenster Hinweis vergeben haben. Möchten Sie einen Vorgang, Termin oder eine Aufgabe zu einer gesperrten Adresse anlegen, erscheint eine Warnmeldung, dass die Adresse gesperrt ist. Klicken Sie auf OK, um die Aktion ohne diese Adresse zu erstellen bzw. keine Aktion zu erstellen, wenn nur gesperrte Adressen ausgewählt wurden. Versuchen Sie jetzt eine gesperrte Adresse zu bearbeiten, so erhalten Sie eine Warnmeldung: Mit der Schaltfläche Ja heben Sie die Sperre auf. Verfügen Sie über Administratorrechte, so können Sie auch von anderen Benutzern gesetzte Sperren aufheben. Benutzern ohne Administratorrechte ist es nicht erlaubt, eine Sperre aufzuheben. Soll der Top-Hinweis erhalten bleiben, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Top-Hinweis auch löschen. Vergessen Sie nicht, die Sperre nach der Bearbeitung wieder zu aktivieren. Im Eingabefeld Top-Hinweis können Einträge gemacht werden, die dann im Adressinfofenster (auf der nächsten Seite) und in der Titelleiste des Hauptfensters angezeigt werden. Diese Einträge sind für alle Benutzer sicht- und editierbar. Mit dem Aktivieren des Kontrollkästchens Privat blenden Sie die Adresse für andere Benutzer aus. Selbst in der Adressliste zu Vorgängen werden private Adressen anderer Benutzer nicht bzw. nur maskiert angezeigt. Die Privatisierung von Adressen kann nur vom Ersteller aufgehoben werden oder von einem Administrator, der die Option Private Einträge anzeigen (auf Seite 281) aktiviert hat. In dem Bereich Für Mailings gesperrt können Sie Adressen explizit vom Empfang von Mailings ausschließen (Option Immer - Keine Mailings möglich) - beispielsweise, falls ein Kunde Ihnen gegenüber diesen Wunsch geäußert hat oder der Empfänger auf der Robinsonliste steht. Im Gegensatz zu der Option Gesperrt wird der Empfänger nicht von den übrigen Vorgängen und Aktionen ausgeschlossen. Es ist immer noch möglich, ihm z.b. einen Standardbrief (Rechnung) zu schicken. 15

16 2 Hauptfenster Historie Auf der Registerkarte Historie sind alle Vorgänge, Termine und Aufgaben aufgelistet, denen diese Adresse zugeordnet ist. Beziehungen Diese Registerkarte listet alle definierten Beziehungen dieses Ansprechpartners zu anderen Kontakten auf. Dabei wird Ihnen die Beziehung selbst (z.b. ist Geschäftspartner von) und der in Beziehung stehende Datensatz angezeigt. Über das Kontextmenü können Sie hier die Beziehung bearbeiten (auf Seite 82) oder löschen, aber auch neue Beziehungen hinzufügen (auf Seite 82). Ferner können Sie sich die andere Seite der Beziehung anzeigen lassen, indem Sie die in Beziehung stehende Adresse in einem (ggf. neuen) Fenster öffnen. Über den Befehl Adressliste nach Beziehungen filtern können Sie sich im Hintergrund alle die Adressen in einem eigenen Filter anzeigen lassen, die mit der gewählten in irgendeiner Verbindung stehen. Bitte beachten Sie dabei, dass der aktuelle Filter durch dieses Vorgehen überschrieben wird und stattdessen ein Filter im Direktmodus (auf Seite 73) erstellt wird. Sollten Sie den aktuellen Filter noch nicht gespeichert haben, wird Ihnen die Möglichkeit geboten, zum Filter anlegen (auf Seite 73) Dialog zurückzukehren. Dort können Sie den aktuellen Filter in Augenschein nehmen und ggf. abspeichern. Automatisch erzeugt Diese Registerkarte wird vom Dialog-Manager automatisch angelegt, falls nach Änderungen im Maskeneditor (auf Seite 274) Pflichtfelder oder eindeutige Felder auf den anderen Registerkarten nicht mehr sichtbar sind Adressinfofenster Dieses Fenster enthält im Falle einer Einzelauswahl im Ansprechpartnerfenster (auf Seite 12) die wichtigsten Informationen zu dem Kontakt wie z.b. Adresse, Telefonnummer, Gruppenzugehörigkeit oder existierende Beziehungen übersichtlich dargestellt. Sollte mehr als ein Ansprechpartner selektiert sein, bleibt dieses Fenster leer. Über das Kontextmenü dieses Fensters (rechte Maustaste) können Sie einem Ansprechpartner auch ein Bild zuweisen. Der Dialog-Manager versteht sich mit den JPEG- und Bitmap-Formaten oder kann Bildinformationen aus der Zwischenablage entnehmen. Zu große Bilder werden automatisch kleiner skaliert, um eine Einheitlichkeit zu gewährleisten, aber auch um Speicherplatz zu sparen. Über den Menübefehl Bild löschen kann eine derartige Grafik auch wieder entfernt werden. Ist für eine Adresse die Option Gesperrt aktiviert oder ein Top-Hinweis vergeben worden, so sind diese 16

17 2 Hauptfenster Angaben der Adresse vorangestellt. Eine gesperrte Adresse erkennen Sie auch am roten Hintergrund Historienfenster Im Historienfenster werden alle Vorgänge zu dem bzw. den ausgewählten Ansprechpartnern aufgelistet. Ist im Ansprechpartnerfenster (auf Seite 12) mehr als ein Datensatz ausgewählt, wird aus der Einzelhistorie eine Sammelhistorie. Das gleiche gilt bei einer Auswahl eines oder mehrerer Datensätze im Verbundfenster (auf Seite 12), da durch diese Selektion automatisch alle Ansprechpartner vorausgewählt werden Beziehungenfenster In diesem Fenster werden im Falle einer Einzelauswahl im Ansprechpartnerfenster (auf Seite 12) alle Beziehungen zu anderen Kontakten aufgelistet. Sollte mehr als ein Ansprechpartner selektiert sein, bleibt dieses Fenster leer. Die Darstellung entspricht der Registerkarte Beziehungen (auf der vorherigen Seite) des Karteikartenfensters. Blenden Sie dieses Fenster insbesondere dann ein, falls Beziehungen für Ihr CRM essenziell sein sollten, sodass Sie immer sowohl die adressrelevanten Informationen als auch die Beziehungen zu einem Kontakt im Blick behalten. 17

18 2 Hauptfenster 2.3. Handhabung Initial sind die verschiedenen Fenstertypen innerhalb des Hauptfensters verteilt. Über das Ansichten- Menü können Sie einzelne Fenster ein- bzw. ausblenden Umpositionieren Mit dem Dialog-Manager können Sie die Position der Fenster verändern. Klicken Sie hierzu in die Titelzeile des zu verschiebenden Fensters und ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Ein grauer Rahmen visualisiert dabei die Position, die das Fenster einnehmen würde, wenn Sie die Maustaste loslassen. Das Verschieben können Sie auch jederzeit mit der ESC-Taste abbrechen. Die einzelnen Fenster können auch außerhalb des Hauptfensters dargestellt werden, indem Sie diese analog zur Positionsänderung mit gedrückter Maustaste in einen freien Bereich (z.b. auf einem zweiten Monitor) ziehen. Einmal aus dem Hauptfenster geschobene Fenster bringen Sie am einfachsten an die alte Position zurück, indem Sie die Titelleiste des Fensters doppelklicken. Der Dialog-Manager merkt sich dazu die ursprüngliche Position des zuletzt bewegten Fensters. Sie werden recht schnell feststellen, dass der Dialog-Manager Ihnen beim Umpositionieren der Fenster hilft, indem er je nach Position des Mauszeigers versucht, das zu verschiebende Fenster an existierende Fenster anzudocken. Spielen Sie einfach mit der Maus solange herum, bis dass das Fenster bzw. der graue Rahmen die gewünschte Stelle und Funktion darstellt bevor Sie die Maustaste loslassen. Eine weitere Möglichkeit zur übersichtlichen Darstellung Ihrer Adressen können Sie aktiv nutzen, wenn Sie sich entschließen, zwei Fenster in einem Bereich jedoch auf unterschiedlichen Registerkarten darstellen zu lassen. Klicken Sie hierzu in die Titelleiste eines Fensters und ziehen Sie dieses auf die Titelleiste desjenigen Fensters, mit dem Sie die Vereinigung herbeiführen möchten. Fenster mit Registerkarten lösen Sie wieder auf, indem Sie auf die Registerkarte klicken und mit gedrückter Maustaste das Fenster, das sich hinter der Registerkarte verbirgt, an die gewünschte Position platzieren. 18

19 2 Hauptfenster Vergrößern/Verkleinern Es ist möglich, die Fenster höher und breiter zu ziehen. Positionieren Sie hierzu den Mauszeiger zwischen zwei Fenster. Der Mauszeiger verändert sich dann zu horizontalen ( ) bzw. vertikalen ( ) Parallellinien. Vergrößern Sie nun mit gedrückter Maustaste die Höhe oder die Breite Spaltenaufbau Spaltenbreiten und -reihenfolge ändern Im Verbundfenster (auf Seite 12) und im Ansprechpartnerfenster (auf Seite 12) sehen Sie die Datensätze in tabellarischer Form dargestellt. Jede Spalte ist ein Feld Ihrer dieses Adressdatensatzes. Im Spaltenkopf steht der Name des jeweiligen Felds. Wenn Sie eine Spalte schmaler oder breiter dargestellt haben möchten, fahren Sie mit der Maus auf den rechten Rand des Spaltenkopfes, sodass der Mauszeiger seine Form verändert: Ziehen Sie jetzt mit gedrückter linker Maustaste die Spalte auf die gewünschte Breite oder machen einen Doppelklick, um die Spalte auf die optimale Breite zu bringen. Mit einem rechten Mausklick können Sie über das Kontextmenü Alle Spalten optimieren. Ändern Sie die Reihenfolge der Spalten, indem Sie einen Spaltenkopf bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle ziehen. Spaltenaufbau bearbeiten Mit dieser Funktion können Sie für das Verbundfenster (auf Seite 12), das Ansprechpartnerfenster (auf Seite 12) und das Historienfenster (auf Seite 17) Adressfelder ein- und ausblenden und haben außerdem die Möglichkeit, diese Einstellungen abzuspeichern. Legen Sie für bestimmte Zwecke (Telefonlisten, spezielle Kundenlisten o.ä.) verschiedene Spaltenansichten fest, bei denen Sie nur für diese Vorgänge relevante Felder einblenden. Wollen Sie Adresslisten ausdrucken, so können Sie auch dafür speziell Spaltensansichten abspeichern, bei denen Sie u.a. Einstellungen bezüglich der Schriftart und der Spaltenbreiten vornehmen können. Sie verändern den Spaltenaufbau der tabellarischen Fenster über das Menü Ansicht mittels des Befehls Spaltenaufbau. Teilweise müssen Sie noch in einem Untermenü den Menüpunkt Bearbeiten wählen. 19

20 2 Hauptfenster Im Dialogfenster Spaltenübersicht für Tabellenansicht können Sie jetzt durch Anklicken der Kontrollkästchen in der Spalte Sichtbar für die jeweilige Ansicht Felder Ihrer Adressdaten ein- oder ausblenden. Mit den Schaltflächen Alle einblenden und Alle ausblenden wählen Sie mit einem Mausklick alle Felder aus oder ab. Durch Drücken der F2-Taste können Sie die Breite für die ausgewählte Spalte verändern. Geben Sie zum schnelleren Auffinden eines bestimmten Feldnamens den Anfangsbuchstaben ein. Die Auswahl springt dadurch zum nächsten Feld dessen Name mit diesem beginnt. Das Feld Bezeichnung ist ein kombiniertes Feld, bestehend aus Firma 1, Ort Firmensitz, Anrede, Vor- und Nachname und bietet Ihnen eine Platz sparende Zusammenfassung der am häufigsten benötigten Adressdaten. Gleiches gilt für das Feld Adresse Firmensitz ( Straße + Hausnummer oder Postfach ) und Ansprechpartner ( Anrede + Titel + Vorname + Nachname ). Mit den Schaltflächen Aufwärts und Abwärts verändern Sie die Position des Felds in der Darstellung schrittweise, mit den Schaltflächen Erster und Letzter setzen Sie es an den Anfang bzw. ans Ende der Darstellung. Sie können die Reihenfolge der Spalten auch direkt verändern, indem Sie den Spaltenkopf bei gedrückter Maustaste auf die neue Position ziehen. Im Bereich Schriftart haben Sie über die Schaltfläche Ändern die Möglichkeit, den Zeichensatz und das Schriftformat zu ändern. Nutzen Sie diese Funktion für den Ausdruck da die voreingestellte Systemschriftart MS Sans Serif für die Bildschirmdarstellung optimiert, für den Ausdruck jedoch ungeeignet ist. Spaltenaufbau speichern Wenn Sie Ihren aktuellen Spaltenaufbau abspeichern möchten, um beispielsweise zwischen mehreren Konfigurationen wechseln zu können, ohne über Bearbeiten die Felder einzeln auswählen zu müssen, bietet Ihnen das Untermenü von Spaltenaufbau mit dem Menüpunkt Speichern unter - neuem Namen 20

21 2 Hauptfenster die Möglichkeit dazu. Wenn Sie spezielle Ansichten für den Ausdruck abspeichern, können Sie diese im Dialogfenster Drucken (auf Seite 147) (Menü Datei - Drucken - Liste) im Bereich Spaltenaufbau auswählen, ohne sie vor dem Aufrufen des Druckbefehls über das Menü Ansicht - Spaltenaufbau aktivieren zu müssen. Im Dialogfenster Spaltenaufbau speichern vergeben Sie im Eingabefeld Name einen Namen für die Ansicht. Im Feld Beschreibung haben Sie Platz für Notizen zu dieser Ansicht. Mit dem Kontrollkästchen Auswählbar für alle Benutzer erlauben Sie auch anderen Benutzern, diese Ansicht zu verwenden. Das Kontrollkästchen Editieren erlaubt gestattet es anderen Benutzern, die Konfiguration dieses Spaltenaufbaus verändern zu dürfen. Mit Gruppierung speichern legen Sie fest, ob Sie die Gruppierung ebenfalls abspeichern wollen. Sobald ein Spaltenaufbau gespeichert ist, erscheint dieser im Untermenü Spaltenansicht, von wo aus Sie zu jeder abgespeicherten Ansicht wechseln können. Wenn Sie einen gespeicherten Spaltenaufbau mit dem aktuellen überschreiben wollen, klicken Sie im Menü Ansicht - Spaltenaufbau - Speichern unter auf den zu überschreibenden Eintrag. Übersicht Im Fenster Übersicht verwalten Sie Ihre abgespeicherten Ansichten. Bei einem rechten Mausklick auf einen Eintrag können Sie ihn entweder löschen oder mit dem aktuellen Spaltenaufbau überschreiben. 21

22 2 Hauptfenster Mit einem Doppelklick oder der Schaltfläche Laden wechseln Sie zu dem ausgewählten Spaltenaufbau Sortieren Durch einen einfachen Mausklick in den Spaltenkopf sortieren Sie die Tabelle nach dieser Spalte. Ein Pfeil nach oben oder unten zeigt dabei die Sortierrichtung an. Wechseln Sie die Richtung durch einen erneuten Klick in den Spaltenkopf. Zeigt der Pfeil nach oben, so ist die Sortierrichtung aufsteigend, d.h. dass die Sortierung mit der niedrigsten Zahl, dem Anfang des Alphabets oder dem frühesten Datum beginnt. Umgekehrtes gilt für die absteigende Sortierrichtung. Der Pfeil wird immer in der Spalte angezeigt, nach der die Tabelle sortiert wurde. Wenn Sie die Tabelle nach einer Spalte sortiert haben, können Sie sie anschließend nach weiteren Spalten sortieren, indem Sie bei gedrückter Umschalttaste auf weitere Spalten klicken. Beispiel 1. Klicken Sie in den Spaltenkopf Ort Firmensitz um die Tabelle nach Orten zu sortieren. Sie sehen, dass Sie z.b. mehrere Aachener Adressen haben, bei denen die Firmennamen durcheinander stehen. 2. Klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste auf den Spaltenkopf Firma 1. Sie sehen jetzt, dass innerhalb der Sortierung nach Orten die Adressen auch nach Firmennamen sortiert sind. Wenn Sie bei gedrückter Umschalttaste erneut in den Spaltenkopf Firma 1 klicken, ändert sich die Sortierrichtung für dieses Feld Auto-Filter Klicken Sie am rechten Rand eines Spaltenkopfes auf die blaue Schaltfläche um ein Dropdown- Menü zu öffnen. Durch Auswahl eines Wertes können Sie die Tabelle nach diesem Wert filtern. Beispiel Sie möchten sich alle Adressen mit Firmensitz in Aachen anzeigen lassen. 1. Öffnen Sie das Dropdown-Menü der Spalte Ort Firmensitz. Es werden Ihnen alle in der Spalte vorkommenden Ortsbezeichnungen angezeigt. 2. Klicken Sie mit der Maus auf Aachen. 3. Es werden nur die Adressen mit Firmensitz in Aachen angezeigt. 22

23 2 Hauptfenster 4. Um den Filter wieder aufzuheben, klicken Sie im Dropdown-Menü auf (Alle). Haben Sie einen Auto-Filter aktiviert, so sehen Sie in der unteren linken Ecke des Adressfensters eine Schaltfläche mit einem Kreuz, ein Kontrollkästchen und die Filterdefinition. Mit dem Kontrollkästchen deaktivieren oder aktivieren Sie den aktuellen Auto-Filter. Mit der roten Schaltfläche entfernen Sie ihn. Sie können auch Auto-Filter aus mehreren Spalten kombinieren. Wenn Sie nach Firmensitz Aachen gefiltert haben, können Sie zusätzlich z.b. nach Geschlecht des Ansprechpartners filtern, indem Sie in der Spalte Anrede nach Frau filtern (Wie Sie die Spalte Anrede einblenden, finden Sie unter Spaltenaufbau (auf Seite 19)). Als Ergebnis erhalten Sie alle Firmenadressen in Aachen mit Frauen als Ansprechpartner. Diese Art der Filterung kann die Spalten jedoch nur mit einem UND verknüpfen. Sie können also nicht nach Firmen suchen, die z.b. ein Kapital von mehr als EUR haben oder mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen. Benutzen Sie für solche Fälle die Filterung aus dem Menü Daten, bei der Sie außerdem Filter abspeichern und nach Datenfeldern aus der Aufgaben-, Gruppenverwaltung, Response-Erfassung und aus Vorgängen filtern können. Logische Verknüpfungen UND und ODER Bei Kriterien, die mit einem logischen UND verknüpft sind, ist die Bedingung nur dann erfüllt, wenn alle Kriterien zutreffen. Bei einer ODER-Verknüpfung muss nur ein Kriterium zutreffen Kopfzeile anzeigen Im Menü Ansicht finden Sie den Menüpunkt Kopfzeile anzeigen. Die Kopfzeile wird im Ansprechpartnerfenster (auf Seite 12) dargestellt und erlaubt es Ihnen, die Adressen mit wenigen Mausklicks zu gruppieren und zu filtern. In jedem Spaltenkopf befindet jeweils am rechten Rand eine blaue Schaltfläche mit einer Pfeilspitze, die nach unten zeigt und über dem Spaltenköpfen eine schwarze Kopfzeile mit der Beschriftung Ziehen Sie eine Spalte hierher, um nach dieser Spalte zu gruppieren. Diese Kopfzeile können Sie im Menü Ansicht mit der Funktion Kopfzeile anzeigen ein- oder ausblenden. Tabelle gruppieren Durch Ziehen eines Spaltenkopfes in die schwarze Kopfzeile über den Spaltenköpfen wird die Tabelle nach dieser Spalte gruppiert. Beispiel 1 Sie möchten Ihre Adressen nach Ländern gruppieren: 1. Klicken Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf Land und lassen Sie die Maustaste gedrückt. 2. Ziehen Sie den Spaltenkopf in die schwarze Kopfzeile mit der Beschriftung Ziehen Sie eine Spalte hierher, um nach dieser Spalte zu gruppieren. Im Adressfenster erscheinen jetzt alle Ländernamen alphabetisch aufgelistet - je nach Sortier- 23

24 2 Hauptfenster reihenfolge auf- oder absteigend (auf Seite 21). Hinter den Ländernamen steht in Klammern, wie viele Adressen zu jedem Land existieren. Ist nur eine Adresse vorhanden, steht dort keine Angabe. 3. Klicken Sie mit der Maus auf das Plus-Zeichen vor einem Ländernamen, um sich die Adressen zu diesem Land anzeigen zu lassen. Alternativ können Sie den ausgewählten Eintrag mit der rechten Pfeiltaste auf Ihrer Tastatur aufklappen und mit der linken wieder einklappen. Beispiel 2 Sie können die Gruppierung auch kaskadierend einsetzen: 1. Sie haben die Tabelle, wie im vorangegangenen Beispiel, nach Ländern gruppiert. 2. Ziehen Sie jetzt zusätzlich die Spalte Ort Firmensitz in die schwarze Kopfzeile. 3. Klicken Sie jetzt auf das Kreuz vor einer Ländernamen. Sie sehen, dass innerhalb des Landes noch einmal nach dem Eintrag im Feld Ort Firmensitz gruppiert wurde. Um die Gruppierung wieder aufzuheben, ziehen Sie den Spaltenkopf mit der Maus wieder an seine ursprüngliche Position zurück Fußzeile anzeigen Mithilfe der Fußzeile können Sie mit wenigen Mausklicks z.b. den Gesamt- oder durchschnittlichen Umsatz für eine Kundengruppe ermitteln. Dieser Menübefehl blendet im Ansprechpartnerfenster (auf Seite 12) unter der Tabelle eine zusätzliche Fußzeile für Schnellberechnungen ein. Durch einen rechten Mausklick in die Fußzeile unter einer Tabellenspalte wird ein Kontextmenü mit verschiedenen Berechnungstypen für diese Spalte angezeigt. Die Berechnung wird jeweils für alle angezeigten Adressdatensätze in der Spalte durchgeführt. Verwenden Sie die Schnellberechnungen z.b. in Kombination mit Filtern (auf Seite 72) für Berechnungen zu einer bestimmten Kundengruppe. Durch die Aktivierung des Kontextmenübefehls Nur ausgewählte Adressen berechnen können Sie die 24

25 2 Hauptfenster Berechnung auf die in der Tabelle ausgewählten Adressen beschränken. Außer bei der Durchschnittsberechnung werden nur Felder, die Werte enthalten (nicht leere Felder), in die Berechnung einbezogen. Somit können Sie auch ohne Filter oder Sortierung die Anzahl der Adressen mit nicht leeren Feldern in einer bestimmten Spalte oder den niedrigsten (vorhandenen) Wert ermitteln. Sie können auch mehrere Spalten gleichzeitig berechnen; mit Nichts heben Sie eine Berechnung wieder auf. Abhängig vom Feldtypen werden bei manchen Spalten nicht alle Berechnungstypen angeboten. So können Sie nur bei Zahlen- oder Währungsfeldern Berechnungen wie Summe und Durchschnitt durchführen. Für alphanumerische Felder lässt sich nur die Anzahl der Datensätze ermitteln. Bei Datumsfeldern kann mit Minimum und Maximum das älteste bzw. das jüngste Datum ermittelt werden. Über das Menü Ansicht blenden Sie die Fußzeile aus Desktop speichern Der Inhalt des Hauptfensters kann sich durch Umpositionieren, Ein- und Ausblenden, Skalieren, Gruppieren usw. von Fenstern stark ändern. Auch wirkt sich die Verwendung von unterschiedlichen Adressverbunden (auf Seite 70) normalerweise auch auf die Ergonomie und Inhalte von anderen Fenstern aus. Arbeiten Sie ohne Adresseverbunde, weil Sie z.b. pro Firmenkontakt nur einen Ansprechpartner haben oder weil Ihre Adressen hauptsächlich Privatadressen sind, ist u.u. das Verbundfenster (auf Seite 12) gänzlich überflüssig. Um diesen verschiedenen Anforderungen Rechnung zu tragen, bietet 25

26 2 Hauptfenster der Dialog-Manager die Möglichkeit, Desktops abzuspeichern. Dabei werden sowohl die Position als auch der Aufbau der verschiedenen Fenster gemerkt und unter einem frei wählbaren Namen abgelegt. Einmal gespeicherte Desktops können Sie schnell über die Symbolleiste Desktop (auf Seite 10) wählen oder aber Sie gehen über den Menüpunkt Desktop des Ansicht-Menüs. Wie alle Speicher-Aktionen ist beim Dialog-Manager auch das Desktop-Speichern einfach zu bedienen: Wählen Sie aus dem Ansicht-Menü den Punkt Desktop aus und darin den Befehl Speichern unter - neuem Namen. Wählen Sie einen Ihnen genehmen, vor allem aber aussagekräftigen Namen und entscheiden Sie sich, ob dieser Desktop auch für andere Benutzer auswählbar sein soll oder gar editiert werden soll. Aktivieren Sie hierzu bei Bedarf die entsprechenden Kontrollkästchen. Anschließend ist dieser Desktop über die Symbolleiste Desktop (auf Seite 10) für Sie und ggf. für andere Benutzer auswählbar. Der Dialog-Manager wird standardmäßig mit vier voreingestellten Desktops ausgeliefert. Insbesondere ist der Desktop Version 3.0 für diejenigen Anwender interessant, die eine ältere Dialog-Manager-Version aktualisiert haben. Dieser Desktop arrangiert das bzw. die Fenster in etwa so, wie sie beim Dialog-Manager v3.0 existierten. Über den Menüpunkt Übersicht des Ansicht-Menüs können Sie abgespeicherte Desktops bearbeiten und auch löschen Funktionen über die rechte Maustaste Das Kontextmenü der Maus}, das Sie mit einem Rechtsklick öffnen, stellt Ihnen häufig benutzte Befehle zur Verfügung. Die meisten davon finden Sie auch im Menü wieder; hier werden nur diejenigen er- 26

27 2 Hauptfenster läutert, die Sie ausschließlich über das Kontextmenü aufrufen können. Adresse in eigenem Fenster öffnen Mit diesem Menüpunkt können Sie sich eine oder mehrere Adressen in einem eigenen Fenster anzeigen lassen und ggf. bearbeiten. Dadurch können Sie Adressen auch sehr einfach miteinander vergleichen. Mit der Tastenkombination Alt + Ende wechseln Sie zwischen geöffneten Fenstern. Mit Vorgang verknüpfen Über diesen Menüpunkt öffnen Sie das Fenster Vorgang auswählen, in dem Sie durch Auswahl eines bestehenden Vorgangs und Klick auf die Schaltfläche OK die Adresse mit diesen Vorgang verknüpfen können. Anschließend öffnet sich das zu diesem Vorgang gehörende Dialogfenster Vorgang bearbeiten. Nehmen Sie hier ggf. Änderungen vor, die Sie mit OK übernehmen. Klicken Sie auf Abbrechen, um die Änderungen nicht zu übernehmen; die Verknüpfung zu dem Vorgang bleibt dann aber trotzdem bestehen. Wenn Sie keine Änderungen in diesem Dialogfenster vorgenommen haben oder Änderungen nicht übernehmen möchten, können Sie es auch mit der Schaltfläche Abbrechen schließen. Historie Ist nur eine Adresse ausgewählt, so öffnen Sie für diese Adresse das Karteikartenfenster und wechseln Sie auf die Registerkarte Historie. 27

28 2 Hauptfenster Sind mehrere Adressen markiert, so wird eine Sammelhistorie für diese Adressen geöffnet. Dort finden Sie die Historien-Einträge von allen ausgewählten Adressen. 28

29 3 Adressverwaltung 3. Adressverwaltung Inhalt 3.1. Import Importoptionen Automatische Analyse Importieren von mehreren Dateien Outlook-Import Export Ausgabedatei festlegen Format festlegen Export starten Adressen Adresse anlegen Adresse bearbeiten Weiteren Ansprechpartner anlegen Adresse löschen Adresse drucken Mehrfachänderung Adressänderung Adressen zusammenführen Suchen und Ersetzen Schnellsuche Auswahl Anschriftenblock kopieren Kontaktblock kopieren Verbunde Verbunde bearbeiten Verbunde auswählen Filtern Filter anlegen Filter bearbeiten Filter speichern Filterverwaltung Gruppieren Gruppenzuordnung Gruppe filtern Gruppenverwaltung Beziehungen Beziehungen anzeigen Beziehungen hinzufügen Beziehungen löschen Beziehungsverwaltung Anschriftenüberprüfung Optionen Statistik Postalisch nicht korrekte Adressen

30 3 Adressverwaltung Just in Time -Prüfung Anredenüberprüfung Optionen Statistik Nicht korrekte Anreden Vornamensliste Just in Time -Prüfung Dublettensuche Optionen Ergebnis der Dublettensuche Just in Time -Suche PLZ-Suche CTI Hot Keys Mit der Adressverwaltung können Sie (Firmen-)Namen, Adressen, Telefonnummern und andere personenund firmenbezogene Angaben verwalten. Sie haben außerdem direkten Zugriff auf alle Termine, Aufgaben und Vorgänge, wie individuelle Briefe, Telefonnotizen, Mailings und s, die mit dem jeweiligen Eintrag in Verbindung stehen. Die Importfunktion ermöglicht es Ihnen, bereits vorhandene Adressen aus anderen Anwendungen zu importieren. Umgekehrt können Sie aber auch Adressen aus dem Dialog-Manager exportieren Import Sie starten den Import über das Menü Datei und wählen dort den Menüpunkt Import. Das Dialogfenster Adressen importieren öffnet sich. Hier können Sie die Importdatei, die ihre Adressen enthält, auswählen und den Import der darin enthaltenen Daten starten. Der Dialog-Manager kann verschiedene Formate importieren: Microsoft Excel-Arbeitsmappen Access-Dateien 30

31 3 Adressverwaltung dbase-diii, IV-Dateien Textdateien Bei Textdateien sind sowohl variable als auch fixe Formate importierbar. Können Sie beim Export Ihrer Textdatei aus einer anderen Anwendung heraus wählen, ob ein fixes oder variables Format angelegt werden soll, ist die Variante variabel vorzuziehen. Bitte beachten Sie, dass das Importieren von (weiteren) Adressen in den Dialog-Manager einen exklusiven Zugriff auf die Datenbank voraussetzt. Stellen Sie daher sicher, dass zum Zeitpunkt des Imports kein weiterer Benutzer mit dem Dialog-Manager arbeitet Importoptionen Beim Import von Textdateien erscheint der Textdatei-Assistent, der Sie dabei unterstützt, die korrekten Vorgaben für den Import zu machen. Mit Vorlage laden können Sie eine vorher angelegte Vorlage (auf Seite 40) für Ihren Import verwenden. Der Assistent erkennt im ersten Schritt i.d.r. automatisch, ob in der Textdatei die Felder durch Trennzeichen voneinander getrennt sind oder ob eine feste Feldbreite vorliegt, sodass Sie den Dateitypen nicht mehr auswählen müssen. Import von Textdateien mit variabler Breite Bei Dateien mit Trennzeichen müssen Sie das in der Datei verwendete Trennzeichen und das Texteinschlusszeichen bestimmen. Haben Sie ein Trennzeichen verwendet, dass nicht aufgeführt wird, aktivieren Sie die Option Andere und tragen Sie das entsprechende Zeichen ein. Das verwendete Texteinschlusszeichen können Sie in das entsprechende Feld eintragen oder aus der Auswahlliste bestimmen. Veränderungen, die Sie in den Einstellungen vornehmen, werden sofort in der Vorschau umgesetzt, so dass Sie Ihre Auswahl direkt überprüfen und ggf. verändern können. Aktivieren Sie die Option Erste 31

32 3 Adressverwaltung Zeile enthält Feldnamen, wenn dies auf Ihre Originaldatei zutrifft. Import von Textdateien mit fester Breite Liegt Ihre Datei in fester Breite vor, müssen Sie durch Anklicken des Lineals die benötigten Spaltentrenner einfügen. Eine gesetzte Trennung kann durch erneutes Anklicken gelöscht werden. Aktivieren Sie zudem die Option Erste Zeile enthält Feldnamen, wenn dies auf Ihre Originaldatei zutrifft. 32

33 3 Adressverwaltung Import von Excel-Dateien Bestimmen Sie die korrekte Mappe/Tabelle, auf der sich die zu importierenden Daten befinden. Aktivieren Sie zudem die Option Erste Zeile enthält Feldnamen, wenn dies auf Ihre Originaldatei zutrifft. In der Vorschaugrafik, die die ersten 100 Adressen bzw. Zeilen und 50 Felder bzw. Spalten darstellt, können Sie dies leicht erkennen. Import von Access-Dateien Falls Sie Ihre Datenbank mit einem Kennwort geschützt haben, geben Sie dieses in dem Dialogfenster ein. Bestimmen Sie die Tabelle, in der sich die zu importierenden Daten befinden. 33

34 3 Adressverwaltung Automatische Analyse Sobald der Dialog-Manager die ausgewählte Adressdatei geöffnet hat, sehen Sie alle in dieser Datei zur Verfügung stehenden Felder in tabellarischer Auflistung. Zu Beginn des Adressenimports analysiert der Dialog-Manager den Aufbau und den Inhalt der Ursprungsdatei. In der Zeile unter den Aktionsschaltflächen werden die Feldnamen aus der zu importierenden Datei und die von der Analyse vorgeschlagenen Zuordnungen aufgeführt. Jedes Feld muss die korrekte Zuordnung erhalten. Die Auflistung der möglichen, vom Programm ange- 34

35 3 Adressverwaltung botenen Zuordnungen sehen Sie, wenn Sie das Pfeilsymbol eines Felds anklicken. Wenn Ihre Ursprungsdatei Felder enthält, für die im Dialog-Manager keine entsprechenden Felder existieren (z.b. Altersgruppe oder Stiltyp), können Sie während des Imports neue Felder anlegen. Hierzu wählen Sie für dieses Feld die Option Neues Feld importieren. 35

36 3 Adressverwaltung Nach der anschließenden Bestätigung mit OK sehen Sie folgendes Fenster: Der Feldname wird automatisch aus Ihrer Ursprungsdatei übernommen, Sie können Ihn natürlich genauso ändern wie die anderen voreingestellten Optionen auch. Weitere Einstellungen zu diesem neuen Feld nehmen Sie bitte anschließend in der Tabellenstruktur (auf Seite 267) vor. Durch das Einfügen neuer Felder wird ein Neustart des Dialog-Managers notwendig, der nach dem Import automatisch durchgeführt wird. Wichtig Bitte beachten Sie die Erläuterungen zur Feldzuordnung (auf Seite 40). Dort werden die Möglichkeiten der korrekten Zuordnung und der sich hieraus ergebenden Konsequenzen erläutert. Auch für die später ggf. zu treffende Entscheidung, welche der vom Dialog-Manager als Dubletten erkannte Adressen, die sich in einem ansonsten nicht ersichtlichen Aspekt unterscheiden, übernommen werden sollen, können die Inhalte dieser Felder wichtig sein. Alternativ zu dieser Strukturanalyse schlägt der Dialog-Manager die Verwendung einer passenden Vorlage (auf Seite 40) vor, wenn eine solche existiert. Vorlagen sollten immer dann eingesetzt werden, wenn Sie regelmäßig gleichartige Dateien mit identischem Format und Feldaufbau verwenden. Erstellen Sie eine Vorlage für ASCII-Dateien, werden hierin auch Einstellungen, die beim Import von ASCII-Dateien im Textdatei-Assistenten vorgenommen wurden, gespeichert. Felder zuordnen (Inhaltszuordnung) Durch Doppelklick auf das Zuordnungsfeld am Kopf einer Spalte oder über das Kontextmenü bei einem rechten Mausklick auf einen Eintrag in der jeweiligen Spalte (Menüpunkt Feld bearbeiten) wird 36

37 3 Adressverwaltung das Dialogfenster Inhaltszuordnung geöffnet. Im Bereich Inhalt werden die aktuell vergebene Zuordnung und der Vorschlag der automatischen Inhaltsanalyse angegeben. Im Bereich Importieren können Sie verschiedene Optionen für die Zuordnung des jeweiligen Felds aktivieren: Mit dem Kontrollkästchen Feld importieren entscheiden Sie, ob ein Feld zur weiteren Verwendung importiert werden soll oder ob es grundsätzlich nicht benötigt wird. Ein Feld, das nicht importiert wird, wird anschließend durch ein rotes Kreuz im Spaltenkopf markiert. Die Option Feld importieren lässt sich auch per Tastatur direkt in der Tabelle aktivieren bzw. deaktivieren: Klicken Sie mit der Maus auf einen beliebigen Datensatz der betreffenden Spalte und betätigen Sie die F7-Taste. Ist Ihr Feld ein neues Feld, können Sie dies auch durch Aktivierung von Als neues Feld importieren neu anlegen. Hat der Dialog-Manager die korrekte Zuordnung nicht erkannt, Sie möchten das Feld aber dennoch zuordnen, aktivieren Sie die Option Zuordnung wählen und wählen Sie eine der vorgegebenen Zuordnungen aus der Liste aus. 37

38 3 Adressverwaltung Das Eingabefeld oberhalb der Liste dient als Suchhilfe. Die Option Vorschlag der Inhaltsanalyse akzeptieren ersetzt die von Ihnen getroffene Auswahl wieder durch die automatisch erkannte Zuordnung (oder ggf. durch Deaktivierung für den Import). Ganze Zeilen deaktivieren Befinden sich in Ihrer Importdatei Datensätze, die Sie nicht importieren möchten, weil sie z.b. offensichtlich unbrauchbar sind, können Sie durch Klicken auf eine Zeilennummer am linken Rand oder Drücken der F8-Taste auf Ihrer Tastatur die gesamte Zeile deaktivieren; ein rotes Kreuz vor der Zeilennummer und die hellgraue, kursive Schrift weisen darauf hin, dass dieser Adressdatensatz insgesamt nicht importiert wird. Mit einem erneuten Klick (bzw. mit der F8-Taste) machen Sie diese Sperre wieder rückgängig. Alternativ können Sie Datensätze auch mit der rechten Maustaste und dem Befehl Datensatz importieren im Kontextmenü aktivieren bzw. deaktivieren. Adressenvorschau Starten Sie durch Doppelklick auf eine Adresse die Vorschau, um bei einer einzelnen Adresse die Feldzuordnung zu kontrollieren. Sie sehen die zur Anschrift gehörenden Bestandteile des gewählten Adressdatensatzes, aufgeteilt in Straßenanschrift, Postfachanschrift und Großempfängeranschrift. Nur wenn die Informationen postkonform und vollständig sind, wird eine Anschrift in Fettdruck dargestellt. Der Ausdruck <leer> symbolisiert, dass bei dem aktuellen Datensatz kein Inhalt für das Feld (z.b. Postfach oder Großempfängeranschrift) vorliegt. Der Ausdruck <nicht zugeordnet> verweist darauf, dass (noch) kein Feld für diese Angaben zugeordnet wurde. Über die Navigationspfeile am oberen Rand können Sie sich durch die einzelnen Datensätze be- 38

39 3 Adressverwaltung wegen oder direkt zum ersten oder letzten Datensatz springen. Felder Wenn Sie auf Felder klicken, sehen Sie in dem Fenster Feldtypzuordnungen alle in Ihrer Adressdatei befindlichen Felder mit den darin enthaltenen Informationen aufgelistet. Hier können Sie die genaue Zuordnung (auf Seite 36) sowie die vergebenen Feldbezeichner einsehen und sofort erkennen, welche der Felder importiert werden. Auch lassen sich die vorgegebenen Feldlängen mit den aktuellen Inhalten aus Ihrer Originaldatei vergleichen. Die Spalte Adressfeldtyp nach Titel enthält die automatisch erkannte Zuordnung des 39

40 3 Adressverwaltung jeweiligen Felds, die auf Grund der Analyse des Feldbezeichners der Originaldatei vergeben wurde. Die Spalte Adressfeldtyp nach Inhalt enthält die automatisch erkannte Zuordnung des jeweiligen Felds, die aufgrund der Analyse der Feldinhalte vorgenommen wurde. Durch Klicken und Ziehen können die Tabellenspalten in der Breite verändert werden. Durch einfachen Klick auf den Spaltennamen wird ein Pfeil eingeblendet, welcher anzeigt, ob eine Spalte aufsteigend oder absteigend sortiert ist; durch einen weiteren Klick wird diese Sortierreihenfolge umgekehrt. Vorlage Werden häufig gleichartig strukturierte Adressdateien verwendet, kann für deren Import eine Zuordnungsvorlage erstellt werden. Bei diesen Dateien müssen die Anzahl der Felder sowie das Dateiformat immer identisch sein. Diese Konstellation kommt immer dann vor, wenn Sie öfter Adressen aus einer bestimmten Anwendung heraus über einen standardisierten Exportvorgang mit dem Dialog-Manager abgleichen oder hinzuimportieren (z.b. Adressen von Neukunden aus den verschiedenen Filialen). Nachdem die erste dieser in Aufbau und Format identischen Dateien vom Dialog-Manager analysiert und die Feldzuordnung ggf. manuell angepasst wurde, sollten Sie den aktuellen Stand der Zuordnungen über die Schaltfläche Vorlage speichern unter für die nachfolgenden Dateien gleichen Aufbaus sichern. Geben Sie dazu einen Namen und auf Wunsch auch eine beschreibende Information zu dieser Vorlage an. Wenn Sie den nächsten Import von Adressen starten, werden Ihnen die entsprechend passenden Vorlagen automatisch angeboten. Sie können die Vorlagen auch über die Schaltfläche Vorlage laden aufrufen. Die Einstellungen, die Sie über Ihre Vorlagen laden, werden denen der automatischen Feldanalyse stets vorgezogen. Erläuterungen zur Feldzuordnung In diesem Exkurs erhalten Sie ausführliche Erläuterungen zu den verschiedenen Möglichkeiten, wie die Felder einer Adressdatei zugeordnet werden sollten, damit Anschriftenüberprüfung, Dublettensuche und Portooptimierung einwandfreie Ergebnisse liefern können. Die Analyse des Dialog-Managers arbeitet sehr gründlich, und die Vorschläge sind oftmals richtig. Dennoch müssen Sie alle Zuordnungen genau kontrollieren, damit das Programm richtige Ergebnisse liefern kann. Nachfolgend eine kurze Erläuterung zu den verschiedenen Möglichkeiten der Zuordnungen. Beispiele verschiedener Adressdateien und ihrer Zuordnungen Beispiel 1: Ausführlicher Aufbau einer Adresse Der ausführliche Aufbau einer Adresse (ohne Namensfelder) besteht aus 10 Feldern und sieht wie folgt aus: Feldname ausgewählte Zuordnung * Straße Straße * Hausnummer Hausnummer * Straßen-PLZ PLZ (Straße) * Straßen-Ort Ort (Straße) * Postfach Postfach * Postfach-PLZ PLZ (Postfach) * Postfach-Ort Ort (Postfach) * Großempfänger-PLZ PLZ (Großempfänger) * Großempfänger-Ort Ort (Großempfänger) * Land Land 40

41 3 Adressverwaltung Die hier verwendeten Feldnamen sind nur beispielhaft und können variieren. Es kommt hier lediglich auf den Sinn an. Die genannten Namen der Zuordnungen sind dagegen vorgegeben und können genau so aus dem Dialog-Manager ausgewählt werden. Beispiel 2: Gemischter Feldaufbau mit weniger Feldern Oftmals haben Adressen aber einen zusammengemischten Feldaufbau mit weniger Feldern: Feldname ausgewählte Zuordnung * Straße mit Hausnummer Straße+Hausnummer * Straßen-PLZ PLZ (Straße) * Postfach Postfach * Postfach-PLZ oder Großempfänger-PLZ PLZ (Postfach / Großempfänger) * Ort (Mix aus den drei Ortfeldern aus Bsp. 1) Ort (Mix) * Land Land Beispiel 3: Stärker gemischter Feldaufbau In diesem Beispiel wird es schon unübersichtlich: Feldname ausgewählte Zuordnung * Straße mit Hausnummer oder Postfach Straße+Nr./Postfach * PLZ (Mix aus den drei PLZ-Feldern aus Bsp. 1) PLZ (Mix) * Ort (Mix aus den drei Ortfeldern aus Bsp. 1) Ort (Mix) * Land Land Beispiel 4: Sehr stark vermischter Feldaufbau mit sehr wenig Feldern Und hier ist es sehr unglücklich gelöst: Feldname ausgewählte Zuordnung * Straße mit Hausnummer oder Postfach Straße+Nr./Postfach * Land und PLZ und Ort Land+PLZ+Ort(Mix) Sowohl bei den Postleitzahlen als auch bei den Orten wird in diesem Beispiel eine der jeweils drei Möglichkeiten gemischt verwendet. Mit all diesen Formaten kann der Dialog-Manager problemlos umgehen. Jedoch müssen Sie bei der Feldzuordnung auf richtige Kombinationen achten. Schauen Sie sich die Beispiele ggf. noch einmal an und achten Sie besonders auf die Verwendung der Mix-Zuordnungen. Wenn der Zusatz (Mix) verwendet wird, handelt es sich um kombinierte Felder. In dem PLZ-Feld, das die Zuordnung PLZ (Mix) erhält, können also bei einer Adresse gemischt entweder * Straßen-PLZ oder * Postfach-PLZ oder * Großempfänger-PLZ enthalten sein. Genauso verhält es sich bei dem Orts-Feld, das die Zuordnung Ort (Mix) erhält. 41

42 3 Adressverwaltung Ein Feld darf nur dann eine Mix-Zuordnung erhalten, wenn es auch die passenden Gegenzuordnungen gibt. Ein Beispiel hierzu: Die Verwendung von PLZ (Mix) bei einem Feld erwartet gleichzeitig auch die Verwendung der beiden Zuordnungen Straße+Nr. und Postfach bei zwei anderen Feldern oder alternativ die kombinierte Zuordnung Straße+Nr./Postfach. Im zweiten Fall haben Sie drei gemischte Felder zugeordnet. Die Zuordnung, welche postalisch relevanten Informationen (z.b. der Ort) in welchem Feld (bzw. in welcher Spalte) Ihrer Datei gespeichert wurden, muss eindeutig definiert sein, bevor eine Datei importiert werden kann. Ist eine Feldbezeichnung nicht identisch mit den im Dialog-Manager verwendeten Bezeichnern, muss die Zuordnung überprüft und ggf. korrigiert werden. Da bei der Analyse der Ursprungsdatei neben den Namen auch die Inhalte des Felds berücksichtigt werden, sind die vom Programm vorgenommenen Zuordnungen meist korrekt und müssen in diesem Fall nur noch bestätigt werden. Sie können auch postalisch nicht relevante Felder Ihrer Datei (z.b. Geburtsdatum oder ausgeübte Sportart) importieren. Diese werden u.u. für den späteren Serienbriefausdruck (z.b.... letztes Jahr haben Sie einen Außenbordmotor für Ihre Segelyacht Polaris erworben. Gerne... ) oder eine Zielgruppenbestimmung anhand von Filtern benötigt und sollten in diesem Fall mit importiert werden. Wenn Sie zusätzliche Felder benötigen, müssen Sie die Tabellenstruktur (auf Seite 267) ändern. Auch für die später ggf. zu treffende Entscheidung, welche der vom Dialog-Manager als Dubletten erkannte Anschriften angeschrieben werden sollen, wenn sie sich in einem ansonsten nicht ersichtlichen Aspekt unterscheiden, können die Inhalte dieser Felder wichtig sein. Jedes Feld muss die passende Zuordnung erhalten. Die Auflistung aller möglichen Zuordnungen sehen Sie, wenn Sie das Pfeilsymbol eines Felds aufklicken (s.o. (auf Seite 35)). In Adressdateien, die nur Firmenanschriften enthalten, muss das Feld Firma 1 zugeordnet werden; in Dateien, die ausschließlich Privatanschriften enthalten, muss das Feld Nachname zugeordnet werden. Damit im Rahmen der Dublettensuche bei einer gemischten Datei alle Datensätze beim Abgleich berücksichtigt werden können, ist es wichtig, dass das Feld Firma 1 und das Feld Nachname zugeordnet werden. Mit einem Doppelklick auf die Adresse können Sie eine Vorschau anzeigen lassen. Mit einem Doppelklick auf den Feldnamen können Sie nochmals alle Einstellungen zu diesem Feld überprüfen bzw. ändern (s.o. (auf Seite 37)). Die Haken neben den Feldnamen bedeuten, dass diese Felder importiert werden, also im weiteren Verlauf zur Verfügung stehen. Felder, die Sie nicht benötigen, müssen Sie auch nicht importieren (rechte Maustaste bei einer Adresse und auf Feld importieren klicken). Das macht Ihr Projekt u.u. übersichtlicher. Die Deaktivierung eines Felds gilt natürlich für alle Adressen der Datei gleichzeitig. Ländercodes Die hier enthaltenen Informationen ermöglichen die eindeutige Zuordnung verschiedener Kürzel oder Codes zu je einem Land. Da in manchen Dateien nicht die Namen der Länder, sondern andere Kennzeichen, wie z.b. die internationale Telefonvorwahl, das Kfz-Kennzeichen oder der ISO-Code verwendet werden, sind auch diese Kürzel und Codes bereits im Dialog-Manager integriert. Anhand dieser kann der tatsächliche Ländername der Adressen ermittelt werden. Im Seriendruck druckt der Dialog- Manager die Ländernamen standardmäßig postkonform als ganzes Wort in Großbuchstaben in die letzte Zeile des Anschriftenblocks. Wenn Sie die Adressen exportieren (auf Seite 52), können Sie beim Festlegen der Felder unter Zusatzfelder diesen ausgeschriebenen Ländernamen mit exportieren. In 42

43 3 Adressverwaltung der Liste können die vorhandenen Bezeichner und Codes für einzelne Länder bearbeitet, entfernt oder ergänzt werden. Solche Änderungen stehen anschließend für alle zukünftigen Projekte mit dem Dialog-Manager zur Verfügung. Ergänzen Sie die vorhandenen Länderkürzel ggf. um weitere, in Ihren Projekten verwendete Abkürzungen oder Länderbezeichnungen, damit diese vom Dialog-Manager in die postkonforme Schreibweise umgewandelt werden können. Weitere Funktionen Über die rechte Maustaste stehen Ihnen zu jeder der in der Tabelle aufgelisteten Adressen zwei weitere komfortable Funktionen zur Verfügung, die ein schnelles Auffinden eines bestimmten Datensatzes ermöglichen: Suche Über diesen Menüpunkt können Sie nach einem bestimmten Ausdruck oder Teilwort in den importierten Daten suchen. 1. Geben Sie im Feld Suchen nach den Suchbegriff ein. 2. Geben Sie für die Suchrichtung In Zeilen an, um - ausgehend von der gewählten Zelle - zuerst alle Felder einer Adresse nach dem Suchbegriff zu durchsuchen, bevor die Suche mit der folgenden Adresse weiter geführt wird. Wollen Sie die gesamte Datenbank durchsuchen, führt diese Einstellung am schnellsten zum Ziel. Wählen Sie In allen Spalten, um die Datenbank spaltenweise nach dem Suchbegriff zu durchsuchen. Dabei wird zunächst das erste Feld aller Adressen betrachtet und erst danach das zweite, das dritte usw. Diese Suchmethode ist deutlich die langsamste, da die Adressen mehrfach in den Speicher geladen werden müssen, jedoch finden Sie damit sehr schnell Treffer, falls sich diese in den ersten Spalten befinden. Möchten Sie in einer bestimmten Spalte suchen, geben Sie diese unter In Spalte an. Diese Option, die standardmäßig aktiviert ist, verwendet man, falls man genau weiß, in welcher Spalte sich der Suchbegriff befindet bzw. befinden muss. Dabei wird die Datenbank exakt ein Mal durchlaufen. 3. Im Bereich Optionen legen Sie fest, ob Sie zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheiden wollen. Mit Groß-/Kleinschreibung beachten, bestimmen Sie, dass z.b. mit dem Suchbegriff Stein der Nachname Mannstein nicht gefunden werden kann, da der Suchbegriff groß geschrieben ist, in Mannstein aber nur ein kleines s vorkommt. 43

44 3 Adressverwaltung 4. Mit Nur ganze Felder Suchen suchen Sie nach einer exakten und vollständigen Übereinstimmung mit dem Suchbegriff. Mit der F3-Taste setzen Sie die Suche mit dem gleichen Suchtext ab dem aktuellen Datensatz fort. Gehe zu Geben Sie hier die gesuchte Datensatznummer der Originaldatei ein. Der Dialog-Manager springt sofort zum gewünschten Datensatz. Importsimulation und Protokoll Nachdem Sie die Feldzuordnung fertig gestellt haben, starten Sie den Importvorgang über die Schaltfläche OK. Importieren Sie Adressen in eine leere Adressdatenbank, können Sie an dieser Stelle über eine Bestätigungsmeldung eine Simulation des Imports starten, die ein Protokoll erstellt. Lassen Sie sich das Protokoll im Editor anzeigen, um das Ergebnis zu überprüfen. Unter Fehler, Warnungen und Hinweise werden Probleme bei Adressdatensätzen dokumentiert. 44

45 3 Adressverwaltung Möchten Sie die fehlerhaften Datensätze aus der Ursprungsdatei bearbeiten, klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Nein, um den Import abzubrechen. Klicken Sie zur Durchführung des Imports auf Ja. Nach Abschluss des Vorgangs können Sie sich ein Protokoll des durchgeführten Imports anzeigen lassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, direkt nach dem Import die Adress-Konsistenz überprüfen (auf Seite 279) zu lassen Importieren von mehreren Dateien Mit dem Dialog-Manager können Sie Ihren Adressbestand aus verschiedenen Importdateien aufbauen. Rufen Sie nach dem erstmaligen Import die Funktion einfach erneut auf, und gehen Sie genauso wie beim ersten Adressenimport (auf Seite 30) vor. Nachdem Sie die Felder zugeordnet und den Importvorgang über die Schaltfläche OK gestartet haben, erscheint das Dialogfenster Import-Assistent - Modus. Import-Assistent - Modus Die Modi für den Adressenabgleich sollten nur von erfahrenen Benutzern eingesetzt werden, da Sie durch eine falsche Anwendung aktualisierte Daten durch ältere überschreiben können. 45

46 3 Adressverwaltung Hier geben Sie im Bereich Modus an, ob der Dialog-Manager die zu importierenden Daten An die bestehende Datenbank anfügen soll oder ob die neuen Adressen mit den bestehenden abgeglichen werden sollen. Im Bereich Optionen legen Sie fest, ob und wo eine Protokolldatei für den Import erstellt werden soll. An bestehende Datenbank anfügen Diese Option ist in den Fällen zu empfehlen, in denen Sie sich sicher sind, dass die Importdaten keine bereits im Dialog-Manager existierende Adressen beinhalten. Dabei wird kein Abgleich mit bereits existierenden Adressen vorgenommen. Mit der Schaltfläche Weiter setzen Sie den Importvorgang fort und gelangen zum Dialogfenster Zusammenfassung: Starten Sie den Vorgang mit Importieren und lassen sich nach Abschluss ggf. ein Protokoll des durchgeführten Imports anzeigen. Klicken Sie auf Simulation, um das Protokoll eines simulierten Imports der Adressdaten zu erstellen (s.a. Importsimulation und Protokoll (auf der vorherigen Seite)). Möchten Sie die im Protokoll aufgeführten fehlerhaften Datensätze aus der Importdatei bearbeiten, klicken Sie im Fenster des Import-Assistenten auf Abbrechen, um den Vorgang ohne Datenübernahme zu beenden. Adressen abgleichen Häufig ist es jedoch der Fall, dass Sie die Daten im Dialog-Manager mit Ihrer Importdatei abgleichen möchten. Dafür steht Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Vorhandene Adressen abgleichen und neue anfügen Mit diesem Modus importieren Sie neue Adressen und gleichen diejenigen Adressen ab, die sowohl im Dialog-Manager als auch in der Importdatei vorkommen. Ob Sie dabei die Daten der Importdatei oder die im Dialog-Manager vorziehen, legen Sie im Bereich Abgleich fest. Nur vorhandene Adressen abgleichen (keine neuen anfügen) Sollen beim Import lediglich die bereits im Dialog-Manager vorhandenen Datensätze abgeglichen werden, ohne neue hinzuzufügen, wählen Sie diese Option. Halten Sie mit den beiden Abgleichsmethoden Ihre Adressdaten immer auf dem neuesten Stand. In einem Beispiel zeigen wir Ihnen außerdem, wie Sie wie Umsatz oder Kontonummer, die bei mehreren Ansprechpartnern einer Firma den gleichen Wert haben sollen mithilfe von Schlüsselfelder abgleichen können (s. Datenabgleich über Schlüsselfelder, 46

47 3 Adressverwaltung ohne Adressdatenfelder (auf Seite 50)). Sie können auch vorher aus dem Dialog-Manager exportierte Daten bei einem Re-Import bequem abgleichen, indem Sie das Schlüsselfeld ID während des Imports bei der Feldzuordnung über Weitere Felder zuordnen und dann dieses Schlüsselfeld für den Abgleich beider Datensätze auswählen. Beachten Sie hierbei, dass der Inhalt des Felds ID vom Dialog-Manager automatisch vergeben wird, d.h. wenn Sie auch neue Adressen anfügen möchten, wird hierbei nicht die evtl. vorhandene ID Ihrer Importdatei übernommen, sondern eine neue im Dialog-Manager vergeben. Sie müssten in diesem Fall dann ggf. die ID in ihrer Ausgangsdatei manuell anpassen, um auch in Zukunft diese beiden Dateien über dieses Schlüsselfeld sicher abgleichen zu können. Sie haben im Bereich Abgleich folgende Möglichkeiten: Erweiterte Optionen (auf dieser Seite) Importdatei vorziehen (auf Seite 49) Dialog-Manager vorziehen (auf Seite 50) Erweiterte Optionen Diese Option erlaubt es Ihnen, den Import detaillierter zu konfigurieren. Haben Sie die Option ausgewählt und die Schaltfläche Weiter betätigt, gelangen Sie direkt zum Dialogfenster Import-Assistent - Erweiterte Optionen. Mit den Optionen im Bereich Falls keine Änderung seit dem letzten Abgleich stattgefunden hat legen Sie fest, wie mit Adressdaten verfahren wird, die seit Ihrem letzten Abgleich (bzw. Import) in der Importdatei verändert wurden, nicht aber im Dialog-Manager, z.b. wenn Sie Ihre Adressdaten mit einer anderen Anwendung bearbeitet haben. Hier können Sie generell festlegen, ob bei Adressänderungen die Daten des Dialog-Managers oder die der Importdatei vorgezogen werden (oder ob nachgefragt werden soll; s.u. (auf der nächsten Seite)). Für diese beiden Möglichkeiten können Sie dann noch mit dem Kontrollkästchen ggf. leere Felder überschreiben festlegen, wie mit leeren Feldern verfahren wird. Mit der Schaltfläche Weiter gelangen Sie dann zum Import-Assistent Schlüsselfelder (auf Seite 49). Beispiel Sie aktivieren das Kontrollkästchen ggf. leere Felder überschreiben für die Option Dialog- Manager vorziehen: Wird in der Importdatei in einem Adressdatensatz ein bisher leeres Feld belegt, z.b. weil die Kontaktperson im Gegensatz zum letzten Import jetzt eine -Adresse hat, wird in das bisher leere Feld die -Adresse eingefügt. Die übrigen Felder des Datensatzes bleiben im Dialog-Manager unberührt. In einfachen Worten gesprochen: Die bestehenden Adressdaten im Dialog-Manager werden 47

48 3 Adressverwaltung um die -Adresse ergänzt. Sie deaktivieren das Kontrollkästchen ggf. leere Felder überschreiben für die Option Importdatei vorziehen: In diesem Fall verhält es sich folgendermaßen: Sie haben seit dem letzten Abgleich in Ihrer Importdatei an einer Adresse Änderungen vorgenommen, und das Feld nicht belegt; beim Abgleich im Dialog-Manager wird die Adressänderung vorgenommen, die -Adresse bleibt im Dialog- Manager jedoch erhalten. Die gleichen Optionen finden Sie im Dialogfenster im Bereich Falls die Daten seit dem letzten Abgleich verändert wurden. Die Optionen dieses Bereichs betreffen die Fälle, in denen seit dem letzten Datenabgleich (bzw. Import) die Adressdaten im Dialog-Manager bearbeitet wurden. Hier können Sie wieder bestimmen, ob Sie die Daten aus dem Dialog-Manager oder aus der Importdatei vorziehen wollen. Empfehlung Wir empfehlen Ihnen die oben (auf der vorherigen Seite) abgebildeten Einstellungen zu wählen. Dabei werden Datensätze im Dialog-Manager, die seit dem letzten Abgleich nicht verändert wurden von denen aus der Importdatei überschrieben - ggf. auch mit leeren Feldern. Bei Datensätzen, die im Dialog-Manager verändert wurden, soll hingegen nachgefragt werden. Für die Erweiterten Optionen gibt es neben dem generellen Vorziehen des Dialog-Managers oder der Import-Datei noch die dritte Möglichkeit Nachfragen. Bei dieser Importoption wird beim Erreichen eines geänderten Datensatzes der Importvorgang angehalten und das Dialogfenster Datensatz wurde seit dem letzten Abgleich geändert aufgerufen. Mit dem Kontrollkästchen Nur Konflikte anzeigen wählen Sie, ob im Vorschaufenster alle Adressfelder oder nur die, in denen Konflikte aufgetreten sind, angezeigt werden. Mit den Optionen können Sie bestimmen, ob Sie für diesen Datensatz den Dialog-Manager oder die Importdatei vorziehen, und wie jeweils mit leeren Feldern verfahren wird. Mit dem Kontrollkästchen Als Standardentscheidung für weitere Konflikte merken geben Sie diese Optionsauswahl für alle folgenden Konflikte vor. Die Option Individuelle Feldauswahl ist interessant, wenn sich in einem Adressdatensatz mehrere Felder geändert haben und Sie für ein Feld den Wert im Dialog-Manager und für ein anderes den der Importdatei übernehmen möchten. In der Spalte Übernehmen können Sie durch Anklicken der Kontrollkästchen Ihre Auswahl treffen. In den Spalten Import und Dialog-Manager sehen sie dann die ausgewählten Daten. Reicht die Spaltenbreite nicht aus, können Sie diese durch Anklicken des Spaltenkopfes und Ziehen mit der Maus verändern. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche OK 48

49 3 Adressverwaltung setzen Sie den Importvorgang fort. Nachdem alle Daten importiert wurden, können Sie sich, wie bei den anderen Importarten auch, zum Schluss das Protokoll anzeigen lassen. Importdatei vorziehen Wenn Sie Ihre Adressen in einer anderen Anwendung bearbeiten, wählen Sie diese Option. Beim Import werden dann bei Adressänderungen die Daten im Dialog-Manager überschrieben. Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie in das Dialogfenster Import-Assistent - Schlüsselfelder. Verwenden Sie diese Option auch, um im Dialog-Manager veränderte Daten wiederherzustellen, indem die Dialog-Manager-Daten durch die der Ursprungsdatei überschrieben werden. Import-Assistent - Schlüsselfelder Im rechten Fenster finden Sie alle verfügbaren Felder aus Ihrer Importdatei. Wählen Sie hier durch Markieren mit der Maus und anschließendem Klick auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach links die Felder aus, deren Werte den Datensatz eindeutig identifizieren sollen, wie z.b. die Kundennummer. Umgekehrt können Sie Felder auch wieder abwählen. Beispiele 1. Fall: Sie geben nur Kundennummer als Abgleichsfeld an. In Ihren Importdaten ändert sich der Ansprechpartner bei einem Kunden. Sie geben beim Import die Option Importdatei vorziehen an. Der Datensatz wird anhand des Felds Kundennummer eindeutig identifiziert und der Name des neuen Ansprechpartners im Dialog-Manager eingetragen. 2. Fall: Sie haben bei diesem Kunden jetzt zwei Ansprechpartner und damit in Ihrer Importdatei zwei Datensätze mit gleichem Inhalt im Feld Kundennummer. Wenn Sie jetzt die Kundennummer als einziges Schlüsselfeld angeben, so erhalten Sie die Meldung, dass ein doppeltes Abgleichfeld gefunden wurde. Geben Sie jetzt das Feld Nachname als zusätzliches Abgleichsfeld an, führt dies beim Import dazu, dass ein zusätzlicher Adressdatensatz angelegt wird, da dieser Nachname in Kombination mit der Kundennummer nur einmal vorkommt. 3. Fall: Sie geben alle Felder als Schlüsselfelder an. Wenn Sie jetzt in Ihrer Importdatei eine Änderung bei einer Adresse vornehmen, wird dies nicht mehr als Änderung erkannt, sondern es wird ein neuer Datensatz im Dialog-Manager angelegt. Wählen Sie möglichst wenige Schlüsselfelder aus, um den Import zu beschleunigen. Lesen Sie in unserem Anwendungsbeispiel (auf der nächsten Seite), wie und in welchen Fällen Sie einen Datenabgleich über Schlüsselfelder durchführen können, ohne Adressdatenfelder aus der Importdatei zuzuordnen. 49

