1/08. Magazin für die Hessische Landesverwaltung. Transparenz ist Voraussetzung für wirtschaftliches Handeln. Architekturmanagement im Dialog

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1 1/ Jahrgang März 2008 Magazin für die Hessische Landesverwaltung Transparenz ist Voraussetzung für wirtschaftliches Handeln Fragen an Prof. Dr. Manfred Eibelshäuser, Präsident des Hessischen Rechnungshofs Architekturmanagement im Dialog Hessens Visitenkarte in der Bundeshauptstadt

2 INHALT MEINUNGEN UND KOMMENTARE 5 Transparenz ist Voraussetzung für wirtschaftliches Handeln Fragen an Prof. Dr. Manfred Eibelshäuser, Präsident des Hessischen Rechnungshofs 20 Einheitliches Auswertesystem für Fördermaßnahmen Neue IT-Anwendung beim HMdIS ermöglicht aktuelle Übersichten 22 Hybridarchivierung die Modernisierung der Mikrofilmstellen der Justiz CEBIT Architektur-Management im Dialog ANWENDER UND ANWENDUNGEN 10 Hessens Visitenkarte in der Bundeshauptstadt Die Landesvertretung (HL) in Berlin vertritt hessische Interessen beim Bund und wirbt für das Produkt Hessen 31 Online Klageverfahren in der hessischen Justiz 33 Single Sign-On Die neue Lösung für das Land Hessen 36 Pilotprojekt Zentrale TK-Infrastruktur 39 Das neue CityNetz Eine Plattform für alle Belange (Sprache, Daten, Video) 14 Steuererklärung mit ELSTER Vereinfachte Eingabe in ElsterFormular 16 Electronic Monitoring Eine Technik, die fesselt Die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten der Elektronischen Fußfessel 42 Mehr Leistung weniger Energie Wie Rechenzentren effizienter werden können 44 ITSCM IT Service Continuity Management in der HZD 45 Übergreifender ITSM-Support in der bundes deutschen Steuerverwaltung (KONSENS) FREIZEITTIPP FÜR HESSEN Nord, Ost Der Ort, an dem Mathematik glücklich macht inform 1/08 3

3 MEINUNGEN UND KOMMENTARE Fragen an Prof. Dr. Manfred Eibelshäuser, Präsident des Hessischen Rechnungshofs Transparenz ist Voraussetzung für wirtschaftliches Handeln inform 1/08 5

4 MEINUNGEN UND KOMMENTARE inform: Der Hessische Rechnungshof stellt die Finanzkontrolle des Landes sicher und ist in der Bevölkerung überwiegend dadurch bekannt, dass er immer mal wieder spektakuläre Fälle der Steuerverschwendung benennt. In einer Lokalzeitung war kürzlich zu lesen, dass Sie beim samstäglichen Einkauf in Ihrer Heimatgemeinde Maintal beim Bäcker und Metzger regelmäßig Tipps bekommen, worum sich der Hessische Rechnungshof unbedingt mal kümmern sollte. Was liegt den Menschen in Hessen derzeit am meisten am Herzen? Prof. Eibelshäuser: Ich glaube, da geht es den Hessen nicht anders als den Menschen in den übrigen Bundesländern. Sie erwarten, dass mit ihren Steuergeldern sparsam und wirtschaftlich umgegangen wird. Meine Erfahrungen beim samst äglichen Einkauf zeigen, wie präsent Fragen der Staatsv e r s c h u l d u n g und damit auch der öffentlichen Finanzkontrolle im Alltagsleben sind. Sie zeigen, dass man offensichtlich einer u n a bh ä ng ige n Kontrollinstanz vertraut. Das ist unser Rechnungshof. Dies Die Menschen erwarten, dass mit ist nicht zuletzt ihren Steuergeldern sparsam und wirtschaftlich der Erfolg meiner umgegangen wird. