Großprojekte des föderativen E-Government

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1 NOVEMBER AUSGABE INFOKOM Gütersloh Zeitschrift der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.v. DOKUMENTENMANAGEMENT Kein lästiges Suchen mehr BUSINESS INTELLIGENCE Neues Modul in INFOMA newsystem kommunal INNOVATIONSMANAGEMENT Kreativität strategisch managen DOI-NETZWERK INFOKOM stellt Leitungen zur Verfügung GOOGLE STREET VIEW Mehr Chancen als Risiken? IM PORTRAIT Oberster Datenschützer Peter Schaar Großprojekte des föderativen E-Government Es gibt viel zu tun

2 Innovativ. Kraftvoll. Partnerschaftlich. Christoph Kratzer Leiter des Bereichs Fahrzeugzulassung in der AKDB Vorfahrt für Ihre Kfz-Zulassung OK.VORFAHRT bietet Ihnen viele Vorteile von der medienbruchfreien Auftragsbearbeitung bis zur lückenlosen Vorgangshistorie, von der Wunschkennzeichen-Reservierung online bis zur elektronischen Blankonummern-Verwaltung und vieles mehr. Das vielfach erprobte Verfahren ist benutzerfreundlich und beschleunigt die Vorgangsbearbeitung auch in Ihrer Kfz-Zulassung. Mit dem modernen Verfahren OK.VORFAHRT lenken Sie Ihre Kfz-Zulassungsstelle in die richtige Bahn. Sprechen Sie mit uns und unseren Partnern. Software, die dem Menschen dient!

3 \ EDITORIAL Hohe Kunst Liebe Leserinnen, liebe Leser! Nun haben wir sie: die nationale E-Government-Strategie. Am 24. September 2010 hat der IT-Planungsrat die erste nationale E-Government- Strategie für Deutschland beschlossen. In sechs Zielfeldern werden die gemeinsamen Ziele von Bund, Ländern und Kommunen beim E-Government festgelegt und in 20 Einzelzielen präzisiert. Orientierung am Nutzen, Wirtschaftlichkeit und Effizienz, Transparenz, Datenschutz und Datensicherheit, gesellschaftliche Teilhabe, Zukunftsfähigkeit und Nachhaltigkeit sowie eine leistungsfähige IT-Unterstützung sind die Zielfelder. Alles nicht neu, könnte der Kritikaster anmerken. Alles neu, weil sich erstmals Bund, Länder und Kommunen auf diese Felder geeinigt haben basierend auf den Grundsätzen des Föderalismus, der Gewaltenteilung und der kommunalen Selbstverwaltung. Besonders zu würdigen ist an dem Papier, dass E-Government als Beitrag zur Bewältigung wirtschaftlicher, gesellschaftlicher und technologischer Herausforderungen anerkannt wird. Damit wird E-Government aus der Informationstechnik-Nische hervorgeholt und auf die politische Ebene gehoben. Dass die IT ein mächtiger Treiber von Verwaltungsmodernisierung im Sinne von Transformation sein kann, ist in der E-Government-Community seit langem akzeptiert. Diese Erkenntnis nun in einem politischen Papier zu finden, erfreut nicht nur die Community, sondern möge auch die notwendigen Impulse für die Verantwortlichen in Politik und Verwaltung entfalten! Ein Leitbild für koordiniertes Handeln in Eigenverantwortung, eine Agenda gemeinsamer Vorhaben, eine Roadmap zur Umsetzung zu haben, wie es in dem Papier heißt ein echtes Novum in der deutschen E-Government-Entwicklung. Dies begrüßen wir sehr! Jetzt wird es darauf ankommen, der Strategie Leben einzuhauchen und sie in konkrete Maßnahmen und Projekte zu übersetzen. Vor allem aber wird es darum gehen, in den Köpfen all derer, die Verantwortung für Verwaltungsmodernisierung und -entwicklung tragen, die treibende Kraft der Informationstechnik zu verankern. Veränderungsbereitschaft der Beschäftigten zu fordern wird nicht ausreichen! Die Kunst wird darin bestehen, die Chancen des E-Government für die Gestaltung eines noch leistungsstärkeren, transformierten, handlungs- und zukunftsfähigen politisch-administrativen Systems in die Modernisierungsstrategien zu integrieren. Mit der Vereinbarung von Projekten und Maßnahmen muss zwingend eine groß angelegte Awareness-Kampagne starten, um die nach wie vor existierende Kluft zwischen klassischen Reformthemen und E-Government zu schließen, wie Klaus Lenk in diesem Heft fordert. Denn wenn weiter nur die auch politische E-Government- Community die treibende Kraft der IT beschwört und als Gestaltungsvehikel nutzt, wird die E-Government-Strategie nicht die Wirkung entfalten können, die sie haben könnte, wenn alle Entscheider mitziehen. Die Mitgliedsunternehmen von Vitako sind bereit, diesen Weg mitzugehen und mitzugestalten mit ihrer IT-Kompetenz und ihrer Verwaltungskompetenz. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen eine gute Lektüre. Peter Kühne, Vorstandsvorsitzender, Dr. Marianne Wulff, Geschäftsführerin, Vitako, Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister 3

4 \ IMPRESSUM \ INHALT Herausgeber: Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V. Markgrafenstr Berlin Tel. 030 / V.i.S.d.P.: Dr. Marianne Wulff Die Redaktion behält sich vor, eingesandte Berichte auch ohne vorherige Absprache zu kürzen. Der Inhalt der Beiträge gibt nicht in jedem Fall die Meinung des Herausgebers wieder. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck oder elektronische Ver breitung nur mit Zustimmung des Herausgebers. Redaktion: Goergen Kommunikation GmbH Anne Goergen, Michael Wayand Ubierring Köln Erscheinungsweise: 4 Ausgaben im Jahr Auflage: Konzeption, Layout, Satz und Lektorat: Ursula Barthel Grafikdesign, Bremen Litho u. Druck: Köhler Druck, Oldenburg Bildnachweise: AKDB (S. 10); BARC (S. 27); BfDI (S. 33); BIG direkt gesund (S. 13); DIHK (S. 9); DStGB (S. 29); ekom21 (S. 27); Essener Systemhaus (S. 34); Fotolia (Antrey, Stenzil Washington, Kzenon, Grischa Georgiew, Carolina K Smith MD, fotoflash, sweetandsour, pdesign); HZD (S. 23); i Stockphoto (Rich- Vintage, Sister Sarah, o-che, 3alexd, EduardoLuzzatti, Pannonia, sweetandsour); KRZ Lemgo (S. 24); Landratsamt Bodenseekreis (S. 18); Senatsverwaltung Berlin (S. 12); Stadt Dortmund (S. 17, S. 32); Stadt Düsseldorf (S. 15); Stadt Ulm (S. 31); Universität Oldenburg (S. 7); Vitako (S. 3, S. 20) Autoren dieser Ausgabe: Dr. Markus Beckmann, HZD Gunter Czisch, Stadt Ulm Johannes Engelmann, KRZ Lemgo Christian Fuchs, BARC Gabi Göpfert, ekom21 Franz-Reinhard Habbel, DStGB Berlin Claudia Hertkens, Stadt Dortmund Annette Karstedt-Meierrieks, DIHK e. V. Peter Kühne, Vitako Prof. Dr. Klaus Lenk, Universität Oldenburg Adalbert Marienfeld, Stadt Dortmund Frank Neumann, BIG direkt gesund Udo Rienaß, Senatsverwaltung Berlin Peter Sauter, Landratsamt Bodenseekreis Peter Schaar, BfDI Thomas Schröder, Stadt Düsseldorf Alexander Schroth, AKDB Dr. Marianne Wulff, Vitako E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE 6 Evolution im Denken und Handeln Das E-Government-Memorandum wird zehn Jahre alt. Mitautor Professor Dr. Klaus Lenk zieht Bilanz: Die Botschaften des viel beachteten Erstlingswerks sind angekommen. 8 Mehr Schubkraft benötigt Was die Umsetzung ins deutsche Recht betrifft, so steht die Dienstleistungsrichtlinie vor ihrem ersten Geburtstag. Was kann sich das Geburtstagskind von Verwaltung und Wirtschaft wünschen? Und wie wird aus einzelnen Stolperschritten ein aufrechter Gang? Antworten gibt Annette Karstedt-Meierrieks vom Deutschen Industrie- und Handelskammertag. 10 Auf dem Prüfstand Kritik der Datenschützer und Zweifel seitens der Politik machen ELENA das Leben schwer. Zu Unrecht, denn ELENA ist ein weiterer Schritt Richtung E-Government, meint AKDB-Chef Alexander Schroth. 12 Große Chance Über den aktuell verabschiedeten D -Gesetzesentwurf will die Bundesregierung einen gültigen Rechtsrahmen für elektronische Kommunikation schaffen. Zwei Experten nehmen Stellung: Für die Verwaltung Udo Rienaß von der Berliner Senatsverwaltung; für die Wirtschaft Frank Neumann von der BIG direkt gesund Krankenkasse. 14 Frischer Wind E-Government ist eine wichtige Anwendung für den neuen Personalausweis erfolgsentscheidend, weil ungleich häufiger im Alltag, ist aber das E-Business. Ein Beitrag von Thomas Schröder, Leiter des Amtes für Einwohnerwesen der Stadt Düsseldorf. Hinweis: Vitako aktuell erscheint zusätzlich mit 5 Regionalausgaben: Ausgabe ekom21 KGRZ Hessen Ausgabe INFOKOM Gütersloh Ausgabe krz Lemgo Ausgabe Lecos Leipzig Ausgabe regio it aachen Der Vertrieb erfolgt durch das jeweilige Vitako-Mitglied. 16 Quantensprung für die Verwaltung Für das Standesamt bedeutet das elektronische Personenstandsregister den Wechsel von der Buchwelt in die elektronische Welt. Jetzt könnte die Landesebene folgen, berichtet Adalbert Marienfeld vom Dortmunder Systemhaus. 18 Blick ins Land Die Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg der Behördennummer 115 fällt außerhalb der Ballungsgebiete, urteilt Peter Sauter vom Landratsamt Bodenseekreis. Denn hier muss sich zeigen, ob sich der Universaldienst auch mit knappen Ressourcen aufrechterhalten und verbreiten lässt. 4