50 3 Adressverwaltung Der Dialog-Manager überprüft beim Starten des Imports automatisch, ob in der Ursprungsdatei doppelte Abgleichfelder vorhanden sind. Wurden Schlüsselfelder mit doppelten Inhalten gefunden, so muss der Importvorgang nicht unbedingt abgebrochen werden, sondern kann mit veränderter Feldauswahl im Dialogfenster Schlüsselfelder erneut gestartet werden. Haben Sie alle nötigen Einstellungen vorgenommen, so gelangen Sie in das Dialogfenster Import-Assistent - Zusammenfassung, in dem Sie entweder den Importvorgang über die Schaltfläche Importieren fertig stellen, oder auf Simulation klicken, um ein Protokoll eines simulierten Imports der Adressdaten zu erstellen (s.o. (auf Seite 46)). Dialog-Manager vorziehen Die Vorgehensweise bei dieser Option ist genau die gleiche wie beim Vorziehen der Importdatei (auf der vorherigen Seite). Wählen Sie diese Option, wenn die Adressen im Dialog-Manager nicht überschrieben werden sollen. Es werden lediglich zusätzliche Adressdaten der Datenbank angefügt. Datenabgleich über Schlüsselfelder, ohne Adressdatenfelder In dem folgenden Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie Felder abgleichen können, die für mehrere Adressdatensätze einer Firma den gleichen Wert enthalten sollen. Folgende Voraussetzungen müssen dabei erfüllt sein: Die Adressen müssen sowohl in Ihrer Importdatei als auch im Dialog-Manager anhand eines (Schlüssel-)Felds (z.b. der Kundennummer) eindeutig identifiziert werden können. In der Importdatei dürfen keine doppelten Werte für dieses Schlüsselfeld vorkommen. Beispiel: Sie haben mehrere Kontaktpersonen zu jeweils einer Firmenadresse und ein Feld für den letzten Jahresumsatz der Firma. Für ein neues Geschäftsjahr müssten Sie jetzt zu jeder Kontaktperson dieses Feld aktualisieren - und das bei jeder Firma in Ihrem Adressbestand. Haben Sie aus dem Rechnungswesen eine Tabelle mit allen Firmen und deren Jahresumsatz in einem für den Dialog-Manager importierbaren Format, so können Sie damit die Umsatzfelder automatisch aktualisieren. 1. Wählen Sie bei der Feldauswahl (auf Seite 35) nur die zu aktualisierenden Felder (z.b. Jahresumsatz) zum Import aus, und zusätzlich ein Feld, welches die Firma eindeutig identifiziert, am besten natürlich die Kundennummer. 2. Setzen Sie den Import über die Schaltfläche OK fort, so erhalten Sie eine Warnmeldung, dass 50

51 3 Adressverwaltung Felder nicht zugeordnet wurden. 3. Klicken Sie auf Nein, da Sie diese Felder bewusst nicht importieren. 4. Bestätigen Sie die anschließende Informationsmeldung, dass keine neuen Adressen hinzugefügt werden können, da Sie bei der Feldauswahl in diesem Beispiel keine Adressfelder für den Import ausgewählt haben. 5. Im Dialogfenster Import-Assistent - Modus steht jetzt nur die dritte Option zur Verfügung: 6. Wählen Sie für den Abgleich Importdatei vorziehen, und klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie im darauf folgenden Fenster Schlüsselfelder die Kunden-Nr. als Schlüsselfeld an, und klicken Sie auf Weiter. 8. Weil im vorliegenden Beispiel mehrere Kontaktadressen zu einer Kundennummer vorliegen, erscheint eine Bestätigungsmeldung, in der Sie angeben müssen, ob bei mehreren Adressen zu 51

52 3 Adressverwaltung einem Schlüsselfeld alle Adressen oder nur die erste, in der Datenbank gefundene, abgeglichen werden soll. 9. Klicken Sie auf Alle abgleichen und wählen Sie im Dialogfenster Zusammenfassung, ob Sie den Import direkt oder zuerst eine Simulation des Imports starten möchten Outlook-Import Der Dialog-Manager kann auch aus Ihren Microsoft Outlook-Kontakten Adressen Importieren. Starten Sie den Import im Menü Datei - Outlook-Import. Möchten Sie alle Adressen aus Ihrem persönlichen Ordner importieren, so klicken Sie auf OK, oder öffnen Sie das Dropdown-Menü, um einem bestimmten Unterordner als Importquelle auszuwählen. Deaktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen. Nachdem Sie die Importdaten ausgewählt haben, fahren Sie mit der Feldzuordnung, wie beim Adressimport aus Dateien fort Export Genauso, wie Sie Adressen in den Dialog-Manager importieren können, haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Adressen zu exportieren, um sie für andere Anwendungen zur Verfügung zu stellen. Über das Schlüsselfeld ID können Sie diese exportierte Datei später auch wieder bequem mit dem Dialog- Manager abgleichen. Näheres hierzu finden Sie hier (auf Seite 46). Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion der Export auf 10 Datensätze beschränkt ist. Sie starten den Export über das Menü Datei mit dem Menüpunkt Export. Setzen Sie in dem erscheinenden Dialog die gewünschte Option und wählen ggf. in dem Dropdown-Menü einen gespeicherten Filter 52

53 3 Adressverwaltung aus. Nun öffnet sich das Dialogfenster des Export-Assistenten. Über die Schaltflächen Weiter und Zurück gelangen Sie je einen Schritt vor oder - zwecks Überprüfung oder Korrektur - auch wieder zurück. Aus Datenschutzgründen werden in der Datenbank einige, sensible Daten verschlüsselt gespeichert. Beim Export werden Ihnen natürlich alle Inhalte als Klartext bereitgestellt. Bitte beachten Sie dies bei der weiteren Verwendung des Exportergebnisses Ausgabedatei festlegen Haben Sie mehr als eine Adresse ausgewählt, so werden nur diese exportiert, ansonsten werden alle angezeigten Adressen exportiert. Es ist möglich, über die Schaltfläche Vorlage laden, Export zuvor gespeicherte Exportoptionen zu laden. Diese Vorlagen erleichtern beispielsweise den regelmäßigen Export von Dateien für eine immer gleichartige Weiterverarbeitung. Sobald Sie eine Vorlage laden, werden die zuvor vorgenommenen Einstellungen überschrieben! Im letzten Schritt des Exportdialogs können die aktuellen Änderungen in einer neuen Vorlage gespeichert (auf Seite 57) werden. Im Bereich Ausgabeformat wählen Sie im Dropdown-Menü das Dateiformat aus: 53

54 3 Adressverwaltung Textdatei mit fester Feldbreite (auf Seite 315) Textdatei mit variabler Feldbreite (auf Seite 315) MS Access-Datenbank (auf Seite 316) XML-Datei (auf Seite 316) Im Bereich Exportdatei geben Sie den Namen und den Speicherort Ihrer Exportdatei an. Mit der Schaltfläche im Eingabefeld öffnen Sie das Dialogfenster Exportdatei wählen. Klicken Sie im Eingabefeld Speichern in über das Dropdown-Menü das Ziellaufwerk an, und wählen Sie im Fenster darunter einen Ordner aus. Vergeben Sie im Eingabefeld Dateiname einen Namen und schließen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche Speichern. Setzen Sie den Exportvorgang mit der Schaltfläche Weiter fort Format festlegen In diesem Dialogfenster definieren Sie den Aufbau der Exportdatei, indem Sie bei jedem einzelnen Feld festlegen, ob es für die externe Weiterverarbeitung benötigt wird (ggf. sogar mehrfach) und dementsprechend exportiert werden soll oder nicht. Darüber hinaus bestimmen Sie hier auch die 54

55 3 Adressverwaltung Reihenfolge der Felder für den Export. Über die Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen haben Sie die Möglichkeit, die Ausgabedatei um zusätzliche Felder zu erweitern oder überflüssige Felder zu löschen. Klicken Sie auf ein bestimmtes Feld und verschieben Sie es mittels der Schaltflächen Aufwärts und Abwärts an die gewünschte Position in der Exportdatei. Grundsätzlich können Sie leere Felder vor dem Export automatisch entfernen lassen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Leere Felder entfernen. Im Zuge der Erweiterung der Ausgabedatei durch Hinzufügen eines oder mehrerer Felder, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das bzw. die Felder komfortabel auswählen können. Die Auswahlkästchen zu jedem Feld zeigen an, welche Felder bereits exportiert werden. Zudem haben Sie hier die Möglichkeit, durch kontinuierliches Klicken auf das entsprechende Auswahlkästchen einen der folgenden Status zu erzielen: Auswahlkästchen Ergebnis Das Feld wird (noch) nicht exportiert Das Feld wird bereits (mindestens ein Mal) exportiert Das Feld wird exportiert - ggf. ein zweites oder drittes Mal 55

56 3 Adressverwaltung Verwenden Sie bei der Weiterverarbeitung Ihrer Adressen die vom Dialog-Manager generierten Zustellfelder, um sicherzustellen, dass Ihnen die Ergebnisse von Anschriftenüberprüfung und Dublettensuche auch bei der Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen. Zudem profitieren Sie über die Zustellfelder von der Vereinheitlichung der Anschriftenfelder in einer Spalte - Sie müssen nicht länger mit mehreren Feldern für Großempfänger-, Straßen- und Postfachanschrift sowie für die jeweiligen Postleitzahlen arbeiten. Eigenschaften eines Felds Für jedes zu exportierende Feld können Sie den Feldbezeichner verändern. Klicken Sie dazu auf das umzubenennende Feld und ändern im Bereich Eigenschaften den Namen. Falls Sie ein Feld mehrfach exportieren, stellt der Dialog-Manager sicher, dass die zu exportierenden Feldbezeichner eindeutig sind. Abhängig von dem Format der Exportdatei können Sie zusätzlich den Feldtypen bestimmen (nur bei *.dbf oder *.xls) oder die Feldbreite gesondert festlegen (nur bei *.dbf oder *.prn). Keine dieser Einstellungen muss verändert werden; Sie können ebenso die Standard-Einstellungen übernehmen. Exportieren Sie Ihre Daten in ein festes Feldformat (*.dbf oder *.prn), stehen Ihnen in dieser Maske zwei weitere Optionen zur Verfügung: Im Bereich Eigenschaften können Sie zu jedem einzelnen Feld manuell eine bestimmte Breite festlegen. Über die Schaltfläche Feldbreiten überprüfen können Sie alle Felder in Abhängigkeit vom Feldinhalt auf die maximal notwendige Breite setzen und auch leere Felder entfernen lassen. 56

57 3 Adressverwaltung Export starten Über den Schalter Exportieren starten Sie abschließend den Export der Adressen. Alle Informationen, die für den Export Ihrer Adressen notwendig sind, werden in einer tabellarischen Übersicht aufgeführt, so dass Sie alle Details kontrollieren können. Eventuelle Änderungen lassen sich einfach über die Schaltfläche Zurück vornehmen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Export-Beschreibung anlegen aktivieren, wird eine Text-Datei erzeugt, in der alle wichtigen Informationen zum aktuellen Export gespeichert sind. Vorlagen Mithilfe einer Vorlage stellen Sie auf einfache Weise sicher, dass Ihre Adressen für eine bestimmte Weiterverarbeitung immer im selben Format exportiert werden. Unabhängig von den Vorlagen speichert der Dialog-Manager die letzten Exporteinstellungen, sodass Sie bei einem mehrmaligen Export diese nicht erneut vornehmen müssen. Vorlage speichern Möchten Sie die einmal vorgenommenen Einstellungen bei einem späteren Export erneut nutzen, können Sie sie über die Schaltfläche Vorlage speichern Geben Sie im Dialogfenster Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein der Vorlage einen eindeutigen Namen; auf Wunsch können Sie im Infofeld weitere Informationen zu dieser Vorlage notieren. Auf der Registerkarte Inhalt sehen Sie nochmals, 57

58 3 Adressverwaltung welche Felder in welcher Reihenfolge im Rahmen dieser Vorlage exportiert werden. Klicken Sie zum Speichern der Vorlage auf OK. Vorlage laden Sie können während jeden Schritts des Export-Assistenten eine Vorlage laden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Vorlage laden und die Einstellungen aus einer Vorlage werden übernommen. Im Fenster Vorlage auswählen sehen Sie alle bisher abgespeicherten Vorlagen. Wählen Sie eine Vorlage aus und klicken auf OK Adressen Der Dialog-Manager bietet eine Adressverwaltung, die für große Adressdatenbestände ausgelegt ist. Sie können Adressdaten nicht nur einzeln bearbeiten, sondern auch Mehrfachänderungen vornehmen. In diesem Abschnitt finden Sie die Erläuterungen zum Menü Bearbeiten Adresse anlegen Sie legen eine neue Adresse mit der gleichnamigen Schaltfläche in der Symbolleiste oder über das Menü Bearbeiten - Neue Adresse an. Daraufhin öffnet sich - wie beim Bearbeiten einer Adresse - automatisch das Karteikartenfenster, in dem Sie Ihre Eingaben machen können. Geben Sie (Firmen-)Namen, Titel, Anschriften und Kontaktinformationen in die entsprechenden Felder ein. Bitte achten Sie darauf, die Hausnummer in das dafür vorgesehene Feld, getrennt vom Straßennamen, zu schreiben, damit die Anschriftenüberprüfung und die Dublettensuche den Straßennamen besser identifizieren können. 58

59 3 Adressverwaltung Die Feldbezeichner, das Festlegen von Pflicht- oder sichtbaren Feldern und insbesondere die Einträge von Auswahllisten lassen sich über die Tabellenstruktur (auf Seite 267) individuell anpassen. Kundennummer Im Feld Kunden-Nr. können Sie mit der Schaltfläche am rechten Rand automatisch eine Kundennummer erzeugen, Sie können selbstverständlich aber auch eigene Kundennummern vergeben. Bei der automatischen Vergabe erhöht der Dialog-Manager die höchste Kundennummer um den Wert 1. Das setzt voraus, dass Sie bisher nur numerische Kundennummern vergeben haben. Haben Sie noch keine Kundennummern vergeben und klicken auf die -Taste, beginnt der Dialog- Manager automatisch mit der Nummer Die voreingestellte Länge für die Kundennummer ist 10 Zeichen. Verändern Sie die Feldlänge ggf. in der Tabellenstruktur (auf Seite 267). Briefanrede In den Feldern für die alternative Briefanrede (Altern. SgDuH ) und das alternative zu Händen (Altern. z.h. ) können Sie eine abweichende Anrede für Anschreiben eingeben, wenn diese von den Einstellungen der automatisch erzeugten Anrede bzw. zu Händen -Feld abweichen soll. Verwenden Sie am Ende der Briefanrede kein Satzzeichen, da Sie dieses in der Textverarbeitung beim Einfügen des Felds Briefanrede im Dialogfenster für die Feldeigenschaften festlegen. c/o-adresse Wenn Sie das Kontrollkästchen c/o-adresse aktivieren, wird das Adressfeld in Dokumenten entsprechend angepasst: Normale Adresse WECO Pyrotechnische Fabrik GmbH Herr Conrad Appel c/o-adresse Herr Conrad Appel Bogenstraße Bogenstraße Eitorf Eitorf c/o WECO Pyrotechnische Fabrik GmbH Der Dialog-Manager überprüft automatisch, ob die eingegebene -Adresse ein gültiges Format hat und weist Sie ggf. auf Fehler hin, wenn Sie die neu angelegte Adresse speichern. Geburtsdatum Haben Sie im Feld Geburtsdatum ein Datum angegeben, wird der Geburtstag in der Terminverwaltung (auf Seite 102) automatisch mit Altersangabe angezeigt. Fehlt Ihnen das Geburtsjahr, sollten Sie das Jahr 1900 angeben. In der Terminverwaltung erscheint dann anstelle des Alters ein Fragezeichen (?). Haben Sie alle Eingaben getätigt, klicken Sie auf Speichern um die neue Adresse zu übernehmen. Automatische Vervollständigung Bei den Eingaben im Bereich Anschrift werden Sie vom Dialog-Manager durch die automatische Vervollständigung unterstützt. Geben Sie z.b. die Postleitzahl ein, so wird automatisch der Ort ergänzt. Gehen Sie jetzt in das Straßen-Feld, so können Sie aus allen zu dieser Postleitzahl möglichen Straßen auswählen bzw. der Straßenname wird bei der Eingabe automatisch komplettiert, wie er im offiziellen Straßenverzeichnis angegeben ist. Im Feld Ortsteil können Sie ggf. noch den Ortsteil auswählen; die Felder Bundesland und Nielsen-Gebiet werden automatisch gesetzt. 59

60 3 Adressverwaltung Geben Sie erst die Postleitzahl der neuen Adresse ein. Der entsprechende Ort wird automatisch ergänzt. Wenn Sie jetzt in das Straßenfeld gehen, können Sie aus allen für die Postleitzahl möglichen Straßen auswählen bzw. der Straßenname wird automatisch so komplettiert, wie er im offiziellen Straßenverzeichnis angegeben ist. Das Feld Straßenzusatz bietet Raum für inoffizielle Angaben, wie z.b. 2. Etage Adresse bearbeiten Im Karteikartenfenster können Sie jederzeit die Felder einer Adresse bearbeiten. Befinden Sie sich gerade in einer anderen Ansichtsart, klicken Sie auf die Symbolleistenschaltfläche Adresse bearbeiten oder wählen den Befehl im Menü Bearbeiten aus. Sie wechseln dann automatisch in das Karteikartenfenster. Möchten Sie die Änderungen übernehmen, klicken Sie auf Speichern; mit der Schaltfläche Verwerfen machen Sie die Änderungen wieder rückgängig. Sie können den Datensatz so lange nicht wechseln, bis Sie eine der beiden Schaltflächen betätigt haben, die danach auch wieder ausgeblendet werden. Wurden Änderungen an einer Adresse vorgenommen, können Sie auf der Registerkarte Eigenschaften in den Feldern Geändert am und Geändert von sehen, wann und von wem die Änderungen vorgenommen wurden Weiteren Ansprechpartner anlegen Im Dialog-Manager wird jeder Ansprechpartner in einem eigenen Datensatz erfasst. Mit der Schaltfläche Weiteren Ansprechpartner anlegen oder über das Menü Bearbeiten - Weiterer Ansprechpartner wird ein neuer Adressdatensatz angelegt, wobei Angaben von dem aktuell ausgewählten übernommen werden. Auf der Registerkarte Firma werden alle Felder übernommen, auf der Registerkarte Details die Angaben im Bereich Bankverbindung und Eintragung und auf der Registerkarte Eigenschaften die Einstellungen im Bereich Optionen sowie optional per Bestätigungsmeldung die Gruppenzuordnung. Auf der Registerkarte Ansprechpartner wird im Feld Telefon die Nummer bis auf die Durchwahl übernommen, wenn diese mit - oder / von der Hauptnummer getrennt ist und im Feld und die Domain. Die Feldübernahme ist bei Firmen- und Privatadressen die gleiche. Legen Sie über das Menü Extras - Administrator - Tabellenstruktur fest, welche Felder beim Duplizieren übernommen werden sollen (s.a. Tabellenstruktur (auf Seite 267)) Adresse löschen Mit der Symbolleistenschaltfläche Löschen werden alle ausgewählten Adressen unwiderruflich gelöscht. Die Tastenkombination für diesen Befehl ist Strg + Entf. Wenn Sie eine Adresse löschen, für die Vorgänge und Termine angelegt wurden, so öffnet sich das Dialogfenster Zuordnungen zur Adresse, 60

61 3 Adressverwaltung in dem angezeigt wird, wie viele Aktionen der Adresse zugeordnet sind. Beim Löschen wird die Adresse aus allen Vorgängen entfernt. Ist sie die einzige Adresse zu einem Vorgang, so wird auch der Vorgang aus der Historie gelöscht. Aktivieren Sie im Bereich Anlagen das Kontrollkästchen Löschen, um auch die Anlage zu den gelöschten Vorgängen zu löschen. Wählen Sie im Bereich Termine, ob diese gelöscht werden sollen, ohne Adresszuordnung bestehen bleiben sollen bzw. die Adresse in das Infofeld des Termins geschrieben werden soll. Mit Alle Ja legen Sie die Optionen für alle Adressen, die Sie zum Löschen markiert haben, fest, mit Nein bleibt diese Adresse bestehen und das Dialogfenster wird für die nächste zu löschende Adresse angezeigt. Mit Abbrechen wird der Löschvorgang an dieser Stelle ohne Aktion beendet. Vermeiden Sie es, Vorgängen zugeordnete Adressen zu löschen, da sonst die Daten der Historie verfälscht werden. Setzen Sie stattdessen in der Tabellenstruktur ein Feld (z.b. mit der Bezeichnung veraltet ) oder legen Sie eine Gruppe für solche Adressen an und blenden Sie sie beim Erstellen von Aktionen oder Terminen durch Setzen eines Filters aus Adresse drucken auf Seite

62 3 Adressverwaltung Mehrfachänderung Mit der Mehrfachänderung, die Sie im Menü Bearbeiten finden, können Sie ein Feld für mehrere markierte Adresseinträge ändern. Beispiel Sie haben fünf Adresseneinträge für eine Firma, die die Unternehmensform von einer KG in eine GmbH gewechselt hat: 1. Markieren Sie alle Adresseneinträge dieser Firma. 2. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Mehrfachänderung. 3. Wählen Sie im Dialogfenster Mehrfachänderung für Feld im Dropdown-Menü Firma 1 aus. Im Eingabefeld Wert wird der aktuelle Eintrag, z.b. Adorf KG, angezeigt. 4. Ändern Sie den Eintrag in Adorf GmbH und klicken auf OK um die Mehrfachänderung durchzuführen. Die Mehrfachänderung steht Ihnen erst zur Verfügung, wenn Sie mehrere Adressen ausgewählt haben. Mit der Option Aktualisierung über den Server können Sie die gewünschten Änderungen direkt auf dem Datenbankserver ausführen lassen. Wenn Sie eine große Menge von Datensätzen bearbeiten möchten, ist dieser Weg viel performanter. Verwenden Sie diese Option mit Vorsicht. Ist sie aktiviert, kann der Dialog-Manager keine Konsistenzprüfungen Ihrer Daten durchführen und berechnete Felder, die von dem geänderten Feld abhängig sind, werden nicht neu kalkuliert Adressänderung Mit der Adressänderung, die Sie im Menü Bearbeiten finden, können Sie die Adresse von mehreren markierten Adresseinträgen ändern. Dies ist besonders interessant, wenn z.b. ein Unternehmen, für das 62

63 3 Adressverwaltung Sie mehrere Adresseinträge haben, umzieht oder eine Postfachadresse bekommt. 1. Im Dialogfenster Adressänderung wählen Sie durch Aktivierung der Kontrollkästchen zunächst aus, welche Anschrift (Straßen-, Postfach- oder Großempfängeranschrift) sie ändern möchten. 2. Geben Sie danach die neue(n) Anschrift(en) ein. Dabei unterstützt Sie die automatische Vervollständigung (auf Seite 59). 3. Mit der Schaltfläche PLZ-Suche (auf Seite 96) können Sie Ihre Eingabe zusätzlich überprüfen und ggf. übernehmen. 4. Beenden Sie die Adressänderung mit Klick auf die Schaltfläche OK. Die Adressänderung steht Ihnen erst zur Verfügung, wenn Sie mehrere Adressen ausgewählt haben Adressen zusammenführen Nutzen Sie die Funktion Adressen zusammenführen, um die Datensätze zweier Adresseinträge zu verschmelzen. Dies ist beispielweise dann hilfreich, wenn ein Kontakt versehentlich doppelt angelegt wurde und bereits einige Vorgänge für das Duplikat hinterlegt wurden. Die Zusammenführung umfasst dabei nicht nur Adressdaten wie Anschrift oder Telefonnummer, sondern schließt auch die Historie (auf Seite 248), also alle Aufgaben, Termine und Vorgänge der Kontakte mit ein. Um Adressen zusammenzuführen, markieren Sie zunächst die Adresseinträge, die zusammengeführt werden sollen. Rufen Sie anschließend über das Menü Adressen die Option Adressen zusammenführen auf. Es erscheint das gleichnamige Dialogfenster. Im oberen Bereich dieses Dialogs werden die beiden von ihnen ausgewählten Adresseinträge angezeigt. Sie haben hier auch die Möglichkeit, über die Schaltfläche die Details der Adresseinträge einzusehen. 63

64 3 Adressverwaltung Für die Dauer der Zusammenführung sind die gewählten Adresseinträge für Änderungen gesperrt. Im unteren Bereich des Fensters werden Ihnen die Feldinhalte der gewählten Adresseinträge in einer tabellarischen Übersicht angezeigt. Die Option nur unterschiedliche Feldinhalte anzeigen blendet alle Felder aus, die bei beiden Adresseinträgen identisch sind. Somit werden Ihnen nur jene Felder angezeigt, die bei einer Adressverschmelzung geändert würden. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie einen Überblick über alle Felder dieser Datensätze wünschen. Vergleichen Sie mittels dieser Übersicht die Feldinhalte beider Adresseinträge. Anhand der Feldnamen in der ersten Spalte können Sie diese leicht identifizieren. Der Dialog-Manager erkennt automatisch die Unterschiede beider Adresseinträge und wählt bereits vorab die wahrscheinlichsten Feldinhalte für eine Übernahme aus. Feldinhalte, die zur Übernahme markiert sind, werden durch Fettdruck hervorgehoben. Eine Vorschau auf den zusammengeführten Datensatz wird in der grau hinterlegten Spalte Ergebnis angezeigt. Möchten Sie einzelne, von der Voreinstellung abweichende Feldinhalte für eine Übernahme auswählen, so können Sie diese einfach durch einen Doppelklick markieren. Mit der Schaltfläche Standard können Sie getätigte Änderungen wieder zurücksetzen. Bei einer Standard- Zusammenführung werden automatisch leere Felder durch Inhalte aus dem jeweils anderen Adresseintrag überschrieben. Klicken Sie auf die -Schaltfläche, öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie das Standard-Verfahren überstimmen und festlegen können, dass alle Feldinhalte der ersten oder zweiten Adresse übernommen werden sollen. Die Inhalte eines zusammengeführten Adresseintrages werden automatisch in dem zweiten Adressdatensatz gespeichert. Die Option Adresse 1 nur sperren, nicht löschen bewirkt, dass bei diesem Vorgang der erste Adresseintrag nicht gelöscht, sondern lediglich für weitere Aktionen gesperrt (auf Seite 14) wird. Sind Sie mit dem Ergebnis einverstanden, klicken Sie die Schaltfläche OK, um die Adresseinträge inklusive Ihrer Historie zusammenzuführen Suchen und Ersetzen Wie in fast allen Windows-Anwendungen rufen Sie die Such-Funktion mit der Tastenkombination Strg + F, Suchen und Ersetzen mit Strg + H auf. 64

65 3 Adressverwaltung Suchen Im Dialogfenster Suchen geben Sie zunächst unter Suchen nach den Suchbegriff ein. In dem Dropdown- Menü finden Sie die Suchbegriffe, die Sie vorher schon einmal verwendet haben. Im Bereich Suchen in geben Sie an, in welchen Feldern gesucht werden soll. Sie können im aktiven (gerade ausgewählten) Feld, über die Option Feld in einem bestimmten Feld (z.b. Name, Ort Firmensitz o.ä.), in allen sichtbaren Feldern der aktuellen Tabellenansicht (siehe Spaltenaufbau (auf Seite 19)) oder in allen Feldern nach dem oben eingegebenen Begriff suchen. Für die Suchrichtung im Bereich Optionen haben Sie, ausgehend von der aktuell angezeigten Adresse, die Möglichkeiten aufsteigend oder absteigend zu suchen. Sie können außerdem mit Vergleichen definieren, wie mit Ihrem Suchbegriff verglichen werden soll. Sie haben folgende Auswahl: enthält beginnt endet identisch Die Tabelle zeigt Nachnamen, in denen Mann vorkommt und welcher Nachname mit welcher Einstellung gefunden wird. Nachname enthält beginnt endet identisch Mann X X X X Mannstein X X Kropmanns X Hoffmann X X Durch Aktivierung des Kontrollkästchens Groß-/Kleinschreibung beachten wird diese mitberücksichtigt. Mit * und? als Zeichen interpretieren werden diese Sonderzeichen nicht mehr als Platzhaltersymbole sondern als Text behandelt. Platzhaltersymbole Im Dialog-Manager können Sie für die Suche die beiden Platzhaltersymbole? und * verwenden. Das Sternchen (*) steht dabei für beliebig viele Zeichen, das Fragezeichen (?) für ein beliebiges Zeichen. Beispiele Die Suche nach M??er findet z.b. Meier, Meyer oder Mayer aber nicht Müller, da zwischen dem M und dem er nur zwei Zeichen vorkommen dürfen. Bei der Suche nach M*er werden dann die Namen Meier in allen Schreibweisen gefunden, aber auch Müller und Manntler. 65

66 3 Adressverwaltung Als letzte Option steht Ihnen noch die Phonetische Suche zur Verfügung, mit der Sie auch ähnliche Suchbegriffe finden. Klein- und Großschreibung werden nicht berücksichtigt - die Platzhaltersymbole * und? werden als Zeichen interpretiert. Bei der Phonetischen Suche stehen Ihnen die Optionen Vergleichen, Groß-/Kleinschreibung beachten und * und? als Zeichen interpretieren nicht zur Verfügung. So erhalten Sie z.b. bei der Suche nach dem Namen Marten zusätzliche Suchergebnisse wie Martens, Märtens, Marthen, Martin, Martins und Merten. Mit dem Schieberegler können Sie die Übereinstimmung mit dem Suchbegriff festlegen. Bewegen Sie ihn nach links auf einen niedrigeren Prozentsatz, so wird die Übereinstimmung heruntergesetzt und Sie erhalten mehr Suchergebnisse (z.b. Gogarten). Umgekehrt verlangt ein höherer Prozentsatz auch eine höhere Übereinstimmung und Sie erhalten weniger Suchergebnisse. Ist das Kontrollkästchen als Teilwort suchen aktiviert, verhält sich die Suche ähnlich wie bei der Vergleichsoption enthält (s.o.) - es werden Teilwörter miteinander verglichen. Diese Option ist besonders interessant, wenn Sie in Feldern mit viel Inhalt nach Teilwörtern suchen, von denen Ihnen die exakte Schreibweise fehlt (z.b. eine Wegbeschreibung auf der Registerkarte Notizen (Feldname Info )). Schränken Sie ggf. die Ergebnisse bei zu vielen Treffern durch Deaktivierung des Kontrollkästchens ein. Haben Sie alle Angaben gemacht, so wird die Suche über die Schaltfläche Suchen gestartet. Sobald der Suchbegriff zum ersten Mal gefunden wird, hält die Suche an, und das Dialogfenster Suchbegriff gefunden öffnet sich. In der Zeile Datensatz befindet sich eine Schaltfläche, mit der sich die Adresse in einem eigenen Fenster öffnen lässt. Haben Sie die Phonetische Suche aktiviert, so finden Sie zusätzlich die Zeile Übereinstimmung. Der Balken zeigt an, inwieweit der Suchbegriff mit dem gefundenen übereinstimmt. Die Schaltfläche Weitersuchen setzt die Suche bis zum nächsten Treffer fort. Mit Schließen beenden Sie Ihre Suche, Sie können sie aber jederzeit wieder aufnehmen, wenn Sie im Menü Bearbeiten auf Weitersuchen klicken oder die Taste F3 drücken. Möchten Sie lediglich die Anzahl der Suchergebnisse wissen, klicken Sie auf Alle zählen. Sie erhalten dann eine Meldung, wie oft der Suchbegriff in wie vielen Datensätzen gefunden wurde. Die Trefferanzahl und die Anzahl der Datensätze sind dann unterschiedlich, wenn Sie z.b. in allen (sichtbaren) Feldern (s.o.) suchen und der Suchbegriff mehr als einmal in einem Adresseneintrag vorkommt; z.b. das Finanzamt Aachen in Aachen. Mit der Schaltfläche Trefferliste werden im Adress- 66

67 3 Adressverwaltung fenster nur Ihre Suchergebnisse angezeigt: Auf diese Weise können Sie die Ergebnisse beliebig weiterverarbeiten, z.b. exportieren, ausdrucken o.ä. Wenn Sie alle Adressen wieder angezeigt werden sollen, öffnen Sie in der Statusleiste das Dropdown- Menü für die Filter, und wählen Sie Kein Filter. Ersetzen Die Funktion Ersetzen arbeitet ähnlich wie die Suchen (auf Seite 64)-Funktion. Wenn Sie im Menü Bearbeiten auf Ersetzen klicken, öffnet sich das Dialogfenster Ersetzen. Der einzige Unterschied zum Dialogfenster Suchen ist der Bereich Ersetzung. Hier geben Sie in dem Eingabefeld den Begriff ein, durch den Sie den Suchbegriff ersetzen wollen. Mit der Schaltfläche Suchen starten Sie den Vorgang. Das Dialogfenster Suchbegriff gefunden sieht jetzt etwas anders aus als bei der Suche. Über die -Taste öffnen Sie die gefundene Adresse im Karteikartenfenster. Im Bereich Ersetzen durch... zu wird angezeigt, was in dem Feld nach der Änderung stehen wird. Durch Aktivierung des Kontrollkästchens anpassen sind hier noch Änderungen möglich. Mit Ersetzen führen Sie die Änderung durch und starten die Suche bis zum nächsten Treffer, mit Überspringen setzen Sie die Suche ohne Änderung fort. Mit Alle ersetzen werden alle Treffer ohne nachzufragen geändert. 67

68 3 Adressverwaltung Beim Ersetzen unterstützen Sie beim Ändern von Anschriften die Just in Time -Anschriftenüberprüfung und -Dublettensuche Schnellsuche Die Schnellsuche gehört zu den mächtigsten Werkzeugen des Dialog-Managers. Man findet sie in der Statusleiste (auf Seite 11) des Hauptfensters. Mit ihr kann man im Adressbestand schnell und effektiv eine Recherche durchführen, indem man sie mit einigen Schlagworten füttert. Das Besondere an der Schnellsuche ist, dass Sie nicht nur in einem Feld nach Treffern sucht sondern in allen für Sie interessanten. Das Ergebnis einer Schnellsuche ist daher i.d.r. kein einzelner Treffer sondern meist eine Liste, die alle Treffer enthält. Insofern fungiert diese Funktion eher als flexibler Filter (auf Seite 72). Über die -Schaltfläche gelangen Sie zum Optionen-Dialog. Hier stellen Sie in den verschiedenen Bereichen ein, wie sich die Schnellsuche verhalten soll. Feldinhalt In diesem Bereich legen Sie fest, ob das bzw. die Suchkriterien in den gefundenen Wörtern enthalten sein oder ob die Wörter damit beginnen oder enden sollen. Vergleichen Hier spezifizieren Sie, wann ein Treffer als solcher gilt: bei mit exakt dieser Zeichenreihenfolge muss das Suchkriterium komplett gefunden werden; die Leerzeichen wirken hier als eigenes Zeichen bei mit allen Wörtern müssen alle Einzelwörter des Suchkriteriums in den verschiedenen Feldern des Adressdatensatzes gefunden werden; die Leerzeichen wirken hier als Trennzeichen der einzelnen Wörter bei mit einem beliebigen der Wörter muss mindestens ein Einzelwort des Suchkriteriums in den verschiedenen Feldern des Adressdatensatzes gefunden werden; die Leerzeichen wirken hier als Trennzeichen der einzelnen Wörter 68

69 3 Adressverwaltung Suchen in In diesem Bereich geben Sie an, in welchen Feldern nach Übereinstimmungen gesucht werden soll. Dadurch wird es möglich, dass Sie bei der Schnellsuche nach Burg einen Thomas Burgmeister finden, aber auch Personen, die in Hamburg wohnen oder in einem beliebigen Ort in der Burgstraße. Einstellungen Alle Einstellungen, die Sie hier vornehmen, haben Einfluss auf die Geschwindigkeit des Dialog-Managers. Je niedriger Sie die Trefferzahl festlegen desto früher und damit schneller zeigt der Dialog-Manager die gefundenen Treffer an. Sollte die gesuchte Adresse nicht in den angezeigten Datensätze enthalten sein, können Sie die Einschränkung einmalig durch Klicken der -Schaltfläche aufheben. Die anzuzeigenden Adressen im Ansprechpartnerfenster (auf Seite 12) legen Sie über die Optionen Nur Treffer anzeigen bzw. Alle anzeigen und Treffer markieren fest. Im ersten Fall wird auch bei Verbunden (auf der nächsten Seite) nur der bzw. die gefundenen Treffer angezeigt, bei der zweiten Option werden alle Ansprechpartner eines Verbunds angezeigt (quasi die Kollegen), die gefundenen Treffer jedoch vormarkiert. Optionen Ist die Option Suche durch Eingabetaste starten aktiviert, bedarf es der Betätigung der RETURNbzw. ENTER-Taste, bevor die Schnellsuche anspringt. Anderenfalls beginnt sie bei gesetzter Option Suche automatisch starten bereits nach den ersten Buchstaben und man kann sehen, wie sich die Ergebnis menge der Recherche bei jedem weiteren Buchstaben verkleinert. Die Ergebnisse der Schnellsuche heben Sie wieder auf, indem Sie einen anderen Suchbegriff definieren - oder einen leeren über die -Schaltfläche. Die Einstellungen der Schnellsuche werden in jedem Desktop (auf Seite 25) separat gespeichert. Sollten Sie also desöfteren unterschiedliche Einstellungen benötigen (z.b. verschiedene Einstellungen bei den Feldern, in denen die Schnellsuche recherchieren soll), speichern Sie einfach denselben Desktop mit verschiedenen Einstellungen (und natürlich Namen) mehrfach ab Auswahl Wenn Sie auf eine Adresse klicken, ist diese ausgewählt. Sie erkennen eine ausgewählte Adresse an der blauen Färbung. In der Tabellenansicht sind Sie in der Lage, auch mehrere Adressen auszuwählen. Im Bearbeiten finden Sie den Menüpunkt Auswahl, der wiederum ein Untermenü mit drei Optionen öffnet: Alle auswählen wählt die gesamte Tabelle aus Alle abwählen hebt die Auswahl auf Auswahl umschalten kehrt die Auswahl um Noch schneller geht es mit der Tastenkombination Strg + A um die gesamte Tabelle zu markieren. Ein Mausklick auf eine beliebige Adresse hebt die Auswahl wieder auf. Möchten Sie mehrere aufeinander folgende Adressen auswählen, klicken Sie auf die erste Adresse und auf die letzte bei gedrückter Umschalttaste. Um mehrere nicht zusammenliegende Adressen auszuwählen, klicken Sie auf jede Adresse mit gedrückter Strg-Taste. In der Statusleiste wird Ihnen angezeigt, wie viele Adressen ausgewählt sind und die Anzahl aller Adressen. 69

70 3 Adressverwaltung Haben Sie die Tabelle im Erweiterten Modus gruppiert, sind beim Auswählen einer Gruppe alle darin enthaltenen Adressen ausgewählt. Legen Sie z.b. einen Vorgang für alle Aachener Adressen an, indem Sie die Tabelle nach Ort Firmensitz gruppieren, mit der Maus auf die Gruppe Aachen klicken und in der Navigationsleiste Vorgang anlegen auswählen Anschriftenblock kopieren Der Anschriftenblock enthält alle benötigten Felder für eine Anschrift, einschließlich der Option c/o- Adresse und den Feldern Abteilung und Altern. z.hd.. Möchten Sie einen Brief in einer anderen Anwendung schreiben, können Sie mit der Funktion Anschriftenblock kopieren aus dem Menü Bearbeiten den Anschriftenblock der ausgewählten Adresse in eine beliebige Anwendung einfügen. Sie müssen in der jeweiligen Anwendung lediglich den Einfügen-Befehl ausführen, den Sie i.d.r. im Menü Bearbeiten finden Kontaktblock kopieren Der Kontaktblock enthält alle Informationen, die im Adressinfofenster (auf Seite 16) angezeigt werden. Die Funktion Kontaktblock kopieren aus dem Menü Bearbeiten kopiert die Daten in die Zwischenablage, die anschließend in beliebige Anwendungen eingefügt werden kann. Sie müssen in der jeweiligen Anwendung lediglich den Einfügen-Befehl ausführen, den Sie i.d.r. auch im Menü Bearbeiten finden Verbunde Der Dialog-Manager gruppiert verschiedene Adressen mit identischen Inhalten frei wählbarer Felder zu Verbunden. Durch diesen Vorgang können sehr einfach und flexibel Firmenstrukturen abgebildet werden (Verbund wäre hier z.b. die Kundennummer oder Firma 1 aber auch komplexere Gebilde wie Konzerne oder Verbandsmitglieder). Technischer Exkurs Diese Flexibilität bei der Definition von Adressverbunden erzielt der Dialog-Manager nicht dadurch, dass er einem Firmendatensatz beliebig viele Ansprechpartner-Datensätze anhängt (sog. hierarchischer Datenbankansatz), vielmehr nutzt der Dialog-Manager flache Datenbanktabellen und stellt mit intelligenten Mitteln (z.b. Weiteren Ansprechpartner anlegen (auf Seite 60), Mehrfachänderung (auf Seite 62) oder JiT-Dublettensuche (auf Seite 287)) sicher, dass die verbundrelevanten Felder identisch sind bzw. sein können. 70

71 3 Adressverwaltung Verbunde bearbeiten Verbunde erstellen, bearbeiten oder löschen Sie, indem Sie im Ansicht-Menü den Befehl Verbund - Bearbeiten wählen. Über die drei Schaltflächen am rechten Fensterbereich bewirken Sie die drei o.g. Aktionen. Beim Erstellen bzw. beim Bearbeiten eines Verbundes definieren Sie dessen Eigenschaften und Ausprägungen in einem eigenen Fenster. Gruppierte Felder des Verbundes In diesem Bereich legen Sie die Felder fest, die bei allen Ansprechpartner eines Verbundes identisch sein müssen, damit diese dem gleichen Verbund angehören. Neue Felder fügen Sie über die Hinzufügen-Schaltfläche ein, löschen können Sie diese über Entfernen. Mittels der Aufwärts- und Abwärts-Schaltflächen können Sie die Reihenfolge der Felder verändern. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie die Sortierreihenfolge für die zu gruppierenden Felder pro Feld frei wählen oder gar aufheben. Die Reihenfolge der Verbundfelder und die Sortierung macht sich nur bei der Anzeige der ersten x Adressen bemerkbar, die in den Optionen zur Schnellsuche (auf Seite 68) spezifiziert wurden. Natürlich ist die Gesamtanzahl der Verbunde von einer Reihenfolge völlig unabhängig. 71

72 3 Adressverwaltung Verfügbare Felder des Verbundes Definieren Sie hier, welche Felder im Verbundfenster (auf Seite 12) angezeigt werden sollen. Auch hier fügen Sie neue Felder hinzu bzw. entfernen diese über die entsprechenden Schaltflächen. Das Feld Adressen ist fix und kann nicht gelöscht werden. Es enthält später im Verbundfenster die Anzahl der Adressen innerhalb eines Verbundes. Diese Adressen werden dann im Ansprechpartnerfenster (auf Seite 12) angezeigt. Die dargestellten Spalten im Verbundfenster müssen nicht denen des Verbundes entsprechen. So ist ein Verbund mit dem Kriterium Kundennummer durchaus möglich, ohne dass dieses Feld auch angezeigt werden muss. Allgemein Hier geben Sie wie bei allen anderen speicherbaren Definitionen an, wie der Name des Verbundes lauten soll sowie ggf. im Info-Feld zusätzliche Informationen. Entscheiden Sie sich auch hier, ob der von Ihnen definierte Verbund Von allen Benutzern auswählbar sein soll oder ob Sie gar dessen Editieren erlauben. Ist die Option Leere Verbunde anzeigen aktiviert, werden auch Adressen angezeigt, bei denen die definierten Verbundfelder (auf der vorherigen Seite) keinen Inhalt besitzen. Beispielsweise würden bei deaktivierter Option und dem Verbundkriterium Firma 1 alle B2C-Adressen nicht angezeigt. Wählen Sie bei der Verbunddefinition und auch bei der Auswahl der anzuzeigenden Verbundfelder dynamische Felder wie z.b. Adressname oder Ort Firmensitz. Der Dialog-Manager füllt diese Felder abhängig von anderen Feldinhalten. So ist das Feld Adressname - anders als das Feld Firma 1 - immer belegt, jedoch bei B2B-Adressen anders als bei B2C-Adressen Verbunde auswählen Einmal definierte und abgespeicherte Verbunde wählen Sie einfach über das Ansicht-Menü aus. Wechseln Sie zum Menüpunkt Verbund und wählen Sie den gewünschten Verbund aus. Natürlich wird der ausgewählte Verbund auch beim Speichern von Desktops (auf Seite 25) berücksichtigt. Sollte bei einem Verbund in den angezeigten Feldern unterschiedliche Inhalten existieren, kennzeichnet der Dialog-Manager dies entsprechend Filtern Im Gegensatz zur Auto-Filterung können Sie über das Menü Daten im Dialogfenster Filter bearbeiten Filterkriterien sowohl mit einem logischen UND als auch mit einem ODER verknüpfen, Filter abspeichern und nach Datenfeldern aus der Aufgaben-, Termin-, Gruppenverwaltung, Response-Erfassung und aus Vorgängen filtern. Administratoren wird zudem die Möglichkeit geboten, Filter auf der Basis von SQL-Anweisungen anzulegen und ggf. auch für andere Anwender bereitzustellen. 72

73 3 Adressverwaltung Logische Verknüpfungen UND und ODER Bei Kriterien, die mit einem logischen UND verknüpft sind, ist die Bedingung nur dann erfüllt, wenn alle Kriterien zutreffen. Bei einer ODER-Verknüpfung muss nur ein Kriterium zutreffen. Die Funktionen zum Filtern finden Sie im Menü Daten. Zusätzlich befinden sich in der Statusleiste eine Schaltfläche zum Aufrufen des Dialogfensters Filter bearbeiten und direkt daneben ein Feld zur Anzeige des aktuell ausgewählten Filters. Um einen Filter wieder aufzuheben, öffnen Sie in der Statusleiste das Dropdown-Menü für die Filter, und wählen Kein Filter. Die Aufhebung ist auch über das Menü Daten unter Filter anwenden mit der Option Kein Filter möglich. Um den Filter zu verändern, rufen Sie entweder über das Menü Daten oder die Schaltfläche in der Statusleiste das Dialogfenster Filter bearbeiten auf. Beenden Sie den Dialog-Manager mit einem aktiviertem Filter, ist dieser auch beim nächsten Programmstart aktiviert Filter anlegen Der Menübefehl Filter anlegen ruft das Dialogfenster Filter bearbeiten im Designmodus auf. Der Unterschied zum Menübefehl Filter bearbeiten ist der, dass alle Felder zur Konfiguration des Filters zurückgesetzt werden, falls ein Filter bereits definiert wurde. Neue Filterkriterien können über die -Schaltfläche hinzugefügt, falsche über die -Schaltfläche gelöscht werden. Die Reihenfolge der Filterkriterien lässt sich mit der Maus wie folgt verschieben, indem Sie auf den Bereich nach der Nr. klicken und die Maustaste gedrückt halten. Das gesamte Filterkriterium wird nun durch eine gestrichelte Linie hervorgehoben. Verschieben Sie jetzt das Kriterium mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. Der gestrichelte Bereich folgt Ihrer Maus und beim Loslassen der Maustaste wird er an der entsprechenden Stelle eingefügt. Falls Sie beim Bewegen des Filterkriteriums auch noch die STRG-Taste drücken, wird die Zeile nicht verschoben sondern kopiert. Visualisiert wird dies durch ein Plus-Zeichen innerhalb des gestrichelten Bereichs. Direktmodus Administratoren wird eine zusätzliche Registerkarte Direktmodus angeboten. Dort können Sie eigene Abfragen an die Datenbank via SQL-Filteranweisungen definieren. Dieses Vorgehen ermöglicht SQLversierten Nutzern das Anlegen noch komplexerer Filter. Diese können selbstverständlich auch anderen 73

74 3 Adressverwaltung Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Die Eingabe der SQL-Befehle nehmen Sie im Bereich SQL-Filteranweisung vor: Feld SELECT FROM WHERE ORDER BY Beschreibung Gibt an, welche Datenfelder durchsucht werden sollen. Im Dialog-Manager werden standardmäßig alle Felder durchsucht. Hier können Sie die Datenquelle Ihres Filters (bspw. eine bestimmte Spalte) bestimmen. Definieren Sie hier die Filterbedingungen, auf die Sie Ihre Adressmenge einschränken möchten. Geben Sie hier die Sortierreihenfolge Ihrer Ausgabewerte an Für die Definition der Felder WHERE und ORDER BY steht Ihnen eine Eingabehilfe zur Verfügung, die Sie über die jeweils nebenstehende -Schaltfläche erreichen. Diese unterstützt Sie grafisch bei der Eingabe einzelner Filterterme. Sie können Filter, die Sie zuvor auf der Registerkarte Designmodus angelegt haben, auf der Registerkarte Direktmodus weiter verwenden. Beim Umschalten in den Direktmodus wird der angelegte Filter in SQL- Befehle übersetzt und kann zusätzlich verfeinert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein beliebiges Feld, können Sie im erscheinenden Kontextmenü den aktuellen Filter in eine Datei exportieren oder einen bereits vorhandenen Filter importieren. Diese Filter werden vom Dialog-Manager im Dateiformat.dsql gespeichert bzw. eingelesen. Weiterhin können Sie über den Kontextmenü-Eintrag Schriftart auch eine andere Schriftart, -größe und -auszeichnung für die Anzeige der Anweisungen wählen. Für eine übersichtlichere Anzeige empfiehlt es sich, die Schriftart auf eine Proportionalschrift wie bspw. Courier New einzustellen. Diese wird im Allgemeinen als angenehmer zur Bearbeitung komplexer Syntax- Befehle empfunden. Im Feld Beschreibung können Sie das Vorgehen Ihres Filters zur besseren Übersicht dokumentieren. Haben Sie einen Filter über die Registerkarte Designmodus angelegt, wird eine Beschreibung für diesen automatisch beim Wechsel in den Direktmodus erzeugt. Natürlich können Sie einen einmal angelegten Filter auch zur weiteren Verwendung im Dialog-Manager speichern (auf Seite 78), bzw. für andere Nutzer bereitstellen Filter bearbeiten Wie Sie die Filterkriterien im Designmodus erstellen, zeigen die folgenden Beispiele: Beispiel Sie möchten einen Filter für Ihre private Kunden im Ausland, die in den letzten drei Jahren Kunden bei Ihnen wurden und den Stiltyp funktionell haben. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Offnen Sie über das Menü Daten - Filter anlegen/bearbeiten oder die Schaltfläche Filter bear- 74

75 3 Adressverwaltung beiten in der Statusleiste das Dialogfenster Filter bearbeiten. 2. Wählen Sie im Bereich Filterung aus dem Dropdown-Menü per Doppelklick für den Feldnamen im Ordner Adressen Kategorie aus, geben Sie als Operator ist gleich an und wählen Sie als Wert Kunde. 3. Wenn Sie jetzt schon einmal wissen möchten, wie viele Treffer Sie für Kunde erhalten, klicken Sie auf Zähle Treffer. 4. Um ein zweites Filterkriterium anzugeben, klicken Sie im Bereich Filterung auf Erweitern. Es wird eine neue Zeile eingeblendet. Mit der zweiten Schaltfläche rechts neben dem Feld Wert können Zeilen wieder gelöscht werden. 5. Für das zweite Filterkriterium wählen Sie als Verknüpfung und, als Feldname Adresse Firma 1 und als Operator ist leer; das Feld Wert wird dann automatisch ausgegraut. Dieses Kriterium filtert die privaten Kunden heraus. 6. Ein erneuter Klick auf Erweitern erzeugt die dritte Zeile, die Sie wieder mit und verknüpfen und bei der Sie als Feldname Adresse Land wählen. Geben Sie diesmal den Operator ist ungleich an und als Wert Deutschland, da Sie ja nur die Kunden aus dem Ausland filtern möchten. 7. In der nächsten Zeile definieren Sie das Kriterium für das Feld Kunde seit mit dem Operator ist größer gleich. Bei Wert wählen Sie nun das Datum aus - entweder über den Kalender oder indem Sie es direkt eintippen -, um nur die Kunden zu erhalten, die in den letzten drei Jahren hinzugekommen sind. 8. Als letzten Punkt legen Sie noch fest, dass im Feld Stiltyp der Inhalt funktionell stehen soll. 9. Klicken Sie auf OK, um den Filter zu aktivieren. Dabei schließt sich das Dialogfenster und Sie sehen in der aktuellen Ansicht nur die gefilterten Adressen. Möchten Sie diesen Filter auch in Zukunft verwenden, klicken Sie auf Speichern unter; der Dialog-Manager fragt Sie aber auch nach Bestätigung mit OK, ob Sie diesen Filter speichern möchten. Die Felder Kunde seit und Stiltyp in diesem Beispiel sind benutzerdefinierte Felder (s.a. Tabellenstruktur (auf Seite 267)). Im Dropdown-Menü für die Feldnamen finden Sie im Ordner Adressen für jede zusätzlich angelegte Registerkarte ein eigenes Verzeichnis mit den darin enthaltenen Feldern. 75

76 3 Adressverwaltung Um den Bereich Filterung zu vergrößern, klicken Sie auf den grauen Balken zwischen den Bereichen Filterung und Sortierung, halten die Maustaste gedrückt und ziehen ihn nach unten. Beispiel Im obigen Beispiel wurde nur mit UND-Verknüpfungen gearbeitet. Um jedoch beispielsweise nach Adressen zu filtern, die entweder seit mindestens 5 Jahren Kunden sind oder deren Anzahl an Büroarbeitsplätzen größer ist als 10, benötigen Sie die ODER-Verknüpfung. 1. Wählen Sie als erstes Filterkriterium das (benutzerdefinierte) Feld Kunde seit aus. Geben Sie den Operator ist kleiner an und als Wert das Datum Klicken Sie auf Erweitern und wählen Sie unter Verknüpfung im Dropdown-Menü oder aus. Setzen Sie hier für das Feld Anzahl Büroarbeitsplätze den Operator ist größer und als Wert Klicken Sie auf OK, um den Filter zu aktivieren. Bitte beachten Sie, dass beim Verknüpfen von Filterkriterien die UND-Verknüpfung der ODER-Verknüpfung vorgezogen wird, so, wie in der Mathematik Punktrechnung vor Strichrechnung gilt. Ausgehend vom vorangegangenen Beispiel möchten Sie nach allen Bonner Unternehmen filtern, die seit mindestens 5 Jahren Kunden sind oder deren Anzahl an Büroarbeitsplätzen größer als 10 ist. Wenn Sie jetzt als drittes Filterkriterium mit einer UND-Verknüpfung nach dem Feld Ort Firmensitz filtern, erhalten Sie sowohl alle Firmen aus Ihrem Adressbestand (auch außerhalb Bonns), die seit mehr als 5 Jahren Kunden sind, als auch die Firmen in Bonn, die mehr als 10 Büroarbeitsplätze haben. Lösen Sie das Problem mit folgender Filterdefinition: Sie haben auch die Möglichkeit, den aktuell markierten Datensatz als Grundlage für einen Filter zu wählen, indem Sie auf die -Schaltfläche neben dem Feld Wert klicken und somit den Wert wie aktueller Datensatz erhalten: Der Dialog-Manager filtert nun alle Datensätze, die im ausgewählten Feld - im Beispiel oben das Feld Stiltyp - den gleichen Inhalt haben wie der aktuell in der Tabelle markierte Datensatz. Wenn Sie diesen Filter speichern, wird zukünftig immer der jeweils aktuelle Datensatz als Filtergrundlage gewählt, d.h. der Filter wird jeweils an den fokussierten Datensatz angepasst. Auf obiges Beispiel bezogen, müssen Sie so also nicht mehrere Filter für die unterschiedlichen Stiltypen anlegen, sondern nur einen, den Sie dann für verschiedene Feldinhalte verwenden können, indem Sie eine Adresse mit dem gewünschten Stiltyp markieren und dann den Filter auswählen. 76

77 3 Adressverwaltung Filterbedingung umkehren Mit dem Kontrollkästchen Filterbedingung umkehren wird nicht nur der Operator umgekehrt (z.b. ist NULL zu ist nicht NULL ), sondern auch die Verknüpfung (UND zu ODER und umgekehrt). Der NULL-Operator Mit der Bedingung ist NULL prüfen Sie, ob ein Feld leer ist; umgekehrt erhalten Sie mit ist nicht NULL alle Datensätze, für die das entsprechende Datenfeld gefüllt ist. Beachten Sie, dass ein Feld mit dem Wert 0 nicht leer ist. Beispiel Wenden Sie diese Funktion an, wenn Sie nach Kontaktpersonen suchen, zu denen Sie die letzten drei Monate keinen Kontakt hatten. In diesem Fall ist es falsch, nach Vorgängen zu filtern, deren Datum kleiner als z.b. der ist, da die Ergebnismenge auch Adressen enthält, für die Vorgänge sowohl vor als auch nach diesem Datum vorliegen. Filtern Sie stattdessen nach Vorgängen, deren Datum größer gleich dem ist und kehren Sie die Filterbedingung um (das Vorgangsdatum ist nicht größer gleich ). Schnittmenge bei Filter mit gleichen Feldern bilden Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, falls Sie Filter mit Felder erstellen möchten, die pro Adresse unterschiedliche Werte bzw. Wertekombinationen besitzen können (Gruppen, Vorgänge usw.). Beispielsweise können Sie über diese Option Adressen finden, die sowohl Mitglied der Gruppe Stammkunde als auch der Gruppe Messekontakt sind. Sortierung Sie können die Sortierung bei der Filterung beeinflussen, indem Sie im Dialogfenster Filter bearbeiten im Bereich Sortierung den Feldnamen angeben, nach dem sortiert werden soll und die Sortierreihenfolge aufsteigend (d.h. dass die Sortierung mit der niedrigsten Zahl, dem Anfang des Alphabets oder dem frühesten Datum beginnt) oder absteigend. Die Felder, nach denen sortiert werden soll, müssen nicht in den Filterkriterien vorkommen, da sich diese Angaben lediglich auf die Darstellung der gefilterten Daten beziehen. Über Erweitern können Sie in einer neuen Zeile angeben, nach welchem Feld anschließend sortiert werden soll, z.b. ob die gefilterten Adressen zuerst nach dem letzten Kontakt und anschließend nach dem Nachnamen sortiert werden sollen. Die maximale Anzahl von Zeilen in den Bereichen Filterung und Sortierung entspricht der Anzahl der Felder in der Adresstabelle. Filtern nach Aufgaben, Gruppen, Response, Terminen und Vorgängen Das Filtern beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Felder der Adressverwaltung; Sie können zusätzlich nach Aufgaben, Gruppen, Response, Synchronisation, Terminen und Vorgängen filtern. Dafür finden Sie im Dropdown-Menü für die Feldnamen jeweils einen Ordner für die entsprechenden Felder. So können Sie z.b. nach Adressen bei denen unerledigten Aufgaben vorliegen (Filterkriterien: Aufgabe.Erledigt ist nicht wahr), oder die bestimmten Vorgängen zugewiesen sind (Filterkriterien: Vorgang.Name ist gleich Weihnachtsmailing ) oder aber auch nach Gruppenzugehörigkeit filtern. Sie können auch nach den Werten bestimmter Response-Elemente eines Vorgangs filtern: Beispiel Sie haben für den Vorgang Katalogbestellung zwei Response-Elemente angelegt und möchten wissen, wie viele Reagierer unter 26 Jahren den Modellbaukatalog bestellt haben: 77

78 3 Adressverwaltung Response- Element Antwort-Möglichkeit 1 Antwort-Möglichkeit 2 Katalogbestellung Hauptkatalog Modellbaukatalog Altersgruppe Jahre Jahre Ihre Filterdefinition sieht dann wie folgt aus: Filter speichern Möchten Sie einen Filter speichern um ihn jederzeit wieder anwenden zu können, klicken Sie im Dialogfenster Filter bearbeiten auf Speichern. Vergeben Sie im Dialogfenster Filter Speichern für den Filter einen Namen, geben Sie ggf. eine Beschreibung ein, und klicken Sie auf Speichern. Mit dem Kontrollkästchen Auswählbar für alle Benutzer geben Sie den Filter für andere Benutzer frei und mit Editieren erlaubt dürfen diese den Filter auch bearbeiten. Geben Sie nur die Filter frei, die für andere Benutzer wirklich von Nutzen sind, da sonst die Liste der auswählbaren Filter sehr schnell auf ein unübersichtliches Maß anwachsen kann. Wollen Sie einen gespeicherten Filter wieder anwenden, gehen Sie im Menü Daten auf Filter anwenden. In dem Untermenü finden Sie die zuletzt verwendeten Filter oder öffnen Sie mit Auswählen eine Liste mit allen verfügbaren Filtern. Die zuletzt verwendeten Filter lassen sich auch über das Dropdown- 78

79 3 Adressverwaltung Menü in der Statuszeile aufrufen. Alternativ können Sie einen Filter über die Filterverwaltung (auf dieser Seite) aufrufen. Wählen Sie dafür entweder im Menü Daten - Filterverwaltung aus oder klicken Sie im Dialogfenster Filter bearbeiten auf Öffnen Filterverwaltung In der Filterverwaltung haben Sie einen detaillierten Überblick über alle gespeicherten Filter. Neben einem Info-Feld, das Ihnen die Beschreibung des Filters beim Abspeichern anzeigt und den Filterkriterien im Klartext, können Sie in der Spalte Letzte Anzahl sehen, wie viele Treffer der Filter beim letzten Aufruf geliefert hat. Der fett hervorgehobene Filter ist der sog. Standardfilter. Dieser ist in der Adressverwaltung über die Schaltfläche sofort anwendbar. Sie können in der Filterverwaltung den Standardfilter mittels des Kontextmenübefehls Standardfilter oder in den Filtereigenschaften über das Aktivieren des Kontrollkästchens Standardfilter jederzeit neu festlegen. 79

80 3 Adressverwaltung Der Dialog-Manager merkt sich, wann und wie oft ein Filter eingesetzt wurde. Blenden Sie sich in der Filterverwaltung auch die Felder Verwendungen und letzte Verwendung ein. Sie werden anhand dieser Werte sehr schnell erkennen, wie sinn- bzw. wertvoll ein abgespeicherter Filter ist - insbesondere wenn dieser öffentlich verfügbar ist. Damit die Werte auch repräsentativ sind und eine relative Wertigkeit bieten, empfiehlt es sich, den Zähler nach gewissen Intervallen auf Null zu stellen. Dazu müssen Sie in den Filtereigenschaften die Schaltfläche Zurücksetzen betätigen. Sie löschen einen Filter mit einem rechten Mausklick und dem Befehl Löschen aus dem Kontextmenü. Wenn Sie einen Filter markieren und auf Auswählen klicken, wenden Sie den Filter an. Haben Sie einen abgespeicherten Filter aufgerufen und verändert, klicken Sie im Dialogfenster Filter bearbeiten auf Speichern, um die Änderungen im abgespeicherten Filter zu übernehmen. Klicken Sie auf Speichern als um den modifizierten Filter unter anderem Namen abzuspeichern, ohne das Original zu verändern Gruppieren Der Dialog-Manager bietet neben dem Filtern auch noch die Möglichkeit, Ihre Adressen in Gruppen zusammenzufassen. Z.B. kann das Ergebnis einer Suche oder eines Filters als Gruppe abgespeichert werden, die Gruppenmitglieder können aber auch manuell zugeordnet werden, wenn für die Gruppierung keine Filterkriterien existieren (z.b. bestimmte Empfänger von Weihnachtspräsenten). Die Funktion des Gruppierens findet sich im Menü Daten. 80