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Auf deren Arbeit bin ich wirklich stolz. Gleichzeitig bin ich mir bewusst, dass der Rechnungshof dieses Vertrauen immer wieder neu erringen muss. inform: Die Hessische Landesregierung hat 2003 damit begonnen, das Finanz- und Rechnungswesen des Landes zu reformieren. Durch die Einführung der Neuen Verwaltungssteuerung (NVS) sind für den Rechnungshof neue Aufgaben dazu gekommen. Welche sind das? Prof. Eibelshäuser: Mit der Neuen Verwaltungssteuerung wird das Ziel verfolgt, das Verwaltungshandeln wirtschaftlicher und transparenter zu gestalten. Bausteine hierbei sind u. a. eine stärkere Orientierung an den Bedürfnissen der Bürger sowie eine dezentrale Zusammenführung von Fach- und Ressourcenverantwortung. Für den Rechnungshof wichtig sind die Änderungen im Bereich der Haushalts- und Wirtschaftsführung. Während bislang in der Kameralistik vor allem Einnahmen und Ausgaben betrachtet wurden (Inputorientierung), steht in der NVS der Nutzen einer Maßnahme im Mittelpunkt der Betrachtung (Outputorientierung). Hierbei werden kaufmännische Steuerungsinstrumente wie doppelte Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung einschließlich Controlling bedeutsam. Schon diese Aufzählung verdeutlicht neue Prüfungsfelder des Rechnungshofs. Auch ist es nun Aufgabe des Rechnungshofs, die Jahresabschlüsse der obersten Landesbehörden festzustellen. Auf all diese Veränderungen hatten wir uns einzustellen, damit wir unsere Rolle als qualifizierter Prüfer und Berater weiterhin wahrnehmen können. Natürlich hatte dies Auswirkungen auf die Personalstruktur unseres Hauses. inform: Wie beurteilen Sie diesen Ansatz und dessen Umsetzung in Hessen? Prof. Eibelshäuser: Als Präsident des Hessischen Rechnungshofs, aber auch als Diplomkaufmann bin ich mit dem Ansatz durchaus einverstanden. Wir können nicht die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts mit den Instrumenten des 19. Jahrhunderts bewältigen. Wichtig ist für mich, dass die Steuerungsinstrumente aus der Privatwirtschaft nicht eins zu eins auf die Verwaltung übertragen werden können. Sie müssen an die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung angepasst werden, das heißt, adressatenbezogen sein. Was die Umsetzung der NVS in Hessen betrifft, so sind wir schon einen großen Teil des Weges gegangen. Ich weise nur auf die flächendeckende Einführung des Produkthaushalts im Jahr 2008 hin. Natürlich bestehen bei solch einem Großprojekt, das einem Paradigmenwechsel gleich kommt, auch Baustellen, an denen noch gearbeitet werden muss. So halte ich es z.b. für erforderlich, neben einer transparenten Umsetzung auch auf eine möglichst hohe Akzeptanz für die Nutzung der neuen Steuerungsinstrumente innerhalb der Verwaltung zu achten. inform: Auf dem Fachkongress für Verwaltungsmodernisierung in Hanau im Oktober 2007 haben Sie gesagt, dass ein transparenter Haushalt zwar in allen Reden und Vor- 6 inform 1/08

5 trägen stets betont werde, doch in der Praxis nicht immer gewünscht sei. Was meinen Sie damit? Prof. Eibelshäuser: Mit dieser Äußerung wollte ich auf die zwei Seiten der gleichen Medaille hinweisen: Häufig wird in der Praxis mehr Transparenz dort gewünscht oder gefordert, wo sie das eigene Handeln in einem guten Licht erscheinen lässt. Sobald jedoch das Mehr an Transparenz dazu führen könnte, gewohnte Verfahrens- und Vorgehensweisen in Frage zu stellen, sieht die Sache oftmals anders aus. Diese Denkhaltung meine ich, wenn ich sage, dass Transparenz in der Praxis nicht immer erwünscht ist. Wir alle müssen begreifen, dass Transparenz eine elementare Voraussetzung für wirtschaftliches und sparsames Handeln darstellt. Sie ist kein Selbstzweck: Durch ein hohes Maß an Transparenz lassen sich in den allermeisten Fällen Wirtschaftlichkeitspotenziale erschließen. Eingesparte Mittel können dann für andere wichtige Aufgaben eingesetzt werden. Prof. Dr. Manfred Eibelshäuser Prof. Dr. Manfred Eibelshäuser, am 