5 \ INHALT INNOVATION UND KOMMUNALVERWALTUNG VERWALTUNG DER ZUKUNFT 20 Ein filigranes Spiel beherrschen Interview mit dem neuen Vitako Vorstandsvorsitzenden Peter Kühne. 22 Offen für Neues Wenn jeder Mitarbeiter für sich innovativ ist, werden im schlechtesten Fall Produkte entwickelt, die einander widersprechen. Der Königsweg lautet: Strategisches Innovationsmanagement, weiß Dr. Markus Beckmann von der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung. 28 Alles im Blick Virtuelle Geodienste bieten neue Chancen zur Steigerung der Lebensqualität und der Attraktivität der Standorte. Doch die Politik hat es versäumt, sich frühzeitig um eine aktive Netzpolitik zu kümmern und die Frage des Datenschutzes in der virtuellen Welt zu regeln, kritisiert DStGB- Sprecher Franz-Reinhard Habbel. 24 Mit vereinten Kräften Ostwestfalen-Lippe hat bereits Ende vergangenen Jahres die Europäische Dienstleistungsrichtlinie umgesetzt. Ein Gemeinschaftsprojekt von sechs Kreisen und Kommunen. Johannes Engelmann vom krz Lemgo berichtet. 30 Keine Atempause In Sachen Sparen geht die Stadt Ulm neue Wege. Denn die Bürger erwarten eine solide Haushaltspolitik frei von Steuererhöhungen auf der einen und Leistungskürzungen auf der anderen Seite. Gunter Czisch ist Erster Bürgermeister der Stadt Ulm und Autor dieses Beitrags. 26 Klein anfangen Wege zu einem erfolgreichen Business-Intelligence-Programm das richtige Vorgehen im Projekt. Einen Einblick in diese Thematik liefern Gabi Göpfert von der ekom21 und BARC-Analyst Christian Fuchs. 32 Kommunikation ohne Hürden XPersonenstand schafft die Voraussetzung für medienbruchfreien Transfer von Meldedaten. Wie die Stadt Dortmund Pionierarbeit leistet, schildert die Bereichsleiterin Claudia Hertkens. RUBRIKEN 33 Vitako fragt Peter Schaar, Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI). 34 Vitako Panel 34 In eigener Sache 34 Vorschau auf die nächste Ausgabe 35 Vitako antwortet Michael Hange 35 Termine 5

6 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE Evolution im Denken und Handeln Verwaltungsmodernisierung mit IT im nächsten Jahrzehnt: mehr als nur Bürgerdienste Das E-Government-Memorandum wird zehn Jahre alt. Der kritische Rückblick zeigt: Die Botschaften des viel beachteten Erstlingswerks sind angekommen. Vor zehn Jahren brachten zwei wissenschaftliche Gesellschaften, die Gesellschaft für Informatik e.v. mit ihrer Fachgruppe Verwaltungsinformatik sowie die Informationstechnische Gesellschaft im VDE, ein Memorandum auf den Weg. Der Titel: Electronic Government als Schlüssel zur Modernisierung von Staat und Verwaltung (Bonn und Frankfurt, September 2000). Das Ziel: endlich dafür zu sorgen, dass E-Government kein Eigenleben mehr führt, sondern als wichtigster Hebel für die Verwaltungsmodernisierung erkannt und genutzt wird. Die Kernthesen: E-Government betrifft das gesamte Handeln von Staat und Verwaltung, nicht nur neue Bürgerdienste und elektronische Demokratie. Die bessere Nutzung von Information und Wissen ist eine entscheidende Triebkraft der Verwaltungsmodernisierung. Eine umfassende Gestaltung der Prozesse und Ressourcen der Verwaltungsarbeit ist möglich und unabdingbar. Nur wenn strategisches Denken, Finanzierung, innere Bereitschaft der Menschen und ein gutes Änderungsmanagement zur Deckung gebracht werden, können Erfolge erzielt werden. Zehn Jahre später kann man befriedigt feststellen, dass diese Botschaften angekommen sind, im Denken wie im Handeln. So finden wir breite Unterstützung für die Umgestaltung von Geschäftsprozessen der Verwaltung, die mit IT anders erledigt werden können als zuvor. Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitungssysteme sind keine Fremdwörter mehr. Stärkere Berücksichtigung der Belange der Bürger zeigt sich in Projekten wie D115. Verstärkte Transparenz des Verwaltungshandelns und bessere Mitsprache der Bürger in öffentlichen Angelegenheiten, damals noch geradezu exotisch, stehen heute im Mittelpunkt des Interesses. Syndrom Tunnelblick Zugleich muss man aber feststellen, dass es nicht gelungen ist, die Kluft zwischen klassischen Reformthemen und E-Government zu schließen. Faktisch ist die Informatisierung längst zur Grundlage der notwendigen Umgestaltung unserer Verwaltungsorganisationen geworden. Rhetorisch aber finden wir mit E-Government eine Verengung der Aufmerksamkeit, zunächst auf sogenannte Bürgerservices, inzwischen erweitert auf das Open Government. Dabei wird E-Government vorwiegend technisch verstanden. Neue Modewellen wie etwa Web 2.0 befestigen dieses einseitige Verständnis noch und lenken von der Dringlichkeit einer durchgreifenden Verwaltungsmodernisierung ab. Gewiss transportieren die um die Welt 6