81 3 Adressverwaltung Gruppenzuordnung Bei der Gruppenzuordnung gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Haben Sie eine oder mehrere Adressen ausgewählt (auf Seite 69), klicken Sie entweder im Menü Daten oder im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf Gruppenzuordnung. Im Karteikartenfenster finden Sie auf der Registerkarte Eigenschaften das Feld Gruppen. Über die -Taste, ordnen Sie die Adresse einer Gruppe zu. 2. Klicken im Fenster Gruppenzuordnung auf Neue Gruppe. 3. Vergeben Sie im Dialogfenster Neue Gruppe einen Gruppennamen. Im Feld Info haben Sie Platz für eine Gruppenbeschreibung. 4. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfenster zu schließen. 5. Im Fenster Gruppenzuordnung sehen Sie jetzt den neuen Gruppennamen im Bereich Aktuelle Zuordnung. 6. Mit OK schließen Sie das Fenster wieder. Wenn Sie eine Adresse einer bereits existierenden Gruppe zuordnen möchten, markieren Sie im Fenster Gruppenzuordnung die gewünschte Gruppe aus den Verfügbaren Gruppen, und klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche in der Mitte des Fensters. Umgekehrt gehen Sie vor, wenn Sie eine Adresse aus einer Gruppe entfernen wollen. Markieren Sie die Gruppe im Bereich Aktuelle Zuordnung und klicken auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach rechts. Sie können die Gruppenzuordnung auch per Drag & Drop vornehmen. Gehören Adressen, die Sie für eine Gruppierung markiert haben, bereits einer Gruppe an, wird diese in beiden Tabellen des Fensters Gruppenzuordnung hellgrau dargestellt. Die Gruppenzuordnung für eine Adresse wird Ihnen im Adressinfofenster (auf Seite 16) angezeigt Gruppe filtern Möchten Sie die Adressen einer Gruppe aufrufen, klicken Sie im Menü Daten auf Gruppe filtern. Im Untermenü finden Sie alle verfügbaren Gruppen, nach denen Sie Ihre Adressdaten filtern können. Mit Auswählen öffnen Sie das Fenster Gruppe auswählen, in dem, genau wie das Fenster Gruppenverwaltung alle verfügbaren Gruppen aufgelistet sind. Mit der Schaltfläche Auswählen filtern Sie die Adressen nach der ausgewählten Gruppe. Um den Filter wieder aufzuheben, klicken Sie in der Statusleiste im 81

82 3 Adressverwaltung Dropdown-Menü für die Filterauswahl auf Kein Filter. Da die Funktion Gruppe filtern nichts anderes als ein vordefinierter Filter ist, können Sie auch über das Dialogfenster Filter bearbeiten nach Gruppen filtern, indem sie unter Feldname im Dropdown-Menü Gruppe.Name auswählen. Als Wert geben Sie dann den Gruppennamen an. Sie haben dann auch die Möglichkeit, eine Gruppenfilterung mit weiteren Filterkriterien zu ergänzen Gruppenverwaltung Die Gruppenverwaltung wird über das Menü Daten aufgerufen. Hier sind alle verfügbaren Gruppen mit der Anzahl der enthaltenen Adressen aufgelistet. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie eine Gruppe neu anlegen, bearbeiten oder löschen Beziehungen Verschiedene Adressen bzw. Kontakte können entweder über geschickte Filterung oder aber durch gezielte Gruppierung zusammen angezeigt werden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, zwei oder mehr Adressen miteinander semantisch zu verknüpfen, indem diese gegenseitig in Beziehung gesetzt werden. Im Menü Bearbeiten werden Ihnen einige Möglichkeiten an die Hand gegeben, mit Beziehungen zu arbeiten Beziehungen anzeigen Einmal definierte Beziehungen werden auf der Registerkarte Beziehungen des Karteikartenfensters (auf Seite 13) angezeigt. Dieser Menübefehl öffnet die Karteikarte(n) für ein oder zwei gewählte Adresse(n) und springt direkt auf diese Registerkarte(n) Beziehungen hinzufügen Stellen Sie mehrere Adressen in Beziehung, indem Sie diese markieren und diesen Menübefehl wählen. Dabei ist die aktuell selektierte Adresse (zu erkennen an dem gelben Rahmen} diejenige, zu denen die anderen markierten Adressen eine Beziehung aufbauen. Die anderen Adressen werden dabei gegenseitig nicht in Beziehung gestellt. 82

83 3 Adressverwaltung Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Beziehung aus und fügen Sie ggf. in dem Freitextfeld eine Bemerkung zur Beziehung hinzu, die dann im Beziehungenfenster (auf Seite 17) angezeigt wird. Aktivieren Sie die Option Aus Beziehung übernehmen und Sie haben nun sogar die Möglichkeit, einen separaten Kommentar für die Gegenbeziehung aufzunehmen. Über die -Schaltfläche können Sie entweder die erste Adresse austauschen oder die dazu in Beziehung zu stellenden Adressen überarbeiten. Über die gleichnamigen Schaltflächen fügen Sie Adressen hinzu oder entfernen vorhandene Beziehungen löschen Beziehungen zwischen zwei Adressen löschen Sie, indem Sie auf die Registerkarte Beziehungen des Karteikartenfensters (auf Seite 13) gehen, die zu löschende Beziehung markieren und via Kontextmenü entfernen Beziehungsverwaltung auf Seite Anschriftenüberprüfung Sie finden die Anschriftenüberprüfung im Menü Extras. Sie kontrolliert und bearbeitet Ihre Anschriften anhand der offiziellen Daten der Deutschen Post AG. Alte, nicht existierende oder falsch zugeordnete Postleitzahlen werden nach Möglichkeit ersetzt, die Schreibweise der Orte und der Straßen wird überprüft. Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion keine Korrekturen bei der Anschriftenüberprüfung möglich sind. 83

84 3 Adressverwaltung Mit dem Erwerb des Dialog-Managers steht Ihnen für die Anschriftenüberprüfung die sog. Datafactory Postalcode kostenfrei zur Verfügung. Damit greifen Sie auf alle Postleitzahlen, alle Ortsnamen und die Straßennamen der 218 größten Orte Deutschlands zu. Aus lizenzrechtlichen Gründen sind aktuellere Versionen dieses Straßenverzeichnisses zusätzlich zu beziehen. Da sich Städte und Gemeinden jedoch ständig weiterentwickeln und der Erwerb von Aktualisierungen deshalb sinnvoll ist, empfiehlt sich statt des Einzelbezugs der quartalsweise neu aufgelegten Daten das günstigere Abonnement. Für Profis besteht die Möglichkeit, die Daten des sog. großen Straßenverzeichnisses (Datafactory Streetcode) zu erwerben. Damit greifen Sie dann auf alle Postleitzahlen, alle Ortsnamen und alle Straßennamen aller Orte Deutschlands zu. Die Bestellformulare mit Informationen zu Preisen, Konditionen usw. finden Sie in der Datei für das kleine Straßenverzeichnis (Datafactory Postalcode) und in der Datei für das große Straßenverzeichnis (Datafactory Streetcode). Von dieser Regelung unbetroffen sind die Daten, die Sie zum Nachschlagen einzelner Postleitzahlen, Orts- oder Straßennamen sowie für die Just in Time -Prüfung benötigen. Diese Funktionen können im Dialog-Manager unentgeltlich genutzt werden und sind regelmäßig in der jeweils aktuellen Version über das Internet unter zu beziehen. Informationen darüber, mit welchem Stand der Postleitdaten Ihre Version des Dialog-Managers arbeitet, sehen Sie über das Menü Hilfe: Info über auf der Registerkarte Komponenten. Anschriftenüberprüfung ausführen Da sich bei Anschriften immer wieder Fehler einschleichen, wie Zeichendreher, alte, nicht existierende oder falsch zugeordnete Postleitzahlen oder falsche Schreibweisen bei Orts- oder Straßennamen, sollten Sie Ihre Adressdaten regelmäßig auf postalische Korrektheit überprüfen. Sie starten die Anschriftenüberprüfung über den Menüpunkt Extras - Anschriftenüberprüfung. Im Dialogfenster Anschriftenüberprüfung wählen Sie aus, ob Sie Alle angezeigten Adressen überprüfen oder nur Markierte Adressen überprüfen. Durch Aktivierung des Kontrollkästchens Nur automatisch korrigieren beschränken Sie bei der Überprüfung die Korrektur nur auf die automatisch korrigierbaren Adressen, d.h. Adressen, für die die Anschriftenüberprüfung einen eindeutigen Korrekturvorschlag machen kann. Die übrigen, postalisch nicht korrekten Adressen bleiben unberücksichtigt Optionen In diesem Dialogfenster legen Sie fest, wie mit den bei der Überprüfung automatisch veränderten oder als fehlerhaft erkannten Anschriften umgegangen werden soll. Dabei sind die Einstellungen, die für die 84

85 3 Adressverwaltung Just in Time -Prüfung vorgenommen wurden, vorausgewählt. Die Bedeutung der diversen Einstellmöglichkeiten entnehmen Sie der Beschreibung der Optionen (auf Seite 290) der Just in Time -Prüfung. Bitte beachten Sie, dass die gewählten Optionen nur für diesen einen Lauf der Batch- Anschriftenüberprüfung gültig sind. Beim nächsten Start gelten wieder die der Just in Time -Prüfung Statistik Statistik vor der Überprüfung Bevor Sie die Anschriftenüberprüfung starten, können Sie sich über die Schaltfläche Statistik einen Überblick über den Zustand Ihrer Adressdaten verschaffen. 85

86 3 Adressverwaltung Automatisch korrigierbare Adressen enthält Angaben dazu, wie viele Ihrer Adressdatensätze vom Dialog-Manager während der Anschriftenüberprüfung automatisch so verändert werden können, dass sie anschließend postkonform sind. Schreibweise korrigierbaren Adressen werden in die automatische Korrektur miteinbezogen. Um diese Adressen zu korrigieren, müssen Sie die Optionen Nur automatisch korrigieren (auf Seite 84) oder Automatische Korrektur zulassen (auf Seite 291) wählen. Die Adressen mit Korrekturvorschlägen sind postalisch nicht korrekt, jedoch hat der Dialog-Manager Vorschläge gefunden, die von Ihnen ausgewählt werden können. Nicht korrigierbare Adressen sind postalisch nicht korrekt und der Dialog-Manager kann auch keine Vorschläge anbieten. Die Zeile Nicht geprüfte ausländische Adressen gibt Auskunft darüber, wie hoch der Anteil ausländischer Anschriften in Ihrem Adressenbestand ist. Diese wurden im Rahmen der Anschriftenüberprüfung nicht untersucht. Statistik nach der Überprüfung Wurde eine Anschriftenüberprüfung durchgeführt, bekommen Sie eine neue statistische Auswertung eingeblendet. Hier wird noch einmal zusammengefasst, wie viele Adressen automatisch, manuell oder gar nicht korrigiert wurden Postalisch nicht korrekte Adressen Trifft die Anschriftenüberprüfung auf eine postalisch nicht korrekte Adresse, hält sie automatisch an und das Fenster Anschriftenüberprüfung wird eingeblendet. Dieses Fenster ist in vier Bereiche aufgeteilt: das Anschriftenfeld inkl. Statusangaben der Bereich Fehlerinfo mit der Beschreibung des Fehlers 86

87 3 Adressverwaltung Vorschläge des Dialog-Managers zur Korrektur der Anschrift der Bereich mit den Schaltflächen Anschriftenfeld inkl. Statusangaben Im oberen Bereich wird die komplette Anschrift dargestellt; ggf. sehen Sie hier sowohl die Straßenund Postfach- als auch die Großempfängeranschrift. Anschriftenarten, die verwendet werden können, werden einfarbig schwarz dargestellt (bei mehreren verwendbaren Anschriftenarten gilt die Hierarchie Straßen- vor Postfach- vor Großempfängeranschrift); fehlerhafte Informationen werden rot dargestellt; bei einem Datensatz fehlende Angaben werden durch ein Fragezeichen in spitzen Klammern dargestellt. Fehlerinfo Im Bereich Fehlerinfo wird die Art des Fehlers angezeigt und in welcher Anschrift (Straßen-, Postfach- oder Großempfängeranschrift). Vorschläge zur Korrektur einer Adresse Je nachdem, welche Informationen bei einem Datensatz zur Verfügung stehen, werden Vorschläge für die Anpassung der Adresse unterbreitet. Zu jedem Vorschlag werden Wahrscheinlichkeitsangaben gemacht, die als Auswahlhilfe herangezogen werden können. Die Angaben, die bei der Übernahme des Korrekturvorschlags ausgetauscht werden, werden blau dargestellt. Ein Vorschlag kann durch Doppelklick oder die Schaltfläche Übernehmen angenommen werden. Existiert nur ein Vorschlag, wird die Anschriftenüberprüfung automatisch fortgesetzt. Existieren mehrere Vorschläge (auch zu anderen Adresstypen), so wird durch den Doppelklick die Auswahl in das Anschriftenfeld übernommen. Die korrigierten Angaben erscheinen jetzt in blauer Schrift. Schaltflächen Haben Sie von mehreren Vorschlägen einen durch Doppelklick übernommen, so können Sie die Änderung mit der Schaltfläche Zurücksetzen wieder rückgängig machen. Mit der Schaltfläche Ändern öffnen Sie die Adresse in einem eigenen Fenster. Sie können dann die Adresse bearbeiten und über die Symbolleistenschaltfläche Speichern übernehmen. Beim Schließen des Fensters werden die Änderungen im Anschriftenfeld angezeigt. Sind die Angaben danach postalisch korrekt, klicken Sie auf Fortsetzen, um zur nächsten fehlerhaften Adresse zu gelangen. 87

88 3 Adressverwaltung Ein Klick auf die Löschen-Taste können Sie die aktuell angezeigte Adresse mit allen Konsequenzen aus der Datenbank entfernen (s. auch Adresse löschen (auf Seite 60)). Betätigen Sie die Schaltfläche Merken. Beim ersten Merken wählen Sie in der Gruppenverwaltung (auf Seite 82) eine Gruppe aus oder legen eine neue an. Alle weiteren Merkaktionen beziehen sich dann auf die ausgewählte Gruppe. Mit dem Merken von Adressen können Sie beispielsweise während der Batch-Anschriftenüberprüfung Adressen ausweisen, die nicht automatisch korrigiert werden können oder für die keine Korrekturvorschläge existieren. Zu einem späteren Zeitpunkt kann dann nach dieser Gruppe gefiltert (auf Seite 72) und die diversen Adressen ggf. von Hand auf den neuesten Stand gebracht werden. Da das Ausführen der Anschriftenüberprüfung ein eigenes Recht (auf Seite 255) ist, das im Normalfall nur ausgesuchte Benutzer besitzen, können so Adresspflegeaufträge an Benutzer ohne dieses Recht delegiert werden. Möchten Sie einen ausgewählten Vorschlag aus der Liste einsetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Die Schaltfläche Belassen setzt die Überprüfung ohne bzw. mit postalisch falschen Änderungen bis zum nächsten nicht korrekten Datensatz fort. Mit Abbrechen beenden Sie die Anschriftenüberprüfung vorzeitig. Wird das Dialogfenster Anschriftenüberprüfung im Rahmen der Just in Time -Prüfung aufgerufen, stehen Ihnen lediglich die Schaltflächen OK, Belassen und Abbrechen zur Verfügung. Mit OK übernehmen Sie den ausgewählten Vorschlag, mit Belassen speichern Sie die falsche Adresse und mit Abbrechen kehren Sie in die Eingabemaske zurück, ohne dass die Adressänderung abgespeichert wurde Just in Time -Prüfung Ist die Just in Time -Prüfung aktiviert (s. globale Optionen (auf Seite 290)), tritt diese beim Anlegen oder Ändern von Adressen in Aktion. Sobald Sie nach der Bearbeitung einer Adresse auf Speichern klicken, wird die Anschrift überprüft. Die Just in Time -Prüfung springt nur an, wenn Sie postalisch relevante Felder verändern. Das sind im Einzelnen die Felder im Bereich Anschrift sowie die Felder Firma 1, Firma 2, Vorname und Nachname. Ist die Anschrift postalisch nicht korrekt und die Anschriftenüberprüfung erkennt Korrekturvorschläge, erscheint das Dialogfenster Anschriftenüberprüfung (auf Seite 86). Werden keine Vorschläge erkannt, so erhalten Sie eine Informationsmeldung: Mit Nein kehren Sie zurück zur Adressbearbeitung, mit Ja übernehmen Sie die postalisch nicht korrekte Anschrift. Sie können für die Just in Time -Prüfung auch eine automatische Korrektur zulassen. Aktivieren Sie dafür das entsprechende Kontrollkästchen in den Optionen (auf Seite 291), die Sie im Menü Extras - Administrator - Globale Optionen finden. 88

89 3 Adressverwaltung 3.9. Anredenüberprüfung Sie finden die Anredenüberprüfung im Menü Extras. Sie bestimmt basierend auf dem Vornamen und einer etwaig vorhandenen Anrede die korrekte Anrede des Empfängers. Fehlerhafte oder fehlende Anreden werden dabei entdeckt und können ergänzt oder korrigiert werden. Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion keine Korrekturen bei der Anredenüberprüfung möglich sind. Anredenüberprüfung ausführen Sie starten die Anredenüberprüfung über den Menüpunkt Extras - Anschriftenüberprüfung. Im Dialogfenster Anredenüberprüfung wählen Sie aus, ob Sie Alle, Nur die angezeigten oder die Markierte Adressen überprüfen möchten Optionen In diesem Dialogfenster legen Sie fest, wie mit den bei der Überprüfung automatisch veränderten oder als fehlerhaft erkannten Anreden umgegangen werden soll. Über den Schalter Standard können Sie jederzeit Ihre Einstellungen rückgängig machen und die voreingestellten Optionen des Programms wiederherstellen. Anrede setzen In diesem Abschnitt bestimmen Sie, wie der Dialog-Manager das Feld Anrede für männliche bzw. weibliche Empfänger belegen soll. Ist die Option auch existierende ersetzen aktiviert, wird das Feld Anrede grundsätzlich überschrieben. Die gesetzte Option sonst: Anrede entfernen bewirkt, dass das Feld Anrede geleert wird, sollte die Anredenüberprüfung zu keinem eindeutigen Ergebnis kommen. Etwaig vorhandene Inhalte werden gelöscht. Durch entsprechende Einträge in den Feldern ist es sehr einfach, auch ausländische Anreden zu generieren. Tragen Sie beispielsweise bei männlich Mr. und bei weiblich Mrs. ein. Aktivieren Sie anschließend die Optionen auch existierende ersetzen. Nach dem Durchlauf der Anredenüberprüfung stehen die englischen Anreden zur Verfügung und können für die Briefanrede verwendet werden. 89

90 3 Adressverwaltung Weitere Einstellungen Autokorrektur aktivieren Eindeutig bestimmbare Anreden, die z.b. auf einem bekannten Vornamen basieren, werden automatisch gesetzt. Konflikte werden ignoriert und insbesondere nicht angezeigt. benutzerdefinierte Vornamensliste aktivieren Ist diese Option deaktiviert, wird die im Zuge der Bearbeitung konfliktbehafteter Anreden erstellte Liste unbekannter Vornamen, die der Dialog-Manager nicht in dieser Ausprägung in seiner Vornamensliste vorhält, ignoriert. Neue Vornamen können nicht zu der benutzerdefinierten Vornamensliste (auf der nächsten Seite) hinzugefügt werden Statistik Diese Statusmeldung enthält detaillierte Informationen über den Verlauf der Anredenüberprüfung und ihre Ergebnisse. Automatisch veränderte Anreden werden in Abhängigkeit von den Einstellungen, die Sie vor Beginn der Anredenüberprüfung in den Optionen (auf der vorherigen Seite) vorgenommen haben, entweder direkt korrigiert oder zur Nachkontrolle angezeigt. Als Korrekt gelten alle Anreden, bei denen das Feld Anrede gefüllt war und zu dem Vornamen passt. Die Zeile Automatisch korrigiert weist die Anzahl der Datensätze aus, bei denen der Dialog-Manager die Anrede entweder richtiggestellt oder ergänzt hat. Die letzte Zeile zeigt alle Nicht korrekten Anreden auf, d.h. die nicht vom Dialog-Manager eindeutig bestimmt werden konnten Nicht korrekte Anreden Trifft die Anredenüberprüfung auf eine Adresse mit falscher Anrede oder unbekanntem Vornamen, hält sie automatisch an und das Fenster Anredenüberprüfung wird eingeblendet. Dieses Fenster ist in vier Bereiche aufgeteilt: das Adressfeld inkl. Statusangaben 90

91 3 Adressverwaltung der Bereich Fehlerinfo mit der Beschreibung des Fehlers mögliche Aktionen des Dialog-Managers der Bereich mit den Schaltflächen Im oberen Bereich wird die komplette Anschrift dargestellt, wobei der fehlerhafte Name des Kontakts rot hervorgehoben wird. Im Bereich Fehlerinfo wird die Art des Fehlers angezeigt. Je nachdem, welche Informationen bei einem Datensatz zur Verfügung stehen, werden dem Anwender verschiedene Aktionen an die Hand gegeben. Die jeweils ausgewählte Operation kann durch einen Klick auf die Schaltfläche Aktion ausführen angenommen werden. Schaltflächen Mit der Schaltfläche Bearbeiten öffnen Sie die Adresse in einem eigenen Fenster. Sie können dann den Adressdatensatz ändern und über die Symbolleistenschaltfläche Speichern übernehmen. Beim Schließen des Fensters werden die Änderungen im Adressfeld angezeigt. Betätigen Sie die Schaltfläche Merken. Beim ersten Merken wählen Sie in der Gruppenverwaltung (auf Seite 82) eine Gruppe aus oder legen eine neue an. Alle weiteren Merkaktionen beziehen sich dann auf die ausgewählte Gruppe. Mit dem Merken von Adressen können Sie während der Batch-Anredenüberprüfung Adressen ausweisen, um diese zu einem späteren Zeitpunkt nach dieser Gruppe gefiltert (auf Seite 72) auf den neuesten Stand zu bringen. Da das Ausführen der Anredenüberprüfung ein eigenes Recht (auf Seite 255) ist, das im Normalfall nur ausgesuchte Benutzer besitzen, können so Adresspflegeaufträge an Benutzer ohne dieses Recht delegiert werden. Möchten Sie eine ausgewählte Operation aus der Liste einsetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion ausführen. Die Schaltfläche Belassen setzt die Überprüfung ohne Änderungen bis zum nächsten nicht korrekten Datensatz fort. Mit Abbrechen beenden Sie die Anredenüberprüfung vorzeitig Vornamensliste Im Dialog-Manager ist eine Vornamensliste mit etwa Einträgen hinterlegt. Abgekürzte Vornamen (z.b. Friedr.-Wilh.) sind darin nicht enthalten. Sollte in Ihrer Adressliste einmal ein Empfänger sein, dessen Vorname darin nicht bekannt oder dessen Vornamen z.b. abgekürzt ist, können Sie diesen in die benutzerdefinierte Vornamensliste aufnehmen. Ebenso ist es möglich, Vornamen mit einem anderen als dem Dialog-Manager bekannten Geschlecht aufzunehmen und somit die Anredengenerierung entsprechend zu beeinflussen. Vornamen aufnehmen Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, einen Vornamen in die benutzerdefinierte Vornamensliste einzutragen: 1. Über den Befehl Vorname in Benutzerliste aufnehmen des Kontextmenüs 2. Über den Bestätigungs-Dialog, der bei unbekannten Vornamen erscheint Über die Ändern-Schaltfläche können Sie das vorgeschlagene Geschlecht überstimmen während 91

92 3 Adressverwaltung Ja den Vornamen inklusive des Geschlechtsvorschlags hinzufügt. Mittels der Nein-Schaltfläche ignorieren Sie diesen Namen (er wird in diesem Durchlauf nicht wieder angefragt}. Alle nein überspringt nicht nur diesen sondern alle unbekannten Vornamen, die in diesem Durchlauf entdeckt werden. 3. Über die Funktion der manuellen Bearbeitung der benutzerdefinierte Vornamensliste (auf dieser Seite) Vornamensliste bearbeiten Über diese Funktion können Sie die benutzerdefinierte Vornamensliste manuell bearbeiten, indem Sie Einträge löschen, ändern oder hinzufügen. Die Schaltflächen Hinzufügen und Bearbeiten öffnen das Fenster Geschlecht festlegen. Hier können Sie nun den Vornamen eingeben bzw. ändern sowie das Geschlecht festlegen. Bitte beachten Sie, dass Vornamen, die in der benutzerdefinierten Vornamensliste enthalten sind, Vorrang vor der systeminternen Vornamensliste haben. Falls Sie also den Namen Horst neu aufnehmen und das Geschlecht auf weiblich setzen, werden zukünftig alle Adressen mit diesem Namen mit Sehr geehrte Frau xyz angeschrieben. Die Option normalisierten Namen hinzufügen bewirkt, dass zusätzlich zu dem Vornamen ein weiterer Name in die Liste eingefügt wird, bei dem Umlaute ersetzt und z.b. Akzente entfernt sind. Das Normalisierungsergebnis sehen Sie unter dieser Option. 92

93 3 Adressverwaltung Just in Time -Prüfung Ist die Just in Time -Prüfung aktiviert (s. globale Optionen (auf Seite 292)), tritt diese beim Anlegen oder Ändern von Adressen in Aktion. Sobald Sie nach der Bearbeitung einer Adresse auf Speichern klicken, wird die Anrede überprüft. Sie können für die Just in Time -Prüfung auch eine automatische Korrektur zulassen. Aktivieren Sie dafür das entsprechende Kontrollkästchen in den Optionen (auf Seite 293), die Sie im Menü Extras - Administrator - Globale Optionen finden Dublettensuche Die Dublettensuche durchsucht die Adressdaten auf mehrfach vorkommende Adressen. Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion keine Ergebnisse bei der Dublettensuche übernommen werden können. Die speziellen Verfahren des Dialog-Managers erkennen nicht nur identische Datensätze, sondern legen auch phonetische Verfahren zugrunde und arbeiten mit Fuzzy-Logik. Um zu verdeutlichen, welche Formen von Dubletten in einer Adressdatei auftreten können, ist nachfolgend ein Beispiel aufgeführt, bei dem alle vier Datensätze vom Dialog-Manager problemlos als Dublette erkannt werden. Firma 1 Firma 2 Straße Postfach PLZ Straße Post- PLZ fach PLZ Ort Firmen- Großempfängersitz Gercke Gbr Kamen Gehrke MoBau Unna Kamen Gärcke Unnaer Str Gerke Modellbau Unnar Str Kamen Kamen Die Dublettensuche kann wesentlich effektiver arbeiten, wenn die Adressdaten postalisch korrekt sind. Daher sollten Sie beim Eingeben von Adressen immer die Just in Time -Anschriftenüberprüfung aktiviert und bei importierten Daten eine Anschriftenüberprüfung durchgeführt haben. Dublettensuche ausführen Starten Sie die Dublettensuche im Menü Extras - Dublettensuche. Suchmodus Wählen Sie in diesem Bereich eine der beiden Optionen aus. 93

94 3 Adressverwaltung 1. Nur Adressen mit dem Status Nicht Geprüft beachten prüft alle neu hinzugekommenen Adressen oder alle diejenigen, die bei einer früheren Prüfung Ihren Status als nicht geprüft behalten haben, weil Sie z.b. die Bearbeitung des Ergebnisses einer Dublettensuche vorzeitig beendet haben. 2. Mit der zweiten Option werden alle Adressen unabhängig von ihrem Status überprüft. Möchten Sie vor dem Starten der Suche alle Adressen auf den Status Nicht geprüft zurücksetzen, so aktivieren Sie das gleichlautende Kontrollkästchen. Wenn Sie den Status auf Nicht geprüft zurücksetzen, haben Sie keine Möglichkeit mehr, eine abgebrochene Bearbeitung der Ergebnisse einer früheren Dublettensuche mithilfe des ersten Suchmodus fortzusetzen. Es werden dann wieder alle Adressen geprüft und Sie müssen bereits freigegebene Dublettengruppen, die keine wirklichen Dubletten enthalten, erneut freigeben (s.a. Ergebnis der Dublettensuche (auf der nächsten Seite)). Benutzen Sie die Dublettensuche ohne Zurücksetzen des Status, wenn Sie Ihren (teilweise) geprüften Adressbestand interessehalber noch einmal komplett prüfen möchten, ohne den bisherigen Prüfstatus zu verlieren. Erweiterte Optionen Wenn Sie die Suche bei exklusiv geöffneter Datenbank durchführen, kann während der Dublettensuche kein anderer Benutzer Änderungen an den Adressdaten vornehmen. Diese Option beschleunigt die Suche und verhindert, dass andere Benutzer bereits überprüfte aber noch nicht freigegebene Adressen verändern und damit das Ergebnis verfälschen. Ist das Kontrollkästchen In allen Adressen suchen aktiviert, wird die gesamte Adressdatenbank nach Dubletten durchsucht. Andernfalls würde nur die permanent (auf Seite 258) gefilterte Adressmenge herangezogen. In letzterem Fall kann es passieren, dass sich in der gesamten Adressdatenbank dann doch Dubletten verbleiben, z.b. wenn sich diese innerhalb und außerhalb einer permanent gefilterten Adressmengen befinden. Die Optionen Suche bei exklusiv geöffneter Datenbank durchführen und In allen Adressen suchen können nur aktiviert werden, wenn der Benutzer zu dem Recht Dublettensuche zusätzlich das Recht Administration (auf Seite 255) besitzt. Starten Sie die Dublettensuche, um bei der Auswertung des Ergebnisses einen besseren Überblick zu bekommen Optionen In diesem Dialogfenster legen Sie fest, mit welchen Einstellungen Sie diesen Lauf der Dublettensuche durchführen möchten. Dabei sind die Einstellungen, die für die Just in Time -Dublettensuche vorgenommen wurden, vorausgewählt. Die Bedeutung der diversen Einstellmöglichkeiten entnehmen Sie der Beschreibung der Optionen (auf Seite 287) der Just in Time -Dublettensuche. Bei der Batch- Dublettensuche haben Sie eine zusätzliche Einstellmöglichkeit: Bei relativ großen Adressdatenbeständen (mehr als Adressen) mit einer Verteilung auf wenige Leitregionen empfiehlt es sich, die Dauer der Dublettensuche zu verkürzen, indem Sie die Suchintensität herabsetzen. Eine geringere Intensität bewirkt, dass die Dublettensuche weniger Adressen miteinander vergleicht, weil auch weniger zur Verfügung stehenden Parameter berücksichtigt werden und u.u. nicht alle Dubletten gefunden werden können. 94

95 3 Adressverwaltung Die Just in Time -Suche arbeitet immer mit der höchsten Suchintensität. Bitte beachten Sie, dass die gewählten Optionen nur für diesen einen Lauf der Batch-Dublettensuche gültig sind. Beim nächsten Start gelten wieder die der Just in Time -Dublettensuche Ergebnis der Dublettensuche Haben Sie die Suche gestartet und es wurden Dubletten gefunden, werden sie in Gruppen zusammengefasst dargestellt. So können Sie sofort entscheiden, ob es sich tatsächlich um identische Anschriften handelt und wenn ja, welche der aufgeführten Adressen Sie behalten möchten. Über die Navigationspfeile in der Symbolleiste Dublettensuche können Sie sich durch die Dublettengruppen bewegen. Sie können jetzt Adressen bearbeiten, löschen oder unverändert lassen, wenn es sich um keine wirklichen Dubletten handelt und danach mit der Schaltfläche Freigeben die Gruppe als geprüft freigeben, d.h. alle übrig gebliebenen Adressen dieser Gruppe erhalten den Status Geprüft. Sie springen dann automatisch in die nächste Gruppe. Haben Sie alle Gruppen bearbeitet, schließen Sie die Dublettensuche mit Beenden. Möchten Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen, starten Sie die Dublettensuche mit der Option Nur Adressen mit dem Status Nicht geprüft beachten und denselben Einstellungen wie bei der letzten Suche. Mit der Schaltfläche Übersicht wird eine Tabelle mit allen gefundenen Dubletten angezeigt, die Sie über die Schaltfläche Drucken auf Ihrem Drucker ausgeben können Just in Time -Suche Genauso wie bei der Anschriftenüberprüfung (auf Seite 88) gibt es auch bei der Dublettensuche eine Just in Time -Suche. Wenn Sie eine neue Adresse im Dialog-Manager anlegen, wird beim Speichern im 95

96 3 Adressverwaltung Hintergrund geprüft, ob die neue Adresse bereits schon existiert. Dafür muss die Just in Time -Suche im Menü Extras - Administrator - Globale Optionen aktiviert sein. Haben Sie eine Adresse eingegeben, die bereits schon existiert, öffnet sich das Fenster Dublettenprüfung. In der ersten Zeile steht Ihre aktuell eingegebene Adresse und in den Zeilen darunter alle als Dubletten erkannte Adressen. In der Spalte Ähnlichkeit sehen Sie anhand des Balkens den Grad der Übereinstimmung. Mit Ignorieren speichern Sie die Adresse und teilen somit dem Dialog-Manager mit, dass es sich bei dem neuen Datensatz nicht um eine Dublette handelt. Alle angezeigten Adressen erhalten somit den Status Geprüft und werden bei der Batch-Dublettensuche - abhängig vom Modus - nicht mehr als solche ausgemacht. Mit Abbrechen kehren Sie in das Karteikartenfenster zur Adressbearbeitung zurück. Mit der Symbolleistenschaltfläche Verwerfen löschen Sie Ihre Eingaben wieder. Mit der Schaltfläche Drucken geben Sie die Dublettengruppe auf Ihrem Drucker aus. Über den Eintrag Spaltenaufbau bearbeiten des Kontextmenüs, das Sie mit der rechten Maustaste erreichen, öffnen Sie das Dialogfenster Spaltenansicht für Tabellenansicht (auf Seite 19). Hier können Sie die Ansicht der Tabelle konfigurieren PLZ-Suche Im Menüpunkt PLZ-Suche im Menü Extras steht eine bequeme Suchhilfe für die Postleitzahlen, die Orts- und die Straßennamen zur Verfügung. Wenn Sie z.b. die Straße und den Ortsnamen kennen, wird die PLZ automatisch ermittelt. 96

97 3 Adressverwaltung Wenn Sie z.b. nur den Anfangsbuchstaben der Straße kennen oder aus Bequemlichkeit nicht mehr eintippen möchten, werden alle passenden Möglichkeiten angezeigt. Auch bei diesem Beispiel können Sie zusätzlich die PLZ weglassen, da sie automatisch ermittelt wird. Sie können das Beispiel sogar noch erweitern, indem Sie nur den Anfang des Orts eingeben. Bitte beachten Sie jedoch, dass solche Angaben zu sehr langen Rechenoperationen führen können, wenn mehrere Orte in Frage kommen. Es können in allen drei Feldern auch die Platzhaltersymbole * und? verwendet werden, die Zeichenketten bzw. einzelne Buchstaben ersetzen. B?chstr. findet z.b. Buchstr. und Bachstr., Buch* findet z.b. Buchenweg und Buchallee. 97

98 3 Adressverwaltung Mit der Symbolleistenschaltfläche wird die aktuell ausgewählte Adresse überprüft. Für die Funktion der PLZ-Suche stellt Ihnen die Post die notwendigen Postleitdaten kostenlos zur Verfügung. Diese können regelmäßig über das Internet bezogen werden. Wenn Sie sich mit Ihrer E- Mail-Adresse für den Internet-Newsletter anmelden, werden Sie automatisch benachrichtigt, wenn neue Daten zur Verfügung stehen. Sowohl die Möglichkeit der Newsletter-Anmeldung als auch der Download der aktuellen Daten ist über zu erreichen. Bitte beachten Sie, dass mit den Daten der PLZ-Suche die Funktion Anschriftenüberprüfung nicht aktualisiert wird. Für diese Funktion müssen Sie die benötigten Daten gesondert erwerben. Die Daten für die Just in Time -Prüfung sind jedoch im Dialog-Manager bereits installiert und können unentgeltlich genutzt werden CTI CTI ist eine Abkürzung für Computer Telephony Integration und bedeutet soviel wie Computerunterstütztes Telefonieren. Mit CTI können Sie über den Dialog-Manager Kontakte anrufen oder Anrufe entgegennehmen. Die Verwendung von CTI setzt zwingend eine korrekte Konfiguration der globalen Optionen (auf Seite 285) zu CTI voraus sowie die Einstellung pro Arbeitsplatz für die zu verwendenden Geräte für ein- und ausgehende Anrufe (lokale Optionen (auf Seite 304)). Ausgehende Telefonate Um einen Kontakt anzurufen, markieren Sie diesen und betätigen in der Symbolleiste die -Taste bzw. wählen Sie aus dem Aktionen- oder dem Kontextmenü (rechte Maustaste) den Menüpunkt Telefonnummer wählen. Alternativ können Sie den Dialog auch mit der Taste F12 aufrufen. Es erscheint das Dialogfenster zur Anwahl: In dem Fenster sehen Sie die anzurufende Adresse, den Status der Telefonleitung sowie die anzuwählende Nummer. Sind einer Adresse zwei oder mehr Telefonnummern zugewiesen (s. a. Feldtyp Telefon (auf Seite 268), werden Ihnen diese zur Auswahl angeboten: 98

99 3 Adressverwaltung Ein Klick auf die Wählen-Schaltfläche initiiert den ausgehenden Anruf und der Dialog-Manager versucht, eine Verbindung aufzubauen. Ist bei den lokalen Einstellungen (auf Seite 305) die Option Töne abschalten nicht aktiviert, hören Sie beim Verbindungsaufbau die aktuell gewählten Ruftöne sowie das Frei- oder Besetztzeichen. Sobald der Anruf entgegengenommen wird, wird in dem Dialogfenster zusätzlich die aktuelle Gesprächsdauer angezeigt. Sie können sich jederzeit die Karteikarte zu der Adresse anzeigen lassen, z.b. um die Historie oder weitere Adressdetails einzusehen, indem Sie auf die -Schaltfläche klicken. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, vor, während oder nach einem Telefonat zu der ausgewählten Adresse einen Vorgang anzulegen - z.b. eine Telefonnotiz. Betätigen Sie hierfür die Vorgang anlegen-taste. Auf Basis der zuletzt ausgewählten Vorlage wird ein neuer Vorgang angelegt, dem bereits der angerufene Kontakt zugewiesen ist. Über das Dropdown-Menü, das sich über die -Taste öffnet, können Sie aber auch eine beliebige andere Vorlage für den Vorgang auswählen. Eingehende Telefonate Eingehende Anrufe werden Ihnen vom Dialog-Manager auf drei Arten signalisiert: Durch ein akustisches Signal. Durch ein animiertes Telefon-Symbol im Infobereich der Symbolleiste Ihres Windows Systems. Durch eine Hinweis-Sprechblase über diesem Symbol. Die Signalisierung eingehender Anruf erfolgt nur, wenn die Unterstützung für eingehende Anrufe durch den Administrator aktiviert und in den Optionen (auf Seite 304) die Einstellung eingehende Anrufe im Infobereich signalisieren eingeschaltet wurde. Bei Anrufen ortet der Dialog-Manager basierend auf der übertragenen Rufnummer (CID = CallerID) die entsprechende Adresse in der Datenbank und zeigt die Rufnummer nebst Adressinformation in einer Hinweis-Sprechblase an. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf diesen Hinweis, öffnet sich das Fenster Eingehender Anruf, in dem Sie entscheiden können, wie Sie weiter vorgehen wollen. Alternativ zu diesem Vorgehen können Sie auch mit der rechten Maustaste auf das animierte Telefon- Symbol in ihrer Windows-Symbolleiste klicken. Das sich öffnende Menü bietet Ihnen dann die folgenden Möglichkeiten: Sie können das Dialogfenster eingehender Anruf öffnen. Kann der Dialog-Manager den Anrufer eindeutig identifizieren, können Sie darüber hinaus: den Adresseintrag des Anrufers aufrufen, einen neuen Vorgang (z.b. eine Telefonnotiz) anlegen. 99

100 3 Adressverwaltung Der Dialog-Manager sucht bei einem eingehenden Anruf die Datenbank intelligent nach passenden Adressen ab. Dabei werden ggf. Landeskennziffern und eingestellte Ortsvorwahlen berücksichtigt. Darüber hinaus werden im Zweifelsfall, d.h. falls kein 100-iger Treffer gefunden wird, spezielle Suchmethoden für Nebenstellenanschlüsse angewendet. Sollte der Dialog-Manager für den Anruf mehr als eine Adresse in der Datenbank finden, werden Ihnen diese im Dialogfenster eingehender Anruf angezeigt und zur Auswahl angeboten: Analog zu den ausgehenden Anrufen können Sie in diesem Dialogfenster über die -Schaltfläche die Karteikarte mit Adressdetails einsehen sowie über die Vorgang anlegen-taste einen solchen anlegen. Zusätzlich zu diesen Optionen können Sie über die -Schaltfläche den Telefonanruf einer beliebigen Adresse aus der Datenbank zuweisen. Dies ist z.b. sinnvoll, wenn die Telefonnummer nicht in der Datenbank gefunden oder erst gar nicht übertragen wurde Hot Keys Für ein schnelleres Arbeiten mit dem Dialog-Manager können Sie häufig verwendete Befehle mit Tastenkombinationen aufrufen: Tastenkombination F1 F3 F5 Aktion Hilfe zum aktuellen Thema Weitersuchen Ansicht aktualisieren 100

101 3 Adressverwaltung F7 F8 F12 Alt+F4 Alt+Ende Alt+Pos1 Strg+1-9 Strg+A Strg+H Strg+F Strg+N Strg+P Strg+W Strg+Entf Strg+Enter Strg+Alt+C Historie für die ausgewählte(n) Adresse(n) Filter bearbeiten Telefonnummer wählen Dialog-Manager beenden Nächstes Fenster Vorheriges Fenster Wechsel zum entsprechenden Register innerhalb des Karteikartenfensters Alle auswählen Ersetzen reguläre Suche Neue Adresse anlegen Liste Drucken Weiteren Ansprechpartner anlegen Adresse löschen Adresse in eigenem Fenster öffnen Anschriftenblock kopieren 101

102 4 Terminverwaltung 4. Terminverwaltung Inhalt 4.1. Ansichten und Navigation Darstellungsarten Navigation Raster Termin-Infos Termine Termine anlegen Termine bearbeiten Termine duplizieren Termine löschen Termine suchen Termine filtern Termine drucken Terminassistent Einstellungen Ergebnis Kalenderkonfiguration Darstellung Verhalten Zusatzinformationen Gruppenkalender Alarm Gruppen- und Ressourcenkalender Hot Keys Erfassen Sie Ihre Termine und Ereignisse in der Terminverwaltung. Sie können Termine farblich oder mit Symbolen hervorheben, ihnen Typen und Prioritäten zuweisen und zur Erinnerung einen Alarm aktivieren. Außerdem werden Ihnen im Kalender Feiertage, Schulferien und die Geburtstage aus der Adressverwaltung angezeigt. Verschiedene Benutzer können sich gegenseitigen Einblick in Ihre Kalender gewähren und ein Terminassistent (auf Seite 118) erlaubt die einfache Planung gemeinsamer Termine. Dabei werden nicht nur Benutzer berücksichtigt sondern auf Wunsch auch Ressourcen (auf Seite 263) wie z.b. ein Besprechungsraum. Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion die maximale Anzahl für Termine auf 50 beschränkt ist. Sie starten die Terminverwaltung im Hauptfenster über die Navigationsleiste (auf Seite 11) im Bereich Sonstiges oder über das Menü Aktionen. Die Voreinstellung für die Darstellung beim erstmaligen Öff- 102

103 4 Terminverwaltung nen ist die Wochenansicht. Möchten Sie, dass sich die Terminverwaltung direkt beim Programmstart automatisch öffnet, aktivieren Sie im Menü Extras - Optionen auf der Registerkarte Ansicht die Option Terminverwaltung anzeigen Ansichten und Navigation Im Folgenden werden die Funktionen aus den Menüs Navigation und Ansicht behandelt, über die Sie die Darstellungsarten verändern, zu bestimmten Daten springen oder blättern können Darstellungsarten Beim Öffnen der Terminverwaltung wird per Voreinstellung die aktuelle Woche angezeigt (Sie ändern diese Vorgabe in den Kalendereinstellungen (Menü Extras) auf der Registerkarte Verhalten). In der Symbolleiste finden Sie Schaltflächen, mit denen Sie die Darstellung ändern können: Symbol Erläuterung Mit der ersten Schaltfläche wechseln Sie in die Tagesansicht, die Ihnen im Detail alle Tagesereignisse anzeigt. Hierzu können Sie auch die Tastenkombination <STRG><T> verwenden Über die mittlere Schaltfläche wechseln Sie in die Wochenansicht, mit der Sie die Ereignisse einer ganzen Woche einsehen können. Hierzu können Sie auch die Tastenkombination <STRG><W> verwenden. Wenn Sie mit der Maus über einen Termin fahren, werden die Details in einem Kurz-Info angezeigt, wenn diese Funktion in den Kalendereinstellungen auf der Registerkarte Darstellung aktiviert ist. Mit der dritten Schaltfläche können Sie sich die Termine in der Monatsansicht anzeigen lassen. Hierzu können Sie auch die Tastenkombination <STRG><M> verwenden. Auch hier werden wieder QuickInfos zu den Terminen angezeigt. Mit der Schaltfläche Suchergebnisse rufen Sie eine Liste mit allen Treffern Ihrer letzten Terminsuche auf. Befindet sich das aktuelle Datum in der Ansicht, so wird dieser Tag in einer anderen Farbe dargestellt. 103

104 4 Terminverwaltung Das aktuelle Datum können Sie sich auch mit der Tastenkombination <STRG><H> anzeigen lassen Navigation Wenn Sie das Dropdown-Menü neben der Schaltfläche öffnen, können Sie über die Menüeinträge zum aktuellen Datum, zur aktuellen Woche oder zum aktuellen Monat springen. Die Darstellungsart wird dabei entsprechend Ihrer Auswahl geändert. Um in der Ansicht zu einem bestimmten Tag zu springen, geben Sie in dem Eingabefeld Gehe zu das Datum ein und drücken Sie die Enter- Taste auf Ihrer Tastatur, oder wählen Sie ein Datum über das Dropdown-Menü aus. Die Pfeilschaltflächen, mit denen Sie im Kalender blättern können, sind je nach Ansichtsart unterschiedlich belegt: Symbol Tagesansicht Wochenansicht Monatsansicht 1 Tag zurück/vor 1 Woche zurück/vor 1 Woche zurück/vor 7 Tage zurück/vor 4 Wochen zurück/vor 1 Monat zurück/vor Diese Funktionen finden Sie auf der Symbolleiste und im Menü Navigation. Ergänzend zu den Navigations- Schaltflächen gibt es im unteren rechten Bereich des Fensters die Schnellnavigationsleiste. Sobald Sie darauf klicken, öffnet sich ein 3-Monats-Kalender, in dem Sie sehr schnell mit den Pfeiltasten und die Monate wechseln können. Eine Besonderheit dieses 3-Monats-Kalenders ist die kompakte Darstellung von Terminen zum ausgewählten Zeitpunkt, zu der Sie gelangen, indem Sie mit der Maus auf einen Tag, eine KW-Zahl oder einen Monatsnamen zeigen: Hier werden Ihnen die eingetragenen Termine entweder an dem angewählten Tag, der angewählten Woche oder dem angewählten Monat angezeigt, ohne dass Sie die aktuell gewählte Ansicht verlassen müssen. Ein Klick auf einen Tag, eine KW-Zahl oder einen Monatsnamen öffnet die entsprechende Ansicht für das gewählte Zeitfenster. 104

105 4 Terminverwaltung Arbeiten Sie mit dem Gruppenkalender (auf Seite 127), werden fremde Termine in der kompakten Darstellung grau dargestellt Raster Für die Tages- und die Wochenansicht können Sie im Menü Ansicht das Raster feiner oder gröber einstellen. Die Voreinstellung ist 30 Minuten; zur Auswahl stehen noch 15 und 60 Minuten. 15 Minuten 30 Minuten 60 Minuten Termin-Infos Wenn Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Termin-Infos ein/aus klicken, erscheint am unteren Rand des Terminverwaltungsfensters ein Feld, in dem die Details zu dem aktuell ausgewählten Termin angezeigt werden. Durch erneutes Betätigen der Schaltfläche schließen Sie die Infos wieder. Kurz-Infos anzeigen Wenn Sie mit der Maus über einen Termin fahren, so erscheint ein Kurz-Info mit den wichtigsten Angaben zu diesem Ereignis. Diese Funktion können Sie in den Einstellungen (auf Seite 122) für den 105

106 4 Terminverwaltung Kalender deaktivieren Termine Hier wird Ihnen erläutert, wie Sie die Terminverwaltung effektiv nutzen. Dabei wird auf die Besonderheiten bei der Terminanlage eingegangen und die Konsequenzen bzw. der Nutzen der diversen Optionen und Felder erklärt. Das Suchen, Filtern und Drucken von Terminen oder Terminlisten runden das Thema ab. Nach Lektüre dieses Kapitels werden Sie ohne Probleme die ohnehin intuitiv bedienbare Terminverwaltung effizient einsetzen können Termine anlegen Wenn Sie einen neuen Termin anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü Aktionen oder in der Navigationsleiste (auf Seite 11) im Bereich Aktionen den Eintrag Termin anlegen, um das Dialogfenster Neuer Termin zu öffnen. Befinden Sie sich im Fenster der Terminverwaltung, klicken Sie auf die Symbolleistenschaltfläche Anlegen. Sie gelangen auch in jeder Ansicht mit der Tastenkombination <STRG><N> in dieses Menü. Für das schnelle Anlegen eines Termins können Sie aus der aus der Tages- und Wochenansicht heraus mit der Tastenkombination <STRG><Einf> einen Termin direkt an die markierte Stelle eingeben. 2. Geben Sie im Bereich Termin im Feld Titel eine kurze Beschreibung des Ereignisses ein. Bei dem Titel -Feld handelt es sich um ein Pflichtfeld. 3. Für weitere Notizen steht Ihnen das Info -Feld zur Verfügung. 4. Das Feld Ort bietet Platz für eine nähere Beschreibung, wie z.b. Raumnummer, die über die Adresse hinausgeht. 5. Benennen Sie ggf. die Kampagne, für die dieser Vorgang angelegt wird, um nach Vorgängen zu dieser zu einem späteren Zeitpunkt gezielt filtern zu können. 6. Erstellen Sie den Termin über das Fenster Terminverwaltung, ist das Adressfeld leer, ansonsten 106

107 4 Terminverwaltung wird im Bereich Adresse automatisch die Adresse übernommen, die beim Aufruf der Terminerstellung aktiv ist. Auf der rechten Seite finden Sie drei Schaltflächen: Symbol Erläuterung Mit der linken Schaltfläche öffnen Sie die angezeigte Adresse im Karteikartenfenster. Die mittlere Schaltfläche öffnet ein Adressfenster mit allen verfügbaren Adressen im Dialog-Manager, in dem Sie die Adresse auswählen oder wechseln können. Mit der rechten Schaltfläche löschen Sie den Eintrag. Reichen Ihnen im Fenster Adressen die Angaben zu einem Eintrag nicht aus, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie im Kontextmenü Adresskartei anzeigen aus. 7. Im Feld Typ machen Sie Angaben wie z.b. Außentermin oder Besprechung ; haben Sie in diesem Feld schon einmal etwas eingegeben, können Sie in dem Dropdown-Menü aus den früheren Einträgen auswählen. 8. Wenn Sie Ihre Termine farbig unterscheiden möchten, wählen Sie im Feld Farbe entweder im Dropdown-Menü eine vorgegebene Farbe aus oder öffnen Sie mit der Schaltfläche die Farbpalette, in der Sie eine Farbe selber definieren können. 9. Legen Sie eine Prioritätsstufe von 1 bis 100 fest. 10. Wählen Sie als Unterscheidungsmerkmal ggf. ein Icon aus dem Dropdown-Menü aus. 11. Über das Feld Teilnehmer legen Sie fest, in welche Kalender der Termin eingetragen werden soll (s. a. Gruppenkalender (auf Seite 127)) 12. Das Feld Eigentümer erscheint nur, falls ein Gruppentermin definiert wird, das Feld Teilnehmer also mehr als einen Benutzer aufweist; es zeigt den Besitzer dieses Termins aus, der nicht unbedingt der Ersteller sein muss (s. a. Gruppenkalender (auf Seite 127)) 13. Analog zum Teilnehmer -Feld können Sie im Feld Ressourcen eben solche verplanen; im Ressourcenkalender (auf Seite 127) wird die Ressource dann als belegt gekennzeichnet 14. Mit dem Aktivieren des Kontrollkästchens privater Termin wird dieser Termin für die Benutzer, die mindestens Leserechte auf Ihren Kalender haben, nur maskiert gezeigt, d.h. sie sehen, dass Sie einen Termin haben aber nicht um was es für einen Termin es sich handelt. Private Termine werden im Kalender mit einem -Symbol versehen. Bitte beachten Sie, dass ein Termin nur dann als privat gekennzeichnet werden kann, falls keine anderen Teilnehmer oder Ressourcen daran teilnehmen. Die Privatisierung von Terminen kann nur vom Ersteller aufgehoben werden oder von einem Administrator, der die Option Private Einträge anzeigen (auf Seite 281) aktiviert hat. 15. Legen Sie im Datumsfeld den Tag des Termins fest. Sie können das Datum direkt eingeben oder 107

108 4 Terminverwaltung im Dropdown-Menü auswählen. 16. Soll sich der Termin wiederholen, klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche Wiederholungstermin rechts neben dem Feld Dauer, wodurch sich das Dialogfenster Wiederholung definieren öffnet. Im Bereich Wiederholungsmuster wählen Sie unter den Optionen täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich und benutzerdefiniert aus, wobei der Bereich zur Konfiguration des Musters jeweils verschieden ist. Im Bereich Wiederholungszeitraum legen Sie entweder ein Datum für den Beginn und das Ende eines Ereignisses fest oder Sie geben eine absolute Anzahl der Wiederholungen ab dem Beginn an. Wiederholungsmuster täglich wöchentlich monatlich jährlich Erläuterung Mit täglich alle... Tage geben Sie ein Zeitintervall in Tagen an, mit der Option an Werktagen wiederholt sich das Ereignis an jedem Werktag im Wiederholungszeitraum und mit am Wochenende entsprechend nur samstags und sonntags. Hier legen Sie Termine wie z.b. Alle 3 Wochen, dienstags für den Wiederholungszeitraum fest. Die erste Option legt Termine für einen bestimmten Tag jeden Monats fest (z.b. der 15. in jedem Monat), die zweite für einen bestimmten Wochentag, wie z.b. jeden 3. Samstag im Monat. Die dritte Option legt Termine für z.b. alle 4 Monate ab dem Tag des Beginns fest. Analog zu der monatlichen Wiederholung funktioniert die jährliche. Sie legen jeweils für den Wiederholungszeitraum einen bestimmten Tag in jedem Jahr fest (z.b. jeden 8. Juni ), einen bestimmten Wochentag (z.b. jeden 3. Montag im Juni ) oder ein Jahresintervall. 108

109 4 Terminverwaltung benutzerdefiniert Hier können Sie individuell auswählen, an welchen Tagen der Termin wiederholt werden soll. 17. Geben Sie im Bereich Zeit einen Anfangs- und einen Endzeitpunkt an; Ihr Termin kann aber auch ganztägig oder ohne Zeitangabe sein. 18. Im Bereich Alarm aktivieren Sie mit dem Kontrollkästchen eine Benachrichtigung für einen Termin, unabhängig davon, ob er eine Zeitangabe hat oder nicht. 19. Per Vorgabe setzt der Dialog-Manager den Alarm auf 15 Minuten vor den Termin, Sie können jedoch über die Schaltfläche ändern in den Alarmeinstellungen jede beliebige Zeit einstellen. Die vorgegebene Zeit für den Alarm lässt sich in den Einstellungen für den Kalender (Menü Extras) auf der Registerkarte Verhalten ändern. 20. Durch Aktivierung des Kontrollkästchens akustische Meldung wird die Alarmmeldung mit einem Signalton ausgegeben. In den Alarmeinstellungen im Feld Datei können Sie über die Schaltfläche einen anderen Signalton auswählen. Mit der Lautsprecher-Schaltfläche lässt sich die ausgewählte Klangdatei abspielen. 21. Haben Sie alle Angaben gemacht, schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Sie sehen jetzt Ihren neu angelegten Termin im Fenster der Terminverwaltung: Darüber hinaus erscheint der Termin auch in der Historie, sofern er im Zeitraum der Anzeige liegt. Sie erreichen alle Befehle aus dem Menü Bearbeiten auch über das Kontextmenü bei einen rechten Mausklick auf einen Termin. Von dort aus haben Sie auch direkten Zugriff auf das Dialogfenster Wiederholung definieren und Sie können den Alarm einstellen Termine bearbeiten Möchten Sie einen Termin nachträglich bearbeiten doppelklicken Sie auf das Ereignis, wodurch sich das Dialogfenster Termin ändern öffnet. Wenn Sie für einen Termin lediglich das Datum oder die Uhrzeit ändern möchten, so können Sie dies auch direkt im Terminverwaltungsfenster, indem Sie den Termin mit der Maus verändern: 1. Klicken Sie den Termin mit der Maus an, sodass er blau markiert ist. 2. Befinden Sie sich in der Wochen- oder Monatsansicht, können Sie den Termin auf einen anderen Tag verlegen, wenn Sie mit der Maus auf den Titel des Termins fahren, sodass der Mauszeiger sich zu einem Kreuz verändert und ihn mit gedrückter linker Maustaste auf einen anderen Tag ziehen. Auf die gleiche Weise verschieben Sie den Termin innerhalb eines Tages auf eine andere 109

110 4 Terminverwaltung Uhrzeit (unabhängig von der Ansichtsart). 3. Möchten Sie die Dauer verändern, fahren Sie mit der Maus auf den oberen oder unteren Rand des Termins, so dass der Mauszeiger ein Doppelpfeil wird, und verschieben Sie den Anfangsbzw. Endzeitpunkt in die gewünscht Richtung. Lässt sich ein Termin auf diese Weise nicht bearbeiten, so ist diese Funktion in den Kalendereinstellungen auf der Registerkarte Verhalten (auf Seite 123) deaktiviert oder es handelt sich um einen Wiederholungstermin Termine duplizieren Wollen Sie einen Termin duplizieren, weil Sie z.b. einen ähnlichen Termin anlegen möchten oder der Termin ein zweites Mal stattfindet, klicken Sie auf die Symbolleistenschaltfläche Duplizieren, über die Sie das Dialogfenster Neuer Termin (Kopie) öffnen. In den Feldern werden die Angaben des ursprünglichen Termins komplett übernommen. Geben Sie hier Ihre neuen Angaben ein, z.b. ein anderes Datum und/oder eine andere Adresse, und schließen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche OK Termine löschen Mit der Schaltfläche entfernen Sie einen ausgewählten Termin unwiderruflich. Sie können den Termin auch markieren und mit der Tastenkombination <STRG><Entf> löschen Termine suchen Wenn Sie nach einem bestimmten Termin suchen oder nach Terminen zu einem bestimmten Zeitpunkt, Zeitraum oder Kriterium, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Termin suchen. 110

111 4 Terminverwaltung Wählen Sie im Bereich Zeitraum unter den acht Optionen, ob Sie z.b. ohne zeitliche Einschränkung, in der aktuellen Woche, relativ nach Tagen, wie z.b. in den letzten 10 und den kommenden 30 Tagen oder in einem bestimmten Zeitraum suchen wollen. Im Bereich Eigenschaften lässt sich die Suche nach Termineigenschaften konfigurieren. Im Feld Typ finden Sie im Dropdown-Menü alle Typen, die Sie beim Anlegen von Terminen vergeben haben. Wenn Sie im Feld Titel eine Eingabe machen, sucht der Dialog-Manager nur nach Terminen, deren Titel den in diesem Feld eingegebene Suchbegriff als Wort oder Wortteil enthält. Sie können außerdem nach Wörtern im Info-Feld oder nach Terminen zu einer bestimmten Adresse suchen. Das Aktivieren des Kontrollkästchens Geburtstage anzeigen listet neben den gefundenen Terminen zusätzlich die Geburtstage der Personen auf, die in dem Suchzeitraum ihren Jahrestag haben. Eine Geburtstagsliste für ein Jahr können Sie sehr leicht erstellen, indem Sie den Suchzeitraum vom bis zum eines Jahres definieren, ein Suchkriterium angeben, das mit Sicherheit nicht existiert (z.b. xyz123) und dazu das Kontrollkästchen Geburtstage anzeigen aktivieren. Falls Sie mit dem Gruppenkalender (auf Seite 127) arbeiten, können Sie im Bereich Betrifft die Kalender der Benutzer auswählen, die bei der Suche einbezogen werden sollen. Standardmäßig ist nur Ihr Kalender vorausgewählt. Mit OK beginnt der Suchvorgang und Sie erhalten alle Suchergebnisse im Hauptfenster der Terminverwaltung in einer Liste. Der Dialog-Manager speichert immer den zuletzt angezeigten Spaltenaufbau (auf Seite 19) und die Spaltensortierung (auf Seite 21), die dann auch für den 111

112 4 Terminverwaltung Listenausdruck (auf Seite 116) gelten. Mit einem Doppelklick auf einen Termin zeigen Sie die Woche, in der dieser Termin liegt, an. Über die -Taste können Sie jederzeit wieder in die Trefferliste Ihrer letzten Suche wechseln Termine filtern Die Filterfunktion der Adressverwaltung (auf Seite 73) im Hauptfenster des Dialog-Managers bietet die Möglichkeit, Adressen nach Terminen zu filtern. Im Dialogfenster Filter bearbeiten finden Sie im Dropdown-Menü zu Feldname unter Termine die Felder der Terminverwaltung, die Sie für die Filterkriterien verwenden können. Wenn Sie z.b. nach Adressen filtern wollen, für die Sie im Mai einen Besprechungstermin angelegt haben, geben Sie folgende Filterkriterien ein: Termine drucken Den Druck von Terminen startet man über die Symbolleiste oder über den entsprechenden Menüpunkt des Datei-Menüs. Dabei gibt es vier verschiedene Druckmöglichkeiten: Tagesansicht (auf der nächsten Seite) 112

113 4 Terminverwaltung Wochenansicht (auf dieser Seite) Monatsansicht (auf dieser Seite) Liste (auf Seite 116) Tages-, Wochen- und Monatsansicht Basierend auf der eingestellten Darstellungsart (auf Seite 103) wird bei Klick auf die Drucken- Taste der ausgewählte Zeitraum dynamisch als Tages-, Wochen- oder Monatsansicht ausgedruckt. Möchten Sie einen von der aktuellen Ansicht unterschiedlichen Druck initiieren, klicken Sie anstelle der Drucken-Schaltfläche das rechts daneben liegende Pfeil-Symbol und wählen aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Druckansicht aus. Nun wird die gewählte Druckansicht für den in der Druckvorlage definierten Zeitraum (auf Seite 115) ausgegeben. Darüber hinaus gehende Druckmöglichkeiten haben Sie, wenn Sie aus dem Dropdown-Menü den Punkt Kalenderblatt wählen. Es öffnet sich das Fenster 113

114 4 Terminverwaltung Terminkalender drucken: Das Betätigen der Drucken-Schaltfläche startet den Druckjob, mit der Vorschau-Taste starten Sie die Druckvorschau (auf Seite 317). Vorlagen Hier können Sie eine abgespeicherte Druckansicht auswählen oder sogar neu anlegen (auf Seite 116). Zusätzliche Elemente Je nach Vorlage sind in diesem Bereich die drei folgenden Optionen bereits vorbelegt, können bei Bedarf aber auch umgestellt werden: Wochenübersicht Es wird neben den zu druckenden Terminen zusätzlich eine Wochenzusammenfassung ausgegeben. Die Wochenübersicht kann nur bei einer Tagesansicht ausgegeben werden. Aufgabenblock Listet Ihnen die Aufgaben auf, die Sie auch in der Aufgabenverwaltung (auf Seite 131) für den gewählten Zeitraum angezeigt bekommen, d.h. alle überfälligen, nicht erledigten sowie die aktuellen bzw. zukünftigen, an die Sie erinnert werden möchten. Notizenblock Der Notizenblock schränkt den Terminausdruck dahingehend ein, als dass er ein wenig Platz für 114

