LEITFADEN. Die bunte Welt von Google und die nicht minder bunten Alternativen. Wie Unternehmen Google nutzen können und welche Alternativen es gibt

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1 LEITFADEN Die bunte Welt von Google und die nicht minder bunten Alternativen Wie Unternehmen Google nutzen können und welche Alternativen es gibt

2 Impressum Die bunte Welt von Google und die nicht minder bunten Alternativen ISBN Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt und alle Rechte daran sind vorbehalten. Verwertungen des Werkes oder von Teilen daraus sind ausschließlich nach Genehmigung unter Angabe der Quelle Die bunte Welt von Google und die nicht minder bunten Alternativen (ebusiness-lotse Ostbayern, ebusiness-lotse Metropolregion Bremen-Oldenburg) zulässig. Bitte beachten Sie auch die Hinweise in der Haftungserklärung. Herausgeber: ebusiness-lotse Ostbayern c / o ibi research an der Universität Regensburg GmbH Galgenbergstraße Regensburg Telefon: Telefax: Web: Text und Redaktion: Sabine Pur, ebusiness-lotse Ostbayern Nicola Illing, ebusiness-lotse Metropolregion Bremen-Oldenburg Gestaltung und Produktion: ebusiness-lotse Ostbayern Bildnachweis: alphaspirit/istockphoto.com (Titelseite) sp4764/fotolia.com (Seite 3) TrudiDesign/fotolia.com (Seite 4) MacXever/istockphoto.com (Seite 6) IckeT/fotolia.com (Seite 8) scanrail/istockphoto.com (Seite 13) SilverV/istockphoto.com (Seite 21 Franck Boston/fotolia.com (Seite 25) Stand Dezember 2014 Haftungserklärung Das Werk mit seinen Inhalten wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und gibt den zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellen Stand wieder. Dennoch kann für seine Vollständigkeit und Richtigkeit keine Haftung übernommen werden. Die Informationen Dritter, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Werk enthaltenen Internet-Links und sonstigen Quellenangaben zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss von ibi research. ibi research unterstützt nicht die Nutzung von Internet-Seiten Dritter und Quellen Dritter und gibt keinerlei Gewährleistungen oder Zusagen über Internet-Seiten Dritter oder Quellen Dritter ab. Die Angaben zu den in diesem Werk genannten Anbietern und deren Lösungen beruhen auf Informationen aus öffentlichen Quellen oder von den Anbietern selbst. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Warenbezeichnungen, Handelsnamen und dergleichen in diesem Werk enthaltenen Namen berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen und Marken im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann genutzt werden dürften. Vielmehr handelt es sich häufig um gesetzlich geschützte, eingetragene Warenzeichen, auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind. Bei der Schreibweise hat sich ibi research bemüht, sich nach den Schreibweisen der Hersteller zu richten. Trotz der Vielzahl an Informationen sowie aufgrund einer dem ständigen Wandel unterzogenen Sach- und Rechtslage kann das Werk jedoch keine auf den konkreten Einzelfall bezogene Beratung durch jeweilige fachlich qualifizierte Stellen ersetzen. ibi research empfiehlt deshalb grundsätzlich bei Fragen zu Rechts- und Steuerthemen und rechtsverwandten Aspekten, sich an einen Anwalt oder an eine andere qualifizierte Beratungsstelle zu wenden. Bei Anregungen, Kritik oder Wünschen zu diesem Werk würden wir uns sehr über Ihre Rückmeldung freuen. Schreiben Sie uns eine an 2

3 Vorwort Googeln ist mittlerweile ein fester Begriff im deutschen Sprachgebrauch. Sowohl Privatleute als auch Unternehmen googeln Produkte, Dienstleistungen, Fremdworte, politische Zusammenhänge, Weiterbildungsangebote und vieles mehr. Mit einem Marktanteil von rund 95 % in 2013 dominiert Google den deutschen Suchmaschinenmarkt 1. Der kalifornische Internetriese bietet neben der klassischen Suche auch das Schalten von Anzeigen auf der Ergebnisseite von Suchanfragen, ein Analysetool zur Messung des Internetauftrittes, eine Navigationslösung, Übersetzungsmöglichkeiten für Texte, Lösungen für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und Tabellen, ein -Programm, eine Online-Kalender-Funktion und vieles mehr. Somit kann ein Unternehmen Google nicht nur als strategisches Marketing-Werkzeug nutzen, sondern auch für die Organisation des Geschäftsalltags innerhalb des eigenen Unternehmens. All dies ist aber auch mit alternativen Lösungen möglich, die man daher nicht außer Acht lassen sollte. Diese Broschüre soll Unternehmen zum einen aufzeigen, wie sie sich mithilfe von Google im Internet präsentieren und wie sie ihre Unternehmenskommunikation unter Zuhilfenahme von Google-Lösungen unterstützen können. Zum anderen soll sie aber auch darstellen, welche Alternativen man jeweils wählen kann. Die hierbei aufgeführten Lösungen sind exemplarisch und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie werden in vier Bereichen präsentiert: Zuerst wird kurz die Funktionsweise der Suchmaschine zusammen mit Maßnahmen des Suchmaschinenmarketings erläutert. Neben der Google-Suchmaschine werden interessante Alternativen präsentiert. Danach folgen Ausführungen zu den Lösungen aus dem Social Web: Die Google-Dienste Google Maps, Google+, Google+ Local und YouTube und deren Relevanz in Bezug auf die Webpräsenz von Unternehmen werden dargestellt. Auch dazu wird eine Reihe gängiger Alternativen aufgezeigt. Anschließend wird darauf eingegangen, wie Unternehmen ihre Kommunikationsstruktur unter Zuhilfenahme von Google-Lösungen optimieren können. Dabei werden insbesondere die Services Gmail, Google+ Hangouts, Google Calendar und Google Drive vorgestellt. Zudem wird auch auf spezielle Unternehmensanforderungen mit Google Apps for Business und Google My Business eingegangen. Wiederum werden wichtige verfügbare Alternativen erläutert. Als letztes werden Steuerungs-, Controllingund Analyse-Werkzeuge von Google (Google Dashboard und Google Analytics) angeführt und marktgängigen Alternativen gegenübergestellt. Das abschließende Praxisbeispiel zeigt darauf aufbauend Google-Tools im praktischen Einsatz. All das ist natürlich auch ohne Google anhand der vorgestellten Alternativen realisierbar. 1 (abgerufen am ) 3