7 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE ziehenden Modernisierungskarawanen auch sinnvolle und wichtige Inhalte. Aber deren Nutzen muss ausgehend von den Zielen und Aufgaben unseres Verwaltungssystems nüchtern eingeschätzt werden, anstatt sich an Phantasien zu berauschen. Die Modernisierung unserer auf mehrere Ebenen verteilten öffentlichen Verwaltung ist heute in dreierlei Richtung voran zu treiben. Erstens entsteht eine durchgehende, alle Verwaltungsebenen unterstützende robuste informationstechnische Infrastruktur, wie sie von den IT-Dienstleistern schon lange gefordert wird und jetzt in Art. 91c Grundgesetz ihre Anerkennung gefunden hat. Sie muss auch dann zur Verfügung stehen, wenn Katastrophen noch ungekannten Zuschnitts unser Verwaltungssystem beeinträchtigen und zugleich fordern. Hinzu kommt zweitens eine stärkere Systematisierung des Verwaltungshandelns. Behördenwegweiser und Leistungskatalog stellen wichtige Bausteine für ein modulares, aber kooperatives System ( Joined-up Government ) dar. Eine Harmonisierung der wichtigsten Basisregister (über Erde, Einwohner, Einkommen ) müsste Teil dieser Systematisierung sein. Drittens schließlich geht es um eine Austarierung menschlicher und technischer Arbeitsanteile bei der Gestaltung sozio-technischer Systeme, jenseits von Idealen der Vollautomation. Ungehobene Schätze Auf diese Notwendigkeiten müssen Strategien und Projekte reagieren, die nicht primär die Außenbeziehungen der Verwaltung betreffen. Wenn diese sich von innen heraus umgestaltet, dann vermag sie sparsameres Wirtschaften mit einer besseren Kommunikation nach außen zu verbinden. So liegen in einem konsolidierten Verwaltungsvollzug noch große ungehobene Schätze für einen wirksamen Bürokratieabbau. Das heißt nicht, dass die nunmehr aufgelegten, vorwiegend nach außen gerichteten Großprojekte überflüssig sind. Jedoch wird viel zu wenig danach gefragt, wie sie zustande gekommen sind, welchen Interessen sie dienen, worin ihr Nutzen liegt und ob sie ihr Ziel auch wirklich erreichen können. Geht es nur darum, dass ein Technikbündel endlich seine breitflächige Anwendung findet? So führt ELENA voraussichtlich zu einer Bürokratieüberwälzung auf einen Teil der Bevölkerung, der sich dagegen kaum wehren kann. Dies wohl vor allem im Interesse einer Durchsetzung der elektronischen Signatur, die in 15 Jahren freiwillig nicht zu erreichen war. Nach wie vor fehlt eine Gesamtstrategie, die der Verwaltungsmodernisierung einen Rahmen gibt. Das geht nicht ohne die wichtigsten Branchen des arbeitenden Staats unter die Lupe zu nehmen. E-Government-Strategien allein und ein Bekenntnis zu vernetzter Verwaltung reichen nicht. Neben oder über dem IT-Planungsrat müsste ein Verwaltungspolitischer Rat stehen, in dem auch die Kommunen einen größeren Anteil haben. Innovation mit Weitblick Beim Design kleiner und großer Projekte müssen neue Wege eingeschlagen werden. Technik und Organisation müssen unter einen Hut gebracht werden. Neue Gesetze und das organisatorische Ausführungssystem für neue Bestimmungen rufen nach paralleler Entwicklung, anstatt zu glauben, mit neuer Software sei die Umsetzung eines beschlossenen Rechtsakts schon gesichert. Wichtiger als die Öffnung von Gesetzgebungsverfahren für das Publikum wäre es, die Gestaltung der sozio-technischen Arbeitssysteme in der Verwaltung mit einer Vielzahl von Experten und Laien durchzuspielen. Plant man diese Systeme von oben herab, versäumt man es, die Weisheit der crowd von Stakeholdern anzuzapfen, dann wird man sich bei schleppender Umsetzung fragen müssen, ob Mängel des Change Management oder Konzeptionsfehler vorliegen. Die Konzeptionen neuer Großprojekte sollten rechtzeitig auf Nutzen, Tauglichkeit und Umsetzungschancen befragt werden. Zu Recht fordert Marianne Wulff in der Fachzeitschrift Innovative Verwaltung eine vorausschauende Technikfolgenabschätzung. Diese betrifft aber nicht primär die Technik, sondern das tech nisch ermöglichte sozio-technische Handlungssystem der Ver - waltung. Dessen Ausrichtung auf die gesetzlichen und verfassungsmäßigen Zielwerte im Voraus sollte verpflichtender Teil der Gesetzesfolgenabschätzung werden. Der in Vollzugsdingen nicht so sehr ausgeprägten Phantasie der Normenprüfer kann dabei durch das Wissen der IT-Dienstleister nachgeholfen werden. Denn diese schauen nicht über die Niederungen des Gesetzesvollzugs und die durch ihn erzeugten Betroffenheiten hinweg. Dr. Klaus Lenk ist Professor (em.) für Verwaltungswissenschaft an der Universität Oldenburg. 7

8 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE Mehr Schubkraft benötigt Bei der Realisation der EG-Dienstleistungsrichtlinie mangelt es oft an Initiative Was die Umsetzung ins deutsche Recht betrifft, so steht die Dienstleistungsrichtlinie vor ihrem ersten Geburtstag. Was kann sich das Geburtstagskind von Verwaltung und Wirtschaft wünschen? Und wie wird aus einzelnen Stolperschritten ein aufrechter Gang? Die EU-Kommission sah es an der Zeit, neben dem freien Warenverkehr nun auch den Binnenmarkt für Dienstleistungen zu öffnen. Zwar waren schon einige Branchen durch Richtlinien geregelt, aber die große Masse der Dienstleistungen war noch ohne Binnenmarkt schaffende Vorschriften. Da die Dienstleister etwa 70 Prozent des Bruttoinlandsprodukts erwirtschaften, bedurfte es dringend einer Verbesserung für grenzüberschreitende Aktivitäten. Dabei war auch zu berücksichtigen, dass Dienstleistungen in überwiegendem Umfange von kleinen und mittleren Unternehmen erbracht werden, die wiederum etwa 99,7 Prozent aller Unternehmen in der EU ausmachen. Im Fokus der Überlegungen der EU-Kommission standen die Aspekte der Beseitigung gesetzlicher und praktischer Hemmnisse für die Ausübung von Dienstleistungen sowie die Vereinfachung der Aufnahme gewerblicher Tätigkeiten. Der Dienstleistungsbinnenmarkt konnte nur durch die Verwirklichung der Dienstleistungs- und Niederlassungsfreiheit sowie der Beschleunigung von Verwaltungsprozessen unter Berücksichtigung der Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen optimiert werden. Konkret entstanden so Forderungen nach einem höheren Maß an elektronischem Verwaltungshandeln, nach der Einrichtung eines Einheitlichen Ansprechpartners (EA) und dem Abbau bürokratischer Hemmnisse in den jeweiligen Mitgliedstaaten. Hemmende Bund-Länder-Abstimmung Die großen Chancen, die die EG-Dienstleistungsrichtlinie (EG-DLRL) für eine grundlegende Überarbeitung des Verwaltungsverfahrensrechts in Deutschland bot, sind nicht genutzt worden. Zwar sehen die Verwaltungsverfahrensgesetze den EA vor, und auch die Genehmigungsfiktion hat Einzug gehalten. Dennoch wurden diese Neuerungen sehr zaghaft angegangen. Grund hierfür ist auch das an sich sehr positive Synchrongesetzgebungsverfahren zwischen Bund und Ländern, das hier aber zu einem Hemmschuh wurde, weil auch das kritische Bundesland mit ins Boot musste. Die Umsetzung der Genehmigungsfiktion ins Fachrecht hat zwar begonnen, ist aber nicht flächendeckend fortgesetzt worden. Auch hier herrscht eher große Zurückhaltung vor. In der Gewerbeordnung (GewO) schafft nunmehr 6 a die Grundlage für die Genehmigungsfiktion. Die Verwaltungsbeschleunigung soll auch durch ein verstärktes E-Government erreicht werden. Die Wirtschaft hatte große Hoffnungen, dass die EG-DLRL hier einen neuen Schub verursacht. Leider kommen die E-Government-Anwendungen nicht schneller voran als vorher. Die Umsetzung dieser Vorgabe der EG-DLRL hat in Deutschland viel Zeit in Anspruch genommen, prallten doch unterschiedlichste Interessen aufeinander. Während die Kommunen hierin eine ihrer Selbstverwaltungsaufgaben sahen, wiesen die Organisatio- 8

