Auswertung der Arbeit der Vergabestelle im Jahr 2015 (Zeitraum Januar bis Dezember 2015)

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1 Zentrale Vergabestelle März 216 Auswertung der Arbeit der Vergabestelle im Jahr 215 (Zeitraum Januar bis Dezember 215) Leistungen der Vergabestelle Die Vergabestelle garantiert eine sichere, zuverlässige und vergaberechtskonforme Durchführung der Ausschreibungsverfahren und stellte eine effiziente Durchführung der Beschaffungsprozesse mittels der e-vergabe sicher. Als Garant für Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Integrität sichert die Vergabestelle durch die regelmäßige Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen der Verwaltungsakademie und Workshop-Verfahren ihre Rolle als Kompetenzteam für Vergaberecht. Aufgrund der angespannten Haushaltslage ist es nur möglich, kostenfreie Angebote wahrzu-, nehmen, wie z.b. an diversen Fachforen (z.b. Info-Veranstaltungen der Berliner Innungen und der Messe "Moderner Staat"). Seit der Gründung der Regionalgruppe Berlin/Brandenburg des Deutschen Vergabenetzwerkes im Mai 212 ist die Vergabestelle Mitte dort aktives Mitglied. Das DVNW bildet eine exklusive Plattform zur Information, zum Wissensaustausch und Diskurs zwischen allen am öffentlichen Markt beteiligten Kräften. Zentrales Thema ist dabei das Vergaberecht, aber auch grundsätzliche Public Sector Themen wie E-Government, Nachhaltigkeit und Sicherheit. Durch die Teilnahme am zweiten Deutschen Vergabetag, der mit einer Vielzahl an Vorträgen zur Umsetzung des Vergaberechts, themenbezogenen Diskussionsforen und Workshops unter Beteiligung herausragender Vergaberechtsexperten durchgeführt wurde, konnten weitere wichtige Informationen, insbesondere zur Umsetzung der EU-Richtlinien und Vergaberechtsreform 216 gewonnen werden. Im April 216 tritt das neue Vergaberecht in Kraft. Mit dieser Reform wird es grundlegende Änderungen geben, die es künftig zu berücksichtigen gilt, um weiterhin vergaberechtskonform zu handeln. So wird u.a. das offene oder nicht offene Verfahren nach Wahl möglich sein, Teile der VOL/A und VOF werden entfallen und es wird wesentliche Änderungen der Anforderungen an die Eignungsprüfung geben. Dieses wird Auswirkungen auf die Praxis und tägliche Arbeit in der Vergabestelle haben. Gemäß dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz ist in den Vergabeverfahren darauf hinzuwirken, dass keine Waren Gegenstand der Leistung sind, die unter Missachtung der in den ILO-Kernarbeitsnormen festgelegten Mindeststandards gewonnen oder hergestellt sind. Im Jahre 215 waren die entsprechenden Vorgaben in 24,8 % der Ausschreibungen zu beachten. Ebenfalls im Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz verankert ist die Frauenförderung. Bei 27,4 % der durchgeführten Vergabeverfahren waren die dazugehörigen Vorschriften anzuwenden. Zur stichprobenartigen Kontrolle sind die Bezirke bei 5% der jährlichen Auftragsvergaben verpflichtet. Die Kontrollen wurden fristgerecht durchgeführt.

2 Beratungen durch die Vergabestelle (Produkt Zeta) Da die Beratung zu vergaberechtlichen Themen einen großen Teil der Arbeitszeit einnimmt, wurde bereits im September 26 per BA-Beschluß Nr. 42 vom ein Dummy-Produkt für die gesonderte Erfassung von Beratungsleistungen eingeführt und bringt damit mehr Transparenz in die Aufgaben und entsprechenden Kosten der Vergabestelle. Beratungsleistungen (Zeta) (in Stunden) Beratungsstunden U.a. bedingt durch die Herausgabe der neuen ABau 213 und den damit verbundenen verschiedenen Vordrucksätzen ist der Beratungsbedarf sehr hoch. Die Informationsveranstaltungen der Senatsverwaltung wurden durch die Fachbereiche leider nicht angenommen. Mit dem Inkrafttreten der ABau 213 wurden alle Vordrucke geändert und neu strukturiert. Die neuen Vordrucke sind jetzt in die Bereiche Hochbau, Tiefbau sowie Garten- und Landschaftsbau gegliedert. Diese detaillierten Vordrucksätze erforderten einen erhöhten Beratungsbedarf. Auf Wunsch eines Fachbereiches führte die Vergabestelle eine Einführung in einen besonders umfangreichen Vordruck im Rahmen einer Informationsveranstaltung durch. Stückkosten je Beratungsstunde (in Euro) ,72 42,62 56,29 61,48 55,1 48,8 48,73 47,99 51, StkK