4 Inhaltsverzeichnis Vorwort 3 1. Was macht Google, womit verdient es sein Geld und welche Bedenken gibt es? 5 2. Aufmerksamkeit im Internet erzielen: Die Suchmaschine als Herz Die Suchmaschine Google Wie funktioniert die Indizierung? Wie wird man gefunden? Alternativen zu Google 7 3. Aufmerksamkeit verstärken: Das Umfeld von Social Media & Co Kartendienste Google Maps Alternativen zu Google Maps Soziale Netzwerke Google Alternativen zu Google Online-Branchenbücher Google+ Local Alternativen zu Google+ Local Videoportale YouTube Alternativen zu YouTube Instant-Messenger Google+ Hangouts Alternativen zu Google+ Hangouts Kalender-Dienste Google Calendar Alternativen zu Google Calendar Cloud-Dienste und Online-Kollaboration Google Drive Alternativen zu Google Drive Google für Unternehmensanforderungen Google Apps for Business Google My Business Den Überblick behalten und die Erfolge messen Datenübersicht der Anwendungen Google Dashboard Alternativen zu Google Dashboard Beobachtung und Analyse von Webseiten Google Analytics Alternativen zu Google Analytics Praxisbeispiel 23 Fazit Die (Unternehmens-)Kommunikation optimieren Dienste Gmail Alternativen zu Gmail 15 4

5 1. Was macht Google, womit verdient Google sein Geld und welche Bedenken gibt es? Der Begriff Google leitet sich vom mathematischen Fachbegriff Googol ab, der für eine 1 gefolgt von 100 Nullen steht. Es spiegelt den Willen, möglichst viele Internetseiten zu indizieren, und das Ziel der Gründenden, die Informationen der Welt zu organisieren und allgemein zugänglich und nützlich zu machen 2, wider als Google Inc. gegründet, folgte 2004 der Börsengang des Internetdienstleisters. Herzstück des Unternehmens ist die Suchmaschine Google. Durch stetige Optimierung des Algorithmus soll die Qualität der Suchergebnisse erhöht werden. Die reine Suchmaschine zeichnet sich durch eine werbefreie Startmaske aus. Doch sobald ein Suchbegriff eingegeben wird, erscheinen außer den Suchergebnissen auch bezahlte Anzeigen, so genannte Google AdWords. Hier wird pro Klick potentieller Kaufinteressenten abgerechnet. In 2013 erzielte Google einen Umsatz von knapp 60 Milliarden US-Dollar über 50 Milliarden davon wurden über Werbung in die Kassen gespült. 3 Mit dem 2005 erworbenen Betriebssystem Android stieg Google auch in den mobilen Markt ein und ist dort seitdem stetig gewachsen. Beispielsweise lief bereits im ersten Quartal 2014 auf drei von vier in Deutschland verkauften Smartphones Android als Betriebssystem. 4 Aber Google stellt sich noch deutlich breiter auf: Das Unternehmen investiert in Endgeräte wie Google Glass oder in Sensoren für die Hausgerätesteuerung, in fahrerlose Autos und militärische Roboter sowie in erneuerbare Energien. 5 Die bunte Welt von Google ruft allerdings auch vielfach Kritik hervor. Diese basiert auf der Feststellung, dass nicht der Endanwender, sondern der Werbetreibende der zahlende Kunde von Google ist. Der Endanwender ist also lediglich das Mittel zum Zweck, das nützliche Objekt zum Generieren von Geschäft. Dies hat verschiedene Konsequenzen, die hier grob skizziert werden sollen. Schon die Suchmaschine sammelt eine Vielzahl von Daten der Anfragenden. Sucht man nach einem bestimmten Begriff, werden die Suchanfragen 18 Monate gespeichert. Daneben werden das verwendete Betriebssystem, Datum und Uhrzeit und auch die einmalige IP-Adresse des verwendeten Rechners für neun Monate archiviert. 6 Somit verschafft sich der Internetdienstleister ein umfassendes Bild von den Suchgewohnheiten und Teilen des Lebensumfeldes. Mit den gesammelten Daten stellt Google bei der nächsten Suche ein individuell angepasstes Ergebnis zur Verfügung. Dies ist einerseits eine zeitsparende Möglichkeit der Online-Recherche. Andererseits führt es zu einer möglicherweise unerkannten und/oder ungewünschten Filterung und Einengung der Wirklichkeit, die man eigentlich zu betrachten glaubt. Bislang gilt der Grundsatz Das Internet vergisst nie ; was einmal im Netz war, bleibt meist auch dort. Dadurch bilden sich virtuelle Vergangenheiten, die manche Menschen gerade dann einholen, wenn sie es am wenigsten gebrauchen können. Die berühmten Partybilder im Netz, die zum Jobkiller werden können, sind eines von vielen Beispielen. Im Mai 2014 hat der Europäische Gerichtshof die Internetkonzerne jedoch verpflichtet, personenbezogene Suchergebnisse, das heißt die Links zu den Informationen, auf Antrag zu löschen. Er räumt damit den Nutzerinnen und Nutzern ein Recht auf Vergessen ein. Google bietet dafür nun ein Online- Formular zur Vereinfachung des Verfahrens an. Bereits in den ersten zwei Wochen nach dem Urteil gingen bei Google Löschanträge ein. 7 Google vereint viele Dienste in einem, was dem Unternehmen den Ruf eingebracht hat, eine Datenkrake zu sein. Denn durch die (potentielle) Verknüpfung der in den verschiedenen Diensten anfallenden Daten entsteht eine enorme Datenmacht. Dazu kommt, dass sich die von Google gespeicherten Daten über den Globus verteilt in verschiedenen Ländern befinden. Aus Datenschutzgründen ist ein Server-Standort bei einem europäischen Unternehmen in Deutschland bzw. Europa oft vorzuziehen. Will man dem entgegentreten, so kann man auf Alternativen zurückgreifen. Denn neben Google existieren noch viele andere Unternehmen, die alternative Produkte anbieten. 2 https://www.google.com/intl/de_de/about/company (abgerufen am ) 3 (abgerufen am ) 4 (abgerufen am ) 5 (abgerufen am ) 6 (abgerufen am ) 7 (abgerufen am ) 5