115 4 Terminverwaltung sich beansprucht, den Sie für handschriftliche Notizen verwenden können. Papierformat Legen Sie in diesem Bereich fest, ob Sie die ausgewählte Ansicht im Hoch- oder Querformat drucken möchten. Bitte beachten Sie, dass die Arrangierung der diversen Elemente auf den Druckansichten für jede Seitenorientierung optimiert ist. Erweiterte Ausgaben Hier spezifizieren Sie, ob Sie zu den eigentlichen Terminen weitere wichtige Daten ausdrucken möchten: Zusatzinformationen Die in den Zusatzinformationen (auf Seite 124) festgelegten Feier- und Ferientage werden ausgegeben. Erledigte Aufgaben Gibt im Aufgabenblock ergänzend die Aufgaben aus, die für den aktuellen Zeitraum zur Bearbeitung anstanden bzw. anstehen und auch schon als erledigt gekennzeichnet sind. Geburtstage Für jeden Tag werden die anstehenden Geburtstage inkl. Alter des Jubilars eingetragen. Bei Tagesansichten können Sie entgegen den Einstellungen in der Kalenderdarstellung (auf Seite 122) für den Druck besondere Werte für das zu druckenden Zeitfenster sowie das anzulegende Raster spezifizieren. Drucker Falls Sie auf einem anderen, als dem in Windows eingestellten Standard-Drucker drucken möchten, wählen Sie diesen hier aus. Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie auch spezifische Einstellungen an dem gewählten Drucker vornehmen. Zeitraum Die Angaben in diesem Bereich sind sehr wichtig, da sie direkten Einfluss auf die Anzahl der zu druckenden Seiten nehmen. Gemäß Auswahl Ist diese Option ausgewählt, wird die jeweilige Ansicht um den markierten Tag gedruckt, also entweder bei der Tagesansicht der gewählte Tag oder bei der Wochen- bzw. Monatsansicht die Woche bzw. der Monat, in dem der gewählte Tag liegt. Gemäß Ansicht Mit dieser Option werden in der Regel mehrere Seiten ausgegeben. Je nach gewählter Druckansicht werden so viele Seiten gedruckt, bis dass alle Tage der Darstellungsansicht ausgedruckt sind. Ist beispielsweise die Darstellungsansicht Woche (ohne Wochenende) und die Druckansicht für den Tag gewählt, wird für jeden Tag der dargestellten Woche eine Tagesansicht ausgedruckt - in Summe also fünf Seiten. Nutzen Sie die Vorschau, um die Anzahl der zu druckenden Seiten vor dem Druck zu überprüfen und nicht unnötig Seiten auszudrucken. Der Druck von Tagesansichten bei gewählter Monatsansicht initiiert z.b. den Druck von 42 Seiten, was mitunter ungewollt ist. Von... bis... Hier geben Sie einen Zeitraum an, für den Sie die gewählten Druckansicht ausgegeben haben 115

116 4 Terminverwaltung möchten. Dabei wird auch sichergestellt, dass der gesamte angegebene Zeitraum abgebildet wird. Ein Druck einer Monatsansicht für den Zeitraum bis druckt demnach drei Seiten aus - je eine für September, Oktober und November. Neue Druckvorlage anlegen Der Dialog-Manager hat standardmäßig drei systeminterne Druckvorlagen (je eine für die Tages-, Wochen- und Monatsansicht) sowie beispielhaft eine benutzerdefinierte (Tagesansicht mit Wochenübersicht und Aufgaben). Grundsätzlich gehen Änderungen, die Sie nach dem Aufruf einer Druckvorlage vornehmen, nach dem Druck verloren, solange Sie diese nicht durch das Betätigen der -Schaltfläche dauerhaft sichern. Die systeminternen Druckvorlagen können nicht gelöscht werden, benutzerdefinierte werden durch den Klick auf die -Taste entfernt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die systeminternen Druckvorlagen gemäß Ihren Anforderungen festzulegen. Wählen Sie einfach eine dieser Druckvorlagen aus, nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und sichern Sie den Stand durch das Betätigen der -Schaltfläche. Neue Vorlagen erstellen Sie, indem Sie im Bereich Vorlagen (auf Seite 114) die Vorlage <Neue Vorlage> wählen oder die -Taste anklicken. Nachdem Sie auch hier die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, werden Sie nach dem Klick auf die -Taste aufgefordert, einen Namen für die Vorlage festzulegen: Von nun an steht diese Druckvorlage allen Benutzern zur Verfügung. Liste Sie können die aktuelle Ansicht als Terminliste ausdrucken. Diese Liste enthält die Spalten, die für die Suchergebnisse angezeigt werden. Ändern Sie über die -Taste den Spaltenaufbau (auf Seite 19), die Spaltensortierung (auf Seite 21) und - falls benötigte Feldinhalte abgeschnitten werden - die Spaltenbreite. Wechseln Sie zum Druck in die Terminliste (auf Seite 103), markieren Sie - falls erforderlich - die zu druckenden Termine und betätigen die Drucken-Schaltfläche. Alternativ können Sie die Termine einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht direkt als Terminliste drucken, indem Sie das rechts daneben liegende Pfeil-Symbol anklicken und aus dem Dropdown-Menü den Punkt Liste wählen. 116

117 4 Terminverwaltung Bevor Sie den Ausdruck mit der Schaltfläche Drucken starten, können Sie das Ergebnis in der Vorschau (auf Seite 317) kontrollieren, ob z.b. durch das Anpassen an die Seite (auf der nächsten Seite) die Schrift noch lesbar ist. Drucker Hier sehen Sie die für Ihren Rechner zur Verfügung stehenden Drucker in der Übersicht. Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie die Optionen des ausgewählten Druckers bearbeiten. Ausdruck Um die Terminliste übersichtlicher zu machen, können Sie im Bereich Ausdruck einen größeren Zeilenabstand und einen grauen Hintergrund für jede zweite Zeile festlegen. Bereich Legen Sie hier fest, ob Sie die komplette Liste aller angezeigten Termine (Alles) ausdrucken möchten oder nur Ausgewählte Einträge. Ist beim Aufrufen des Druckbefehls nur ein oder gar kein Termin ausgewählt, so ist die Option Alles vorbelegt; haben Sie mehrere Termine ausgewählt (auf Seite 69), ist die Option nur Ausgewählte automatisch aktiviert. Druckbereich Wenn Sie die Option Alles aktiviert haben, werden bei einem Dokument über mehrere Seiten alle gedruckt; mit der Option Seiten können Sie ganz gezielt bestimmte Seitenbereiche des Dokuments drucken. Mit dieser Funktion können Sie z.b. einzelne Seiten, auf denen Sie einen Fehler gefunden haben, nach der Korrektur erneut ausdrucken. Spaltenaufbau Haben Sie Ansichten für den Spaltenaufbau abgespeichert (auf Seite 20), so können Sie für den Listenausdruck zwischen diesen wählen. 117

118 4 Terminverwaltung Legen Sie für den Ausdruck eigene Spaltenansichten fest, bei denen Sie u.a. eine andere Schriftart auswählen und die Spaltenbreiten auf das Papierformat anpassen können. Ausrichtung Entscheiden Sie sich in diesem Bereich, ob Sie Ihre Liste im Hoch- oder im Querformat ausdrucken, je nachdem wie breit Ihre Tabelle ist. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen An Seite anpassen, um die Tabelle in der Breite dem Papierformat anzupassen. Papier Geben Sie unter Format ein Papierformat an und ggf. die Papierquelle Ihres Druckers im Feld Schacht Terminassistent Mit dem Terminassistent können Gruppentermine (auf Seite 127) schnell und effektiv geplant werden. Der Dialog-Manager sucht dabei zu den ausgewählten Teilnehmern (und auch Ressourcen) den frühestmöglichen Termin, an dem bei allen Kapazitäten frei sind. Sie starten den Terminassistent aus der Terminverwaltung über das Bearbeiten-Menü oder aus der Adressverwaltung über den entsprechenden Menüpunkt des Aktionen-Menüs Einstellungen Suchzeitraum Geben Sie bei Beginn an, ab wann der Terminassistent freie Kapazitäten suchen soll. Dabei können Sie zwischen dem heutigen, einem relativen (in x Tagen) oder einem absoluten (ab tt.mm.jjjj ) Datum wählen. Bestimmen Sie auch, an welchen Tagen der Termin stattfinden soll. Die vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten gehen von wochentags über das Wochenende hin bis zu individuell einstellbaren Tagen. Im Feld Zeitraum spezifizieren Sie, wie weit in der Zukunft die vorgeschlagenen 118

119 4 Terminverwaltung Termine liegen dürfen. Je größer Sie hier den Wert definieren desto größer wird auch die Wahrscheinlichkeit, einen konfliktfreien Termin zu finden - insbesondere bei einer großen Teilnehmerzahl. Der Zeitbereich gibt an, in welchem Zeitfenster der Termin stattfinden darf. Auch hier gilt: Je größer Sie den erlaubten Zeitrahmen festlegen desto eher wird ein gemeinsamer Termin gefunden. Über das Intervall bestimmen Sie, wann die Termine anfangen dürfen (beginnend ab dem Anfangswert des Zeitbereichs): Jede viertel, halbe oder ganze Stunde. Termin Hier geben Sie die geplante Dauer an und bestimmen, wer - Benutzer oder Ressource - an diesem Termin teilnehmen soll. Die -Schaltfläche öffnet das Dialogfenster Auswahlliste: Hier können Sie über die Hinzufügen-Taste weitere Teilnehmer, Teilnehmergruppen oder Ressourcen in die Terminplanung einbeziehen bzw. über die Löschen-Taste von selbiger ausschließen. Anders als bei der manuellen Gruppenterminplanung stehen Ihnen hier alle Benutzer, Benutzergruppen und Ressourcen zur Verfügung - unabhängig von definierte Zugriffsrechten. Bitte beachten Sie, dass der Dialog-Manager hinzugefügte Gruppen auflöst, d.h. die einzelnen Mitglieder werden hinzugefügt und nicht die eigentliche Gruppe. 119

120 4 Terminverwaltung Ergebnis Nachdem Sie per Suchen-Taste die Suche nach einem freie Termin gestartet haben, erscheint nach kurzer Zeit das Ergebnisfenster: Bitte beachten Sie, dass Feiertage, die Sie in Ihrem Kalender darstellen lassen (s.a. Konfiguration des Kalenders auf der Registerkarte Zusatzinformationen (auf Seite 124)), nicht in die Suche nach freien Terminen einbezogen werden. im Ergebnisfenster werden diese rot dargestellt und der komplette Tag als belegt markiert. Symbolleiste Über die diversen Symbole starten Sie die wichtigsten Aktionen im Ergebnisfenster des Terminassistenten: Neben der Navigation innerhalb der angezeigten Tage können Sie insbesondere den ausgewählten Zeitrahmen im Terminkalender anzeigen oder einen neuen Termin anlegen. Falls Sie eine neue Terminplanung vornehmen möchten, klicken Sie das -Symbol. Sie starten damit den Einstellungs-Dialog (auf Seite 118) des Terminassistenten erneut. Über einen Klick auf das -Symbol beenden Sie den Terminassistenten. Statuszeile Der Statuszeile entnehmen Sie, wie viele mögliche Termine für die angezeigte, aktuelle Dauer existieren, für die der Terminassistent bei allen Teilnehmern freie Kapazitäten ausgemacht hat. Über die +/- 15 min-schaltflächen können Sie die Dauer (auf der vorherigen Seite) des Termins erhöhen bzw. erniedrigen, ohne den Terminassistenten erneut zu starten. Sie sehen direkt im Ergebnisfenster die Auswirkungen der Änderung der Dauer: Wird diese erniedrigt, erhalten Sie i.d.r. mehr Terminvorschläge, wird sie erhöht, weniger. 120

121 4 Terminverwaltung Gesamtübersicht In der Gesamtübersicht wird Ihnen der erste Termin, an dem alle Teilnehmer und Ressourcen verfügbar sind, durch einen Rahmen hervorgehoben. Die unterschiedlichen Farben in der Gesamtübersicht signalisieren die Verplanbarkeit des fraglichen Zeitraums: Grüne Einträge illustrieren einen möglichen Termin, d.h. frei Kapazitäten bei allen Teilnehmern. Rote Einträge weisen Terminkonflikte auf, wobei die Farbintensität des Zeitfensters das Konfliktpotenzial visualisiert: Je dunkler der Rotton desto weniger freie Kapazitäten weisen die Teilnehmer auf. Ein der eigentlichen Farbe vorangestellter grauer Balken weist darauf hin, dass der Zeitraum bereits in der Vergangenheit liegt und tunlichst nicht verplant werden sollte. Tagesübersicht In diesem Bereich sehen Sie die in der Gesamtübersicht (auf der vorherigen Seite) dargestellten Tage herunter gebrochen auf die einzelnen Teilnehmer und Ressourcen pro Tag. So können Sie direkt auf einem Blick erkennen, wer bzw. was den potenziellen Konflikt verursacht und diesen auflösen, indem Sie z.b. persönlich bei einem Teilnehmer nachfragen, ob der konfliktverursachende Termin verschoben werden kann oder einen anderen Besprechungsraum organisieren. Klicken Sie hierzu in der Gesamtübersicht auf den genauer zu betrachtenden Tag. In dem Dropdown-Menü Terminvorschlag können Sie manuell einen Termin auswählen, den der Terminassistent als möglich erkannt hat. Wurde kein freier Termin gefunden, bleibt das Menü leer und Sie müssen entweder in den Einstellungen zum Terminassistenten den Suchzeitraum (auf Seite 118) erhöhen oder einen konfliktbehafteten Termin manuell auswählen, in dem Sie in der Tages- oder Gesamtübersicht ein Zeitfenster anklicken. Den ausgewählten Termin tragen Sie in die Kalender der Benutzer und Ressourcen ein, indem Sie die -Schaltfläche aus der Symbolleiste (auf der vorherigen Seite) oder des Kontextmenüs betätigen. 121

122 4 Terminverwaltung Dabei ist es auch möglich, einen Termin, der nicht bei allen Teilnehmer und Ressourcen frei ist, trotzdem einzutragen. Bitte beachten Sie, dass der einzutragende Termin bei allen Teilnehmer und Ressourcen verplant wird - unabhängig davon, ob Sie Lese- und/oder Schreibrechte auf den jeweiligen Kalendern haben. Das Löschen solcher Termine kann nur der Ersteller selbst oder Personen, die Schreibrechte auf den Kalender des Erstellers haben, vornehmen Kalenderkonfiguration Sie öffnen das Dialogfenster Kalender konfigurieren in der Terminverwaltung über das Menü Extras - Optionen Darstellung Auf dieser Registerkarte stellen Sie das Erscheinungsbild der Terminverwaltung ein. Darstellung In den Feldern Beginn und Ende verändern Sie die in der Tagesansicht angezeigte Zeit. Im Feld Wochenansicht legen Sie fest, ob fünf Tage (Montag bis Freitag) oder sieben Tage (Montag bis Sonntag) angezeigt werden sollen. Über die Tastenkombination <STRG><1>..<0> können Sie aus allen Ansichten heraus auch direkt die Anzahl der angezeigten Tage einstellen, von 1-0 (0 entspricht hier 10 Tagen). Für die Anzeige der Termin-Infos (auf Seite 105) beim Öffnen der Terminverwaltung können Sie festlegen, ob diese ein- oder ausgeblendet werden sollen oder ob die Einstellung, mit der die Terminverwaltung das letzte Mal geschlossen wurde, beibehalten werden soll. Analog können Sie auch die Einstellungen für das Raster vornehmen. Bei aktiviertem Kontrollkästchen Kalender an Fenstergröße anpassen wird für die Tages- und die Wochenansicht die Rastergröße des Kalenders so angepasst, dass immer der gesamte Tag in einem Fenster ohne Bildlaufleisten dargestellt werden kann. Für die Monatsansicht hat die Einstellung keine Auswirkung. 122

123 4 Terminverwaltung Bei geringer Bildschirmauflösung und/oder großer Zeitspanne (z.b. Kalenderansicht von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr) kann dies dazu führen, dass relativ wenig Platz für die Anzeige der Termine zur Verfügung steht, sodass die Darstellung des Kalenders unübersichtlich wird. In einem solchen Fall sollten Sie das Kontrollkästchen deaktivieren. Die Rastergröße erhält dann einen festen Wert, wodurch zwar nur noch ein Teilbereich der eingestellten Zeitspanne sichtbar ist, die Darstellung insgesamt aber übersichtlicher wird. Durch Verschieben der Bildlaufleiste am rechten Kalenderrand können Sie den fehlenden Zeitbereich sichtbar machen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Kurz-Infos anzeigen deaktivieren, so werden diese nicht mehr angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Termin fahren (s.a. Kurz-Infos anzeigen (auf Seite 105)). Auf der rechten Seite der Registerkarte können Sie die Farben für das aktuelle Datum, die Wochenenden, die Feiertage und die Kalender-Grenzen verändern Verhalten Auf dieser Registerkarte definieren Sie die Ansicht in der Terminverwaltung, die beim Öffnen der Anwendung dargestellt wird, legen das Drag & Drop-Verhalten beim Verändern von Terminen mit der Maus und die Alarm-Voreinstellungen fest. Öffnen Im diesem Bereich legen Sie die Ansicht (Tages-, Wochen- oder Monatsansicht oder ob die Einstellung, mit der die Terminverwaltung das letzte Mal geschlossen wurde, beibehalten werden soll) beim Starten der Terminverwaltung fest. Bestimmen Sie im Feld Erstes Datum das Datum, ab dem die Ansicht beginnen soll. Das aktuelle Datum ist die Voreinstellung, Sie können sich aber auch das Datum, bei dem die Terminverwaltung das letzte Mal geschlossen wurde, anzeigen lassen. Im Feld Mehrbenutzer- Anzeige definieren Sie, wie fremde Termine anzuzeigen sind, falls Sie mit dem Gruppenkalender (auf Seite 127) arbeiten. Auch hier ist die Standardeinstellung letzte Einstellung, Sie können jedoch auch bewusst andere Anzeigen voreinstellen: alle Benutzer in einer Spalte anzeigen eine Spalte für eigene und eine für fremde Termine anzeigen für jeden Benutzer eine eigene Spalte anzeigen 123

124 4 Terminverwaltung Drag & Drop Hier stellen Sie ein, ob beim Verschieben eines Termins mit der Maus eine Bestätigungsmeldung angefordert werden soll oder nicht, oder verbieten Sie generell das Verschieben mit der Option deaktiviert. Alarm Legen Sie in diesem Bereich die Voreinstellungen für den Alarm beim Anlegen eines neuen Termins fest. Wenn Sie als Signalton nicht den Standardton Warnsignal von Windows hören möchten, bestimmen Sie im Feld WAV-Datei einen anderen Ton Zusatzinformationen Die Einstellungen auf der Registerkarte Zusatzinformationen betreffen die Anzeige von Feiertagen, Schulferien und Geburtstagen. Feiertage Bei aktiviertem Kontrollkästchen Bundesrepublik Deutschland werden Ihnen alle bundeseinheitlichen Feiertage angezeigt, die arbeitsfrei sind. Im Feld zusätzlich aktivieren Sie im Dropdown-Menü die zusätzlichen Feiertage für jedes Bundesland. Die Deaktivierung des Kontrollkästchens Bundesrepublik Deutschland deaktiviert nicht die Auswahl im Feld zusätzlich. Ferien Hier bestimmen Sie, ob und für welches Bundesland die Schulferien angezeigt werden. Weitere Feier- und Gedenktage Aktivieren Sie die aufgeführten Tage zur Anzeige, sofern sie nicht schon durch die Einstellungen im Bereich Feiertage angezeigt werden. Geburtstage Wenn Sie in der Adressverwaltung eine Eingabe im Feld Geburtsdatum machen, so wird bei aktiviertem Kontrollkästchen Geburtstage aus Adressen anzeigen dieser im Kalender - inklusive Altersangabe - angezeigt. Fehlt Ihnen das Geburtsjahr, geben Sie einfach das Jahr 1900 an. In der 124

125 4 Terminverwaltung Terminverwaltung erscheint dann anstelle des Alters ein Fragezeichen (?). Mit einem Doppelklick auf den Eintrag öffnen Sie die dazugehörige Adresse Gruppenkalender Auf dieser Registerkarte legen Sie die Rechte fest, die fremde Benutzer auf Ihren Terminkalender haben sollen und spezifizieren das Erscheinungsbild Ihres Kalenders, falls Sie Zugriff auf fremde Kalender haben. Freigabe Erlauben Sie fremden Benutzern den Zugriff auf Ihren Kalender. Der Zugriff auf die Benutzerkalender kann vom Administrator auch in der Benutzerverwaltung (auf Seite 258) definiert werden. Das ist insbesondere bei der Neuanlage eines Benutzers sinnvoll, um beispielsweise firmen- oder abteilungsinterne Zugriffsrichtlinien vom Administrator voreinzustellen. Beim Klick auf die Bearbeiten-Schaltfläche öffnet sich das Dialogfenster, in dem Sie Benutzern oder Benutzergruppen Zugriffsrechte auf Ihren Kalender gewähren oder wieder entziehen können. 125

126 4 Terminverwaltung Über die Schaltfläche Hinzufügen erlauben Sie individuellen Benutzern oder Benutzergruppen im Dialogfenster Benutzer auswählen den Zugriff, über die Entfernen-Taste verbieten Sie diesen. Bitte beachten Sie, dass der Dialog-Manager hinzugefügte Gruppen auflöst, d.h. die einzelnen Mitglieder werden hinzugefügt und nicht die eigentliche Gruppe. Sie können für jeden einzelnen Benutzer auch die Zugriffsart auf den Benutzerkalender bestimmen: Zugriffsart Nur Lesen Vollzugriff Auswirkung Ein Benutzer mit diesem Recht darf zwar den fremden Kalender einsehen, nicht jedoch Änderungen oder Eintragungen darin vornehmen. Der Inhalt privater Termine wird nicht angezeigt sondern nur deren bloße Existenz. Diese Zugriffsart ermöglicht einem Benutzer, einen fremden Kalender zu administrieren. Er darf sowohl den Inhalt lesen als auch diesen verändern, indem er Termine verschiebt, ändert oder neue anlegt. Fremde Benutzer ohne Zugriffs- oder Schreibrechte können jedoch auch dann Termine in Ihren Kalender eintragen, falls diese über den Terminassistenten (auf Seite 118) gesetzt werden. Zugriff In diesem Bereich definieren Sie, für welche Fremdkalender Sie eigene Schaltflächen angezeigt bekommen wollen. Dabei unterscheidet der Dialog-Manager nicht zwischen Benutzer- oder Ressourcen- Kalender. Legen Sie in den Einstellungen zum Verhalten (auf Seite 123) fest, mit welcher bevorzugten Gruppenkalenderansicht die Terminverwaltung gestartet werden soll. Mittels der Tasten Hinzufügen und Entfernen legen Sie die anzuzeigenden Schaltflächen fest. Über die Schaltflächen Aufwärts und Abwärts nehmen Sie innerhalb der Liste Ihre gewünschte Sortierung vor Alarm Haben Sie für einen Termin einen Alarm festgelegt, erscheint auf Ihrem Desktop an dem festgelegten Zeitpunkt ein Alarmfenster, in dem alle Angaben zu dem Termin zusammengefasst sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Titel, um zu dem Termin zu springen. Mit der Schaltfläche öffnen Sie die dem Termin zugeordnete Adresse in einem eigenen Fenster. 126

127 4 Terminverwaltung Mit der Schaltfläche Alarm aus schalten Sie den Alarm ab; wenn Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal benachrichtigen lassen möchten, klicken Sie auf später erinnern; die Erinnerung erfolgt nach den links im Alarmfenster angezeigten Minuten. Schließen Sie die Meldung nicht, wiederholt sich der Alarm alle zwei Minuten automatisch. Haben Sie den Dialog-Manager gerade gestartet und es sind Alarmmeldungen aufgelaufen, werden nicht mehr als 15 Alarmfenster auf einmal angezeigt. Sobald sie Alarmmeldungen mit Alarm aus oder später erinnern schließen, rücken die restlichen nach Gruppen- und Ressourcenkalender Falls Sie den Dialog-Manager intensiv dazu einsetzen, Ihren persönlichen Tagesablauf mit der eingebauten Terminverwaltung zu planen und zu koordinieren, werden Sie sicherlich schnell auf die Anforderung stoßen, Einblick in die Terminplanung von Kollegen zu erhalten - sei es, um eben schnell zu schauen, wo sich ein abwesender Kollege befindet oder um beispielsweise Meetings so aufzusetzen, dass es bei den Teilnehmern zu keinen Terminkonflikten kommt und dass der entsprechende Besprechungsraum zu dem gewünschten Zeitpunkt auch wirklich frei ist. Der Dialog-Manager bietet dafür die Funktion des Gruppenkalenders. Außerdem können mit dem Dialog-Manager auch Ressourcen, also gemeinschaftlich nutzbare Gerätschaften wie z.b. ein Beamer oder ein Besprechungsraum, in einem Ressourcenkalender verplant und organisiert werden. Eine Ressource verhält sich dabei wie ein Benutzer, außer dass sie keine eigenen oder Fremdtermine anlegen kann. Jeder Benutzer kann für seinen Kalender bestimmen, welche Benutzer darauf Lese- oder sogar Schreibzugriff hat, in dem er die entsprechenden Benutzer in der Konfiguration (auf Seite 125) seines Kalenders zur Einsicht freigibt. Der Zugriff auf die Benutzerkalender kann vom Administrator auch in der Benutzerverwaltung (auf Seite 258) definiert werden. Das ist insbesondere bei der Neuanlage eines Benutzers sinnvoll, um beispielsweise firmen- oder abteilungsinterne Zugriffsrichtlinien vom Administrator voreinzustellen. Darstellung Welche von fremden Benutzern freigegebene Kalender und Ressourcen-Kalender mit Lese- und/oder Schreibrechten einsehbar sind, sieht man, wenn man in der Benutzerleiste unten links auf Benutzer 127

128 4 Terminverwaltung klickt. In dem Dialog, der sich dann öffnet, kann man die Benutzer bzw. Ressourcen auswählen, deren Termine man anzeigen lassen möchte: Den aktuell ausgewählten Benutzer sehen Sie in der Tages- und Wochenansicht in einer gesonderten Zeile unter dem Darstellungszeitraum. Mit den Schaltflächen wählen Sie aus, wie die Gruppentermine dargestellt werden (s.a. Mehrbenutzer-Anzeige (auf Seite 123)): Symbol Erläuterung Alle Benutzer in einer Spalte anzeigen. Eine Spalte für eigene und eine für fremde Termine anzeigen. Für jeden Benutzer eine eigene Spalte anzeigen. Gruppentermine Gruppenterminen werden am einfachsten direkt bei der Neuanlage (auf Seite 106) von Terminen festgelegt, indem im Feld Teilnehmer weitere Benutzer eingetragen werden. In diesem Dialogfenster kön- 128

129 4 Terminverwaltung nen Sie auch die erforderlichen Ressourcen verplanen. Bitte beachten Sie, dass Sie zum Verplanen von Benutzer- und Ressourcen-Terminen Vollzugriff auf die jeweiligen Kalender benötigen. Auf einen etwaigen Terminkonflikt weist Sie der Dialog-Manager hin: Eine weitere Möglichkeit der Planung von Gruppenterminen ist die Verwendung des Terminassistenten (auf Seite 118). Im Unterschied zur manuellen Planungsmethode können Sie hier auch in die Kalender fremder Benutzer, für die Sie weder Lese- noch Schreibrechte besitzen, einen Gruppentermin eintragen lassen. Gruppentermine kann immer nur der Eigentümer löschen - auch in fremden Kalendern. Fremd geplante Termine, für die nur ein Teilnehmer existiert (z.b. ein delegierter Termin), kann auch der Teilnehmer selbst löschen Hot Keys Für ein schnelleres Arbeiten mit dem Dialog-Manager können Sie häufig verwendete Befehle mit Tastenkombinationen aufrufen: Tastenkombination F1 F5 Strg+F Strg+N Strg+P Strg+Einfg Strg+Entf Strg+T Aktion Hilfe zum aktuellen Thema Ansicht aktualisieren Termin suchen Neuen Termin anlegen Ansicht drucken (Vorschau) Neuen Termin schnell anlegen Termin löschen Tagesansicht 129

130 4 Terminverwaltung Strg+W Wochenansicht Strg+M Monatsansicht Strg+H Heutiges Datum anzeigen STRG+1..0 Entsprechende Anzahl Tage in der Wochenansicht zeigen; 0 entspricht 10 Bild auf Tagesansicht: 1 Woche vor Bild auf Wochenansicht: 4 Wochen vor Bild auf Monatsansicht: 3 Monate vor Bild ab Tagesansicht: 1 Woche zurück Bild ab Wochenansicht: 4 Wochen zurück Bild ab Monatsansicht: 3 Monate zurück Umschalttaste+Bild auf Tagesansicht: 1 Tag vor Umschalttaste+Bild auf Wochenansicht: 1 Woche vor Umschalttaste+Bild auf Monatsansicht: 1 Monat vor Umschalttaste+Bild ab Tagesansicht: 1 Tag zurück Umschalttaste+Bild ab Wochenansicht: 1 Woche zurück Umschalttaste+Bild ab Monatsansicht: 1 Monat zurück 130

131 5 Aufgabenverwaltung 5. Aufgabenverwaltung Inhalt 5.1. Aufgabe anlegen Aufgabe bearbeiten Aufgabe löschen Aufgabe drucken Navigation Ansicht konfigurieren Hot Keys In der Aufgabenverwaltung können Sie Ihre Aufgaben erfassen, ein Fälligkeitsdatum, eine Erinnerung, Prioritäten, Kategorien und Adressen zuweisen. Außerdem können Sie Aufgaben delegieren und im Aufgabenfenster nach allen Kriterien sortieren. Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion die maximale Anzahl für Aufgaben auf 30 beschränkt ist. Sie starten die Aufgabenverwaltung im Hauptfenster über die Navigationsleiste (auf Seite 11) im Bereich Sonstiges oder das Menü Aktionen. Das Fenster Aufgaben: Heute öffnet sich, in dem Ihre Aufgaben für den heutigen Tag tabellarisch aufgelistet sind. Möchten Sie, dass sich die Aufgabenverwaltung direkt beim Programmstart automatisch öffnet, aktivieren Sie im Menü Extras - Optionen auf der Registerkarte Ansicht die Option Aufgaben von Heute anzeigen. In der Spalte Erledigt sehen Sie den Status der Aufgabe, in der Spalte Datum die Fälligkeit. Per Voreinstellung werden erledigte Aufgaben ausgeblendet (s. Ansicht konfigurieren (auf Seite 134)). Aufgaben, die von Ihnen zu erledigen sind, werden in normaler, delegierte in grüner, kursiver Schrift angezeigt. Bei letzteren ist auch in der Spalte Delegiert das Kontrollkästchen aktiviert. An wen die Aufgabe (außer Ihnen noch) vergeben wurde, sehen Sie in der Spalte Teilnehmer. Ihre eigenen nicht erledigten Aufgaben, deren Fälligkeit abgelaufen ist, erscheinen in roter Schrift, delegierte in blauer. Sie sehen nur Aufgaben, bei denen Sie entweder Besitzer sind, d.h. die Sie angelegt haben oder Aufgaben, an denen Sie Teilnehmer sind. Erledigte Aufgaben werden in hellgrauer Schrift dargestellt. 131

132 5 Aufgabenverwaltung 5.1. Aufgabe anlegen Um eine Aufgabe zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Im Hauptfenster des Dialog-Managers mit der Maus in der Navigationsleiste (auf Seite 11) den Eintrag Aufgabe anlegen, um das Dialogfenster Aufgabe zu öffnen oder klicken Sie im Fenster Aufgaben auf die Symbolleistenschaltfläche Anlegen. 2. Im Bereich Aufgabe geben Sie im Feld Betreff eine kurze Beschreibung der Aufgabe ein und legen eine Prioritätsstufe von 1 bis 100 fest. 3. Wählen Sie im Feld Kategorie einen passenden Eintrag aus dem Dropdown-Menü oder tragen Sie eine eigene Kategorie ein. 4. Geben Sie ggf. im Datumsfeld ein Fälligkeitsdatum ein. Sie können das Datum direkt eingeben oder im Dropdown-Menü auswählen. 5. Wenn der Dialog-Manager Sie an die Fälligkeit einer Aufgabe erinnern soll, legen Sie unter Tage im Voraus erinnern die Anzahl fest. Die Aufgabe erscheint dann dementsprechend früher in Ihrer Aufgabenliste. Beispiel Die Fälligkeit ist in fünf Tagen. Sie lassen sich drei Tage im voraus erinnern. In der Ansicht Aufgaben heute erscheint die Aufgabe drei Tage vor der Fälligkeit. Ist die Fälligkeit an einem Montag, Dienstag oder Mittwoch, so erscheint sie bereits in der Wochenansicht der Vorwoche. 6. Benennen Sie ggf. die Kampagne, für die dieser Vorgang angelegt wird, um nach Vorgängen zu dieser zu einem späteren Zeitpunkt gezielt filtern zu können. 7. Ist die Aufgabe erledigt, aktivieren Sie das gleichnamige Kontrollkästchen. Sie können das Kontrollkästchen auch direkt im Fenster Aufgaben in der Spalte Erledigt aktivieren. 8. Für weitere Notizen steht Ihnen das Info -Feld zur Verfügung. 9. Im Bereich Teilnehmer legen Sie die Beteiligten an dieser Aufgabe fest. Über die Schaltfläche öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie die Personen bestimmen können, die die angelegte Aufgabe erledigen sollen. Das Festlegen von Teilnehmern ist jedoch nicht zwingend erforderlich. 132

133 5 Aufgabenverwaltung Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie die Aufgabe im Dialogfenster Benutzer auswählen an individuelle Benutzern oder Benutzergruppen weiter delegieren. Bitte beachten Sie, dass der Dialog-Manager hinzugefügte Gruppen auflöst, d.h. die einzelnen Mitglieder werden hinzugefügt und nicht die eigentliche Gruppe. Über die Entfernen-Taste wird die Pflicht der Aufgabenerledigung von Benutzern wieder zurückgezogen. 10. Erstellen Sie die Aufgabe über das Aufgabenfenster, ist das Adressfeld leer, ansonsten wird im Bereich Adresse automatisch die Adresse übernommen, die beim Aufruf der Aufgabenerstellung aktiv ist. Auf der rechten Seite finden Sie drei Schaltflächen: Symbol Erläuterung Mit der linken Schaltfläche können die angezeigte Adresse im Karteikartenfenster öffnen, mit der mittleren ein Adressfenster mit allen verfügbaren Adressen im Dialog-Manager öffnen, in dem Sie die Adresse auswählen oder wechseln können und mit der rechten Schaltfläche die Verknüpfung zu der Adresse aufheben. Reichen Ihnen im Fenster Adressen die Angaben zu einem Eintrag nicht aus, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie im Kontextmenü Adresskartei anzeigen aus. 11. Klicken Sie auf OK um Ihre Eingaben zu beenden. Die neu angelegte Aufgabe erscheint jetzt bei allen Teilnehmern in der Aufgabenliste und in der Historie (auf Seite 248). Wenn Sie beim Anlegen einer neuen Aufgabe mehrere Adressen markiert haben, ist das Eingabefeld Adressen ausgeblendet, Sie erhalten aber als Resultat Ihrer Eingaben für jede ausgewählte Adresse jeweils eine eigene Aufgabe Aufgabe bearbeiten Wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten möchten, doppelklicken Sie auf den Eintrag, um das Dialogfenster Aufgabe zu öffnen. Die Aufgaben lassen sich jedoch nicht nur über das Aufgabenfenster bearbeiten, 133

134 5 Aufgabenverwaltung sondern auch mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der (Sammel-)Historie. Der Besitzer ist derjenige, der eine Aufgabe angelegt hat. Daran ändert auch die Bearbeitung durch einen anderen Teilnehmer nichts. Mit der Schaltfläche entfernen Sie alle ausgewählten Aufgaben unwiderruflich. Sie dürfen Aufgaben jedoch nur löschen, wenn Sie entweder deren Besitzer oder Administrator sind. Um sich die Adresse für eine Aufgabe ohne den Umweg über das Dialogfenster anzeigen zu lassen und ggf. zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen im Kontextmenü den Befehl Adresskartei anzeigen. Im Kontextmenü finden Sie alle Befehle aus dem Menü Bearbeiten und zusätzlich die Optionen, alle ausgewählten Aufgaben auf einmal als erledigt bzw. nicht erledigt zu markieren Aufgabe löschen Mit der Schaltfläche entfernen Sie eine ausgewählten Aufgabe unwiderruflich. Sie können die Aufgabe auch markieren und mit der Tastenkombination <STRG><Entf> löschen Aufgabe drucken Sie können eine Zusammenfassung der Aufgabe auf verschiedene Arten ausdrucken: Klicken Sie die Drucken-Schaltfläche im Dialog Aufgabe bearbeiten (auf der vorherigen Seite) oder wählen Sie den Befehl Drucken aus dem Kontextmenü in der Aufgabenverwaltung (auf Seite 131) Navigation In der Statusleiste finden Sie vier Schaltflächen: Symbol Erläuterung Aufgaben heute zeigt alle Aufgaben an, die heute fällig sind oder an die Sie heute erinnert werden möchten. Aufgaben dieser Woche zeigt entsprechend die Aufgaben der aktuellen Woche an. Aufgaben diesen Monat die für den laufenden Monat. Mit Alle Aufgaben werden die Aufgaben zeitraumunabhängig angezeigt. Alle vier Anzeigeoptionen unterliegen dem Menübefehl Erledigte ausblenden, sodass Sie hier ggf. nur alle unerledigten Aufgaben sehen. Außerdem werden Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum bei allen vier Möglichkeiten angezeigt. Beim Öffnen der Aufgabenverwaltung wird immer die Einstellung, die Sie beim letzten Schließen des Fensters gewählt haben, übernommen Ansicht konfigurieren Wenn Sie auch die erledigten Aufgaben sehen möchten, deaktivieren Sie im Menü Ansicht den Befehl Erledigte ausblenden. Haben Sie Änderungen an Aufgaben vorgenommen, die jedoch nicht angezeigt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren. Wenn Sie eine Spalte schmaler oder breiter dargestellt haben möchten, fahren Sie mit der Maus auf den rechten Rand des Spaltenkopfes, sodass der Cursor seine Form verändert: Machen Sie jetzt einen Doppelklick für die optimale Spaltenbreite, oder ziehen Sie mit gedrückter 134

135 5 Aufgabenverwaltung linker Maustaste die Spalte auf die gewünschte Breite. Um sich im Aufgabenfenster bei einer großen Anzahl von Einträgen einen besseren Überblick zu verschaffen, können Sie die Tabelle sortieren (auf Seite 21). Über das Menü Ansicht lässt sich auch für die Aufgaben der Spaltenaufbau bearbeiten (auf Seite 19). Aufgaben filtern Mithilfe der Filtermöglichkeiten der Adressverwaltung (auf Seite 73) im Hauptfenster des Dialog- Managers können Sie nach Aufgaben filtern. Im Dialogfenster Filter bearbeiten finden Sie im Dropdown- Menü zu Feldname unter Aufgabe die Felder der Aufgabenverwaltung, die Sie für die Filterkriterien verwenden können. Geben Sie z.b. folgende Filterkriterien ein, um nach Adressen in Nordrhein-Westfalen zu filtern, für die noch unerledigte Aufgaben vorliegen: Aufgabenliste drucken Über die Schaltfläche Aufgabenliste drucken werden die Aufgaben auf Ihrem Drucker ausgegeben Hot Keys Für ein schnelleres Arbeiten mit dem Dialog-Manager können Sie häufig verwendete Befehle mit Tastenkombinationen aufrufen: Tastenkombination F1 F5 Einfg Strg+A Aktion Hilfe zum aktuellen Thema Ansicht aktualisieren Neue Aufgabe Alles auswählen 135

136 5 Aufgabenverwaltung Strg+Entf Strg+P Aufgabe löschen Aufgabenliste drucken 136

137 6 Response-Verwaltung 6. Response-Verwaltung Inhalt 6.1. Response definieren Response erfassen Response auswerten Response weiterverarbeiten In der Response-Verwaltung können Sie unterschiedliche Reaktionen der Empfänger erfassen und auswerten und für die Erfolgskontrolle Ihrer Direktmarketing-Aktionen Kennzahlen zur Rücklaufmessung ermitteln Response definieren Um für einen Vorgang Response-Möglichkeiten festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie im Dialogfenster im Bereich Response-Möglichkeiten im Eingabefeld auf die Taste um das Fenster Response-Möglichkeiten zu öffnen. 2. Wenn Sie auf Hinzufügen klicken, so öffnet sich das Dialogfenster Response-Definition bearbeiten, in dem Sie zunächst einen beschreibenden Namen für das Response-Element vergeben. 3. Im Feld Antwort-Möglichkeiten geben Sie Antworten für die Reagierer vor, indem Sie auf Bearbeiten klicken. 4. Im folgenden Dialogfenster geben Sie im Eingabefeld die Antwort-Möglichkeiten ein und klicken auf Hinzufügen. Wenn Sie im Feld Antwort-Möglichkeiten einen Eintrag markieren, können Sie 137

138 6 Response-Verwaltung ihn entweder durch Ihre Eingabe Ersetzen oder aus der Liste Löschen. Nachdem Sie das Dialogfenster mit OK geschlossen haben, sehen Sie im Dialogfenster Response- Definition bearbeiten Ihre Eingaben im Feld Antwort-Möglichkeiten. Wenn Sie weniger umfangreiche Antwort-Möglichkeiten bearbeiten wollen, klicken Sie einfach im Dialogfenster Response-Definition bearbeiten in das Feld Antwort-Möglichkeiten und machen direkt dort Ihre Eingaben wie in einer Textverarbeitung. Mit der Eingabetaste auf Ihrer Tastatur erzeugen Sie neue Zeilen für weitere Antworten. 5. Mit dem Kontrollkästchen Nur Vorgaben erlauben Sie keine anderen Antworten als die oben festgelegten. 6. Haben Sie Nur Vorgaben aktiviert, können Sie darüber hinaus eine Mehrfach-Auswahl erlauben. 7. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv, wenn Sie bei der Response-Erfassung für das Response-Element eine Eingabe verhindern möchten. Benutzen Sie diese Option, anstatt das Response-Element zu löschen, z.b. für den Fall, dass Sie den Vorgang für eine weitere Verwendung kopieren, bei der Sie dieses Element dann benötigen. 8. Im Fenster Response-Möglichkeiten sehen Sie die Response-Elemente tabellarisch aufgelistet. In der Nummerierungsspalte sind diese mit verschieden Symbolen gekennzeichnet: Symbol Erläuterung Es sind beliebige Antworten erlaubt Nur vorgegebene Antworten sind erlaubt Eine Mehrfach-Auswahl ist möglich 138

139 6 Response-Verwaltung In den beiden mittleren Spalten sehen Sie noch einmal die von Ihnen vergebenen Namen und Antwortmöglichkeiten für die Response-Elemente. In der Spalte Eingabe bedeutet Freitext, dass Sie neben den vorgegebenen Antworten auch individuelle eingeben können. Für deaktivierte Antwort-Möglichkeiten erscheint der Eintrag in grauer Schrift. 9. Schließen Sie das Fenster abschließend mit OK. Um bei der Response-Erfassung die Suche nach der Adresse des Reagierers zu erleichtern, fügen Sie auf das Rückantwortschreiben, das Bestellformular o.ä. ein Feld für den Response-Code (auf Seite 141) ein Response erfassen Befinden Sie sich im Hauptfenster des Dialog-Managers, gehen Sie über das Menü Aktionen in die Response-Verwaltung und doppelklicken Sie auf den entsprechenden Vorgang mit offenem Response, um die Adressliste zu diesem Vorgang zu öffnen (s.a. Response-Code (auf Seite 141)). Sie können die Adressliste auch im Dialogfenster Vorgang bearbeiten im Bereich Adressen über die Schaltfläche öffnen. Die Adressliste ist um den Bereich Response erweitert worden, der wiederum in Spalten unterteilt ist, in denen die Eingaben der Responses stehen. Blenden Sie evtl. fehlende Spalten mit einem Rechtsklick 139

140 6 Response-Verwaltung in den Spaltenkopf über das Dialogfenster Spaltenaufbau (auf Seite 19) ein. Ein Doppelklick in ein Feld der Spalte Response oder Wahl des entsprechenden Menübefehls des Menüs Response öffnet für die zugehörige Adresse das Dialogfenster Response erfassen. Befinden Sie sich im Karteikartenfenster einer Adresse, für die ein Response erfasst werden soll, so klicken Sie in der Historie mit der rechten Maustaste auf den Vorgang und wählen im Kontextmenü Response bearbeiten (s.a. Response-Code (auf der nächsten Seite)). Dialogfenster Response erfassen 1. Im Bereich Zuordnung sehen Sie zunächst die Adresse, für die der Response erfasst wird und um welchen Vorgang es sich handelt. Außerdem wird der Response-Code (auf der nächsten Seite) für diese Adresse angezeigt. 2. Im Bereich Allgemein wird zunächst automatisch das aktuelle Datum für die Erfassung vergeben; 140

141 6 Response-Verwaltung Sie können jedoch auch ein anderes eingeben oder im Dropdown-Menü auswählen. 3. Geben Sie als nächstes die Art der Reaktion im Dropdown-Menü an. Zur Auswahl stehen: Reaktion Kritik/Beschwerde Adressänderung Post-Rückläufer Streichung aus Verteiler Eine Mehrfachauswahl ist möglich. 4. Wählen Sie unter Kanal im Dropdown-Menü aus, auf welche Weise Sie die Reaktion erhalten haben. 5. Das Info -Feld bietet Platz für Notizen. 6. Das Feld Umsatz ist für die spätere Auswertung, bei welcher der Gesamtumsatz und der durchschnittliche Umsatz pro Reagierer ermittelt wird, wichtig. 7. Schließlich finden Sie im Bereich Responses die Felder, in die Sie die Werte Ihrer Rückantworten eingeben. Wählen Sie im jeweiligen Dropdown-Menü eine Antwort aus oder, wenn für die Eingabe Freitext möglich ist, geben Sie eine Antwort ein. 8. Mit der Schaltfläche Zurücksetzen machen Sie Ihre Eingaben zu den Response-Möglichkeiten wieder rückgängig. Sie können den Response für eine Adresse auch komplett löschen, indem Sie in der Adresstabelle zu diesem Vorgang bei einem rechten Mausklick in die Spalte Response im Kontextmenü Response löschen auswählen. 9. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK, um die Daten zu übernehmen, und gehen bei den anderen Adressen entsprechend vor. Mit dem Kontrollkästchen Letzte Response übernehmen werden die Eingaben für die nächste Adresse als Vorgabe übernommen. Falls die Responses sich nur in wenigen Angaben unterscheiden, weil sie z.b. vorsortiert sind, ersparen Sie sich mit dieser Funktion Eingabearbeit. Response-Erfassung abschließen Wenn Sie die Response-Erfassung abschließen möchten, aktivieren Sie im Dialogfenster Vorgang bearbeiten im Bereich Response-Möglichkeiten das entsprechende Kontrollkästchen, wodurch Sie weitere Eingaben verhindern. Response-Code Der Dialog-Manager vergibt in jedem Vorgang mit Response-Elementen für jede Adresse einen Response- Code, der den Datensatz zur Response-Erfassung identifiziert. Dadurch müssen Sie nicht mehr nach der jeweiligen Adresse suchen, sondern können anhand des Response-Codes direkt in das Dialogfenster Response erfassen (auf der vorherigen Seite) springen. Wenn Sie eine Vorlage erstellen (auf Seite 172) oder bearbeiten fügen Sie z.b. im Fall eines Dialog- Manager Dokuments entweder in einem Textrahmen (auf Seite 215) das Feld Response-Code ein oder aber Sie fügen den Response-Code als Barcode (auf Seite 228) ein. Wenn Sie jetzt die Responses erfassen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie im Menü Aktionen den Menüpunkt Response-Verwaltung aus und geben Sie in dem Fenster Vorgänge mit offenem Response im Eingabefeld Response-Code die Nummer entweder 141

142 6 Response-Verwaltung manuell oder mit einem Barcode-Scanner ein. Mit einem Klick auf Bearbeiten oder dem Betätigen der Eingabetaste (Enter) auf Ihrer Tastatur öffnet sich das Dialogfenster Response erfassen. Befinden Sie sich im Fenster Adressen zu Vorgang, so steht Ihnen auch dort das Eingabefeld Response-Code zur Verfügung. Sie können die Tabelle außerdem nach der Spalte Response-Code sortieren. Blenden Sie die Spalte ggf. über den Spaltenaufbau (auf Seite 19) ein (rechter Mausklick in den Spaltenkopf). Wie alle Listen können Sie die eingegebenen Reaktionen sowohl drucken (auf Seite 317) als auch in diverse Formate exportieren (auf Seite 318). Die entsprechenden Aktionen rufen Sie über die jeweiligen Einträge in den Menüs Adressen und Export auf. Über das Response-Menü gelangen Sie auch in die Response-Auswertung (auf dieser Seite), in der Ihnen alle wichtigen Kennzahlen sowie verschiedene grafische Auswertungen zur Verfügung gestellt werden Response auswerten Response-Auswertung Möchten Sie eine statistische Auswertung der Responses eines Vorgangs, bei der Kennzahlen wie Response-Quote, Gesamtkosten, Costs per Contact u.a. ermittelt werden, klicken Sie im Dialogfenster Vorgang bearbeiten im Bereich Response-Möglichkeiten auf die Schaltfläche Auswertung. Für die Ermittlung von Kostenkennzahlen vergessen Sie bitte nicht, im Dialogfenster Vorgang bearbeiten die Angabe im Feld Kosten zu machen (Adressbeschaffung, Lettershop, Werbemittel, Versandhüllen etc.). Die Portokosten werden beim Mailing automatisch ermittelt (s.a. Infopost-Manager Mailing (auf Seite 187)) und in der Auswertung gesondert aufgeführt. Im Fenster Response-Auswertung erhalten Sie eine Statistik bezüglich der Reagierer, der Kosten, des Umsatzes und sowie verschiedene Diagramme für unterschiedliche Kenngrößen. ROAS bedeutet Return on Advertising spent. Dieser Wert repräsentiert das Verhältnis von Umsatz zu Gesamtkosten und ist ein Indikator dafür, ob die Kosten Ihrer Mailing-Aktion alleine durch den dadurch generierten Umsatz kompensiert wurden (ROAS > 1,00). Multiplizieren Sie den ROAS mit Ihrer prozentualen Produkt-Marge und Sie erhalten den ROI (Return on Investment). 142

143 6 Response-Verwaltung Neben einer grafischen Auswertung der eingegangen Responses pro Kanal bietet Ihnen der Dialog- Manager weitere Diagramme zum zeitlichen Verlauf der Responses (absolut, durchschnittlich und über die Woche gleitend), zum zeitlichen Verlauf der mit der Aktion erzielten Umsätze (absolut, durchschnittlich und über die Woche gleitend) und über die kumulierten Umsätze. Auf der Registerkarte Optionen definieren Sie das Erscheinungsbild der Diagramme sowie den zu interpretierenden Zeitraum. Alle Ergebnisse der Response-Auswertung inklusive aller Diagramme können sowohl gedruckt als auch in das Excel-Format exportiert werden. Dabei erstellt und aktualisiert Excel automatisch die entsprechenden Diagramme. Response-Erfassung Das Dialogfenster Response-Erfassung bietet eine weitere Möglichkeit der Response-Auswertung: Die Fußzeile weist Ihnen die Anzahl der Einträge pro Spalte bzw. bei den Umsätzen die Summe aus. Zusätzlich können Sie mit einem Rechtsklick in den Spaltenkopf den Spaltenaufbau bearbeiten (auf Seite 19), um anschließend die Tabelle zu sortieren (auf Seite 21), gruppieren (auf Seite 23) und/oder 143

144 6 Response-Verwaltung zu filtern (auf Seite 22) Response weiterverarbeiten Selbstverständlich können Sie die eingegebenen Responses auch dazu nutzen, Ihre Zielgruppe für eine Folgeaktion neu zu bestimmen. Verwenden Sie dazu die Filterfunktion (auf Seite 73) in der Adressverwaltung. Im Dialogfenster Filter bearbeiten finden Sie bei der Definition der Filterkriterien unter Feldname im Ordner Response die Felder für die Response-Verwaltung, wie Kanal, Typ, Umsatz, u.a. Beispiel: Sie möchten für ein Nachfass-Mailing nach allen Nichtreagierern des Mailing-Vorgangs Eröffnungsangebote filtern: 1. Offnen Sie im Hauptfenster des Dialog-Managers über die Schaltfläche Filter bearbeiten in der Statusleiste das Dialogfenster Filter bearbeiten. 2. Filtern Sie zunächst nach allen Adressen des Vorgangs Eröffnungsangebote (Filterdefinition: Vorgang.Name ist gleich Eröffnungsangebote ). 3. Definieren Sie ein zweites Filterkriterium mit einer UND-Verknüpfung, in dem Sie für die 144

145 6 Response-Verwaltung Response-Art nach leeren Feldern filtern (Response.Art ist leer). Ihre Filterdefinition sieht dann folgendermaßen aus: 4. Klicken Sie auf OK, um den Filter zu aktivieren. 145

146 7 Aktionen 7. Aktionen Inhalt 7.1. Adresse drucken Schnelldruck Liste drucken Karteikarte drucken Vorgang anlegen Aufgabe anlegen Termin anlegen s abrufen (Eingang) s abrufen (Gesendet) Vorlagenverwaltung Vorlage neu erstellen Vorlage bearbeiten Allgemein Microsoft Word Dokument Microsoft Word Seriendruck Serien Dialog-Manager Dokument Infopost-Manager Mailing In der Navigationsleiste finden Sie die wichtigsten Aktionen. Darüber hinaus können Sie im Menü Aktionen auf die Response- und Vorlagenverwaltung sowie auf die zuletzt verwendeten Vorlagen und Vorgänge zugreifen Adresse drucken Sie können Adressen auf Basis einer Vorlage (der sog. Schnelldruck), als Liste oder als Karteikarte ausdrucken. Der Schnelldruck eignet sich dafür, Vorlagen auf ausgewählte Adressen anzuwenden, wobei der eigentliche Vorgang nicht in der Historie dokumentiert wird. Ein typisches Beispiel ist der Druck eines Adressetiketts. Die anderen drei Druckmöglichkeiten dienen dazu, Adressen auf die eine oder andere Art strukturiert auszugeben - entweder in Summe oder im Details, wobei insbesondere das Karteikartenfenster einen raschen Überblick über einen Kontakt vermittelt Schnelldruck Um in der Adressverwaltung die ausgewählten Adressen auf Basis einer Vorlage auszudrucken (Schnelldruck), klicken Sie in der Navigationsleiste (auf Seite 11) im Bereich Aktionen auf Drucken. Wenn Sie die Navigationsleiste ausgeblendet haben, starten Sie diese Aktion über das Menü Datei - Drucken - Vorlage wählen. 146

147 7 Aktionen Vorlage wählen In diesem Fenster sehen Sie in der Tabelle alle für den Schnelldruck verwendbaren Vorlagen, d.h. alle Vorlagen, bei denen die Option Für den Schnelldruck geeignet aktiviert ist (s.a. Vorlage bearbeiten (auf Seite 156)). Um den Adressausdruck zu starten, doppelklicken Sie eine der Vorlagen oder klicken die OK-Schaltfläche. Sie gelangen in das Dialogfenster Drucken (auf Seite 198), aus dem Sie dann abschließend den Druck starten. Dabei werden die in dem Dokument enthaltenen Felder jeweils mit den Daten der Adressen befüllt. Über das Menü Datei - Drucken haben Sie einen direkten Zugriff auf die vier zuletzt verwendeten Schnelldruck-Vorlagen. Im Unterschied zu einem Vorgang (auf Seite 172) ist der Schnelldruck eine Aktion, die nicht gespeichert wird. Aus diesem Grund sollten Sie z.b. auch keine Briefe bzw. Serienbriefe mit dem Schnelldruck erstellen. Diese Funktion ist dafür gedacht, dass Sie nicht für jeden Ausdruck eines Adressaufklebers, Briefumschläge o.ä. einen Vorgang anlegen müssen Liste drucken Möchten Sie die ausgewählten Adressen als Liste ausdrucken, wählen Sie im Hauptfenster im Menü Datei - Drucken den Menüpunkt Liste. Sie gelangen in das Dialogfenster Drucken (Adressliste). 147

148 7 Aktionen Drucker Hier sehen Sie die für Ihren Rechner zur Verfügung stehenden Drucker in der Übersicht. Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie die Optionen des ausgewählten Druckers bearbeiten. Ausdruck Um die Listen übersichtlicher zu gestalten, legen Sie im Bereich Ausdruck einen größeren Zeilenabstand und einen farbigen Hintergrund für jede zweite Zeile fest. Bereich Legen Sie hier fest, ob Sie die komplette Tabelle (Alles) ausdrucken möchten oder nur Ausgewählte Einträge. Ist beim Aufrufen des Druckbefehls nur ein Datensatz ausgewählt, so ist die Option Alles vorbelegt; haben Sie mehrere Adressen ausgewählt (auf Seite 69), ist die Option nur Ausgewählte automatisch aktiviert. Druckbereich Wenn Sie die Option Alles aktiviert haben, werden bei einem Dokument über mehrere Seiten alle gedruckt; mit der Option Seiten können Sie ganz gezielt bestimmte Seitenbereiche des Dokuments drucken. Mit dieser Funktion können Sie z.b. einzelne Seiten, auf denen Sie einen Fehler gefunden haben, nach der Korrektur erneut ausdrucken. Spaltenaufbau Haben Sie Ansichten für den Spaltenaufbau abgespeichert (auf Seite 20), so können Sie für den Listenausdruck zwischen diesen wählen. Legen Sie für den Ausdruck eigene Spaltenansichten fest, bei denen Sie u.a. eine andere Schriftart auswählen und die Spaltenbreiten auf das Papierformat anpassen können. 148

149 7 Aktionen Ausrichtung Entscheiden Sie sich in diesem Bereich, ob Sie Ihre Liste im Hoch- oder im Querformat ausdrucken, je nachdem wie breit Ihre Tabelle ist. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen An Seite anpassen, um die Tabelle in der Breite dem Papierformat anzupassen. Papier Geben Sie unter Format ein Papierformat an und ggf. die Papierquelle Ihres Druckers im Feld Schacht Karteikarte drucken Der Druck von Karteikarten dient dazu, alle wichtigen Informationen zu einer Adresse ordentlich formatiert auf einer (oder mehreren) Seiten ausdrucken. Wählen Sie dazu im Hauptfenster im Menü Datei - Drucken den Menüpunkt Karteikarte. Sie gelangen in das Dialogfenster Drucken (Karteikarte). Bevor Sie den Ausdruck mit der Schaltfläche Drucken starten, können Sie das Ergebnis in der Vorschau (auf Seite 317) kontrollieren. Registerkarte Drucker Drucker Hier sehen Sie die für Ihren Rechner zur Verfügung stehenden Drucker in der Übersicht. Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie die Optionen des ausgewählten Druckers bearbeiten. Bereich Legen Sie hier fest, ob Sie nur die aktuelle, alle oder nur die ausgewählten Adressen ausdrucken möchten. Ist beim Aufrufen des Druckbefehls nur ein Datensatz ausgewählt, so ist die Option Aktuelle Adresse vorbelegt; haben Sie mehrere Adressen ausgewählt (auf Seite 69), ist die Option nur Ausgewählte automatisch aktiviert. Druckbereich Wenn Sie die Option Alles aktiviert haben, werden bei einem Dokument über mehrere Seiten alle gedruckt; mit der Option Seiten können Sie ganz gezielt bestimmte Seitenbereiche des Dokuments 149

150 7 Aktionen drucken. Mit dieser Funktion können Sie z.b. einzelne Seiten, auf denen Sie einen Fehler gefunden haben, nach der Korrektur erneut ausdrucken. Ausrichtung Entscheiden Sie sich in diesem Bereich, ob Sie Ihre Liste im Hoch- oder im Querformat ausdrucken möchten. Papier Geben Sie unter Format ein Papierformat an und ggf. die Papierquelle Ihres Druckers im Feld Schacht. Registerkarte Optionen Seitenumbruch Die drei zur Verfügung stehenden Optionen haben unterschiedliche Auswirkungen auf die Anzahl der auszudruckenden Seiten: keiner Alle Adressen werden aufeinander folgend ausgedruckt. Ein Seitenumbruch vor einer neuen Registerkarte oder einem neuen Kontakt findet nicht statt. Diese Option ist z.b. bei Druck auf Endlospapier sinnvoll. vor jeder Adresse Beim Drucken von mehreren Adressen wird sichergestellt, dass der Druck ein jeden Kontaktes auf einer neuen Seite beginnt. Sollte aufgrund der vielen auszudruckenden Registerkarten (auf der nächsten Seite) ein Seitenumbruch innerhalb eines Adressdrucks erfolgen müssen, wird auch innerhalb von Registerkarten umgebrochen. vor jeder Registerkarte Ist diese Option aktiviert, wird beim Druck jeder Registerkarte eine separate Seite begonnen, so dass ein Seitenumbruch innerhalb einer Registerkarte sehr unwahrscheinlich wird. Bitte beachten Sie, dass Sie mit dieser Option die maximale Anzahl an Druckseiten verursachen. Layout Mit der Option Feldinhalte abschneiden verbunden mit der Einstellung der maximalen Zeilenanzahl beschränken Sie die Ausgabe von Notiz-Feldern (auf Seite 269) und stellen sicher, dass die Ausdrucke 150

151 7 Aktionen pro Adresse annähernd gleich formatiert sind. Das Feld Schrift gibt die derzeit für den Druck ausgewählte Schrift an. Voreingestellt ist dabei immer die im Spaltenaufbau definierte Schriftart. Über die -Taste können Sie jedoch jederzeit eine andere Schriftart auswählen. Ausdruck In diesem Bereich definieren Sie, welche Registerkarten bei einem Karteikartendruck ausgegeben werden sollen. Zudem können Sie pro Karteikarte festlegen, welche Felder gedruckt werden sollen. Ein Klick auf die -Schaltfläche expandiert die jeweilige Registerkarte und die darauf definierten Feldgruppen, so dass Sie sehr einfach und gezielt den Druck des entsprechenden Felds aktivieren bzw. deaktivieren können. Der Dialog-Manager kategorisiert die vorkommenden Registerkarten je nach gewählter Darstellungsweise (auf Seite 296) für eine Geschäftsbeziehung in B2B, B2C und (alle). Bei B2B und B2C sind die firmenspezifischen bzw. persönlichen Felder in einer besonderen Weise angeordnet, damit man schnell alle wichtigen Daten für einen Kontakt präsent hat. In der Kategorie alle werden Ihnen die Registerkarten angeboten, die für jede Geschäftsbeziehung identisch sind - insbesondere aber neue Registerkarten, die Sie durch das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern (auf Seite 267) selbst erstellt haben Vorgang anlegen auf Seite

152 7 Aktionen 7.3. Aufgabe anlegen auf Seite Termin anlegen auf Seite s abrufen (Eingang) Legen Sie vor dem ersten -Abruf über Menü Extras in den Optionen (auf Seite 299) das Protokoll und den Server für den -Empfang fest. Möchten Sie neue Nachrichten abrufen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste oder im Menü Aktionen auf den Befehl s abrufen. 2. Im Dialogfenster s abrufen sehen Sie die eingetroffenen Nachrichten: 3. Mit der Symbolleiste Navigation können Sie in den s blättern. 4. Darunter sehen Sie den Absender der und rechts daneben die dazugehörige Adresse im Dialog-Manager. Wenn die -Adresse im Dialog-Manager nicht gefunden wird, können Sie der Nachricht mit der -Taste in der Adressliste eine Adresse zuweisen oder mit der -Taste eine neue anlegen. Benutzen Sie in der Adressliste die Funktion Suchen in um eine Adresse schneller zu finden. 152