9 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE nen der Industrie- und Handelskammern und der Handwerkskammern darauf hin, dass Fragen der Gründung beziehungsweise Ansiedelung von Unternehmen zu den grundlegenden Aufgaben der Selbstverwaltung der Wirtschaft gehören. Die Bundesrepublik zeigte sich bei der Entscheidung über die Verortung des EA von ihrer besten föderalen Seite: Nahezu jedes Bundesland fand eine eigene Lösung ob Schleswig-Holstein mit einer eigens geschaffenen Anstalt oder Baden-Württemberg mit der Öffnung für Kommunen und Kammern dabei von einem einheitlichen Ansprechpartner zu sprechen, fällt schwer. Denn so führen rund zweihundert Einrichtungen diese Bezeichnung. Der hohe finanzielle Aufwand für die Verknüpfung mit der Backoffice-Verwaltung und mit den anderen EAs zeugt nicht von einem schonenden Umgang mit Steuergeldern und sonstigen Ressourcen. Föderaler Wirrwarr Wäre aus Sicht der Wirtschaft diese föderale Vielstimmigkeit noch hinnehmbar, ist aber der unterschiedliche sachliche und persönliche Anwendungsbereich des EA von Bundesland zu Bundesland der Idee der EG-DLRL in keinster Weise förderlich. So dürfen etwa in Bayern momentan nur Angehörige von EU-Mitgliedstaaten den EA in Anspruch nehmen, nicht aber deutsche Unternehmen oder Existenzgründer. Die EG-DLRL sieht eine Reihe von Dienstleistungen vor, die von der Richtlinie nicht umfasst sind, etwa die Versicherungsvermittler, das gesamte Transportgewerbe und das Gesundheitswesen. Die Umsetzung in Deutschland bildet nun die gesamte Bandbreite der möglichen persönlichen Anwendungen ab: Einige Landesgesetze halten sich strikt an die Ausnahmen der EG-DLRL, andere beziehen diese Dienstleistungsbranchen mit ein übrigens vollkommen zu Recht, weil die EG-DLRL sie nur aus formalen Gründen ausgenommen hat. Spannend werden daher Fragen der Bundeslandgrenzen überschreitenden Aktivität von EAs werden, bei denen unterschiedliche Anwendungsbereiche aufeinander treffen. Allerdings besteht momentan kein großes Konfliktpotenzial angesichts der überschaubaren Inanspruchnahme der EAs. Die tatsächlichen Fallzahlen bewegen sich im unteren dreistelligen Bereich. Zwar erhalten die EAs vielfältige Anfragen, dabei handelt es sich aber meist eher um allgemeine Fragen der Wirtschaftsförderung. Die Anzahl der Anfragen aus den anderen EU-Mitgliedstaaten bewegt sich bei weniger als zehn Prozent aller Bitten um Auskünfte oder Tätigwerden. Falsche Zurückhaltung Bei der Beseitigung von Hemmnissen handelt es sich in der Regel um Vorschriften, die die Aufnahme oder Ausübung einer Dienstleistung ohne sachlichen Grund ver- oder behindern. Mit einer umfassenden Durchsicht aller Regelungen hat Deutschland versucht, die Hürden ausfindig zu machen und zu beseitigen. Diese Aufgabe betraf alle föderalen Ebenen bis zur Satzungshoheit von Kommunen oder Kammern. Das Ergebnis muss nun der Evaluierung durch andere Mitgliedstaaten und der EU standhalten. Durchaus vorstellbar wäre gewesen, damit eine umfassende Betrachtung der Notwendigkeit von Regelungen zu verbinden und so zum Bürokratieabbau beizutragen. Auch hier hat sich jedoch in Deutschland eher Zurückhaltung breit gemacht. Die EG-DLRL ist noch nicht aus den Kinderschuhen heraus die Umsetzung in Deutschland erfordert noch viel Geduld, und die Ansätze zu einer Verwaltungsmodernisierung müssen konsequent weiterverfolgt werden. Dazu gehört auch die Beschleunigung des Gründungsprozesses. Die elektronische Gewerbeanmeldung ohne die hohe Hürde der qualifizierten elektronischen Signatur ist dazu ein Baustein. Vor allem muss die praktische Relevanz der grenzüberschreitenden Dienstleistungserbringung stärker betrachtet werden. Sie wird häufig ausgeübt, bietet aber trotz der EG-DLRL noch nicht die erstrebte Rechtssicherheit für die Unternehmen. Ebenfalls unterschiedlich geregelt ist der Umfang der Tätigkeiten des EA. Darf er für den Existenzgründer auch die Anmeldung beim Finanzamt vornehmen, obwohl steuerliche Angelegenheiten von der EG-DLRL ausgenommen sind oder für die Eröffnung einer Gaststätte die baulichen Fragen mit bearbeiten? Annette Karstedt-Meierrieks ist Leiterin des Referats Wirtschaftsverwaltungsrecht, öffentliches Auftragswesen und Datenschutz des DIHK Deutscher Industrie- und Handelskammertag e. V. 9

10 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE Auf dem Prüfstand Kritik der Datenschützer und Zweifel seitens der Politik machen ELENA das Leben schwer. Zu Unrecht: ELENA ist ein weiterer Schritt Richtung E-Government. Seit Januar 2010 werden monatlich Verdienstdatensätze von über 40 Millionen Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) geschickt. Das Projekt ist aber datenschutzrechtlich umstritten und wurde nach Protesten bereits mehrfach nachgebessert. Bundeswirtschaftsminister Rainer Brüderle hat ebenfalls Zweifel an der tatsächlichen Entlastung für den Mittelstand. Abzuwarten bleibt das Ergebnis der Verfassungsbeschwerde gegen ELENA, die von mehr als Bürgern unterstützt wurde. Auch Bundeskanzlerin Angela Merkel möchte ELENA nochmals überprüfen. Das Wirtschaftsministerium und der Normenkontrollrat haben inzwischen eine gemeinsame Kosten- Nutzen-Analyse für das umstrittene Projekt vorlegt. Antriebsschwächen überwinden Die Beschäftigten fragen sich: Wie sicher sind meine Daten bei der ZSS? ; Was passiert, wenn sich beim ersten Abruf herausstellt, dass die Daten falsch sind? Für den langfristigen Erfolg müssen diese Zweifel beseitigt werden. Zudem muss die flächendeckende Einführung einer Signaturkarte ohne große finanzielle Mehrbelastung der Bürger erfolgen, damit sie entsprechend angenommen wird. Die Arbeitgeber müssen für ELENA zunächst in Vorleistung gehen, indem sie die Daten zwei Jahre lang an die Speicherstelle übermitteln und gleichzeitig Papierbescheinigungen ausstellen. Außerdem müssen für einige Datenbausteine zusätzliche Daten erfasst werden. Erst ab 2015, wenn voraussichtlich alle Bescheinigungen in ELENA einbezogen sind, ist auf Arbeitgeberseite eine erhebliche Entlastung durch den Wegfall der Papierbescheinigungen zu erwarten. Die abrufenden Stellen Verwaltungen, die Sozialleistungen gewähren können ab 2012 die Anträge einfacher, schneller und medienbruchfrei bearbeiten. Die elektronische Signatur soll dabei die nötige Rechtssicherheit schaffen. In diesem Zusammenhang soll ab Januar 2014 die Finanzierung des Verfahrens durch Gebühren erfolgen, die die abrufenden Behörden tragen. In der Einführungsphase von ELENA übernimmt das Wirtschaftsministerium die Kosten. Eine Kommune wird damit zweimal für ELENA zur Kasse gebeten: Im Zusammenhang mit der Lieferung und beim Abruf der Daten. Die Kosten von ELENA werden die erwarteten Einsparungen bei den Kommunen wohl deutlich übersteigen. Hohe finanzielle Bürde Die kommunalen IT-Dienstleister haben in erheblichem Umfang Ressourcen in die Entwicklung von ELENA gesteckt. Dies zeigt auch das Ergebnis der Umfrage von Vitako aktuell 3/2010, wonach 96 Prozent der kommunalen IT-Dienstleister eine Mehrbelastung in der Implementierung von ELENA sehen. Die monatliche Datenübermittlung bürdet insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen erheblichen bürokratischen Mehraufwand und zusätzliche Kosten auf. Mit der monatlichen Übermittlung und dem damit verbundenen aufwändigen Fehlerhandling nehmen die kommunalen IT-Dienstleister den Kommunen einen Teil dieser zusätzlichen Belastung ab. Datenschutz und Wirtschaftlichkeit sind die großen Bedenken. Werden diese Mängel beseitigt, sind die Ziele von ELE- NA realisierbar: Die abrufenden Stellen können Bescheinigungen komfortabel und medienbruchfrei erstellen, die Teilnehmer erhalten schnell und rechtssicher ihre Sozialleistungen. Die Beantragung erfolgt über eine rechtssichere elektronische Unterschrift am besten bequem von zu Hause aus. ELENA ist damit ein weiterer Schritt Richtung E-Government. Alexander Schroth ist Vorstandsvorsitzender der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). 10

11 Im kommunalen IT-Bereich braucht man echte SPEZIALISTEN für kommunale Lösungen finden Sie bei DATEV. Und eine perfekte Basis für das E-Government heute und in Zukunft. DATEVkommunal unterstützt kommunale IT-Dienstleister und öffentliche Verwaltungen effektiv bei ihren Aufgaben. Mit abgestimmten Soft wareangeboten für Finanzen, Konsolidierung, Personalwesen sowie weitere kommunale Aufgaben. Alles in professioneller DATEV-Qualität und mit einem Maximum an Investitionssicherheit. Denn beim genossenschaftlichen IT-Dienstleister können Sie sich auf eins in jedem Fall verlassen eine beständige Partnerschaft. Informieren Sie sich unter der Telefonnummer