6 2.1.2 Wie wird man gefunden? Damit der eigene Internetauftritt in den Suchergebnissen bei Google möglichst weit oben auf der ersten Ergebnisseite gelistet wird, gibt es zwei verschiedene Vorgehensweisen, die unter dem Begriff des Suchmaschinenmarketings (Search Engine Marketing, SEM) zusammengefasst werden. Google bietet auch selbst Webmaster-Tools und Tipps als Hilfestellung unter com/intl/de_de/webmasters an. Suchmaschinenoptimierung 2. Aufmerksamkeit im Internet erzielen: Die Suchmaschine als Herz 2.1 Die Suchmaschine Google Wie funktioniert die Indizierung? Damit die eigene Webseite bei der Google-Suche gelistet werden kann, muss sie zuerst von Google gefunden und indiziert, d. h. dem Google-Index hinzugefügt werden. Der hierbei stattfindende Prozess, mit dem Google neue und aktualisierte Webseiten ermittelt, wird Crawlen genannt. Der von Google eingesetzte Webcrawler heißt Googlebot. 8 Er durchforstet nach einem Algorithmus, der bestimmt, welche Webseiten wann und wie oft durchsucht werden, systematisch das Internet. Dabei beginnt er mit bereits aus vorhergehenden Crawling-Prozessen bekannten Websites. Im Zuge dessen werden neue Websites und Änderungen an bestehenden sowie veralteten Links im Google- Index aktualisiert. Die erste Möglichkeit, auf der ersten Ergebnisseite von Google möglichst weit oben zu erscheinen, ist die sogenannte Suchmaschinenenoptimierung (Search Engine Optimization, SEO). Hierbei wird die eigene Webseite so gestaltet, dass man in den unbezahlten Ergebnissen, der so genannten organischen Suche, möglichst weit oben aufgelistet ist. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Vorgehen: a) Bei der OnPage-Optimierung wird die eigene Webseite hinsichtlich der inhaltlichen und technischen Qualität, der internen Links, der passenden Keywords etc. angepasst. Ziel ist, dass die Web-Crawler der verschiedenen Suchmaschinen die Webseite möglichst gut finden, lesen und damit indizieren können, um diese dementsprechend als relevant zu bewerten und möglichst weit oben bei den Suchergebnissen zu listen. b) Die OffPage-Optimierung findet außerhalb der eigenen Webseite statt. Hierbei spielen die Links auf anderen Seiten, die auf die eigene führen (so genannte Backlinks), eine wesentliche Rolle. Je mehr andere inhaltlich hochwertige und thematisch passende Webseiten auf die eigene Webseite verlinken, desto relevanter erachtet in der Regel auch die Suchmaschine die eigene Seite und listet sie weiter oben in den Suchergebnissen. Der ebusiness-lotse Mittelhessen hat den Leitfaden Suchmaschinenoptimierung so werde ich vom Kunden gefunden erstellt, der unter folgendem Link kostenfrei heruntergeladen werden kann: images/dokumente/leitfaden_issuu.pdf. 8 Details zum Googlebot finden sich u. a. hier: https://support.google.com/ webmasters/answer/ (abgerufen am ) 6

7 Auch Google selbst bietet eine Einführung in die Suchmaschinenoptimierung unter folgendem Link an: Suchmaschinenwerbung mit AdWords und AdSense Die zweite Möglichkeit stellt die Suchmaschinenwerbung (Search Engine Advertising, SEA) dar. Bei AdWords handelt es sich um bezahlte Werbung auf Die Anzeigen werden, leicht optisch abgetrennt, oben und rechts außen auf der Ergebnisseite dargestellt. Dabei definiert der Auftraggeber, bei welchen Suchbegriffen, so genannten Keywords (Schlüsselworte), seine Anzeige auf der Ergebnisseite erscheinen soll. Eine weitere Möglichkeit der Online-Werbung ist Google AdSense. Damit können auf thematisch passenden Webseiten individualisierte Online-Werbebanner geschaltet werden. Bei beiden Varianten fallen Kosten für den Werbetreibenden an, wenn ein Suchender die Anzeige anklickt. Der Anzeigenschalter kann vorab ein bestimmtes Budget definieren, das nicht überschritten wird. Es können z. B. ein Tagesmaximalbudget oder maximale Kosten per Klick festgelegt werden. Weitere Informationen zu AdWords und AdSense finden Sie hier: Alternativen zu Google Bing DuckDuckGo DuckDuckGo ist eine amerikanische Suchmaschine, welche in verschiedenen Sprachen zur Verfügung steht. Es werden hierbei keine Daten gespeichert oder weitergegeben und die Suchanfragen werden nicht protokolliert. Es wird keine Werbung angezeigt. Ixquick Die niederländische Metasuchmaschine lxquick steht in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Daten werden nicht gespeichert oder weitergegeben und die Suchanfragen werden nicht protokolliert. Allerdings stehen die Server teilweise in den USA und unterliegen somit entsprechend dem Patriot Act dem Zugriff der zuständigen US-amerikanischen Behörden. Ixquick untersucht mehrere Suchmaschinen und bewertet die Übereinstimmungen anhand eines Stern-Systems. MetaGer Bei Bing handelt es sich um eine Suchmaschine von Microsoft, welche in verschiedenen Sprachen zur Verfügung steht. Es werden Cookies angelegt und die Suchergebnisse, IP-Adressen sowie der eigene Standort protokolliert und abgespeichert. MetaGer wurde an einer deutschen Universität entwickelt und kann parallel in 20 bis 30 Suchmaschinen suchen. Die Datenübertragung von Meta- Ger erfolgt ausschließlich verschlüsselt und es wird kein User-Tracking verwendet. Es werden weder IP-Adressen noch Session-Cookies oder Browser- Fingerprints gespeichert. 7

8 Qwant Wolfram Alpha Die Ergebnisse der französischen Suchmaschine Qwant werden in vier Spalten Web, Aktuelles, Shopping und Soziale Netzwerke gegliedert angezeigt. Qwant wirbt mit strengen Datenschutzrichtlinien, es wird hier lediglich ein Cookie für die jeweilige Sitzung gesetzt. Semager Wolfram Alpha ist eine semantische Suchmaschine und unterscheidet sich deutlich von anderen Suchmaschinen, da hier versucht wird, eine inhaltliche Antwort auf die Suchanfrage zu finden. Anstelle einer reinen Auflistung der im Internet verfügbaren Fakten werden diese durch Algorithmen zu Ergebnissen verarbeitet. Wolfram Alpha ist primär für die wissenschaftliche Suche konzipiert. Neben der Speicherung von persönlichen Daten werden auch Cookies angelegt. Yahoo Bei Semager handelt es sich um eine deutsche Suchmaschine mit Spezialisierung auf Semantic Business, Shopping und das Auffinden von verwandten Suchbegriffen. Der Hauptnutzen liegt im vereinfachten Finden von Informationen, ohne den exakten Suchbegriff eingeben zu müssen. Es werden weder persönliche Daten noch IP-Adressen gespeichert oder Cookies angelegt. Startpage Das US-amerikanische Internetunternehmen Yahoo zählt zu einem der erfolgreichsten Internetportalen der Welt. In Bezug auf Datenschutz, Qualität der Suchergebnisse und der Funktionen gibt es kaum Unterschiede zu Google. Die niederländische Suchmaschine Startpage wird von Ixquick zur Verfügung gestellt und liefert ausschließlich Suchergebnisse von Google. Die Datenschutzrichtlinie entspricht der von Ixquick. 8