153 7 Aktionen Wurde mehr als eine Adresse gefunden, wählen Sie über die -Taste im Dropdown-Menü des Adressfelds eine davon aus. 5. Als Datum wird das Empfangsdatum aus der übernommen. 6. Ist das Kontrollkästchen Inhalt in das Infofeld kopieren aktiviert, so wird beim Speichern der Nachrichtentext mit in das Infofeld im Dialogfenster Vorgang bearbeiten übernommen. 7. Bei HTML-formatierten s kann es vorkommen, dass externe Bilddateien oder bestimmte Formatierungen nicht angezeigt werden. Klicken Sie in diesem Fall auf Standardbrowser, um die in Ihrem Web-Browser zu öffnen. Alternativ können Sie sich jedoch auch über das Dropdown-Menü rechts über dem Nachrichtenfenster die als reine Text- betrachten - Bilder und Formatierungen werden dabei nicht angezeigt - oder aber den HTML-Quelltext einsehen. HTML-formatierte s können Skripte, die Schaden auf Ihrem PC anrichten, enthalten. Benutzen Sie die Darstellung als reinen Text vor allem dann, wenn Ihnen der Absender nicht vertraut ist. Diese Darstellungsart ist aber auch dann zu empfehlen, wenn es zu Anzeigefehlern kommt, weil der Quellcode der empfangenen nicht dem HTML-Standard entspricht. 8. Aktivieren Sie in der Tabelle Anlagen in der Spalte Speichern das Kontrollkästchen, wenn Sie beim Abspeichern die jeweilige Datei mit übernehmen wollen. Mit einem Doppelklick auf eine Anlage können Sie diese öffnen oder über das Kontextmenü mit Anlage speichern unter in einem beliebigen Ordner abspeichern. 9. Klicken Sie auf Speichern, um die als Vorgang abzuspeichern, wobei der neue Vorgang im Dialogfenster Vorgang bearbeiten angezeigt wird. Schließen Sie das Dialogfenster, um weitere Nachrichten zu lesen. Deaktivieren Sie Vorgang nach dem Speichern anzeigen, um nach dem Speichern direkt zur nächsten Nachricht zu gelangen. 10. Möchten Sie die Nachricht nicht als Vorgang abspeichern, klicken Sie auf Ignorieren. Soll dabei die Nachricht vom Server gelöscht werden, so klicken Sie in der Bestätigungsmeldung 153

154 7 Aktionen auf Ja. Die Nachricht wird geschlossen und Sie springen automatisch zur nächsten Nachricht. Hinweise Eingehende Nachrichten können als Vorgang nur abgespeichert werden, wenn Ihnen eine Adresse zugewiesen ist. Via MAPI importierte s behalten in der Ursprungsanwendung ihren Status gelesen bzw. ungelesen. Ignorierte oder im Dialog-Manager als Vorgang gespeicherte s werden beim nächsten Abruf nicht wieder angezeigt (s.a. Gelesene s zurücksetzen (auf Seite 301)). Beim MAPI-Import können Sie die Ursprungsnachricht nur bei Microsoft Outlook löschen s abrufen (Gesendet) Das Abrufen von gesendeten s funktioniert nur, wenn Sie in den Programmeinstellungen für den -Eingang (auf Seite 299) das MAPI-Protokoll festgelegt haben. Die Aktion selbst ist jedoch identisch mit der des Abrufens von Eingangs- s (auf Seite 152) Vorlagenverwaltung Werden häufig gleichartig strukturierte Vorgänge angelegt, können Sie auf Vorgangsvorlagen zurückgreifen, in denen Sie Teile der Angaben im Dialogfenster Vorgang bearbeiten, und die Gestaltung des zugewiesenen Dokuments bereits vorgenommen haben. Öffnen Sie die Vorlagenverwaltung über das Menü Aktionen. Im Fenster Vorlagen bearbeiten sehen Sie eine tabellarische Auflistung aller vorhandenen Vorlagen. Sie erkennen den Vorlagentyp am Symbol in der ersten Spalte: 154

155 7 Aktionen Mit einem Doppelklick auf das Symbol in der ersten Spalte öffnen Sie die Datei, die der Vorlage als Anlage zugewiesen ist. Doppelklicken Sie in eine der anderen Spalten, öffnet sich das Dialogfenster Vorlage bearbeiten, in dem Sie sowohl die Angaben zu der Vorlage bearbeiten als auch die Anlage öffnen können. Blenden Sie sich in der Vorlagenverwaltung auch die Felder Verwendungen und letzte Verwendung ein. Sie werden anhand dieser Werte sehr schnell erkennen, wie sinn- bzw. wertvoll eine abgespeicherte Vorlage ist. Um sich in diesem Fenster bei einer großen Anzahl von Vorlagen einen besseren Überblick zu verschaffen, können Sie wie im Adressfenster die Tabelle sortieren (auf Seite 21). Mit einem rechten Mausklick in den Spaltenkopf lässt sich auch für die Vorlagenverwaltung der Spaltenaufbau bearbeiten (auf Seite 19). Der Dialog-Manager merkt sich, wann und wie oft eine Vorlage verwendet wurde. Damit die Werte auch repräsentativ sind und eine relative Wertigkeit bieten, empfiehlt es sich, den Zähler nach gewissen Intervallen auf Null zu stellen. Dazu müssen Sie in den Vorlagenverwaltung den Kontextmenübefehl Verwendung aufrufen und in dem erscheinenden Dialogfenster die Schaltfläche Zurücksetzen betätigen Vorlage neu erstellen Sie haben zwei Möglichkeiten, eine neue Vorlage zu erstellen: 1. Sie klicken in der Vorlagenverwaltung auf die Schaltfläche Neu und wählen einen Vorlagentyp aus. Sie beginnen im Dialogfenster Vorlage bearbeiten mit einer leeren Vorlage. 2. Wenn Sie eine Vorlage auf der Basis einer bereits vorhandenen erstellen wollen, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und wählen den Kontextmenübefehl Duplizieren. Dabei wird auch von der mit der Vorlage verknüpften Anlage eine Kopie erstellt. Passen Sie die Kopie im Dialogfenster Vorlage bearbeiten für den neuen Verwendungszweck an. 155

156 7 Aktionen Vorlage bearbeiten Das Dialogfenster Vorlage bearbeiten stimmt im Wesentlichen mit dem Dialogfenster Vorgang bearbeiten überein. Anstelle des Adressbereichs finden Sie den Bereich Eignung. Bestimmen Sie hier, für welche Art von Vorgängen die Vorlage zur Verfügung gestellt werden soll. Aktivieren Sie keine der angebotenen Möglichkeiten, so erscheint die Vorlage weder in der Vorlagenauswahl für einen Vorgang noch für den Schnelldruck. Wählen Sie diese Einstellung, wenn eine Vorlage nicht benutzt werden soll, weil sie z.b. noch nicht fertig gestellt wurde Allgemein Für diesen Vorlagentyp benötigen Sie i.d.r. nur die vorhandene Standardvorlage, da Sie für Ihre Notizen keine aufwändigen Vorgaben machen können oder müssen Microsoft Word Dokument Wenn Sie ein neues Word-Dokument für eine Vorlage erstellen, können Sie im Bereich Anlage entweder über die Taste Neu mit einem neuen, leeren Dokument beginnen oder über die Taste Auswählen ein bereits vorhandenes Word-Dokument verwenden, das dann als Kopie im Dialog-Manager-Verzeichnis gespeichert wird. Geben Sie in das neu erstellte Dokument Ihren Mustertext ein, nehmen Sie Formatierungen vor oder übernehmen Sie durch Kopieren Inhalte aus anderen Word Dokumenten. Beim Bearbeiten des Dokuments finden Sie anstelle des Datei-Menüs jetzt das Menü Dialog-Manager mit drei Menüpunkten: 156

157 7 Aktionen Datei speichern Das aktuelle Dokument wird gespeichert, um vorgenommene Änderungen zu sichern. Schließen Hierüber schließen Sie das aktuelle Dokument und gelangen in das Dialogfenster Vorlage bearbeiten. Felder einfügen Mit diese Option können Sie Felder in das Dokument integrieren, wie z.b. diejenigen, die Sie mit Ihrem Adressdatensatz importiert haben (Adressfelder o.ä.), Datumsfelder, alternative Briefanreden etc. Auf der rechten Seite des Dialogfensters sehen Sie Erläuterungen, welche Informationen in dem jeweiligen Datenfeld enthalten sind. So ist es z.b. möglich, Namen oder individuelle Merkmale, wie die ausgeübte Sportart oder auch verschiedene Produktbezeichnungen, die einer bestimmten Anschrift zugeordnet sind, in den ansonsten für alle Schreiben identischen Text einfließen zu lassen. 157

158 7 Aktionen Datenfelder der Kategorie Adresszusatzfelder Bei diesen Feldern stehen Ihnen vom Dialog-Manager aus den Daten der Adressdatei generierte Zustellfelder zur Verfügung. Dabei finden sich bei den Zusatzfeldern einige Optionen, mit denen Sie eine individuelle Gestaltung dieser automatisch erstellten Felder vornehmen können. Bitte beachten Sie, dass die Felder Anschriftenblock und Briefanrede bei einem Word-Dokument aus technischen Gründen immer vorausgewählt sind. Sollten Sie diese nicht benötigen, verwenden Sie sie einfach nicht in dem Dokument. 1. Anschriftenblock 2. Vorname und Nachname 3. Anrede und Titel 4. Briefanrede 5. zu Händen 6. Straße und Nr. 7. Zustell-Adresse 8. Zustell-PLZ 9. Zustell-Ort 10. Zustell-PLZ+Ort 11. Landesname 12. ISO-Code 1. Das Feld Anschriftenblock fügt alle benötigten Felder für eine Anschrift in Ihr Dokument ein. Kon- 158

159 7 Aktionen figurieren Sie dieses Feld über die Schaltfläche Einstellungen ändern. Das Feld passt sich für Firmen- und Privatadressen automatisch an. Wählen Sie in dem Dialogfenster aus, welche Adressfelder im Anschriftenblock enthalten sein sollen. Die Angaben im Feld Altern. z.hd. und die Option c/o-adresse aus der Adressverwaltung werden berücksichtigt. Durch das Aktivieren des Kontrollkästchens persönlich (c/o) anschreiben wird die Option c/o-adresse in der Adressverwaltung ignoriert und die Ansprechpartner in einer Firma werden immer persönlich adressiert. Dabei wird die Reihenfolge von Name und Firma vertauscht. Briefe mit diesem Anschriftenblock dürfen nur vom Empfänger persönlich geöffnet werden. Mit dem Kontrollkästchen vor Abteilung ausgeben werden die Zeilen Abteilung und Zu Händen im Anschriftenblock vertauscht. Anrede/Firma separat ausgeben bewirkt, dass bei einer Privatperson die Anrede in einer eigenen Zeile am Anfang des Anschriftenblocks steht. Gleiches gilt, wenn bei einer Firmenadresse kein Ansprechpartner existiert und im Anrede-Feld Firma steht. Begrenzen Sie die maximale Anzahl Zeilen, wenn wenig Platz für den Anschriftenblock zur Verfügung steht. Dabei streicht das Programm Adresszeilen so, dass die Adressen postalisch immer vollständig sind. Der Dialog-Manager geht in dieser Reihenfolge vor: 1. Firma3 2. Firma2 3. Abteilung 4. Zu Händen Beachten Sie, dass dadurch der Anschriftenblock verschieden viele Zeilen haben kann und nachfolgende Absätze verschoben werden. Positionieren Sie daher den Anschriftenblock mithilfe eines Textfelds (Ein- 159

160 7 Aktionen fügen - Textfeld) vor den Text. 2. Es stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung, Vorname und Nachname gemeinsam in einem Feld ausgeben zu lassen, wenn Sie auf Einstellungen ändern klicken: 3. Bei Verwendung dieses Felds werden die Anrede und der Titel eines Namens zusammengefasst. 4. Über das Feld Briefanrede können Sie individuell festlegen, wie diese Zeile in Ihrem Dokument gestal- 160

161 7 Aktionen tet werden soll. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung: Die Einstellungen im Bereich Automatische Erzeugung beziehen sich auf Adressen, bei denen ein persönlicher Ansprechpartner angegeben ist. Hier können Sie festlegen, mit welchem Ausdruck Sie Ihre Anrede beginnen möchten (beispielsweise die freundschaftliche Anrede Liebe/r oder das höfliche Sehr geehrte/r ), ob an diesen Ausdruck bei männlichen Ansprechpartnern ein r angehängt werden soll und welche Felder aus dem Adressdatensatz in dieser Zeile oberhalb des eigentlichen Texts ausgegeben werden sollen. Machen Sie außerdem eine Vorgabe, was in der Briefanrede eingesetzt werden soll, wenn keine namentliche Ansprache möglich ist. Schließlich können Sie festlegen, mit welchem Zeichen die Briefanrede beendet werden soll, beispielsweise mit einem Komma oder einem Ausrufezeichen. Haben Sie in der Adressverwaltung eine alternative Briefanrede im Feld Altern. SgDuH festgelegt, so hat diese Vorrang vor der automatisch erzeugten. Im Bereich Beispiele sehen Sie sofort, wie sich Ihre Einstellungen auf eine konkrete Briefanrede 161

162 7 Aktionen auswirken. Über Standard können Sie eines von drei hinterlegten Profilen aktivieren. 5. Soll der Name des Ansprechpartners im Anschriftenblock mit ausgegeben werden, kann die Gestaltung dieser Zeile über das Datenfeld zu Händen vorgenommen werden. Die Option Nur ausgeben, wenn Anrede Herr(n) oder Frau bewirkt, dass bei nicht personalisierten Adressen die gesamte Zeile im Anschriftenblock entfällt. Auf Wunsch können Sie für diese Zeile ein gesondertes Präfix wie beispielsweise z.hd. oder ähnliches angeben; lassen Sie dieses Feld leer, wenn die Zeile direkt mit Herrn oder Frau beginnen soll. Über die Optionen im Bereich Anrede Herr bzw. Herrn können Sie die Anrede normalisieren, d.h. für alle angeschriebenen, männlichen Personen gleichlautend festlegen. So erreichen Sie beispielsweise, dass bei Ansprechpartnern der Eintrag Herrn Peter Müller lautet, während in der Briefanrede selbstverständlich weiterhin Sehr geehrter Herr Müller bestehen bleibt. Die Feldeinstellungen gelten erst, wenn in der Adressverwaltung kein 162

163 7 Aktionen alternatives z.h. angegeben wurde. Bei Privatadressen ersetzt eine Angabe im Feld Altern. z.hd. die Felder Name und Vorname. 6. Im Datenfeld Straße und Nr. werden Straßennamen und Hausnummer in einem Feld ausgegeben. 7. Das Feld Zustell-Adresse enthält die von der Post bevorzugten Teile der Anschrift (Straße, Postfach oder Großempfänger). 8., 9, und 10. Fügen Sie mit diesen Feldern die von der Post bevorzugte Postleitzahl, den Ort oder die Kombination aus beiden ein (Straße, Postfach oder Großempfänger). 11. Sie können bestimmen, ob der Landesname in deutsch, englisch oder französisch und ob dieser in Großbuchstaben ausgegeben werden soll. 12. Dieses Feld enthält den entsprechenden ISO-Code für das Land (z.b. 276 für Deutschland) Microsoft Word Seriendruck Wenn Sie ein neues Word-Seriendruck-Dokument für eine Vorlage erstellen, legen Sie idealerweise im Bereich Anlage über die Schaltfläche Feldoptionen im Vorfeld fest, auf welche Feldinhalte aus dem Dialog-Manager Sie in dieser Vorlage zugreifen möchten. Die Feldauswahl läuft hier analog zum Einfügen von Feldern (auf Seite 157) bei Word-Einzelbriefen. Eine Erweiterung um weitere Felder ist auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Anschließend können Sie wie bei der Erstellung einer Word-Einzelbrief-Vorlage über die Taste Neu mit einem neuen, leeren Dokument beginnen oder über die Taste Auswählen ein bereits vorhandenes Word-Dokument verwenden, das dann als Kopie im Dialog-Manager-Verzeichnis gespeichert wird. Sobald sich Word mit dem neuen Serienbrief-Dokument öffnet, geben Sie in Ihren Mustertext ein, nehmen Sie Formatierungen vor oder übernehmen Sie durch Kopieren Inhalte aus anderen Word Dokumenten. Verwenden Sie nun wie gewohnt den Serienbriefmodus von Microsoft Word. Solange das Word-Serienbrief-Dokument bearbeitet wird, wartet der Dialog-Manager und kann in dieser Zeit nicht weiter verwendet werden. Erst wenn das Dokument wieder geschlossen wird, ändert sich dieser Zustand und Sie können mit dem Dialog-Manager weiterarbeiten. In dem Menü Seriendruckfeld einfügen finden Sie nun alle Dialog-Manager-Felder, die Sie bei der 163

164 7 Aktionen Feldauswahl angegeben haben: In Ihrem Word-Dokument sehen Sie die Felder aus dem Dialog-Manager wie normale Seriendruckfelder. Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen beim Anlegen der Datenquelldatei zu dem Word- Dokument der Vorlage neben den Feldnamen auch eine willkürlich Adresse übergeben wird (bzw. die, die gerade zufällig markiert ist). Dies macht sich bemerkbar, falls Sie mittels der -Schaltfläche den Vorschau-Modus von Feldtypen- auf Feldinhalt-Ansicht wechseln. Bei der späteren Verwendung der Vorlage wird selbstverständlich diese virtuelle Adresse nicht berücksichtigt. Weitere Informationen und Erklärungen entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Serienbrief-Kapitel des Microsoft Word Benutzerhandbuchs bzw. weitergehender Literatur. 164

165 7 Aktionen Wenn Sie eine -Vorlage über die Schaltfläche Neu erstellen, gelangen Sie in das Dialogfenster -Vorlage bearbeiten: Legen Sie über die Schaltflächen neben den Adress-Registerkarten ggf. schon in der Vorlage Empfänger fest (s.a. Neue (auf Seite 179)). Der Betreff wird automatisch als Name für die Vorlage (bzw. den Vorgang) vergeben. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen unter dem Betreff-Feld, um dies zu verhindern. Nachrichtenformat Sie können im Dialog-Manager Nachrichten als unformatierten Text, im HTML-Format oder als HTML-Quelltext versenden. Wählen Sie das Format im Dropdown-Menü über dem Nachrichtenfeld aus. Exkurs: Unterschied HTML-Format und HTML-Quelltext Der Versand einer Nachricht mit HTML-Quelltext unterscheidet sich grundsätzlich nicht vom Versand im HTML-Format. In beiden Fällen wird HTML-Code übertragen, welcher vom -Programm des Empfängers interpretiert und dann so angezeigt wird, wie Sie die gestaltet haben. Allerdings bietet die Erstellung einer Nachricht als HTML-Quelltext (auf Seite 168) stark erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten. Um Ihre s ansprechender zu gestalten, verwenden Sie das HTML-Format. Im Gegensatz zum unformatierten Text haben Sie bei HTML folgende Möglichkeiten: Ändern der Schriftart (Zeichensatz, Schriftgrad und Farbe) Schriftschnitte (fett, kursiv, unter- bzw. durchgestrichen) 165

166 7 Aktionen Textausrichtung (links- und rechtsbündig, zentriert und Blocksatz) Nummerierung und Aufzählungszeichen Einfügen von Bildern Nehmen Sie die Formatierungen über die Symbolleiste vor. Über die Schaltfläche HTML-Seite laden öffnen Sie eine bereits vorhandene HTML-Datei. Mit Speichern wird eine Kopie des Nachrichtentextes als HTML-Datei abgespeichert. Befinden sich beim Laden Bilder in der Vorlage, so können Sie in einem Meldefenster angeben, ob diese in die eingebunden werden sollen. Klicken Sie auf Ja bzw. Alle ja, um eine Kopie der Bilder in die einzufügen. Möchten Sie die Bilder als externe Bilddateien einbinden, klicken Sie auf Nein/Alle nein (s.a. Bild einfügen (auf dieser Seite)). Bild einfügen Mit dem Dialog-Manager können Sie auf zwei verschiedene Arten Bilder in Ihre s einfügen: 1. Über die Schaltfläche Bild einfügen wird die Bilddatei in Ihre hineinkopiert. Wählen Sie im Dialogfenster Öffnen die Datei aus dem entsprechenden Ordner auf Ihrer Festplatte oder im Netzwerk aus. An der unteren rechten Ecke des Bildes können Sie jetzt mit gedrückter Maustaste die Größe 166

167 7 Aktionen verändern. Die Bildproportionen bleiben dabei erhalten. 2. Sie können jedoch auch externe Bilddateien einfügen. Diese Methode bietet sich z.b. bei einem Firmenlogo an, wenn die Bilddatei sich auf der Firmen-Homepage befindet. Geben Sie im Dialogfenster Externes Bild einfügen unter URL die Internet-Adresse der Bilddatei an. Die Verwendung von externen Bilddateien reduziert besonders bei Serien- s das Datenvolumen, da die Bilder nicht versendet, sondern erst beim Empfänger geladen werden. Das setzt natürlich voraus, dass die Bilddatei auch über das Internet geladen werden kann und sich nicht z.b. in Ihrem Intranet befindet, auf das nur die firmeninternen PCs Zugriff haben. Für den Fall, dass die Bilddatei beim Empfänger nicht angezeigt werden kann, weil z.b. während des Lesens keine Internet-Verbindung besteht, können Sie im Bereich Attribute einen alternativen Text angeben, der dann anstelle des Bildes erscheint. Sie haben hier außerdem die Möglichkeit, die Größe des Bildes (in Pixel) zu bestimmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Standardbrowser, um den Inhalt der Nachricht in Ihrem Web-Browser zu öffnen. Dabei werden dann auch die externen Bilddateien geladen und angezeigt. Über einen rechten Mausklick auf ein eingefügtes Bild können Sie im Dialogfenster Bildeigenschaften nachträglich den alternativen Text und die Bildgröße bearbeiten. Der alternative Text wird als QuickInfo angezeigt, wenn der Empfänger mit dem Mauszeiger über das Bild fährt. Hier können Sie z.b. eine kurze Bemerkung zu dem Bild unterbringen. Bei externen Grafiken gibt es den zusätzlichen Kontextmenübefehl Bild in aufnehmen, über den Sie die Bilddatei in die hineinkopieren. Dieser Befehl ist z.b. auch beim späteren Gebrauch der Vorlage sinnvoll, wenn Sie Nachrichten an Empfänger, die ihre s gewöhnlich offline lesen, versenden möchten. Hyperlink einfügen Die Schaltfläche Hyperlink einfügen ist aktiviert, sobald Sie einen Text markieren, den Sie als Hyperlink formatieren möchten. Im Dialogfenster Link einfügen wählen Sie zunächst den Typ aus: 167

168 7 Aktionen Neben den WWW-Link-Typen http und https finden Sie im Dropdown-Menü den - (mailto) und den News-Gruppen-Link (news) sowie den Link auf einen FTP-Server (ftp). Geben Sie unter URL die Adresse ein und klicken auf OK. Klicken Sie einen Hyperlink mit der rechten Maustaste an und wählen erneut die Taste Hyperlink einfügen, um den Typ oder die Adresse zu bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink entfernen, um den Link zu löschen. Dabei wird lediglich der Link entfernt; der Text bleibt erhalten. Der Dialog-Manager unterstützt die Bildformate BMP, JPG/JPEG GIF und PNG. HTML-Quelltext Versenden Sie als HTML-Quelltext, haben Sie die Möglichkeit, die optische Gestaltung Ihre bis ins Detail zu bestimmen. Sie können beispielweise s gestalten, die in Ihrer Funktionalität und Optik einer Internetseite in nichts nachstehen. Versenden Sie so zum Beispiel s, die der Gestaltung Ihrer Firmen-Homepage entsprechen und fördern Sie somit Ihren Wiedererkennungswert durch einen einheitlichen Auftritt nach Außen. Bei der Erstellung einer im HTML-Quelltext-Format werden Ihnen die Ergebnisse Ihrer Arbeit nicht in einer Echtzeit-Vorschau angezeigt, sondern es wird lediglich der zu übertragende HTML-Code dargestellt. Zwar können Sie auch hier bereits bestehende HTML-Seiten über die Symbolleiste laden, allerdings stehen deren weitere Optionen nicht zur Verfügung. Die Gestaltung Ihrer erfolgt alleine durch das Editieren des HTML-Code. Eine Vorschau auf das Ergebnis Ihrer ist nur über die Schaltfläche Standardbrowser möglich. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine im HTML-Format angelegte im HTML-Quelltext-Modus zu betrachten und so weitere Formatierungen hinzuzufügen. Bitte beachten Sie aber dabei, dass ein anschließender Wechsel zurück in das HTML- oder Text-Format nicht möglich ist. Die Gestaltung einer im HTML-Quelltext-Format ist ein mächtiges Werkzeug. Erfahrene Webentwickler sind damit in die Lage, professionell gestaltete Nachrichten zu erstellen, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Neben der Nutzung von reinem HTML-Code ist auch die Gestaltung mittels Cascading Style Sheets und der Einsatz von JavaScript möglich. 168

169 7 Aktionen Eingebundene Bilder Laden Sie eine HTML-Seite, die bereits interne Bilder enthält, als Vorlage in Ihre , können Sie auch hier angeben, ob diese in die eingebunden werden sollen. Bestätigen Sie dies, erscheint im Bereich Anlage hinzufügen (auf der nächsten Seite) die Registerkarte Eingebundene Bilder, auf der die enthaltenen Bilder aufgelistet werden. Sie haben dort dann die Möglichkeit, über die -Schaltfläche bereits eingebundene Bilder aus Ihrer Nachricht zu entfernen, oder über die Schaltfläche weitere Bilder hinzuzufügen. Bitte beachten Sie, dass ein auf diese Weise hinzugefügtes Bild noch an der entsprechenden Stelle im HTML-Quelltext der Nachricht eingebunden werden muss. Exkurs Werden einer interne Bilder hinzugefügt, also Bilder, die mit der versendet werden, legt der Dialog-Manager zur besseren Archivierbarkeit eine interne Kopie dieser Bilder unter einem automatisch erzeugten Dateinamen an. In der Nachricht selbst wird das Bild dann nur unter seinem lokalen Dateinamen eingebunden. Den lokalen Dateinamen eines Bildes können Sie der gleichnamigen Spalte in der Registerkarte Eingebundene Bilder entnehmen. Feld einfügen In den Nachrichtentext können Sie auch - unabhängig vom Format - wie in einem Textverarbeitungsprogramm Felder, z.b. für die persönliche Briefanrede, den Benutzernamen des Verfassers der Nachricht oder eine Produktbezeichnung aus einem entsprechenden Feld der Dialog-Manager-Datenbank einfügen. Betätigen Sie dazu die entsprechende Schaltfläche oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Texteingabefeld und wählen im Kontextmenü den Befehl Feld einfügen (auf Seite 157). Beachten Sie bei mehreren Empfängern, dass die Felder immer mit dem gleichen Inhalt (den der ersten Adresse) befüllt werden, da alle die gleiche erhalten. Benutzen Sie daher z.b. das Feld Briefanrede nur bei einem Empfänger. Möchten Sie bei mehreren Empfängern eine persönliche Briefanrede einfügen, erstellen Sie einen Vorgang vom Typ Serien- (auf der nächsten Seite). Soll beim Anlegen eines Vorgangs beim Öffnen des Dialogfensters Ausgehende bearbeiten der Cursor an einer bestimmten Stelle im Nachrichtenfeld stehen, geben Sie in der Vorlage an dieser Stelle die Zeichenfolge <cursor> ein. Öffnen Sie jetzt das Dialogfenster Ausgehende bearbeiten, so wird die Zeichenfolge gelöscht und der Cursor an dieser Stelle positioniert. Sie können dynamische Felder auch in den Betreff einsetzen. Signatur einfügen Ein Klick auf diese Schaltfläche fügt die in den Programmoptionen festgelegte Signatur (auf Seite 303) an der Cursor-Position ein. Die Signatur wird bei einem mehrfachen Klick auch mehrfach eingefügt. Außerdem wird sie nicht automatisch an das Ende einer gestellt. 169

170 7 Aktionen Inhalt in das Infofeld kopieren Verhindern Sie die Übernahme des Nachrichtentextes in das Infofeld des Vorgangs, indem Sie das Kontrollkästchen Inhalt in das Infofeld kopieren deaktivieren. Aktivieren Sie diese Option insbesondere dann, wenn Sie -Vorgänge ausdrucken (auf Seite 177) möchten. Anlage hinzufügen Fügen Sie mit der -Schaltfläche der Vorlage eine Datei als Anlage hinzu. Bereits eingefügte Dateien können mit der -Schaltfläche aus der Nachricht entfernt oder über das Kontextmenü geöffnet bzw. in einem beliebigen Ordner auf Ihrem Computer gespeichert werden. Befehle über die rechte Maustaste Im Kontextmenü stehen Ihnen die Befehle Feld einfügen, Hyperlink erstellen, Hyperlink löschen, Rückgängig, Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Löschen und Alles markieren zur Verfügung. Vorlage speichern Speichern Sie Ihre neue Vorlage mit OK. Nachdem Sie die -Vorlage erstellt haben, legen Sie die Vorgaben für einen -Vorgang fest. Klicken Sie in der Vorlagenverwaltung mit der rechten Maustaste auf die Vorlage und wählen Sie den Kontextmenübefehl Bearbeiten. Machen Sie, genau wie bei den anderen Vorlagetypen im Dialogfenster Vorlage bearbeiten Ihre Eingaben Serien- Die Serien- unterscheidet sich von der normalen an mehrere Empfänger darin, dass für jeden Empfänger eine eigene erstellt wird. Das führt zwar zu einem höheren Datenaufkommen beim Versand der Nachrichten, dafür werden jedoch die Felder, die Sie in den Nachrichtentext einfügen, wie beim Serienbrief für jeden Ansprechpartner individuell befüllt. Auf diese Weise sind persönliche Briefanreden oder das Einfügen von weiteren Adressdaten, wie Namensfelder möglich (z.b.... letztes Jahr haben Sie einen Außenbordmotor für Ihre Segelyacht Polaris erworben. Gerne... ). Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion mit einer Serien- maximal 3 Empfänger gleichzeitig angeschrieben werden können. Das Einfügen von Feldern setzt natürlich voraus, dass der Empfänger in der Adressdatenbank vorhanden ist. Aus diesem Grund können Sie auch keine -Adresse manuell hinzufügen oder aus dem Windows-Adressbuch einfügen. Außerdem sind die Adress-Registerkarten CC und BCC bei dieser Vorlage nicht vorhanden, da sonst CC- und BCC-Empfänger von jeder einzelnen 170

171 7 Aktionen eine Kopie erhalten. Ansonsten ist das Vorgehen bei diesem Vorlagentyp identisch mit dem bei der normalen Dialog-Manager Dokument Wenn Sie ein neues Dokument für diesen Vorlagentyp erstellen, können Sie im Bereich Anlage entweder über die Taste Neu mit einem neuen, leeren Dokument beginnen oder über die Taste Auswählen ein bereits vorhandenes Dokument (*.ipd) verwenden, das dann als Kopie im Dialog- Manager-Verzeichnis gespeichert wird. Auf diese Weise können Sie auch Infopost-Manager Dokumente im Dialog-Manager verwenden. Sie finden die Dokumente im Verzeichnis...ProgrammeDeutsche Post AGInfopost-ManagerDataDocuments Infopost-Manager Mailing Mailings werden mit dem Dialog-Manager über eine externe Ansteuerung des Infopost-Managers realisiert. Wenn Sie im Bereich Anlage auf Bearbeiten klicken, ruft der Dialog-Manager den Infopost- Manager auf und lädt automatisch das entsprechende Projekt. Im Infopost-Manager können Sie nun Ihr Mailing bearbeiten: Machen Sie hier die Angaben zur Sendung, Fertigung und Zahlungsweise oder erstellen Sie ein Seriendruckdokument (auf Seite 190). Solange der Infopost-Manager im Dialog- Manager-Modus läuft, können Sie den entsprechenden Vorgang im Dialog-Manager nicht weiter bearbeiten. Ein Warte-Fenster illustriert dies: 171

172 8 Vorgänge 8. Vorgänge Inhalt 8.1. Vorgang anlegen Vorgang bearbeiten Vorgang löschen Vorgang drucken Allgemein Microsoft Word Dokument Microsoft Word Seriendruck Serien Dialog-Manager Dokument Infopost-Manager Mailing Für jede Aktivität, die auf einer Vorlage (auf Seite 154) des Dialog-Managers basiert, können Sie einen Vorgang anlegen. Im Gegensatz zum Schnelldruck (auf Seite 146) werden Vorgänge gespeichert, sodass Sie diese jederzeit einsehen, be- und weiterverarbeiten können. Dadurch ist auch eine lückenlose Dokumentation gewährleistet, anhand welcher jederzeit nachvollzogen werden kann, welcher Adresse Aktionen zugeordnet sind und umgekehrt Vorgang anlegen Um einen neuen Vorgang anzulegen, wählen Sie zunächst die (alle) Adresse(n) für diesen Vorgang aus (s.a. Auswahl (auf Seite 69)) und klicken Sie in der Navigationsleiste (auf Seite 11) im Bereich Aktionen, über das Kontextmenü oder das Aktionen-Menü auf den Befehl Vorgang anlegen. Bei Neuerstellung eines Vorgangs über das Aktionen erscheint vorgelagert ein separater Dialog, in dem Sie die Auswahl genauer spezifizieren können: Wenn Sie einen ähnlichen Vorgang bereits angelegt haben, wechseln Sie in die Historie, klicken ihn mit der rechten Maustaste an und wählen den Kontextmenübefehl Duplizieren. Im Fenster Neuer Vorgang - Vorlage wählen sehen Sie alle im Dialog-Manager angelegten Vorlagen. 172

173 8 Vorgänge Doppelklicken Sie auf eine Vorlage, um einen Vorgang, basierend auf dieser Vorlage, anzulegen. Bevor Sie Vorgänge anlegen, sollten Sie unbedingt eine Anschriftenüberprüfung (auf Seite 83) und eine Dublettensuche (auf Seite 93) durchgeführt haben, um alte, nicht existierende oder falsch zugeordnete Postleitzahlen oder falsche Schreibweisen bei Orts- oder Straßennamen zu korrigieren und mehrfach vorkommende Adressen zu vermeiden. Haben Sie noch keine geeignete Vorlage erstellt, klicken Sie auf Neu und wählen einen Vorlagentyp aus, um in das Dialogfenster Vorlage bearbeiten zu gelangen Vorgang bearbeiten Allgemein Sie gelangen in das Dialogfenster Vorgang bearbeiten entweder beim Anlegen eines neuen Vorgangs oder indem Sie in der Historie (auf Seite 248) den Vorgang mit einem Doppelklick öffnen bzw. einen Vorgang Duplizieren. Im Bereich Allgemein sehen Sie zunächst, von welchem Benutzer und wann der Vorgang angelegt, bzw. zuletzt geändert wurde. Im Eingabefeld darunter vergeben Sie einen Namen für den neuen Vorgang. Im Datumsfeld wird automatisch das aktuelle Datum eingefügt, Sie können aber auch ein anderes 173

174 8 Vorgänge eingeben oder im Dropdown-Menü auswählen. Die Felder Kategorie und Art sind Vorschlagsfelder, d.h. Sie können Vorschläge aus dem Dropdown-Menü übernehmen oder eine neue Bezeichnung eingeben. Tragen Sie in das Kosten -Feld die Summe Ihrer Aufwendungen für Adressbeschaffung, Lettershop, Werbemittel, Versandhüllen etc. ein. Diese Angabe ist vor allem für die Response-Auswertung wichtig. Bei Vorgängen vom Typ Mailing werden die Portokosten automatisch in die Auswertung miteinbezogen. Unter Typ sehen Sie noch einmal, auf welchem Vorlagentyp Ihr Vorgang basiert. Im Feld darunter finden Sie die Richtungsangabe. Wählen Sie z.b. eingehend, wenn Sie eine Telefonnotiz für einen eingehenden Anruf anlegen, oder eine empfangene abspeichern. Nicht gesendete s bzw. nur zum Teil versendete Serien- s haben automatisch als Richtungsangabe unbekannt. Benennen Sie ggf. die Kampagne, für die dieser Vorgang angelegt wird, um nach Vorgängen zu dieser zu einem späteren Zeitpunkt gezielt filtern zu können. Im Info -Feld können Sie weitere Informationen zu dem Vorgang eingeben. Auch dieses Feld kann zu einer späteren Filterung herangezogen werden. So können z.b. Stich- oder Schlagworte abgelegt werden, die durch den Operator enthält zielsicher gefunden werden. Das Aktivieren des Kontrollkästchens Privat weist den Vorgang als solches aus. Private Vorgänge können nunmehr nur noch vom Ersteller eingesehen und bearbeitet werden und werden in der Historie nur maskiert ausgegeben. Ein fremder Benutzer sieht also nur, dass es zu dem Kontakt einen privaten Vorgang von Benutzer x gibt, nicht aber, was dieser Vorgang beinhaltet. Die Privatisierung kann nur vom Ersteller aufgehoben werden oder von einem Administrator, der die Option Private Einträge anzeigen (auf Seite 281) aktiviert hat. Response-Möglichkeiten In diesem Bereich können Sie einem Vorgang Response-Möglichkeiten hinzufügen. Ausführliche Informationen dazu finden Sie unter Response-Verwaltung (auf Seite 137). Anlage In diesem Bereich wird angezeigt, mit welcher Datei der Vorgang verknüpft ist. Abhängig vom Vorlagentyp und ob Sie einen Vorgang (oder eine Vorlage) erstellen oder nachträglich bearbeiten, sehen Sie auf der rechten Seite unterschiedliche Befehlsschaltflächen. Mit der -Taste öffnen Sie ein Menü mit weiteren Befehlen.. Symbol Befehl Erläuterung Auswählen Bearbeiten Drucken Schreibgeschützt öffnen Neu Mit diesem Befehl ordnen Sie dem Vorgangstypen Allgemein eine Datei bzw. ein Dokument als Anlage zu. Bei der Vorlagenerstellung können Sie als Anlage ein bereits existierendes Dokument mit der Vorlage verknüpfen. In beiden Anwendungsfällen wird von der ausgewählten Datei eine Kopie im Verzeichnis des Dialog-Managers angelegt. Die dem Vorgang zugeordnete Datei wird zur Bearbeitung geöffnet. Starten Sie mit diesem Befehl den Ausdruck des Dokuments. Das Dokument wird schreibgeschützt geöffnet, um versehentlichen Änderungen zu vermeiden. Klicken Sie auf diesen Befehl, um ein neues, leeres Dokument für einen Vorgang oder eine Vorlage zu erstellen. 174

175 8 Vorgänge Ersetzen Verknüpfen mit Verschieben Kopieren Löschen Mit diesem Menübefehl weisen Sie dem Vorgang eine andere Datei zu. Von dieser wird dann eine Kopie im Verzeichnis des Dialog-Managers erstellt. Dabei können Sie wählen, ob die ursprünglich dem Vorgang zugewiesene Datei erhalten bleibt oder gelöscht werden soll. Mit diesem Befehl weisen Sie dem Vorgang - ähnlich wie beim Auswählen - eine Datei zu. Der Unterschied besteht darin, dass die Datei nicht in das Verzeichnis des Dialog-Managers kopiert wird. Soll die dem Vorgang zugeordnete Datei in ein anderes Verzeichnis verschoben werden, wählen Sie diesen Befehl und geben im Dialogfenster Speichern unter das Zielverzeichnis an. Sie können dabei auch einen anderen Dateinamen vergeben. Die Verknüpfung bleibt weiterhin bestehen Geben Sie nach Auswahl dieses Befehls im Dialogfenster Speichern unter das Verzeichnis an, in das die zugewiesene Datei kopiert werden soll. Wie beim Verschieben können Sie auch hier einen neuen Dateinamen vergeben. Mit diesem Befehl wird die Zuordnung gelöscht. In einer Bestätigungsmeldung können Sie wählen, ob auch die zugewiesene Datei gelöscht werden soll. Sie können beim Ersetzen nicht den Vorlagentyp ändern. Dokumente, die der Dialog-Manager (beim Kopieren) anlegt, werden im Verzeichnis...ProgrammeDialog-ManagerDataActivities abgespeichert. Möchten Sie Bei der Vorlagenerstellung über den Befehl Auswählen Dokumente aus dem Infopost- Manager (*.ipd) übernehmen, so finden Sie diese im Verzeichnis...ProgrammeDeutsche Post AGInfopost-ManagerDataDocuments. Adressen Im Bereich Adressen sehen Sie die dem Vorgang zugewiesenen Adressen. Eine Adresse Haben Sie dem Vorgang nur eine Adresse zugewiesen, wird diese in dem Adressfeld angezeigt. Mit der Schaltfläche auf der rechten Seite öffnen Sie die Adresse im Karteikartenfenster. Wenn Sie über die -Taste das Dropdown-Menü öffnen, stehen Ihnen zwei weitere Befehle zur Verfügung: 1. In der Adressliste stehen Ihnen die unten beschriebenen Funktionen zur Verfügung. 2. Mit Ersetzen öffnen Sie das Adresslisten-Fenster mit allen im Dialog-Manager verfügbaren Adressen, aus denen Sie eine andere Adresse auswählen können. Mehrere Adressen Bei mehreren Adressen wird die Anzahl der Adressen angegeben. Mit der Schaltfläche auf der rechten Seite öffnen Sie ein Fenster mit der Adressliste zu diesem Vorgang. 175

176 8 Vorgänge Über das Adressen-Menü oder das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie die Adresse, auf der der Mauszeiger steht, im Karteikartenfenster öffnen. Mit Adresse hinzufügen öffnen Sie ein Adresslisten-Fenster mit allen im Dialog-Manager verfügbaren Adressen, aus denen Sie Adressen auswählen und mit OK dem Vorgang zuordnen können. Mit dem Befehl Adresse entfernen heben Sie die Zuordnung für alle ausgewählten Adressen für 176

177 8 Vorgänge diesen Vorgang auf. Die Menüpunkte Response bearbeiten und Response löschen sind nur verfügbar, wenn Sie Response- Möglichkeiten (auf Seite 174) definiert haben. Sie sind dann sowohl im Kontextmenü als auch im Menü Response auswählbar. Über das Export-Menü können Sie die angezeigten Adressen in diverse Formate exportieren (s.a. hier (auf Seite 318)). Mit einem Rechtsklick in den Spaltenkopf können Sie den Spaltenaufbau bearbeiten (auf Seite 19) Vorgang löschen Vorgänge können in den diversen Historien (auf Seite 248) gelöscht werden. Klicken Sie im Kontextmenü auf den Löschen-Befehl und der gewählte Vorgang wird unwiderruflich aus der Historie des jeweiligen Kontakts gelöscht. Bei Sammel- oder Gesamthistorien wird der Vorgang aus den Historien aller zugeordneten Kontakten gelöscht Vorgang drucken Sie können eine Zusammenfassung des Vorgangs auf verschiedene Arten ausdrucken: Klicken Sie die Drucken-Schaltfläche im Dialog Vorgang bearbeiten (auf Seite 173) oder wählen Sie den Befehl Drucken aus dem Kontextmenü in einer der verschiedene Historien (auf Seite 248). Nutzen Sie diese Druckmöglichkeit insbesondere für den Druck von s. Der Inhalt der wird standardmäßig in das Info-Feld des Vorgangs kopiert und steht somit auch zum Druck zur Verfügung Allgemein Die Vorlage Allgemein ist für Telefon- und Besuchsnotizen, die Sie nicht ausdrucken können, vorgesehen. Aus diesem Grund können Sie für diesen Vorlagentyp auch keine Response-Möglichkeiten definieren. Im Unterschied zu den restlichen Vorlagen haben Sie bei dieser Vorlage jedoch die Möglichkeit, Dateien jeden Typs (Microsoft Excel-Datei, Bilddatei etc.) zuzuweisen. Klicken Sie im Bereich Anlagen auf Schaltfläche Auswählen oder verknüpfen mit und wählen Sie im Dialogfenster Öffnen die gewünschte Datei aus. Wenn Sie die Datei über die Schaltfläche Öffnen zuweisen, wird beim Zuweisen eine Kopie mit automatisch vergebenem Dateinamen im Verzeichnis...Dialog-ManagerDataActivities abgespeichert; bei einer Verknüpfung bleibt die Datei an ihrem Ursprungsort. Sie können dann diese Datei mit der Schaltfläche zur Bearbeitung öffnen. 177

178 8 Vorgänge 8.6. Microsoft Word Dokument Wenn Sie einen Vorgang mit einer Microsoft Word Vorlage anlegen, steht Ihnen beim Bearbeiten des zugewiesenen Dokuments der volle Funktionsumfang von Word zur Verfügung. Im Unterschied zur Bearbeitung des Word-Dokuments für die Vorlage fehlt bei der Bearbeitung des Dokuments in einem Vorgang das Menü Dialog-Manager, über das Sie bei der Vorlagenerstellung Felder einfügen konnten. Stattdessen ist das Menü Datei wieder verfügbar, über das Sie andere Word-Dokumente öffnen können, um z.b. Inhalte aus diesen in Ihr aktuelles Dokument zu kopieren Microsoft Word Seriendruck Bei einem Vorgang, der auf einer Microsoft Word Serienbrief-Vorlage basiert, stehen Ihnen beim Bearbeiten des zugewiesenen Dokuments der volle Funktionsumfang von Word zur Verfügung. Auch hier können Sie weitere Felder ergänzend zu den Vorlage-Definitionen (auf Seite 163) hinzunehmen und über die Word Serienbrief-Funktionen in das Dokument einfügen. Der Unterschied zur Vorlage ist, dass Sie nun auch die Möglichkeit haben, über die -Schaltfläche den Vorschau-Modus von Feldtypenauf Feldinhalt-Ansicht und wieder zurück zu ändern und über die Pfeiltasten durch die Datensätze zu navigieren, um so die resultierenden Word-Serienbrief-Dokumente anzusehen. 178

179 8 Vorgänge Neue Wenn Sie eine neue schreiben wollen, öffnet sich nach der Auswahl der Vorlage das Dialogfenster Ausgehende bearbeiten. Im Adressfeld sehen Sie Ihre ausgewählten Adressen. Empfänger ohne -Adresse werden nicht in den Vorgang übernommen. Auf den Registerkarten können auch CC- und BCC-Adressen angeben werden. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie Adressen löschen oder auf andere Registerkarten verschieben. CC und BCC CC steht für Carbon Copy und bedeutet, dass der Empfänger einen Durchschlag erhält. Alle - Empfänger können sehen, wer eine Kopie der Nachricht erhalten hat. Dagegen erhalten die BCC-Empfänger (Blind Carbon Copy) eine verdeckte Kopie der Nachricht, d.h. sie werden für die übrigen Empfänger nicht angezeigt. Tragen Sie ggf. weitere Empfänger-Adressen ein. Auf der rechten Seite finden Sie dafür drei Schaltflächen: Symbol Erläuterung Mit der obersten Schaltfläche geben Sie eine -Adresse manuell ein. In dem Dropdown-Menü finden Sie Adressen, die Sie schon einmal eingegeben haben. Die zweite Schaltfläche öffnet den Adress-Dialog des Windows-Adressbuchs. Falls Sie dort Empfänger-Adressen oder -Gruppen gespeichert haben, können Sie diese den Empfängern hinzufügen. 179

180 8 Vorgänge Über die unterste Schaltfläche können Sie in der Adressliste des Dialog-Managers weitere Empfänger auswählen. Doppelte, d.h. bereits mit dem Vorgang verknüpfte oder ungültige -Adressen (z.b. werden nicht zu dem Vorgang hinzugefügt. Adressen aus der Dialog-Manager-Datenbank sind mit DM Adresse gekennzeichnet. Sie können Textformatierungen nur bei s im HTML-Format vornehmen. Ändern Sie im Dropdown- Menü über dem Feld für den Nachrichtentext ggf. das Nachrichtenformat (auf Seite 165). Felder (auf Seite 157), die Sie in den Nachrichtentext einfügen oder bereits in der Vorlage eingefügt haben, werden direkt automatisch befüllt. Felder der Kategorien Adressfelder und Zusatzfeldern werden mit den Werten desjenigen Empfängers befüllt, der beim Einfügen des Felds oder beim Anlegen des Vorgangs an erster Stelle auf der Adressregisterkarte steht. Benutzen Sie diese nur bei einem Empfänger, oder in einer Serien- (auf Seite 183). Fügen Sie mit der -Taste der Nachricht eine Datei als Anlage hinzu. Bereits eingefügte Dateien können Sie mit der -Taste aus der Nachricht entfernen und über das Kontextmenü öffnen bzw. in einem beliebigen Ordner auf Ihrem Computer speichern. versenden Mit Senden wird die abgeschickt (s.a. Menü Extras - Optionen - (auf Seite 299)). Wenn Sie die zu einem späteren Zeitpunkt versenden wollen, klicken Sie auf Speichern. Die Richtung für diesen Vorgang wird dabei auf unbekannt gesetzt. Gespeicherte verschicken Öffnen Sie in der Historie (auf Seite 248) die Nachricht per Doppelklick auf das Symbol des Vorgangs. Sie gelangen wieder in das Dialogfenster Ausgehende bearbeiten (auf der vorherigen Seite). Nachdem Sie eventuelle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Doppelklicken Sie in der Historie in eine der anderen Spalten, um den Vorgang zu öffnen. Sie gelangen dann im Bereich Anlage über die -Taste zu der Nachricht. Filtern Sie die Tabelle der Historie nach s mit dem Richtungsstatus Richtung unbekannt, damit Sie ungesendete s oder zum Teil gesendete Serien- s schneller wiederfinden. Blenden Sie ggf. über den Spaltenaufbau (auf Seite 19) die Spalte Richtung ein. Ausgehende bearbeiten Wenn Sie eine versendete weiterleiten oder noch einmal verschicken wollen, doppelklicken Sie in der Historie auf das Symbol des Vorgangs, um das Dialogfenster Ausgehende bearbeiten zu öffnen. 180

181 8 Vorgänge Am unteren Rand des Dialogfensters stehen Ihnen - wie beim Beantworten einer - die Schaltflächen Antworten, Allen antworten und Weiterleiten zur Verfügung. beantworten und weiterleiten Wenn Sie eine beantworten oder weiterleiten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie in der Historie (auf Seite 248) die Nachricht per Doppelklick auf das Symbol. Sie gelangen in das Dialogfenster Eingehende anzeigen. Doppelklicken Sie in der Historie in eine der anderen Spalten, um den Vorgang zu dieser zu öffnen. Sie gelangen dann im Bereich Anlage über die -Taste zu der Nachricht. Filtern Sie die Tabelle der Historie nach s der Richtung eingehend, damit Sie erhaltene Nachrichten schneller wiederfinden. Blenden Sie ggf. über den Spaltenaufbau (auf Seite 19) die Spalte Richtung ein. 181

182 8 Vorgänge 2. Am unteren Rand des Dialogfensters finden Sie die Schaltflächen Antworten und Weiterleiten. Im Dropdown-Menü der Schaltfläche Antworten finden Sie darüber hinaus den Befehl Allen antworten. Vorgang Antworten Allen antworten Weiterleiten Beschreibung Soll nur dem Absender eine Antwort geschickt werden, wählen Sie diesen Befehl. Bearbeiten Sie Ihre Antwort im nachfolgenden Dialogfenster. Mit diesem Befehl wird die Antwort auch an alle Empfänger der Ausgangsnachricht versandt. Beim Weiterleiten wird nur der Nachrichtentext übernommen und das Adressfeld bleibt leer. 182

183 8 Vorgänge 3. Beim Antworten wird im Dialogfenster Ausgehende bearbeiten dem Betreff ein AW: (für Antwort) vorangestellt. Damit Sie sich auf den Text beziehen können, fügt der Dialog-Manager die Ausgangsnachricht automatisch in Ihre Antwort ein. Geben Sie hier Ihren Antworttext ein. Die Anlagen der Ausgangsnachricht werden beim Antworten nicht übernommen. Das Nachrichtenformat (auf Seite 165) wird beim Antworten und Weiterleiten beibehalten. 4. Mit Senden wird die Antwort versandt. Wenn Sie die Antwort zu einem späteren Zeitpunkt versenden wollen, klicken Sie auf Speichern. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorgangsdialog anzeigen, wenn Sie nach dem Abspeichern oder Versenden das Dialogfenster des neu angelegten Vorgangs eingeblendet haben wollen. 5. Gehen Sie beim Weiterleiten genauso wie beim Beantworten vor. Die einzigen Unterschiede bestehen darin, dass Sie der Nachricht mindestens eine Adresse zuordnen müssen, dass dem Betreff ein WG: (für weitergeleitet ) vorangestellt ist und, falls der Originalnachricht eine Anlage beigefügt war, diese übernommen wird Serien- Das Vorgehen beim Erstellen einer Serien- unterscheidet sich von der Vorgehensweise nicht von dem bei einer normalen (auf Seite 179) (s.a. Vorlage (auf Seite 165) und Vorlage Serien- (auf Seite 170)). Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion mit Serien- s maximal 3 Empfänger gleichzeitig angeschrieben werden können. Der Unterschied zwischen diesen beiden Vorgängen besteht darin, dass für jeden Empfänger eine eigene erstellt wird und die Felder (auf Seite 157), die Sie in den Nachrichtentext eingefügt haben, individuell befüllt werden. Aus diesem Grund werden im Nachrich- 183

184 8 Vorgänge tentext die Felder erst beim Versand befüllt. Vorschau Sie können eine Serien- in der Vorschau öffnen, um die Befüllung der Felder zu überprüfen. Klicken Sie dafür im Dialogfenster Ausgehende Serien- bearbeiten auf die Schaltfläche Vorschau. Über die Navigationspfeile können Sie die einzelnen Adressen zu diesem Vorgang aufblättern oder zum Anfang oder Ende der Adressliste springen. Über das Dropdown-Menü neben den Navigationspfeilen können Sie auch zu einer bestimmten -Adresse springen. Im Feld Aktuelle Adresse können Sie mit der ggf. Korrekturen oder Ergänzungen einfügen. -Taste diese in einem eigenen Fenster öffnen und Im Betreff und im Nachrichtentext sehen Sie jetzt anstelle der Feldbezeichner die entsprechenden Inhalte der Felder. 184

185 8 Vorgänge Test- Klicken Sie auf Test- senden, um die aktuell angezeigte an Ihre eigene Adresse zu versenden. Im Dialogfenster Empfänger der Test- wird Ihre -Adresse aus der Benutzerverwaltung (auf Seite 253) angezeigt. Geben Sie ggf. eine andere Adresse ein. Klicken Sie auf OK, Um die Nachricht zu versenden. Erfolgt der -Versand über MAPI, so können Sie die Nachricht bereits im Postausgangsordner Ihres -Programms öffnen. Beim SMTP- Versand müssen Sie die Nachricht vorher von Ihrem Mail-Server abrufen. Wenn Sie die Test- öffnen, sehen Sie sie so, wie Ihr Kunde in seinem -Programm (hier z.b. in Microsoft Outlook). Dabei wird nicht nur der Betreff und der Nachrichtentext wie beim regulären Versand angezeigt, sondern auch die Empfänger-Adresse. Benutzen Sie die Test- , um die Anzeige von Nachrichten im HTML-Format für verschiedenen - Programmen zu testen. HTML-formatierte s werden nicht von allen Programmen gleich dargestellt. Versenden Wenn Sie die zu einem späteren Zeitpunkt versenden wollen, klicken Sie im Dialogfenster Ausgehende Serien- bearbeiten auf Speichern. 185

186 8 Vorgänge Klicken Sie auf Senden, um Ihre Serien- zu versenden. Klicken Sie Im Dialogfenster Versandoptionen auf Alle, um sämtliche s dieser Serien- zu versenden, beachten Sie jedoch, dass nicht jeder -Server Mails in beliebiger Anzahl zulässt. Sie können aber auch mit der Option Markierte s nur an die Adressen versenden, die Sie im Empfängerfeld ausgewählt haben. Bestimmen Sie für die Option s anhand der fortlaufenden Nummerierung der Empfänger die zum Versand freigegebenen (z.b. 1; 3 für bestimmte Mails, 1-50 für Bereiche; auch Kombinationen sind möglich: 1; 3; 5-50). In Klammern wird Ihnen die Anzahl der s für die jeweilige Option angezeigt. Haben Sie nicht alle s versendet, klicken Sie im Dialogfenster Ausgehende Serien- bearbeiten auf Speichern, um das Dialogfenster zu schließen. Gespeicherte Serien- verschicken 1. Um ungesendete s zu verschicken, öffnen Sie in der Historie (auf Seite 248) die Serien- per Doppelklick auf das Symbol des Vorgangs. Sie gelangen in das Dialogfenster Ausgehende Serien- bearbeiten. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden um wieder in das Dialogfenster Versandoptionen zu gelangen. 3. Wählen Sie jetzt Alle, wenn noch keine s verschickt wurden, Alle ungesendeten, Markierte, oder geben Sie bestimmte s zum Versand an. Doppelklicken Sie in der Historie in eine der anderen Spalten, um den Vorgang zu öffnen. Sie gelangen dann im Bereich Anlage über die -Taste zu der Nachricht Filtern Sie die Tabelle der Historie nach s mit dem Richtungsstatus Richtung unbekannt, damit Sie ungesendete oder teilversendete Serien- s schneller wiederfinden. Blenden Sie ggf. über den Spaltenaufbau (auf Seite 19) die Spalte Richtung ein Dialog-Manager Dokument auf Seite

187 8 Vorgänge Infopost-Manager Mailing Mailings, also der kostengünstige Versand von inhaltsgleichen Briefen an bekannte Adressen, erstellen Sie einfach und komfortabel über die Standard-Software-Lösung für den Versand von Infobrief und Infopost - den Infopost-Manager Professional. Er ist die ideale Lösung für die Kalkulation und Vorbereitung Ihres Dialogmarketings. Mit dem Infopost-Manager Professional drucken Sie Adressetiketten oder Briefumschläge in der postalisch richtigen Reihenfolge und erhalten die Fertigungslisten und alle erforderlichen Formulare zur Einlieferung Ihres Mailings. Der Infopost-Manager Professional ist an den Dialog-Manager dahingehend angebunden, als dass aus dem Dialog-Manager heraus die selektierten Adressen automatisch an den Infopost-Manager Professional übergeben werden. Selbstverständlich werden die wichtigsten Projektergebnisse auch wieder in den Dialog-Manager übernommen. Natürlich können Sie zu jeder Zeit bereits erstellte Mailings aufrufen. In solchen Fällen ruft der Dialog-Manager den Infopost-Manager Professional auf und öffnet das fragliche Projekt. Den Infopost-Manager Professional ist mit dem Zukauf von folgenden Modulen in seiner Funktionalität erweiterbar: Internationale Optimierung Versandvorbereitung von Infopost/Infobrief international Vario Versandvorbereitung von VarioPlus-Mailings (ggf. Vario international mit freigeschaltetem Modul Internationale Optimierung ) Einige Funktionalitäten des Infopost-Manager Professional sind bei einem Aufruf aus dem Dialog- Manager heraus nicht auswählbar, da entsprechende Module im Dialog-Manager vorhanden oder besser dort vor einer Mailing-Erstellung aufgerufen werden sollten. Beispiele hierfür sind die Anschriftenüberprüfung (auf Seite 83) und die Dublettensuche (auf Seite 93). Bitte beachten Sie, dass für einen Start des Infopost-Manager Professional außerhalb des Dialog-Managers separate Lizenzen benötigt werden. Solange der Infopost-Manager Professional im Dialog-Manager-Modus läuft, können Sie den entsprechenden Vorgang im Dialog-Manager nicht weiter bearbeiten. Ein Warte-Fenster illustriert dies: 187

188 8 Vorgänge In seltenen Fällen (z.b. bei speziellen Server-Installationen) kann es vorkommen, dass der Dialog-Manager die Verbindung zum Infopost-Manager Professional nicht herstellen kann. Starten Sie dann einmalig den Infopost-Manager manuell. Das Problem sollte danach verschwunden sein und der Dialog-Manager kann den Infopost-Manager Professional dauerhaft extern aufrufen. Details zur Verwendung des Infopost-Manager Professional entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe, die Sie jederzeit - analog zum Dialog-Manager - kontextsensitiv über die F1-Taste erhalten. 188

189 9 Seriendruck 9. Seriendruck Inhalt 9.1. Dokument Ersetzen Speichern Format bearbeiten Hintergrund Drucken Aktuelle Adresse drucken Als PDF-Dokument ausgeben Beenden Bearbeiten Rückgängig Ausschneiden Kopieren Einfügen Bearbeiten Eigenschaften Löschen Anordnen Ausrichten Außerhalb liegende Rahmen repositionieren Gehe zu Ansicht Objektinspektor Feldbezeichner anzeigen Ränder anzeigen Bereiche visualisieren Abgeschnittenen Text visualisieren Ansicht aktualisieren Symbolleisten Einfügen Anschriftenblock Text Rotierter Text Bild Rahmen Unterschrift Barcode D-Barcode Neue Seite nach aktueller Seite Neue Seite vor aktueller Seite Extras Maschinenlesbare Schriften Rechtschreibprüfung Textlängenprüfung Hot Keys

190 9 Seriendruck Diese mit dem Dialog-Manager mitgelieferte Spezialtextverarbeitung stellt Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten für die Gestaltung von Seriendruckdokumenten zur Verfügung Dokument Der Dialog-Manager bietet die Möglichkeit, fünf verschiedene Dokumentarten zu erstellen: 1. Endlosetiketten 2. Etikettenbogen 3. Serienbriefe 4. Umschläge 5. Postkarten Über das Menü Dokument lassen sich die jeweiligen Formate verwalten oder vorhandene Dokumente aus anderen Vorgängen übernehmen; außerdem wird hier der Druck der Adressen gestartet Ersetzen Möchten Sie für diesen Vorgang bzw. Vorlage auf ein vorhandenes Dokument zurückgreifen, so haben Sie über das Menü Dokument - Ersetzen die Wahl, dieses aus einem Vorgang, einer Vorlage oder einer Datei zu übernehmen. Über die Option Aus Vorgang öffnen Sie eine Tabelle, in der Sie per Doppelklick ein Dokument aus einem Vorgang vom Typ Dialog-Manager Dokument oder Mailing auswählen können. Der Menüpunkt Aus Vorlage öffnet entsprechend eine Tabelle mit den vorhandenen Vorgangs- 190

191 9 Seriendruck Vorlagen vom Typ Dialog-Manager Dokument und Mailing. Außerdem ist es möglich, mit der Option Aus Datei die Auswahl anhand des Dateinamens (*.ipd; *.ipv) vorzunehmen. So sind Sie z.b. auch in der Lage, Dokumente und Vorlagen, die Sie im Infopost-Manager angelegt haben, im Dialog-Manager zu benutzen. Haben Sie auf eine der drei Arten ein Dokument übernommen, wird von diesem eine Kopie für diesen Vorgang im Dialog-Manager-Verzeichnis angelegt Speichern Das aktuelle Dokument wird gespeichert, um vorgenommene Änderungen zu sichern. 191

192 9 Seriendruck Schreibschutz aufheben Der Schreibschutz soll versehentliche Änderungen an einem Dokument verhindern, wenn Sie ein dieses über das Dialogfenster Vorgang bearbeiten mit dem Befehl Schreibgeschützt öffnen aufrufen. Sie erkennen den Schreibschutz auch daran, dass in der Titelleiste des Programmfensters hinter dem Dateinamen (Schreibgeschützt) steht. Wenn Sie die Änderungen trotzdem vornehmen möchten, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schreibschutz aufheben und klicken anschließend auf Speichern Format bearbeiten Öffnen Sie über diesen Menüpunkt das Dialogfenster Eigenschaften, wenn Sie das Papierformat Ihres Dokuments ändern wollen. Registerkarte Papier Auf dieser Registerkarte legen Sie das Papierformat für das aktuelle Dokument fest. Filter Über den Filter können Sie die Auswahl der zur Verfügung stehenden Papierformate einschränken, um das gewünschte Format schneller zu finden. 192