12 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE Große Chance Die D -Initiative nimmt Kontur an Das Einschreiben ans Finanzamt, die Kündigung an den Mobilfunkbetreiber, der vertrauliche Brief für den Rechtsanwalt alles Fälle, in denen die den klassischen Postweg nicht ersetzen kann. Über den aktuell verabschiedeten Gesetzesentwurf will die Bundesregierung einen gültigen Rechtsrahmen für elektronische Kommunikation schaffen: Nachrichten, die nach dem D -Standard verschickt werden, sollen rechtsverbindlich sein für Bürger und Unternehmen, die mit ihrer Behörde oder untereinander sicher kommunizieren wollen, eine echte Erleichterung. Vitako aktuell hat eine Behörde und ein Unternehmen um ihre Meinung zum Thema sichere elektronische Kommunikation gebeten. Senatsverwaltung Berlin: Die Kombi macht s Das Projekt D wird aus Sicht des Berliner Senats grundsätzlich positiv eingeschätzt; gleichwohl wird dessen Entwicklung mit einer primär abwartenden Haltung beobachtet. Der Grad des Erfolgs von D wird vor allem im Bereich der Wirtschaft zu messen sein, da hier rund 80 Prozent des gesamten Briefverkehrs stattfinden und eine Verbreitung des Dienstes in diesem Bereich auch entscheidend die Einsatzperspektiven in der öffentlichen Verwaltung determinieren werden. Den Weg ebnen Eine Durchdringung von D insgesamt und vor allem im privaten Bereich ist im Ergebnis von Vertrauen, Akzeptanz und auch den Kosten eines D -Kontos abhängig. In diesem Zusammenhang sind die folgenden kritischen Hemmnisse zu nennen, die den Anspruch von D einschränken, die elektronische Kommunikation so einfach, sicher, zuverlässig und vertraulich wie die Briefpost zu gestalten: Sicherheitsrisiken des D -Konzepts durch systembedingt erforderliche automatische Nachrichtenentschlüsselung zur Virenprüfung sind bislang nicht widerlegt. Die sichere und gerichtsverwertbar nachweisbare Nutzung des D - Kontos setzt einen durch Wissen und Besitz geschützten Kontozugang voraus, der beispielsweise praktisch durch den Einsatz des neuen Personalausweises gewährleist werden kann. Dadurch wird die rechtsverbindliche Nutzung des D -Kontos letztlich doch kompliziert. Der Einsatz beziehungsweise die Bekanntgabe eines D -Kontos (Eröffnung des Zugangs im Rechtssinn) als Quasi-offizielle elektronische Postbeziehungsweise Meldeanschrift hat entsprechend verbindliche Konsequenzen für den Nutzer. Zustellungen an das elektronische Postfach sind rechtsverbindlich, nicht abstreitbar und möglicherweise fristenrelevant. Das D -Postfach bedarf also der gleichen Aufmerksamkeit wie der Briefkasten an der Haustür. Signatur bleibt zwingend Wesentlich ist insbesondere, dass D keine Alternative zur qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz darstellt. Das bedeutet, dass in den Fällen des Schriftformerfordernisses insbesondere im Sinne des 3a Verwaltungsverfahrensgesetz zusätzlich der Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen nach dem Signaturgesetz erforderlich bleibt. Im Rahmen der im Land Berlin bewusst groß angelegten Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie (EG-DLRL) wurde festgestellt, dass in jedem Antrags- beziehungsweise Genehmigungsverfahren mindestens ein Dokument schriftlich, das heißt eigenhändig unterschrieben oder qualifiziert elektronisch signiert eingereicht beziehungsweise erstellt werden muss. Im Ergebnis ist also von D allein nicht der große Schub für die E-Government-Entwicklung zu erwarten. Allerdings könnte D in Kombination mit dem neuen Personalausweis und nach kritischer Überprüfung oftmals überkommener tradierter gesetzlicher Schriftformerfordernisse und durch Lockerung des auch bei Einsatz von D geltenden Junktims Ersetzen der Schriftform ausschließlich durch elektronische qualifizierte Signaturen mittelfristig ein Erfolgsmodell auch für die öffentliche Verwaltung werden. Udo Rienaß ist seit 1965 in der Berliner Verwaltung tätig. Seit 2003 ist er Senatsdirigent in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport in Berlin. Ihm unterliegt zudem die Abteilungsleitung für den Bereich Zentraler Service. 12

13 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE BIG direkt gesund: Zwischen Twitter und Einschreiben Kaum etwas in unserem alltäglichen Leben hat sich in so kurzer Zeit so verändert wie unsere Kommunikation. Dabei ist die Art des Kommunizierens mit zunehmender Technik nicht nur schneller und bequemer geworden, sondern auch einfacher und sehr viel günstiger. Kein Wunder also, dass s aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken sind. Doch mit zunehmend technisch basierter Massenkommunikation stellt sich auch die Frage, wie sicher ist sie und wo kann sie genutzt werden? Zweifel tauchen besonders dann auf, wenn vertrauliche Daten übermittelt werden müssen oder rechtsverbindliche Dokumente betroffen sind. Bei einer Krankenkasse beispielsweise geht es in 90 Prozent der Fälle genau um diese Inhalte, wenn sie mit ihren Versicherten in Kontakt tritt. Hier fehlt es an technischen Lösungen und an gesetzlichen Richtlinien. keine Alternative Das Konzept der BIG, der ersten gesetzlichen Online-Krankenkasse, basiert dennoch auf der Nutzung moderner Technologien: Informationen im Internet, über Twitter und Facebook, Kontakt vor allem per Telefon und Mail und eine weitestgehend digitalisierte Prozesswelt. Wichtigstes Thema war und ist für uns neben der Effizienz aber vor allem die Sicherheit und die Rechtsverbindlichkeit der ausgetauschten Informationen. Bisher kann tatsächlich nur ein Teil der traditionellen Kommunikation durch neue Wege ersetzt werden. Denn nach Angaben des Bundesinnenministeriums werden heute nur fünf Prozent aller s verschlüsselt gesendet. Bei 95 Prozent können die Nutzer nicht sicher sein, ob ihre elektronische Post nicht abgefangen, mitgelesen oder ihr Inhalt verändert wird. Absender und Empfänger können zudem nicht verlässlich identifiziert werden und niemand weiß, ob die gesendete Mail tatsächlich ankommt. SPAM und Phishing gefährden zusätzlich die Sicherheit. Dies alles hat bislang den Durchbruch von s überall dort verhindert, wo es auf Vertraulichkeit und Verbindlichkeit ankommt. Bei der BIG werden heute jährlich rund 1,2 Mio. Briefe versendet. Noch einmal die gleiche Menge kommt per Papier an. Die Erstellung der Briefe, ihr Druck und der anschließende Versand sind sowohl zeit- als auch kostenaufwendig. Ebenso die Verarbeitung der eingehenden Post, die zunächst manuell geöffnet und dann digitalisiert werden muss, um anschließend in die IT-basierten Prozesse eingebunden zu werden. Eine sichere und vor allem rechtsverbindliche elektronische Interaktion mit den Versicherten würde hier Ressourcen und Kosten auch zum Vorteil aller sparen. Es geht um Millionen Euro Portokosten. Phishing ausgeschlossen Die technischen Anforderungen sind selbstverständlich: Versender und Empfänger müssen eindeutig identifizierbar sein. Die Mails sind verschlüsselt und können so weder abgefangen noch verändert werden, Absender und Empfänger sind über eine sichere Erstidentifizierung eindeutig bekannt und Phishing und Identitätsdiebstahl werden durch zusätzliche TAN-Verfahren ausgeschlossen. Durch diese Sicherheitsfunktionen kann ein großer Teil der bislang noch auf Papier abgewickelten Geschäfts- und Verwaltungsprozesse einfacher, schneller und von jedem Ort aus vollständig elektronisch erledigt werden. Frank Neumann ist Vorstandsvorsitzender der BIG direkt gesund Krankenkasse. 13