9 3. Aufmerksamkeit verstärken: Das Umfeld von Social Media Google setzt bei der Anzeige von Suchergebnissen nicht ausschließlich auf die klassischen Webseiten und deren isolierte Relevanz für die Suchanfrage. Ganz im Gegenteil: Inzwischen wird die Vermutung immer stärker, dass Google die Verknüpfung von verschiedenen Diensten nutzt, um die Bedeutung der Webseite zu bewerten. Hierbei sollen insbesondere die firmeneigenen Einträge in Googles sozialen Diensten zum Tragen kommen, um möglichst weit oben in den Suchergebnissen aufgeführt zu werden. Nachfolgend werden einige Möglichkeiten dargestellt. 3.1 Kartendienste Google Maps Alternativen zu Google Maps Bing Maps Bing Maps ist ein Internetkartendienst von Microsoft, der die kostenlose Ansicht von Karten, Luft- und Satellitenbildern ermöglicht sowie eine Verkehrsanzeige zur Verfügung stellt. Zudem sind Dienste zur Ortssuche und Routenplanung nutzbar und für einige Städte sind 3D-Modelle verfügbar. HERE Bei Google Maps handelt es sich um eine digitale Straßen- bzw. Landkarte. Es gibt verschiedene Darstellungsformen, wie die Satellitenansicht oder die klassische Kartenansicht. Man kann sich zum Beispiel mittels der Suchfunktion oder per Zoom bestimmte Orte oder Sehenswürdigkeiten anzeigen lassen. Auch das Navigieren über einen Routenplaner ist in Google Maps möglich. Hierbei kann die Route für Autofahrer, Nutzer öffentlicher Verkehrsmittel, Fußgänger oder auch Radfahrer gewählt werden. Unternehmen können hier ihren Firmenstandort eintragen bzw. von Google eintragen lassen. Die Nutzung dieses Dienstes hat mehrere Vorteile: Sucht ein potenzieller Kunde bei Google nach dem Firmennamen eines Unternehmens, dann zeigt Google neben den bezahlten und organischen Suchergebnissen auch den Maps-Eintrag des Unternehmens in der Ergebnisliste an. Der Kunde sieht also auf den ersten Blick, wo die Firma zu finden ist. Möchte der Kunde dann das Unternehmen aufsuchen, so bietet ihm Google Maps darüber hinaus die Möglichkeit, nicht nur den Standort anzuzeigen, sondern auch die Route dorthin zu planen. Here ist eine Navigationssoftware und ein Kartendienst der Firma Nokia, die auch in Form einer App auf Nokia-Mobilfunkgeräten sowie anderen Windows-Mobilfunkgeräten sogar offline genutzt werden kann. Die Ansicht der Karten, Satelliten-, Gelände- und 3D-Bilder sowie einer Verkehrsanzeige sind kostenlos. Zudem ist die Anzeige der Navigation über öffentliche Verkehrsmittel möglich. OpenStreetMap OpenStreetMap ist ein auf frei verfügbaren öffentlichen Daten basierendes Geo-Informationssystem, welches durch deren Nutzer aktuell gehalten wird. Sämtliche Funktionen wie Navigation und Routenberechnung sind kostenfrei. Außerdem lassen sich Fahrrad-, Wander- sowie öffentliche Personennahverkehrskarten erstellen. 9

10 Yahoo Maps Alternativen zu Google+ Facebook Yahoo Maps ermöglicht die kostenlose Ansicht von Karten- und Satellitenbildern sowie einer Verkehrsanzeige. Es besteht zudem die Möglichkeit, nach Firmen und Dienstleistungen zu suchen und Fahrradrouten zu berechnen. Die Basis für das Kartenmaterial liefert die Nokia-Tochter HERE. 3.2 Soziale Netzwerke Google+ Mit weit über 1 Milliarde Nutzern ist das US-amerikanische Unternehmen Facebook die Nummer eins unter den sozialen Netzwerken. Kernstück ist die Profilseite, die durch Funktionen wie Startseite, Chat und Suche ergänzt wird. Das ursprünglich für Privatpersonen konzipierte soziale Netzwerk gewinnt auch für Unternehmen zunehmend an Relevanz. LinkedIn Google+ ist das soziale Netzwerk von Google. Es wird häufig von Social-Media-Managern als weniger wichtig im Vergleich zu beispielsweise Facebook betrachtet. Allerdings werden Profile von Google+ bei Suchanfragen besser wahrgenommen. Es besteht auch die Möglichkeit, zusätzlich die Sichtbarkeit mit Weiterempfehlungen und Verknüpfungen zu anderen Seiten zu erhöhen. Die bei Google+ bestätigten Kontakte können verschiedenen Gruppen, den so genannten Kreisen, zugeordnet werden. Dabei entscheidet man analog der Privatsphäre-Einstellungen in anderen sozialen Netzwerken wie XING oder Facebook selbst, welche Kreise welche Profilinformationen einsehen können und welche Informationen verbreitet werden. So können die letzten Urlaubsfotos beispielsweise nur innerhalb des Kreises Freunde und aktuelle Projekte nur innerhalb des Kreises Berufliches eingesehen werden. Das US-amerikanische Netzwerk LinkedIn dient primär dem Aufbau und der Pflege geschäftlicher Kontakte. Es ist international ausgerichtet und in 200 Ländern verfügbar. Der Basiszugang mit eingeschränkten Funktionen ist kostenlos nutzbar. Myspace Die Ausrichtung von Myspace konzentrierte sich ursprünglich auf die Musikszene und Künstler. Entsprechend sind die Inhalte multimedial. Trotz einer 2013 komplett neu gestalteten Website und dem Versuch, sich gegenüber anderen sozialen Netzwerken abzugrenzen, sinken die Nutzerzahlen stetig. Insgesamt weist Myspace deutlich weniger Datenschutzoptionen als Google+ und Facebook auf. 10