193 9 Seriendruck Papiertyp Über diesen Filter wechseln Sie den Dokumenttyp: Endlosetiketten, Etikettenbogen, Einzelblatt, Umschlag und Postkarte stehen zur Auswahl. Hersteller Der Dialog-Manager kennt die Papierformate einiger Hersteller. Über den Filter Hersteller wird die Anzahl der zur Auswahl stehenden Formate auf die Produkte eines dieser Hersteller eingeschränkt. Die Option <Alle> listet sämtliche Formate auf. Formatauswahl Dieser Filter schränkt die zur Verfügung stehende Auswahl nochmals ein: System-Formate sind dem Dialog-Manager als Etiketten, Umschläge oder Einzelblätter bekannte Formate. Über den Filter Benutzerdefinierte Formate stehen nur die nachträglich vom Benutzer angelegten Formate zur Auswahl. Der Filter Alle zeigt die Gesamtauswahl aller Formate an. Format In dieser Liste sehen Sie sämtliche dem aktuellen Filter entsprechenden Papierformate, die im Dialog- Manager definiert wurden. Das jeweils markierte Format wird in der Vorschau dargestellt. Der Name des Formats entspricht der Bezeichnung durch den Hersteller oder - bei selbst angelegten Formaten - der vom Benutzer vergebenen Bezeichnung; die Spalte Beschreibung kann weitere Informationen zu diesem Format liefern. Die Formate sind mit zwei verschiedenen Symbolen gekennzeichnet: Benutzerdefinierte Formate Systemformate Die Information der Spalte Bahnen steht nur bei Endlosetiketten und Etikettenbogen zur Verfügung und bezieht sich auf die Anzahl Etiketten pro Seite oder Bogen. Papierformat bearbeiten Über die Schaltflächen Hinzufügen und Eigenschaften wird ein weiteres Dialogfenster geöffnet, in der ein neues Format angelegt oder ein vorhandenes Format bearbeitet werden kann. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für das neu zu definierende Format an und fügen Sie ggf. den Hersteller 193

194 9 Seriendruck dieses Formats hinzu. Der Herstellername kann bei der Suche nach einem Format als Filterkriterium genutzt werden. Legen Sie außerdem die Maße sowie die Ausrichtung des neuen Formats fest. Die Werte linker und oberer Seitenrand sowie der Horizontal- und der Vertikalabstand sind wichtige Größen, um bei Etikettenbogen und Endlosetiketten die genaue Position des Etiketts auf diesen (Endlos-)Bögen anzugeben. Diese Werte werden über die Schaltfläche Eigenschaften auf der Registerkarte Erläuterungen in einer Grafik veranschaulicht. Vor allem bei Endlosetiketten ist es für die korrekte Positionierung der Texte beim Druck sehr wichtig, die Werte so exakt wie möglich (idealer Weise bis zur 1/10 mm; also beispielsweise 3,78 cm) anzugeben. Über die Schaltfläche Löschen können Sie selbst angelegte Formate entfernen. 194

195 9 Seriendruck Registerkarte Ränder Hier können Sie für Ihr Seriendokument innere Ränder angeben, welche als Orientierungshilfe für die korrekte Dimensionierung der Positionsrahmen dienen. Sie können dabei für alle vier Seiten des Dokuments einzelne Angaben machen. In der Vorschau sehen Sie die vorgenommenen Veränderungen direkt umgesetzt. Bei Etiketten können Sie zusätzlich noch Angaben zu den Seitenrändern der Bögen machen, die Sie bei der exakten Positionierung dieser Bögen für den Druckvorgang (auf Seite 198) unterstützen. Haben Sie die in das Dokument integrierten Positionsrahmen in deren Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein über die Option Abstand beibehalten zum (linken Rand) (auf Seite 206)an den für das Dokument festgelegten Rand gekoppelt, werden diese Positionsrahmen automatisch mit verschoben, sobald dieser Rand verändert wird. Registerkarte Hintergrund Auf dieser Registerkarte nehmen Sie alle Einstellungen vor, falls Sie mit Hintergründen bzw. Wasserzeichen arbeiten möchten. 195

196 9 Seriendruck Dokument Über die Einfügen-Schaltfläche gelangen Sie in den Dialog, in dem Sie die als Hintergrund zu verwendende Datei bestimmen. Der Dialog-Manager unterstützt dabei folgende Formate: BMP EMF JPG PDF PNG WMF Der Dialog-Manager unterstützt auch die Verwendung mehrseitiger PDF-Dokumente. Dabei wird jeder Seite im Seriendruck-Dokument die jeweilige Seite des PDF-Dokuments als Hintergrund zugewiesen. Sollte das Seriendruck-Dokument mehr Seiten besitzen als das PDF-Dokument, werden auf den letzten Seiten keine Hintergründe verwendet. Umgekehrt werden bei einem PDF-Dokument mit sehr vielen Seiten genauso viele Seiten beginnend mit der ersten als Wasserzeichen verwendet, wie das Seriendruck-Dokument Seiten hat. In der Vorschau sehen Sie anschließend die Anmutung des Dokuments. Rechts der Vorschau werden Ihnen Dateinamen und bei PDF-Dokumenten auch hinterlegte Zusatzinformationen angezeigt. Wenn Sie auf die -Schaltfläche klicken, wird das Dokument aus dem hinterlegten Pfad neu geladen. So stellen Sie sicher, dass Änderungen an dem Wasserzeichen (z.b. neuer Briefkopf) immer aktuell sind. Über die Pfeiltasten und navigieren Sie in einem mehrseitigen PDF-Dokument von Seite zu Seite. Legen Sie im linken Bereich fest, ob das Hintergrunddokument Nur zum Positionieren oder Auch zum Ausdruck dienen soll. Ersteres ist z.b. dann sinnvoll, wenn Sie das Seriendruckdokument auf bereits offset-gedrucktes Papier mit dem verwendeten Wasserzeichen (z.b. Briefpapier) drucken möchten. Aus Geschwindigkeitsgründen optimiert der Dialog-Manager PDF-Dokumente für die Bildschirmdarstellung unter Umständen auf Kosten von druckrelevanten Informationen oder einer höheren Druckauflösung. Falls Sie daher das gesamte Dokument inklusive PDF-Hintergrund ausdrucken möchten, ist es ratsam, die Option Ausdruck in bester Qualität zu aktivieren. Beim Druck wird dann auf das Originaldokument zugegriffen. Bitte beachten Sie, dass dadurch deutlich mehr Daten zum Drucker gesendet werden. Bitte beachten Sie, dass der Dialog-Manager grundsätzlich bei Bildern 10 Pixel auf exakt einen Millimeter verteilt. Das entspricht einer Auflösung von 256 dpi. Diese feste Vorgabe wird auch für das Hintergrundbild in Originalgröße verwendet. Rechnen Sie daher das Bild im Vorfeld mit diesen Werten um, falls Sie es z.b. vollflächig hinterlegen möchten, oder skalieren Sie es mittels der Optionen im Feld Größe. Über die Entfernen-Schaltfläche heben Sie die Verwendung eines Hintergrunddokuments wieder auf. Position und Größe In diesem Bereich können Sie das Hintergrunddokument statisch horizontal und vertikal verschieben. Nutzen Sie diese Einstellungen beispielsweise dazu, die Schnittmarken von Druck-PDF-Dokumenten so auszurichten, dass diese in der linken oberen Ecke platziert sind und somit im Gesamtdokument gar nicht erst angezeigt werden. Legen Sie über das Feld Größe fest, wie Sie das Originaldokument eingebunden haben möchten: 1. Originalgröße Das Dokument wird so dargestellt, wie es vorliegt; ist es zu klein, gibt es leere Bereiche; ist es 196

197 9 Seriendruck zu groß, wird es an den Rändern abgeschnitten 2. Papierformat Das Hintergrunddokument wird exakt auf die Größe des Seriendruckdokuments skaliert, dass es bündig mit allen Kanten abschließt; diese Skalierung erfolgt nicht proportional, d.h. sie erfolgt in seitlicher Richtung unabhängig von der Längsrichtung, sodass Verzerrungen auftreten können 3. Skaliert Geben Sie einen Faktor an, mit dem das Dokument proportional vergrößert (Werte über 100) bzw. verkleinert (Werte kleiner als 100) werden soll; sollten Teile davon nach der Skalierung außerhalb des Gesamtdokuments liegen, werden diese abgeschnitten Registerkarte Sonstiges Legen Sie fest, welche Hilfslinien auf Ihr Blatt gedruckt werden sollen. Zur Auswahl stehen die Markierung für das Lochen des Blatts sowie Faltmarken für die Falzung eines Briefs. Die Funktionen dieser Registerkarte stehen Ihnen nur für den Papiertyp Einzelblatt zur Verfügung Hintergrund Über diesen Menüpunkt gelangen Sie auf die Registerkarte Hintergrund der Eigenschaften des aktuellen Dokuments. Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, wenn Sie einen Wasserzeichen für Ihr Dokument definieren möchten. 197

198 9 Seriendruck Zur detaillierten Erläuterung siehe Registerkarte Hintergrund (auf Seite 195) Drucken Mit diesem Menüpunkt wird der Druck der Anschriften auf Etiketten und Umschläge oder in einen Serienbrief gestartet. Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion beim Ausdruck in einem Mailing die Postleitzahlen durch? maskiert werden. Registerkarte Allgemein Drucker Hier sehen Sie die für Ihren Rechner zur Verfügung stehenden Drucker in der Übersicht. Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie die Optionen des ausgewählten Druckers bearbeiten. Übersicht An dieser Stelle informiert der Dialog-Manager darüber, welches Dokument aktuell ausgewählt wurde und wie viele Adressen gedruckt werden sollen. Zudem berechnet das Programm, wie viele Seit- 198

199 9 Seriendruck en/etiketten tatsächlich bedruckt werden müssen. Dokument Hier sehen Sie den ausgewählten Dokumenttyp, die Anzahl der Adressen, die für die aktuelle Kategorie ausgedruckt werden sollen, sowie die Anzahl der Fertigungsposten, die der Dialog-Manager für das aktuelle Projekt erstellt hat. Druck Dieser Wert entspricht der Anzahl Seiten oder Etiketten, die im aktuellen Druckauftrag gedruckt werden sollen. Sobald Sie in den Optionen des Adressbereichs Änderungen vornehmen, also z.b. nur eine bestimmte Anzahl Adressen oder Fertigungsposten ausdrucken möchten, passt sich dieser Wert an. Adressen Alles Über diese Funktion druckt der Dialog-Manager sämtliche Adressen. Aktuelle Adresse Mit dieser Option starten Sie den Druck nur der aktuell angezeigten Anschrift z.b. für einen Probeausdruck oder um einzelne Anschriften nachträglich erneut auszudrucken. Adressen Hier können Sie gezielt einzelne oder auch mehrere hintereinander liegende Adressen ausdrucken. Einzelseiten müssen durch Semikola, Bereiche durch Bindestriche getrennt werden, wie z.b. 1; 3; Diese Option ist besonders hilfreich, wenn mehrere Adressen nachträglich erneut ausgedruckt werden sollen. 199

200 9 Seriendruck Registerkarte Optionen Optionen Umgekehrte Druckreihenfolge Ist diese Option aktiviert, werden die Adressen in umgekehrter Reihenfolge ausgedruckt. Dies ist besonders dann interessant, wenn zuerst gedruckte Dokumente zuunterst im Ausgabeschacht des Druckers liegen und bei normaler Druckreihenfolge somit einzeln umgedreht werden müssten. Ränder Diese Option ist z.b. beim (Probe-)Ausdruck eines Etiketts auf ein weißes Blatt hilfreich; auf diese Weise können Sie die gewählten Randbereiche des Blatts oder Bogens, auf den später gedruckt werden soll, einfach überprüfen. Feldbezeichner Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie anstelle der Feldinhalte die Bezeichnungen der Felder (auf Seite 210) ausdrucken möchten. Etikettenkonturen (nur bei Papierformat Etikettenbogen oder Endlosetiketten) Diese Option ist z.b. beim (Probe-)Ausdruck eines Etiketts auf ein weißes Blatt hilfreich; auf diese Weise können Sie die gewählten Ausmaße der Etiketten einfach überprüfen, bevor Sie den Druck auf einem Etikettenbogen starten. Reihenfolge zum Schneiden optimieren (nur bei Papierformat Etikettenbogen) Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie einen größeren Stapel von Etikettenbogen ausdrucken und diesen anschließend so mit einer Schneidemaschine durchstoßen möchten, dass die einzelnen Teilseiten bereits in der korrekten Reihenfolge hintereinander liegen. Über die Option Bahnenweise haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, (Endlos-)Etiketten vertikal so zu schneiden, dass die fortlaufenden Adressen innerhalb einer Etikettenbogenbahn verlaufen. Anzahl Exemplare) Hier stellen Sie ein, wie viel Seiten oder Etiketten Sie pro Adresse drucken möchten. 200

201 9 Seriendruck Druckposition (nur bei Papierformat Etikettenbogen oder Endlosetiketten) Geben Sie hier an, an welcher Stelle eines Endlosetiketts oder Etikettenbogens sich das erste freie Etikett befindet. Die rechts neben dieser Option befindliche Vorschau hilft bei der Auswahl des korrekten Etiketts. Registerkarte Erweitert Druckaufträge Durch die Aktivierung der Option Eigener Druckjob je können Sie im Dropdown-Menü auswählen, ob für jede Kategorie (z.b. Behälter oder Behälterziel) ein eigener Druckauftrag generiert werden soll; ist sie deaktiviert, werden alle Sendungen in einem einzigen Job ausgedruckt. Mit dieser Funktion können Sie z.b. recht leicht einen vorhandenen Druckerpool ansteuern. Benennen Sie einfach anstelle eines Druckers den Pool und dieser verteilt dann eigenständig die verschiedenen Druckaufträge an die verschiedenen im Druckpool definierten Drucker. Ist auch die Option Druckjob einzeln bestätigen aktiviert, können und müssen Sie bei jedem Druckjob entscheiden, ob Sie diesen drucken oder überspringen möchten. Seitenbereich 201

202 9 Seriendruck Alles Wenn Sie diese Option aktiviert haben, werden bei einem mehrseitigen Dokument alle Seiten gedruckt. Aktuelle Seite Aktivieren Sie diese Option, falls Sie nur die aktuelle Seite drucken wollen, um z.b. den Ausdruck einer neu erstellten Seite zu kontrollieren. Seiten In diesem Feld können Sie ganz gezielt bestimmte Seiten oder Seitenbereiche Ihres mehrseitigen Serienbriefs drucken. Einzelne Seiten werden dabei durch Kommata getrennt, Seitenbereiche werden mit Bindestrich angegeben (z.b. 1,2,5-7,10). Ab Seite Diese Option ermöglicht den Druck von gerade und ungeraden Seiten. Hierzu geben Sie die Startseite an und spezifizieren, ob gerade und/oder ungerade Seiten gedruckt werden sollen. Mit dieser Funktion können Sie z.b. recht einfach doppelseitige Briefe drucken, auch wenn Sie keinen Duplexdrucker besitzen. Drucken Sie im ersten Druckprozess nur die ungeraden Seiten in umgekehrter Druckreihenfolge (auf Seite 200) aus. Danach geben Sie die gedruckten Seiten erneut in den Papierschacht Ihres Druckers. Achten Sie dabei auf die korrekte Orientierung der Seite. Im zweiten Druckprozess drucken Sie jetzt nur die geraden Seiten - diesmal in richtiger Reihenfolge. Ausgabe möglichst Entscheiden Sie, ob der Ausdruck Ihres Dokuments möglichst zeitsparend erfolgen soll oder ob auf Kosten der Geschwindigkeit eine möglichst hohe Ähnlichkeit mit der Bildschirmdarstellung Ihres Dokuments erreicht werden soll. Die Option schnell kann je nach gewähltem Drucker zu Änderungen im Textumbruch führen. In diesem Fall sollten Sie evtl. die Option anzeigegetreu wählen. 202

203 9 Seriendruck Registerkarte Zusatzseiten Übersichtsseiten In diesem Bereich legen Sie fest, ob und wann Sie Summenblätter ausgegeben haben wollen. Summenblätter sind insbesondere beim Druck von Endlosetiketten interessant. Sie beinhalten zusammenfassende Informationen über den kompletten Druckauftrag wie z.b. Anzahl der zu druckenden Etiketten und Seiten sowie den Projektnamen. Mit einem Summenblatt am Anfang eines Druckjobs erhalten Sie somit schnell einen Überblick über die Menge der zu verklebenden Etiketten in dem Stapel zusammenhängender Etikettenbogen. Auf der Registerkarte Papierquelle (auf dieser Seite) können Sie den Papierschacht bestimmen, aus dem das Papier für die Übersichtsseiten genommen werden soll. Rüstblätter Analog zum Summenblatt können Sie in diesem Bereich bestimmen, ob und wann Rüstblätter gedruckt werden sollen. Ein Rüstblatt ist optisch vergleichbar mit einer normalen Druckseite, außer dass keine realen Adressen dargestellt werden. Anstelle von Feldinhalten aus der Adressdatenbank werden nur die Feldnamen dargestellt. Darüber hinaus werden alle Ja/Nein-Felder wie z.b. Behälteranfang auf dieser Seite auf WAHR gesetzt. Rüstblätter werden immer aus dem Fach gedruckt, aus dem auch die Standardseiten entnommen werden. 203

204 9 Seriendruck Registerkarte Papierquelle Papierquelle Standardfach verwenden Mit dieser Option drucken Sie die ausgewählten Seiten aus dem voreingestellten Papierfach Ihres Druckers. Fach manuell auswählen Haben Sie diese Option aktiviert, können Sie angeben, aus welchen Papierfach die erste und aus welchem alle weiteren Seiten gedruckt werden sollen. Nutzen Sie diese Option z.b. dafür, dass Sie die erste Seite auf Briefpapier mit ausführlichem Briefkopf und die Folgeseiten auf normalem Papier drucken Aktuelle Adresse drucken Mit dieser Option starten Sie den Druck nur der aktuell angezeigten Anschrift z.b. für einen Probeausdruck oder um einzelne Anschriften nachträglich erneut auszudrucken. Wechseln Sie hierfür im Hauptbildschirm des Seriendrucks auf die gewünschte Adresse und wählen Sie anschließend diesen Menüpunkt oder wählen Sie im Dialogfenster Drucken (auf Seite 199) die Option Aktuelle Adresse Als PDF-Dokument ausgeben Mit dieser Option überführen Sie das Dokument in das Portable Document Format (PDF). Die erzeugten Dateien können dann später über andere Systeme unabhängig vom Dialog-Manager ausge- 204

205 9 Seriendruck druckt werden. Das erscheinende Fenster entspricht zum größten Teil dem Druck-Dialog (auf Seite 198). Anstelle des Druckers definieren Sie jedoch im Bereich Ausgabe den Pfad und Name der zu erzeugenden PDF-Datei und haben die Option, die verwendeten Schriftarten einzubinden Beenden Hierüber schließen Sie das aktuelle Dokument und gelangen in das Dialogfenster Vorlage, Vorgang bzw. Mailing bearbeiten Bearbeiten Über das Menü Bearbeiten lassen sich die Änderungen zurücknehmen, Positionsrahmen (auf Seite 213) oder Texte in die Zwischenablage kopieren oder verschieben sowie Objekteigenschaften ändern. Darüber hinaus kann man mehrere Positionsrahmen anordnen und aneinander ausrichten Rückgängig Über diesen Menüpunkt können Sie die jeweils zuletzt vorgenommenen Änderungen an Ihrem Seriendokument zurücknehmen Ausschneiden Dieser Menüpunkt verschiebt den oder die markierten Positionsrahmen oder den Text in die Zwischenablage, wenn Sie den Inhalt über den Menüpunkt Einfügen (auf der nächsten Seite) an einer anderen Position wieder einsetzen, wird der Ursprung gelöscht Kopieren Über diesen Menüpunkt kopieren Sie den oder die markierten Positionsrahmen oder den Text in die Zwischenablage, über den Menüpunkt Einfügen (auf der nächsten Seite) setzen Sie den Inhalt an einer anderen Position zusätzlich ein. 205

206 9 Seriendruck Einfügen Über diesen Menüpunkt fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage an die von Ihnen gewählte Position ein Bearbeiten Dieser Menüpunkt kann nur für Rahmen aktiviert werden, bei denen ein Text verändert werden kann. Bei Grafikrahmen, Barcoderahmen, leeren Rahmen und Frankiervermerken ist diese Option nicht verfügbar. Der jeweils gewählte Objekttyp wird dann im Menü explizit dem Befehl Bearbeiten vorangestellt (z.b. Anschriftenblock bearbeiten). Die einzelnen Funktionen dieses Menüpunkts werden unter dem Menüpunkt Einfügen: Text bearbeiten (auf Seite 215) erläutert Eigenschaften Neben den spezifischen Registerkarten, auf denen die jeweils nur für den aktuellen Positionsrahmen gültigen Eigenschaften verwaltet werden, gibt es im Dialogfenster Eigenschaften einige Registerkarten, die bei allen Positionsrahmen zur Verfügung stehen. Diese können auch durch Rechtsklick auf den jeweiligen Rahmen oder bei markiertem Rahmen über die Tastenkombination (auf Seite 237) Strg+Return geöffnet und bearbeitet werden. Registerkarte Allgemein Größe Über die Option Seitenverhältnis beibehalten lassen sich Breite und Höhe eines Positionsrahmens miteinander kombinieren, wodurch die Proportionen des Rahmens auch bei Änderung eines Werts erhalten bleiben. Sobald ein Wert verändert wird, wird der zweite automatisch angepasst. 206

207 9 Seriendruck Position Die Position eines Rahmens wird in Relation zur linken und oberen Blattkante gemessen. Abstand beibehalten zum Diese Option bezieht sich auf die innerhalb des Dokuments gesetzten Ränder (auf dieser Seite), wobei jeder der vier Ränder als Bezugspunkt ausgewählt werden kann. Werden diese Ränder innerhalb des Dokuments verschoben, ändert sich die Position der mit diesen verbundenen Positionsrahmen entsprechend. Objekt ist... Mithilfe dieser Option kann man bei einem mehrseitigen Dokument festlegen, auf welchen Seiten der Rahmen sichtbar sein soll oder ob er versteckt, d.h. unsichtbar ist. Versteckte Rahmen sind positioniert, werden jedoch weder angezeigt noch ausgedruckt. Registerkarte Farben und Linien Diese Registerkarte steht nicht bei dem Positionsrahmentypen rotierter Text, Barcode und 2D- Barcode zur Verfügung. Linien Jede der vier umrandeten Linien kann einzeln ein- und ausgeschaltet werden; Dicke und Ausführung der Linien werden über die Optionen Stärke und Art verändert. Farbe Auch die Farbe der Umrandung lässt sich in diesem Dialogfenster definieren: Klicken Sie auf die Schaltfläche im Feld Farbe und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Ausfüllen Über diese Option legen Sie die Hintergrundfarbe eines Rahmens fest: Aktivieren Sie die Schaltfläche im Feld Farbe und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. 207

208 9 Seriendruck Registerkarte Ränder Diese Registerkarte steht nur bei Positionsrahmen zur Verfügung, die aus nicht rotierten Textelementen bestehen, also nicht bei den Positionsrahmen rotierter Text, Barcode, 2D-Barcode, Bild und Rahmen. Auf dieser Registerkarte werden für den aktuellen Positionsrahmen in diesem Rahmen selbst liegende Ränder festgelegt Löschen Über diesen Menüpunkt löschen Sie markierte Rahmen aus Ihrem Seriendruckdokument. Sind zwei oder mehr Rahmen gleichzeitig markiert, können diese auch über das Menü der rechten Maustaste oder mittels der Taste Entf gleichzeitig gelöscht werden Anordnen Die Rahmen, aus denen ein Seriendokument zusammengesetzt wird, können einzeln vor- oder hintereinander angeordnet werden. Die Rahmen können dabei entweder um eine einzelne Ebene vorgeholt oder nach hinten verschoben oder direkt in den Vorder- oder Hintergrund gelegt werden. Durch diese Anordnung wird der Inhalt des vorderen Rahmens über die darunter liegenden Rahmen gedruckt Ausrichten Der Seriendruck des Dialog-Managers bietet komfortable Hilfsmittel, um die einzelnen Rahmen zueinander zu positionieren und gemeinsam auszurichten. Sie können einzelne Rahmen entweder im Objektinspektor (auf der nächsten Seite) oder durch direktes Anklicken im Hauptbildschirm des Seriendrucks auswählen. 208

209 9 Seriendruck Zwei oder mehrere Rahmen werden durch Anklicken bei gleichzeitigem Drücken der Umschalttaste markiert; sind mehrere Rahmen markiert, kann ein einzelner durch Anklicken und gleichzeitigem Drücken der Umschalttaste demarkiert werden. Rahmen zueinander ausrichten Anschließend können Sie entweder über einen Rechtsklick auf einen markierten Rahmen, die rechte Maustaste im Objektinspektor (auf dieser Seite) oder über das Menü Ausrichten die gewünschte Ausrichtung vornehmen, wobei immer der zuerst angeklickte Rahmen als Bezugspunkt für die weiteren angeklickten Rahmen gilt (d.h. der erste Rahmen wird nicht bewegt). Sind zwei oder mehr Rahmen gleichzeitig markiert, können diese auch mit der Maus gemeinsam verschoben werden. Die Menüpunkte Gleicher Abstand vertikal und Gleicher Abstand horizontal vereinheitlichen die Abstände zwischen zwei oder mehr markierten Positionsrahmen Außerhalb liegende Rahmen repositionieren Über diesen Menübefehl können Sie beim Positionieren oder durch Veränderungen am Papierformat irrtümlich zu weit nach außen verschobene Rahmen wieder in das aktuelle Dokument zurückholen, um sie korrekt innerhalb des Dokuments anzuordnen. Alle evtl. außerhalb liegenden Rahmen werden übereinander liegend in der linken oberen Ecke des Dokuments angeordnet Gehe zu Dieses Menü bietet Ihnen die Möglichkeit, auf verschiedene Seiten eines Dokuments zu wechseln. Sie gelangen zu dem Dialogfenster Gehe zu Seite auch, wenn Sie auf die entsprechende Statuszeile doppelklicken Ansicht Über das Menü Ansicht können verschiedene Funktionalitäten aufgerufen werden, die bei der Gestaltung der Seriendruckdokumente hilfreich sind. Im Einzelnen sind dies: Objektinspektor Der Objektinspektor hilft dabei, die Übersicht über alle in einem Dokument integrierten Positionsrahmen (auf Seite 213) zu behalten sowie die einzelnen Rahmen in Position und Aufbau zu kontrollieren. Dies kann insbesondere hilfreich sein, wenn einzelne Rahmen von anderen verdeckt werden und mit der Maus deswegen nicht markierbar sind. Sie sehen im geöffneten Objektinspektor eine Liste aller Rahmen, der in diesen Rahmen enthaltenen Felder sowie der Position, an der sich die einzelnen Rahmen innerhalb des Dokuments befinden. Über das Kontrollkästchen vor jedem Rahmen können Sie 209

210 9 Seriendruck die Darstellung dieses einzelnen Rahmens ein- und ausschalten; diese werden jedoch nicht aus dem Dokument entfernt. Die Funktionen, welche im Objektinspektor über die rechte Maustaste aktiviert werden können, entsprechen den gleichnamigen Funktionen der einzelnen Menüs und werden dort jeweils näher erläutert Feldbezeichner anzeigen Über diese Schaltfläche werden die Feldinhalte der aktuellen Adresse ausgeblendet und stattdessen die Bezeichnungen der in diesen Rahmen integrierten Felder in blauer Schrift dargestellt. Auf diese Weise sehen Sie unabhängig vom aktuell angezeigten Adressdatensatz, welche Felder aus Ihrer Adressdatei in das Dokument eingefügt werden Ränder anzeigen Ist diese Option aktiviert, wird ein zuvor ggf. angelegter Rahmen auf dem Blatt dargestellt. Auf diese Weise können Sie die eingestellten Seitenränder überprüfen und ggf. in den Dokumenteigenschaften 210

211 9 Seriendruck (auf Seite 192) auf der Registerkarte Ränder anpassen Bereiche visualisieren Auf einigen Formaten, wie z.b. dem Einzelbrief oder dem Umschlag DIN lang, finden Sie Positionierungshilfen, die als graue Rahmen dargestellt werden. Beim Einzelbrief zeigt dieser Rahmen, wo das Fenster eines Fensterbriefumschlags liegt, beim Umschlag DIN lang sehen Sie die von der Deutschen Post vorgegebenen Codierzonen, die teilweise nicht oder nur mit ganz speziellem Inhalt befüllt werden dürfen. Über diesen Menüpunkt können Sie diese Positionierungshilfen ein- und ausschalten. 211

212 9 Seriendruck Abgeschnittenen Text visualisieren Ist diese Option aktiviert, werden Textrahmen rot hinterlegt, sobald Texte vertikal oder horizontal aus diesem laufen: Der Dialog-Manager strichelt zusätzlich die Kanten des Textrahmens, an denen der Überlauf stattfindet. Texte können nur rechts bzw. links abgeschnitten werden, wenn in den Eigenschaften des Textrahmens (auf Seite 220) die Option Zeilenumbruch deaktiviert ist. Die Visualisierung der abgeschnittenen Texte kann nur dann vorgenommen werden, falls die Darstellung des Dokuments anzeigegetreu (auf Seite 202) erfolgt Ansicht aktualisieren Wählen Sie diesen Menüpunkt oder drücken Sie die F5-Taste, falls Sie den Bildschirmaufbau aktualisieren möchten. Dieser Schritt kann z.b. dann notwendig werden, falls Artefakte dargestellt werden oder andere Applikationen die Darstellung des Seriendruck-Dokuments beeinflussen Symbolleisten Über diesen Menüpunkt können die Symbolleisten einzeln ein- und ausgeschaltet werden. Symbolleiste Dokument Über diese Leiste steuern Sie die wichtigsten Aktionen rund um Ihr Dokument. Die Schaltflächen dieser Symbolleiste wiederholen einzelne Punkte des Menüs Dokument. Symbolleiste Bearbeiten Mit dieser Navigationsleiste können Sie die wichtigsten Aktionen auf markierten Objekten ausführen wie z.b. die Veränderung der Objekteigenschaften. Die Schaltflächen dieser Symbolleiste wiederholen einzelne Punkte des Menüs Bearbeiten. Symbolleiste Ausrichten / Anordnen Über diese Navigationsleiste können Sie die gesetzten Positionsrahmen einfach zueinander anordnen und ausrichten. Nähere Erläuterung erhalten Sie hier (auf Seite 208). 212

213 9 Seriendruck Die Schaltflächen dieser Symbolleiste wiederholen einzelne Punkte des Menüs Bearbeiten. Symbolleiste Navigation Über die Navigationspfeile können Sie einzelne Adressen aufblättern oder gezielt zum Anfang oder Ende der Adressliste springen. Bei einem Einzeldokument ist dieser Bereich natürlich ausgegraut, weil eine Navigation unsinnig ist. Symbolleiste Positionsrahmen Mit dieser Navigationsleiste können Sie neue Positionsrahmentypen in die aktuelle Seite Ihres Serienbriefdokuments einfügen. Die Schaltflächen dieser Symbolleiste wiederholen einzelne Punkte des Menüs Einfügen. Symbolleiste Seite Über diese Navigationsleiste blättern Sie innerhalb Ihres Serienbriefs durch die einzelnen Seiten. Ferner können Sie vor oder nach der aktuellen Seite eine neue einfügen sowie die derzeit angezeigte Seite löschen. Die Schaltflächen dieser Symbolleiste wiederholen einzelne Punkte des Menüs Einfügen Einfügen Über das Menü Einfügen setzen Sie entweder neue Positionsrahmen oder erweitern Ihr aktuelles Dokument um zusätzliche Seiten. Die Positionsrahmen sind die wichtigsten Bausteine der Seriendruckdokumente. Alle Inhalte, die Sie in Ihr Dokument integrieren wollen, werden über Positionsrahmen eingefügt. Die Inhalte einiger dieser Positionsrahmen (z.b. der Anschriftenblock oder Textrahmen mit Datenfeldern) werden aus der Adressliste übernommen, sofern hier Inhalte zu den in den Rahmen enthaltenen Feldern vorliegen. Wählen Sie die einzelnen Positionsrahmen für die Gestaltung eines Seriendokuments aus. Klicken Sie auf den gewünschten Rahmen; es öffnet sich das Dialogfenster Eigenschaften bearbeiten (auf Seite 206) dieses Rahmens. Welche Registerkarten angezeigt werden, ist abhängig davon, welcher Positionsrahmen ausgewählt wurde. Einzig die Registerkarte Allgemein ist für alle Positionsrahmen identisch. 213

214 9 Seriendruck Anschriftenblock Mit diesem Positionsrahmen werden die Adressdaten und Anschriftenzeilen in dem aktuellen Dokument positioniert. Über das Menü der rechten Maustaste (Anschriftenblock bearbeiten) können zusätzlich zu diesen Anschriftenzeilen auch noch weitere Felder in den Anschriftenblock eingefügt werden. Nähere Erläuterungen über diese Funktion erhalten Sie unter dem Menüpunkt Text - Feld einfügen (auf Seite 216). Der Dialog-Manager stellt für den Anschriftenblock automatisch generierte Zustellfelder zur Verfügung, welche aus den importierten Feldern kombiniert wurden. Diese Zustellfelder enthalten die in der Anschriftenüberprüfung freigegebenen Anschriftsdaten, sodass nicht mit mehreren Anschriftenfeldern für Straßen-, Postfach- und Großempfängeranschrift gearbeitet werden muss. Im Seriendruck für ein Mailing muss mit diesen Zustellfeldern gearbeitet werden, da anderenfalls die Sortierung der Adressen innerhalb der Kategorie Infopost und die Portooptimierung ungültig werden können. Registerkarte Anschrift Das Dialogfenster Eigenschaften wird beim Einfügen eines Anschriftenblocks automatisch auf der Registerkarte Anschrift geöffnet. Hier wählen Sie, welche Felder aus der Adressdatei in der Anschrift gedruckt werden sollen. Für das Feld Zu Händen können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Diese sind identisch mit den Einstellungen für Datenfelder der Kategorie Zusatzfelder (auf Seite 217) (Nr. 6). Mit dem Kontrollkästchen vor Abteilung ausgeben werden die Zeilen Abteilung und Zu Händen im Anschriftenblock vertauscht. Welche Registerkarten angezeigt werden, ist abhängig davon, welcher Positionsrahmen ausgewählt wurde. Lediglich die Registerkarte Allgemein ist für alle Positionsrahmen identisch. 214

215 9 Seriendruck Erläuterungen zu den Einstellungen auf dieser Registerkarte finden Sie unter Datenfelder der Kategorie Adress-Zusatzfelder (auf Seite 217) Text Ein Textrahmen ermöglicht es, freie Texte in ein Seriendokument zu integrieren. Sie haben dabei entweder die Möglichkeit, den Text aus einer anderen Anwendung zu kopieren und mit Hilfe der Windows-Zwischenablage in den Textrahmen einzufügen oder den Text innerhalb des Textrahmens neu einzugeben. Text bearbeiten Im Fenster Text bearbeiten, das sich erstmals nach Anklicken des Menüpunkts Einfügen - Text öffnet und die später jederzeit innerhalb des Positionsrahmens Text über Doppelklick oder das Kontextmenü der rechten Maustaste (Text bearbeiten) geöffnet werden kann, können Sie den Text for- 215

216 9 Seriendruck matieren. Schriftart und -farbe, Ausrichtung und Zeichengröße können hier auch nachträglich verändert werden. Ferner findet in diesem Fenster auf Wunsch eine sofortige Rechtschreibprüfung statt. Falsche oder unbekannte Wörter werden mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Diese Wörter können im Text bearbeiten-modus per Kontextmenü einzeln korrigiert werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das fragliche Wort. In dem sich öffnenden Fenster wird Ihnen u.a. ein Korrekturvorschlag unterbreitet (so denn vorhanden). Außerdem können Sie hier entscheiden, ob das Wort Nie geändert werden soll (es also richtig ist) oder ob Sie dieses zum Benutzerwörterbuch (auf Seite 234) Hinzufügen möchten. Die erste Entscheidung gilt nur für das aktuelle Dokument, die zweite für das aktuelle und alle zukünftigen. Über den Menübefehl Alle ändern können Sie das markierte, falsche Wort sowie alle weiteren, identischen Wörter auf ein Mal von Fehlern befreien, ohne diese jedes Mal einzeln korrigieren zu müssen. Schließlich haben Sie über die -Schaltfläche der Symbolleiste auch noch die Möglichkeit, sich alle vermeintlich falschen Wörter in einem Durchlauf anzeigen zu lassen und ggf. zu korrigieren. Details hierzu finden Sie im Kapitel Rechtschreibprüfung (auf Seite 233). Feld einfügen Diese Option steht in allen Positionsrahmen zur Verfügung, deren Text bearbeitet werden kann (Textfeld, rotierter Text, Anschriftenblock und Unterschrift). 216

217 9 Seriendruck Mit dieser Option können Sie Felder in das Dokument integrieren, wie z.b. diejenigen, die Sie mit Ihrem Adressdatensatz importiert haben (Adressfelder o.ä.), Datumsfelder oder den Response-Code (auf Seite 141). Auf der rechten Seite des Dialogfensters sehen Sie Erläuterungen, welche Informationen in dem jeweiligen Datenfeld enthalten sind. So ist es z.b. möglich, Namen oder individuelle Merkmale, wie die ausgeübte Sportart oder auch verschiedene Produktbezeichnungen, die einer bestimmten Anschrift zugeordnet sind, in den ansonsten für alle Schreiben identischen Text einfließen zu lassen. Datenfelder der Kategorie Adresszusatzfelder Anschriftenblock Mit dem Anschriftenblock fügen Sie alle benötigten Felder für eine Anschrift in Ihr Dokument ein. Konfigurieren Sie dieses Feld über die Schaltfläche Einstellungen ändern. Das Feld Anschriftenblock enthält den gleichen Text wie der Positionsrahmen Anschriftenblock (auf Seite 214). Auch die Einstellungen für die optionalen Felder sind identisch. Wählen Sie in dem Dialogfenster aus, welche Adressfelder im Anschriftenblock enthalten sein sollen. Die Angaben im Feld Altern. z.h. und die Option c/o-adresse werden berücksichtigt. Durch das Aktivieren des Kontrollkästchens persönlich (c/o) anschreiben wird die Option c/o-adresse in der Adressverwaltung ignoriert und die Ansprechpartner in einer Firma werden immer persönlich adressiert. Dabei wird die Reihenfolge von Name und Firma vertauscht. Briefe mit diesem Anschriftenblock dürfen nur vom Empfänger persönlich geöffnet werden. Mit dem Kontrollkästchen vor Abteilung ausgeben werden die Zeilen Abteilung und Zu Händen im Anschriftenblock vertauscht. Anrede/Firma separat ausgeben bewirkt, dass bei einer Privatperson die Anrede in einer eigenen Zeile am Anfang des Anschriftenblocks steht. Gleiches gilt, wenn bei einer Firmenadresse kein Ansprechpartner existiert und im Anrede-Feld Firma steht. Begrenzen Sie die maximale Anzahl Zeilen, wenn wenig Platz für den Anschriftenblock zur Verfügung steht. Dabei streicht das Programm Adresszeilen so, dass die Adressen postalisch immer vollständig sind. Der Dialog-Manager geht in dieser Reihenfolge vor: 1. Firma3 217

218 9 Seriendruck 2. Firma2 3. Abteilung 4. Zu Händen Vorname und Nachname Es stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung, Vorname und Nachname gemeinsam in einem Feld ausgeben zu lassen, wenn Sie auf Einstellungen ändern klicken: Anrede und Titel Bei Verwendung dieses Felds werden die Anrede und der Titel eines Namens zusammengefasst. Briefanrede Über das Feld Briefanrede können Sie individuell festlegen, wie diese Zeile in Ihrem Dokument gestaltet werden soll. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung: Die Einstellungen im Bereich Automatische Erzeugung beziehen sich auf Adressen, bei denen ein persönlicher Ansprechpartner angegeben ist. Hier können Sie festlegen, mit welchem Ausdruck Sie Ihre Anrede beginnen möchten (beispielsweise die freundschaftliche Anrede Liebe/r oder das höfliche Sehr geehrte/r ), ob an diesen Ausdruck bei männlichen Ansprechpartnern ein r angehängt wer- 218

219 9 Seriendruck den soll und welche Felder aus dem Adressdatensatz in dieser Zeile oberhalb des eigentlichen Texts ausgegeben werden sollen. Machen Sie außerdem eine Vorgabe, was in der Briefanrede eingesetzt werden soll, wenn keine namentliche Ansprache möglich ist. Schließlich können Sie festlegen, mit welchem Zeichen die Briefanrede beendet werden soll, beispielsweise einem Komma oder einem Ausrufezeichen. Haben Sie in der Adressverwaltung eine alternative Briefanrede im Feld Altern. SgDuH festgelegt, so hat diese Vorrang vor der automatisch erzeugten. Im Bereich Beispiele sehen Sie sofort, wie sich Ihre Einstellungen auf eine konkrete Briefanrede auswirken. Über Standard können Sie eines von drei hinterlegten Profilen aktivieren. zu Händen Soll der Name des Ansprechpartners im Anschriftenblock mit ausgegeben werden, kann die Gestaltung dieser Zeile über das Datenfeld zu Händen vorgenommen werden. Die Option Nur ausgeben, wenn Anrede Herr(n) oder Frau bewirkt, dass bei nicht personalisierten Adressen die gesamte Zeile im Anschriftenblock entfällt. Auf Wunsch können Sie für diese Zeile ein gesondertes Präfix wie beispielsweise z.hd. oder ähnliches angeben; lassen Sie dieses Feld leer, wenn die Zeile direkt mit Herrn oder Frau beginnen soll. Über die Optionen im Bereich Anrede Herr bzw. Herrn können Sie die Anrede normalisieren, d.h. für alle angeschriebenen, männlichen Personen gleichlautend festlegen. So erreichen Sie beispielsweise, dass bei Ansprechpartnern der Eintrag Herrn Peter Müller lautet, während in der Briefanrede selbstverständlich weiterhin Sehr geehrter Herr Müller bestehen bleibt. Die Feldeinstellungen gelten erst, wenn in der Adressverwaltung kein alternatives z.h. angegeben wurde. Bei Privatadressen ersetzt eine Angabe im Feld Altern. z.hd. die Felder Name und Vorname. Straße und Nr. Im Datenfeld Straße und Nr. werden Straßennamen und Hausnummer in einem Feld ausgegeben. Zustell-Adresse Das Feld Zustell-Adresse enthält die von der Post bevorzugten Teile der Anschrift (Straße, Postfach oder Großempfänger). 219

220 9 Seriendruck Zustell-PLZ Zustell-Ort Zustell-PLZ+Ort Fügen Sie mit diesen Feldern die von der Post bevorzugte Postleitzahl, Ort oder die Kombination aus beiden ein (Straße, Postfach oder Großempfänger). Landesname Sie können bestimmen, ob der Landesname in deutsch, englisch oder französisch und ob dieser in Großbuchstaben ausgegeben werden soll. ISO-Code Dieses Feld gibt den ISO-Code des Landes aus, der weltweit genormt ist. Deutschland hat z.b. den ISO-Code 276. Registerkarte Text Standard-Schrift Sie sehen hier die im Dialog-Manager als Standard gesetzte Schrift. Die Texteigenschaften (Schriftart, -größe, -farbe) können über die Schaltfläche Text bearbeiten (auf Seite 215) im Kontextmenü der rechten Maustaste verändert werden. In den Eigenschaften eines Anschriftenblocks sehen Sie auf dieser Registerkarte den Hinweis, ob es sich bei der eingestellten Schriftart um eine systeminterne oder eine selbst hinzugefügte maschinenlesbare Schrift (auf Seite 232) handelt. 220

221 9 Seriendruck Abstände Mit den Option Prozent bzw. Punkte wird der Zeilenabstand innerhalb des Textrahmens angepasst. Je nachdem welche Option Sie gewählt haben, wird der Zeilenabstand relativ zur gewählten Schriftgröße in Prozent bzw. absolut in Punkten eingestellt. 100 Prozent entsprechen dabei einer Zeile. Die Option Zusätzlicher Zeichenabstand erhöht die Laufweite des Textes, also den Abstand zwischen den einzelnen Zeichen. Hiermit kann erreicht werden, dass eine Schrift als maschinenlesbar akzeptiert wird. Zu näheren Hinweisen über maschinenlesbare Schriften siehe Menü Extras (auf Seite 232). Vertikale Ausrichtung Über die Ausrichtungsoptionen wird der Text innerhalb des Rahmens vertikal positioniert. Dabei stehen drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: am oberen Rand orientiert zentriert oder am unteren Rand des jeweiligen Rahmens orientiert Leerzeilen Aus leeren Feldern resultierende Leerzeilen entfernen Dadurch, dass bei einigen Datensätzen einzelne Felder nicht ausgefüllt sind, können sich z.b. überall dort, wo diese Felder allein in einer Zeile eingesetzt werden, Leerzeilen ergeben. Diese werden bei aktivierter Option automatisch gelöscht. Leerzeichen bei Datenfeldern links entfernen Über diese Option werden links stehende Leerzeichen der Feldinhalte gelöscht. rechts entfernen Über diese Option werden rechts stehende Leerzeichen der Feldinhalte gelöscht. Zeilen mit Datenfeldern glätten (überflüssige Leerzeichen entfernen) Diese Option entfernt sämtliche doppelte und unnötige Leerzeichen, die aus den Daten der Adressdatenbank stammen oder dadurch entstehen, dass einzelne Felder bei einzelnen Datensätzen keinen Inhalt haben und deshalb bei diesen Datensätzen zwei oder mehr Leerzeichen aufeinander stoßen. Zeilenumbruch Die Möglichkeit, den automatischen Zeilenumbruch am Rand des Positionsrahmens zu deaktivieren, ist für den Anschriftenblock vorgesehen, damit sichergestellt ist, dass die Anzahl der Zeilen immer konstant bleibt und durch einen zu langen Eintrag kein Zeilenumbruch erzeugt wird. Bedenken Sie, dass dadurch die Inhalte am Rand des Positionsrahmens abgeschnitten werden Rotierter Text Analog zu dem Rahmentyp Text (auf Seite 215) gelangen Sie bei Einfügen eines rotierten Textes in die Dialogbox Text bearbeiten. Alle Eingabe- und Formatierungsmöglichkeiten sind zu einem nicht rotierten Text identisch. Die Unterschiede zwischen den beiden Rahmentypen liegen zum einen in dem Vorhandensein eines Drehwinkels bei rotierten Texten und zum anderen in einer anderen Behandlung der Ausrichtungsarten (auf dieser Seite) sowie einer unterschiedlichen Verwendung von Farben und Linien (auf Seite 207). 221

222 9 Seriendruck Registerkarte Text Standardschrift Sie sehen hier die im Dialog-Manager als Standard gesetzte Schrift, wobei der Text um den eingestellten Rotationswinkel (auf dieser Seite) gedreht dargestellt wird. Die Texteigenschaften (Schriftart, -größe, -farbe) können über die Schaltfläche Text bearbeiten (auf Seite 215) im Kontextmenü der rechten Maustaste verändert werden. Rotation In dem Feld Rotationswinkel können Sie einen beliebigen Winkel eingeben, um den der eingegebene Text gedreht werden soll. Beispielhaft wird das Ergebnis in dem Feld Standardschrift (auf dieser Seite) angezeigt. Abstände Diese Optionen sind identisch zu denen beim nicht rotierten Text. Zur detaillierten Erläuterung siehe Abstände (auf der vorherigen Seite). Leerzeilen Diese Optionen sind identisch zu denen beim nicht rotierten Text. Zur detaillierten Erläuterung siehe Leerzeilen (auf der vorherigen Seite) Bild Integrieren Sie über den Grafikrahmen Bitmaps oder JPG-Dateien z.b. für Ihr Logo in Ihr Seriendruckdokument. Über Rechtsklick auf einen Grafikrahmen können Sie in den Eigenschaften dieses Rah- 222

223 9 Seriendruck mens die Registerkarte Bild öffnen. Quelle Mit der Option Statisch können Sie ein Bild auf alle Dokumente drucken. Die Option Dynamisch (Dateiname aus Feld) ermöglicht es Ihnen, für jedes Dokument ein mittels Feldinhalten dynamisch angepasstes Bild zu verwenden. Statisch Hier sehen Sie die Originalgröße der importierten Datei sowie die Angabe, welche Datei importiert wurde. Wenn Sie an der Grafik im Seriendokument vorgenommene Veränderungen rückgängig machen möchten, können Sie den Schalter Zurücksetzen verwenden. Über diesen Schalter können Sie die Grafik jederzeit wieder in die ursprüngliche Größe zurückverwandeln. Dynamisch (Dateiname aus Feld) Hier können Sie angeben, welche Felder der Dialog-Manager verwenden soll, um für jedes Dokument ein Bild dynamisch zu laden. Dazu können Sie auswählen, von welchen Feldern der Pfad und Dateiname des Bildes abhängen soll. Außerdem können Sie festlegen, wie ein Bild innerhalb des Grafikrahmens positioniert werden soll, wenn es den Rahmen nicht ganz ausfüllt. Bilder, die größer als der angegebene Grafikrahmen sind, werden soweit verkleinert, dass sie in den Rahmen passen. Das Seitenverhältnis wird dabei beibehalten. Die Größe von kleineren Bildern wird nicht verändert. 223

224 9 Seriendruck Dynamische Bilder sind sehr nützlich, um das Seriendruckdokument zu personalisieren. Sie können Ihr Dokument z.b. regional oder in Abhängigkeit vom Geschlecht des Empfängers gestalten. Optionen Wählen Sie aus, wieviele Bilder der Dialog-Manager im Arbeitsspeicher behalten soll, um die Leistung während der weiteren Bearbeitung Ihres Seriendruckdokumentes zu verbessern Rahmen Diese Option bietet eine Reihe gestalterischer Möglichkeiten: Hier werden entweder ein Rechteck oder auch nur einzelne Linien eingefügt, die grafisch gestaltet werden können. Über die Registerkarte Farben und Linien definieren Sie das grafische Erscheinungsbild Ihres Rahmens. Detailliertere Information dazu finden Sie auch hier (auf Seite 207). 224

225 9 Seriendruck Linien Jede der vier den Rahmen umgebenden Linien kann einzeln ein- und ausgeschaltet werden; Breite und Linienart werden über die Optionen Stärke und Art verändert. Farbe Auch die Farbe der Umrandung lässt sich in diesem Dialogfenster definieren: Klicken Sie auf die Schaltfläche im Feld Farbe, und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Ausfüllen Über diese Option legen Sie die Hintergrundfarbe eines Rahmens fest: Aktivieren Sie den Schalter Farbe und wählen Sie die gewünschte Farbe aus Unterschrift Über diesen Rahmen werden gescannte Unterschriften in ein Seriendruckdokument integriert. Gescannte Unterschriften sollten unbedingt als monochrome Dateien vorliegen, um im Seriendruck optimal weiterverarbeitet und z.b. farbig gestaltet werden zu können. Unterschrift wählen Sobald Sie einen Unterschriften-Rahmen in Ihr Seriendruckdokument einfügen, öffnet sich das folgende Dialogfenster: Aus diesem projektübergreifenden Unterschriften-Pool können Sie nun eine Unterschrift auswählen und per Klick auf OK übernehmen. Gleichzeitig bietet Ihnen dieses Fenster die Möglichkeit, den Unterschriften-Pool zu verwalten: Mit der Schaltfläche Entfernen löschen Sie einzelne Unterschriften unwiederbringlich! Das Löschen einer Unterschrift aus dem Pool hat keinen Einfluss auf Projekte, die die gelöschte Unterschrift verwenden, da diese nicht nur im Pool, sondern auch im Projekt gespeichert wird. 225

226 9 Seriendruck Per Klick auf Hinzufügen erweitern Sie Ihren Unterschriften-Pool, mit Bearbeiten können Sie die Eigenschaften von Unterschriften innerhalb des Pools ändern. In beiden Fällen öffnet sich das Dialogfenster Unterschrift bearbeiten. Unterschrift bearbeiten Auf der Registerkarte Allgemein können Sie eine eindeutige Bezeichnung für die neue Unterschrift vergeben und über die Schaltfläche Laden die Grafik hinzufügen. In der Vorschau sehen Sie direkt die Unterschrift. Auf der Registerkarte Namenszeile können Sie den Namen der unterschreibenden Person einfügen, welche im Seriendruckdokument zusätzlich zur Unterschrift ausgegeben wird. Die Schriftart dieser Namenszeile entspricht für das Dokument gewählten. Auf der Registerkarte Transparenz/Farben stehen zwei weitere Optionen zur Auswahl: 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Transparente Farbe, falls die gescannte Unterschrift z.b. über einem Text liegen oder die Namenszeile mit ausgedruckt werden soll. Je nachdem, in welchen Farben Ihre Grafik vorliegt, können Sie die entsprechende Farbe für den transparenten Hintergrund definieren. 2. Nach Aktivierung des Kontrollkästchens Farbe ändern können Sie eine Farbe in der Grafik durch eine beliebige andere ersetzen. Bei monochrom vorliegenden Unterschriften ersetzen Sie z.b. schwarz durch blau und die Unterschrift wird blau ausgegeben. Sie sehen den Effekt direkt in der Vorschau. 226

227 9 Seriendruck Eigenschaften bearbeiten Weitergehende Einstellungen an dem Unterschriftsrahmen können Sie über die Eigenschaften vornehmen. Rechtsklicken Sie dazu auf den Rahmen und wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften. Transparenz und Farbe In diesem Bereich können Sie für alle verwendeten Unterschriften in diesem Rahmen entgegen den Einstellungen im Unterschriften-Pool die Transparenz einer Farbe sowie das Ersetzen einer Farbe durch eine andere definieren. Siehe dazu auch Unterschrift bearbeiten (auf der vorherigen Seite). Unterschriften In diesem Bereich können Sie variable Unterschriften definieren, d.h. je nach Inhalt eines Felds werden unterschiedliche Unterschriften verwendet. Beispiel: Ein großes Bankinstitut kreiert ein Mailing, in dem jeder einzelne Brief vom Filialleiter unterschrieben werden soll, falls in dem Ort eine Filiale existiert oder eben vom Bankvorstand. In dem Feld Standard-Unterschrift legen Sie die Unterschrift aus dem Pool fest, die verwendet werden soll, falls keine Bedingung (siehe hier (auf dieser Seite)) zutrifft oder falls die Unterschrift in allen Seriendruckdokumenten identisch sein soll. Natürlich können Sie hier auch die Unterschrift wechseln. Beim Betätigen der Schaltfläche Namenszeile... können Sie den Text ändern, der der Unterschrift hinterlegt ist. Die Option Variable Unterschriften verwenden aktiviert das Datenfeld und den Bedingungsbereich (auf dieser Seite). In dem Datenfeld geben Sie an, welches Feld gemäß den Bedingungen geprüft werden soll. Hierzu erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie ein Datenfeld auswählen können. Bedingungsbereich Im Bedingungsbereich geben Sie an, welche Unterschrift ausgegeben werden soll, wenn das angegebene Datenfeld dem der Unterschrift zugewiesenen Feldwert entspricht. Durch Rechts-Klick in den Bedingungsbereich können Sie eine Unterschriftsbedingung Hinzufügen, Wechseln oder Löschen. Über den Kontextmenüpunkt Feldwert ändern geben Sie an, welchen Inhalt das Datenfeld haben muss, damit die definierte Unterschrift ausgegeben wird. Eine doppelte Vergabe von Feldinhalten ist dabei ausgeschlossen. 227

228 9 Seriendruck Bei der Vergabe von Feldwerten ist darauf zu achten, dass diese kontextsensitiv behandelt werden, d.h. Großund Kleinschreibung wird unterschieden. Ferner werden etwaige Platzhalterzeichen (*,?) nicht als solche interpretiert. Der Feldwert??st* ist dementsprechend nicht identisch zu Postfach oder Weststraße. Analog dazu sind Kirschweg und KIRSCHWEG ungleiche Feldwerte. In dem o.g. Beispiel unterschreibt Max Mustermann, falls die Anrede Herr ist und Monika Musterfrau, falls die Anrede Frau ist. In allen anderen Fällen wie beispielsweise Firma oder kein Inhalt wäre Max Mustermann der Unterschreibende. Sie können eine Unterschrift auch mit mehreren Bedingungen behaften, in dem Sie diese mehrfach in dem Bedingungsbereich aufführen und einen jeweils anderen Feldwert hinterlegen Barcode Mit dieser Option fügen Sie einen Barcode in Ihr Seriendruckdokument ein. Inhalt Sie können für den eingefügten Barcode entweder einen für alle Adressen gleichen, festen Wert (z.b. eine interne Nummer des Mailings) eingeben und diesen auf jedem Dokument ausdrucken oder Sie integrieren über die Schaltfläche neben der Option Wert aus Datenfeld Inhalte aus der Adressdatei in den Barcode, die bei jedem Adressdatensatz unterschiedlich befüllt werden (z.b. die Sendungsnummer zur Erfassung der Responses (auf Seite 141) per Barcodescanner). Über die Option AddOn können Sie auf Wunsch bei einigen Barcodeformaten einen zusätzlichen Nebenbarcode ausgeben, der von den Leseeinheiten gleichzeitig erfasst wird. Das AddOn darf nur Zahlen enthalten und kann entweder exakt 2 oder exakt 5 Stellen breit sein. Formatierung Im Bereich Formatierung wählen Sie das Format des Barcodes und die Drehung des Barcodes aus. Weiterhin können Sie den Inhalt des Barcodes zusätzlich als Klartextzeile ausgeben. Das aktivierte Kontrollkästchen Sicherheit stellt sicher, dass die Barcodes nur aus ganzen Vielfachen eines gedruckten Punktes bestehen, um somit höchstmögliche Kompatibilität mit den Scannern zu garantieren. Ein stufenloses Vergrößern des Barcodes ist somit nur mit deaktivierter Option möglich. 228

229 9 Seriendruck D-Barcode Mit dieser Option fügen Sie einen 2D-Barcode in Ihr Seriendruckdokument ein, wie er beispielsweise für das Mobile Tagging benötigt wird. Mit dem Dialog-Manager können Sie zwei unterschiedliche 2D-Barcodes erzeugen: QR-Codes 229

230 9 Seriendruck Datamatrixcodes Typ In diesem Bereich legen Sie fest, ob Sie einen QR-Code oder einen Datamatrixcode in Ihr Seriendruckdokument integrieren möchten. Je nach gewähltem Code ändern sich dann die Inhalte und die Auswahlmöglichkeiten im Bereich Format. Inhalt Im Feld Wert legen Sie die zu kodierenden Zeichen fest. Hierbei können fixe Texte mit variablen Feldinhalten kombiniert werden, um beispielsweise eine dynamische URL aufzubauen. Klicken Sie die -Schaltfläche und wählen Sie aus dem erscheinenden Dialogfenster Datenfelder auswählen das einzufügende Feld aus, das dann je Adresse unterschiedliche Inhalte aufweist. 230

231 9 Seriendruck Achten Sie bei der Verwendung von variablen Feldinhalten darauf, dass Sie ein ausreichend großes Format für den 2D-Barcode wählen. Andernfalls wird dieser u.u. beim Druck von kritischen Adressen mit zu langen Feldern ungültig. Falls Sie den QR-Code für Mobile Tagging verwenden, indem Sie URLs kodieren, ist es ratsam, der URL auch das Protokoll (i.d.r. voranzustellen. Die scannenden Applikationen erkennen dann normalerweise direkt, dass in dem QR-Codes eine Internet-Adresse enthalten ist und rufen diese dann im Webbrowser auf. Wählen Sie anschließend das Datenformat des zu kodierenden Texts aus: alphanumerisch Die Werte werden genau so, wie Sie fix von Ihnen vorgegeben wurden bzw. wie Sie in dem definierten Feld stehen, kodiert (z.b. Zeichenfolge 255 (3 Bytes) wird in drei Bytes ASCII-kodiert abgelegt) hexadezimal Die Werte werden hexadezimal ausgelesen, binär umgerechnet und entsprechend in den 2D- Barcode kodiert (z.b. Zeichenfolge 0F (2 Bytes) wird in einem Byte abgelegt); auf Wunsch können Sie je Zeichentupel einen Präfix definieren Nicht hexadezimale Werte verursachen einen Fehler. Der 2D-Barcode wird dann ungültig. dezimal Die Werte werden dezimal ausgelesen, binär umgerechnet und entsprechend in den 2D-Barcode kodiert (z.b. Zeichenfolge (6 Bytes) wird in zwei Bytes abgelegt); auf Wunsch können Sie je Zeichentripel einen Präfix definieren Nicht dezimale Werte oder Werte außerhalb des Zahlenbereichs verursachen einen Fehler. Der 2D- Barcode wird dann ungültig. Im Bereich Format wird Ihnen am unteren Rand angezeigt, welche Mindestversion bzw. welche Mindestdimension Ihr 2D-Barcode aufweisen muss, damit alle Zeichen ordentlich kodiert werden. Bei der Verwendung von dynamischen Feldern ist eine Angabe nicht möglich. Format Hier legen Sie die letztendliche Größe des zu druckenden 2D-Barcodes fest. Wählen Sie die gewünschte Version (QR-Code) bzw. die gewünschte Dimension (Datamatrixcode). Die Modulgröße legt fest, aus wie vielen Pixel ein Modul bestehen soll. Exkurs Als Module werden die quadratischen schwarzen bzw. weißen Felder bezeichnet, aus denen der 2D- Barcode besteht. Kleinere Module sind maschinell teilweise nicht mit der erforderlichen Geschwindigkeit lesbar. Neben der Größe eines Moduls ist auch die Druckqualität der einzelnen Module von entscheidender Bedeutung für die schnelle maschinelle Lesbarkeit. Wichtig ist, dass die Module eine optimale Kantenschärfe aufweisen. Diese Kantenschärfe wird erzielt, indem die Modulgröße an die verwendete Druckauflösung angepasst wird. Falls die Modulgröße unabhängig von der Druckauflösung des Drucksystems festgelegt wird, nähert sich der Drucker der gewünschten Modulgröße durch abwechselndes Unter- und Überschreiten an, was zu unscharfe oder flatternde Rändern führt. Berechnen Sie daher aus der Druckerauflösung (z.b. 300 dpi), wie breit ein Druckpunkt (Dot) ist und bestimmen Sie dann je nach Ziel-Scanner das Vielfache dieser Zahl, das Ihr Zielscanner benötigt, um ein Modul einwandfrei erkennen zu können. Diesen so ermittelten Faktor tragen Sie in das Feld Modulgröße ein. 231

232 9 Seriendruck Im Bereich Vorschau sehen Sie exemplarisch den aus Ihren getätigten Angaben resultierenden 2D- Barcode. Sollte die Kodierbarkeit des Texts nicht möglich sein, weil z.b. falsche Zeichen enthalten sind oder die gewählte Version bzw. Dimension nicht ausreichend groß gewählt wurde, um alle Zeichen kodieren zu können, wird der 2D-Barcode sowohl in der Vorschau als auch im späteren Druck rot schraffiert dargestellt Neue Seite nach aktueller Seite Dieser Menüpunkt fügt eine neue, leere Seite hinter der aktuellen Seite innerhalb des Dokuments ein Neue Seite vor aktueller Seite Dieser Menüpunkt fügt eine neue, leere Seite vor der aktuellen Seite innerhalb des Dokuments ein Extras In dem Menü Extras stehen eine Reihe weiterer Funktionalitäten für den Druck der Adressen auf Ihre Seriendokumente zur Verfügung: Maschinenlesbare Schriften Damit Ihre Sendungen maschinell bearbeitet und somit schnellstmöglich zugestellt werden können, muss der Anschriftenblock in einer maschinenlesbaren Schrift geschrieben werden. Der Dialog-Manager kennt eine große Anzahl der von der Deutschen Post genehmigten maschinenlesbaren Schriften und erkennt automatisch, welche dieser Schriften auf Ihrem System installiert sind. Schriften bearbeiten Über die Schaltfläche Löschen können Sie zuvor hinzugefügte Schriften von Ihrem System entfernen oder über Hinzufügen weitere Schriften, die Ihnen als maschinenlesbar bekannt sind, installieren. Selbst 232

233 9 Seriendruck installierte Schriften können nachträglich über Ändern verändert werden. Ansicht Über diesen Filter schränken Sie die Auswahl der angezeigten Schriften ein. Alle Schriften In dieser Ansicht werden alle, sowohl die vom Dialog-Manager mitgelieferten als auch die von Ihnen selbst hinzugefügten Schriften aufgeführt. Schriften, die auf Ihrem System nicht installiert sind, werden mit einem roten Kreuz gekennzeichnet. Nur System-Schriften In dieser Ansicht werden alle dem Dialog-Manager als maschinenlesbar bekannten Schriften aufgeführt. Nur Benutzer-Schriften Diese Option schränkt die Auswahl auf die von Ihnen nachträglich als maschinenlesbar definierten und installierten Schriften ein. Diese sind mit einer kleinen Figur dargestellt. Nur installierte Schriften In dieser Ansicht sehen Sie nur die auf Ihrem System aktuell installierten Schriften, während die nicht installierten maschinenlesbaren Schriften ausgeblendet werden Rechtschreibprüfung Dieser Menüpunkt öffnet ein Untermenü, über das Sie die Rechtschreibprüfung starten sowie konfigurieren können. 233