14 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE Frischer Wind Der neue Personalausweis Antrieb fürs Identitätsmanagement? setzung wurden Spezialisten ausgebildet. Sie starten mit einem zentralen Angebot und Terminvereinbarungen. Sobald wie möglich werden die Anträge an allen Standorten und von allen Schalterkräften entgegengenommen. Der zielgerechten Umsetzung steht also eigentlich nichts mehr im Weg. Obwohl im Vorfeld alle Aufmerksamkeit auf die E-Government ist eine wichtige Anwendung für den neuen Personalausweis erfolgsentscheidend, weil ungleich häufiger im Alltag, ist aber eher das E-Business. Die Ausweisbehörden sind jetzt in der Phase der Vorbereitungen auf den neuen Personalausweis. Sie verfügen über das erforderliche Knowhow und die Infrastruktur für den Bürgerservice und jahrzehntelange Erfahrung in Ausweisangelegenheiten. Jedes neue oder deutlich veränderte Verfahren erfordert auch bei großer Erfahrung frühzeitige und sorgfältige Vorbereitungen. Entscheidend sind Informationen und Wissenstransfer sowie Hard- und Softwareeinsatz. Wie bei allen komplexen Veränderungen gibt es Risiken und Entscheidungen unter Unsicherheit. Zum jetzigen Zeitpunkt läuft die Einführung aber hinsichtlich des kommunalen Teils der Umsetzung planmäßig. Schwierig ist die Deckung des erheblich höheren Personalbedarfes. Die Entlastung durch den Wegfall der Lohnsteuerkarten wird langfristig gesehen und unter den gegebenen Umständen betrachtet nicht ausreichen. Ein Ziel ist es deswegen, die Nachfrage zu beeinflussen, um eine mögliche ungewöhnlich starke Nachfrage über einen längeren Zeitraum zu verteilen. Ein weiteres Ziel könnte sein, andere Prozesse zu optimieren, um Synergien zu erschließen. Es ist nicht ausgeschlossen, dass auch Standards gesenkt werden oder einzelne Leistungen nicht mehr im bisherigen Rahmen angeboten werden können. Segel setzen In der Stadtverwaltung Düsseldorf hat man sich intensiv auf den Tag X vorbereitet: Die Beschäftigten sind bereits im Vorfeld schrittweise auf mögliche Fragen der Bürgerinnen und Bürger vorbereitet worden, sie wurden schon auch in Technik und Software geschult. Für die zeitnahe und sorgfältige Um- Vorbereitungen im Operativen gerichtet war, verbinden sich mit dem neuen Personalausweis auch Erwartungen und Hoffnungen. Neben der Serviceverbesserung durch das sichere und korrekte Auslesen der Daten können sich persönliche Kontakte mit der Verwaltung verkürzen, möglicherweise auch ganz wegfallen. Ob sich dies entscheidend auch in den Bürger- und Meldeämtern auswirkt, wird abzuwarten sein. Zunächst ist nur sicher, dass ein Jahr nach Einführung des neuen Personalausweises also ab November 2012 etwa zehn Prozent der Kunden der Kommunen mit dem neuen 14

15 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE Dokument ausgestattet sein werden. Das relativiert die positive Wirkung schon deutlich. Klare Sicht Das soll keine Schwarzmalerei sein, lediglich die Euphorie etwas bremsen und die Erwartungshaltung realistischer gestalten. Ob der Personalausweis und das Zeug dazu hat er ein Renner wird, hängt davon ab, ob die zusätzlichen Funktionen im Alltag einen Mehrwert haben, beziehungsweise ob diese Anerkennung finden. E-Government ist eine wichtige Anwendung für den neuen Personalausweis erfolgsentscheidend, weil ungleich häufiger im Alltag, ist aber eher das E-Business. Hier wird der Nutzen für jeden und jede erfahrbar. Es ist abzuwarten, ob und welche Vorteile sich hier ergeben. Sicherheit in der Identifizierung sowie die elektronische Signatur können die Geschäfte im Internet erleichtern und Missbrauch, mit weniger Aufwand als bisher, erschweren. Wenn solche auch wirtschaftlichen Vorteile an die Kunden mit neuem Personalausweis und eid Funktion weitergegeben werden, könnte das die Verbreitung erheblich beschleunigen. Aber auch hier sind die Wahrnehmung des Einzelnen, seine persönlichen Präferenzen, die Haltung zu modernen IT-Verfahren und -möglichkeiten sowie der öffentliche Diskurs zur Datenhaltung Faktoren, die eine zögerliche Akzeptanz verursachen und die Verbreitung der freiwilligen zusätzlichen Funktionen hemmen können. Ein frischer Wind ist gut, aber ohne gesetzte Segel sorgt auch die stärkste Brise nicht für Vortrieb. Der Autor Thomas Schröder ist Leiter des Amtes für Einwohnerwesen der Stadt Düsseldorf und Sprecher des Arbeitskreises Bürger- und Meldeämter des Deutschen Städtetages. Erster nach ISO zertifizierter Serviceprovider für Kreise, Städte und Gemeinden bundesweit. krz FORUM: Kommunale IT digital von A bis Z" 6. OKT krz Am Lindenhaus Lemgo Tel. +49 (0) 5261/252-0

16 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE Quantensprung für die Verwaltung Reform des Personenstandsrechts Für das Standesamt bedeutet das elektronische Personenstandsregister den Wechsel von der Buchwelt in die elektronische Welt. Jetzt könnte die Landesebene folgen. Zu deuteln gibt es nichts mehr: Die Umstellung von papiergebundenen Personenstandsbüchern auf elektronische Personenstandsregister ist gesetzlich vorgeschrieben und somit obligatorisch. Allerdings: Eine vollständige Nutzung der Rationalisierungseffekte des neuen Personenstandsrechts wird erst bei Umstellung auf eine elektronische Registerführung erreicht werden können. Im Rahmen der weiterhin Papier gebundenen Übergangsbeurkundung führt das neue Recht in einigen Fällen sogar zu einem höheren Aufwand gegenüber dem früheren. Aus diesem Grund sollten Standesämter erforderliche Umstellungen sobald wie möglich durchführen. Für eine Beschleunigung der Prozesse sowie die Verringerung von Übertragungsfehlern sorgt zudem XPersonenstand. Mit der schrittweise bereits erfolgten und in 2010 abgeschlossenen Entwicklung des neuen Datenaustauschformats ist jetzt ein sicherer Standard für die elektronische Abwicklung des Mitteilungsverkehrs im Personenstandswesen gegeben. Für das Standesamt bedeutet das neue Recht einen Quantensprung von der Buchwelt in die elektronische Welt. Die zuständigen Verbände, wie Vitako, Fachverbände der Standesbeamten, Bundesverband der Deutschen Standesbeamtinnen und Standesbeamten, Städtetag, Städte- und Gemeindebund etc. bekommen hier eine besondere Bedeutung, die Einführung und Umsetzung des neuen Rechts und der neuen Technik zu unterstützen. Fachverfahren und Registerverfahren sind dabei zwei unterschiedliche Komponenten, die beide im Zusammenspiel erst eine rechtsgültige Beurkundung ermöglichen. Eindeutige Identitäten Der Standesbeamte muss für die Beurkundung ins Register eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden, die die persönliche elektronische Unterschrift darstellt. Als Infrastruktur werden dazu Signaturkarten und geräte benötigt, die rechtzeitig und regelmäßig zu beschaffen sind, da die elektronische Signatur auf dieser Karte nur begrenzt lange gültig ist. Für die elektronische Unterschrift ist das Zertifikat eines Zertifizierungsanbieters nötig. Dieses Zertifikat enthält den öffentlichen Schlüssel, der zum Verifizieren der Signatur erforderlich ist. Der Zertifizierungsanbieter bürgt für die Identität des Unterzeichnenden. Signaturkarten können neben dem Fristablauf zudem durch wiederholte Fehleingabe des persönlichen PIN-Codes ungültig 16