11 XING XING ist ein national ausgerichtetes soziales Netzwerk aus Deutschland mit Sitz in Hamburg, das zum Aufbau und zur Pflege geschäftlicher Kontakte dienen soll. Die Profile orientieren sich an tabellarischen Lebensläufen. Der Basis-Account mit beschränkten Funktionen ist kostenlos. 3.3 Online-Branchenbücher Google+ Local Das Örtliche ist ein kostenloses Online-Telefonbuch mit zusätzlichen Funktionen, wie beispielsweise der Rückwärts-Suche. Die erweiterte Suche ermöglicht das Suchen nach ähnlichen Namen und Straßen. Mittlerweile wird der Dienst auch als App für Smartphones angeboten. Das Telefonbuch Das Telefonbuch ist ein kostenloses Online-Telefon- und -Branchenbuch mit zusätzlichen Funktionen, wie beispielsweise der Rückwärts-, Karten-, Firmen- sowie Branchensuche, das auch als App für Smartphones verfügbar ist. Kontaktdaten können gespeichert oder per Mail/SMS zugeschickt werden. Gelbe Seiten Das Online-Branchenbuch von Google wird Google+ Local genannt. Die Einträge darin werden von Google zum Teil selbst vorgenommen und auf Anfrage angepasst. Unternehmen können dort auch selbst initiativ die Eintragung vornehmen lassen. Sucht ein potentieller Kunde nach Hutmacher Regensburg, so wird neben der Anzeige in der Suchmaschine auch der entsprechende Branchenbucheintrag auf dem Google-eigenen Stadtplan Google Maps angezeigt. Wie Unternehmen Google+ Local für sich nutzen können, wird unter anderem hier erklärt: Alternativen zu Google+ Local Bei den Gelben Seiten handelt es sich um ein Online-Branchenbuch mit zusätzlichen Funktionen, wie beispielsweise der Umkreissuche, dem Einstellen von Firmenvideos sowie einem Routenplaner. Zudem sind die Bewertung lokaler Geschäfte in Kooperation mit golocal.de sowie ein Gratis-Anruf zur gewünschten Verbindung möglich. Der Dienst wird auch als App für Smartphones angeboten. klicktel.de Das Örtliche 11

12 klicktel.de ist ein Online-Telefon- und -Branchenbuch mit zusätzlichen Funktionen, wie beispielsweise der Rückwärts- und Kartensuche sowie einem Routenplaner, das auch als App für Smartphones verfügbar ist. Der Dienst ist mit Google- Maps verknüpft. Somit werden die Koordinaten auch an Google übermittelt Alternativen zu YouTube Clipfish 3.4 Videoportale YouTube Das Videoportal von Google heißt YouTube. Bei einer Suchanfrage über Google werden auch relevante YouTube-Videos in den Suchergebnissen angezeigt. Inzwischen nutzen bereits viele Unternehmen diesen Kanal zum Kunden, wenn sie lösungsorientiert ihre Produkte vorstellen möchten. In kurzen Videos (in der Regel nicht länger als 5 Minuten) kann man beispielsweise anstelle eines klassischen Werbespots eine Art Erklärvideo für potentielle Kunden anfertigen. Hier zeigen zum Beispiel Bodenleger, wie sie Laminat verlegen, oder Augenärzte, wie Kontaktlinsen ein- und ausgesetzt werden. Somit hat man als Unternehmen nicht nur die Möglichkeit, weiter oben in den Suchergebnissen aufgelistet zu werden, sondern man kann auch sein Unternehmen und sein Können persönlich den Kunden präsentieren. Mit der Erstellung von Erklärvideos hat sich der ebusiness-lotse Darmstadt-Dieburg in seinem Leitfaden ebusiness-lösung Erklärvideo Mittels kurzer Videos komplexe Themen leicht vermitteln genauer auseinandergesetzt. Dieser ist kostenlos unter folgendem Link verfügbar: erklaervideo.pdf. Weitere Informationen zum Thema soziale Medien und Netzwerke finden sich im Leitfaden Basiswissen Social Media Bewertungsportale des ebusiness-lotsen Mittelhessen, der unter folgendem Link kostenfrei heruntergeladen werden kann: Clipfish ist ein Videoportal, das von einer RTL- Tochter entwickelt wurde und das sich in erster Linie an deutschsprachige Nutzer richtet. Neben Musikvideos, Spielen und News sind auch Premium-Inhalte, TV-Serien, Kinofilme und Mitschnitte aus RTL-Sendungen verfügbar. Dailymotion Dailymotion ist ein in 14 Sprachen verfügbares französisches Videoportal, bei dem Videos mit einer Länge von maximal 60 Minuten hochgeladen werden können. Die Suchergebnisse werden in Videos, Kanäle, Playlisten und Gruppen untergliedert. MyVideo Das Videoportal MyVideo gehört zur ProSiebenSat.1-Gruppe. Neben Musikvideos, Serien und Filmen können auch verschiedene TV- Sendungen im Livestream angesehen werden. Die Nutzung des Portals ist kostenlos und wird größtenteils durch Werbung finanziert. 12

13 tape.tv tape.tv ist ein Online-Musik-Fernsehsender, der sich über Werbung und Kooperationen finanziert. Auf dem Portal finden sich in erster Linie Musikvideos und -sendungen. Vimeo Das US-amerikanische Videoportal Vimeo bietet die Möglichkeit, Videos anzusehen und hochzuladen. Entgeltlich können bestimmte Serien und Filme angesehen sowie Musik heruntergeladen werden. 4. Die (Unternehmens-)Kommunikation optimieren Die Anforderungen an eine reibungslose Unternehmenskommunikation sind hoch: Neben Telefon und Fax sind in den letzten Jahren viele internetgestützte Kommunikationswege hinzugekommen. Außer der allgegenwärtigen sollen die Beschäftigten Zugriff auf Kalender, Dokumente und andere Informationen haben und diese zentral ablegen und verwalten können. Dabei spielt die Verfügbarkeit rund um die Uhr eine ebenso große Rolle wie eine hohe Zugriffsgeschwindigkeit, eine einfache Wartbarkeit und Skalierbarkeit sowie die Sicherheit der Systeme. Dies hat Auswirkungen auf die Infrastruktur im Unternehmen. Oft ist ein immer größer werdender Server-Fuhrpark nebst Personal für einen reibungslosen Betrieb notwendig. Eine elegante Lösung, diesen Herausforderungen zu begegnen, stellt das Internet dar. Viele Cloud- Dienstleister bieten auch für Unternehmen skalierbare, wartungsfreie Systeme zur Nutzung an. Auch Google reiht sich hier ein und bietet die Möglichkeit, sämtliche Dienste aus einer Hand und zu vergleichbar geringen Kosten zu nutzen. Dabei sollte jedoch stets bedacht werden, dass durch das Auslagern von Daten und Anwendungen diese physisch nicht mehr Teil des Unternehmens sind. Sie lagern auf weltweit verteilten Rechnern des Cloud-Anbieters, zum Beispiel dem Google- Konzern. Das heißt, man muss Google vertrauen, dass die Daten regelmäßig gesichert werden, dass man 24 Stunden an sieben Tagen die Woche darauf zugreifen kann und vor allem, dass kein Missbrauch betrieben und der Datenschutz eingehalten wird. Sprich, dass beispielsweise die Daten nicht in die Hände unbefugter Dritter gelangen weder durch die Weitergabe seitens Google noch durch Hackerangriffe. Insbesondere bei unternehmenskritischen Daten und Anwendungen ist stets Vorsicht geboten. Hierbei ist es unabdingbar, dass das IT- Konzept im Unternehmen von Spezialisten durchgeführt und gepflegt wird. Außerdem muss das Personal entsprechend geschult sein. Im Folgenden werden Lösungen von Google und alternativen Anbietern vorgestellt, die zur Unternehmenskommunikation eingesetzt werden können. 13