5. Februar 1954 in Wachenbuchen, Kreis Hanau, geboren, ist verheiratet und hat zwei Töchter. Diplom-Kaufmann, Dr. rer. pol., Honorarprofessor an der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Seminar für Treuhandwesen der Johann Wolfgang Goethe-Universität Referent im Bundesministerium für Wirtschaft Prüfer und Prüfungsgebietsleiter im Bundesrechnungshof, seit 1993 Mitglied des Bundesrechnungshofs seit 2001 Präsident des Hessischen Rechnungshofs seit 1996 Geschäftsführender Herausgeber von Heuer/Engels/Eibelshäuser, Kommentar zum Haushaltsrecht seit 2004 Landesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung Zahlreiche Veröffentlichungen zu Fragen des Bilanz- und Haushaltsrechts und zu Corporate Governance. Mitglied der Landessynode der Evangelischen Kirche von Kurhessen-Waldeck. Fragen: Friederike van Roye Fotos: Gabriele Walther inform: Das Land Hessen hat in den vergangenen Jahren große Anstrengungen unternommen, um die Verwaltung mit Hilfe der Informationstechnologie effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten. Immer mehr Prozesse und Verfahren werden elektronisch abgewickelt. Dadurch gewinnt auch das Thema IT- Sicherheit eine größere Bedeutung. Welchen Beitrag kann der Re ch nu ngshof als eine von allen drei Staatsgewalten unabhängige Einrichtung beim Thema IT-Sicherheit leisten? Transparenz ist eine elementare Voraussetzung für wirtschaftliches und sparsames Handeln. Prof. Eibelshäuser: Der Rechnungshof hat im Jahr 2003 eine umfassende Prüfung zur IT-Sicherheit bei den Ministerien und der Staatskanzlei durchgeführt. Seine Empfehlungen wurden in den E-Government-Masterplan 2003 bis 2008 aufgenommen. Daraus resultierte Ende 2004 die IT-Sicherheitsleitlinie für die hessische Landesverwaltung. Sie schreibt vor, dass alle Dienststellen des Landes für eingesetzte und geplante IT-Systeme ein angemessenes Sicherheitsniveau anstreben und erreichen sollen. Der Rechnungshof war hier schon früh als begleitender Berater tätig. Im Rahmen einer späteren Kontrollprüfung wird er sicherlich auch festzustellen haben, ob und inwieweit seine Empfehlungen umgesetzt wurden. inform: Die HZD ist die zentrale IT-Dienstleisterin des Landes und steht als solche immer wieder im Blickpunkt des Rechnungshofes. Eine der jüngsten Untersuchungen beschäftigte sich mit der HZD als zentraler IT-Beschaffungsstelle des Landes. War der 2005 gefasste Beschluss des Landes, den IT-Bedarf der Verwaltung nur noch zentral über die HZD zu beschaffen, sinnvoll? Ist der Rechnungshof zufrieden mit der Umsetzung der Vorgaben durch die HZD? inform 1/08 7

6 MEINUNGEN UND KOMMENTARE Prof. Eibelshäuser: Den Beschluss zur zentralen Beschaffung des IT-Bedarfs halte ich aus drei Gründen für sinnvoll. Erstens ist die zentrale Beschaffung für das Land im Allgemeinen wirtschaftlicher, auch wenn dies dezentrale Beschaffer im Einzelfall anders sehen. Zweitens können Beschaffungen vergaberechtlich sicherer durchgeführt werden, da entsprechendes Know-how an einem Ort gebündelt wird. Drittens kann mit einer zentralen Beschaffung die Einhaltung von Standards besser gewährleistet werden. Die HZD war ja bereits vor dem Beschluss zentrale Beschaffungsstelle für IT. Insofern ist das Geschäft für sie kein Neuland. Bei unserer Prüfung hatten wir jedenfalls den Eindruck, dass Ohne IT wäre eine effiziente Verwaltung nicht mehr denkbar. der HZD die Umsetzung der Vorgaben keine allzu großen Probleme bereitet hat. inform: Welches Verbesserungspotenzial sehen Sie hier noch? Prof. Eibelshäuser: Auch hier gilt: Es gibt nichts, was