3 Ausschreibungsarten Bei Betrachtung der verschiedenen Ausschreibungsarten ist festzustellen, dass 215 mehr als die Hälfte der Ausschreibungen offen/öffentlich erfolgte. Nach wie vor gilt der Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung. Aufteilung nach Arten der Ausschreibungen beschränkte Ausschreibungen 41% Offene Verfahren 17% öffentliche Ausschreibungen 42% EU-weit wurden u.a. der Dienstpostaustausch, die Parkraumbewirtschaftung sowie Pförtner- und Empfangsdienste des BA Mitte sowie diverse Reinigungsdienstleistungen ausgeschrieben. Ein großes Projekt in diesem Jahr sollte die EU-weite Ausschreibung des Um- und Ausbaus (Neubau) der Charlotte-Pfeffer-Schule (CPS) werden. Bereits im Januar wurde im Amtsblatt der Europäischen Union eine erste Vorinformation veröffentlicht. Danach wurde durch die Vergabestelle das weitere Vorgehen geplant. Eine Schließzeit der Vergabestelle wurde wegen der Komplexität des Vergabeverfahrens im BA beantragt, begründet und genehmigt. Jedoch erfolgten die Umsetzungen der vereinbarten Abläufe seitens des Fachbereiches nur sehr zögerlich und nicht termingerecht. Während der gesamten Schließzeit konnte das Vergabeverfahren für diese Baumaßnahme aus diesen Gründen nicht begonnen werden. Dies spiegelt sich auch in der Steigerung der Produktkosten der Vergabestelle wieder, da Ausschreibungen anderer Abteilungen nicht angenommen werden konnten und abrechenbare Verfahren (durchgeführte Submissionen) nicht durchgeführt werden. Rahmenverträge Im Jahr 215 wurden 2 Rahmenverträge ausgeschrieben.

4 Aufgehobene Ausschreibungen Im Auswertungszeitraum mussten 1 Ausschreibungen aufgehoben werden. Die Gründe waren: 6 x gingen KEINE Angebote ein 3 x gab es kein Angebot, welches den Anforderungen entsprach 1 x hatte die Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis VOL-Ausschreibungen Für die Vielzahl der Ausschreibungen nach der VOL gibt es noch keine medienbruchfreie Vergabeplattform. Hinzu kommt, dass hier der Beratungsbedarf der Fachbereiche sehr hoch ist, da einige Auschreibungen nur selten durchgeführt werden müssen. Die Unterstützung durch die Vergabestelle ist umfangreich und zeitintensiv. Oft ist dabei nicht nur der vergaberechtliche Aspekt gefragt, sondern auch die Einarbeitung in die Fachthematik. Da eine Bedarfsdeckung über das Landesverwaltungsamt nicht mehr im gewohnten Umfang möglich ist, ergeben sich für die ZVS weitere Herausforderungen im Hinblick auf die Quantität und Qualität der Ausschreibungen. Ein herausragendes Beispiel ist die Beratung zur Beschaffung von E-Fahrzeugen für das SGA und Ordnungsamt. Basierend auf dem Jahr 27 (= 1%) belegt die steigende Anzahl von VOL-Ausschreibungen dies: Entwicklung VOL-Ausschreibungen (in %) Prozent Jahr Im Jahre 215 kamen 15,4 % der Anzahl der Ausschreibungen aus dem VOL-Bereich.

5 Entwicklung Stückkosten des Produkts der Vergabestelle ( 624 /79976) 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1,, Entwicklung der Stückkosten (in Euro) StkK Median Hier zeigt sich deutlich die Auswirkung der Möglichkeit auf das 27 eingeführte (Dummy-)produkt Zeta (Beratungsleistungen) buchen zu können. Entwicklung der Gesamtzahl der durchgeführten Ausschreibungen/Submissionen/Eröffnungen (Produkt 624 /79976) 8 Entwicklung Gesamtzahl durchgeführter Ausschreibungen (in Stück) Datenstand: 1) bis

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