14 4.1 -Dienste Das -Aufkommen in Unternehmen ist mittlerweile so groß, dass viele Beschäftigte mehrere Stunden täglich damit verbringen, diese zu lesen, zu sortieren und zu beantworten. 9 Insgesamt hat sich durch den -Verkehr die Kommunikationskultur grundlegend verändert: Durch die globalen Möglichkeiten findet die Kommunikation via Internet nahezu in Echtzeit rund um den Globus statt und wirft dabei nur marginale Kosten auf Gmail Viele Anwender hielten die Ankündigung am 1. April 2004 von Google, einen -Dienst anzubieten, für einen Aprilscherz, wurden doch nicht weniger als ein Gigabyte Speicherplatz versprochen, was etwa dem Zehnfachen der damals in Deutschland üblichen Speichermenge bei kostenlosen -Diensten entsprach. Mittlerweile ist der einstige Newcomer aber zum weltweit meistgenutzten -Dienst aufgestiegen und bietet seitdem einige Funktionalitäten an, wie zum Beispiel: mit Web-Technologien gestaltete Bedienoberfläche mit demselben Komfort, den man von stationären Standard-Mailprogrammen gewohnt ist Zugang über jeden Browser auf jedem internetfähigen Rechner, so dass stationär ungebunden s abgerufen und versendet werden können automatische Speicherung von s während des Verfassens als Entwurf, so dass auch bei einem Rechnerabsturz oder einer plötzlich gekappten Internetverbindung nichts verloren geht Speicherkapazität von 15 Gigabyte, welche das sonst eher häufige Löschen von s in der Regel annähernd überflüssig macht Die Sortierung der s bei Gmail (in Deutschland noch bis 2012 unter dem Namen Google Mail) erfolgt nicht in einer starren Ordnerstruktur, so dass s verschiedenen Kategorien zugeordnet werden können. Die Kategorisierung der s geschieht über die Vergabe von Labels. Labels sind in ihrer Struktur den herkömmlichen - Ordnern gleich, bieten allerdings den Vorteil, dass verschiedene Labels einer zugeordnet werden können. Das bedeutet, eine kann über verschiedene Labels wiedergefunden werden. Ein Beispiel: Angenommen, die Stromrechnung wird dem Label Rechnungen, dem Label Haushalt und dem Label Nebenkosten zugeordnet, dann kann die Stromrechnung unter jedem der drei Labels, das heißt in den drei Ordnern, wiedergefunden werden. Diese Labels können über selbst definierte Filter auch automatisch gesetzt werden. Die Filter sind für beliebig viele -Adressen nutzbar. Zusammengehörende s (Konversationen) werden auch zusammen angezeigt. So findet man schnell vorhergehende s, die zum gleichen Thema ( mit Antworten, Weiterleitungen etc.) gehören. Neben der Kategorisierung der s durch Labels kann Gmail die eingehenden s automatisch mit Tabs nach bestimmten Kriterien vorsortieren. Damit werden wichtige s von weniger wichtigen getrennt dargestellt. Zurzeit stellt Gmail die Tabs Allgemein, Werbung, Soziale Netzwerke, Foren und Benachrichtigungen, durch welche eine Kategorisierung erfolgen kann, zur Verfügung. Der Spamfilter leitet ungewünschte s in eine eigene Label-Kategorie und hält diese dort 30 Tage lang bereit, bevor sie automatisch gelöscht werden. Sollte doch einmal eine unerwünschte im Posteingang landen, so genügt ein Klick, um die als Spam-Mail zu deklarieren und sie künftig automatisch in den Spam-Ordner geleitet zu bekommen. Bei Aktivierung von SSL/TLS werden die s verschlüsselt gesendet und empfangen. Gmail lässt sich auch mit anderen Postfächern verknüpfen. Wer also eigene Domains oder eine andere -Adresse besitzt und weiter nutzen möchte, kann dies auch mit der Gmail-Oberfläche tun. Unter welcher Mailadresse eine versendet wird, kann für jede neu entschieden werden

15 4.1.2 Alternativen zu Gmail WEB.DE Fre freenet Mail Basic freenet ist ein Telekommunikationsunternehmen mit Sitz in Deutschland. Es wird 1 Gigabyte Speicher für s und Dateien sowie ein Virenschutz und mehrstufiger Spam-Filter kostenlos zur Verfügung gestellt. Die s werden verschlüsselt gesendet und empfangen, wenn SSL/TLS aktiviert ist. Bei der Nutzung von FreenetMail über einen Internet-Browser ist die Verschlüsselung automatisch aktiviert. Web.de gehört zu 1&1 Mail & Media und stellt 1 Gigabyte Speicherplatz für s und 2 Gigabyte Speicherplatz für Fotos und Dateien kostenlos zur Verfügung. Bestandteil des Basiszugangs sind außerdem ein professioneller Anti-Viren-Schutz und ein mehrstufiger Spam-Filter. s werden verschlüsselt gesendet und empfangen, wenn SSL/ TLS aktiviert ist. Windows Live Hotmail GMX GMX gehört zu 1&1 Mail & Media und stellt 1,5 Gigabyte Speicherplatz für s sowie 2 Gigabyte Speicherplatz im MediaCenter für Fotos und Dateien kostenlos zur Verfügung. Zudem ist ein Virenschutz und ein mehrstufiger Spam-Filter enthalten. Die s werden bei Aktivierung von SSL/TLS verschlüsselt gesendet und empfangen. Hotmail ist ein kostenloser -Dienst von Microsoft, bei dem Office-Dokumente online bearbeitet werden können. Außerdem besteht die Möglichkeit, s, Kalender und Kontakte abzugleichen. Yahoo Mail T-Online Basic T-Online gehört zur Deutschen Telekom und bietet kostenlos 1 Gigabyte Speicherplatz für s sowie 25 Gigabyte für Fotos und Dateien. Auch hier ist ein kostenloser Schutz vor Viren und Spam inkludiert. s werden verschlüsselt gesendet und empfangen, wenn SSL/TLS aktiviert ist. Yahoo bietet kostenlos einen werbefinanzierten Speicherplatz von 1 Terabyte an. Die Übertragung zwischen Browser, Computer und Server ist SSLverschlüsselt. Zusätzlich bietet Yahoo Dienste wie beispielsweise Wegwerf-Adressen zum Schutz vor Spam-Mails an. 15