man nicht noch weiter verbessern kann. In der von Ihnen angesprochenen Untersuchung haben wir in unserer Prüfungsmitteilung einige Vorschläge zur Optimierung gemacht. Zwei Beispiele: Die HZD könnte die Wirtschaftlichkeit ihres Standardangebots durch Vergleichsrechnungen transparenter machen. Ein weiterer Punkt, den ich als Nutzer der HZD im Interesse der Planungssicherheit für wichtig halte, ist die rechtzeitige Offenlegung des Leistungs- und Entgeltverzeichnisses. inform: Worin liegen für Sie persönlich die Vorteile der IT- Nutzung in der Verwaltung? Was erwarten Sie diesbezüglich von der HZD als IT-Dienstleisterin des Landes? Prof. Eibelshäuser: Die IT-Nutzung nimmt mittlerweile in allen Lebensbereichen und damit auch in der Verwaltung einen hohen Stellenwert ein. Ohne sie wäre eine effiziente Verwaltung nicht mehr denkbar. Das gilt sowohl für Unternehmen als auch Behörden. Für den Rechnungshof im Speziellen sind Wissen und Ideen elementare Ressourcen, die gepflegt und erweitert werden müssen. Hier sind wir in erheblichem Maße von der IT abhängig. Unsere Mitarbeiter sind darauf angewiesen, dass ihnen alle Informationen aus extern zugänglichen Quellen und das verwaltungsinterne Wissen, also das, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen, in nutzerfreundlicher Form zugänglich gemacht werden. Von der HZD erwarte ich, dass sie die IT in der Hessischen Landesverwaltung maßgeblich mitgestaltet und Entwicklungen, z.b. im Bereich E-Government und Verwaltungsinformatik, vorantreibt. Das technisch Machbare sollte dabei mit dem wirtschaftlich Möglichen in Einklang gebracht werden. inform: In dem jüngsten Bericht des Rechnungshofs zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des Landes Hessen steht unter anderem, dass sich die Pro-Kopf-Verschuldung in Hessen von Euro im Jahr 1995 auf Euro im Jahr 2005 erhöht hat. Das ist eine Erhöhung von fast 60 Prozent innerhalb von zehn Jahren. Welche Lösungen gibt es aus Ihrer Sicht? Prof. Eibelshäuser: Bereits in der Vergangenheit habe ich mich hier für einen finanzpolitischen Dreisprung ausgesprochen. Als erstes gilt es, die Nettoneuverschuldung nachhaltig zu reduzieren. Zweitens gilt es, öffentliche Haushalte auszugleichen. Drittens gilt es, die aufgehäuften Schuldenberge Stück für Stück abzutragen. So reduzieren wir Zinslasten und erhöhen den finanzpolitischen Handlungsrahmen. Dies wird im politischen Raum nicht zuletzt angeregt durch die Rechnungshöfe intensiv diskutiert. Die Vorschläge im Rahmen der Föderalismuskommission II reichen von einer Verschärfung der Kreditobergrenze im Sinne des Art. 115 Abs.1 GG, über eine Schuldenbegrenzung, die sich an den sogenannten Maastricht-Kriterien orientiert, einer Schuldenbremse nach dem Vorbild der Schweiz bis zu einem völligen Verschuldungsverbot. Unabhängig für welchen Weg man sich entscheidet, am Ende muss es zu einer klaren Begrenzung der Neuverschuldung kommen. Nur so lassen sich die Schulden pro Einwohner Stück für Stück abtragen. inform: Welche Möglichkeiten hat der Rechnungshof, hier gegen zu steuern? 8 inform 1/08