234 9 Seriendruck Überprüfen Über diesen Menübefehl starten Sie die Rechtschreibprüfung im sog. Batch-Modus. Dabei werden die Textrahmen (auf Seite 215) nacheinander auf fehlerhafte Wörter hin überprüft und diese in einem eigenen Fenster zur Korrektur angezeigt. Im Bereich Nicht gefunden steht das falsche Wort, im Bereich Ersetzen mit Ihr Korrekturwunsch. Dieser kann entweder manuell vorgenommen werden oder per Auswahl eines Eintrags aus der Liste im Bereich Vorschläge. Mit der Überspringen-Schaltfläche ignorieren Sie das aktuelle Wort. Identische Wörter werden erneut angezeigt. Über die Schaltfläche Nie ändern legen Sie fest, dass das als fehlerhaft erkannte Wort immer als richtig zu werten ist. Diese Entscheidung gilt für das gesamte Dokument. Falls Sie diese Entscheidung auch für zukünftige Dokumente als gültig festlegen möchten, fügen Sie den Eintrag durch Betätigen der Hinzufügen-Schaltfläche dem Benutzerwörterbuch (auf dieser Seite) hinzu. Die Schaltflächen Ändern und Alle ändern übernehmen den Ersetzungseintrag in das Dokument - entweder einmalig oder für alle weiteren, identischen Wörter. Wörterbücher In diesem Fenster legen Sie die Sprache des Hauptwörterbuchs fest und wählen das Benutzerwörterbuch, in dem korrekte Wörter abgelegt werden, die nicht im Hauptwörterbuch enthalten sind. Der Dialog-Manager hat standardmäßig Hauptwörterbücher für die Sprachen deutsch und englisch installiert. Sollten Sie Hauptwörterbücher für weitere Sprachen benötigen, nehmen Sie bitte Kontakt mit der Hotline der Deutschen Post unter (14 Ct. je angef. 60 Sek. aus den deutschen Festnetzen; ggf. abweichende Mobilfunktarife; ab : maximal 42 Ct. je angefangene 60 Sek. aus den deutschen Mobilfunknetzen) oder auf. 234

235 9 Seriendruck Sie können auch verschiedene Benutzerwörterbücher definieren (z.b. für verschiedene Sprachen oder Themen mit speziellen Fachausdrücken). Klicken Sie hierfür die -Schaltfläche. Über die Neu-Schaltfläche legen Sie ein weiteres Wörterbuch an, das danach auch ausgewählt werden kann. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, mittels der Bearbeiten-Schaltfläche die Einträge des aktuell selektierten Benutzerwörterbuchs zu editieren. Hinzugefügte Wörter Hier werden Ihnen alle Wörter angezeigt, die Sie im Laufe der Zeit dem Benutzerwörterbuch hinzugefügt haben. Über die Schaltflächen Hinzufügen und Löschen nehmen Sie direkten Einfluss auf diese Liste. Beispielsweise können Sie so fälschlich hinzugefügte Einträge wieder löschen oder korrigieren. Auto-Korrektur Paare Die Konfiguration der Rechtschreibprüfung eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten: Sie definieren, welches Wort der Dialog-Manager wie ersetzen soll - und das nicht nur während der Prüfung selbst sondern 235

236 9 Seriendruck bereits während der Eingabe. Sie können diese Funktionalität dafür verwenden, oft falsch geschriebene Wörter (z.b. häufige Tastendreher) bereits während der Eingabe auto-korrigieren oder sogar, um gängige Abkürzungen ausschreiben zu lassen. Sobald eines dieser zu ersetzenden Wörter von einem Leerzeichen gefolgt wird, ersetzt der Dialog-Manager dieses entsprechend. Sollte die Ersetzung nicht automatisch erfolgt sein, weil Sie beispielsweise anstelle des Leerzeichens ein Sonderzeichen oder einen Zeilenumbruch getippt haben, wird die Korrektur während der eigentlichen Rechtschreibprüfung vorgenommen. Einstellungen Über diesen Optionen-Dialog spezifizieren Sie das Verhalten des Dialog-Managers während der Rechtschreibprüfung. Bei aktivierter Option Wörter in GROSSBUCHSTABEN ignorieren werden alle großgeschriebene Wörter grundsätzlich als korrekt angesehen. Analoges gilt für Wörter mit Zahlen (z.b. 2-spaltig, V12-Zylinder), wenn die gleichlautende Option gesetzt ist. Ein Häkchen im Feld Abkürzungen ignorieren überspringt abgekürzte Begriffe wie beispielsweise z.h. oder i.d.r. Ist die Option Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch aktiviert, werden alle Einträge aus dem selektierten Benutzerwörterbuch (auf Seite 234) ignoriert - sowohl die hinzugefügten Wörter als auch die Autokorrekturen. Mit gesetzter Option ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren werden Wörter, die mit zwei Großbuch- 236

237 9 Seriendruck staben beginnen, automatisch auf nur einen führenden Großbuchstaben geändert. Sie legen fest, dass bei Ihrem Dokument die Rechtschreibprüfung vor dem Drucken durchgeführt wird, indem Sie die entsprechende Option aktivieren. So stellen Sie sicher, dass keine fehlerbehafteten Dokumente gedruckt und dann versendet werden und dass nicht unnötige Rechtschreibfehler den Eindruck des Mailings trüben Textlängenprüfung Während die Option Abgeschnittenen Text visualisieren (auf Seite 212) nur für die aktuelle Adresse gilt, geht dieser Menüpunkt deutlich weiter: Er durchläuft alle Adressen und zeigt abhängig von den jeweiligen Feldinhalten nur noch die Adressen an, die in irgendeinem Textrahmen einen Überlauf verursachen. Somit können Sie schnell und einfach die Dimensionen des Textrahmens ändern oder den Text entsprechend einkürzen. Um wieder alle Adressen anzuzeigen, klicken Sie auf die -Schaltfläche. Die Visualisierung der abgeschnittenen Texte kann nur dann vorgenommen werden, falls die Darstellung des Dokuments anzeigegetreu (auf Seite 202) erfolgt Hot Keys Für eine einfachere Serienbrieferstellung wurden sog. Hot Keys definiert, die Ihnen eine schnelle Navigation durch die Positionsrahmen ermöglichen und deren Bearbeitung erleichtern. Per Tastatur Taste alleine Strg Strg+Umschalttaste Alt Bild auf Bild ab Pos 1 Ende Pfeiltasten Scrollen nach oben innerhalb der Seite; bei Seitenende Sprung auf die nächste Seite Scrollen nach unten innerhalb der Seite; bei Seitenanfang Sprung auf die vorherige Seite Seitenanfang (oben links) Seitenende (unten rechts) markierte Positionsrahmen verschieben Vorwärtsblättern um jeweils eine Seite Rückwärtsblättern um jeweils eine Seite Sprung auf 1. Seite Sprung auf letzte Seite Größe ändern Größe proportional ändern markierte Positionsrahmen in größeren Schritten verschieben 237

238 9 Seriendruck TAB RETURN A Markieren des nächsten Objekts in der Objektinspektorliste bei einem markierten Text-Objekt: Bearbeiten-Modus, sonst: Eigenschaften bei einem markierten Objekt: Eigenschaften Alles markieren Per Maus Maus- Taste Aktion Tastatur- Taste Links Rahmen verschieben Strg Verschieben nur senkrecht oder waagerecht Links Größe ändern Umschalttaste Seitenverhältnis beibehalten 238

239 10 Outlook-Datensynchronisation 10. Outlook-Datensynchronisation Inhalt Synchronisation starten Dubletten Konflikte Synchronisationsvorlage anlegen Synchronisationsvorlage bearbeiten Synchronisationsvorlage löschen Halten Sie Ihre Adressen, Termine und Aufgaben in Outlook und dem Dialog-Manager synchron, indem Sie diese regelmäßig gegeneinander abgleichen. Informationen über neue und geänderte Adressen, Termine und Aufgaben werden auf Wunsch in beide Richtungen übermittelt. Nutzen Sie Outlook als Zwischenmedium zur Synchronisation anderer Geräte mit dem Dialog-Manager wie z.b. ein Mobiltelefon oder ein PDA. Synchronisieren Sie dazu zuerst das Zielgerät mit Outlook, danach Outlook mit dem Dialog-Manager und anschließend ein zweites Mal das Zielgerät mit Outlook. Sie starten die Outlook-Datensynchronisation über das Extras-Menü Synchronisation starten Wählen Sie aus dem erscheinenden Dialogfenster die entsprechende Synchronisationsvorlage aus und klicken Sie die Starten-Taste. Bevor Sie die Outlook-Datensynchronisation das erste Mal starten, müssen Sie eine Synchronisationsvorlage neu anlegen (auf Seite 242). 239

240 10 Outlook-Datensynchronisation Der Dialog-Manager greift zur Synchronisation der Daten direkt auf Outlook zu. Diesen Zugriff müssen Sie in Outlook explizit bestätigen, in dem Sie Fremdapplikationen in dem erscheinenden Outlook Fenster bewusst für eine zu bestimmende Zeitspanne erlauben, auf die Datenbestände zuzugreifen. Dies ist nur notwendig, wenn Sie Adressen synchronisieren, da dann auf die in Outlook gespeicherten -Adressen zugegriffen wird; synchronisieren Sie nur Ihre Termine oder Aufgaben, wird Outlook diese Abfrage nicht starten. Haben Sie die Zeitspanne zu gering gewählt, d.h. der Dialog-Manager hat den Synchronisationsvorgang nicht innerhalb dieses Zeitfensters abschließen können, erscheint das o.g. Fenster erneut und Sie müssen den Zugriff auf Outlook für eine weitere Zeitspanne erlauben. Der Dialog-Manager wartet stets auf die Erlaubnis und bricht den Synchronisationsvorgang ab, falls Sie die Erlaubnis nicht erteilen. Synchronisieren Sie also einen größeren Datensatz, sollten Sie direkt auch einen größeren Zeitraum wählen, insbesondere bei der ersten Synchronisation mit Dublettensuche. Sollten während der Synchronisation keinerlei Konflikte aufgetreten sein, quittiert der Dialog-Manager den Vorgang mit einem kurzen Statistik-Bericht, aus dem die verschiedenen Aktionen hervorgehen: Haben Sie in Ihrer Vorlage die Funktion Protokoll (auf Seite 243) aktiviert, werden anschließend im Synchronisationsprotokoll die einzelnen Meldungen zu jeder Adresse aufgeführt Dubletten Adressen Die Dublettensuche (auf Seite 93) des Dialog-Managers findet auch, falls aktiviert (auf Seite 244), während der Synchronisation auftretende Dubletten, d.h. Adressen, die sowohl im Dialog-Manager als auch in Outlook vorhanden sind. Wird eine solche Dublette gefunden, erscheint das Fenster Dublet- 240

241 10 Outlook-Datensynchronisation tenüberprüfung: Hier können Sie die beiden Adressen miteinander verknüpfen, d.h. abhängig von den Einstellungen der Synchronisationsvorlage sind die Adressen nach dem Synchronisationsvorgang sowohl im Dialog- Manager als auch in Outlook identisch. Ein Klick auf die Schaltfläche Neu anlegen legt den Outlook- Datensatz ergänzend im Dialog-Manager an. Die vermeidliche Dublette im Dialog-Manager wird bei der nächsten Synchronisation nicht mehr berücksichtigt. Gleiches funktioniert auch in umgekehrter Richtung, d.h. ein Datensatz aus dem Dialog-Manager wird in Outlook neu angelegt. Wenn Sie die Dublette nur bei dieser Synchronisation ignorieren möchten und diese bei zukünftigen Synchronisationen wieder als Dublette angezeigt werden soll, wählen Sie die Schaltfläche Überspringen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie nicht sicher sind, ob es sich um eine Dublette handelt und dies zunächst überprüfen möchten. Die Option Alle überspringen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche bewirkt, dass alle gefundenen Dubletten bei dieser Synchronisation ignoriert werden, bei der nächsten aber wieder als Dublette angezeigt werden. Falls Sie Dubletten überspringen, um bei der nächsten Synchronisation über die weitere Vorgehensweise entscheiden zu können, müssen Sie darauf achten, dass die Dublettensuche nicht nur für die erste Synchronisation aktiviert ist. Sie können aber auch die erkannte Dublette jetzt und zukünftig ignorieren, indem Sie im Dropdown- Menü der Schaltfläche Überspringen die Option Dauerhaft überspringen auswählen. Mit der Schaltfläche Abbrechen können Sie die Synchronisation an dieser Stelle vorzeitig beenden. Termine Auch die Termine in Outlook und Dialog-Manager werden bei der Synchronisation abgeglichen. Absolut identische Termine, also mit gleichem Zeitraum und gleichen Angaben, werden miteinander verknüpft. Unterschiedliche Termine zum gleichen (oder sich überschneidenden) Zeitraum werden in beide Richtungen übertragen; sie können diese dann überprüfen und falsche Termine ggf. manuell löschen. Hinweise zu diesen Terminen finden Sie im Protokoll (auf Seite 243). Aufgaben Natürlich gleicht der Dialog-Manager auf Wunsch auch die Aufgaben mit denen in Outlook ab. Inhaltlich gleiche Aufgaben werden miteinander verknüpft, unterschiedliche werden in beide Richtungen übertragen; sie können diese dann überprüfen und falsche Aufgaben ggf. manuell löschen. Hinweise zu diesen Aufgaben finden Sie im Protokoll (auf Seite 243) Konflikte Ein Konflikt entsteht, wenn ein Datensatz, also eine Adresse oder ein Termin, nach einem Synchronisationsvorgang sowohl im Dialog-Manager als auch in Outlook geändert wurde. In den allgemeinen Einstellungen zu einer Synchronisationsvorlage wird daher definiert, wie in einem solchen Konfliktfall (auf Seite 243) zu verfahren ist. Ist die Priorität auf Immer nachfragen gesetzt, erscheint für jeden Konflikt ein Bestätigungsfenster und Sie können von Fall zu Fall entscheiden, welchem Datensatz 241

242 10 Outlook-Datensynchronisation Vorzug zu geben ist: Wählen Sie die Priorität Outlook, wird der Datensatz komplett im Dialog-Manager überschrieben, das heißt die dort vorgenommene Änderung wird nicht beibehalten. Umgekehrt wird der Datensatz in Outlook überschrieben, wenn die Priorität Dialog-Manager gewählt wird. Sie können auch den älteren Datensatz überschreiben lassen, gleich, in welchem Programm dieser ist. Mit Ignorieren wählen Sie aus, dass beide Datensätze so bleiben sollen, wie sie sind. Möchten Sie grundsätzlich eine dieser Optionen verwenden, aktivieren Sie Verfahrensweise immer anwenden. Diese Auswahlmöglichkeiten können Sie auch direkt im Bereich Synchronisationsvorlage anlegen (auf dieser Seite) einstellen, wenn Sie nicht bei jedem Konflikt gefragt werden möchten. Das Fenster bei einem konfliktbehafteten Termin sieht ähnlich aus und die Konfliktauflösung erfolgt exakt so wie bei einer konfliktbehafteten Adresse Synchronisationsvorlage anlegen Um eine neue Synchronisationsvorlage anzulegen, klicken Sie die Anlegen-Schaltfläche. Es erscheint das Fenster Einstellungen zur Outlook-Synchronisation. 242

243 10 Outlook-Datensynchronisation Registerkarte Allgemein Vorlage In diesem Bereich geben Sie der Synchronisationsvorlage einen Namen und geben bei Bedarf weitere Infos an, die die Synchronisationsvorlage detaillierter beschreiben. Daten Die Kontrollkästchen Adressen, Termine und Aufgaben sind essenziell. Sie entscheiden hiermit, welche Daten Sie synchronisieren möchten: Adressen und/oder Termine und/oder Aufgaben. Abhängig von der getroffenen Wahl sind auf den Registerkarten Adressen (auf der nächsten Seite), Termine (auf Seite 245) und Aufgaben (auf Seite 246) weitere Einstellungen vorzunehmen. Eines der drei Kontrollkästchen muss aktiviert sein. Andernfalls können Sie die Synchronisationsvorlage nicht speichern. Konfliktbehandlung In diesem Bereich definieren Sie, wie sich der Dialog-Manager verhalten soll, falls es zu einem Konflikt kommt. Ein Konflikt entsteht, wenn ein Adresse oder ein Termin seit der letzten Synchronisation sowohl im Dialog-Manager als auch in Outlook geändert oder gelöscht wurde. Über das Dropdown- Menü des Felds Priorität entscheiden Sie, welche Applikation bei einem Konflikt den Vorrang haben soll, d.h. welche Adresse genommen werden soll. Sie können aber auch bei wenig zur erwarteten Konflikt explizit nachfragen lassen, um dann interaktiv eine Entscheidung zu fällen. Erläuterungen zur Auswahlmöglichkeit finden Sie hier (auf Seite 241) Im Feld Gelöschte Daten spezifizieren Sie, wie mit im Dialog-Manager gelöschte Daten in Outlook umgegangen werden soll. Entweder werden diese in Outlook auch gelöscht oder sie bleiben existent oder Sie können von Fall zu Fall entscheiden, ob die im Dialog-Manager gelöschte Adresse auch aus Outlook entfernt werden soll oder nicht. In Outlook gelöschte Daten werden im Dialog-Manager grundsätzlich nicht gelöscht, da damit u.u. Vorgänge bzw. Adressen verknüpft sind. Außerdem ist es möglich, dass die in Ihrem Outlook gelöschte Adresse in einer Outlook-Installation eines anderen Benutzers nach wie vor vorhanden ist. Diese Adressen werden aber für zukünftige Synchronisationen im Dialog-Manager als gelöscht markiert. 243

244 10 Outlook-Datensynchronisation Protokoll Geben Sie hier an, ob ein Synchronisations-Protokoll erstellt werden soll und falls ja, an welchem Ort dieses gespeichert werden soll und ob die Protokollierung an ein schon bestehendes Protokoll angehängt werden soll (durch Deaktivierung dieser Option erhalten Sie für jede Synchronisation mit dieser Vorlage ein separates Protokoll). Die Protokollerstellung sollte nur im Notfall deaktiviert werden, da darin alle Konflikte im Detail beschrieben sowie etwaige Daten aufgeführt sind, die aus technischen Gründen nicht synchronisiert werden können. Mithilfe des Protokolls können Sie ggf. manuell die Konflikte oder Probleme in Outlook oder dem Dialog- Manager auflösen, so dass die nächste Synchronisation reibungslos ablaufen kann. Registerkarte Adressen Sie können hier nur dann Einstellungen vornehmen, falls Sie auf der Registerkarte Allgemein (auf Seite 242) das Kontrollkästchen Adressen aktiviert haben. Dialog-Manager In diesem Bereich legen Sie fest, welche Adressen aus dem Dialog-Manager in den Synchronisationsvorgang einbezogen werden sollen. Im Feld Adressfilter können Sie über die -Schaltfläche aus der Filterverwaltung (auf Seite 79) einen Filter auswählen. Nur die darin enthaltenen Adressen werden synchronisiert. Insbesondere werden nur dann neue Adressen vom Dialog-Manager in Outlook übertragen, falls diese in dem Filterergebnis enthalten sind. Wird der in der Synchronisationsvorlage verwendete Filter nachträglich erweitert, dann werden die zusätzlichen Adressen des neuen Filterergebnisses in nachfolgenden Synchronisationen nicht synchronisiert. WICHTIG Bitte achten Sie darauf, dass die in den verschiedenen Synchronisationsvorlagen verwendeten Filter immer unterschiedliche Adressmengen zum Ergebnis haben. Der Dialog-Manager behandelt jede Synchronisationsvorlage individuell, d.h. Adressen werden immer grundsätzlich synchronisiert, unabhängig davon, ob diese bereits mittels einer anderen Synchronisationsvorlage abgeglichen wurden. Alternativ dazu können Sie bei der ersten Synchronisation einer neuen Synchronisationsvorlage die Dublettensuche aktivieren (s.u.) und alle gefundenen Adressen miteinander verknüpfen (auf Seite 240). Im Feld Dublettensuche legen Sie über das Dropdown-Menü fest, ob die Dublettensuche des Dialog- Managers beim Synchronisationsvorgang auf Dubletten prüfen soll. Anzuraten ist diese Funktion 244

245 10 Outlook-Datensynchronisation insbesondere bei der ersten Synchronisation einer neuen Vorlage, weil dadurch im Dialog-Manager und in Outlook vorhandene, identische Adressen (im Sinne einer Dublette) erkannt werden. Outlook Hier geben Sie an, welcher Kontakte-Ordner in Outlook mit den Dialog-Manager-Adressen synchronisiert werden soll. Klicken Sie die -Taste und wählen den entsprechenden Ordner aus. Über die Felder Filterfeld und Text können Sie ähnlich wie bei der Auswahl eines Dialog-Manager-Filters (s.o.) ein weiteres Kriterium anbringen, ob die Outlook-Adresse synchronisiert werden soll oder nicht. Belegen Sie dazu in Outlook ein beliebiges Adressfeld mit einem eindeutigen Wert und geben Sie dieses Adressfeld im Filterfeld und den Wert im Feld Text an. Feldzuordnungen Der Dialog-Manager verbindet bereits alle adressrelevanten Felder in Outlook mit den Pendants im Dialog-Manager (z.b. das Outlook-Feld Firma mit dem Dialog-Manager-Feld Firma 1 ). In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, weitere Feldbeziehungen manuell festzulegen. Klicken Sie dazu auf die Hinzufügen-Schaltfläche und geben Sie in dem daraufhin erscheinenden Fenster erst das Dialog- Manager- und dann das entsprechende Outlook-Feld an. Bei der Synchronisation wird sichergestellt, dass dann auch die Inhalte dieser Felder synchron sind. Existierende Feldzuordnungen löschen Sie mit dem Befehl Entfernen aus dem Kontextmenü. Bitte beachten Sie, dass berechnete Felder aus dem Dialog-Manager nicht synchronisiert werden können und somit an dieser Stelle nicht zur Auswahl stehen. Registerkarte Termine Sie können hier nur dann Einstellungen vornehmen, falls Sie auf der Registerkarte Allgemein (auf Seite 242) das Kontrollkästchen Termine aktiviert haben. Outlook Hier geben Sie an, welcher Kalender-Ordner in Outlook mit den Dialog-Manager-Terminen synchronisiert werden soll. Klicken Sie die -Taste und wählen den entsprechenden Ordner aus dem Dropdown-Menü aus. 245

246 10 Outlook-Datensynchronisation Zeitraum In diesem Bereich geben Sie das Zeitfenster an, das bei der Synchronisation von Terminen berücksichtigt werden soll. Sie können dabei relative (die letzten x Tage bis zu den nächsten y Tage) oder absolute (von tt.mm.jjjj bis tt.mm.jjjj) Zeiträume festlegen. Ferner können Sie die Synchronisation auf zukünftige Termine beschränken oder grundsätzlich alle Termine synchronisieren (keine Zeitbeschränkung). Serientermine Im diesem Bereich können Sie zusätzlich noch auswählen, ob Serientermine übertragen werden sollen, und wenn ja, wie viele Wiederholungen bei einer unendlichen Serie angelegt werden sollen. Außerdem können Sie diese Termine als Serientermine in der Terminverwaltung kennzeichnen lassen. Registerkarte Aufgaben Sie können hier nur dann Einstellungen vornehmen, falls Sie auf der Registerkarte Allgemein (auf Seite 242) das Kontrollkästchen Aufgaben aktiviert haben. Outlook Hier geben Sie an, welcher Aufgaben-Ordner in Outlook mit den Dialog-Manager-Terminen synchronisiert werden soll. Klicken Sie die -Taste und wählen den entsprechenden Ordner aus dem Dropdown-Menü aus. Falls Sie Erledigte Aufgaben nicht synchronisieren möchten, aktivieren Sie die gleichnamige Option Synchronisationsvorlage bearbeiten Das Bearbeiten einer Synchronisationsvorlage unterscheidet sich von der Neuanlage nur dahingehend, als dass in den meisten anzugebenden Felder bereits die voreingestellten Werte enthalten sind, die dann geändert werden können. Markieren Sie die zu bearbeitende Synchronisationsvorlage und klicken Sie in dem Outlook-Datensynchronisation-Fenster auf die Bearbeiten-Taste. Alternativ wählen Sie den entsprechenden Punkt des Kontextmenüs. 246

247 10 Outlook-Datensynchronisation Synchronisationsvorlage löschen Synchronisationsvorlagen entfernen Sie, indem Sie im Outlook-Datensynchronisation-Fenster die Löschen- Schaltfläche betätigen oder den entsprechenden Punkt des Kontextmenüs wählen. Nach Bestätigung der Hinweismeldung ist die Synchronisationsvorlage unwiederbringlich verloren und muss ggf. neu erstellt werden. Selbst bei Neuanlage einer gelöschten Synchronisationsvorlage mit demselben Namen und denselben Einstellungen werden die Daten in Outlook und dem Dialog-Manager zwangsläufig so behandelt, als hätte es nie eine Beziehung zwischen Ihnen gegeben. Aktivieren Sie daher bei Adressen bei der ersten Synchronisation unbedingt die Dublettensuche (auf Seite 244). 247

248 11 Historie 11. Historie Inhalt Historie anzeigen Tabelle Optionen In der Historie werden alle Vorgänge wie Briefe, Faxe, Telefonnotizen, sowie die Termine und Aufgaben, die Sie im Dialog-Manager angelegt haben, chronologisch in einer Tabelle erfasst Historie anzeigen Im Karteikartenfenster einer Adresse auf der Registerkarte Historie sind alle Vorgänge, Termine und Aufgaben aufgelistet, denen diese Adresse zugeordnet ist. Haben Sie im Adressfenster mehrere Adressen ausgewählt (auf Seite 69), so können Sie sich für diese eine Sammelhistorie anzeigen lassen, indem Sie mit einem rechten Mausklick auf eine der ausgewählten Adressen im Kontextmenü Historie auswählen. Im Fenster Sammelhistorie sehen Sie alle Einträge, die in den Historien der einzelnen Adressen vorkommen. Öffnen Sie die Gesamthistorie über die Navigationsleiste (auf Seite 11) im Bereich Sonstiges oder über das Menü Aktionen - Gesamthistorie. Sie sehen eine Historie für alle Adressen, in der darüber hinaus auch alle Termine und Aufgaben angezeigt werden, denen keine Adresse zugeordnet ist. Welche Einträge in der Historie angezeigt werden (nur eigene oder alle Vorgänge, Termine und Aufgaben), legen Sie in den Optionen (auf Seite 250) fest. Benutzer vom Typ Gast haben keinen Zugriff auf die Historie Tabelle Damit Sie sich schneller einen Überblick verschaffen können, sind die Einträge in den ersten beiden Spalten (Art und Unterart) mit Symbolen gekennzeichnet: 248

249 11 Historie Art Unterart Erläuterung Vorgang vom Typ Allgemein Vorgang vom Typ Microsoft Word Dokument Vorgang vom Typ Microsoft Word Seriendruck Vorgang vom Typ Vorgang vom Typ Serien- Vorgang vom Typ Dialog-Manager Dokument Vorgang vom Typ Infopost-Manager Mailing Termin; in der Spalte Unterart sehen Sie das für den Termin vergebene Symbol. Aufgabe; Status nicht erledigt Aufgabe; Status erledigt Wenn Sie auf das Symbol in der ersten Spalte (Art) oder auf einen Eintrag in einer der Textspalten doppelklicken, so öffnet sich das Dialogfenster zum Bearbeiten des jeweiligen Vorgangs, Termins oder Aufgabe. Wenn Sie bei Vorgängen auf das Symbol in der zweiten Spalte (Unterart) doppelklicken, so öffnen Sie die Anlage des Vorgangs, wie z.b. das Serienbrief-Dokument, das Microsoft Word Dokument, die , das Mailing u.a. Mit einem rechten Mausklick auf einen Vorgang können Sie über den Kontextmenübefehl Duplizieren einen neuen Vorgang auf der Basis dieses Vorgangs anlegen. Über das Kontextmenü können Sie außerdem Einträge löschen, suchen und ausdrucken. Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Spalte Adressen öffnet die Adresse im Karteikartenfenster oder, wenn einem Vorgang mehrere Adressen zugeordnet sind, die Adresstabelle. In der Spalte Response-Status sind Vorgänge, für die Sie Response-Möglichkeiten angelegt haben, mit vier verschiedenen Symbolen gekennzeichnet: Symbol Erläuterung Response offen: es wurden keine oder noch nicht für alle Adressen Responses erfasst. Response offen (abgeschlossen): Die Response-Erfassung für diesen Vorgang ist abgeschlossen, obwohl nicht für jede Adresse Responses erfasst wurden. Response erfasst: Für den Vorgang wurden für alle Adressen Responses eingegeben. Response erfasst (abgeschlossen): Die Response-Erfassung ist vollständig und abgeschlossen. In der Kopfzeile über der Tabelle wird Ihnen auf der linken Seite angezeigt, welche Art von Einträge eingeblendet sind und für welchen Zeitraum. Da sich im Verlauf der Arbeit mit dem Dialog-Manager eine große Anzahl von Einträgen in der Historie sammelt, können Sie die Tabelle sortieren (auf Seite 21), gruppieren (auf Seite 23) und/oder filtern (auf Seite 22). Mit einem rechten Mausklick in einen Spaltenkopf lässt sich auch für die Historie der Spaltenaufbau bearbeiten (auf Seite 19). In der Statusleiste wird Ihnen angezeigt, wie viele Einträge ausgewählt sind und die Anzahl aller Einträge. 249

250 11 Historie Optionen Öffnen Sie mit der Schaltfläche Optionen (über der Tabelle) das Dialogfenster Historie - Einstellungen um die Einstellungen für die Historie zu ändern. Im Bereich Auswahl bestimmen Sie, welche der drei Arten von Einträgen, Vorgänge, Termine und Aufgaben, in der Historie angezeigt werden und ob von diesen nur die eigenen, von Ihnen angelegten, Vorgänge und Termine eingeblendet werden sollen. Für Aufgaben gilt, dass bei Auswahl des Kontrollkästchens nur eigene nur diejenigen angezeigt werden, an denen Sie Teilnehmer sind; von Ihnen angelegte fremddelegierte Aufgaben werden dann nicht angezeigt. Administratoren und Hauptbenutzer haben unterschiedliche Berechtigungen für die Deaktivierung des Kontrollkästchens nur eigene. Benutzer Einzelhistorie Sammelhistorie Gesamthistorie Administrator x x x Hauptbenutzer x x - Gast Gäste haben keinen Zugriff auf die Historie. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Response einschließen, um für Vorgänge die Symbole in der Spalte Response-Status auszublenden. Im Bereich Zeitraum legen Sie entweder einen relativen Zeitraum für die angezeigten Einträge fest (z.b. die Vorgänge/Termine/Aufgaben der letzten 90 und der nächsten 3 Tage) oder Sie geben mit der Option von einen festen Zeitraum an. Geben Sie ein Anfangs- und ein Enddatum ein oder wählen Sie es jeweils in den Dropdown-Menüs aus. Um sich alle Einträge anzeigen zu lassen, wählen Sie keine Zeitbeschränkung. Mit OK übernehmen Sie die Einstellungen und schließen das Dialogfenster. Die neuen Einstellungen werden dann in der Kopfzeile über der Tabelle angezeigt. Die Optionen die Sie für die Einzel-, Sammel- und Gesamthistorie setzen, werden separat gespeichert. 250

251 12 Extras 12. Extras Inhalt PLZ-Suche Kennwort ändern Benutzer/Mandant wechseln Anschriftenüberprüfung Anredenüberprüfung Dublettensuche Administrator Benutzerverwaltung Angemeldete Benutzer Gruppenverwaltung Ressourcenverwaltung Mandantenverwaltung Beziehungsverwaltung Tabellenstruktur Maskeneditor Datenbank leeren Adress-Konsistenz überprüfen Protokoll anzeigen Private Einträge anzeigen Globale Optionen Outlook-Datensynchronisation SEPA-Validierung SEPA-Konvertierung Optionen Ansicht Internet Eingang Ausgang CTI In diesem Menü rufen Sie die PLZ-Suche, die Batch-Anschriftenüberprüfung, die Batch-Anredenüberprüfung und die Batch-Dublettensuche auf. Darüber hinaus können Sie hier die Adressen und Termine aus der Dialog-Manager-Datenbank mit Outlook synchronisieren. Über das Extras-Menü können Sie außerdem globale und lokale Einstellungen für den Dialog-Manager vornehmen und so die Applikation auf Ihre Umgebung bzw. Ihre Prozesse zuschneiden PLZ-Suche auf Seite

252 12 Extras Kennwort ändern Möchten Sie Ihr Kennwort ändern, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Befehl Kennwort ändern. 2. Geben Sie in dem ersten Feld Ihr aktuelles Kennwort ein. 3. In den darunter liegenden Feldern geben Sie dann Ihr neues Kennwort ein. 4. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. 5. Melden Sie sich beim nächsten Programmstart mit Ihrem neuen Kennwort an. Weitere Erläuterungen zum Kennwort finden Sie im Kapitel zu den Optionen für die Benutzerverwaltung Benutzer/Mandant wechseln Das Wechseln des Benutzers oder des Mandanten erfordert immer einen Neustart des Programms, bei dem sich dann ein anderer, im Dialog-Manager bereits angelegter Benutzer anmelden und/oder der Mandant gewechselt werden kann. Eine eventuelle Automatische Anmeldung (auf Seite 283) findet dann nicht statt Anschriftenüberprüfung auf Seite Anredenüberprüfung auf Seite Dublettensuche auf Seite Administrator Der Menüpunkt Administrator steht nur Benutzern mit Administratorrechten zur Verfügung. Hier können Sie u.a. Benutzer anlegen, neue Kennwörter vergeben oder Änderungen an der Datenbank vornehmen. 252

253 12 Extras Bitte beachten Sie, dass Ihre Änderungen bis auf die in der Benutzerverwaltung (auf dieser Seite) mandantenspezifisch sind, d.h. sie wirken sich nur auf den aktuellen Mandanten aus Benutzerverwaltung Mit diesem Menüpunkt öffnen Sie das Fenster Benutzerkonten verwalten, in dem Sie alle Benutzer tabellarisch aufgelistet sehen, die dem aktuellen Mandanten (auf Seite 265) zugewiesen sind, sowie deren letzte Anmeldung. Hier können Sie bereits angelegte Benutzer aus dem Mandanten entfernen, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken. Der Benutzer kommt jetzt mit seinen Anmeldedaten nicht mehr an die Kundendaten dieses Mandanten. Das Entfernen von Benutzern belässt die Benutzerkonten jedoch noch im Dialog-Manager. Möchten Sie einen Benutzer ganz aus dem Dialog-Manager entfernen, klicken Sie rechts von der Entfernen-Schaltfläche auf das Pfeilsymbol und wählen in dem erscheinenden Dropdown-Menü den Befehl Löschen. Das Löschen von Benutzerdaten sollte wohl überlegt sein. Falls Sie sicherstellen möchten, dass sich ein Benutzer nicht mehr am Dialog-Manager anmelden darf, können Sie sein Konto auch sperren (auf Seite 255). Analog zum Löschen von Benutzern werden neue durch Klicken auf Hinzufügen bzw. durch den Befehl Anlegen des entsprechenden Dropdown-Menüs zu dem aktuellen Mandanten hinzugefügt. Um die Daten von vorhandenen Benutzern zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten oder doppelklicken Sie das entsprechende Benutzerkonto in der Tabelle. Sie gelangen in das Dialogfenster Neuen Benutzer anlegen bzw. Benutzer bearbeiten. Kontextmenü Über das Kontextmenü können Sie alle Aktionen direkt wählen, die Sie im Dialog-Fenster über die diversen Schaltflächen erreichen. Zusätzlich können Sie aber auch einen Benutzer kopieren. Es werden dann im Dialogfenster Neuen Benutzer anlegen alle Angaben bis auf den Benutzernamen übernommen. Über den Menübefehl Kennwort zurücksetzen wird das vom Administrator vorgegebene oder vom 253

254 12 Extras Benutzer angegebene Kennwort neu definiert. Geben Sie im gleichnamigen Dialogfenster ein neues Kennwort ein und aktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen, wenn der Benutzer sein Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern soll. Benutzen Sie diese Funktion, wenn ein Benutzer z.b. sein Kennwort vergessen hat. Mit dem Kontextmenübefehl senden können Sie dem Benutzer eine schicken, wenn sie in den Benutzerdaten (auf dieser Seite) eine -Adresse angegeben haben. Dabei wird das auf Ihrem Computer in den Internetoptionen von Windows als Standard-Programm für s angegebenen Programm aufgerufen. Haben Sie in den Benutzerdaten (auf dieser Seite) im Feld Netzwerk- Anmeldung den Benutzernamen im Netzwerk eingetragen, können Sie über einen rechten Mausklick auf ein Benutzerkonto dem Benutzer eine Netzwerk-Nachricht schicken Benutzerdaten Alle Daten auf dieser Registerkarte sind mandantenübergreifend, d.h. alle Änderungen wirken sich direkt auf alle Mandanten aus. 254

255 12 Extras Benutzerdaten Vergeben Sie im Feld Benutzernamen einen Namen, unter dem sich der Benutzer beim Programmstart anmeldet. Die übrigen Felder sind keine Pflichtfelder. Beim Benutzernamen wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Geben Sie im Feld Netzwerk-Anmeldung den Benutzernamen für die Windows-Anmeldung ein, um eine automatische Anmeldung (auf Seite 283) zu ermöglichen und über den Nachrichtendienst eine Netzwerk-Nachricht (auf der vorherigen Seite) an den Benutzer verschicken zu können. Das Aktivieren des Schaltkästchens Superadministrator erlaubt dem Benutzer das Anlegen weiterer Mandanten (auf Seite 265). Ein Superadministrator muss bei mindestens einem Mandanten auch Administrator (auf dieser Seite)- Rechte besitzen. Einstellungen In den Einstellungen können Sie ein Benutzerkonto sperren, wodurch sich der Benutzer beim Dialog- Manager nicht mehr anmelden kann. In der Benutzerkonten-Tabelle werden gesperrte Konten mit einem -Symbol gekennzeichnet. Sie können ein Konto auch in der Benutzerkonten-Tabelle mit einem rechten Mausklick über den Kontextmenübefehl Konto sperren deaktivieren. Wenn der Benutzer sein Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern soll, aktivieren Sie die entsprechende Option Sicherheitseinstellungen Alle Daten auf dieser Registerkarte sind mandantenspezifisch, d.h. alle Änderungen wirken sich nur auf den aktuellen Mandanten aus. So kann ein Benutzer z.b. Administratorrechte für einen speziellen Mandanten und bei allen anderen nur Hauptbenutzerrechte besitzen. Benutzerrechte Der Dialog-Manager gibt Benutzertypen vor, die in der Tabelle mit unterschiedlichen Symbolen gekennzeichnet sind. 255

256 12 Extras Symbol Benutzer Beschreibung Administrator Hauptbenutzer Gast Individuell Als Administrator verfügen Sie uneingeschränkt über alle Rechte in dem aktuellen Mandanten. Sie sollten als Administrator nur angemeldet sein, um z.b. Daten zu importieren, die Anschriftenüberprüfung und die Dublettensuche auszuführen oder Benutzer anzulegen. Hauptbenutzer verfügen über alle Berechtigungen für die tägliche Arbeit mit dem aktuellen Mandanten, dürfen aber u.a. nicht importieren oder Mehrfachänderungen an Adressen vornehmen; ferner ist es ihnen auch nicht erlaubt, die Anschriftenüberprüfung, die Anredenüberprüfung oder die Dublettensuche durchzuführen. Gäste dürfen keine Eingaben machen. Sie haben nur Leserechte. Bei diesem Benutzertyp können Sie die Berechtigungen im rechten Fenster selber definieren. Diese Option wählen Sie typischerweise, falls Sie einem Hauptbenutzer spezielle Rechte entziehen oder zuweisen möchten. Hat ein Benutzer zusätzlich das Attribut Superadministrator (auf Seite 254), wird das Symbol mit einem roten Oberteil anstelle des blauen dargestellt. Symbol Beschreibung Administrator mit zusätzlicher Superadministrator-Eigenschaft Hauptbenutzer mit zusätzlicher Superadministrator-Eigenschaft Gast mit zusätzlicher Superadministrator-Eigenschaft Individueller Benutzer mit zusätzlicher Superadministrator-Eigenschaft Sonstiges Alle Daten auf dieser Registerkarte sind mandantenspezifisch, d.h. alle Änderungen wirken sich nur auf den aktuellen Mandanten aus. So kann ein Benutzer z.b. auf das Feld Umsatz bei einem speziellen Mandanten Lese- oder gar Schreibrechte erhalten, während ihm dieses bei allen anderen verborgen bleiben soll. 256

257 12 Extras Feldrechte Sollte der Benutzer Mitglied einer Gruppe (auf Seite 261) sein, werden diesem automatisch die für diese Gruppe definierten Feldrechte (auf Seite 262) eingeräumt. Sollte der Benutzer Mitglied mehrerer Gruppen sein, für die unterschiedliche und ggf. im Widerspruch stehende Feldrechte definiert wurden, gilt immer das höhere Recht, d.h. Vollzugriff vor Nur lesen vor Unsichtbar. Über die Schaltfläche Feldrechte bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, dem Benutzer die vordefinierten Rechte je Datenbankfeld zu entziehen oder zusätzlich zu gewähren. Den Spalten Registerkarte und Gruppe entnehmen Sie, wo sich das entsprechende Feld im Karteikartenfenster (auf Seite 13) befindet. In der Spalte Recht wird das Recht ausgewiesen, dass Sie dem Benutzer aktuell zugewiesen haben, während die Spalte effektives Recht das aus den in der Gruppenverwaltung und hier festgelegten Rechten resultierende Recht beschreibt. Das Feldrecht, das Sie einem Benutzer in der Benutzerverwaltung zuweisen, wird immer höher gewichtet als jenes, welches Sie in der Gruppenverwaltung für alle Gruppenmitglieder definiert haben. Bitte beachten Sie, dass die in der Tabellenstruktur (auf Seite 267) gesetzten Rechte global gelten und in der Benutzerverwaltung nur abgeschwächt werden können. Nur-Lesen-Felder können demnach nicht individuell auf Vollzugriff gesetzt werden, Felder, die global auf unsichtbar gesetzt wurden, bleiben für alle Benutzer unsichtbar und Pflichtfelder sind für alle sicht- und editierbar. Grundsätzlich gibt es vier verschiedene Feldrechte-Typen: Feldrecht Nicht definiert Auswirkung Ist dieses Feldrecht angegeben, wird das in der Gruppenverwaltung definierte Feldrecht übernommen. Ist dieses dort auch als nicht definiert ausgewiesen, ist das effektive Recht Vollzugriff. 257

258 12 Extras Unsichtbar Nur Lesen Vollzugriff Der Benutzer sieht das Feld im Dialog-Manager überhaupt nicht und kann demnach weder lesend noch schreibend darauf zugreifen. Dank dieses Typs können beispielsweise kundensensible Informationen wie z.b. Umsatz oder Kreditwürdigkeit vor der Allgemeinheit verborgen werden. Inhalte dieser Felder können zwar gelesen nicht jedoch geändert werden. Auch bei einer Neuanlage eines Kontakts können diese Felder von dem Benutzer nicht befüllt werden. Dieses Feldrecht gibt dem Benutzer maximale Flexibilität. Er darf die Feldinhalte sowohl lesen als auch schreiben. Somit darf er z.b. auch Inhalte löschen. Um das Feldrecht für den Benutzer zu ändern, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf eine der vier o.g. Schaltflächen. Kursive bzw. graue Felder sind Felder, die vom Administrator entweder als Pflichtfelder oder als unsichtbar ausgewiesen wurden oder systemintern mit gewissen Rechten belegt sind. Letztere können auch nicht vom Administrator geändert werden. Dies betrifft insbesondere adressrelevante Felder wie z.b. Firma 1, aber auch vom System dynamisch berechnete Nur-Lesen-Felder wie beispielsweise Bundesland. Gruppen/Filter In dem Feld Benutzergruppen sehen Sie die Gruppenmitgliedschaften des Benutzers. Hier können Sie den Benutzer auch weiteren Gruppen zuweisen oder auch aus Gruppen löschen, indem Sie die -Taste klicken und eine oder mehrere Gruppe mit einem Haken versehen bzw. die entsprechenden Haken entfernen. Falls Sie Ihren Adressbestand nicht allen Benutzern zugänglich machen bzw. einem Benutzer nur eine bestimmte Sicht erlauben möchten, weisen Sie diesem einen permanenten Filter zu. Klicken Sie hierzu die -Taste und wählen aus der Filterverwaltung einen adäquaten Filter aus. Von nun an wird dieser Filter immer allen Aktionen vorgeschaltet, d.h. der Benutzer sieht selbst ohne eigenen Filter nur die Maximalmenge, die durch den permanenten Filter erreicht wird. Permanente Filter sind u.a. bei heterogen aufgebauten Adressdatenbanken sinnvoll. Diese existieren z.b. bei Firmen, die aus mehreren Geschäftsbereichen aufgebaut sind, die im Normalfall auch unterschiedliche Kundenadressen besitzen. In so einem Fall könnte man über ein benutzerdefiniertes Feld (auf Seite 267) Geschäftsbereich den diversen Kundenadressen einen permanenten Filter vorschalten, so dass die Mitarbeiter eines Geschäftsbereichs tatsächlich auch nur die Adressen dieses Geschäftsbereichs sehen. 258

259 12 Extras Terminkalender Über die Taste Zugriffsrechte für Mitbenutzer bearbeiten können Sie bestimmen, wer wie auf den Terminkalender des aktuellen Benutzers zugreifen darf. Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie individuellen Benutzern oder Benutzergruppen im Dialogfenster Benutzer auswählen die entsprechende Erlaubnis erteilen. Bitte beachten Sie, dass der Dialog-Manager hinzugefügte Gruppen auflöst, d.h. die einzelnen Mitglieder werden hinzugefügt und nicht die eigentliche Gruppe. Über die Entfernen-Taste können Sie Benutzern die Zugriffsrechte auf den Kalender auch wieder entziehen. Sie können für jeden einzelnen Benutzer auch die Zugriffsart auf den Benutzerkalender bestimmen: Zugriffsart Nur Lesen Vollzugriff Auswirkung Ein Benutzer mit diesem Recht darf zwar den fremden Kalender einsehen, nicht jedoch Änderungen oder Eintragungen darin vornehmen. Der Inhalt privater Termine wird nicht angezeigt sondern nur deren bloße Existenz. Diese Zugriffsart ermöglicht einem Benutzer, einen fremden Kalender zu administrieren. Er darf sowohl den Inhalt lesen als auch diesen verändern, indem er Termine verschiebt, ändert oder neue anlegt Angemeldete Benutzer Öffnen Sie über das Menü Extras - Administrator das Fenster Angemeldete Benutzer, um sich alle zurzeit im Dialog-Manager angemeldeten Benutzer anzeigen zu lassen. Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion maximal zwei Benutzer gleichzeitig angemeldet sein können. 259

260 12 Extras Neben dem Computernamen, von dem aus der Benutzer angemeldet ist, sehen Sie hier den Mandanten, mit dem der Benutzer arbeitet, die zugehörige Prozess-ID, den Zeitpunkt der Anmeldung und in der Spalte Sperren, an wie vielen Datensätzen er zurzeit arbeitet. Mit einem Doppelklick auf einen Benutzer öffnen Sie (schreibgeschützt) das Dialogfenster Benutzer bearbeiten um dessen Eigenschaften einzusehen. Außerdem können Sie Ihm über das Kontextmenü eine (auf Seite 254) oder Netzwerk-Nachricht (auf Seite 254) schicken. Lizenz Im Bereich Lizenz sehen die Anzahl der angemeldeten Benutzer und wie viele sich lizenzbedingt noch anmelden können. Abmelden Über die Schaltfläche Abmelden haben Sie die Möglichkeit, einen Benutzer abzumelden. Es erscheint das Fester Benutzer abmelden: Geben Sie hier eine Nachricht ein, die dem Abzumeldenden den Abmeldegrund erläutert und bestimmen Sie die effektive Dauer bis zur Abmeldung. Der abzumeldende Benutzer bekommt diese Nachricht in einem eigenen Fenster angezeigt, in dem er auch über den geplanten Abmeldevorgang informiert wird: Außerdem wird dem Benutzer die verbleibende Zeit bis zur Abmeldung als Countdown dargestellt. Nach Ablauf der Reaktionsfrist beendet sich der Dialog-Manager auf dem Rechner des abzumeldenden Benutzers. Änderungen an nicht gespeicherten Datensätzen gehen bei dieser Art der Abmeldung verloren. Der Abzumeldende kann den Vorgang auch unterbrechen, in dem er die Ablehnen-Taste betätigt und der Person, die den Vorgang initiierte, den Grund seiner Ablehnung zukommen lässt. 260

261 12 Extras Gruppenverwaltung Mehrere Benutzer können in einer sog. Benutzergruppe zusammengefasst werden. Dieser Gruppe können beispielsweise spezielle Feldrechte (auf der nächsten Seite) zugeteilt werden. Sollte sich die Zusammenstellung der Gruppe zu einem späteren Zeitpunkt ändern, weil Mitglieder hinzugefügt bzw. entfernt werden, greift das einmal festgelegte Feldrechtekonzept automatisch bei den neuen Mitgliedern. Hier können Sie bereits angelegte Benutzergruppen aus dem Dialog-Manager entfernen, in dem Sie auf Löschen klicken. Das Löschen von Benutzergruppen sollte wohl überlegt sein, da damit auch die verbundenen Feldrechte (auf der nächsten Seite) aufgehoben werden. Neue Gruppen werden durch Klicken auf Anlegen hinzugefügt. Um die Daten von vorhandenen Benutzergruppen zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten oder doppelklicken Sie die entsprechende Gruppe in der Tabelle. Sie gelangen in das Dialogfenster Neue Benutzergruppe erstellen bzw. Benutzergruppe bearbeiten. Angaben zur Gruppe In diesem Bereich geben Sie den Namen der Gruppe und evtl. deren genaue Bezeichnung sowie weitere Zusatzinfos an. 261

262 12 Extras Mitglieder/Rechte Die wichtigen Definitionen zu der Benutzergruppe werden hier getätigt. Gruppenmitglieder In diesem Feld werden die aktuell zugeteilten Gruppenmitglieder mit ihrem Kürzel ausgewiesen. Gruppenmitglieder können entfernt bzw. hinzugefügt werden, wenn Sie die -Taste klicken und einen oder mehrere Benutzer mit einem Haken versehen bzw. die entsprechenden Haken entfernen. Feldrechte Über die Schaltfläche Bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, der Benutzergruppe bestimmte Rechte je Datenbankfeld zuzuweisen. Diese der Gruppe zugeordneten Rechte werden den Mitgliedern automatisch zugewiesen, können jedoch in der Feldrechtedefinition (auf Seite 256) der Benutzerverwaltung überstimmt werden. Bitte beachten Sie, dass die in der Tabellenstruktur (auf Seite 267) gesetzten Rechte global gelten und in der Gruppenverwaltung nur abgeschwächt werden können. Nur-Lesen-Felder können demnach nicht individuell auf Vollzugriff gesetzt werden, Felder, die global auf unsichtbar gesetzt wurden, bleiben für alle Gruppenmitglieder unsichtbar und Pflichtfelder sind für alle sicht- und editierbar. Den Spalten Registerkarte und Gruppe entnehmen Sie, wo sich das entsprechende Feld im Karteikartenfenster (auf Seite 13) befindet. Die Spalte Recht zeigt das Recht, das dieser Gruppe zugewiesen wurde. Grundsätzlich gibt es vier verschiedene Feldrechte-Typen: Feldrecht Nicht definiert Auswirkung Ist dieses Feldrecht angegeben, wird das systemintern vorgegebene Recht übernommen. In der Regel bedeutet das Vollzugriff. 262

263 12 Extras Unsichtbar Nur Lesen Vollzugriff Alle Gruppenmitglieder sehen das Feld im Dialog-Manager überhaupt nicht und können demnach weder lesend noch schreibend darauf zugreifen. Dank dieses Typs können beispielsweise kundensensible Informationen wie z.b. Umsatz oder Kreditwürdigkeit vor der Allgemeinheit verborgen werden. Inhalte dieser Felder können zwar gelesen nicht jedoch geändert werden. Auch bei einer Neuanlage eines Kontakts können diese Felder von dem Benutzer nicht befüllt werden. Dieses Feldrecht gibt allen Gruppenmitgliedern maximale Flexibilität. Sie dürfen die Feldinhalte sowohl lesen als auch schreiben. Somit dürfen sie z.b. auch Inhalte löschen. Um das Feldrecht für eine Gruppe zu ändern, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf eine der vier o.g. Schaltflächen. Kursive bzw. graue Felder sind Felder, die vom Administrator entweder als Pflichtfelder oder als unsichtbar ausgewiesen wurden oder systemintern mit gewissen Rechten belegt sind. Letztere können auch nicht vom Administrator geändert werden. Dies betrifft insbesondere adressrelevante Felder wie z.b. Firma 1, aber auch vom System dynamisch berechnete Nur-Lesen-Felder wie beispielsweise Bundesland Ressourcenverwaltung In der Ressourcenverwaltung können Sie Arbeitsmittel anlegen, die von den Benutzern gemeinsam genutzt werden können und die einer eigenen Verplanung bedürfen. Diese Ressourcen können bei der Suche per Terminassistenten (auf Seite 118) mit einbezogen werden, so dass Sie nicht nur die freien Kapazitäten der Besprechungsteilnehmer erkennen, sondern direkt auch die Verfügbarkeit beispielsweise eines Besprechungsraums. Weitere Beispiele für Ressourcen sind gemeinsam nutzbare Fahrzeuge, portable Beamer, Konferenztelefone, Laptops für Messen usw. Hier können Sie bereits angelegte Ressourcen aus dem Dialog-Manager entfernen, in dem Sie auf Löschen klicken. Neue Ressourcen werden durch Klicken auf Anlegen hinzugefügt. Um die Daten von vorhandenen Ressourcen zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten oder doppelklicken Sie die entsprechende Ressource in der Tabelle. Sie gelangen in das Dialogfenster Neue Ressource erstellen 263

264 12 Extras bzw. Ressource bearbeiten. Ressource In diesem Bereich geben Sie den Namen der Ressource und evtl. deren genaue Bezeichnung sowie weitere Zusatzinfos an. Über die Taste Zugriffsrechte bearbeiten können Sie bestimmen, wer auf die Ressource zugreifen darf. Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie individuellen Benutzern oder Benutzergruppen im Dialogfenster Benutzer auswählen die entsprechende Erlaubnis erteilen. Bitte beachten Sie, dass der Dialog-Manager hinzugefügte Gruppen auflöst, d.h. die einzelnen Mitglieder werden hinzugefügt und nicht die eigentliche Gruppe. Über die Entfernen-Taste können Sie Benutzern die Zugriffsrechte auf die Ressource auch wieder entziehen. Sie können für jeden einzelnen Benutzer auch die Zugriffsart auf die Ressource bestimmen: Zugriffsart Nur Lesen Auswirkung Ein Benutzer mit diesem Recht darf zwar den Ressourcenkalender einsehen, die Ressource jedoch nicht ver- oder umplanen. 264

265 12 Extras Vollzugriff Diese Zugriffsart ermöglicht einem Benutzer, eine Ressource zu administrieren. Er hat damit direkten Einfluss auf die Verfügbarkeiten der Ressource, indem er diese verplant oder wieder freigibt Mandantenverwaltung Mit dem Dialog-Manager können Sie auch unterschiedliche Adressdatenbanken vorhalten, die sog. Mandanten. Ein gleichzeitiges Arbeiten mit unterschiedlichen Mandanten ist möglich. In der mandantenübergreifende Benutzerverwaltung (auf Seite 253) werden die Zugriffsregeln definiert. In diesem Fenster werden Mandanten angelegt ( ), bearbeitet ( ) oder gelöscht ( ). Ein Arbeiten mit der Mandantenverwaltung setzt einen exklusiven Zugriff auf die Datenbank voraus. Während dieser Zeit können andere Benutzer nicht mit dem Dialog-Manager arbeiten. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Mandanten geben Sie in dem erscheinenden Dialogfenster den Namen des Mandanten ein oder ändern diesen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Systemdatenbank Dialog-Manager weder umbenennen noch löschen können. Nach der Neuanlage generiert der Dialog-Manager die neue Kundendatenbank und informiert Sie über die verschiedenen Erzeugungsstufen in einem Fortschrittsfenster. Sobald Sie in der Mandantenverwaltung eine Änderung vorgenommen haben, startet der Dialog- Manager neu. 265

266 12 Extras Beziehungsverwaltung Die Beziehungsverwaltung wird über das Extras-Menü aufgerufen und ist dort im Administrator- Bereich zu finden. Hier sind alle verfügbaren Beziehungen aufgelistet. Über die verschiedenen Schaltflächen können Sie Beziehungen Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen. Der Dialog-Manager besitzt eine Reihe von vordefinierten Beziehungen, die nicht verändert oder gelöscht werden können. Sobald Sie Beziehungen ändern oder neu erstellen möchten, erscheint das Dialogfenster Beziehungen hinzufügen/bearbeiten Geben Sie hier das Attribut der Beziehung und ggf. die Gegenbeziehung ein. Standardmäßig ist die Gegenbeziehung identisch mit der definierten Beziehung. Durch Entzug der Option Entspricht der Beziehung haben Sie aber auch die Möglichkeit, eine Gegenbeziehung zu definieren. Bitte beachten Sie, dass die Änderung oder gar die Löschung von Beziehungen großen Einfluss auf die miteinander verknüpften Kontakte und die damit verbundene Semantik hat. Beziehungen gehen entweder beim Löschen selbiger für alle Adressen verloren oder stimmen nach einer Änderung nicht mehr (z.b. Änderung von ist Freund von zu ist Feind von ). Der Dialog-Manager warnt Sie zwar bei derartigen Aktionen, ein Ignorieren dieses Hinweises ist aber irreversibel. Neue oder geänderte Beziehungen sind beim Verlassen der Benutzerverwaltung direkt verwendbar (auf Seite 82). 266

267 12 Extras Tabellenstruktur Für den Fall, dass Sie zusätzliche Felder in der Adressverwaltung benötigen (z.b. ausgeübte Sportart, Produktnamen o.ä.), können Sie die Tabellenstruktur ändern. Dies ist auch von ganz besonderer Bedeutung, wenn solche Felder in Ihrer Importdatei für Adressen existieren. Sie können benutzerdefinierte Felder anlegen, bevor Sie die Daten importieren, oder auch während des Imports, wobei Sie dann anschließend hier weitere Einstellungen für die neuen Felder vornehmen können. Sie können natürlich auch bereits vorhandene Felder bearbeiten. 1. Bevor Sie Änderungen vornehmen, sollten alle anderen Benutzer im Dialog-Manager abgemeldet sein, damit sie die Tabellenstruktur mit exklusivem Zugriff auf die Datenbank bearbeiten können. Nur so stehen Ihnen alle Funktionen zum Anlegen, Löschen, Bearbeiten und Anordnen von Feldern zur Verfügung. 2. Wählen Sie im Menü Extras - Administrator den Befehl Tabellenstruktur aus. 3. Deaktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen nur benutzerdefinierte Felder anzeigen, um sich alle Felder anzeigen zu lassen. Felder, für die die Option sichtbar deaktiviert wurde, erscheinen in grauer, kursiver, Pflichtfelder in fetter Schrift. Sie sehen in dieser Aufstellung auch, auf welchen Registerkarten und in welchen Gruppen das jeweilige Feld angezeigt wird. Um dies zu bearbeiten, wechseln Sie über Maske bearbeiten in den Maskeneditor (auf Seite 274). 4. Um festzustellen, aus wie vielen Datensätzen ein Feld Daten enthält, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldeintrag in der Tabelle und wählen den Kontextmenübefehl Füllgrad ermitteln aus. Felder bearbeiten Doppelklicken Sie auf einen Feldeintrag, um die Feldeigenschaften zu bearbeiten. Je nachdem, welches Feld Sie bearbeiten, können Sie im Dialogfenster Eigenschaften des Felds... nicht alle Eigenschaften bearbeiten. Gesperrte Einträge sind an der grauen, kursiven Schrift zu erkennen. 267

268 12 Extras Felder anlegen Klicken Sie auf Anlegen, um ein neues Feld anzulegen. Bestimmen Sie im Dialogfenster Feld hinzufügen die Eigenschaften für das benutzerdefinierte Feld: Bezeichner Vergeben Sie einen Namen, mit dem das Feld angezeigt wird. Im Unterschied zum Feldnamen sind beim Bezeichner alle Zeichen erlaubt. Feldname Der Feldname wird automatisch vergeben, indem er aus dem Bezeichner mit einem vorangestellten Unterstrich (_) übernommen wird. Sie können auch eigene Feldnamen vergeben, dürfen dabei allerdings nur Buchstaben (ohne Umlaute und ß ), Ziffern und den Unterstrich _ verwenden. Typ Der Dialog-Manager kennt folgende Feldtypen: Alphanumerisch: Bei diesem Feldtyp können Sie beliebigen Text eingeben. Bei einer Auswahlliste können Anwender nur unter den vorgegebenen Inhalten aus dem Dropdown- Menü auswählen. Wie Sie die Einträge hinzufügen, finden Sie in den Erläuterungen zum Feld Auswahlliste (auf Seite 273). Eine Vorschlagsliste lässt auch eigene Eingaben zu: Gehen Sie wie bei der Auswahlliste vor, um der Liste Einträge hinzuzufügen. Bei einem Feld vom Typ Datum/Uhrzeit können Sie im Dropdown-Menü ein Datum auswählen oder direkt eingeben. Dabei sind auch Eingaben wie 22. April 2004 zulässig. Die Eingabe der 268

269 12 Extras Uhrzeit ist nicht verpflichtend. Ein Feld vom Typ Datum ist identisch zum Typ Datum/Uhrzeit; Sie können jedoch keine Uhrzeit eingeben. Ein Uhrzeit-Feld lässt nur folgende Eingaben zu: Mit einem Ja/Nein-Feld erzeugen Sie ein Kontrollkästchen, das nur zwei Zustände kennt: eingeschaltet oder ausgeschaltet. Ein abgehaktes Feld entspricht dem Wert Ja, fehlt der Haken, so ist der Wert Nein. Bei einem Ganzzahl-Feld sind keine Buchstaben und Sonderzeichen (Punkt, Komma etc.) erlaubt. In einem Fließkomma-Feld sind reelle Zahlen erlaubt. Über die Pfeiltaste können Sie bei diesem Feldtyp einen Rechner aufrufen. Ein Währungsfeld gibt Ihre eingegebenen Zahlen im Währungsformat aus. Ein Notiz-Feld lässt alphanumerische Zeichen über mehrere Zeilen zu. Felder, die den Typ URL besitzen, werden als Hyperlink dargestellt. Ist ein Protokoll vorangestellt (z.b. FILE:, FTP: usw.), wird die angegebene Adresse mit der Applikation aufgerufen, die mit diesem Protokoll verknüpft ist. Adressen ohne explizites Protokoll werden mit dem HTTP-Protokoll verbunden, d.h. ein Doppelklick auf den Feldinhalt öffnet in diesem Fall die entsprechende Webseite in dem in den Internet-Optionen festgelegten Standard-Webbrowser. Besitzt ein Datenbankfeld den Feldtypen Telefon, fließt dieses automatisch in die Auswahlliste bei Telefonanwahl per CTI (auf Seite 98) ein; darüber hinaus wird dieses Feld auch bei eingehenden Anrufen berücksichtigt, so dass eine Lokalisierung eines Kontakts anhand der CallerID möglich ist. Beim Faxen von Dokumenten werden nur Felder berücksichtigt, die den Feldtypen Telefax aufweisen. 269