16 4.2 Instant-Messenger ICQ Google+ Hangouts Für kurze Absprachen kann das in Google+ Hangouts integrierte Instant-Messaging-System genutzt werden. Statt also, wie in Unternehmen durchaus üblich, in schneller Folge s auszutauschen, kann Google+ Hangouts welches vergleichbar mit bekannten Instant-Messaging-Systemen wie ICQ, Skype oder auch WhatsApp ist zum Austausch von Text- oder Sprachnachrichten in Echtzeit genutzt werden. Da das Verfassen von s meist mit einem höheren zeitlichen Aufwand verbunden ist, spart die Nutzung des Instant-Messaging-Systems Zeit und kann damit die Effizienz der Betriebsabläufe erhöhen. Über Google+ Hangouts können zudem Vorträge und ganze Konferenzen mit mehreren Teilnehmern an unterschiedlichen Standorten in Bild und Ton durchgeführt werden. Mit Hangouts on Air wird die Live-Übertragung aufgezeichnet und über YouTube auch für einen nachträglichen Zugriff zur Verfügung gestellt Alternativen zu Google+ Hangouts Bei ICQ erfolgt die Identifizierung anhand einer individuellen, passwortgeschützten ICQ-Nummer. Die Möglichkeit, Fotos und Videos an alle Kontakte zu verschicken, ist ebenso gegeben wie die Tätigung kostenloser Sprach- und Videoanrufe. LINE LINE ist ein Messenger-Dienst mit der Möglichkeit, Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Kontakte und Standortdaten zu verschicken. Die Kommunikation erfolgt in Gruppen-Chats und durch kostenlose Sprach- und Videoanrufe. Zusätzliche Funktionen wie Timeline, Snap Movie und einfaches Hinzufügen von Kontakten sind gegeben. Skype Facebook Messenger Bei Facebook Messenger handelt es sich um ein kostenloses Instant-Messenger-Programm mit der Möglichkeit, Fotos, Sticker sowie Sprachnachrichten und Standortdaten zu verschicken. Neben der Kommunikation in Gruppen-Chats können auch kostenlose Sprachanrufe bei Facebook-Freunden über WLAN getätigt werden. Skype ist eine IP-Telefonie-Software von Microsoft mit Instant-Messenger-Funktion. Hierbei sind Sprach- und Videoanrufe zu Skype-Kontakten sowie Sofortnachrichten und Dateiübertragungen kostenlos. Telefonate und SMS an andere Anbieter sind hingegen gebührenpflichtig. An Videokonferenzen können bis zu 9 Personen, bei Gruppenanrufen bis zu 25 Personen teilnehmen. 16

17 Threema 4.3 Kalender-Dienste Google Calendar Bei Threema handelt es sich um eine Instant- Messenger-App mit besonderem Fokus auf Sicherheit. Alle Daten werden über eine Ende-zu-Ende- Verschlüsselung übertragen, so dass nur der Empfänger die Nachricht lesen kann. Zudem besteht die Möglichkeit, Fotos, Videos, Sprachnachrichten sowie Standortdaten zu versenden. Viber Viber ist eine IP-Telefonie-Software, bei der die Telefonnummer als ID verwendet wird. Somit ist kein separates Benutzerkonto notwendig. Das Versenden von Textnachrichten sowie Anrufe an Viber- Kontakte sind kostenlos, Telefonate zu Nicht-Viber- Nummern hingegen gebührenpflichtig. Zudem besteht die Möglichkeit, Fotos, Videos, Sprachnachrichten sowie Standortdaten zu versenden. WhatsApp Ein persönlicher elektronischer (Online-)Kalender hat viele Vorteile. Man kann nicht nur am eigenen Rechner darauf zugreifen, sondern beispielsweise via Smartphone auch von unterwegs. Mit dem Google Calendar werden die bisher gewohnten Funktionen erweitert: Termine können über eine Freigabefunktion für andere unabhängig vom Server einsehbar gemacht werden, um eine zielgerichtete Koordination von Terminen zu ermöglichen. Des Weiteren können mehrere Kalender separat eingerichtet werden, um beispielsweise parallel sowohl auf berufliche als auch private Termine zugreifen zu können. Darüber hinaus ist es möglich, Kalender gemeinsam zu nutzen. Man kann dadurch zum Beispiel Ressourcen wie Räumlichkeiten etc. verwalten oder öffentlich einsehbar machen, um Doppelbelegungen zu vermeiden. Wesentliche Vorteile von Google Calendar sind somit die stationäre Unabhängigkeit beim Zugriff auf den Kalender sowie die Möglichkeit, den Kalender für alle auch serverunabhängig einsehbar zu machen Alternativen zu Google Calendar Desktimer WhatsApp ist ein Instant-Messaging-Programm, das mittlerweile zu Facebook gehört. Die Nutzung der App ist ein Jahr nach der Installation kostenlos, danach fallen Gebühren von etwa 1 Euro pro Jahr an. Hier können Bilder, Videos, Sprachnachrichten und Standortdaten ausgetauscht werden. Die Kontakte aus dem Adressbuch werden automatisch übertragen und auf den Server des Unternehmens weitergegeben. Bei Desktimer handelt es sich um einen Desktop- Kalender mit Fokus auf Terminerinnerungen. Die Oberfläche kann über die Einstellungen stark individualisiert werden. Die Testversion ist 40 Tage kostenlos. Eine Synchronisation mit anderen Kalendern ist möglich. 17