17 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE werden oder technische Defekte haben. Ohne gültige Signaturkarte kann ein Standesbeamter zwar den Vorgangsfall im Fachverfahren speichern, ihn aber nicht in das Register beurkunden. Da die persönliche Signaturkarte vom Arbeitgeber beschafft wird, sollte sie ausschließlich für den dienstlichen Gebrauch benutzt werden. Darüber hinaus sind entsprechende Organisationsabläufe für den Fall festzulegen, dass eine Karte ungültig oder zerstört wurde. Wenn alle mitmachen Das neue Personenstandsrecht ist sehr stark auf die elektronische Registerführung ausgerichtet und kann seine rationalisierende Wirkung unter anderem erst entfalten, wenn ein elektronisches Personenstandsregister bei allen Standesämtern eingerichtet ist. Vor diesem Hintergrund sollten die betroffenen Kommunen möglichst frühzeitig die Einführung der elektronischen Personenstandsregisterführung vornehmen. Diese Umstellung ist eng verbunden mit der Benutzung von einschlägigen Personenstandsfachverfahren. Der Erwerb solcher Fachverfahren ersetzt allerdings keineswegs die Einrichtung und den Betrieb eines elektronischen Personenstandsregisters entsprechend den Vorschriften der Paragraphen 9 bis 14 der Personenstandsverordnung. Durch die Einführung der elektronischen Personenstandsregisterführung sowie des elektronischen Datenaustausches über den Datenaustauschstandard XPersonenstand erhält das Fachverfahren eine erheblich größere Bedeutung. Das Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten muss sichergestellt sein etwa die Anbindung an das DVDV und an ein Trust-Center. Daher sollten die Verantwortlichen in den Kommunen von einer individuellen, dezentralen Installation absehen und die Verfahren in die zentrale Verantwortung eines dafür entsprechend aufgestellten IT-Dienstleisters stellen. Über eine Anwendungsdienstleistung kann die Anwendung an zentraler Stelle über ein Netz dezentral genutzt werden. Wartung und Pflege der Anwendung erfolgen zentral. Analog zum Datenaustauschstandard XMeld im Meldewesen werden einheitlich jeweils zum 1. Januar und 1. Novemver eines jeden Jahres neue Versionen von XPersonenstand wirksam. Damit sind verpflichtend, genau zu diesen Terminen die neuen Versionen der Fachverfahren einzusetzen. Die Standardisierung der Schnittstelle vom Fachverfahren zum Registerverfahren befindet sich zur Zeit in Vorbereitung. Auf höhere Ebene? Gemäß Paragraph 74 Abs. 1 des Personenstandsgesetzes (PStG) werden die Bundesländer ermächtigt, durch Rechtsverordnung ein zentrales elektronisches Personenstandsregister einzurichten und nähere Bestimmungen zu dessen Führung zu treffen. Einzelne Bundesländer beabsichtigen dies zu tun, andere nicht. In einer Machbarkeitsstudie wurden Modelle der elektronischen Registerführung mit unterschiedlichem Zentralisierungsgrad beschrieben, bezüglich ihrer grundsätzlichen Umsetzbarkeit geprüft und im Blick auf Kosten und Qualität miteinander verglichen. Basierend auf dieser Machbarkeitsstudie wurde ein Musterfachkonzept als Basis für die Ausschreibung eines zentralen elektronischen Personenstandsregisters erstellt. Es beinhaltet als wesentliche Bestandteile die fachlich-organisatorische Beschreibung des Registerverfahrens sowie die Systemarchitektur. Zurzeit gibt es keine gesetzliche Vorgabe zur Nacherfassung. Sie kann anlassbezogen oder strukturiert, das bedeutet: im Kalender rückwärtsschreitend für jedes Register, erfolgen. Dabei ist noch nicht geregelt, wie Nacherfassungen aus historischen oder verwalteten Standesämtern, im Bereich der Geburten über einen Zeitraum von 110 Jahren nachzuerfassen sind. Bestandteil der Registereintragsnummer in den elektronischen Registern ist nach neuem Recht auch die Standesamtsnummer, die durch das zuständige Statistische Landesamt an das Standesamt vergeben wird. Für historische oder verwaltete Standesämter existieren zumeist keine eindeutigen Nummern, da in der Vergangenheit, beispielsweise nach Auflösung oder Zusammenlegung von Standesämtern, deren Nummern weitergegeben wurden. Diesen Standesämtern müssten gegebenenfalls neue Standesamtsnummern zugeordnet werden. Eine Vorgabe zur Nacherfassung auch zur Nutzung von Nummern für historische, nicht mehr existierende Standesämter wird als Ergebnis der Evaluierung der Rechtsnormen erwartet. Adalbert Marienfeld ist Mitarbeiter des Dortmunder Systemhauses der Stadt Dortmund. Zu seinen Aufgaben gehört unter anderem die Koordination des Betriebes für XPersonenstand. 17

18 \ E-GOVERNMENT GROSSPROJEKTE Blick ins Land Die Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg der Behördennummer 115 fällt außerhalb der Ballungsgebiete. Hier muss sich zeigen, ob sich der Universaldienst auch mit knappen Ressourcen aufrechterhalten und verbreiten lässt. Berlin, Hamburg, Rhein- Ruhr, Köln oder Frankfurt/Main diese Modell regionen des Projekts D115 zeichnen sich durch hohe Bevölkerungsdichte und entsprechend gute vorhandene verwaltungstechnische Infrastruktur aus. Für einen bundesweiten Erfolg der 115 aber entscheidend wird letztendlich die Umsetzbarkeit in der Fläche und in den ländlichen Gebieten sein. Hier ist das Modell des Bodenseekreises interessant. Mit etwa Einwohnern liegt der Kreis fern ab der großen Ballungszentren. Im Zuge des Projektes T-City zwischen der Stadt Friedrichshafen und der Deutschen Telekom entschieden sich der Bodenseekreis und zunächst acht Kreisgemeinden ab Dezember 2009 für eine Teilnahme. Hier wurde von Anfang an auf ein hohes Maß an Freiwilligkeit und Kooperation mit den Kreisgemeinden gesetzt. Übertroffene Erwartung Lokale Besonderheiten galt es ebenso zu berücksichtigen wie die Problematik, notwendige technische Anforderungen trotz knapper Kassen zu erfüllen. In diesem Zusammenhang ist die parteiübergreifende Entscheidung des Kreistages des Bodenseekreises zur Einführung der 115 hoch zu bewerten. Zudem galt die Zusage an alle teilnehmenden Städte und Gemeinden, dass während der zweijährigen Aufbau- und Erprobungsphase keine Teilnahmekosten entstehen. Unter Vermittlung der Deutschen Telekom konnte so zeit- nah die nötige Technik aufgebaut werden und für die Probephase Personal der Telekom gewonnen werden. Gemeinsam mit der Stadt Friedrichshafen ist auf diese Weise im Landratsamt des Bodenseekreises ein kleines Bürgerservicecenter mit sieben Arbeitsplätzen entstanden, das neben der 115 gemeinsam die Telefonzentralen von Stadtverwaltung und Landratsamt abbildet. Monatlich werden hier bis zu Anrufe bewältigt, davon 550 bereits unter der 115. Eine wichtige Zielsetzung ist eine fallabschließende Bearbeitung um eventuelle Folgeanrufe im Vorfeld zu vermeiden. Hier haben sich die D115 Verbundteilnehmer auf ein Serviceversprechen geeinigt. Ziel ist eine Fallabschlussquote von mehr als 55 Prozent, die bundesweit mit 79 Prozent, beim Bodenseekreis mit zuletzt 65 Prozent deutlich überschnitten werden konnte. Synergieeffekte schaffen Die Daten werden via Web- Portal von den teilnehmenden Städten und Gemeinden selbst gepflegt, regelmäßig der Datenbank des 115-Projekts übergeben und stehen von dort bundesweit allen Teilnehmern aber auch den teilnehmenden Kreisgemeinden selbst zur Verfügung. Weiteres Ziel ist es, durch eine zusätzliche Verbindung zum badenwürttembergischen Landesportal service-bw weitere Synergieeffekte zu schaffen. Die kontinuierlich steigende Anruferzahl und der Zuspruch seitens der Anrufer belegen die Nachfrage nach einer einheitlichen Behördenrufnummer. Die vorgesehene Absenkung der Tarife seitens der Projektgruppe und die stetige Zunahme der teilnehmenden Städte und Landkreise an der 115 werden der einheitlichen Behördenrufnummer zusätzlichen Schwung verleihen. Entscheidend für den Erfolg wird die Durchsetzbarkeit bei den Entscheidungsträgern sein. Die interkommunale Zusammenarbeit wird damit deutlich an Gewicht gewinnen nicht jede Kommune muss selbst das Thema Servicecenter aufgreifen. Von Bedeutung ist auch, dass die technischen Rahmenbedingungen einen Einstieg ohne hohe Investitionen ermöglichen. Hier sollten sich im Verlauf der weiteren Verbreitung Lösungen herauskristallisieren, die schnell und dezentral für den Einsatz in der Fläche verfügbar sind. Ein Anruf bei der 115 kostet derzeit 7 Ct je Minute aus dem Festnetz der Deutschen Telekom. Anrufe aus anderen Netzen können davon preislich abweichen. Peter Sauter ist Leiter des Hauptamtes/Projektleiter 115 beim Landratsamt Bodenseekreis. 18