7 Prof. Eibelshäuser: Die Budgethoheit hat das Parlament. Es entscheidet letztlich über die wahrzunehmenden Aufgaben und die damit verbundenen Ausgaben. Hierzu gehört auch die Höhe der Kreditaufnahme. Der Rechnungshof ist im Haushaltsprozess Prüfer und Berater. Er stellt politische Entscheidungen nicht in Frage, berichtet jedoch über deren finanzielle Auswirkungen. Bei seinen Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit kann er häufig Einsparpotenziale sowie Möglichkeiten für Mehreinnahmen aufzeigen. Um hier zwei Beispiele aus der Vergangenheit zu nennen: Der Rechnungshof hatte die investive Einzelförderung von fünf Krankenhäusern geprüft. Ergebnis war, dass das Sozialministerium die Empfehlungen des Rechnungshofs aufgegriffen hat und in den Jahren 2003 bis 2005 Mittelrückforderungen in Höhe von 2,3 Millionen Euro realisieren konnte. Schließlich haben wir festgestellt, dass durch eine zeitige Festsetzung der Erbschaft- und Schenkungsteuer durch die Finanzämter Zins- und Liquiditätsvorteile für das Land von 16 Millionen Euro zu erzielen sind. Das sind, wie gesagt, nur einzelne Ergebnisse unserer Prüfungstätigkeit. Sie verdeutlichen, welchen Beitrag der Rechnungshof im Rahmen seiner gesamten Prüfungstätigkeit leistet. inform: Zusätzlich zu Ihrer Funktion als Präsident des Rechnungshofs sind Sie auch Landesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung. Ihre Aufgabe dabei ist es, durch Vorschläge, Gutachten und Stellungnahmen auf eine wirtschaftliche Aufgabenerfüllung und eine dementsprechende Organisation der Landesverwaltung hinzuwirken. Was haben Sie hier schon erreichen können? Prof. Eibelshäuser: Als Landesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung bin ich bereits in einer Reihe von Fällen tätig geworden. Die Resonanz der Fachressorts auf die Beratungsergebnisse ist durchweg positiv ausgefallen. Um auch hier ein Beispiel zu nennen: Auf Bitten des Hessischen Ministeriums für Umwelt, ländlichen Raum und Verbraucherschutz habe ich einen Wirtschaftlichkeitsvergleich zwischen zwei Liegenschaften des Landesbetriebs Hessische Landeslabore in Kassel vorgenommen. Ziel war die Ermittlung des Standortes, der bei einer Zusammenlegung die wirtschaftlichste Lösung darstellt. Hessen ist im Übrigen mit dem Landesbeauftragten als erstes Land dem Vorbild des Bundes gefolgt. Inzwischen wird die Einrichtung eines Landesbeauftragten auch in anderen Bundesländern diskutiert. inform: Sie sind neben Ihrer Tätigkeit als Präsident des Rechnungshofs auch Honorarprofessor an der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main. Was sind die wichtigsten Erfahrungen aus der Berufspraxis, die Sie Ihren Studentinnen und Studenten weitergeben können? Prof. Eibelshäuser: Meine Vorlesung befasst sich mit der Überwachung und Prüfung von Unternehmen und ihrer Anteilseigner. Hierbei behandele ich auch die Besonderheiten bei öffentlichen Anteilseignern. Die Veranstaltung legt besonderen Wert auf die Verbindung von theoretischen Erkenntnissen und ihrer praktischen Anwendung. Genau hier können die Erfahrungen aus dem Prüfungsalltag des Hessischen Rechnungshofs wertvolle Beispiele geben. Nebenbei bemerkt profitiert der Rechnungshof von dieser engen Verbindung zur Hochschule. Einige besonders qualifizierte ehemalige Studentinnen und Studenten sind heute Mitarbeiter des Rechnungshofs. Mein Eindruck ist, dass auch bei den heute Studierenden gerade die im Zusammenhang mit dem beruflichen Werdegang gesammelten Erfahrungen von besonderem Interesse sind. Hier versuche ich, die Erkenntnis zu vermitteln, dass man eine berufliche Entwicklung nicht im Voraus planen kann und sollte. Entscheidend ist, dass man das, was man macht, gerne macht. Dann ist man mit Engagement bei der Sache; eine Voraussetzung für Zufriedenheit und Erfolg im Berufsleben. Das ist wahrscheinlich die wichtigste Erfahrung aus meiner bisherigen Berufspraxis, die ich an meine Studentinnen und Studenten weitergebe. inform: Herr Professor Eibelshäuser, wir bedanken uns für das Gespräch. inform 1/08 9