18 Kalenderchen 4.4 Cloud-Dienste und Online-Kollaboration Google Drive Kalenderchen ist ein kostenloser und sehr einfach gehaltener Kalender zum Erfassen und Verwalten von Terminen und Notizen. Neben einer Tagesansicht sind auch eine Wochen- und Monatsansicht verfügbar. Der Im- und Export von Terminen ist in den Formaten CSV, VCS und ICS möglich. Mozilla Sunbird Mit der Open-Source-Anwendung Mozilla Sunbird können sowohl Aufgaben als auch Termine verwaltet werden. Die Kalender-Lösung ist in den Mail- Client Thunderbird integriert. Mittels Alarmfunktion kann man sich an Ereignisse erinnern lassen. Neben einer Tagesansicht sind auch eine Wochenund Monatsansicht verfügbar. Rainlendar Um Datenhaltung und -zugriff standortunabhängig zu gestalten, bietet sich der Einsatz von Cloud- Diensten an. Bei Google Drive beispielsweise ist es den Nutzern möglich, verschiedenste Dokumente wie auf einem virtuellen Laufwerk abzulegen. Eine Rechteverwaltung ermöglicht den vorher definierten Zugriff auf das jeweilige Dokument. Darüber hinaus können alle, die zur Bearbeitung befugt sind, ihre Änderungen gleichzeitig einarbeiten. Dabei ist jederzeit ersichtlich, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Jene Personen, welche die Berechtigung für die Bearbeitung eines Dokumentes erhalten sollen, müssen hierfür nicht zwingend einen Google- Account haben. Aber Vorsicht: Alle, die dann den Link zu dem entsprechenden Dokument kennen, können theoretisch die Inhalte ansehen bzw. diese bearbeiten. Funktionen von Google Drive Textverarbeitung Tabellenkalkulation Zeichnungen und Präsentationen mit bis zu zwölf Teilnehmern gleichzeitig und in Echtzeit Rainlendar ist ein freies Kalender-Tool für Windows-Desktops. Neben einer Erinnerungsfunktion können auch To-do-Listen und Notizen angelegt werden. Die Oberfläche kann über die Einstellungen stark individualisiert werden. In der Lite-Version ist der Kalender kostenlos. Grundsätzlich können über Rainlendar mehrere Kalenderanwendungen (unter anderem auch Google Calendar) zusammengeführt werden. Export sämtlicher Dokumente in unterschiedliche Dateitypen und Formaten Speicher für Dokumente, Bilder, Videos etc. in der Cloud Erstellung und automatische tabellarische Auswertung von einfachen bis sehr komplexen Umfragen (Dokumententyp Formulare) 18

19 4.4.2 Alternativen zu Google Drive Dropbox lokale Verzeichnisse automatisch synchronisiert. Teamdrive Dropbox ist ein Cloud-Dienst, bei dem die Nutzer über einen Browser oder ein beliebiges Endgerät von überall Zugriff auf die eigenen Dateien haben. Der Basic-Account für Einzelpersonen ist kostenlos und umfasst 2 Gigabyte Speicherplatz. Die Dateien und Ordner können für andere Personen freigegeben werden. fruux Teamdrive ist eine Cloud-Lösung zum Austausch von Dateien und deren gemeinsamer Bearbeitung via Browser. 10 Gigabyte Cloud-Speicher stehen kostenlos zur Verfügung. Die automatische Synchronisierung erfolgt über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Wuala Bei fruux handelt es sich um einen Synchronisationsdienst zur Verwaltung von Kalendern, Kontakt- und Aufgabenlisten. Die Synchronisation der Dienste mit allen verknüpften Geräten erfolgt automatisch. Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Nutzungsrechte einzustellen. Die Datenspeicherung erfolgt über die Infrastruktur von Amazon Web Services. OwnCloud Bei Wuala handelt es sich um eine Cloud-Lösung zur Speicherung und zum Austausch von Dateien und deren gemeinsame Bearbeitung via Browser, Desktop oder mobilem Endgerät. Die Dateien werden verschlüsselt und dezentral gespeichert, womit ein hoher Sicherheitsstandard geboten wird. Seit Juli 2014 ist der Dienst komplett kostenpflichtig; 5 Gigabyte Cloud-Speicher werden für 0,99 im Monat zur Verfügung gestellt. ZOHO OwnCloud ist eine Cloud-Lösung zur Verwaltung eigener Daten auf verschiedenen Geräten. 10 Gigabyte Cloud-Speicher stehen kostenlos zur Verfügung. Die Cloud-Software integriert sich in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur und speichert Daten nicht automatisch auf externen Servern. Bei Nutzung des entsprechenden Clients werden ZOHO ist eine internetbasierte, softwareunabhängige Anwendung zur Erstellung und Bearbeitung von Office-Dokumenten (z. B. Texte, Tabellen, Präsentationen). Zusätzliche Funktionen wie Kundenund Projektmanagementlösungen, eine Datenbank und ein Wiki sind in den Dienst integriert. Das Preismodell ist gestaffelt und die kostenlose Ver- 19

20 sion bietet entsprechend einen eingeschränkten Funktionsumfang. Bei der Auswahl der passenden Cloud-Lösung kann der ebusiness-lotse Oberfranken Hilfestellung bieten. Hierfür hat er den Leitfaden Einstieg in die Cloud Leitfaden für Unternehmen erstellt. Der Leitfaden kann hier kostenfrei heruntergeladen werden: de/news/artikel/einstieg-in-die-cloud-leitfaden-fuerunternehmen. 4.5 Google für Unternehmensanforderungen Google Apps for Work Die Dienste von Google können prinzipiell privat wie beruflich genutzt werden. Für die Nutzung im Unternehmen bietet Google jedoch zusätzlich Google Apps for Work an. Hier erhält der Nutzer weitere Dienste wie zum Beispiel geschäftliche -Adressen für die eigene Domain, mehr Speicher für Gmail und Google Drive, 24h-Support, Verfügbarkeitsgarantie von 99,9 %, erweiterte Sicherheitsfunktionen und Administration der Nutzerkonten. Um Google Apps for Work nutzen zu können, benötigt man einen Domainnamen. Hat man selbst keine Domain oder möchte einen anderen Domainnamen nutzen, so kann bei Verfügbarkeit der Domain diese auch von Googles Host-Partner- Unternehmen erworben werden. Für die Nutzung von Google Apps for Work fallen Gebühren pro Nutzer an, wahlweise monatlich oder jährlich Google My Business Damit Unternehmen ihre Daten, Informationen und Neuigkeiten nur an einer Stelle ändern müssen und nicht mehrfach, können Unternehmen den kostenlosen Dienst Google My Business nutzen. Dabei haben sie die Möglichkeit, dass nach Erstellung eines Unternehmensprofils Informationen wie Öffnungszeiten, Ansprechpartner und Anfahrt automatisch auf allen Google-Diensten zu finden sind. Unternehmensdaten, die zuvor über das Dashboard für Google+ Seiten verwaltet wurden, werden automatisch auf Google My Business umgestellt. 5. Den Überblick behalten und die Erfolge messen 5.1 Datenübersicht der Anwendungen Google Dashboard Das Google Dashboard gibt einen Überblick über alle Daten, die mit dem Google-Konto verknüpft sind. Sämtliche Aktivitäten sind dort aufgelistet, wie zum Beispiel die Anzahl der im Google-eigenen Internetbrowser Chrome gespeicherten Passwörter, die in Google Docs gemeinsam verwendeten Textdokumente sowie die mit dem Betriebssystem Android verwendeten Geräten und den darauf installierten Apps. Dadurch ist auf einen Blick ersichtlich, welche Google-Dienste wie intensiv von einem selbst genutzt werden. 20

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