19 \ VITAKO AKTUELL \ REGIONAL \ INFOKOM Gütersloh Der virtuelle Rechnungsweg Wo sind die Rechnungen? INHALT I Dokumentenmanagement Feste Abläufe in der Belegverarbeitung II Business Intelligence Daten systematisch analysieren IV DOI-Netzwerk Mehr Sicherheit beim Datenverkehr IMPRESSUM INFOKOM Gütersloh AöR Carl-Bertelsmann-Straße Gütersloh Tel V.i.S.d.P.: Günter Herrmann Redaktion: Astrid Bleischwitz Bildnachweise: Alle INFOKOM Autoren dieser Ausgabe: Astrid Bleischwitz Heinz-Dieter Stickling Margitta Tasch Klaus Tiesbohnenkamp Die Anzahl der Eingangsrechnungen nimmt stetig zu: Über 20 pro Tag in kleinen Kommunen, in größeren sind es über 100. Wer könnte von sich behaupten alles strukturiert abzuheften und jederzeit wieder zu finden? Wer weiß, wo sich jede Rechnung gerade zur Bearbeitung befindet? Wie viel bezahlte Arbeitszeit wird gesucht und wie hoch ist der Skontoverlust pro Jahr? Wer sagt der Stadtkasse, welche Kassenmittel in den nächsten Tagen benötigt werden? Ein Selbstversuch: Für die Verwaltungen im Kreis Gütersloh war diesmal die INFOKOM Trendsetter. Wir wollten unsere überschaubare Rechnungsmenge mit einem Dokumentenmanagement archivieren, feste Abläufe in der Belegverarbeitung erstellen als Erfahrungssammlung für alle Verwaltungen beziehungsweise Kunden. Wichtige Ergänzung für verschiedene DMS-Angebote ist die Anbindung an das Finanzverfahren INFOMA newsystem kommunal. Laufereien und Ordnersuche zum Auffinden der Rechnungen, Suche nach Adressen für die Buchhaltung und Fehler bei der Datenzuordnung sollen endgültig der Vergangenheit angehören. Die vorhandenen Daten müssen nicht mehr abgetippt werden. Es geht deutlich schneller. Zunächst ist Folgendes zu tun: 1. In der Posteingangsstelle werden die eingehenden Rechnungen eingescannt. 2. Durch die Klassifizierungssoftware d.classify von der d.velop AG werden nun aus der eingescannten Rechnung die notwendigen Informationen wie Lieferantenname und nummer, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag automatisch ausgefüllt. Kathrin Jost, Buchhalterin der INFOKOM Gütersloh braucht nur noch wenige Eingaben ergänzen. 3. Nach Auswahl des gewünschten Laufweges wird dann in einer - Kette die Rechnung in digitaler Form an alle Beteiligten weitergeleitet und von ihnen bearbeitet. 4. Nach Freigabe des Vorstandes wird die Rechnung digital im Finanzprogramm INFOMA verbucht. Sollte es beim Buchen Abweichungen geben, wird ebenfalls der Vorstand benachrichtigt. Es wird zu jedem Laufweg innerhalb des Systems ein Protokoll erstellt. Vom Projektstart bis zum tatsächlichen Einsatz des Rechnungseingangsbuches vergingen einige Wochen. Seitdem arbeiten etwa fünfzehn Mitarbeiter einschließlich Vorstand mit der Dokumentenmanagementlösung Rechnungseingangsbuch. Der Selbstversuch wurde erfolgreich abgeschlossen, sodass den angeschlossenen Städten und Gemeinden das neue Tool vorgestellt werden konnte. Aus dem Kreis Gütersloh nutzen bereits die Städte Gütersloh, Rheda-Wiedenbrück und Steinhagen die DMS-Angebote zur Kassenbelegarchivierung und zur Führung eines digitalen Steuern- und Abgabenarchivs. Die nächsten Interessenten sind bereits im Gespräch. Astrid Bleischwitz, Heinz-Dieter Stickling I

20 \ VITAKO AKTUELL \ REGIONAL \ INFOKOM Gütersloh Alle brauchen Zahlen gibt es eine Lösung? INFOMA Business Intelligence Ich möchte ein Berichtssystem, das mir auf Knopfdruck meine aktuellen Zahlen zeigt. So oder ähnlich denkt jeder Budgetverantwortliche und erst recht sein Chef, Kämmerer oder Bürgermeister! Alle wollen Zahlen. Die sind ja vorhanden in unterschiedlichen Berichten eines Systems, in jedem System für sich aber nie so, wie man sie gerade benötigt. Mit viel Personaleinsatz werden die Zahlen aus den unterschiedlichsten Quellen und Berichten zusammensortiert, um aussagekräftige Informationen zu generieren. Wurde mit viel Mühe der Istzustand erhoben, schließen sich gleich die nächsten Fragen an: Und wie sieht die Entwicklung aus? Wie soll ich planen? Wo muss, beziehungsweise wo kann ich überhaupt steuern? KOMCOM 2010: Infoma präsentiert BI-Tool Die Frage nach einem System zur Verwaltungssteuerung beschäftigt die Verwaltungen seit Jahren. Steuerung findet auf verschiedenen Ebenen statt von den allgemeinen, verdichteten Führungsinformationen zum Beispiel der Art und Möglichkeit der Finanzierung oder der Überwachung der Eigenkapitalquote, zu den Betrachtungen auf Produktebene oder gar einzelnen Themen wie dem Forderungsmanagement und dem Liquiditätsmanagement. Die Firma Infoma stellte auf der KOMCOM 2010 ein neues Produkt aus der Reihe newsystem kommunal vor: Analyse- und Steuerungssystem. International werden solche Systeme als Business- Intelligence-Lösung bezeichnet, kurz BI. BI steht für systematische Datenanalyse Das newsystem kommunal Analyse- und Steuerungssystem ist laut Infoma ein Verfahren zur systematischen Analyse von Daten (Sammlung, Auswertung und Darstellung). Aus verschiedenen Quellen werden nur die wichtigsten und notwendigen Daten für die Steuerung in einem System zusammengeführt und aufbereitet. Am Beispiel der Finanzdaten aus INFOMA newsystem kommunal bedeutet das: die Übernahme wichtiger Daten für weiterführende Informationen außerhalb der Arbeitszeit, die Anreicherung der Daten um Zusatzinformationen und Klassifizierungen (zum Beispiel Altersklassen von offenen Forderungen in vorgegebenen Abstufungen) aus weiteren Quellen (beispielsweise EXCEL), die Umsetzung der Daten in den Kontext vorgefertigter Frage- und Analysesichten, die Summenbildung aus unterschiedlichen Sichten (zum Beispiel Kostenstelle in Bezug auf Kostenträger, oder Kostenträger in Bezug auf Kostenstellen und viele mehr ), das schnelle Verbinden unterschiedlicher Sichten für die Beantwortung neuer Fragestellungen, die schnelle Darstellung verdichteter Zahlen für Entscheidungsträger, frühzeitige Warnfunktionen für die Überschreitungen zu überwachender Werte (Budgets), das Abtauchen aus den Summenbildungen in die Einzelposten zur vertiefenden Analyse bis hin zum integrierten Postenverweis in die Buchhaltung von newsystem kommunal, eine aussagekräftige, optisch ansprechende Darstellung in Tabellenform, Diagrammen oder Ähnlichem, das Vorhandensein von Standard-Exportfunktionen für eine sofortige Verwendung der Auswertungen und Bilder, Verteilfunktionen für eine zeitgesteuerte, automatisierte Weitergabe vorhandener und selbst entwickelter Berichte an definierte Informationsempfänger, Hochrechnungen auf Grundlage der Daten und Entwicklungen vergangener Jahre mit Einflussmöglichkeiten bei absehbaren Abweichungen (z.b. Personalkostenentwicklung durch Tariferhöhungen), die Vorhaltung vorgefertigter Kennzahlen zur Auswahl und sofortigen Benutzung (aus dem NKF-Kennzahlenset und aus unterschiedlichsten Praxisanforderungen), der Möglichkeit der Bildung eigener Kennzahlen. Kurz: Die Vorgehensweise bringt Geschwindigkeitsvorteile in der Auswertung in einem aktuellen Datenbestand. Durch die vorgefertigten, zur Verfügung stehenden Möglichkeiten ist das System bereits im Standard gebrauchsfähig und liefert Orientierung und Anregungen für individuelle Anpassungen. II

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