270 12 Extras Breite Die Feldbreite wird bei den Feldtypen Alphanumerisch, Auswahl- und Vorschlagsliste automatisch auf 50 Zeichen gesetzt, d.h. es können bis zu 50 Zeichen eingegeben werden. Diesen Wert können Sie bis auf 255 erhöhen. Diese Breite ist unabhängig von der Darstellungsbreite des Felds. Für die übrigen Feldtypen ist die Breite fest vorgegeben. Hinweis Den Inhalt des Hinweis-Felds sehen Sie bei der Feldauswahl im Dialogfenster Datenfelder auswählen, wenn Sie Felder in ein Dokument einfügen oder für den Export festlegen und im Karteikartenfenster wenn sie mit dem Mauszeiger auf das Feld fahren. Pflichtfeld Wenn Sie die Option Pflichtfeld aktivieren, können Sie einen Datensatz nur abspeichern, wenn Sie Eingaben in diesem Feld gemacht haben. Pflichtfelder werden im Fenster Tabellenstruktur bearbeiten in fetter Schrift dargestellt. Bitte beachten Sie, dass Pflichtfelder immer Vollzugriff haben. Eine Abschwächung dieses Rechts in den Feldrechte-Einstellungen der Benutzerverwaltung (auf Seite 253) oder Gruppenverwaltung (auf Seite 261) ist nicht möglich. Eindeutig Bei dieser Option können Sie festlegen, ob der Inhalt des Felds eindeutig sein soll: Mit der Möglichkeit Nein lassen Sie zu, dass in diesem Feld der Inhalt bei verschiedenen Datensätzen gleich ist, also z.b. das Feld Stiltyp bei mehreren Datensätzen den Inhalt klassisch hat. Wählen Sie Ja (warnen), legen Sie dieses Feld als eindeutig fest und erhalten eine Warnung, sobald Sie versuchen, den gleichen Inhalt in unterschiedlichen Datensätzen anzugeben. Sie können dann jeweils entscheiden, ob Sie das an dieser Stelle zulassen möchten oder nicht. Mit der Option Ja (erzwingen) legen Sie dieses Feld als eindeutig fest und schließen die Möglichkeit gleichen Feldinhaltes in verschiedenen Datensätzen ganz aus; sobald dies versucht wird, erscheint eine Meldung, dass diese Eingabe nicht möglich ist. Formel Hier haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Formeln einzugeben, mit denen der Inhalt des Felds berechnet werden kann. Bei der Berechnung eines Felds können nur Zahlenfelder und Währungsfelder verwendet werden. Zur Erläuterung einige Beispiele: Durchschnittsumsatz (Division) Sie haben bereits ein Feld Jahresumsatz und möchten jetzt zusätzlich das Feld Durchschnittsumsatz einfügen, bei dem automatisch der durchschnittliche Umsatz pro Monat errechnet wird, also der Jahresumsatz geteilt durch 12. Hierzu wählen sie im Menü Felder Ihren Feldnamen für den Jahre- 270

271 12 Extras sumsatz aus: Da Sie die Zahl im Feld Jahresumsatz durch 12 teilen möchten, geben Sie /12 hinter dem Feldnamen ein. Nach Bestätigung und (automatischem) Neustart des Dialog-Managers wird diese Formel [_Summe]/12 zur Berechnung des Inhaltes im neuen Feld Durchschnittsumsatz verwendet. Umsatz der letzten drei Jahre (Addition) Sie haben für jedes Jahr ein Feld mit dem jeweiligen Jahresumsatz und möchten nun in einem neuen Feld die Summe dieser Umsätze sehen, beispielsweise die Summe der letzten drei Jahre. Hierzu wählen Sie jeweils die entsprechenden Felder für die Jahresumsätze aus und verbinden Sie zu folgender Formel: [_Jahresumsatz2003]+[_Jahresumsatz2004]+[_Jahresumsatz2005] Rabatte abhängig vom Jahresumsatz (Bedingung) Sie möchten Ihren Kunden Rabatte gestaffelt nach Jahresumsatz anbieten. Bei einem Jahresumsatz bis ,- gibt es keinen Rabatt, bei einem Jahresumsatz ab ,- bis ,- gibt es 3 Prozent Rabatt und bei einem Jahresumsatz über ,- gewähren Sie 5 Prozent Rabatt. Sie können nun ein Feld anlegen, das Sie automatisch vom Dialog-Manager mit dem richtigen Rabattsatz füllen lassen, je nach Stand des Jahresumsatzes. Hierzu wählen Sie dann aus dem Menü Element einfügen unter Funk- 271

272 12 Extras tionen die Funktion wenn und als Feld wieder Jahresumsatz. Geben Sie folgende Formel ein (für die Bedingung: Wenn der Jahresumsatz größer ist als , dann Feld füllen mit 5, sonst, wenn der Jahresumsatz größer ist als 50000, dann Feld füllen mit 3, sonst Feld füllen mit 0): wenn([_jahresumsatz>100000]; 5; wenn([_jahresumsatz>50000]; 3; 0)) Beachten Sie bitte, dass bei o.g. Formel der Teil der Bedingung, der sich auf das Feld bezieht, hier beispielsweise >100000, immer direkt hinter dem Feld innerhalb der eckigen Klammer stehen muss. Sie können natürlich auch diese Formeln miteinander zu einer neuen Formel kombinieren, also z.b. die Summe der Jahresumsätze aus dem zweiten Beispiel als Grundlage für die Rabattierung heranziehen. Ein berechnetes Feld selber kann allerdings nicht weiter als Grundlage für andere berechnete Felder verwendet werden. Top-Kunde (Logische Verknüpfung mit und/oder) Sie legen ein neues Feld des Typs Ja/Nein an, das bestimmte Kunden als Top-Kunde ausweisen soll. Basis für diese Einschätzung ist das Potenzial oder die Anzahl der Büroarbeitsplätze des Kunden, das heißt ein Kunde gilt als Top-Kunde, wenn das Potenzial mindestens 8 ist oder der Kunde mindestens 10 Büroarbeitsplätze hat. In der Formel geben Sie an, dass dieses berechnete Feld sich nur auf die Kategorie Kunde bezieht, verknüpfen dies durch und mit den beiden Voraussetzungen, die wiederum durch oder miteinander verknüpft sind, da nur eine der beiden erfüllt sein muss. Hieraus ergibt sich folgende Formel: und([kategorie= Kunde ]; oder([potential>=8]; [_AnzahlBüroarbeitsplätze>=10])) Das neue Feld wird nun immer mit Ja belegt, wenn die Kategorie Kunde und eine der beiden Voraussetzungen gegeben ist. Wenn Sie die Eingabe beenden, überprüft der Dialog- Manager alle berechneten Felder und weist Sie ggf. auf Probleme hin. Sichtbar Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um ein Feld auszublenden. Pflichtfelder müssen immer sichtbar sein. 272

273 12 Extras Bitte beachten Sie, dass ein hier als unsichtbar gesetztes Feld von keinem Benutzer gesehen wird. Ein Überstimmen dieser Einschränkung in den Feldrechte-Einstellungen der Benutzerverwaltung (auf Seite 253) oder Gruppenverwaltung (auf Seite 261) ist nicht möglich. Auswahlliste Die Einträge der Auswahl- und Vorschlagslisten werden im Feld Auswahlliste über die -Taste im Dialogfenster Einträge bearbeiten eingegeben. Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Eintrag einzugeben. Mit den Aufwärts/Abwärts-Tasten können Sie die Reihenfolge der Einträge manuell bestimmen, mit Sortieren alle Einträge alphabetisch sortieren. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Tipp 1 Sie können das Hinzufügen von neuen Einträgen auch beschleunigen, indem Sie die verschiedenen Einträge getrennt durch das -Zeichen (AltGr+<) direkt in das Feld Auswahlliste kopieren. Tipp 2 Haben Sie die zukünftigen Inhalte der Auswahlliste in einer Excel-Tabelle untereinander stehend vorliegen, können Sie den gesamten Bereich markieren, in die Zwischenablage kopieren und diese direkt in das Feld Auswahlliste einfügen. Sobald Sie die Neuanlage bzw. das Bearbeiten des Felds mit OK abschließen, werden die einzelnen Zeilen als Auswahllisten-Einträge interpretiert. Nach einem erneuten Öffnen des Felds sind die Auswahllisten-Inhalte wie gewünscht enthalten. Vorbelegung Die Vorbelegung für das Feld erscheint beim Anlegen eines neuen Datensatzes. Bei Datum- oder Datum/Uhrzeit-Felder wird beim Klick im Datumsauswahlfenster auf die Heute- Schaltfläche das gerade aktuelle Datum eingetragen. Diese Vorbelegung ist aber nicht fix, sondern dynamisch, d.h. der Feldinhalt entspricht zukünftig immer dem aktuellen Systemdatum. 273

274 12 Extras Nicht duplizieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn beim Anlegen eines weiteren Ansprechpartners (auf Seite 60) der Inhalt nicht übernommen werden soll, wie z.b. bei Firmenadressen die Werte der Felder im Bereich Ansprechpartner. Wenn der Ansprechpartner nicht übernommen wird, ist es überflüssig, individuelle Felder, wie Geburtsdatum oder Hobby für einen weiteren Ansprechpartner unter dieser Adresse zu duplizieren. Nachdem Sie alle Eingaben gemacht und bestätigt haben, erhalten Sie einen Hinweis darauf, zu welcher Registerkarte und zu welcher Gruppe das Feld hinzugefügt wurde. Sie können diese Zuordnung dann anschließend im Maskeneditor (auf dieser Seite) bearbeiten. Anzeigenbreite Geben Sie in diesem Feld die optische Standardbreite an, die der Wertebereich des Felds im Fenster fix einnehmen soll. Bei einem Wert kleiner als 1 wird der maximal zur Verfügung stehende Raum dynamisch zugewiesen. Im Maskeneditor (auf dieser Seite) können Sie diesen Standardwert manuell verändern oder veränderte Breiten auf den hier eingestellten Standardwert zurücksetzen Maskeneditor Der Maskeneditor ermöglicht es Ihnen, die Ansicht bzw. Anordnung des Karteikartenfensters (auf Seite 13) Ihren Wünschen anzupassen. Systeminterne Registerkarten, Gruppen oder Felder können nicht beliebig geändert werden; Sie haben hier also weniger Möglichkeiten als mit benutzerdefinierten Karten, Gruppen und Feldern. Sie können die Unterscheidung dieser beiden Kategorien im Maskeneditor an den unterschiedlichen Icons erkennen. 274

275 12 Extras Wenn Sie den Maskeneditor öffnen, sehen Sie zunächst alle vorhandenen Registerkarten, z.b. Firma. Unter den einzelnen Karten lassen sich auf der nächsten Ebene zunächst die auf der Karte vorhandenen Gruppen, z.b. Anschrift, öffnen, darunter wiederum finden Sie die einzelnen Felder dieser Gruppe, z.b. Straße. Die Schaltflächen rechts und unten zeigen Ihnen, welche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen - sie wechseln, je nachdem, in welcher Ebene sie sich gerade befinden, ob Sie also gerade eine Registerkarte, eine Gruppe oder ein Feld fokussiert haben, und abhängig davon, ob es sich um eine systeminterne oder benutzerdefinierte Einheit handelt. Nicht wählbare Schaltflächen sind ausgegraut. Pflichtfelder und eindeutige Felder sind jeweils fett dargestellt, als nicht sichtbar gekennzeichnete Ele- 275

276 12 Extras mente sind ausgegraut und kursiv. Mit den Aufwärts/Abwärts-Tasten können Sie die Reihenfolge der Einträge manuell bestimmen. So können Sie die Anordnung der Registerkarten ändern, aber auch die der Gruppen auf den einzelnen Karten oder die der Felder innerhalb einer Gruppe. Außerdem lassen sich so Elemente auch über die Grenzen einer Ebene verschieben, also beispielsweise ein benutzerdefiniertes Feld aus einer Gruppe in eine andere benutzerdefinierte Gruppe oder in die benutzerdefinierte Gruppe einer anderen Registerkarte. Sie können Elemente auch mit Drag & Drop an die gewünschte Stelle ziehen. Nur benutzerdefinierte Felder lassen sich so verschieben. Bei Gruppen und Registerkarten können auch systeminterne Elemente verschoben werden, allerdings nicht über die Ebene hinaus, d.h. systeminterne Gruppen können nur innerhalb einer Registerkarte anders angeordnet werden. Lässt sich ein Element nicht weiter in die gewünschte Richtung verschieben, wird die entsprechende Schaltfläche ausgegraut. Beachten Sie bitte auch, dass sich keine Gruppen oder Felder in die Registerkarten Notizen und Historie verschieben lassen; diese beiden Karten werden bei der Auf- bzw. Abwärtsbewegung übersprungen. Die Reihenfolge, in der Sie die Felder im ersten Dialogfenster des Maskeneditors (Baumstruktur) sehen, ist auch die Reihenfolge, in der sie mit dem Tabulator angesteuert werden. So können Sie beispielsweise definieren, ob der Tabulator zunächst von links nach rechts und dann in die nächste Zeile springen soll oder erst von oben nach unten und dann in die nächste Spalte. Nach Veränderung des Layouts lässt sich im Startfenster des Maskeneditors mit den Aufwärts- /Abwärtstasten nur noch diese Tabulator-Reihenfolge ändern. Die eigentliche Ansicht der Gruppe und die Verteilung der Felder in ihr wird dann ausschließlich über den Dialog Layout bearbeiten (auf Seite 278) gestaltet. Die Schaltflächen Kopieren und Einfügen dienen dazu, Kopien bereits vorhandener Elemente an einer anderen Stelle zusätzlich einzufügen. Mit der Schaltfläche Ausschneiden können Sie ein Element an der aktuellen Stelle ausschneiden und, falls erforderlich, an der gewünschten Stelle mit der entsprechen- 276

277 12 Extras den Schaltfläche einfügen. Für diese Funktionen können Sie alternativ auch die Tastenkombinationen STRG+C (Kopieren), STRG+V (Einfügen) sowie STRG+X (Ausschneiden) verwenden. Sie haben für die verschiedenen Elemente weitere Möglichkeiten, die Karteikarten so anzupassen, dass Sie Ihren persönlichen Anforderungen entsprechen: Bearbeiten Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie bei Registerkarten, Gruppen und Feldern die Bezeichnung ändern und auswählen, ob sie sichtbar sein sollen oder nicht. Alle Elemente einer Ebene, also z.b. alle Registerkarten, müssen dabei unterschiedliche Namen haben. Wenn durch die Bearbeitung der Karteikarten ein Pflichtfeld oder ein Eindeutiges Feld nicht mehr sichtbar wird, legt der Dialog-Manager automatisch die zusätzliche Registerkarte Automatisch erzeugt an, auf der dann diese Felder in der Gruppe Pflichtfelder/Eindeutige Felder angezeigt werden. Sobald Sie diese wieder sichtbar machen bzw. einer anderen, sichtbaren Gruppe zuordnen, können Sie diese Registerkarte im Maskeneditor löschen. Tipp Dieses automatische Erzeugen ist für Sie ein gutes Kontrollelement, ob nicht versehentlich bei der Arbeit mit dem Maskeneditor wichtige Felder unsichtbar gesetzt wurden bzw. ob Sie diese dann bei Ihrer Korrektur auch alle berücksichtigt haben, da diese Registerkarte so lange vom Dialog-Manager erzeugt wird, bis alle auf ihr befindlichen Felder an anderer Stelle sichtbar sind. Bitte beachten Sie, dass die Registerkarte Automatisch erzeugt auch dann angezeigt wird, wenn ein Pflichtfeld oder eindeutiges Feld ausschließlich auf einer Registerkarte sichtbar ist, die nur für B2B oder B2C angezeigt wird, beispielsweise Firma. Der Dialog-Manager achtet darauf, dass diese Felder bei jedem Datensatz sichtbar sind. Im Maskeneditor sehen Sie hinter dem Namen der Registerkarte, ob es sich um eine B2B- bzw. B2C-Registerkarte handelt. Entfernen Mit dieser Schaltfläche entfernen Sie das jeweilige Element aus dem Karteikartenfenster. Dies ist nur bei benutzerdefinierten Elementen möglich. Die Funktion Entfernen entfernt nur die Ansicht eines Felds an der angegebenen Stelle, nicht das eigentliche Feld. Möchten Sie ein benutzerdefiniertes Feld komplett löschen, ist dies nur in der Tabellenstruktur (auf Seite 267) möglich. Felder hinzufügen Wählen Sie Felder hinzufügen, wenn Sie der aktuellen Gruppe weitere Felder hinzufügen möchten. Dies können benutzerdefinierte oder Systemfelder sein. Felder müssen immer direkt benutzerdefinierten Gruppen hinzugefügt werden, d.h. Sie müssen unter Umständen zunächst eine neue Gruppe anlegen. An dieser Stelle können Sie einer Gruppe nur bereits vorhandene Felder hinzufügen, d.h. Felder, die systemintern vorhanden sind oder die Sie zuvor in der Tabellenstruktur (auf Seite 267) angelegt haben. Sie gelangen dann in den Dialog Feldauswahl : Hier wählen Sie nun die Felder aus, die Sie hinzufügen möchten. Sie sehen an dieser Stelle auch direkt, 277

278 12 Extras auf welchen Registerkarten und in welchen Gruppen diese Felder bisher bereits angezeigt werden. Sie können jedes Feld mehrfach hinzufügen, d.h. zu verschiedenen Gruppen und/oder Registerkarten. Jede Änderung in diesem Feld wird dann an allen Orten, an denen dieses Feld angezeigt wird, wirksam. Mehrfach hinzugefügte Systemfelder können auch verschoben werden, nur das ursprünglich vorhandene systeminterne Feld muss an seinem angestammten Platz bleiben. Gruppe anlegen Mit der Schaltfläche Gruppe anlegen wird auf der aktuellen Registerkarte eine neue Gruppe sichtbar. Auf den Registerkarten Notizen sowie Historie können keine neuen Gruppen angelegt werden. Bei diesen Karten ist die einzige Bearbeitungsmöglichkeit die Auswahl, ob sie sichtbar oder nicht sichtbar sind. Registerkarte anlegen Mit der Schaltfläche Registerkarte anlegen wird der Struktur eine neue Registerkarte hinzugefügt. Die neue Registerkarte befindet sich standardmäßig am Ende, Sie können ihre Position aber natürlich beliebig verändern. Layout bearbeiten Mit der Schaltfläche Layout bearbeiten gelangen Sie in ein Dialogfenster, das Ihnen das derzeitige Layout der benutzerdefinierten Gruppe mit allen hinzugefügten Feldern anzeigt: Hier können Sie nun dieses Layout bearbeiten, indem Sie das Element, das Sie ändern möchten, anklicken und dann mit Hilfe des angezeigten Rahmens an eine andere Stelle ziehen oder in der Größe verändern. Sie können somit beispielsweise selber gestalten, wie breit ein Feldname oder -inhalt angezeigt werden soll, und auch Felder nebeneinander anzeigen lassen; insbesondere für Felder des Typs Notiz ist es oft sehr hilfreich, die Größe so anzupassen, dass der hier einzugebende Text auch bei größerer Textmenge auf einen Blick lesbar wird. Der Dialog-Manager hilft Ihnen dabei, die Felder möglichst gleichmäßig auszurichten, so dass beispielsweise untereinander angeordnete Felder die gleiche Breite haben. Wenn Sie ein Feld mit Hilfe des Rahmes verschieben, werden Ihnen diese Ausrichtungshilfen automatisch zur Orientierung anzeigt. 278

279 12 Extras Statt mit der Maus die Elemente an die gewünschte Stelle zu ziehen, können Sie diese alternativ auch verschieben, indem Sie die Taste STRG gedrückt halten und mit den Pfeiltasten die gewünschte Richtung angeben. Die Schaltfläche Vergrößern dient dazu, den Rahmen der Gruppe nach unten zu erweitern. Mit der Schaltfläche Standard wird das Layout wieder in den ursprünglichen Zustand zurückversetzt, d.h. Sie können unverbindlich Änderungen am Layout ausprobieren und jederzeit wieder rückgängig machen. Sobald das Layout Ihren Wünschen entspricht, bestätigen Sie dies mit OK. Sollte sich in der Praxis das neue Layout dann doch als nicht hilfreich erweisen - z.b. weil der Feldinhalt länger ist und nicht komplett angezeigt wird -, können Sie es jederzeit später wieder verändern und auch auf den Standard zurücksetzen Datenbank leeren Legen Sie hier fest, welche Datenfelder - genauer, welche Spalten in Ihrer Datenbanktabelle - gelöscht werden sollen. Über die Option Adressen löschen (mit allen Zuordnungen) können Sie alle Adressen inklusive Ihrer Historie, also der Ihnen zugeordneten Aufgaben, Vorgänge und Termine aus der Datenbank entfernen. Möchten Sie nur einzelne Datenbankfelder adressübergreifend löschen, so aktivieren Sie die jeweiligen Kontrollkästchen. Die entsprechenden Elemente werden dann global für alle Adresseinträge gelöscht. Führen Sie eine Datensicherung (auf Seite 283) durch, bevor Sie die Datenbank leeren, da Ihre Daten hierbei unwiderruflich gelöscht werden. Leeren Sie die Datenbank, wenn Sie z.b. einen Testimport durchgeführt haben, um sich mit dem Dialog- Manager vertraut zu machen Adress-Konsistenz überprüfen Mit dieser Funktion können Sie die Konsistenz Ihrer Adressen überprüfen lassen, d.h. der Dialog- Manager prüft, ob alle Pflichtfelder (auf Seite 270) belegt sind, eindeutige Felder (auf Seite 270) nur eindeutigen Inhalt haben, Auswahlfelder richtig belegt sind oder -Adressen eine gültige Syntax 279

280 12 Extras haben. Haben Sie die Funktion Eingehendes CTI unterstützt (auf Seite 286) aktiviert, werden auch die Telefonfelder überprüft. Wenn Sie eine Adresse im Dialog-Manager neu anlegen (auf Seite 58), findet diese Überprüfung direkt statt; so können Sie z.b. eine neue Adresse nicht speichern, solange ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt wurde. Die Funktion Adress-Konsistenz überprüfen ist aber immer dann sinnvoll, wenn Sie Adressen importiert haben oder wenn Sie Änderungen in der Tabellenstruktur (auf Seite 267) vornehmen. Bevor die Überprüfung startet, werden Sie gefragt, ob Sie die fehlerhaften Adressen in einer Gruppe sammeln wollen. Dies ist in jedem Fall zu empfehlen, da sie so später bequem zu korrigieren sind und nicht mehr einzeln aus der Adressdatei gesucht werden müssen. Hierzu öffnet sich nach Bestätigung mit Ja der Dialog Gruppenzuordnung. Haben Sie hier Ihre Gruppe gewählt bzw. eine neue Gruppe angelegt und dies mit OK bestätigt, wird die Überprüfung gestartet. Der Dialog- Manager protokolliert die Ergebnisse und fordert Sie dann auf, das Protokoll zunächst in dem von Ihnen gewählten Verzeichnis zu speichern. Anschließend wird das Protokoll geöffnet. Es gibt Ihnen detaillierte Auskunft über die gefundenen Fehler in jeder Adresse. Im Beispielauszug unten werden exemplarisch folgende Fehlerarten dargestellt: Fehler bei Pflichtfeldern: Die Felder Kunde seit und Weihnachtspräsent wurden als Pflichtfelder angelegt, in der Originaldatenbank fehlte jedoch bei einigen Adressen der Inhalt Fehler bei eindeutigen Feldern: Das Feld Besteller-Nummer wurde als eindeutiges Feld angelegt, das Protokoll weist darauf hin, dass der Inhalt hier nicht immer eindeutig ist. Fehler bei Feldern: Das Protokoll zeigt eine ungültige -Adresse an. Die Statistik am Ende des Protokolls zeigt Ihnen darüber hinaus detaillierte Informationen über die geprüften Adressen und Felder sowie über die Verteilung der Fehler an: Haben Sie vorher entschieden, die fehlerhaften Adressen in einer Gruppe zu sammeln, fragt der Dialog-Manager Sie nun, ob diese Gruppe angezeigt werden soll, damit Sie die Fehler direkt korrigieren können. Natürlich können Sie diese Gruppe auch später jederzeit aufrufen. Sollten Sie keine Gruppe für diese Adressen ausgewählt haben, können Sie sie auch anhand des Protokolls - beispielsweise über die ID - in Ihrer Datei finden Protokoll anzeigen Rufen Sie das Protokoll über das Menü Extras - Administrator auf. Während der Benutzung des Dialog-Managers werden Aktionen wie Programmstart/-beendigung, Datenimport/-löschung, das Erstellen von Vorgängen, Terminen, Aufgaben etc. protokolliert. Legen Sie in den globalen Optionen (auf Seite 285) auf der Registerkarte Protokoll fest, welche Vorgänge 280

281 12 Extras erfasst werden sollen Private Einträge anzeigen Müssen Sie sich als Administrator in die Lage versetzen, auch private Einträge (Adressen, Termine und Vorlagen) anderer Benutzer einsehen und ändern zu können, aktivieren Sie einfach diesen Menüpunkt. Die einem Vorgang zugewiesene Privatadresse erscheint dann auch nicht mehr maskiert. Ebenso verhält es sich mit den Privatterminen von Benutzern. Diese Situation kann beispielsweise eintreten, wenn durch den Weggang eines Mitarbeiters private Einträge gelöscht oder die Datenbank benutzerübergreifend aufgeräumt werden soll. Sie können auch das Kennwort eines Benutzers zurücksetzen (auf Seite 253) und sich dann als dieser Benutzer am Dialog-Manager anmelden, um seine privaten Einträge einzusehen Globale Optionen Legen Sie die Optionen für die Benutzerverwaltung, die Datensicherung, das Protokoll, CTI und die JiT-Prüfungen auf den jeweiligen Registerkarten im Dialogfenster Administrator-Einstellungen fest. 281

282 12 Extras Benutzerverwaltung Auf dieser Registerkarte werden die Einstellungen für Benutzeranmeldung beim Programmstart und das Kennwort vorgenommen. Anmeldenamen anzeigen Wählen Sie die zweite Option, wenn der Windows-Benutzername bei der Anmeldung vorgeschlagen werden soll. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn die Dialog-Manager- und die Windows-Benutzernamen identisch sind. So wird beim Start des Dialog-Managers immer der richtige Benutzer vorgeschlagen. Wenn Sie dabei auch noch die Kennworteingabe umgehen möchten, aktivieren Sie die Automatische Anmeldung (auf der nächsten Seite). Mit der dritten Option wird der zuletzt angemeldete Benutzer vorgeschlagen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle DM-Benutzer in Auswahlbox anzeigen, um den Benutzernamen in einem Dropdown- Menü auswählen zu können. Die Option Ggf. aktuell angemeldete Benutzer anzeigen ist z.b. für den Fall gedacht, dass Sie sich nicht anmelden können, weil zu viele andere Benutzer angemeldet sind. Benachrichtigen Sie dann einen der aufgelisteten Benutzer, sich abzumelden. 282

283 12 Extras Kennwort In diesem Bereich legen Sie fest, nach wie vielen Fehlversuchen das Benutzerkonto bei der Kennworteingabe gesperrt wird. Ein gesperrtes Konto kann in der Benutzerverwaltung (auf Seite 253) wieder freigegeben und das Kennwort zurückgesetzt (auf Seite 253) werden. Legen Sie in diesem Bereich außerdem die Minimale Kennwortlänge fest und erlauben ggf., dass das Kennwort der Benutzername sein darf. Automatische Anmeldung Als Voraussetzung für die automatische Anmeldung müssen Sie für einen Benutzer im Feld Netzwerk- Anmeldung den Windows-Benutzernamen angeben (s.a. Benutzer anlegen und bearbeiten (auf Seite 253)). Der Dialog-Manager verwendet dann für die Anmeldung den Namen des aktuell in Windows angemeldeten Benutzer und startet ohne Benutzer- und Kennworteingabe. Für Benutzer mit Administratorrechten müssen Sie diese Funktion gesondert erlauben Datensicherung Arbeiten Sie auf einem Einzelplatzsystem, unterstützt Sie der Dialog-Manager bei der regelmäßigen Sicherung Ihres Datenverzeichnisses und Ihrer Datenbank. Auf dieser Registerkarte haben Sie die Möglichkeit, alle Einstellungen bezüglich des Backup-Modus, der Intervalle, des Sicherungsorts, usw. vorzudefinieren. Die Funktion Datensicherung eignet sich ausschließlich für die Sicherung der Daten einer Einzelplatzinstallation. Betreiben Sie den Dialog-Manager in einem Netzwerk, ist ein Backup unter Zuhilfenahme einer externen Backup-Lösung (auf Seite 308) dringend angeraten. Sicherungsmodus In diesem Bereich bietet Ihnen der Dialog-Manager die Wahl, ob Sie mit seiner integrierten Datensicherung arbeiten möchten oder eine externe Lösung zur Datensicherung bevorzugen. Betreiben Sie die Datenbank des Dialog-Managers auf einem zentralen Server, aktivieren Sie die Option Datensicherung extern durchführen. Wenn Sie sich für eine interne Datensicherung entschieden und alle Einstellungen zu Ihrer Zufriedenheit gesetzt haben, können Administratoren eine Datensicherung über den Befehl Daten sichern aus dem Datei-Menü heraus anstoßen. So gesicherte Daten können über eine zusätzliche Hilfsanwendung wiederhergestellt (auf Seite 309) werden. 283

284 12 Extras Sicherungsdatei Haben Sie sich für eine Datensicherung durch den Dialog-Manager entschieden, können Sie hier die Einstellungen bezüglich des Sicherungsorts und des Sicherungsdateinamens vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Sicherungsverzeichnis den Pfad zum Ablageort an, an dem die Sicherungsdatei erstellt werden soll. Optimalerweise sollte dieser Ablageort auf einem anderen Rechner in Ihrem Netzwerk, einer separaten Festplatte oder auf einer externen Speicherlösung liegen, um höchstmögliche Sicherheit zu gewährleisten. Ferner können Sie über die Option Dateiname vorgeben einen festen Namen für Ihre Sicherungsdatei festlegen. Alternativ können Sie aber auch einen dynamischen, für jede Sicherung abweichenden Dateinamen nutzen. Aktivieren Sie dazu die Option Dateiname automatisch vergeben und der Dialog-Manager legt für jede Sicherung eine eigene Zip-Datei an, die nach dem Muster dmbck_jahr-monat-tag_stunde-minute-sekunde.zip benannt wird. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie einen festen Dateinamen vorgeben, Ihre Sicherungsdatei bei einer erneuten Sicherung überschrieben wird. Möchten Sie verschiedene Stände Ihrer Datenbank und Ihres Datenverzeichnisses archivieren, sollten Sie entweder die Datei nach dem Sicherungsvorgang händisch verschieben bzw. umbenennen oder einen automatisch generierten Dateinamen verwenden. Sonstiges Möchten Sie Ihre Sicherungsdatei gegen unbefugten Zugriff schützen, können Sie diese über die Option Mit Kennwort sichern mit einem Passwort schützen. Geben Sie dazu ein Kennwort in das entsprechende Textfeld ein und bestätigen Sie es durch eine erneute Eingabe in dem Feld Kennwortbestätigung. Haben Sie im Bereich Sicherungsdatei festgelegt, dass diese einen fest vorgegebenen Namen haben soll, erscheint beim jedem erneuten Sicherungsvorgang ein Hinweisfenster, bei dem Sie entscheiden müssen, ob eine bestehende Sicherungsdatei überschrieben werden soll. Möchten Sie diese Abfrage übergehen und Ihre Sicherungsdatei immer automatisch überschreiben, aktivieren Sie die Option existierende Datei überschreiben. Automatische Sicherung Neben dem manuellen Anstoß einer Datensicherung bietet Ihnen der Dialog-Manager die Möglichkeit, ein Intervall für eine automatische Datensicherung zu definieren. Aktivieren Sie dazu zunächst die Option automatische Datensicherung aktivieren und geben Sie anschließend an, nach wie vielen Tagen eine erneute Sicherung durchgeführt werden soll. Für eine automatische Datensicherung ist es nötig, dass der Dialog-Manager manuell heruntergefahren wurde. Andernfalls wird die Sicherung so lange aufgeschoben, bis der Dialog-Manager das nächste Mal beendet wird. 284

285 12 Extras Protokoll Auf der Registerkarte Protokoll können Sie die Protokollierung aktivieren bzw. deaktivieren sowie die Protokolldatei entweder nach Tagen oder Zeilen begrenzen. Im Modus Protokollierung anonymisieren werden der Benutzer- und Computer-Name nicht protokolliert. Wählen Sie in der Tabelle aus, welche Aktionen bei der Protokollierung erfasst werden sollen CTI Auf dieser Registerkarte legen Sie fest, wie sich der Dialog-Manager bei der Nutzung von CTI (auf Seite 98) verhalten soll. Rufnummernaufbau Legen Sie im Feld Amtskennziffer die Nummer fest, die Sie wählen müssen, falls Sie eine Amtsleitung haben wollen. Sollte Ihr Telefon direkt an einer Telefonleitung angeschlossen sein, lassen Sie das Feld einfach leer. Geben Sie bei der Ortsvorwahl Ihre Vorwahl ohne führende Null an (z.b. 228 für die Vorwahl 0228). Diese Information ist insofern wichtig, da diese für den Aufbau der Zugriffstabellen bei eingehenden Telefonaten zur Normalisierung verwendet wird. Im Dialog-Manager abgelegte Tele- 285

286 12 Extras fonnummern ohne explizite Vorwahl wird dann immer die Ortsvorwahl vorgestellt (z.b. wird aus 4711 dann ). Um Gespräche in das Ausland zu führen, bedarf es der Einstellung der internationalen Kennzahl. In Deutschland ist diese in der Regel 00, kann aber ggf. auch von Ihrer Telefonanlage abhängen. Sollten Sie den Dialog-Manager beispielsweise in Frankreich verwenden möchten, ist in diesem Feld die 19 einzutragen. Die Landeskennzahl weist die international eindeutige Zahl für das Land aus, in dem der Dialog-Manager verwendet wird. Die 49 steht für Deutschland, die 31 für die Niederlande, 34 für Frankreich usw. Diese Angabe ist analog zur Ortsvorwahl bei der Erstellung der normalisierten Zugriffstabellen für eingehende Telefonate wichtig. Sonstiges Sollten Sie mit dem Dialog-Manager an verschiedenen Standorten arbeiten, jedoch auf eine zentrale Kerndatenbank zugreifen, müssen die Werte insbesondere für die Ortsvorwahl pro Arbeitsplatz unterschiedlich konfiguriert werden. Aktivieren Sie in diesem Fall die Unterschiedliche Ortsvorwahlen unterstützen. Der Benutzer muss dann in den Programm-Optionen (auf Seite 304) die entsprechenden Werte lokal je nach Standort vornehmen. Mit der Option Eingehende Anrufe unterstützt kümmert sich der Dialog-Manager auch um eingehende Telefonate. Pro Arbeitsplatz muss dann in den Programm- Optionen (auf Seite 304) das annehmende Gerät definiert werden. Sobald diese Option aktiviert wird, erstellt der Dialog-Manager eine optimierte Zugriffstabelle, in der die diversen Telefonnummern pro Kontakt in verschiedenen, normalisierten Formaten abgelegt wird. Mit den o.g. globalen Einstellungen für den Rufnummernaufbau würde die Telefonnummer 4711 in dieser intelligenten Zugriffstabelle u.a. als 4711, und abgelegt, so dass je nach übertragener CallerID eine Datensatzbestimmung (auf Seite 99) möglich wird JiT-Prüfungen Auf dieser Registerkarte definieren Sie das Verhalten der Just in Time -Dublettensuche und -Anschriftenüberprüfung. Ferner können Sie hier den Datenbestand, auf den die Anschriftenüberprüfung zugreift, aktualisieren. 286

287 12 Extras Just in Time -Dublettensuche Haken Sie das Kontrollkästchen Aktiviert an, damit der Dialog-Manager neu angelegte oder geänderte Kontakte direkt auf Dublettenfreiheit überprüft. Ist darüber hinaus das Kontrollkästchen In allen Adressen suchen aktiviert, wird die gesamte Datenbank bei Neuanlage einer Adresse nach Dubletten durchsucht. Andernfalls würde nur die permanent (auf Seite 258) gefilterte Adressmenge herangezogen. So kann es in letzterem Fall passieren, dass sich in die Adressdatenbank dann doch Dubletten einschleichen, wenn eine neu angelegte Adresse bereits außerhalb der permanent gefilterten Adressmenge existiert. Bei Klick auf die Optionen-Taste können Sie systemweit bestimmen, wie sich die Dublettensuche verhalten soll. Mit der Standard-Taste können Sie jederzeit die standardmäßig mit Auslieferung des Dialog-Managers vorgegebenen Einstellungen wiederherstellen. Registerkarte Suchmodus Auf dieser Registerkarte geben Sie im Bereich Einstellungen an, welchen der drei Suchmodi Sie verwenden möchten: Reguläre Suche: Hierbei wird die Ähnlichkeit der Felder Firma 1, Firma 2, die Anschriften- 287

288 12 Extras felder (inkl. Land) und das Feld Name geprüft. Bestimmte Felder lassen sich mit den Optionen im Bereich Reguläre Suche (auf dieser Seite) einbeziehen. Reguläre Suche mit Schlüsselfeld-Vergleich: Unter Einstellungen zum Schlüsselfeld (auf Seite 290) fügen Sie weitere Felder hinzu. Wählen Sie dafür Felder aus, die einen Datensatz eindeutig identifizieren, wie z.b. Kunden-Nr. oder ID-Felder. Sie haben somit auch die Möglichkeit, z.b. die Abteilung oder ein postalisch nicht relevantes Feld in die Suche einzubeziehen. Nur Schlüsselfeld-Vergleich: Haben Sie diesen Modus gewählt, so beschränken Sie die Suche ausschließlich auf die ausgewählten Schlüsselfelder. Die Einstellungen im Bereich Reguläre Suche sind deaktiviert. Der Schlüsselfeld-Vergleich erfolgt als strenger Textvergleich (d.h. ohne Fuzzy- Logik). Die eigentlichen Einstellungen nehmen Sie auf den entsprechenden Registerkarten vor. Registerkarte Reguläre Suche Bei Firmen Ansprechpartner berücksichtigen Haben Sie bei einer Firma zwei Ansprechpartner, so werden die beiden Adressen als Dubletten erkannt. Sie vermeiden dies, indem Sie durch die Aktivierung dieser Option das Feld Ansprechpartner mitberücksichtigen. Dabei wird auch in den Feldern Vor- und Nachname gesucht. Lassen Sie diese Option deaktiviert, wenn Sie sichergehen wollen, dass jede Firmenadresse nur einmal angeschrieben wird. Adressen ohne Ansprechpartner ignorieren Haben Sie für eine Firma einen Adressdatensatz ohne Ansprechpartner und einen oder mehrere mit Ansprechpartner, erkennt die Dublettensuche alle Adressdatensätze zu dieser Firma als Dublettengruppe. Möchten Sie, dass in solchen Fällen alle Adressdatensätze verwendet werden (mit und ohne Ansprechpartner), aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Firmenfilialen im gleichen Ort suchen Wenn Sie Firmenfilialen im gleichen Ort suchen lassen, werden auch diejenigen Datensätze als Dubletten angezeigt, deren Anschriften innerhalb der gleichen Stadt unterschiedlich sind, deren Namen jedoch übereinstimmen (z.b. bei Filialen einer Bank in Berlin oder München). Firma 1 Firma 2 Straße PLZ Ort 288

289 12 Extras Deutsche Post AG Center-Filiale Köln 1 Breite Str Köln Deutsche Post AG Deutsche Post AG Deutsche Post AG Center-Filiale Köln 30 Center-Filiale Köln 41 Center-Filiale Köln 71 Venloer Str Köln Geibelstr Köln Lyoner Passage Köln Feld Firma 3 beachten Die Dublettensuche berücksichtigt bei den Feldern Firma 1 und Firma 2 auch Vertauschungen, wie im folgenden Beispiel: Firma 1 Firma 2 form + stil Möbelfabriken KG Fritz Lehmenkühl Fritz Lehmenkühl form + stil Möbelfabriken KG Mit dieser Option können Sie zusätzlich das Feld Firma 3 einbeziehen. Beachten Sie jedoch, dass sich dadurch die Suche verlangsamt. Firma 1 Firma 2 Firma 3 form + stil Möbelfabriken KG Fritz Lehmenkühl Fritz Lehmenkühl form + stil Möbelfabriken KG Firmen- und Namenfelder miteinander vergleichen Oft kommt es vor, dass Firmen- und Namenfelder z.b. vertauscht werden oder dass ein Einzelunternehmer mit seinem Namen als Firma und als Privatperson erfasst wurde. Firma 1 Firma 2 Vorname Nachname Rechtsanwalt Peter Gündels Peter Gündels Mit dieser Option können Sie solche Fälle aufspüren; der Infopost-Manager vergleicht dabei sämtliche Varianten. Vorname bei Privatanschriften berücksichtigen Standardmäßig werden in die Suche nur der Nachname und die Anschrift einbezogen, d.h. jeder Haushalt wird nur einmal angeschrieben. Vorname Nachname Straße PLZ Ort Heike Kurz Eupener Str Aachen Peter Kurz Eupener Str Aachen Haben Sie diese Option aktiviert, so wird jedes Familienmitglied berücksichtigt und nicht als Dublette gewertet. 289

290 12 Extras Gleiche Anschrift als Dublette anzeigen Haben zwei Personen die gleiche Anschrift, werden Sie mit dieser Option als Dublette erkannt. Das Gleiche gilt für Firmen; eine Privatperson und eine Firma mit jeweils gleicher Anschrift werden jedoch nicht als Dublette ausgegeben. Achten Sie bei dieser Option darauf, dass keine Hochhäuser oder Industrieparks, in denen alle Firmen eine identische Anschrift haben, in Ihren Adressdaten vorkommen, da diese sonst als Dublettengruppen erkannt werden. Schieberegler Übereinstimmung Mit diesem Regler stellen Sie ein, wie genau die Feldinhalte übereinstimmen müssen, um als Dublette erkannt zu werden. Gerade bei Namen und Firmen kommt es immer wieder zu Fehlern, Buchstabendrehern o.ä. Die Voreinstellung des Reglers (in der Mitte) reicht in der Regel aus. Um noch mehr ähnliche Schreibweisen aufzuspüren, stellen Sie den Regler weiter nach links. Erhalten Sie zu viele Pseudo-Dubletten, stellen Sie Ihn weiter nach rechts auf sehr genau. Registerkarte Schlüsselfeldvergleich Schlüsselfelder In diesem Dropdown-Menü wählen Sie die Felder durch Aktivieren der Kontrollkästchen aus. Leere Schlüsselfelder ignorieren Mit dieser Option werden leere Schlüsselfelder nicht berücksichtigt. Liegen z.b. bei sehr vielen Datensätzen im Schlüsselfeld Kunden-Nr. keine Angaben vor, wertet die Suche die leeren Felder als Dubletten. Das Aktivieren dieses Kontrollkästchens vermeidet dieses ungewollte Verhalten. Groß-/Kleinschreibung berücksichtigen Zum Beispiel werden die Feldinhalte ebay, ebay, Ebay oder EBAY standardmäßig als gleich angesehen und demnach in einer Dublettengruppe angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie nicht möchten, dass die Dublettensuche Dubletten anzeigt, die sich in der Groß- und Kleinschreibung unterscheiden. 290

291 12 Extras Just in Time -Anschriftenüberprüfung Haken Sie das Kontrollkästchen Aktiviert an, damit der Dialog-Manager neu angelegte oder geänderte Kontakte direkt auf Korrektheit überprüft. Bei Klick auf die Optionen-Taste können Sie systemweit bestimmen, wie sich die Anschriftenüberprüfung verhalten soll. Überprüfung 1. Automatische Korrektur zulassen Mit dieser Option erlauben Sie die automatische Modifikation ohne Kontrolle. Durch Deaktivierung des Kontrollkästchens können Sie vor der automatischen Korrektur einer Anschrift eine Überprüfung vornehmen und ggf. manuell Änderungen vornehmen. 2. Beim Ortsnamen immer den amtlichen Zusatz anfügen Ist diese Option aktiviert, werden die Ortsnamen jeder Adresse mit dem amtlichen Ortszusatz ergänzt. Zum Beispiel würde Halle zu Halle (Saale) während Halle zu Halle (Westf.) erweitert würde. 3. Großempfänger-Namen überprüfen Mit dieser Option wird nicht nur die Korrektheit und Existenz einer Großempfänger-PLZ geprüft, vielmehr wird auch der Firmenname im Feld FIRMA1 bei der Anschriftenüberprüfung getestet. Ist dieser zu dem in den Postleitdaten gespeicherten Großempfängernamen unterschiedlich, wird die Adresse als falsch ausgewiesen und ggf. Korrekturvorschläge unterbreitet. 4. Großempfänger-Namen falls möglich automatisch korrigieren Bei aktiviertem Kontrollkästchen wird bei korrekter Großempfänger-Adresse der Firmenname im Feld FIRMA1 mit dem in den Postleitdaten gespeicherten verglichen. Sind diese nicht identisch, jedoch genügend ähnlich, wird automatisch der Firmenname aus den Postleitdaten übernommen. Schreibweise für Straße in Adressen vereinheitlichen Durch Aktivierung dieser Option können Sie die Schreibweise für das Wort Straße in Ihren Adressen vereinheitlichen. Als bevorzugte Schreibweise haben Sie die Wahl zwischen: 291

292 12 Extras 1. Abgekürzt Diese Funktion bewirkt, dass das Wort Straße in Ihren Adressen immer als Str. bzw. -str. abgekürzt wird, wie in dem Beispiel angegeben. 2. Ausgeschrieben Wählen Sie diese Funktion aus, wird das Wort Straße in Ihren Adressen immer ausgeschrieben, also Straße bzw. -straße. Wenn zusätzlich die Option Nur bei automatisch korrigierten Adressen anwenden aktiviert ist, wird die gewählte bevorzugte Schreibweise nur bei den Adressen geändert, die automatisch korrigierbar sind, d.h. Adressen, für die die Anschriftenüberprüfung einen eindeutigen Korrekturvorschlag machen kann. Suchmodus Über die Einstellungen im Suchmodus können Sie bestimmen, wie intensiv die Anschriftenüberprüfung durchlaufen werden soll und mit wie vielen Korrekturvorschlägen Sie konfrontiert werden wollen. Bitte beachten Sie dabei, dass sich je nach gewähltem Modus eine Verlangsamung der Anschriftenüberprüfung einstellen kann. Suchintensität Über den Schieberegler beeinflussen Sie die Suchintensität und die damit gefundenen Vorschläge und automatischen Korrekturen wie folgt: 1. gering Die Anschriftenüberprüfung übernimmt die erste Adresse, die autokorrekturfähig ist. Weitere Vorschläge, die u.u. auch eine hohe Korrektheitswahrscheinlichkeit aufweisen, werden bei diesem Modus ignoriert. 2. normal Die normale Suchintensität erweitert die Suche nach sinnigen Vorschlägen auf den gesamten PLZ-Bereich eines Orts, so dass auch Adresskorrekturen vorgenommen werden können, falls plausible Straßennamen in Postleitzahlbereichen derselben Stadt gefunden werden (ggf. sogar auch in gleichlautenden Städten wie Frankfurt am Main und Oder). 3. hoch Ist dieser Modus gewählt, berücksichtigt der Dialog-Manager die größtmögliche Menge von sinnvollen Adressen zur automatischen Korrektur oder schlägt entsprechend viele Adressen zur manuellen Korrektur vor. Übereinstimmung Mit diesem Schieberegler legen Sie fest, wie der Dialog-Manager beurteilt, ob zwei Adressen identisch sind. Verändern Sie die Position des Reglers mit Bedacht, da die Toleranz direkten Einfluss auf die Autokorrekturfähigkeit des Dialog-Managers nimmt. Eventuell falsche Adressen werden vermeintlich richtig korrigiert, wenn z.b. die Bewertungstoleranz nur auf ähnlich gesetzt ist. Mit der gewählten Toleranz sehr genau korrigiert die Anschriftenüberprüfung nur wenige Adressen automatisch und weist Ihnen mehr Adressen zur manuellen Korrektur aus. Probieren Sie diesen Schieberegler mit einer kleinen Anzahl von Adressen, in die Sie bewusst Fehler einbauen, aus, um ein Gespür für die Auswirkungen auf die Korrekturfähigkeit zu bekommen. Just in Time -Anredenüberprüfung Haken Sie das Kontrollkästchen Aktiviert an, damit der Dialog-Manager automatisch die Anrede korrigiert oder bei neuen, unbekannten oder falschen Vornamen nachfragt. Bei Klick auf die Optionen- Taste können Sie systemweit bestimmen, wie mit den bei der Überprüfung automatisch veränderten 292

293 12 Extras oder als fehlerhaft erkannten Anreden umgegangen werden soll. Über den Schalter Standard können Sie jederzeit Ihre Einstellungen rückgängig machen und die voreingestellten Optionen des Programms wieder herstellen. Anrede setzen In diesem Abschnitt bestimmen Sie, wie der Dialog-Manager das Feld Anrede für männliche bzw. weibliche Empfänger belegen soll. Ist die Option auch existierende ersetzen aktiviert, wird das Feld Anrede grundsätzlich überschrieben. Die gesetzte Option sonst: Anrede entfernen bewirkt, dass das Feld Anrede geleert wird, sollte die Anredenüberprüfung zu keinem eindeutigen Ergebnis kommen. Etwaig vorhandene Inhalte werden gelöscht. Weitere Einstellungen Autokorrektur aktivieren Eindeutig bestimmbare Anreden, die z.b. auf einem bekannten Vornamen basieren, werden automatisch gesetzt. Konflikte werden ignoriert und insbesondere nicht angezeigt. benutzerdefinierte Vornamensliste aktivieren Ist diese Option deaktiviert, wird die im Zuge der Bearbeitung konfliktbehafteter Anreden erstellte Liste unbekannter Vornamen, die der Dialog-Manager nicht in dieser Ausprägung in seiner Vornamensliste vorhält, ignoriert. Neue Vornamen können nicht zu der benutzerdefinierten Vornamensliste (auf Seite 91) hinzugefügt werden. Über die Bearbeiten-Schaltfläche können Sie die Liste manuell bearbeiten und Einträge löschen, ändern oder hinzufügen. Anschriftenüberprüfung In diesem Bereich können Sie die Postleitdaten, auf die die Anschriftenüberprüfung zugreift und die vierteljährlich neu aufgelegt werden, erneuern. Klicken Sie hierzu auf die Aktualisieren-Schaltfläche. Die Datafactory ist in zwei Varianten erhältlich: Das kleine Straßenverzeichnis (Datafactory Postalcode) enthält alle Postleitzahlen, alle Ortsnamen und die Straßennamen der 218 größten deutschen Orte. Das große Straßenverzeichnis (Datafactory Streetcode) enthält alle Postleitzahlen, alle Ortsnamen und alle Straßennamen Deutschlands. Der Vorgang der Postleitdaten-Aktualisierung ist für die beiden Datafactorys Postalcode und Streetcode identisch. 293

294 12 Extras Ein Aktualisierungsassistent geleitet Sie durch die weiteren Schritte. Über dieses Dialogfenster können Sie auch das Bestellformular für die entsprechende Datafactory aufrufen. Nachdem Sie die Weiter-Schaltfläche geklickt haben, lokalisieren Sie die XML-Datei, die Sie von der Deutsche Post Direkt beim Erwerb der Datafactory erhalten haben. Üblicherweise befindet sich diese auf Ihrer Festplatte in einem von Ihnen gewählten Verzeichnis. Diese XML-Datei erhalten Sie einmalig. Bitte achten Sie darauf, dass Sie diese bei einer erneuten Aktualisierung im Zugriff haben. Im nächsten Schritt wählen Sie die entsprechende Datei mit den Postleitdaten aus, die sich auf der CD-ROM befindet, die Sie von der Deutsche Post Direkt ggf. im Abonnement erhalten haben und klicken Sie auf Weiter. Sollten die Postleitdaten, die von der PLZ-Suche (auf Seite 96) benötigt werden, einen veralteten Stand aufweisen, werden Sie in einem weiteren Schritt gefragt, ob Sie diese aktualisieren möchten. Nach dem Installieren der Datei von der CD-ROM ist der Aktualisierungsvorgang abgeschlossen Outlook-Datensynchronisation auf Seite SEPA-Validierung Der Dialog-Manager kann die von Ihnen im Karteikartenfenster (auf Seite 13) eingegebenen Bankdaten auf Validität überprüfen. Einfache Checks wie das Prüfen der Mindest- oder Höchstlänge von z.b. der 294

295 12 Extras IBAN werden immer durchgeführt. Mit diesem Menüpunkt können sie zusätzlich erweiterte Prüfungen auf Grundlage von Bankdaten der Deutschen Bundesbank aktivieren SEPA-Konvertierung Mit diesem Menüpunkt können Sie die gespeicherten Bankdaten auf ein SEPA konformes Format erweitern. Protokoll Der Konvertierungsvorgang wird in einem detaillierten Protokoll dokumentiert. Bestimmen Sie hier den Ort, an dem die Protokolldatei gespeichert wird. Optionen Die Konvertierung geschieht auf Grundlage von Bestandsdaten der Deutschen Bundesbank. Mit der Option Offiziellen Banknamen immer übernehmen legen sie fest, dass die in diesen Daten eingetragenen Namen grundsätzlich in die Adressdaten geschrieben werden. Im Zuge der Konvertierung werden dann also bereits gespeicherte Banknamen ggf. mit der offiziellen Schreibweise überschrieben. Während der Konvertierung können auch bereits in Ihren Daten enthaltene, SEPA konforme Daten überprüft werden. Aktivieren Sie dazu die Option Vorhandene SEPA-Bankverbindungen auf Gültigkeit prüfen. Die Konvertierung unterscheidet grundsätzlich zwischen Fehlern und Warnungen. Treten nur Warnungen auf, besteht normalerweise kein Grund, die Konvertierung abzubrechen. Sie haben trotzdem die Möglichkeit, die Option Bei Warnhinweisen die Konvertierung zulassen abzuwählen. Eine Warnung wird beispielsweise dann ausgegeben, wenn die Konvertierung auf eine BLZ stößt, die zur Löschung vorgemerkt ist. Wenn es für diese BLZ in den Daten der Deutschen Bundesbank bereits eine Nachfolge-BLZ gibt, wird diese für die Kalkulation von IBAN und BIC verwendet. Natürlich können Sie in jedem Fall alle aufgetretenen Fehler und Warnungen im Protokoll einsehen und bei Bedarf manuell nachbessern Optionen Legen Sie auf den folgenden Registerkarten die Optionen für das Erscheinungsbild des Dialog-Managers, für den Zugriff auf das Internet und den -Versand bzw. -Empfang fest. Ferner nehmen Sie hier die lokalen Einstellungen für die Verwendung von CTI (auf Seite 98) vor. 295

296 12 Extras Ansicht Auf dieser Registerkarte nehmen Sie Einstellungen für die Darstellung der Karteikarten vor, aktivieren das Öffnen der Aufgaben- und Terminverwaltung beim Programmstart und machen Einstellungen für den erweiterten Modus. Programmstart Um beim Start des Dialog-Managers das Aufgabenfenster mit den heutigen Aufgaben anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgaben von heute anzeigen. Soll dabei auch die Terminverwaltung gestartet werden, so wählen Sie die entsprechende Option. Geschäftsbeziehung Im Karteikartenfenster gibt es verschiedene Darstellungsweisen auf den ersten beiden Registerkarten für Firmen- und Privatadressen. Bei Firmen tragen diese die Bezeichnung Firma und Ansprechpartner, bei Privatpersonen Person und Sonstiges. Ihnen stehen dabei jeweils genau die gleichen Felder, jedoch in einer anderen Anordnung zur Verfügung. Wählen Sie die Option B2B optimiert ( Business to Business ), wenn beim Anlegen einer neuen Adresse oder beim Duplizieren die Darstellungsweise für Firmen benutzt werden soll, oder wählen Sie B2C optimiert ( Business to Customer ) für die Anordnung bei Privatpersonen. Wenn Sie keine Angabe im Feld Firma 1 machen, behandelt der Dialog-Manager die Adresse als Privatadresse und wechselt bei B2C-optimierter Anordnung in die B2C -Darstellung. Genauso verfährt der Dialog- Manager im umgekehrten Fall. Wenn Sie dieses Verhalten unterbinden wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei Adresswechsel auch Kartei anpassen. Fenstereinstellungen Mittels der Schaltfläche Meldungsfenster zurücksetzen werden alle Fenster, die in der Vergangenheit mit der Option zukünftig nicht mehr anzeigen geschlossen wurden, beim nächsten Auftreten wieder dargestellt. Wenn Sie -Taste anklicken, erhalten Sie über ein Dropdown-Menü weitere 296

297 12 Extras Auswahlmöglichkeiten: Tabellenansichten zurücksetzen Die Änderungen am Spaltenaufbau (auf Seite 19), die Sie u.u. bei den diversen Tabellen (z.b. Filterverwaltung, Historie usw.) vorgenommen haben, werden auf die Standardwerte zurückgesetzt. Dies betrifft die Feldbreiten und -reihenfolgen sowie die (Un-)Sichtbarkeit von hinzugefügten und entfernten Feldern. Das Zurücksetzen lässt den von Ihnen definierten Spaltenaufbau der Tabellenansicht in der Adressverwaltung unberührt. Fensterpositionen und -größen zurücksetzen Alle Fenster, die Sie einst verschoben und/oder vergrößert oder verkleinert haben, werden auf die Ursprungswerte zurückgesetzt. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn z.b. Fenster aufgrund einer Änderung der Bildschirmauflösung nicht mehr sichtbar sind. Aktualisierung Ist die Option Vollständige Aktualisierung nach dem Speichern von Adressen aktiviert, werden dynamische Felder wie z.b. Anrede oder zu Händen bei jeder Adressänderung neu aus der Datenbank gelesen. Nutzen Sie diese Option mit Bedacht und nur, wenn unbedingt nötig. Durch die mehrfache Aktualisierung kann der Dialog-Manager u.u. langsamer werden. 297

298 12 Extras Internet Auf der Registerkarte Internet nehmen Sie alle Einstellungen bezüglich der automatischen Überprüfung nach News und Updates vor. Automatische Überprüfung Mit den Optionen Automatische Suche nach News aktivieren bzw. Automatische Update-Überprüfung aktivieren wählen Sie die gewünschten Funktionen aus. News sind hierbei Neuigkeiten, die den Dialog-Manager betreffen wie z.b. Produktfreigaben, neue Postbestimmungen, Verfügbarkeit von Updates usw. In dem erscheinenden News-Fenster werden Ihnen aktuelle Neuigkeiten angezeigt. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, sich ältere News auflisten zu lassen. Deaktivieren Sie dazu die Option Nur News ab dem tt.mm.jjjj anzeigen. Mit der Suche nach Updates prüft der Dialog-Manager, ob alle installierten Module aktuell sind und weist Sie auf vorhandene Updates hin. 298

299 12 Extras Somit können Sie mit einfachen Mitteln sicher stellen, dass Sie immer die aktuellste Version des Dialog-Managers verwenden und sparen sich die regelmäßige Suche nach neuen Updates im Internet. Für beide Punkten können Sie den Zeitraum der Prüfung festlegen, wobei 0 eine Prüfung bei jedem Programmstart bedeutet, 1 einmal täglich, 7 einmal wöchentlich, usw. Mittels der Schaltflächen Jetzt überprüfen können Sie, unabhängig von den verwendeten Einstellungen, für den jeweiligen Typ eine augenblickliche Prüfung manuell veranlassen. Eine manuelle Prüfung ist auch über den Punkt Internet im Menü Hilfe jederzeit möglich. Internet-Einstellungen In diesem Bereich geben Sie an, wie Sie von Ihrem Rechner aus ins Internet gelangen. Im Normalfall genügt die gesetzte Option Benutze Proxy-Einstellungen des Internet Explorers. Falls nicht, können Sie über die vorhandenen Optionen definieren, ob Sie einen Proxy-Server nutzen oder nicht und falls ja, können Sie diesen spezifizieren und auch den verwendeten Port angeben. Über die Schaltfläche Authentifizierung... können Sie außerdem Benutzername und Passwort für die Verbindung eingeben und überprüfen. Falls Ihnen die Konfigurationsmöglichkeiten unklar sind oder Sie bei den Überprüfungen mit Fehlermeldungen konfrontiert werden, nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem Systemadministrator auf. Falls Sie die Option Verbindungsaufbau bestätigen gewählt haben, erscheint vor jedem Internetzugriff ein Hinweisfenster, so dass Sie dann immer die Möglichkeit haben, ggf. manuell eine Internetverbindung herzustellen Eingang Auf dieser Registerkarte nehmen Sie die Einstellungen für den -Empfang vor. s über MAPI empfangen Der Dialog-Manager kann s aus MAPI-fähigen -Programmen wie Outlook, Outlook Express oder Eudora importieren, vorausgesetzt, das von Ihnen verwendete Programm ist auf Ihrem Computer in den Internetoptionen von Windows als Standard-Programm für s angegeben MAPI Messaging Application Programming Interface: Programmierschnittstelle, die es Programmen erlaubt, E- Mails zu verschicken und zu verarbeiten. 299

300 12 Extras In den Optionen des Dialog-Managers muss für den Empfang auf der Registerkarte im Bereich Posteingang Der -Empfang erfolgt über MAPI eingestellt sein. Zur Kontrolle wird das in den Internetoptionen eingestellte Programm für s in diesem Dialogfenster noch einmal angezeigt. 300

301 12 Extras Wenn Sie Ihre s mit dem Dialog-Manager abrufen, bleiben diese in Ihrem -Programm erhalten. Die Nutzung der -Funktion im Dialog-Manager über MAPI bedeutet daher keinen Programmumstieg für Ihren -Verkehr. Sie können vielmehr weiterhin die Vorteile Ihrer bisherigen -Anwendung nutzen und nur die für Ihre Arbeit mit dem Dialog-Manager relevanten s importieren. Der Dialog-Manager importiert s aus den Ordnern Posteingang und Postausgang (Outlook, Outlook Express) bzw. In und Out (Eudora). s in anderen Ordnern oder in Unterordnern der vorbenannten Ordner werden nicht importiert. s über POP3 empfangen Darüber hinaus kann der Dialog-Manager aber auch s direkt von einem Server via POP3 abrufen. Wie bei anderen -Programmen auch, müssen Sie dafür die Serveradresse, den Benutzernamen und das Passwort für Ihren Posteingangs-Server angeben. POP3 Post Office Protocol Version 3: Dieses Protokoll dient zur Nachrichtenübertragung zwischen dem Mail- Server und dem -Programm. Dabei werden die Nachrichten auf dem Mail-Server zwischengespeichert und von dort regelmäßig abgeholt, um auf dem lokalen PC gespeichert zu werden. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Administrator oder Internet-Dienstanbieter. Der Server-Port bei POP3 ist in den meisten Fällen 110. Klicken Sie auf Testen, um die Verbindung zum Server zu überprüfen. Sollen beim Empfang über POP3 nach dem Abspeichern im Dialog- Manager die s auf dem Server gelöscht werden, aktivieren Sie das gleichnamige Kontrollkästchen. Beim Empfang über MAPI ist das Löschen nur in Microsoft Outlook möglich. Der Dialog-Manager speichert, welche s Sie beim Abruf gelesen haben, unabhängig davon, ob sie als Vorgang abgespeichert oder ignoriert wurden (s.a. s abrufen (auf Seite 152)). Damit wird verhindert, dass gelesene s erneut abgerufen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gelesene s zurücksetzen, falls Sie bereits empfangene s ein weiteres Mal abzurufen möchten. 301

302 12 Extras Ausgang Auf dieser Registerkarte nehmen Sie die Einstellungen für den -Versand vor. s über MAPI versenden Der Dialog-Manager kann analog zum -Empfang (auf Seite 299) auch s via MAPI-fähigen -Programmen wie Outlook, Outlook Express oder Eudora versenden. Beim -Versand über MAPI werden die s in den Postausgangsordner Ihres Standard-E- Mail-Programms exportiert. s über SMTP versenden Sollen Ihre s über einen SMTP-Server verschickt werden, wählen Sie im Bereich Postausgang dieses Protokoll für den Versand aus. SMTP Simple Mail Transfer Protocol: Übertragungsprotokoll im -Verkehr. Geben Sie die Server-Adresse Ihres Postausgangs-Servers an. Der Server-Port hat i.d.r. die Anschlussnummer 25. Überprüfen Sie die Verbindung mit der Schaltfläche Testen. Erfordert der Server 302

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